1

GUIA PARA LA ELABORACION DEL PLAN DE TRABAJO

El plan anual de trabajo es un instrumento de planificacin y gestin que permite llevar a cabo los fines de la organizacin, mediante una adecuada definicin de los objetivos y metas que se pretenden alcanzar de manera que se utilicen con eficiencia, eficacia y economicidad 1.

Un plan de trabajo es un instrumento que contiene al menos: informacin referente al programa, objetivos (generales y especficos), actividades y metas, indicadores del cumplimiento de las metas, fechas de su realizacin, recursos econmicos y materiales que sustenten su ejecucin, personal responsable y la forma como se va a evaluar.

Toda la informacin suele presentarse de forma esquemtica para que permita visualizar la ejecucin de las actividades en un perodo determinado (periodo que para efectos de esta gua, es de 12 meses) y que adems, facilite verificar su cumplimiento y posibles modificaciones, as como la incorporacin de nuevas actividades.

En su diseo y ejecucin debe contarse con la participacin de la direccin, o administracin, el personal tcnico y el rgano superior (junta directiva, asamblea de asociados) de un determinado programa, este ltimo tambin encargado de su aprobacin, que para efectos de las organizaciones generalmente lo constituye su junta directiva y la asamblea de asociados.

Particularmente, en esa primera fase (diseo) se deben considerar aspectos de gran trascendencia como son:

1. Resultados de la evaluacin del plan de trabajo anterior. 2. Necesidades de la poblacin objetivo

3. Los recursos humanos que tiene la organizacin, tanto personal voluntario como el

contratado, en aspectos como distribucin de tiempo del personal, la asignacin de tareas y actividades diversas. Los asuntos necesarios de coordinacin interna (consecucin de recursos de variada ndole) y las oportunidades de coordinacin con otras organizaciones o programas. Todos ellos elementos importantes para el alcance de los objetivos planteados.

4. Las recomendaciones emanadas del rea de Accin Social y Instituciones de

Bienestar Social en donde se indiquen aspectos que deben mejorar. ______________________ 1 Contralora General de la Repblica, Divisin de Fiscala Operativa y Evaluativa, rea de Servicios Sociales, Informe sobre los resultados del Estudio realizado en el Patronato Nacional de la Infancia en relacin con las transferencias de recursos a organizaciones privadas sin fines de lucro. 2009 pgina 8.

2

Finalmente el Plan de Trabajo no debe visualizarse como un listado de actividades que rutinariamente realiza el programa, ms todo lo contrario, busca que se incluyan las acciones que den una respuesta efectiva y oportuna a sealamientos limitantes y que por lo tanto ofrezcan oportunidades y alternativas innovadoras que garanticen la calidad en la atencin a la poblacin objetivo de la Organizacin.

A continuacin, se muestra la descripcin de los componentes recomendados para la elaboracin del Plan de Trabajo.

I-IDENTIFICACION:

Seccin 1. Datos Generales

1. Nombre Organizacin: ________________ 2. Siglas: _____________________ 3. Telfono: ____________ Fax: ____________ E-mail: ___________ Apartado: ________________ 4. Tipo Organizacin: _______________________ 5. Fines y Objetivos: (Anotar los que aparecen en el Acta Constitutiva)..................................................................................................................................................................................................................................................................... 6. No. Expediente Del Registro Pblico: ___________

Seccin 2. Localizacin 7. Ubicacin sede principal: Provincia: _______ Cantn: _________ Distrito: ________ Otras seas: ___________________________________________________________ 8. rea Geogrfica de cobertura legal: _____________________ 9. Domicilio Legal: Provincia:__________ Cantn: __________ Distrito: ___________ Otras seas: ___________________________________________________________

Seccin 3. Aspectos Legales 10. Cdula Jurdica: ________________ Vigencia: _____________________ 11. Marco Ley de Const.: Ley N: ___________ 12. Fecha Constitucin (ver Acta Constitutiva): _________ 13. Vigencia Personera. Jurdica. ______________ 14. Datos de Acreditacin: Dependencia que Acredita o autoriza el programa: Del: ___________ al ___________ No. Sesin: __________ Acta: _______ Artculos: __________ Inciso: __________ Vigencia desde: _____________ hasta: ______________ Fecha: _________________ (AQU DEBE INDICARSE SI SE TRATA DEL PANI, IAFA, mencionando a todos aquellos entes que otorgan la acreditacin o autorizacin) 15. Datos del Permiso de Funcionamiento, Habilitacin y Acreditacin del Ministerio de Salud: Del: ___________ al ___________ No. Sesin: __________ Acta: _______ Artculos: __________ Inciso: __________ Vigencia desde: _____________ hasta: ______________ Fecha: _________________

