Herramientas de gestión de proyectos - Barcelona

Optimizando la gestión de los proyectos: proceso y herramientas © 2010 Cynertia Consulting - www.cynertiaconsulting.com 1

Seminario PM Office @ SFIC’08

0. Introducción y contenidos Optimizando la Gestión de proyectos Cómo Cynertia Consulting puede ayudarle


Objetivos y contenidos

1.  Cynertia Consulting: ¿quienes somos?

2.  Servicios y herramientas para empresas que realizan proyectos

3.  Oficinas de proyectos A.  ¿Qué es una oficina de proyectos? B.  Funciones de una oficina de proyectos C.  Problemática habitual en organizaciones que realizan proyectos D.  Tipos de oficina de proyectos E.  Software de soporte a oficinas de proyecto

4.  Gestión de proyectos con Project Insight A.  Planificación de proyectos: templates de proyectos y documentos B.  Gestión de recursos C.  Colaboración (workflow, control de versiones, notificaciones) D.  Gestión de cambios y peticiones 1.  Presupuestos y contabilidad 2.  Seguimiento de tiempo y gastos 3.  Informes 4.  Integraciones y adaptación


1. Cynertia Consulting��¿Quienes somos?

•  Firma de consultoría de negocio y tecnologías de la información fundada en 2007.

"   Nuestro catálogo de servicios de consultoría abarca diferentes ámbitos como los proyectos de estrategia, mejora de procesos, innovación o implantación de sistemas de información.

•  Especialidades: –  Gestión de la innovación

–  Gestión de empresas de servicios profesionales –  Calidad y mejora de procesos IT con CMMI e ITIL

–  Sistemas de gestión de proyectos y PMO

Somos socios comerciales de: -  IBM -  European Software Institute -  Metafuse


2. Servicios y herramientas para empresas que realizan proyectos��Ayudamos a gestionar los proyectos de manera más efectiva

Nuestros servicios de gestión de proyectos incluyen:

•  Formación –  Formación en los estándares PMBOK y Prince2 –  Formación a medida sobre los procesos estándares

•  Auditoría –  Revisión de los procesos y sistemas de información –  Identificación de oportunidades de mejora

•  Proyectos de mejora de procesos y certificación –  Auditoría, planificación del programa de mejora –  Certificación en CMMI (desarrollo de producto, adquisición o gestión del servicio)

•  Coaching a Project Managers –  Identificación de oportunidades de mejora para Project Managers –  Desarrollo de las habilidades del profesional para hacer más efectiva su función

•  Despliegue de oficinas de proyectos –  Identificación, diseño y despliegue de la organización, procesos y herramientas

•  Implantaciones de software de soporte a la gestión de proyectos –  Software que distribuimos (Metafuse e IBM) o mejoras en el existente en la organización.


•  Las oficinas de proyecto planifican y controlan como se realizan los proyectos en la organización, dando soporte a los project managers, proporcionando datos a la gerencia y realizando tareas administrativas (p.e. RRHH, relación con proveedores, finanzas, etc.)

•  Cualquier organización que realiza más de un proyecto a la vez necesita efectuar, cuando menos, las tareas más básicas de una oficina de proyecto.

•  Las oficinas de proyectos pueden ser muy diferentes, tanto en tamaño como en funciones. La siguiente figura los diferentes grados de complejidad que pueden tener:

3. Oficinas de proyectos��A. ¿Qué es una oficina de proyectos?


Definir Prácticas

Establecer Organización

Integración de recursos

Apoyo técnico

Alineación de negocio

1. Establecer las metodologías y herramientas. 2. Establecer los objetivos e indicadores. 3. Realizar la gestión del conocimiento.

4. Establecer la estructura organizativa. 5. Establecer el entorno de gobierno de los proyectos. 6. Evaluar las capacidades y proporcionar la formación necesaria

7. Asignar los recursos a los proyectos 8. Facilitar el rendimiento y colaboración de los equipos. 9. Establecer los planes de carrera y programas de formación

10. Asesorar a los equipos. 11. Apoyar la planificación de los proyectos. 12. Evaluar los proyectos. 13. Recuperar los proyectos en crisis.

14. Gestionar la relación con los clientes y stakeholders. 15. Gestionar la relación con proveedores y partners. 16. Realizar tareas administrativas (facturación, finanzas, RRHH, etc.) 17. Seleccionar y gestionar la cartera de proyectos.

