INFORME CUATRIMESTRAL DEL ESTADO DEL CONTROL...
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20145INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Control Interno de Gestión
NORBELY RESTREPO VASQUEZ
Período evaluado: SEP - DICIEMBRE 2015
Fecha de elaboración: 29 de enero de 2016
1. MODULO CONTROL DE PLANEACION Y GESTIÓN
1.1. COMPONENTE TALENTO HUMANO:
1.1.1. Acuerdos, compromisos y protocolos éticos: La empresa cuenta con un código de
Ética, el cual fue socializado con todo el personal. Al igual este documento es socializado en el
programa de inducción a nuevos trabajadores.
1.1.2 Desarrollo del Talento Humano: El Comité de Bienestar Social, cumplió a cabalidad con
la totalidad de las actividades programadas en el Programa de Bienestar Social, Incentivos y
Capacitación dirigidas a los empleados de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de San
José del Guaviare.
Para el trimestre de septiembre a diciembre el personal recibió las siguientes capacitaciones:
· Incendios forestales: teniendo en cuenta que la empresa cuenta con instalación o terrenos forestales (punto de captación bocatoma la maría), se capacito el personal de la brigada de emergencia de incendio donde se da a conocer el tipos de incendios, como combatir y actuar ante un incendio, y cuáles son los elementos de protección y herramientas que se usan para combatir un incendio.
· Trabajo seguro en alturas: de acuerdo a las labores que desempeña el personal operativo donde algunas actividades se desarrollan en a más de 1,50 metros del suelo y debajo del suelo, y área de almacén cuando se guarda material o equipos a una altura de más de 1,50 metros, se capacita el personal siguiendo el siguiente esquema:
- Conocimiento y legislación de trabajo seguro en alturas (TSA)
- Conceptualización TSA
- Peligros y riesgos asociados al TSA
- Conocimiento de elementos que conforman el equipo de TSA
- Evaluación y practica TSA
También se recibieron charlas sobre el CONSUMO DE SUSTANCIAS PSICOACTIVAS como (tipos de sustancias, síntomas y consecuencias del consumo de sustancias, tipo de enfermedades degenerativas) y LA NO VIOLENCIA CONTRA LA MUJER dando a conocer al personal los tipos de violencia, como identificar el maltrato, promoción del buen trato, prevención de los tipos de violencia.
Actividades de bienestar social:
Celebración cada dos meses, de los cumpleaños de los trabajadores
Gira Técnica a la empresa de servicios públicos de la Isla de San Andrés
Integración final de año
1.2.2 Evaluación de Desempeño: se realizó la Evaluación de desempeño de los empleados del
segundo semestre de la vigencia del 2015, por cada Coordinador de las respectivas
Áreas. No se genera ningún plan de mejoramiento dado que las evaluaciones son
satisfactorias.
1.2.3 Seguridad y Salud en el Trabajo: EMPOAGUAS E.S.P durante el periodo de septiembre a
diciembre de 2015 desarrolló las siguientes actividades en el área de Seguridad y Salud
en el trabajo:
Descripción de la actividad de trabajo: Visita de seguimiento en seguridad y salud en
Trabajo. La actividad que se desarrolla de manera continua durante 24 horas, consistió en la
toma de muestras de aguas residuales del sistema de alcantarillado.
Trabajadores en turno 1
ELIODORO GARCIA LEAÑOS
JUAN MANUEL RESTREPO GARCIA
JEFERSON CUELLAR BARRAGAN
ALEXANDER VESGA MORENO
Trabajadores en turno 2
OSCAR RICARDO MORA GONZALES
RICARDO MADERA CHAVEZ
JOSE LUIS GOMEZ RODRIGUEZ
JHON JAIRO LEON GARCIA
ALEXANDER VESGA MORENO
JUAN CARLOS VELANDIA SALCEDO
1. Aplicación de Formato de Inspección Seguridad Trabajadores
En este turno los trabajadores cumplen con los requisitos de básicos de seguridad
,(portan la dotación ,identificación de la empresa)
Se encuentran en lugar del trabajo y dispuestos a realizar sus tareas
Se observa armonía de trabajo en equipo , buenas condiciones físicas y de salud
La empresa facilito las herramientas y elementos adicionales de protección personal
de acuerdo al trabajo que ejecutan
Cuentan con equipo de comunicación y botiquín de primeros auxilios (móvil 3)
2. Peligros identificados:
Biológico ; exposición al contacto directo con fluidos o excrementos , bacterias , por
manipulación de aguas residuales del alcantarillado
Químico; inhalación de gases y vapores producidos por la acumulación de desechos
orgánicos y químicos en el sistema de alcantarillado
Físico; Iluminación; el turno nocturno no se tenía una iluminación adecuada para
desarrollar el trabajo.
