Habilidades Directivas UD 1

HABILIDADES DIRECTIVAS

Unidad Didctica N 1

HABILIDADES DIRECTIVAS Unidad Didctica N 1

Formacin Sin Barreras Pg. 2/24

I Hablar en pblico (Introduccin)

A. Hablar en pblico como habilidad directiva

B. Usted tambin puede hacerlo

C. Qu hace falta para hablar en pblico?

II Los nervios

A. Cuando aparecen.

B. Cmo debemos ver los nervios?

C. Prevenir los nervios

D. Controlar los nervios

III La preparacin

IV El lenguaje verbal

V El leguaje no verbal

A. El cuerpo

B. La voz

VI Los recursos auxiliares

VII La estructura del discurso

A. Inicio

B. Desarrollo o cuerpo

C. Conclusin



I Hablar en pblico

A) Hablar en pblico como habilidad directiva.

El hecho de hablar en pblico y convencer a un grupo de interlocutores es una habilidad indisolublemente ligada al lder o al directivo. Todos tenemos en mente la imagen del poderoso lder que arrastra a las masas mediante el uso de un lenguaje persuasivo y una oratoria cautivadora. La historia del cine est llena de excelentes modelos. Recordemos a Michael Douglas en Wall Street quien interpreta a un multimillonario tiburn de la bolsa. Este broker quiere hacerse con la direccin de una compaa papelera. Para ello ha de convencer a los accionistas de sus bondades como directivo y hacer ver la mala gestin de la actual junta rectora. El discurso de Gordon Gecko (Michael Douglas) en la junta de accionistas surte los efectos previstos. Seguridad, gestos naturales, palabras precisas, la forma de ocupar el espacio y los datos que utiliza (sobre s mismo y sobre la junta) consiguen convencer y lograr el xito esperado.

Otro ejemplo, quizs ms familiar para todos nosotros es el de la pelcula espaola El

viaje a ninguna parte. Un grupo de cmicos de la posguerra representa comedias de pueblo en pueblo. Esa es su profesin. Eran los llamados cmicos de la legua. En uno de los pueblos coinciden con el rodaje de una pelcula en el que se necesitan algunos extras. Surge entonces la discusin Quin debe trabajar en la pelcula? Los mozos del pueblo por ser del pueblo? Los cmicos por ser esa su profesin? Jos Sacristn es el encargado de sosegar y convencer al mocero. La argumentacin es excelente. Los gestos, al principio comedidos y conforme pasa el tiempo ms apasionados, nos convenceran a cualquiera. El ejemplo de esta pelcula espaola nos muestra una situacin verdaderamente corriente en la que nos podemos ver implicados, no slo como profesionales sino sencillamente como personas. Los conocimientos en tcnicas de comunicacin resultan imprescindibles para cualquier puesto directivo. No hace falta ser un Bill Gates o ser un presidente de gobierno para recurrir a una oratoria eficaz. Cualquiera de nosotros tendr que dirigirse a un pblico, si no lo ha hecho ya. Cada ocasin que tenemos de hablar en pblico es un anuncio que hacemos de nosotros mismos y de la organizacin a la que pertenecemos. Tengamos en cuenta una frase del profesor de comunicacin Manuel Calvo Hablar a muchos es una oportunidad que solo se da a unos pocos

Las ocasiones en las que hacemos ejercicio de la oratoria son mltiples. Hagamos un

pequeo repaso de las situaciones en las que se recurre al uso de la oratoria:

Ante un grupo de clientes (vendiendo un proyecto).

En la exposicin de resultados ante los clientes.

En una reunin con compaeros o superiores.

Un brindis.

En los medios de comunicacin (una rueda de prensa).

En la toma de posesin de un cargo.

En la inauguracin de un nuevo comercio.

En un mitin poltico.

En un discurso fnebre.

En un debate

Con una conferencia. (Haciendo una pregunta desde el pblico)

En la despedida a un compaero de trabajo.

En la bienvenida a un nuevo compaero.

No podemos liderar un equipo si no sabemos comunicar nuestras intenciones o las de la organizacin para la que trabajamos. El hecho de saber hablar en pblico es una habilidad imprescindible para cualquier directivo. En el mbito laboral son numerosas las profesiones o puestos en los que el dominio de la oratoria resulta bsico. Pensemos en abogados, sacerdotes, profesores de colegio o universidad, ellos tambin basan gran parte de su xito profesional en la habilidad para hablar en pblico.



B) Usted tambin puede hacerlo.

El epgrafe nos recuerda al clsico anuncio de gimnasio norteamericano en el que se puede conseguir un cuerpo perfecto en pocos das. En el caso que nos ocupa es cierto que no vamos a lograr ser perfectos oradores en un par de semanas. Pero s es verdad que podemos llegar a ser grandes oradores. Es sobre todo una cuestin de prctica y de confianza en uno mismo.

A menudo nos preguntamos por qu algunas personas son capaces de hablar en

pblico con gran facilidad. Quizs, si repasamos su historia de vida observamos que desde que eran pequeos su entorno familiar les obligaba a hablar en pblico (recitar una poesa delante de la familia, cantar o cosas por el estilo). Sin saberlo, esas personas estaban recibiendo un entrenamiento que luego les iba a servir para hablar en pblico. Digamos que era casi un aprendizaje inconsciente. Otros han tenido que recibir ese aprendizaje de una manera consciente y formal (leyendo libros, asistiendo a cursos, practicando con amigos, viendo un dvd, etc).

Para darse cuenta de que usted tambin puede hacerlo debe formularse la siguiente

pregunta. Qu es lo que convence, las personas o las ideas? Si realmente slo convenciesen las ideas no haran falta las campaas polticas por ejemplo, o no se contratara a las estrellas del cine para vender toneladas de pizza. Si as fuese, bastara con ofrecer informacin: Aqu est nuestro programa electoral o Nuestra pizza sabe as y cuesta tanto Solo existiran los libros o los comunicados. Por eso las personas (los buenos oradores) convencen ms que las ideas. Por eso usted, puesto que es una persona, tambin puede llegar a ser un gran orador.

C) Qu hace falta para hablar en pblico?

Para poder hablar en pblico, prcticamente, lo nico que hace falta es tener algo que decir. Puede parecer demasiado simple pero es as. Puede que ese algo ya lo conozcamos o es algo que tenemos que aprender y sobre todo algo que nuestro auditorio, las personas que nos van a escuchar, no conoce.

Por otra parte tenemos que tener claro cul es nuestro objetivo a la hora de hablar en pblico. No es lo mismo hablar para convencer (un mitin poltico, un juicio) que simplemente para entretener o informar (una conferencia divulgativa o una rueda de prensa). Podemos establecer tres objetivos a la hora de hablar en pblico:

Convencer. Es el ms habitual, prcticamente siempre que hablamos en pblico es porque queremos convencer de algo, a veces ms o menos pero casi siempre es para convencer del algo. Este es el tipo de discurso ms habitual.

Entretener. Es el caso de las conferencias de divulgacin o las charlas a las que el auditorio acude por que le atrae el tema o porque el orador es conocido.

Informar Puede ocurrir que simplemente comuniquemos algo para que nuestro auditorio tenga conocimiento de algo en concreto. Es el caso de una clase.

De todos modos no hay tipos puros de discurso en cuanto a las intenciones. Lo ideal es que todos tengan un poco de los otros. En una clase, adems de simplemente



informar, tambin se puede (se debe) entretener y convencer (de que es la mejor formacin para el alumno).

As, si tenemos claro qu vamos a decir y porqu lo decimos tendremos mucho camino ganado.