3. Oficinas de proyectos��B. Funciones de una oficina de proyectos

Las oficinas de proyecto planifican y controlan como se realizan los proyectos en la organización, dando soporte a los project managers, proporcionando datos a la gerencia y realizando tareas administrativas (p.e. RRHH, relación con proveedores, finanzas, etc.)


3. Oficinas de proyectos��C. Problemática habitual en una oficina de proyectos

Las oficinas de proyecto planifican y controlan como se realizan los proyectos en la organización, dando soporte a los project managers, proporcionando datos a la gerencia y realizando tareas administrativas (p.e. RRHH, relación con proveedores, finanzas, etc.)

"   Problemática habitual en las oficinas de proyectos "   Nivel de madurez organizativa de la oficina de proyectos "   Problemas administrativos (facturación, contratación, RRHH, etc.) "   Competencias de los project managers "   Perfil bajo de la PMO en la organización "   Coordinación e impacto entre proyectos

"   Respuestas habituales frente a proyectos retrasados "   Sobreatención de la gerencia "   Eliminación de tareas importantes de baja visibilidad "   Reducción del alcance "   Sobresfuerzo de los recursos "   Incremento del tamaño de los equipos "   Alto nivel de retrabajo –  Excesiva multitarea de los recursos recursos


La complejidad de los entornos multiproyecto

3. Oficinas de proyectos��C. Problemática habitual en una oficina de proyectos (2)

Las oficinas de proyecto planifican los recursos y dan soporte a los proyectos para que estos puedan concentrarse en sus objetivos y se alcancen las expectativas y presupuestos de los proyectos de manera sostenida.

Un bajo desempeño de la oficina de proyectos provoca diferentes problemas:


Para organizaciones pequeñas se centran en el apoyo al proyecto y en las tareas administrativas. Para las organizaciones mayores tienen autonomía para diseñar procesos, disponer de recursos y estructurarse de manera compleja para coordinar departamentos y unidades de negocio.

3. Oficinas de proyectos��D. Tipos de oficina de proyecto

Los diferentes niveles de complejidad en las oficinas de proyecto.

Las oficinas de proyecto pueden variar mucho en su estructura y funciones en función del tamaño de la organización y de las responsabilidades asignadas.


Funcionalidades del sistema de información de una PMO –  Para el proyecto individual

–  Planificación del proyecto (tareas, productos de trabajo, hitos, riesgos, etc.) –  Introducir las dedicaciones del personal y supervizar avance y esfuerzo –  Seguimiento del proyecto (calendario, esfuerzos, estimaciones, alertas) –  Gestión documental –  Gestión de acciones y excepciones –  Gestión del riesgo

–  Para la oficina de proyectos –  Supervisión y asignación de recursos –  Finanzas, presuestación y facturación –  Gestión del portfolio (informes agregados de todos los proyectos)

Características deseables del sistema de información de una PMO –  Punto único de entrada y seguimiento de datos –  Capacidades analíticas y de agregación –  Interactiva y fácil de usar –  Abierta e integrable con otras herramientas (ofimática, ERP, etc.) –  Reporte de excepciones (evita descuidos) –  Seguridad y vistas (cada persona accede a la información relevante)

3. Oficinas de proyectos��E. Software de soporte a oficinas de proyecto (1)


Tener una única herramienta e interfaz para todos los procesos facilita enormemente su realización.

3. Oficinas de proyectos��E. Software de soporte a oficinas de proyecto (2)


Los proyectos pueden planificarse de manera rápida desde la aplicación web.

4. Gestión de proyectos con Project Insight ™ de Metafuse��A. Planificación de proyectos

Interfaz web dinámica -  Rapidez de uso como windows (permite entrar datos como excel y Gantt como Project) -  Puede usarse remotamente, desde mobil o para externos -  No se instala, funciona con navegador (win, mac, linux, etc.)

Creación rápida de proyectos: -  Desde ficheros MS Project importados -  Desde plantillas para proyectos estándares (tareas, documentos, etc.)


Se tiene actualizado en tiempo real las asignaciones y las dedicaciones de los miembros del proyecto.

4. Gestión de proyectos con Project Insight ™ de Metafuse��B. Gestión de recursos

-  Se puede filtrar y agrupar por perfil, departamento, coste, etc. -  La asignación se puede hacer tarea por tarea, o asignar en grupo (tipos de tareas, bloques de trabajo, etc.) -  Se puede ver, en tiempo real, como quedan las cargas de trabajo de los recursos y cuales son los más adecuados para realizar cada tarea.

