IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO TELETRABAJO: IMPACTOS, BENEFICIOS

Y MEDICIONES EN COMPENSAR

LEIDY STEFANY MARTIN PEDREROS

5201453

Ensayo presentado como requisito para optar al título de

Especialista en Alta Gerencia

Asesor

JOHN ALEXANDER PRIETO CARRILLO

DE LA ASIGNATURA SEMINARIO DE GRADO

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA

ESPECIALIZACIÓN EN ALTA GERENCIA

BOGOTÁ, COLOMBIA

2019

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Resumen

Este documento recopila la investigación realizada sobre la adopción del método de

trabajo a distancia mejor conocido como teletrabajo, un recuento de las generalidades

abarcadas a través de las definiciones establecidas desde los organismos de promoción y

control tales como Ministerio de Protección Social y Ministerio del Trabajo los impactos,

beneficios y en específico la metodología e implementación adoptada en la caja de

compensación familiar Compensar y sus colaboradores; evidenciando los efectos y resaltando

puntualmente los beneficios ya generados de la primera experiencia de teletrabajadores para

que sirva como modelo, buscando que de las lecciones aprendidas se puedan suministrar

mejoras y mecanismos de medición para buscar el éxito en la implementación de este

proyecto así como plasmar el protagonismo que toman las herramientas tecnológicas de

información y comunicación como facilitadoras de esta metodología de trabajo regulada

desde el año 2008 en Colombia que se encuentra en auge y ha roto los esquemas tradicionales

de trabajo en pequeñas y grandes empresas no solo en Colombia sino incluso alrededor del

mundo.

Palabras Clave:

Teletrabajo - Tecnológicas de información y comunicación – Flexibilidad – Resultados

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Abstract

This document compiles the research carried out on the adoption of the method of

distance work better known as teleworking, a recount of the generalities covered through the

definitions established by the promotion and control agencies such as Ministerio de

Protección Social and Ministerio del Trabajo the impacts, benefits and specifically the

methodology and implementation adopted in the Compensar family compensation fund and

its collaborators; evidencing the effects and punctually highlighting the benefits already

generated from the first experience of teleworkers to serve as a model, seeking that from the

lessons learned improvements and measurement mechanisms can be provided to seek success

in the implementation of this project as well as capture the prominence of information and

communication technology tools as facilitators of this regulated work methodology since

2008 in Colombia, which is booming and has broken the traditional work schemes in small

and large companies not only in Colombia but even around world.

Keywords:

Teleworking - Information and communication technology - Flexibility - Results

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Introducción

Con el avance de las tecnologías de la información y la comunicación en la nueva era

se rediseñan y abren oportunidades de adopción de metodologías poco convencionales en

áreas de estudio, temas sentimentales, de turismo e incluso laborales, el teletrabajo es una

metodología de estas; pues desarrollar labores a distancia contratadas por una compañía con

los beneficios laborales idénticos que si se desarrollaran de manera presencial en las

instalaciones de la empresa es un modalidad que aunque se desarrolló y regulo desde el 2008

no estaba en auge hasta ahora. Las ventajas y/o desventajas varían desde los diferentes puntos

de vistas; de allí la importancia de analizar y enmarcarlos desde la iniciativa que propuso la

metodología y conocer los beneficios que se identifican para las empresas, sus colaboradores

y hasta la ciudad donde se desarrolla, los objetivos propuestos y por lo cuales se impulsa

desde las entidades públicas la adopción de esta metodología de trabajo, también exaltar los

casos de éxito y lecciones aprendidas de empresas que la acogieron así como los métodos de

medición y control que se deben desarrollar para garantizar el éxito de la modalidad.

Compensar una caja de compensación con más de 11.000 colaboradores en diferentes

sedes y ciudades de Colombia con sede principal en la ciudad de Bogotá es un buen referente

para conocer la metodología, los diferentes frentes y beneficios identificados en la

implementación, así como desde la experiencia entregar una definición del modelo del

teletrabajo y los mecanismos de control para asegurar la eficiencia y éxito del mismo en la

compañía y gracias a lo ya desarrollado otorgar consejos prácticos para la adopción, la puesta

en marcha y alineación de temas de seguridad y salud en el trabajo tales como preservar la

realización de pausas activas, obtener un diseño y espacio agradable de oficina en casa acorde

a las necesidades que sirven como garante de buenas prácticas para el desarrollo de las

actividades asignadas, una vez se abarca el tema se concluye con las virtudes de la modalidad

del teletrabajo y tips de relevancia con base en la experiencia de Compensar para obtener un

resultado positivo al entrar en la modalidad.