II Los nervios.

a) Cuando aparecen.

Los nervios siempre nos pueden jugar malas pasadas. Para evitar estas desgracias debemos reflexionar exactamente sobre qu es lo que nos pone nerviosos. Un comentario que se oye siempre en los cursos de oratoria es El pblico es lo que hace que te pongas nervioso Es eso cierto realmente? S, eso es cierto Cmo es que algunos oradores se ponen nerviosos y otros no ante un pblico idntico? Nos pone nerviosos el pblico o nos ponemos nerviosos nosotros solos?. Somos nosotros los que pensamos que todo va a salir mal, que nos vamos a quedar en blanco, que el retroproyector se va a estropear... Si pensamos continuamente que vamos a hacerlo mal, lo ms probable es que lleguemos a hacerlo mal. Es lo que en sociologa se llama la definicin de la situacin hace la situacin.

Los hay que se sienten nerviosos desde el momento en que reciben la noticia de que tienen que enfrentarse a un pblico. Otros, sienten que los nervios les invaden desde el da anterior a su charla y otros sienten los nervios tan solo unos minutos antes y al iniciar su intervencin.

Sigamos reflexionando. Qu es lo que nos pone nerviosos?. Lo que nos conduce a la ansiedad es el desconocimiento de qu vamos a encontrarnos al tomar la palabra. Veamos algunas de las preguntas que nos acosan desde que recibimos la comunicacin de que tenemos que hablar en pblico:

No sabemos cunta gente va a asistir.

Desconocemos su actitud hacia nosotros.

Cul es su actitud hacia el tema?

Cmo es el pblico? (Son gente mayor, joven, son de izquierdas o de derechas...?)

Y si me paso de tiempo?

Cmo es el sitio en el que voy a hablar?

Y si se estropea el vdeo o los rotuladores se quedan sin tinta?



Para muchas de estas preguntas no encontramos respuestas. Ello nos lleva a la incertidumbre y, el hecho de no saber cul va a ser el resultado de nuestra intervencin, nos pone nerviosos. Pero si conseguimos controlar todas esas cuestiones o si conseguimos responder todas esas preguntas habremos resuelto problemas y, por tanto, estaremos ms seguros. Si reflexionamos un poco veremos que muchas de estas preguntas tienen respuestas, tan solo tenemos que encontrarlas. A lo largo de este curso encontraremos respuesta a todas estas preguntas y muchas otras que nos darn confianza y seguridad como oradores.

b) Cmo debemos ver los nervios?

Los nervios a diferencia, de lo que comnmente se piensa, son buenos incluso son necesarios. Ocurre como con el vino. Un poco es bueno incluso. Mucho o demasiado puede tener consecuencias fatales. Algo as ocurre con los nervios. El hecho de estar nerviosos se refleja en la tensin que nos lleva a estar preparados para un esfuerzo excepcional. Los nervios son energa, mucha puede llevarnos al descontrol. Una ausencia total de nervios nos conduce a la pasividad o la indiferencia. Sin embargo, en su justa medida nos ayudar a lograr el resultado deseado.

Todos hemos odo hablar del stress como una tensin agobiante. En la psicologa norteamericana se ha acuado el concepto de ustress como la cantidad de energa necesaria o adecuada para llevar a cabo determinadas acciones. Por eso es positivo sentir nervios, pero no demasiados. Tenemos que conseguir dominar a los nervios y no que los nervios nos dominen.

c) Prevenir los nervios

Los nervios se pueden prevenir o aplacar desde mucho antes de nuestra intervencin. Cuando tenemos que hablar en pblico son muchos los factores que inciden en nuestro estado de nimo. Sin embargo, esos factores son controlables y en la medida en que estn controlados, nosotros tambin lo estaremos. Antes comentamos la cuestin de la incertidumbre, que eso era lo que nos llevaba a un estado de nervios desagradable. Si conseguimos reducir esa incertidumbre al mnimo estaremos ms tranquilos. Cmo conseguir que hablar en pblico no sea algo nuevo pero no incierto? Vamos a ver qu factores son controlables.

El pblico. Ms adelante incidiremos sobre este aspecto pero podemos avanzar algo. Preguntmonos qu sera ms fcil para nosotros. Hablar ante nuestros familiares y amigos o ante un auditorio desconocido? Lgicamente nos sentiremos abrigados con gente conocida. En esa lnea, cuanto ms sepamos de nuestro auditorio ms cmodos nos sentiremos. Podemos averiguar su edad, clase social, posicin laboral, posicin religiosa, nivel de estudios, raza, sexo... Y as una larga lista de variables que ms adelante examinaremos. La idea es que conozcamos a nuestro auditorio lo mejor posible para as adecuar nuestro lenguaje, gestos, indumentaria e informacin a ellos.

El lugar. Siempre que sea posible conviene visitarlo con cierta antelacin para ver cmo es, para familiarizarnos con el lugar. Tambin es til visitar el sitio de nuestra exposicin para asegurarnos de si es posible utilizar ciertos medios externos (retroproyector, vdeo, etc.) Por otra parte, resulta conveniente hacer esta pequea expedicin para ver si durante nuestra charla vamos a estar muy distanciados del pblico o no. Dependiendo del lugar y del auditorio conviene desarrollar un estilo u otro.

Medios Auxiliares. En muchas ocasiones los medios auxiliares (retroproyector, vdeo, televisor) suelen ser una fuente de inseguridad y de estrs considerable. As lo mejor que podemos hacer para evitar este riesgo, es asegurarnos que absolutamente todo funciona a la perfeccin. Es preferible asegurarnos del funcionamiento del vdeo, por ejemplo, que arriesgarnos a que durante la charla el vdeo coja la cinta, por ejemplo o que no se vea correctamente. Conviene hacer una lista de comprobacin personal de todo lo que puede fallar y revisarlo.



Asimismo, es recomendable llevar un repuesto de cada cosa que pueda fallar (lmparas para el retroproyector, rotuladores gruesos de varios colores, etc...)

El tema. Cualquiera de nosotros ha hecho un examen alguna vez. Qu ocurra cuando acudamos al examen con el temario a medias o con alfileres? Recordemos cuales eran nuestras sensaciones o nuestro estado de nervios cuando acudamos al examen con todo el temario bien estudiado. El hecho de saber que difcilmente bamos a suspender puesto que nuestro dominio del tema era absoluto. Nos daba seguridad. A la hora de dar una conferencia o acudir a una reunin conviene haber hecho los deberes. Esto es, no se debe ir con algo sin saber. Mucho menos aun, nunca debemos mencionar un tema del que no estemos seguros. No es seguro que alguno de los que nos escuchan sepa tanto como nosotros y nos pueda poner en un apuro, pero s probable y es preferible no correr el riesgo. Si no corremos ningn riesgo nos mostraremos ms seguros. Tenemos que ser, en la medida de lo posible, expertos en la materia.

El orador. Quiz parezca insustancial pero tambin debemos asegurarnos que estamos correctos. O sea, hemos ido al bao, nos hemos revisado cualquier posible desarreglo (cremalleras bajadas, botones mal abrochados, despeinados, posibles manchas, etc...) Todo esto tambin ayuda a prevenir los nervios.

Prctica. Cuanto ms practiquemos nuestra presentacin mejor. Si podemos practicar delante de amigos, familiares o compaeros descubriremos posibles fallos e incluso nos darn ideas que pueden hacer nuestra presentacin ms atractiva. Si no tenemos sufridores podemos grabar nuestra charla en una cinta de vdeo y analizaremos todos los elementos de este curso. Una grabadora de voz tambin puede ser de utilidad. En cualquier caso debemos entrenar antes de salir al campo de juego.

