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GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA SECTORIAL

Bogotá D.C., Diciembre de 2017

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GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN ESTRATEGICA SECTORIAL

Código: G-DE-04

Versión 05

Proceso asociado: Direccionamiento Estratégico

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

2. ALCANCE -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------------------------------ 3

4. MARCO GENERAL DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA SECTORIAL ----------------------------------- 4

5. FORMULACIÓN DE LA PLANEACIÓN SECTORIAL ------------------------------------------------------------- 7

6. APROBACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO SECTORIAL ------------------------------------------------------- 7

7. SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO SECTORIAL --------------------------------------------------------- 8

8. MODIFICACIONES AL PLAN SECTORIAL ------------------------------------------------------------------------ 14

9. MARCO LEGAL ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 15

10. REQUISITOS TÉCNICOS. ------------------------------------------------------------------------------------------ 15

11. DOCUMENTOS ASOCIADOS -------------------------------------------------------------------------------------- 15

12. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO----------------------------------------------------------------------------- 16

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Versión 05


1. OBJETIVO

Brindar las orientaciones metodológicas a las entidades del Sector Administrativo de Presidencia de la República para la formulación y seguimiento de la Planeación Estratégica del Sector.

2. ALCANCE

Este documento aplica para la ejecución del procedimiento Formulación y seguimiento a la Planeación Estratégica Sectorial. Las orientaciones de la guía deben ser atendidas por todos los Jefes de Planeación responsables de coordinar la formulación y consolidar el seguimiento de las actividades de su entidad previstas en el Plan Estratégico Sectorial.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Entidades Adscritas: Entidades descentralizadas adscritas a un Ministerio u otro órgano de la administración, son aquellas que cumplen funciones administrativas o servicios esencialmente administrativos.

Estrategia Plan Nacional de Desarrollo: conjunto de acciones que alinean las metas establecidas para dar cumplimiento a los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo. Estrategia Sectorial: Conjunto de actividades orientadas al logro de las metas establecidas en el Plan Estratégico Sectorial. Indicadores: permiten definir de manera clara y precisa la gestión realizada por el sector. Están conformados por una o más variables relacionadas y su resultado debe poderse comparar con periodos anteriores o con la meta definida. Meta: Producto o resultado que la entidad prevé alcanzar en un periodo de tiempo determinado (cuatrienal y/o anual, semestral, trimestral, etc.). Misión: Corresponde a la definición del propósito de cada una de las entidades del Sector Presidencia. Modelo Integrado de Planeación y Gestión: articula el quehacer institucional mediante lineamientos establecidos para las cinco políticas de desarrollo administrativo y el monitoreo y evaluación de los avances en la gestión institucional y sectorial.

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Periodicidad: tiempo definido para realizar las actividades programadas. Para el Plan Estratégico Sectorial se prevén cuatro (4) años. Plan: corresponde al diseño o esquema detallado de lo que se debe realizar en el futuro. Política de Gestión y Desempeño Institucional: conjunto de líneas de acción de carácter administrativo y misional orientadas a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional de las entidades. Plan Estratégico Sectorial: conjunto de acciones que definen los lineamientos generales de la planeación del sector con base en las políticas del Plan Nacional de Desarrollo, las Políticas de Desarrollo Administrativo y de acuerdo con las atribuciones misionales correspondientes a las entidades que lo conforman, cuya ejecución requiere participación concurrente de cada entidad. Seguimiento: corresponde a la descripción del estado de avance de los resultados programados durante un período de tiempo, con el fin de poder aplicar acciones correctivas en caso necesario.

4. MARCO GENERAL DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA SECTORIAL

El Plan Estratégico Sectorial es un conjunto de estrategias, responsables, indicadores y metas bajo la responsabilidad de las entidades del Sector. El Plan Estratégico se formula de manera concertada con las entidades del Sector Administrativo de Presidencia de la República:

Departamento Administrativo de la Presidencia de la República – DAPRE

Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia – APC

Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres - UNGRD

Agencia para la Reincorporación y la Normalización – ARN

Agencia Nacional Inmobiliaria Virgilio Barco Vargas - ANIVBV En el marco de lo dispuesto en el Decreto 1499 de 2017 el Sector formula la Planeación Estratégica con base en el siguiente esquema:

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El Plan Estratégico Sectorial de Desarrollo Administrativo deberá incluir las políticas de gestión y desempeño institucional establecidas en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión:

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El desarrollo de la Planeación Estratégica le permitirá al sector obtener los siguientes beneficios:

Encaminar los esfuerzos hacia el cumplimiento de los objetivos sectoriales planteados.

