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INFORME DE AUDITORÍA ESPECIAL A LA ALTA CONSEJERÍA DE PROGRAMAS ESPECIALES

CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 330-12 D.A.P.R.E. – F.O.N.A.D.E.

Bogotá D.C. Enero del 2014

2

República de Colombia Presidencia

Oficina de Control Interno

1. OBJETIVO

Verificar el inventario físico de elementos para el I.C.B.F., adquiridos con cargo al

contrato interadministrativo D.A.P.R.E.- F.O.N.A.D.E. 330-12 para la dotación de

Hogares Infantiles y Centros de Desarrollo Infantil.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

o Contabilizar físicamente los elementos para dotar 28 Hogares Infantiles / Centros

de Desarrollo Infantil del I.C.B.F.

o Verificar “In Situ” la entrega y conteo de los elementos en los HI/CDI

beneficiados.

3. ALCANCE

De acuerdo con lo dispuesto en la norma NTCGP 1000:2009, numeral 6.3

Infraestructura, 6.4 Ambiente de trabajo, 7.1 Planificación de la realización del

producto, 7.4 Adquisición de bienes y servicios y 7.5 Producción y prestación del

servicio.

La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

República, mediante auditoría, realizó la apertura a través del memorando MEM13-

00009961 / JMSC 51020 en el mes de julio de 2013, remitiendo el plan general de

auditoría a la Alta Consejería para Programas Especiales.

En cumplimiento del plan general de auditoría se realizó seguimiento y evaluación a la

ejecución del convenio DAPRE-FONADE No.330-12.

4. TÉRMINOS DEL INFORME

La Oficina de Control Interno utilizará para el presente Informe, los términos y

definiciones establecidos en el Manual de Auditoría Interna, los cuales deben ser

tenidos en cuenta para su entendimiento y posterior, formulación de planes de

mejoramiento, a saber:

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No Conformidad: Incumplimiento de un requisito técnico, legal o funcional. Se

constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento.

Observación: Hecho o situación que podría generar el incumplimiento de un

requisito.

Recomendación: Se constituye como una oportunidad de mejora.

5. DESARROLLO

En desarrollo del Programa Anual de Auditorias 2013 y en atención a la función de

advertencia No. 2013EE0067495 del 16 de Julio del 2013 de la Contraloría General de

la República, respecto al Convenio 330-12 suscrito con FONADE en lo concerniente a

obras, se realizó apertura de auditoria especial a la Alta Consejería para Programas

Especiales, el 10 de Julio del 2013 en la Casa de Nariño.

El Departamento Administrativo Presidencia de la República por medio de la Alta

Consejería para Programas Especiales se encuentra ejecutando e implementando el

proyecto de inversión No. 2012011000122 “Apoyo a la estrategia de Atención Integral a

la Primera Infancia a Nivel Nacional” el cual tiene por objeto “Crear una infraestructura

adecuada y dotada de los servicios necesarios para que ofrezca una atención integral

de calidad a los niños y niñas de la primera infancia con altos índices de

vulnerabilidad”.

En el primer trimestre del año 2012, el DAPRE adelantó las gestiones para la

suscripción del convenio interadministrativo DAPRE-FONADE No.330-12 / 212011,

perfeccionado el 17 de mayo de 2012 y con vencimiento inicial al 31 de diciembre del

mismo año, plazo que posteriormente fue modificado y que actualmente está previsto

hasta el 31 de marzo de 2014. En el que FONADE es contratado para ejecutar la

“Gerencia Integral del Proyecto para la implementación de componentes de la

estrategia De Cero a Siempre Atención Integral de la primera infancia a nivel nacional,

departamental, distrital y municipal a cargo del Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República”.

Dentro del convenio suscrito se debían realizar actividades dentro de las cuales se

encontraba la adquisición y entrega de dotación con el fin de lograr con el objetivo

específico del proyecto “Proveer elementos que permitan brindar atención integral de

calidad aportando a la promoción del desarrollo social, emocional y cognitivo de los

niños en primera infancia, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la

Estrategia de Cero a Siempre.”

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5.1 DOTACIÓN DE ELEMENTOS HI / CDI

Teniendo en cuenta que el ICBF tiene a cargo la responsabilidad de la atención a la

primera infancia, y ha adelantado el inventario de necesidades de infraestructura y

elementos de dotación adecuados para poder cumplir con dicha responsabilidad. Los

bienes adquiridos tienen destinación específica para el Instituto Colombiano de

Bienestar Familiar I.C.B.F. en desarrollo de la estrategia De Cero a Siempre, con el fin

de fortalecer con elementos de dotación a los hogares Infantiles y Centros de

Desarrollo Infantil.