Biomecánico; manipulación manual de cargas, manipulación de tanque de 500 Lt para
la recolección y medición de caudal.
Condiciones de seguridad ; locativo , los trabadores están expuestos a caídas por
superficie de trabajo( irregular , deslizante y con diferencia de nivel) y público; robos
atracos por encontrarse en una zona alejada de la zona residencial (zona de pastizal y
rastrojo)
3. Acompañamiento al procedimiento de la prueba de vertimiento;
Verificación del uso de los elementos de protección personal (botas impermeables con
punta de seguridad, impermeable pantalón y chaqueta con capucha, tapa bocas,
guante plástico manga larga tipo inseminación y guantes de manejo en látex.
Observación del procedimiento; es evidente el riesgo para la seguridad y la salud de
los trabajadores, la realización de esta actividad, por el contacto y la exposición a los
peligros antes mencionados.
4. Situaciones presentadas:
Durante el primer turno no se presenta ninguna novedad
Durante el segundo turno; El trabajador JOSE LUIS GOMEZ; durante la toma de una
muestra, le cayó agua de vertimiento residual en la cara y en los ojos; se le brinda los
primeros auxilios se le hace lavado con agua limpia.
Condiciones inseguras; se observa que la falta de iluminación hacen que el ambiente
o área de trabajo sea más inseguro para realizar este tipo de actividad dando origen a
incidentes o accidentes de trabajo, y el tipo de protección ocular no es el indicado
para esta labor dado que se humedece y no permite la visibilidad, adicionalmente no
cubre toda la cara.
Bienestar del trabajador: el primer turno manifestó incomodidad por la hora de la
comida y el desplazamiento que se debió hacer para recoger los alimentos.
Actividades desarrolladas en noviembre y diciembre de 2015:
ITEM ACTIVIDAD DESCRIPCION
01
Identificación
ambientes de
trabajo de
EMPOAGUAS
Durante los días 3 al 6 de noviembre 2015, se realizó
recorrido de identificación de los diferentes ambientes
de trabajo y procesos, que se llevan a cabo en
EMPOAGUAS E.S.P. y revisión de documentación en
materia de SST.
02
Revisión y
aprobación de
formatos
Este proceso se realizó por medio de un oficio,
solicitando la revisión y aprobación de formatos para
ser implementados en el área de seguridad y salud en
el trabajo con el fin de realizar el seguimiento
respectivo a las diferentes actividades que se
desarrollan en EMPOAGUAS E.P.S.
FORMATOS:
-Reporte de condiciones inseguras, actos inseguros, incidentes y accidentes de trabajo. -Inspección de extintores. -Inspección de seguridad de trabajadores. -Inspección de vehículos de EMPOAGUAS APS -inspección Botiquín. -Permiso para trabajo en alturas. -Permiso para trabajo en espacios confinados. -Verificación de documentos de vehículos y motos.
03 Pausas activas
Esta actividad se realizó con el personal de operativa
frecuente mente, en la hora de la mañana y la tarde,
realizando ejercicios de calentamiento antes de
comenzar las actividades de campo impuestas por el
ingeniero Velandia.
04 Inspección y
control de vectores
Se realizó inspección de vectores en acompañamiento
de la secretaria de salud de departamental en los
diferentes ambientes de trabajo. En los espacios que
tuviesen planta vivas en matera. Se hizo
recomendaciones y aplicación de VECTOBAC°WOG,
para controlar vectores.
