Herramientas de desarrollo de un diagnóstico
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S.E.P. TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO
INSTITUTO TECNOLÓGICO
de Tuxtepec
MATERIA:
Consultoría de TIC´s
Investigación:
Herramientas para desarrollar un diagnóstico
CARRERA:
INGENIERA INFORMÁTICA
PRESENTAN:
AGUILAR ORTÍZ JULISSA 13350415
ANAYA MANZANO JUAN. 13350283
CASTILLO HERNÁNDEZ CARLOS E. 13350395
CORTÉS SANCHEZ MISAEL 13350288
DOMÍNGUEZ GARCÍA YOEL 13350385
MEDINA PRIETO ROCÍO 13350584
CATEDRÁTICO:
M.T.I RODOLFO VAZQUEZ PALACIOS
San Juan Bautista Tuxtepec, Oax. Octubre de 2016.
Introducción.
En este trabajo se van a presentar las herramientas de desarrollo de diagnóstico
indicando sus características principales, sus funciones primordiales, las posibles
áreas en la que se puede aplicar además del área de consultoría.
Además se verá como estas herramientas pueden ayudar a mejorar o a incrementar
el rendimiento de una empresa u organización, es decir que cada una de las
herramientas es utilizable en áreas específicas, por ejemplo la matriz FODA abarca
todas las áreas ya que es utilizado por muchas empresas principalmente para
reconocer las cosas positivas y mejorar lo positivo que resulte de esta herramienta.
Contenido Introducción. ....................................................................................................................................... 1
¿Qué es un diagnostico empresarial? ................................................................................................. 3
Definición de diagnóstico empresarial ................................................................................................ 3
Tipos de diagnóstico empresarial........................................................................................................ 4
Diagnósticos integrales ................................................................................................................... 4
Diagnósticos específicos .................................................................................................................. 4
La Metodología para el diagnóstico de gestión empresarial ..................................................... 4
Diagrama de Ishikawa ......................................................................................................................... 6
Causa. .............................................................................................................................................. 7
Pasos para la elaboración. ............................................................................................................... 8
Ejemplo: .......................................................................................................................................... 9
Matriz FODA ........................................................................................................................................ 9
Fortalezas ...................................................................................................................................... 11
Oportunidades .............................................................................................................................. 11
Debilidades .................................................................................................................................... 11
Amenazas ...................................................................................................................................... 11
Matriz de perfil competitivo. ............................................................................................................ 12
Conclusiones. .................................................................................................................................... 14
Bibliografía ........................................................................................................................................ 15
¿Qué es un diagnostico empresarial?
Si lo que queremos es conocer la actual situación de una empresa y cuáles están
siendo los principales obstáculos que le impiden seguir creciendo, el diagnóstico
empresarial es una de las herramientas más recurridas y eficaces para poder
realizar este tipo de estudios. Gracias a este diagnóstico podremos encontrar la raíz
del problema, lo que nos permitirá poner todos los recursos necesarios para
eliminarla y hacer que la corporación mantenga, o recupere, el buen rumbo. (Díaz,
s.f.)
A pesar de que en muchos casos este tipo de diagnósticos se dejan bajo la
supervisión de expertos en el tema, como consultorías o profesionales ajenos a la
empresa a evaluar, lo cierto es que también existe un gran porcentaje de aquellos
responsables de sus propios negocios que optan por tomar esta responsabilidad.
Definición de diagnóstico empresarial
Si accedemos al diccionario de la Real Academia Española, encontraremos que el
término diagnóstico procede de la palabra griega “diagnosis”, la cual traducida al
castellano viene a ser lo mismo que “conocimiento”. Ahora si nos centramos en el
mundo empresarial, este término hace referencia a aquellas actividades que se
llevan a cabo para poder conocer de primera mano cuál es la situación de la
empresa y sus principales impedimentos para lograr alcanzar sus objetivos.
Como en la mayoría de campos, existen multitud de diagnósticos para las
empresas, algunos se centran únicamente en estudiar los procesos de producción
y los consumidores, o incluso, en procesos de venta, entre muchos otros. Estos
diagnósticos se realizan a través de metodologías específicas que permiten conocer
todos esos detalles concretos de la compañía, lo que la sitúa como una herramienta
necesaria y recomendada. (Díaz, s.f.)
