INFORMACIÓ I GESTIÓ DE LA COMPRA VENTA INTERNACIONAL IV

INFORMACIÓ I GESTIÓ DE L’OPERATIVA DE LA COMPRA VENTA INTERNACIONAL IV

7.- Gestió de comandes i facturació

Marta Costa Montmany 2016

7.- Gestió de comandes i facturació1.- Procés documental de l’operació

comercialUn document és tota aquella informació continguda i registrada sobre qualsevol suport material i que és produït, rebut i conservat per les institucions, organitzacions o persones durant el desenvolupament de les seves activitats.En el comerç internacional participen 150 documents que s’apliquen segons requereix el tipus de transacció que s’operi.


comercialLes normatives internacionals són establertes pels organismes o organitzacions que regulen el comerç internacional com és el cas de:- Organització Mundial de Comerç- Cambra de Comerç Internacional- Organització Mundial de Duanes- Banc Mundial- FAO- Altres: Qualitat, Àmbit jurídic, etc.


comercialTipus de documents:- Documents duaners:

- Declaració sumària- Règim comercial- Declaració de mercaderies- Declaració d’origen- Declaració de valor- Règim duaner

- Documents de transport:- Marítim- Aeri- Carretera- Ferrocarril- Multimodal- Mercaderies perilloses

- Assegurança de mercaderies:- Pòlissa d’assegurança per viatge- Pòlissa d’assegurança global- Via marítima- Via aèria- Terrestre


comercialTipus de documents:- Documents comercials:

- Factura comercial en ferm- Factura comercial en consignació- Factura proforma- Factura visada- Factura consular- Packing List

- Ventes intracomunitàries:- Intrastat d’expedició- Intrastat formulari 0 d’expedició- Model 349 Declaració recapitulativa

- Compres intracomunitàries:- Auto factura o document equivalent- Inrastat d’introducció- Intrastat formulari 0 d’introducció


comercialCertificats segons el país de destí i el tipus de producte:En funció del país de destí i del producte que s’exporta, s’exigeixen una sèrie de documents complementaris de caràcter administratiu i comercial que han d’acompanyar la mercaderia.- Certificats d’origen: document que acredita el país d’origen de la mercaderia i que

l’Administració del país del comprador exigeix per motius de política comercial.- Certificats de circulació EUR1 i EUR2: document justificatiu de l’origen

preferencial atorgat per la UE amb aquells països amb els que es manté un acord preferencial.

- Certificat de circulació ATR: document que s’utilitza en el comerç recíproc amb Turquia i constitueix el títol justificatiu per l’aplicació del règim aranzelari preferencial amb aquest país.

- Certificat d’origen model A (FORM A): permet importar a la UE productes originaris dels països del Sistema de Preferències Generalitzades (SPG), sempre que hagin estat transportades directament a la UE.


comercialCertificats segons el país de destí i el tipus de producte:- Certificat de qualitat i/o pesos: exigit pel comprador per assegurar

que les mercaderies objecte d’expedició es corresponen amb allò acordat en el contracte de compra venta. Són les companyies d’inspecció les encarregades d’emetre aquest certificat.

- Quadern ATA: document que permet a l’empresa realitzar l’exportació temporal a un país no comunitari i la posterior reimportació de la mercaderia sense haver de liquidar els aranzels i impostos que graven la importació.

- Visat consular: Per exigències del comprador o de les autoritats d’alguns països, alguns documents han de ser legalitzats en ambaixades o consulats.


comercialCertificats segons el tipus de mercaderia:- Certificat d’exportació (AGREX): els establerts per la legislació comunitària tenen

una sèrie de finalitats, entre les que cal destacar la seva utilització com a instrument de pre fixació de les restitucions. Poden estar condicionats o no per la presentació de garanties que, en cas de no realitzar-se l’exportació, són executades.

- Certificat SOIVRE: de control i inspecció oficial d’una sèrie de productes alimentaris que s’exigeix pel seu despatx com a garantia del compliment de les normes de qualitat, de les especificacions comercials i d’aquelles que afecten a envasos i embalatges.

