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Implementación del Repositorio Institucional de la UC Temuco: Apoyando la difusión

y visibilidad de la producción científica, artística e intelectual.

Rodrigo Donoso Vegas

Sistema de Bibliotecas - Universidad Católica de Temuco

rdonoso@uct.cl

Sara Yusta Manterola

Sistema de Bibliotecas - Universidad Católica de Temuco

syusta@uct.cl

Resumen:

Se describe el proceso de implementación del Repositorio Institucional de la Universidad

Católica de Temuco, destacando la alianza estratégica entre la Dirección General de

Investigación y Postgrado y el Sistema de Bibliotecas, con el objetivo de aumentar la

visibilidad de la producción científica, artística e intelectual de la Universidad. Se destaca el

rol de la Biblioteca Universitaria en el proceso de transmisión e intercambio de conocimiento.

En el artículo se detallan los componentes técnicos correspondientes a la selección e

implementación del software Dspace como plataforma Open Source; asimismo, se

profundiza en los aspectos relacionados al uso de estándares de descripción bibliográfica,

con especial énfasis en los procesos estratégicos y de promoción para la definición de

políticas de acceso abierto, de autoarchivo y en general de la inserción del Repositorio

Institucional en la Comunidad Académica, destacando el establecimiento de normativas

internas para uso y control del repositorio.

Finalmente se orienta en el uso de las buenas prácticas aprendidas para el proceso de

implementación de un Repositorio Institucional.

Palabras Claves:

Repositorio Institucional – Comunicación Científica – Dspace – Universidad Católica de

Temuco - Gestión de información

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Introducción

A fines del año 2010, la Universidad Católica de Temuco en base a una alianza estratégica

entre la Dirección General de Investigación y Postgrado y el Sistema de Bibliotecas,

comenzó la tarea de implementar un Repositorio Institucional con el propósito central de

aumentar la visibilidad de su producción de conocimiento científico, intelectual y artístico,

poniendo énfasis en la disponibilidad en acceso abierto, el respeto por los derechos de

autor, el valor descriptivo en base a metadatos, el uso de estándares y protocolos y la

calidad de sus documentos.

La iniciativa de implementación del Repositorio surge por la escasa cantidad de archivos

ricos de información disponibles en el sitio web institucional, lo que conlleva una limitada

visibilidad y presencia web. De acuerdo al ranking web de universidades del mundo, la

universidad se encuentra en el lugar n° 4.442 a nivel mundial, n°82 en el Cono Sur y n° 27 a

nivel nacional (Cybermetrics Lab., 2011). Otro aspecto a considerar, es el predominio de

publicaciones impresas, provocando que los canales de distribución y comunicación

científica se limiten sólo al ambiente físico, subutilizando las redes digitales actuales.

Si bien los aspectos técnicos son complejos en el desarrollo de un repositorio, más

relevantes son las estrategias para obtener apoyo institucional para la sustentabilidad del

servicio. El desarrollo del Repositorio estuvo guiado por una metodología basada en el

usuario y comprendió las siguientes etapas: a) Indagación de campo, b) recuperación de

información y digitalización, c) implementación técnica, d) definición de políticas, e) diseño, f)

capacitación, g) difusión.

Concepto de Repositorio

Un repositorio se define como un medio para gestionar, almacenar y proporcionar acceso a

los contenidos digitales, pudiendo almacenar resultados de investigación, materiales

educativos y objetos de aprendizaje (JISC infoNet, 2011). Los repositorios se centran en la

producción de conocimiento de una institución en particular, en este contexto, se definen

como tecnologías emergentes para capturar el capital intelectual estructural, compartir y

gestionar el conocimiento en instituciones académicas y de investigación. Este capital

estructural se entiende como el material académico publicado, metodologías, software,

documentos, reportes técnicos y otros objetos de aprendizaje (Doctor & Ramachandran,

2008).

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La implementación de repositorios académicos de acceso abierto es clave para el proceso

de difusión y comunicación científica de una institución, particularmente en el entorno digital

actual, siendo el “Repositorio Institucional una infraestructura esencial para la difusión

académica” (Mishra & Dora, 2010).

Si bien existen amplios esfuerzos humanos y tecnológicos involucrados en el desarrollo de

un Repositorio Institucional, el componente de mayor relevancia está dado por las

decisiones políticas y estratégicas de cada institución en cuanto a la disposición de sus

materiales en acceso abierto (JISC infoNet, 2011), así como el potencial del valor descriptivo

que puede ser atribuido a cada documento.

Generalmente se utiliza de manera común los conceptos biblioteca digital y repositorio

institucional, sin embargo es posible establecer diferencias entre ellos: En los repositorios se

concentra la atención en la creación propia de la institución, mientras que la biblioteca digital

podría contener recursos externos a ella. Otra característica es que los repositorios aceptan

el autoarchivo de la comunidad que produce el conocimiento, mientras que la biblioteca

digital construye su contenido por el trabajo de los bibliotecarios (Jingfeng Xia & Opperman,

2010).