Tomar contacto con el auditorio. Conviene tomar contacto con el auditorio (sean el resto de oradores si los hay o con el pblico en general). Este consejo es tanto o ms recomendable en el caso de una presentacin a un grupo reducido. Cualquier excusa puede ser vlida para acercarse aun grupo de personas que estn esperando a la presentacin. Basta acercarnos y decir Hola. Soy XXX tengo que dar una charla aqu dentro de un rato Suele venir mucha gente a este tipo de conferencias? De este modo ya estamos tomando contacto con el auditorio y al empezar no sentiremos que no todo el auditorio nos es ajeno. En el caso de una reunin o una presentacin a un grupo reducido lo habitual es que otra persona nos presente a cada uno de los asistentes. En caso de no ser as es recomendable que tomemos la iniciativa.

Presentador. En caso de ser una charla lo normal es que alguna persona nos presente ante el auditorio. En caso de ser as conviene asegurarnos que dicho presentador tiene nuestros datos correctos. No est de ms llevar un breve Curriculum para facilitar la labor del presentador.



D) Control de los nervios

Ya hemos visto como prevenir los nervios. Ahora vamos a ver qu podemos hacer para controlarlos, esto es, una vez aparecidos qu podemos hacer para solucionarlos. Veamos algunos consejos. Si a pesar de haber comprobado todo seguimos nerviosos podemos recurrir a los siguientes remedios. Para este tipo de ejercicios conviene estar un poco aislados preferiblemente solos. Si no encontramos ninguna habitacin al efecto, el cuarto de bao siempre puede ser una opcin.

Cuando queden pocos minutos

Tensar y destensar msculos. Suele funcionar bastante bien, consiste en contraer todos los msculos de la parte superior (brazos, pectorales, etc...) durante unos tres segundos para despus volver a destensarlos. Despus de unas cuantas veces nos encontraremos ms relajados.

Abrir y cerrar las manos. De manera similar al anterior ejercicio. Con toda nuestra fuerza abriremos y extenderemos las manos repetidas veces. Este ejercicio mitigar la tensin notablemente.

Respirar profundamente. Podemos respirar con profundidad varias veces hasta que estemos ms relajados.

En el minuto cero (cuando ya nos han cedido la palabra):

Guardar silencio inicial. Una vez que nos hayan cedido la palabra o cuando sea nuestro turno es recomendable permanecer en silencio unos segundos. As, conseguiremos, 1 acallar el habitual murmullo, 2 captar la atencin y 3 relajarnos. El silencio tambin es una forma de controlar al auditorio.

Mirar al pblico. Al tiempo que mantenemos ese silencio inicial es ideal mirar al auditorio. Recordemos que el contacto visual es fundamental a la hora de hablar en pblico.

Sonreir. Si el tema o las circunstancias lo permiten tambin es recomendable sonreir con toda naturalidad. La sonrisa nos hace ms cercanos al pblico y ms



accesibles. Debemos esforzarnos en ser simpticos y en tener aprecio por la gente que nos va a escuchar.

Una vez hemos comenzado a hablar ser frecuente encontrarnos con temblores y otros sntomas de nerviosismo. En estos casos hay varios remedios.

Bolgrafo. Podemos agarrar algn bolgrafo. De todos modos, debemos vigilar que el bolgrafo no sea de los que al final llevan un botn que permite hacer un incmodo clic, clic, cada vez que lo apretamos. Otros objetos (amuletos, llaves o llaveros) pueden distraer la atencin de los que nos escuchan y causan ruidos que interrumpan nuestra exposicin. Adems, denotarn ese nerviosismo que tenemos. Podemos imaginar a un presentador de telediario con las llaves de su coche?

Las manos o el meique. En caso de no tener un bolgrafo nuestras manos siempre pueden aliviar esa tensin. Sin embargo, hay que vigilar que esa tensin no se deje ver. No conviene, por tanto, apretar las manos con excesiva friccin. El dedo meique puede hacer las veces de bolgrafo. Hay que vigilar que no lo retorcemos como si estuvisemos sacando punta al lpiz. Consiste solo en agarrarnos de la punta del dedo meique.

Dedos de los pies. Es preferible estar de pie a estar sentados. Ms adelante lo explicaremos. El inconveniente de estar de pie es que nos pueden temblar las piernas debido al exceso de nervios. En estos casos, lo ms recomendable es encoger los dedos de los pies y automticamente nuestras piernas dejarn de temblar. Es igual que cuando vamos a la piscina y en un intento por agarrarnos al borde, lo hacemos con los dedos de los pies.

Hemos visto unos consejos que ayudarn a controlar el estrs y los nervios, mucho antes de nuestra intervencin (desde que recibimos el encargo) minutos antes e incluso durante la exposicin.



III La preparacin

Antes de buscar informacin o redactar nuestro discurso debemos hacernos una serie de preguntas que vienen recogidas en el esquema expuesto. Estas preguntas nos van a ayudar a escoger con precisin los elementos adecuados en nuestra preparacin. Veamos qu preguntas debemos hacernos antes de comenzar a trabajar en serio:

A quin? Sera inconcebible contar un chiste sobre la iglesia en una charla en la que el auditorio fuese de mayora creyente. En esa direccin avanza la respuesta de esta pregunta. Es bsico saber a quin vamos a hablar para saber escoger las palabras, el humor, los recursos adecuados, etc. As, antes de empezar a trabajar conviene que sepamos de nuestro auditorio la siguiente informacin:

Sexo. No es lo mismo hablar ante hombres que mujeres.

Nivel educativo Segn el nivel educativo del auditorio emplearemos un registro ms elevado o ms bajo, pero siempre comprensible. Palabras como heterclito o hermenutico pueden resultar complejas incluso para un auditorio relativamente culto.

Raza.

Religin o posicin religiosa (cada vez ms en Espaa nos podemos encontrar con personas de nuevas iglesias diferentes a la catlica) por lo que es un elemento a tener en cuenta. Ms aun en otros pases.

Actitud del pblico hacia el tema. Conviene saber si estn interesados, si estn en contra de la postura que vamos a defender, si el pblico es hostil o no hacia el tema.

Actitud del auditorio hacia nosotros. A lo mejor por nuestra procedencia (empresa, partido, ONG...) el auditorio puede mostrarse hostil hacia nosotros.

Posicin poltica. La poltica es un asunto espinoso. No conviene mencionar ciertas palabras, o hacer ciertos juicios de valor en determinados ambientes.

Nacionalidad. Quiz, ciertos chistes, juegos de palabras o giros no sern entendidos por personas de otros pases o culturas. Conviene saber entonces de donde son las personas que nos van a escuchar para adaptar nuestro registro de palabras a ellos.

Para qu? Como en todo resulta fundamental tener muy claro qu pretendemos cuando hacemos una comunicacin a un grupo. Hagmonos la pregunta Para qu me dirijo a este grupo de personas? Debo saber si mi intencin es la de convencerles de algo, simplemente informarles o que pasen un rato agradable. Por supuesto que no hay objetivos puros. Esto es, a lo mejor, mi objetivo es que estn informados y lo hago por medio de una exposicin entretenida o convencindoles de la importancia del tema. Antes de empezar a construir nuestro discurso o nuestra exposicin debemos tener muy claro nuestro objetivo para as realizar un tipo de discurso u otro. Respecto a los objetivos recordemos que deben ser:

1. Alcanzables: No podremos convencer al auditorio de que

la tierra es cuadrada, por ejemplo.

