Hoja de trabajo

Hoja de trabajo, también conocida con el nombre de Estado de trabajo, no es

un documento contable obligatorio o indispensable, tiene carácter optativo, y

además de índole interna, que el contador formula antes de hacer el cierre

anual de las operaciones y que le sirve de guía para hacer con seguridad los

asientos de ajuste, los de pérdidas y ganancias y el cierre del libro diario, así

como los Estados financieros: Estado de situación y Estado de resultados en el

libro de inventarios y balances.

Importancia

Es importante ya que sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de

ajuste, los de ganancias y pérdidas y el cierre del libro diario, así como los

Estados financieros: Estado de situación y Estado de resultados en el libro de

inventarios y balances.

Estructura de la hoja de trabajo

La hoja de trabajo se elabora en una hoja de 8 o 12 columnas dependiendo la

información que necesite la empresa. La hoja de 8 columnas contiene la

siguiente estructura:

Contiene una columna para escribir el nombre de las cuentas

Cuatro secciones; con par de columnas cada una para los correspondientes

débitos y créditos, con la siguiente discriminación:

Sección 1: Balance de Comprobación

Sección 2: Costo de Ventas

Sección 3: Estado de Ganancias y Perdidas

Sección 4: Balance General.

Mientras que la hoja de 12 columnas contiene la siguiente estructura.

Una columna para escribir el nombre de las cuentas

Seis secciones, con par de columnas cada una para los correspondientes

débitos y créditos, con la siguiente discriminación:

Sección 1: Balance de Comprobación

Sección 2: Ajustes.

Sección 3: Balance de Comprobación Ajustado.

Sección 4: Costo de Ventas

Sección 5: Estado de Pérdidas Ganancias y Pérdidas

Sección 6: Balance General.

Preparación

Hoja de trabajo de 8 columnas

Se escribe el encabezamiento de la hoja, luego el título de cada uno de las

seis secciones, con sus respectivos DEBE y HABER, balance de

comprobación, costo de ventas, ganancias y perdida y el balance general.

Se escribe el nombre de las cuentas y se anotan sus saldos en la sección del

balance de comprobación, asegurándose de registrar los saldos deudores en la

columna del DEBE y los saldos acreedores en la columna del HABER. Hecho

esto, se sumar ambas columnas.

Luego corresponde al cálculo del costo de ventas. En la columna del DEBE se

anota el monto del inventario inicial de mercancías, las compras, fletes en

compras y cualquier otro gasto en compras, en la columna del HABER se anota

el monto de las devoluciones, descuentos y rebajas en compras, si existen, y el

inventario de mercancías final. Se totaliza cada columna y se advierte que el

resultado de las sumas no son iguales, la suma de la columna del DEBE es

mayor que la suma de la columna de HABER. La diferencia entre estas cifras

constituye el costo de ventas, el cual se anota debajo del monto obtenido en la

columna del HABER para cuadrar la sección. Este monto se traslada también

al debe de la sección siguiente.

Luego se realiza la sección de Ganancias y Pérdidas. Anote en la columna del

DEBE el costo de ventas determinado en la sección anterior. A la columna del

HABER se trasladan los montos de las cuentas de ingresos. Hecho esto, se

procede a totalizar ambas columnas del mismo modo que en la sección

anterior. Se encontrará una diferencia entre los dos resultados, esa diferencia

equivale al resultado económico alcanzado durante el ciclo económico. Si el

total del haber es mayor que la del debe el resultado se denomina UTILIDAD

DEL EJERCICIO, en caso contrario, DEBE mayor que HABER, el resultado se

llama PERDIDAD DEL EJERCICIO. Con el propósito de cuadrar las sumas de

ambas columnas, el resultado obtenido, bien sea UTILIDAD O PERDIDA, se

agrega en la columna que tenga menor monto, con el correspondiente

señalamiento en la lista de cuentas de si se trata de una UTILIDAD o una

PERDIDA. Este monto se traslada a la sección de Balance General, al DEBE si

es PERDIDA, al HABER si es UTILIDAD.