Rol de la Biblioteca Universitaria

Para las instituciones académicas el concepto de transferencia de conocimiento o

intercambio de conocimiento es cada vez más estratégico para el futuro (Sidorko & Yang,

2011). Con el desarrollo de las tecnologías, las bibliotecas universitarias tienen a su

disposición una serie de medios para ampliar su rol tradicional y difundir información

ampliamente, tendiendo al desarrollo de publicaciones digitales. La biblioteca debe apoyar

las acciones que permitan la democratización del conocimiento a través de revistas digitales,

estrategias de acceso abierto y desarrollo de repositorios institucionales.

La biblioteca universitaria también debe contribuir al éxito del repositorio con su equipo de

bibliotecarios en el proceso de definición de colecciones, protocolos, metadatos y en todas

las etapas de planificación, implementación y operación (Mishra & Dora, 2010).

Panorama de Repositorios en Chile

De acuerdo al Directorio de Repositorios de Acceso Abierto, a diciembre de 2011 existen

diez repositorios registrados en Chile; cuatro de ellos son temáticos y asociados a

Cybertesis, (P. Universidad Católica de Valparaíso, Universidad de Chile, Universidad

4

Austral de Chile y Universidad del Bío-Bío). Los repositorios institucionales se han

desarrollado en la Universidad de Talca1, Universidad de Chile2 y la Universidad Católica de

Temuco3

Además, se encuentran registrados Scielo, Repositorio de Conicyt y Museo de la Memoria.

Repositorio de la UC Temuco

El Repositorio de la Universidad Católica de Temuco se define como un servicio de

información en formato digital organizado en comunidades y colecciones que recupera,

gestiona, preserva y difunde la producción del conocimiento científico, intelectual y artístico

de la Universidad.

De acuerdo a la clasificación de repositorios del INFOKIT Digital Repositories estos se

organizan de acuerdo a: repositorios digitales, repositorios institucionales, repositorios de

acceso abierto. El Repositorio de la Universidad Católica de Temuco se clasifica como un

repositorio Institucional de Acceso Abierto, es decir pone a disposición amplia y global su

producción académica universitaria.

El Repositorio de la UC Temuco se desarrolló en base a tres objetivos que conducen al

propósito central que es aumentar la visibilidad de la producción académica y apoyar a su

difusión. Los objetivos estructurales son: a) recuperar información en base a digitalización,

generando protocolos de autoarchivo y definiendo flujos de trabajo, b) administrar a través

de la definición de procesos de gestión de información digital, generando procesos de

control de calidad y realizando capacitación a la comunidad universitaria; y c) preservar

determinando estándares y utilizando formatos abiertos. El adecuado desempeño en estos

temas permitirá la vinculación con sistemas de búsqueda académica y el acceso rápido a la

información.

La Figura 1 muestra el esquema de desarrollo del Repositorio de la Universidad Católica de

Temuco que se basa en una organización de nueve comunidades centrales que representan

grandes áreas temáticas y colecciones con temas específicos. Los documentos que

contiene el repositorio en diversos formatos, se han recuperado ya sea por la digitalización o

búsqueda en formato físico o digital, se han incorporado metadatos, revisado sus derechos

de autor y almacenados para ser preservados en el sistema. El Repositorio interactúa con la

1 URL: http://dspace.utalca.cl

2 URL: http://captura.uchile.cl

3 URL: http://repositoriodigital.uct.cl

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comunidad académica a través de la opción de autoarchivo y los profesionales

especializados que agregan valor a la descripción de los documentos.

La comunidad global se beneficia del conocimiento local, los académicos se benefician de

ser encontrados en forma rápida en buscadores e índices.

Figura 1 Esquema Repositorio Universidad Católica de Temuco

Contenido del Repositorio

Los documentos que están disponibles en el Repositorio son todos aquellos de producción

científica, intelectual y artística generados en la Universidad o fuera de ella, con autoría de

académicos, estudiantes y funcionarios que declaran expresamente su filiación con la

Universidad Católica de Temuco.

La tipología de documentos que contiene el repositorio son libros y capítulos de libros,

revistas y artículos de revistas, tesis y trabajos de titulación, actas de congresos y

seminarios, catálogos, discursos, material cartográfico, material audiovisual, partituras y

patentes.

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Recuperación y digitalización de documentos

El primer paso fue realizar un catastro que permitió detectar que la universidad contaba con

documentos impresos y digitales en distinta medida, por ello se determinó realizar un

rescate de información en bibliotecas y oficinas de las distintas unidades académicas, de

modo de recuperar revistas y libros con las características descritas en el punto anterior. De

manera simultánea se realizó un catastro digital principalmente en la editorial universitaria.

