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INFORME DE AUDITORÍA GESTION DE TRAMITES Y SERVICIOS AMBIENTALES

PRESENTADO POR:

SAMUEL SAJAUT CAICEDO

Jefe de Control Interno

LUIS ALBERTO VERGARA PALACIO

Auditor par

AUDITADO

LUIS EDUARDO CAICEDO CAMPO

Director (E)

SANTA MARTA, MAGDALENA

VIGENCIA 2018

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TABLA DE CONTENIDO

1. PRESENTACIÒN ............................................................................................................................................................... 3

2. ANALISIS DE GESTIÒN DEL PROCESO ........................................................................................................................... 4

3. HALLAZGOS .................................................................................................................................................................. 13

3.1. DESCRIPCION DE LOS HALLAZGOS...................................................................................................................... 13

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1. PRESENTACIÒN

En el marco de las funciones que le competen a la Oficina de Control Interno en especial las consagradas en la Ley 87 de

1993, se llevó a cabo la auditoría interna al proceso de gestión de tramites ( observando este de manera integral a través de

la intervención de las diferente unidades funcionales desde de la entrada hasta la salida del producto final), conforme a lo

establecido en el Programa de Auditoria Interna de la vigencia 2018 y el Plan de Auditoria de la respectiva vigencia;

cumpliendo de esta forma con los roles que debe ejercer la Oficina de Control Interno en la entidad.

Debido a la relevancia del procesos de Gestión de Tramites en las actividades misionales de la entidad, se incluyó en el

Programa de Auditoria de la vigencia 2018, buscando así, identificar oportunidades de mejora que permitan ser más eficiente

el proceso para lograr una mayor satisfacción de los clientes – usuarios.

De forma general el informe se compone en primera parte de un Análisis de la Gestión del Proceso donde se explican

aspectos importantes de proceso auditados y de los mecanismos de análisis de la información que de ejecutaron en el

desarrollo de la auditoria, en estos se describe de forma detallada como se obtuvieron resultado los hallazgos o no

conformidades detectadas, seguidamente se presenta una matriz de hallazgos, los cuales comprenden de una descripción

de los aspectos que se considera que se deben someter a mejoramiento para lograr una mejor gestión, además se indican

las posibles causas y consecuencias de la materialización del hallazgos y que lo convierten en un potencial riesgo para la

gestión institucional, también se indican los criterios de referencia que sustentan el hallazgo y los posibles responsables de

la no conformidad o ejecución de las acciones de mejorar para subsanar la falencia identificada. Y se incluyen algunas

recomendaciones por parte de la Oficina de Control Interno, para mejorar la gestión del proceso.

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2. ANALISIS DE GESTIÒN DEL PROCESO

De acuerdo con el concepto del Sistema Unificado de Información de Tramites – SUIT, un Trámite se entiende como el

conjunto de requisitos, pasos, o acciones regulados por el Estado, dentro de un procedimiento administrativo misional, que

deben efectuar los ciudadanos ante una institución de la administración pública o particular que ejerce funciones

administrativas, para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la Ley y cuyo resultado es

un producto o un servicio.

Se concibe como Trámite Ambiental, el proceso que debe surtir cualquier usuario (persona natural o jurídica, pública o

privada) ante la autoridad ambiental para acceder al uso, aprovechamiento o movilización de los Recursos Naturales

Renovables o para el desarrollo de proyectos, obras o actividades de equipamiento e infraestructura dentro de la jurisdicción.

Las entidades deben inscribir sus trámites y otros procedimientos de cara al ciudadano, dando cumplimiento a la ley 962 de

2005 artículo 1º en la que se contempla:

• Toda entidad y organismo de la Administración Pública tiene la obligación de informar sobre los requisitos que se

exijan ante la misma, sin que para su suministro pueda exigirle la presencia física al administrado. Igualmente deberá

informar la norma legal que lo sustenta, así como la fecha de su publicación oficial y su inscripción en el Sistema

Único de Información de Trámites.

• Sin perjuicio de las exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, todo requisito, para que sea

exigible al administrado, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites, SUIT, cuyo

funcionamiento coordinará el Departamento Administrativo de la Función Pública; entidad que verificará para efectos

de la inscripción que cuente con el respectivo soporte legal.

Además, el artículo 40 del Decreto Ley 019 de 2012 establece:

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• Sin perjuicio de las exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, para que un trámite o requisito

sea oponible y exigible al particular, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites y

Procedimientos -SUIT- del Departamento Administrativo de la Función Pública, entidad que verificará que el mismo

cuente con el respectivo soporte legal.

