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Hoja de Cálculo Microsoft Office Excel 2010
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Índice
Introducción ....................................................................................................................... - 2 - Objetivo ............................................................................................................................. - 2 -
¿Qué es Excel?................................................................................................................... - 3 - ¿Para qué sirve? ................................................................................................................. - 3 - Ventajas ............................................................................................................................. - 3 - Libro de trabajo ................................................................................................................. - 3 - ¿Cómo empezar a trabajar con Excel? .............................................................................. - 4 -
Hoja de cálculo .................................................................................................................. - 5 - Elementos de la ventana de Excel ..................................................................................... - 6 -
Barra de título ................................................................................................................ - 6 - Barra o pestañas de opciones ......................................................................................... - 6 -
Cinta de opciones .......................................................................................................... - 6 - Archivo ...................................................................................................................... - 6 - Inicio .......................................................................................................................... - 7 -
Insertar ....................................................................................................................... - 7 -
Diseño de página ....................................................................................................... - 7 - Formulas .................................................................................................................... - 7 - Datos .......................................................................................................................... - 7 -
Revisar ....................................................................................................................... - 8 - Vista ........................................................................................................................... - 8 -
Comandos más importantes de las Cintas de Opciones de Excel...................................... - 9 - Archivo ...................................................................................................................... - 9 - Inicio .......................................................................................................................... - 9 -
Insertar ....................................................................................................................... - 9 -
Diseño de página ....................................................................................................... - 9 - Fórmulas .................................................................................................................... - 9 - Datos .......................................................................................................................... - 9 -
Vista ........................................................................................................................... - 9 - Barra de fórmulas ........................................................................................................ - 10 -
Barra de etiquetas ........................................................................................................ - 10 - Barra de estado ............................................................................................................ - 10 -
Barras de desplazamiento ............................................................................................ - 10 - Empecemos a trabajar. ..................................................................................................... - 12 - ¿Cómo introducir datos en mi hoja de cálculo? .............................................................. - 12 - ¿Cómo editar la información? ......................................................................................... - 12 -
¿Cómo borrar datos? ........................................................................................................ - 12 - ¿Cómo cambiar el tamaño de las columnas y filas? ........................................................ - 13 - Combinar y centrar celdas ............................................................................................... - 14 -
Insertar fórmulas y funciones .......................................................................................... - 14 - Elaborar gráficas .............................................................................................................. - 15 - ¿Cómo cierro mi hoja de cálculo? ................................................................................... - 16 - Conclusión ....................................................................................................................... - 17 -
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Introducción
En la actualidad existen distintos programas que se pueden utilizar para llevar
las cuentas familiares o hasta los más complejos cálculos financieros sin la
necesidad de ser un experto en matemáticas para poder utilizarlos.
Uno de los programas que nos permite realizar este tipo de operaciones es
Excel, pues es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo, que se
encuentran integradas en el conjunto de programas Microsoft Office.
Quizás pensemos que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora,
pero qué ocurre si nos equivocamos al introducir un número en una suma de
20 dígitos, tendríamos que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel
no importa si nos equivocamos al introducir un dato, simplemente corregimos
el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo.
Objetivo
Al finalizar el curso los participantes adquirirán los conocimientos básicos de
los elementos de Excel con la finalidad de que puedan utilizarlo en su ámbito
laboral y personal.
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¿Qué es Excel? Excel es una aplicación del tipo de hoja de
cálculo, integrada en el entorno Windows, y
desarrollada por Microsoft, en la cual se
combinan las capacidades de una hoja de
cálculo normal, base de datos, programa de
gráficos bidimensionales y tridimensionales,
lenguaje propio de programación y generación
de marcos; todo dentro de la misma aplicación.
¿Para qué sirve?
Se utiliza para organizar, calcular y analizar datos económicos. Una hoja electrónica de
cálculo de Excel permite crear, manipular y analizar la información de una manera eficiente
y sencilla. También permite elaborar gráficas con la misma información que procesa.
