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Proyecto:

“PROGRAMA INTEGRAL DE MEJORAMIENTO CONTINUO DE LAS COMPETENCIAS

Y CAPACIDADES PROFESIONALES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL CONTROL FISCAL MEDIANTE LA FORMACIÓN, LA ASISTENCIA TÉCNICA Y

OTRAS ACTIVIDADES DE DESARROLLO”

Guía Metodológica:

GUÍA METODOLÓGICA DE CONTABILIDAD PÚBLICA

Documento elaborado por:

Oficina de Estudios Especiales y Apoyo Técnico

Con el apoyo técnico de:

Doctor JAIME ENRIQUE ARREGOCÉS MONTERO

JAIME RAÚL ARDILA BARRERA Auditor General de la República

Dirección del Proyecto:

FREDY CÉSPEDES VILLA Director Oficina de Estudios Especiales y Apoyo Técnico

Bogotá D.C., Junio de 2013

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ÍNDICE GENERAL

Presentación……………………………………………………………… 6 Capítulo I

MARCO NORMATIVO DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA EN COLOMBIA

1.1 Marco constitucional…………………………………………………… 10 1.2 Marco legal y reglamentario………………………………………….. 12 1.3 Análisis jurisprudencial………………………………………………... 20 1.3.1 Corte Constitucional……………………………………………….. 20 1.3.2 Consejo de Estado…………………………………………………. 22

Capítulo II

CARACTERIZACIÓN DEL SISTEMA CONTABILIDAD PÚBLICA

2.1 Concepto de Contabilidad Pública …………………………………… 24 2.2 Objetivos de la Contabilidad Pública ………………………………… 25 2.3 Régimen de Contabilidad Pública …………………………………… 30 2.4 Plan General de Contabilidad Pública-PGC………………………… 31 2.4.1 Marco Conceptual …………………………………………………… 31 2.4.1.1 Sistema Nacional de Contabilidad Pública-SNCP …………….. 32 2.4.1.2 Entidad Contable Pública ………………………………………… 33 2.4.1.3 Usuarios de la Información Contable Pública …………………. 33 2.4.1.4 Características cualitativas de la Información Contable Pública 35 2.4.1.5 Principios de Contabilidad Pública ……………………………… 36 2.4.1.5.1 Gestión Continuada…………………………………………….. 37 2.4.1.5.2 Registro…………………………………………………………… 37 2.4.1.5.3 Devengado o Causación……………………………………….. 37 2.4.1.5.4 Asociación……………………………………………………….. 37 2.4.1.5.5 Medición………………………………………………………….. 37 2.4.1.5.6 Prudencia………………………………………………………… 38 2.4.1.5.7 Periodo Contable………………………………………………… 38 2.4.1.5.8 Revelación……………………………………………………….. 38 2.4.1.5.9 No compensación……………………………………………….. 38 2.4.1.5.10 Hechos posteriores al cierre………………………………….. 39

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2.4.1.6 Normalización y regulación Contable Pública………………….. 39 2.4.1.7 Normas Técnicas de Contabilidad Pública…………………………….. 40 2.4.1.7.1 Normas Técnicas relativas a las etapas de reconocimiento y

Revelación de los hechos financieros, económicos, sociales y Ambientales……………………………………………………………. 41

2.4.1.7.2 Normas Técnica relativas a los soportes, comprobantes y libros de Contabilidad…………………………………………………………….. 41

2.4.1.7.3 Normas Técnicas relativas a los Estados, Informes y Reportes Contables ………………………………………………………………. 41

2.4.1.7.4 Normas Técnicas relativas a los hechos posteriores al cierre……. 41 2.4.1.8 Proceso Contable…………………………………………………………. 41

Capítulo III

ESTRUCTURA DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA 3.1 Catálogo General de Cuentas-CGC ………………………………………… 44 3.1.1 Estructura y descripción de las Clases y Grupos ………………………. 44 3.1.1.1 Clases………………………………………………………………………. 44 3.1.1.2 Grupos……………………………………………………………………… 45 3.1. 2 Descripción de las Clases y Grupos……………………………………… 47 3.1.2.1 Activo ……………………………………………………………………… 47 3.1.2.1.1 Efectivos…………………………………………………………………. 48 3.1.2.1.2 Inversiones e Instrumentos Derivados……………………………….. 49 3.1.2.1.3 Rentas por Cobrar………………………………………………………. 51 3.1.2.1.4 Deudores…………………………………………………………………. 53 3.1.2.1.5 Inventarios……………………………………………………………….. 54 3.1.2.1.6 Propiedades, Planta y Equipo…………………………………………. 56 3.1.2.1.7 Bienes de Beneficio y Uso Público e Históricos y Culturales………. 59 3.1.2.1.8 Recursos Naturales no Renovables…………………………………… 61 3.1.2.1.9 Otros Activos……………………………………………………………… 62 3.1.2.2 Pasivo ………………………………………………………………………. 63 3.1.2.2.2Operaciones de Crédito Público………………………………………… 64 3.1.2.1.3 Operaciones de Financiamiento……………………………………….. 65 3.1.2.1.4 Cuentas por Pagar………………………………………………………. 67 3.1.2.1.5 Obligaciones Laborales y de Seguridad Social………………………. 67 3.1.2.1.6 Otros Bonos y Títulos Emitidos………………………………………… 68 3.1.2.1.7 Pasivos Estimados………………………………………………………. 68 3.1.2.1.9 Otros Pasivos……………………………………………………………. 69 3.1.2.3 Patrimonio………………………………………………………………….. 69

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3.1.2.3.1 Hacienda Pública ……………………………………………………….. 71 3.1.2.3.2.Patrimonio Institucional ………………………………………………… 72 3.1.2.4 Ingresos…………………………………………………………………….. 73 3.1.2.5 Gastos………………………………………………………………………. 75 3.1.2.6 Costo de Ventas y Operación…………………………………………….. 77 3.1.2.7 Costos de Producción…………………………………………………….. 78 3.1.2.8 Cuentas de Orden Deudoras…………………………………………….. 80 3.1.2.9 Cuentas de Orden Acreedoras…………………………………………… 81

Capítulo IV

ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES

4.1 Soportes, comprobantes y libros de Contabilidad Pública………………… 84 4.1.1 Documentos soporte de la Contabilidad Pública………………………… 84 4.1.2 Comprobantes de Contabilidad……………………………………………. 86 4.1.3 Libros de Contabilidad………………………………………………………. 87 4.1.4 Estados, informes y reportes de Contabilidad……………………………. 89 4.1.4.1 Estados Contables Básicos………………………………………………. 90 4.1.4.1.1 Balance General…………………………………………………………. 91 4.1.4.1. 2 Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental….. 91 4.1.4.1.3 Estado de Cambios en el Patrimonio…………………………………. 92 4.1.4.1. 4 Estado de Flujo de Efectivo……………………………………………. 92 4.1.4.1. 5 Notas a los Estados Contables Básicos……………………………… 92 4.1.4.2 Estados Contables Consolidados………………………………………… 93 4.1.4.3 Informes Contables Específicos………………………………………….. 94 4.1.4.4 Informes Contables Complementarios…………………………………… 94 4.1.4.4.1 Informe de Operaciones Efectivas……………………………………… 95 4.1.4.4.2 Informe de Ahorro, Inversión y Financiamiento………………………. 95 4.1.4.4.3 Informe de Fuentes y Usos de Ingresos………………………………. 95 4.1.4.4.1 Informe de Variación Patrimonial………………………………………. 95 4.2 Otros sistemas de reporte de información contable……………………….. 95 4.2.1 Consolidador de Hacienda e Información Contable Pública-CHIP……… 95 4.2.1.1 Objetivo del CHIP…………………………………………………………… 96 4.2.1.2 Usuarios del CHIP………………………………………………………….. 96 4.2.1.3 Funcionarios responsables de la información contable pública……….. 97 4.2.2 Formulario Único Territorial-FUT…………………………………………….. 97

Capítulo V

METODOLOGÍA TÉCNICA PARA LA AUDITORIA A LA CONTABILIDAD PÚBLICA

5.1 Conceptualización de la Metodología…………………………………………. 99 5.2 Del concepto de Auditoría………………………………………………………. 99

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5.3 Sistema de Control Financiero…………………………………………………. 99 5.4 La Contabilidad Pública dentro del proceso de Auditoría Financiera……… 100 5.4.1 Evaluación del riesgo………………………………………………………….. 100 5.4.2 Evaluación del Sistema de Control Interno o mecanismos de Control…… 101 5.4.3 Programa de Auditoría a la Contabilidad Pública………………………….. 102 5.4.3.1 Auditoria de Activos…………………………………………………………. 103 5.4.3.1.1 Efectivo……………………………………………………………………… 103 5.4.3.1.2 Inversiones…………………………………………………………………. 107 5.4.3.1.3 Rentas por Cobrar…………………………………………………………. 112 5.4.3.1.4 Deudores……………………………………………………………………. 115 5.4.3.1.5 Inventarios………………………………………………………………….. 119 5.4.3.1.6 Propiedades, Planta y Equipos…………………………………………… 123 5.4.3.1.7 Bienes de Beneficio y Uso Público e Históricos y Culturales…………. 129 5.4.3.1.8 Recursos Naturales no Renovables……………………………………… 134 5.4.3.1.9 Otros Activos……………………………………………………………….. 142 5.4.3.2 Auditoría de Pasivos…………………………………………………………. 148 5.4.3.2.1 Operaciones de Crédito Público………………………………………….. 148 5.4.3.2.2 Cuentas por Pagar…………………………………………………………. 152 5.4.3.2.3 Obligaciones Laborales y de Seguridad Social Integral……………….. 157 5.4.3.2.4 Otros Bonos y Títulos Emitidos…………………………………………… 161 5.4.3.2.5 Pasivos Estimados…………………………………………………………. 164 5.4.3.2.6 Otros Pasivos………………………………………………………………. 166 5.4.3.3 Auditoría al Patrimonio……………………………………………………… 169 5.4.3.3.1 Hacienda Pública…………………………………………………………… 169 5.4.3.3.2 Patrimonio Institucional…………………………………………………… 171 5.4.3.4 Auditoría de Ingresos………………………………………………………… 175 5.4.3.5 Auditoría de Gastos………………………………………………………….. 176 5.4.3.6 Auditoría de Cuentas de Orden Deudoras………………………………… 178 5.4.3.7 Auditoría de Cuentas de Orden Acreedoras………………………………. 179

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PRESENTACIÓN

La Contabilidad Pública ha estado muy ligada a la vida institucional de las Contralorías en Colombia, no sólo por constituir probablemente la principal herramienta para el ejercicio del control fiscal, sino que desde su institucionalización le quedaron asignadas competencias en materia de prescripción contable al máximo órgano de control fiscal. Pero también se colige de lo que históricamente nos ha legado el proceso evolutivo de las organizaciones instauradas por el Estado para velar por el buen uso de los recursos públicos. El control de los fondos y bienes del Estado colombiano ha tenido básicamente tres etapas, la primera se inicia en 1812 con la Constitución de Antioquia en la cual su creó el “Tribunal de Cuentas Superior de Hacienda”, cuyo ejercicio fue fijado en cabeza de la Contaduría General, trasladado ese mismo año al poder legislativo. Con una vigencia de casi 111 años, esta fase concluyó en 1923. El incipiente control al fisco se desarrolla en forma general y posterior, y va imprimiendo cada vez mayor rigidez, hasta el punto que en 1819 el General Santander expide la “Ley principal contra los empleados de Hacienda”, con la cual no sólo se crea la Contraloría de Hacienda, sino que se sanciona con la pena de muerte la malversación de fondos públicos1. En su desarrollo estructural se crea en 1821, la Contaduría General de la Hacienda con fines específicamente fiscales, la cual no tuvo vida práctica, en razón a que tan sólo tres (3) años después fue reemplazada por una “Junta de expertos en Hacienda Pública”. El control fiscal siguió funcionando gracias a una serie de modificaciones y reglamentaciones que le permitían mantener su vigencia, pero sin una cabeza principal visible hasta 1847, año en que se introducen en nuestro país las ideas políticas y económicas imperantes en Europa. En 1873 se compendia en la Ley 106 sobre Código Fiscal de los Estado Unidos de Colombia, toda la reglamentación existente en materia económica y fiscal, y, más tarde, en 1898 la junta de expertos es reemplazada por una “Corte de Cuentas”, que bajo diferentes denominaciones logró sobrevivir hasta 1923. La segunda etapa está directamente relacionada con la llegada al país de la misión Kemmerer a comienzos de 1923. Por recomendación de dicha misión se creó el Banco de la República y se expidió la Ley 42 de 1923 ¨Sobre la organización de la contabilidad nacional y creación del Departamento de Contraloría¨, con lo cual cambia radicalmente la estructura, organización y función del control fiscal. No obstante, el hecho de depender del ejecutivo, a quien correspondía a su vez fiscalizar, evidenciaron algunas fallas que para corregirlas fue preciso contratar una nueva misión, cuyos

1 “El empleado de la hacienda nacional a quien se le justifique sumariamente fraude o malversación de los intereses públicos o resultare

alcanzado, se le aplicará irremediablemente la pena de muerte, sin necesidad de formar más proceso que el informe de los tribunales”

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ajustes quedaron consignados en el Decreto-Ley 911 de 1932, en especial la elección del Contralor para un periodo de dos años por la Cámara de Representantes. Durante el periodo comprendido entre 1923 y 1991, el sistema de control fiscal sufre una serie de reformas, sin implicaciones relevantes respecto a la estructura inicial establecida en la Ley 42. Dentro del marco normativo elaborado para su reforma, vale la pena mencionar, además del citado Decreto 911 de 1932, la reforma Constitucional de 1945, con la cual se elevó a rango constitucional la “Contraloría General de la República” (CGR), y se define como una “Oficina de contabilidad y vigilancia fiscal”; la Ley 58 de 1946, que da a la Contraloría funciones de contabilidad y registro presupuestal; la Ley 151 de 1959 que asigna a la Contraloría la vigilancia de las empresas y establecimientos públicos descentralizados; la Ley 20 de 1975, sobre moralización de la administración pública, que a su vez establece claramente la diferencia entre el control fiscal y el administrativo; el Decreto 150 de 1976 o Estatuto Contractual vigente para ese entonces, y decretos posteriores que complementan la estructura, organización y competencia de la CGR. Los esfuerzos realizados hasta ese momento para contar con mejores herramientas en el control del tesoro público no arrojaron los efectos deseados. Por una parte, las contralorías en su ejercicio se constituyeron en captadoras de errores de la administración, donde se limitaban a una revisión numérico-legal de todas las actuaciones administrativas, lo que poco aportaba al mejoramiento de la gestión; tampoco permitía el establecimiento de una cultura de autocontrol por parte de la administración. En esencia, el control fiscal se ejercía bajo la modalidad de tres etapas integradas: previo, perceptivo y posterior. Vale entonces señalar, que el esquema de control fiscal hasta aquí establecido estaba orientado a una gestión administrativa supeditada al control de las contralorías, ya que estas podían actuar antes, durante y después de las actuaciones administrativas, con las consecuentes engorrosas tramitologías que alimentaban la corrupción tanto en la administración como en el órgano de control. Los hechos van más allá, la etapa de que nos ocupamos es cercana al siglo XXI, con una administración pública lejos de la planificación, actuando a instancias de lo que el órgano de control le establecía, sin procesos y procedimientos establecidos, con la responsabilidad del manejo fiscal institucional radicado en los denominados empleados de manejo, que por definición eran todos aquellos que manejaban fondos y bienes públicos, lo cual sustraía a los representantes legales u ordenadores del gasto de la responsabilidad de rendir cuentas, y su consecuente responsabilidad por la interposición de un denominado ¨recurso de insistencia¨2 cuando el empleado de manejo se oponía a ejecutar una orden considerada ilegal o fraudulenta. La caracterización del control de la gestión fiscal durante esta etapa de la vida institucional del Estado colombiano no es destacable per se, pues lo significativo fue el

2 El recurso de insistencia lo reglamentaban las Contralorías, debía presentarse por escrito y quien lo interponía debía constituir póliza de manejo

que amparara la operación, en caso de ser glosada. La interposición liberaba de responsabilidad al empleado de manejo (tesorero, pagador o

almacenista) y si era del caso, el juicio fiscal se seguía contra quien insistía.

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letargo durante siete décadas de coadministración, donde el acatamiento de las disposiciones de las contralorías dificultaron el montaje y desarrollo de una estructura contable-financiera en las instituciones públicas, al priorizarse la rendición de cuentas de manera individual y relegarse la generación de información financiera consolidada de las instituciones públicas. Resultado de estas falencias, el Estado colombiano no podía conocer cuál era su patrimonio, la cuantía de sus activos y pasivos, y escasamente existían algunos datos estadísticos que acopiaba la Contraloría General de la República-CGR, respecto al sector central nacional, con gran incertidumbre sobre su confiabilidad. Es de destacar que a la función contable se le otorgó tanta importancia como la creación misma del Departamento de Contraloría en 1923, para que desde ese momento el órgano de control quedara encargado de ¨llevarla¨ y ¨prescribirla¨, situación que tuvo especial impacto en el marco de las finanzas del Estado durante el transcurso de este mismo periodo, ya que ello implicó la responsabilidad de gestionarla y también controlarla, incompatibilidad que motivó uno de los elementos substanciales para aprovechar el momento coyuntural y proponer la redefinición de competencias y responsabilidades en esta materia. Con nutridos antecedentes y la ansiedad de brindarle al país un nuevo modelo de control fiscal que contrarrestara la ineficiente gestión pública y la galopante corrupción, se desarrolló la Asamblea Nacional Constituyente y con ello la promulgación de la Nueva Carta Constitucional de 1991, dando así, inicio a la tercera etapa del control fiscal en nuestro país. En efecto, la Carta Política de 1991 trajo nuevos lineamientos relacionados con la labor contable del sector público colombiano, en su Artículo 354 creó la figura del Contador General de la Nación y con ello relevó una labor que desde su creación venía ejerciendo la CGR. Sin embargo, algunas otras tareas de los órganos de control fiscal se vieron fortalecidas; tal es el caso de la auditoria del balance, que al tenor de la misma Constitución deben realizar con el fin de emitir un dictamen u opinión sobre la razonabilidad de las cifras reflejadas en los Estados Contables consolidados presentados por el correspondiente Contador General, concretando así la verdadera función de las Contralorías respecto a los resultados contables generados por los sujetos de control. Este documento ha sido realizado por la Auditoría General de la República-AGR dentro del marco del Plan Estratégico “Control Fiscal con Pedagogia Social”, visualizado como uno de sus objetivos estratégicos, tendiente a lograr la modernización de los instrumentos del Control Fiscal en todos su órdenes y niveles estatales. Por ello, está convencida de estar interpretando la necesidad latente de brindarle a los funcionarios encargados del proceso auditor, una de las principales herramientas para poder ejercer un mejor control y seguimiento sobre el sistema de información contable y sus resultados, y en esa medida, un mejor y más efectivo seguimiento sobre las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales realizadas por los sujetos de control fiscal, a quienes se les ha encomendado la gestión del patrimonio público.

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El emprendimiento de la AGR, no solo para el ejercicio de un mejor control fiscal, sino además, para encontrar permanente disposición por parte delos gestores estatales, de generar información contable confiable, cierta, verificable y oportuna, especialmente, han quedado en esta ocasión plasmados en la presente Guia, la cual contiene cinco Capítulos a través de los cuales, con la asesoría de expertos en el tema contable público, hemos dejado contenido a criterio, los principales elementos temáticos que debe comprender un propósito de eseñanza-aprendizaje del instrumento contable, esencial en todo tipo de organización; elaborada además, con fines de virtualización a través de la Plataforma Virtual institucional. En un primer Capitulo hemos incluido el Marco Normativo relacionado con la Contabilidad Pública en nuestro país, partiendo de los principales contenidos que la Constitución de 1991 incluyó, renovó y reafirmó en esta materia. También el desarrollo legislativo contenido en un marco legal y reglamentario, que define las actuales competencias en materia de ordenamiento, gestión y control contable, complementado con importantes elementos jurisprudenciales emitidos por los principales Tribunales en materia Constitucional y Contencioso Administrativo, que han permitido dirimir los conflictos en materia de competencias de prescripción contable pública. En el segundo Capítulo señalamos los aspectos relevantes que caracterizan el Sistema de Contabilidad Pública colombiano, incluyendo conceptos, objetivos de nuestro régimen contable público y el contenido del denominado Plan General de Contabilidad Pública-PGCP y las Normás Técnicas expedidas por el Contador General, como nuevo rector de la Contabilidad Pública en Colombia. Dejamos en un capítulo tercero la estructura de la Contabilidad Pública actualmente aplicada en nuestro país, bajo los parámetros establecido en el PGCP, que tipifica un esquema metodológico para la configuración de estructuras analíticas de registro de todos los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales de todo tipo de entidad contable pública. Con un Capítulo cuarto le indicamos a nuestros auditores y gestores contables, los estados, informes y reportes contables más importantes que deben ser generados por la administración, lo cual caracteriza uno de los principales objetivos del proceso contable y que da origen a soportes substanciales para el ejercicio de controles tanto internos y externos, y que en esencia muestran lo que sucede de manera cronológica y secuencial en la entidad contable pública. Finalmente, en un quinto capítulo hemos incluido una metodológia sobre lo que a criterio consideramos debe ser una auditoría a la contabilidad pública, ya que hemos comprobado esta es un área poco observada en procesos auditores, de ahí su ámplia problemática. Aún así, estamos convencidos de que no contiene todos los elementos de rigor, pues de hecho la contabilidad está inmersa dentro del proceso de auditoría financiera, pero sabedores de que el proceso de capacitación virtual aportará elementos complementarios para hacer de este instrumento de ayuda para una meojor labor institucional.

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CAPITULO I

MARCO JURÍDICO DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA EN COLOMBIA 1.1. Marco Constitucional El tema contable del sector público fue fortalecido en la Constitución Política de 1991, y con ello se dio muestras de querer recuperar para el Estado esta importante herramienta para la buena gestión de los bienes públicos. Son muchos los artículos que de manera directa y transversal tocan el tema contable, pues hay que considerar que la contabilidad es un tema suficientemente amplio en razón a su función es fundamental es el registro de todas las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales que ocurren, en este caso, en todas las entidades estatales, y se extiende hasta los particulares que manejan recursos públicos. Artículo 178 En este artículo de la Carta Política consagra dentro de las atribuciones especiales de la Cámara de Representantes, la de “Examinar y fenecer”, la cuenta general del presupuesto y del Tesoro que anualmente le debe presentar el Contralor General de la República. Lo esencial es que, en su reglamentación a través de la Ley 5 de 1992 y Ley 42 de 1993, se incluye dentro del contenido de la denominada “Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro”, además de la información presupuestal y de deuda pública, los resultados contables, enmarcado en el concepto de herramientas de apoyo al ejercicio del control político sobre la administración. Artículo 267 El marco constitucional señala en su artículo 267, que el control fiscal es una “función pública” ejercida por la CGR, organismo encargado de ejercer vigilancia sobre la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación, lo cual incluye el ejercicio de un control financiero. Artículo 268 De otra parte, el artículo constitucional 268, referido a las atribuciones del Contralor General de la República, además de señalarle la función de presentar la Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro, le atribuye la de certificar el Balance de la Hacienda que el Contador General presenta al Congreso de la República. Como veremos más adelante, las atribuciones antes señaladas no se caracterizaron por su claridad, pues hubo necesidad, mediante los actos reglamentarios correspondientes, hacer claridad en el sentido de que, por Balance de la Hacienda se entiende el Balance

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General, pues el concepto utilizado obedecía a una terminología utilizada hasta entonces, que descomponía el Balance de la Nación en dos balances, el Balance del Tesoro y el Balance de la Hacienda, estructura que estaba asociada al mecanismo de rendición de cuentas por parte de los denominados empleados de manejo a las Contralorías hasta el momento de entrada en vigencia la Carta Política de 1991. Artículo 354 La expresión más significativa en materia contable lo contiene la Constitución política en su Artículo 354. Mediante este artículo se creó la figura del contador general, funcionario de la rama ejecutiva, encargado de llevar la contabilidad general de la Nación y consolidarla con el resto de entidades estatales, haciendo excepción a la contabilidad referente a la ejecución del presupuesto, competencia atribuida a la CGR. Con la nueva Carta Constitucional, las funciones del rector de la Contabilidad Pública se concretaron en: uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general y dictar las normas contables para el sector público colombiano. El artículo en comento, en su Parágrafo único, señaló la verdadera competencia de la CGR en esta materia, cual es la de auditar el Balance que le presente el Contador, para su posterior presentación por parte del Gobierno al Congreso de la República, para su conocimiento y análisis. De esta manera, con la reforma constitucional se releva una función que desde su creación mediante la Ley 42 de 1923 venía ejerciendo la Contraloría General de la República y al mismo tenor crea la figura del Contador General, con las funciones ya señaladas.

La nueva Carta Política erige la contabilidad pública como instrumento de información fundamental para permitir el ejercicio y control de las actuaciones de los administradores públicos en el plano financiero, económico, social y ambiental. En las

1923

Contabilidad llevada por la CGR

1991

Contabilidad llevada por Contador General

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atribuciones asociadas a la práctica de auditoría gubernamental con enfoque integral conserva para las Contralorías el componente implícito de la auditoría financiera y de otra parte la atribución constitucional de auditar el Balance General que le presente el Contador General, para su posterior presentación ante la Corporación de Elección Popular (Congreso, Asamblea o Concejo), lo que constituye los principales nexos entre el desarrollo del sistema contable público y el ejercicio del control de la gestión fiscal. Tenemos entonces que con la promulgación constitucional se inicia una nueva era en materia de contabilidad pública en Colombia. Se consideraba inadmisible en el seno de la Asamblea Nacional Constituyente, que en el país, y especialmente en los niveles territoriales, las instituciones públicas no llevaran contabilidad. A través del texto constitucional se advierte la asignación de responsabilidades en materia contable. Particularmente en el Título XII, referente al Régimen Económico y de la Hacienda Pública, se deduce el alcance y responsabilidad financiera y social imputable a la contabilidad pública en materia de los recursos que debe identificar, medir, controlar e informar y las responsabilidades de los agentes involucrados. Esto implica la existencia de una información que permita alcanzar objetivos determinados como herramienta e instrumento para el control, la evaluación de la gestión y la toma de decisiones. Adicionalmente, también se advierte con la nueva Carta Política, que el patrimonio del público no sólo lo conforman los tradicionales recursos fiscales provenientes de impuestos y demás contribuciones, sino también todo el acervo de bienes fiscales, recursos naturales renovables e irrenovables existentes en todo el territorio, los sometidos al uso o dominio público y otros imprescriptibles e inalienables, aunque de difícil cuantificación. No hay duda que para deducir responsabilidad en cuanto al manejo y control de los recursos públicos, se requiere información contable especialmente confiable y oportuna, que permita valorar y controlar, en cualquier momento, las actuaciones de los administradores públicos en lo financiero, económico, social y ambiental. Un aspecto controvertido, pero en fin constitucional, se deriva de la atribución a las contralorías de “llevar la contabilidad relacionada con la ejecución del presupuesto”, que como hemos señalado respecto a la contabilidad financiera-patrimonial, constituye una función de las administraciones públicas. Debido a las confusiones en esta materia, las Contralorías no le han dado el desarrollo pleno que tal atribución merece, pero para observarlo en contexto lo trataremos en capítulo posterior. 1.2 Marco legal y reglamentario Desde la promulgación de la Constitución Política de 1991 hasta la fecha, se han dictado en el país un número significativo de leyes, decretos, jurisprudencia por parte de la Corte Constitucional y el Consejo de Estado, resoluciones, doctrina y conceptos

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por parte de la Contaduría General de la Nación, de lo cual nos ocuparemos a continuación: Ley 298 de 1996 Con la expedición de la Ley 298 de 1996, el Congreso de la República le da desarrollo legislativo al artículo 354 de la Carta Constitucional, cinco años después de su promulgación, lo que de alguna manera da evidencias de la poca importancia que le otorgan los órganos ejecutivo y legislativo al tema contable público. La referida Ley contiene, los siguientes aspectos: a. Crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial

adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

b. Señala la competencia del Presidente de la República de nombrar al Contador General y los requisitos que debe reunir dicho funcionario.

c. Define las funciones del Contador General y de la Contaduría General de la Nación.

d. Señala en qué consiste el Sistema Nacional de Contabilidad Pública. e. Indica que comprende la Contabilidad Pública, que además de la Contabilidad

General de la Nación, incluye la de las entidades u organismos descentralizados, territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan y la de cualquier otra entidad que maneje o administre recursos públicos y sólo en lo relacionado con éstos

Ley 5 de 1992

Mediante esta norma se expide el Reglamento del Congreso; el Senado y la Cámara de Representantes". Anteriormente nos habíamos referido a las atribuciones especiales de la Cámara de Representes de “examinar y fenecer la Cuenta General del Presupuesto y el Tesoro” que le presenta el Contador General. Pues bien, para el cumplimiento específicamente de esta función a esta célula legislativa, existe la Comisión Legal de Cuentas, encargada de examinar y posteriormente proponer a la plenaria de la Cámara el fenecimiento de la cuenta general del presupuesto y del tesoro que previamente le haya presentado el Contralor General de la República. El mayor contenido de dicha cuenta es de carácter presupuestal, ya que debe mostrarse resúmenes y anexos de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, incluidas las modificaciones, los saldos no ejecutados, las reservas presupuestales y

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cuentas por pagar constituidas al cierre del correspondiente ejercicio fiscal, el estado de la deuda pública y el consiguiente resultado presupuestal (superávit o déficit). La norma en comento señala dentro del contenido de la referida cuenta general, la presentación del Balance de la Nación, aspecto no muy comprensible, si se tiene en cuenta que esta competencia ya fue relevada de la CGR. El hecho es que existe un aspecto contradictorio, mientras la Ley 5 hace referencia al Balance de la Nación, la Ley 42 de 1993 se refiere a las cuentas que conforman el Tesoro, lo que tradicionalmente estaba constituido por los saldos de las cuentas del activo y pasivo corriente. Han transcurrido veintidós años desde la promulgación de la última de nuestras Cartas Constitucionales, a la cual se le han realizado muchas reformas y enmiendas, más sin embargo, como podemos apreciar en esta materia han venido observándose imprecisiones que repercuten al expedir las respectivas leyes, sin que se hayan desarrollado verdaderas iniciativas para realizar las correcciones de rigor.

Vale comentar que la Comisión Legal de Cuentas fue creada hace treinta y ocho año3, durante los cuales a partir de 1991, aproximadamente, ha desplegado en forma dinámica su funcionalidad, de tal manera que desde entonces, en forma recurrente decide proponer no fenecer4 la Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro, expresando con ello la no conformidad de las cifras que le presenta el Contralor General respecto a los resultados en materia presupuestal, financiero y estadístico, de las finanzas de la Nación.

Ley 42 de 1993

“Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen”. Hemos comentado el relevo de competencias que en materia contable trajo consigo la promulgación de una nueva Constitución Política, lo que para las Contralorías no significó precisamente pérdida de competencias, ya que el nuevo marco normativo les permitió concretar su función en esta materia y afianzar el ejercicio del control de la gestión fiscal, acompañada de nuevos principios y sistemas de control fiscal.

3 Ley 20 de 1975, Artículo 50. “En desarrollo del numeral 3º. del artículo 102 de la Constitución Nacional,

créase en la Cámara de Representantes una Comisión Legal de Cuentas de carácter permanente, encargada y de examinar y proponer a consideración de la Cámara el fenecimiento de la cuenta general del presupuesto y del Tesoro que le presente el Contralor General de la República…”.

4 El término fenecer, desde el punto de vista semántico ha sido muy controvertido, asociado a las funciones del

control fiscal, ya que en esencia significa es terminar, concluir, morir, finiquitar, pero que sin embargo se ha tomado para expresar una conformidad, y en caso contrario, no fenecer, para expresar una no conformidad.

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Precisamente, la Ley Orgánica del control fiscal en su Artículo 9, señala como uno de los sistemas para el ejercicio del control fiscal, el Control Financiero, definido en el Artículo 10 de la misma Ley como el referido al examen realizado con base en normas de auditoría de general aceptación, con el fin de establecer si los resultados financieros de las entidades contables públicas reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones. También con el fin de comprobar que en su elaboración y en las transacciones que los originaron se dio cumplimiento a las normas y principios prescritos, en este caso por el Contador General de la Nación, con lo cual se desarrolla control de legalidad contemplado en el Artículo 11 de la misma Ley. Otro de los sistemas de control fiscal inherentes a la contabilidad tiene que ver con la revisión de cuentas contemplada en el Artículo 14 de la referida Ley, ya que uno de los aspectos a evaluar son las operaciones financieras y contables realizadas por los responsables del erario. A través del Artículo 15, esta Ley señala dentro del contenido de la cuenta, los soportes operacionales de tipo legal, técnico, financiero y contables. Un elemento conceptual muy importante dentro de las finanzas públicas fue señalado en el Artículo 35, respecto a la hacienda nacional, considerada como “el conjunto de derechos, recursos y bienes de propiedad de la Nación”, concepto que comprende: el tesoro nacional y los bienes fiscales. Estos dos conceptos han venido perdiendo vigencia en el manejo de las finanzas públicas, pocos tratadistas contemporáneos lo utilizan, pero de hecho marcaron elementos conceptuales muy asociados a la contabilidad, pues ya comentamos como antes de la Carta Política de 1991, los Balances Generales del sector público comprendían: el Balance del Tesoro (referente a las operaciones corrientes o realizadas durante la vigencia) y el Balance de la Hacienda (operaciones de largo plazo o a más de un año e incluía las operaciones por el manejo de bienes fiscales). El Artículo 36 hace referencia a la contabilidad de la ejecución del presupuesto, contemplada en el Artículo 354 de la Constitución Nacional, cuya competencia le fue atribuida a la CGR, en razón de lo cual dicho organismo debe registrar la ejecución de ingresos y gastos, teniendo en cuenta los reconocimientos, recaudos, ordenaciones de gastos y pagos. De otra parte hace señalamientos respecto a la cuenta del tesoro, que entre otros factores debe incluir: “la totalidad de los saldos, flujos y movimientos del efectivo, de los derechos y obligaciones corrientes y de los ingresos y gastos devengados como consecuencia de la ejecución presupuestal”. Los dos componentes informativos anteriores, veintidós años después de haberse incluido en el contenido constitucional y veinte de haberse reglamentado los elementos conceptuales y de competencia continúan generando incertidumbre respecto a que se buscaba en tales contenidos.

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De una parte, la contabilidad de la ejecución del presupuesto fue una atribución que tomó de manera desprevenida a la CGR, y podemos afirmar que nunca se le ha dado un desarrollo acorde con el mandato constitucional, debido a lo cual la Contaduría General desde su creación consideró tener esta competencia, motivo por el cual incluyó las Cuentas Cero dentro del Plan General de Contabilidad Pública. En lo que respecta a la cuenta del tesoro, no es comprensible que a la CGR le hayan dejado el manejo de parte de la contabilidad de la Nación, y solo para el cumplimiento formal se presenta en la cuenta general del presupuesto y del tesoro de manera convencional, interpretándola como operaciones realizadas por la Dirección del Tesoro nacional. La competencia de la CGR en materia presupuestal se extiende a nivel de todo el sector público, bajo la denominación de Presupuesto General del Sector Público, definido en el Artículo 37 de la Ley 42 de 1993. En forma similar a las atribuciones del Contador General, a la CGR se le señalaron funciones de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad de la ejecución presupuestar del todo el sector público y también desarrollar el aspecto normativo y nomenclatura para su debido cumplimiento, lo cual ha ocasionado algunas confusiones al tratar de evitar colisión de competencias, que han estado atenuadas por la idea de compartir operativamente la información generada a través de la plataforma informática SIIF5. Con el Artículo 38, se desarrolla lo relacionado con la atribución del Contralor General de la República de presentar a consideración de la Cámara de Representantes para su examen y fenecimiento, la denominada cuenta general del presupuesto y del tesoro correspondiente a cada ejercicio fiscal, indicando los elementos fundamentales que la misma debe contener, incluida una opinión sobre su razonabilidad, lo que implica la necesidad de practicarle una auditoría. El Artículo 39 hace referencia a los elementos que debe contener la referida cuenta general del presupuesto y del tesoro, entre los cuales, como hemos señalado, se debe incluir “los saldos de las distintas cuentas que conforman el tesoro”. Un hecho relevante dentro del concepto del control fiscal macro, quedó establecido en el Artículo 41 de la Ley comentada, que concede competencias a la CGR para certificar la situación de las finanzas del Estado, contenido informativo que incluye los resultados financieros de las entidades descentralizadas territorialmente (departamentos, distritos y municipios) o por servicios (Establecimientos Públicos, EICE, SEM, ESE, ESPD, entre otras) .

5 Sistema Integrado de Información Financiera

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Un aspecto de suprema importancia para la CGR, quedó establecido en el Artículo 42, toda vez que le atribuye a la CGR el carácter de órgano generador de la información financiera oficial de la Nación y de las estadísticas fiscales del Estado, competencia que poca relevancia se le ha dado dentro de las finanzas públicas, en gran medida por lo difícil que resulta garantizar la confiabilidad y oportunidad de los saldos que le corresponde consolidar. Otro desarrollo de las atribuciones constitucionales quedaron consignadas en el Artículo 43 de esta misma Ley 42, que faculta al Contralor General de la República para llevar el registro de la deuda pública de todo el sector público, tanto interna como externa, información que es alimentada con los reportes de movimientos y saldos remitidos por todas las entidades estatales de distintos órdenes y niveles, que deberán tener registrado en su contabilidad. Otro de los informes constitucionales que el Contralor General de la República debe presentar al Congreso, asociado al concepto también de control macro, es el relacionado con el estado de los recursos naturales y del medio ambiente, desarrollado a través del Artículo 46 de la Ley en comento, que incluye, entre otros aspectos, la obligatoriedad de dejar contenido en dicho informe la contabilización de las operaciones derivadas del manejo de estos recursos. Finalmente, en lo que respecta a este análisis particular, el Artículo 47 de la Ley 42 dejó contenido el plazo al Contralor General de la República para auditar y certificar el balance general del año inmediatamente anterior y la fecha limite concedida al contador general para presentar dicho balance al órgano de control. Ley 358 de 1997 Por medio de esta ley se reglamenta el Artículo 364 de la Constitución y establece otras disposiciones en materia de endeudamiento, le concede a la contabilidad pública el fundamento para calcular las diferentes variables con las cuales se determina la capacidad de endeudamiento en las entidades territoriales. Artículo 7. Establece como método para el cálculo del ahorro operacional y los ingresos corrientes, las ejecuciones presupuestales soportadas en la contabilidad pública del año inmediatamente anterior. Ley 550 de 1999 “Por la cual se establece un régimen que promueva y facilite la reactivación empresarial y la reestructuración de los entes territoriales para asegurar la función social de las empresas y lograr el desarrollo armónico de las regiones y se dictan disposiciones para armonizar el régimen legal vigente con las normas de esta ley”. De acuerdo con esta norma, las entidades públicas que se encuentran sujetas a la Ley 550 de 1999, para efectos de la reestructuración de sus pasivos, y ello conlleve a

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mejorar las condiciones financieras y por tanto su continuidad, la contabilidad pública constituye un elemento fundamental para adelantar de manera exitosa este proceso.

Al tenor de esta misma disposición, los acuerdos de reestructuración de pasivos se adelantan teniendo como base la confiabilidad de la información contable, la cual debe estar debidamente soportada, registrados en los libros y revelados en la cuenta de los pasivos del balance general de la entidad que pretenda acogerse a este proceso. Ley 136 de 1994 “Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios”. Artículo 165. Contempla dentro de las atribuciones de los contralores distritales y municipales, la de presentar anualmente al Concejo un informe sobre el estado de las finanzas de la entidad territorial, a nivel central y descentralizado, acompañado de su concepto sobre el manejo dado a los bienes y fondos públicos. A este mismo tenor, también les corresponde auditar y conceptuar sobre la razonabilidad y confiabilidad de los estados financieros y la contabilidad del municipio. Ley 330 de 1996 “Por la cual se desarrolla parcialmente el Artículo 308 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones relativas a las Contralorías Departamentales. Artículo 9o. Contempla como atribución de los Contralores Departamentales, además de lo establecido en el Artículo 272 de la Constitución Política, la presentación anual a la Asamblea Departamental y a los Concejos Municipales, un informe sobre el estado de las finanzas de las entidades departamentales o a nivel central y descentralizado, como también la de auditar el balance de la hacienda departamental para ser presentado a la Asamblea Departamental. Ley 510 de 1999 Establece disposiciones en relación con el sistema financiero y asegurador, el mercado público de valores y la Superintendencia Financiera y se concede unas facultades, destaca la importancia que la información contable del sector público y dispone en el Artículo 47, que “(…) las entidades sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria (hoy día Superintendencia Financiera) deberán exigir a las entidades y organismos del sector público que presenten solicitudes de créditos, los estados financieros, presupuestos, notas explicativas y demás información pertinente que permita acreditar su capacidad de pago, en los plazos y condiciones del crédito solicitado, de conformidad con las disposiciones legales que les rigen”.

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Ley 617 de 2000 “Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la ley Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan normas para la racionalización del gasto público nacional”. En su Artículo 80, se refiere a la restricción de apoyo financiero de la Nación de otorgar apoyos financieros directos o indirectos a las entidades territoriales que no cumplan las disposiciones de la Ley 617, como también cuando no cumplan con las obligaciones en materia de contabilidad pública y no hayan remitido oportunamente la totalidad de su información contable a la Contaduría General de la Nación. Señala esta misma norma, en su Artículo 94, ordenamientos a los Contadores Generales de los departamentos, para que adelanten los procesos de consolidación, asesoría y asistencia técnica, capacitación y divulgación y demás actividades que se consideren necesarias para el desarrollo del Sistema General de Contabilidad Pública en las entidades de su jurisdicción. Decreto 3730 de 2003 “Por el cual se reglamenta el Artículo 94 de la Ley 617 de 2000, y se dictan otras disposiciones”, define el concepto de “Contabilidad pública departamental” y desarrolla la figura de “Contador General del departamento”, en los términos siguientes:

Artículo 1°. Hace referencia a la conformación de la contabilidad pública departamental.

Artículo 2°. Se refiere a la condición de Contador general departamental y las funciones que en materia contable le corresponden en su jurisdicción.

Artículo 3°. Consagra las funciones del Contador General del departamento, estableciendo que además de ellas debe cumplir con las relacionadas con los procesos de consolidación, asesoría y asistencia técnica y capacitación.

Ley 734 de 2002 “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”. Establece en su Artículo 34, dentro de los deberes de todo servidor público, la adopción del Sistema de Contabilidad Pública y el SIIF. Un aspecto también muy importante relacionado con la publicación mensual, de los resultados financieros y contables para efectos del control social de que trata la Ley 489 de 1998.

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Consagra en su Artículo 48, referido a lo que constituye falta gravísima, no llevar en debida forma los libros de la contabilidad financiera, como también, no adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública y la inobservancia de las políticas, principios y plazos establecidos en materia de contabilidad pública.

