Guia Metodologica Para La Realizacion de Las Mesas Sectoriales Version 3
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GUIA METODOLOGICA PARA LA REALIZACION DEL DIAGNOSTICO PARTICIPATIVO A TRAVES DE MESAS SECTORIALES
PLAN DE DESARROLLO “QUINDIO FIRME” 2012 - 2015
MARTHA LILIANA AGUDELO. SECRETARIA DE PLANEACION Y PLANIFICACION
EQUIPO TECNICO PLAN DE DESARROLLO DEPARTAMENTAL
OBJETIVO
La presente guía se ha elaborado con el fin de establecer la
metodología básica para llevar a cabo las mesas sectoriales
dentro del proceso de diagnóstico en la formulación participativa
e incluyente del Plan de Desarrollo Departamental.
FASES
La metodología establecida se ha discriminado en 3 fases:
FASE 1• Preparación
FASE 2• Ejecución
FASE 3• Sistematización
Fase de preparación
Esta fase contempla los aspectos organizativos y logísticos
previos a tener en cuenta para la realización exitosa de las mesas
sectoriales, e implica lo siguiente:
Definición de los sectores a trabajar.
Derivado de lo establecido en el programa de gobierno se han
definido los siguientes los sectores por dimensión:
•EDUCACION
•SALUD
•CULTURA
•DEPORTE Y RECREACION
•SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA
•INTEGRACION SOCIAL GRUPOS CON CONDICION ESPECIAL
•SEGURIDAD ALIMENTARIA
DESARROLLO SOCIAL
•AGROINDUSTRIA
•TURISMO Y PAISAJE CULTURAL CAFETERO
•INDUSTRIA Y COMERCIO
•TICS
DESARROLLO ECONOMICO Y
COMPETITIVIDAD
•INFRAESTRUCTURA PARA EL DESARROLLO
•ORDENAMIENTO TERRITORIAL
•GESTION DEL RIESGO
DESARROLLO SOPORTE FISICO
TERRITORIAL
•GESTION DE RECURSOS HIDRICOS
•BIODIVERSIDAD Y SERVICIOS ECOSISTEMICOS
•GESTION AMBIENTAL SECTORIAL Y URBANA
•CAMBIO CLIMATICO
DESARROLLO AMBIENTAL
•PARTICIPACION SOCIAL COMUNITARIA
•ALIANZAS PARA EL DESARROLLO
DESARROLLO INSTITUCIONAL
Definición de estructura y roles del talento humano
La estructura básica está dada de la siguiente forma:
Los roles y responsabilidades se describen en el siguiente cuadro
ACTOR ROL RESPONSABILIDADES
COORDINADOR GENERAL
Realizar coordinación general del proceso que asegure el cumplimiento del cronograma y los productos establecidos
Coordinar con los facilitadores la realización de cada una de las mesas
Establecer el enlace con el equipo técnico de plan de desarrollo.
Gestionar recursos ante la secretaría de planeación y demás dependencias que se requieran.
Gestionar el punto de contacto para realizar las mesas.
Garantizar la documentación y sistematización de los productos obtenidos en las mesas
FACILITADOR DE MESA
Llevar a cabo las mesa sectorial asignada de acuerdo con los parámetros metodológicos establecidos..
Establecer el enlace con el coordinador general
Realizar las convocatorias de los actores del sector
Establecer y coordinar el equipo de apoyo logístico.
Coordinar la logística en el lugar de realización de las mesas.
Sistematizar la mesa realizada
EQUIPO DE APOYO
Apoyar la ejecución de las mesas sectoriales asignadas
PERSONA DE APOYO LOGISTICO
Alistar el lugar de realización de las mesas
Recoge la asistencia en los registros establecidos
Apoyar el suministro de refrigerios y materiales y recolección de productos
PERSONA DE APOYO AL FACILITADOR
Apoya a los grupos para asegurarse que la metodología se aplique en los grupos y se obtengan los productos deseados..
Hace registros fotográficos de las carteleras y momentos de la reunión.