En este orden de ideas, de acuerdo con la información suministrada por el área ambiental en la entidad se desarrollan dos

grupos de tramites: a) Los que requieren Auto de Inicio de Tramite y b) Los que no requieren Auto de Inicio de Tramite.

En el grupo en el que se requiere Auto de Inicio de Tramite, el usuario antes de realizar la evaluación respectiva de sus

tramite debe pagar los derechos para que la entidad continúe con sus tramite.

Tabla No 1.

Requieren Auto de Inicio de Tramite

No Tramite

1 Licencia Ambiental

2 Modificación de Licencia Ambiental

3 Permiso de Aprovechamiento Forestal

4 Permiso de vertimiento

5 Renovación de Permiso de vertimiento

6 Permiso de Emisiones Atmosféricas

7 Renovación de Permiso de Emisiones Atmosféricas

8 Concesión de aguas Subterraneas o superficiales

9 Renovación de Concesión de aguas Subterraneas o

Superficiales

10 Permiso de Prospección

11 Permiso de Ocupación de Cauces

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Por otra parte, en el grupo en los que no se requiere Auto de Inicio de Tramite, primero se realizan las evaluaciones

respectivas y después de emitidos los actos administrativos, el usuario realiza el pago.

Tabla No 2.

No Requieren Auto de Inicio de Tramite

No Tramite

1 Publicidad Exterior Visual

2 Tala y Poda

3 Medidas de Manejo Ambiental

4 Escombros

5 Planes de Contingencia

6 Viabilidad Ambiental

Teniendo en cuenta, lo anteriormente explicado se evidencio que a la fecha el DADSA, solo tiene inscrito en SUIT el tramite

de “Permisos de Vertimiento”, además este único tramite inscrito aun no se encuentra en registrado en la Estrategia de

Racionalización de tramites. Sin embargo, es importante resaltar que la entidad, desde mediados de la vigencia 2016,

vienen adelantando la implementación del sistema de información Hepk Desk, el cual consiste en un desarrollo web, con el

cual la entidad realiza un seguimiento operativo a la gestión de los tramites solicitado por los usuarios, dicho mecanismo a

permitido una mejor gestión en la entidad.

Continuando con el análisis de la gestión de tramites en la institución, se empezó tomando aleatoriamente algunos casos

específicos desde la herramienta Help Desk, en los cuales se pudieron identificar algunas situaciones susceptibles de

mejoramiento. Los cuales se describen a continuación:

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ANÁLISIS DE CASOS:

• CASO: 3G CONSTRUCTORES

De acuerdo con las indagaciones realizadas por la auditoria la empresa 3G CONSTRUCTORES , realizo solicitud de tramites

de Publicidad Exterior Visual mediante ticket 171205011, de cual se expidió inicialmente la factura 5312, y que luego fue

anulada mediante comprobante de ingreso N° 1-001262 y se actualiza la obligación mediante la factura N° 6016 por valor

de 14.835.000. , como consta en el siguiente documento contable.

Particularmente llama la atención, en el seguimiento que la auditoria realiza al trámite en el helpdesk, que según el señor

ANIBAL PALMERA indica que en los casos en que el permiso P.E.V. se deba a una renovación automática, no se elabora

concepto técnico, se hace un comunicado interno. Lo que indica que el personal, desconoce en parte los procedimientos del

trámite, bien sea porque no se les ha explicado o porque estos no están documentados y/o disponibles.

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Por otra parte, el usuario después de recibida la factura 6016, radica el ticket 180219026, donde comunica que desiste del

tramite solicitado, debido a que considera el costo del permiso muy elevado, situación que direcciona la atención del análisis

del trámite en la actividad de liquidación de los servicios ambientales.

Para el caso, tomado como ejemplo se obtuvo la siguiente liquidación:

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• CASO. Sierra Laguna: De acuerdo con los alegatos del usuario, con fecha 25 de octubre recibió la factura N° 5816

y la liquidación de la viabilidad ambiental ES1080, para remoción de sedimentos en el canal lagos del dulcino, dicho

valor liquidado para esta viabilidad fue por valor de $1.856.000. En su defensa el usuario indica que para periodos

anteriores esta misma viabilidad tuvo un costo de $ 358.000, alega además que presento mediante radicado N°

170912025 del 12 de septiembre de 2017, certificación con firma de contador publico indicando el valor del proyecto

según lo establecido en la resolución 1280 de 2010. A pesar de estas aclaraciones dadas por el usuario a la fecha

se observa más de 120 días, sin, solucionar la petición de usuario.