Se pueden sacar informes fácilmente de la utilización de los recursos o exportar a excel.

Aún así, la herramienta tiene funcionalidades propias para realizar la facturación.


Se facilita el trabajo en equipo con funcionalidades que ahorran tiempo, evitan errores y permiten mantener el control de las tareas y documentos del proyecto.

4. Gestión de proyectos con Project Insight ™ de Metafuse��C. Colaboración (workflow, control de versiones, notificaciones)

-  Se dispone de repositorio de documentos para el proyecto, equipo o empresa, con permisos de acceso, buscador, etc. -  Se pueden combinar todos los productos del proyecto (documentos, imágenes, foros, tareas, etc.) con una estructura libre. -  Las plantillas permiten asegurar que los proyectos comienzan con la estructura y documentos correctos. -  Los foros integrados permiten tener repositorios de conocimiento, histórico del proyecto, etc.

- .Se permite añadir workflows sobre documentos, tareas, etc. con notificaciones. -  Se conserva todo el histórico de comentarios, aprobaciones, etc. -  Se pueden configurar alertas como en rechazos, tiempo expirado, etc.


Se pueden gestionar fácilmente tanto el presupuesto como las imputaciones de tiempo y “cuadrar” desajustes, tanto para un proyecto como para la “carpeta” entera.

4. Gestión de proyectos con Project Insight ™ de Metafuse��E. Presupuesto y contabilidad

-  Se registra la estimación de esfuerzo y coste basado en las tarifas (internas y externas) de los perfiles. -  Según las imputaciones de dedicación se actualiza en tiempo real los costes, márgenes, presupuesto, etc. -  Es sencillo hacer la facturación tanto para proyectos de presupuesto fijo como “time&materials”. -  Se pueden asociar los gastos a centros de coste, a contratos, a clientes, facturas, etc. -  Las vistas permiten “reconciliar” de manera sencilla entre dedicaciones y costes repercutidos a clientes.

- Se pueden generar facturas fácilmente a partir de las imputaciones, y de una manera flexible que permite “cuadrar” los números de manera rápida. -  Tanto los códigos de tarea, las tarifas, etc. se ajustan de manera sencilla para alinearse con las condiciones de la propuesta o contrato.


Es vital que los miembros del equipo dediquen poco esfuerzo a reportar sus dedicaciones, así como que se puedan integrar gastos y corregir fácilmente errores.

4. Gestión de proyectos con Project Insight ™ de Metafuse��F. Seguimiento de tiempo y gastos

-  La vista “timesheet” permite imputar de manera muy rápida las dedicaciones del día, semana, etc. -  Se pueden ajustar las tarifas, códigos de tarea, introducir gastos de manera integrada, etc. -  Se puede actualizar de manera sencilla el ETC (Estimado para completar) proporcionando al project manager información fiable y en tiempo real del seguimiento del avance.

-  El jefe de proyecto o administrativo puede imputar, o corregir las imputaciones ya hechas por los recursos.


Dispone de un potente módulo de informes y permite exportar a otras herramientas

4. Gestión de proyectos con Project Insight ™ de Metafuse��G. Informes

-  Se pueden generar informes sobre todas las actividades y proyectos, filtrados por múltiples criterios (participantes, clientes, tipologías, etc.) -  Se pueden representar la información en diferentes formatos (diagrama de Gantt, varios tipos de gráficos, tablas ordenables tipo Excel, etc.)

-  Desde los informes se pueden manipular los datos (p.e. corregir avances, costes, etc.) de manera ágil (inline edit).


Integrado, de manera bidireccional, con ofimática Microsoft y con otras aplicaciones. El uso se puede adaptar tanto a nivel global como de cada usuario.

4. Gestión de proyectos con Project Insight ™ de Metafuse��H. Integraciones y adaptación

-  La comunicación con la ofimática de Microsoft permite sincronizar bidireccionalmente correos y tareas entre Project Insight y Outlook.

-  La herramienta permite una completa configuración para cada organización, para adaptarse a su estructura e integrarse con las aplicaciones existentes (p.e. ERP).

-  Se pueden añadir formularios y campos a medida.


Para más información...

Alex Ballarin

Cynertia Consulting

Valencia 63. Barcelona.

www.cynertiaconsulting.com

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