Seccin 4. Representantes 16. Representante legal: Nombre: __________________________________________ Cdula de identidad: ______________ Cargo que desempea dentro de la Organizacin_______________________________

3

Tipo Poder otorgado: ______________ Lmite: ______________ Monto: ___________ 17. Director o Administrador: ______________________________________________ Cdula de identidad: _________________________________

Seccin 5. Grupos Meta

18. Grupos Metas: Infancia Menores trabajadores de la calle Indigente Desempleados Adolescencia Adultos Mayores Mujeres Adultas Personas con Discapacidad Personas Drogodependientes Otras 19. Nmero de beneficiarios que atiende la Organizacin:______________ 20. Servicios que ofrece la Organizacin: Albergue Alimentacin Apoyo Educativo Cuidado Diario Recreacin Terapia Capacitacin Otros

II- Antecedentes y justificacin del Programa:

En este apartado se describe la justificacin del programa tomando en cuenta aspectos entre los que destacan:

Antecedentes: breve resea histrica de la creacin de la Organizacin.

Descripcin de la situacin actual de la poblacin que se atiende, los problemas que requieren atencin y como afectan a esta poblacin.

III- OBJETIVOS:

3.1 Hay ciertos principios establecidos con relacin a los objetivos:

1. Toda Organizacin tiene unos objetivos.

2. No hay estrategia de atencin posible sin objetivos definidos.

3. No existen estrategias malas, solamente objetivos mal planteados.

4

CARACTERSTICAS DE LOS OBJETIVOS

1. Deben ser realistas No deben crear expectativas que no se puedan cumplir. Expresar claramente las situaciones que se desean solucionar y en ellos debe evidenciarse un propsito de logro, trasformacin o cambio.

2. Deben ser flexibles A fin de que se puedan modificar si el Plan lo exige

3. Deben ser claros Para que sean fciles de comprender, y deben iniciar con un verbo en infinitivo, adems se debe evitar el uso de verbos que se asocien a esfuerzos tales como fomentar, procurar, tratar, intentar.

3.2 Objetivo General y especficos del Plan de trabajo

3.2.1 Objetivo General del programa

Es fundamental que en el planteamiento del objetivo general del programa se tenga en cuenta:

1. Los fines de la organizacin y la Misin de la Organizacin si se tuviera 2. La evaluacin del Plan de Trabajo del ao anterior.

3.2.2 Objetivos Especficos del Plan de Trabajo.

El planteamiento de los objetivos especficos del plan debe ser coherente con el objetivo general planteado.

3.3 Formulacin de Objetivos: A efecto de formular los objetivos se deben responder

las siguientes preguntas:

Qu es lo que se quiere hacer?

Quines sern los beneficiarios directos o indirectos?

En qu lugar se prestarn los servicios?

Para qu se hace todo esto? A manera de ejemplo: QUE: Brindar capacitacin en areas que contribuyan a la insercin socio- laboral. PARA QUIENES: para las mujeres usuarias de los servicios. DONDE: de la organizacin Creciendo en Unidad. PARA QUE: para desarrollar habilidades destrezas, que les permita acceder a mejores opciones laborales y educativas

5

IV- METAS: Es un elemento cuantificador y cualificador de los objetivos o propsitos del proyecto (programa) en un marco de tiempo. Seala cunto queremos alcanzar de cada objetivo, cmo es la calidad de lo que queremos lograr y en que lapso de tiempo se va a conseguir. Es importante considerar los siguientes aspectos para elaborar las metas:

- Deben ser alcanzadas por la Organizacin con los recursos financieros, humanos, fsicos y tecnolgicos disponibles.