05 Aplicación de listas
de chequeo
Se realizó en el área urbana y rural en el desarrollo de
las actividades de los trabajadores, e identificando
necesidades del personal de la falta de equipos y
elementos de protección y del mal estado de la vía de
acceso del embalse.
06 Visitas a los
ambientes trabajo.
Esta actividad se realizó con frecuencia. e
identificando los diferentes peligros y riesgos que
puedan conllevar a una accidente de trabajo o
enfermedad laboral.
07 Curso de trabajo
segura en alturas.
Se realizó participación y acompañamiento al personal
inscrito en el curso, en el desarrollo de las dientes
actividades impuesta por el instructor del SENA en la
ejecución de trabajo segura en alturas, que se llevo a
cabo en los días 22, 27,28 de octubre 2015 y 3,
4,5,7,21 y 28 de noviembre 2015 de 06:00 AM a
08:00AM y 09:00 AM
08
Día internacional
de la no violencia
contra la mujer.
Actividad programada con EL PIC, charla participativa
sobre la promoción del buen trato y prevención de los
tipos de violencia realizada el 24 de noviembre 2015.
09
Motivación de
participación de
piropos.
Se pasó por las diferentes áreas administrativas de la
empresa motivando a los hombres a crear piropos a
las mujeres y concursaran con el beneficio de ganar
un premio. El señor JOHN GRAJALES participo en el
concurso de piropos en representación de la empresa
y gano ocupando el segundo puesto y recibió como
premiación una ancheta.
10 Mantenimiento de
iluminarias
Se realizó el mantenimiento de iluminarias, reposición
y cambio de lámparas, proyectando instalaciones de
las mismas en las áreas que presentaban deficiencia
lumínica, en la reas de almacenamiento, archivo,
comercial, recepción de administrativa, en los baños
de administrativa, área de dosificación y planta
eléctrica.
11 Revisión de aires
acondicionados.
Se realizó mantenimiento a todos los aires
acondicionados de la empresa con sus respectivas
reparaciones.
12
CONTRATO DE
COMPRAVENTA
Y SERVICIOS,
(mantenimiento
preventivo de aires
acondicionados
que incluyen
repuestos),
Se realizó seguimiento, con las respetivas
recomendaciones en seguridad y salud en el trabajo, y
trámites pertinentes en la oficina del trabajo, para el
permiso laboral de menores de edad.
13
Seguimiento de
contrato o
convenio N° 167
Se realizó seguimiento, con las respetivas
recomendaciones en seguridad y salud en el trabajo,
al personal que estaba ejecutando el contrato
14
Seguimiento de
contrato o
convenio las
heliconias.
Se realizó seguimiento al personal y Aplicación de
listas de chequeo con las respetivas recomendaciones
en seguridad y salud en el trabajo,
15
Divulgación de
información
(Afiches).
Ruta informativa de atención integral en salud
de primera infancia y adolescencia.
ARL positiva ruta de atención
16 Desafío de hábitos
de vida saludable.
Se realizó participación y acompañamiento al grupo
que fue en representación de EMPOAGUAS E.S.P. en
la ejecución de la actividad programada con EL PIC,
donde se desarrolló un desafío evaluativo sobre
régimen alimentario saludable, actividad física y salud,
17 Charla de
POSITIVA ARL
Se realizó acompañamiento y participación en la
charla programada con la ARL, sobre prevención de
consumo de sustancias PSICOACTIVAS.
18
Apoyo en el
proceso de
navidad.
Se realizó apoyo en la compra y decoración navideña.
19
Atención a la
Visita a la empresa
de la ARL
POSITTIVA.
asesoría en documento SG-SST, los días
20 Riesgos laborales Afiliación de trabajadores dependientes a la ARL
21
Plan de
emergencias
Actualización de datos del plan de emergencias.
22 Capacitación de
estudiantes
Se realizó participación y acompañamiento al grupo
de estudiantes ingeniería ambiental de la universidad
UNAD, en el proceso de tratamiento de agua potable.
23
Verificación y
seguimiento
mensual a lista de
empleados activo
en la ARL
Se lleva un control mensual de trabajadores de EMPOAGUAS E.S.P. afiliados a la ARL.