Tipos de diagnóstico empresarial.
Diagnósticos integrales:
Son principalmente conocidos por la gran cantidad de variables empresariales a las
que se puede aplicar. Para poner un ejemplo, podríamos encontrar el diagnóstico
de Competitividad, un estudio que permite conocer las oportunidades, debilidades,
ventajas y amenazas de una empresa. Y todo ello en base a la evaluación y
consideración de numerosas variables que el consultor en cuestión ha puntuado e
incluido en el análisis.
Diagnósticos específicos:
Se caracterizan por centrarse en aquellos procesos más concretos, es decir, estudia
diferentes aspectos del mercado, estados financieros o procesos de gestión, y
cualquier otro relacionado con la producción y su consumo. (Díaz, s.f.).
La Metodología para el diagnóstico de gestión empresarial
1. Estructura y responsabilidades de los equipos de consultoría.
2. Criterios generales, que orientan el trabajo al hacer la investigación.
3. Etapa de pre diagnóstico, en la que se reúnen los datos básicos del perfil y los
antecedentes de la empresa, e identifican las áreas donde se manifiestan más
claramente los problemas que afectan a la empresa.
4. Etapa de diagnóstico, contempla el uso de cuestionarios relativos a los sistemas
y procedimientos usuales en las áreas funcionales y consiste en el diseño de
preguntas que permiten entender la forma como opera la empresa y su
problemática. Comprende las siguientes áreas: Cultura Empresarial,
Administración, Finanzas, Comercialización, Recursos Humanos, Producción,
Capacidad de Exportación y Desarrollo Tecnológico. Otros elementos del
diagnóstico que contiene esta metodología son la observación directa de la
operación cotidiana y los lineamientos para documentar los indicadores. Además un
juego de matrices que consiste en un instrumento por cada una de las funciones
anteriormente mencionadas que permite tabular la información generando un perfil
gráfico que describe el nivel de evolución y aprendizaje de la empresa.
5. Etapa de análisis de la información, recopilada la información se hace el
análisis y relación de los problemas por función, siguiendo el esquema diseñado en
el Instituto para ver cuál de los problemas detectados tiene mayor impacto sobre la
operación o el ciclo del negocio. Al final de esta etapa, se recomienda aplicar el
análisis de costo beneficio para facilitar las decisiones al empresario.
6. Etapa del plan de trabajo e implementación, se refiere a la programación y
ejecución de las actividades para la mejora, en la que pueden apoyar los equipos
de consultores.
7. Estudios sectoriales, Uso de fuentes secundarias para complementar la
propuesta, mediante el análisis del comportamiento general del sector, para
identificar la situación, las problemáticas y tendencias comunes en el giro en el que
participa la empresa.
8. Etapa de Capacitación, listado de cursos para lograr sensibilizar al personal de
la empresa y a sus directivos, y establecer las bases administrativas mínimas de
trabajo.
9. Elaboración del reporte: finalmente se genera un documento con toda la
información descrita en la metodología, con una parte descriptiva y otra en la que
se plantean las propuestas para la empresa, con un análisis del costo/beneficio de
cada una y con los criterios básicos para la toma de decisiones.
Fig. 1.- Responsabilidades de los equipos de consultoría.
Diagrama de Ishikawa
El diagrama de Ishikawa, también llamado diagrama de espina de pescado,
diagrama de causa-efecto, diagrama de Grandal o diagrama causal, se trata de un
diagrama que por su estructura ha venido a llamarse también: diagrama de espina
de pez. Consiste en una representación gráfica sencilla en la que puede verse de
manera relacional una especie de espina central, que es una línea en el plano
horizontal, representando el problema a analizar, que se escribe a su derecha. Es
una de las diversas herramientas surgidas a lo largo del siglo XX en ámbitos de la
industria y posteriormente en el de los servicios, para facilitar el análisis de
problemas y sus soluciones en esferas como lo son; calidad de los procesos, los
productos y servicios. Fue concebido por el licenciado en química japonés Kaoru
Ishikawa en el año 1943.