Con el fin de determinar las especificaciones técnicas que debían tener los bienes para

la operación de los hogares infantiles o centros de desarrollo infantil el ICBF elaboró el

documento llamado “REQUERIMIENTOS GENERALES DOTACIÓN CDI – CENTRO

DE DESARROLLO INFANTIL PARA 500-300-160-95-65 NIÑOS”; el cual fue

suministrado a FONADE para que adelantará la adquisición de los elementos.

En ejecución del convenio, FONADE adelantó la contratación del señor Alonso José

Grillo Madero para la supervisión técnica según contrato No. 2013017, de la

adquisición y gestión de los elementos de acuerdo a especificaciones del ICBF; Sin

embargo, en desarrollo del conteo se observó que algunos elementos presentaban

algunas diferencias frente a las fichas técnicas de los requerimientos, por tal motivo el

DAPRE solicitó la presencia e intervención del ICBF y FONADE con el fin de aclarar la

situación.

De acuerdo con lo anterior, el día 16 de Julio del 2013 se realizó una reunión con los

representantes de FONADE, ICBF y el DAPRE en la sala de juntas del Área

Administrativa del DAPRE con el fin de acordar que el ICBF debía validar o no las

diferencias.

Como resultado de esta reunión se adelantó los días 17 y 18 de julio del 2013 la

verificación técnica, en la que el ICBF aprobó los bienes que eran pertinentes y solicitó

el reemplazo de los que no correspondían a los requerimientos o necesidades de los

beneficiarios.

Finalizada la inspección física se registró en un documento todos los avales por parte

del ICBF y algunas aclaraciones frente a los REQUERIMIENTOS GENERALES CON

FICHAS en formato PDF.

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Se aclara que los elementos fueron verificados físicamente por la Dra. María Angélica

Malagón (Diseñadora Industrial) en representación del ICBF, empleando diferentes

elementos de medición como cinta métrica, calibradores, entre otros.

Cabe destacar que en la revisión se determinó que no todos los elementos tienen

medidas estándares y por tal razón se acepta con rango de permisibilidad del 5%.

El mencionado documento tiene la firma de aprobación por parte del ICBF y avalan por

concesión la pertinencia técnica de los elementos.

FONADE en cumplimiento de sus obligaciones constituyó el contrato No. 2130941 con

la empresa SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. para que gestione la logística

en almacenamiento y transporte de los elementos de dotaciones.

Los bienes estuvieron almacenados en dos (2) bodegas ubicadas en la ciudad de

Bogotá D.C., la principal se encuentra en el barrio La Estrada Carrera 70 C bis No. 71 –

66 y la segunda en la localidad de Fontibón Diagonal 25G No. 95ª-55 Bodega de 4-72.

En estas bodegas se realizó por parte del DAPRE, FONADE e ICBF el conteo e

inventario 1 a 1 de los elementos.

Inicialmente FONADE puso a disposición del DAPRE una sola bodega con el fin de

recibir los elementos y almacenarlos transitoriamente para despacharlos desde estos

puntos a los distintos hogares infantiles o CDI, pero el espacio de la bodega principal

(Barrio La Estrada) no era suficiente para contener todos los elementos en un mismo

lugar, por tal motivo se evidenció la necesidad de una segunda bodega para almacenar

el resto de los elementos en el barrio Fontibón; en la bodega principal se almacenaron

la mayoría de los elementos relacionados en las actas y en la segunda las sillas,

mesas y estantes en general.

Las dos fotos que se muestran a continuación pertenecen a la bodega principal

ubicada en el Barrio La Estrada de Bogotá D.C., las fotos fueron tomadas

aproximadamente desde el centro de la bodega en sentido Oriente (hacia el fondo) y

Occidente (hacia la entrada). Se observa, tal como se mencionó anteriormente que el

espacio es limitado y maniobrar resulta complicado, razón por la cual la asignación y

adherencia de placas requirió de mucho tiempo ya que se debió mover los elementos

que se encontraban apilados para realizar la actividad de conteo.

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Como parte esencial de la actividad de inventario la coordinación de bienes y servicios

del DAPRE según el “Lineamiento Manejo y Control de los Bienes L-GA-02”, existe una

clasificación de acuerdo al manejo de elementos divididos en Devolutivos y de

Consumo, los elementos devolutivos necesitan tener una placa con un número de

serie, y los de consumo no les aplica esta disposición. Conociendo esta información se

procedió a la asignación de placas a 834 elementos catalogados como devolutivos, sin

embargo, al proceder con la instalación de las mismas surgieron dificultades por lo

limitado del espacio. Finalmente, las placas fueron pegadas a todos los elementos

catalogados como devolutivos.

El conteo consolidado de elementos se realizó el día 13 de Septiembre del 2013 con

Acta No. 1 suministrada por la coordinación de recursos físicos del Área administrativa;

se aclara que la actividad de conteo se realizó en las 2 bodegas.