Realizar mediciones que ayudarán a la toma de decisiones de manera eficaz y oportuna.

1. Planeación Institucional:

2. Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público

3. Talento Humano

4. Integridad

5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción

6. Fortalecimiento organizacional y simpíificación de procesos

7. Servicio al ciudadano

8. Participación ciudadana en la gestión pública

9. Racionalización de trámites

10. Gestión documental

11. Gobierno Digital, antes Gobierno en Línea

12. Seguridad Digital

13. Defensa jurídica

14. Gestión del conocimiento y la innovación

15. Control interno

16. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional

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Impulsar las políticas del señor Presidente de la República.

Articular instrumentos y mecanismos que permitan obtener resultados efectivos.

Focalizar los recursos de acuerdo con las prioridades del sector.

5. FORMULACIÓN DE LA PLANEACIÓN SECTORIAL

El Plan Estratégico Sectorial tiene un horizonte de 4 años; sin embargo podrá ser ajustado anualmente de acuerdo con los resultados alcanzados y los cambios del entorno. Para la formulación del Plan Estratégico Sectorial se emplea el formato F-DE-14 Formulación del Plan Estratégico Sectorial:

CUATRIENIO:

POLÍTICA DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO

INSTITUCIONAL

ESTRATEGIA PLAN NACIONAL DE DESARROLLO

ESTRATEGIA SECTORIAL

RESPONSABLES INDICADOR

METAS

AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4

El Plan Estratégico Sectorial debe incluir los indicadores de metas de gobierno registrados en Sinergia los cuales harán parte de la política Seguimiento y evaluación del desempeño institucional. Una vez formulado el Plan Estratégico Sectorial, se publica la versión preliminar en la página WEB de las entidades del sector con el propósito de someterlo a consideración de la ciudadanía, para lo cual se deben habilitar los medios electrónicos que facilitarán la recepción de las consultas.

6. APROBACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO SECTORIAL

La aprobación del Plan Estratégico sectorial está bajo la responsabilidad del Director de Gestión General, previa presentación ante los miembros del Comité Sectorial conformado por:

- El Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República quien lo presidirá, o su delegado que podrá ser el Director de Gestión General o el Director de Gobierno y Áreas Estratégicas.

- El Director de Operaciones del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, o su delegado del nivel directivo.

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- El Director General de la Agencia para la Reincorporación y la Normalización, o su delegado del nivel directivo.

- El Director de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, o su delegado del nivel

directivo.

- El Director General de la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia - APC – Colombia, o su delegado del nivel.

- El Director de la Agencia Nacional Inmobiliaria Virgilio Barco Vargas, o su delegado del nivel

directivo. Una vez aprobado el Plan Estratégico Sectorial y/o sus actualizaciones, se definen metas trimestrales para la vigencia en curso en el formato F-DE-14 con el propósito de facilitar el seguimiento y solicitar ajustes en caso necesario.

VIGENCIA:

Política de Gestión y Desempeño Institucional

Estrategia Plan Nacional de Desarrollo

Estrategia Sectorial

Responsables Indicador

METAS

Año Trimestre

1 Trimestre

2 Trimestre

3 Trimestre

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Con base en la información de los indicadores definidos y la información suministrada por los Jefes de Planeación de las entidades del Sector, el asesor de la Oficina de Planeación crea los indicadores en el aplicativo Sigepre, registrando la información mínima requerida: nombre, unidad de captura, periodicidad, forma de obtención, fórmula, descripción, fecha de inicio de captura, orientación, propietario, gestor, metas anuales y periódicas, política de de gestión y desempeño institucional, entidad responsable, fuentes de información, tipo, año, alineación del indicador y descripción de sus variables.

7. SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO SECTORIAL

El Jefe de la Oficina de Planeación del Departamento Administrativo de Presidencia de la República, solicita trimestralmente a los responsables de las entidades adscritas y dependencias del DAPRE, el registro del avance cuantitativo y cualitativo de las metas previstas para la vigencia en el aplicativo Sigepre. Los responsables de registro ingresan al aplicativo Sigepre y registran los datos del indicador de acuerdo con su periodicidad, teniendo en cuenta los siguientes pasos:

Cuando se esté ubicado en el Home se deberá hacer clic en la opción Mis Responsabilidades

del módulo de Indicadores

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Se abrirá una nueva ventana con los indicadores que a los cuales se les debe registrar

información en el período:

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Elija el indicador que desea reportar y de clic sobre la flecha ubicada antes del nombre

con el propósito de desplegar las variables:

A continuación ingrese los valores de las variables y pulse enter. El sistema calculará el avance cuantitativo del indicador a partir de la información registrada en las variables.

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A continuación dé clic en el botón Comentar del indicador.

Se abrirá una ventana para registrar la información cualitativa y cargar los documentos soporte. Una vez registrada la información dé click en Aceptar.

Pulse el botón Guardar para que la información quede registrada.

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Por último, el jefe de planeación de la entidad o quien haga sus veces debe validar la

información reportada, agregando un comentario para lo cual ingresa a través del Home y hace clic en Seguimiento a la planeación de la vigencia correspondiente.

Se abrirá una nueva presentación y se selecciona Plan Estratégico Sectorial como se

muestra a continuación:

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Se abrirá una nueva ventana con la información del sector y se selecciona la entidad

correspondiente

A continuación se despliegan las políticas de gestión y desempeño institucional. Dé clic sobre el nombre de la política:

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Se abrirá una nueva ventana con los indicadores que le apuntan al cumplimiento de la

política. Elija el indicador sobre el que desea hacer el comentario.

A continuación el Jefe de Planeación, o quien haga sus veces, deberá realizar el comentario de validación de la información de avance y da click en guardar.

La Oficina de Planeación del Dapre prepara la información de seguimiento para presentarla en el Comité Sectorial de Gestión y Desempeño. Una vez realizado, elabora el acta, diligencia el formato F-DE-42 Seguimiento a compromisos derivados del Comité de Gestión y Desempeño y solicita a las entidades el registro de información con el propósito de presentar la información en el siguiente comité.

Comité Acta No.

Fecha Comité

Compromiso No.

Compromiso Responsable Dependencia Fecha Inicio

Fecha Fin

Estado Observación/Evidencia

La Oficina de Planeación del DAPRE solicita al Administrador Web la publicación del seguimiento al Plan Estratégico Sectorial en la página WEB de la Presidencia de la República e informa la ubicación a los Jefes de Planeación de las entidades del sector.

8. MODIFICACIONES AL PLAN SECTORIAL

Durante la ejecución del Plan Estratégico Sectorial se puede presentar la necesidad de realizar ajustes, en este caso es necesario que el jefe de Planeación de la entidad o quien haga sus veces, presente la solicitud con la respectiva justificación al Jefe de Planeación del DAPRE, como Secretario Técnico del Comité de

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Gestión y Desempeño, quien la revisa técnicamente y la pasa a consideración del Director de Gestión General para aprobación.

9. MARCO LEGAL

Marco Legal Externo

- Decreto Ley 019 de 2012, Artículo 233: establece que las entidades están obligadas a formular y publicar los

planes de acción sectorial e institucional a más tardar el 31 de enero de cada año.

- Decreto 1499 de 2017: Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015.

- Ley 1753 de 2015: Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2015-2018 “Todos por un nuevo

país”.

- Decreto 672 de 2017, artículo 4. Integración del Sector Administrativo. Establece la conformación del Sector Administrativo de la Presidencia de la República.

Marco Legal Interno

- Resolución 0757 de 2017, artículo 27. Delega en el Director de Gestión General del Departamento

Administrativo de Presidencia de la República la función de aprobar el documento del Plan Estratégico Sectorial, el Plan Estratégico Institucional, el Plan de Acción Anual y el Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana y sus modificaciones.

Esta normatividad se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE a través del módulo de documentos.

10. REQUISITOS TÉCNICOS.

Norma Internacional ISO 9001: 2015 numeral 5.2 Política y 6 Planificación.

11. DOCUMENTOS ASOCIADOS

P-DE-08 Formulación y Seguimiento a la Planeación Estratégica Sectorial. F-DE-14 Formulación Plan Estratégico Sectorial F-DE-42 Seguimiento a los compromisos del Comité de Gestión y Desempeño

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12. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe Oficina de Planeación del Dapre.

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