INFORME COMISSIÓ GESTORA AMPA JOSEP GUINOVART

REVISIÓ COMPTES 2016

1. Encàrrec de l’assemblea general 19/06/2017

2. Documentació necessària per realitzar l’encàrrec de l’assemblea.

3. Anàlisi de la documentació obtinguda

4. Conclusions

5. Altres informacions

1. Encàrrec de l’assemblea general 19/06/2017

Degut a la no aprovació dels comptes de 2016 per part de l’assemblea general ordinària del dia

19/06/2017, pel 74% dels membres assistents a l’assemblea, i posterior dimissió de la totalitat de la

junta directiva de l’AMPA, seguint el consell de la representant de FAPAC, Sra. Milagros Jonte,

l’assemblea general va acordar crear una comissió gestora que seria l’encarregada de auditar els

comptes de 2016, atendre assumptes d’urgència i convocar noves eleccions al mes de setembre

2017.

Es demanen voluntaris i es constitueix amb les 5 persones que s’ofereixen a formar part; Roser

Navarro, M. Carmen Amador, Meritxell Pérez-Prado, Roger de Miras i Ivana Travesí.

A l’assemblea es diu que la junta sortint entregarà a la gestora tota la documentació fins el dia de la

dimissió per tal de que la gestora pugui exercir l’encàrrec de l’assemblea i traspassar tota la

documentació a la nova junta entrant després de les eleccions de setembre 2017.

La representant de FAPAC indica que des del moment de la dimissió (19/06/2017), la junta dimitida

queda invalidada per fer qualsevol gestió de cap tipus, doncs ja no representa a la Entitat.

2. Documentació necessària per auditar els comptes

- Llibre d’Actes: La comissió gestora es nomena a l’assemblea i es fa constar en acta. Sense aquesta

acta, els membres de la comissió no podem justificar davant de ningú, que som membres legítims

nomenats per l’assemblea. Per tant, requeríem aquest document per poder presentar l’impost de

societats i fer qualsevol gestió com a comissió gestora.

- Originals factures: Tot i que les factures podrien haver estat digitalitzades, es obligació de l’Entitat el

conservar els originals en paper, per què si hagués qualsevol problema informàtic, els arxius de

l’entitat es podrien perdre. És obligació de la junta sortint entregar-les a la comissió gestora per la

seva revisió, custodia i posterior traspàs a la junta entrant. És obligació de la gestora revisar que la

documentació digital i en paper sigui exactament la mateixa. Vam trobar que no hi ha cap arxiu físic

de factures per exercicis comptables, ni llistat numerat i correlatiu. Les factures en paper de 2016 i

2017 estaven barrejades, sense cap ordre. El mateix succeeix amb les factures escanejades, no tenen

cap llistat correlatiu ni numeració com correspon a una comptabilitat que segueixi les normes

comptables vigents. www.fapac.cat/wiki/Obligació-de-l%27AMPA-de-portar-una-comptabilitat

- Extractes bancaris: És obligació de la gestora revisar els extractes i verificar que es corresponen amb

la comptabilitat. Aquesta documentació no estava a disposició en la seva totalitat, faltant extractes

fins al dia de la dimissió de la junta. No es va poder ratificar el saldo a data de la dimissió.

- Arqueig de caixa: És obligació de la junta sortint entregar l’arqueig de caixa per tal que la comissió

gestora pugui custodiar els diners en efectiu i traspassar-ho a la junta entrant. No es va poder signar

l’arqueig a data de la dimissió, doncs no es va aportar.

3. Anàlisi de la documentació obtinguda

La comissió gestora hem revisat la documentació disponible i l’hem comparada amb la documentació

presentada a l’assemblea general ordinària del 19/06/2017.

Dies abans de l’assemblea general, es va enviar als associats que ho van sol·licitar els balanços

comptables de l’entitat. Aquests balanços tenen data de 30/05/2017 i va ser al respecte d’aquests

documents que algunes persones van detectar incoherències envers al document resum que es va

presentar en assemblea. Les xifres no es corresponien fidelment amb el resum presentat, es van

detectar errors i pagaments sense factura. Les explicacions donades no van resoldre els dubtes i

l’assemblea va decidir no aprovar els comptes.

