ESTRUCTURA Y PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS MECESUP

UNIVERSIDAD CATÓLICA DETEMUCO

A continuación se presenta la Estructura Institucional y los Procedimientos de la Universidad Católica de Temuco para el tratamiento de los Proyectos de Mejoramiento a la Calidad de la Educación Superior (MECESUP) otorgados por el Ministerio de Educación de Chile.

I. Unidad de Coordinación Institucional

La Universidad Católica de Temuco cuenta con una Unidad de Coordinación Institucional de gestión y apoyo a los Proyectos MECESUP. Esta Unidad funciona a través de las siguientes áreas:

1. Dirección de Unidad de Coordinación Institucional: Representa institucionalmente a la Universidad ante el Ministerio de Educación de Chile. Es responsable de liderar la postulación y adjudicación de nuevos proyectos, el correcto funcionamiento de los proyectos en marcha y cierre oportuno de estos.

2. Operaciones Generales: Es responsable del contacto permanente con los Directores de Proyectos de la Universidad Católica de Temuco. Dentro de sus principales responsabilidades está asesorar a los Directores y sus equipos de trabajo, velar por el cumplimiento de los procedimientos señalados en este documento, asegurar que los proyectos cumplan los requisitos de postulación, alcance de actividades y plazos de ejecución.

3. Soporte Financiero de Proyectos: Es responsable del análisis financiero de los Proyectos en ejecución. Sus funciones están asociadas a la correcta utilización de los recursos de los proyectos y la elaboración de los informes financieros trimestrales de estos. El encargado/a de esta área depende de la Dirección de Finanzas de la Universidad en lo específico de su Unidad de Soporte de Proyectos.

II. Procedimientos por Área

La Unidad de Soporte de Proyectos en conjunto con la Dirección de la Unidad de Coordinación Institucional, responsables de la ejecución técnico-financiera de los proyectos MECESUP, solicita a las unidades involucradas respetar el siguiente procedimiento, el que operará para los proyectos FIAC concurso 2011 y para todas las convocatorias de proyectos MECESUP cuyas bases no definan un procedimiento específico.

a) Para compra de bienes: (bibliografía, equipos computacionales, equipos de laboratorio, mobiliario)

Toda compra de bienes debe cumplir con lo siguiente:

• Estar incluido en el presupuesto aprobado por MECESUP• El director del proyecto debe solicitar a la unidad que corresponda (tecnología en caso de

equipamiento computacional o afín e infraestructura en caso de muebles o equivalentes) la emisión de las especificaciones técnicas.

• El director del proyecto con las especificaciones técnicas invita a cotizar al menos a 3 proveedores para compras superiores a $500.000 y a presentar llamado a licitación pública cuando los montos superan los $20.000.000. Para compras inferiores a $500.000 se requiere al menos una cotización de los productos requeridos

• Se debe enviar esta información a la Dirección y Operaciones Generales de la UCI para su revisión

• Con dicho visto bueno se gestiona orden de compra• El proveedor envía factura a unidad de adquisiciones• Se emite el pago.

b) Para obras: (construcción, habilitación de espacios y alhajamiento)

• La obra debe estar considerada en el presupuesto del proyecto

• El director del proyecto solicita a la unidad de infraestructura que genere las especificaciones técnicas necesarias para llevar a cabo la obra.

• Una vez que la unidad responsable emite dichas especificaciones, el director debe invitar a cotizar a lo menos a 3 proveedores para compras superiores a $500.000 y a presentar llamado a licitación pública cuando los montos superan los $20.000.000

• El director enviará copia de la información obtenida a la Dirección y Operaciones Generales de la UCI para su revisión.