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IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO TELETRABAJO: IMPACTOS, BENEFICIOS

Y MEDICIONES EN COMPENSAR

Conceptos generales del TELETRABAJO

Se refiere a la modalidad de trabajo donde el empleado desarrolla sus funciones a

distancia desde cualquier lugar por medio de herramientas tecnológicas y de comunicación, la

ley colombiana define que las TIC son el puente de comunicación y contacto entre la empresa

y el trabajador lo que no hace obligatorio la presencia en un sitio especifico de la empresa

(Artículo 2, Ley 1221 de 2008). Tradicionalmente los trabajadores se encontraban en un

puesta de trabajo establecido por la organización, con un contacto físico para el desarrollo de

las tareas asignadas y un horario rígido establecido que resultaba ser la medición para definir

si se cumplía o no con las labores, el nuevo concepto trae características que afirman todo lo

contrario pues se emplean espacios diferentes aprovechando la digitalización donde el

contacto físico es sustituido por un contacto tecnológico donde fácilmente las reuniones de

trabajo o importantes juntas se pueden realizar por medios virtuales establecidos dentro de

cada compañía por ejemplo Skype, Zoom, itng entre otros, quitando limitantes de espacios

pequeños para grupos grandes de trabajo, los controles de horarios por hora de llegada y

salida puede ser sustituida por el control eficiente de resultados y cumplimiento de metas

establecidas y un plan de trabajo por objetivos.

Imagen 1. Flexibilidad y Teletrabajo. Tomada de: Presentación de la 2ª Edición del Libro blanco del Teletrabajo

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Las oportunidades que se generan en las nuevas metodologías abarcan no solo temas

de eficiencias y productividad para las empresas si no que a su vez atienden y traen

respuestas a las necesidades de las personas que desarrollan las labores, lo anterior teniendo

la conciencia de lo importante que es encontrar un equilibrio entre la vida laboral y la vida

personal, también se enfocan los esfuerzos en suplir temas paralelos pero de gran impacto

como la movilidad en las ciudades y el tema medioambiental en las mismas con la

disminución de movilizaciones y la reducción de la huella de carbono para la contaminación

de los aires.

Conceptualmente se clasifican en tres las modalidades habilitadas para teletrabajo en

la ley colombiana las cuales dependen de los espacios y las características de los roles

teletrabajables, están son:

Imagen 2. Modalidades. Tomada de: http://www.mintrabajo.gov.co/relaciones-laborales/derechos-

fundamentales-del-trabajo/teletrabajo

Móvil en esta se segmentan aquellos trabajadores que no requieren un espacio

definido y que están en constante traslado para el alcance de metas, sus funciones le permiten

ausentarse frecuentemente del espacio físico de la empresa.

Modalidad suplementaria que abarca los trabajadores a los cuales se les establece

unos días de labor en un puesto en la empresa y otros días en un espacio fuera de ella, en la

implementación realizada en Compensar por ejemplo se determinaron roles que por sus

funciones específicas requerían 3 en la oficina 2 en teletrabajo o 2 en la oficina y 3 en

teletrabajo para conservar espacios de contacto físico con los negocios en rendición de

cuentas o acompañamientos específicos, esta modalidad es la más utilizada en la caja

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contemplando que dentro de los primeros pasos para la implementación la organización

realizó un levantamiento de objetivos y mapa de funciones por los roles que existe dentro del

esquema estructural de la empresa donde se identificaron los cargos teletrabajables y una

matriz de responsabilidades para categorizar por cargo que modalidad se ajusta teniendo

también como premisa la necesidad de fortalecer los vínculos entre los colaboradores sin

dejar perder los espacios de unión y contacto físico.

Modalidad autónoma en esta se segmentan los trabajadores que no requieren hacer

presencia física, y que todas sus funciones se pueden realizar de manera remota haciendo uso

únicamente de las herramientas tecnológicas dispuestas por la empresa, en esta desde la

experiencia también se vincularon teletrabajadores con una distribución 4 en teletrabajo y 1

en oficina.