En relación a los documentos impresos, se revisaron los aspectos de derechos de autor y se

realizó la digitalización y reconocimiento óptico de caracteres (OCR) a cada documento. El

acervo recuperado en formato impreso corresponde principalmente a revistas de la

Universidad desde los años 1965 a 2005, de las áreas de educación, ciencias sociales,

artes, humanidades y ciencias jurídicas.

En la Tabla 1 se muestra el detalle de publicaciones, considerando 459 artículos disponibles

para el ingreso al repositorio y 6.832 páginas digitalizadas.

Tabla 1

Título de Revista Periodo Ejemplares Artículos Páginas

CUHSO 1984 - 2005 10 80 1703

Aula 2000 1983 - 1988 5 34 627

CREA 2000– 2003 / 2009 5 59 802

Revista de Derecho 2000 - 2007 17 60 928

Revista Stylo 1965 - 1980 17 114 1520

Revista Soñando el Sur 1998 - 1999 2 22 262

Semanas Indigenistas 1983 3 25 228

Letras 1983 - 1986 4 23 248

Actas Teológicas 1995/ 1999 - 2001 4 42 514

TOTAL 67 459 6832

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El rescate en formato digital comprendió textos de 1998 a 2011. En la Tabla 2 se muestra el

detalle que considera 6.139 páginas.

Tabla 2

Formato / Revista Periodo Ejemplares Artículos Páginas

Artículos ISI / Scielo 1998 - 2011 304 304 2130

Revista CUHSO 2005 - 2010 9 65 455

Revista de Derecho y Ciencia Política

2010 - 2011 2 12 242

Revista Nueva Stylo

1998 - 2004 3 14 320

Libros 16 16 2880

Cuenta de Gestión 2010 1 1 76

Discursos/Presentaciones 2010 3 3 36

TOTAL 338 415 6.139

El proceso de digitalización y recuperación de información física y digital es una tarea

constante para el equipo del Repositorio, fue necesario establecer flujos de trabajo que

permitan capturar la nueva información generada en todos sus formatos.

Descripción bibliográfica

La descripción de cada documento ingresado al repositorio es relevante para su posterior

recuperación y adecuada organización del servicio. El Repositorio de la UC Temuco utiliza

estándar Dublin Core cualificado y adicionalmente incorpora campos locales para datos

propios de la institución. En total utiliza 22 campos con estándar Dublin Core y nueve

campos locales.

La Tabla 3 muestra la designación de cada campo y su equivalente en Dublin Core.

Asimismo se detallan los campos locales utilizados.

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Tabla 3

Nombre campo

Dublin Core Nombre campo

Dublin Core Nombre de campo local

Nombre asignado

Autor dc.creator Derechos de Autor

dc.rights Núcleo uct.nucleos

Autor Corporativo

dc.contributor.other Nota de Versión

dc.description.version Tipo de

Evento uct.tipoevento

Profesor Guía

dc.contributor.advisor Formato dc.format Unidad Académica

uct.unidadacademica

Título

dc.title Idioma

dc.language.iso Carrera

uct.carrera

Título Alternativo

dc.title.alternative Nota de Contenido

dc.tableofcontents Comunidad

uct.comunidad

Editor dc.publisher Palabras Claves

dc.subject Indización uct.indizacion

Fecha

dc.date Nota General

dc.description Facultad

uct.facultad

Fuente

dc.source Tipo de

Recurso dc.type Disciplina

uct.disciplina

Datos de publicacion

dc.identifier.citation DOI

dc.identifier.doi Catalogador uct.catalogador

ISBN

dc.identifier.isbn ISMN

dc.identifier.ismn

ISSN

dc.identifier.issn Resumen dc.description.abstract

Software

El Repositorio UC Temuco fue implementado con el software Dspace, que fue seleccionado

en base sus características Open Source, difusión a nivel mundial y la amplia comunidad de

usuarios que posee. En el año 2006 el 46,4% de los repositorios implementados en Estados

Unidos se realizaron con Dspace, seguido de Bepress (Soo Young, Markey, Jean, Yadel, &

Kim, 2007), mientras que en el año 2011 existen registradas 839 instalaciones, seguido de

EPrints con 330 (OpenDOAR , 2011).

Derechos de autor

En la resolución institucional4 que crea el Repositorio de la UC Temuco, se declara que los

documentos son de libre acceso en texto completo, a excepción de aquellos que por

restricciones propias del derecho de autor no pueden ser difundidos en dicha condición.