1.3 Análisis jurisprudencial de la contabilidad pública en Colombia 1.3.1 Corte Constitucional Sentencia C-452 de 2003 Sobre acatamiento de las Superintendencias y órganos de control al ordenamiento superior contenido en el Artículo 354 de la Constitución Política, en su naturaleza jurídica como entidades públicas y el condicionamiento a las regulaciones del Contador General, respecto a las normas generales dictadas para las entidades vigiladas por estos, en razón de las mismas competencias constitucionales. Sentencia C-478 de 1992 Esta sentencia no se ocupa directamente del tema contable, no obstante señala algunos elementos relacionados con la contabilidad pública para indicar la coherencia y sistematicidad que debe existir entre las normas dictadas para el nivel nacional, como para el nivel territorial.

Sentencia C-487 de 1997

Hace referencia esta sentencia a una acción pública de inconstitucionalidad contra los artículos 2, literales a y d; 3, literales d y k; 4, literales f, m, q y t; 5 y 12, de la Ley 298 de 1996, "Por la cual se desarrolla el Artículo 354 de la Constitución Política, se crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y se dictan otras disposiciones sobre la materia.

Sustenta la Corte que para ser Contador General de la Nación no se requiere ser colombiano de nacimiento y argumenta el derecho de acceso a cargos públicos, sin lugar a fijar restricciones.

También se refiere al requisito de experiencia profesional del Contador General, al consagrar que: “El requisito de experiencia profesional aparece razonable y justificable, pues la responsabilidad del manejo y dirección de la contabilidad nacional desde luego ha de entregarse a personas de sólida y reconocida experiencia, de otra parte”.

En cuanto a la presentación del Balance General de la Nación al Congreso, concluye que: “Lo dispuesto en el literal del Artículo 3 de la ley 298 de 1996, no hace más que ratificar en cabeza del Contador General de la Nación una función que le atribuyó directamente el Constituyente. La elaboración, envío y presentación del Balance

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General de la Nación son funciones que hacen parte de un proceso complejo del cual es responsable la rama ejecutiva.

Se ratifica el carácter obligatorio de las decisiones de la Contaduría General de la Nación en materia contable y a este mismo tenor hace señalamientos de las facultades de inspección y sancionatorias en el ámbito administrativo por parte del Contador General de la Nación.

También contempló la Corte Constitucional en dicha sentencia la función de Contaduría en la administración pública, asociado a la reestructuración de áreas financieras y contables de entidades públicas, acorde con lo demandado y emitió pronunciamientos relacionados con las funciones de la Junta Central de Contadores como Tribunal Disciplinario.

Sentencia C-570/97

Esta sentencia hace referencia inicial a las funciones del Contador General de la Nación y del Contralor General de la República al tenor de lo contenido en el Artículo 354 de la Carta Política, aclarando que se trata de dos contabilidades distintas: la financiera que corresponde llevar al Contador General de la Nación, y la de ejecución del presupuesto a cargo del Contralor General de la República. La sentencia en comento se ocupó también del concepto de Plan de Cuentas, el cuela define como: “la organización sistemática y metódica de las distintas operaciones o transacciones económicas realizadas por una entidad o empresa determinada”, señala que la finalidad de estos planes es simplemente lograr la uniformidad en el registro de dichas operaciones. Muchos aspectos contenidos en el Artículo 354 de nuestra Constitución Política no quedaron suficientemente claros al momento de su promulgación, de ahí la necesidad de los pronunciamientos de la H. Corte Constitucional, derivados de la formulación de demandas al texto constitucional, todo con el fin de aclarar los límites de competencias. De esa manera, a través de esta sentencia aclararon varios conceptos en materia de funciones. Sentencia C-557/09

En su pronunciamiento, la Corte Constitucional señala que las competencias otorgadas a la Contraloría General de la República, relacionadas con el control del presupuesto general del sector público no vulneran la Constitución ni el Estatuto Orgánico del Presupuesto

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Señala que las competencias otorgadas a la CGR por el Artículo 37 de la Ley 42 de 1993, para vigilar los fondos de la Nación administrados por particulares, consolidar el Presupuesto General del Sector Público incluyendo a los particulares en cuanto manejen o administren fondos públicos, así como las funciones de uniformar y centralizar la contabilidad, y de establecer la nomenclatura de las cuentas presupuestales y la forma de presentarse la ejecución de ese presupuesto, no sólo tienen un claro fundamento constitucional sino que desarrollan los postulados constitucionales consagrados en los Artículos 267, 268 y 354 Superiores. Como en sentencias anteriores, la Corte hizo referencia en esta sentencia a las funciones del Contador General de la Nación, al señalar:

1.3.2 Consejo de Estado

CONSEJO DE ESTADO SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO SECCIÓN PRIMERA-Consejero ponente: JUAN ALBERTO POLO FIGUEROA-Santa Fe de Bogotá D.C., quince de junio de dos mil-Radicación número: 5948 - Actor: CAMILO CALDERÓN RIVERA Y OTROS

Se refiere a la presunción de legalidad de los Estados Contables de entidades públicas certificados por Contador Público, hecho que puede ser desvirtuado por las Contralorías si se comprueba a través de la práctica de auditoría, que estos no reflejan razonablemente el resultado de las operaciones, ni los cambios en la situación financiera de la entidad, o impiden realizar cualquier inferencia lógica o prueba de auditoría para verificar su validez.

CONSEJO DE ESTADO-SALA DE CONSULTA Y SERVICIO CIVIL- CONSEJERO PONENTE: LUIS CAMILO OSORIO ISAZA. Santafé de Bogotá, D.C., julio treinta y uno de mil novecientos noventa y siete. Ref: Radicación No. 973.Estados Contables.

Pronunciamiento en el sentido de acompañar los Estados Contables con un informe sobre el resultado de evaluación del control interno, con el fin de aportar elementos que lleven al Contador General de la Nación a formarse un criterio sobre las condiciones en que se lleva la contabilidad de la respectiva entidad pública. CONSEJO DE ESTADO-SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO-SECCIÓN PRIMERA-Consejero ponente: MANUEL SANTIAGO URUETA AYOLA-Bogotá, D.C., once (11) de julio de dos mil dos (2002) Radicación número: 11001-03-24-000-2001-0288-01(7392) Actor: ASOCIACIÓN NACIONAL DE CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR - ASOCAJAS

Este pronunciamiento hace referencia a la aplicación del Plan General de Contabilidad Pública expedido por el Contador General por parte de las Cajas de Compensación, pero solo en relación con los recursos públicos que manejen, para el caso, los aportes que realizan las diferentes entidades estatales en su condición de patronos.

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CONSEJO DE ESTADO-SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO - SECCIÓN PRIMERA-Consejera ponente: OLGA INÉS NAVARRETE BARRERO-Bogotá, D.C., marzo trece (13) de dos mil tres (2003)-Radicación número: 11001-03-24-000-2001-0335-01(7529)-Referencia: Acción de nulidad de la Resolución 196 del 23 de julio de 2001, expedida por el Contador General de la Nación

CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN - Naturaleza y funciones: fijación de normas contables y expedición de reglas sobre control interno contable.

El Consejo de Estado se pronunció sobre los aspectos que comprenden el control interno contable y las competencias de la Contaduría General de la Nación en relación con esta materia. De manera concluyente expresó que: "el funcionamiento del Sistema de Control Interno Contable requiere de la existencia formal de elementos organizacionales que soporten su operación, haciéndose necesaria la identificación, análisis y documentación del Proceso Contable en toda entidad pública, así como una clara definición de las actividades, procedimientos y conjunto de tareas necesarias para realizarlo".

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Capítulo II

CARACTERIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PÚBLICA 2.1 Concepto de Contabilidad Pública La Contabilidad Pública se considera como una rama especializada de la contabilidad que permite esarrollar los diversos procesos de registro, medición, información y control de las actividades financiera, económica, social y ambiental de la administración pública en todos sus órdenes y niveles. Según la CGN, expresado en el marco conceptual de la Contabilidad Pública, es “una aplicación especializada de la contabilidad que, a partir de propósitos específicos, articula diferentes elementos para satisfacer las necesidades de información y control financiero, económico, social y ambiental, propias de las entidades que desarrollan funciones de cometido estatal, por medio de la utilización y gestión de recursos públicos”.

Su condición especializada no la distancia de la contabilidad privada, pues de hecho el Estado desarrolla actividades que son propias de los particulares. No obstante existen algunas operaciones que realizan los organismos del nivel central nacional y territorial que no pueden ser realizadas por los privados, como el de establecer tributos y recaudarlos, garantizar el servicio de seguridad nacional, impatir justicia, registrar bienes fiscales y de uso público como própios, entre otros.

Pero también existen ámplias similitudes con los privados, cuando nos referimos a entidades descentralizadas por servicio (Empresas industriales y comerciales, sociedades de economía mixta, empresas sociales del Estado, empresas de servicios públicos domiciliarios, entes universitarios), ya que las entidades que pertenecen a este sector cumplen funciones similares a las realizadas por los particulares, así por ejemplo tenemos: actividades industriales y comerciales en general (licoreras, transporte, loterías, hoteles, actividades financieras y de seguros, confecciones, medicamentos, armas, publicaciones, petróleos y sus derivados, etc.); la prestación de servicios de salud, educación y servicios públicos domiciliarios en general.

La similitud entre lo contable público y el privado parte de la clase de actividades similares que realiza uno y otro, se concretan con principios de general aceptación, la estructura de los libros y documentos soporte, la clase de estados financieros que generan, entre otros aspectos. Sin embargo, los fines que cada sector persigue marcan características diferenciales, pues mientras la empresa privada busca incrementar cada vez sus ganancias inspiraddo en na búsqueda de mayores beneficios para sus propietarios o dueños, en el sector público, las entidades tienen como finalidad el interés general, traducido en la satisfacción de necesidades de la comunidad, mediante la prestación eficiente del servicio público; esto no obsta para que no generen utilidades, pues simplemente por ser la empresa de todos, los beneficios o excedentes financieros generados deben ser reinvertidos en procura del mejoramiento del servicio o

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del aumento de su cobertura, si es del caso, pero también están sujetas al ordenamiento jurídico que les señale el Estado respecto al destino de tales recursos con fines de redistributivos.

La contabilidad como instrumento para la generación de información se adecúa con particularidades acordes con la clase de negocio a satisfacer, de esa manera en nuestro país encontramos, aún regidos por normas de carácter general, Planes Únicos de Cuenta-PUC, para diferentes clases de negocios de particulares, de esa manera existe: PUC para el sector financiero, PUCH para clínicas y hospitales, PUC para comerciantes, PUC para empresas de servicios públicos domiciliarios, PUC para cooperativas, y asi sucesivamente. La necesidad de adoptar métodos y procedimientos acordes con el negocio permite también conocer diferentes tipos de contabilidad: de costos, hotelera, tributaria, bancaria, de seguros, etc.

Para el sector público es de suponer entonces, que dado que realiza actividades similares a la de los particulares, el PUC debe entonces consolidar en una sola normatividad las características específicas que satisfaga la pluralidad de actividades, de cuyo estudio nos dedicaremos más adelante. 2.2 Objetivos de la Contabilidad Pública Por muchos años, la contabilidad pública en Colombia estuvo asociada al concepto de rendición de cuentas, antes de la Constitución de 1991, en muy pocos organismos estatales existía dependencia u oficina de contabilidad, debido a que la rendición de cuentas era realizada por los empleados de manejo (tesoreros, pagadores, almacenistas). Esta práctica era tan generalizada en el sector público colombiano, que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por ende el departamento financiero de la Nación, solo hasta el año 1995, aproximadamente, incorporó dentro de su estructura administrativa la dependencia contable con un contador a su cargo.

La idea de realizar un verdadero desarrollo y cultura contable en el sector público colombiano resultó infructuoso bajo los esquemas estructurales y de control que precedieron la Constitución Política de 1991, pues no se comprendía por qué motivo en el sector privado se le daba tanta significación, mientras que en el público resultaba poco relevante; también se cuestionaba el hecho de que el Estado exigiera a los asociados en sus obligaciones de tributación, contabilidad de manera rigurosa, mientras él no contaba con dicho instrumento de perentoria exigencia en toda organización que de manera responsable deba dar cuenta a sus asociados, sobre la manera como se están administrando los recursos.

¿Invertiría Usted en una empresa que carezca de contabilidad?, ¿o que sus cifras reveladas no sean confiables o no pueda ser comprobada su veracidad?, pues en el caso del sector público colombiano ha existido y aún persisten dudas sobre la razonabilidad de las cifras y estados financieros preparados con base en estas y de manera disciplinada la casi totalidad de los colombianos pagamos nuestros tributos o aportes a esa gran empresa llamada Estado, porque está contemplado como un deber,

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existen medidas coactivas y porque definitivamente es un hecho obligado o impositivo, de ahí su denominación.

La interpretación que el Estado como un todo y las entidades a él pertenecientes, individualmente consideradas, más que el propio concepto de organismo o entidad son realmente empresas, nos genera bases de comprensión en materia contable pública.

Si al Departamento o al Municipio le diéramos el carácter de empresa en la búsqueda de justificar la generación de información contable y resultados financieros para sus socios (los habitantes del respectivo territorio), tendríamos que denominar al Gobernador o Alcalde como gerente, la junta directiva sería la Asamblea o el Concejo Municipal (representan a los socios), tiene un revisor fiscal (la contraloría respectiva), un departamento financiero representado por la Secretaría de Hacienda o la Tesorería; bueno y desde luego, debe tener un contador, un departamento de presupuesto, una oficina jurídica, y demás dependencias necesarias para el cumplimiento de su objeto social

Un elemento complementario aporta la asimilación a empresa de las entidades territoriales, daría a entender que cuando los Gobernadores y Alcaldes reciben el voto de confianza de los ciudadanos de cada circunscripción para que rija sus destinos como suele manifestarse, le están asignando la responsabilidad de gerenciar esa empresa, la más grande, con más capital y número de socios dentro del territorio; desafortunadamente en muchos casos, la más burocratizada, con mayores niveles de corrupción, elevados déficit, patrimonio negativo, que no cuenta con contabilidad confiable ni genera estados financieros, y que además, no informa a sus socios sobre los resultados obtenidos por lo menos anualmente.

En condiciones de correcto desempeño, cada mandatario debe caracterizarse por ser un gestor público, un gerente un administrador, alejado del concepto político de que han estado precedidos. A este aspecto han contribuido los nuevos ordenamientos en materia contable, que entre otros aspectos exigen la refrendación de los estados financieros por parte de los representantes legales, situación que no se daba antes la Carta Constitucional de 1991.

En esencia, lo que se busca es que exista una contabilidad pública que genere información a sus usuarios, y de estos, de manera especial a sus propietarios o socios (la sociedad), pues a estos les asiste no solo un derecho a que se les informe qué destino o de qué manera se están utilizando sus aportes, representados en tributaos, tasas, contribuciones, etc., sino que debe constituir una medida para rescatar la confianza como contribuyentes. No es raro escuchar, “para que pagamos impuestos si se los van a robar”. Pero también es necesario generar mecanismos para despertar sentido de pertenencia por lo público, en muchos sectores de la sociedad se considera el sector público como algo ajeno a su situación personal, de ahí que muchos se alegren cuando destruyen bienes públicos, o llegan a exaltar a los corruptos y evasores de impuestos.

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Los objetivos de la contabilidad pública los podemos concretar en tres grandes aspectos:

a. Constituir herramienta de Gestión Pública b. Servir de instrumento de control c. Contribuir a la divulgación y cultura

a. Herramienta de Gestión Pública

La contabilidad debe constituir la principal herramienta en que se apoyen los gestores públicos para la toma de decisiones. Un sistema de información contable con cifras confiables y oportunas es el instrumento más idóneo para visualizar la situación de cada ente público individualmente considerado, respecto a su situación patrimonial, el valor y representatividad de sus activos, derechos de cobro, cartera, bienes muebles e inmuebles; la situación de sus obligaciones o pasivos, capacidad de endeudamiento en el corto, mediano y largo plazo; sus fuentes de recursos con los cuales podrá financiar sus gastos; complementariamente tiene la posibilidad de visualizar derechos y obligaciones potenciales a través de sus cuentas de orden, aspecto este último que el presupuesto por su carácter anual no le permite registrar.

Si bien la contabilidad es un insumo con destino a distintos usuarios, el principal usuario debe ser la propia entidad que la genera. Este es un hecho que vale la pena reiterar, ya que por muchos años en el sector público ha sido característico generar información contable y estados financieros, por la necesidad de cumplir con los ordenamientos de rendición de información ante los organismos de control y con ello evitar las sanciones pertinentes.

Gestión Pública

Control

Divulgación y Cultura

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Ante tantas evidencias, resulta pertinente que los organismos de control en la práctica de sus auditorías consideren realizar la pregunta: ¿Utiliza el gobernador o alcalde, la contabilidad o sus Estados financieros para tomar decisiones?, ¿Son confiables y oportunos los saldos reflejados en la contabilidad?, ya que en este último interrogante radica en parte la justificación para no recurrir a ella, a partir de ello estamos visualizando en gran medida el mejoramiento a que debe comprometerse la administración.

Tomar decisiones, o mejor, tomar oportunas y acertadas decisiones con base en la contabilidad y sus resultados es un rigor que va más allá de llevar contabilidad, pues implica no solo llevarla, sino llevarla en debida forma, es decir, registrar las operaciones en la medida que ocurran, bajo el principio contable de causación, el cual explicamos más adelante, y la confiabilidad de la cifras me estaría indicando que si en mi saldo reflejo una cantidad determinada, esta está respaldada en soportes que indican la existencia real del hecho que lo originó. Es también someter los saldos a un permanente seguimiento y revisión con fines de depuración, evaluación, reclasificación, re expresión, fijar competencias y tomar las decisiones del caso.

También podemos considerar en extenso, que muchas entidades públicas manifiestan que llevan contabilidad porque generan periódicamente (en los momentos actuales cada tres meses) estados contables con destino a la Contaduría General de la Nación, para lo cual se valen de los servicios prestados por un Contador que sirve a varias entidades territoriales solo para la ocasión de generar los informes con destino al ente rector de la contabilidad pública y a otras instancias oficiales. Se podría afirmar que esos organismos presentan estados financieros pero no llevan contabilidad.

De qué sirve a las entidades contables públicas un sistema de información que no les permite en un momento determinado conocer en tiempo real cuál es su disponibilidad de saldos bancarios, la cartera morosa, las disponibilidades de caja, los excedentes de caja con fines de inversión, las existencias físicas de equipos de computación y de trasportes, el comportamiento de los ingresos y gastos causados, recaudos y erogaciones durante cada vigencia fiscal, como también los faltantes y procesos fiscales, penales, civiles, seguidos a favor y en contra de la entidad.

La generación de información contable con las características antes señaladas no se ha realizado en el sector público colombiano, al precer poco han servido los avances tecnológicos que los momentos históricos nos aportan y es poco probable que en el corto plazo se logre cumplir con las formalidades que la técnica contable exige, pues más que un propósito existe un despropósito de disponer de este instrumento, que si bien constituye un elemento fundamental para la toma de decisiones y evitar la corrupción, para muchos genera demasiadas evidencias para establecer las malas prácticas administrativas.

En síntesis, se considera que la información contable pública sirve entre otros aspectos, para

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• Evaluar la aplicación y destinación eficiente de los recursos en los diferentes sectores de la acción social del Estado.

• Realizar el seguimiento a la gestión y los resultados de las entidades del

sector público, así como verificar el cumplimiento y legalidad de sus operaciones, pretendiendo con ello que los recursos públicos sean utilizados bajo conceptos de eficiencia, eficacia, transparencia y equidad.

• Evaluar la ejecución de planes, programas y proyectos de los diferentes niveles y

órdenes estatales, en función de los objetivos, metas y prioridades para la política económica, social y ambiental

b. Instrumento de control

La información contable aporta substancialmente instrumentos para el ejercicio del control en sus diferentes manifestaciones: en materia de control interno, para que cada administración pueda mantener un permanente seguimiento de las transacciones, variaciones, proyecciones y evaluaciones del comportamiento financiero-patrimonial del ente público, aprovechando la cronología de los registros y las cifras en términos individuales y consolidados.

En lo que respecta al control ciudadano, puede generar resultados que la comunidad está en capacidad de analizar y poder tener un conocimiento general de la manera como se están administrando sus recursos; para facilitar estos deberes institucionales, hoy día se exige por parte de la Contaduría General de la Nación, la publicación de los resultados financieros en lugares visibles de los órganos y entidades públicas.

No hay duda que para el ejercicio del control fiscal externo que ejercen las Contralorías, es fundamental disponer de información útil, confiable, oportuna, verificable, entre otras características, con fines de evaluación histórica de la gestión. La contabilidad precisamente permite, a diferencia de otros instrumentos como el presupuestal, poder mostrar resultados de cada vigencia fiscal, con los cuales se inicia la siguiente, permitiendo conocer la evolución institucional con el fin de establecer los efectos de las diferentes transacciones a través de la vida institucional o de gestión continuada, evidenciadas mediante el control y evaluación financieros. Sabemos también, que la contabilidad es el principal insumo en que se fundamenta la práctica de la auditoría financiera, regida por importantes elementos técnicos y acogida a principios de general aceptación, para establecer la razonabilidad de los estados financieros, sobre las cuales los órganos de control fiscal y revisorías fiscales profieren un dictamen u opinión, pronunciamiento que va a depender de la disposición de información contable, pues ya que es factible inclusive abstenerse de tal opinión, situación que aún es posible experimentar en algunas instituciones públicas de nuestro país.

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Dentro de los controles a los cuales sirve la información contable pública encontramos el relacionado con el control político: Las instituciones estatales, cualquiera que sea el orden o nivel al que pertenezca, deben presentar a los organismos de control fiscal el resultado de sus finanzas, para que esta de manera individual y consolidada presenten ante las corporaciones de elección popular, las evaluaciones o análisis correspondientes, las glosas u observaciones que le ha formulado tanto a la información contable como a los Estados Financieros presentados, como también los planes de mejoramiento que han sido suscritos con el fin de poder sanear o depurar los saldos contables institucionales.

El control disciplinario también se surte del sistema de información contable, del cual deriva evidencias para establecer el cumplimiento de las funciones de los responsables de su generación y análisis, con el fin de establecer e imponer las sanciones que sean del caso6.

c. Divulgación y cultura

El objetivo de divulgación y cultura se refiere a que el sistema contable público permite satisfacer necesidades generales de información para adelantar estudios e investigaciones que sean de conocimiento público y generación de cultura y sentido de pertenencia sobre el uso de los recursos públicos.

Para que la información contable pública pueda cumplir con dicho objetivo, la se requiere entre otras acciones: generar cultura sobre el uso de la información que provee el SNCP; generar y divulgar la situación y resultados analíticos del sector público; y proveer información para investigaciones de carácter académico.

2.3 Régimen de Contabilidad Pública

Mediante Resolución 222 de 2006, la Contaduría General de la Nación adoptó el Régimen de Contabilidad Pública, conformado por: El Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública.

6 La Ley 734 de 2002 –Código Disciplinario Único- en su artículo 48 hace referencia a faltas gravísimas, entre las

cuales está “no llevar en forma debida la contabilidad”.

Plan General de Contabilidad Púbica-PGCP

Manual de Procedimientos

Doctrina Contable Pública

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2.4 Plan General de Contabilidad Pública - PGCP Este elemento constitutivo del Régimen de Contabilidad Pública, es considerado el principal instrumentos de normalización de la contabilidad pública en Colombia, contiene la regulación de tipo general y está constituido por: el Marco Conceptual y por la Estructura y clasificación de las clases.

2.4.1 Marco conceptual Según la Resolución 222 de 2006, que adopta el Régimen de Contabilidad Pública, el Marco Conceptual constituye el referente teórico que define y delimita el ámbito del Sistema Nacional de Contabilidad Pública (SNCP), así como la estructura y los elementos intangibles del mismo, contenidos en el Plan General de Contabilidad Pública-PGCP; por lo tanto, presenta la caracterización del entorno, la definición de la entidad contable pública, los usuarios de la información, los propósitos del SNCP, los objetivos de la información, las características cualitativas de la información, los principios y las normas técnicas de contabilidad pública. Dicho Marco conceptual tiene los siguientes objetivos:

a. Servir de base para el proceso metodológico de la Regulación;

b. Establecer los conceptos centrales que definen el SNCP;

c. Servir de guía al regulador para evaluar permanentemente las normas vigentes y para el desarrollo normativo sustancial y procedimental de la contabilidad pública;

d. Apoyar a los usuarios en la interpretación y aplicación de las normas;

e. Aportar en el proceso de construcción de la información contable por parte de

quienes preparan y emiten la información; apoyar a los evaluadores de la información en el proceso de realizar un juicio sobre la contabilidad pública, y

f. Servir de base para el desarrollo doctrinal.

Marco conceptual

Estructura y descripción de las clases

Plan General de

Contabilidad Pública -

PGCP

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2.4.1.1 Sistema Nacional de Contabilidad Pública-SNCP En consideración de la Contaduría General de la Nación, el SNCP “…es un conjunto de instituciones, reglas, prácticas, recursos humanos y físicos, que buscan satisfacer las necesidades de sus usuarios, que implica la identificación y diferenciación de sus componentes, tales como: “…las instituciones, las reglas, las prácticas y los recursos humanos y físicos”.

El ente rector de la Contabilidad Pública en nuestro país ha señalado que los elementos que componen el SNCP son:

a. El ente regulador, que es la Contaduría General de la Nación-CGN; b. La regulación contable pública, es decir, el Régimen de Contabilidad Pública

emitido por el regulador; c. Los sistemas electrónicos o manuales, soporte para la construcción y

conservación de la contabilidad; d. Los contadores públicos responsables de la preparación y presentación de la

información; e. Las entidades contables públicas que emiten y presentan información y sus

representantes legales en calidad de responsables; f. La información contable pública, estructurada en diferentes tipos de informes

contables; g. Los evaluadores internos y externos de la información, como los órganos de

control fiscal y las auditorias; y h. Los usuarios de la información contable pública, entre ellos las autoridades de

control, de planeación y gestión de las políticas públicas y la ciudadanía.

ELEMENTOS DEL SNCP

CONTADURIA GENERAL DE LA

NACIÓN

REGIMEN DE CONTABILIDAD

PÚBLICA

ENTIDADES CONTABLES PÚBLICAS

USUARIOS DE LA INFORMACIÓN

CONTABLE PÚBLICA

EVALUADORES INTERNOS Y EXTERNOS

INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA

CONTADORES PÚBLICOS

SISTEMAS ELECTRÓNICOS Y

MANUALES

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2.4.1.2 Entidad contable pública De acuerdo con el Sistema Nacional de Contabilidad Pública en Colombia, se considera Entidad Contable Pública-ECP a: “la unidad mínima productora de información que se caracteriza por ser una unidad jurídica y/o administrativa y/o económica, que desarrolla funciones de cometido estatal y controla recursos públicos; la propiedad pública o parte de ella le permite controlar o ejercer influencia importante; predomina la ausencia de lucro y que, por estas características, debe realizar una gestión eficiente; sujeta a diversas formas de control y a rendir cuentas sobre el uso de los recursos y el mantenimiento del patrimonio público”7. En las entidades territoriales-ET, encontramos diferentes tipos de entidades contables públicas: El departamento (sector central), el distrito (Sector central), el municipio (sector central), y las entidades descentralizadas por servicio de estos órdenes: establecimientos públicos, empresas industriales y comerciales del Estado, sociedades de economía mixta, empresas sociales del Estado (hospitales), empresas de servicios públicos domiciliarios, universidades, colegios, etc., cada ente generador de información hacia distintos usuarios. 2.4.1.3 Usuarios de la información contable pública Los usuarios de información contable pública en nuestro país están caracterizados por las necesidades y uso de la información contable que cada uno de ellos requiera, y son entre otros:

7 Contaduría General de la Nación “Diccionario de términos de contabilidad pública”, pag. 49

1 • La sociedad civil en general

2• Los organismos de planificación y desarrollo de la política económica y social,

3• Las corporaciones de elección popular

4• Los órganos de control externo

5• Las propias administraciones y sus gestores

6• La Contaduría General de la Nación

7• Los organismos nacionales o internacionales

8• Otras personas naturales o jurídicas, públicas o privadas

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a. La sociedad civil en general, son quienes en su condición de contribuyentes los verdaderos dueños de los bienes públicos, de los cuales a su vez se benefician, pero que también les asiste el derecho y el deber de conocer la manera como se gestionan los recursos públicos, expresados a través de las cifras o resultados de las transacciones, las cuales se recomienda se muestren de manera sencilla para sus asequibilidad a todos los niveles de la sociedad.

b. Los organismos de planificación y desarrollo de la política económica y social, basados en el requerimiento de contar con información contable con el fin de orientar la política pública; coordinar las acciones de las entidades del Sector Público, dirigiéndolas a la aplicación eficiente y eficaz de los recursos, para la satisfacción de las necesidades más apremiantes de la comunidad, bajo un concepto de planificación. También para evaluar los resultados fiscales, situaciones de ahorro e inversión públicos, endeudamiento, regulación de precios y tarifas, planear la distribución de la renta y la riqueza, soportar las cifras para la proyección de los Planes de Desarrollo, Marcos Fiscales y de Gastos de Mediano Plazo, Planes Financieros e Indicativos, PAC, entre otros.

c. Las corporaciones de elección popular, a las que corresponde dentro de sus funciones, pronunciarse sobre los resultados financieros que periódicamente le deben ser presentados por la administración y por los órganos de control fiscal, para realizar los debates que dentro del marco del control político resulten para exigir a los gestores públicos el debido cumplimiento de sus funciones y si es del caso aplicar mociones de censura.

De esta manera, es comprensible que la representación política del Congreso de la República, Asambleas y Concejos Distritales y Municipales, es un hecho que compromete el examen y verificación analítica de los resultados que les son presentados con el fin de poderles informar a la sociedad que representan, la manera como se están manejando los recursos encomendados a los gestores públicos.

d. Los órganos de control externo, que con base en el sistema de información

contable, los registros, soportes y resultados consolidados reportados por las administraciones o dispuestos para su revisión in situ, ejercen controles de tipo fiscal, disciplinario, penal, político y ciudadano, con el fin de establecer la captación, aplicación, conservación y manejo en general del patrimonio público, con el fin de promover las investigaciones o procesos jurídicos para aplicar las sanciones, correctivos o dejar las advertencias que de las actuaciones incorrectas se deriven o prevenir su ocurrencia.

En el caso particular de las Contralorías, la información contable está asociada al control financiero, que de conformidad con el artículo 10 de la Ley 42 de 1993, consiste en: “… el examen que se realiza, con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su

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situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General”.

e. Las propias administraciones y sus gestores, en esencia el principal usuario,

pues la información que generan las diferentes entidades públicas debe estar al servicio de la propia administración como herramienta primordial en que se apoye la gestión, como instrumento de evaluación, control y toma de decisiones. Complementariamente para cumplir los requerimientos de información de los órganos de control y gestión estatales, con fines evaluativos, de seguimiento y análisis en términos individuales y consolidados de la situación financiera, económica, social y ambiental del sector público.

f. La Contaduría General de la Nación, para fines de gestión interna, consolidación y presentación a otros usuarios responsables del control y la gestión de la información contable pública.

g. Los organismos nacionales o internacionales, que mediante el otorgamiento de créditos financian la prestación de servicios o la realización de inversiones físicas o sociales, quienes a través de la información contable evalúan la capacidad de pago, riesgo, solvencia y niveles de endeudamiento y realizar el seguimiento a la realización o ejecución para poder evidenciar si se cumple con lo pactado en los respectivos contratos y de esa manea poder tomar las decisiones que sean del caso.

h. Otras personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, extendido a grupos de investigación, académicos, gremios económicos, medios de comunicación, agencias internacionales, países comunitarios, empresas editoriales, analistas de inversión, entre otros, que requieren información sobre la situación financiera, económica, social y ambiental de las entidades del Sector Público, para que sirva como soporte o como fuente de compilación, investigación y divulgación, de acuerdo con necesidades particulares.

2.4.1.4 Características cualitativas de la información contable pública Estas características constituyen atributos y restricciones que identifican la información suministrada por el SNCP y que permiten diferenciarla de otro tipo de información y tienen por objeto cumplir y validar los propósitos del SNCP y garantizar la satisfacción conjunto y aseguran la calidad de la información. Para que la información contable pública pueda satisfacer las necesidades de sus usuarios se requiere que se genere con observancia de las siguientes características: a. Confiabilidad b. Relevancia

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c. Comprensibilidad

La información contable pública es Confiable si se caracteriza por ser razonable, objetiva y verificable; es Relevante si está asociada con la oportunidad, la materialidad y la universalidad; y se considera Comprensible si es racional y consistente. 2.4.1.5 Principios de Contabilidad Pública Según el Plan General de Contabilidad Pública-PGCP, los principios de contabilidad pública constituyen pautas básicas o macro reglas que dirigen el proceso para la generación de información en función de los propósitos del SNCP y de los objetivos de la información contable pública, sustentando el desarrollo de las normas técnicas, el manual de procedimientos y la doctrina contable Pública. La Contaduría General de la Nación, en su condición de ente rector de la Contabilidad Pública en Colombia, ha determinado que los Principios de Contabilidad Pública son: Gestión continuada, registro, devengo o causación, asociación, medición, prudencia, período contable, revelación, no compensación y hechos posteriores al cierre y los describe de la siguiente manera:

CONFIABILIDAD

• Razonabilidad

• Objetividad

• Verificabilidad

RELEVANCIA

• Oportunidad

• Materialidad

• Universalidad

COMPRENSIBILIDAD

• Racionalidad

• Consistencia

Gestión continuada

Registro

Devengo o Causación

Asociación revelación

Periodocontable

Prudencia

MediciónNo

compensación

Hechos posteriores al

cierre

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2.4.1.5.1 Gestión Continuada. Se presume que la actividad de la entidad contable pública se lleva a cabo por tiempo indefinido, conforme a la ley o acto de creación. Por tal razón, la aplicación del Régimen de Contabilidad Pública no está encaminada a determinar su valor de liquidación. Si por circunstancias exógenas o endógenas se producen situaciones de transformación o liquidación de una entidad contable pública, deben observarse las normas y procedimientos aplicables para tal efecto.

2.4.1.5.2 Registro Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la entidad contable pública, con base en la unidad de medida.

2.4.1.5.3 Devengo o Causación Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período. 2.4.1.5.4 Asociación El reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los gastos necesarios para la ejecución de las funciones de cometido estatal y con los costos y/o gastos relacionados con el consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos. Cuando por circunstancias especiales deban registrarse partidas de períodos anteriores que influyan en los resultados, la información relativa a la cuantía y origen de los mismos se revelará en notas a los estados contables.

2.4.1.5.5 Medición Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en función de los eventos y transacciones que los originan, empleando técnicas cuantitativas o cualitativas. Los hechos susceptibles de ser cuantificados monetariamente se valuarán al costo histórico y serán objeto de actualización, sin perjuicio de aplicar criterios técnicos alternativos que se requieran en la actualización y revelación. La cuantificación en términos monetarios debe hacerse utilizando como unidad de medida el peso que es la moneda nacional de curso forzoso, poder liberatorio ilimitado, y sin subdivisiones en centavos. Para los hechos que no sean susceptibles de ser cuantificados monetariamente se aplicará lo reglamentado por las normas técnicas.

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2.4.1.5.6 Prudencia En relación con los ingresos, deben contabilizarse únicamente los realizados durante el período contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna. Con referencia a los gastos deben contabilizarse no sólo en los que se incurre durante el período contable, sino también los potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir, los que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo origen se presente en el período actual o en períodos anteriores. Este principio también consagra que cuando existan diferentes posibilidades para reconocer y revelar de manera confiable un hecho, se debe optar por la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos. En notas a los estados, informes y reportes contables, se justificará la decisión tomada y se cuantificarán los procedimientos alternativos, con el posible impacto financiero, económico, social y ambiental en los mismos.

2.4.1.5.7 Período Contable Corresponde al tiempo máximo en que la entidad contable pública debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, y el patrimonio público bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre. El período contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. No obstante, se podrán solicitar estados contables intermedios e informes y reportes contables, de acuerdo con las necesidades o requerimientos de las autoridades competentes, sin que esto signifique necesariamente la ejecución de un cierre.

2.4.1.5.8 Revelación Los estados, informes y reportes contables deben reflejar la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, así como los resultados del desarrollo de las funciones de cometido estatal por medio de la información contenida en ellos; la información adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de la realidad y prospectiva de la entidad contable pública y que no esté contenida en el cuerpo de los estados, informes y reportes contables, debe ser revelada por medio de notas. La información debe servir, entre otros aspectos, para que los usuarios construyan indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informarse sobre el grado de avance de planes, programas y proyectos de la entidad contable pública.

2.4.1.5.9 No Compensación En ningún caso deben presentarse partidas netas como efecto de compensar activos y pasivos del balance, o ingresos, gastos y costos que integran el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental.

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2.4.1.5.10 Hechos Posteriores al Cierre La información conocida entre la fecha de cierre y la de emisión o presentación de los estados contables, que suministre evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de la fecha de cierre, así como la indicativa de hechos surgidos con posterioridad, que por su materialidad impacten los estados contables, debe ser registrada en el período objeto de cierre o revelada por medio de notas a los estados contables, respectivamente. 2.4.1.6 Normalización y regulación de la Contabilidad Pública En Colombia, el Régimen de Contabilidad Pública-RCP es el medio de normalización y regulación contable pública, tanto de tipo general y como específico. La regulación de tipo general, se encuentra contenida en el Plan General de Contabilidad Pública-PGCP, que contiene las pautas conceptuales que deben observarse para la construcción del Sistema Nacional de Contabilidad Pública-SNCP y está integrado por el Marco Conceptual y por la Estructura y Descripción de Clases.

De otra parte, la regulación de tipo específico está contenida en el Manual de Procedimientos y en la denominada Doctrina Contable Pública. El Manual de Procedimientos define los criterios y prácticas que permiten desarrollar las normas técnicas y contiene las pautas instrumentales para la construcción del SNCP. Dicho Manual está conformado por los procedimientos contables que desarrollan los procesos de reconocimiento y revelación por temas particulares; por los instructivos contables que son la aplicación de los procedimientos a través de casos específicos; y por el Catálogo General de Cuentas que complementa y desarrolla la estructura, descripción y dinámicas de la clasificación conceptual.

Marco Conceptual

Estructura y Descripción

de Clases

Plan General de

Contabilidad Pública-PGCP

Manual de Procedimientos

Catálogo General de

Cuentas

Instructivos contables

Procedimientos

Contables

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Respecto a la doctrina contable pública, está conformada por los conceptos emitidos por el Contador General de la Nación, en respuesta básicamente a las consultas formuladas por distintos usuarios de la información contable pública. 2.4.1.7 Normas técnicas de contabilidad pública Se le denomina al conjunto de criterios técnicos establecidos por la Contaduría General de la Nación, mediante los cuales se precisa y prescribe el tratamiento contable que debe dársele al reconocimiento y revelación de las transacciones, hechos y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, susceptibles de llevarse a la contabilidad, realizadas por las entidades públicas de distinto orden.

Las Normas Técnicas de Contabilidad Pública, según lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública, adoptado por la Contaduría General de la Nación comprende cuatro grandes conceptos: • Normas técnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos

financieros, económicos, sociales y ambientales • Normas técnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad • Normas técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables

• Normas técnicas relativas a los hechos posteriores al cierre

Relativas a las etapas de reconocimiento y

revelación de los hechos financieros, económicos,

sociales y ambientales

• Activos

• Pasivos

• Patrimonio

• Cuentas de actividad F.E.S y A

• Cuentas de orden

Relativas a los soportes, comprobantes y libros de

contabilidad

• Soportes

• Compobantes

• Libros

Relativas a los estados, informes y reportes

contables

Relativas a los hechos posteriores al cierre

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2.4.1.7.1 Normas técnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales.

Comprenden las normas técnicas relativas a los activos, pasivos, patrimonio, cuentas de actividad financiera, económica, social y ambiental, y las relativas a las cuentas de orden.

2.4.1.7.2 Normas técnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros de

contabilidad.

Se refiere a las normas técnicas dictadas para los soportes contables, comprobantes y libros de contabilidad, su tenencia, conservación, custodia y exhibición.

2.4.1.7.3 Normas técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables Estas normas determinan los criterios para su preparación y presentación. Las actuaciones en esta materia se encuentran enmarcadas en los propósitos, objetivos, características cualitativas, principios y normas técnicas que sustentan el SNCP, con el fin de satisfacer intereses y necesidades de los usuarios. 2.4.1.7.4 Normas técnicas relativas a los hechos posteriores al cierre Se refieren a los criterios a tener en cuenta con la información generada y conocida entre la fecha de cierre y la de emisión o presentación de los estados contables, que aporta evidencias o hechos adicionales sobre situaciones existentes omitidas antes de la fecha de cierre, así como la representativa de hechos determinados con posterioridad, que por su significación impacten los resultaos de los estados contables, y que por tal motivo debe ser registrada en el período que se cierra y/o revelarse por medio de notas a los estados contables. 2.4.1.8 Proceso contable El PGCP define el Proceso Contable como: “Un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular”. También define el Proceso contable como: “Un conjunto de actividades que comprende desde el momento en que se genera el hecho financiero, económico o social, hasta el momento en que obtiene, analiza, interpreta y comunica la información de carácter contable”.

42

Fuente: Contaduría General de la Nación, Resolución 119 de 2006, por la cual se reglamenta el modelo estándar de sostenibilidad de los sistemas de contabilidad pública.

Durante el proceso contable se capturan de manera cronológica datos de las diferentes transacciones que realiza la entidad contable pública, se realizan cálculos analíticos, revisiones y análisis metodológicos, se realizan procesos de medición, ajustes y depuraciones, cierres intermedios y se generan los distintos estados, informes y reportes contables a los diferentes usuarios. El proceso contable no concluye con la determinación de los estados contables, pues sobre la base de estos deben realizarse los análisis e informes correspondientes, y como extensión de dicho proceso, el seguimiento correspondiente, con el fin de sanear o corregir las inconsistencias establecidas a una fecha de corte determinada.

IDENTIFICACIÓN CLASIFICACIÓN REGISTRO Y AJUSTE

HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS,

SOCIALES Y AMBIENTALES

SUBSISTEMAS: -PLANEACIÓN -PRESUPUESTO -RENTAS POR COBRAR -CUENTAS POR COBRAR -NOMINA -TESORERÍA -INVENTARIOS -ACTIVOS FIJOS

REVISIÓN, VERIFICACIÓN

Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES,

DOCUMENTOS FUENTE Y SOPORTES

LIBROS AUXILIARES

IMPUTACIÓN SOPORTES

CONTABLES

ELABORACIÓN DE COMPROBANTES

DE DIARIO, DE AJUSTES Y DE

CIERRE

UTILIZACIÓN CATALOGO DE

CUENTAS LIBRO DIARIO

MAYOR Y BALANCE

ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y

COMUNICACIÓN

ELABORACIÓN DE ESTADOS E

INFORMES CONTABLES

GENERACIÓN DE INFORMES

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Vale recalcar, que el desarrollo del proceso contable público, para su validez, requiere la observancia de los principios, normas técnicas y demás procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación.

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Capítulo III

ESTRUCTURA DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA

3.1 Catálogo general de Cuentas Constituye el instrumento para el reconocimiento y revelación de los hechos, transacciones u operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales realizadas por las entidades contables públicas, mediante una clasificación metodológica ordenada, flexible y de fácil comprensión tanto por el ente contable público, como para los órganos de control y usuarios en general. 3.1.1 Estructura y descripción de las clases y grupos El Catálogo de Cuentas está conformado por cinco niveles de clasificación, con una estructura de código de seis dígitos.

