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II0040_M1AA1L5_Herramientas Versión: Septiembre 2012 Revisor: Laura Cabello Barocio

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Herramientas del Pensamiento sistémico

por Laura Cabello

En la práctica laboral se presentan con frecuencia situaciones en las que es necesario resolver problemas y tomar decisiones. Existen diferentes técnicas para la solución de problemas, algunas sirven para analizar el problema, otras para generar ideas de solución, otras para validar las soluciones, entre otros. En los párrafos siguientes, se realizará una revisión de varias técnicas que en conjunto sirven de apoyo para una intervención, desde el enfoque sistémico, aplicando la metodología de sistemas suaves. Fase 1: Problema no estructurado El proceso de intervención en una organización puede realizarla un consultor externo o un integrante de la misma compañía, en cualquier de los casos, al iniciar su intervención debe recabar información. Algunas técnicas para iniciar esta recolección son aplicar cuestionarios, realizar entrevistas o incluso utilizar alguna técnica de grupo (como los grupos focales). Fase 2: Problema estructurado En esta fase, dado que se requiere “estructurar” el problema, se requieren técnicas más gráficas, en los siguientes párrafos se revisarán en particular dos de ellas: el mapa mental y el gráfico enriquecido (rich picture).

Creatividad La solución creativa de problemas, será más eficaz, de acuerdo con Robbins (2004) si se piensa fuera de la caja, que implica mirar el problema desde otro ángulo, desde otra perspectiva. Sternberg (1997, citado por López, 2000) presenta un enfoque global de la creatividad no sólo como una capacidad, sino como un proceso conformado por tres tipos de inteligencia: La creativa: “es la capacidad para ir más allá de lo dado y engendrar ideas nuevas e interesantes” (López, 2000, p. 69). La analítica: “o sea, la capacidad para analizar y evaluar ideas, resolver problemas y tomar decisiones” (López, 2000, p. 69).



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La práctica: “la capacidad para traducir la teoría en la práctica y las teorías abstractas en realizaciones prácticas” (López, 2000, p. 69). Lo anterior significa que una persona creativa no solamente debe tener bien desarrollada su inteligencia creativa, sino que debe procurar además, desarrollar su inteligencia analítica y su inteligencia práctica. Los ejercicios de creatividad pueden empezar por ser relativamente sencillos. Un ejemplo de ellos son los mapas mentales. Según Buzan (2004): “Un Mapa Mental es un método de análisis que permite organizar con facilidad los pensamientos y utilizar al máximo las capacidades mentales” (p. 26).

“Un Mapa Mental es la forma más sencilla de gestionar el flujo de información entre tu cerebro y el exterior, porque es el instrumento más eficaz y creativo para tomar notas y planificar tus pensamientos” (p. 28).

“Un Mapa Mental es la forma más sencilla de gestionar el flujo de información entre tu cerebro y el exterior, porque es el instrumento más eficaz y creativo para tomar notas y planificar tus pensamientos” (p. 28).

Figura 1. Introducción a los mapas mentales (Buzán, 2004, p. 27) En la metodología propuesta por Peter Chekland en 1981 (Wilson, 2001) se debe diseñar en sus pasos algo similar a un mapa mental. Las similitudes que puedes observar son las figuras y las relaciones en forma de flechas. Pero más allá son el sentido que cada uno de ellos sirve a su autor.

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Rich Picture En la metodología de sistemas suaves, se manejan 7 pasos para su elaboración. En ocasiones en el segundo paso para estructurar un problema complejo se utiliza una herramienta llamada Rich Picture (RP).

El rich picture es un diagrama que puede elaborarse con imágenes o texto. Se puede hacer incluso una mezcla de ambos y lograr mayor claridad al lector del diagrama. Pero principalmente el planteamiento del problema será lo que le dé sentido al diagrama.

Ya que cuando un autor genera un rich picture probablemente sin una explicación no podrá deducirse tan fácilmente. Pongamos de ejemplo el siguiente rich picture de Ortegon, el cual se titula Edge of Chaos y como ejercicio, trata de identificar el problema o situación que describe.

Figura 2. Rich picture edge of chaos (Ortegon citado por Jackson, 2000, p. 253).