- Deben establecerse para ser cumplidas en un plazo determinado. - Deben ser conocidas y acordadas por los miembros de la Junta Directiva de la

Organizacin. - Debe sealar cuanto queremos alcanzar de cada objetivo y cmo es la calidad de

lo queremos lograr.2

V-INDICADORES: Miden los logros y el cumplimiento real de las metas de los programas sociales, los indicadores de producto o resultados suelen ser los ms simples de aplicar, pues se orientan a medir el grado de cumplimiento de las metas propuestas con las realizadas. Por lo mismo, su medicin se realiza generalmente comparando el nmero total de los beneficios realizados o ejecutados con el nmero de los programados. Sea que trate de beneficiarios, acciones, supervisiones, capacitaciones o proyectos, segn como haya sido formulada la meta. Este tipo de indicadores se expresan, por lo general, en la forma de porcentajes y miden la capacidad de respuesta institucional de las diferentes situaciones a atender.

De este modo, los indicadores permiten evaluar la situacin actual y saber donde est el proyecto en relacin a los resultados esperados 3

_________ 2 Gua para la Elaboracin de Proyectos Sociales, Coleccin Liderazgo Social. Luis Ulla, Claudio Giomi. Espacio Editorial, Buenos Aires. Argentina, pgina 58, 2006.

Ejemplo: Objetivo.

Metas vrs resultados obtenidos= xito o fracaso2

6

Brindar capacitacin en areas que contribuyan a la insercin socio- laboral para las mujeres usuarias de los servicios, de la organizacin Creciendo en Unidad para desarrollar habilidades y destrezas, que les permita acceder a mejores opciones laborales y educativas. Meta: Capacitar en elementos administrativos y financieros para la administracin de la pequea empresa a 20 mujeres de la organizacin Creciendo en Unidad durante el primer semestre del ao 2011. Indicadores:

1- Nmero de mujeres capacitadas durante el primer semestre del 2011. 2- Control de asistencia a las lecciones de capacitacin.

VI-ACTIVIDADES:

Son las acciones concretas que realiza la junta directiva, el personal del programa, voluntariado y otros para alcanzar los objetivos especficos sealados en la seccin anterior. Implica la definicin y ejecucin de tareas y procedimientos. Deben indicarse actividades para cada objetivo y su correspondiente meta. Dicho de otra manera, las actividades son las tareas que se realizan en un programa o proyecto con el fin de obtener los productos previstos en el Plan. En general, para obtener un producto es necesario realizar varias actividades. En el concepto actividad, la palabra clave es hacer. Las actividades transforman los recursos en productos. Estas deben ser descritas en una secuencia lgica, indicando las fechas previstas de comienzo y fin de cada actividad, as como los responsables de realizarlas. _______________ 3 Citado en Diseo y Evaluacin de Proyectos Sociales, Martinic Segio. Comexani,

CEJUV. Mxico, pgina 85, 1997

VII-CRONOGRAMA: Es importante la elaboracin de un grfico que muestre el conjunto total de actividades y su duracin, es decir un cronograma Para organizar las actividades se utilizar un cuadro que se denomina Grfico de Gant.

7

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDADES TIEMPO RESPONSABLES

POR EJEMPLO

SEMANAL

JULIO AGOSTO SETIEMBRE

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Responsables

Impartir charlas de

motivacin a posibles

usuarias de la capacitacin

QUINCENAL

JULIO AGOSTO SETIEMBRE

1 2 1 2 1 2 Responsables

Realizar proceso de

seleccin de posibles

usuarias del proyecto

MENSUAL

JULIO AGOSTO SETIEMBRE

Responsables

Coordinar con representantes de Instituciones

Estatales y Privadas de la

comunidad para organizar y ejecutar los

cursos

Este smbolo se pone en el calendario, para marcar el tiempo que dura la actividad.

8

VIII- SERVICIOS: Son los beneficios que la Organizacin ofrece a la poblacin objetivos, por ejemplo: (Alimentacin, albergue, vestuario, servicios mdicos, educacin, capacitacin, recreacin, terapia ocupacional, fisioterapia, formacin profesional, servicio de trabajo social, educacin especial, atencin psicolgica, servicio de rehabilitacin (segn modalidad o rea) entre otros.