• Si toda la información está en orden se celebra contrato con el proveedor elegido• Una vez aprobado todos los requerimientos anteriores, se genera orden de compra• El proveedor podrá facturar una vez que la unidad de Infraestructura recibe conforme el

avance de la obra de acuerdo a lo especificado en el contrato• Se genera el pago al proveedor

c) Contratación de RRHH

• Unidad solicitante envía requerimiento a Dirección de Desarrollo de Personas (DDPER)• La DDPER solicita la definición del perfil del postulante al Director de proyecto• Se define el perfil del postulante y es enviado a la Dirección y Operaciones Generales de

la UCI a través de carta formal firmada por el Director del Proyecto y el Decano/a de la Facultad respectiva

• Luego de la revisión de la VRA se procede a realizar el llamado a concurso. Para el caso de contratación de académicos, este se realiza de acuerdo a lo estipulado en el Reglamento de Concursos Académicos de la Universidad Católica de Temuco

• Se efectúa el proceso de selección • Se procede a la contratación del postulante seleccionado• Los pagos de remuneraciones se realizan de acuerdo al presupuesto aprobado y

respetando el código del trabajo.• Esto se aplica para el caso de contratación de académicos, profesionales y/o técnicos

contemplados en la ejecución del proyecto

d) Contratación de asistencias técnicas

• La unidad o proyecto solicitante elabora los términos de referencia para contratar una asistencia.

• Operaciones Generales y Dirección de la UCI revisa esta propuesta en conjunto con el director responsable y se procede a la invitación a postular a consultores individuales o empresas.

• El tipo de consultor a elegir dependerá de la magnitud de la asistencia en cuanto a complejidad y costo asociado. Este puede ser un consultor profesional individual o una empresa consultora.

• En ambos casos la elección del consultor, individual o empresa consultora, vendrá dado por el análisis del currículum del interesado y el proyecto presentado.

• Las propuestas enviadas por los consultores serán evaluadas por el director del proyecto, y el Decano/a de la Facultad correspondiente, quienes elegirán la propuesta más conveniente en cuanto a costo y a la calidad de los productos ofrecidos e informarán a las la Dirección de la UCI a través de carta formal de la decisión tomada.

• Una vez contratada la AT se efectuará un calendario de pago (incluido en el contrato) el que se respetará pudiendo ser modificado por el director del proyecto si no está conforme con el trabajo entregado por el consultor.

• El pago se realiza contra entrega de boleta de honorarios o factura según corresponda.

e) Estadías de especialización

• El director del proyecto gestiona carta de invitación de universidad extranjera para

generar pasantía.• Una vez obtenida la carta se elabora contrato en que se definen las condiciones de la

pasantía en cuanto a objetivos y costo el cual es firmado por el académico y el Rector de la Universidad.

• El Director del Proyecto informa qué académico o académicos realizarán la estadía de especialización a través de carta formal presentada a la Dirección de la UCI firmada por él y por Decano/a de la Facultad correspondiente.

• El académico beneficiario debe entregar a su regreso un informe resumido de sus actividades al director del proyecto con copia a la Dirección de la UCI.

• La compra de pasajes aéreos para este fin se realiza siguiendo el procedimiento de compras de la dirección de finanzas (Ver Anexo 1)

• El pago del viático de mantención se realiza de acuerdo al procedimiento de viáticos de la dirección de finanzas (Ver Anexo 2)

• El pago del arancel, si corresponde, se puede efectuar por dos vías:• La universidad de destino emite factura o similar la cual se paga mediante

transferencia electrónica antes del viaje.• Se entrega el dinero al académico beneficiario para el pago directo en el destino,

solicitando el comprobante correspondiente.

La selección de la alternativa de pago, dependerá de las condiciones impuestas por la Universidad de destino.

f) Estadías de trabajo conjunto

• Este tipo de actividad es válida para los proyectos en red y están destinadas para los integrantes del equipo técnico del proyecto, sin perjuicio que se pudiera incorporar alguien externo a éste.

• Este tipo de actividad conlleva principalmente el pago de viáticos de mantención y pasajes.

• Para obtener dicho pago se sigue el procedimiento de viáticos de la dirección de finanzas.• El financiamiento de estas actividades sólo cubre actividades en horario hábil, en caso

excepcional se financiarán viáticos en días no hábiles siempre y cuando el programa de actividades así lo indique. Para lo cual se debe enviar copia de programa de actividades.

g) Movilidad Estudiantil

• El Director del Proyecto en conjunto con su equipo técnico y el Director de Carrera correspondiente, eligen a los estudiantes beneficiarios de esta beca.