Una vez realizada toda la operación de conteo y asignación de placas se procedió al

despacho de todos los elementos a los Hogares Infantiles y Centros de desarrollo

Infantil beneficiaros de esta fase; está actividad la ejecutó FONADE como único

responsable. La logística de entrega y transporte se realizó desde las 2 bodegas de las

cuales los camiones salían con elementos desde la bodega 2 de Fontibón (4-72) hacia

la bodega principal en la que terminaban de cargar los elementos para los distintos

destinos. Los camiones viajaron únicamente con los elementos que le correspondían

directamente a cada HI / CDI.

Como punto de control se estableció que una vez cargados los camiones se les

asignaban precintos y eran abiertos en los centros destinos con la presencia de los

transportadores y funcionarios de los HI / CDI.

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Una vez llegaron los elementos a los correspondientes destinos se coordinó la

verificación en conjunto con el DAPRE y FONADE en los que se procedió a viajar a

cada uno con el fin de confirmar el inventario y las condiciones en que llegaron. Las

visitas se efectuaron como lo muestra el siguiente cronograma.

DEPARTAMENTO MUNICIPIO CDI INICIO FINAL

1 CALDAS Chinchina CDIT 3/10/2013 3/10/2013

2 Hogar Infantil Las flores

3 Hogar Infantil La Punta

4 Hogar Infantil Mingueo

5 Hogar Infantil Palomino

6 Hogar Infantil Dibulla

7 San Vicente del Caguan Hogar Infantil San Vicente del Caguan

8 El Doncello Hogar Infantil El Doncello

9 Cartagena del Chaira HI Cartagena del Chaira

10 Santo Tómas Hogar Infantil Santo Tómas

11 Ponedera Hogar Infantil Ponedera

12 Manatí Hogar Infantil Manatí

13 BOLIVAR Turbaco Buenos Aires y Conquista

14 CUNDINAMARCA FusagasugaCentro de Atención Integral

Creciendo Juntos

15 Espinal Pulgarcito

16 Melgar Hogar Agrupado

17 Ambalema Hogar Agrupado

18 Villavicencio Hogar Infantil "20 de Julio"

19 Guamal Hogar Infantil

20 El Dorado Hogar Infantil

21 Granada Hogar Infantil Comunitario

22 San Juan de Arama Hogar Infantil

23 Sueños de Felicidad

24 Semillas de Amor

25 Mi Futuro

26 Dulce Caminar

27 Buenaventura 300

28 CHOCO Rio Sucio Riosucio (120) 22/10/2013 24/10/2013

CAQUETÁ 7/10/2013 9/10/2013

GUAJIRA Dibulla 3/10/2013 5/10/2013

ATLANTICO9/10/2013 11/10/2013

15/10/2013 17/10/2013

TOLIMA

META 17/10/2013 19/10/2013

VALLE Buenaventura 21/10/2013 23/10/2013

Estas actividades de conteo se realizaron basados en la Resolución No. 4604 del 20 de

Septiembre del año 2013 por la cual se autoriza la baja de unos bienes de propiedad

del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y se ordena su

transferencia por destinación específica al ICBF; y con Actas suministradas por el

D.A.P.R.E. para cada Hogar Infantil (HI) / Centro de Desarrollo Infantil (CDI) con el fin

de individualizar y analizar su situación.

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Las Actas se encuentran enumeradas pero serán relacionadas de acuerdo al cronograma de visitas a los departamentos relacionados en el mismo. Seguida a esta verificación se procedió a probar todos los elementos catalogados como

COCINA INDUSTRIAL, para comprobar y verificar su estado, como resultado se

evidenció buen funcionamiento. No obstante lo anterior, por si se llega a presentar

alguna falla en los mismos, se entregó el certificado de garantía junto con el equipo a

todos los responsables de los HI/CDI beneficiarios y, se les comunicó que dichos

equipos tienen GARANTÍA TOTAL por defectos de fabricación durante un año a partir

del recibo en Acta de los elementos. En el caso particular de las estufas tanto de 4

como de 1 puesto no fue posible realizar su verificación debido a que se necesitaba

acometida especial con gas natural en ubicaciones específicas dentro de las cocinas y

al momento de las visitas relacionadas en las Actas no contaban con estas. Para dar

cumplimiento a las garantías e instalaciones se deben contactar con FONADE para

adelantar las gestiones correspondientes.