IX-RECURSOS: El desarrollo o ejecucin de las actividades para el logro de los objetivos, demanda de la Organizacin la programacin de un conjunto de recursos, cuyo detalle es el siguiente:

a) Recursos Humanos: (Se refiere a los recursos humanos con que cuenta la organizacin tales como:

miembros asociados, junta directiva y fiscala, el personal administrativo, tcnico-profesional y voluntario. Tambin se puede contar con recurso humano externo que sirva de apoyo para cumplir con los servicios y objetivos propuestos.

b) Recursos Materiales: Son aquellos recursos que requieren los grupos u organizaciones para poder brindar

directamente el servicio a los beneficiarios. Estos recursos pueden ser mobiliario y equipo en general, equipo especializado para la atencin de la poblacin, vehculo, terreno y otros.

c) Recursos Financieros:

Son todos aquellos recursos de carcter econmico que necesitan las organizaciones para poder operar administrativamente y ejecutar los planes y proyectos propuestos a fin de cumplir con los fines de sta.

X-EVALUACION: El concepto de evaluacin ligado al Plan de Trabajo debe relacionarse con la eficiencia y economicidad que involucra el mejor uso de los recursos definidos. Se relaciona con la periodicidad, tcnicas y metodologa, utilizadas por la Junta Directiva del programa para su monitoreo y realizar los ajustes que sean necesarios para su cumplimiento y reconocer las limitaciones internas y externas que deben considerarse para planificaciones posteriores.

Para lo que corresponde a este documento, se recomienda que el Plan se someta a evaluacin, al menos dos veces al ao mediante una evaluacin de proceso o parcial, y la ltima, a la evaluacin de resultados que se genera en parte con la evaluacin parcial y permitir conocer el nivel de cumplimiento del Plan de Trabajo del programa.

9

La evaluacin estima los efectos y el impacto del desempeo de un programa, centrndose en el anlisis del avance hacia el logro de sus objetivos. La evaluacin es una funcin indispensable que se cumple en un momento determinado y provee informacin que puede servir para retroalimentar la ejecucin del programa; as como tambin la planificacin de formulacin de posibles programas o proyectos ulteriores. La evaluacin es un instrumento esencial para:

REFORZAR LA GESTIN DEL PROGRAMA

MEJORAR LA PREPARACIN DE NUEVOS PROGRAMAS O PROYECTOS

PROPORCIONAR INSUMOS O PROGRAMAS DE MAYOR ENVERGADURA O EVALUACIONES MS ESPECFICAS.

CULES ASPECTOS DEBEN SER EVALUADOS EN UNA ORGANIZACIN DE BIENESTAR SOCIAL? EJEMPLOS:

1. Si las actividades y metas planteadas fueron cumplidas por la organizacin.

2. Si se cont con Recursos (humanos, materiales y econmicos), suficientes para lograr los objetivos.

3. Grado de compromiso de los responsables en la Organizacin, para cumplir con

las tareas asignadas.

4. Si hubo o no participacin de la comunidad en los programas de la Organizacin.

5. Apoyo de Instituciones Estatales para el cumplimiento de los objetivos.

6. Otros. En resumen, la evaluacin se puede realizar:

a) Mediante reuniones mensuales, quincenales, en donde se discuta, ya sea a nivel de Junta Directiva o Asamblea General, los avances del Plan de Trabajo, o los obstculos que se presentan por medio del desarrollo del mismo.

10

b) Mediante la confeccin de algunas boletas o cuestionarios que se pasan en el grupo, y que permitan medir el grado de avance de los trabajos.

XI-SEGUIMIENTO: El seguimiento consiste en el examen continuo o peridico de la ejecucin del programa a fin de valorar el avance de este, determinar dificultades o problemas detectados y recomendar medidas correctivas. El propsito del seguimiento es conseguir que la ejecucin del programa sea eficiente y eficaz. Proporciona oportunamente a todas las partes interesadas informacin sobre el trabajo planeado o realizado. Observa principalmente el proceso de ejecucin directa, a fin de verificar que los recursos que se utilizan en las actividades se transforman en resultados, analizando de esta forma la cantidad y calidad de los mismos. El Plan de Trabajo y el informe de avance son instrumentos importantes para el seguimiento. El Plan de Trabajo describe lo que se prev hacer. El informe de avance da cuenta del trabajo realizado. El informe de avance o seguimiento debera dar respuesta a las siguientes preguntas:

Estn disponibles los recursos como se haban previsto? Estn realizndose actividades de acuerdo al Plan Anual de Trabajo? Estn dndose los resultados de acuerdo con el cronograma? Han habido cambios importantes que variaron el curso de las actividades

planificadas? Qu problemas y dificultades se han encontrado? Qu medidas correctivas se han previsto?