En Colombia y según el reporte de penetración del teletrabajo del ministerio del

trabajo la modalidad más utilizada es autónoma con un 37 % en el año 2018 sobre la

modalidad suplementaria con una 34% y el móvil con un 29%.

Dentro de los conceptos generales se deben contemplar los retos que asumen las

empresas que deciden implementar el trabajo a distancia en temas como los estudios que se

realizan para identificar los cargos teletrabajables, teniendo conciencia de que algunos roles

deben permanecer en la modalidad convencional por atención al usuario y el desarrollo del

objeto social, la selección y procedimiento de captación de recurso humano varia en

búsqueda de perfiles con aptitudes de autonomía y trabajo independiente también comprender

que el inicio a la implementación con un segmento se hace ideal con una prueba pequeña para

identificar dentro de la misma empresa y su particularidad características propias que con

seguridad se pueden hacer evidentes solo en el desarrollo y prueba, aquí se recomienda

producto de la experiencia generar fases de implementación con el objetivo de que a medida

que se cumplen se incorporen las lecciones aprendidas en las siguientes fases para ir puliendo

y afinando el modelo que se operara.

Normatividad

Con el fin de promover y crear control a la metodología del teletrabajo en julio 16 de

2008 a través de la Ley 1221 el congreso de la república de Colombia enmarco esta

modalidad como un instrumento generador de empleo y promotor para el uso de las

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herramientas tecnológicas, definió a su vez como teletrabajadores aquellos empleados que

desempeñan sus labores fuera de la empresa por medio de estas herramientas (Artículo 2).

Para fomentar la implementación de la iniciativa y contrarrestar en alguna medida el

desempleo en Colombia se delegó al Ministerio de Protección Social y al SENA en la norma

a su vez se dispusieron garantías laborales (Artículo 6) con el fin de no abrir caminos a

irregularidades por las nuevas metodologías, por ejemplo rige vigilancia para evitar excesivas

cargas de trabajo con la excusa de que los trabajadores se encuentran en la casa con

disposición permanente, para lo anterior Compensar dispuso horarios flexibles de trabajo

pero con el límite de horas permitidas por la ley que son monitoreas por el reporte de

funciones y entregables buscando la protección de los derechos de los trabajadores y

preservando las iniciativas en la empresa familiarmente responsable (efr), los salarios deben

mantener las mismas condiciones como si las funciones se desarrollaran en espacios propios

de la empresa; buscando también mantener el reconocimiento como una de las empresas más

deseadas para trabajar según el raking de Great Place to Work , la caja de compensación

estableció mecanismo de igual de trato para los roles teletrabajables y los que no lo son, así

mismo se diseñaron espacios de contacto y trabajo colaborativo para siempre estar enfocados,

mantener el trabajo en equipo, la búsqueda y construcción de un clima laboral favorable.

Es necesario garantizar las condiciones adecuadas del espacio donde se desarrollan las

funciones por parte del trabajador, lo anterior refiriendo a la seguridad y salud en el trabajo

aun en un lugar diferente a las instalaciones de la empresa, aunque se hacía más fácil para las

compañías realizar el seguimiento y velar por la prevención de riesgos laborales en espacios

propios; disponer de visitas domiciliarias y de control se convierten en herramientas valiosas

para la identificación y prevención de accidentes o enfermedades laborales, por normatividad

y como garante de esta el ministerio de trabajo describe los factores que los empleadores

deben abarca tales como; la afiliación al sistema de seguridad social integral, la verificación

de las condiciones del puesto de trabajo, incorporar a los reglamentos las condiciones en las

que opera en la empresa las modalidades e informar a la administradora de riegos laborales,

también establecer horarios de los empleados para dejar claridad de la disponibilidad que

requiere como jornada de trabajo, suministrar el mantenimiento de los equipos tecnológicos e

inmobiliarios de los teletrabajadores sigue siendo responsabilidad del empleador, para este

tema y como un mecanismo para garantizar una red de conectividad con las velocidades

requeridas; es valioso resaltar la iniciativa de Compensar de asignar un auxilio en dinero

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denominado Auxilio de Teletrabajo por un suma determinada desde la implementación para

ayuda a gasto de servicios públicos en los hogares de los teletrabajadores.