CLASE GRUPO CUENTA SUBCUENTA AUXILIAR

X X XX XX ………….

Como se expresa en el cuadro anterior, el primer dígito de la codificación corresponde a la Clase, el segundo al Grupo, el tercero y cuarto dígitos corresponden a la Cuenta y el quinto y sexto a la Subcuenta.

La determinación de las Clases, Grupos, Cuentas y Subcuentas es competencia de la Contaduría General de la Nación. Después de estos niveles las entidades contables públicas de manera discrecional pueden adicionar niveles auxiliares, de acuerdo con sus necesidades, por Ej. para registrar número de cédula, NIT, cuenta bancaria, número del contrato, factura, y demás, salvo aquellos casos regulados específicamente para este nivel.

3.1.1.1 Clases El Catálogo General de Cuentas de la información contable pública está conformado por las nueve clases siguientes:

1. ACTIVOS 2. PASIVOS 3. PATRIMONIO 4. INGRESOS 5. GASTOS 6. COSTOS DE VENTAS Y DE OPERACIÓN 7. COSTOS DE PRODUCCIÓN 8. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 9. CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

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Las clases de 1 a 3 representan la situación financiera, económica, social y ambiental y se les denomina Cuentas de Balance, ya que son la base para la elaboración del Balance General; las clases de 4 a 7 contienen las cuentas de resultados y son la base para la elaboración del Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental; a estas cuentas también se les denominan transitorias, ya que se cancelan al cierre de cada periodo y se abren nuevamente acorde con las operaciones en la siguiente vigencia; las clases 8 y 9 representan contingencias y revelan información para efectos de control. 3.1.1.2 Grupos

CLASE 1 ACTIVOS GRUPOS 11 EFECTIVO 12 INVERSIONES E INSTRUMENTOS DERIVADOS 13 RENTAS POR COBRAR 14 DEUDORES 15 INVENTARIOS 16 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 17 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO E HISTÓRICOS Y

CULTURALES 18 RECURSOS NATURALES RENOVABLES 19 OTROS ACTIVOS CLASE 2 PASIVOS GRUPOS 22 OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO 23 OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO E INSTRUMENTOS

DERIVADOS 24 CUENTAS POR PAGAR 25 OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL

INTEGRAL 26 OTROS BONOS Y TÍTULOS EMITIDOS 27 PASIVOS ESTIMADOS 29 OTROS PASIVOS

• Activo

• Pasivo

• Patrimonio

Cuentas de Balance

• Ingresos

• Gastos

• Costos de Ventas y de Operación

• Costos de Producción

Cuentas de Resultado • Cuentas de Orden

deudoras

• Cuentas de Orden Acreedoras

Cuentas de Orden

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CLASE 3 PATRIMONIO GRUPOS 31 HACIENDA PÚBLICA 32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL CLASE 4 INGRESOS GRUPOS 41 INGRESOS FISCALES 42 VENTA DE BIENES 43 VENTA DE SERVICIOS 44 TRANSFERENCIAS 45 ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA GENERAL DE

PENSIONES 47 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES 48 OTROS INGRESOS CLASE 5 GASTOS GRUPOS 51 DE ADMINISTRACIÓN 52 DE OPERACIÓN 53 PROVISIONES, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES 54 TRANSFERENCIAS 55 GASTO PUBLICO SOCIAL 57 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES 58 OTROS GASTOS 59 CIERRE DE INGRESOS, GASTOS Y COSTOS

CLASE 6 COSTOS DE VENTAS Y OPERACIÓN GRUPOS 62 COSTO DE VENTAS DE BIENES 63 COSTO DE VENTAS DE SERVICIOS 64 COSTO DE OPERACIÓN DE SERVICIOS

CLASE 7 COSTOS DE PRODUCCIÓN GRUPOS 71 PRODUCCIÓN DE BIENES 72 SERVICIOS EDUCATIVOS 73 SERVICIOS DE SALUD 74 SERVICIO DE TRANSPORTE 75 SERVICIOS PÚBLICOS 76 SERVICIOS HOTELEROS Y DE PROMOCIÓN TURÍSTICA 79 OTROS SERVICIOS

CLASE 8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS GRUPOS 81 DERECHOS CONTINGENTES 82 DEUDORAS FISCALES 83 DEUDORAS DE CONTROL 89 DEUDORAS POR CONTRA (CR)

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CLASE 9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS GRUPOS 91 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES 92 ACREEDORAS FISCALES 93 ACREEDORAS DE CONTROL 99 ACREEDORAS POR CONTRA (DB) 3.1.2 Descripciones de las Clases y Grupos

Ya hemos señalado que el Catálogo General de Cuentas está conformado por nueve (9) clases y dentro de cada una de estas un determinado número de grupos representativos de las transacciones susceptibles de ser registradas apropiadamente en cada uno de ellos.

Los Grupos comprenden cuentas, llamadas también cuentas mayores, y estas a su vez se descomponen en Subcuentas.

En esta sección de nuestro Módulo haremos descripción de cada una de las clases, teniendo en cuenta las transacciones financieras, económicas, sociales y ambientales que en ellas se registran, siguiendo parámetros establecidos por la CGN en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. 3.1.2.1 Activo CLASE Esta denominación incluye los grupos representativos de bienes y

derechos, tangibles e intangibles, de la entidad contable pública obtenidos como consecuencia de hechos pasados, y de los cuales se espera que fluyan a la entidad contable pública un potencial de servicios o beneficios económicos futuros en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Estos bienes y derechos se originan en las disposiciones legales, en los negocios jurídicos y en los actos o hechos que los generan, también surgen como consecuencia de transacciones que implican el incremento de los pasivos, el patrimonio o la realización de ingresos. Las cuentas que integran esta clase son de naturaleza débito8.

1 ACTIVO

8 Débito es el efecto que sufren las cuentas del Activo, de costos y gastos cuando aumentan, y las del pasivo,

ingresos y patrimonio cuando disminuyen.

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A continuación encontraremos la descripción de los grupos que conforman el Activo, según el Manual de Procedimientos de Contabilidad Pública adoptado por la Contaduría General de la Nación. Tales descripciones las hemos acompañado con normas técnicas dictadas por la Contaduría General de la Nación, como elemento sustancial para una mejor comprensión y extensión de los conceptos. La referidas normas están orientadas a definir criterios para el reconocimiento, medición y revelación de los hechos relacionados con los bienes y derechos ciertos de la entidad contable pública, derivados del desarrollo de sus funciones de cometido estatal. 3.1.2.1.1 Efectivo

CLASE GRUPO CUENTA 1 11 Bajo esta denominación se incluyen las cuentas

representativas de los recursos de disponibilidad inmediata en caja, cuentas corrientes y de ahorro, disponibles para el desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública.

ACTIVO EFECTIVO

Regularmente los activos se resumen en la cantidad de fondos y bienes que posee una organización, pero al desagregar estos dos conceptos encontramos muchos elementos componentes. En primer lugar siempre encontramos el Efectivo disponible en las cajas, el existente en las cuentas corrientes y de ahorro, producto del recaudo u otro tipo de transacción que genera el flujo o captación de dinero, que puede estar representado en cheques, moneda extranjera, comprobantes de pago con tarjetas de crédito o débito. Cuando hacemos referencia a la existencia de dinero en Caja, nos referimos a la Caja General y a las Cajas Menores. Aunque el concepto ha cambiado substancialmente, es preciso saber que la existencia de dineros en la Caja General debe obedecer a hechos transitorios, mientras se procede a su consignación, para los cual las normas de control interno deben establecer límites máximos de permanencia. Hoy día el recaudo de dinero a través de Caja es relativamente poco, debido a que regularmente se establece la consignación directa de recaudos en las cuentas corrientes bancarias, no obstante

ACTIVOEFECTIVO

INVERSIONES

RENTAS POR COBRAR

DEUDORES

INVENTARIOSPROPIEDADES,

PLANTA Y EQUIPO

BIENES DE BENEFICIO Y

USO PÚBLICO H. Y C.

RECURSOS NATURALES NO RENOVABLES

OTROS ACTIVOS

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existen municipios u otro tipo de entidad pública, donde por alguna circunstancia no hay entidad bancaria, o por situaciones eminentemente operativas, debe disponerse el recaudo en las cajas o tesorería de la institución. Es necesario señalar que el sistema de información contable no es un hecho aislado dentro de los procesos institucionales, por el contrario es muy pertinente, en este caso del efectivo tiene que ver como procesos como el presupuestal, la Tesorería, las inversiones al establecer situaciones de liquidez o iliquidez, de adquisición de bienes y servicios, entre otros aspectos. Pero hay un aspecto que el control fiscal tanto interno como externo debe establecer de manera recurrente, es la confiabilidad de los registros, que está dado fundamentalmente por la comparación entre los valores registrados en los libros, comprobantes y estados contables y la existencia física de los recursos. Para que la información contable cumpla la finalidad de su generación debe ser fundamentalmente confiable y oportuna. La confiabilidad se refiere precisamente a que obedezca a un hecho cierto, debidamente soportado, y la oportunidad hace referencia a que si la operación ocurrió hoy, en la misma fecha hay que realizar el registro contable. Muchas entidades públicas no se amparan en sus registros para dar un dato de sus saldos bancarios, precisamente porque no hacen registros en las fechas en que se producen las transacciones, y ante un requerimiento informativo tienen que llamar al banco, esperar el suministro del extracto bancario o recurrir a su consulta por internet, situaciones que estaría conllevando a una situación aparentemente inoficiosa de llevar su propio sistema de información contable. Hay que advertir que el concepto de manejo de efectivo tiene varias facetas, en el sentido de que hay entidades que manejan mayores volúmenes que otras; también que los montos o saldos van a obedecer a aspectos coyunturales por la estacionalidad de los recaudos acordes con las disposiciones institucionales. De tal manera que los análisis permitirán en estos casos establecer situaciones de liquidez para tomar decisiones de inversión o de iliquidez para efectos de financiación. 3.1.2.1.2 Inversiones e Instrumentos Derivados CLASE GRUPO CUENTA 1 12 ACTIVO INVERSIONES E

INSTRUMENTOS DERIVADOS

Aquí se encuentran las cuentas que representan recursos utilizados con el objeto de incrementar la disponibilidad de fondos excedentes o gestión de liquidez, mediante la captación de rendimientos financieros o como resultado de variaciones positivas en el mercado.

Entonces son también Activos las inversiones, pero no todo tipo de inversiones, se refiere a inversiones económicas representadas en títulos valores o acciones, con el

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objeto de obtener unos rendimientos a manera de intereses, dividendos y participaciones, incrementos por variaciones positivas en el mercado de valores y otros conceptos. En algunos casos estas inversiones deben realizarse de manera forzosa al estar condicionadas las situaciones de liquidez a la adquisición de títulos de deuda pública u otro tipo de inversión con fines de política económica o fiscal o fines de control a las entidades que realizan la inversión. Las inversiones que en este caso se realicen deben ser el resultado de análisis y proyecciones, de tal manera que no alteren el ciclo y programación presupuestal de la vigencia correspondiente y debe estar concordante con el Plan Financiero y el PAC, especialmente. Las Normas Técnicas adoptadas por la CGN en materia de inversiones, expresan entre otros los siguientes aspectos:

• Las inversiones deben reconocerse por su costo histórico y actualizarse atendiendo la intención de realización, la disponibilidad de información en el mercado y, tratándose de inversiones patrimoniales, el grado de control que se tenga sobre el ente emisor, mediante la aplicación de metodologías que aproximen su realidad económica, tales como: el valor razonable, el valor de mercado, el valor presente neto para la determinación de la rentabilidad interna del título, el método de participación patrimonial y el método del costo. Por su parte, los instrumentos financieros derivados, bien sea para administrar la liquidez o con fines de cobertura, deben reconocerse y actualizarse a precios de mercado.

• Las inversiones realizadas en moneda extranjera deben reconocerse aplicando

la Tasa Representativa de Mercado–TRM de la fecha de transacción. El valor debe re-expresarse periódicamente, aplicando la TRM en la fecha de actualización, sin perjuicio de las metodologías de valoración. En el caso de inversiones realizadas en diferentes unidades de valor o índices específicos, éstas deberán reconocerse por el precio de la unidad en la fecha de la inversión y deberán reexpresarse periódicamente, aplicando el precio de la unidad o el índice a la fecha de actualización. En el caso de inversiones con pactos de ajuste, deberán reexpresarse las partidas aplicando el criterio señalado en tal pacto. El mayor o menor valor obtenido como resultado de la reexpresión, debe reconocerse en el período, en las cuentas de actividad.

• Las inversiones deben revelarse teniendo en cuenta la finalidad con la cual se

realizan y la modalidad del título. En relación con la finalidad, las inversiones se efectúan para administrar la liquidez, adquirir el control del ente emisor, gestionar el riesgo y por razones de política. En cuanto a la modalidad del título, las inversiones se clasifican en títulos de deuda y títulos participativos. Cuando surjan provisiones o valorizaciones deberán revelarse por separado.

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3.1.2.1.3 Rentas por Cobrar

CLASE GRUPO CUENTA 1 13 ACTIVO RENTAS POR

COBRAR A esta agrupación pertenecen las cuentas que representan el valor de los derechos a favor de la entidad contable pública, por concepto de ingresos derivados de la potestad que tiene el Estado de imponer tributos, de ahí su denominación de tributarios o impuestos, directos e indirectos y es aplicable a los entes nacionales y territoriales.

Los Activos también incorporan derechos de cobro como los constitutivos de rentas y deudores en general. Las rentas por cobrar es un renglón muy importante dentro de la información contable de las entidades estatales de los niveles centrales nacional, departamental, distrital y municipal, ya que allí se concentran de manera significativa los impuestos que los contribuyentes adeudan al correspondiente fisco, concepto que en la mayoría de los casos se acumula alcanzando saldos de gran valor, resultado de la morosidad de los contribuyentes, también como consecuencia de malas políticas de cobro, que a pesar de los procesos adelantados en materia de depuración contable no ha sido posible sanear, debido a la falta de soportes, la no localización de los contribuyentes, entre otros aspectos, sin dejar de considerar que en ocasiones la mala tributación es también el resultado o reflejo de una mala situación económica, bajo cuya circunstancia es necesario aplicar políticas públicas acordes con tal circunstancia. También hay que señalar que una sana tributación se puede observar a través de este rubro contable, advirtiendo que en el caso colombiano la mayoría de los impuestos se pagan de manera simultánea con su liquidación, así excepcionalmente los derechos de cobro vendría a representar conceptos de pagos diferidos acordados, conforme a determinadas políticas de tributación, pero definitivamente son el resultado de deudas de corto, mediano y largo plazo, que acorde con su antigüedad se adoptan desde el punto de vista de la técnica contable las provisiones correspondientes para reflejar en concordancia con el principio contable de Prudencia, ante la inminencia de su pérdida, exoneración o amnistía. Debe ser claro en este caso, que toda reducción de los derechos de cobro debe derivarse de los pagos correspondientes o las decisiones amparadas en norma legal que autorice la condonación, eliminación o la reducción de la obligación. Nos hemos referido a lo significativo de los saldos de esta agrupación, que representa una potencialidad de recursos a captar, siempre y cuando se derive de derechos razonables. El comentario se debe al hecho que se ha comprobado la existencia de saldos tan significativos que algunas personas llegan a comentar por qué motivo no se recurre a su recuperación y evitaría muchas reformas tributarias, regularmente promovidas para imponer mayores tributos; no obstante cuando se cobran resulta que ya el contribuyente ha cancelado la obligación correspondiente, pero que debido a unos

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malos registros continúa sin amortizarse o cancelarse la obligación. La prueba de auditoria recomendada en estos casos es la circularización de saldos, lo que complementariamente conlleva a que los contribuyentes puedan subsanar inconsistencias que operativamente le corresponde a las administraciones tributarias públicas. Para este caso, las normas técnicas señalan los siguientes aspectos:

• Las rentas por cobrar deben reconocerse por el valor determinado en las declaraciones tributarias, las liquidaciones oficiales en firme y demás actos administrativos que liquiden obligaciones a cargo de los contribuyentes, responsables y agentes de retención, y actualizarse de acuerdo con los factores de ajuste previstos legalmente. Deben registrarse cuando surjan los derechos que los originan, con base en las liquidaciones de impuestos, retenciones y anticipos.

• Las liquidaciones oficiales deben registrarse como derechos contingentes en las

cuentas de orden, hasta tanto queden en firme.

• Las rentas por cobrar deben provisionarse como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como antigüedad y/o incumplimiento. Para determinar el valor de la provisión la entidad contable pública debe realizar una evaluación técnica del riesgo de recuperación de la renta, al menos una vez al final del período contable.

• Son métodos y criterios aceptados para establecer el valor de la provisión: el

individual y el general. El método individual se basa en el análisis de la antigüedad y revisión de las condiciones de cada una de las rentas por cobrar. Tomando como base la experiencia y las condiciones económicas actuales, la entidad contable pública hará la estimación de los porcentajes y valores que no tienen probabilidad de recuperarse, teniendo en cuenta que a mayor tiempo vencido, es mayor esta probabilidad. A partir de estos valores calculados se hará el ajuste correspondiente a la provisión. El método general o alternativo se basa en la estimación de un porcentaje sobre el total de las rentas por cobrar que se consideran incobrables, con independencia de la situación particular de cada una de ellas. Este método toma en cuenta el comportamiento o experiencia y establece rangos en las rentas por edades de vencimiento. La entidad contable pública determinará el porcentaje a aplicar como provisión en cada uno de los rangos definidos, sin exceder del valor de la renta por cobrar.

• Las rentas por cobrar deben revelarse según su antigüedad en: vigencia actual,

vigencia anterior y difícil recaudo y, según la naturaleza del impuesto. Las rentas de vigencia actual incluyen los impuestos liquidados y declarados por el contribuyente o autoridad competente, correspondientes a gravámenes reconocidos durante el ejercicio contable en curso, sin perjuicio de la vigencia a la cual corresponde la liquidación. Así mismo, incluyen las retenciones y

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anticipos liquidados en el mismo período. Las rentas de la vigencia anterior son los saldos de las rentas por cobrar de la vigencia actual reclasificados al inicio del período contable. Las rentas de difícil recaudo incluyen los saldos reclasificados de la vigencia anterior al inicio del período contable, así como los de la vigencia actual o anterior cuando la entidad detecte circunstancias que permitan prever el alto riesgo de irrecuperabilidad.

• Las provisiones deben presentarse como un menor valor de las rentas por

cobrar, debiendo revelarse en notas a los estados contables los métodos y criterios empleados para su estimación.

3.1.2.1.4 Deudores CLASE GRUPO CUENTA 1 14 ACTIVO DEUDORES Denominación que le da a las cuentas que

representan el valor de derechos de cobro de la entidad contable pública, originados en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Hacen parte de deudores, conceptos tales como los derechos por la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, los préstamos concedidos, los valores conexos a la liquidación de rentas por cobrar, los intereses, sanciones, multas y demás derechos por operaciones distintos a los ingresos tributarios.

En cuanto a esta agrupación, las normas técnicas señalan:

• Estos derechos deben reconocerse por su importe original o por el valor convenido, el cual es susceptible de actualización de conformidad con las disposiciones legales vigentes o con los términos contractuales pactados.

• Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como

antigüedad e incumplimiento, debe provisionarse el valor de los derechos que se consideren incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo con su evolución. El cálculo de la provisión debe corresponder a una evaluación técnica que permita determinar la contingencia de pérdida o riesgo por la eventual insolvencia del prestatario, y deberá efectuarse por lo menos al cierre del período contable. El valor de las provisiones constituidas se presenta como un menor valor de los deudores, debiendo revelarse en notas a los estados contables, los métodos y criterios utilizados para su estimación.

• Los deudores deben revelarse de acuerdo con su origen en: Derechos originados en actividades comerciales, de financiación, de seguridad social, por destinación específica y transferencias; y de acuerdo con el riesgo de insolvencia del prestatario, en deudores de difícil recaudo.

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3.2.1.2.5 Inventarios CLASE GRUPO CUENTA 1 15 ACTIVO INVENTARIOS Esta denominación se da a las cuentas que representan

el valor de los bienes tangibles, muebles e inmuebles, e intangibles, adquiridos o producidos por la entidad contable pública, con la intención de que sean comercializados, transformados o consumidos en actividades de producción de bienes y/o prestación de servicios, o para suministrarlos en forma gratuita a la comunidad, en desarrollo de funciones de cometido estatal.

El concepto Inventarios suele originar confusiones, ya que en el sector público tradicionalmente se ha dado esta denominación a la totalidad de los bienes muebles e inmuebles que poseen las entidades contables públicas, ya sea que se encuentren en servicio, en depósito, en tránsito o en poder de terceros. Pero bien, para aclarar que en este caso se refiere a bienes tangibles e intangibles, muebles e inmuebles, adquiridos o producidos por la propia entidad contable pública, con fines de ser comercializados, transformados o aplicados a los procesos productivos de bienes y/o servicios a manera de insumo, o para ser suministrados en forma gratuita a la comunidad en cumplimiento de cometidos estatales. De esa manera figurarán Inventarios representados en bienes terminados producidos por el ente público, mercancías para la venta, materias primas o insumos, productos en proceso, envases y empaques, mercancías en tránsito o en poder de terceros. Queda entonces claro, que aunque en ambos casos se trata de bienes muebles e inmuebles poseídos por la entidad pública, en el primero, aunque adquiridos de distintas maneras, y susceptibles de ser vendidos, la finalidad de su adquisición es incorporarlos al proceso administrativo de cumplimiento del objeto social del ente contable estatal, por ello figurará en otra agrupación de la estructura contable pública. Es de suponer que el concepto de Inventarios figurará en algunos entes estatales creados con fines de producción, transformación o venta de un servicio determinado, como es el caso de algunos establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, sociedades de economía mixta, empresas sociales del estado-ESE, empresas de servicios públicos domiciliarios, institutos científicos, entre otros, entidades ubicadas dentro del concepto de entidades descentralizadas por servicio. De manera excepcional, algunas entidades públicas de los niveles centrales pueden llegar a desarrollar actividades de transformación o venta de bienes a manera de inventarios, pero de darse, es preciso aplicarles tratamiento similar a las antes señaladas, sin que ello implique variar su naturaleza jurídica. En relación con los Inventarios, las normas técnicas señalan las siguientes observancias:

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• La comercialización comprende el proceso de intermediación entre los centros de

producción y los destinos de consumo, a través de diferentes operaciones de compraventa mayoristas o minoristas, actividad en la cual los bienes no son objeto de transformación por parte de quien los comercializa.

• La producción de bienes se considera como el proceso de creación de valor que

realizan ciertas unidades económicas, en el cual a partir de la combinación de insumos, mano de obra e infraestructura, se elaboran o fabrican nuevos bienes que se destinan al consumo final o comercialización.

• La prestación de servicios comprende las actividades que tienen por objeto

satisfacer necesidades colectivas, en las cuales se consideran como inventarios los materiales que son consumidos directamente en la prestación de los mismos.

• Los inventarios deben reconocerse por el costo histórico y se llevarán por el

sistema de inventario permanente, empleando los métodos de valoración de inventarios reconocidos en esta norma técnica. Para efectos de valoración y determinación de los costos pueden aplicarse los métodos de Primeras en Entrar Primeras en Salir-PEPS, costo promedio o cualquier otro de reconocido valor técnico, de acuerdo con la naturaleza de los bienes, procesos productivos y procedimientos internos. No se considera como un método de reconocido valor técnico el de Últimas en Entrar Primeras en Salir-UEPS.

• Deberán reconocerse provisiones por las diferencias originadas en la

comparación entre el valor en libros y el valor de realización, cuando este último sea menor, como consecuencia de las contingencias originadas en disminuciones físicas o monetarias, tales como merma, deterioro, obsolescencia, declinación del precio de venta, las cuales se calcularán mediante la aplicación de criterios técnicos que permitan determinar su razonabilidad, de acuerdo con la naturaleza del inventario y las condiciones que los hayan afectado. Tratándose de bienes que se van a suministrar gratuitamente a la comunidad o cobrando a cambio un precio económicamente no significativo, así como los bienes producidos para el uso o consumo interno deberá efectuarse la comparación con el costo de reposición. El cálculo y registro de la provisión deberá efectuarse por lo menos al cierre del período contable.

• Los inventarios deben revelarse de acuerdo con su estado de elaboración, en

productos terminados, en proceso e insumos y de acuerdo con su disponibilidad, en inventarios en tránsito y en poder de terceros. Las provisiones constituidas deben revelarse por separado como un menor valor de los inventarios. Así mismo, el método de valoración utilizado debe ser revelado en las notas a los estados contables.

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3.1.2.1.6 Propiedades, Planta y Equipo

CLASE GRUPO CUENTA 1 16 ACTIVO PROPIEDADES,

PLANTA Y EQUIPO

Bajo esta denominación se incluyen las cuentas que representan el valor de los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública, utilizados para la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, la administración de la entidad, así como los destinados a generar ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto no están disponibles para la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en condiciones normales de utilización, exceda de un año.

Este es el concepto más significativo dentro de los Activos de muchas entidades públicas y el más relevante en forma consolidada del sector público, ya que bajo esta denominación se contabilizan los terrenos, edificaciones, construcciones terminadas y en curso, maquinarias y equipos en operación, en proceso de montaje o en tránsito, la existencia de bienes en bodega, plantas, ductos, túneles, redes, líneas y cables, equipos médicos, científicos, muebles y enseres, equipos de oficina, equipos de comunicación y de computación, semovientes, equipo de transporte, tracción, elevación, plantaciones, entre otros, que han sido adquiridos para la producción de bienes y servicios, la administración de la entidad contable pública, que aunque susceptibles de ser vendidos su finalidad no es esa. Los registros contables de las Propiedades Planta y Equipo de los entes contables públicos presentan significativas inconsistencias, la más relevante está dada por el hecho de no existir un inventario físico cuantificado que permita revelar de manera confiable y consistente los registros contables, soportado en la existencia real de los bienes, situación que se vuelve aún más compleja por no contarse con documentos soporte que acrediten la propiedad sobre los mismos. Durante la vigencia de la Ley 716 de 2001, sobre saneamiento contable, se logró avanzar en gran medida en la depuración de los saldos de este grupo de los activos, no obstante la tarea completa quedó por cumplir, aceptando también que la labor al respecto tiene que continuar, al considerarse el saneamiento y depuración una gestión permanente dentro de las organizaciones estatales. Si hay algo que reconocer como positivo del citado proceso de saneamiento, es el que permitió dar a conocer a las entidades contables públicas, que lo relevante en la gestión de bienes no es solo su tenencia y buen uso, sino la acreditación de su propiedad, cuantificación y registro, entre otros aspectos, sobre lo que se deben construir los instrumentos de control en procura del uso eficiente y eficaz de los mismos.

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Dentro de esta agrupación de los activos se exigen muchos elementos técnicos y analíticos, que son preciso tener en cuenta en materia de control para que le sean exigidos en el corto y mediano plazo a los entes sujetos de control, entre otros podemos citar: el cálculo y aplicación de métodos de depreciación y revaluación de activos; avalúos y reavalúos con fines de actualización y revelación de valores ciertos; métodos y procedimientos para dar de baja los bienes inservibles físicos y técnicos; los medios técnicos de conservación y tenencia, los estimativos de vida útil, los procedimientos de reposición, los montos y porcentajes en términos de costos para determinar si las operaciones de transformación y mantenimiento del bien constituyen un costo o un gastos, con el fin de re expresar la vida útil y su depreciación. También el manejo de activos con características especiales como los semovientes, las decisiones para considerar si un bien es de consumo o devolutivo, entre otras consideraciones. Desde el punto de vista del control fiscal existe un tema de suprema importancia, relacionado con la determinación de responsabilidades fiscales, por conceptos como la pérdida, uso indebido y deterioro de bienes en poder de funcionarios públicos o particulares, que es necesario analizar al tenor de las normas y procedimientos de control fiscal y los elementos de tipo conceptual y analítico expedidos por la Contaduría General de la Nación. Consideramos importante destacar los aspectos conceptuales y doctrinarios emitidos en torno a estos importantes recursos del patrimonio público, hacerlo además en forma relevante como un mecanismo que no torne todas las veces este tema bajo un concepto árido, aburrido e intrascendente, pues en efecto, la contabilidad no es solo una expresión de cifras, debe ser además el resultado de una labor integrada. La contabilidad tiene que ver con todas las áreas de la organización, todos los bienes públicos, por intrascendentes que parezcan, son susceptible de registrar, porque todo es susceptible de controlar para establecer su uso acogido al cumplimiento del objeto social de las organizaciones públicas. Este discernimiento encaja en el propósito de invitar a las entidades contables públicas a que acompañen en los procesos a los Contadores o jefes de contabilidad, se debe recordar que la contabilidad se basa en el alimento permanente de una gran base de información que es necesario y podemos decir, obligatorio suministrar, derivado de las transacciones u operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales. Por tanto, si al encargado de alimentar ese sistema de información se le suministra basura, el resultado final también ha de ser basura. La CGN con relación a este significativo grupo de los activos ha señalado las siguientes normas técnicas:

• Deben reconocerse por su costo histórico y actualizarse mediante la aplicación de métodos de reconocido valor técnico que permitan una medición confiable. Los costos de endeudamiento asociados a la adquisición de un activo que aún no se encuentre en condiciones de utilización o venta, se reconocerán como un mayor valor del mismo.

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• Los bienes recibidos en permuta se reconocen por el precio pactado y los bienes

recibidos en donación por el valor convenido entre las partes o, en forma alternativa, el estimado mediante avalúo técnico de conformidad con las disposiciones legales vigentes. Los bienes trasladados de otra entidad contable pública y los bienes de uso permanente recibidos sin contraprestación, se reconocen por el valor convenido que podrá ser el valor en libros, o un valor estimado mediante avalúo técnico.

• El valor de las adiciones y mejoras se reconoce como mayor valor del activo, y

en consecuencia afectan el cálculo futuro de la depreciación, teniendo en cuenta que aumentan la vida útil del bien, amplían su capacidad, la eficiencia operativa, mejoran la calidad de los productos y servicios o permiten una reducción significativa de los costos de operación. Las reparaciones y mantenimiento se reconocen como gasto o costo, según corresponda.

• La depreciación debe reconocerse mediante la distribución racional y sistemática

del costo de los bienes, durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de estos activos al desarrollo de sus funciones de cometido estatal. La determinación de la depreciación debe efectuarse mediante criterios de reconocido valor técnico, aplicando el que mejor refleje el equilibrio entre los beneficios recibidos, la vida útil y la distribución del costo del activo correspondiente. Para los activos considerados de menor cuantía debe calcularse su depreciación total en el período en el cual fueron adquiridos.

• El valor de los semovientes y de las plantaciones agrícolas se amortizará durante

el lapso que se considere como ciclo productivo, de acuerdo con métodos de reconocido valor técnico.

• Deben reconocerse provisiones o valorizaciones, de conformidad con las normas

contables vigentes, cuando el valor en libros de los bienes difiera del que se determina en los avalúos realizados, sean éstos con fines de revelación contable o para otros efectos.

• Las propiedades, planta y equipo deben reconocerse y revelarse de acuerdo con

su naturaleza y capacidad de desplazamiento, en muebles, inmuebles, plantaciones y de locomoción propia. Los bienes muebles se revelarán de acuerdo con su naturaleza, destinación y estado normal de funcionamiento o de situaciones especiales para ser involucrados en procesos operativos o administrativos. En los bienes inmuebles se revelará por separado el valor que corresponda a los terrenos. Los bienes clasificados como de locomoción propia corresponden a los semovientes y se revelan en forma separada.

• Las depreciaciones y amortizaciones acumuladas, así como las provisiones

cuando sean procedentes, constituyen un menor valor de las propiedades, planta y equipo, y deberán revelarse en forma separada. Por su parte, cuando haya

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lugar a la constitución de valorizaciones, éstas deberán revelarse como otros activos.

3.1.2.1.7 Bienes de Beneficio y Uso Público e Históricos y Culturales CLASE GRUPO CUENTA 1 17 ACTIVO BIENES DE

BENEFICIO Y USO PÚBLICO E HISTÓRICOS Y CULTURALES

En esta agrupación se incluyen las cuentas que registran el valor de los bienes públicos destinados al uso y/o goce de los habitantes de todo territorio nacional, que están orientados a generar bienestar social o a exaltar los valores culturales y preservar el origen de los pueblos y su evolución, los cuales son de dominio de la entidad contable pública. También incluye los bienes formados o adquiridos en virtud de la ejecución de contratos de concesión.

La incorporación de los registros contables de los bienes de uso público, fue un propósito a partir de nuevos conceptos contables establecidos por la Contaduría General de la Nación, ya que anteriormente ese tipo de bienes se daban de baja una vez eran entregados al dominio público, lo que ocasionaba un efecto negativo sobre el patrimonio público, en vez de incrementarlo. El patrimonio del sector público colombiano sigue siendo negativo, pero ya obedeciendo a otras causas. Una de las mayores dificultades para la incorporación de esta clase de bienes lo constituye la determinación de su valor, ya que se requiere en principio avalúos técnicos; no obstantante, la Contaduría General de la Nación ha recomendado la habilitación de funcionarios del mismo organismo, cuando se trate se suplir necesidades de registro contable, pues la contratación de peritos para practicar de manera técnica estos avalúos resultan bastante onerosos, entre otros aspectos porque los honorarios se pactan según el valor del bien; lo que de todas maneras no debería ser óbice para no llevarlas a cabo, ya que una medida sería irlo realizando de manera progresiva durante varios periodos hasta cubrir el 100%. Dado el uso a que son sometidos estos bienes para el cumplimiento de los fines de las entidades contables públicas, se les aplica depreciación, que no es otra cosa que un valor acumulado que se va deduciendo como resultado de la pérdida de la capacidad operacional de los mismos, concordante con una vida útil previamente estimada, concepto que puede llegar a ser reexpresado, cuando como consecuencia de adiciones y mejoras se considera razonable prolongar su vida útil. Recordemos también, que dentro de esta agrupación se incluyen los denominados “Bienes históricos y culturales”, cuyas características dificultan de alguna manera su cuantificación o avalúo, requiriendo personal muy especializado para este tipo de operación y erogaciones en algunos casos significativas para dicho proceso, no obstante la Contaduría General de la Nación ha hecho recomendaciones para evitar

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incurrir en elevados costos, permitiendo habilitar personal especializado de la entidad contable pública o con criterio suficiente para suplir este requerimiento desde el punto de vista contable, recurriendo inclusive a los servicios de otros entes contables estatales con experticia sobre el tema. De tal manera que para este caso y otros similares citados anteriormente, el requisito de avalúo técnico especializado sería exigible solo para efectos de enajenación de estos bienes. En todo caso, la valorización de los bienes, cualquiera sea su naturaleza, es una exigencia no solo acorde con la técnica contable, complementada con la necesidad de soportar o acreditar la propiedad de la entidad contable pública sobre el bien, sino la necesidad de establecer su reposición o pago en caso de pérdida, daño, malversación, deterioro, pues donde inclusive el valor registrado constituirá de todas maneras un valor referencial, ya que el valor por el cual se debe responder fiscalmente ha de ser el de reposición o el que establezca la administración. Este aspecto es importante tratándose del caso de “bienes históricos y culturales” que por sus características no se encuentran en el mercado, pero susceptibles de establecer su reposición, cobro del respectivo seguro o recuperación mediante los procesos de responsabilidad fiscal respectivos, sin perjuicio de las demás acciones en materia penal y disciplinaria, donde su valor resulta determinante para la imposición de la sanción correspondiente. A continuación encontramos las normas técnicas respecto a esta agrupación de los Activos:

• Los bienes de beneficio y uso público e históricos y culturales deben reconocerse por el costo histórico. En el caso de los bienes históricos y culturales debe existir el acto jurídico que los considere como tales.

• El costo de los bienes históricos y culturales recibidos en donación o en

cumplimiento de cláusulas contractuales, corresponderá al valor convenido entre las partes o, en forma alternativa, al estimado mediante avalúo técnico de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

• El mejoramiento y rehabilitación de los bienes de beneficio y uso público se

reconoce como mayor valor de los bienes, y en consecuencia afectan el cálculo futuro de la amortización, teniendo en cuenta que aumentan la vida útil del bien, amplían su capacidad, la eficiencia operativa o mejoran la calidad de los servicios. El mantenimiento o conservación se reconoce como gasto.

• El reconocimiento de los bienes de beneficio y uso público e históricos y

culturales debe realizarse con sujeción a la condición señalada en el párrafo para su medición monetaria confiable. Cuando no sea posible la medición monetaria confiable deben revelarse por medio de información cualitativa o cuantitativa física en notas a los estados contables.

• Los bienes de beneficio y uso público que no se encuentren amparados por

contratos de concesión deben amortizarse para reconocer el deterioro por la

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pérdida de capacidad de su utilización. El registro de la amortización afecta directamente el patrimonio. Por su parte, aquellos amparados en contratos de concesión no son objeto de amortización.

• Los bienes de beneficio y uso público se revelan atendiendo su situación en

construcción y en servicio; atendiendo sus características, en vías de comunicación, plazas públicas y parques, entre otros. Las amortizaciones que proceden se revelan por separado, como un menor valor de los mismos.

• Los bienes históricos y culturales se revelan de acuerdo con su naturaleza en:

monumentos, museos, obras de arte, parques arqueológicos y culturales, entre otros.

3.1.2.1.8 Recursos Naturales no Renovables CLASE GRUPO CUENTA 1 18 ACTIVO RECURSOS

NATURALES NO RENOVABLES

Comprende esta agrupación, las cuentas representativas del valor de los recursos naturales no renovables que, por sus propiedades, se encuentran en la naturaleza sin que hayan sido objeto de transformación. Incluye las inversiones orientadas a su explotación.

Son valores registrados con base en reservas probadas de recursos naturales como minas, yacimientos y canteras, cuyo cálculo de existencia o reservas probables requieren la aplicación de métodos de reconocido valor técnico, valor que se va disminuyendo en la medida de su explotación, bajo el concepto de “Agotamiento acumulado”. También se incorpora en este concepto los costos en que se incurre durante la etapa de exploración, cuando el recurso natural resulta productivo; como también, los costos incurridos en la etapa de desarrollo, hasta el inicio de la producción, excepto los correspondientes a propiedades, plata y equipo. Este tipo de bien no está sujeto a depreciación, sino a amortización, la cual se calcula con base en estudios de reconocido valor técnico. Las normas técnicas prescritas en este caso, contemplan:

• Los recursos naturales no renovables deben reconocerse y actualizarse mediante la aplicación de metodologías de reconocido valor técnico. Por su parte, las inversiones se reconocen por el costo histórico y no son objeto de actualización.

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• Los recursos naturales no renovables se agotan en la medida en que son extraídos y este agotamiento debe revelarse por separado como un menor valor de los mismos.

• Las inversiones en recursos naturales no renovables en explotación están

conformadas por los costos incurridos en la etapa de exploración que tengan relación directa con el descubrimiento de reservas específicas, siempre que los costos estén asociados con áreas que resulten productoras.

3.1.2.1.9 Otros Activos CLASE GRUPO CUENTA 1 19 ACTIVO OTROS

ACTIVOS Esta agrupación ha sido creada para incluir las cuentas que no resultan factibles registrar en la anteriores agrupaciones del Activo, y que representan los recursos, tangibles e intangibles considerados complementarios para el cumplimiento de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública o están asociados a su administración, en función de situaciones tales como posesión, titularidad, modalidad especial de adquisición, destinación, o su capacidad para generar beneficios o servicios futuros.

Según el PGCP, en las transacciones y manejo de las cuentas pertenecientes a este grupo, se deben tener en cuenta las siguientes normas técnicas:

• Los activos diferidos deben reconocerse por su costo histórico y por regla general no son susceptibles de actualización, excepto para los que de manera específica así se determine.

• Los bienes de arte y cultura y los intangibles se reconocen por su costo histórico y no son susceptibles de actualización.

• Los activos, tales como los bienes recibidos en dación de pago y los adquiridos de instituciones inscritas, se reconocerán por el valor convenido, el cual es susceptible de actualización, de conformidad con los términos contractuales y las normas contables que le sean aplicables a la entidad contable pública.

• Para los activos reclasificados contablemente, el reconocimiento se efectúa por el valor neto registrado en las cuentas de origen y están sometidos a los procesos de actualización que apliquen a los activos objeto de reclasificación.

• Los bienes adquiridos en leasing financiero se reconocen por el valor presente neto de los cánones futuros y opción de compra pactados

63

• Para efectos de revelación, los otros activos se clasifican atendiendo la clase de bien, su condición, su naturaleza, así como su capacidad para generar beneficios o servicios futuros.

• Los cargos diferidos se amortizarán durante los períodos en los cuales se espera percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos, de acuerdo con los estudios de factibilidad para su recuperación, los períodos estimados de consumo de los bienes o servicios, o la vigencia de los respectivos contratos, según corresponda.

• El impuesto diferido se amortizará durante los períodos en los cuales se reviertan las diferencias temporales que lo originaron.

• Las obras y mejoras en propiedad ajena diferentes de las susceptibles de ser reconocidas como propiedades, planta y equipo, se amortizarán durante el período menor que resulte entre la vigencia del contrato que ampare el uso de la propiedad, o la vida útil estimada de los bienes, producto de las adiciones o mejoras realizadas, sólo cuando el costo de las obras y mejoras efectuadas no sean reembolsables.

• Los bienes entregados a terceros se amortizarán durante el período menor que resulte entre la vigencia del contrato o la vida útil estimada de los bienes y se registrará como gasto o costo.

• El valor de los intangibles adquiridos o desarrollados se amortizará durante el lapso que corresponda a la recuperación de la inversión en que se incurrió, el período en que se obtendrán los beneficios económicos esperados por efectos de su explotación o la duración del amparo legal o contractual de los derechos otorgados, debiendo reconocerse como costo.

• Los bienes adquiridos en leasing financiero son objeto de depreciación para reconocer la pérdida de capacidad operacional por su utilización.

• Para los bienes recibidos en dación de pago deben reconocerse provisiones o

valorizaciones como resultado de la comparación del valor en libros con el valor de realización.

3.1.2.2 Pasivo

CLASE Bajo esta denominación se incorporan los grupos que representan las obligaciones ciertas o estimadas de la entidad contable pública, como consecuencia de hechos pasados, de las cuales se prevé que representarán para la entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicios o beneficios económicos, en desarrollo de funciones de cometido estatal. Las cuentas que integran

2 PASIVO

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esta clase son de naturaleza crédito9.

A continuación encontraremos la descripción de los grupos que conforman el Pasivo, según el Manual de Procedimientos de Contabilidad Pública adoptado por la Contaduría General de la Nación. Tales descripciones las hemos acompañado con normas técnicas dictadas por la Contaduría General de la Nación, como elemento substancial para una mejor comprensión y extensión de los conceptos.