En primer lloc, es realitza una comparació entre els comptes presentats en l’ assemblea del passat

19/06/2017 i el compte d’ explotació de data 30/05/2017 :

Comptes 2016 presentats en Assemblea 19/06/2017

INGRESSOS

Si anem al compte 705 del balanç, veiem un import de 9.035,28€. Aquest import correspon als

ingressos per prestació de serveis (quotes, agendes, roba...)

La suma d’aquests imports és de 8.832,69€. Si veiem el detall del llibre major de comptabilitat, els

imports són els següents:

Només coincideix la dada de les quotes. Els imports de roba i llibres són diferents.

DESPESES

Respecte a les despeses, l’import presentat en assemblea és de 17.650,25€. Les despeses al compte

d’ explotació són de 21.306,33€. Si restem l’import d’amortitzacions (no explicat en assemblea) el

resultat és de 17.461,68€.

Per comprovar el detall, anem als comptes comptables de despeses i al detall presentat en

assemblea.

Les 3 primeres partides són de despeses gestoria. La suma es de 1.857,99€.

El detall del llibre major es el següent:

L’import coincideix i correspon a la mateixa despesa, per tant, no seria necessari fer la diferenciació

en 3 partides diferents.

Continuem amb les següents despeses:

La “Cuota Ampas” correspon a la quota anual de FAPAC, és correcte. La partida “bus 6to” és correcte,

correspon al pagament de l’autocar per les colònies de 6è, aportació feta per l’AMPA, com cada any.

Les partides d’impostos següents no es consideren despeses, però han estat incloses com a tal.

Si anem al llibre major comptable i fem extracte dels dos comptes d’IVA i IRPF, ens trobem això:

El compte 4751000 correspon a la retenció de IRPF d’una factura de proveïdor, aquest import està

duplicat per error i s’ha pagat dues vegades a HISENDA. Això no es va explicar en assemblea.

El compte 4750000 i 4770000 correspon al mateix, es l’IVA generat per la venda de roba a l’empresa

HÉRCULES. Entenem que es tracta de la facturació d’estoc pendent de pagar a l’AMPA per part

d’aquesta empresa.

Hem de tenir present que el fet d’haver realitzat aquesta facturació de 1.435,28€ en concepte de

venda de roba, d’acord amb la llei de l’Impost de Societats, implica que l’AMPA està obligada a portar

comptabilitat per partida doble i a presentar l’ Impost de Societats

(http://www.fapac.cat/recursos/fiscalitat).

El cost en concepte de gestoria, esdevingut per l’ obligació de portar comptabilitat i delegat en una

gestoria, representa una despesa anual de 1.857,99€ (import molt superior al facturat per la venda

de roba).

Anem a les partides de despeses de llibres:

La partida transferència de 1.685€ no indica a que correspon. Al llibre major trobem el següent:

Consultem a l’Escola i ens informen que aquests 1.685€ correspon a un ajut de l’Ajuntament per

llibres de text que es va ingressar a l’AMPA al desembre de 2015, però que com és l’Escola la que

s’encarrega dels llibres de borsa, aquest ajut es va traspassar a l’Escola íntegrament.

La segona partida de 293,96€ en concepte “transferencia bolsa de libros” no correspon a cap despesa

comptabilitzada. Anem al llibre major i trobem el següent:

Al compte 4100026 Abacus hi han dues partides, una correspon al mateix import de 293,96€ i un

altre de 532,40€. Aquestes dues partides corresponen a pagaments sense factura. No s’ha

comptabilitzat la factura, per tant no existeix la despesa, només el pagament. Deixant un saldo

pendent al compte de 826,36.