De la verificación en sitio quedaron algunas observaciones y pendientes de elementos por entregar y/o cambiar de cada visita, las cuales se relacionan a continuación según Actas:

DEPARTAMENTO MUNICIPIO HI / CDI OBSERVACIONES

CALDAS CHINCHINA

JARDÍN INFANTIL CHINCHINA – Acta No. 13: Pendientes

Cambiar ollas No. 32 por No. 36 son 3 Unid. Cambiar ollas No. 36 por No. 40 son 3 Unid. Cambiar olletas a 5.5 Lts. son 2 Unid. Cambiar esterillas por las de Madera son 5 Unid.


GUAJIRA DIBULLA

HI MINGUEO – Acta No. 9: Se entregó la totalidad de la dotación. HI PALOMINO – Acta No. 11: Pendientes

Faltan 2 unid de Pala para tortas en acero inoxidable. Largo 30 cm.

Faltan 10 unid de Pocillos plástico en PP (Polipropileno). chocolateros con una oreja incluye plato en plástico PP.

Faltan 5 unid de soporte y señalización de los Extintor de polvo químico seco clase ABC capacidad 20 libras.

HI DIBULLA – Acta No. 12: Pendientes Falta una Olla No. 36 en aluminio Falta un Rallador en acero inoxidable de 4 caras con mango

metálico Falta 1 Cuchara en acero inoxidable para mesa tipo postre. Falta 1 Laberinto complejidad media. Cambiar 10 platos de pocillo chocolatero por defectuosos.

HI LA PUNTA – Acta No. 10: Pendientes Falta 1 Espumadera tipo hogar en acero inoxidable. Faltan 7 Platos hondos plástico en PP (Polipropileno) de

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diferentes colores. Cambiar 1 pocillo de la Vajilla de 4 puestos (5 piezas por

puesto; plato pando, plato hondo, pocillo chocolatero y plato, plato para postres) por defectuoso.

Faltan Llaves del Archivador de 4 gavetas. Faltan 2 Tapones y aguja.

HI LAS FLORES – Acta No. 8: Pendientes Falta 1 plato pando de la Vajilla de 4 puestos (5 piezas por

puesto; plato pando, plato hondo, pocillo chocolatero y plato, plato para postres).

Faltan 2 Tapones y aguja.


CAQUETA

Cartagena del Chaira

El Doncello

San Vicente del Caguán

Jardín Infantil Cartagena del Chaira – Actas No. 14: Pendientes Faltan 2 Juegos enhebrando y vistiendo Cambiar 1 silla interlocutor por silla giratoria

Jardín Doncello – Acta No. 15: Pendientes Faltan 5 Canecas plásticas para desechos tapa y pedal Faltan 5 Triángulos metálicos musicales con bastidor Faltan 5 Juegos de arrastre Falta 1 Teatrino plegable Falta 1 Caja plástica PP 40 lts para guardar juguetes

Jardín Luis Humberto ferro – Acta No. 16: Se entregó la totalidad de la dotación.


ATLANTICO

Santo Tomás

Ponedera

Manatí

HI Santo Tomás – Acta No. 19: Pendientes Cambiar 2 unid de Ollas No. 36 en aluminio por No. 40 Cambiar 2 unid de Olleta en aluminio de 4.5 lts por 5.5 lts Falta 1 balón canguro de 40cm Cambiar 5 unid esterillas por especificación (En madera) Faltan 15 juegos de enhebrando y vistiendo Falta 1 macerador dos lados en acero inoxidable. (Centro

Zonal) Falta 1 cucharon de acero inoxidable No. 8. (Centro Zonal)

HI Ponedera – Acta No. 18: Pendientes Faltan 2 laterales de estantes para almacenamiento de

aulas Falta 1 Títere

HI Manatí – Acta No. 17: Pendientes Faltan 3 unid de Piscinas con pelotas Falta 1 unid de Balones canguro de 40 cm Falta 1 unid de Balones canguro de 55 cm Falta 1 unid de Pelotas - diferentes tamaños Cambiar vidrio de botiquín por estar roto


BOLIVAR Turbaco

HI Buenos Aires y Conquista – Acta No. 20: Faltan 15 bases para Muebles de computador Cambiar 3 Tarros plásticos transparentes con tapa para

almacenar cubiertos porque la especificación no corresponde

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Faltan 2 Teatrines plegables Faltan 2 Combo (.) ecológico 53 lt papel, cartón,

ordinarios/plásticos Falta 1 Microcomponente Falta 1 Paila en aluminio No. 37 Falta 1 Sartén No. 30 Faltan 18 Sillas plásticas infantiles Falta 1 Tablero en corcho con marco de madera