Las normas técnicas relacionadas con los Pasivos están orientadas a definir y concretar criterios para el reconocimiento, medición y revelación de las obligaciones de la entidad contable pública. Las obligaciones constitutivas de pasivos para los entes público surgen en la ley, en los negocios jurídicos y demás actos o hechos ocurridos en cumplimiento de los cometidos estatales que les han sido encomendados. 3.1.2.2.2 Operaciones de Crédito Público

CLASE GRUPO CUENTA 2 22 PASIVO OPERACIONES

DE CRÉDITO PÚBLICO

Con esta denominación se incluyen las cuentas que representan el valor de los actos o contratos que de conformidad con las disposiciones legales sobre crédito público, tienen por objeto dotar a la entidad contable pública de recursos, bienes o servicios, con plazo para su pago, tales como empréstitos, emisión y colocación de bonos y títulos de deuda

9 Crédito es el efecto que sufren las cuentas del pasivo, ingresos y patrimonio cuando aumentan, y las del

activo y de gastos cuando disminuyen.

PASIVO

OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICO

OPERACIONES DE FINANCIAMIENT

O

CUENTAS POR PAGAR

OBLIGACIONES LABORALES Y DE

SEGURIDAD COCIAL INTEGRAL

OTROS BONOS Y TITULOS

EMITIDOS

PASIVOS ESTIMADOS

OTROS PASIVOS

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pública y, crédito de proveedores. Las normas técnicas dictadas contenidas en el PGCP, al respecto señalan:

• Cuando se trate de contratos de empréstito, las operaciones de crédito público deben reconocerse por el valor desembolsado; los bonos y títulos colocados se reconocen por el valor nominal y los créditos de proveedores deben reconocerse por el valor del bien o servicio recibido. Para el caso de la deuda asumida, ésta se reconoce por el valor de la deuda que se adquiere, con base en la norma que autorice tal operación.

• Las operaciones de crédito público pactadas en moneda extranjera, deben reconocerse aplicando la Tasa Representativa de Mercado–TRM de la fecha de transacción. Este valor debe reexpresarse periódicamente, aplicando la TRM en la fecha de actualización.

• Las operaciones de crédito público deben revelarse atendiendo los criterios de origen, plazo pactado y operación que provee el financiamiento.

• De acuerdo con su origen, las operaciones de crédito público se clasifican en

internas y externas. Se consideran internas, las que de conformidad con la reglamentación vigente se celebren exclusivamente entre residentes del territorio Nacional. Por su parte, las externas corresponden a aquellas que se celebren con no residentes.

• Atendiendo el plazo pactado, las operaciones de crédito público se clasifican en

corto, si el plazo para su pago es igual o inferior a un año, y en largo si su plazo es superior a un año.

• De acuerdo con la operación que provee el financiamiento, las operaciones de

crédito público se clasifican en empréstitos, emisión y colocación de bonos y títulos y crédito de proveedores.

• De otra parte, el financiamiento con la banca central, se reconoce por el valor del

desembolso y se revela como una forma particular de financiamiento. 3.1.2.2.3 Operaciones de Financiamiento

CLASE GRUPO CUENTA 2 23 PASIVO OPERACIONES

DE FINANCIAMIENTO

Bajo esta denominación se incluyen las cuentas que representan el valor de las operaciones que no exigen las formalidades propias de las operaciones de crédito público, tales como las efectuadas para cubrir situaciones temporales de

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iliquidez, las obligaciones constituidas como resultado del cumplimiento de garantías de operaciones de crédito público por parte de la Nación y las entidades territoriales, como también las operaciones de la Nación a corto plazo.

Las normas técnicas dictadas al respecto señalan:

• Los instrumentos derivados con fines de cobertura representan el valor de las operaciones financieras que se pactan con el objeto de gestionar el riesgo de los pasivos y pueden efectuarse para comprar o vender activos, como divisas o títulos valores o futuros financieros sobre tasas de cambio, tasas de interés, índices bursátiles o cualquier otro subyacente pactado, los cuales se liquidarán en fecha futura acordada.

• Tratándose de préstamos y operaciones para cubrir situaciones temporales de

iliquidez, las operaciones de financiamiento deben reconocerse por el valor desembolsado; los bonos y títulos colocados se reconocen por el valor nominal.

• En cuanto a los contratos de leasing, estos se reconocen por el valor presente

neto de los cánones futuros y opción de compra pactados. Para el caso de las obligaciones surgidas en acuerdos de pago, éstas se reconocen por el valor pactado. Los instrumentos derivados deben reconocerse por el valor del derecho y la obligación en la fecha de inicio del contrato, serán objeto de actualización empleando metodologías de reconocido valor técnico y se revelan identificando la clase de pasivo cubierto.

• Las operaciones de financiamiento que han sido pactadas en moneda extranjera

deben reconocerse aplicando la Tasa Representativa de Mercado (TRM) de la fecha de transacción. Este valor debe reexpresarse periódicamente, aplicando la TRM en la fecha de la actualización.

• Las operaciones de financiamiento se revelan atendiendo los criterios de origen,

plazo pactado y operación que provee el financiamiento.

• De acuerdo con su origen, las operaciones de financiamiento se clasifican en internas y externas. Son internas las operaciones de financiamiento que de conformidad con la reglamentación vigente se pacten exclusivamente entre residentes del territorio nacional. Por su parte, las externas corresponden a las que se pacten con no residentes.

• Atendiendo el plazo pactado, las operaciones de financiamiento se clasifican en

corto y largo plazo. Son de corto plazo las operaciones de financiamiento adquiridas con plazo para su pago inferior o igual a un año; son de largo plazo, las operaciones de financiamiento adquiridas con plazo para su pago superior a un año.

67

• De acuerdo con la operación que provee el financiamiento, se clasifican en

préstamos, operaciones de colocación de bonos y títulos, operaciones para cubrir situaciones temporales de iliquidez y contratos de leasing.

3.1.2.2.4 Cuentas por Pagar

CLASE GRUPO CUENTA 2 24 PASIVO CUENTAS POR

PAGAR Aquí se agrupan las cuentas representativas de obligaciones de la entidad contable pública, adquiridas con personas naturales o jurídicas, en desarrollo de sus operaciones de cometido estatal, diferentes de las operaciones de crédito público y de las operaciones de financiamiento.

Las normas técnicas adoptadas en relación con estos pasivos, expresan:

• Las cuentas por pagar deben reconocerse por el valor total adeudado, que se define como la cantidad a pagar en el momento de adquirir la obligación. En el caso de operaciones con proveedores en moneda extranjera, deben reconocerse aplicando la Tasa Representativa de Mercado–TRM de la fecha de transacción. Los costos de endeudamiento se reconocen por el valor devengado, de acuerdo a las condiciones pactadas. Se registraran en el momento en que se reciba el bien o servicio, o se formalicen los documentos que generan las obligaciones correspondientes de conformidad con las condiciones contractuales.

• Estas obligaciones deben actualizarse periódicamente de acuerdo con la

modalidad de ajuste pactado y observando las disposiciones vigentes. El valor de operaciones con proveedores en moneda extranjera, se deberá expresar periódicamente, aplicando la TRM en la fecha de actualización. El mayor o menor valor generado por efectos del ajuste se reconoce en los resultados del período.

• Se revelan en función de los hechos que originan la obligación, tales como:

Adquisición de bienes y servicios, transferencias, impuestos, depósitos, avances y anticipos y costos de endeudamiento.

3.1.2.2.5 Obligaciones Laborales y de Seguridad Social Integral

CLASE GRUPO CUENTA 2 25 PASIVO OBLIGACIONES

LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL

En esta denominación se incorporan las cuentas que representan obligaciones generadas por relaciones laborales, en virtud de normas legales, convencionales o pactos colectivos, como también,

68

INTEGRAL las derivadas de la afiliación al sistema de seguridad social integral.

Según las normas técnicas dictadas en esta materia:

• Deben reconocerse por el valor de la obligación real. Por lo menos al final del período contable debe registrarse el resultado de la consolidación de prestaciones.

• Su revelación debe realizarse atendiendo la naturaleza salarial o prestacional de

tales obligaciones. En cuanto a las de seguridad social, se clasifican atendiendo las prestaciones generales de los regímenes establecidos por el correspondiente sistema.

3.1.2.2.6 Otros Bonos y Títulos Emitidos

CLASE GRUPO CUENTA 2 26 PASIVO OTROS BONOS

Y TÍTULOS EMITIDOS

Bajo esta denominación se incluyen las cuentas representativas de los bonos y títulos emitidos por la entidad contable pública, que dada sus características especiales no son consideradas operaciones de crédito público, ni operaciones de financiamiento, en razón a que su objetivo no es obtener o captar recursos, sino la sustitución y el reconocimiento de obligaciones.

Al respecto las normas técnicas en esta materia señalan:

• Deben reconocerse por su valor nominal y redimirse de acuerdo con las normas vigentes, o cuando son utilizados como instrumento de pago.

• Se revelan identificando la modalidad de la obligación que los genera en bonos

pensionales, títulos de devolución de impuestos y certificados de reembolso tributario, entre otros. Los costos financieros deben clasificarse en cuentas separadas de la obligación que los origina.

3.1.2.2.7 Pasivos Estimados

CLASE GRUPO CUENTA 2 27 PASIVO PASIVOS

ESTIMADOS Denominación bajo la cual se incluyen las cuentas representativas de las obligaciones a cargo de la entidad contable pública, originadas en circunstancias ciertas, cuya exactitud del valor

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depende de un hecho futuro; estas obligaciones deben ser justificables y su medición monetaria debe ser confiable.

Las normas técnicas al respecto señalan:

• Deben reconocerse por el valor que se estime, empleando criterios técnicos de conformidad con las disposiciones legales vigentes, constituyéndose en provisiones.

• Deben revelarse atendiendo el concepto que los origine. Cuando la circunstancia

que determinó la estimación se materialice, deben reclasificarse como un pasivo real.

3.1.2.2.9 Otros Pasivos

CLASE GRUPO CUENTA 2 29 PASIVO OTROS

PASIVOS En esta agrupación se incluyen las cuentas representativas de obligaciones que por sus características no son susceptibles de clasificarse en las demás agrupaciones del Pasivo de la entidad contable pública.

De acuerdo con las operaciones que aquí se registran, las normas técnicas establecen:

• Las obligaciones se reconocen por el valor recaudado y por el valor adeudado en cumplimiento de garantías.

• Los pasivos diferidos se amortizarán durante los períodos en los cuales se

produzca la contraprestación de bienes y servicios, cuando se reviertan las diferencias temporales que los originaron. El crédito por corrección monetaria diferida se amortizará en la misma proporción en que se asignen los costos del activo que la originó.

• Deben revelarse en función de la titularidad de los recursos, la probabilidad de

constituir ingresos y el cumplimiento de garantías.

3.1.2.3 Patrimonio

CLASE Esta denominación incluye los grupos representativos de bienes y derechos, deducidas las obligaciones, con el fin de cumplir las funciones de cometido estatal. Esta diferencia se encuentra representada en los recursos asignados o aportados a la entidad contable pública para su creación y desarrollo, en las diferentes

3 PATRIMONIO

70

modalidades de superávit y en los factores que implican su disminución. Las cuentas que integran esta clase son de naturaleza crédito

Técnicamente, el Patrimonio es lo que le queda a la entidad contable pública despues de deducir de sus Activos, las obligaciones o Pasivos existentes. Es aún más comprensible, a partir de la ecuasión contable: Las normas técnicas relativas al patrimonio están orientadas a definir criterios para el reconocimiento y revelación de los recursos para la constitución y desarrollo de la entidad contable pública, así como otros factores que inciden en el comportamiento patrimonial, representado en incrementos y disminuciones.

• Los recursos para la constitución y desarrollo de la entidad contable pública están conformados por los aportes iniciales y sus incrementos directos, o como consecuencia de capitalizaciones originadas en actos jurídicos que le sean aplicables, y en las decisiones del máximo órgano corporativo de dirección, tratándose de las empresas.

• Los factores que inciden en el comportamiento patrimonial, cuando generan

incrementos, se constituyen en superávit que, dependiendo de su origen, puede ser pagado, operacional, de valuación, donado e incorporado.

• El superávit pagado comprende el valor en exceso originado en la venta de

acciones o cuotas partes de interés social, con respecto a su valor nominal.

• El superávit operacional se origina como consecuencia del reconocimiento de ingresos, gastos y costos relacionados con las funciones de cometido estatal, en un período contable, más los resultados de períodos anteriores que están disponibles.

Hacienda Pública

Patrimonio

Institucional

Patrimonio

PATRIMONIO = ACTIVOS - PASIVOS

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• El superávit de valuación se deriva de los procesos de valoraciones técnicas tendientes a la actualización de los valores de activos.

• El superávit donado comprende los bienes y derechos recibidos de terceros sin

contraprestación económica, destinados a la formación bruta de capital, con independencia de la naturaleza del bien o derecho recibido. Así, las donaciones que tengan como destino la financiación de gastos se registrarán como ingreso.

• El superávit incorporado se origina en el reconocimiento de bienes y derechos

trasladados de otras entidades contables públicas, siempre que constituyan formación bruta de capital para la entidad que los recibe y de los intangibles formados.

• Los factores que generan disminuciones en el comportamiento patrimonial

corresponden a la incorporación de pasivos y al reconocimiento de provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones, así como el retiro de las rentas por cobrar y los deudores, en los casos expresamente señalados en las normas técnicas aplicables.

• El reconocimiento del patrimonio público debe corresponder con el criterio de

reconocimiento definido para las demás cuentas del activo, pasivo, ingresos, gastos y costos que lo originan, y con el de revelación cuando aplique.

• Las disminuciones patrimoniales están conformadas por la incorporación de

pasivos y el registro de provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones.

• El patrimonio público se revela dependiendo del sector al que pertenezca la

entidad contable pública. 3.1.2.3.1 Hacienda Pública

CLASE GRUPO CUENTA 3 31 PATRIMONIO HACIENDA

PÚBLICA En esta denominación se incluyen las cuentas que representan los recursos destinados para la creación y desarrollo de las entidades contables públicas del sector central de los niveles nacional y territorial. También incluye las variaciones patrimoniales originadas por el desarrollo de las funciones de cometido estatal, los procesos de actualización y las decisiones de terceros a favor de la entidad contable pública.

Hacienda Pública es el concepto de patrimonio de las entidades del sector central (Ministerios, Departamentos Administrativos, Secretarías, Congreso, Asambleas,

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Concejo, Contralorías, Personerías), del orden nacional, departamental, distrital o municipal. El patrimonio de estas entidades, organismos o corporaciones, son una segregación del patrimonio público. El capital fiscal representa los recursos destinados para la creación y desarrollo de la entidad contable pública, así como la acumulación de los traslados de otras cuentas patrimoniales, como es el caso de los resultados del ejercicio, el patrimonio público incorporado y las provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones de los activos de las entidades del gobierno general, que no estén asociados a la producción de bienes y la prestación de servicios individualizables. 3.1.2.3.2 Patrimonio Institucional

CLASE GRUPO CUENTA 3 32 PATRIMONIO PATRIMONIO

INSTITUCIONAL En esta agrupación se encuentran las cuentas representativas de los aportes destinados para la creación y desarrollo de entidades contables públicas descentralizadas por servicios. También incluye los recursos públicos que están orientados a fomentar el desarrollo de un sector específico y las variaciones patrimoniales originadas por la operación, los procesos de actualización y las decisiones de terceros a favor de la entidad contable pública.

Patrimonio Institucional es la denominación que corresponde a la segregación del patrimonio público manejado por las entidades del sector descentralizado por servicios (Establecimientos públicos, EICE, ESE, SEM, ESPD). Las normas técnicas relacionadas con esta parte del Patrimonio, advierten:

• El Capital social está conformado por los aportes sociales de conformidad con normas legales que rigen la creación de entes públicos cuya naturaleza jurídica corresponde a sociedades limitadas y asimiladas.

• El Capital autorizado y pagado comprende los aportes efectivamente otorgados a

los entes públicos cuya naturaleza jurídica corresponde a sociedades anónimas y asimiladas, de conformidad con las normas que rigen su creación.

• El Capital fiscal corresponde a los aportes otorgados para la creación y

desarrollo de establecimientos públicos y demás entidades no societarias, y también la acumulación de los traslados de otras cuentas patrimoniales, como es el caso de los resultados del ejercicio, el patrimonio público incorporado y las provisiones, depreciaciones y amortizaciones de los activos de las entidades del

73

gobierno general, que no estén asociados a la producción de bienes y la prestación de servicios individualizables.

• El Capital de fondos parafiscales representa el valor de los recursos públicos

recibidos para la creación de fondos para el fomento y desarrollo de un sector específico, que por ley son administrados por particulares.

3.1.2.4 Ingresos

CLASE Bajo esta denominación se incluyen los grupos que representan los flujos de entrada de recursos generados por la entidad contable pública, susceptibles de incrementar el patrimonio público durante el periodo contable, bien sea por aumento de activos o por disminución de pasivos, expresados en forma cuantitativa y que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria y los ingresos de carácter extraordinario obtenidos en cumplimiento del objeto social en nombre del Estado.

4 INGRESOS

Las normas técnicas relacionadas con los Ingresos, señalan:

• El reconocimiento de los ingresos debe hacerse en cumplimiento del principio de Devengo o Causación, con base en las normas que los imponen, las declaraciones tributarias, la liquidación de pago de los aportes parafiscales, o el desarrollo de actividades de comercialización de bienes y prestación de servicios. Para el caso de los ingresos tributarios y no tributarios, las liquidaciones oficiales y los actos administrativos, respectivamente, se reconocen una vez hayan quedado en firme.

• Los intereses de mora derivados de los derechos, por estar sometidos a

situaciones inciertas, deben reconocerse atendiendo al principio de prudencia. En caso de no reconocer el ingreso, deberá revelarse dicha situación en cuentas

INGRESOS

INGRESOS FISCALES

VENTA DE BIENES

VENTA DE SERVICIOS

TRASNFERENCIASADMINISTRACIÓN

DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

OPERACIONES INSTITUCIONALES

OTROS INGRESOS

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de orden contingentes y en las notas a los estados, informes y reportes contables.

• El reconocimiento de los ingresos por venta de bienes se realizará cuando se

haya transferido su titularidad y determinado en forma razonable la correspondiente contraprestación. Por su parte, los ingresos por prestación de servicios se reconocen cuando surja el derecho de cobro como consecuencia de la prestación del servicio, imputándose al período contable respectivo.

• La entidad contable pública que en desarrollo de sus operaciones realice

devoluciones, rebajas y/o descuentos debe reconocerlos por el precio o el valor convenido, según corresponda.

• Las transferencias se reconocen cuando la entidad contable pública receptora

conoce que la entidad contable pública cedente expidió el acto de reconocimiento de su correlativa obligación. El importe para el reconocimiento corresponde al definido en el citado acto.

• Las operaciones interinstitucionales están conformadas por los fondos recibidos,

las operaciones de enlace y las operaciones sin flujo de efectivo. Los fondos se reconocen por el valor recibido y las operaciones de enlace y sin flujo de efectivo, por el valor de la operación que las genera.

• Los ingresos se revelan atendiendo el origen de los mismos, como el poder

impositivo del Estado, el desarrollo de operaciones de producción y comercialización de bienes y prestación de servicios; las relaciones con otras entidades del sector público, y la ocurrencia de eventos complementarios y vinculados a la operación básica o principal, así como los de carácter extraordinario. Se clasifican en ingresos fiscales, venta de bienes y servicios, transferencias, recursos de los fondos de reservas de pensiones, operaciones interinstitucionales y otros ingresos.

• Los ingresos fiscales corresponden a ingresos tributarios y no tributarios, aportes

sobre la nómina, y rentas parafiscales.

• Los ingresos tributarios corresponden a ingresos exigidos sin contraprestación directa, determinados en las disposiciones legales por la potestad que tiene el Estado de establecer gravámenes. Se clasifican según el hecho generador del tributo y recaen sobre la renta o la riqueza, en función de la capacidad económica del sujeto pasivo, gravando la propiedad, la producción, la actividad o el consumo. También pueden clasificarse atendiendo a la jurisdicción a la cual pertenezcan en: Nacionales, Departamentales, Distritales y Municipales.

• Los ingresos no tributarios son las retribuciones efectuadas por los usuarios de

un servicio a cargo del Estado, en contraprestación a las ventajas o beneficios

75

que obtiene de éste. Comprenden, entre otros, las tasas, multas, intereses, contribuciones, regalías y concesiones.

• Los aportes sobre la nómina son ingresos creados por disposiciones legales, que

se originan en pagos obligatorios derivados de la relación laboral, de las entidades públicas y privadas.

• Las rentas parafiscales son gravámenes que afectan un determinado y único

grupo social y económico, y se utilizan para beneficio del propio sector.

• Los recursos generados por la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios constituyen ingresos para las entidades contables públicas. En caso de existir devoluciones, rebajas o descuentos, deben reconocerse como un menor valor del ingreso, con independencia de la vigencia en que se haya devengado.

• Las transferencias comprenden los recursos originados en traslados sin

contraprestación directa, efectuados entre las entidades contables públicas de los diversos niveles y sectores.

• Los recursos de los fondos de reservas de pensiones comprenden las

cotizaciones, recuperaciones de cartera, devoluciones de aportes de la administradora, reintegros de pensionados, convalidación y conmutación pensional y el reconocimiento de semanas, así como las cuotas partes de pensiones y de bonos pensionales.

• Las operaciones interinstitucionales comprenden los fondos recibidos por la

entidad contable pública, de la administración central del mismo nivel, para el desarrollo de las funciones de cometido estatal. Incluye las operaciones de enlace y las operaciones sin flujo de efectivo que se caracterizan porque en las mismas intervienen dos o más entidades contables públicas.

• Los otros ingresos comprenden flujos de entrada de recursos generados por la

entidad contable pública, no considerados expresamente en las anteriores clasificaciones. Incluye también los ingresos por partidas de carácter extraordinario.

3.1.2.5 Gastos

CLASE Con esta denominación se contemplan los grupos que representan flujo de recursos de la entidad contable pública, susceptibles de reducir el patrimonio público durante el período contable, bien sea por disminución de activos o por aumento de pasivos, expresados en forma cuantitativa. Los gastos son requeridos para el desarrollo de la actividad ordinaria, e incluye los originados por situaciones de carácter extraordinario.

5 GASTOS

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Las normas técnicas referidas a gastos señalan:

• El reconocimiento de los gastos debe hacerse con sujeción a los principios de devengo o causación y medición, de modo que refleje sistemáticamente la situación de la entidad contable pública en el período contable.

• Tratándose de los gastos estimados, estos deben reconocerse con base en el principio de prudencia y estar soportados en criterios técnicos que permitan su medición confiable.

• Los gastos se revelan de acuerdo con las funciones que desempeña la entidad

contable pública, la naturaleza del gasto, la ocurrencia de eventos extraordinarios y hechos no transaccionales, y las relaciones con otras entidades del sector público; se clasifican en: administrativos, operativos, gastos estimados, transferencias, gasto público social, operaciones interinstitucionales y otros gastos.

• Los gastos de administración corresponden a los montos asociados con

actividades de dirección, planeación y apoyo logístico.

• Los gastos de operación se originan en el desarrollo de la operación básica o principal de la entidad contable pública, siempre que no deban registrar costos de producción y ventas, o gasto público social, de conformidad con las normas respectivas.

• Los gastos estimados corresponden a montos determinados para cubrir

previsiones futuras de ocurrencia cierta, derivados de contingencias de pérdida o provisiones por eventos que afecten el patrimonio público, así como el valor relativo al desgaste o pérdida de la capacidad operacional por el uso de los bienes, su consumo, o extinción.

GASTOS

DE ADMINISTRACIÓN

DE OPERACIÓN

PROVISIONES, DEPRECIACIONES, AMRTIZACIONES

TRASNFERENCIAS

GASTO PÚBLICO SOCIAL

OPERACIONES INTERENSTITU

CIONALES

OTROS GASTOS

CIERRE DE INGRESOS, COSTOS Y GASTOS

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• Las transferencias comprenden los recursos originados en traslados sin contraprestación directa, efectuados entre entidades contables públicas de los diversos niveles y sectores.

• El gasto público social corresponde a los recursos destinados por la entidad

contable pública a la solución de las necesidades básicas insatisfechas de salud, educación, saneamiento ambiental, agua potable, vivienda, medio ambiente, recreación y deporte y los orientados al bienestar general y al mejoramiento de la calidad de vida de la población, de conformidad con las disposiciones legales.

• Las operaciones interinstitucionales comprenden los fondos entregados por la

administración central, para el pago de los gastos incluidos en el presupuesto de las entidades contables públicas del mismo nivel. Incluye las operaciones de enlace y las operaciones sin flujo de efectivo que se caracterizan porque en las mismas intervienen dos o más entidades contables públicas.

• Los otros gastos comprenden los flujos de salida de recursos incurridos por la

entidad contable pública, no considerados expresamente en las anteriores clasificaciones. Incluyen los costos de endeudamiento, los cuales corresponden a intereses, comisiones y otros conceptos originados en la obtención de financiación. Adicionalmente incluye los gastos por partidas extraordinarias.

3.1.2.6 Costo de Ventas y Operación

CLASE En esta denominación se incluyen los grupos representativos de erogaciones y cargos asociados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios vendidos por la entidad contable pública durante el periodo contable. Los costos de operación constituyen los valores reconocidos como resultado del desarrollo de la operación básica o principal de la entidad contable pública en la administración de la seguridad social, el desarrollo de las actividades financiera y aseguradora y la explotación de los juegos de suerte y azar; operaciones que por sus características no se reconocen de manera acumulativa en los costos de producción.

6 COSTO DE VENTAS Y OPERACIÓN

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Las normas técnicas relacionadas con esta agrupación, expresan:

• El costo de ventas se reconoce por el costo histórico de los inventarios de los bienes adquiridos para la venta y los costos de producción acumulados de los bienes producidos y servicios prestados. Los costos de operación se reconocen por el costo histórico.

• El costo de ventas se revela identificando la clase de bien o servicio prestado.

Tratándose de bienes debe tenerse en cuenta la actividad de producción o comercialización. Por su parte, los costos de operación se revelan de acuerdo con los conceptos asociados a las actividades identificadas.

3.1.2.7 Costos de Producción

CLASE Bajo esta denominación se incluyen los grupos representativos de erogaciones y cargos directamente relacionados con la producción de bienes y la prestación de los servicios individualizables, que surgen del desarrollo de funciones de cometido estatal de la entidad contable pública, con independencia de que sean suministrados de manera gratuita, o vendidos a precios económicamente no significativos, o a precios de mercado. Igualmente, incluye el costo de los bienes producidos para el uso o consumo interno. Los costos de producción están asociados principalmente con la obtención de los ingresos o parte de ellos, por la venta de bienes o la prestación de servicios individualizables.

7 COSTOS DE PRODUCCIÓN

COSTO DE VENTAS Y

OPERACIÓN

COSTO DE VENTA DE

BIENES

COSTO DE VENTAS DE SERVICIOS

COSTO DE OPERACIÓN

DE SERVICIOS

79

Las normas técnicas contenidas en el PGCP, relacionadas con esta agrupación expresan:

• Un servicio individualizable es el susceptible de suministrarse a cada individuo de manera particular, y su utilización reduce la disponibilidad de prestación para los demás individuos, tales como: salud, educación y servicios públicos domiciliarios. Las entidades que producen bienes o prestan servicios individualizables, deberán reconocer los costos de producción asociados a tales procesos.

• Los servicios colectivos que presta el gobierno a la comunidad como la

administración pública, la defensa, la seguridad y la justicia, serán objeto de asignación de costos en la medida que la entidad contable pública disponga de capacidad para implementar sistemas de costos. No obstante, los registros originados afectarán las cuentas de gastos.

• Los diferentes conceptos que conforman el costo de producción deben

reconocerse por el costo histórico. Para la determinación y registro deben implementarse sistemas de acumulación ajustados a la naturaleza del proceso productivo, bien sea por órdenes específicas, procesos o actividades, empleando metodologías reconocidas técnicamente como: costeo global, directo o marginal, o costeo basado en actividades, entre otras, que permitan satisfacer las necesidades de información de la entidad contable pública.

• Los costos de producción se revelan en el correspondiente informe

complementario, identificando los bienes y servicios producidos en desarrollo de

COSTOS DE PRODUCCIÓN

PRODUCCIÓN DE BIENES

SERVICIOS EDUCATIVOS

SERVICIOS DE SALUD

SERVICIOS DE TRANSPORTES

SERVICIOS PÚBLICOS

OTROS SERVICOS

80

las actividades económicas, los insumos y demás factores necesarios para la producción.

• El costo de los bienes producidos para la venta o el suministro gratuito a la comunidad, debe trasladarse al inventario de productos terminados en la medida en que se obtenga el producto concluido, previa la distribución de los costos indirectos.

• El costo de los bienes que se encuentran en proceso de producción actualizará

temporalmente el inventario de productos en proceso, para efectos de revelación de la información contable a una fecha determinada.

• En el caso de servicios, la producción y el intercambio se dan en forma

simultánea; por tanto, una vez acumulados los costos de producción se trasladan al costo de ventas, si el servicio prestado es vendido a un precio económicamente significativo, en términos de la recuperación de los costos o del valor de mercado.

• El traslado del costo de producción de los servicios al costo de ventas o al gasto,

debe efectuarse previa distribución de los costos indirectos, como mínimo al finalizar el mes.

• Los costos de producción se acumulan durante el período contable, razón por la

cual la actualización en los inventarios, en propiedades, planta y equipo o cargos diferidos, en el caso de los bienes, o al costo de ventas o gasto en el caso de los servicios, debe efectuarse a través de una subcuenta de naturaleza crédito denominada "Traslado de costos".

• La entidad contable pública debe establecer centros de costos que satisfagan

sus necesidades de información y control particulares, considerando la homogeneidad de las operaciones realizadas, la posibilidad de atribuir de manera clara e independiente recursos físicos, tecnológicos y humanos, y la viabilidad de asignar responsabilidades en los procesos de decisión y de resultados.

• En notas a los estados, informes y reportes contables se debe revelar el sistema

de costos utilizado, la metodología de costeo empleada, la base sobre la cual funciona el sistema de costos y la distribución de los costos indirectos.

3.1.2.8 Cuentas de Orden Deudoras

CLASE En esta denominación se incluyen los grupos que representan los hechos o circunstancias de las cuales pueden generarse derechos que afecten la estructura financiera de la entidad contable pública. Incluye cuentas de control para las operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no inciden en la situación financiera de la entidad

8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

81

contable pública, las utilizadas para control interno de activos, de futuros hechos económicos y con propósito de revelación, así como las necesarias para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos, costos y gastos, y la información tributaria. Las cuentas que integran esta clase son de naturaleza débito.

3.1.2.9 Cuentas de Orden Acreedoras

CLASE A través de esta denominación se incluyen los grupos que representan los hechos o circunstancias, compromisos o contratos, que se relacionan con posibles obligaciones y que por lo tanto pueden llegar a afectar la estructura financiera de la entidad contable pública. Se incluyen las cuentas de registro utilizadas para efectos de control de pasivos y patrimonio, de futuros hechos económicos y con propósitos de revelación, así como las cuentas que permiten conciliar las diferencias entre los registros contables de los pasivos, patrimonio e ingresos, y la información tributaria. Las cuentas que integran esta clase son de naturaleza crédito.

9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

CUENTAS DE ORDEN

DEUDORAS

DERECHOS CONTINGENTES

DEUDORAS FISCALES

DEUDORAS DE CONTROL

DEUDORAS POR CONTRA (CR)

CUENTAS DE ORDEN

ACREEDORAS

RESPONSABILIDADES CONTINGENTES

ACREDDORAS FISCALES

ACREEDORAS DE CONTROL

ACREEDORAS POR CONTRA

(DB)

82

Las normas técnicas para las cuentas de orden deudoras y acreedoras, señalan:

• Los hechos que puedan afectar la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública deben reconocerse por el valor estimado, determinado mediante metodologías de reconocido valor técnico, el cual es susceptible de actualizarse periódicamente.

• El reconocimiento de los bienes, derechos y obligaciones registrados para control administrativo debe efectuarse por el valor en libros y actualizarse de acuerdo con las normas específicas aplicables tanto a los activos como a los pasivos, según corresponda.

• Los bienes retirados del servicio serán objeto de registro por el valor de realización.

• Las responsabilidades serán reconocidas por el valor en libros o el costo de reposición y no serán objeto de actualización.

• El reconocimiento de diferencias surgidas entre la información contable pública y la utilizada para propósitos tributarios debe efectuarse por el valor resultante de su comparación.

• Las cuentas de orden deudoras y acreedoras contingentes registran hechos,

condiciones o circunstancias existentes, que implican incertidumbre en relación con un posible derecho u obligación, por parte de la entidad contable pública. Estas contingencias pueden ser probables, eventuales o remotas, tratándose de las cuentas de orden deudoras contingentes y eventuales o remotas, tratándose de las cuentas de orden acreedoras contingentes. En ambos casos, dependiendo de la probabilidad de su ocurrencia, determinada con base en la información disponible.

• Las cuentas de orden deudoras contingentes se revelan de acuerdo con los

posibles bienes y derechos provenientes de garantías, pretensiones y reconocimientos económicos.

• Las cuentas de orden acreedoras contingentes se revelan teniendo en cuenta las posibles obligaciones provenientes de garantías, demandas y compromisos contractuales.

• Las cuentas de orden deudoras y acreedoras de control reflejan las operaciones

que la entidad contable pública realiza con terceros pero no afectan su situación financiera, económica, social y ambiental, así como las que permiten ejercer control sobre actividades administrativas, bienes, derechos y obligaciones.

83

• Las cuentas de orden deudoras y acreedoras de control clasifican los bienes propios o de terceros y los derechos y compromisos sobre los cuales se requiere realizar seguimiento y control.

• Las cuentas de orden deudoras y acreedoras fiscales reflejan las diferencias

entre las cuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y costos, con respecto a los valores determinados en la elaboración de la información para propósitos tributarios, por lo cual se revelan teniendo en cuenta el origen de tales diferencias.

84

Cpítulo IV

ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES 4.1 Soportes, comprobantes y libros de Contabilidad Pública

Nos hemos referido a la Contabilidad Pública como un sistema de información que satisface necesidades de distintos usuarios. La CGN a través del Plan General de Contabilidad Pública da los lineamientos para que las entidades contables públicas efectúen el registro de las transacciones, hechos y operaciones relacionados con las actividades que realizan.

En esencia, los ordenamientos relacionados con este tema, expresan los señalamientos en materia de tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes, libros de contabilidad y su forma de oficializarlos; clasificación de los documentos soporte y la elaboración de los comprobantes de contabilidad, con el fin de poder garantizar la legalidad de los mismos, en aras de la autenticidad e integración de la información contable pública y su disposición, especialmente a los órganos de control para efectos de inspección, vigilancia, control y evaluación de la gestión. Los soportes, comprobantes y libros de contabilidad son parte integral de la contabilidad pública, ya sea que se obtengan en forma manual o automatizada, acorde con la capacidad tecnológica que posea la entidad contable pública respectiva.

4.1.1. Documentos soporte de la Contabilidad Todo hecho financiero, económico, social o ambiental que deba registrarse en el sistema de información contable público debe estar debidamente soportado en documentos conformados por relaciones, escritos o mensajes de datos en que se fundamentan o soportan dichos registros.

Los soportes deben adjuntarse a los comprobantes de contabilidad, archivarse y conservarse en el orden que hayan sido expedidos, trátese de medios físicos, ópticos o electrónicos.

FACTURAS CONTRATOSACTAS

ACTOS ADMINISTRATIVOS

RECIBOS Y COMPROBANTES,

EXTRACTOS BANCARIOS

85

Los documentos soporte se van generando en la medida que se realizan las diferentes operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, y su origen puede ser de carácter interno o externo. Se consideran de carácter interno los que provienen de operaciones o hechos que no afectan directamente a terceros, como las provisiones, depreciaciones, amortizaciones, valorizaciones, estimaciones y operaciones de cierre. Las de origen externo son los documentos que provienen de terceros y que representan transacciones tales como: recibos de caja, contratos, extractos bancarios, facturas, actos administrativos, que generan registros contables. Los documentos soporte son muy importantes, ya que ellos sustentan los registros y saldos de la contabilidad, no se concibe la tenencia de un derecho, una obligación, la propiedad sobre un bien, la imposición de un tributo, una sanción pecuniaria, la disponibilidad de dinero en caja o en bancos, entre otros aspectos, sin la existencia del documento que lo acredite. La inexistencia de documentos soporte es precisamente uno de los grandes problemas de la contabilidad pública en Colombia. Entre el año 2001 y 2005, como resultado de un proceso de saneamiento contable en nuestro sector público10, sobre saneamiento contable, se lograron algunos avances, ya que al tenor de este ordenamiento se establecieron mecanismos, entre otros aspectos para: allegar, rehacer, constituir, formalizar, diligenciar, los soportes inexistentes, sin lo cual no era posible acreditar, por ejemplo, la propiedad de infinidades de bienes muebles e inmuebles, de los cuales no existían escrituras, facturas, tarjetas de propiedad y demás documentos representativos de la propiedad e indicadores de características y valor de los mismos, necesarios para los registros.

Otro caso está relacionado con la administración tributaria de todo el sector estatal, donde figuran elevados saldos de cartera morosa, que si se llegara a recaudar evitaría por varios años recurrir a reformas tributarias, pero que al pretender realizar su cobro no es posible comprobarle al contribuyente los derechos al cobro. Se ha podido establecer que el área donde radican los mayores problemas por la falta de soportes, es la relacionada con el manejo de bienes, conocida común mente como “almacenes e inventarios”, a esta problemática se agrega el hecho de que no existen normas específicas sobre el manejo de este tipo de propiedades, especialmente a partir de la expedición de la Constitución Política de 1991, momento en que sesaron también las funciones que a este respecto tenía la CGR en relación con el ordenamiento sobre los bienes públicos. La visualización de esta problemática también ha sido el resultado de una nueva conceptualización de la información contable pública, en el sentido de que antes de la creación de la figura del Contador General, un alto porcentaje de entidades públicas no

10 El saneamiento contable fue ordenado por la Ley 716 de 2001, inicialmente para una vigencia de dos ños,

fue prorrogado por os años más.

86

llevaba contabilidad, por tanto poco importaba soportar su propiedad o tenencia, mucho menos velar por un adecuado manejo de libros y estados contables. De tal manera que al surgir las nuevas obligaciones en materia contable se encontraron con la necesidad de acreditar requisitos de registro, en muchos casos inexistentes, lo que obligaba a su reposición o generación, enfrentando grandes complejidades. Volviendo al caso de los bienes, es de tener en cuenta que las nuevas normas en materia de contabilidad pública incluyeron el concepto de Bienes de Uso Público, como componente contable de los Activos, aspecto que antes de la Constitución de 1991 generaba efectos negativos sobre el Patrimonio estatal, ya que todo bien que entregaba al dominio público era dado de baja (gasto). De tal manera que tales bienes como: parques, vías y carreteras públicas, plazas, puentes, terrenos de ejidos11, entre otros, para poderlos incorporar ha sido necesario adelantar los procesos correspondientes, recurriendo a la práctica de avalúos, en algunos casos costosos, enfrentando dificultades de apropiación presupuestal, pero definitivamente necesario no solo por la necesidad de alimentar registros, sino para evitar pretensiones de terceros. En materia de control, lo que deseamos destacar, es el hecho de que muchos derechos y obligaciones, reales y potenciales se encuentran sin registrar y por tanto sin reflejar sus saldos por el hecho de carecer de soportes. Por tanto, en la práctica de auditoría financiera en general, un aspecto a destacar es este, lo que en términos de razonabilidad de las cifras genera subestimaciones de activos, pasivos y consecuentemente desvirtúa el valor patrimonial. Se recomienda entonces comprometer a la administración a adelantar las acciones correspondientes, e incluir esta labor dentro de los planes de mejoramiento, con el seguimiento correspondiente a través del proceso auditor y de control interno. 4.1.2 Comprobantes de Contabilidad Son documentos en los cuales se resumen las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales de la entidad contable pública, con base en los cuales se efectúan los registros de movimientos en el libro correspondiente.

Según las normas técnicas contenidas en el PGCP, deben elaborarse en idioma castellano teniendo como base los documentos soporte, indicando la fecha, origen,

11

Terrenos localizados en las proximidades de los poblados o centros urbanos, destinados al uso común para los vecinos del lugar. Estos terrenos no están sujetos a prescripción, por tratarse de bienes municipales de uso público o común y deben destinarse exclusivamente a fomentar y ejecutar programas de vivienda de interés social. La administración y disposición de estos bienes está sujeta a las normas que dicten los Concejos municipales correspondientes. Artículos 167, 168 y 169 del Decreto 1333 de 1986, Código de Régimen Municipal.

87

descripción y cuantía de las operaciones, cuentas afectadas, personas que los elaboran y autorizan y numerarse en forma consecutiva y continua; su codificación se debe realizar de acuerdo con el Catálogo General de Cuentas. De acuerdo con las mismas normas técnicas, las entidades contables públicas deben elaborar, entre otros, comprobantes de contabilidad de Ingreso, Egreso y General. El comprobante de ingreso resume las operaciones relacionadas con el recaudo de efectivo o documento que lo represente.

De otra parte, el comprobante de egreso constituye la síntesis de las operaciones relacionadas con el pago de efectivo o su equivalente.

El comprobante general resume las operaciones relacionadas con movimientos globales o de integración, tales como estimaciones, ajustes, correcciones y otras operaciones en las que no interviene el efectivo o su equivalente.

También señalan dichas normas, que los comprobantes deben incorporar información de máximo un mes, por medios manuales, mecánicos o electrónicos, conservarse de manera que sea posible su verificación posterior y podrán agrupar o resumir varias operaciones realizadas por las diversas áreas de la entidad contable pública. 4.1.3 Libros de Contabilidad Los Libros de Contabilidad son estructuras adecuadas que contienen de manera cronológica y nominativa los datos obtenidos de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la situación y la actividad de las entidades contables públicas. Los libros permiten la adecuación de la información contable pública y constituyen labase fundamental para el control de los recursos, por tal motivo se constituyen en soporte documental para dicho ejercicio. De acuerdo con las normas técnicas contenidas en el PGCP, los libros de contabilidad se clasifican en principales y auxiliares.

Libros Principales

Libros Auxiliares

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Son libros de contabilidad principales: el Diario y el Mayor, los cuales presentan en forma resumida los registros de transacciones, hechos y operaciones. El Libro Diario presenta en los movimientos débito y crédito de las cuentas, el registro cronológico y preciso de las operaciones diarias efectuadas, con base en los comprobantes de contabilidad. Por su parte, el Libro Mayor contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, clasificados de manera nominativa según la estructura del CGC; las sumas de los movimientos débito y crédito de cada una de las cuentas del respectivo mes, que han sido tomadas del Libro Diario; y el saldo final del mismo mes. Los Libros de Contabilidad Auxiliares contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones de la entidad contable pública, con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporte. La oficialización de los libros de contabilidad principales se realiza mediante un acta de apertura suscrita por el representante legal de la entidad contable pública (gerente, director, presidente, rector, alcalde, gobernador, ministro, etc.), que debe conservarse. Las autorizaciones de folios posteriores deben efectuarse mediante acta con las mismas formalidades de la de apertura y también conservarse. Los libros de contabilidad principales de las entidades contables públicas obligadas a inscribirse en el Registro Mercantil, se registran en la Cámara de Comercio de su jurisdicción, lo cual corresponde a la oficialización de los libros. Estos requisitos son indispensables para iniciar válidamente el proceso de registro de las operaciones. En ejercicio del control fiscal, tanto interno como externo, se debe verificar entre otros aspectos, que en el acta de apertura de los libros se indique: el número de folios autorizados en forma sucesiva y continua, la razón social de la entidad contable pública, nombre del libro y la fecha de oficialización . En lugar del acaecimiento de eventos de caso fortuito o fuerza mayor que originen la destrucción o pérdida de los libros, debe oficializarse uno nuevo, bajo la responsabilidad del representante legal. Los libros de contabilidad deben llevarse en idioma castellano, contener el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que le sirven de respaldo, de forma que garantice la integridad de la información contable pública. Las normas técnicas sobre esta materia expresan que los errores de reconocimiento de transacciones deben corregirse mediante anotaciones al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo que permita evidenciar su corrección. En el caso de los libros de contabilidad físicos la anulación de un folio debe hacerse sobre el mismo folio, indicando la causa y fecha de la anulación y el nombre y firma del funcionario que autoriza la anulación.