Es van demanar explicacions en assemblea per aquests moviments i no va quedar clar a què

corresponia i per què no havien les factures. A mode d’exemple, es pot veure el compte 4100016

Brisa Bus, com es comptabilitza una factura y el corresponent pagament de manera correcta.

La comissió gestora hem demanat a ABACUS un extracte del compte de client i còpia de totes les

factures de 2016.

Hi ha un saldo inicial de 981,39€ que correspon a un “rappel” de 2015. Aquest import es traspassa a

l’Escola per col·laborar amb la despesa del terra de suro dels jocs de pati (no s’explica a l’assemblea).

Al compte hi ha 2 factures corresponent als dos pagaments de 532,40€ i 293,96€ i un abonament de

195,97€ que tampoc apareix a la comptabilitat. Son els següents documents:

La primera factura correspon a agendes escolars, la segona a folre de llibres i l’abonament al retorn

d’una part del folre. En cap cas, correspon l’import de 293,96€ a una transferència de borsa de

llibres. És un pagament d’una factura d’Abacus. Els 532,96€ tampoc surten als comptes presentats en

l’assemblea, ni l’abonament pendent de 195,97€.

Enviem les factures no comptabilitzades a la gestoria i es rectifica la comptabilitat, quedant com

segueix:

El saldo del compte es 195,97€ a favor de l’AMPA, corresponent a l’abonament pendent de

cobrament.

Seguim amb la següent despesa presentada a l’assemblea:

La partida “juegos de patio” és correcte.

La partida “Caja” d’import 415,98€ adjunta un altre document:

Segons el presentat en assemblea, l’import 415,98€ correspondria a la totalitat de despesa pagada

en efectiu. Si anem al llibre major comptable trobem el següent:

Sembla que la quantitat de 415,98€ és la suma de 2 reintegraments del banc, la suma de

306€+109,98€. Això no correspon amb les despeses pagades per caixa ni coincideixen els saldos.

Trobem un altre balanç amb data de 09/6/2017, no presentat en assemblea, amb altre resultat de

caixa:

En aquest balanç no entregat a l’assemblea, hi ha dades diferents, però en tot cas, l’import de les

factures pagades seria de 416,86€ i no 415,98€.

Per tal de comprovar el saldo real de caixa, vam retrocedir a 2015 per comprovar si el saldo de

tancament de l’exercici es corresponia amb el saldo inicial de 2016. Vam trobar el següent document

al Dropbox de l’AMPA, és el llibre de caixa corresponent a 2015:

Es pot comprovar que el saldo final de 2015 es de 61,80€ i no 101,78€.

L’errada està en no haver comptabilitzat a 2015 l’última factura pagada de 39,98€ corresponent a la

compra d’un assecador per l’activitat de piscina. Aquesta factura hi era als arxius de 2015 i no es va

revisar que la gestoria l’hagués descarregat i comptabilitzat. La comissió gestora vam enviar la

factura a la gestoria per comptabilitzar-la i el compte de caixa queda com segueix:

Amb la informació de que disposem, el total de factures pagades per caixa es 456,84€ i el saldo final

de 62,17€. Així es fa constar a la comptabilitat.

Posteriorment al tancament de comptes amb les dades que disposàvem, una vegada entregada la

documentació per la junta sortint, ens trobem que hi ha dos pagaments per caixa que no són

correctes.

Aquestes factures van ser pagades al 2015 per transferència bancaria, juntament amb les 2 factures

següents, que també s’han duplicat a 2016 i constaven pendents de pagament.

La suma de les 4 factures (73,48€ + 4,05€ + 8,40€ + 22,95€) és de 108,88€ i correspon al pagament

fet per transferència bancaria al desembre de 2015 pel mateix import.

Extracte del compte 5720000 de 2015:

Per tant, s’han fet dues anotacions de pagament al llibre de caixa que són falses, les 2 factures de

73,48€ i 4,05€ no es van pagar per caixa al 2016, sinó pel Banc al 2015.

El saldo final de caixa sense aquests pagaments erronis hauria de ser 139,70€. Ho comuniquem a la

gestoria per la seva rectificació a l’inici de l’exercici 2017. Doncs el 2016 està tancat i presentat a

HISENDA.