La iniciativa también lleva un enfoque inclusivo para promover el empleo a personas

en condiciones de discapacidad, evitando traslados pero con las condiciones para desarrollar

actividades laborales formales y bien remuneradas. Como medida para controlar y evaluar el

impacto de la iniciativa el gobierno a través del ARTÍCULO 7, nombrado “REGISTRO DE

TELETRABAJADORES” dicta que todo empleador que contrate bajo esta modalidad de

empleo, debe informar la vinculación a los Inspectores de Trabajo del respectivo municipio y

donde no existan estos al Alcalde Municipal, a través del formulario reglamentado por el

Ministerio de la Protección social.

Beneficios de la implementación del TELETRABAJO

Compensar a raíz de su experiencia y lecciones aprendidas una vez adoptada la

iniciativa de teletrabajo, ya cuenta con cerca de 540 teletrabajadores y tiene en marcha una

ola de cerca de 200 más, consciente de los beneficios que se obtiene como empleador a través

de la revista compensar la gestora de Desarrollo Organizacional Katherine Trujillo comparte

algunas de las ventajas que evidencia; permite la reducción de costos fijos en la compañía en

rubros de mantenimiento, asignación de espacios físicos, servicios públicos entre otros y

como bien lo refiere también el ministerio de tecnologías de la información y las

comunicaciones se aumenta la productividad de los colaboradores y mejora su calidad de

vida facilitando la conciliación entre la vida laboral y personal por la obtención tiempo, la

metodología reta a las compañías a generar cambios y adoptar nuevas tecnologías

optimizando los espacios y a su vez suma a la empresa como atractivo para captación de

talento humano derribando barreras de ubicación en muchos casos lo que puede facilitar la

obtención de recurso humano con mejores aptitudes sin importar su lugar de vivienda,

sumado al beneficio planteado y sustentado por la iniciativa a través del portal de teletrabajo

del mejoramiento que genera en la movilidad reduciendo índices de contaminación gracias a

la reducción de desplazamientos, la reducción del absentismo por la conciliación que puede

realizar el empleado en su tiempo y para las empresas refiere una mejora en la forma de

medir el resultado pues se prioriza por objetivos y no por tiempo.

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Imagen 3. Beneficios del teletrabajo. Tomada de: Soluciones TIC

Para las empresas que los colaboradores puedan gestionar de mejor manera el tiempo

desligando los aspectos externos a los que se enfrentan en la cotidianidad como los

obstáculos de movilidad generan beneficios de productividad y aprovechamiento de las

primeras horas de la mañana para alcance de metas, sumado a las anteriores cada empresa

puede identificar y encontrar valor adicional a la implementación desde la particularidad de la

misma, por ejemplo en Compensar las oficinas administrativas de la sede principal ocupaban

5 torres y con la implementación se proyecta remodelar el espacio de al menos 3 para

convertirlas en espacios productivos y de servicio a los afiliados como salones y áreas de

deporte y capacitación generando mayor cobertura a los servicios que ofrece la caja y

penetración según el objeto social de la misma e incluyendo al proyecto de teletrabajo

benéficos económicos sustentados en habilitación de áreas productivas.

En los teletrabajadores desde el punto vista empleador, puede ser muy conveniente

adoptar la metodología pues cabe mencionar que no es obligatoria la vinculación, y que si en

algún momento se toma la opción luego se puede solicitar retomar las condiciones iniciales

por ejemplo para los colaboradores que estando en oficina se convierten en teletrabajadores,

sin embargo con el fin de impulsar la medida se evidencian ventajas en calidad de vida,

flexibilidad en los horarios laborales, contribuye al disminuir el tráfico más en la situación

caótica que se vive en Bogotá y comprende también ahorro de tiempo y recursos económicos,

así como la disminución a los niveles de estrés que se generan en horas de alta afluencia

vehicular aportando a la seguridad y bienestar emocional de las personas pues el estrés

laboral que se sufre aun sin dar inicio a las labores por los largos desplazamientos generan

indisposición incluso durante toda la jornada laboral. Gracias a la experiencia se puede

concluir que si se evidencia y es medible el incremento en la satisfacción de los empleados

pues la metodología facilita el equilibrio entre el trabajo y la familia, como ejemplo una de

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las colaboradoras que disfruta de la modalidad en la actualidad en Compensar menciona:

“culmino mis tareas diarias en mi horario habitual, me desconecto ¡y ya estoy en casa, para

disfrutar de mis hijos!”. Poder disponer de tiempo para cuidado propio y de la familia es una

de las mayores ventajas que no tiene un valor económico pero si, experimental y de

satisfacción personal.