89

Cuando se trate de libros de contabilidad físicos y virtuales, no está permitido alterar el orden o la fecha de los registros contables a que se refieren las operaciones, dejar espacios en blanco, hacer interlineaciones, borrar o eliminar información, o efectuar correcciones sobre los registros. Adicionalmente, en los libros físicos no está permitido hacer raspaduras, tachar, mutilar, arrancar las hojas o cambiar el orden de las mismas. El PGCP adoptado por la CGN, aporta normas técnicas adicionales relacionadas con la tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad. 4.1.4 Estados, Informes y Reportes de Contabilidad Para este caso, las normas técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables contenidos en el PGCP, determinan los criterios para su preparación y presentación. Los criterios se encuentran enmarcados en los propósitos, objetivos, características cualitativas, principios y normas técnicas que sustentan el SNCP, con el fin de satisfacer intereses y necesidades de los usuarios. La observancia de los criterios definidos por las normas técnicas en materia de información contable pública tiene una significativa importancia para el ejercicio del control, toda vez que el éxito del proceso auditor depende en gran medida de la forma en que las entidades contables públicas dispongan la información. En tal sentido, dichas normas establecen los siguientes aspectos:

• En la preparación y presentación de los estados, informes y reportes contables, la materialidad de la cuantía se determina con relación, entre otros, al activo total, al activo corriente y no corriente, al pasivo total, al pasivo corriente y no corriente, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, según corresponda.

• En general, debe tenerse en cuenta la participación de la partida o hecho,

reconocidos o no, con respecto a un determinado total, llámese éste clase, grupo, cuenta o cualquiera de los antes citados.

• Para el caso de la cuantía, no se consideran materiales las partidas o hechos

económicos que no superen el cinco por ciento (5%) en relación con un total. Entre el cinco por ciento (5%) y el diez por ciento (10%) en relación con un total, algunas partidas o hechos podrán ser materiales y otras no; y las mayores al diez por ciento (10%) deben considerarse como partidas o hechos económicos materiales que pueden tener un impacto significativo en la información contable, y por tanto en las decisiones que se tomen o evaluaciones que se realicen.

• En el caso de la naturaleza, deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos de

manera individual o en conjunto: 1) Si se trata de actividades ordinarias o partidas extraordinarias; 2) Si las transacciones o hechos representan riesgos u oportunidades para la entidad contable pública; 3) Si influyen o pueden influir

90

significativamente en sus resultados; 4) Si compromete la continuidad o funcionamiento de la entidad contable pública o, 5) Si se trata de transacciones con entes vinculados o adscritos, de tal manera que puedan tener alguna relevancia. Estas partidas o hechos deben revelarse en notas a los estados, informes y reportes contables.

• Los estados, informes y reportes contables al representar la situación financiera,

económica, social y ambiental, la actividad, el potencial de servicio y la capacidad para generar recursos de las entidades contables públicas, deben certificarse, mediante firma, por parte del representante legal de la entidad, así como por el contador público responsable de su preparación.

• La certificación de los estados, informes y los reportes contables de la entidad

individualmente considerada indica que los saldos fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad; que la contabilidad se elaboró conforme a los principios, normas técnicas y procedimientos de contabilidad pública y, que la información revelada refleja de forma fidedigna la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública.

• La certificación de la entidad que agrega informes y reportes contables de entidades contables públicas que tienen su respectivo representante legal, indica que la base de la agregación fueron los informes y reportes recibidos y debidamente certificados y, que el proceso de agregación se efectuó de conformidad con los procedimientos definidos para el efecto.

• Los estados, informes y reportes contables están conformados por los estados

contables básicos, los estados contables consolidados, los informes contables específicos, los informes contables complementarios y los reportes contables.

• La descripción de los informes contables específicos y complementarios tiene

como propósito expresar las posibilidades informativas del SNCP. La obligatoriedad de su preparación y presentación está sujeta al desarrollo en el manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública-RCP.

Lo anterior sin perjuicio de que la entidad contable pública los elabore para sus propias necesidades.

4.1.4.1 Estados contables básicos

Estos Estados revelan información cuantitativa en la estructura de su informe y cualitativa en las notas a los mismos.

91

Los estados contables básicos son:

• El Balance General • El Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental • El Estado de Cambios en el Patrimonio, y • El Estado de Flujos de Efectivo

Las notas a los estados contables básicos forman parte integral de los mismos.

4.1.4.1.1 Balance General

De acuerdo con el PGCP, el Balance General es un estado contable básico que presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio. Para efectos de su elaboración, los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente”12

4.1.4.1.2 Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental

“Es un estado contable básico que revela el resultado de la actividad financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, con base en el flujo de recursos generados y consumidos en cumplimiento de las funciones de cometido estatal, expresado en términos monetarios, durante un período determinado. Este estado se revela identificando las actividades ordinarias y las partidas extraordinarias. Las actividades ordinarias se clasifican en operacionales y no operacionales, y las partidas extraordinarias se consideran no operacionales”13.

12

Plan General de Contabilidad Pública, Página 88 13

Plan General de Contabilidad Pública, Pag. 88

Estados Contables

Básicos

Balance General

Estado de Actividad

F,E,S y A

Estado de Cambios

en el Patrimoni

o

Estado de Flujos de Efectivo

92

4.1.4.1.3 Estado de Cambios en el Patrimonio

“Es el estado contable básico que revela en forma detallada y clasificada las variaciones de las cuentas del Patrimonio de la entidad contable pública, de un período determinado a otro”14.

4.1.4.1.4 Estado de Flujo de Efectivo

“Es un estado contable básico que revela los fondos provistos y utilizados por las entidades contables públicas en desarrollo de sus actividades operativas, de inversión y financiación. Permite evaluar a partir del origen y aplicación del efectivo en un período, la capacidad de la entidad contable pública para obtener flujos futuros de efectivo, determinando sus necesidades de financiamiento interno y externo, para cumplir oportunamente con sus obligaciones”15.

4.1.4.1.5 Notas a los Estados Contables Básicos-ECB

Las Notas a los estados contables básicos, forman parte integral de los mismos y corresponden a la información adicional de carácter general y específico, que complementa los estados contables básicos.

El objeto de las notas es revelar la información adicional necesaria sobre las transacciones, hechos y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales que sean materiales; la desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como aspectos que presentan dificultad para su medición monetaria que pueden evidenciarse en términos cualitativos, o cuantitativos físicos, los cuales han afectado o pueden afectar la situación de la entidad contable pública.

Las normas técnicas expresan que las notas a los estados contables básicos son de carácter general y específico.

Las Notas a los estados contables de carácter general se refieren a las características, políticas, prácticas contables de la entidad contable pública, así como a los aspectos que afectan o pueden afectar la información contable, de

14

Pla General de Contabilidad Pública, Pag. 89 15

Plan General de Contabilidad Pública, Pag. 89

Notas de carácter General

Notas de carácter

Específico

Notas a los Estados

Contables

93

modo que permiten revelar una visión global de la entidad contable pública y del proceso contable, tales como: 1) Naturaleza jurídica y funciones de cometido estatal, 2) Políticas y prácticas contables, 3) Información referida al proceso de agregación de la información contable pública, 4) Limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo que inciden en el normal desarrollo del proceso contable y/o afectan la consistencia y razonabilidad de las cifras y 5) Efectos y cambios significativos en la información contable. Las Notas a los estados contables de carácter específico tienen relación con las particularidades sobre el manejo de la información contable, estructurada de acuerdo con el Catálogo General de Cuentas, que por su materialidad deben revelarse de manera que permitan obtener elementos sobre el tratamiento contable y los saldos de las clases, grupos, cuentas y subcuentas, en los siguientes aspectos:

• Relativas a la consistencia y razonabilidad de las cifras. Estas notas deben

prepararse cuando existan limitaciones o deficiencias que afecten la consistencia y razonabilidad de la información contable, tales como bienes, derechos y obligaciones no reconocidos o no incorporados; hechos sucedidos con posterioridad a la fecha de cierre del período contable que pueden tener efectos futuros importantes o saldos pendientes de depurar, conciliar o ajustar.

• Relativas a la valuación. Estas notas describen las bases particulares de

medición adoptadas por la entidad para la cuantificación de las operaciones que afectan la información contable pública.

• Relativas a recursos restringidos. Deben revelarse los recursos líquidos,

bienes, derechos y obligaciones, así como los ingresos, costos y gastos que en virtud de disposiciones legales tienen destinación específica, los cuales fueron incorporados en la información contable y,

• Relativas a situaciones particulares de las clases, grupos, cuentas y

subcuentas. Relacionan la información adicional que permita efectuar análisis de las cifras consignadas en los estados contables básicos, atendiendo a los principales conceptos que conforman los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden, de la entidad contable pública.

4.1.4.2 Estados Contables Consolidados

De acuerdo con lo establecido en las normas técnicas del PGCP, los estados contables consolidados revelan la situación, actividad y flujo de recursos financieros, económicos, sociales y ambientales, de un grupo de entidades contables públicas que conforman centros de consolidación como si se tratara de una sola entidad contable, como la Nación, el Departamento, el Municipio o el Sector público en general, u otros niveles o sectores, a una fecha o durante un período determinado.

94

En concordancia con los intereses y las necesidades de información de los usuarios, la conformación y estructura consolidada, permite determinar los ingresos, el gasto público, el ahorro, la inversión, el financiamiento, la solvencia y el patrimonio público y, en general, información de importancia para la definición, análisis y control de los instrumentos del política fiscal y macroeconómicos.

Los estados contables que se presentan en forma consolidada son: el Balance General, el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental y el Estado de Cambios en el Patrimonio, con sus respectivas notas, que como hemos señalado, forman parte integral de los mismos.

Sobre estos estados consolidados, las Contralorías practican también auditoria con el fin de presentar el informe sobre la Hacienda Pública en el caso de las entidades territoriales y sobre la Cuenta General del Presupuesto y del Tesoro en el orden nacional, de acuerdo con la competencia señalada al Contralor General de la República en el Parágrafo único del Artículo 354 de la Carta Política y artículos 38 y 39 de la Ley 42 de 1993.

De acuerdo con el artículo 47 de la misma Ley 42, antes del 1° de julio de cada año, la Contraloría General de la República debe auditar y certificar en denominado auditará balance de la hacienda o balance general del año fiscal inmediatamente anterior, que le presente el Contador General a más tardar el 15 de mayo de cada año.

4.1.4.3 Informes Contables Específicos

Estos informes contables específicos se preparan para satisfacer necesidades particulares de ciertos usuarios de la información contable y se caracterizan por tener un uso limitado y por suministrar mayor detalle de algunas transacciones, hechos y operaciones. Cuando sea necesario suministrar información adicional a la estructura del informe se hará por medio de notas.

4.1.4.4 Informes Contables Complementarios

Esta clase informes contables se preparan con sujeción a las reglas de clasificación de usuarios estratégicos, para satisfacer necesidades de información financiera, económica, social y ambiental y pueden prepararse y presentarse en forma comparativa con el período anterior. Esto implica la relevancia de la información de base contable como insumo para la elaboración de otro tipo de informes, para sistemas estadísticos y macroeconómicos, cuyos propósitos son claramente distintos a los del SNCP. Cuando sea necesario suministrar información adicional a la estructura del informe se hará por medio de notas.

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4.1.4.4.1 Informe de Operaciones Efectivas de Caja

Es un informe complementario que revela la situación de déficit o superávit de la entidad contable pública, como también, el resultado neto de la totalidad de ingresos y pagos efectivos de caja clasificados en dos secciones básicas a saber: una reservada para los ingresos corrientes y de capital y los gastos corrientes y de inversión, y la otra, para las operaciones de caja asociadas a los flujos correspondientes a las diversas fuentes de financiamiento interno y externo, cuyos saldos parciales son conciliables entre sí.

4.1.4.4.2 Informe de Ahorro, Inversión y Financiamiento

Informe complementario que revela los flujos de caja derivados de los registros contables mediante la deducción técnica y rigurosa del devengo o causación, clasificados en dos secciones básicas. La primera correspondiente a los saldos netos de las operaciones de generación interna de recursos de las entidades contables públicas y su aplicación neta de flujos de caja a las actividades de inversión e infraestructura; y en la segunda sección, las operaciones netas correspondientes al financiamiento interno y externo, cuyos saldos parciales son conciliables entre sí. 4.1.4.4.3 Informe de Fuentes y Usos del Ingreso

Informe que revela los factores que explican el origen, distribución, redistribución y utilización del valor agregado generado por la entidad contable pública entre los agentes económicos con los que interactúa, describiendo y clasificando las diferentes transacciones efectuadas en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

De su análisis se infiere que de la diferencia entre los ingresos y los gastos corrientes, se obtiene el ahorro o autofinanciamiento, saldo que representa los recursos con los cuales la entidad contable pública adquiere activos financieros, activos no financieros o la cesión que hace de ellos a otras entidades públicas que los requieren para financiar su actividad.

4.1.4.4.4 Informe de Variación Patrimonial

Este informe permite identificar y evaluar los cambios observados en la estructura del activo financiero, activo no financiero y pasivo, como consecuencia del ahorro que finalmente produce la entidad contable pública, en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

4.2 Otros sistemas de reporte de la información contable pública 4.2.1 El Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP)

96

El Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública-CHIP, es un sistema de información que permite definir, capturar, consolidar y difundir información cuantitativa y cualitativa, producida por diferentes entidades públicas y demás proveedores de información, con destino al gobierno central nacional, organismos de control y ciudadanía en general, como instrumento de apoyo de la gestión y toma de decisiones en materia de planificación, política económica fiscal, así como en la definición, ejecución y administración de las políticas públicas en general. 4.2.1.1 Objetivo del CHIP Es objetivo del CHIP, canalizar, generar y difundir la totalidad de la información financiera, económica, social y ambiental en forma confiable y oportuna. Como canal único de información pretende simplificar y racionalizar los flujos de información hacia los diferentes usuarios, permitiendo que las entidades reporten por una sola vez la información pública de carácter oficial que vayan generando, con el propósito de reforzar la capacidad de seguimiento financiero a las entidades de control y gestión gubernamentales.

4.2.1.2 Usuarios del CHIP

Los usuarios del CHIP son: La Contaduría General de la Nación, las entidades públicas en general, las entidades estratégicas, los centros educativos y la comunidad.

•Universidades, centros de investigación y la comunidad en general

•Entre otras, se encuentran el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Departamento Nacional de Planeación, el Banco de la República, el Departamento Administrativo Nacional de Estadística y la Contraloría General de la República.

•Son las responsables de reportar y registrar la información financiera necesaria para el sistema

•Es el centro de gestión del CHIP y, por lo tanto, la entidad encargada de administrar el sistema de información

La Contaduría General de la

Nación

Las entidades públicas

(nacionales, departamentales municipales

y distritales

OtrosEntidades

estratégicas

97

4.2.1.3 Funcionarios responsables de la información contable pública

4.2.2 Formulario Único Territorial-FUT

El FUT fue adoptado mediante Decreto 3402 de 2007 con el fin de recolectar información sobre ejecución presupuestal de ingresos y gastos y demás información oficial básica, para efectos de monitoreo, seguimiento, evaluación y control de las entidades territoriales. El dicho Decreto se contempla el ámbito de aplicación, los funcionarios responsables, la creación de una Comisión Intersectorial, encargada de coordinar, evaluar y actualizar el sistema y los mecanismos de control y cumplimiento de la información. Para tales efectos, las entidades del nivel territorial deberán presentar el FUT a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP), administrado por la Contaduría General de la Nación, al cual pueden acceder las entidades del orden nacional que ostenten la calidad de usuario estratégico del sistema, y el Banco de la República. Las entidades públicas que participan en el FUT son básicamente: Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Ministerio de Educación Nacional, la Contaduría General de la Nación los Departamentos Administrativos Nacional de Estadísticas-DANE y de Planeación-DNP. Existe un Comisión Intersectorial responsable de coordinar, evaluar y actualizar el FUT de acuerdo con las necesidades de información de naturaleza financiera, económica, geográfica, social y ambiental, que los usuarios estratégicos requieran que sea reportada por parte de las entidades territoriales. Cuenta con su propio reglamento, en

REPRESENTANTES LEGALES

JEFES DE CONTROL INTERNO

CONTADORES O QUIENES HAGAN

SUS VECES

PROFESIONALES DEL AREA DE

SISTEMAS

OTROS PROFESIONALES

98

el cual establece, entre otros aspectos, lo relacionado con la periodicidad de las reuniones, el quórum requerido para deliberar y tomar decisiones. A las sesiones de la Comisión podrán ser invitados otros servidores públicos, autoridades regionales y territoriales, representantes de organismos, gremios y agremiaciones del sector privado nacionales e internacionales y el Presidente del Banco de la República o su delegado, quienes podrán participar en las deliberaciones, sin derecho a voto.

99

Capítulo V

METODOLOGÍA TÉCNICA PARA LA AUDITORIA A LA CONTABILIDAD PÚBLICA

5.1 Conceptualización de la Metodología

En el presente Capítulo se incluyen elementos metodológicos relacionados con la auditoría al sistema de información contable público, interpretados para hacerlos compatibles con las Guías de Auditoria elaboradas como insumo fundamental de las Contralorías de distinto orden, en su componente práctico de auditoría financiera. En tal sentido se han visualizado los nuevos enfoques de riesgos y controles de las nuevas metodologías de auditoría, cuyo objetivo fundamental es verificar que la prestación de bienes y servicios por parte de los entes o asuntos auditados se oriente hacia el cumplimiento de los fines esenciales del Estado. 5.2 Del concepto de Auditoría

La Auditoría se considera “…un proceso sistemático que mide y evalúa, acorde con las normas de auditoría generalmente aceptadas, los resultados de la gestión fiscal en términos de prestación de servicios o provisión de bienes públicos para el cumplimiento de los fines esenciales del Estado, de manera que le permita a las Contralorías de distinto orden fundamentar sus opiniones y conceptos”16. De conformidad con la Ley 42 de 1993, en cumplimiento del ejercicio de control fiscal que le corresponde a las Contralorías se pueden aplicar sistemas de control como: el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación del control interno. 5.3 Sistema de Control Financiero

La auditoría a la contabilidad se encuentra enmarcada dentro del sistema de auditoría financiera, no obstante en su desarrollo, concordante con el concepto de auditoría integral también es sujeta del control de legalidad y de evaluación del control interno.

El control financiero es básicamente una evaluación y examen de los documentos, operaciones, registros y estados financieros de las entidades contables públicas, para lograr establecer si estos reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General de la Nación.

16

“GUÍA DE AUDITORÍA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA”, Bogotá D.C., Agosto de 2011.

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La práctica de auditoría Financiera se realiza acorde con normas de auditoría de general aceptación y se lleva a cabo de manera detallada sobre la contabilidad y registros inherentes a la misma, donde además del acervo normativo y operativo-procedimental, es necesario aplicar el criterio fundamentado del auditor que se enfrenta a una realidad regularmente distinta. La Auditoría Financiera debe propender básicamente por los siguientes logros: a. Emitir un dictamen u opinión sobre los estados financieros generados por los

sujetos de control17 b. Evaluar el cumplimiento de las normas legales y disposiciones aplicables a la

entidad c. Evaluar el control interno contable d. Determinar el grado de eficiencia en el manejo de los recurso públicos e. Formular las recomendaciones que sean del caso para el mejoramiento de los

controles internos, procedimientos y sistemas de orden contable f. Presentar un informe con destino a la alta dirección de las entidades contables

públicas con los resultados de la auditoría practicada, con fines de toma de decisiones y fijación de las responsabilidades a que haya lugar.

5.4 La contabilidad pública dentro del proceso de auditoría financiera

No es propósito de esta guía aportar todos los elementos que conllevan a desarrollar las fases del proceso de auditoría, por ello contemplaremos aquellos aspectos de particular importancia asociados con la auditoria a la contabilidad de los entes públicos, pues ya hemos señalado que el hecho formal se configura dentro de la ejecución práctica de auditoría financiera, enmarcada a su vez en el concepto de auditoría gubernamental con enfoque integral.

Dentro del concepto de planeación preliminar de auditoría a la contabilidad, es preciso considerar las características propias del ente contable público, tales como: razón social, naturaleza jurídica, orden al que pertenece(nacional, departamental, distrital, municipal), adscripción (en caso de entes descentralizados por servicio), normas que le son aplicables (de derecho público y/o de derecho privado), objeto social, constitución de su patrimonio o fuentes de recursos con que financia sus actividades en nombre del Estado, entre otros aspectos, ya que acorde con este conocimiento se deben preparar las demás fases del proceso auditor. Esta fase del proceso auditor se conoce como “Análisis en detalle del ente o asunto a auditar”. 5.4.1Evaluación del riesgo

Mediante la identificación de factores específicos de riesgo y sus relaciones con errores potenciales se puede llegar a evaluar los riegos existentes. Se consideran errores potenciales aquellos relacionados con la integridad, validez, registro y corte

17

Los tipos de opinión sobre los Estados Financieros son: Sin salvedades, con salvedades, adversa o negativa y abstención de opinión.

101

de transacciones particulares y con la valuación y presentación de partidas en los estados financieros preparados por la entidad contable pública. Por ello, el auditor debe considerar una evaluación preliminar del riesgo de control.

Existen diferentes métodos y herramientas para que el auditor obtenga un entendimiento holístico del negocio y una visión de conjunto del ente o asunto a auditar, como por ejemplo entrevistas, matriz DOFA, TASCOI, desdoblamiento de complejidad, PEST o modelo de revisión del negocio.

Según Yanel Blanco Luna el riesgo de auditoría financiera tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección18. Según este mismo autor “Riesgo de auditoría” significa el riesgo que corre el auditor de emitir una opinión de auditoría inapropiada cuando los estados financieros están elaborados en forma errónea de una manera importante, y los describe de la siguiente manera:

“El Riesgo inherente consiste en la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones a una representación erronea que podría ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otras cuentas o clase, asumiendo que no hubo controles internos relacionados”.

“El Riesgo de control es el riesgo de que una representación errónea que pudiera ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de importancia relativa individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otros saldos o clase, no se ha prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno”. “El Riesgo de dirección, consiste en aquel riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una representación errónea que existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podría ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otros saldos o clases” 5.4.2 Evaluación del Sistema de Control Interno o mecanismos de control Esta fase del proceso de auditoría, “Consiste en obtener suficiente comprensión del sistema de control interno o de los mecanismos de control y la importancia que tiene para facilitar el logro de los objetivos del objeto o ente a auditar. Este conocimiento implica que el equipo auditor deberá diseñar las preguntas orientadas a determinar la efectividad de controles que permitan minimizar los riesgos y de esta forma enfocar la auditoría. El éxito de la identificación de riesgos, dependerá de la adecuada y acertada formulación de las preguntas, razón por la cual se deben socializar, analizar y validar en mesa de trabajo”19.

18

“Normas y procedimiento de la Auditoría Integral”, Editora Roesga, 1998, Santa Fe de Bogotá D.C., Pag. 37. 19

“GUÍA DE AUDITORÍA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA”, Pag. 16, Bogotá D.C-., Agosto de 2011.

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5.4.3 Programa de auditoría a la Contabilidad Pública De manera apropiada a nuestros propósitos, hemos contemplado la fase de elaboración dentro de nuestra Guía, de un programa de auditoría a la contabilidad pública, dejando atrás otros procesos a tener en cuenta en la práctica formal de la auditoría. Los programas de auditoría contienen el esquema detallado del trabajo a realizar y los procedimientos a aplicar en la fase de ejecución. En dicho programa se determina el alcance, la oportunidad y la profundidad de las pruebas para la obtención de las evidencias que soporten los conceptos y opiniones. Según la Guía de Auditoría de la CGR, la estructura de los programas de auditoría, deben considerar como mínimo los siguientes componentes:

a. Denominación de la línea de auditoría: Hace referencia al nombre del ente,

proceso, programa, proyecto, plan, procedimiento, ciclo operacional, actividad, área, cuenta o asunto que se va auditar.

Para nuestro caso hemos considerado como línea de auditoría cada Grupo constitutiva del Activo, Pasivo, Patrimonio. En el caso de Ingresos, Gastos y Costos y Cuentas de Orden lo hemos dejado de manera general, con fines de implementación o diseño en el proceso de enseñanza-aprendizaje.

b. Objetivos: Están relacionados con lo que el evaluador pretende buscar al

realizar un examen específico; como por ejemplo: verificar el adecuado uso de los recursos públicos; verificar la producción o provisión de los bienes y servicios en términos de calidad, cantidad, costo, oportunidad; evaluar los riesgos de desvío de recursos en la obtención de esos bienes y/o servicios; establecer el cumplimiento de políticas, planes y programas; comprobar la efectividad de los procesos o actividades; establecer la confianza hacia los controles; determinar la efectividad de los sistemas de información; comprobar la calidad de los registros de las transacciones y operaciones; y evaluar el cumplimiento de la normatividad que regula la actividad o el proceso auditado.

c. Fuentes de criterio: Corresponden a las normas, disposiciones, procesos, procedimientos, guías y buenas prácticas aplicables a la línea auditada.

Las normas constituyen un aspecto diverso, disperso y de aplicación acorde con la entidad contable pública de que se trate. Por tanto, este aparte de la auditoría deberá fundamentarse acorde con las características própias del sujeto de control y las normas específicas en materia contable pública. No obstante se debe considerar que existen normas de general aplicación, sin importar el orden, nivel o naturaleza jurídica del ente público.

d. Criterios de auditoría: Son el “deber ser” de lo que se evalúa, se constituyen

en parámetros razonables frente a los cuales deben evaluarse la obtención de bienes y servicios, la prevención de riesgos de desviación de recursos, las

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prácticas administrativas, los sistemas de control e información y los procesos y procedimientos operacionales observados.

e. Identificación de riesgos de control: Se relaciona con los riesgos

identificados en la evaluación de control interno.

f. Evaluación de los mecanismos de control interno: Tiene relación con la evaluación de los mecanismos de control inherentes a la línea que se audita y la determinación de su efectividad.

g. Procedimientos: Conjunto de pasos secuenciales y lógicos para atender el

cumplimiento de los objetivos propuestos en la evaluación. Incluye la aplicación de técnicas de auditoría que le permiten al auditor fundamentar sus opiniones y conceptos. Las técnicas entre otras, pueden ser: Escrita, Verbal, Física, Ocular y Documental.

Sobre la base de estos componentes mínimos, hemos diseñado el siguiente Plan de Auditoría a la Contabilidad Pública: 5.4.3.1 Auditoría de Activos 5.4.3.1.1Efectivo

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Activo - Efectivo - Caja - Bancos y Corporaciones - Fondos en Transito - Fondos Especiales

2. OBJETIVOS 2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS 1. Determinar si bajo este grupo se reflejan las

cuentas que representan los recursos de liquidez inmediata en caja, cuentas corrientes, de ahorros y en fondos disponibles para el desarrollo de la función administrativa o cometido estatal del ente contable público.

2. Establecer si las cuentas de efectivo se manejan con criterios y políticas establecidas por la Dirección y de acuerdo a Principios y Normas de Contabilidad Pública y Normas de Auditoría –NAS.

3. Comprobar si los egresos son previamente aprobados por funcionarios autorizados.

4. Establecer si todas las cuentas que conforman el efectivo están registradas en este grupo.

5. Verificar si los desembolsos están amparados por comprobantes aprobados, numerados y

1. Establecer la autenticidad de los fondos de efectivo en caja y de los depósitos a la vista de propiedad de la entidad contable pública, que se encuentran en su poder, en poder de bancos, de terceros o en tránsito.(totalidad, existencia y presentación )

2. Comprobar si dentro del rubro de caja y bancos, se presentan todos los fondos y depósitos disponibles que existen y son propiedad del ente público. (totalidad y exactitud)

3. Establecer si los fondos y depósitos cumplen las condiciones de disponibilidad inmediata y sin restricción en cuanto a su uso y destino. (existencia)

4. Verificar si las divisas incluidas en este rubro, están adecuadamente valuadas. (valuación

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con la debida identificación fiscal del beneficiario.

6. Determinar que los fondos fijos que se manejan en cuentas bancarias, se controlan de igual forma que las demás cuentas.

7. Comprobar si el efectivo en caja menor se maneja sobre la base de fondo fijo reembolsable, con un funcionario responsable del mismo y manjeado separado de los demás fondos.

8. Determinar si la responsabilidad de los fondos fijos de caja, está separadas de las funciones de los ingresos y egresos.

9. Establecer si los dineros recibidos en Caja General por cualquier concepto son consignados a más tardar el día hábil siguiente y en la forma como fueron recibidos.

10. Comprobar el proceso de constitución, legalización, reembolso y liquidación del fondo fijo de caja menor.

y presentación) 5. Determinar la adecuada presentación del

efectivo en el Estado de Balance General y en caso de restricción a la disponibilidad inmediata, que esté revelado en Notas a los Estados Contables. (presentación, existencia, valuación y totalidad)

6. Comprobar si en el caso de manejo de fondos especiales, estos se llevan en cuentas bancarias separadas de los recursos de libre destinación.

3. FUENTES DE CRITERIO: 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA: Se debe consultar el Plan General de Contabilidad Pública, circulares externas y cartas circulares emitidas por el Contador General de la Nación y demás normas concordantes con la entidad contable pública auditada.

1. Los fondos fijos deben representar los valores autorizados para caja menor y demás fondos.

2. Los sobregiros efectuados deben estar autorizados por funcionario responsable, deben reflejarse como pasivos u obligaciones a corto plazo.

3. Los depósitos o dineros sujetos a restricciones de retiro, tales como los embargos parciales, deben presentarse en las Notas a los Estados Contables

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL 1. Puede ocasionar dualidad de funciones, operaciones imprevistas y no determinar

responsabilidades. 2. La no evaluación y actualización periódica de las normas, puede conllevar a la aplicación de

normatividad ya prescrita o no vigente. 3. Posibles desviaciones en la ejecución del presupuesto de ingresos, gastos y apropiación indebida

de recursos. 4. Los cheques pueden llegar a ser firmados por personas no autorizadas, lo que origina traumas en

los pagos por la devolución de estos. 5. Se llegan a realizar pagos con documentos, comprobantes o registros falsos y no autorizados

previamente. 6. No se legalizan gastos y se incurre en uso indebido de fondos o faltantes de los mismos. 7. No conocimiento de la existencia real de fondos. 8. Incumplimiento de disposiciones legalmente establecidas sobre la materia 9. Pérdida de chequeras y utilización indebida de las mismas 10. Utilización de fondos para fines diferentes a los autorizados 11. Malos manejos de ingresos y egresos, lo que permite perder la confiabilidad en la información. 12. Irregularidades administrativas en detrimento del patrimonio del ente público 13. Se puede incurrir en la realización de doble pago por la no inutilización de soportes o por fuera de la

programación del PAC. 14. Deficiente control interno posibilita la comisión de fraude.

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15. Posible alteración de los movimientos y registros contables, sin adoptar mecanismos de ajuste.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO 6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN

1. Existen Manuales de Procedimientos para el grupo del Efectivo que regulen el manejo de:

a. Autorizaciónes? b. Custodia? c. Registro y Control? d. Responsabilidades? e. Formas Estándar?

2. Los manuales de procedimientos son evaluados y actualizados periódicamente?

3. Los niveles directivos tienen controles adecuados de las operaciones del grupo de cuentas del Efectivo?

4. Existen instructivos para el manejo de fondos en tránsito?

5. Las funciones de los responsables del manejo de efectivo son independientes de las de preparación y manejo de libros y registros?

6. Se lleva por separado un libro auxiliar de las cuentas y subcuentas que conforman este grupo?.

7. La apertura de las cuentas bancarias y firmas responsables son debidamente autorizadas?

8. Las operaciones bancarias están debidamente autorizadas?

9. Los encargados del manejo de la Caja Menor son independientes del tesorero?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO 10. Existen mecanismos que garanticen:

a. Los procedimientos existentes para desembolsos?

b. Un adecuado control de las operaciones?

c. Un correcto registro de las transacciones?

11. Las existencias de chequeras en blanco y cheques pro-forma, están controladas en forma tal que permitan que personas no autorizadas para girar cheques, puedan hacer uso indebido de ellas?.

12. Los fondos recaudados a través de la Caja General, se consignan oportunamente en sus respectivas cuentas corrientes ?. En la misma forma en que se recibieron?

20. Existen restricciones para el acceso a los registros y libros de contabilidad?

21. Existen prohibiciones para: a. Firma de cheques en blanco? b. Giro de cheques al portador? c. Cambio de cheques a empleados

y/o 22. portador ?

a. Pagos en efectivo (Excepto caja menor)?

b. Recibo de divisas para custodia? 23. Está restringido el acceso a las

dependencias de personas distintas a quienes tienen la responsabilidad de custodia y manejo del efectivo?

6.5 RESPONSABILIDADES

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13. Los cheques consignados y devueltos por el banco, son recibidos e investigados por personas que no intervengan en ingresos y desembolsos?

14. Las cuentas bancarias son conciliadas oportunamente por funcionarios diferentes al responsable de manejo?

15. Las cuentas en divisas cumplen con las disposiciones legales vigentes?.

16. Al solicitar el reembolso de fondos para Caja Menor se presentan los comprobantes de los gastos con el fin de que sean inspeccionados por quien autoriza el reembolso?

17. Los recibos oficiales de Caja están debidamente prenumerados de forma:

a. Ascendente? b. Continua? c. Preimpresa ?

18. Los pagos a contratistas se efectúan conforme a lo acordado en el respectivo contrato?

19. Se lleva un control efectivo de los pagos a través de las cuentas bancarias?.

24. Los equipos e instalaciones empleados en la recepción, recaudo y custodia del efectivo son:

a. Adecuados? b. Garantiza un buen control ?

25. Se practican arqueos periódicos y sorpresivos?

26. Las personas autorizadas para firmar cheques tienen funciones relacionadas con la elaboración de los documentos y comprobantes de ingresos o registros contables?

27. Existen pólizas que aseguren los fondos del ente público?

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA El auditor con su equipo de trabajo discutirá los objetivos del programa y los pasos contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare planilla sumaria que descomponga el efectivo por cada uno de los conceptos que lo integran, y compárelos con los saldos del periodo anterior.

2. De acuerdo al punto anterior, prepare sub cédulas que incluyan los saldos de las cuentas que conforman este grupo y crúcelos con los libros auxiliares.

3. Verifique y analice las notas a los Estados Contables. 4. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad

Financiera, Económica, Social y Ambiental, con los demás Estados Contables Básicos. 5. Para un período seleccionado, revise la secuencia numérica y cronológica de los recibos oficiales

de Caja, y compruebe que esté completa, sin enmendaduras y deje constancia de cualquier irregularidad.

6. Tome selectivamente movimientos diarios de Tesorería: a. Compruebe las operaciones que dan origen a los ingresos y egresos, estableciendo que se

anexen los documentos soporte que les corresponden de acuerdo a las normas administrativas.

b. Verifique las operaciones aritméticas y los soportes que dan origen. c. Sume los recibos de caja y crúcelos contra el comprobante de consignación y auxiliares. d. Determine que el efectivo recaudado haya sido consignado en su totalidad exactamente en el

estado que se recibió, a más tardar en las primeras horas del día hábil siguiente a la recepción. 7. Tome selectivamente movimientos de bancos y:

a. Confronte las partidas registradas en los libros de bancos contra los recibos de consignación. b. Verifique las consignaciones reportadas en el boletín de tesorería y crúcelas contra el extracto

bancario. c. Confronte las consignaciones registradas por en el extracto y las del ente público y concilie. d. Investigue las notas débito y crédito.

8. En la revisión de pagos por concepto de comisiones bancarias, intereses por empréstitos financieros y servicios, verifique que los pagos o notas débito se encuentren de conformidad a las

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cláusulas contractuales. 9. Para el análisis de los pagos por cualquier concepto, verifique: que en el comprobante respectivo se

registre el número de la cuenta corriente, nota débito o del cheque, el nombre del banco y valor neto girado y pagado.

10. Tome una muestra de las conciliaciones bancarias practicadas por el ente público y: 11. Prepare sub-cédula para bancos e indique para cada uno lo siguiente:

a. Saldo según libros (totalice y coteje contra el Estado de Balance General) b. Las partidas conciliatorias débito. c. Las partidas conciliatorias crédito. d. Saldo según extracto.

12. Compare los saldos contra el mayor, auxiliares y extracto bancario. 13. Investigue todas las partidas conciliatorias de importancia. 14. Examine todas las notas débito y crédito y compruebe que dichos cargos o abonos sean imputados

correctamente en la cuenta corriente respectiva o estén en la conciliación. 15. Compare contra el libro de Bancos aquellos cheques (número y valor según extracto) de alguna

consideración que hayan sido girados con fecha posterior al cierre. 16. Investigue los comprobantes y soportes de los cheques pendiente de pago de alguna consideración

que no han sido cobrados a la fecha del cierre. 17. Analice los cheques devueltos que figuren en conciliación al final de la vigencia e investigue sus

causas.

Moneda extranjera - Bancos

18. Cerciórese que todas las transacciones que afectan las cuentas que maneja el ente público en moneda extranjera, sean autorizadas por funcionario competente y cumplan con las disposiciones administrativas y legales.

19. Verifique que las afectaciones de estas cuentas, sean registradas con base en soportes que justifican la transacción en moneda extranjera y valuados en forma oportuna al tipo de cambio vigente a la fecha de la operación.

20. Confirme los saldos de las cuentas bancarias del ente público tanto en moneda nacional como extranjera a Diciembre 31.

Arqueos

21. Solicite y presencie la práctica de arqueo de dineros y títulos valores en Caja General y Cajas menores en la fecha que crea conveniente y de manera sorpresiva.

22. Cruce el resultado del arqueo contra las cifras reflejadas en libros o registros correspondientes e investigue las diferencias.

23. Verifique que todos los documentos y comprobantes que se encuentren en caja a la fecha del arqueo, estén debidamente aprobados.

24. Desarrolle otros procedimientos que considere necesarios en la ejecución de la auditoria, los cuales deben estar acordes con los procedimientos actuales n materia de manejo o administración del efectivo.

5.4.3.1.2 Inversiones

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA:

Activo – Inversiones

- Inversiones Administración de Liquidéz en Títulos de Deuda - Inversiones Administración de Liquidéz Títulos Participativos - Inversiones con Fines de Política en Títulos de Deuda

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- Inversiones Administración de Liquidéz en Instrumentos Derivados - Inversiones Patrimoniales en Entidades no Controladas - Inversiones Patrimoniales en Entodades Controladas - Inversiones Administración de Liquidéz en Títulos de Deuda on Fondos Administrados por la

Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional - Inversiones Patrimoniales en Entidades en Liquidación - Inversiones Derivadas con Fines de Cobertura de Activos - Derechos de Recompra de Inversiones - Provisión para Protección de Inversiones

2. OBJETIVOS 2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS Determinar: 1. Que el manejo contable de las Inversiones de

se realice de acuerdo a planes, programas y políticas establecidas por el ente público y que las operaciones se ajusten al Plan General de Contabilidad Pública, Normas y Principios de Contabilidad y demás normas.

2. La autorización para la constitución, venta y registro de la utilidad o pérdida de las inversiones.

3. La existencia de restricciones en las inversiones.

4. El estudio periódico de alternativas, criterios de valoración, valuación de riesgos y la constitución de provisiones por las bajas de valor.

5. Que en este grupo se registren las cuentas que representen los fondos colocados en títulos valores en moneda nacional o extranjera con la finalidad de obtener un rendimiento financiero, ejercer el control de otro ente público o privado, establecer vínculos económicos o en cumplimiento de los requerimientos legales o reglamentarios..

Determinar: 1. La existencia de registros auxiliares que

describan la identificación de las inversiones. (Existencia)

2. La existencia física y debida custodia de los títulos o documentos que acrediten la propiedad de las inversiones. (Existencia)

3. La correcta contabilización y valuación de las inversiones de acuerdo con Principios y Normas de Contabilidad Pública, aplicados sobre bases uniformes, en relación con el periodo anterior. (Valuación y Presentación)

4. Su adecuada presentación en los Estados Contables y revelar cualquier restricción que exista sobre las inversiones. (Presentación y Revelación)

5. La forma como fueron contabilizados los rendimientos o pérdidas provenientes de las inversiones y su presentación en los resultados del periodo. (Exactitud, Presentación y Cuantificación)

6. Evaluar el Sistema de Control Interno.

3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA Se debe consultar el Plan General de Contabilidad Pública, circulares emitidas por el Contador General de la Nación, Circulares externas de la Superintendencia Bancaria, Estatuto Tributario, Resoluciones de la DIAN y de la Dirección del Tesoro Nacional y Crédito Público del MH.

1. Las inversiones deben representar los fondos colocados en títulos valores y/o documentos financieros en moneda nacional o extranjera, cuyo objeto es aumentar los excedentes disponibles, producto de la rentabilidad generada que ingresa por concepto de intereses, dividendos, participaciones, como variaciones de mercado y otros conceptos.

2. Las inversiones deben identificarse y registrarse por su valor nominal o precio de adquisición y expresarse a su valor actual o precio de mercado de conformidad con las normas que para el efecto se expidan.

3. En las inversiones, la rentabilidad debe predeterminarse de acuerdo a las condiciones contractuales.

4. En las inversiones, la rentabilidad debe determinarse en función de la participación de

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utilidades del ente emisor o patrimonio autónomo

5. La Provisión para Protección de Inversiones, debe representar el valor estimado de la contingencia de pérdidas en inversiones como resultado del exceso del costo de las inversiones sobre su valor intrínseco.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL 1. Existe la posibilidad de apropiación o uso indebido de títulos valores y/o documentos financieros. 2. Se presenta la posibilidad de apropiación indebida de los rendimientos financieros o parte de ellos. 3. De no estar definidas las responsabilidades, existe la posibilidad de usurpación de funciones y

abusos de confianza. 4. Si la comprobación de los ingresos son efectuados por personas que tienen funciones de recaudo,

registro, custodia y rendimientos, se pueden presentar alteraciones en registros o utilización indebida de fondos.

5. De no existir póliza de seguro de inversiones, se pierde la oportunidad de recuperación de éstas en caso de pérdida.

6. Puede presentarse confusión o compensación para omitir sustracciones o faltantes. 7. Da la posibilidad de desviación de los objetivos del ente público con el propósito de favorecer a

terceros. 8. Permite el fraude, desfalco y malversación de activos. 9. No se asegura la integridad y confiabilidad de los registros de valores. 10. Existe la posibilidad que se utilicen los títulos valores como garantía para la obtención de préstamos

o que sean retirados indebidamente para negociaciones ilícitas; obtención de fondos mediante sustracción temporal de valores.