Observando la situación de los casos en mención, se identificaron dos situaciones particulares, la primera desistimiento del

tramite o solicitudes de reliquidación por valores elevados en la facturación y segundo largos periodos para dar por finalizada

la solicitud de trámite, por tales motivos se decidió realizar una búsqueda exhaustiva enfocada en los tramites que se

solicitaron reliquidación, dado que se identifica una problemática en este aspecto, a continuación se explica, como se

desarrolló el análisis de la información de la liquidación de tramites ambientales.

• Liquidación De Servicios Ambientales

El Artículo 96 de la Ley 633 de 2000 establece “Tarifa de las licencias ambientales y otros instrumentos de control y manejo

ambiental. Modificase el artículo 28 de la Ley 344 de 1996, el cual quedará así: "Artículo 28. Las autoridades ambientales

cobrarán los servicios de evaluación y los servicios de seguimiento de la licencia ambiental, permisos, concesiones,

autorizaciones y demás instrumentos de control y manejo ambiental establecidos en la ley y los reglamentos.

Los costos por concepto de cobro de los citados servicios que sean cobrados por el Ministerio del Medio Ambiente entrarán

a una subcuenta especial del Fonam y serán utilizados para sufragar los costos de evaluación y seguimiento en que deba

incurrir el Ministerio para la prestación de estos servicios. De conformidad con el artículo 338 de la Constitución Nacional

para la fijación de las tarifas que se autorizan en este artículo, el Ministerio del Medio Ambiente y las autoridades ambientales

aplicarán el sistema que se describe a continuación.

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La tarifa incluirá: a) El valor total de los honorarios de los profesionales requeridos para la realización de la tarea propuesta;

b) El valor total de los viáticos y gastos de viaje de los profesionales que se ocasionen para el estudio, la expedición, el

seguimiento y/o el monitoreo de la licencia ambiental, permisos, concesiones o autorizaciones y demás instrumentos de

control y manejo ambiental establecidos en la ley y los reglamentos; c) El valor total de los análisis de laboratorio u otros

estudios y diseños técnicos que sean requeridos tanto para la evaluación como para el seguimiento. Las autoridades

ambientales aplicarán el siguiente método de cálculo: Para el literal a) se estimará el número de profesionales/mes o

contratistas/mes y se aplicarán las categorías y tarifas de sueldos de contratos del Ministerio del Transporte y para el caso

de contratistas Internacionales, las escalas tarifarias para contratos de consultoría del Banco Mundial o del PNUD; para el

literal b) sobre un estimativo de visitas a la zona del proyecto se calculará el monto de los gastos de viaje necesarios,

valorados de acuerdo con las tarifas del transporte público y la escala de viáticos del Ministerio del Medio Ambiente; para el

literal c) el costo de los análisis de laboratorio u otros trabajos técnicos será incorporado en cada caso, de acuerdo con las

cotizaciones específicas. A la sumatoria de estos tres costos a), b), y c) se le aplicará un porcentaje que anualmente fijará el

Ministerio del Medio Ambiente por gastos de administración. Las tarifas que se cobran por concepto de la prestación de los

servicios de evaluación y de los servicios de seguimiento ambiental, según sea el caso, no podrán exceder los siguientes

topes: 1. Aquellos que tengan un valor de dos mil ciento quince (2.115) salarios mínimos mensuales vigentes tendrán una

tarifa máxima del cero punto seis por ciento (0.6%). 2. Aquellos que tengan un valor superior a los dos mil ciento quince

(2.115) salarios mínimos mensuales vigentes e inferior a los ocho mil cuatrocientos cincuenta y ocho (8.458) salarios mínimos

mensuales vigentes tendrán una tarifa máxima del cero punto cinco por ciento (0.5%). 3. Aquellos que tengan un valor

superior a los ocho mil cuatrocientos cincuenta y ocho (8.458) salarios mínimos mensuales vigentes, tendrán una tarifa

máxima del cero punto cuatro por ciento (0.4%). Las autoridades ambientales prestarán los servicios ambientales de

evaluación y seguimiento a que hace referencia el presente artículo a través de sus funcionarios o contratistas. Los ingresos

por concepto de los permisos de importación y exportación de especies de fauna y flora silvestres no Cites, los establecidos

en la Convención Internacional sobre Comercio de Especies Amenazadas de Fauna y Flora Silvestres Cites, los de

fabricación y distribución de sistemas de marcaje de especies de la biodiversidad y los ingresos percibidos por concepto de

ecoturismo ingresarán al Fondo Nacional Ambiental, Fonam".