CUNDINAMARCA Fusagasugá

Jardín (Fusagasugá) – Acta No. 21: Faltan 2 ollas No. 36 Falta 1 Paila en aluminio No. 37 Faltan 2 tapas de Calderos (25lt) Falta 1 cuchillo de cocina en acero inoxidable de 8” para

verduras Falta 1 tenedor BBQ en acero inoxidable. Largo 50cm Falta 1 rallador en acero inoxidable de 4 caras con mango

metálico Falta 1 tenedor en Juego de cubiertos para mesa en acero Inox. Cambiar 1 platero plástico para secar platos por estar roto

esquina Falta 1 rejilla plástica de Soporte escurridor de platos Faltan 5 canecas plásticas con tapa cap. 30 lts, almacén de

granos Faltan 154 platos hondos plásticos en PP de diferentes colores Faltan 8 platos pandos plásticos en PP de diferentes colores Faltan 5 pocillos en PP chocolateros con una oreja Faltan 2 platos para pocillos en PP chocolateros Faltan 2 vasos plásticos en PP transparentes o colores Falta 1 caneca para ropa sucia (cunas) Falta 1 juego papelera verde y roja (enfermería) 1 Equipo de refrigeración 52 pies (LLEGO DETERIORADO EN

LA PARTE SUPERIOR) 1 Estufa industrial enana 1 puesto (LLEGO DOBLADA UNA

PATA) Falta 1 kit de entrepaños, estantería en acero inox. Zonas

húmedas Falta 1 ventilador de torre zona de administración. Faltan 2 sillas con brazos para adultos en plástico Falta 1 colchoneta de gimnasio en espuma infantil Falta 1 DVD de la colección de películas infantiles Faltan 2 camiones con bloques de constr. en madera Falta 1 laberinto complejidad alta Faltan 5 torres de madera


TOLIMA

Melgar

Jardín (Melgar) – Acta No. 22: Pendientes Faltan 5 sillas infantiles Falta 1 kit de 4 unidades parales de estantería metálica para

depósito aula múltiple

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Espinal

Ambalema

Falta 1 dominó diferentes motivos Jardín (Espinal) – Acta No. 23: Pendientes

Falta 1 sartén No. 30 Falta 1 Silla giratoria Faltan 6 pelotas – diferentes tamaños Falta 1 ábaco cerrado mediano 100 perlas

Jardín (Ambalema) – Acta No. 24: Pendientes Faltan 2 cucharones en acero inoxidable No. 10 Faltan 3 moldes para hornear, rectangular, en aluminio Faltan 13 cucharas en acero inoxidable para mesa Falta 1 juego de 5 tablas en plástico para picar alimentos Faltan 4 platos hondos plásticos en PP de diferentes colores Faltan 4 platos pandos plásticos en PP de diferentes colores Faltan 5 pocillos en PP chocolateros con una oreja Faltan 4 platos para pocillos en PP chocolateros Faltan 5 vasos plásticos en PP transparentes o colores Faltan 3 rodillo en espuma tela para estimular equilibrio Falta 1 pelota ortopédica Faltan 27 pelotas de piscina


META

Villavicencio

Guamal

El Dorado

Granada

San Juan de Arama

HI 20 de Julio (Villavicencio) – Acta No. 29: Pendientes Faltan 10 platos hondos plásticos en PP de diferentes colores Faltan 23 pocillos plásticos en PP chocolateros con oreja Faltan 2 vasos plásticos en PP transparentes o colores Faltan 2 Microcomponentes Faltan 4 computadores de escritorio para trabajo pedagógico

con niños Falta 1 kit de accesorios para computadores de escritorio

(compuesto por guaya, audífono, tarjeta de red, micrófono). Falta 1 mesa infantil

Jardín Infantil Los Comuneros (Guamal) – Acta No. 27: Pendientes Teatrino con afectación pintura en la superficie frontal Mueble para computador: falta tapacantos en esquina.

JI Nuevo Ricaurte (El Dorado) – Acta No. 25: Pendientes Combo punto ecológico 53L con papeleras de vaivén

(compuesta por estructura, 3 tapas y 3 canecas) faltante 3 canecas y 2 tapas (gris y azul).

HI Comunitario Granada – Acta No. 26: Pendientes Faltan 1 tarro en material plástico con tapa ajustable 7 lts. Cambiar 1 tapa de caneca plástica cap. 120 lts llegó rota Cambiar 1 tapa de papelera pequeña para sanitario, llegó rota Faltan 2 tendederos de ropa cuerdas extensibles Faltan 3 juegos de parales de estantería en acero inox. Z.

húmeda Faltan 3 panderetas medianas metálicas con motivos infantiles Faltan 2 gimnasios en espuma infantil de 18 piezas Cambiar 2 tapas de caja plástica para juguetes, llegaron rotas Faltan 4 loterías de motivos variados Faltan 15 dominós diferentes motivos Cambiar 8 Platos pandos plásticos por defectuosos Cambiar 7 Pocillos plásticos en PP chocolateros, defectuosas.