11. Si los beneficiarios de las inversiones son distintos al ente público, facilita irregularidades que van en detrimento del patrimonio del ente público.

12. Da lugar a la apropiación y sustitución de títulos valores. 13. Es posible que muchas inversiones después de haberse dado por perdidas, vuelvan a ser

recuperadas parcial o totalmente, apropiándose de ellas o utilizadas indebidamente. 14. La carencia o ausencia efectiva de control permite:

a. Perdida de inversiones cuando se han entregado para su custodia a otro ente público y no se reclaman.

b. Da lugar a que se invierta en entidades sin reconocida solvencia económica las cuales ofrecen incentivos personales.

c. Perdida de inversiones cuando el ente público emisor de títulos valores se declara en quiebra o concordato.

d. Cancelación negociada con apropiación total o parcial de rentabilidad generada cuando se efectúa antes de su vencimiento.

e. Usurpación de funciones. 15. La ausencia de responsabilidades definidas, permite un inadecuado manejo de las inversiones que

conlleva a grandes riesgos.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO 6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN

110

1. Existen políticas establecidas por el ente público que regulen las inversiones en cuanto a: a. Autorización ? b. Constitución ? c. Manejo ? d. Registro ? e. Custodia ?

2. Existe Manual de Procedimientos para la compra y venta de inversiones ?

3. Los procedimientos establecidos permiten identificar las responsabilidades que se derivan en la ejecución de las operaciones ?

4. Antes de realizar la Inversión se analiza: a. La solvencia y la estabilidad del ente

económico? b. Los riesgos de mercado?

5. La existencia física de los Títulos Valores y/o documentos financieros que soportan el rubro de Inversiones son:

a. Comprobados periódicamente? b. Confrontados contra libros auxiliares? c. Contra Estados Contables?

6. La rentabilidad generada por las inversiones

de renta variable es: a. Causada oportunamente? b. Recaudada oportunamente?

7. Existen pólizas que amparan el riesgo de posibles pérdidas de inversiones?

8. Las inversiones que el ente público ha recibido para su custodia o como garantía, están contabilizadas en cuentas de orden ?

9. Las provisiones que amparan las inversiones: a. Son constituidas oportunamente? b. En forma adecuada?

10. La compra, venta y renovación de inversiones, son previamente autorizadas por funcionario competente ?

11. Se castiga la provisión para protección de inversiones cuando estas se consideran perdidas? Previo cumplimiento de: a. Requisitos legales? b. Procedimientos Administrativos?

12. Para recibir inversiones en custodia de otras entidades requiere, de autorización de funcionario competente?

13. Si las Inversiones son entregadas para su custodia a otro ente público, requieren ser aprobadas por funcionario competente?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO 14. Existe registro y control de inversiones:

a. Entregadas en custodia ? b. Recibidas en custodia ?

15. Se lleva un registro detallado de las inversiones por un funcionario distinto de aquel designado oficialmente para custodiarlas?

16. Los títulos valores y/o documentos financieros que soportan las inversiones, son controlados periódicamente mediante inspección física por personal asignado diferente a quienes los custodian?

17. Igual procedimiento existe para inversiones

22. Los títulos valores y/o documentos financieros que soportan las inversiones están bajo custodia de una entidad independiente?

23. En caso afirmativo efectúan confirmaciones?

24. Si se guardan en el ente público, tienen delegada la responsabilidad de custodia en un funcionario determinado?

25. Tienen acceso a las cajas de seguridad?

6.5 RESPONSABILIDADES

111

recibidas en custodia y/o en garantía ? 18. Las inversiones que no figuran

directamente a nombre del ente público se encuentran debidamente endosadas ?

19. Las acciones propias readquiridas son controladas de la misma forma que las inversiones?

20. Se hace una comprobación independiente de los precios por los cuales han sido compradas o vendidas las inversiones?

21. Para las inversiones se lleva: - Registro de entradas y salidas de caja

fuerte? - Control de los intereses generados? - Registro actualizado de los

rendimientos?

26. Se establecen responsabilidades cuando la inversión es redimida antes de su vencimiento?

27. Toda inversión debe ser soportada por autorización escrita?

28. Los documentos que soportan la compra y venta de inversiones se encuentran en poder de funcionario responsable de su archivo y control?

Nota: El auditor en cada ente público según la naturaleza y de acuerdo a su criterio diseñará los cuestionamientos adicionales para complementar su estudio y evaluar el riesgo.

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Verifique que todas las operaciones se encuentren registradas en el Estado de Balance General y Estado de Situación Financiera, Económica, Social y Ambiental y cruce con los demás Estados Contables (Estado de Cambios en la Situación Financiera, Económica y Social, y Estado de Cambios en el Patrimonio).

2. Verifique que las inversiones se hayan realizado de acuerdo con políticas o planes establecidos por el ente público.

3. Prepara planilla sumaria con los saldos que aparecen en los Estados Contables y compárelos con los del año inmediatamente anterior.

4. De acuerdo al punto anterior prepare sub-cédulas que descompongan los saldos, detalle, valor, tasa de interés, vigencia, rendimientos generados y cruce contra documentos soportes y registros auxiliares.

5. Revise y analice las notas explicativas a los Estados Contables. 6. Verifique que las operaciones se hayan realizado de acuerdo al manual de procedimientos, normas

internas y externas que reglamenten lo pertinente a Inversiones. 7. Exija y presencie la práctica de arqueo de las diferentes Inversiones que tenga el ente público y

crúcelo contra el boletín de Tesorería. 8. Si las Inversiones están bajo custodia de una persona o entidad independiente, obtenga directamente

confirmación y crúcela con los registros. 9. Para la constitución y venta de Inversiones compruebe:

a. Autorizaciones b. Avisos de corredores de bolsa. c. Boletines de la bolsa de valores d. Resoluciones de la DIAN

10. Constate que el costo de las inversiones, como los rendimientos o pérdida en cada venta, haya sido correcta y oportunamente calculados y registrados.

11. Analice la valorización o desvalorización de las Inversiones al final del período y compruebe la suficiencia de la Provisión para Protección de Inversiones.

12. Determine la base para registrar el valor en libros de las Inversiones, intereses, dividendos, participaciones y descuentos sobre títulos valores y/o documentos financieros.

13. Constate la existencia de pólizas que amparen el riesgo de inversiones y verifique la vigencia y cuantía amparada.

14. Verifique que no se haya registrado contablemente la sobre valorización de las Inversiones, cuando el precio del mercado sea superior al precio de costo y observe que se revele adecuadamente en las notas a los Estados Contables.

112

15. Desarrolle otros procedimientos que considere necesarios dentro de la ejecución de la auditoria.

5.4.3.1.3 Rentas por Cobrar

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Activo – Rentas por Cobrar

- Vigencia Actual - Vigencias Anteriores

2. OBJETIVOS

2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS Determinar: 1. Si las rentas por cobrar están debidamente

registradas, clasificadas y presentadas de acuerdo a su vigencia y al Plan General de Contabilidad Pública.

2. Si las rentas por cobrar registradas corresponden, a las obligaciones pendientes que tienen los contribuyentes.

3. Si la cuenta corriente del contribuyente, se encuentra actualizada y acorde con los registros contables.

4. Si las cuentas rendidas por los Administradores de Impuestos y Aduanas Nacionales están de acuerdo a lo establecido en las normas prescritas por los órganos de control respectivos.

5. La existencia de acuerdos de pago celebrados por la administración y el cumplimiento de los mismos.

Determinar: 1. La razonabilidad de las Rentas por Cobrar por

conceptos de ingresos tributarios y no tributarios, agrupados bajo esta denominación. (Totalidad, Existencia y Presentación)

2. Que los valores que conforman la cuenta de Rentas por Cobrar, estén registrados con exactitud y ajustados a la ley de la vigencia respectiva. (Totalidad y Exactitud)

3. El cálculo de la provisión y su razonabilidad. (Presentación y Exactitud)

4. El adecuado reconocimiento y su probabilidad de cobro. (Existencia, Exactitud y Presentación)

5. El correcto registro de los expedientes prescritos en la vigencia y avalar las causas de prescripción. (Totalidad y Exactitud)

6. Evaluar el sistema de Control Interno.

3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA Debe consultarse el Plan General de Contabilidad Pública, circulares externas y cartas circulares emitidas por el Contador General de la Nación, el Estatuto Tributario, Estatutos Fiscales territoriales y demás normas legales

1. Las Rentas por Cobrar deben comprender los ingresos tributarios y no tributarios, determinados con base en la capacidad económica de ingreso y gastos del contribuyente.

2. El reconocimiento y registro de las Rentas por Cobrar, se debe efectuar cuando exista el derecho de cobro que la originan, con base en las liquidaciones privadas de los contribuyentes ó las liquidaciones oficiales.

3. Los conceptos relacionados con la liquidación de renta como intereses moratorios, sanciones y multas por extemporaneidad, deben registrarse como ingresos no tributarios.

4. Las rentas vigencia actual, deben incluir los impuestos liquidados durante el período gravado pendientes de recaudo, que por las características legales y proceso de recaudo, corresponden al período inmediatamente anterior; adicionalmente se registran las clases

113

de Rentas por Cobrar que se causen y liquiden durante la vigencia actual.

5. Las Rentas de Vigencias Anteriores, deben incluir los impuestos liquidados en el período correspondiente al año gravable inmediatamente anterior.

6. Las Rentas de Difícil Recaudo, deben incluir las liquidaciones o declaraciones pendientes de recaudo cuya vigencia exceda a 2 años después de la fecha de su presentación.

7. Las liquidaciones oficiales por reclamo de impuestos, deben registrarse como derechos contingentes en las Cuentas de Orden hasta tanto se produzca su fallo definitivo.

8. Los litigios o demandas de impuestos deben estar registrados como derechos contingentes en el grupo de cuentas de orden.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL 1. La no clasificación de acuerdo con su naturaleza y vigencias, pueden ocasionar inconsistencias en la

planeación, ejecución y control del Presupuesto General de la Nación. 2. El no llevar registros auxiliares de Rentas por Cobrar, puede ocasionar evasión fiscal e

irregularidades administrativas en la Administración Tributaria 3. Si las Rentas por Cobrar, no se registran por vigencias, la constitución de la provisión no es correcta. 4. La no revisión de las liquidaciones privadas, permiten no detectar posibles errores que pueden ir en

contra de los intereses del Estado. 5. El no establecer responsabilidades a los funcionarios designados para verificar las liquidaciones de

impuestos, puede ocasionar malos manejos, fraude, evasión de impuestos y fomentar la corrupción. 6. La no presentación oportuna de las liquidaciones privadas por parte de los contribuyentes, dificulta

cumplir con las metas de recaudo establecidas. 7. La no contabilización, de litigios y demandas como derechos contingentes, impide llevar un efectivo

control de los impuestos pendientes de determinar.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO 6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN

1. Las Rentas por Cobrar se registran de acuerdo al Plan General de Contabilidad Pública en: a. Tributarias ? b. No tributarias ? c. Vigencia actual ? d. Vigencia anterior ? e. Difícil recaudo ?

2. Se llevan Registros Auxiliares de Rentas por Cobrar?

3. Las Rentas de Difícil Recaudo incluyen las liquidaciones o declaraciones pendientes de recaudo cuya vigencia excede a los 2 años contados a partir de la fecha de su presentación?

4. Se revisan las liquidaciones privadas en cuanto a: a. Determinación y liquidación del

Impuesto ? b. Anticipos ?

5. Están claramente establecidas las responsabilidades de quienes revisan las liquidaciones privadas?

6. Se verifica que las liquidaciones privadas fueron efectivamente presentadas?

114

c. Sanciones ? d. intereses ? e. Saldos a favor ? f. Plazos establecidos por la Dirección de

Impuestos? g. El lleno de los requisitos legales ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO 7. Se envían cuentas de cobro a los

contribuyentes ? 8. El sistema de Control Interno establecido

por el ente público proporciona garantías razonables para: a. Reconocimiento de los tributos ? b. Recaudo ? c. Registro ? d. Devoluciones y/o compensaciones de

saldos a favor ? 9. Se evalúan periódicamente los resultados

obtenidos a través de los programas de recaudo y fiscalización de las rentas por cobrar?

10. Los soportes de las rentas por cobrar originados en liquidaciones oficiales, resoluciones y otros actos administrativos son entregados oportunamente para su contabilización?

11. Existe libro de radicación y control de los documentos de rentas por cobrar que son enviados a las diferentes áreas?

12. Existe control en la recepción de la información enviada por las entidades autorizadas para recaudar?

13. Los paquetes son validados oportunamente ?

14. Son debidamente autorizados los ajustes contables?

15. Se realizan cruces para establecer la correcta inclusión de éstos en la cuenta corriente del contribuyente?

16. 14.Son enviadas a la división de cobranzas las relaciones de los impuestos contabilizados en mora para que se inicien las acciones de cobro?

17. Se verifica la inclusión de compensaciones y otros actos administrativos en la cuenta corriente con el fin de actualizarla?

Determine

6.5 RESPONSABILIDADES

Determine

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Solicite los planes y programas a ejecutar relacionados con Rentas por Cobrar y el respectivo informe de ejecución y verifique que se hayan cumplido las metas establecidas.

2. Prepare planilla sumaria con los saldos que aparecen en el Estado de Balance General, compárelos con los del periodo anterior y determine la variación absoluta y relativa.

3. De acuerdo al punto anterior, prepare sub cédulas que incluyan los saldos de las cuentas que

115

conforman este grupo y crúcelos con los libros auxiliares. 4. Verifique y analice las notas a los Estados Contables. 5. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad

Financiera, Económica, Social y Ambiental, con los demás Estados Contables Básicos. 6. Analice las Rentas por Cobrar más representativas y verifique su razonabilidad. 7. Verifique que las Rentas por Cobrar se hayan reflejado correctamente en los Estados Contables de

acuerdo a la vigencia. 8. Verifique el traslado de cambio de vigencia del saldo a primero de enero de cada año de la Cuenta

Rentas por Cobrar. 9. Solicite relación de Rentas por Cobrar, y con las más representativas efectúe confirmación de

saldos. 10. Investigue las diferencias presentadas entre lo informado por los contribuyentes y los saldos en los

libros auxiliares. 11. Mediante prueba selectiva de declaraciones de renta, ventas, retenciones en la fuente, timbre,

recibos oficiales de pago, documentos aduaneros y otros , cruce con: a. Cuenta corriente del respectivo contribuyente. b. Listados de Reconocimiento c. Registros contables

12. Revise el proceso de cobro y determine su efectividad. 13. Obtenga inventario en la División de Cobranzas de los expedientes por cobro persuasivo o coactivo.

a. Cruce el total con los registros contables. b. Selectivamente verifique algunos expedientes y analice la gestión administrativa.

14. Analice la constitución de la provisión de Rentas por Cobrar de acuerdo al Plan General de Contabilidad Pública y Circulares Externas de la CGN.

15. Verifique la actualización de la cuenta corriente del contribuyente en cuanto a: a. Impuesto a pagar b. Cancelación de la obligación por: Pagos, Compensaciones y Prescripciones

16. Solicite los acuerdos de pago celebrados por la administración y verifique su procedencia y cumplimiento.

17. Solicite los expedientes prescritos en la vigencia, analice, evalúe las gestiones de cobro y causas de prescripción.

18. Desarrolle otros procedimientos que considere necesarios en la ejecución de la auditoría.

5.4.3.1.4 Deudores

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Activo – Deudores

- Ingresos no Tributarios - Aportes sobre la Nómina - Rentas Parafiscales - Venta de Bienes - Prestación de Servicios - Servicios Públicos - Servicios de Salud - Aportes por Cobrar a Entidades Afiliadas - Administración del Sistema de Seguridad en Salud - Transferencias por Cobrar - Préstam0s concedidos - Préstamos Gubernamentales otorgados - Administración del Sistema General de Pensiones - Administración del Sistema de Seguridad Social de Riesgos Profesionales - Avances y Anticipos Entregados

116

- Anticipos y o Saldos a Favor por Impuestos y Contribuciones - Recursos Entregados en Administración - Derecho de recompra de Deudores - Otros Deudores - Deudas de Difícil Recaudo - Cuotas partes de Bonos y Títulos Pensionales - Provisión para Deudores (Cr)

2. OBJETIVOS 2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

Determinar: 1. La autenticidad de los derechos exigibles y que

se ajusten a las políticas establecidas por el ente público.

2. El cumplimiento de normas y demás disposiciones legales que se deben tener en cuenta para registrar las operaciones en cada uno de los rubros que componen el grupo.

3. Las gestiones de cobro realizadas por el ente público tendientes a la recuperación de cartera morosa.

4. La constitución de la Provisión para Deudores y que se ajuste a Normas y Principios de Contabilidad Pública y a las Circulares Externas expedidas por el Contador General de la Nación.

Determinar: 1. Que los deudores agrupen las cuentas que

representan derechos ciertos a favor del ente público, originados en el desarrollo de su función administrativa o cometido estatal y de otras actividades que generan derechos. (Existencia, Presentación y Valuación).

2. La valuación, clasificación y presentación de los deudores reflejados en el Estado de Balance General y que se ajusten al Plan General de Contabilidad Pública. (Presentación, Exactitud, Totalidad y Valuación)

3. La existencia de garantías que respalden los derechos exigibles a favor del ente público. (Valuación y Existencia)

4. La correcta clasificación de la cartera por edades, que permita la recuperación de la misma de acuerdo a su vencimiento. (Presentación, Cuantificación y Existencia)

5. La antigüedad de los saldos de anticipos y su correcta afectación en las cuentas correspondientes al momento de su legalización. (Presentación y Exactitud)

6. Que la constitución de la provisión se haya realizado con base en análisis general o individual de la cartera y su correcto registro. (Existencia, Valuación y Presentación)

7. Evaluar el Sistema de Control Interno. 3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA

Debe consultarse el Plan General de Contabilidad Pública y Circulares Externas emitidas por el Contador General de la Nación, manuales de procedimiento y control interno y demás normas en materia de control fiscal.

1. Los deudores deben corresponder a derechos originados en el desarrollo de las actividades del ente público que se producen como resultado de la venta de bienes o prestación de servicios, préstamos concedidos, operaciones de tesorería, avances o anticipos y otros derechos generados.

2. El cálculo de la provisión para deudores debe corresponder a una evaluación técnica que permita determinar la contingencia de pérdida o riesgo de incobrabilidad del Derecho.

3. La provisión para deudores debe ser reflejada en el Estado de Balance General como un menor valor de éstos.

4. Los derechos que se originan en moneda extranjera deben registrarse a la tasa

117

representativa del mercado-TRM al momento de celebrar la transacción y ajustarse a la TRM al cierre del ejercicio.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

Da lugar a evasión de responsabilidades, generan incumplimiento de requisitos, contabilizaciones extemporáneas y controles inoperantes.

1. Se puede presentar que el registro no se incluya todas las cuentas que lo conforman. 2. Actuaciones indebidas originadas por usurpación de funciones o indeterminación de

responsabilidades. 3. Abonos ficticios a Deudores, originados por supuestas devoluciones, descuentos o rebajas. 4. Puede presentarse situaciones de favorecimiento por intereses creados. 5. Contravención a Normas y Principios de Contabilidad Pública. 6. Manipulación indebida del dinero producto de los pagos o abonos en cuenta. 7. Incumplimiento de normas y procedimientos internos. 8. Otorgamiento de plazos en forma irregular. 9. Puede dar lugar a cambio o adulteración de documentos. 10. Demora en los registros contables, lo que genera inexactitud en los Estados Contables. 11. No efectuar análisis periódico de cartera puede ocasionar:

a. Saldos irreales en las cuentas que conforman este grupo. b. Apropiaciones indebidas de cobros en efectivo c. Omisión de registros contables

12. No permiten efectuar cruces y detectar anomalías en los movimientos de Deudores. 13. Cancelación de saldos pendientes por manipulación en los registros. 14. La sustracción o perdida de documentos puede generar la negación y no pago de la obligación. 15. Puede presentarse sustracción de efectivo y/o sustitución de títulos valores.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN 1. Están segregadas las funciones de

responsabilidad y manejo de deudores en cuanto a:

a. Manejo y garantía ? b. Creación e imputación contable ? c. Recaudo? d. Liquidaciones parciales y totales ? e. Registros y controles ?

2. Están determinados los criterios de la Dirección para la aceptación de deudores?

3. Existen controles que garanticen la recuperación de:

a. Créditos ? b. Avances y anticipos entregados?

4. Los abonos o pagos parciales diferentes a los pactados son autorizados previamente por funcionario competente?

5. Las notas crédito son debidamente aprobadas?

6. El saldo de la cuenta Depósitos Entregados representa los dineros dados para garantizar el cumplimiento de contratos?

7. Se efectúa análisis de cartera

10. Los anticipos y préstamos a empleados son autorizados por funcionario competente?

11. La aceptación de prórroga de letras, pagarés y cheques post-fechados a favor del ente público, son aprobados por funcionario competente?

12. Las personas autorizadas para aprobar notas crédito, son independientes de las involucradas en:

a. Cobranzas ? b. Registros ?

118

periódicamente para: a. Clasificarla por edades? b. Reclasificarla como de difícil cobro? c. Constituir la provisión?

8. La Gestión de recaudo de deudas de difícil cobro es:

a. Asignada a funcionario competente? b. Debidamente controlada?

9. Existen mecanismos adecuados que garanticen el cobro efectivo de la cartera ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO 13. Están prenumeradas:

a. Ordenes de despacho ? b. Facturas ? c. Notas de Contabilidad ?

14. Las copias de las facturas son enviadas a: a. Cartera ? b. Contabilidad ?

15. Se revisan periódicamente las cuentas de clientes para controlar que no haya exceso en los límites de crédito autorizado?

16. Se envían periódicamente estados de cuenta a los clientes?

17. 17. El método para cálculo de provisión es consistente ?

18. Se mantiene custodia efectiva sobre documentos y títulos valores que representan los derechos exigibles?

19. El acceso a registros contables está restringido?

6.5 RESPONSABILIDADES 20. La cancelación de cuentas Deudoras,

está bajo la responsabilidad de un funcionario competente? Nota: El auditor en cada ente público según la naturaleza y de acuerdo a su criterio, diseña los cuestionamientos adicionales para complementar su estudio y evaluar el riesgo.

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA El Auditor discutirá en detalle con su equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare planilla sumaria por los conceptos que conforman el grupo de deudores y compare los saldos contra los del periodo anterior.

2. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas sub-cédulas. 3. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variación absoluta y relativa. 4. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contaduría General de la Nación y cruce el

Estado de Balance General y de Actividad Financiera Económica, Social y Ambiental contra los Estados de Cambios en la Situación Financiera, Patrimonio y Flujo de Efectivo.

5. Revise y analice las Notas explicativas a los Estados Contables. 6. Selectivamente con ayuda del TAAC (Técnicas de auditoria apoyadas en el computador) verifique los

movimientos débitos y créditos y cotéjelos con los libros auxiliares y documentos soportes. 7. Con base en el registro de ventas a crédito, seleccione un determinado número de facturas y:

a. Compruebe la secuencia numérica. b. Compare las facturas con:

- El auxiliar respectivo del deudor - Los catálogos de precios

8. Seleccione cuentas por cobrar a empleados que sean significativas y examine su aprobación 9. Verifique y coteje los descuentos contra nómina 10. Revise las garantías otorgadas 11. Revise Otras Cuentas por Cobrar y determine si representan partidas corrientes de recaudo a corto

plazo, concepto y antigüedad. 12. Revise los registros de notas crédito e investigue partidas significativas y analice sus soportes.

119

13. Solicite relación de Deudores, seleccione los más representativos y efectúe confirmación de saldos. 14. Investigue las diferencias presentadas entre lo informado por los Deudores y los saldos en libros. 15. Verifique la exigibilidad de los documentos por cobrar y que estos estén debidamente protegidos

bajo la responsabilidad de funcionario afianzado. 16. Solicite y presencie la práctica de arqueo de títulos valores y cruce con lo registrado en libros. 17. Verifique que la provisión y castigo de la cartera se haya efectuado de acuerdo a estudios técnicos. 18. Analice las decisiones que originaron el castigo de la cartera. 19. Determine la suficiencia de la provisión para deudas de difícil recaudo. 20. Verifique que los Deudores por cobrar originados en transacciones diferentes al objeto social del ente

público se clasifiquen adecuadamente. 21. Desarrolle otros procedimientos que considere necesario dentro de la ejecución de la auditoria.

5.4.3.1.5 Inventarios

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Activo - Inventarios

- Bienes Producidos - Mercancías en Existencia - Materias Primas - Envases y Empaques - Materiales para Producción de Bienes - Materiales para Prestación de Servicios - Banco de Componentes Anatómicos y de Sangre - Productos en Proceso - Productos en Tránsito - Productos en Poder de Terceros - Provisión para Protección de Inventarios (Cr)

2. OBJETIVOS

2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS Determinar: 1. Si existen normas adecuadas de

administración y control de inventarios y si se ajustan a los planes, programas y políticas del ente público.

2. Si la base para la valuación de los inventarios es razonable y si cumple con las Normas y Principios de Contabilidad Pública.

3. Si hay pignoración sobre los inventarios que se encuentren presentados en los Estados Contables y la posesión legal del ente público sobre su existencia. .

Determinar si: 1. Las cantidades en inventarios representan

correctamente productos, materiales y suministros de propiedad de la empresa y si están en existencia, en tránsito, en depósitos, en almacenes de terceros o en consignación. (Totalidad y Existencia)

2. Las partidas en inventarios están valorizadas al costo o mercado, el que sea más bajo de acuerdo con Normas y Principios de Contabilidad Pública, aplicados uniformemente. (Exactitud y Totalidad)

3. Las existencias de los inventarios, están recopilados, calculados, valuados uniformemente, soportados y reflejados correctamente en los registros auxiliares. (Totalidad, Existencia, Exactitud y Presentación)

4. Los Estados Contables están de acuerdo con los registros de control de Inventarios. (Presentación, Totalidad y Exactitud)

5. La constitución de la Provisión para Protección de Inventarios, cubre las contingencias de

120

pérdidas que puedan originarse en disminuciones físicas y monetarias. (Exactitud, Valuación y Presentación)

6. Evaluar el Sistema de Control Interno. 3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA

Se debe consultar el Plan General de Contabilidad Pública, Circulares Externas y Doctrina Contable emitida por el Contador General de la Nación, las Normas Tributarias, Manuales de Procedimientos, normas de Control Interno, MECI y demás normas vigentes sobre la materia.

1. Los Inventarios se deben identificar y clasificar de acuerdo a su naturaleza en mercancías procesadas, adquiridas para la venta o en existencia, materias primas y suministros, banco de órganos y tejidos, productos en proceso, productos en tránsito y productos en poder de terceros.

2. Los productos terminados deben comprender los bienes producidos o adquiridos a cualquier título, con el propósito de ser comercializados y para la prestación de servicios en desarrollo de la actividad propia del ente público.

3. Los Inventarios deben registrarse por el costo histórico o precio de adquisición, conformado por las erogaciones y cargos directos e indirectos necesarios para colocarlos en condiciones de utilización o venta.

4. Los inventarios deben llevarse por el Sistema permanente y se reexpresarán mediante la aplicación de ajustes por inflación de acuerdo con Normas Vigentes aplicables al ente público.

5. Para efectos de valuación y determinación de los costos, deben aplicarse los métodos de costo promedio, identificación específica o cualquier otro método de reconocido valor técnico de acuerdo con la naturaleza de los Procesos Productivos, Procedimientos internos y el método que se utilice, debe ser indicado en las notas a los Estados Contables.

6. Se debe constituir Provisión para Protección de Inventarios, para disminuciones físicas o monetarias tales como: merma, obsolescencia, pérdida, desperdicio técnico en los procesos productivos o desvalorización en el mercado. El valor de las provisiones constituidas debe revelarse por separado como un menor valor de la cuenta de inventario.

7. Las partidas excesivas, de poco movimiento o defectuosas deben estar reducidas a su valor neto de realización.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL 1. Puede originar dualidad de funciones, operaciones improvisadas y dificultad para determinar

responsabilidades. 2. Aplicación de normas derogadas, existencia de procedimientos no adecuados. 3. Desconocimiento de la existencia real de bienes y/o compra de bienes innecesarios. 4. Cualquier funcionario puede ordenar ajuste en forma indebida y propiciar apropiación de bienes que

luego se cubre con registros contables. 5. Se puede dar exceso en compra de bienes innecesarios lo que ocasiona desviación en el

presupuesto e incumplimiento en el programa anual de compras.

121

6. Ocasiona descontrol en la existencia de bienes por retiro de los mismos con aprobación de funcionarios no autorizados.

7. Cualquier funcionario aprueba y ocasiona pérdida de bienes y cubrimiento de faltantes. 8. Se carece de una base confiable para practicar los conteos físicos y de información esencial sobre la

cantidad y valor de la existencia. 9. Puede efectuarse anotaciones incorrectas en los registros de inventarios de mercancías en poder de

terceros y por consiguiente pérdidas sin establecer responsabilidades. 10. Se pueden presentar diferencias por operaciones irregulares y no ser descubiertas oportunamente,

impidiendo determinar responsabilidades. 11. Se puede recibir mercancías que no correspondan a las cantidades y especificaciones técnicas

pactadas con los proveedores y contratistas. 12. Manipulación de movimientos de entrada y salida de bienes, perdiendo confiabilidad la información. 13. Se pueden propiciar desfalcos por sustracción de bienes y alteración de los registros de contabilidad

por no existir una adecuada separación de funciones. 14. Descontrol administrativo, no determinación oportuna de responsabilidades y pérdida de bienes. 15. Se puede presentar diferencias en la cantidad y calidad de las existencias con respecto a los

informes de recepción y producción con el consiguiente perjuicio para el ente público. 16. Se imposibilita hacer las provisiones oportunamente y tomar determinaciones acertadas sobre el

manejo de inventarios. 17. Se dificulta la determinación de responsabilidad por la diversidad de funciones o por la omisión de

estas en la ejecución de operaciones.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO 6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN

1. Existe Manual de Procedimientos que describa para el grupo de inventarios lo relacionado con : a. Autorización ? b. Custodia? c. Registro y Control? d. Responsabilidades?

2. El Manual de Procedimientos es evaluado y actualizado periódicamente?

3. Existe control sobre el máximo y mínimo de existencias?

4. Existen políticas claramente definidas y expresas en cuanto a: a. Recepción? b. Almacenamiento? c. Conservación?

5. Existen registros adecuados para controlar los bienes en poder de terceros entregados en consignación o en depósito?

6. Existen medidas adecuadas que controlen la entrada y salida de bienes?

7. Los ajustes en los registros de inventario, como consecuencia de la toma física de los mismos, son autorizados previamente por funcionario responsable?

8. Las compras de inventarios están debidamente autorizadas?. Están de acuerdo al Plan Anual de Compras?

9. Los retiros de inventarios son autorizados por funcionario competente?

10. Los ajustes por pérdida de inventarios son revisados, aprobados y autorizados por funcionarios que no están involucrados en la responsabilidad de manejo y registro de los mismos?

11. Aprueba un funcionario responsable la venta de las existencias obsoletas no utilizadas o deterioradas?

12. Las ventas y donaciones de existencias fuera de uso o de poco movimiento son aprobadas por el comité responsable de conformidad con las disposiciones administrativas y fiscales vigentes?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO 13. Se llevan registros de inventarios

adecuadamente valorizados? 14. Se efectúan en forma periódica

comprobaciones de los registros auxiliares de inventario contra las respectivas cuentas del mayor?

15. Son las existencias recibidas y registradas

22. Existen instalaciones adecuadas, medidas de seguridad que permitan: a. La conservación de inventarios ? b. Ingreso de personal no autorizado ?

23. Verifican los almacenistas las cantidades recibidas contra los informes de: a. Recepción?

122

con la descripción de cantidad, calidad y cualquier otra información necesaria?

16. Existen procedimientos claramente establecidos para identificar faltantes en la recepción de materias primas y suministros?

17. Existen informes actualizados de inventarios para efectos de facilitar el análisis de pérdidas y manejo de los mismos?

18. Para efecto de asegurar registros exactos de las cantidades reales en depósito, se realizan:

a. Inventarios físicos? b. Informes?

19. Son conciliados los resultados de los inventarios físicos contra los registros de contabilidad?. Se investigan las diferencias?

20. Son los inventarios físicos, tomados por personas ajenas a la custodia de inventarios?

21. A los encargados de manejo de registros?

b. Producción?

6.5 RESPONSABILIDADES

24. Están claramente definidas las responsabilidades para el manejo de los inventarios en cuanto a: a. Registro ? b. Custodia ?

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Solicite los planes, programas y políticas a realizar referente a inventarios y cruce contra el informe de actividades ejecutadas.

2. Prepare planilla sumaria que refleje los saldos de las cuentas que conforman el grupo de Inventarios y compárelos con los saldos del periodo anterior.

3. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas subcédulas. 4. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variación absoluta y relativa. 5. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contaduría General de la Nación y cruce el

Estado de Balance General y de Actividad Financiera Económica, Social y Ambiental contra los Estados de Cambios en la Situación Financiera, Flujo de Efectivo y Ejecución Presupuestal.

6. Revise y analice las Notas explicativas a los Estados Contables. 7. Selectivamente con ayuda del TAAC (Técnicas de Auditoría Apoyadas en el Computador) verifique

los movimientos débitos y créditos y cotéjelos con los libros auxiliares y documentos soportes. 8. Obtenga una copia de las instrucciones del ente público para practicar el inventario físico. Si no lo

hubiere, investigue los procedimientos que se sigue para efectuar el conteo físico. 9. Efectúe prueba selectiva a las existencias de inventarios y cruce contra tarjetas de kárdex o listados

sistematizados. 10. Investigue las diferencias. 11. Revise la base y métodos de valuación de inventarios y la uniformidad en su aplicación. 12. Verifique la cobertura y vigencia de los seguros y la protección física de los inventarios. 13. Analice si existe pignoración sobre los inventarios y verifique que se refleje en los Notas a los

Estados Contables. 14. Revise las partidas de inventario dadas de baja durante el período auditado y examine el

cumplimiento de los procedimientos prescritos en las disposiciones vigentes. 15. Tome una muestra representativa de entrada y salida de existencias de almacén y bodega y verifique

soportes, registro contable y kárdex. 16. Determine si los procedimientos utilizados para la separación de materiales obsoletos, dañados o de

poco movimiento, son adecuados. 17. Determine que artículos o mercancías recibidas en consignación no están incluidas en los inventarios

123

del ente público y estén registradas en cuentas de Orden. 18. Revise el kárdex de inventarios, con relación a existencias de poco movimiento, obsoletas o sin valor

e investigue las causas. 19. Verifique que la provisión para la protección de Inventarios se haya calculado mediante la aplicación

de un método de reconocido valor técnico que corresponda con la naturaleza de los Inventarios. 20. Cerciórese de que el saldo de la Provisión para la Protección de Inventarios al final del período sea

suficiente para cubrir cualquier pérdida que pudiera resultar. 21. Revise la base y método para la valuación de los inventarios, la consistencia y uniformidad con el

utilizado en períodos anteriores. 22. Verifique la existencia y vigencia de la póliza de manejo del responsable de los inventarios. 23. Verifique que el cálculo y registro de los ajustes integrales por inflación se hayan efectuado de

acuerdo al Plan General de la Contabilidad Pública, Normas y Principios de Contabilidad Pública y Circulares Externas .

24. Prepare procedimientos adicionales necesarios para cumplir los objetivos propuestos.

5.4.3.1.6 Propiedades Planta y Equipo

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Activo – Propiedades Planta y Equipo

- Terrenos - Semovientes - Plantaciones Agrícolas - Construcciones en Curso - Maquinaria, Planta y Equipo en Montaje - Maquinaria, Planta y Equipo en Tránsito - Bienes Muebles en Bodega - Propiedades, Planta y Equipo en Mantenimiento - Propiedades Planta y Equipo no Explotados - Edificaciones - Plantas , Ductos y Túneles - Redes, Líneas y Cables - Maquinaria y Equipo - Equipo Médico y Científico - Muebles, Enseres y Equipos de Oficina - Equipos de Comunicación y Computación - Equipo de Transporte, Tracción y Elevación - Equipo de Comedor, Cocina, Despensa y Hotelería - Propiedades de Inversión - Depreciación Acumulada (CR) - Amortización Acumulada (CR) - Depreciación Diferida - Provisiones para Protección de Propiedades, Planta y Equipo (CR)

2. OBJETIVOS 2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS Determinar: 1. La existencia de políticas sobre adquisiciones,

transferencias, ventas y baja de bienes de propiedad del ente público, depreciación y contabilización.

2. La propiedad legal del ente público sobre los

Determinar si: 1. Las bases de valuación de las cuentas de

Propiedad Planta y Equipo son uniformes con las del periodo anterior. (Valuación y Presentación)

2. Las adiciones son partidas capitalizables y

124

bienes presentados en este grupo. 3. Que las adquisiciones de Propiedades Planta y

Equipos se ajustan al Plan Anual de Compras y Presupuesto de Inversión. .

representan costos reales de activos físicamente instalados o construidos. (Exactitud y Totalidad)

3. Las provisiones, Depreciaciones y Amortizaciones, son adecuadas y si se han calculado sobre bases aceptables y uniformes. (Existencia y Presentación)

4. Al registrar las bajas se ha afectado el costo, depreciaciones, amortizaciones y ajustes integrales por inflación del respectivo bien. (Existencia, Presentación y Exactitud)

5. Las Propiedades Planta y Equipo presentadas en los Estados Contables existen físicamente. (Existencia, Presentación y Valuación)

6. Los bienes retirados por venta, cesión o baja y los recibidos por donación y aportes están registrados correcta y oportunamente. (Existencia, Presentación y Valuación)

7. El cálculo de la depreciación se efectúa de acuerdo a métodos técnicos y el saldo es razonable y consistente. (Exactitud, Presentación y Valuación)

8. Existen registros auxiliares para las cuentas que conforman el grupo de Propiedades Planta y Equipo. (Existencia, Totalidad y Exactitud)

9. Evaluar el Sistema de Control Interno.

3. FUENTES DE CRITERIO: 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA: Se debe consultar el Plan General de Contabilidad Pública, Circulares emitidas por el Contador General de la Nación, manuales de procedimientos, de funciones y demás normas vigentes.

1. Las Propiedades Planta y Equipo las deben integrar los bienes tangibles adquiridos, construidos o en tránsito de importación, construcción y montaje de propiedad del ente público con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, arrendarlos o reutilizarlos en la administración del ente público y que no estén destinados para la venta.

2. Las Propiedades Planta y Equipo deben identificarse y clasificarse de acuerdo con su naturaleza en bienes depreciables y no depreciables, registrarse por el costo histórico y reexpresarse aplicando ajustes por inflación de acuerdo con las normas vigentes.

3. El costo histórico del bien debe estar constituido por el costo de adquisición más todas las erogaciones necesarias hasta colocarlo en condiciones de cumplir el objetivo para el cual fue adquirido.

4. El costo de las Propiedades Planta y Equipo, recibidos en dación de pago,

125

permuta o donación se debe registrar por el valor convenido o pactado entre las partes, o mediante avalúo técnico legalmente reconocido.

5. El costo de las adiciones, mejoras y reparaciones que aumentan su vida útil, amplían la capacidad, mejoran la calidad de los productos y servicios o permiten una reducción significativa de los costos de operación deben constituir un mayor valor de las Propiedades Planta y Equipo.

6. Las Propiedades, Planta y Equipo depreciables, deben corresponder a las activos que por causa de deterioro, desuso, utilización, causas naturales, obsolescencia, explotación, pierden su capacidad normal de operación después de un período de vida útil.

7. La vida útil de las Propiedades Planta y Equipo, debe corresponder al lapso de tiempo esperado, durante el cual el activo puede ser utilizado en la prestación de servicio o producción de bienes.

8. Se deben clasificar como depreciables las edificaciones; plantas y ductos, redes, líneas y cables, maquinaría y equipo, equipo médico y científico, muebles y enseres y equipo de oficina, equipo de comunicación y computación, equipo de transporte, tracción y elevación, equipo de comedor, cocina, despensa y hotelera.

9. La depreciación debe corresponder a la distribución sistemática del costo ajustado por inflación de un activo depreciable en los periodos de vida útil.

10. La depreciación debe determinarse mediante métodos de reconocido valor técnico, teniendo en cuenta aplicar el que mejor refleje el equilibrio entre los servicios recibidos, la vida útil y el costo del activo correspondiente.

11. El método de depreciación que se utilice debe mantenerse de un período a otro; cuando éste se modifique debe revelarse en las notas a los Estados Contables, indicando el motivo del cambio.

12. Las Propiedades Planta y Equipo deben revelarse a su valor actual, precio de mercado o valor de realización en los Estados Contables

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL 1. Se puede originar duplicidad de funciones, procedimientos inadecuados y dificultad para

determinar responsabilidades. 2. Normatividad no vigente y manuales inaplicables por desactualización.

126

3. Desconocimiento de las Propiedades Planta y Equipo del ente público. 4. La falta de una adecuada separación de funciones, propicia el mal manejo de la existencia real de

las Propiedades Planta y Equipo y conlleva a posibles fraudes. 5. Pueden funcionarios no autorizados disponer de las Propiedades Planta y Equipo del ente público

lo que ocasiona detrimento al patrimonio del mismo. 6. Pueden no quedar contabilizadas a tiempo las operaciones derivadas de movimientos de las

Propiedades Planta y Equipo, por falta de un soporte legalmente tramitado y aprobado por un funcionario competente.

7. Adquisiciones innecesarias, lo que daría lugar a desviaciones presupuestales y mal uso de los recursos.

8. Se puede dar auto adjudicación, lo que permite omitir procedimientos y disposiciones legales establecidas para esta clase de operaciones.

9. Registros deficientes que no proporcionan información confiable y dificultan la constatación física. 10. Se facilita la apropiación de las Propiedades Planta y Equipo sin ser detectadas oportunamente,

incidiendo en la razonabilidad del saldo de este grupo. 11. Pueden confundirse las Propiedades Planta y Equipo, dificultando su localización, identificación y

posibles sustituciones. 12. Pueden originarse operaciones innecesarias, arrendamientos indebidos, dobles pagos o

apropiarse de dineros recibidos por este concepto. 13. Puede alterarse y/o perderse los documentos que soportan y registran la propiedad lo que va en

detrimento del patrimonio del ente público. 14. Deterioro, daño y pérdida de las Propiedades Planta y Equipo del ente público. 15. La falta de control sobre las obras conlleva a la posibilidad de que al finalizar los proyectos, sus

objetivos hayan sido desviados, su calidad o cantidad sean inferiores a lo estipulado. 16. Se incumplen políticas y programas trazados previamente. 17. No se asegura la integridad de los registros contables. 18. Se pueden efectuar registros incorrectos que no son descubiertos oportunamente para encubrir

sustracción de materiales u omisión de operaciones.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO 6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN

1. Existen políticas del ente público para Propiedades Planta y Equipo en cuanto a: a. Adquisiciones ? b. Transferencias ? c. Baja de Bienes ? d. Registros contables ?

2. Existen manuales de procedimientos para las Propiedades Planta y Equipo que describan: a. Autorización? b. Custodia? c. Registro y Control? d. Responsabilidades?