Conforme con estos lineamientos en la Resolución 1280 de 2010 se adoptó la Tabla Única para la aplicación de los criterios

definidos en el sistema y método determinado en la Ley 633 para la liquidación de la tarifa. Es de aclarar que la utilización

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de la Tabla Única para determinación de las tarifas de proyectos iguales o menores a 2.115 SMLV, queda limitada al valor

superior de tarifas establecidas en el artículo primero de la resolución 1280 de 20101

En este orden de ideas, se contrastaron la aplicación de las normas mencionadas anteriormente con la liquidación y

facturación de los tramites y/o servicios ambientales realizados por entidad, en el tiempo objeto de estudio.

Para el respectivo seguimiento se tomaron una muestra de trámites radicados por la entidad y los cuales se solicitó su

reliquidación, para identificar las causas que han generado esta situación:

N° TICKET USARIO TIPO DE

TRAMITE

N° de

Factura

CAUSA DE SOLICITUD DE LA

RELIQUIDACION

171116017 Sierra Laguna Viabilidad 5816 El valor liquidado para la viabilidad esta

muy elevado con respecto al valor

cancelado con respecto a la vigencia

anterior. No se calculó el valor a pagar

de acuerdo con el valor del proyecto.

Valor de la Factura $ 1.856.000

171117010 Ecoloasis Plan de

Contingencia

5584 El usuario manifiesta no contar con

presupuesto para pagar la factura. Valor

de la Factura. $ 9.483.000

171206004 Wilfrido Reyes Carpio Favorabilidad

Ambiental

5587 El usuario manifiesta que el valor

facturado es superior al valor del

proyecto. Valor de la Factura. $

1.856.000

1 PARÁGRAFO 1º. Resolución 1280 de 2011 - Si de la aplicación de la tabla única resulta un mayor valor a cobrar para la prestación de los servicios de evaluación y seguimiento de las licencias ambientales, permisos, concesiones, autorizaciones y demás instrumentos de manejo y control ambiental de proyectos, obras o actividades cuyo valor sea inferior a 2115 salarios mínimos mensuales (SMMV) las autoridades ambientales deberán cobrar el menor valor resultante entre el costo total del servicio y la tarifa máxima establecida en el artículo primero del presente acto administrativo.

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171221009 Luz Daris Zambrano Favorabilidad

Ambiental

5975 El usuario manifiesta que el valor

facturado es superior al valor del

proyecto. Valor de la Factura. $

1.856.000

171222029 Inverviel S.A.S. Permiso de

Vertimiento.

5732 N.D.

171228074 Tropical Coffe Permiso de

Vertimiento.

5998 Sugiere que existe inadecuado

procedimiento en la liquidación del

pago. Valor de la Factura.

$ 7.466.000

180209019 Gourmet Paisa Permiso de

Vertimiento

6165 Valor de la Factura. $ 2.895.000

180221024 Multi desarrollos

Urbanos

Plan de

Contingencia

6148 La liquidación de la factura no esta

conforme a lo establecido en la

Resolución 1280 de 2018.

180518027 Hospedaje Casa

Guissipe

Medidas de

Manejo Ambiental

6634 Solicita reliquidación considerando que

la obra no genera impactos ambientales

negativos. Valor de la Factura. $

7.839.000

1802190090 Jet Sky Nautica Viabilidad

Ambiental

4629

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3. HALLAZGOS

3.1. DESCRIPCION DE LOS HALLAZGOS

N° DESCRIPCION CRITERIO

1 NARRACIÓN DEL HALLAZGO: En la liquidación de los servicios

ambientales de la entidad, no se esta tomando como criterio los

lineamientos en la Resolución 1280 de 2010, con la cual se adoptó

la Tabla Única para la aplicación de los criterios definidos en el

sistema y método determinado en la Ley 633 para la liquidación

de la tarifa. Es de aclarar que la utilización de la Tabla Única para

determinación de las tarifas de proyectos iguales o menores a

2.115 SMLV, queda limitada al valor superior de tarifas

establecidas en el artículo primero de la resolución 1280 de 20102

CAUSA: El procedimiento establecido por la entidad para la

liquidación de los servicios ambientales, no esta considerando

lineamientos establecidos en Resolución 1280 de 2011.