Este diagrama causal es la representación gráfica de las relaciones múltiples de
causa-efecto entre las diversas variables que intervienen en un proceso. En teoría
general de sistemas, un diagrama causal es un tipo de diagrama que muestra
gráficamente las entradas o inputs, el proceso, y las salidas u outputs de un sistema
(causa-efecto), con su respectiva retroalimentación (feedback) para el subsistema
de control.
Causa.
El problema analizado puede provenir de diversos ámbitos como la salud, calidad
de productos y servicios, fenómenos sociales, históricos, organización, etc. A este
eje horizontal van llegando líneas oblicuas –como las espinas de un pez– que
representan las causas valoradas como tales por las personas participantes en el
análisis del problema. A su vez, cada una de estas líneas que representa una
posible causa, recibe otras líneas perpendiculares que representan las causas
secundarias. Cada grupo formado por una posible causa primaria y las causas
secundarias que se le relacionan forman un grupo de causas con naturaleza común.
Este tipo de herramienta permite un análisis participativo mediante grupos de mejora
o grupos de análisis, que mediante técnicas como por ejemplo la lluvia de ideas,
sesiones de creatividad, y otras, facilita un resultado óptimo en el entendimiento de
las causas que originan un problema, con lo que puede ser posible la solución del
mismo.
Un ejemplo del análisis causa-efecto es el del descubrimiento de América, o del
descubrimiento de dos mundos, como quiera llamársele al hecho de que Cristóbal
Colón llegó en 1492 a un nuevo continente, aunque él murió creyendo que había
encontrado una nueva ruta a la India.
Fig. 2.- Diagrama de Ishikawa.
Pasos para la elaboración.
La técnica es bastante sencilla:
1. En la cabeza del pescado escribimos el efecto o síntoma que pretendemos
analizar. La espina central del pescado, agrupará las causas que según
nuestro análisis producen dicho efecto.2
2. Las diferentes categorías en que podemos agrupar las causas conforman las
espinas que se desprenden de la horizontal principal. Escribimos el nombre
de la categoría en el extremo de cada nueva línea5.
3. Cada causa concreta que vayamos encontrando (simplemente mediante la
reflexión o mediante sesiones conjuntas de brainstorming) las vamos
añadiendo en la categoría bajo las que consideramos que mejor encaja.
Ejemplo:
Hoy llegué tarde a mi trabajo, ¿Por qué llegué tarde?
Porque me dormí, ¿Por qué me dormí?
Porque no sonó el despertador, ¿Por qué no sonó el despertador?
Porque mi hija había estado jugando con él, ¿Por qué?
Porque está a su altura.
Matriz FODA
La sigla FODA, es un acróstico de Fortalezas (factores críticos positivos con los que
se cuenta), Oportunidades, (aspectos positivos que podemos aprovechar utilizando
nuestras fortalezas), Debilidades, (factores críticos negativos que se deben eliminar
o reducir) y Amenazas, (aspectos negativos externos que podrían obstaculizar el
logro de nuestros objetivos).
La matriz FODA es una herramienta de análisis que puede ser aplicada a cualquier
situación, individuo, producto, empresa, etc., que esté actuando como objeto de
estudio en un momento determinado del tiempo. Es como si se tomara una
“radiografía” de una situación puntual de lo particular que se esté estudiando. Las
variables analizadas y lo que ellas representan en la matriz son particulares de ese
momento. Luego de analizarlas, se deberán tomar decisiones estratégicas para
mejorar la situación actual en el futuro.
El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la
situación actual del objeto de estudio (persona, empresa u organización, etc.)
permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permite, en función
de ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.
Luego de haber realizado el primer análisis FODA, se aconseja realizar sucesivos
análisis de forma periódica teniendo como referencia el primero, con el propósito de
conocer si estamos cumpliendo con los objetivos planteados en nuestra formulación
estratégica. Esto es aconsejable dado que las condiciones externas e internas son
dinámicas y algunos factores cambian con el paso del tiempo, mientras que otros
sufren modificaciones mínimas.
La frecuencia de estos análisis de actualización dependerá del tipo de objeto de
estudio del cual se trate y en qué contexto lo estamos analizando. En términos del
proceso de Marketing en particular, y de la administración de empresas en general,
diremos que la matriz FODA es el nexo que nos permite pasar del análisis de los
ambientes interno y externo de la empresa hacia la formulación y selección de
estrategias a seguir en el mercado.