JI / HI San Juan de Arama – Acta No. 28: Pendientes

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Faltan 10 platos hondos plásticos en PP diferentes colores Faltan 10 pocillos en PP chocolateros con una oreja Faltan 5 piezas por puesto de vajilla de 4 puestos; 3 puestos es

igual a 15 piezas. Falta 1 caneca plástica con tapa cap. 120 lts. Falta 1 vidrio de botiquín tipo A Faltan 2 kit de parales de estantería en acero inox. Zona

húmeda. Cada kit contiene 4 parales. Faltan 3 juegos de construcción (armatodo) 70 fichas.


VALLE Buenaventura

JI Sueños de mi Infancia – Acta No. 31: Pendientes Faltan 2 coladores en acero inox. Tipo industrial de 28 a 30 cm

Ø Faltan 2 coladores de acero inox. Tipo industrial de 20 cm Ø Faltan 2 coladores de acero inox. Tipo industrial de 10 cm Ø Falta 1 Juego de 3 tazones; plásticos en PP. de diferentes

tamaños Falta 1 caneca plástica para desechos tapa y pedal.

JI Semillas de Amor – Acta No. 33: Pendientes Faltan 4 Platos hondos plástico en PP de diferentes colores. Faltan 3 Platos pandos plástico en PP de diferentes colores. Faltan 5 Canastas (plásticas rectangulares) Faltan 3 Juegos de cocina en madera Faltan 4 Cajas plásticas polipropileno 40 lts Falta 1 Muebles de la casa en madera (1 mesa y 4 sillas) Falta 1 Teatrino plegable.

JI Mi Futuro – Acta No. 30: Pendientes Faltan 6 pocillos plásticos en PP chocolateros Falta 1 kit de medico Falta 1 set de mercado en plástico

JI Dulces Sueños – Acta No. 34: Entregada la totalidad de la dotación. JI Nuevo Amanecer de Felicidad – Acta No. 32:

Falta 1 Lavadora secadora Faltan 2 Cajas Chinas Elaborada en madera. Falta 1 Esterilla en madera Falta 1 “Pandero de 14” de diâmetro Falta 1 Juego Set de aseo Falta 1 Títere Faltan 2 Dominós diferentes motivos Cambiar 1 Ábaco cerrado mediano 100 perlas por daño Cambiar 3 Caneca plástica para desechos tapa y pedal por

daño Faltan 5 pocillos en PP Chocolateros


CHOCO Rio Sucio JI Rio Sucio – Acta No. 35: Se entregó la totalidad de la dotación.

http://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd=1&cad=rja&sqi=2&ved=0CCkQFjAA&url=http%3A%2F%2Fes.wikipedia.org%2Fwiki%2F%25C3%2598&ei=lLWxUoycKsnlsASR9oHgCg&usg=AFQjCNG72JWDoRDVtzG3BD662tOw8iuU2w&bvm=bv.58187178,d.cWc

http://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd=1&cad=rja&sqi=2&ved=0CCkQFjAA&url=http%3A%2F%2Fes.wikipedia.org%2Fwiki%2F%25C3%2598&ei=lLWxUoycKsnlsASR9oHgCg&usg=AFQjCNG72JWDoRDVtzG3BD662tOw8iuU2w&bvm=bv.58187178,d.cWc

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Los elementos relacionados como pendientes de entregar y/o cambiar deben ser

suministrados por FONADE y el recibido debe ser avalado por escrito a cargo del

I.C.B.F. ya que el DAPRE hizo transferencia específica a título gratuito según

Resolución 4604 del 20 Sept. 2013 al I.C.B.F, y hasta el corte de la auditoria no se ha

reportado su entrega y registro documental de los elementos mencionados en cada uno

de los cuadros relacionados anteriormente.

6. Situación encontrada en la Auditoría de seguimiento:

6.1 Aspectos conformes

1. El compromiso de los responsables del nivel directivo en establecer mecanismos

de control para cumplir las obligaciones contractuales del convenio 330-12.

2. El compromiso y cumplimiento adquirido sobre las nuevas disposiciones de las

entidades interesadas.

3. La gestión adelantada ante el inventario de elementos.

4. El compromiso para responder a la función de advertencia ante la Contraloría

General de la República.

6.2 Observaciones

6.2.1. Observación 1: No se evidencia el cambio y/o la entrega total de los elementos

y/o dotaciones por parte de FONADE al ICBF en Chinchiná, Palomino, Dibulla, La

Punta, las Flores, Cartagena del Chaira, Doncello, San Vicente del Caguán, Santo

Tomas, Ponedera, Manatí, Turbaco, Fusagasuga, Melgar, Espinal, Ambalema,

Villavicencio, Guamal, El Dorado, Granada, San Juan de Arama, Buenaventura (Hogar

Sueños de mi Infancia, semillas de Amor, Mi futuro y Nuevo Amanecer de Felicidad)

como se observó en las visitas “In Situ” realizadas en los HI/CDI beneficiarios, pues

hacen falta la entrega de algunos elementos relacionados anteriormente, posible

incumplimiento del contrato 330-12.