• También pudiera ser realizado un proceso de concurso estudiantil para acceder a esta.• Se elabora contrato que contiene los objetivos a lograr, duración de la estadía y montos

comprometidos. Este documento debe ser revisado por el Decano de Facultad y enviado a la Dirección y Operaciones Generales de la UCI

• Los beneficiarios deben entregar a su regreso un informe resumido de sus actividades. La Universidad, por indicación del Director, puede poner término anticipado al contrato si el beneficiario no cumple con las exigencias del mismo o por otra causa que estime conveniente, lo que está incluido dentro de las clausulas del contrato.

• Esta beca cubre mantención, pasajes y seguro por el tiempo que dure la estadía.• La compra de los pasajes y seguros se realizan según el procedimiento de compras de la

dirección de finanzas.• El pago de viatico de mantención se realiza según el procedimiento de viáticos de la

dirección de finanzas.

h) Becas para académicos (doctorado, otras)

• El Director del Proyecto con la aprobación del Decano de Facultad, define quién es el (los) académico(s) beneficiario(s) para esta beca, la cual está incluida en el presupuesto del proyecto, e informan a través de carta formal a la Dirección de la UCI de esta decisión firmada por él y el Decano/a de su Facultad.

• Se elabora contrato con los objetivos requeridos y las condiciones de pago. La beca de doctorado puede comprender pago de mantención, aranceles y matrícula

• En términos de la relación contractual y remunerativa del académico con la Universidad, este procedimiento se realiza de acuerdo con el Reglamento de Perfeccionamiento de Académicos de la Universidad Católica de Temuco

• Los pagos se realizan siguiendo el procedimiento de compras (para los aranceles, matricula y pasajes si corresponde) y de viáticos (para el pago de mantención) de la Dirección de finanzas.

i) Visitas de especialistas

• La visita de especialista debe enmarcarse dentro de los objetivos y actividades

contempladas por el proyecto, siendo responsabilidad del Director de este la búsqueda y contacto del académico idóneo que puede ser nacional o extranjero

• Una vez elegido el profesional se elabora un contrato que contiene los objetivo s de la visita y las actividades de esta el cual será revisado por la Dirección de la UCI y firmado por el Académico y el Rector de nuestra Universidad.

• Una vez firmado el contrato se gestiona los pasajes y viáticos correspondientes• El viático incluye alojamiento, alimentación y movilización local.

j) Gastos operacionales (fondos contraparte)

• Para este tipo de gastos se siguen los procedimientos que rigen a las unidades involucradas de la Universidad (RRHH, compra bienes, pago de viáticos).

• Toda ejecución de gasto operacional debe ser revisado por Operaciones Generales de la UCI.

• Según sea la necesidad, el director del proyecto podrá solicitar un fondo a rendir para gastos menores el cual debe ser rendido íntegramente, según el procedimiento de fondos a rendir de la Dirección de Finanzas (Ver Anexo 3).

III. Otras Disposiciones

Modificaciones presupuestarias

Cada director de proyecto puede solicitar a la UCI la revisión de su presupuesto y generar modificaciones si así lo requiere, con las respectivas justificaciones, siempre dentro de los fondos aprobados.

Las modificaciones presupuestarias se utilizan solo para redistribuir los fondos entre los ítems aprobados en el presupuesto y no para aumentar los mismos, esto es válido tanto para los aportes MECESUP como de CONTRAPARTE. Estas modificaciones se realizarán siempre y cuando sean aprobadas por el Ministerio de Educación.

Aportes de Contraparte (Institucionales)

La Universidad realiza aportes en efectivo a los proyectos que en su formulación así lo consideren. Estos montos deben ajustarse a lo establecido en las bases de cada convocatoria de proyectos y, por tanto, son aprobados por la Unidad de Coordinación Institucional.

Los directores de proyectos deben ceñirse a los montos adjudicados sin sobrepasar los presupuestos ya que la universidad no realiza aportes extraordinarios posteriores.

En caso de ser necesarios mayores recursos por parte de los proyectos, los directores deberán evaluar y definir como cubrir el déficit asignando dichos fondos a presupuestos de su unidad de origen o facultad respectiva.