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Seguramente no puedes identificar mucho sobre la situación que está estructurándose en este diagrama, sin embargo, éste se considera uno de los más complejos. En el mismo libro de Jackson (2000) se puede encontrar otro Rich Picture del ejemplo del caso de TEC (Humberside Training and Enterprise Council) mostrado en la figura 3. El rich picture de Hindle, es un poco más entendible debido a que comprende imágenes y texto explicativo. Esta característica lo hace legible y entendible a cualquiera que conozca la situación planteada.

Figura 3. A demonstration rich picture of the TEC contracting process (Hindle citado en Jackson, 2000, p. 263).

Al diseñarse los Rich Picture debe considerarse principalmente incluir los factores más relacionados con la situación. Por ejemplo, en el caso de TEC se pueden observar los proveedores y del lado derecho, considerándose ésta una de las <entidades principales> del problema a tratar. Se pueden observar también una oficina que puede identificarse como <estructura>, y en medio de todo el diagrama la palabra relationship que funge como descriptora del <proceso> que se está llevando a cabo. Además de esto se pueden observar relaciones y puntos de vista marcados con ojos dibujados. Algunos de estos símbolos los menciona Wiley (2001) en el siguiente diagrama:



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Figura 4. Common Symbols (Wiley, 2001, p. 40). Checkland (1999) propone un esquema para describir el proceso de intervención en una situación problemática, mediante la metodología de sistemas suaves (mostrada en la figura 5), el cual se muestra en la figura 6.



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Figura 5. Esquema que ilustra la Metodología de Sistemas Suaves (Checkland, 1999, p. 188).

Figura 6. Elements relevant to any piece of research (Checkland & Holwell citados por Jackson, 2000, p. 12).



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Donde el rich picture o la problemática estructurada están planteadas desde un marco o situación (representado en la figura como F – Framework of Ideas), al cual se le aplicarán los pasos de la Metodología M – Methodology y posteriormente serán aplicados a una realidad A – Area of Concern. Cuando se está aplicando la MSS en M es cuando se diseñan los Modelos Conceptuales. Los cuales, recordando que corresponden a actividades del pensamiento de sistemas en donde se debe utilizar la inteligencia analítica para proponer soluciones a la situación planteada. Es importante aclarar que cuando se diseñan rich pictures, la intención principal es el entendimiento del analista o equipo de trabajo y por lo tanto será como apoyo para la estructuración de sus ideas. Es decir, será como un mapa mental que le ayuda a un estudiante a organizar los eventos históricos de México y organice mejor los conceptos para su comprensión. Así, un rich picture le ayudará al diseñador del sistema a ilustrar la problemática y le apoyará a generar ideas ya sea para la investigación de más información o la concepción de la situación deseada por parte del dueño del sistema. Fase 3: Definiciones esenciales

Definición Raíz Una definición raíz sirve para delimitar el problema y establecer las interacciones que tiene el sistema. Puede ser posible construir una definición raíz a partir de los elementos del CATWDA (Cliente, Actores, Transformación, Weltaunshaung, Dueño, Ambiente). Debido a que normalmente la definición raíz (Root Definition en inglés) es comprobada o identificada con el CATWDA (CATWOE por sus siglas en Inglés).

Al definir cada elemento del CATWDA se puede armar una definición raíz con una estructura tal como un rompecabezas, completando con preposiciones y uniendo la redacción.



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Supongamos que tenemos los siguientes elementos para definir el sistema del ciclo del agua:

Clientes Consumidores Actores Pobladores de la tierra Transformación Ciclo del Agua Weltanschauung Es vida para el planeta Dueño El Hombre Entorno Condiciones climáticas

Tabla 1. Elementos del ciclo del agua. Podría utilizarse una plantilla, como ésta: Un sistema manejado por el (la) Dueño y llevado a cabo por el (la, los, las) Actores para Weltanschauung mediante la Transformación para satisfacer a Clientes. El sistema llevará a cabo esto a través de Entorno. Al ser primerizos en la MSS les servirá mucho, pero una buena definición raíz, es aquella que se forma con base en las características del sistema y de ahí es de donde se reconocen los elementos del CATWDA, esto podrá realizarse apoyándose en la práctica. También puedes guiarte con base en el aseguramiento en tu definición raíz de las siguientes características (Checkland, 1999):