Respuesta de Programas Especiales a Informe de Descargos-Observacion1:

1. “Acerca de la Observación 1: “No se evidencia el cambio y/o la entrega total de

los elementos y/o dotaciones por parte de FONADE al ICBF en Chinchiná,

Palomino, Dibulla, La Punta, las Flores, Cartagena del Chaira, Doncello, San

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Vicente del Caguán, Santo Tomas, Ponedera, Manatí, Turbaco, Fusagasuga,

Melgar, Espinal, Ambalema, Villavicencio, Guamal, El Dorado, Granada, San

Juan de Arama, Buenaventura (Hogar Sueños de mi Infancia, semillas de Amor,

Mi futuro y Nuevo Amanecer de Felicidad) como se observó en las visitas “In

Situ” realizadas en los HI/CDI beneficiarios, pues hacen falta la entrega de

algunos elementos relacionados anteriormente, posible incumplimiento del

contrato 330-12”.

Se solicita tener en cuenta que según el documento remitido por FONADE, ya se

realizó la dotación completa de los elementos pendientes por suministrar o

cambiar en los hogares infantiles de los municipios de Chinchiná, Cartagena del

Chairá, El Doncello, El Dorado y Turbaco. Esta verificación la realizaron vía

telefónica a los números registrados en su informe. Sin embargo, ya se les

solicitó presentar los documentos soporte.

Así mismo, atendiendo el cronograma planteado por FONADE para la entrega de

los elementos pendientes en los hogares y centros de desarrollo infantil de los

demás municipios referidos en esta observación, se informa que será

indispensable contar con un plazo mayor para aportar la totalidad de los

documentos soporte de tales entregas. Por lo anterior, se les solicitará que una

vez vencido el término establecido, proceda a remitir las constancias de recibido

que hagan falta”1.

Contestación de la Oficina de Control Interno de Gestión a la Observación 1:

Se reafirma la observación 1, puesto que en el informe de descargos persiste el faltante

de elementos, aunque existe un documento con el cual FONADE suministra y registra

información sobre algunas entregas, esta es parcial, los elementos que se relacionaron

como faltantes en el informe preliminar enviado con el MEM13-00018409/JMSC 51020

no han sido entregados en su totalidad de acuerdo a lo expuesto por ellos;

Adicionalmente se debe suministrar y registrar la información con los debidos soportes

sobre el recibido de los elementos en los HI / CDI por parte del ICBF (la mencionada

información debe ser entregada por FONADE pero con soportes pertinentes del ICBF).

1MEM14-00000243 / JMSC 31100 con el cual remiten el informe de descargos sobre la contestación al Informe

preliminar de Auditoria Contrato 330-12 Elementos.

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Por lo anterior, se mantiene la observación teniendo en cuenta que los elementos

tienen DESTINACIÓN ESPECIFICA al ICBF según la Res. 4604 del 20 de septiembre

del 2013 Pagina 1742.y hasta tanto estos no se encuentren en los lugares a los cuales

fueron adjudicados persistirá el posible incumplimiento del contrato 330-12, ya que

FONADE debe hacer la entrega total de los elementos y/o dotaciones “In Situ” y dar

cumplimiento a todas las disposiciones como entidad gerente del proyecto.

Con respecto al nuevo plazo deben definir fechas para el cronograma puesto que la

entrega de las dotaciones debe realizarse y verificarse en el 100% de los HI/CDI

definidos en este informe y validados por el ICBF.

6.2.2. Observación 2: No se evidencia la posesión de los elementos cuando se

requirieron “In Situ” de, cucharon en acero inoxidable No. 8 largo 30 cm. Cantidad 1 y

macerador 2 lados en acero inoxidable Cantidad 1 por encontrarse en otro lugar, como

se observó en la visita realizada a Santo Tomas (Atlántico); y combo punto ecológico 53

Ltrs. Cantidad 2, Microcomponente cantidad 1, Paila en aluminio No. 37 cantidad 1,

Sartén No. 30 cantidad 1, Sillas plásticas infantiles cantidad 18, Tablero en corcho con

marco de madera cantidad 1, por encontrarse en otro lugar, como se observó en la

visita realizada a Turbaco (Bolívar), configurándose un posible incumpliendo de la

Resolución 4604 del 20 Sept. 2013, es pertinente que el ICBF dé el reporte respectivo.

6.3 Recomendaciones

1. Se recomienda seguir los lineamientos establecidos, dado que se hicieron

concesiones en las especificaciones de algunos elementos.