ANEXO 1

PROCEDIMIENTO GESTION ORDEN DE COMPRA

PROYECTOS INNOVA-FONDEF-MECESUP

Previo a la gestión de la Orden de Compra (OC) es importante tener presente las siguientes consideraciones:

1. Antes de la generación de orden de compra deberá cotizar los productos o servicios a adquirir de acuerdo a lo exigido por la fuente de financiamiento correspondiente y adjuntar cuadro comparativo de precios cuando sea necesario.

2. Si se trata de un producto o servicio que exclusivamente lo entrega un proveedor, deberá

de igual forma realizar las cotizaciones exigidas por la fuente de financiamiento. Es necesario respaldar las cotizaciones con la respuesta de los proveedores a los cuales se cotizó, donde se indique que no es posible entregar el servicio o producto requerido.

3. Las cotizaciones deben especificar claramente: el producto o servicio cotizado ; fecha de

la cotización y firma del proveedor. En caso de ser una cotización no firmada, recibida como documento adjunto en un correo, es necesario enviar también el correo donde el proveedor realizó el envío de la cotización.

4. Las cotizaciones por internet NACIONALES (PARA COMPRAS INTERNACIONALES REVISAR ANEXO PROCEDIMIENTO IMPORTACION) deberán validarse con un ejecutivo de ventas de la tienda seleccionada por eventuales diferencias en condiciones de compra: precio y stock.

5. Todos los productos se recepcionarán en Bodega de Universidad y desde allí se distribuirán a usuario final, para revisión previa de productos y documentos de respaldo.

6. Las compras directas no están autorizadas, de no mediar una solicitud de fondos previa. Todas las compras deben canalizarse a través de la Unidad de Adquisiciones y Pagos.

Una vez autorizada la Orden de Compra por el responsable del centro de costos, Director del Proyecto, deberá enviarse un correo electrónico , indicando el número de la OC y adjuntando la o las cotizaciones, según corresponda, para su gestión con el proveedor. Enviar la información según se indica a continuación:

- Proyectos Innova, Fondef y mecesup: al ejecutivo asignado al proyecto de la Unidad de Soporte de Proyectos, María Antonieta Gompertz ; Rodrigo Cid; Jessica Oyarzún. Para gestionar la orden de compra en Magix, debe seguir la siguiente secuencia de pasos:

1. Menú principal/Proveedores/Órdenes de Compra:

2. Seleccione el centro de costos al que imputará el gasto:

3. Presione el botón de la derecha “nueva orden”:

4. Ahora inicia la preparación de su orden de compra. Seleccione proveedor presionando el

botón de la lupa:

5. Puede buscar al proveedor por su nombre o RUT. Si lo hace por su nombre anteponga el signo % y la palabra o criterio de búsqueda. Se recomienda solo usar una palabra clave. Si la búsqueda la hace por RUT, no es necesario indicar dígito verificador ni puntos.Seleccione el nombre deseado haciendo doble click o solo un click y presione el botón verde confirmar:

6. Presionando el tabulador de su teclado, avance hasta “observaciones”, allí deberá indicar

toda información que aporte a clarificar el concepto de la compra y la cuenta o ítem presupuestario correspondiente. A continuación se entregan sugerencias de información que debe contener la orden de compra dependiendo de la naturaleza del gasto.

Tipo de Gasto Glosa en campo Observaciones Documento adjunto

Pasajes

Código reserva

Detalle reserva de línea aérea.Nombre pasajeroFecha viaje-Fecha RegresoDestinoMotivo

Estadías o alojamientosNombre pasajero

Cotización actualizada.Fecha ingreso y salidaMotivo

Material de oficina

Se debe indicar naturaleza del gasto: "Material del oficina", "Material de laboratorio", "Material de aseo", sin detallar cada uno. Se debe hacer referencia a Nº de cotización.

Cotización claramente señalados los productos a comprar y cantidad de c/u.

Almuerzos, cenas, servicios de café y banquetería

Indicar la naturaleza del gasto: "cena", "almuerzo", etc. Fecha y lugar del servicio, N° de personas y motivo.

Adjuntar cotización y lista de participantes en el caso de servicios de alimentación fuera de la Universidad.

Material de difusiónConcepto del gasto

Cotización y diseño del producto, si corresponde.Fecha de entrega

A quién entregar

Equipos y muebles

Modelo y marca del equipo o mueble

Cotización con detalle de especificaciones.

