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Guía de insumos requeridos para organizar encuentros y congresos Escrito por Nancy Vásquez Martes, 28 de Junio de 2011 11:00 En la Universidad Estatal a Distancia suelen realizarse aproximadamente tres encuentros o congresos nacionales o internacionales por año, los cuales albergan de 200 a 350 personas, sin considerar el staff o personal de apoyo. Se realizan con el propósito de conocer y afianzar prácticas por parte de expertos nacionales e internacionales con el fin de generar aportes positivos tanto para la universidad, así como para la sociedad en general. Al organizar una actividad de este tipo, se debe prever y coordinar insumos que permitan obtener resultados satisfactorias. A continuación, se indican las herramientas indispensables, que son una guía práctica y útil para planificar encuentros y congresos, según la experticia de la Oficina de Mercadeo y Comunicación de la UNED: Medios materiales Ornamentación: (contribuye al embellecimiento de los actos) flores, alfombras, entre otros Música: discos de himnos o música instrumental Banderas: nacionales o internacionales y de la institución Cabina de interpretación de idiomas Transportes
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Guía de insumos requeridos para organizar encuentros y congresosEscrito por Nancy Vásquez Martes, 28 de Junio de 2011 11:00
En la Universidad Estatal a Distancia suelen realizarse aproximadamente tres encuentros o congresos nacionales o internacionales por año, los cuales albergan de 200 a 350 personas, sin considerar el staff o personal de apoyo. Se realizan con el propósito de conocer y afianzar prácticas por parte de expertos nacionales e internacionales con el fin de generar aportes positivos tanto para la universidad, así como para la sociedad en general.Al organizar una actividad de este tipo, se debe prever y coordinar insumos que permitan obtener resultados satisfactorias. A continuación, se indican las herramientas indispensables, que son una guía práctica y útil para planificar encuentros y congresos, según la experticia de la Oficina de Mercadeo y Comunicación de la UNED: Medios materiales
Ornamentación: (contribuye al embellecimiento de los actos) flores, alfombras, entre otros
Música: discos de himnos o música instrumental
Banderas: nacionales o internacionales y de la institución
Cabina de interpretación de idiomas
Transportes
Suministros de oficina
Equipo de oficina
Carpetas con material informativo
Obsequio o recuerdo para participantes
Medios escritos y de comunicación
Invitaciones Tarjetones de reservado para
invitados especiales
Rótulos
Trípticos y programas
Itinerarios
Guiones
Notas de prensa
Publicidad y propaganda
Medios humanos
Personal de protocolo o relaciones públicas
Periodistas
Edecanes
Fotógrafo
Moderadores o presentadores
Personal de seguridad
Personal de limpieza
Conductores
Técnicos en Informática
Técnico en sonido
Personal de audiovisuales
Personal de video conferencia
Personal médico
Intérprete
Servicio de catering
Grupos musicales o culturales
Se recomienda que, una vez que se hayan planificado y cotizado los insumos requeridos para la organización de una actividad de esta magnitud, se incluya en el presupuesto un adicional de 15 a 20% para imprevistos. [email protected] http://web.uned.ac.cr/acontecer/index.php/hablemos-de-rrpp/54-rrpp/1007.html