Sin embargo y dadas todas las ventajas anteriores tanto para empleadores como

empleados dentro de los levantamientos de información se manifestaron comentarios de

colaboradores como “la modalidad puede disminuir el sentido de pertenencia hacia la

empresa” para lo anterior y apuntando también a mantener el buen clima laboral y el

relacionamiento se recomienda crear espacios de reuniones grupales de vez en cuando donde

se dé el espacio de compartir conocimiento y experiencias de los equipos de trabajo para

mantener en cierto grado el contacto físico.

Según el reporte de resultados de penetración realizado por el ministerio trabajo, el

modelo en el país entre los años 2016 y 2018 refleja un crecimiento del 28% donde Bogotá se

consolida como la ciudad con mayor número de teletrabajadores en Colombia alcanzando en

el año 2018 los 63.995 por encima de Medellín que presento 29.751, y el área de trabajo

donde más se logra la colocación es los SERVICIOS, y según el reporte el beneficio que más

se percibe por parte de la empresa es el aumento de productividad.

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Imagen 3. Beneficios del Teletrabajo infografía elaborada por Citrix. Tomada de: https://www.citrix.com/blogs

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Métodos y condiciones adecuadas para garantizar un buen desempeño bajo la

modalidad de TELETRABAJO

Puede parecer lógico y muy evidente asegurar que es necesario diseñar un espacio

adecuado y acorde para desarrollar las funciones que se asigne la empresa, pero tiene tanta

relevancia disponer de un espacio personalizado en un sitio específico de la casa por ejemplo,

y atender los siguientes tips de diseño pues se argumenta que de allí también depende la

productividad, efectividad y resultado. Conocer las recomendaciones de expertos como la

firma Estudio 2097 de la mano de Cynthia Restrepo, diseñadora industrial y especialista en

proyectos de arquitectura permiten hacerse una idea de los espacios y requisitos para

acondicionar la oficina en la casa:

Muebles cómodos que cumplan con los requisitos de seguridad y salud en el trabajo

en cuanto a puntos de apoyo de la silla.

Espacio del mueble o escritorio, disponer de un espacio específico y exclusivo de

trabajo donde se pueda mantener un ambiente limpio y que permita la concentración.

Detalles como pizarras para apuntes y notas creativas, los expertos como Viviana

Segura arquitecta de interiores mencionan la importancia de elegir los colores

adecuados donde se encuentre armonía y se viva una experiencia agradable en el lugar

de trabajo.

Un lugar iluminado con ventilaciones naturales.

Dentro de las recomendaciones asignadas en las visitas realizadas por Compensar se

recomienda al colaborador acondicionar un espacio distante de las zonas sociales de la casa

como dormitorios comedores o salas, para evitar distracciones y buscar la concentración, si se

logran un punto neutral donde no se escuchen conversaciones o televisores el nivel de

concentración es mayor, aprovechar la luz natural para ubicar el escritorio cerca de una

ventana, no tener saturado el espacio de trabajo con objetos sobre la mesa o debajo que

además de agregar peso visualmente pueden también ocasionar accidentes de trabajo.

Un lugar mal diseñado sumado a jornadas descontroladas de trabajo, trae

consecuencias negativas para la salud y la calidad ergonómica de las personas, por lo anterior

se plantea programar visitas de control y seguridad así como solicitar al colaborador

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diligenciar bitácoras de realización de pausas activas con descanso de posturas, y se entregan

recomendaciones en las capacitaciones a los teletrabajadores para que sea una gestión

consiente de autocuidado.