Responsable del bien

Lugar de ubicación final (sala/oficina Nº, Edificio, Campus)Lo anterior para revisión posterior de inventario físico

7. Luego avance con el tabulador hasta “proyecto” o sub centro de costos. Si desconoce el código Magix de su sub centro de costos puede buscarlo presionando el botón de la lupa.

8. Avance con el tabulador hasta la celda “código”. Busque el código del artículo deseado

presionando F4 y selecciónelo haciendo doble click o un click y presionando el botón verde confirmar:

9. Luego confirme la emisión de orden de compra presionando el botón verde superior:

10. Finalmente, la orden de compra queda registrada con un número correlativo único:

El gestor de la orden de compra informará al responsable del centro de costos, Director del Proyecto, la existencia de orden de compra Nº 35319 para su autorización:

1. El Director del Proyecto, responsable del centro de costos ingresará su usuario y clave y llegará al menú principal/Proveedores/Órdenes de compra:

2. Seleccione centro de costos al que se imputó el gasto y seleccione la orden de compra a autorizar, en este ejemplo el Nº 35319 y presione el botón “detalle orden”:

3. Una vez revisado el contenido de la orden de compra y si hay conformidad, el responsable

del centro de costos autorizará el gasto presionando el botón “autorizaciones”:

Luego presione el botón “supervisar orden”:

4. Puede verificar el nuevo estado de “supervisado” de la solicitud presionando el botón “actualizar”:

5. En el caso de los proyectos mecesup es necesario una segunda supervisión por el UCI. Los proyectos fondef, innova, explora y fonis, no necesitarán supervisión de la DGIP. En este caso, la unidad de origen de la solicitud debe enviar a la unidad de soporte un correo con los respaldos necesarios para cumplir con la normativa de las fuentes de financiamiento. De cumplirse lo anterior, la orden de compra , será finalmente confirmada por la Unidad de Soporte de proyectos y gestionada por la Unidad de Adquisiciones.

6. Plazo máximo entre la recepción de la orden de compra y el envio al proveedor no debe superar 2 días. El pago al proveedor dependerá de la fecha en que se recepcione la factura para su posterior contabilización. El ciclo total no debiera durar más de 15 días, desde la recepción de la factura.

Supervisado

7. El pago de los productos o servicios depende de la disponibilidad de fondos del proyecto. Si el proyecto tuviera deficit, se informará al director que la orden de compra quedará retenida hasta que el proyecto cuente con fondos.

PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE VIATICOS

PROYECTOS INNOVA-FONDEF-MECESUP

Previo a la gestión de solicitud de viático es importante tener presente las siguientes consideraciones:

1. Existen 3 tipos de viáticos y dependiendo de su naturaleza usted deberá escoger:a. Viático General: para reuniones, salidas a terreno.b. Viático Capacitación: para asistencia a seminarios, cursos, congresos.c. Viático Perfeccionamiento: para postgrados (magister, doctorados).

2. La solicitud de viático puede pagar 3 conceptos:

a. Viático: financia alimentación y estadía. Los montos autorizados son:- $15.000 diario sin pernoctación dentro y fuera de la región.- $65.000 diario con pernoctación fuera de la región.- Equivalente en pesos a USD$ 200 para estadía diaria fuera del país. Monto

referencial y dependerá del país de destino. Los viáticos que se requieran en moneda extranjera deben ser valorizados en pesos chilenos usando el tipo de cambio del día de la solicitud.

b. Pasajes: de bus, avión y gastos de movilización.c. Inscripción: para asistencia a congresos y seminarios

3. En la solicitud de viático en el campo observaciones es requisito ingresar la siguiente información para que el viático sea gestionado: destino; motivo del Viaje; fecha de Salida; N° de Días de Viaje.

Todos aquellos conceptos solicitados en el viático no podrán gestionarse simultáneamente a través de órdenes de compra.