3. Los manuales de procedimientos son evaluados y actualizados periódicamente?

4. El nivel directivo tiene control adecuado para el manejo de la Propiedades Planta y Equipo?

5. Existe una adecuada segregación de funciones para: a. Registro? b. Autorización? c. Adquisición ? d. Interventoría? e. Custodia ?

6. Existen políticas del ente público para: a. Ejecución de obras? b. Entregas parciales? c. Entregas totales?

7. Se inician las actividades de las Construcciones en Curso a partir de la autorización y aprobación por parte del

127

funcionario competente? 8. Se cancela la cuenta Construcciones en Curso

después de recibir la obra ? 9. Para los terrenos e inmuebles que el ente

público posee existe: a. Títulos de Propiedad ? b. Certificado de libertad y tradición ? c. Avalúos Técnicos ?

10. Las adquisiciones de las Propiedades Planta y equipo están incluidas en el: a. Presupuesto de Inversión ? b. Plan Anual de Compras ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO 11. Cuenta el ente público con registros

auxiliares adecuados ? 12. Los registros auxiliares se concilian

periódicamente con: 13. El saldo total del grupo Propiedades Planta

y 14. Equipo ? 15. Libro control de Propiedades Planta y

Equipo ? 16. En las Propiedades Planta y Equipo se

registra correctamente: a. Costo? b. Depreciación ? c. Amortización ? d. Provisión ? e. Ajustes por Inflación ?

17. En el libro control se especifica: 18. costo?

a. Costo ? b. Localización ? c. Fecha de adquisición ? d. Vida útil ? e. Mejoras y Adiciones ? f. Depreciaciones ?

19. Se practica periódicamente Inventario físico ?

20. Se compara los resultados con los auxiliares correspondientes ?

21. Se investigan las diferencias ? 22. Las Propiedades, Planta y Equipo poseen

número de identificación ? 23. Concuerda éste con el que aparece en el

libro control ? 24. Son los registros efectuados por

funcionarios distintos de aquellos que tienen a su cargo las Propiedades Planta y Equipo ? 25. Las operaciones de arrendamiento de

las Propiedades Planta y Equipo se: a. Registran ? b. Controlan adecuadamente ?

27. Los documentos que soportan los registros de las Propiedades Planta y Equipo están: a. Custodiados ? b. Protegidos adecuadamente ?

28. Existen pólizas contra posibles riesgos de las Propiedades Planta y Equipo ?

29. Para la conservación y protección de las Propiedades Planta y Equipo existen: a. Instalaciones adecuadas ? b. Medidas de seguridad ?

30. Existen pólizas de cumplimiento que garanticen la ejecución de las obras ?

31. Existen medidas de seguridad que garanticen la protección de materiales e insumos?

6.5 RESPONSABILIDADES 32. Los funcionarios responsables del manejo de

las Propiedades Planta y Equipo son independientes de quienes llevan su registro ?

Nota: El auditor en cada ente público según su criterio previo análisis de la normatividad interna, señalará los cuestionamientos necesarios y suficientes para complementar su estudio y evaluar el riesgo.

128

26. Existen procedimientos que garanticen un control adecuado para la entrega de obras: a. Parciales ? b. Definitiva ?

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Solicite los planes y programas para las adquisiciones, transferencias y ventas de las propiedades Planta y Equipo y el informe anual de actividades realizadas y determine si estas, efectivamente se ejecutaron.

2. Verifique que existan controles que aseguren el cumplimiento de las políticas establecidas por el ente público relacionadas con las Propiedades Planta y Equipo.

3. Prepare planilla sumaria que refleje los saldos de las cuentas que conforman el grupo de Propiedades Planta y Equipo y compárelos con los del periodo anterior.

4. De acuerdo al punto anterior, prepare las respectivas subcédulas. 5. Desagregue los conceptos de las cuentas principales, indicando la variación absoluta y relativa. 6. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contaduría General de la Nación y cruce

el Estado de Balance General y de Actividad Financiera, Económica y Social, contra los Estados de Cambio, Flujo de Efectivo y Ejecución Presupuestal.

7. Revise y analice las Notas Explicativas a los Estados Contables. 8. Selectivamente con ayuda del TAAC (Técnicas de Auditoría Apoyadas en el Computador),

verifique los movimientos débitos y créditos y cotéjelos con los libros auxiliares y documentos soportes.

9. Cruce el saldo total del grupo de Propiedades Planta y Equipo con los auxiliares. 10. Determine la base de valuación de las Propiedades Planta y Equipo. 11. Examine los controles para compra y venta de las Propiedades Planta y Equipo y analice los

aspectos legales. 12. Determine las adquisiciones y adiciones a las Propiedades Planta y Equipo realizadas durante el

periodo y verifique: autorizaciones, presupuesto, Plan Anual de Compras, desembolsos, soportes y registros.

13. Determine si existen gravámenes e impuestos en algunas Propiedades Planta y Equipo y analice lo relacionado con la legalización de estos.

14. Verifique los retiros de las Propiedades Planta y Equipo que se efectuaron en el período y determine: a. Las autorizaciones b. Soportes y registros

15. Solicite al área responsable la relación de los inmuebles y compruebe: a. Existencia física b. Existencia de Títulos de Propiedad c. Estado d. Registro contable e. Valorizaciones

129

f. Pólizas de Seguros 16. Obtenga el último listado de inventario de bienes muebles y verifique:

a. Existencia física b. Estado c. Registro contable d. Custodia

17. Solicite al área responsable la relación de los bienes inmuebles y muebles que hayan sido vendidos, cedidos o donados y verifique: a. Autorización b. Soportes c. Afectación de:

- Costo - Depreciación - Amortización - Ajustes por inflación - Valorizaciones

18. Verifique el cálculo y registro correcto de las depreciaciones,amortizaciones, valorizaciones, provisiones y ajustes integrales por inflación efectuados durante el periodo examinado.

19. Analice que el método de depreciación sea consistente y refleje el equilibrio entre los servicios recibidos, la vida útil y costo del activo.

20. Solicite relación de Carta-Contrato y/o contratos de obra, seleccione los más representativos y verifique: a. Anticipos b. Actas de Obra c. Pagos d. Registros

21. Verifique el traslado de las construcciones en curso terminadas a la respectiva cuenta y constate su soporte.

22. Verifique que el valor de los terrenos estén registrados separadamente de las Edificaciones. 23. Verifique el avalúo de los semovientes nacidos, recibidos en donación o cesión y constate su

registro. 24. En la cuenta Maquinaria Planta y Equipo en tránsito analice:

a. Antigüedad de las operaciones b. Origen c. Soportes

25. Determine que estén registrados los costos incurridos en el diseño y construcción de vías, caminos, carreteras y puentes en predios del ente público en la cuenta Vías de Comunicación y Acceso.

26. De acuerdo a la materialidad del saldo de las cuentas que conforman este grupo, diseñe procedimientos adicionales que le permitan una mayor cobertura.

5.4.3.1.7 Bienes de Beneficio y Uso Público e Históricos y Culturales

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Activo – Bienes de Beneficio y uso Público e Históricos y Culturales

- Materiales - Materiales en Tránsito - Bienes de Beneficio y Uso Público e Históricos y Culturales en Construcción - Bienes de beneficio y Uso Público en Construcción-Concesiones - Bienes de beneficio y Uso Público en Servicio - Bienes de beneficio y Uso Público en Servicio-Concesiones - Bienes Históricos y Culturales

130

- Bienes de Beneficio y Uso Público e Históricos y Culturales entregados en Administración - Amortización Acumulada de Bienes de Uso Público (CR)

2. OBJETIVOS 2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS Determinar : 1. La existencia de planes, programas, políticas

del ente público y planes de desarrollo del Gobierno Nacional para la construcción, adquisición y manejo de Bienes de Beneficio y uso Público.

2. La propiedad legal del ente público sobre los bienes presentados en este grupo.

3. Que las construcciones y adquisiciones de Bienes de Beneficio y Uso Público, se ajusten al Plan de Desarrollo, Plan Operativo Anual de Inversiones, Banco de Programas y Proyectos de Inversión, Plan Anual de Compras y Presupuesto de Inversión Anual.

Determinar si: 1. En este grupo están registradas la totalidad

de Bienes de Beneficio y Uso Público, destinados al goce, uso o disfrute de la comunidad. (Totalidad, Presentación y Exactitud)

2. El cálculo de la amortización se efectúa de acuerdo a métodos técnicos, el saldo es razonable y consistente de acuerdo a la pérdida de capacidad de utilización que han sufrido los bienes teniendo en cuenta su vida útil estimada. (Exactitud, Valuación y Presentación)

3. Las ampliaciones, mejoras, adiciones y reparaciones, son partidas capitalizables y representan costos reales de los bienes de beneficio y uso público. (Existencia, Totalidad y Exactitud)

4. La base de valuación de los Bienes de Beneficio y Uso Público, son uniformes con las del periodo anterior. (Valuación y Presentación)

5. Los Bienes de Beneficio y Uso Público presentados en los Estados Contables, existen físicamente. (Existencia, Presentación y Valuación)

6. En los registros de los Bienes de Beneficio y Uso Público enajenados o trasladados a otro ente público, están afectados correcta y oportunamente la amortización. (Existencia, Exactitud y Presentación)

3. ENTES DE CRITERIO: 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA:

Se debe consultar el Plan General de la Contabilidad Pública, Circulares Externas expedidas por el Contador General de la Nación, Presupuesto General de la Nación, Plan Nacional de Desarrollo, Plan de Desarrollo Territorial, Plan Operativo Anual de Inversiones-POAI, Plan Financiero, Banco de Programas y Proyectos de Inversión, Marco de Gastos y demás normas inherentes al tema a auditar.

1. Los Bienes de Beneficio y Uso Público, Históricos y Culturales deben ser destinados para el uso, goce o disfrute de la comunidad cuyo dominio y administración lo ejerza el ente público.

2. De los Bienes de Beneficio y Uso Público, Históricos y Culturales no se debe esperar obtener utilidad financiera, porque están constituidos para satisfacer necesidades de la comunidad, exaltar los valores culturales y preservar el origen de los pueblos y su evolución.

3. Los Bienes de Beneficio y Uso Público, Históricos y Culturales deben registrarse por el costo, el cual incluye los valores de construcción, adecuación, adición, mejora y demás gastos significativos.

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5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL 1. Se incumplen los planes, programas, políticas y proyectos trazados previamente por el ente público. 2. Puede ocasionar duplicidad de funciones, procedimientos inadecuados y dificultad para determinar

responsabilidades. 3. La no actualización periódica conlleva a la aplicación de normatividad no vigente y de manuales

inaplicables por desactualización. 4. Desconocimiento total o parcial de la autoridad competente. 5. Pueden presentarse en el Estado de Balance General, saldos indebidos por los registros

inadecuados. 6. Probabilidad de pérdida o deterioro de los Bienes de Beneficio y Uso Público. 7. Pueden sobrevalorarse o disminuirse el valor de los Bienes de Beneficio y Uso Público. 8. Puede confundirse los Bienes de Beneficio y Uso Público dificultando su localización e identificación

y posibles sustituciones. 9. Adquisiciones innecesarias lo que daría lugar a desviaciones presupuestales y mal uso de los

recursos. 10. Se facilita la apropiación de los Bienes de Beneficio y Uso Público sin ser detectados

oportunamente incidiendo en la razonabilidad de los saldos de este grupo. 11. La falta de control sobre las obras conlleva a la posibilidad que al finalizar los proyectos no se

hayan cumplido sus objetivos, calidad y cantidad pactada. 12. Puede alterarse y/o perderse los documentos que soportan y registran la propiedad de los Bienes

de Beneficio y Uso público lo que va en detrimento al Patrimonio. 13. Se pueden afectar registros incorrectos que no son descubiertos oportunamente para encubrir

sustracción de materiales u omisión de operaciones.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO 6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN

1. Existen planes, programas y políticas del ente público para Bienes de Beneficio y Uso Público en cuanto a: a. Construcción ? b. Adquisición ? c. Manejo ? d. Traslados ? e. Registros contables ? f. Donaciones ?

2. Existen manuales de procedimiento para los Bienes de Beneficio y Uso Público que describan: a. Autorización ? b. Custodia ? c. Registro y Control d. Responsabilidades ? e. Conservación ?

3. Los manuales de procedimientos son evaluados y actualizados periódicamente ?

4. Existen mecanismos que garanticen controles adecuados de los Bienes de Beneficio y Uso Público, Históricos y Culturales para: a. Manejo ? b. Conservación ? c. Custodia ? d. Registro ?

5. La enajenación o traslado de los Bienes de Beneficio y Uso Público, Históricos y Culturales es autorizado por funcionario competente ?

6. Existen políticas del ente público para: a. Ejecución de Obras ? b. Entregas Parciales ? c. Entregas Totales ?

7. Se inician actividades de construcciones de Bienes de Beneficio y Uso Público, Históricos y Culturales a partir de la autorización y aprobación por parte de la autoridad competente ?

132

8. Se cancela la cuenta de Bienes Públicos en construcción después de recibirla ?

9. Para los Bienes de Beneficio y Uso Público que el ente posee existe: a. Títulos de Propiedad ? b. Certificado de libertad y tradición ? c. Avalúos Técnicos ? 10. Las construcciones y adquisiciones de los

Bienes de Beneficio y Uso Público, Históricos y Culturales, están incluidas en el:

a. Presupuesto de Inversión ? b. Plan Anual de Compras ? c. Plan Nacional de Desarrollo ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO 11. Se llevan registros adecuados para el

control de los costos ? 12. Se efectúa periódicamente

comprobación de los registros auxiliares contra el saldo total de este grupo ?

13. Existen controles adecuados y reglamentarios para la recepción de obras parciales o totales ?

14. Los registros contables están debidamente soportados ?

15. Cuenta el ente público con registros auxiliares adecuados ?

16. En los registros de los Bienes de Beneficio y Uso Público se incluyen correctamente la: a. Amortización ? b. Ajustes por Inflación ? c. Traslados ? d. Donaciones ? e. Enajenaciones ?

17. En el libro control se especifica: a. Costo ? b. Localización ? c. Fecha de Adquisición ? d. Vida útil estimada ?

24. Los documentos que soportan y registran los Bienes de Beneficio y Uso Público, Históricos y Culturales, están: a. Custodiados ? b. Protegidos adecuadamente ?

25. Existen restricciones para el acceso a los registros contables ?

26. Existen pólizas contra posibles riesgos de los Bienes de Beneficio y Uso Público, Históricos y Culturales ?

27. Para la conservación y protección de los Bienes de Beneficio y Uso Público, Históricos y Culturales, existen: a. Instalaciones Adecuadas ? b. Medidas de Seguridad ?

28. Existen pólizas de cumplimiento que garanticen la ejecución de las obras ?

29. Existen medidas de seguridad que garanticen la protección de materiales e insumos ?

30. Existen procedimientos que garanticen un control adecuado para la entrega de obras: a. Parciales ? b. Definitivas ?

6.5 RESPONSABILIDADES

133

e. Mejoras y Adiciones ? f. Amortizaciones ?

18. Se practica periódicamente inventario físico.

19. Se compara los resultados con los auxiliares correspondientes ?

20. Se investigan las diferencias ? 21. Los Bienes de Beneficio y Uso Público

poseen identificación ? 22. Está corresponde a la que figura en el

libro control? 23. Son los Registros Contables

efectuados por funcionarios distintos de aquellos que tienen a su cargo los Bienes de Beneficio y Uso Público

31. Están debidamente asignadas las responsabilidades de: a. Interventoría ? b. Suministro de materiales ? c. Custodia ? d. Conservación ?

32. Los funcionarios responsables del manejo de los Bienes de Beneficio y Uso Público son independientes de quienes llevan su registro ?

Nota: El auditor en cada ente público según su criterio, previo análisis de la normatividad interna, señalará los cuestionamientos necesarios y suficientes para complementar su estudio y evaluar el riesgo.

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Solicite los planes y programas para las adquisiciones, traslados y enajenación de los Bienes de Beneficio y Uso Público y el informe anual de actividades realizadas y determine si estas efectivamente se ejecutaron.

2. Verifique que existan controles que aseguren el cumplimiento de las políticas establecidas por el ente público relacionadas con los Bienes de Beneficio y Uso Público.

3. Prepare planilla sumaria que refleje el saldo de las cuentas que conforman el grupo de Bienes de Beneficio y Uso Público y compárelos con los del periodo anterior.

4. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas sub-cédulas. 5. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variación absoluta y relativa. 6. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contaduría General de la Nación y cruce el

Estado de Balance General y de Actividad Financiera, Económica y Social, contra los Estados de Cambio, Flujo de Efectivo y Ejecución Presupuestal.

7. Revise y analice las notas explicativas a los Estados Contables. 8. Selectivamente con ayuda del TAAC (Técnicas de Auditoría Apoyadas en el Computador), verifique

los movimientos débitos y créditos y cotéjelos con los libros auxiliares y documentos soportes. 9. Cruce el saldo total del Grupo de Bienes de Beneficio y Uso Público con los auxiliares. 10. Compruebe la existencia de los títulos, escrituras y pólizas de seguro, que respaldan los Bienes de

Beneficio y Uso Público y cruce con registros auxiliares. 11. Determine si existen gravámenes e impuestos en algunos Bienes de Beneficio y Uso Público y

analice lo relacionado con la legalización de estos. 12. Verifique los traslados y enajenación de los Bienes de Beneficio y Uso público que se efectuaron en

el periodo y determine: a. Autorización b. Soportes y Registros c. Afectación de:

- Costos - Amortización - Valorizaciones

13. Solicite al Departamento Jurídico relación de los Bienes de Beneficio y Uso Público y compruebe: a. Existencia física b. Existencia de títulos de propiedad c. Estado d. Registro contables e. Valorizaciones

14. Obtenga el último listado de inventarios de bienes muebles y verifique:

134

a. Existencia física b. Estado c. Registro contable d. Custodia

15. Verifique el cálculo y registro correcto de las amortizaciones, valorizaciones y ajustes integrales por inflación efectuados durante el periodo examinado.

16. Analice que el método de amortización sea consistente y que refleje el equilibrio entre los servicios recibidos, la vida útil y el costo del activo.

17. Solicite relación de carta-contrato y/o contrato de obra, seleccione los más representativos y verifique: a. Anticipos b. Actas de entregas de obra c. Pagos y registros

18. Verifique el traslado de los Bienes de Beneficio y Uso Público, Históricos y Culturales en Construcción a la respectiva cuenta del activo y constate su soporte.

19. Determine que estén registrados todos los costos incurridos en el diseño de vías de comunicación, puentes, túneles, plazas públicas, parques recreacionales, arqueológicos, monumentos, museos, obras de arte, hemerotecas y bibliotecas de uso público.

5.4.3.1.8 Recursos Naturales no Renovables

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Activo - Recursos Naturales no Rnovables

- Recursos Naturales Renovables en Explotación - Agotamiento acumulado de Recursos Naturales Renovables en Explotación (CR) - Inversiones en Recursos Naturales Renovables en explotación - Amortización acumulada de Inversiones en Recursos Naturales Renovables en explotación

(CR) - Inversiones en Recursos Naturales no Renovables en explotación - Amortización acumulada de Inversiones en Recursos Naturales no Renovables en Explotación

(CR) 2. OBJETIVOS

2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS Determinar que:

1. El ente público cumple con las políticas, planes y programas en materia ambiental establecidas por el Plan Nacional de Desarrollo, Plan Operativo Anual de Inversiónes y Ministerio del Ambiente.

2. El medio ambiente relacionado con el ente público esté valorado económicamente y cuente con un indicador que permita compararlo con otros componentes del mismo.

3. La política ambiental del ente público esté conforme a los principios generales ambientales de planificación, protección, responsabilidad, conservación, prevención, apoyo a la investigación, motivación e integración ambiental.

4. El estudio de impacto ambiental de un proyecto obra o actividad tenga como objetivo principal la

Determinar que: 1. La adecuada clasificación y registro

contable de las erogaciones aplicadas a las actividades relacionadas con los Recursos Naturales no Renovables. (Totalidad, Presentación y Valuación)

2. La correcta aplicación y registro de los ajustes integrales por inflación, amortización, valorización y agotamiento para los recursos naturales y del ambiente. (Exactitud y Presentación)

3. Si las erogaciones no identificadas desde el punto de vista técnico de un proyecto de Recursos Naturales no Renovables.se registraron en el gasto o activo correspondiente. (Presentación, Existencia y Valuación)

4. El correcto cálculo y registro por

135

planificación ambiental, y definida las medidas de prevención, corrección, compensación, mitigación de impactos y efectos negativos.

5. En las políticas definidas por el gobierno y el ente público con relación a la gestión de los proyectos, esté incluida la variable ambiental.

6. En los estudios de impacto ambiental se identifique, describa, cuantifique, prevenga y controle los efectos derivados de la ejecución del proyecto, obra o actividad.

7. Los indicadores de Gestión Ambiental establezcan criterios unificados de medición de resultados de los programas y proyectos en torno a la protección del medio ambiente.

8. El ente público utilice la auditoria ambiental como una herramienta administrativa para identificar el comportamiento ambiental de cada una de las instalaciones y de la organización en su conjunto.

9. La alta Dirección evalúa los alcances y efectos económicos de los factores ambientales, su incorporación al valor de mercado de bienes y servicios, el impacto sobre el desarrollo de la economía nacional, el costo económico del deterioro y de la conservación del medio ambiente y de los recursos naturales renovables. .

Agotamiento acumulado como resultado de las unidades extraídas de los recursos naturales no renovables con base en las reservas probadas mediante estudio técnico. (Exactitud, Valuación y Presentación)

5. Que el registro de la amortización se haya realizado con base en el periodo estimado para recuperar la inversión, de acuerdo con estudios de reconocido valor técnico. (Valuación, Cuantificación y Presentación)

6. El valor total de las erogaciones invertidas en Recursos Naturales no Renovables, cuya finalidad sea: comercial, ambiental y bienes y servicios. (Presentación, Totalidad y Exactitud)

7. Que los bienes adquiridos para la ejecución de proyectos de inversión ambiental se haya registrado en otros activos. (Presentación y Existencia)

8. Que los Recursos Naturales no Renovables, en conservación que posee el ente público y las inversiones tiendan a conservar, recuperar, mitigar, prevenir, sostener, mantener, proteger y administrar los recursos naturales y del ambiente. (Valuación, Existencia y Totalidad)

9. Que el saldo de la cuenta Recursos Naturales no Renovables en explotación incluya el valor estimado de los recursos existentes de acuerdo con procedimientos técnicos más las inversiones realizadas. (Valuación, Presentación, Exactitud y Totalidad)

10. Que el saldo de la cuenta inversiones en Recursos Naturales no Renovables en explotación representen el valor de los costos incurridos hasta el momento en que se inicie la etapa de producción. (Valuación, Presentación, Exactitud y Totalidad)

11. Que el saldo de la cuenta de gastos por agotamiento represente los valores correspondientes a la disminución gradual de los recursos renovables no renovables, por efecto de su explotación, extracción o producción, como reconocimiento de la pérdida de su capacidad económica y operacional. (Presentación, Valuación y Totalidad)

12. Que en el presupuesto aprobado para el ente público se haya incluido el rubro

136

para ejecutar los planes y programas de protección y conservación de los recursos naturales no Renovables en la respectiva vigencia. (Exactitud, Presentación y Cuantificación).

13. Evaluar el Sistema de Control Interno. 3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA

Plan Nacional de Desarrollo, Planes de las Desarrollo de las Entidades Territoriales, Plan General de la Contabilidad Pública, circulares externas, Doctrina Contable y demás normatividad, Código de Minas, Normas dictadas en materia de Recursos Naturales y del Ambiente, Políticas Ambientales nacionales y territoriales, Inforemes de las Contralorías y Auditoría General en materia de recursos naturales y del ambiente.

5. Toda erogación encaminada a un proyecto específico de Recursos Naturales y del Ambiente se debe considerar Inversión en este y los demás gastos se registraran como Gastos Operativos.

6. El valor de la inversión incurrida en el desarrollo de programas que impliquen la recuperación o protección de Recursos Renovables no se debe amortizar, teniendo en cuenta que en el transcurso del tiempo se valoriza y genera beneficios para la comunidad.

7. Toda inversión en Recursos Naturales Renovables para conservación se debe valorizar, y a las erogaciones cuya finalidad sea la explotación se aplicará ajustes por inflación.

8. Se debe establecer que ente público es el encargado de registrar la inversión, cuando esta se ejecuta a través de convenios o contratos de administración delegada.

9. La actividad de explotación se debe entender como la extracción, utilización y aprovechamiento de los recursos naturales y del ambiente con los cuales se busca obtener una utilidad o beneficio económico.

10. La actividad de conservación se debe entender como la preservación, recuperación, prevención, mitigación, restauración, mantenimiento y mejoramiento de los Recursos Naturales y del ambiente.

11. El medio ambiente se debe valorar económicamente para contar con un indicador de importancia en el bienestar de la sociedad.

12. Se debe verificar la existencia de Estudios de Impacto ambiental, planes de manejo ambiental, planes de contingencia y relaciones con la comunidad y el presupuesto asignado.

13. El estudio del impacto ambiental

137

debe realizarse bajo la racionalidad del desarrollo sostenible y por ende optimizar y racionalizar el uso de los recursos ambientales y prevenir, evitar y minimizar los riesgos e impactos negativos que pueda ocasionar el futuro proyecto.

14. El ente público debe implementar la educación ambiental como un instrumento que coadyuve a la prevención, mitigación, control y compensación de los impactos ambientales producidos por los proyectos en construcción.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL 1. Se pueden aplicar procedimientos inadecuados, incurrir en errores que se verían reflejados en los

Estados Contables; incumplimiento de las normas, políticas y planes ambientales. 2. Si no existe estudio de impacto ambiental no se está dando cumplimiento a lo establecido en la

normas, se atenta contra la comunidad y medio ambiente, se desconocerían los planes, los costos, el cronograma de actividades, lo que dificulta evaluar la gestión ambiental.

3. La ausencia de licencia ambiental indicaría desconocimiento de las normas ambientales por parte del ente público.

4. Si no existe control y seguimiento al plan de manejo ambiental no se cuenta con herramientas suficientes para evaluar la gestión a través de indicadores.

5. Si no existe interventoría no se daría cumplimiento a las cláusulas contractuales y se dejaría de identificar posibles anomalías.

6. Si no se identifican áreas críticas se estarían dedicando recursos y esfuerzos en actividades no prioritarias.

7. Si no se incluye partida presupuestal el ente público no contaría con los recursos para cumplir con lo establecido en la normatividad.

8. Si no cuenta con políticas claras y definidas no se tienen directrices encaminadas a proteger el medio ambiente.

9. Si no se capacita al personal que tiene relación directa con el medio ambiente no se contaría con el conocimiento y criterios suficientes que permitan desarrollar una labor ambiental eficiente y participativa a la comunidad.

10. Si no existen planes de contingencia no se contaría con los bienes y equipos e instrucciones necesarios para atender posibles desastres.

11. Si no se establecen los costos incurridos en las inversiones el saldo de este no se ajustaría a la realidad.

12. Si en la política ambiental no se aplican los principios generales habría un total desconocimiento de los fundamentos ambientales.

13. Si no se da cumplimiento al Plan General de Contabilidad Pública, no hay responsabilidades corporativas, ni se realizan evaluaciones ambientales periódicas, el sistema contable no es confiable y los resultados no se ajustan a la realidad.

14. Si no se estipula las condiciones de registros en las cláusulas de los convenios o contratos de Administración Delegada se pueden presentar Estados Contables erróneos por omisión o doble contabilización.

15. Si no se registran todas las cuentas correspondientes al grupo se estaría presentando estados Contables no reales.

16. Si no se revelan en las Notas a los Estados Contables todos los aspectos que afectan el grupo no se estaría dando cumplimiento a lo establecido en el Plan General de la Contabilidad Pública y los usuarios no tendrían el conocimiento necesario para la toma de

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

138

6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN 1. Existen manuales de procedimientos que

regulen: a. La política ambiental para los Recurso

Naturales no Renovanbles? b. Registros contables ?

2. Las actividades relacionadas con los Recursos Naturales no Renovanbles se realiza de acuerdo a las disposiciones y normatividad vigente para tal fin?

3. Para la gestión ambiental del ente público se tiene en cuenta: a. Estudios de impacto ambiental ? b. Planes de manejo ambiental ? c. Planes de contingencia ? d. Planes de relaciones con la comunidad ? e. Presupuesto asignado ?

4. En el estudio de Impacto Ambiental se: a. Describe el medio ambiente y el

socioeconómico, en el cual se pretende desarrollar el proyecto, obra o actividad ?

b. Se definen los ecosistemas? c. Se evalúa la oferta y vulnerabilidad de

los recursos utilizados ? d. Se evalúan los impactos? e. Se identifican los planes gubernamentales

a nivel nacional, regional o local que exista para el área de estudio ?

5. Se diseñan planes de: a. Prevención ? b. Mitigación ? c. Corrección ? d. Compensación de impactos ? e. Manejo ambiental ? f. Se estiman costos ? g. Se elabora cronograma de: h. Inversión ? i. Ejecución de las obras ?

6. Se diseñan sistemas de seguimiento y control ambiental que permitan evaluar el pan de manejo en cuanto a: a. Comportamiento ? b. Eficiencia ? c. Eficacia ? d. Se tiende a eliminar o minimizar los efectos

negativos ? 7. Se cuenta con indicadores de Gestión Ambiental

? 8. Existen procedimientos que garanticen:

a. Política ambiental ? b. Guías y estándares corporativos ? c. Planes de cumplimiento ordenados por

autoridad ambiental ? d. Cumplimiento de normas contables ?

9. Se identifican las áreas operacionales que

16. Para iniciar la construcción se cuenta con: a. Licencia ambiental ? b. Autorizaciones que exige la Ley ?

17. Durante la fase de ejecución de los proyectos se cuenta con una interventoría ambiental ?

139

necesitan mejorar su desempeño ambiental ? 10. Se optimizan las inversiones del ente público en

protección del medio ambiente ? 11. Dentro de la cultura de la gestión ambiental del

ente público se incorpora la la comunidad ? 12. Existen planes de contingencia para

emergencias ambientales ?: a. Se actualizan periódicamente ? b. Se dan a conocer interna y externamente ? c. Son monitoriados ? d. Se adquieren bienes y equipos necesarios ? e. A estos se les realiza:

- Registro contable ? - Mantenimiento adecuado ? - Inventario físico periódico ?

13. La política ambiental del ente público está conforme a los principios generales ambientales de: a. Planificación ? b. Protección ? c. Responsabilidad ? d. Conservación ? e. Prevención ? f. Apoyo a la investigación ? g. Motivación ? h. Integración ?

14. En los convenios o contratos de Administración Delegada celebrado entre entes públicos o con el Gobierno Nacional se especifican las cláusulas donde se determine claramente lo relacionado con los Recursos Naturales y del Ambiente como: a. Condiciones ? b. Participaciones ? c. Alcance ? d. Traslación de dominio ? e. Entrega de los bienes ?

15. La Oficina de Control Interno efectúa periódicamente auditoría ambiental ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO 18. Para determinar la inversión, costo o

gasto de las actividades para la protección de los Recursos Naturales no Renovanbles? se tiene en cuenta los siguientes elementos: a. Costo en planeación ambiental ? b. Costo relaciones con la comunidad. c. Costo de gestión sanitaria de

instalaciones ?

23. El ente público cuenta con una política clara y definida sobre protección de los Recursos Naturales y del Ambiente ?

6.5 RESPONSABILIDADES

140

d. Costo planes de cumplimiento ? e. Costo programas de minimización

de residuos? f. Costo control de pérdidas ? g. Costo preparación para

emergencias ? h. Costo adquisición de equipos ? i. Costo programas de capacitación ? j. Costo incorporación de cultura

ambiental ? 19. El sistema contable para el Registro de

los Recursos Naturales y del ambiente permite cumplir con: a. Las exigencias normativas (Plan

General de la b. Contabilidad Pública)? c. Las responsabilidades corporativas

? d. La evaluación ambiental ?

20. El registro contable de las erogaciones aplicadas a las actividades relacionadas con los recursos naturales y del ambiente son reflejados: a. En forma independiente ? b. Clara ? c. Uniforme ? d. Razonable ?

21. Se evalúa la gestión y los resultados obtenidos ?

22. Las erogaciones o inversiones en Recursos Naturales Renovables para explotación:

23. Se registran por su costo histórico ? 24. En los recursos naturales no

Renovanbles? se contabilizan: a. Los Recursos Renovables en

conservación ? b. Los Recursos Naturales Renovables

en explotación ? c. El Agotamiento acumulado de los

Recursos Renovables en explotación (cr) ?

d. Recursos Naturales no Renovables en explotación ?

e. Agotamiento acumulado de Recursos no Renovables en explotación (cr) ?

f. Inversiones en Recursos no Renovables en explotación ?

g. Amortización acumulada de Inversiones en Recursos Renovables en explotación (cr) ?

h. Inversiones en Recursos Naturales no renovables en explotación ?

i. Amortización acumulada de

24. El personal cuya actividad tiene relación directa con el medio ambiente está debidamente capacitado ?

Nota: El auditor en cada ente público según la naturaleza y de acuerdo a su criterio, diseñará los cuestionamientos adicionales para complementar su estudio y evaluar el riesgo.

141

inversiones en Recursos Naturales no renovables en explotación (cr) ?

j. Agotamiento ? k. Están debidamente soportados ?

22. En las Notas a los Estados Financieros se revela: a. Los Recursos Naturales y del Ambiente ? b. Las inversiones desagregadas por proyecto

? c. Justificación de los resultados del ejercicio d. cuando se registre pérdida ?

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Solicite los planes, programas, proyectos a ejecutar para la protección y conservación de los recursos naturales y medio ambiente, implementación de medidas para emergencias ambientales, implementación de difusión de cultura ambiental y analice que esté de acuerdo a la variable ambiental en la vigencia y el respectivo informe anual de actividades realizadas y cotéjelas a fin de determinar que estos efectivamente se desarrollaron en cumplimiento de la política ambiental.

2. Verifique que existan controles que aseguren el cumplimiento de las políticas establecidas por el Gobierno y ente público relacionadas con los Recursos Naturales no Renovanbles.

3. Establezca que la valoración de los costos económicos del deterioro y de la conservación del medio ambiente y de los recursos renovables se efectúo mediante metodologías técnicas.

4. Solicite relación de los proyectos de gestión ambiental y verifique: a. Su apropiación presupuestal b. Su inclusión en los planes y programas de c. protección y conservación de Recursos d. Naturales y medio ambiente. e. Término de duración en la ejecución f. La respectiva licencia ambiental g. Que estén acorde a los principios generales h. ambientales.

5. Verifique la existencia de indicadores y analice la gestión ambiental desarrollada por el ente público. 6. Verifique la existencia del estudio del impacto ambiental y cerciórese que contenga la planeación

ambiental, medidas de prevención, corrección, compensación, mitigación de impactos y efectos negativos de un proyecto.

7. Prepare planilla sumaria que refleje las cuentas mayores que conforman el grupo de Recursos Naturales y del Ambiente y compárelo con los saldos del periodo anterior.

8. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas subcédulas. 9. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variación absoluta y relativa. 10. Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contaduría General de la Nación al ente

público y cruce el Estado de Balance General y de Actividad Financiera Económica, Social y Ambiental, contra los Estados de Cambio, flujo de efectivo y ejecución presupuestal.

11. Revise y analice las Notas explicativas a los Estados Contables. 12. Selectivamente con ayuda del TAAC (Técnicas de Auditoría Apoyadas en el Computador) verifique

los movimientos débitos y créditos y cotéjelos con los libros auxiliares y documentos soportes. 13. Solicite los informes de auditoría interna, analice las observaciones más relevantes y verifique si se

han tomado las acciones necesarias. 14. Verifique la adecuada afectación de las cuentas de:

142

a. Otros Activos-Valorizaciones; Hacienda b. Pública; Superávit por Valorización, Ajustes c. por Inflación; Patrimonio Institucional - d. Superávit por Valorización,

15. Determine los mecanismos o controles establecidos por el ente público, que aseguren el correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones que se derivan de la operación ambiental.

16. Solicite el inventario de los Recursos Naturales y del ambiente a diciembre 31 del año auditado y confróntelo con los registros auxiliares y en caso de presentarse diferencias investíguelas.

17. Verifique los registros contables de las inversiones, costos y gastos ambientales y confróntelo con los respectivos soportes.

18. Determine el valor y clasificación de las erogaciones invertidas en Recursos Naturales y del ambiente y constate su registro contable.

19. Verifique que las erogaciones de las actividades de explotación se registren y reflejen independientemente de las de conservación.

20. Verifique que las cuentas incluidas en el grupo de Recursos Naturales no Renovanbles estén registradas, clasificadas y presentadas.

21. Verifique que el cálculo por agotamiento acumulado se haya realizado con base en las reservas probadas mediante estudios técnicos y constate su registro contable.

22. Compruebe que la amortización acumulada de inversiones se haya realizado con base en el periodo estimado para recuperar la inversión, y de acuerdo con estudios de reconocido valor técnico y verifique su registro.

23. Verifique que se hayan efectuado los ajustes por inflación y su correcta contabilización. 24. Prepare procedimientos adicionales necesarios para cumplir los objetivos propuestos

5.4.3.1.9 Otros Activos

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

ACTIVOS-Otros Activos

- Reserva Financiera Actuarial - Bienes y Servicios Pagados por Anticipado. - Cargos Diferidos. - Obras y Mejoras en Propiedad Ajena. - Bienes entregados a Terceros - Provisión para Protección de Bienes Entregados a Terceros (CR) - Amortización Acumulada de Bienes Entregados a Terceros (CR) - Derechos en Fideicomiso - Bienes Recibidos en Dación de Pago. - Provisión Bienes Recibidos en Dación de Pago (CR). - Activos Adquiridos de Instituciones Inscritas - Bienes Adquiridos en Leasing Financiero - Depreciación de Bienes Adquiridos en Leasing Financiero (CR) - Bienes de Arte y Cultura - Intangibles - Amortización Acumulada de Intangibles (CR)

2. OBJETIVOS 2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

Determinar que: 1. El manejo contable del grupo de Otros Activos,

se realice de acuerdo a políticas establecidas por el ente público y que las operaciones se

Determinar: 1. Que los saldos de las cuentas que

conforman este grupo presenten razonablemente la situación financiera del

143

ajusten al Plan General de Contabilidad Pública, normas y principios de contabilidad y Normas Generales de auditoria.

2. En este grupo se registren las cuentas que representan el valor de los desembolsos en los cuales incurre el ente público, con el fin de obtener beneficios futuros que se amortizan o extinguen gradualmente.

3. En este grupo se registren aquellos bienes o derechos que por sus características no se encuentran clasificados dentro de los demás grupos del activo.

4. Las adquisiciones de otros Activos se ajusten al Plan anual de compras.

ente público. (Totalidad, Existencia y Presentación)

2. La razonabilidad de la provisión y amortización de las cuentas del grupo de Otros Activos. (Presentación y Exactitud)

3. Si los pagos efectuados anticipadamente corresponden a gastos por prestación de servicios, suministro de bienes, que proveerán beneficios futuros, se contabilizaron adecuadamente en las cuentas de Gastos Pagados por anticipado y Cargos Diferidos. (Presentación y Exactitud)

4. Evaluar el Sistema de Control Interno. 3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA:

Se debe consultar el Plan General de la Contabilidad Pública, circulares externas emitidas por la Contaduría General de la Nación y demás normas vigentes.

1. Los estudios, investigaciones, desarrollo de proyectos, organización y puesta en marcha, se deben amortizar durante el lapso que resulte estimado para recuperar la erogación efectuada con base en estudios técnicos. El plazo no podrá exceder el determinado por las normas expedidas por la CGN.

2. Las obras y mejoras en propiedad ajena, deberán amortizarse durante el periodo menor que resulte entre la vigencia del respectivo contrato o la vida útil estimada de los bienes.

3. Los bienes muebles e inmuebles entregados a terceros, mediante contrato de comodato o Leasing, deben restituirse en las condiciones establecidas en las cláusulas contractuales.

4. Los bienes recibidos en dación de pago, deben incrementarse con los gastos necesarios, para ponerlos en condiciones de utilización o enajenación.

5. Los activos adquiridos de instituciones inscritas, deben ser recibidos con pacto de retroventa, y se hará efectivo, durante la vigencia o en la terminación del respectivo contrato.

6. La corrección monetaria, registrada en cargos Diferidos debe amortizarse en la misma proporción en que se asignen los costos que la originaron.

7. Los cargos diferidos no monetarios, tales como, gastos de organización y puesta en marcha, estudios y proyectos, gastos de explotación, de desarrollo, de refinación y de asociación deben ser objeto de la reexpresión por concepto de ajustes por inflación.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

144

1. Se incumplen políticas y programas trazados previamente. 2. Se puede originar duplicidad de funciones, procedimientos inadecuados y dificultad para

determinar responsabilidades. 3. Normatividad no vigente y manuales inaplicables por desactualización. 4. Se pueden presentar irregularidades administrativas que van en detrimento del patrimonio del

ente público. 5. Hay encubrimiento de gastos y se propician erogaciones no necesarias. 6. Desconocimientos de los Otros Activos propiedad del ente público. 7. La falta de una adecuada separación de funciones propicia el mal manejo de la existencia real de

los Otros Activos y conlleva a posibles fraudes. 8. Pueden funcionarios no autorizados disponer de los Otros Activos del ente público, lo que

ocasiona detrimento al patrimonio del mismo. 9. Pueden no quedar contabilizadas a tiempo las operaciones derivadas de movimientos de Otros

Activos, por falta de un soporte legalmente tramitado y aprobado por funcionario competente. 10. Adquisiciones innecesarias lo que daría lugar a desviaciones presupuestales y mal uso de los

recursos. 11. Se puede dar auto adjudicación, lo que permite omitir procedimientos y disposiciones legales

establecidas para esta clase de operaciones. 12. Registros deficientes que no proporcionan información contable y dificultan las constataciones

físicas. 13. Se facilita la apropiación de Otros Activos incidiendo en la razonabilidad del saldo de las cuentas

de este grupo. 14. Pueden alterarse y/o perderse los documentos que soportan y registran la propiedad de los Otros

Activos, lo que va en detrimento del patrimonio del ente público. 15. Deterioro, daño y pérdida de los Otros Activos. 16. No se asegura la integridad de los registros contables. 17. Se pueden efectuar registros incorrectos que no son detectados oportunamente para encubrir

sustracción de Otros Activos

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO 6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN

1. Existen políticas del ente público para Otros Activos en cuanto a: a. Adquisiciones? b. Bienes entregados a terceros ? c. Bienes en proceso de Titularización ? d. Bienes en Dación de Pago ? e. Bienes adquiridos en Leasing ? f. Valorizaciones ? g. Registros contables ?

2. Existe Manual de Procedimientos que describa lo relacionado con : a. Autorización ? b. Custodia ? c. Registro y Control ? d. Responsabilidades ?

3. Es Evaluado y actualizado periódicamente ? 4. Existe una metodología que permita

estandarizar las amortizaciones? 5. Las amortizaciones, depreciaciones y ajustes

por inflación se: a. Calculan correctamente ? b. Se registran Oportunamente ? c. Se registran Correctamente ?

6. Son detallados los registros contables de

10. Los bienes entregados a terceros son autorizados por funcionario competente?

11. Existe autorización de funcionario competente para: a. Celebración de contratos de Leasing? b. Recibir Bienes en Dación de Pago?