24 Registro
ausentismo laboral Se registró el ausentismo laboral de la población de la empresa.
25 COPASST Se ha hecho acompañamiento a las dos reuniones del comité
26
Reporte de
accidente de
trabajo (A.T.).
Se realizó reporte a la ARL de la A.T. de VIVIANA NEIRA de contusión de tobillo derecho.
27
Solicitud mediante
oficios
(pendientes)
Señalización Rejillas para cubrir cunetas Botiquín de primeros auxilias Reforzar la iluminación de las plantas de
tratamiento. adaptación de parqueadero.
1.2 COMPONENTE DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
1.2.1 Planes, Programas y Proyectos: en el proceso de empalme se cumplió con los requisitos de entrega de información al equipo de empalme entrante, conforme a las
directrices contempladas en la circular No.18 de 2015 suscrita por la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de la Nación. Así mismo se realizó entrega de un Informe de Gestión con corte 30 de septiembre de 2015, donde se describen todas las actividades desarrolladas de los Planes, Programas y Proyectos en ejecución de la vigencia.
1.2.2. Modelo de Operación por Procesos: La Empresa EMPOAGUAS E.S.P, cuenta con el
Modelo de Operación por Procesos, actualizado según Resolución No. 444 de noviembre
13 de 2014, según los lineamientos del Decreto 943 de mayo de 2014 y el Manual
Técnico para el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano -MECI
2014.
Durante todo el año se desarrollaron las diferentes auditarías de los procesos y
actualizaciones necesarias a los mismos.
1.2.3. Estructura Organizacional: EMPOAGUAS ESP cuenta actualmente con su estructura
organizacional actualizada a las necesidades de la empresa. En su Organigrama se
identifican los niveles jerárquicos y los niveles de autoridad los cuales permiten una
comunicación directa entre los empleados respetando siempre los conductos regulares.
1.2.4. Indicadores de Gestión: Los indicadores de Gestión como mecanismos que permiten
medir y evaluar el avance de los Planes, Programas y Proyectos, son elaborados y
presentados por cada Coordinación, los cuales han sido establecidos como indicadores
operacionales y los indicadores financieros. Estos son presentados en los informes de
gestión dirigidos a la Junta Directiva y en los informes de avance del Plan de Acción cada
vez que son requeridos por la Gerencia.
INDICADORES OPERACIONALES
CALIDAD DEL SERVICIO ACUEDUCTO
MES No.
DOMICILIOS/ PLANEACION
No. USUARIOS
ACUEDUCTO
% COBERTURA
ENERO- 10665 7071 66%
FEBRERO- 10665 7129 67%
MARZO- 10665 7114 67%
ABRIL- 10665 7211 68%
MAYO 10665 7289 68%
JUNIO 10665 7299 68%
JULIO 10665 7368 69%
AGOSTO 10665 7374 69%
SEPT 10665 7531 71%
OCT 10665 7701 72%
NOV 10665 7775 73%
DIC 10665 7751 73%
ALCANTARILLADO
MES No.
DOMICILIOS/ PLANEACION
No. USUARIOS
Alcantarillado
% COBERTURA
ENERO- 10665 5160 48%
FEBRERO- 10665 5198 49%
MARZO- 10665 5101 48%
ABRIL- 10665 5174 49%
MAYO 10665 5344 50%
JUNIO 10665 5363 50%
JULIO 10665 5398 51%
AGOSTO 10665 5489 51%
SEPT 10665 5430 51%
OCT 10665 5431 51%
NOV 10665 5645 53%
DIC 10665 5622 53%
COBERTURA DE SUSCRIPTORES
COBERTURA DE MICROMEDICION
MES
No. DOMICILIOS-S/PLANEACIO
N MPAL.