- Certificat CITES (Convenció sobre el Comerç Internacional d’Espècies amenaçades de Fauna i Flora Silvestres): la corresponen convenció persegueix la regulació del comerç d’animals i plantes silvestres i dels productes que se n’obtenen, per tal de salvaguardar certes espècies en perill d’extinció. S’exigeix un certificat d'exportació visat pels Centres d’Exportació de Comerç Exterior de les duanes habilitades pel despatx d’aquest tipus de productes.


comercialCertificats segons el tipus de mercaderia:- Certificat fitosanitari: instrument de control i lluita contra les

plagues, en què es testifica que els productes vegetals i altres objectes relacionats amb ells, estan sans o exempts de paràsits o malalties.

- Certificat veterinari: Document expedit per la subdirecció General de Sanitat Exterior en el que es fa constar que la mercaderia analitzada està exempta de determinades matèries.

- Document d’acompanyament: ha d’acompanyar als productes sotmesos a impostos especials (olis minerals, tabacs i les seves manufactures, alcohols i begudes alcohòliques).

- Document d’acompanyament vitivinícola: el que ha d’acompanyar als productes vitivinícoles durant el seu transport.


comercialDocuments comercials: emesos pel venedor/exportador i que tenen relació amb l’operació de compra venta que origina l’exportació.- Factura proforma: documents provisional que informa al comprador del

preu de la mercaderia i de les condicions en les que el venedor està disposat a que es realitzi la venta. El terme “proforma” s’hi ha d’incloure obligatòriament.

- Factura comercial: document on el venedor fixa definitivament el preu i les condicions de venta. En determinats casos serveix de contracte de venta i de forma de cobrament, pel que ha d’anar firmada i incloure les clàusules arbitrals corresponents als contractes de compra venta internacionals.

- Llista de contingut – Packing List: document que acompanya la factura comercial i en el que queda recollit el contingut dels bultos que constitueixen l’exportació.


comercialDocuments de transport: els corresponents a les diferents modalitats usades en el comerç internacional.- “Coneixement d'embarcament”: en anglès “Bill of Landing (B/L)” document

de transport marítim. Prova l’existència del contracte de transport marítim internacional, justifica que el carregador ha entregat la mercaderia a bord del vaixell i és el títol de propietat d’aquesta mercaderia.

- Carta de port per carretera (CMR): document principal en el transport terrestre per carretera, que constitueix al mateix temps, rebut de mercaderia per part del transportista i prova del contracte de transport.

- Carta de port per ferrocarril (CIM): constitueix un rebut de la mercaderia per part de la companyia ferroviària i el contracte de transport.

- Coneixement d’embarcament aeri: conegut per la serva denominació anglesa com “Air Waybill (AWB)”, és el document utilitzat en el transport aeri. Constitueix el contracte de transport per part de la companyia aèria i prova del contracte de transport.


comercialPòlisses d’assegurances: és recomanable assegurar determinats riscos. Els principals tipus d’assegurances són la de transport i la de crèdit a l'exportació.- Assegurança de transport: Cobreix els riscos derivats del

transport de la mercaderia i de la modalitat d’entrega acordada.- Assegurança de crèdit a l’exportació: Cobreix una sèrie de

riscos imprevisibles per part de l’exportador com:- Riscos comercials: rescissió del contracte, impagament per part del

comprador (risc de crèdit).- Riscos polítics: retenció de transferència, decisions governamentals

que impedeixin el compliment del contracte d’exportació.- Riscos extraordinaris: Guerres, revolucions, catàstrofes, terremotos,

etc.


comercialGestió de l’operativa des del punt de vista documental: sistema que integra la preparació, tramitació, gestió i seguiment dels documents que requereix una transacció comercial internacional, des del seu origen fins al destí final.


comercialEn ordre cronològic el procés documental tindria els següents passos:1.- Coneixement dels elements operatius del comerç internacional:- Elements operatius- Mitjans de recolzament a la internacionalització- Organismes o organitzacions participants- Fonts d’informació


comercialEn ordre cronològic el procés documental tindria els següents passos:2.- Aparició de l’oportunitat comercial:- Definir l’operació - Definir productes, quantitats, qualitats, moment, origen, destí, comanda única i reiterada, condicions

d’entrega, de pagament, registres de marca, patents, homologacions, etc.- Font de l’oportunitat- Elecció de la partida estadística- Referència del producte- Forma de presentació- Unitat de venta- Codificació- Règim comercial- Dades tècniques- Certificacions- Dades fiscals- Dades duaneres- Font i data de publicació de la partida estadística- Documentació


comercialEn ordre cronològic el procés documental tindria els següents passos:2.- Aparició de l’oportunitat comercial:- Marc legal:

- Acords de Bilateralitat comercial- Normatives internacionals- Normatives dels països participants- Tipus de comerç- Documentació d’accés al país de destí- Drets duaners: aranzelaris, fiscals i altres en destí- Permisos per operar- Registre: marques, patents- Homologacions- Certificacions- Accés legal- Tribunals de justícia- Tribunals d’arbitratge- Hàbits, usos i costums


comercialEn ordre cronològic el procés documental tindria els següents passos:2.- Aparició de l’oportunitat comercial:- Marc legal:

- Protocol- Comprovació de la demanda- Propietat del producte- País importador: mapa i dades bàsiques- Condicions d’entrega. Incoterms ICC 2010- Forma i condicions de pagament- Partida estadística- Règim comercial- Accés legal: Normatives, documents, certificacions- Documentació general- Documentació específica- Infraestructura comercial en el posicionament del producte- Empresa importadora- Exportadors espanyols- Barreres- Riscos


comercialEn ordre cronològic el procés documental tindria els següents passos:3.- Disseny de l’operació: - Definir si és comerç exterior o intercanvi de béns

entre Estats Membres- Modalitat operativa- Elements participants- Planificació de tasques i temps- Registre documental i dates d’emissió


comercialEn ordre cronològic el procés documental tindria els següents passos:4.- Viabilitat legal i administrativa:- Dades sobre l’operació- Partida estadística: font, data, pregunta vinculant- Sub zona mercadològica: font i data- Règim comercial: font i data- Documents oficials: font i data- Despatx duana: documentació i tramitació- Observacions: font i data- Dades fiscals i socials dels subjectes operatius participants- Documents i accions amb les seves dates determinades


comercialEn ordre cronològic el procés documental tindria els següents passos:5.- Ajudes (si procedeix. Data i font. Tramitació, documents).6.- Subvencions (si procedeix. Data i font. Tramitació, documents).7.- Elecció de l’INCOTERM (ICC 2010): Obligacions, Costos, Documents, Assumpció de riscos.8.- Documents a l’exportació o fulla país: actualització documental pel País de destí.9.- Escandall: Data, dades pressupostades actuals; valor total, valor unitari, divises; valor estadístic, recuperació IVA suportat, forma de venda. Subjectes operatius, divisa, quantitat, duanes, Incoterms, despeses vàries, despeses comercials, despeses a duana, altres despeses.10.- Factura proforma: data, subjectes operatius, quantitats, tipus d’envàs i embalatge, condicions d’entrega, preu total, preu unitari, divisa, forma de pagament, condicions de pagament, temps de validesa de l’oferta, altres.


comercialEn ordre cronològic el procés documental tindria els següents passos:11.- Contracte internacional: Poders d’actuació. Altres contractes.12.- Confirmació de pagament: Avís d’obertura del Crèdit Documentari, aval bancari, carta d’intenció banc-banc, ICPO


comercialEn ordre cronològic el procés documental tindria els següents passos:13.- Documentar, preparar i enviar la mercaderia:- Documentació oficial- Documentació de verificació o de control de la mercaderia- Altres documents- Documentació comercial o de venta- Documentació Ajudes: Sol·licitud i cobrament, si procedeix- Documentació Subvencions: Sol·licitud i cobrament, si procedeix- Documentació logística i de transport- Documentació de l’assegurança- Documentació fiscal- Documentació Duana- Documentació per la Banca- Recuperació de l’IVA suportat


comercialEn ordre cronològic el procés documental tindria els següents passos:14.- Duana- Normatives- Identificació dels subjectes operatius- Autorització de despatx- Documents- Despatx- Fiscalitat- Tramitació15.- Cobrament / pagament- Forma de pagament- Condicions de pagament- Documents- Moment


comercialEn ordre cronològic el procés documental tindria els següents passos:16.- Recuperació IVA suportat:- Comerç exterior- Intercanvi de béns entre estats membres- Documentació- Temps17.- Cobrament d’ajudes:- Documentació- Tramitació- Temps18.- Cobrament de subvencions:- Documentació- Tramitació- Temps19.- Arxiu documental:- Any- Codi de país- Número de client- Partida estadística- Forma operativa- Modalitat operativa- Número d’operació

7.- Gestió de comandes i facturació2.- Ordre de comanda

Una odre de compra és una sol·licitud escrita a un proveïdor, per determinats articles a un preu convingut. També especifica els termes de pagament i d’entrega.També podem denominar a una ordre de compra com un document que emet l’organització o entitat compradora per adquirir un bé o servei i cobrir així alguna necessitat o requeriment existent d’acord a les pràctiques de negoci establertes. Aquest document de manera implícita formalitza els acords comercials i garanteix la contraprestació que en general correspon al pagament del bé o servei; es considera el detonador del procés comercial.


