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Guía para la Conformación del

Comité de Compra y Comité de Alimentación

Escolar

MINISTERIO DE DESARROLLO E INCLUSIÓN SOCIAL

Guía para la Conformación del Comité de Compra y Comité de Alimentación EscolarGuía para la Conformación del Comité de Compra y Comité de Alimentación Escolar 3

Guía para la Conformación del Comité de Compra y Comité de Alimentación

Escolar

La presente Guía para la Conformación del Comité de Compras y Conformación del Comité de Alimentación Escolar del Programa Nacional de Alimentación Escolar – Qali Warma ha sido elaborado por la Unidad de Prestaciones.

Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social – MIDIS Av. Paseo de la República 3101 San Isidro, Lima – Perú Central telefónica 209 -8000 www.midis.gob.pe

Mónica Rubio García Ministra de Desarrollo e Inclusión Social

Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma www.qaliwarma.gob.pe

Director Ejecutivo Percy Minaya León.

Jefe de la Unidad de Prestaciones Juan Carlos Rondón Cáceres

Coordinadora del Componente de Gestión para la Compra y Fortalecimiento de la OfertaMarlene Maritza Flores Álvarez

Equipo del Componente de Gestión para la Compra y Fortalecimiento de la OfertaTeodoro Mariano González Pineda

Coordinador de Gestión para la ArticulaciónBruno Yika Zapata

Coordinadora de Componente EducativoMilagros Marisol Castillo Fuerman

Equipo del Componente EducativoDuvert Junient Ventocilla Cavello Fernando Eric Ramos Ramos

Diseño Walter Vilca Llungo

IlustraciónLuís Corcuera Silva

Impreso enRapimagen S.A.Hecho el depósito legal en la Biblioteca Nacional del Perú N° 2014 - 00997

Índice

Presentación 7

Finalidad y objetivo de la guía 9

I. COMITÉ DE COMPRA - CC 10

1.1 ¿Qué es el Comité de Compra - CC? 10

1.2 ¿Qué estructura tiene el CC? 10

1.3 ¿Cuáles son las funciones del CC? 11

1.4 ¿Cuáles son los requisitos para integrar el CC? 12

1.5 ¿Quiénes integran el Comité de Compras? 13

1.6 ¿Qué función y responsabilidad asume cada integrante? 14 1.6.1 Presidente 14

1.6.2 Secretario 15 1.6.3. Tesorero 15

1.6.4 Vocal 1 y 2 16

1.7 ¿Cuál es el procedimiento para conformar el CC? 17 1.7.1 Fase: Identificación y Convocatoria 18 1.7.2 Fase: Conformación del CC 19 1.7.3. Fase: Reconocimiento del CC 20

1.8 ¿Qué actividades no puede realizar los integrantes del CC? 211.9 ¿Cómo son las sesiones y toma de acuerdos en el CC? 22 1.10 ¿Procede la remoción de cargos en CC? 23

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II. COMITÉ DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR - CAE 25

2.1 ¿Qué es el Comité de Alimentación Escolar – CAE? 25

2.2 ¿Qué funciones tiene el CAE? 25

2.3 ¿Dónde se organiza el CAE? 26

2.4 ¿Qué estructura tiene el CAE? 26

2.5 ¿Quiénes integran el CAE? 27

2.6 ¿Cuál es el proceso para conformar el CAE? 28 2.6.1 FASE 1: Generación de Condiciones 29 2.6.2 FASE 2: Implementación del CAE 30

2.7 ¿Qué tipos de servicio alimentario brinda Qali Warma en la institución educativa? 31

2.8 ¿Qué tipo de CAE conformarán en las IIEE, según el servicio alimentario? 31

2.9 ¿Qué funciones tiene el CAE? 32 2.9.1 Funciones de CAE de RACIONES 32 2.9.2 Funciones de CAE de PRODUCTOS 38

Anexos 44

• Formato 01: Acta de Conformación del CC. 45 • Formato 02: Ficha de Datos Personales para los integrantes del CC. 47• Formato 03: Declaraciones Juradas de los Integrantes del CC. 52• Formato 04: Convenio de Cooperación entre el CC y QALI WARMA 53• Formato 05: Acta de conformación del CAE 57• Formato 06: Ficha de datos del CAE 59• Formato 07: Carta de Compromiso CAE 62

Guía para la Conformación del Comité de Compra y Comité de Alimentación Escolar 7

El Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma, que pertenece al Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social creado mediante el Decreto Supremo Nº 008-2012-MIDIS, presenta

la Guía de Conformación del Comité de Compra (CC) y Comité de Alimentación Escolar (CAE), en el marco del modelo de cogestión del Programa.