EXPERTO TECNICO
Presenta los componentes básicos del Sector y resuelve inquietudes técnicas respecto del tema en las mesas
COORDINADOR
GENERAL
FACILITADOR ENCUENTRO SECTORIAL
equipo de apoyo
experto técnico
persona de apoyo logístico
pesona de apoyo al faciltador
Definición de la logística requerida
Definición de cronograma macro de actividades
ACTIVIDAD GENERAL
FEBRERO 2012 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Preparación mesas Convocatoria de actores
Ejecución mesas Sistematización mesas
RECURSO HUMANO
• 1 Coordinador
• 1 lider por mesa sectorial ( participación activa de los secretarios de gobierno y directores de institutos decentralizados)
• 1 equipo de apoyo por mesa ( mínimo 2 personas)
• 1 experto técnico del sector
• 1 Comunicador
RECURSOS FISICOS
• Formatos de diagnóstico
• Carteleras
• Formatos de asistencia
• Mesas
• Sillas
• Marcadores gruesos
• Marcadores delgados
• Lapiceros
• Cinta tesa
• Refrigerios
• Pendones
• Lugar de contacto
RECURSOS TECNOLOGICOS
• Base de datos de actores por sector
• Videobeam
• Extensión de cable
• Portatil
• Amplificador de sonido
• Cámara fotográfica / filmadora
Fase de ejecución en sitio
Una vez se hayan convocado los actores a los puntos de
encuentro y se hayan dispuesto la logística y recursos, se
procede a realizar la mesa sectorial de acuerdo con los 3
momentos definidos a continuación:
MOMENTO ACTIVIDAD DESCRIPCION TIEMPO
INTRODUC-CION
1. Registrar asistencia
A medida que los convocados ingresan al lugar de contacto, la persona de apoyo logístico gestiona el diligenciamiento del registro de asistencia.
30 minutos
2. Dar la bienvenida y presentar al equipo
La cabeza visible del proceso, da la bienvenida y los agradecimientos a los participantes convocados en nombre de la gobernación Así mismo, hace la presentación del facilitador y del equipo de la mesa, explica los alcances del evento, enmarca la actividad en la línea correspondiente al plan de gobierno y motiva la participación
3. Explicar la metodología
El facilitador de mesa explica la metodología general a seguir durante la reunión y acuerda las reglas de juego para el éxito de la reunión, utilizando un cartelera, que haga visible la participación de los convocados.
DESARROLLO
4. Conformar grupos de trabajo
El facilitador junto con la(s) persona(s) de apoyo conforma los grupos de trabajo de máximo 10 personas cada uno (idealmente 7) y los ubica en sus respectivas mesas de trabajo. Cada grupo es asistido por un facilitador o en su defecto se debe nombrar un coordinador quien se encargará de moderar las participaciones y de registrar la información que se vaya obteniendo en cada uno de los momentos del ejercicio.
10 minutos
5. Definir problemas del sector
Conformados los grupos, se explica la metodología que se utilizará para definir los problemas y el tiempo máximo que se tiene. Se reparten los materiales a cada uno (fichas, cartelera y marcadores) y se solicita a los participantes que definan máximo 10 problemas importantes del sector utilizando la técnica de lluvia de ideas. Para ello se reparte a cada participante un máximo de 3 tarjetas de color verde donde deben anotar un problema por tarjeta, teniendo en cuenta que su redacción debe iniciar con un adjetivo (deficiente, falta de, poca, insuficiente, etc) .Las tarjetas deben agruparse de tal manera que permitan identificar
50 minutos
problemáticas comunes que serán escritas en tarjetas de color rosado.
6. Priorizar los problemas
Con los problemas elegidos, cada grupo procede a priorizarlos, para lo cual se reparte la cartelera de priorización en donde se ubican los problemas identificados y la guía de criterios. Se procede a calificar cada problema por consenso criterio por criterio. .Una vez calificados se suman los puntajes obtenidos en cada criterio y se procede a determinar los 3 de mayor puntaje, que serán los 3 problemas priorizados. En caso de que haya puntajes totales iguales en algunos problemas, el grupo decidirá por consenso cuáles deben hacer parte de los 3 que se seguirá trabajando.