Contingut de l’ordre de comanda: ha de contenir informació comercial i específica sota les condicions acordades entre el venedor i el comprador, així com els termes de l’entrega, les penalitats per incompliment, descomptes, bonificacions, etc. En general s’inclouen els següents aspectes:- Número d’ordre de compra- Número de venedor: el nom i la direcció del proveïdor i del venedor- Número de telèfon- Nom imprès i direcció de l’empresa que fa la comanda- Destinatari: el nom de la persona que rebrà la mercaderia- Destí: la direcció a on s’enviarà la mercaderia- Descripció: nom de l’article, número de magatzem, preu per unitat, quantitat i el total.- Termes: les dates establertes per rebre la mercaderia o els pagaments- Firmes: la firma del destinatari o de la / les persones autoritzades a aprovar les

transaccions- Data: La data en la que l’article va ser demanat i quan l’ordre de compra va ser

aprovada.


A dia d’avui i a través d’internet moltes vegades l’ordre de compra acaba sent un correu electrònic en el que es demana el material o servei.Els contractes poden ser expressos (quan estan firmats) o tàctics (quan no estan firmats).La ordre de compra és un contracte formal entre l’Empresa i el Proveïdor, en ella es detallen la condicions en les que es va realitzar la negociació, ja que té la força d’un contracte. La seva acceptació implica complir amb totes les condicions estipulades. El comprador per una part és el responsable de les condicions i especificacions contingues a l’ordre de compra, mentre que el proveïdor ha d’estar plenament informat de totes les clàusules, pre requisits i criteris exigits per l’Empresa, els procediments de recepció del material, els controls i especificacions de qualitat, etc., per tal que la comanda de la compra sigui legalment vàlida.


La negociació consisteix en els contacte entre l’organisme de compra i el proveïdor per reduir les diferències i arribar a un terme mig, cada part cedeix una mica perquè totes dues en surtin beneficiades.


Després de la comanda el departament de compres de l’empresa fa un seguiment pormenoritzat de la seva evolució, per poder preveure tot el que pugui passar.Quan la compra és de gran volum cal fer un seguiment de dates i terminis pre establerts i això s’anomena “follow up”, permet localitzar de forma anticipada problemes i èxits, etc. A través deu l’organisme de compres pot apurar la comanda, exigir l’entrega en els terminis establerts i/o intentar complementar el retard amb altres proveïdors.


Ex Follow up:


El departament de compres rep del seu proveïdor el material sol·licitat i verifica que les quantitats i la qualitat siguin correctes: Inspecció de qualitat a la recepció del material. Després autoritza a magatzem a recepcionar el material i encomana al departament de tresoreria l'autorització de pagament de la corresponent factura, en les condicions i terminis pactats.

7.- Gestió de comandes i facturació3.- Preparació de la comanda. Llista de

contingutEl Packing list o relació de contingut completa la informació descrita a la factura comercial pel que fa a la mercaderia, i ha de ser sempre emès per l’exportador. És un document de control, per detallar tots els bultos, caixes, fons o paquets que composen una expedició, així com el pes i contingut de cada un, identificant-los amb un número o referència.Un dels objectius d’aquest document és facilitar la tasca d’inspecció i reconeixement dels bultos que comprenen l’embarcament i que figuren a la factura comercial.Té molta importància en les situacions on es produeix un despatx duaner físic i serveix per facilitar el reconeixement selectiu per part de qui actua a les duanes.


contingutEl Packing List no té una forma específica, hauria de ser en la mateixa llengua que la factura, ja que es considera un complement d’aquesta, i ha de contenir:- Indicació de la factura a la que correspon- Data, nom i raó social del venedor i comprador- Quantitat, denominació precisa i tipus d’embalatge de la

mercaderia, amb identificació de marques- Numeració del tipus d’embalatge i el contingut de cada un d’ells- Pes net i brut i cubicacióEn els països francòfons també se sol demanar una “relació de pes”, que fa referència al pes de la mercaderia, i que es podria afegir al Packing List.