2. Concretos: Referidos a realidades o cosas concretas. Tener en mente ideas muy vagas o muy difusas no nos ayudar en nada.

3. Medibles: Que sepamos que se pueden medir al acabar

nuestra intervencin (sea mediante una pequea encuesta, conversando con algunos de los asistentes).

En cualquier caso podemos establecer tres tipos de discurso segn su objetivo:



Para entretener. Es el caso de las conferencias divulgativas que hay en Universidades, Colegios Mayores e instituciones culturales. En este tipo de intervencin el objetivo es que los que acuden pasen un rato agradable y que salgan con unas pocas ideas pero muy claras. Recordemos que en estos casos los que asisten suelen hacerlo por su propia decisin. De poco hay que convencerles. Para esta ocasin pueden resultarnos tiles ciertos recursos (sin abusar) como el humor, las ancdotas o las ayudas visuales.

Para informar. En una reunin en la que un directivo informa a sus colaboradores de las lneas a seguir por la organizacin estamos ante una comunicacin meramente informativa. Ante este tipo de situacin debemos intentar ser entretenidos o cuanto menos concisos y muy explicativos. Debemos asegurarnos que somos claros. Aqu, conviene pedir a los que nos escuchan si realmente van captando nuestro mensaje.

Para convencer o persuadir. Es el modelo de discurso ms difcil de todos En este caso podemos (debemos) emplear la persuasin; lgica o emocional. En la primera se trata de convencer a travs de la razn, los datos, los hechos, elementos cientficos (estadsticas, encuestas...) etc... Para el segundo caso se trata de apelar a los sentimientos y las emociones de los que nos escuchan.

De circunstancias: Aqu no cabe el uso de recursos externos como puedan ser las presentaciones o el dvd. Estamos ante un tipo de discurso que conviene llevar escrito, incluso leer, lo que vamos a decir. Es un tipo de discurso fcil en el sentido de que nuestra audiencia no se va a ir y de que prcticamente no hay que convencer a nadie de nada. Es el caso de la toma de posesin de un cargo, el discurso fnebre o el de los elogios a una ciudad o un compaero de trabajo que abandona la empresa.

Cundo? La mayora de las ocasiones la hora o el da en el que tenemos que dar nuestra charla nos vendr dado. En cualquier caso, siempre, hay que tener en cuenta el hecho de que las circunstancias mandan y que siempre que podamos debemos adaptarnos a ellas. No ellas a nosotros.

Horario. La hora a la que debemos convocar una conferencia nunca debe ser a una hora en la que la gente tenga prisa por acabar. Si planteamos una charla con un grupo de colaboradores no debemos hacerlo cerca de su hora de salida. Es preferible realizar la convocatoria para una hora en la que tengamos tiempo suficiente. Un consejo vital: nunca pongan su conferencia o curso a la misma hora que un partido de ftbol o evento deportivo. La asistencia puede ser nula y peor aun resulta el hecho de ver que la gente se debe marchar por motivos familiares. Si nuestra charla coincide con un partido de ftbol y no hay posibilidad de cambiarla es preferible acortar. En resumen, conviene convocar a los asistentes a una hora en la que no haya ningn otro evento que pueda distraer. Ni temprano, ni tarde y sobre todo que no est ni antes, ni despus de la hora de la comida (podemos encontrarnos con un auditorio de leones o de marmotas). Si a pesar de todo, nuestra hora de intervencin no es la ms adecuada tendremos que realizar un esfuerzo excepcional y sacar lo mejor de nosotros mismos.

Dnde? El lugar tambin influye. No tiene el mismo efecto hablar en una tribuna de oradores que dar una clase en un instituto. Por un lado el lugar (la institucin que nos invita a participar (por ejemplo, la Facultad de Medicina de una Universidad cualquiera) como el espacio fsico en el que vamos a intervenir (Aula magna para 1.000 personas) va a condicionar nuestra locucin. As, si la institucin en la que nos encontramos nos impone rigor debemos ser formales y un poco acadmicos incluso. El espacio fsico, a lo mejor, nos permite movernos con libertad por el escenario o nos obliga a



estar fijos en un punto concreto. Para este ltimo caso tambin hay que hacer un derroche de energas y ser muy comunicativo.

Incluso la localidad o el pas en el que nos encontramos nos da pistas de cmo ha de ser nuestra intervencin. En algunos pases ciertos gestos significan lo contrario de lo que habitualmente significan para nosotros. Las diferencias entre hablar a un auditorio de pueblo o de ciudad, por ejemplo, son marcadas.

Estas cuatro preguntas A quin? Para qu? Cundo? Dnde? (Aunque resulte paradjico) nos contestan otras dos preguntas Cmo? Qu?

Cmo? Esto es, qu tipo de palabras debo utilizar conocidas o especializadas. Conviene utilizar un dvd, una presentacin multimedia o entregar alguna fotocopia con el guin de mi intervencin. El tiempo de mi discurso puede ser ms o menos largo. El recurso del humor puede no ser adecuado en ciertas circunstancias, etc.

Qu? La cantidad de informacin en funcin de que el pblico asistente pueda asimilarla. El hecho de hacer citas de autoridades cientficas o acadmicas pueden resultar adecuadas para un congreso cientfico pero no para una charla divulgativa.

Ya hemos visto lo que debemos hacer antes de empezar a investigar sobre el tema de

nuestra conferencia. La tarea que debemos seguir es la de encontrar informacin. Dnde podemos encontrarla? Las instituciones y personas que nos pueden proporcionar informacin son mltiples. Veamos algunos:

Lo primero que se nos ocurra. Sobre cualquier cuestin por complicada que parezca siempre surgen opiniones, preguntas, dudas, chistes, etc... Nunca debemos desechar ninguna idea nada ms empezar. Ya tendremos tiempo de deshacernos de ellas. Cualquier cosa que se nos ocurra debemos apuntarla. Un consejo es llevar una libreta en la que apuntar cualquier ocurrencia o dato curioso que nos venga a la cabeza. Nunca se sabe cuando nos puede llegar la inspiracin.

Los medios de comunicacin. Prensa, televisin y radio nos ayudarn a medir el pulso de lo que se cuece en torno al asunto que tratemos (los errores ms



comunes, los tpicos, etc.). Asimismo, los medios nos pueden dar informacin interesante.

Estadsticas. Hoy en da, la estadstica es una informacin imprescindible. Nunca debemos dar la espalda a una buena estadstica. De todos modos no debemos olvidar de dnde proviene esa estadstica, la fuente puede darnos ms credibilidad o por el contrario quitrnosla. Adems, las estadsticas nos pueden ayudar a crear un comienzo impactante Saban que para el ao 2025 ms del 25 % de la poblacin espaola ser mayor de 65 aos?

Artculos cientficos. No nos referimos a revistas del estilo Muy interesante o Quo. Estas publicaciones, sin duda atractivas, no siempre gozan de un rigor cientfico deseable. En cualquier Universidad podremos hacer bsquedas bibliogrficas sobre el tema que estemos investigando. Siempre conviene saber qu es lo que piensan los mayores expertos sobre el tema. Podremos buscar en revistas de economa, biologa, sociologa, medicina, derecho, etc...

Expertos. Las opiniones u orientaciones de expertos en la materia nos darn la pista para poder investigar correctamente. Los expertos universitarios o empresariales estn ah, no hay motivo para no acudir a ellos.