Y por ultimo la sección del Balance General todas las cuentas reales y las de

valuación. En la columna del DEBE se anotan los montos de las cuentas de

activo y la de PERDIDA DEL EJERCICIO y cuenta personal si fuera este el

caso, NO OLVIDE LA CUENTA DE INVENTARIO DE MERCANCIAS FINAL,

en la columna del HABER se registran los montos de las cuentas de pasivo,

capital y valuación de activos, así como también la UTILIDAD DEL EJERCICIO,

si este fuere el caso. La Hoja de Trabajo se concluye con la totalización de los

saldos de ambas columnas de esta sección, los cuales deben arrojar sumas

iguales.

Hoja de trabajo de 12 columnas

En esta hoja se comienza con el mismo procedimiento de la hoja de 8

columnas a diferencia que antes de realizar la sección del Costo de Ventas se

debe realizar el ajuste y el balance de comprobación ajustado.

Una vez terminada la sección del balance de comprobación se estudia cada

uno de los saldos de las cuentas y se juzga se expresan la realidad, es decir, si

muestran la verdadera situación financiera y los resultados reales, de

conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Al

analizar cada cuenta del balance de comprobación, encontraremos saldos no

actualizados que no representan la realidad, aun cuando sean saldos correctos

desde el punto de vista matemático, ante estos casos procedemos a realizar el

ajuste correspondiente para sincerar esos valores originales y lograr que las

cuentas expresen información actualizada, mas apegada a la realidad de los

hechos financieros. En la segunda sección de la hoja de trabajo se anotan los

ajustes que sean necesarios y se preparan de modo que se facilite su posterior

registro en el libro diario general. Si los ajustes originan cuentas que no están

en el balance de comprobación original, ellas pueden agregarse debajo del

listado del balance inicial. Tenga especial cuidado de identificar cada ajuste con

un color para relacionar su respectivo cargo y abono, esto facilitará la revisión y

comprobación en caso de error, así como el posterior traslado al libro diario. Al

terminar la anotación de los ajustes sume cada columna, el total de la columna

de los débitos debe ser igual al total de la columna de los créditos.

Al terminar la sección de los ajustes, se elabora la sección del balance de

comprobación ajustado. En esta tercera sección se consolidan los montos de

las secciones anteriores, trasladando aquí el monto de cada cuenta del balance

de comprobación, arrastrando las cifras que aparezcan en la sección de

ajustes. Sume o reste según sea el caso, y tenga cuidado de anotar el

resultado en la columna del DEBE si el saldo es deudor o en la columna del

HABER si el saldo es acreedor. Tenga siempre presente que el saldo deudor

del balance de comprobación se suma con el respectivo cargo hecho en la

sección de ajustes, el saldo acreedor del balance de comprobación se suma

con el respectivo abono hecho en la sección de ajustes, por el contrario, se

resta saldo deudor del balance de comprobación menos el abono respectivo

efectuado en la sección de ajustes. Igualmente se resta saldo acreedor del

balance de comprobación menos el respectivo cargo realizado en la sección de

ajustes. Los saldos de las cuentas que no han sufrido ajustes se trasladan a las

correspondientes columnas del balance de comprobación ajustado, con los

montos originales que contiene el balance de comprobación inicial. Comience

el procedimiento con la primera cuenta de la hoja de trabajo y continúe, línea

por línea hasta que haya pasado todas las cuentas a las columnas de la

sección del balance ajustado. Al terminar los traslados sume cada columna

para verificar que sean iguales los totales de los débitos y los créditos.

Después de verificar los saldos de ambas columnas se siguen los mismos

procedimientos de la hoja de 8 columnas para el Costo de Ventas, Estado de

Ganancias y Pérdidas y Balance General.

Hoja de 8 Columna

CUENTAS

Balance de Comprobación Costo de Ventas Ganancias y Pérdida Balance General

DEBITO CREDITO DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER

                                                                                                                                                                                                                                                                                

Hoja de 12 Columna

CUENTAS

Balance de Comprobación ajuste

Balance. De Comp.Ajustado Costo de Ventas

Ganancias y Pérdida. Balance General

DEBITO CREDITO DEBE HABER DEBITO CREDITO DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER