Herramientas Para La Simplificación Del Trabajo
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7/24/2019 Herramientas Para La Simplificacin Del Trabajo
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Herramientas para la simplificacindel trabajo
Desde los inicios de la humanidad el hombre a travs de la
utilizacin de su propia iniciativa y creatividad ha buscado la
forma de simplificar todas las actividades que realiza dentro de
su labor productiva, independientemente a cul sea su objetivo.
A nivel empresarial el concepto de la Simplificacin del rabajo,
no es ms que la labor que se realiza constantemente a travsde la utilizacin de planes or!anizados, que sirven para la
aplicacin de mejores tcnicas que faciliten la ejecucin de las
tareas.
Desde un punto de vista administrativo, la Simplificacin del
rabajo es cualquier mtodo, artificio recurso que ayude a
disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido paraejecutar una labor determinada y es concebida
fundamentalmente como una tarea permanente con el objeto
de minimizar las tareas ordinarias propias de toda
or!anizacin.
Dentro de al!unos de los objetivos de la Simplificacin del
trabajo a nivel or!anizacional se encuentran los si!uientes"
#educir al m$nimo el esfuerzo requerido para llevar a
cabo una determinada tarea, ya sea mental o f$sica.
%ejorar el funcionamiento or!anizacional, a travs de
mtodos tales como la redistribucin de funciones, la
eliminacin, reduccin y combinacin de fases de una
actividad o labor y la nivelacin o tabulacin del trabajo.
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&ptimizacin y aprovechamiento de los recursos
disponibles.
%ejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas lasreas que la inte!ran.
#educcin del n'mero y el costo de las operaciones
administrativas, mediante la disminucin de trmites y la
combinacin, unin eliminacin de formas impresas.
%ejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir
desplazamientos y tiempos innecesarios.
Satisfaccin del personal con su trabajo y mayor
disposicin del mismo al encomendarle una labor o tarea.
%ejora la supervisin, ya que se estimula la iniciativa
personal del trabajador.
%ejor atencin al p'blico, al disminuir el tiempo dedicado
a las actividades de trmite de documentos y trabajo
rutinario.
#enovacin del inters del empleado por su trabajo,
resultado de una comprensin ms clara del objetivo de
su tarea y de su relacin con otros trabajos dentro de laoficina.
(a Simplificacin del trabajo a pesar de ser una labor
eminentemente de l!ica y sentido com'n, tambin debe ser
apoyada por tcnicas administrativas que puedan ayudar a la
comprensin y faciliten su aplicacin.
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)ara lo!rar una aplicacin ms efectiva se han desarrollado
muchas tcnicas que facilitan la labor de anlisis y estudios
que se realizan para lo!rar la simplificacin del trabajo, se
aplican secuencialmente y a criterio del investi!ador, las cuales
pueden ayudar a comprender o cuestionar cada uno de los
aspectos evaluados, siendo las ms conocidas y aceptadas las
si!uientes.
La medicin del trabajo:
*ndica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que seest realizando.
Disponer de datos e+actos acerca del volumen de trabajo a
menudo si!nifica la diferencia entre una solucin realista y otra
terica. onociendo como se obtiene cierta cantidad de
produccin de trabajo, se pueden mejorar los mtodos
empleados para su realizacin, reajustar la asi!nacin detareas, aliviar en !eneral la car!a de trabajo y eliminar
con!estiones. ambin ayuda a detectar rpidamente los
problemas, indicando dnde hay desi!ualdad de
responsabilidades.
(a medicin del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario,
un plan o pro!rama que devuelva o conserve en la empresa elequilibrio necesario para lo!rar mayor eficiencia. Adems
ayuda a detectar los embotellamientos o cuellos de botella y a
constatar los requerimientos del personal.
Cuadro de distribucin del trabajo.
-l principio bsico de una buena administracin es el
mantenimiento de una buena distribucin del trabajo, de forma
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tal que sean utilizadas debidamente todas las facultades
laborales y personales de los empleados. Siempre que e+istan
dos o tres personas trabajando juntas se presentar el
problema de la distribucin de las funciones, por lo cual se
deber aplicar el !rfico de distribucin del trabajo.
-ste cuadro es la tabulacin del trabajo efectuado por el
empleado dentro de un !rupo u oficina determinada. (a
elaboracin del mismo es el primer paso en el pro!rama de
simplificacin del trabajo, es el indicador de los puntos dbiles,
as$ como de aquellos que debern estudiarse con
detenimiento, aplicando las tcnicas del pro!rama.
-ste cuadro de distribucin demuestra el trabajo que se ejecuta
en una oficina, qu empleados desempean las diversas
actividades, as$ como el tiempo necesario para su ejecucin.
)ermite hacer una redistribucin ms eficaz del trabajo.
Estudios de tiempos y movimientos:
)ara realizar una adecuada medicin del trabajo, es necesario
realizar estudios de tiempos y movimientos para cada uno de
los procesos y sus actividades componentes, as$ como tambin
para las funciones independientes que se realicen dentro del
rea.
(a metodolo!$a es simple, como su nombre lo indica es medir
el tiempo efectivo en el que se lleva a cabo cada actividad,
funcin y/o proceso y determinar bajo parmetros estad$sticos
la eficiencia con la que se estn realizando.
Se basa en los principios del balance de l$nea y de la econom$a
de movimientos, que se refieren a la distribucin del trabajo, al
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uso de las manos y el cuerpo humano y al diseo y empleo de
las herramientas con la finalidad de realizar el menor esfuerzo
posible.
Diagrama de procedimientos o procesos.
(os dia!ramas de procedimientos ayudan a los analistas a
comprender en su totalidad los trmites actuales de una
dependencia u oficina y tambin sirven para la b'squeda de
mejoras, adems permiten discutir los trmites ms
eficazmente con el personal operativo.
Describe un listado en forma secuencial de las actividades que
conforman el proceso en estudio y paralelamente utiliza cinco
fi!uras distribuidas en columnas independientes, las cuales
demuestran las actividades operativas, de transporte, de
inspeccin, de almacenamiento y espera, su interrelacin y los
tiempos de duracin de cada una de ellas.
-l cuadro de distribucin del trabajo seala qu es lo que se
est haciendo en una oficina, as$ como la distribucin de las
tareas entre los empleados0 mientras que el dia!rama de
procesos ensea 1 cmo se hace el trabajo en una oficina 2
Flujogramas:
Sin duda al!una sur!ieron como consecuencia del dia!rama de
procedimientos o procesos, su diferencia radica en que no se
realiza el listado de actividades que conforman el proceso, sino
que se van describiendo directamente dentro de las fi!uras que
se han diseado para ilustrarlo.
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)ara su elaboracin e+isten al rededor de quince fi!uras, las
cuales a su vez sirven de base para el diseo de los mismos,
sin embar!o es com'n encontrar fi!uras diferentes creadas por
el investi!ador, dependiendo del !rado de complejidad de los
procesos o la creatividad que desee introducir en ellos.
(as fi!uras se interrelacionan por medio de l$neas, las cuales
ayudan a esquematizar y visualizar la relacin de dependencia
entre las actividades componentes del proceso en !eneral y los
responsables de llevarlas acabo.
Grafica de la distribucin fsica de la oficina y distribucin
en planta:
(a !rfica de distribucin f$sica de la oficina pretende la
optimizacin del c$rculo de trabajo, distribuyendo los puestos
adecuadamente para cada una de las actividades que se
deben realizar, utilizando la mejor combinacin posible,adecuando el mobiliario y equipo dentro del espacio disponible
de la manera ms racional, para lo!rar los objetivos de la
oficina evitando prdidas de tiempo.
)or su parte la distribucin en planta es la or!anizacin del
espacio f$sico en el cual se encuentran los recursos que
servirn para la fabricacin de un bien o servicio y que tambinconsiste en determinar la ubicacin de los sitios de trabajo de
la maquinar$a, equipo y materiales en !eneral, tomando en
cuenta el posible incremento en el nivel de la demanda y de la
capacidad instalada.
Ambas tcnicas persi!uen los mismos objetivos, la diferencia
fundamental es que la distribucin f$sica de la oficina se basaen los puestos de trabajo administrativos, mientras que la
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distribucin en planta se basa en la maquinar$a y equipo y
materiales.
Diagrama de recorrido:
-l dia!rama de recorrido es una tcnica bsica para realizar la
distribucin f$sica de la oficina y/o distribucin en planta, se
fundamenta en la b'squeda de la facilitacin del flujo de trabajo
a travs de la reduccin de actividades de transporte
innecesarias y el anlisis de el traslado del personal,
materiales, productos y papeler$a en !eneral dentro de lasreas inte!rales de la or!anizacin.
-laborar el dia!rama de recorrido ayuda a visualizar el por qu
e+isten tiempos ociosos y cuellos de botella que no dejan fluir
eficazmente los procesos dentro de las oficinas, planta de
produccin o empresa en !eneral.
Grafica de gantt:
-s un mtodo de planeacin y pro!ramacin, se le denomina
tambin !rfica de barras y tiene por objeto controlar la
ejecucin simultnea de varias actividades que se realizan
coordinadamente, consiste en una matriz de doble entrada que
lleva en las columnas el tiempo de duracin y en los ren!lones
la identificacin de las actividades.
)ara cada actividad se marca una barra que comienza en la
columna correspondiente a su fecha de inicio y termina en la
columna correspondiente a la fecha prevista para su
finalizacin, de manera que la lon!itud del trazo representa su
duracin.
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-stablece el orden de la ejecucin de las actividades y la
relacin de dependencia que e+iste entre cada una de ellas,
adems permite la revisin y control entre lo ejecutado y lo
planeado.
Grafica cpm:
-l )% es un mtodo de trayectoria cr$tica, eficaz para la
planificacin, pro!ramacin y control de toda clase de
proyectos. Su estructura bsica consiste en un dia!rama o red
de flechas que representan !rfica, l!ica y secuencialmente eldesarrollo de las actividades o tareas que componen el
proyecto, con miras a economizar tiempos, utilizar
eficientemente los recursos disponibles, e indicar previamente
los cuellos de botella.
Su finalidad es determinar el tiempo ms temprano posible en
el que pueden concluirse todas las actividades que lle!uen aun evento determinado, la mayor cantidad de tiempo de
duracin de todas las actividades que conver!en en un evento,
se calcula de izquierda a derecha y en forma pro!resiva
sumando al tiempo inicial el tiempo de la actividad posterior.
ambin determina el tiempo m+imo o 'ltima fecha aceptable
en que un evento pueda ser realizado sin atrasar el proyectototal, representa la menor cantidad de tiempo de duracin de
un evento, se calcula de derecha a izquierda en forma
re!resiva, restando los tiempos de cada actividad.
Grafica pert:
-l )-# es una tcnica utilizada para el planeamiento,
pro!ramacin y control de procesos productivos provistos de
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factores cuantitativos. omo el )% se basa en el estudio de
la trayectoria cr$tica, en el !rfico de flechas que representan el
trabajo que debe realizarse para alcanzar un objetivo
distin!uindose de otras tcnicas por el !rado y utilizacin de la
estad$stica.
-st orientado hac$a la evaluacin del pro!reso de un proyecto,
pone de manifiesto sus principales problemas reales o
potenciales, proporciona informacin precisa del estado del
mismo, predice la verosimilitud de alcanzar los objetivos y
determina el menor tiempo en el cual puede realizarse.
Al i!ual que el )%, estudia tiempos para la realizacin del
anlisis, los cuales estn divididos en iempo normal que es el
que se tardar$a en realizar la tarea o actividad cuando e+isten
condiciones normales de trabajo0 iempo optimista es el que se
utilizar$a para realizar una actividad bajo el supuesto que se
presenten condiciones ms favorables, sin dificultades o
complicaciones0 iempo pesimista es el que se necesitar para
efectuar la actividad si se presentan dificultades,
complicaciones o retrasos imprevistos0 y tiempo estimado o
esperado que es el que se obtiene de la probabilidad resultante
de la interrelacin estad$stica de los tiempos normal, optimista
y pesimista.