Conocidos y allegados. En la mayora de los casos nunca solemos recurrir a ellos porque nos parece que no van a aportarnos nada nuevo. No podemos perder la oportunidad de saber qu es lo que opinan los que no saben nada o muy poco sobre la cuestin. A lo mejor su desconocimiento de la cuestin nos aporta la visin del no experto. Sus preguntas y sus recelos pueden ser las mismas que las que en su da nos harn los que nos escuchen.

Internet. Basta navegar sin prisas y la informacin nos desbordar. Hoy da es un medio de acceso a la informacin no solo til sino imprescindible. Como se suele decir el que no est en la red prcticamente no existe.

Toda la informacin conviene disponerla en fichas numeradas. Esas fichas luego las

iremos insertando en cada uno de los distintos puntos o argumentos de nuestra intervencin. En las fichas podemos ir anotando datos, ancdotas, refranes, citas o reflexiones.



Despus de tener todas las citas conviene redactar el discurso o la exposicin. Esto

ltimo no es siempre necesario pero s especialmente recomendable en casos como son conferencias especiales o muy acadmicas. Si no redactamos nuestro discurso s conviene poner nuestras ideas en un esquema con letras grandes que sean visibles de un solo golpe. En cualquier caso, se redacte o se ponga en fichas debemos practicarlo siempre. Debemos practicarlo tantas veces como sea necesario, hasta que nos encontremos cmodos con el asunto. Adems, conviene entrenarlo todo lo posible para luego poder mirar, lo mximo al pblico y logra mayor naturalidad. Al fin y al cabo hablar en pblico es una conversacin que tenemos con un grupo de gente. Cundo tenemos una conversacin con un amigo miramos acaso a un papel con anotaciones?

IV LENGUAJE VERBAL

En el mundo de la formacin suele haber una norma bsica comnmente aceptada. Consiste en que se debe formar sobre lo que se debe hacer, no sobre lo que no se debe hacer. En este caso concreto, el lenguaje verbal, son tantos los vicios y perversiones del lenguaje que debemos transgredir esa norma. As nos vemos obligados a comentar algunos de los errores que a golpe de martillo piln se repiten y se han llegado a aceptar casi como verdad. Vamos a repasar algunas de las cuestiones que debe comprender un lenguaje verbal:

Claridad. Una de las virtudes ms apreciadas en un orador es la claridad. Sin embargo, nos es una cuestin de virtud sino de tcnica y sobre todo de sentido comn.

Evitar tecnicismos. En muchas ocasiones nos sorprende escuchar a cientficos o expertos en determinadas materias que sin parar utilizan terminologa totalmente desconocida para nosotros. La cantidad de trminos que emplean nos abruma y acabamos por descubrir nuestra ignorancia. Somos realmente ignorantes o el cientfico en cuestin es mal comunicador? Efectivamente no hay mal alumno sino mal maestro. La manida frase Debe de saber mucho porque yo no le he entendido nada ya no tiene cabida. Debemos evitar la mayor cantidad posible de tecnicismos. Cuantos menos tecnicismos mejor. Si en un momento dado vemos necesario introducir algn tecnicismo conviene hacer una breve aclaracin del trmino. Siempre podemos recurrir a la tcnica del Como todo el mundo sabe... Regla de oro en la comunicacin: Nunca hay que dar nada por sabido.

Palabras en otros idiomas. Hoy da resulta inevitable utilizar palabras en ingls, sobre todo, a causa de la tecnologa. Contemplemos un momento el planeta de la informtica. Web, chat, frame relay... son numerossimos los trminos en otros idiomas. Para nosotros son trminos familiares, pero otra vez, nuestro pblico no tiene porqu saber qu significan. Si podemos explicarlos o utilizar las palabras correspondientes en castellano.

Frases cortas. En la radio es una norma que ningn profesional se atreve a transgredir. Las frases cortas siempre se entienden mejor que las largas. Esta norma es recomendable tanto en lenguaje escrito como hablado. A lo largo de este curso ser difcil encontrar alguna frase especialmente larga. Qu podemos considerar como una frase larga? Aquella que tiene ms de 30 palabras. Debemos ser especialmente cuidadosos en este aspecto pues a diferencia del lenguaje escrito no se puede volver sobre lo que ya se ha dicho

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Cifras. A menudo los medios de comunicacin nos bombardean con altsimas cifras acerca de impuestos o de traspasos de futbolistas millonarios. Sin embargo lo hacen de una manera especial. Redondean. Nunca oiremos en medios de comunicacin que el traspaso de tal o cual



futbolista cost 3,527 millones de euros. En todo caso nos dirn que el traspaso fue de ms de 3,5 millones de euros. Al fin y al cabo no nos aporta mucho ms conocer esos miles de diferencia. Sin embargo, s procede esa precisin si nuestros interlocutores necesitan conocer esa diferencia.

Hacer ver las cifras. Sigamos con el bombardeo de cifras. A veces resulta efectivo hacer ver las cifras. Lo explicamos con un ejemplo. Qu se entiende mejor Se han quemado en Brasil ms de 1000 hectreas de bosque o Se han quemado en Brasil ms de 1000 hectreas de bosque. Una extensin equivalente a la mitad de Portugal La diferencia es notable. Otro ejemplo nos ayudar a entender mejor esta norma. En los pantanos de la Comunidad Autnoma de Madrid hay embalsados ms de dos millones de litros de agua o Con la cantidad de agua embalsada actualmente en Madrid es posible abastecer a los madrileos durante ms de dos aos

Evitar siglas. Las siglas a menudo son fuente de equvocos. Siempre que podamos evitarlas mejor. A no ser que estemos plenamente convencidos de que nuestro auditorio sepa plenamente de lo que estamos hablando es preferible no correr riesgos y evitarlas. Algunos abogados hablan a menudo de RC cuando quieren decir Responsabilidad Civil. No sera ms fcil hablar de Responsabilidad Civil directamente? El caso de un poltico espaol que tras aos de dedicacin poltica volvi a los tribunales es explicativo. Comentaba este poltico que, ejerciendo la abogaca, cada vez que lea C.C. (cdigo civil) pensaba automticamente en Comit Central.

Lenguaje atractivo. Ya hemos visto como adecuar nuestro lenguaje a cualquier tipo de auditorio. Hemos visto qu aspectos debemos eliminar. Ahora contemplaremos qu elementos debemos incluir en nuestro lenguaje de tal manera que resulte atractivo.

Silencio. En las pelculas, sobre todo en las de suspense se juega muy frecuentemente con el silencio con la nica intencin de mantener en vilo al espectador. Del mismo modo en un discurso se puede jugar con el silencio. Por ejemplo: podemos decir Y este ao la compaa Prez y asociados ha obtenido 100 millones de beneficio neto No est mal, pero aun podemos causar ms impacto en nuestro auditorio de la siguiente manera Y Quieren saber cual ha sido el beneficio obtenido este ao por Prez y asociados? (Breve silencio) 100 millones de euros (otro breve silencio) De esta manera logramos darle un nfasis al dato. El silencio acta casi como un parntesis o como un subrayado con sonido.

La fuerza de las preguntas. Hemos visto en cientos de ocasiones a comunicadores realizar preguntas de las que ellos mismos no esperan repuesta del pblico. La intencin de estas preguntas no es otra que la de conseguir que el que escucha piense tambin en lo que se est diciendo. Esto es, retomar la atencin. Tambin se pretende levantar un poco de expectacin. Es como preparar al que nos escucha porque le estamos diciendo que algo interesante va a venir.

Variedad del lenguaje. Las palabras son como colores. A menudo pintamos con unos pocos colores cuando disponemos de infinitas combinaciones de colores. Con las palabras sucede algo parecido. Abusamos de determinadas palabras. Utilizamos la palabra ser con una frecuencia casi excesiva cuando podemos utilizar una cantidad de sinnimos que haran nuestro discurso ms entretenido (resultar, ocurrir, acontencer...) Otra palabra que empieza a desgastarse es importante Las palabras que pueden sustituir a esta son muchsimas y ms adecuadas (notable, considerable, notorio, destacado, sobresaliente, elevado, palmario...)



Hemos visto qu hacer para ser claros y para emplear un lenguaje claro.

V Comunicacin no verbal

a) El cuerpo

A menudo nos da la sensacin de que un amigo o conocido no nos dice toda la verdad sobre algn asunto. Notamos, sin saber porqu, que algo no funciona bien. Si observamos sus gestos llegaremos a alguna conclusin. Nos fijamos en sus manos y no las muestra, las esconde tras la espalda. Si atendemos a su mirada esta es vaga esquiva, no nos mira de frente. Y hacia donde tiene orientado el cuerpo? Lo tiene orientado hacia la puerta de la habitacin, en ningn momento de frente a nosotros. Quiz, est expresando que quiere salir de all y por eso dirige su cuerpo. Los brazos, cruzados firmemente, forman una barrera contra el pecho. El cuerpo es silencioso pero no mudo. A nuestro amigo le est delatando su cuerpo. Sus gestos hablan por l. Es lo que se llama comunicacin no verbal. El lenguaje del cuerpo. Un buen comunicador necesita conocer ciertos gestos. El fin no es otro que saber qu estamos expresando, y qu es lo que se puede leer en los gestos de los que le escuchan. As vamos a saber qu es la comunicacin no verbal. Nuestros gestos inclusive modifican nuestra voz, hagamos esta sencilla prueba. Lea la siguiente frase Hay algn problema? Bien, ahora mientras lo decimos probemos a fruncir el ceo. Y ahora repitamos la frase pero arqueando las cejas hacia arriba. La entonacin es totalmente diferente. Eso tambin es comunicacin no verbal.

Vamos a analizar cules son los gestos o las partes del cuerpo que pueden representar

un papel fundamental a la hora de hablar en pblico.

Contacto visual. Es uno de los puntos fundamentales de la oratoria. Si no miramos a nuestro pblico poco vamos a lograr. Si conseguimos mantener un contacto visual continuo lograremos mantener la atencin de nuestro auditorio. Si estamos ante un grupo reducido (10-15 personas) podremos mirar a cada uno de



los asistentes. Si nos da apuro mirar a nuestros interlocutores a la cara mirmosles al entrecejo, no a los ojos. La cosa es que ellos sientan nuestro contacto visual.

Ante un auditorio ms nutrido conviene dividir al auditorio en reas o grupos de personas (grupo del lado izquierdo o derecho y mitad delantera, mitad posterior). Si nuestra sala tiene una planta de arriba entonces tendremos que dividir la sala en ocho partes (arriba, abajo izquierda derecha, adelante y atrs). El objetivo es que el pblico sienta que le estn mirando no tanto que realmente le miren. Cuando miremos a nuestro pblico debemos vigilar que nuestro contacto visual est equilibrado, esto es, que miremos a todo el mundo por igual.

Manos. Nuestras manos pueden decir muchsimo de nosotros. Si las agarramos con fuerza expresamos tensin, si tamborileamos con los dedos denotamos nerviosismo incertidumbre. En cualquier caso hay ciertos gestos que indican seguridad como es el de, inconscientemente, levantar los pulgares. A la hora de dirigirse a un pblico las manos deben ayudarnos a expresar nuestro mensaje. Los gestos que hagamos con nuestras manos pueden ser:

Decticos. Sealan a algo que queremos que nuestro

pblico contemple. Podemos utilizar la mano o el mentn. Pictricos. Son los que dibujan la accin u objeto de los

que hablamos. Cmo descubriramos qu es una escalera de caracol o algo fofo?

Espaciales. El movimiento describe dimensiones o espacios.

Rtmicos. El gesto indica marcha, cadencia, o ritmo de alguna accin. Cuando hablamos de ritmo de trabajo a lo mejor movemos el dedo ndice en crculo repetidas veces.

En cualquier caso, nuestros gestos con las manos es recomendable, que se

encuentren en la zona que va del cuello a la cintura. Nos referimos a un auditorio relativamente reducido o de circunstancias tranquilas. Si estuvisemos dando un mitin en una plaza de toros, las circunstancias son otras, y, hemos de comunicar con ms fuerza que nunca. Es necesario que nos vean bien y para ello resulta fundamental mover los brazos por encima de los hombros e incluso de la cabeza.

De cualquier manera lo que debemos evitar es ocultar las manos. Siempre han de estar visibles.

De pie o sentado? Muchas, la mayora, de las veces, no es posible elegir y tenemos que aceptar lo que el protocolo del acto nos impone. Si podemos elegir entre una cosa y otra es preferible, siempre, colocarnos de pie. Resulta recomendable por dos motivos:

La voz sale mejor (al estar de pie nos cuesta menos respirar)

Nos podemos mover y eso mantiene la atencin de los que nos escuchan.

Si estamos de pie conviene saber que debemos mantener el cuerpo erguido. Si

permanecemos encorvados o muy echados hacia delante el pblico lo puede percibir como una actitud de desinters o de agresividad, respectivamente.

Puede que las circunstancias del acto nos obliguen a estar sentados, permaneceremos tambin erguidos. Si nos repantingamos en el respaldo de la silla daremos la impresin de un relajo excesivo. Por el contrario, si nos situamos en el borde de la silla mostraremos inters por la situacin. Siempre conviene permanecer erguidos. Tambin es positivo quedar al borde de la silla porque la voz saldr mejor as. Pensemos en un cantaor de flamenco. Sera impensable ver a un cantaor de flamenco sentado en el respaldo de la silla.



b) La voz

Nuestra voz tambin es comunicacin no verbal. Antes de continuar es preciso hacer un apunte. No debemos avergonzarnos ni rechazar nuestra voz. La mayor parte de nosotros cuando nos escuchamos la voz en un magnetfono o en un vdeo nos horrorizamos. Lo que debemos hacer es aceptar nuestra voz, educarla y trabajarla. Esa voz que escuchamos que nos parece desconocida es nuestra verdadera voz. As es como nos oyen los dems. Nosotros nos omos diferente porque nuestra boca est muy cerca del odo y, adems, la voz retumba en nuestra cabeza.

Veamos algunos consejos que nos ayudarn a mejorar nuestra voz. 1. Entender lo que queremos decir. Cuando hablamos de algn tema sobre el cual

no entendemos todo, ocurre que nada nos parece especialmente interesante o relevante. Tenemos que entender de qu estamos hablando para poder dar nfasis a unos aspectos por encima de otros.

2. Variar curvas de entonacin. Cuando acabamos las frases con una inflexin

hacia arriba podemos parecer un poco infantiles. La frase Porqu has hecho eso as? Acabada hacia arriba nos recuerda a un nio. Por el contrario, cuando acabamos las frases con una inflexin hacia abajo la impresin que causamos es de adulto. De todos modos, el objetivo de este consejo es que si siempre utilizamos las mismas inflexiones podemos caer en la monotona y aburrir hasta a las ovejas. Conviene, por tanto, variar las inflexiones de voz.

3. No solo frases enunciativas. Si nuestras frases son slo enunciativas

acabaremos causando el tedio en nuestro pblico. Pero Qu pasara si introdujsemos preguntas, frases interrogativas? Acaso no variara el ritmo y nuestra locucin sera mucho ms atractiva Y adems, exclamamos cuando el contenido lo permita? Nuestra intervencin tendr xito seguro!



4. Variar velocidad. Si adems de variar las inflexiones y el tipo de frases variamos la velocidad de vez en cuando, nuestro discurso ganar sensiblemente. Qu ocurre cuando nos cuentan un chiste muy, muy despacio? Sucede que, adems de desesperarnos, el chiste no nos hace ni la menor gracia. En una comunicacin en pblico si siempre mantenemos el mismo ritmo de voz podemos dejar dormido, o histrico a nuestro auditorio. Si podemos hacer cambios de ritmo, cuando contemos una ancdota o recurramos al humor, mejor.

5. Subrayar con la voz. Dentro de cada frase hay una palabra que, por su

significado, es especialmente interesante o que da valor al resto de la frase. Es la que se llama palabra de valor. Es la palabra que le da valor al resto de la frase. La palabra de valor hay que resaltarla, destacarla del resto de las palabras de la frase. As, debemos de destacar con la voz esa palabra. Del mismo modo, dentro de cada palabra, la slaba que se acenta es la que debe destacar.

6. Pronunciar de manera que suene a lo que es. Si por ejemplo, utilizamos la

palabra terremoto causaremos ms impacto si marcamos las erres. Si la palabra es msica convendr hacerlo de tal manera que lo hagamos con cierta musicalidad.

7. Vocalizar. Casi, casi, conviene exagerar, sin llegar a ser pedantes, pero es

preferible pasarse que quedarse corto. Si tenemos problemas para vocalizar podemos hacer un ejercicio que mejorar sensiblemente nuestra vocalizacin. Cogemos un clip o un palillo. Lo tomamos y lo ponemos entre los dientes e intentemos leer un texto sin que se caiga el clip o el mondadientes. Si conseguimos que se nos entienda con un objeto entre los dientes, habremos logrado vocalizar correctamente.

8. Sonra por favor. Una voz amiga vende ms que una voz enemiga. Si sonremos

al hablar veremos que nuestra voz se proyecta de una manera totalmente diferente. Para comprobarlo hagamos una prueba. Tomemos un texto aburrido como pueda ser el Boletn Oficial del Estado o el Bando de un Ayuntamiento. Lemoslo con la mejor de nuestras sonrisas. Suena o no suena diferente?.

9. Cuidado con los micrfonos. Si hablamos con un micrfono debemos

asegurarnos que funciona, pero sin dar golpecitos ni toser. Basta con saludar antes de comenzar. Si no se nos oye el pblico nos lo dir en seguida. En cualquier caso, realizada esta comprobacin, nunca debemos hablar alto a un micrfono. El micrfono es como la oreja de una persona. Si no disponemos de micrfono mejor ser asegurarnos que hasta la viejecita del fondo es capaz de ornos.



VI Recursos auxiliares.

El dicho de que una imagen vale ms que mil palabras es casi, casi una verdad suprema. Hay una serie de recursos o ayudas sobre todo visuales que nos pueden ser de gran utilidad. Se les denominan auxiliares debido a que ayudan a complementar la exposicin. Siempre que podamos recurrir a ellos mejor. Si en lugar de exponer una retahla de datos econmicos podemos sintetizarlos en una transparencia con un grfico, mejor que mejor. Sin embargo, no hay que abusar de ellos por dos motivos.

1 Pueden cansar al pblico. Demasiadas presentaciones o poner una pelcula entera

puede acabar por tener el efecto contrario, o sea, un exceso de informacin. 2 Si se pasa ms tiempo observando al recurso en s que al orador este acabar

desplazado por el recurso. El peligro que corremos una presentacin multimedia reside en que puede resultar ms atractiva que nosotros.

Vamos a ver en esta parte de qu recursos disponemos, cuales son sus ventajas y

desventajas y cual debe ser el uso que les debemos dar.

a) Ventajas al usar recursos auxiliares.

Refuerzan la atencin del auditorio. El hecho de poner una transparencia o un vdeo y hace que dirijamos la atencin all donde hay luz. Incluso si en un momento dado comprobamos que nuestro auditorio se encuentra aburrido podemos volver a captar la atencin. En general son tiles porque captan o retoman la atencin.

Enriquecen las percepciones. Cuantos ms sentidos participen ms retiene la memoria. Esto es, si adems de nuestra explicacin, conseguimos que los oyentes retengan imgenes, otros sonidos, ms se acordarn de nuestro discurso.

Ahorran tiempo. El hecho de tener un esquema o de disponer de un grfico nos ahorra tiempo y nos permite ser ms explicativos. Tambin podemos conseguir introducir ms contenidos en menos tiempo.

nico para la audiencia. Cuando hacemos una proyeccin para una presentacin podemos incluir el logotipo de la organizacin para la que hacemos tal presentacin. Esto transmitir sensacin de que nos hemos trabajado la presentacin, adems, las hemos preparado a la ocasin.

b) Desventajas de los medios auxiliares

Distraen a la audiencia. Una de las principales virtudes de estos recursos (la atencin) es precisamente uno de sus principales defectos. Pueden conseguir que distraigan tanto que se acaben fijando ms en la presentacin en s que en nosotros o en nuestro mensaje.

Distraen al orador. Suponen una gran ayuda para el orador, pero en muchas ocasiones es posible que nos concentremos ms en el manejo del proyector que en prestar atencin a las personas.

Pueden dejar mal. Cuando funcionan bien no hay ningn problema pero cuando el uso resulta mal el dao que pueden causar puede dejarnos muy mal. El hecho de que el dvd o el proyector no funcione o que el ordenador se nos quede colgado. Pero mucho peor puede ser el hecho de llegar a la sala y no saber cmo funciona el proyector o pasar cinco minutos buscando el botn de encendido. Puede ocurrir tambin que a pesar de saber cmo funciona el aparato en cuestin podamos quedar mal igualmente.



c) Los medios.

Ya hemos visto cuales son las ventajas y desventajas, en general, pero ahora vamos a ver las particularidades de cada uno de los medios externos.

Presentacin multimedia. Este tipo de presentaciones con animaciones a travs del ordenador pueden ser verdaderamente atractivas. Sin embargo, el riesgo que corremos es que nuestro pblico se quede prendado de la presentacin y no de nosotros. Si introducimos muchos elementos en nuestra presentacin es lgico que nuestro pblico le preste ms atencin que a nosotros. En todo caso, si podemos contar con la ayuda de una persona que maneje el ordenador por nosotros conseguiremos que el pblico se fije algo ms en nosotros.

A la hora de hacer presentaciones se debe tener en cuenta las siguientes normas:

- Preferible que se hagan letras grandes a pequeas para que todo el mundo las puedas ver.

- Deben ser esquemticas. Si ponemos frases completas corremos el

riesgo de que nuestro auditorio comience a leerlas y no preste atencin a nuestro mensaje. La idea es que nos sigan y que nosotros tengamos un guin de referencia. Ms que frases deben haber palabras.

- No hay que cargarlas con texto, para ello la norma comn es muy til 6x6

pero nunca 36. De una forma matemtica se dice que por frase o rengln no debe haber ms de seis palabras, ni ms de seis frases, pero nunca 36 (es decir, mucho). Es preferible hacer dos diapositivas un poco ms descargadas que una muy cargada de contenido.