No. SUSCRIPTOR
% COBERTURA
ENERO 10665 7635 71.6%
FEBRERO 10665 7693 72.1%
MARZO 10665 7692 72.1%
ABRIL 10665 7764 72.8%
MAYO 10665 7864 73.7%
JUNIO 10665 7869 73.8%
JULIO 10665 7940 74.4%
AGOSTO 10665 7980 74.8%
SEPT 10665 8072 75.7%
OCT 10665 8269 77.5%
NOV 10665 8359 78.4%
DIC 10665 8336 78.2%
MES
No. SUSCRIPTOR
ES ACUEDUCTO
No. MICROMEDIDOR
ES
COBERTURA
ENERO- 7071 4623 65.4%
FEBRERO- 7129 4687 65.7%
MARZO- 7114 4687 65.9%
ABRIL- 7211 4820 66.8%
MAYO 7289 4833 66.3%
JUNIO 7299 5028 68.9%
JULIO 7368 5005 67.9%
AGOSTO 7374 5137 69.7%
7531 5254 69.8%
7701 5447 70.7%
7775 5602 72.1%
7751 5535 71.4%
CALIDAD DEL AGUA: Dar cumplimiento a la normatividad vigente expedida por el Ministerio de Salud mediante el índice de riesgo de la calidad del agua, que clasifica de 0 a 5%, agua SIN RIESGO- APTA PARA EL CONSUMO HUMANO. Los resultados presentados a continuación corresponden a la valoración del laboratorio externo
INDICE DE AGUA NO CONTABILIZADA (IANC): Muestra el porcentaje de pérdidas de agua en que la empresa incurre en su operación normal
Producción y distribución
2015
Volumen suministrado (m3)macro
Volumen facturado
(m3)
IANC % ENERO 112,82
1 90,146 20
FEBRERO 105,32
0
79,211 25
MARZO 119,91
9
71,209 41
ABRIL 111,53
7
84,116 25
MAYO 117,73
2
71,826 39
JUNIO 113,15
2
74,516 34
JULIO 121,60
1
83,453 31
AGOSTO 122,55
3
77,225 37
SEPTIEMBRE 126,37
1
84,171 33
OCTUBRE 123,686 83,406 33
NOVIEMBRE 117,277 71,768 39
DICIEMBRE 124,421 95,066 24
Total anual 1´416,390 966,11
3
32
.IRCA 2015 VALOR
ENERO 0.00
FEBRERO 0.00
MARZO 0.00
ABRIL 0.00
MAYO 0.00
JUNIO 0.00
JULIO 0.00
AGOSTO 0.00
SEPTIEMBRE 3.10
OCTUBRE 0.0
NOVIEMBRE 0.0
DICIEMBRE 0.0
PROMEDIO 0.26
CONTINUIDAD DEL SERVICIO ACUEDUCTO: Muestra el porcentaje de tiempo promedio en el año en que se presta el servicio, exceptuando las interrupciones debidas a labores de mantenimiento o reparación de daños
MES
Continuidad (d/h)
Suspensiones
Temporales (h)
Porc Horas mes suspendido
ENERO 7/24 36,8 5.1%
FEBRERO 7/24 55,82 7.8%
MARZO 7/24 73,26 10.2%
ABRIL 7/24 7,93 1.1%
MAYO 7/24 12,5 1.7%
JUNIO 7/24 33,32 4.6%
JULIO 7/24 7,4 1.0%
AGOSTO 7/24 0 0.0%
SEPTIEMBRE 7/24 5,5 0.8%
OCTUBRE 7/24 9,7 1.3% NOVIEMBRE 7/24 39,75 5.5%
DICIEMBRE 7/24 10,65 1.4%
PROMEDIO 8760 292.6
3
3.34%
MES CAPTACION M3
ENERO 118,222
FEBRERO 110,524
MARZO 125,366
ABRIL 115,185 MAYO 120,491 JUNIO 116,557 JULIO 124,601 AGOSTO 126,704 SEPTIEMBRE 131,082 OCTUBRE 130,906
NOVIEMBRE 130,200
DICIEMBRE 130,325
TOTAL 1´482.816.