En resumen, una de las principales consecuencias del seguimiento puede ser un reajuste que toma en cuenta condiciones o necesidades nuevas que no pudieron preverse en la etapa del diseo del programa, incluye la definicin y adopcin del procedimiento para la actualizacin del plan de trabajo anual. NOTA FINAL; El Plan de Trabajo debe ser aprobado por la Junta Directiva o Asamblea General, de acuerdo a lo que establecen los estatutos de la Organizacin. Se debe incluir la fecha de aprobacin y nmero de sesin de Junta Directiva o Asamblea General, de acuerdo a lo que establecen los estatutos de la Organizacin.

11

_______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________

________________________________

_____________________________

Firma del Director(a) del Programa Firma del Presidente de la Junta Directiva de la Asociacin

Fuentes consultadas, incorporadas o adaptadas para este documento 1- http://www.erc.msh.org/fpmh_spanish/chp2/ 2- http://www.cedpa.org/uploaded_files/stratplan_spanish_all.pdf 3- http://www.imacmexico.org/ev_en.php 4- http://www.quality-consultant.com/gerentica/aportes/aporte_001.htm 5- http://cienciasempresariales.info/productividad-economicidad-rentabilidad/ 6- Patronato Nacional de la Infancia. Gua para la elaboracin de Proyectos Sociales. 2005. 7- Ulla Luis, Giomi Claudio. Gua para la Elaboracin de Proyectos Sociales, Coleccin Liderazgo Social. Espacio Editorial, Buenos Aires. Argentina, 2006. 8- Martinic Sergio. Diseo y Evaluacin de Proyectos Sociales. Comexani, CEJUV. Mxico, 1997.

12

ANEXO N 1

Glosario Actividad: Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona destinada al cumplimiento de un objetivo. Conjunto de tareas especficas que deben realizarse para alcanzar cada uno de los objetivos especficos o productos de un proyecto (programa). 2 Efectividad: Capacidad de un programa para lograr los resultados que se esperan a partir del alcance de sus objetivos. Eficiencia: Capacidad que tiene un programa para disponer de diversos recursos y alcanzar uno o varios de sus propsitos. Economicidad: Medida de las decisiones econmicas, y mas precisamente, en las organizaciones de las decisiones de gestin. Evaluacin: Proceso mediante el cual un programa analiza oportunamente la ejecucin de su plan de trabajo para conocer su nivel de cumplimiento y valorar la incorporacin de modificaciones y adecuaciones. Cronograma: Es un grfico que muestra visualmente el tiempo en el cual se realizar una actividad o tarea. 2 dem Impacto: Efecto que produce el desempeo de un programa en la situacin o condicin integral de las personas menores de edad. Ese desempeo est respaldado por la consecucin de los objetivos organizacionales. Indicador de producto: Los indicadores de producto son las medidas del grado de cumplimiento de las metas propuestas en relacin con las realizadas. Meta: Es un elemento cuantificador y cualificador de los objetivos o propsitos del proyecto (programa) en un marco de tiempo. Seala cuanto queremos alcanzar de cada objetivo, de que calidad es lo que queremos lograr y en que lapso de tiempo se va a conseguir. 2 dem. Objetivo general del programa: Propsito general que de manera objetiva y concisa define la gestin y trayectoria de un programa.

Objetivos especficos del Plan Anual de Trabajo: Propsitos medibles y concisos que pretende definir los resultados concretos esperados mediante el desarrollo de un conjunto de acciones. Plan de Trabajo: Documento elaborado por la direccin y el personal tcnico de un programa que muestra el conjunto de actividades y recursos disponibles para su desempeo en un periodo determinado. Para efectos de esta gua estos dos elementos

13

estn orientados hacia la garanta y defensa de los derechos fundamentales de las personas menores de edad. Es el ordenamiento en el tiempo de las tareas necesarias para realizar las actividades que se requieren para alcanzar las metas o productos que a su vez se requieren para lograr los objetivos de un proyecto (programa). Plazo: Espacio en el tiempo que se define para realizar un conjunto de actividades o tareas, las que se encuentran en funcin de los recursos disponibles. Recursos: Conjunto de elementos o medios necesarios para realizar las actividades establecidas en un plan de trabajo.