contingut

7.- Gestió de comandes i facturació4.- Factura proforma

La informació que conté una oferta es resumeix, en comerç internacional, en un document anomenat factura proforma, que conté els elements que configuraran la factura definitiva, en el cas que l’oferta es materialitzi en comanda o contracte i no hagin canviat les dades que conté.És la manera de formalitzar una comanda en un document escrit del venedor, resumeix els detalls de la venta: producte, quantitat, preu, pes, dades del venedor i comprador, forma de pagament i data de validesa.Pot ser vàlida 1 mes, 3 mesos o més, però ha de tenir una data tope. Es presenta en el mateix format que les factures comercials però s’especifica FACTURA PROFORMA.Com a acceptació de la comanda el comprador la torna firmada i segellada.


La factura proforma també s’utilitza en tres situacions relacionades amb el comerç exterior:1.- Per acompanyar l’enviament de mostres que no tenen valor comercial.2.- Perquè el comprador tramiti una llicència d’importació.3.- Per sol·licitar l’obertura d’un crèdit documentari al banc emissor (banc del comprador), quan aquest és el mitjà de pagament escollit.


Com que es pot considerar un document contractual cal prestar atenció als seus diversos elements:- Data d’emissió- Exportador- Importador / Client- Referències i data de sol·licitud de l’oferta del client- Descripció del producte- Preus unitaris i descompte (si n’hi ha)- País d’origen de la mercaderia- Pes (Brut i Net), Volum (Brut i Net)- Punt d’entrega i Incoterm- Mitjans de pagament i moneda- Cost, assegurança, “flete” (indicant el pagador)- Despeses a pagar pel client- Termini previst Franc – Fàbrica o FOB- Termini de transport- Dat d’expiració de l’oferta

7.- Gestió de comandes i facturació5.- Factura comercial

La factura comercial és el document que expedeix el venedor d’un producte on s’indiquen el preu i les condicions de venta. Les condicions que recull són definitives i comprometen al venedor a entregar el producte en el lloc acordat i al comprador a pagar en les condicions pactades.Hi figuren els detalls tècnics de la mercaderia, data i lloc d’emissió, unitat de mesura, quantitat d’unitats que s’estan facturant, preus unitaris i totals de venta, moneda de venta, condicions de venta, forma i terminis de pagaments, pesos bruts i nets, marques, número de bultos que conté la mercaderia i mitjà de transport. Es troba firmada al peu per alguna persona responsable de l’empresa o del sector del Comerç Exterior.El nombre d’exemplars varia segons el país d’origen, però pot estar entre 3 i 5 exemplars originals en l’idioma del client.


L’estructura no està subjecte a cap format, i ha de complir dels condicions del BOE 2983 del 13 de desembre de 1985 i el Reglament CEE 245/93 i són:- Data, noms i raons comercials de venedor i comprador- Denominació precisa i quantitat de mercaderia- Preu unitari i total de la mercaderia en la divisa pactada- Forma i condicions de pagament- Termes d’entrega de la mercaderia- No cal que estiguin firmadesTambé caldrà incloure:- Número d’identificació a efectes de L’IVA del venedor i del comprador (en

operacions intracomunitàries)- Referència a la comanda o factura proforma- Origen de la mercaderia- Mitjà de transport


Si la factura estigués en una llengua no oficial, la duana podrà exigir la traducció oficial de la factura.En les exportacions cal indicar:- La informació habitual en qualsevol factura- Condicions d’entrega seguint el codi Incoterm- Número d’originals i de còpies que demani

l’importador o la fulla del país del mercat al que es dirigeixi la mercaderia.


És aconsellable indicar la partida estadística (sèrie numèrica que serveix per identificar els productes de l’aranzel de duanes, tan la importació com en l’exportació), segons la seva codificació a l’aranzel duaner comunitari TARIC (On es recullen les disposicions aranzelàries i les de política comercial, segons els orígens, incloent aranzel i nomenclatura combinada) en les operacions no comunitàries, sent necessàries en les operacions comunitàries.Una carac. imp. és que l’import a la venta no està subjecte a IVA, al no considerar-se segons la Llei de l’IVA, fet imponible les entregues de béns fora del territori fiscal espanyol.

INFORMACIÓ I GESTIÓ DE LA COMPRA VENTA INTERNACIONAL IV

Business

Transcript of INFORMACIÓ I GESTIÓ DE LA COMPRA VENTA INTERNACIONAL IV