PROCEDIMIENTO DE GESTION GYM.SGP.PG.42GESTION DE PROYECTOS Revisin: 0

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1. OBJETIVOS

Proponer una metodologa para el clculo y sustento adecuado de las valorizaciones al Cliente, incluyendo la correcta gestin de los trabajos adicionales ejecutados.

2. DESARROLLO

La valorizacin es el documento contractual que sustenta y certifi ca el pago de los avances del Proyecto ejecutados por GyM y reconocidos por el Cliente. Los mecanismos e instancias de generacin y aprobacin de las valorizaciones, as como la frecuencia con la que se emiten, deben estar defi nidos por el Contrato. En caso no sea as, el Proyecto en coordinacin con el Cliente acordarn de manera formal los mecanismos faltantes.

2.1. Proceso de Valorizacin:

El presente numeral trata del manejo tcnico y contractual de las valorizaciones con el Cliente. La gestin de cobranza de las valorizaciones es desarrollada en el documento GYM.SGP.PG.48 Control Financiero.

De manera general, el proceso de generacin y aprobacin de las valorizaciones puede grafi carse mediante el fl ujo siguiente:

Figura 01 fl ujo de generacin y aprobacin de valorizaciones

El responsable del proceso de valorizacin es el Jefe de Ofi cina Tcnica, quien estimar cunto tiempo se requiere en cada paso, de tal manera que se cumpla con las fechas defi nidas con el Cliente y la Ofi cina Principal. Con base en estas estimaciones, el Gerente de Proyecto acordar con el Cliente un cronograma de cobros para cada mes, donde se deben defi nir las fechas y/o plazos para la presentacin de los documentos de la valorizacin y obtener su aprobacin1. Con base en las fechas y plazos acordados con el Cliente, el equipo de Proyecto establecer las responsabilidades y compromisos para el cumplimiento del fl ujo defi nido.

A. Recoleccin de informacin: En la medida de lo posible, la informacin de los avances de los tems de pago2 debe ser alimentada directamente por los procesos de Control de Avance3, a fi n de evitar duplicidad de informacin y esfuerzos. El proceso de recoleccin de informacin ser defi nido por el Jefe de Ofi cina Tcnica y validado por el Gerente de Proyecto.

B. Elaboracin de la valorizacin: Es liderada por el Jefe de Ofi cina Tcnica, quien podr contar con la participacin de las dems reas del Proyecto segn las necesidades del mismo. Deber tener claro los siguientes puntos:

9 Documentos de sustento requeridos por el Cliente.9 Alcance de los tems de pago a valorizar.

1 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.48 Control Financiero 2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.11 Estructuras de Control 3 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.23 Control de Avance

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9 Adicionales generados.9 Posibles puntos de controversia.

Junto con la defi nicin del cronograma de fechas de valorizacin, se defi nir tambin los formatos y la documentacin de sustento requerida por el Cliente. En el numeral 2.2. del presente documento se desarrolla en detalle el manejo de los adicionales generados.

C. Revisin inicial y ajustes: Si lo considera necesario, el Gerente de Proyecto revisar la valorizacin en conjunto con el Jefe de Ofi cina Tcnica.

D. Envo de documentacin: Luego de las correcciones, la valorizacin ser enviada al Cliente por medio del canal de comunicacin establecido por el Contrato para tal fi n. En general, deber tratarse de un documento fi rmado donde quede constancia de la fecha de entrega.

E. Revisin con el Cliente: El propietario deber aprobar la valorizacin dentro de la fecha acordada mes a mes, respetando las fechas establecidas al inicio del Proyecto. Debe respetarse asimismo el plazo establecido para las revisiones y consultas del Cliente, en funcin de los mecanismos de revisin, conciliacin y aprobacin acordados previamente, los cuales pueden incluir reuniones y sesiones de trabajo, levantamientos topogrfi cos y mediciones realizadas en conjunto, etc.

En caso exista un punto de controversia no resuelta, y por consiguiente el Cliente no acepte pagar una porcin de la valorizacin presentada, deber defi nirse claramente los motivos de la controversia, los trabajos relacionados y el monto asociado. En funcin a ello y a lo establecido en el Contrato, el Gerente de Proyecto decidir si:

9 La posicin del Cliente respecto de la controversia es correcta, en cuyo caso se retirar el monto en disputa de la valorizacin.

9 La posicin de GyM respecto de la controversia es correcta y sta podr ser resuelta posteriormente, en cuyo caso se retirar transitoriamente el monto en disputa de la valorizacin, con el fi n de no detener el proceso de valorizacin y la cobranza del monto aprobado.

9 La posicin de GyM respecto de la controversia es correcta y sta deber ser resuelta en ese momento, en cuyo caso se detiene el proceso de valorizacin.

En funcin de los montos y trminos involucrados, el Gerente de Proyecto podr tomar esta decisin en coordinacin con la Gerencia de Divisin. Puede adems solicitar ayuda a las reas de soporte de la Ofi cina Principal en temas tcnicos, comerciales y/o legales, a fi n de resolver la controversia de manera favorable a GyM. Independientemente de la decisin tomada por el Gerente de Proyecto, el tratamiento contable de la venta del mes se manejar con una provisin de valorizacin4.

F. Aprobacin por el Cliente: Luego de las correcciones, la valorizacin ser devuelta por el Cliente por medio del canal de comunicacin establecido por el Contrato para tal fi n. En general, deber tratarse de un documento fi rmado donde quede constancia de la fecha de entrega. La valorizacin deber incluir las fi rmas autorizadas de las instancias previstas por el Contrato que certifi can que las cantidades, precios y montos valorizados son correctos y aceptados por las partes.