20 minutos
7. Caracterizar los problemas priorizados
Con los 3 problemas priorizados se solicita al grupo que los ubiquen en la cartelera de identificación de problemas con caracterización poblacional y que procedan a caracterizar cada uno de acuerdo con los criterios establecidos. Utilizando código de colores (rojo, verde y azul) se procede a diligenciar las casillas correspondientes marcando una X con color que mejor exprese el grado de afectación a los grupos poblacionales, así rojo si es alto, verde si es medio y azul si es bajo.
20 minutos
8. Georeferenciar los problemas priorizados
Una vez caracterizados poblacionalmente los problemas se solicita al grupo que ubique en el mapa que se reparte, los 3 problemas elegidos teniendo en cuenta los municipios donde pueden estar presentándose con mayor frecuencia o afectación. Para ello se utilizan stickers de colores que expresan el grado de criticidad del problema en un determinado municipio: rojo si es alto; amarillo si es medio y verde si es bajo. Al lado de cada sticker se anota el número del problema priorizado al cual se refiere.
20 minutos
9. Establecer alternativas de solución
Una vez se ubican los 3 problemas priorizados en la cartelera de alternativas de solución, los miembros de los grupos establecen por consenso 3 alternativas de solución teniendo en cuenta los criterios enunciados en el anexo. Las alternativas se consignan en las tarjetas amarillas y se procesan en la cartelera de alternativas de solución.
30 minutos
10. Socializar el trabajo
Las carteleras de cada grupo se exhiben para que los grupos observen el trabajo de cada uno. Así mismo, el facilitador de mesa explica que la sistematización definitiva de la mesa será hecha posteriormente por el equipo de la gobernación.
15 minutos
FINALIZACION
11. Recoger registros del trabajo
El equipo de apoyo recoge los instrumentos de diagnóstico que se han diligenciado y los materiales utilizados y verifica que todos los participantes hayan diligenciado la asistencia. 15
minutos
12. Hacer cierre de la reunión
El líder de mesa obtiene retroalimentación sobre el trabajo realizado y termina la reunión agradeciendo la asistencia y la participación de los convocados. El equipo de apoyo ordena y limpia el salón.
NOTAS:
Después del punto 7 se reparte el refrigerio a cada asistente.
Durante el transcurso de la reunión se toman registros fotográficos que documenten las
diferentes actividades.
Durante el transcurso de la reunión la persona de apoyo logístico está pendiente de que
todos los convocados hayan diligenciado el registro de asistencia.
Fase de sistematización de la información
En esta fase se consolida la información obtenida en los
instrumentos de diagnóstico empleados en las mesas de trabajo.
El coordinador general de las mesas sectoriales, junto con el líder
de cada mesa, son los responsables de esta actividad cuyo
producto principal es el listado de problemas caracterizado por
sector priorizado y caracterizado poblacionalmente, junto con
las alternativas de solución a cada problema consolidadas y
priorizadas.
ANEXOS
1. INSTRUMENTO DE DIAGNÓSTICO SECTORIAL.
PRIORIZACION DE PROBLEMAS IDENTIFICADOS
2. INSTRUMENTO DE DIAGNÓSTICO SECTORIAL.
CARACTERIZACION POBLACIONAL DE PROBLEMAS
PRIORIZADOS
3. CRITERIOS PARA LA PRIORIZACION DE PROBLEMAS.
4. MAPA PARA LA GEOREFERENCIACION DE PROBLEMAS.
5. INSTRUMENTO DE DIAGNÓSTICO SECTORIAL.
ALTERNATIVAS DE SOLUCION A LOS PROBLEMAS
PRIORIZADOS.