INDICADORES FINANCIEROS:
LIQUIDEZ: Este indicador mide la disponibilidad con la que cuenta EMPOAGUAS E.S.P. a corto plazo para cubrir las obligaciones o compromisos en el mismo periodo, es decir que el promedio en el año 2015, dice que por cada $1 que adeuda a corto plazo cuenta con $2,1 de activo corriente para cubrir el pasivo corriente este indicador en conclusión es positivo puesto que EMPOAGUAS ESP cuenta con liquidez para cubrir sus obligaciones a corto plazo, al cierre de 31 de Diciembre de 2015 fue de $1.8
CAPITAL DE TRABAJO
ACTIVO CORRIENTE – PASIVO CORRIENTE
El capital de trabajo representa el margen de seguridad
que tiene EMPOAGUAS E.S.P. para cumplir con sus
obligaciones de corto plazo, Mide o evalúa la liquidez
necesaria para que el ente continúe funcionando
fluidamente. Por lo tanto como se puede observar
EMPOAGUAS E.S.P. cuenta con el respaldo para
cumplir con las obligaciones a corto plazo toda vez
que el activo corriente que tiene alcanza a pagar o
cubrir el pasivo de corto plazo
LIQUIDEZ 2015
ENERO 1.9
FEBRERO 2.0
MARZO 2.3
ABRIL 2.3
MAYO 2.2
JUNIO 2.0
JULIO 2.0
AGOSTO 1.9
SEPTIEMBRE 2.1
OCTUBRE 2.2
NOVIEMBRE 1.9
DICIEMBRE 1.8
PROMEDIO 2.1
CAPITAL DE TRABAJO
2015
ENERO $ 833,769,147
FEBRERO $ 949,597,854
MARZO $ 1,101,967,032
ABRIL $ 1,090,062,312
MAYO $ 1,122,655,723
JUNIO $ 993,839,472
JULIO $ 954,239,004
AGOSTO $ 875,948,541
SEPTIEMBRE $ 927,911,053
OCTUBRE $ 908,346,300
NOVIEMBRE $ 864,935,446
DICIEMBRE $ 877,620,315
PROMEDIO $ 958,407,683
SOLIDEZ
ACTIVO TOTAL PASIVO TOTAL
La solidez es la capacidad de EMPOAGUAS E.S.P. para
demostrar su consistencia financiera a corto y largo plazo
donde se puede decir que la empresa cuenta con una buena
solidez, puesto que por cada $1 que adeuda cuenta con un
promedio mensual a corte de septiembre de $5,45 de activos
totales para respaldar dichas obligaciones además este
indicador mide la capacidad más a mediano y largo plazo lo
cual es favorable para nuestra empresa
ENDEUDAMIENTO
PASIVO TOTAL
ACTIVO TOTAL
Este indicador se define como el porcentaje o grado de
financiamiento de EMPOAGUAS ESP con pasivos externos
(acreedores, empleados entre otros). Se puede apreciar
EMPOAGUAS ESP cuenta con un nivel de endeudamiento
promedio durante el año 2015 de $21 lo que significa que por cada
$100 de activo total que posee, adeuda a los acreedores,
empleados y otros $21. Valores que son positivos para la empresa
puesto que presenta buen respaldo para las deudas que tiene
actualmente
SOLIDEZ 2015
ENERO 4.2
FEBRERO 4.4
MARZO 4.8
ABRIL 4.8
MAYO 4.5
JUNIO 4.1
JULIO 4.1
AGOSTO 4.4
SEPTIEMBRE 13.8
OCTUBRE 15.1
NOVIEMBRE 12.5
DICIEMBRE 11.2
PROMEDIO 7.3
NIVEL DE ENDEUDAMIE
NTO
2015
ENERO 0.24
FEBRERO 0.23
MARZO 0.21
ABRIL 0.21
MAYO 0.22
JUNIO 0.22
JULIO 0.24
AGOSTO 0.23
SEPTIEMBRE 0.07
OCTUBRE 0.07
NOVIEMBRE 0.08
DICIEMBRE 0.09
PROMEDIO 0.18
1.2.5. Políticas de Operación: Mediante la Resolución No. 492 del 30 de diciembre de 2014,
Por medio de la cual se realiza la actualización al Modelo de Operación por procesos de
EMPOAGUAS ESP, conforme a la lineamientos del Decreto 943 de mayo de 2014 y el Manual
Técnico para el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano -MECI 2014
3. COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO:
Para la vigencia de 2015, se elaboró conforme a los lineamientos dados en la ley 1474 de 2011,
el Plan de Anticorrupción, como lo contempla la ley. La oficina de Control Interno de Gestión
realizó los respectivos informes de seguimiento al Mapa de Riesgos de Corrupción.