Ventajas
La hoja de cálculo electrónica es utilizada en administración o cómputos de
oficinas, además se puede dar diferentes usos en hogares para la elaboración de
listas de consumo, o cualquier aplicación que necesite de cálculos (cálculos de
obras, requerimientos de materiales para la elaboración de productos, estadísticas).
Se pueden crear gráficos fácilmente, así como intercambiar información con otros
programas como Microsoft Word, Microsoft PowerPoint para que ésta pueda ser
presentada a otros, en cualquier formato.
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en
este programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que la computadora los
reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo
con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en
la barra de título en la parte superior de la ventana verás como pone Libro1 - Microsoft
Excel.
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando
dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el
nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque
el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si observamos la parte inferior de la ventana
de Excel encontraremos las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas
nombradas de la siguiente manera: Hoja1, Hoja2...
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Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas
las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.
¿Cómo empezar a trabajar con Excel? La forma correcta de iniciar Excel es utilizar el botón Inicio ubicado en la parte inferior
izquierda de la pantalla, posteriormente nos desplazamos por los siguientes botones: Todos
los Programas / Microsoft Office / Microsoft Office Excel 2010.
Otra manera de abrir Excel es directamente del escritorio haciendo doble clic sobre el ícono
correspondiente al programa.
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Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran
cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.
Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas; una columna es el conjunto de
celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras.
Una fila es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.
La intersección de una columna y una fila se denomina como Celda y se nombra con la
letra de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la
primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha
celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las
demás.
Nota: Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16,384 columnas
(XFD) y 1, 048,576 filas.
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Elementos de la ventana de Excel
Barra de título
La barra de título es la que se encuentra en la parte superior de nuestra pantalla, en ella
aparece el nombre de la aplicación (Microsoft Excel) y el nombre del archivo que está
abierto en el momento.
Barra o pestañas de opciones
La barra o pestañas de opciones permite abrir los menús que dan acceso a los comandos
más importantes del programa los cuales son archivo, inicio, insertar, diseño de página,
formulas, datos, revisar y vista.
Cinta de opciones
La cinta de opciones, dispone de los íconos (botones) con los que se pueden hacer las
operaciones más comunes e importantes; esta barra cambia dependiendo de la pestaña de
opción que esté seleccionada.
Archivo
Contiene aquellos comandos relacionados con la administración de archivos, así como las
opciones para guardar el documento, preparar la página antes de imprimir y sus opciones de
impresión.
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Inicio
Contiene los comandos que corresponden a la modificación del texto; aquellos que
permiten copiar o mover información, así como comandos para dar formato a las celdas,
búsqueda y sustitución de palabras.
Insertar
Contiene los comandos que permiten agregar todo tipo de elementos en una hoja de
cálculo, tales como tablas, imágenes (prediseñadas o desde archivo), formas, gráficas,
encabezado, pie de página, símbolos, entre otros.
Diseño de página
Con él se accede a todos aquellos comandos que nos sirven para configurar la presentación
de la hoja de cálculo; es decir, los cambios de temas, configuración, ajustar área de
impresión y algunas opciones de la hoja.
Formulas
Contienen todos los comandos para la biblioteca de funciones, nombres definidos y la
auditoría de fórmulas.
Datos
Muestra los comandos para administrar las conexiones con otros libros de texto, ordenar y
filtrar los contenidos de la hoja de cálculo, herramientas de datos y los iconos para la
creación de esquemas.
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Revisar
Facilita el corrector ortográfico, los sinónimos, idiomas, comentarios, entre otros.
Vista
Contiene los comandos de visualización de la hoja de cálculo; tales como vista normal,
diseño de página, zoom y las opciones de la ventana.