Seguint els comptes presentats, les següents partides son:

Respecte la partida “Carnaval” trobem al balanç el següent:

Correspon al lloguer d’un generador per la rua de carnaval. Hi ha altres despeses de carnaval que no

s’inclouen en aquesta partida per agrupar-les correctament i es deixen amb el total de despeses de

caixa, sense especificar a què corresponen:

Aquestes despeses són materials diversos, entenem que per realitzar disfresses, i la contractació

d’una empresa d’animació per la festa de carnaval (180). En total, el carnaval va suposar una

despesa per l’AMPA de 490,83€ i no els 181,50€ presentats en assemblea.

La partida “talleres de música” és incorrecta:

El total de la despesa és de 450€, no de 382,50€. La diferència correspon a l’import de retenció per

IRPF. Però s’obvia que aquest import s’ha pagat per duplicat a HISENDA i no es dóna comptes a

l’assemblea.

La partida “otros gastos de papeleria”:

No hem trobat cap factura d’import 28,40€. Desconeixem si es tracta d’agrupament de factures i a

què correspon.

Les últimes despeses presentades en assemblea son les següents:

La partida “transferència diversport” correspon a una subvenció de l’Ajuntament destinada a

activitats extraescolars i es traspassa a l’empresa que gestiona les activitats subvencionades. Es

comptabilitza com a ingrés per part de l’Ajuntament i com a despesa pagada a l’empresa

d’extraescolars.

Al compte 62900008 veiem una altra despesa de 30€. Es tracta d’una de les despeses pagades per

caixa i no desglossades segons el tipus de despesa.

La despesa de 30€ correspon al pagament d’un monitor de l’empresa d’extraescolars per tasques

realitzades el dia 17/12/2015. La factura és de 12/01/2016. Suposem que es va contractar algú per

fer de patge reial, però no ho sabem del cert.

La despesa de 73,48€ correspon a compra de caramels pel patge reial i els 4,05€ són bosses de

plàstic. I com hem explicat abans, corresponen a despeses de 2015 que s’han anotat com a

pagaments de caixa a 2016, quan ja van ser pagades al 2015 per transferència bancaria.

La partida “colonias” y “permanencias reuniones”:

Al llibre major trobem el següent:

La partida “permanencias reuniones” correspon a una factura de l’empresa de menjador del compte

6290007.

La partida “colonias” correspon en una part a una factura de l’empresa de menjador de 1.363,60€ al

compte 6290007 i a una transferència realitzada a l’escola de 216,40€. No hem trobat cap justificació

d’aquesta transferència, sobre quin concepte es feia, factura relacionada, ni res.

A la comptabilitat surt com Colònies_Escola al compte 6510000. Consultat el moviment a l’Escola,

ens diuen que van acceptar fer-se càrrec de cobrar a les famílies i fer els pagaments a les empreses,

per tal d’ajudar a l’AMPA amb la organització de les colònies, ja que la facturació per part de l’AMPA,

suposava tributar per l’Impost de Societats, ja que es considera una activitat econòmica. Per tal

d’evitar-ho, les famílies van ingressar l’import de les colònies al compte de l’Escola i des d’allà es

feien els pagaments.

El pagament de la factura de “monitores”, hauria de correspondre amb l’ajut de 30€ per alumne que

l’AMPA donava a les famílies i els 216,40€ hauria de ser un ajust de l’import total de despeses

pagades per les colònies.

L’Escola ens ha facilitat aquest resum d’ingressos i despeses de les colònies 2016. Per tant, entenem

que l’import de 216,40€ hauria de ser per diferències en l’import cobrat a les famílies i amb aquest

import es van quadrar ingressos i despeses.