G. Emisin de Solicitud de Cobranza: El Jefe de Ofi cina Tcnica enva los montos a facturar al Administrador, en funcin al monto aprobado y fi rmado por el cliente. El Administrador del Proyecto ser el encargado de hacerle seguimiento al pago.

2.2. Generacin de Adicionales:

El presente numeral trata sobre el manejo tcnico de los adicionales con el Cliente. El manejo contractual de los adicionales es desarrollado en el documento GYM.SGP.PG.41 Gestin Contractual con el Cliente.

4 Ver procedimientos GYM.SGP.PG.30 Cierre Contable y GYM.SGP.PG.31 Control de Costos

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Un adicional se genera cuando se produce un cambio en el alcance contratado que produce un impacto que puede ser cuantifi cado en trminos monetarios y est asociado a un reconocimiento econmico por parte del Cliente. Cuando el sustento contractual es ambiguo e/o insufi ciente y por lo tanto el Cliente no acepte el reconocimiento econmico del adicional, se genera un reclamo.

La generacin de los adicionales consiste en detectar oportunamente estas variaciones en el alcance y obtener su reconocimiento por parte del Cliente5. A veces, las variaciones son generadas por requerimiento del Cliente y se seguirn los mecanismos contractuales para acordar el monto del adicional previamente a su ejecucin. En otras ocasiones las variaciones no sern evidentes y es posible que se haya incurrido en costos cuyo reconocimiento deba ser negociado. En general, es deseable poder obtener el reconocimiento econmico por parte del Cliente antes de la ejecucin del adicional, de manera de poder incluirlo en la valorizacin y realizar el cobro respectivo.

Podemos enumerar, de manera no limitativa, las siguientes causas de generacin de adicionales:

9 Trabajos adicionales al alcance contractual solicitados por el Cliente.9 Cambios en el alcance contractual solicitados por el Cliente, incluyendo variaciones en el plazo.9 Trabajos no incluidos en el alcance contractual, pero necesarios para su ejecucin.9 Variaciones inevitables en las condiciones contractuales de ejecucin del alcance.

El monto original del contrato puede tambin variar por los siguientes motivos:

9 Variacin de las cantidades previstas en el contrato.9 Mecanismos de variacin de precios unitarios asociados al punto anterior.9 Frmulas de reajuste.9 Bonos y penalidades.

Las variaciones en el monto contractual generadas por estos motivos no se consideran adicionales, ya que estn previstas por el Contrato. Sin embargo, tambin forman ser parte de la gestin de valorizaciones del Jefe de Ofi cina Tcnica.

2.3. Formato de valorizacin:

De manera general, se usar el formato previsto por el Contrato o el que entregue el Cliente. En caso que el Proyecto deba generar su propio formato de valorizacin, ste deber incluir los campos necesarios para los siguientes conceptos. La lista es referencial y no es limitativa:

9 Datos generales: proyecto, periodo, nmero de contrato, contratista, etc.9 tems de pago contractuales, incluyendo cdigo, descripcin y precio unitario.9 Cantidades originales contratadas.9 Mayores / menores cantidades ejecutadas / previstas.9 Avances y montos acumulados al periodo anterior, del periodo actual y acumulados al periodo

actual.9 Adicionales aprobados.9 Reajustes.9 Adelantos y amortizaciones.9 Retenciones.9 Firmas autorizadas.

Se adjunta un ejemplo al fi nal del presente procedimiento.

5 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.41 Gestin Contractual con el Cliente

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2.4. Matriz de Responsabilidades

GP OT AD1. Defi nicin del fl ujo de valorizacin y fechas de presentacin de

documentos. 9 92. Defi nicin y supervisin de mecanismo de recoleccin de informacin. 93. Preparacin de valorizacin y documentacin sustentatoria. 94. Revisin interna de la valorizacin. 95. Revisin y negociacin con el Cliente. 96. Defi nicin de los puntos de controversia. 97. Gestin de adicionales y reclamos. 98. Facturacin y gestin de cobranza. 9

GP: Gerente de ProyectoOT: Ofi cina TcnicaAD: Administracin

3. REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Buenas Prcticas

9 Se recomienda calcular los avances acumulados para cada tem de pago en cada valorizacin. Con esto se evitan y/o corrigen los errores que podran generarse por la suma de cantidades parciales que puedan contener algn error y minimiza las contingencias por revisiones posteriores del Cliente (ver punto siguiente).

9 Salvo indicacin expresa del Contrato, las valorizaciones representan pagos a cuenta por los trabajos en ejecucin, por lo que las cantidades acordadas siempre podrn ser sujeto de una revisin posterior por parte del Cliente. De hecho, es una prctica comn realizar una revisin fi nal de las cantidades ejecutadas para cerrar el monto fi nal del Contrato.

9 La notifi cacin al Cliente de las variaciones en el alcance con potencial de generar adicionales y/o reclamos debe ser sustentada de manera consistente y oportuna. Se recomienda el uso de canales de comunicacin informales previamente al uso de los canales formales establecidos por el Contrato, a fi n de ir obteniendo un consenso sobre el tratamiento del adicional.

3.2. Documentos Relacionados

9 GYM.SGP.PG.30 Cierre Contable 9 GYM.SGP.PG.31 Control de Costos 9 GYM.SGP.PG.41 Gestin Contractual con el Cliente9 GYM.SGP.PG.48 Control Financiero

3.3. Anexos

9 GYM.SGP.PG.42-A01 Valorizacin (ejemplo)