Igualmente se construyó el Mapa de Riesgos institucional de los procesos Misionales y de
Apoyo en la vigencia del 2014 y para el año 2015 las coordinaciones llevaron a cabo la revisión
respectiva de los riesgos dejándose los mismos. La oficina de Control Interno de Gestión
anualmente lleva la evaluación respectiva.
2. MODULO DE CONTROL DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO
La oficina de Control Interno de Gestión, ha llevado a cabo el seguimiento a las jornadas de
Inducción al personal nuevo que ha ingreso a la empresa.
2.1. COMPONENTE DE AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL
En el durante la vigencia del año 2015, la Oficina de control interno de Gestión, presento los
siguientes informes:
Diligenciamiento Encuesta Dirección Nacional de Derecho de Autor
Informe Anual de Control Interno Contable.
Informe ejecutivo anual de la función pública
Elaboración del Plan de Mejoramiento de la Auditoria Regular vigencia 2013-2014,
suscrito a la Contraloría General del Departamento
Rendición informe trimestral del Avance del Plan de Mejoramiento suscrito con la
Contraloría General del Departamento.
Así mismo se llevaron a cabo las reuniones de los comités técnicos donde se evaluaron los
avances para el cumplimiento del Plan de acción anual, y la finalización del Plan Estratégico de
Gestión.
2.2. COMPONENTE DE AUDITORIA INTERNA
La Oficina de Control Interno de Gestión está ejecutando el Plan Anual de Auditorias aprobado
para el año 2015, desarrollando las siguientes actividades:
Auditoria Interna a los procesos de Gestión de Recursos financieros específicamente al
procedimiento administrativo para el manejo de la caja menor, cuatrimestralmente se
realizó la respectiva auditoria y no se encontró ninguna anomalía, todos los soportes
cumplían con el lleno de requisitos, se elabora acta final de la misma.
Auditoria Interna al proceso de Gestión de Recursos financieros, a las Cajeras (Puntos
Recaudo), ubicadas en el CAUS y en el Punto de Energuaviare, se tiene como soporte
las respectiva acta de arqueo, no se encontró ninguna anomalía al respecto, la cual es
firmada por los participantes.
Auditoria Interna al proceso de Gestión Contractual, se llevó a cabo la revisión del
proceso contractual del periodo enero a marzo de 2015, se revisaron uno a uno los
contratos de ese periodo, verificando que se cumpliera con el lleno de requisitos
conforme al Manual de Contratación vigente. Se realizó el acta de cierre respetivo y no se
encontraron anomalías en los procedimientos.
Auditoria Interna al Proceso de Servicio de Acueducto y Alcantarillado, con el
Coordinador Operativo se revisaron los procesos y se ajustaron algunas actividades de
los procedimientos.
Auditoria Interna al Proceso de Administración de bienes y servicios; en el área de
Almacén se evidencia un gran mejoramiento en sus instalaciones locativas, igualmente,
con el módulo de Inventarios y Almacén del software SYSMAN ha permitido agilidad en la
información relacionada con las adquisiciones de bienes de la empresa.
Auditoria Interna al Proceso Seguridad de la Información, se evidenció que se están
llevando a cabo las actividades para salvaguardar la información de la empresa, como
son: backups diarios y guardados en una zona geográficamente diferente a la
información de la empresa, bases de datos y copias de seguridad de los equipos. estas
Auditoria Interna al Proceso Gestión de Recursos Humanos: Se revisaron los procesos
de Talento Humano, algunos fueron modificados conforme al nuevo software, se
evidencia los procesos de inducción al personal vinculado por contrato, así como el
cumplimiento al Programa de Capacitación y Bienestar Social.