El objetivo primario del análisis FODA consiste en obtener conclusiones sobre la
forma en que el objeto estudiado será capaz de afrontar los cambios y las
turbulencias en el contexto, (oportunidades y amenazas) a partir de sus fortalezas
y debilidades internas. Ese constituye el primer paso esencial para realizar un
correcto análisis FODA. Cumplido el mismo, el siguiente consiste en determinar las
estrategias a seguir.
Para comenzar un análisis FODA se debe hacer una distinción crucial entre las
cuatro variables por separado y determinar qué elementos corresponden a cada
una.
A su vez, en cada punto del tiempo en que se realice dicho análisis, resultaría
aconsejable no sólo construir la matriz FODA correspondiente al presente, sino
también proyectar distintos escenarios de futuro con sus consiguientes matrices
FODA y plantear estrategias alternativas.
Tanto las fortalezas como las debilidades son internas de la organización, por lo que
es posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las
amenazas son externas, y solo se puede tener injerencia sobre las ellas modificando
los aspectos internos.
Fortalezas:
Son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y que le permite tener
una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan,
capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan
positivamente, etc.
Oportunidades:
Son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se deben
descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener ventajas
competitivas.
Debilidades:
Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la
competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen,
actividades que no se desarrollan positivamente, etc.
Amenazas:
Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar
incluso contra la permanencia de la organización.
Fig. 3.- Matriz FODA
Matriz de perfil competitivo.
Con frecuencia la identificación y la evaluación de los objetivos, estrategias,
debilidades y fortalezas de los competidores, es considerada la parte más
importante del proceso de la formulación de las estrategias. Una herramienta de
"entrada" que resume la información decisiva sobre los competidores es la Matriz
de Perfil Competitivo, la cual responde a las siguientes cuestiones:
¿Quiénes son nuestros competidores?
¿Qué factores claves son los de mayor importancia para tener éxito en la
industria?
¿Cuál es la importancia relativa de cada factor decisivo para el éxito den la
industria?
Hasta qué punto es importante cada competidor fuerte o débil en cada factor
decisivo del éxito?
En general ¿Qué tan fuerte o débil es cada competidor importante?
Fig. 4- Matriz del perfil competitivo.
Conclusiones.
Finalmente se puede mencionar que las herramientas que fueron presentadas en
este documento básicamente forman parte fundamental en las empresas y
organizaciones ya que como estrategia competitiva las empresas deben de dar los
mejores servicios y productos a sus clientes con el fin de apoderarse de un mercado
cada vez más saturado y con más competencia.
Señalar también que dentro de la consultoría es importante hacer uso de estas
herramientas ya que ayuda en general a destacar y más que nada como su nombre
indica, ayuda a diagnosticar las posibles grietas con las que se cuenta dentro de
una organización y asi poder dar una mejor solución.
Bibliografía (s.f.). Obtenido de Planificación Estratégica:
https://umgadmonc.files.wordpress.com/2008/06/leccion_no_41.pdf
Alzola, R. (25 de Noviembre de 2013). Marca la diferencia. Obtenido de Cómo y para qué sirve el
diagrama de Ishikawa: http://marcaladiferencia.com/como-y-para-que-hacer-un-
diagrama-de-ishikawa/
Díaz, J. (s.f.). Emprendices. Obtenido de ¿Qué es un diagnóstico empresarial?:
https://www.emprendices.co/que-es-un-diagnostico-empresarial/
Espinoza, R. (29 de julio de 2013). Roberto Espinoza. Obtenido de FODA:
http://robertoespinosa.es/2013/07/29/la-matriz-de-analisis-dafo-foda/
Matriz FODA. (s.f.). Obtenido de http://www.matrizfoda.com/dafo/
Universidad de Guadalaja CUCEA. (Agosto de 2010). Obtenido de Metodología para el diagnóstico
de gestión empresarial:
http://iditpyme.cucea.udg.mx/sites/default/files/metodologia_iditpyme.pdf
Wilipedia. (28 de Septiembre de 2016). Obtenido de Diagrama de Ishikawa:
https://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Ishikawa