Para la gestión de derechos de autor se realizó una revisión artículo por artículo, con el

propósito de identificar la revista en la cual se publicó y sus políticas de derecho de autor y

4 Resolución institucional 18/2011 de la Vicerrectoría Académica de la UC Temuco.

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de archivo. Esos antecedentes se revisaron en la base de datos de políticas editoriales

RoMEO5 y luego se generaron cartas a los autores para que autorizaran la publicación en el

Repositorio. En el caso de aquellos que la política editorial impide la publicación en

repositorios, se solicitó al autor la versión pre-print o post-print de acuerdo a cada

publicación.

En otros casos, las políticas editoriales impiden la publicación en repositorios, tienen

periodos de embargo o no han definido una política editorial al respecto, para estos

documentos sólo se incorpora la referencia con enlace a la fuente principal. Sobre este

último punto, de acuerdo a los datos de Sherpa/RoMEO, sobre 1.043 editores, el 35% no

tiene definición y el 65% permite alguna forma de autoarchivo (2011).

Las revistas propias de la Universidad han mantenido el uso de licencias Creative Commons

o declaran que sus artículos son de dominio público.

Hay factores que determinan el impulso del desarrollo de repositorios de libre acceso, en

ese sentido es necesario mencionar que el avance del movimiento internacional de acceso

abierto, con mandatos que exigen el autoarchivo de la producción de los investigadores en

repositorios institucionales, anticipa que, en forma creciente, gran parte de la producción

científica publicada por América Latina y el Caribe en revistas internacionales estará

también disponible en acceso abierto (Babini, 2011), así también para los objetivos

plateados por el Repositorio de la UC Temuco, el acceso abierto beneficia el intercambio

Sur-Sur, muy importante para que la investigación local y regional llegue a formar parte del

conocimiento global (Córdova González, 2011).

Autoarchivo

Llegar al autoarchivo en repositorios ha sido una temática ampliamente discutida con énfasis

en las barreras y motivaciones (Jantz & Wilson, 2008), (Kim, 2011), (J Xia & Sun, 2007).

Los administradores de repositorios no han sido capaces de asegurar la plena cooperación

del profesorado en la adquisición de contenidos y, por tanto, han desarrollado estrategias

alternativas de recolección de documentos (Jingfeng Xia & Opperman, 2010), para hacer

frente a la problemática del autoarchivo, en la Universidad Católica de Temuco se ha

buscado la interoperabilidad con los sistemas institucionales de control académico de modo

de captar íntegramente la producción académica. Aún no es posible obtener datos sobre la

cantidad de autoarchivo en la Universidad

5 URL: http://www.sherpa.ac.uk/

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Además es necesaria la presentación de estrategias para dar sustentabilidad a largo plazo

al proyecto de un repositorio, como la incorporación de autoarchivo en los procesos

regulares de los académicos en su historial académico, generar conciencia sobre los

procesos de gestión de información y preservación de la producción de la Universidad.

Factores como el área temática, la velocidad de publicación, búsqueda de información y

normas de comportamiento social influyen en la probabilidad de que un determinado grupo

adopte el depósito en un repositorio institucional como parte de su práctica regular de

trabajo, requiriendo alternativas apoyadas por la Biblioteca Universitaria.

Otro de los factores que afectan las opciones del autoarchivo es el esfuerzo adicional que

implica y los derechos de autor (Kim, 2011), en este sentido la Biblioteca Universitaria puede

brindar apoyo en el conocimiento de políticas editoriales. Aspectos positivos que motivan el

autoarchivo son las habilidades tecnológicas, el altruismo, la posibilidad de contar con su

investigación accesible y el reconocimiento profesional.

Conclusiones

El proceso de implementación del Repositorio de la Universidad Católica de Temuco fue

extenso y permitió la generación de buenas prácticas y aprendizajes en torno a las fases

desarrolladas.

Los repositorios institucionales son una herramienta esencial para la difusión académica y

cada vez más requeridas y/o implementadas por las universidades a nivel mundial.

Es necesario definir estrategias que permitan planificar la implementación de un repositorio,

teniendo como objetivo aumentar la visibilidad de la producción científica, intelectual y

artística de una institución. La definición estratégica permite captar el interés de autoridades

en relación a la recuperación de acervos únicos que permitan diferenciarse con otras

instituciones. La estrategia debe incluir la definición de patrones de calidad que aseguren la

entrega correcta del servicio y reconocimiento por parte de la comunidad local/global.

Es relevante involucrar a la comunidad universitaria en todas las fases de implementación,

de modo que en tareas posteriores como el autoarchivo los académicos e investigadores

puedan participar en forma activa. Así también la Biblioteca universitaria debe generar lazos

con las unidades académicas o administrativas que faciliten el acceso a la información,

aspectos técnicos y presupuestarios.

El uso de estándares y protocolos de intercambio de datos es clave para alcanzar los

objetivos de visibilidad y vinculación con sistemas de búsquedas y recuperación de

información.

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Bibliografía

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