• El verbo de la oración principal debe referirse a la transformación del proceso. • Como bien se menciona, debe coincidir con los elementos del CATWDA y deben concordar en

sentido y palabras a utilizar. • Pueden expresarse en la oración los elementos C, A, D y A, pero si es elección del diseñador

pueden omitirse, sin embargo, siempre deben identificarse en la oración los elementos T y W. • Una DR bien estructurada, deberá contener solamente una transformación. • Es importante que no queden excluidos de la DR, términos o elementos identificados en el

CATWDA. Así en la figura 7, Wilson (2001) hace una distinción lógica en un diagrama en el que liga los conceptos para que identifiquemos mejor cómo comprobar nuestros pasos de la MSS. Así, identifica a los modelos conceptuales formales (Formal Conceptual Model en inglés) como el resultado de comprobar los Modelos Conceptuales.



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Figura 7. The logic-based process (Wilson, 2001, p. xvi).

Los Modelos Conceptuales Formales, no son más que los MC que resultan de los cambios deseables del mundo real. Fase 4: Modelos conceptuales

Mapas Conceptuales Un mapa conceptual puede apoyar a analizar el funcionamiento de un sistema, lo que a diferencia del rich picture, debe ser comprendido por cualquiera que lo quiera interpretar. Es por esto que se recomienda usar verbos y usar las flechas de conexión que no se crucen para generar la menor complejidad posible. Todo esto siendo opcional o aconsejable en general, pero Checkland (1999) recomienda se respeten los siguientes puntos:

• Debe ser construido de las palabras de la DR. • Al ser construido el MC de la DR deben usarse suficientes palabras para describir la

transformación que se describe en ese proceso. • Debe existir por lo menos un subsistema de control y monitoreo para asegurar la conectividad

adecuada. Las flechas dentro del MC deberán tener un formato consistente ya que son dependencias lógicas. Analizaremos entonces un sistema conocido en general como el ciclo del agua. Donde por condición inicial podemos decir que el agua se encuentra en estado líquido, pasa por medio del calor a un estado de gas y por medio de frío a un estado sólido.



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En un modelo sencillo podríamos estructurar la siguiente figura.

Figura 8. Modelo Conceptual 1 de estado del Agua (Cabello, 2011).

Pero observando el modelo no se observa una retroalimentación o cómo se puede ir de estado sólido a estado gaseoso. Se sabe también que el estado sólido al agregar calor puede volver a estado líquido y lo mismo pero con frío para el estado gaseoso. Esto se puede representar como la siguiente figura.

Figura 9. Modelo Conceptual 2 de estado del Agua (Cabello, 2011).

Estos modelos se pueden ubicar como un estado ideal para evitar la complejidad, pero la realidad es otra, el agua puede estar en mares y ríos o puede estar en subsuelo, puede precipitarse y no caer en el mar para seguir en su cauce, por lo que debe haber escurrimiento. Este y otros factores que influyen en el ciclo del agua, pueden representarse entonces de la siguiente figura.



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Figura 10. Modelo Conceptual el ciclo del Agua (Cabello, 2011). Además de estos factores tenemos la intervención del hombre donde deberíamos de adicionar el ciclo que ha agregado debido a la contaminación del agua y sus tratamientos. Pero, ¿cuándo es conveniente detenerse en el diseño de un modelo conceptual? La profundidad o detalle con el que se represente un sistema mediante un modelo conceptual, dependerá de la situación problemática específica. Por ejemplo, si lo que se pretende investigar es la escasez del agua entonces probablemente se necesite adicionar más elementos al modelo como el consumo humano, el crecimiento de la población, la disminución de mantos acuíferos, entre otros. El ciclo del agua es un análisis muy referido en la comunidad de sistemas y que puede diseñarse en modelos dinámicos y puede llegar a ser tan complejo como el diseñador lo deseé. La forma en disminuir la complejidad con la que se está modelando es establecer una buena definición raíz para delimitar los puntos exactos a tratar. En resumen, podemos ilustrar finalmente en los pasos de la MSS, las herramientas estudiadas en la presente lectura por medio de la siguiente figura.