Una de las características del Programa Qali Warma es el trabajo articulado entre organizaciones públicas y privadas, organismos de la sociedad civil y gobiernos locales. En ese sentido el Comité de Compras y el Comité de Alimentación Escolar, constituyen dos espacios importantes para el funcionamiento del Programa.

EL Comité de Compra (CC) está integrado por representantes del sector público y padres de familia, mientras que el Comité de Alimentación Escolar (CAE) está conformado por representantes de la comunidad educativa, entre directores, docentes y padres y madres de familia, por cada Institución Educativa usuaria del Programa.

Presentación

Guía para la Conformación del Comité de Compra y Comité de Alimentación Escolar

Guía para la Conformación del Comité de Compra y Comité de Alimentación EscolarGuía para la Conformación del Comité de Compra y Comité de Alimentación Escolar8

Esta Guía define los procesos de conformación, funciones y roles de los Comités y de sus integrantes. También brinda orientaciones que alcanzan a las Unidades Territoriales del Programa para la conformación de los Comités. Su lectura permite revisar las funciones, roles y características de cada uno de sus integrantes, tanto para el CC como para el CAE, en el marco del modelo de cogestión del Programa Nacional de Alimentación Escolar.

En este marco, la presente guía es una propuesta para el fortalecimiento de las capacidades de gestión de las Unidades Territoriales, las instituciones y personas designadas como integrantes de los Comités de Compra y Comités de Alimentación Escolar.


El modelo de cogestión se sustenta en la participación y responsabilidad entre los diferentes actores vinculados al servicio alimentario que brinda el PNAE Qali

Warma.

La Finalidad es brindar un servicio alimentario de calidad para los niños y niñas del nivel de educación inicial y del nivel de educación primaria en instituciones educativas públicas. Por esta razón, se necesita promover, impulsar y fortalecer la participación activa de los integrantes del Comité de Compra y del Comité de Alimentación Escolar (CAE).

La Guía tiene la finalidad de orientar el proceso de conformación del Comité de Compra (CC) y del Comité de Alimentación Escolar (CAE).

Asimismo, tiene como objetivo estandarizar los procesos de conformación y definir los roles y funciones del Comité de Compras (CC) y del Comité de Alimentación Escolar (CAE).

Finalidad y Objetivo

de la Guía



I. COMITÉ DE COMPRA - CC

1.1 ¿Qué es el Comité de Compra - CC?

Es una organización que congrega a representantes de la sociedad civil y entidades públicas involucradas en el modelo de cogestión del Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma. Se constituyen para la compra de productos y raciones para la alimentación de los niños y niñas.

1.2 ¿Qué estructura tiene el Comité de Compras?

Presidente (a)

Vocal 2Vocal 1

Tesorero (a)Secretario (a)

INTEGRANTES DEL COMITÉ DE COMPRA


1.3 ¿Cuáles son las funciones del CC?

• Planificar y ejecutar el proceso de compra de raciones o productos.

Se entiende por:

Raciones: Desayunos y almuerzos preparados, de consumo inmediato, elaborados con las recetas aprobadas por Qali Warma.

Productos: Alimentos no perecibles

primarios, procesados o industrializados según especificaciones técnicas aprobadas por Qali Warma, que serán empleados para la preparación de desayunos y almuerzos.

• Conducir el proceso de compra.

• Seleccionar a los proveedores de raciones o productos y suscribir con ellos los contratos y adendas respectivas.

• Resolver contratos con los proveedores.

• Realizar los pagos a los proveedores y rendir cuenta de los recursos transferidos.

• Implementar acciones que el jefe de la Unidad Territorial recomiende tras visitas de supervisión.

• Remitir a la unidad territorial toda información referida a las contrataciones para su atención correspondiente.



1.4 ¿Cuáles son los requisitos para integrar el CC?

• Ser peruano o peruana con mayoría de edad.

• No tener antecedentes penales.

• No encontrarse registrado en las Centrales de Riesgo del Sistema Financiero.

• No estar registrado en el Registro Nacional de Deudores Alimentarios Morosos.

• Los padres de familia deben tener hijos matriculados en la Institución Educativa usuaria de PNAE Qali Warma.


1.5 ¿Quiénes integran el Comité de Compra?

• El Gerente de Desarrollo Social de la Municipalidad provincial o distrital.

Cinco miembros de las Instituciones Públicas y Sociedad Civil que integran el Comité de Compras.

• El Director de la Red de Salud de la provincia o distrito.

• El Gobernador de la provincia o distrito.

• Un Padre de familia del nivel primario.

• Un Padre de familia del nivel Inicial.



1.6 ¿Qué función y responsabilidad asume cada integrante?

1.6.1 PRESIDENTE (A)

El presidente o presidenta tiene las siguientes funciones:

• Representar legalmente al Comité de Compra.

• Firmar el convenio entre Qali Warma y el CC.

• Convocar y conducir las sesiones del CC.

• Suscribir los contratos y enviar la copia a la unidad territorial de Qali Warma.

• Registrar su firma para la apertura de la cuenta bancaria.

• Firmar junto al tesorero la carta de orden de pago.

• Enviar mensualmente los balances de los recursos transferidos.


1.6.2 SECRETARIO (A)

El secretario o secretaria tiene las siguientes funciones:

• Llevar los registros y actas.

• Asumir de forma interina el cargo de presidente por ausencia, impedimento o remoción de este.

• Custodiar la documentación del CC.

• Otras funciones establecidas por el CC.

1.6.3 TESORERO (A)

El tesorero o tesorera tiene las siguientes funciones:

• Registrar su firma para la apertura de la cuenta bancaria.

• Firmar junto al presidente la carta orden de pago.

• Elaborar mensualmente el balance de los recursos transferidos.


TESORERO



1.6.4 VOCALES 1 y 2

Los vocales tienen las siguientes funciones:

• Participar en las sesiones y ejercer su voz y voto.

• Asumir en forma interina funciones y responsabilidades de:

Secretario

Tesorero



1.7 ¿Cuál es el procedimiento para conformar el CC?

El procedimiento para conformar el CC tiene tres fases:

• Fase de identificación y convocatoria.

• Fase de conformación del Comité.

• Fase de reconocimiento.



• La UT deberá Identificar y Contactar con el:

• Organizar talleres de sensibilización: participación activa de la comunidad en el PNAE Qali Warma.

El Gerente de Desarrollo Social de la municipalidad.

Dos Padres de Familia.

El Gobernador.

El Director de la Red de Salud.


1.7.2 FASE: Conformación del CC

• Implementar la Sesión de conformación y firma del acta de conformación del CC. (Formato 01)

• Implementar el registro de ficha de datos personales y declaración jurada.

• Remitir al PNAE Qali Warma el acta suscrita y las fichas de datos personales y declaraciones juradas (Formato 02 y o3)

• Requerir copia del DNI a cada uno.



1.7.3 FASE: Reconocimiento del Comité de Compra (CC)

• Comunicar la emisión de la Resolución de la Dirección Ejecutiva, de reconocimiento por el PNAE Qali Warma a los integrantes del CC.

• Convocar a la sesión de instalación y firma acta de instalación.

• Generar la firma del convenio (Formato 04)

Dentro del plazo establecido por

QW


1.8. ¿Qué actividades no puede realizar los integrantes del CC ?

• Mantener comunicación directa o indirecta con los postores durante las etapas del proceso de compra.

• Solicitar o aceptar algún beneficio de los postores para sí, para sus parientes o para terceros.

• Buscar beneficios o ventajas para sí o para otros, mediante el uso de su cargo, autoridad, influencia u otros.

• Hacer recomendaciones o expresar preferencias a favor de algún postor.

• Modificar los términos y condiciones establecidas en las bases.

• Adjudicar a un valor que supere el valor referencial del proceso respectivo.



1.9 ¿Cómo sesiona y toma acuerdo el Comité de Compra (CC)?

• El Comité de compra convoca dos tipos de sesiones:

• El comité convoca a sesiones ordinarias luego de la sesión de instalación; es decir, al inicio del proceso de compra hasta la firma del contrato.

• Todo miembro del CC tiene voz y voto.

• Los actos, deliberaciones y acuerdos constan en actas suscrita al culminar la sesión.

• El quórum mínimo requerido es de tres (03) integrantes. Los acuerdos tomados con este número de integrantes debe ser por UNANIMIDAD.

• Los acuerdos con asistencia del quórum reglamentario (4 o 5 integrantes), debe ser POR MAYORÍA.

SESIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS


1.10 ¿Procede la remoción de cargos en el Comité de Copra (CC)?

El Comité puede remover a los integrantes por las siguientes causales:

• Apropiación de recursos transferidos.

• No cumplir con el deber de custodia de los documentos del CC.

• Por sentencia judicial durante el ejercicio de su cargo.

• Realizar acciones que impidan el normal desarrollo del proceso de compra o de la prestación del servicio alimentario en las II.EE.

• Vulnerar la confidencialidad y reserva del proceso de compra.



En caso, algún integrante del CC es removido o suspendido de su cargo, transitoriamente otro de sus integrantes lo reemplazará, hasta que Qali Warma apruebe el reconocimiento de su reemplazante.

*

• Realizar compra de raciones o productos contrarios a las bases del proceso de compra.

• Otras causales establecidas en el Manual de

Compra.


II. COMITÉ DE DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR - CAE

2.1 ¿Qué es el Comité de Alimentación

Escolar – CAE?