- Atractivas. Si conseguimos hacer las diapositivas atractivas ser un

elemento ms para poder captar la atencin de nuestro auditorio. Pero ojo, no podemos hacerlas tan atractivas como para que nuestro auditorio se quede prendado. As no conviene poner muchas fotos o dibujos en las diapositivas. S conviene poner colores y algn adorno que otro, pero sin caer en el exceso.



- A la hora de utilizarlas podemos ir tapando el contenido sobre el que no nos interesa que el pblico preste atencin. As, conforme vayamos avanzando iremos descubriendo el punto en el que nos encontremos, es lo que se llama descubrimiento progresivo.

Pizarra y pizarra digital. La de tizas es un recurso a evitar, recuerda mucho al colegio y puede resultar, por tanto, poco profesional. En todo caso, si tenemos que utilizar una pizarra es preferible que sea blanca y con rotuladores. Debemos utilizar las dos terceras partes superiores, la ltima parte inferior de la pizarra no conviene utilizarla ya que a nuestro pblico le va a costar mirar a la parte baja de la pizarra. La pizarra digital nos resulta muy til al igual que las presentaciones para realizar la exposicin de nuestro guion utilizando recursos interactivos que llamen la atencin del pblico.

Dvd y Televisin. A veces, es sumamente explicativo un anuncio de Televisin o algn fragmento de una pelcula. Nos va ahorrar muchsimo tiempo de explicacin y har nuestra presentacin mucho ms amena. Debemos ser especialmente cuidadosos con este recurso: conviene comprobar las siguientes cosas a falta de tener a mano un tcnico en audiovisuales:

- Comprobar que el soporte se ve perfectamente. - Tener localizado el canal del dvd. - Conocer perfectamente el funcionamiento de los aparatos. - Tener localizado el momento del dvd para no andar buscando el momento

que queremos proyectar.

Material de apoyo, documentacin. En ocasiones, puede resultar de mucho apoyo proporcionar material escrito que los participantes pueden quedarse para seguir nuestra exposicin. Adems es til para que el asistente a nuestra exposicin tenga algo material. Este recurso es especialmente adecuado para jornadas de formacin.

Papelgrafo o rotafolios. Tambin es conocido como flip-chart. Consiste en un block de folios grandes en el que se van describiendo contenidos. Su utilidad reside en que se puede volver sobre lo que ya est escrito. Es el ms utilizado en reuniones con pocos asistentes. Un consejo a la hora de utilizarlo es que se pueden escribir los contenidos, siempre en forma esquemtica, con un lpiz de color amarillo o con un lpiz muy duro. As no tendremos que estar mirando a nuestros papeles constantemente.

Siempre que nos sea posible utilizaremos recursos externos. Los participantes

recibirn ms informacin, estarn ms entretenidos y por nuestra parte percibirn un esfuerzo que agradecern.

VII La estructura del discurso

Qu quiere decir la palabra estructura? Estructura es lo que dura. Simplemente as. Una buena estructura hace que podamos seguir mejor el hilo de una intervencin. Demos un vistazo a un telediario o a cualquier programa de televisin. Siempre se dice lo que se va a decir (los titulares) se dice (desarrollo de cada titular) y se dice lo que se ha dicho (otra vez titulares). En un discurso ocurre algo parecido, se divide en tres partes:

Inicio (se avanza lo que se va a decir y se intenta captar la atencin y la benevolencia del pblico)

Desarrollo o cuerpo (se desarrollan las ideas bsicas de nuestra intervencin)

Conclusin. (se resume y se pide un cambio de opinin o de accin)

Tanto el inicio como la conclusin son imprescindibles en un discurso. Si tenemos que prescindir de algo quitaremos contenido del desarrollo o cuerpo de nuestro discurso, pero nunca del principio o del final. Son partes fundamentales de un discurso. Otra norma de oro es



que un discurso y su tiempo son como una maleta. Cuando en un discurso tenemos el tiempo limitado no nos empeemos en embutir contenidos. Siempre hay algn elemento del equipaje que podemos quitar. De la misma manera que podemos aligerar equipaje tambin podemos quitar algn argumento o algn dato sin que la idea central de nuestro discurso se resienta. Vamos a conocer con detalle cada una de las partes del discurso.

a) Inicio. Volvamos al ejemplo del telediario. Lo que se pretende es captar nuestra atencin, Esto es, que nos enganchemos al telediario. Para conseguirlo suelen reservar las noticias ms interesantes. A la hora de hablar en pblico, al inicio de un discurso o una presentacin, hay que conseguir:

- Conseguir la benevolencia del pblico (ganarnos al pblico) - Captar su atencin. - Avanzarles lo que les vamos a contar.

Para lograr este objetivo podemos:

- Contar un chiste o ancdota que tenga que ver con el tema. - Dar un dato estadstico impactante. - Recurrir a alguna fotografa o imagen que nos d pie al tema. - Anunciar los puntos bsicos de nuestra charla. - Comenzar con un titular como los de un peridico

Las frmulas que podemos emplear son miles pero hay que vigilar que cumplan algunas de las condiciones que hemos expuesto. De todas ellas la ms bsica es la de que el inicio tenga que ver con lo que se va a tratar. No es recomendable captar la atencin por captarla. Adems, en el inicio, no conviene extenderse, pues la gente estar esperando por nuestras ideas.

b) Desarrollo o cuerpo. Esta es la parte de la que en un momento dado podemos, no prescindir, pero s aligerar su peso. Conviene que los argumentos tengan la siguiente estructura.

- Afirmacin - Razonamiento - Evidencia

Para explicarlo nos remitiremos a un ejemplo

Afirmacin: El mundo es cada vez ms violento. Razonamiento. Los conflictos armados aumentan da a da. Evidencia: El nmero de conflictos armados internacionales ha crecido

un 15% en los ltimos aos.

Esta puede ser una estructura de argumento, quiz demasiado escueta, pero sin duda efectiva. En cualquier caso, el nmero de ideas bsicas que debe tener un discurso no conviene que sean ms de cinco. Si, por necesidades, debe ser mayor la cantidad de informacin, seremos extremamente cuidados y claros. Los argumentos o ideas conviene que vayan ordenados de menor a mayor inters. As, mantendremos la atencin del pblico. Si nuestro discurso pretende convencer, lo ms normal es que aparezcan opiniones contrarias a nuestras ideas. Resulta interesante para el pblico el hecho de avanzar las posibles crticas que nos puedan hacer y refutarlas dentro de nuestro discurso. As, demostraremos capacidad de anticipacin. Entre cada uno de los puntos debemos hacer lo que se llaman transiciones. Esto es, tiene que haber un hilo conductor entre punto y punto que nos mantenga enganchados al discurso. Un ejemplo de transicin sera: Y visto el primer punto de nuestra charla vamos a ver el segundo. Otras frmulas son:

- Introducir otra transparencia nueva con el enunciado del punto siguiente.



- Palabras puente Sin embargo... Por el contrario... - Resumir - Hacer una pregunta general para comprobar si el pblico nos

sigue. - Una pregunta retrica. - Un chiste o ancdota..

C) Conclusin. Es la ltima oportunidad que tenemos para que nuestro mensaje quede claro. Tenemos que cerrar el crculo. Recapitularemos qu es lo que hemos dicho y sobre todo, si es el objetivo de nuestro discurso, pediremos un cambio de opinin o de comportamiento. Podemos concluir recapitulando y con una frase impactante, un refrn, una cita de un personaje famoso o valorado por la audiencia o una breve historia. De esta manera, nuestros interlocutores se llevarn un buen sabor de boca.

Habilidades Directivas UD 1

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