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Figura 11. Herramientas a utilizarse en la Metodología de Sistemas Suaves.

Los rich pictures (o diagramas enriquecidos), son utilizados en la fase 2 de la MSS y ayudan al analista a entender la situación bajo estudio al representarla de forma gráfica apoyándose en dibujos, íconos, flechas, u otros. Es importante mencionar que el “significado” de un rich picture en particular puede sólo tener sentido para la persona que lo diseñó pero no es requisito que el resto de los involucrados en la situación los comprenda.

1. Situación problemática no estructurada

2. Situación problemática estructurada Rich Picture

3. Definición raíz Oración prefabricada del

CATWDA 4. Modelos conceptuales

(MC) de acuerdo a la investigación del sistema

analizado

Mundo real

7. Actividades para implementar el MC

6. Cambios propuestos a los Modelos que sean

factibles (MC Aprobados)

5. Comparación con el mundo real del MC

Pensamiento Sistémico

del Mundo real



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La definición raíz por su parte (fase 3 de la MSS), al representar lo que el sistema “debería ser”, permite al analista identificar el propósito y el alcance del sistema, así como, delimitar el problema al establecer sus interacciones con su entorno. Su construcción se facilita mediante el uso del mnemónico CATWDA o, si se decide construirla primero, el CATWDA puede servir para validarla. Finalmente, en el caso de los modelos conceptuales (fases 4, 5 y 6 de la MSS), los cuales, a diferencia de los rich picture sí se pretende que su diseño final sea comprendido por todos los involucrados, permiten a los implicados en la situación (y no sólo al analista) comprender el funcionamiento deseado del sistema, considerando que los modelos conceptuales se construyen a partir de la definición raíz. Además, al utilizar principalmente la inteligencia analítica para visualizar el problema de forma integral, es posible desarrollar soluciones creativas, factibles y deseables que faciliten su implementación.

Referencias

Ackoff, R. (1978). The Art of Problem Solving: Accompanied by Ackoff's Fables. Canada: John Wiley and Sons, Inc. Publishers. [Versión en línea]. Recuperado el 28 de Julio de 2011, de http://books.google.com.mx/books?id=2qu8EK7ickIC&printsec=frontcover&dq=russell+ackoff&hl=es&ei=SdIxTqce79yIAvXvtLoI&sa=X&oi=book_result&ct=book-preview-link&resnum=1&ved=0CC4QuwUwAA#v=onepage&q&f=false.

Buzán, T. (2004). Cómo crear mapas mentales (G. Cuccia, Trad.). Barcelona, España: Ediciones Urano, S. A. [Versión en línea]. Recuperado el 18 de agosto de 2009, de: http://www.scribd.com/doc/7660122/Tony-Buzan-Como-Crear-Mapas-Mentales-OCR.

Checkland, P. (1999). Pensamiento de sistemas, práctica de sistemas. México: Limusa.

Guerra, D. (2000). Metodologías para dinamizar los sistemas de innovación. México: IPN. [Versión en línea]. Recuperado el 06 de Julio de 2011, de la base de datos Bibliotechnia recurso de la Biblioteca Digital de la UVEG.

Jackson, M. (2000). Systems Approaches to Management. Secaucus. NJ, USA: Kluwer Academic Publishers.

López, B. S. (2000). Pensamientos crítico y creativo (2a. ed.). México: Trillas.

Robbins, S. P. (2004). Comportamiento organizacional (10a. ed.; J. F. Dávila Martínez y R. Pescador Guzmán,Trad.). México: Pearson Educación. [Versión en línea]. Recuperado el 5 de septiembre de 2011, de http://books.google.com.mx/books?id=OWBokj2RqBYC&pg=PA616&dq=Desde+fuera+del+problema+%2B+creatividad&hl=es&ei=J09lTpPzF9GrsALP6tnQCg&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=7&ved=0CEgQ6AEwBg#v=onepage&q=Desde%20fuera%20del%20problema%20%2B%20creatividad&f=false

Wilson, B. (2001). Soft Systems Methodology; Conceptual Model Building and its Contribution. Baffins Lane, Chichester, UK: John Wiley & Sons Ltd.

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