Una vez autorizada la Solicitud de Viático, por el responsable del centro de costos, Director del Proyecto, deberá enviarse un correo electrónico , indicando el número de la Solicitud y centro de costo correspondiente a la Unidad Soporte de Proyectos. Enviar la información según se indica a continuación:

- Proyectos Innova, Mecesup y Fondef: al ejecutivo asignado al proyecto de la Unidad de Soporte de Proyectos, María Antonieta Gompertz ; Rodrigo Cid; Jessica Oyarzún.

Para gestionar la solicitud de viático en Magix, debe seguir la siguiente secuencia de pasos:

1. Menú principal/Viáticos/Orden de pago de viático:

2. Seleccione el centro de costos al que imputará el gasto:

3. Presione el botón de la derecha “nuevo pago”:

4. Seleccione proveedor (beneficiario), presionando el botón de la lupa:

5. Puede buscar al beneficiario por su nombre o RUT. Si lo hace por su nombre anteponga el signo % y la palabra o criterio de búsqueda. Se recomienda solo usar una palabra clave. Si la búsqueda la hace por RUT, no es necesario indicar dígito verificador ni puntos.Seleccione el nombre deseado haciendo doble click o solo uno y presione el botón verde confirmar:

6. Presionando el tabulador de su teclado, avance hasta “observaciones”, allí deberá indicar: destino, fecha de salida y llegada, motivo e información de pago.

7. Avance con el tabulador hasta “proyecto” o sub centro de costos. Si desconoce el código Magix de su sub centro de costos puede buscarlo presionando el botón de la lupa. Seleccione el sub centro de costos del proyecto correspondiente que financiará el viático:

8. Con el tabulador avance hasta “código”.

9. Busque el código del artículo deseado presionando F4:

10.Presionando el tabulador 2 veces verá todas las opciones de artículos disponibles. Seleccione el artículo deseado:

11. Indique monto a solicitar y cantidad. Aparecerán 2 mensajes de “error”, presione aceptar:

12. Luego confirme la solicitud del viático presionando el botón verde superior

13. Finalmente, la solicitud de viático queda registrada con un número correlativo único:

El solicitante de viático informará al Director del proyecto, responsable del centro de costos la existencia de viático Nº 35312 para su autorización:

1. El Director del Proyecto, responsable del centro de costos ingresará su usuario y clave y llegará al menú principal/Viáticos/ Orden de pago de viático:

2. Seleccione centro de costos al que se imputó el gasto:

3. Seleccione el viático a autorizar, en este ejemplo el Nº 35312 y presione el botón “detalle de pago:

4. Una vez revisado el contenido de la solicitud, si hay conformidad el responsable del centro de costos autorizará el gasto presionando el botón “autorizaciones”:

5. Luego presione el botón “Supervisar orden”:

6. Puede verificar el nuevo estado de “supervisado” de la solicitud presionando el botón

“actualizar”:

7. En el caso de los proyectos mecesup es necesario una segunda supervisión por el UCI. Los

proyectos fondef, innova, explora y fonis, no necesitarán supervisión de la DGIP. En este

Supervisado

caso, la unidad de origen de la solicitud debe enviar a la unidad de soporte un correo con los respaldos necesarios para cumplir con la normativa de las fuentes de financiamiento. De cumplirse lo anterior, la solicitud de viático, será finalmente confirmada por la Unidad de Soporte de proyectos y gestionada por la Unidad de Pagos.

8. Plazo máximo entre la recepción de la solicitud de viatico y el pago es de 4 días, dependiendo la fecha de recepción y considerando que hay pagos 2 veces a la semana solamente.

9. El pago de los viaticos depende de la disponibilidad de fondos del proyecto. Si el proyecto tuviera deficit, se informará al director que los viaticos solicitados no se podrán pagar hasta no disponer de fondos.

PROCEDIMIENTO SOLICITUD FONDOS A RENDIR

PROYECTOS INNOVA-FONDEF-MECESUP

Previo a la gestión de solicitud de fondos a rendir es importante tener presente las siguientes consideraciones:

1. La solicitud de fondos a rendir tiene por finalidad financiar gastos operacionales menores o de una actividad específica que por su naturaleza o lugar de ejecución requiere manejo de dinero efectivo inmediato.

2. Todo gasto superior a $20.000 debe respaldarse de factura de compra.

3. No se autoriza la compra de activos fijos (equipos y muebles) con fondos a rendir. Ellos deben gestionarse a través de orden de compra.