2 Resolución 4604 de 2013. “Parágrafo Primero: Para el cumplimiento de lo dispuesto en el presente artículo

procédase a la entrega real y material de los bienes muebles, a favor de los Hogares Infantiles del Instituto

Colombiano de Bienestar Familiar , en los Municipios y/o Departamentos definidos, situación que se hará constar

mediante la suscripción del acta de entrega por parte de los funcionarios delegados por al Fondo Financiero de

Proyectos de Desarrollo –FONADE, por el Instituto Colombiano del Bienestar Familiar – ICBF, un funcionario de la

Alta Consejería para Programas Especiales, la Oficina de Control Interno y el Grupo de Recursos Físicos del

Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en cada uno de los sitios asignados, previo

cronograma de entrega suscrito entre las partes aquí señaladas.”

“Parágrafo Segundo: Corresponde al Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo – FONADE cubrir todos los

costos y gastos que se generen, por el transporte y ubicación en sitio de cada uno de los bienes objeto del presenta

acto, garantizando que serán asegurados y entregados en perfectas condiciones en el Hogar Infantil del Instituto

Colombiano de Bienestar Familiar, aquí señalado.”

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2. Se recomienda almacenar los elementos en espacios adecuados para tal

volumen y cantidad, como se observó en el desarrollo de las actividades de

conteo.

3. Acerca de la Recomendación 3: “Se recomienda realizar seguimiento a la

gerencia del proyecto por autocontrol, a causa de desviaciones presentes en las

actividades y re-direccionarlas a tiempo”.

Respuesta de Programas Especiales a Informe de Descargos:

“Se solicita por favor, explicar a qué se refiere la expresión “desviaciones

presentes en las actividades” respecto al tema que nos ocupa, es decir, las

dotaciones a los hogares y centros de desarrollo infantil. Lo anterior, con el fin de

lograr una comprensión plena de la recomendación realizada por la auditoría y

tomar las medidas pertinentes. Se recomienda realizar seguimiento a la gerencia

del proyecto por autocontrol, a causa de desviaciones presentes en las

actividades y re-direccionarlas a tiempo.”

Contestación de la Oficina de Control Interno a la Recomendación 3:

La oración “desviaciones presentes en las actividades” tiene significado y connotación

técnica sobre actividades planificadas inicialmente que por algún motivo se apartaron

de su objetivo principal y tuvieron que ser re-orientadas y re-direccionadas para

continuar con su objetivo principal. En el caso de los lineamientos de elementos

suministrados inicialmente por el ICBF en los que se tuvo que intervenir para verificar y

validar nuevamente el documento de requerimientos para garantizar la pertinencia

técnica de los elementos como se registró en el informe preliminar MEM13-00018409,

con esta recomendación se evitan posibles re-procesos.

4. Acerca de la Recomendación 4: “Se recomienda mantener la trazabilidad de

registros en general, porque es importante identificar claramente los hechos y

datos, como se observó en las Actas”.

Respuesta de Programas Especiales a Informe de Descargos:

“Dado que las recomendaciones se definen como oportunidades de mejora, se

solicita especificar cuáles fallas encontró la auditoría en la trazabilidad de los

hechos y datos registrados en las actas de verificación. De este modo, se

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facilitará la planeación e implementación de los mecanismos que contribuyan a

mejorar ese aspecto. Se recomienda mantener la trazabilidad de registros en

general, porque es importante identificar claramente los hechos y datos, como se

observó en las Actas.”

Contestación de la Oficina de Control Interno a la Recomendación 4:

En esta recomendación se resalta la importancia y pertinencia de mantener los

registros, en este caso representado por las 28 Actas elaboradas por el DAPRE en las

que se documentan y registran las actividades, necesarias para ejercer control y

seguimiento a las actividades de conteo, porque con esta información podemos conocer

su ubicación y determinar específicamente donde y cuales elementos faltan; y de esta

forma cumplir con la Resolución 4604-13. Se observa diferencia de nombres en el

Hogar Beneficiado según muestra tomada al Departamento del Valle Municipio de

Buenaventura, los nombres relacionados son “HI Dulce Caminar” y “JI Dulces Sueños”;

según cronograma de la pág. 7 (Listado suministrado por FONADE llamado

PROGRAMACIÓN DESPACHOS DOTACIÓN CDI CONVENCIO 212011) y cuadro de

la Pág. 12 (Acta No. 34) respectivamente del presente informe, la diferencia se refiere al

mismo lugar y podría confundir a los responsables del inventario en determinar

¿Dónde? y ¿Qué? elementos faltan.

5. Se recomienda la verificación de la entrega efectiva de todos los elementos y/o

dotaciones en cada uno de los HI/CDI beneficiarios de este convenio.

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