En caso de que la cinta de opciones no esté visible será necesario activarla, para esto hay
que ubicarse en la barra o pestañas de opciones, dar clic derecho con el mouse para
desplegar el menú contextual y posteriormente dar clic en la opción minimizar cinta de
opciones para activarla (puede corroborar que la cinta de opciones se ha activado cuando
NO aparezca a un lado de la opción minimizar cinta de opciones)
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Comandos más importantes de las Cintas de Opciones de Excel Archivo
Nuevo documento en blanco.
Abrir archivo.
Guardar archivo.
Imprimir.
Inicio
Combinar y centrar
Aumentar decimales
Estilo porcentual
Disminuir decimales
Estilo millares
Estilos
Formato de números de
contabilidad
Autosuma (suma)
Ordenar y filtrar
Insertar
Tabla dinámica
Minigráficos
Tabla
Ecuación
Gráficos
Símbolos
Diseño de página
Temas
Ancho
Fondo
Alto
Fórmulas
Insertar función
Autosuma
Datos
Orden A a Z
Ordenar
Orden Z a A
Filtro
Vista
Normal
Zoom
Diseño de página
Inmovilizar
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Barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.
Barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo, crear nuevas o modificar las
ya existentes.
Barra de estado
En la parte inferior de la ventana está la barra de estado, muestra los controles de vista de
la hoja en la que se está trabajando.
Barras de desplazamiento
Las barras de desplazamiento horizontal y vertical se encuentran ubicadas en los bordes
de la pantalla y permiten desplazarse por la hoja de cálculo en forma rápida.
V e r t i c a l
Horizontal
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Actividad
Coloca el nombre correspondiente a cada una de los elementos que conforman la pantalla de Excel.
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Empecemos a trabajar.
¿Cómo introducir datos en mi hoja de
cálculo? Para introducir datos en nuestra hoja de cálculo,
tenemos que realizar el siguiente procedimiento.
1. Posiciónese en la celda en la que desea
escribir.
2. De un clic izquierdo sobre la celda para
que se active.
3. Introduzca la información que desee.
4. Por último de enter.
¿Cómo editar la información?
Existen tres formas para editar los datos que ingresamos en una celda, a continuación se
describe cada una de ellas.
La forma más común es dando doble clic sobre la celda que queremos editar, al
instante aparecerá el cursor dentro de la celda para que podamos modificar la
información.
Otra manera de cambiar el contenido de la celda, es seleccionando la celda que
queremos editar y dar clic directamente en la barra de fórmulas.
La tercer forma, es seleccionando la celda que deseamos editar y presionar la tecla
F2 de nuestro teclado de funciones.
Nota: Al igual que en Word y PowerPoint, se puede dar formato al contenido de las
celdas, es decir, podemos modificar el tipo, tamaño y color de fuente, la alineación,
activar las negritas, cursivas, etc.
¿Cómo borrar datos? En lugar de editar una celda se puede borrar el
contenido; para ello realicemos los siguientes pasos.
1. Seleccione la(s) celda(s) que desee borrar.
2. Dé clic derecho para desplegar el menú
contextual.
3. Por último seleccione la opción borrar
contenido.
Nota: También puede borra el contenido de una
celda seleccionando la celda y oprimiendo el botón
“Suprimir” de nuestro teclado.
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¿Cómo cambiar el tamaño de las columnas y filas?
Para cambiar el grosor de una columna, es necesario posicionarse en el extremo derecho del
nombre de la columna, el puntero del mouse debe convertirse en dos flechas apuntando
hacia la derecha y la izquierda; en caso de las filas, para cambiar el alto, tenemos que
posicionarse en el extremo inferior del número de la fila que deseamos modificar, el
puntero se debe convertir en unas flechas apuntando hacia arriba y abajo.
Ya que aparece el puntero en forma de flechas, hay que dar un clic izquierdo y dejar
presionado, ahí podemos hacer más grande o pequeño el grosor de la columna o el alto de
la fila.
Nota: Si ya ingresamos datos a alguna de las celdas, al dar doble clic sobre el extremo de
la columna o de la fila, estas se autoajustarán a las dimensiones del contenido de la
celda.