CONSECUENCIA: solicitudes de reliquidación de servicios

facturados

RESPONSABLE: Director

Evidencias/documentos:

Resolución 1280 de 2010, Ley 633

Resolución 1280 de 2010

2 NARRACIÓN DEL HALLAZGO: Se identificaron liquidaciones de

servicios que superan los rangos establecidos en la Resolución

1280 de 2011, esto se debe principalmente a que el proceso

carece de evidencia objetiva que indique el valor real del proyecto,

Evidencias/documentos:

Articulo 1 y 2 de la Resolución 1280 de

2011

2 PARÁGRAFO 1º. Resolución 1280 de 2011 - Si de la aplicación de la tabla única resulta un mayor valor a cobrar para la prestación de los servicios de evaluación y seguimiento de las licencias ambientales, permisos, concesiones, autorizaciones y demás instrumentos de manejo y control ambiental de proyectos, obras o actividades cuyo valor sea inferior a 2115 salarios mínimos mensuales (SMMV) las autoridades ambientales deberán cobrar el menor valor resultante entre el costo total del servicio y la tarifa máxima establecida en el artículo primero del presente acto administrativo.

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obra u actividad, lo que no hace confiable la información para

determinar las bases de aplicación de la liquidación. Además, es

de observarse se que en la aplicación de la Tabla Única se carece

de un sistema de información para el costeo de los elementos

básicos de liquidación, como es el caso de los tiempos invertidos

en el desarrollo del trámite y los costó por hora de honorarios del

personal que ejerce las actividades y tareas del proceso. De igual

forma, se debe considerar al facturar el servicio lo establecido en

el PARÁGRAFO 1º. RESOLUCIÓN 1280 de 2011 - “Si de la

aplicación de la tabla única resulta un mayor valor a cobrar para la

prestación de los servicios de evaluación y seguimiento de las

licencias ambientales, permisos, concesiones, autorizaciones y

demás instrumentos de manejo y control ambiental de proyectos,

obras o actividades cuyo valor sea inferior a 2115 salarios mínimos

mensuales (SMMV) las autoridades ambientales deberán cobrar

el menor valor resultante entre el costo total del servicio y la tarifa

máxima establecida en el artículo primero del presente acto

administrativo”

CAUSA: Deficiencias en las herramientas de liquidación de

evaluación y seguimiento de licencias, permisos, concesiones,

autorizaciones y demás instrumentos de manejo y control

ambiental.

CONSECUENCIA: Posibles sobrecostos

RESPONSABLE: Director

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3 NARRACIÓN DEL HALLAZGO: La entidad no tiene diseñada

herramientas idóneas para obtener los valores reales de los

proyectos o actividades a los cuales debe hacer evaluación para

el otorgamiento de permisos ambientales. Para lo cual se deben

analizar tramite por tramite cuales serían los insumos básicos del

proceso3, para obtener el valor real de los Proyectos. Se sugiere

además que se hagan caracterizaciones de los procesos.

CAUSA: No se han determinado los elementos de entrada

relacionados con los requisitos del producto y/o servicio.

CONSECUENCIA: Deficiencias en el proceso por falta de

insumos.

RESPONSABLE: Director, Jefe Oficina Ambiental

Evidencias/documentos:

Numeral. 7.3.2 Elementos de entrada

para el diseño y desarrollo NTC GP:

1000-2009

4 NARRACIÓN DEL HALLAZGO: La entidad no tiene registrado

sus trámites en el Sistema Único de Información de Tramites,

tampoco se han establecido una estrategia de racionalización del

único tramite registrado en el SUIT.

CAUSA: No se ha realizado las gestiones pertinentes en la

plataforma SUIT

Evidencias/documentos:

Articulo 40

Decreto 019 DE 2012

3 Deben determinarse los elementos de entrada relacionados con los requisitos del producto y/o servicio y mantenerse registros (véase el numeral 4.2.4). Estos elementos de entrada deben incluir: a) los requisitos funcionales y de desempeño, b) los requisitos legales y reglamentarios aplicables, c) la información proveniente de diseños previos similares, cuando sea aplicable, y d) cualquier otro requisito esencial para el diseño y desarrollo. Los elementos de entrada deben revisarse para comprobar que sean adecuados. Los requisitos deben estar completos, sin ambigüedades y no deben ser contradictorios.

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CONSECUENCIA: Ausencia de información del usuario con

respecto a los tramites de la entidad.

RESPONSABLE: Director,