TOTAL INGRESSOS 5.868,00

Reserva casa colònies -1.409,14

Comissió banc -1,00

Polissa colònies -127,92

Retorn diners polissa 23,92

CAN RIGOL -4.550,25

Comissió banc -1,00

AMPA colònies 216,40

TOTAL 19,01

A títol informatiu:

Ens hem trobat que al 2017 l’AMPA va canviar el sistema de gestió de les colònies i va decidir

gestionar directament els cobraments i pagaments de les mateixes. Això suposarà continuar amb

l’obligació de presentar l’impost de societats al 2017, ja que es tracta d’una activitat econòmica,

amb les despeses de gestoria que se’n deriven. A més de l’obligatorietat d’haver facturat a cada

família per l’import cobrat amb l’iva corresponent i haver-lo declarat a HISENDA. Recomanem que la

junta entrant estudiï com solucionar aquest tema, per evitar incórrer en cap il·legalitat davant

d’HISENDA.

La partida “transferencias bancarias” és correcte.

Tornant al compte 6290007, trobem varies factures que no es van explicar ni incloure al document

presentat en assemblea:

Cap factura, excepte les 2 d’Eurest, i la de 85,10€, inclosa en caixa, han estat explicades en

assemblea.

Les dues primeres de Mercat Panda hem explicat anteriorment que són factures duplicades de 2015 i

hem informat a la gestoria per què rectifiqui aquesta informació.

De les factures de novembre no s’ha explicat res.

Al balanç trobat de data 9/6/2017 aquest compte té variacions i no es va informar en assemblea:

Es va fer l’assentament de facturació dels 2 pagaments d’ Abacus, sense tenir les factures. Es va

comptabilitzar sense tenir el document justificatiu.

La comissió gestora vam trobar una factura sense comptabilitzar de 8,75€ i la vam enviar a la

gestoria, quedant el compte definitivament així:

Al comptabilitzar correctament la factura d’Abacus de folre, es treu d’aquest compte, ja que

correspon a material d’oficina i no a altres despeses.

Totes les factures del 18/11/16 al 15/12/16 corresponen a despeses de decoració de Nadal, per un

total de 329,55€.

Hi ha més despeses que no s’han inclòs al document explicat a l’assemblea:

La factura de Copyfels correspon a fotocòpies de les fotos de Nadal.

La factura de Paranoia teatre no estava comptabilitzada. La comissió gestora la vam enviar a la

gestoria. Correspon a la contractació d’una persona per fer de patge reial.

L’assentament de -320€ de Fotos Nadal, correspon a una errada de 2015 en que es va duplicar la

despesa de de fotos de nadal i queda rectificada amb aquest assentament negatiu.

Aquestes despeses sumades a les 329,55€ anteriors, dóna un total de 578,76€ destinat al nadal.

Cal destacar que aquest any no s’han destinat diners als regals dels reis mags de cada classe, com

altres anys.

Al compte 6290006, la factura de Jarfels de 48,04€. Correspon a terra per l’hort de l’escola. Tampoc

surt al document presentat a l’assemblea.

Respecte als ingressos d’agendes:

L’import de 52€ de bossa de llibres, deu haver-se ingressat a l’AMPA erròniament, doncs correspon a

l’Escola, que és qui gestiona la borsa de llibres. S’hauria de traspassar a l’Escola.

Al document presentat en assemblea, constava la quantitat següent com altres ingressos:

No entenem aquesta xifra de 61€. En l’hipotètic cas que s’hagués restat als ingressos la factura de les

agendes de 532,40€, tampoc quadraria. No tenim explicació per aquesta xifra.

A títol informatiu:

S’han comptabilitzat els ingressos de les agendes que Abacus va cobrar a les famílies. Això es

degut a que Abacus traspassar la totalitat d’aquest import a l’AMPA i, posteriorment va cobrar-li

la totalitat de les agendes. Això suposa tributar per l’Impost de Societats per considerar-se

activitat econòmica. Això s’hagués evitat si s’hagués acordat amb Abacus que descomptés dels

ingressos el cost de les agendes i facturés només la diferència per les agendes sobrants. Era tan

senzill com tornar l’ingrés i rectificar la factura. Ara ja no es pot rectificar.