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Combinar y centrar celdas
Si lo que queremos es fusionar dos o más celdas para que formen una sola, es necesario
seguir estos pasos.
1. Seleccione las celdas que desea combinar.
2. Diríjase al botón combinar y centrar ubicado en la pestaña Inicio.
3. De clic en combinar y centrar, las celdas seleccionadas se convertirán en una sola.
Insertar fórmulas y funciones
Una fórmula combina en una celda valores con operadores, tales como el signo más (+) o
el menos (-), para producir un nuevo valor a partir de otros existentes. Las fórmulas y las
funciones siempre comienzan con el signo igual (=).
Algunas reglas a tener en cuenta al elaborar una fórmula son:
Las operaciones se realizan de izquierda a derecha.
Los Operadores permitidos son suma (+), resta (-), multiplicación (*), división (/),
exponencial (^), cociente (().
Los paréntesis indican en una fórmula el orden o prioridad de cálculo que se desea,
lo que alterará el resultado. Ejemplo: No es lo mismo 3+2*4=11 que (3+2)*4=20.
Nota: Los operadores * y / tienen prioridad mayor que los + y -
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Por su parte, las funciones son fórmulas matemáticas simplificadas que ya vienen definidas
por el programa Excel. De este modo se hace mucho más fácil trabajar con cálculos largos
y complicados.
Algunas de las funciones que se van a utilizar son suma, promedio, máxima, mínima, y
contar.
SUMA: suma todos los números de un rango, por ejemplo: =SUMA (Número 1; Número
2;…) =SUMA (3,2) es igual a 5
Si desea especificar celdas:
Si las celdas A1 hasta E1 contienen:
=SUMA (A1:C1) es igual a 50
=SUMA (A1:E1) es igual a 150
PROMEDIO: es la función que mostrará la media aritmética de los números de un rango
encerrado entre paréntesis, por ejemplo:
=PROMEDIO (Número1; Número2;…..)
=PROMEDIO (A1:E1) devolverá el promedio del rango A1 hasta E1
MAX y MIN: estas funciones devuelven los valores máximos y mínimos respectivamente de
una lista de números.
CONTAR: cuenta las veces que aparece un elemento numérico en una lista de datos.
Elaborar gráficas
El gráfico es una herramienta muy útil a la hora de interpretar resultados, crea una
representación visual que facilita la comprensión global de los resultados numéricos. Los
gráficos pueden crearse de modo que queden plasmados en la hoja de cálculo en la que se
está trabajando, así como en otra hoja independiente del libro de trabajo si así se desea,
además, Excel ofrece la posibilidad de crear gráficos personalizados, según las necesidades
de cada usurario.
Para crear una gráfica es necesario realizar los siguientes pasos:
1. Seleccione las celdas que contienen los datos que se desean presentar en el gráfico.
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2. Diríjase a la pestaña insertar y posiciónese en el apartado de gráficos.
3. De clic en el tipo de gráfico que deseas insertar. (En el ejemplo se inserta una
gráfica de columnas)
4. La gráfica aparecerá en la hoja de cálculo.
¿Cómo cierro mi hoja de cálculo? Para cerrar Excel se puede optar por el botón “cerrar”, ubicado en los botones de control
(parte superior derecha de la ventana).
Si el archivo tiene cambios que todavía no se han guardado, Excel pregunta si se desea
actualizar el archivo antes de cerrar el documento, usted elija la opción que desee y con
esto concluirá su hoja de cálculo.
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Conclusión Excel 2010, es un programa que nos permite organizar, calcular y analizar
datos económicos, de igual manera facilita la manipulación y análisis de la
información de una manera eficiente y sencilla. También permite elaborar
gráficas con la misma información que procesa.
Este programa puede ser utilizado en la administración, además se puede dar
diferentes usos en hogares para la elaboración de listas de consumo, o
cualquier aplicación que necesite de cálculos (cálculos de obras,
requerimientos de materiales para la elaboración de productos, estadísticas).