4. No se autoriza el pago de honorarios con fondos a rendir. Ellos deben gestionarse a través de orden de pago disponible en formularios en la intranet de la Universidad.

5. La rendición de fondos deberá gestionarse mediante el formulario disponible en la intranet adjuntando los documentos originales de respaldo de gastos y deberá enviarse a Contabilidad, para su revisión y aprobación. Consultas relativas a Rendiciones de Cuentas, favor comunicarse con Srta. Giselle Concha, gconcha@uct.cl, fono 553825.

6. Los gastos deben realizarse con fecha posterior a la fecha de entrega de los fondos.

Todos aquellos gastos mayores que no se ajusten a lo indicado en primer punto, deberán ser gestionados a través de orden de compra con la Unidad de Adquisiciones y Pagos.

Una vez autorizada la solicitud de fondos por el responsable del centro de costos, Director del Proyecto, deberá enviarse un correo electrónico , indicando el número de la solicitud de fondos y centro de costos correspondiente, a la Unidad de Soporte de Proyectos, para su gestión. Enviar la información según se indica a continuación:

- Proyectos Innova, mecesup y proyectos Fondef: al ejecutivo asignado al proyecto de la Unidad de Soporte de Proyectos, María Antonieta Gompertz ; Rodrigo Cid; Jessica Oyarzún.

Para gestionar la solicitud de fondos a rendir en Magix, debe seguir la siguiente secuencia de pasos:

1. Menú principal/Viáticos/Orden de pago de fondos a rendir:

2. Seleccione el centro de costos al que imputará el gasto:

3. Presione el botón de la derecha “nuevo pago”:

4. Seleccione proveedor (beneficiario), presionando el botón de la lupa:

5. Puede buscar al beneficiario por su nombre o RUT. Si lo hace por su nombre anteponga el signo % y la palabra o criterio de búsqueda. Se recomienda solo usar una palabra clave. Si la búsqueda la hace por RUT, no es necesario indicar dígito verificador ni puntos.Seleccione el nombre deseado haciendo doble click o solo un click y presione el botón verde confirmar:

6. Presionando el tabulador de su teclado, avance hasta “observaciones”, allí deberá indicar el uso de los fondos o actividad relacionada, Item Presupuestario correspondiente y la información de pago (cuenta y banco).

7. Avance con el tabulador hasta “proyecto” o sub centro de costos. Si desconoce el código Magix de su sub centro de costos puede buscarlo presionando el botón de la lupa. Seleccione el sub centro de costos del proyecto correspondiente, que financiará el viático:

8. Con el tabulador avance hasta “código”.

9. Busque el código del artículo deseado presionando F4 , ingrese un criterio de búsqueda

y seleccione el artículo haciendo doble click o un click y presionando el botón verde confirmar:

10. Indique monto a solicitar y cantidad. Aparecerán 2 mensajes de “error”, presione aceptar:

11. Luego confirme la solicitud del viático presionando el botón verde superior

12. Finalmente, la solicitud de viático queda registrada con un número correlativo único:

El solicitante de los fondos a rendir informará al responsable del centro de costos la existencia de solicitud de fondos a rendir Nº 35313 para su autorización:

1. El responsable del centro de costos ingresará su usuario y clave y llegará al menú principal/Viáticos/Orden de pago de fondos a rendir:

2. Seleccione centro de costos al que se imputó el gasto:

3. Seleccione la solicitud de fondos a autorizar, en este ejemplo el Nº 35313 y presione el

botón “detalle de pago”:

4. Una vez revisado el contenido de la solicitud y si hay conformidad el Director del

proyecto, responsable del centro de costos autorizará el gasto presionando el botón “autorizaciones”:

5. Luego presione el botón “supervisar orden”:

6. Puede verificar el nuevo estado de “supervisado” de la solicitud presionando el botón “actualizar”:

A continuación las unidades encargadas realizarán la revisión de la solicitud, verificando la pertinencia y el cumplimiento de lo exigido por la fuente de financimiento. De cumplirse lo anterior, será gestionado su pago. El plazo de pago no debe superar 4 días corridos.

Supervisado