També s’ha de tenir present que s’hauria d’haver declarat IVA per la venda d’agendes, per causa

de comptabilitzar-ho així.

4. Conclusions:

- No s’ha informat a l’assemblea degudament de tota la informació respecte de la comptabilitat de la

Entitat, posant a disposició dels associats uns balanços de data 30/5/2017 que després van ser

modificats amb data 9/6/2017 sense informar-ho als associats ni a l’assemblea.

- El document-resum dels comptes 2016 que es van presentar a l’ assemblea no s’ assimilava a la

comptabilitat oficial de la gestoria.

- La documentació no segueix uns criteris d’ordre i arxiu correctes, tal i com correspon a les

obligacions legals establertes per portar una comptabilitat, com s’estableix al llibre tercer del codi

civil. (http://civil.udg.edu/normacivil/cat/CCC/art/a313-1.htm).

Hi ha factures sense numerar i sense cap índex correlatiu. Factures de 2016 i 2017 barrejades.

Factures de 2015, duplicades a 2016 i comptabilitzades com a pagades 2 vegades.

- Fra. Disgol 73,48€ 12/2015 (factura duplicada a 2015 i pagament duplicat 2015 i

2016)

- Fra. Loydis 4,05€ 12/2015 (factura duplicada a 2015 i pagament duplicat 2015 i 2016)

- Fra. Mercat Panda 8,40€ 12/2015 (factura duplicada a 2015 i 2016, pagament 2015)

- Fra. Mercat Panda 22,95€ 11/2015 (factura duplicada a 2015 i 2016, pagament 2015)

- La comissió gestora ha afegit a la comptabilitat 6 factures no comptabilitzades:

o Abacus 532,40€ 30/09/2016

o Abacus 293,96€ 15/09/2016

o Abacus -195,97€ 15/10/2016

o Paranoia 55,00€ 20/12/2016

o Disgol 8,75€ 15/12/2016

o Mediamark 39,98€ 01/10/2015

- La facturació de la venda de roba ha suposat la obligació de portar comptabilitat i presentar impost

de societats amb una despesa anual de 1.857,99€ per només una factura de 1.435,28€. Aquesta

despesa era evitable si s’hagués planificat què fer amb l’estoc de roba i avaluat la despesa de gestoria

que suposava facturar-ho així.

- La facturació de la venda d’agendes ha suposat també el presentar Impost de Societats, havent-se

pogut evitar amb una senzilla modificació en la factura i transferència d’Abacus. A més de la no

presentació d’IVA per aquest concepte, que podria comportar una multa per part d’HISENDA en cas

d’inspecció.

- El control d’efectiu en caixa ha obviat una factura pagada per caixa en 2015 que desquadrava el saldo

real i duplicitat de pagaments per banc i caixa.

- Recomanem que s’avaluï la despesa de gestoria comparada amb l’activitat econòmica que es vulgui

desenvolupar. Si l’activitat es poca, interessa més no fer-ne cap i estalviar la despesa de gestoria. En

cas que es vulgui ampliar l’activitat econòmica, valorar benefici/despesa.

5. Altres informacions:

Tot i que no es competència de la comissió gestora l’anàlisi dels comptes de 2017, considerem que, a

títol informatiu, hem d’explicar alguns fets per què es tinguin en consideració per part de l’assemblea

i la junta entrant.

La comptabilitat de 2017 està sense fer. A la gestoria no s’ha enviat cap document relacionat amb

l’exercici 2017, per tant, la nova junta entrant haurà de tramitar tota la documentació de l’exercici

sencer, que ha quedat sense fer per part de la junta sortint.

Els extractes bancaris, com hem explicat, son fotografies amb alguna anotació, que en molts casos no

indiquen amb claredat a què factures corresponen els pagaments fets, al no tenir cap ordre de

facturació ni cap document que expliqui els ingressos i pagaments. Per tant, no hi ha cap document

comptable oficial per fer servir de guia per entendre l’exercici 2017.