6. CRITERIOS PARA ESTABLECER LAS ALTERNATIVAS DE
SOLUCION
GOBERNACION DEL QUINDIO
INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO SECTORIAL PRIORIZACION DE PROBLEMAS IDENTIFICADOS
SECRETARIA DE PLANEACION
Y PLANIFICACION
SECTOR_____________________________LUGAR DE REUNION __________________________FECHA________________
PROBLEMAS IDENTIFICADOS
CRITERIOS DE PRIORIZACION PUNTAJE
OBTENIDO Cobertura Gravedad Duración Goberna-
bilidad
GOBERNACION DEL QUINDIO
INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO SECTORIAL UBICACIÓN ESPACIAL DE PROBLEMAS PRIORIZADOS
SECRETARIA DE PLANEACION
Y PLANIFICACION
IMPACTO / AFECTACION
ALTO
MEDIO
BAJO
RANGOS DE EDAD UTILIZADOS EN LA CARACTERIZACION POBLACIONAL
DE PROBLEMAS PRIORIZADOS
GRUPO EDAD RANGOS DE EDAD
Preescolares Menores de 6 años
Escolares De 7 a 11 años
Jóvenes /adolescentes De 12 17 años
Adultos en edad productiva De 15 a 64 años
Tercera edad/ adulto mayor 65 y más años
CRITERIOS PARA ESTABLECER ALTERNATIVAS DE SOLUCION A LOS PROBLEMAS PRIORIZADOS
CRITERIO SIGNIFICADO
ENFOQUE DE CAUSAS La alternativa apunta realmente a solucionar la
causa o causas del problema
PERIODO DE MADURACION
Que los resultados de implementar la alternativa puedan ser visibles en el período de gobierno
CONTINUIDAD / POSTERGACION
Que la alternativa pueda tener continuidad
RECURSOS Que la alternativa sea viable financieramente.
GOBERNACION DEL QUINDIO INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO SECTORIAL
CARACTERIZACION POBLACIONAL DE PROBLEMAS PRIORIZADOS
SECRETARIA DE PLANEACION Y PLANIFICACION
SECTOR:______________________________ PUNTO DE ENCUENTRO.__________________________FECHA DE REALIZACION _______________
Cuáles son los problemas de este SECTOR que merecen atención prioritaria?
Principalmente, a qué grupos de edad están afectando estos problemas y en qué grado ?
A qué grupos con condición especial estarían afectando estos problemas y en qué grado?
<s de 6 años
Escola-res
jóvenes Adultos en
edad productiva
Tercera edad
Discapacidad
Despla-miento
Reinserción/ desmovilización
Comunidad indígena
Afroco-lombianos
Comuni-dad
LGTBi
Grado de afectación: alto medio baja
GOBERNACION DEL QUINDIO INSTRUMENTO DE DIAGNOSTICO SECTORIAL
ALTERNATIVAS DE SOLUCION SECRETARIA DE PLANEACION
Y PLANIFICACION
SECTOR:______________________________ PUNTO DE ENCUENTRO.__________________________FECHA DE REALIZACION _______________
PROBLEMA PRIORIZADO 1 PROBLEMA PRIORIZADO 2 PROBLEMA PRIORIZADO 3
Alternativa de solución
Alternativa de solución Alternativa de solución
CRITERIOS PARA PRIORIZACIÓN DE PROBLEMAS IDENTIFICADOS
CRITERIO PREGUNTA QUE BUSCA RESPONDER ALTERNATIVAS DE CALIFICACION Puntaje
COBERTURA DEL PROBLEMA
Cuánta población está siendo afectada por el problema?
LA MAYORIA DE LA POBLACION 3
APROXIMADAMENTE LA MITAD DE LA POBLACION
2
MENOS DE LA MITAD DE LA POBLACION
1
DURACION DEL PROBLEMA
Cuánto tiempo lleva el problema en el territorio?
Más de 5 años 3
Entre 3 y 5 años 2
Menos de 3 años 1
GRAVEDAD DEL PROBLEMA
Cuál es el grado de afectación del problema sobre los actores involucrados?
ALTO 3
MEDIO 2
BAJO 1
VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PROBLEMA
Comparado con otros, qué tan importante es para departamento / municipio resolver este problema?
El problema es más importante que todos los demás problemas
3
El problema es más importante que algunos problemas
2
Hay muchos otros problemas que se deben resolver primero
1