Es una organización conformada por integrantes de la comunidad educativa, se constituyen para ejecutar y vigilar la prestación del servicio alimentario para los usuarios del PNAE Qali Warma.

2.2 ¿Qué funciones tiene el CAE?

• Gestionar el acopio y almacenamiento de los productos y raciones preparadas que son entregadas por los proveedores seleccionados en el proceso de compra, según corresponda.

• Otorgar conformidad de la recepción de los productos y raciones.

• Organizar la preparación de los alimentos según la programación de recetas escolares aprobada por Qali Warma, cuando corresponda.

• Entregar y distribuir los alimentos a los usuarios de Qali Warma en la Institución Educativa Pública que corresponda.

• Vigilar el consumo de los alimentos por parte de los usuarios de Qali Warma en la institución educativa pública y comunicar al programa cualquier incidencia con



2.4 ¿Qué estructura tiene el CAE?

Presidente (a) Secretario (a)

Vocal 3

Vocal 2Vocal 1

relación a la entrega o prestación del servicio alimentario a través de las unidades territoriales.

• Cumplir las buenas prácticas de manipulación de alimentos que promueve Qali Warma, conforme a la regulación del sector salud.

• Llevar un registro de usuarios atendidos y reporte de raciones o productos entregados conforme a los procedimientos específicos que apruebe Qali Warma.

2.3 ¿Dónde se organiza el CAE?

El Comité de Alimentación Escolar (CAE) se organiza a nivel nacional en cada institución educativa pública que atiende al nivel de Educación inicial (a partir de los 3 años de edad) y Educación Primaria, usuaria del programa Qali Warma.

INTEGRANTES DEL COMITÉ DE ALIMENTACION ESCOLAR


2.5 ¿Quiénes integran el CAE?

Se constituyen Comités de Alimentación Escolar por

institución educativa y atiende a los niveles de inicial

y primaria.

• Presidente (a); El director o directora de la IE o

su representante.

• Secretario o secretaria; Un representante de los docentes

de la institución educativa.

• Vocales; Tres representantes de los padres

de familia (APAFA, CONEI y Comité de Aula) .



El proceso de conformación del CAE tiene dos fases:

2.6 ¿Cuál es el proceso para conformar el CAE?

El proceso de conformación y

funcionamiento del CAE es promovido por el Jefe de la Unidad Territorial y los

equipos técnicos de Qali Warma.

Fase de Generación de Condiciones

Fase de Implementación


2.6.1 FASE: Generación de Condiciones

Qali Warma establece la meta de conformación de CAE´s para cada Unidad Territorial.

• Los Jefes de Unidades Territoriales deberán programar reunione previas de trabajo con las Direcciones Regionales de Educación (DRE) y las Unidades de Gestión Educativa Local (UGEL) para de manera coordinada iniciar el proceso de conformación

• Las Unidades Territoriales mantienen contacto con las IIEE.

• El PNAE, desde el componente educativo, implementa talleres de sensibilización, en las Unidades Territoriales, sobre la importancia y roles del CAE.


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2.6.2 FASE: Implementación del CAE

• El director o directora de cada IE es el responsable de convocar a una reunión informativa para proceder a la conformación del CAE.

• Convocan a los representantes a la sesión de instalación y conformación del CAE.

• Suscriben el Acta de Instalación (formato 05).

• Firman la carta de compromiso de los integrantes del CAE (formato 7).

• Llenan las fichas de datos personales de los integrantes (formato 6).

• El acta de instalación, la carta de compromiso y fichas de datos personales deberán ser remitidos por el Director(a) de la IIEE a la UT del PNAE Qali Warma.

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2.7 ¿Qué tipos de servicio alimentario brinda Qali Warma en la institución educativa?

Qali Warma, brinda dos tipos de servicio alimentario:

2. 8 ¿Qué tipo de CAE conformarán en la IE, según el servicio alimentario?

La institución educativa según el tipo de servicio alimentario que recibe conformará el CAE de Gestión de Raciones o el CAE de Gestión de Productos:

CAE de Gestión de Raciones

CAE de Gestion de Productos

Raciones preparadas

Productos perecibles y no perecibles.

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2.9 ¿Qué funciones tiene el CAE?

El CAE por RACIONES tiene sus propias funciones; así como el CAE por PRODUCTOS.

2.9.1 Funciones del CAE de RACIONES

El CAE de raciones cumplirá las siguientes funciones generales:

• Verificar la cantidad y calidad de las raciones entregadas por el proveedor.

• Firmar los documentos de entrega y recepción de las raciones diariamente después de verificar la calidad y cantidad de los mismos.

• Hacer cumplir diariamente las normas de calidad e inocuidad de las raciones, para salvaguardar la salud de los usuarios.

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