Imagen 4. Salud laboral tu postura en la oficina. Tomada de: Uhma.Salud

Métodos de medición y control:

Definir modelos de operación que se deben implementar así como el sistema de

control de productividad para medir el resultado de los teletrabajadores hacen parte de los

puntos clave por parte de la empresa para esto es necesario definir claramente la método de

medición que refleje el funcionamiento de la iniciativa, en Compensar durante el levamiento

de los roles teletrabajables también se identificaron entregables y responsabilidades claras

con objetivos medibles para realizar el control desde el cargo superior al que se rinde, para lo

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anterior es importante dar claridad en fechas de entrega de trabajos así como las condiciones

de lo que se espera recibir.

Para que la metodología anterior funcione en la medición y control es necesario

quitar culturalmente los viejos conceptos de cumplimiento donde se establecían por el

número de horas que permanecía la persona en el lugar de trabajo, para adoptar control por

cumplimiento de metas y objetivos existen herramientas tecnológicas que también sirven

como medición pues se realiza programación de actividades las cuales se van cerrando por la

gestión de los empleados otorgando en plan de trabajo un monitoreo y control total. Los

escritorios virtuales y el flujo de la información que se administran también son base de

seguimiento, dentro del reporte del ministerio de trabajo sobre las herramientas o

aplicaciones que más se usan para el control y seguimiento de las actividades está el

whassatp como herramienta de mensajería, en programas de conexión remota está liderando

Teamviewer y de programas de organización de tareas en el desarrollo de actividades Excel

de Microsoft. A continuación el extracto del reporte:

Imagen 5. ¿Cuáles herramientas o aplicaciones utiliza la empresa para hacer seguimiento o monitoreo a las

actividades de los teletrabajadores?. Tomada de: Estudio_teletrabajo 2018+ULTIMO.pdf

La gestión y cultura de liderazgo en Compensar y la claridad en las tareas juegan el

papel más importante para garantizar el éxito de la implementación del modelo teletrabajo,

pues desde las cabezas de equipo se construye la administración del recurso a cargo

buscando crear lazos de confianza que en trabajo colaborativo aun en la distancia se alcance

logros y propongan nuevas interacciones que permitan reflejar en el resultado la coalición de

equipos multidisciplinarios.

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Como aliado en el modelo Compensar a través de la herramienta JobSpot se

administra y asigna los espacios teletrabajables en la empresa pues el encargo de crear redes

inteligentes y de confianza en el trabajo remoto, desde la experiencia sirve para controlar de

manera organizada y a través de reservación de espacios por aplicación móvil los días que los

colaboradores van a estar en la planta física de la empresa asignando de manera ordenada y

por códigos de QR, realizando un estilo de Check In al llegar a las instalación garantizando

así el adecuado uso o liberación de espacios según sea la necesidad, hacer uso racional de los

espacios en puestos de trabajo y salas de reuniones y trabajo colaborativo para culturalmente

adoptar respeto y no bloquear la oportunidad de trabajo de otro colaborador.

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Conclusiones

El teletrabajo como metodología de vinculación laboral a distancia en Colombia ha

tomado auge en los últimos años por los múltiples beneficios identificados no solo para los

empleadores si no para sus colaboradores.

Las TIC (Tecnologías de la información y la comunicación) son el puente de contacto

entre la empresa y el trabajador lo que no hace obligatorio la presencia del empleado en un

sitio especifico de la empresa.

Para las empresas el aumento de productividad, la disminución de costos fijos la

retención del talento humano y la disminución de ausentismos laborales son los principales

beneficios que obtiene la adopción de la nueva metodología de trabajo.

Para los trabajadores la conciliación entre la vida personal y laboral, la disminución de

estrés y reducción de gastos en el transporte público entre los traslado de casa – oficina –casa,

así como la flexibilización de horarios representan un atractivo en la búsqueda de trabajo bajo

la modalidad distancia.

La disposición de un espacio adecuado con todas las garantías de salud y seguridad

contribuye a la productividad y comodidad laboral desde la casa, y son herramientas

indispensables para garantizar el éxito de la modalidad del teletrabajo.

Uno de los obstáculos para el éxito del teletrabajo es la falta de cultura y la necesidad

de dejar los viejos conceptos de cumplimiento y logro de metas a través del tiempo que

permanecía la persona en el lugar de trabajo, para adoptar control por cumplimiento de metas

y objetivos y hacer uso de herramientas tecnológicas como aliadas en esta tarea.

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