Auditoria Interna al Proceso Atención al Cliente: se fortaleció con la implementación del
módulo Gestión documental del actual software SYSMAN que adquirió la empresa. Las
Peticiones, quejas y reclamos están siendo resueltas dentro de los términos establecidos
para los mismos. Se cuenta con instalaciones cómodas para la atención de los usuarios y
personal en plataforma y personal de atención comercial externa, que son los
encargados de verificar la entrega a satisfacción del usuario a través de la encuesta
diseñada cada vez que se lleva a cabo una afiliación y conexión a los servicios públicos
domiciliarios de acueducto y alcantarillado.
Auditoria de Gestión Comercial, con el nuevo software SYSMAN, se mejoró el proceso
de facturación, se verificó que los procesos actualizados de gestión comercial en
concordancia a las directrices del nuevo MECI 2014, hayan sido socializados con los
dueños de los procesos y responsables de los procedimientos. Se implementó el sistema
de hoja de vida en físico para cada usuario a fin de registrar todas las novedades de los
servicios prestados.
Auditorias Especiales: Seguimiento a Planes de Mejoramiento, se cumplió con el
seguimiento al plan de mejoramiento suscrito con la Contraloria General Departamental;
así mismo se llevó a cabo las Auditorias a los procesos de Gestión financiera (caja
Menor) y a las Cajeras (punto de recaudo), programadas.
Informes de Ley: Los Informes de Ley se presentaron dentro de las fechas
contempladas para los mismos, como son: el Informe Ejecutivo Anual del Sistema de
Control Interno; Informe pormenorizado cuatrimestral de control Interno; Informe Cuenta
Anual Consolidado para la Contraloría General de la República, Informe Derechos de
Autor Software.
Asistencia a Comités Interinstitucionales e institucionales: se participó en las
reuniones de los Comités Técnicos, de Coordinación de Control Interno convocados por
la administración.
COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO:
Durante la vigencia del 2015 se presentaron los informes de avance del Plan de Mejoramiento de la Auditoria Regular vigencia 2013-2014, con la Contraloría General Departamental. La Oficina de Control Interno consolidó estos avances y en el mes de enero de 2016 allegó a la Contraloría en medio magnético el FORMATO 201533_f43 cdg con los respectivos anexos, en vista de que la plataforma SIA, se encontraba con fallas técnicas.
EJE TRANSVERSAL DE INFORMACION Y COMUNICACION
La Empresa de Acueducto y Alcantarillado publicó durante toda la vigencia del 2015 la información de interés para los usuarios y comunidad en general en las pagina WEB: empoaguas.gov.co y en las redes sociales: Facebook YouTube y Twitter . Igualmente contrato con las emisoras locales la emisión de boletines y programas de radio dirigidos a la comunidad en general y usuarios.
Pagina WEB: empoaguas.gov.co:
Redes sociales: Facebook y Twitter
PUNTOS DE PAGO: EMPOAGUAS ESP aumentó a cinco (5) los puntos de recaudo en la ciudad, con el fin de facilitarle a los usuarios mas opciones para realizar los respectivos pagos de las facturas de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado. El principal punto de recaudo es el que se encuentra ubicado en el Centro de Atención al Usuario –CAUS- instalaciones de la empresa; barrio el Modelo; en la Cooperativa COOTREGUA, Barrio La Esperanza, en la Empresa de Energía ENERGUAVIARE SA ESP, en el barrio El Centro, en el Establecimiento de Comercio López Supermercado y en la entidad financiera BANCOLOMBIA también se pueden realizar los pagos pero deben ser reportados por los usuarios en la empresa o vía email.
Otro medio en el que publicamos información para los usuarios es al respaldo de la factura mensualmente la Coordinación Comercial diseña el formato e incluye datos de interés para toda la comunidad en general. Así como la publicidad radial en las emisoras: Marandua Estéreo, Caracol Radio y Juventud Estéreo de los programas, mediante cuñas radiales y programas informando siempre a los usuarios de los proyectos, programas y servicios que ofrece la empresa. Se ha diseñado y aprobado por la Gerencia el Portafolio de Servicios, el cual está para ser publicado en la página WEB y será impreso para distribución a los usuarios de la Empresa.
NORBELY RESTREPO VASQUEZ Control Interno de Gestión.