145

estas cuentas? 7. Las adquisiciones de Otros Activos se

ajustan al Plan Anual de Compras ? 8. Existe una adecuada segregación de

funciones de: a. Registro ? b. Autorización ? c. Adquisición ? d. Custodia ?

9. Para los Bienes entregados a terceros, Recibidos en Dación de Pago, Adquiridos en Leasing que son propiedad del ente público existe: a. Títulos de Propiedad ? b. Certificado de libertad y tradición ? c. Avalúos técnicos ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

12. En otros Activos se registra correctamente: a. Costo ? b. Depreciación ? c. Amortización ? d. Provisión ? e. Valorización ? f. Ajustes por Inflación ?

13. Existen registros auxiliares para las cuentas que conforman este grupo ?

14. Se efectúan periódicamente a los otros activos: a. Pruebas selectivas ? b. Inventarios físicos ? c. Se investigan las diferencias ?

15. 16. Son los registros contables efectuados por funcionarios distintos de aquellos que tienen a su cargo los Otros Activos ?

16. Los documentos que soportan los registros de los Otros Activos están: a. Custodiados ? b. Protegidos adecuadamente ?

17. Para la conservación y protección de los Otros Activos existen: a. Instalaciones adecuadas ? b. Medidas de seguridad ?

18. Existen pólizas contra posibles riesgos de los Otros Activos ?

6.5 RESPONSABILIDADES 19. Los funcionarios responsables del manejo de

los Otros Activos son independientes de quienes llevan su registro ?

Nota: El auditor en cada ente público según su criterio, previo análisis de la normatividad interna señalará los cuestionamientos necesarios y suficientes para complementar su estudio y evaluar el riesgo.

146

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Solicite los planes, programas para las adquisiciones, entrega de Bienes a terceros, en proceso de Titularización, Recibidas en Dación de pago, adquiridos en Leasing, y el informe anual de actividades realizadas y determine si estas efectivamente se ejecutaron.

2. Prepare planilla sumaria que refleje los saldos de las cuentas que conforman el grupo de Otros Activos y compárelos con los del periodo anterior.

3. De acuerdo al punto anterior prepare las respectivas sub-cédulas. 4. Desagregue los conceptos de las cuentas principales indicando la variación absoluta y

relativa. 5. 4.Revise los diferentes Estados Contables exigidos por la Contaduría General de la Nación y

cruce el Estado de Balance General y de Actividad Financiera Económica y Social, contra los Estados de Cambios, Flujo de Efectivo y Ejecución Presupuestal.

6. Revise y analice las Notas Explicativas a los Estados Contables. 7. Selectivamente con ayuda del TAAC (Técnicas de Auditoría Apoyadas en el Computador),

verifique los movimientos débitos y créditos y cotéjelos con los libros auxiliares y documentos soportes.

8. Cruce el saldo total del grupo de Otros Activos con los auxiliares. 9. Examine los controles que aseguren el cumplimiento de políticas establecidas para adquisición,

entrega de Bienes a Terceros, Titularización, Recibidos en Dación de Pago, adquiridos en Leasing y Bienes de Arte y Cultura y:

a. Analice los aspectos legales b. Verifique los registros contables

10. Verifique los retiros por enajenación o bajas de Bienes Entregado a Terceros, Recibidos en Dación de Pago, adquiridos en Leasing y Bienes de Arte y Cultura y determine:

a. Las Autorizaciones b. Soportes y Registros c. Afectación de: d. Costo e. Depreciación f. Amortización g. Valorizaciones

11. Solicite al Departamento Jurídico, relación de los inmuebles y compruebe: a. Existencia física b. Existencia de Títulos de Propiedad c. Estado d. Registro contable e. Valorizaciones f. Pólizas de Seguros

12. Determine las adquisiciones y adiciones a los Otros Activos realizadas durante el periodo y verifique:

a. Autorizaciones b. Presupuesto c. Plan Anual de Compras d. Desembolsos e. Soportes f. Registros

13. Verifique el cálculo y registro correcto de: a. Las depreciaciones, amortizaciones, valorizaciones provisiones y Ajustes por Inflación

efectuados durante el periodo examinado. b. Analice que el método de Depreciación sea consistente y refleje el equilibrio entre los

servicios recibidos, la vida útil y costo del Activo. 14. Determine el valor de los desembolsos efectuados por el ente público para ampliaciones, mejoras

147

o adiciones a los Bienes inmuebles de Propiedad de terceros, utilizados por el ente público para el desarrollo de su función administrativa y verifique que se hayan amortizado durante la vigencia del contrato.

15. Para los Gastos Pagados por Anticipado y Cargos Diferido verifique: a. Registro b. Amortización

16. Determine el valor de los bienes muebles e inmuebles, acciones y participaciones recibidas en Dación de Pago para cancelación de créditos y préstamos y verifique:

a. Registro de la Dación de Pago b. Constitución y registro de la provisión que debe reflejar la diferencia entre el avalúo o

precio de mercado del bien y el valor fijado en la Dación. c. Que los gastos en que se incurrió para ponerlos en condiciones de utilización se hayan

adicionado al costo. 17. Determine el valor de los bienes recibidos en arrendamiento financiero y verifique:

a. Registro b. Constitución y registro de la Depreciación c. Amortización d. Ajustes por Inflación

18. Determine el valor del Aporte de capital Garantía Otorgada por la Nación y verifique: a. Registro b. Normatividad vigente

19. Determine el valor de los bienes muebles de carácter histórico y cultural adquiridos por el ente público con el propósito de decorar, coleccionar o fomentar la cultura y verifique:

a. Registro contable b. Inspección física c. Pólizas d. Custodia e. Que se haya constituido la respectiva provisión

20. Verifique que las valorizaciones representen el aumento neto del valor de los activos y determine: a. Que los avalúos se realizaron con criterios y normas de reconocido valor técnico. b. Que se hayan registrado correctamente

21. Determine el valor registrado en la cuenta Intangibles como costo de adquisiciones, desarrollo o producción de bienes inmateriales que constituyen derechos para el ente público y verifique:

a. Soportes b. Ajustes por Inflación c. Amortización

22. Determine el valor de los activos Adquiridos de instituciones inscritas (se asimila a adscritas) tales como cartera, acciones, bienes muebles e inmuebles o valores mobiliarios con el fin de propender su recuperación y verifique:

a. Soporte b. Registro

23. Determine el valor del aporte de capital otorgado por la Nación a través del Fondo de Garantías a las entidades financieras para evitar caer en causales de disolución y verifique:

a. Soporte b. Registro c. Normatividad vigente

24. Determine el valor registrado en la cuenta principal y subalterna de las operaciones de transferencias de fondos, bienes servicios y/o obligaciones realizadas entre la oficina principal y las sucursales y verifique los soportes.

25. De acuerdo a la materialidad del saldo de las cuentas que conforman este grupo diseñe procedimientos adicionales que le permitan una mayor cobertura.

148

5.4.3.2 Auditoria a los Pasivos

5.4.3.2.1 Operaciones de Crédito Público

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Pasivo - Operaciones de Crédito Público

- Operaciones de Crédito Público Internas de Corto Plazo - Operaciones de Crédito Público Internas de Largo Plazo - Operaciones de Crédito Público Externas de Corto Plazo - Operaciones de Crédito Público Externas de Largo Plazo

2. OBJETIVOS 2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS Determinar que: 1. El cumplimiento de las obligaciones

contractuales corresponda al pago de capital, intereses, comisiones y otros gastos originados en operaciones de crédito público.

2. Las obligaciones por concepto de Crédito Público se ajusten a los requerimientos del ente público, de acuerdo con políticas y planes de desarrollo.

3. El valor de las obligaciones de Crédito Público Interno originadas en la contratación de empréstitos, emisión de títulos y crédito de proveedores de fuente nacional, se celebre exclusivamente entre residentes del territorio colombiano y se ajusten a las leyes y normas que regulan estas operaciones.

4. Las obligaciones de Crédito Público por concepto de créditos externos sobre empréstitos, colocación de títulos y créditos de proveedores, correspondan a contratos celebrados con organismos internacionales no residentes en Colombia y que se ajusten a disposiciones cambiarias y demás normas legales vigentes.

5. Las obligaciones de Crédito Público por concepto de créditos internos, emisión y colocación de títulos valores y cartas de crédito, sean viables y se ajusten a normas legales para la celebración de contratos con la banca oficial y privada o cualquier organismo financiero.

6. Los recursos del crédito externo, estén orientados a programas de seguridad social o económica, acorde con políticas del Gobierno Nacional, mediante el aumento de exportaciones, sustitución de importaciones o protección de la industria y el trabajo nacional.

7. Las obligaciones de Crédito Público por concepto de contratos de empréstitos internacionales, se ajusten a políticas

Determinar que: 1. En la contabilización de las operaciones de

Crédito Público interno o externo, se hayan observado los Principios y Normas de Contabilidad Pública, normas dictadas por el Contador General de la Nación, los lineamientos de Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y demás normas legales relacionadas con estas obligaciones. (Existencia, Presentación y Totalidad).

2. En la cuenta de Operaciones de Crédito Público Interno, se registren las obligaciones contraidas, con el propósito de proveer de recursos a la Nación, Departamentos, Municipios o cualquier otro ente público territorial. (Existencia, Totalidad, Propiedad y Cuantificación).

3. El saldo de las obligaciones de Crédito Público que muestran los Estados Contables, correspondan a los compromisos adquiridos por el ente público. (Presentación, Cuantificación y Totalidad).

4. Los recursos por concepto de Crédito Público se hayan destinado a los proyectos y planes para las cuales fueron adquiridos. (Existencia, Propiedad y Cuantificación).

5. Evaluar el Sistema de Control Interno.

149

económicas del gobierno nacional y márgenes de endeudamiento establecidos, así como las normas tributarias vigentes.

8. El Ente Público posea controles para asegurarse del correcto manejo de las obligaciones por concepto de Deuda Pública.

3. FUENTES DE CRITERIO: 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA:

Todas las operaciones de Deuda Pública, se deben ajustar a políticas y planes establecidos por la Dirección del ente público, así como las normas que regulan estas transacciones, Ley 80 de 1993, Decreto 2681 de 1993, Ley 358/97 y demás normas en materia de Deuda Pública y Estatuto Orgánico del Presupuesto. Consulte, además, el PGCP y demás normas dictadas por la CGN y la CGR.

1. Las obligaciones de Crédito Público, deben ser reconocidas cuando se haya recibido los recursos.

2. Las obligaciones de Crédito Público, deben contabilizarse, registrarse y clasificarse de acuerdo a Principios y Normas de Contabilidad Pública y demás disposiciones vigentes.

3. Todo registro contable relacionado con operaciones de Crédito Público, debe estar soportado con su correspondiente documento, aprobado y legalizado.

4. Los valores de Crédito Público, deben corresponder a autorizaciones de contratación de préstamos con un plazo de vencimiento mayor de un año ya sea de carácter interno y/o externo.

5. La Crédito Público externa, debe corresponder a operaciones que se pactan a través de la misma, destinada a financiar proyectos de inversión contenidas en los planes de desarrollo.

6. Las Operaciones de Crédito Público Interno, debe corresponder a préstamos celebrados con la banca oficial o privada, emisión y colocación de títulos valores y cartas de crédito. Las Operaciones de Crédito Público externa corresponderá a créditos financieros para proyectos específicos, programas de proveedores procedentes de líneas de crédito entre gobiernos, Organismos Internacionales de Fomento, Fondo Monetario Internacional, Entidades Financieras Internacionales Privadas, Proveedores, Convenios de Compensación y Cartas de Crédito.

7. En el manejo de Operaciones de Crédito Público deben existir controles administrativos para toda transacción.

8. Los intereses, comisiones y otros conceptos causados sobre las operaciones de Crédito Público se registrarán en la cuenta Gastos Financieros por Pagar.

9. Los proyectos de inversión para ser financiados con recursos de Crédito Público deben ser presentados de acuerdo con los manuales vigentes para cada sector (Educación, Salud, Justicia, Defensa,

150

Seguridad, Agropecuario, Energía, Infraestructura urbana y vial) establecidos por el Banco de Proyectos de Inversión (BPIN) del Departamento Nacional de Planeación.

10. Los contratos de empréstitos de obligaciones de Crédito Público tanto internos como externos, deben tener las respectivas autorizaciones, según su nivel (Nacional, Departamental, Municipal, Territorial y descentralizado).

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL 1. La moratoria en el pago del principal da origen a intereses de más que van en detrimento del

patrimonio estatal. 2. Se origina un desconocimiento sobre el estado real de las cifras generales por concepto de las

obligaciones de Crédito Público. 3. Se pueden dejar de registrar las operaciones con la consecuente desactualización de los

auxiliares. 4. Se efectúan operaciones y transacciones no autorizadas por funcionarios competentes. 5. Aplicación de normatividad derogada y procedimientos en desuso que obstaculizan el normal

desarrollo de las operaciones de Crédito Público. 6. Se puede presentar duplicidad de funciones, aplicación de procedimientos inadecuados y dificultad

para determinar responsabilidades. 7. Dobles pagos por funcionarios no competentes para esta clase de obligaciones de Crédito Público. 8. Se distorsiona la información y se desconocen los Principios y Normas de Contabilidad Pública. 9. El manejo de las operaciones de Crédito Público, sin la aplicación de políticas gubernamentales

conlleva a un mal uso de los recursos. 10. El registro y clasificación de las operaciones no efectuado de conformidad con Principios y Normas

de Contabilidad Pública, Plan General de Contabilidad Pública y demás normas legales establecidas, pueden generar sanciones y poca credibilidad en la información contable.

11. La no confirmación y conciliación de saldos de Crédito Público entre entes prestatarios y prestamistas, pueden ocasionar registros incorrectos con saldos irreales de las obligaciones.

12. La valoración de los saldos de las obligaciones de Crédito Público a tasas de cambio desactualizadas generan valores no reales en las obligaciones por pagar del ente público.

13. La no separación de registros contables entre las operaciones de los proyectos financiados y demás operaciones de Crédito Público, conllevan a información financiera no confiable.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO 6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN

1. En el trámite de contratos de Crédito Público interno o externo: a. Se hace la presentación del proyecto al

Departamento Nacional de Planeación ? b. Se solicitan las autorizaciones según las

exigencias del crédito ? c. Se solicita concepto financiero del

Departamento Nacional de Planeación? 2. Los programas de endeudamiento a través

de Crédito Público se hacen de acuerdo a la Ley de Presupuesto General de la Nación ?

3. Las obligaciones registradas como Deuda Pública corresponden a préstamos internos y externos con plazos de vencimiento mayores a un año ?

4. Las fuentes y usos de los recursos del ente

12. Los contratos de Deuda Pública se celebran según políticas establecidas por la Dirección, de acuerdo al Plan de Desarrollo?

13. La colocación de títulos de Deuda Pública, se ajustan a las condiciones financieras de carácter general que señala el Banco de la República?

14. Utiliza el ente público convenios de compensación y Deuda Pública?

15. Las operaciones de Deuda Pública se ajustan a: a. La Ley? b. Políticas del Gobierno Nacional? c. Normas vigentes?

151

público, se diferencian entre los provenientes de la Crédito Público y los de otras obligaciones financieras ?

5. Las modalidades de Crédito Público se ajustan a las necesidades y políticas del ente público de acuerdo al Plan de Desarrollo?

6. Existen operaciones de Crédito Público interna con garantía de la Nación?

7. Las garantías otorgadas por la Nación, cumplen con lo dispuesto en los procedimientos y normas vigentes?

8. Utiliza el ente público los créditos de proveedores y cartas de crédito en operaciones de Crédito Público?

9. Se aplican los manuales o cartillas guías del BID y BIRF, para el manejo de Deuda Pública, proveniente de estas entidades?

10. Existe rotación de créditos (extensión de plazos)?

11. Se ha dado en algún momento el refundig (reemplazo deuda) ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

16. Los saldos vigentes de la Deuda Pública Externa se valoran a la tasa de cambio vigente a la fecha del cierre del período respectivo?

17. Los valores registrados como Deuda Pública, corresponden realmente a los conceptos definidos dentro del contrato de empréstito?

18. Se registran y clasifican las operaciones de Deuda Pública de conformidad con Normas Internacionales de Contabilidad, el Plan General de la Contabilidad Pública, y demás normas legales establecidas?

19. Se llevan registros contables separados de los proyectos financiados con recursos de créditos de Deuda Pública?

20. Se controla la utilización de estos recursos en los proyectos para los cuales fueron otorgados?

21. Se diferencia y registran correctamente los pagos por amortizaciones, intereses, comisiones y otras erogaciones en las operaciones de Crédito Público?

22. Existen controles administrativos que garanticen el buen manejo de las operaciones relacionadas con Crédito Público?.

23. Los saldos registrados como Crédito Público: a. Se analizan? b. Se confirman periódicamente?

24. Se llevan libros auxiliares separados de los contratos de Deuda Pública otorgados en las

28. Se incluyen en el Plan Financiero los pagos de Deuda Pública que servirán de base para la elaboración del Plan Anual de Caja (PAC) ?

6.5 RESPONSABILIDADES 29. En cuanto a modificaciones de la Deuda

Pública, se ha dado el repudio de la Deuda o Default decisión unilateral del deudor de no pagar?

30. Existían garantías? 31. En cuanto al pago de intereses existe

moratoria? 32. Se hace capitalización de intereses?

152

diferentes monedas autorizadas ? 25. Las operaciones de manejo de Deuda

Pública se contratan en forma: a. Directa? b. Por licitación? c. Se ajustan a lo previsto en la Ley 80/93? d. A las normas en materia de Crédito

Público? 26. Tiene el ente público obligaciones por Crédito

Público reprogramadas o refinanciadas? 27. En algún momento se ha dado la

condonación y/o alivio de la deuda: a. Total? b. - Parcial?

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA El auditor con su equipo de trabajo discutirá los objetivos del programa, y los pasos contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Verifique que la contratación de empréstitos y demás modalidades de operaciones de Crédito Público se ajusten a las políticas, planes y programas del ente público como las establecidas en el Plan de Desarrollo.

2. Realice planilla sumaria con los saldos de las cuentas de Crédito Público, compárelos con los del período anterior y verifique con registros auxiliares.

3. De acuerdo al punto anterior, prepare las respectivas subcédulas que descompongan los saldos de las cuentas, cotéjelos con los del periodo anterior y determine la variación absoluta y relativa.

4. 4.Verifique las notas a los Estados Contables, compárelas con los registros auxiliares y los Estados Contables Básicos.

5. 5.Cruce la información de operaciones de Deuda Pública del Estado de Balance General y Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, con los demás Estados Contables (Estado de Flujo de Efectivo, Estado de Cambios en la Situación Financiera y Estado de Ejecución Presupuestal)

6. Determine los montos de contratos de empréstitos dejados de pagar, refinanciados, rotación de créditos (extensión de plazos), suspensión de pago, capitalización de intereses, condonación de deudas y analice sus causas y consecuencias.

7. 7.Verifique que las operaciones de Crédito Público, estén realizadas de acuerdo con las normas vigentes que las regulan.

8. Verifique que todo registro contable relacionado con operaciones de deuda pública esté debidamente soportado, aprobado, legalizado, clasificadas de acuerdo al Plan General de Contabilidad Pública.

9. Solicite el presupuesto aprobado para el Ente Público y cruce el rubro de Servicio de la Deuda con las amortizaciones de capital, intereses y demás gastos de Deuda Pública y verifique su registro.

10. Determine que existan los suficientes controles administrativos, que aseguren el correcto manejo de las obligaciones por concepto de Crédito Público.

11. Confirme los saldos de Crédito Público e investigue las diferencias. 12. Verifique que los registros auxiliares de las obligaciones de Crédito Público, contengan como

mínimo lo siguiente: a. Identificación del empréstito y fecha de celebración. b. Prestatario c. Entidad prestamista d. Monto del empréstito e. Moneda f. Destinación g. Tasa de interés y período de pago

153

h. Comisión de compromiso i. Serie, número y valor de cada documento, si se trata de emisión de títulos.

13. Solicite conciliación realizada entre el ente prestamista y el prestatario, analice sus resultados y verifique registros contables.

14. 14.Verifique las cuentas de Crédito Público, sus asimiladas y conexas que se encuentren clasificadas de acuerdo con la metodología de las operaciones efectivas del programa anual mensualizado de Caja -PAC.

15. Verifique que dentro del período examinado solo se hayan registrado operaciones de Crédito Público realmente efectuadas.

16. Verifique que en la emisión de títulos o bonos de Deuda Pública, se utilicen los mecanismos y procedimientos adecuados de colocación y se ajusten a las normas vigentes.

17. Verifique la redención de los títulos, que se hayan constituido los fondos de amortización y determinado correctamente los rendimientos.

18. Verifique el índice de endeudamiento y analice su resultado. 19. De acuerdo a la evaluación del Control Interno, prepare procedimientos adicionales que le permitan

el logro de los objetivos propuestos.

5.4.3.2.2 Cuentas por Pagar

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA:

Pasivo – Cuentas por Pagar

- Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales. - Adquisición de Bienes y Servicios del Exterior. - Operaciones de Seguro y Reaseguro. - Aportes por Pagar a Afiliados - Intereses por Pagar - Comisiones por Pagar - Acreedores - Gastos Financieros por Pagar - Intereses de Títulos Emitido - Subsidios Asignados - Retención en la Fuente e Impuesto e Timbre - Impuestos, Contribuciones y Tasas por Pagar - Impuestos al Valor Agregado IVA - Avances y Anticipos Recibidos. - Recursos Recibidos en Administración - Créditos Judiciales. - Premios por Pagar. - Otras Cuentas por Pagar.

2. OBJETIVOS

2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS Determinar que:

1. Las obligaciones contraídas por el ente público, estén debidamente autorizadas y registradas.

2. Las cuentas que conforman este grupo estén clasificadas y presentadas adecuadamente en los Estados y Notas Contables.

3. Las obligaciones adquiridas estén debidamente soportadas.

Determinar: 1. Si las cifras que muestra el grupo están

debidamente representados por las cuentas del Plan General de Contabilidad Pública. (Totalidad y Existencia)

2. Que los saldos que muestran las cuentas por pagar, correspondan efectivamente a las obligaciones reales y pendientes de pago. (Presentación y Totalidad)

3. Que todas las obligaciones adquiridas por el

154

4. De acuerdo a la naturaleza del compromiso se realiza la adecuada y oportuna causación.

5. Los registros se hayan efectuado de acuerdo a Principios y Normas de Contabilidad Pública.

6. Los compromisos que adquiere el ente público, estén encaminados al cumplimiento del objeto social.

ente público, estén respaldadas por adquisiciones de bienes y servicios efectivamente recibidos. (Totalidad, Existencia y Presentación)

4. Las garantías otorgadas y los gravámenes que existen sobre bienes del ente público, por hipoteca y prenda. (Presentación)

5. Evaluar el Sistema de Control Interno.

4. FUENTES DE CRITERIO 5. CRITERIOS DE AUDITORÍA Se debe consultar PGCP, resoluciones, circulares y conceptos de la CGN; Manuales de procedimiento de Tesorería, normas de Control Fiscal y Control Interno.

1. Se deben identificar las cuentas que representan obligaciones contraídas por el ente público, en desarrollo del giro ordinario de sus actividades.

2. Los bienes adquiridos a cualquier título con el propósito de ser comercializados, trasformados o para la prestación de los servicios del ente público, deben haber sido adquiridos de acuerdo a la normatividad vigente.

3. Las cuentas por pagar se deben clasificar de acuerdo al concepto que las origina al grupo que corresponda.

4. La presentación de los diferentes conceptos de cuentas por pagar dentro del Estado de Balance General, se debe agrupar de acuerdo al PGCP.

5. Se debe presentar por separado las deudas a favor de proveedores por la adquisición de bienes o servicios, que representa las actividades propias del ente público los cuales incluyen los fletes, gastos de incorporación y demás erogaciones en que se haya incurrido y que estén aún pendientes de pago.

6. Los pasivos a favor de accionistas y funcionarios se deben presentar por separado.

7. Los pasivos por los impuestos y por la participación de utilidades, deben mostrarse separadamente.

8. Los pasivos en moneda extranjera, deben revelarse en la moneda legal al tipo de cambio vigente a la fecha de presentación de los Estados Contables o cierre del ejercicio, así mismo reflejarse en notas a estos.

6. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL 1. Al no definirse sobre quien recae la responsabilidad de la aprobación del pago de facturas no se

cumple con los compromisos oportunamente. 2. Existe la posibilidad de efectuar pagos sobre elementos no recibidos, recibir mercancía defectuosa y

anticipar la causación de la obligación. 3. El procedimiento de pago está incompleto ante la falta de soporte. 4. Si no existe un adecuado control sobre la devolución de mercancías, se puede incurrir en perjuicio

económico al pagar lo que no se ha aceptado. 5. Pueden ser considerados los beneficios económicos que se pierden al no acceder a descuentos. 6. Hay posibilidad de manipular los registros, con miras a una indebida apropiación.

155

7. Se incurre en pago de intereses innecesarios. 8. Los errores involuntarios o intencionados pueden pasar desapercibidos, lo que permite la posibilidad

de apropiarse dolosamente de fondos al pagarse pasivos ficticios. 9. No se refleja el verdadero saldo de las cuentas por pagar. 10. Compromisos indiscriminados en las cuentas por pagar pueden poner en peligro la estabilidad

económica. 11. Se pueden presentar pagos indebidos o dobles pagos, ante la ausencia de una responsabilidad

definida sobre la aprobación de facturas por pagar. 12. Se carece de evidencia documentaria, para el cumplimiento de los procedimientos adecuados de

recepción, registro y aprobación de pagos. 13. Se carece de información sobre la real recepción de los bienes adquiridos, y en consecuencia

pueden pagarse o considerarse como obligaciones por bienes o mercancías que no han sido recibidas.

14. Se dejan de detectar posibles irregularidades por la creación de pasivos inexistentes o por sustracción de documentos.

15. Se presenta perjuicios económicos al pagar mercancías o bienes que fueron devueltos al proveedor, por falta de un adecuado control y registro de las devoluciones.

16. Se pueden producir pagos en exceso al no efectuarse deducciones en las facturas por los anticipos recibidos.

17. Se crean cuentas por pagar ficticias al no existir funcionario responsable, con el fin de apropiarse posteriormente del efectivo destinado a pagarlos.

18. Se desaprovechan los beneficios del pronto pago, dentro de los periodos de descuento. 19. Se pueden renovar documentos indebidamente para encubrir temporalmente la apropiación de

fondos utilizados para cancelar una obligación. 20. Se producen dobles desembolsos por presentación de documentos ya pagados.

7. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO 6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN

1.Existe un manual de procedimientos que describa para el grupo de cuentas por pagar, lo relacionado con:

a. Autorización ? b. Custodia ? c. Registro y Control ? d. Responsabilidades ?

1. El manual de procedimientos es evaluado y actualizado periódicamente?

2. Los procedimientos definen claramente las funciones de: a. Verificación ? b. Aprobación del pago de facturas?

3. El departamento que verifica y aprueba las cuentas por pagar es independiente de: a. El departamento de compras ? b. La caja general ? c. La recepción de mercancías y

suministros ?

4. Todas las adquisiciones se tramitan por el funcionario competente, mediante:

a. Pedidos ? b. Órdenes de compra?

5. Son adecuados los procedimientos utilizados para tramitar las mercancías devueltas a los proveedores?

6. Existen controles para el pago de facturas dentro del periodo de descuento?

7. La dirección aprueba aquellas obligaciones o pasivos provenientes de las obligaciones no usuales del ente público ?

8. Se requiere autorización de funcionario competente firmas autorizadas para contraer las obligaciones ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO 9. Existe un adecuado registro de pedidos? 10. Se concilian periódicamente los registros

auxiliares de cuentas por pagar con la cuenta control ?

11. Los registros de cuentas por pagar son:

14. La autorización de emisión de documentos que comprometan financieramente al ente público, está definida en funcionario responsable?

15. La renovación de documentos por pagar es responsabilidad de las mismas personas que los

156

a. Adecuados ? b. Oportunos?

12. Se registran oportunamente los ajustes por diferencia en cambio?

13. Los documentos pagados son: a. Archivados adecuadamente ? b. Anulados de manera que se impida el

doble pago?

suscribieron originalmente? 16. Se concilian las cuentas por pagar? 17. Se controlan adecuadamente: 18. Las devoluciones sobre compras ? 19. Los Descuentos en compras ? 20. Existen mecanismos de control para los dineros

recibidos como Avances y Anticipos por: a. Ventas ? b. Fondo para Proyectos específicos ? c. Convenios ? d. Acuerdos ? e. Contratos ?

21. Se llevan registros auxiliares de cuentas por pagar que especifique: a. Beneficiario ? b. Número de Documento ? c. Fecha de Adquisición ? d. Fecha de Vencimiento ? e. Cuantía ?

Nota: El auditor en cada ente público según la naturaleza y de acuerdo a su criterio diseñará los cuestionamientos adicionales para complementar su estudio y evaluar el riesgo.

6.5 RESPONSABILIDADES 22. Para las operaciones en moneda extranjera se

aplica correctamente el tipo de cambio? 23. Se aplican correctamente las tasas de captación

reguladas por la Junta Directiva del Banco de la República y de acuerdo con los parámetros establecidos por la Superintendencia Bancaria; Superintendencia de Valores y el ente público?.

Nota: El auditor en cada ente público según la naturaleza y de acuerdo a su criterio diseñará los cuestionamientos adicionales para complementar su estudio y evaluar el riesgo.

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo, los objetivos del programa y los pasos contenidos en él, asegurarse que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare una planilla sumaria que muestre el saldo de las cuentas por pagar, confróntelo con los del periodo anterior y libros auxiliares.

2. Prepare subcédulas que descompongan el grupo de cuentas por pagar, cotéjelos con los del periodo anterior, crúcelos contra registros auxiliares y determine la variación absoluta y relativa.

3. Verifique las notas a los Estados Contables y crúcelo contra los registros auxiliares y saldos de los Estados Contables.

4. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad Financiera, Económica y Social con los demás Estados Contables Básicos.

5. Solicite relación de cuentas por pagar y cruce con registros auxiliares y soportes. 6. Realice confirmación de saldos de las cuentas por pagar y crúcela contra registros auxiliares e

investigue las diferencias. 7. Revise los procedimientos seguidos para el pago de facturas con descuentos por pronto pago y

157

coteje su registro. 8. Confronte los estados de cuentas mensuales de los acreedores con los saldos que figuran en los

registros auxiliares. 9. Investigue partidas antiguas pendientes de pago e indague las causas. 10. Examine los soportes pagados para verificar su cancelación y constate que se hayan hecho

todas las anotaciones del caso que impidan su posterior presentación para un doble pago. 11. Analice los gastos efectuados durante el periodo por concepto de intereses y crúcelo con los

soportes. 12. Examine los orígenes de las retenciones efectuadas y verifique que hayan sido:

a. Consignadas oportunamente b. Que se hayan tomado sobre la base c. correcta d. Que se haya aplicado el porcentaje correctamente.

13. Examine los pagos efectuados durante el año, para cancelar los impuestos y contribuciones. 14. De acuerdo a la Evaluación del Control Interno, prepare procedimientos adicionales que le

permitan el logro de los objetivos propuestos.

5.4.3.2.3 Obligaciones Laborales y de Segiridad Social Integral

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA:

Pasivo - Obligaciones Laborales y de Seguridad Social Integral - Salarios y Prestaciones Sociales - Pensiones y Prestaciones Económicas por Pagar - Administración de la Seguridad Social en Salud - Administración de la Seguridad Social en Riesgos Profesionales

2. OBJETIVOS

2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS Determinar: 1. La aplicación de las normas legales

relacionadas con la contratación, pago de salarios y liquidación de prestaciones sociales.

2. El adecuado registro de las obligaciones contraídas por el ente público con funcionarios o exfuncionarios.

3. Que los costos y gastos por prestaciones sociales sean controlados y registradas adecuadamente.

4. Que la preparación y pago de la nómina cuente con la debida aprobación.

5. El oportuno traslado a los fondos administradores de cesantías las sumas adeudadas a los funcionarios del ente público. .

Determinar: 1. El correcto registro de los pagos efectuados

por concepto de salarios, aportes, retenciones sobre salarios y pagos de prestaciones sociales. (Exactitud, Totalidad y Presentación)

2. La correcta liquidación de los aportes parafiscales. (Exactitud, Totalidad y Presentación)

3. Evaluar el Sistema de Control Interno.

3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA Se debe consultar el Plan General de la Contabilidad Pública, Circulares Externas y doctrina contable expedidas por la Contaduría General de la Nación, Ley 100/93, Ley 50/90 y demás normas vigentes

1. Las obligaciones laborales deben representar el valor de los pasivos a cargo del ente público a favor de los funcionarios, exfuncionarios o beneficiarios, originados en virtud de normas legales, convenciones de trabajo o pactos colectivos.

2. Deben identificarse cuando existe la obligación

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adquirida a favor de los empleados, clasificarlos de conformidad con la naturaleza salarial o prestacional de la obligación, como un pasivo estimado y ajustarlo a su valor real.

3. Se debe consultar el Plan General de la Contabilidad Pública, Circulares Externas y doctrina contable expedidas por la Contaduría General de la Nación, Ley 100/93, Ley 50/90 y demás normas vigentes.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL 1. La falta de control permite que se alteren datos en el archivo de los funcionarios. 2. El ente público puede incurrir en gastos adicionales por la duplicidad de funciones, y de

procedimientos inadecuados. 3. Los funcionarios no autorizados, pueden realizar operaciones que originen posibles fraudes. 4. Pueden no quedar registradas oportunamente las operaciones derivadas de las obligaciones, por falta

de documentos soportes que legalizan la operación. 5. Puede presentarse deterioro, daño y pérdida del archivo existente. 6. Se dejan de detectar posibles irregularidades como la incorporación de nuevos funcionarios no

existentes en la planta. 7. Se puede presentar sustracción de documentos para acciones indebidas. 8. El reporte inoportuno de las novedades a la dependencia de personal y la de nómina, puede generar

doble pago de las obligaciones. 9. Las irregularidades en las nóminas se puede disminuir con la segregación de las funciones en cuanto

a la preparación, elaboración y pago. 10. La no información oportuna al departamento de contabilidad de cualquier cambio que deba efectuarse

a nivel de ingreso o retiro de personal genera obligaciones inexistentes. 11. Pueden incrementarse las nóminas de sueldos y salarios. 12. Es posible pagar a funcionarios por trabajos no realizados. 13. Puede suscitarse otros errores en los cómputos de las nóminas por sueldos. 14. Manejo de nóminas paralelas innecesarias que afecten el presupuesto y criterio de las entidades.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO 6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN

1. El archivo individual de cada trabajador contiene:

a. Fecha de ingreso ? b. Novedades debidamente aprobadas? c. Bases del sueldo ? d. Pagos parciales de cesantías y

autorizaciones de la oficina de trabajo ? e. Autorizaciones para el descuento del

salario ? f. Acumulación de pagos de salarios ? g. Contrato de trabajo ? h. Examen médico de ingreso ? i. Evidencia de la renuncia a que hubiere

lugar ? j. Aviso a la E.P.S para efectos de la

inscripción del trabajador ? k. - Investigaciones efectuadas para la

contratación del trabajador ? l. Informaciones necesarias para dar

3. Se ha establecido que todas las autorizaciones, especialmente avisos de despido o retiro de empleado son notificados prontamente al departamento de liquidaciones de nómina ?

159

cumplimiento a las disposiciones relativas a la retención de impuestos sobre salarios pagados?

m. Otras informaciones para cumplir disposiciones legales ?

2. Se guardan los archivos en forma tal que no tengan acceso a ellos personas que: a. Preparan la nómina ? b. Las aprueben ? c. Realicen su pago ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO 4. Los registros de tiempo u otras informaciones

que sirvan de base para la preparación de la nómina, son preparadas y llevadas independientemente de quienes intervienen en la elaboración de las mismas?

5. Las horas extras y otras bonificaciones especiales son aprobados por empleados que supervisan las actividades pero que no: a. Preparan las nóminas ? b. Realizan el pago ?

6. Los funcionarios que preparan la nómina y liquidan las prestaciones sociales, tienen funciones independientes de la contratación o despido del personal?

7. Estos funcionarios son independientes de las que registran y contabilizan las liquidaciones de prestaciones sociales ?

8. Se revisa la nómina y la liquidación de prestaciones sociales por empleados que no intervienen en su: a. Preparación ? b. Autorización ?

12. Los funcionarios que preparan la nómina y liquidan las prestaciones sociales, tienen funciones independientes de la contratación o despido del personal?

13. Estos funcionarios son independientes de las que registran y contabilizan las liquidaciones de prestaciones sociales ?

14. Se revisa la nómina y la liquidación de prestaciones sociales por empleados que no intervienen en su: a. Preparación ? b. Autorización ? c. Pagos ?

15. La nómina y las liquidaciones de prestaciones sociales son aprobadas por un empleado responsable?

16. Se efectúa todos los descuentos ? 17. Se realizan todas las retenciones sobre sueldos

conforme a lo establecido por las normas legales?

6.5 RESPONSABILIDADES

160

c. Pagos ? 9. La nómina y las liquidaciones de prestaciones

sociales son aprobadas por un empleado responsable?

10. Se efectúa todos los descuentos ? 11. Se realizan todas las retenciones sobre

sueldos conforme a lo establecido por las normas legales?

18. El pago en cheque o en efectivo es efectuado por empleado que: a. No interviene ni controla la preparación de la

nómina? b. No son responsables por la contratación o

despido del personal ? c. No aprueban los informes de tiempo ?

19. Se comparan los endosos, al menos selectivamente, con las firmas de los empleados en el archivo ?

20. Cuando el pago se hace en efectivo, se firma el desprendible ?

21. Se devuelven a pagaduría o tesorería, los salarios y liquidaciones de prestaciones sociales no reclamados ?

22. El funcionario que efectúa el pago informa directamente a contabilidad aquellos sueldos y prestaciones sociales no reclamados ?

23. Se pagan tales salarios y prestaciones sociales no reclamados en una fecha posterior con base en:

24. La evidencia de asistencia y cumplimiento de las funciones ?

25. Aprobación por un empleado que no sea responsable de la preparación de la nómina o del informe de tiempo ?

Nota: El auditor en cada ente público según la naturaleza y de acuerdo a su criterio diseñará los cuestionarios adicionales.

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo, los objetivos del programa y los pasos contenidos en el y asegurarse que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare cédula sumaria que muestre los saldos del grupo de Obligaciones Laborales para el periodo objeto de examen y compare con las cifras del periodo anterior.

2. Elabore subcédulas que descompongan los saldos de las cuentas que conforman las obligaciones laborales a la fecha del examen, cruce los saldos con registros auxiliares y determine la variación absoluta y relativa.

3. Verifique las notas a los Estados Contables y crúcelas con el Estado de Balance General. 4. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General, con los demás Estados

Contables Básicos. 5. Verifique que todo el personal que figura en la nómina, haya sido vinculado legalmente y que cumpla

con todos los requisitos establecidos para el cargo. 6. Tome el saldo de la cuenta obligaciones laborales por pagar, verifique la causa y establezca la

veracidad de la obligación. 7. Seleccione algunas dependencias y verifique que el personal que labora pertenezca a la planta. 8. Seleccione en la nómina pendiente de pago, algunos empleados y compruebe lo siguiente: 9. Que corresponda a un cargo creado legal y administrativamente para el ente público. 10. Que existe el acto administrativo, mediante el cual se vinculó laboralmente al empleado y que en el

conste todos los requisitos legales (contrato o resolución de nombramiento). 11. Que existan funciones establecidas para ese cargo y que se hayan dado a conocer al empleado. 12. Seleccione la nómina pendiente de pago de algunos empleados y compruebe lo siguiente: 13. A qué periodo corresponde esa nómina

161

14. Que el número de empleados que figura en 15. esa nómina correspondan a esa dependencia. 16. Que el sueldo básico corresponda al que se haya convenido en el acto administrativo. 17. Que los días laborales que se liquidan sean los que figuran en el registro de control de tiempo. 18. Compruebe la veracidad de las horas extras liquidadas, comisiones o pagos de auxilios de transporte. 19. Verifique la exactitud del cálculo de las deducciones y los aportes parafiscales. 20. Obtenga registro de planillas de horario u otras de trabajo y crúcelos con las nóminas. 21. Compruebe cálculos sobre salarios, horas extras, primas y otros. 22. Mediante prueba selectiva verifique las sumas de devengado, deducciones, descuentos y crúcelos

contra los registros contables. 23. Solicite la nómina de pensionados y verifique:

a. Resolución de Pensión b. Beneficiarios c. Sustitución d. Cálculos sobre descuentos

24. De acuerdo a la evaluación del Control Interno, prepare procedimientos adicionales que le permitan el logro de los objetivos propuestos.

5.4.3.2. 4 Otros Bonos y Títulos Emitidos

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA:

Pasivo - Otros Bonos y Títulos Emitidos

- Bonos Pensionales - Títulos Emitidos

2. OBJETIVOS

2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS .

Determinar que: 1. El objetivo por el cual se realizó la emisión se

cumplió. 2. El máximo órgano del ente público, evaluó el

mercado antes de realizar la emisión. 3. La emisión de los bonos y títulos a cargo del

ente público, cumplan con las normas vigentes.

4. Los títulos que se encuentran en circulación estén dentro del tiempo estipulado para el cual fue expedido.

Determinar: 1. Que los saldos que muestra el grupo de Bonos y

Títulos Emitidos en los estados contables corresponden al total de la emisión de los bonos y títulos. (Totalidad y Exactitud)

2. La existencia, propiedad y adecuada protección de las obligaciones a cargo del ente público por concepto de las emisiones. (Existencia y Derechos)

3. Si los bonos y títulos emitidos han sido valuados de acuerdo a los Principios y Normas de Contabilidad Pública. (Valuación y Exactitud)

4. La exactitud del cálculo realizado de los intereses se cause de acuerdo a lo pactado. (Exactitud)

5. Que el valor de la redención total o parcial corresponde a los bonos o títulos colocados. (Exactitud y Totalidad)

6. Que los títulos emitidos en moneda extranjera, se les haya efectuado el ajuste por diferencia en cambio. (Exactitud y Presentación)

7. Si existe un adecuado control respecto a la emisión, colocación, rendimiento y redención de los títulos y bonos emitidos por el ente público. (Totalidad y Presentación)

8. Evaluar el Sistema de Control Interno.

162

3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA

Los bonos y títulos emitidos por los entes públicos, se deben registrar de acuerdo a los Principios y Normas de Contabilidad Pública. Consulte el PGCP, resoluciones y circulares expedidos por la CGN. Consulte normas que regulan el mercado de valores.

1. La prima o descuento generado en la colocación de los bonos y títulos por exceso o defecto frente al valor nominal de los mismos, se debe amortizar en forma sistemática durante su periodo de maduración de acuerdo con los términos pactados de pago del capital y los rendimientos.

2. Este grupo debe incluir los bonos y títulos pensionales que se emitan a nombre de los funcionarios que deciden trasladarse al nuevo sistema de ahorro pensional de acuerdo con las normas de seguridad social vigentes.

3. Se debe agrupar el valor de las obligaciones generadas en la colocación de títulos emitidos por el Banco de la República, en desarrollo de la actividad de regulación monetaria y cambiaria que le corresponde por Ley, como los Títulos de participación, los Títulos expedidos a las corporaciones de ahorro y vivienda y los expedidos en divisas.

4. Debe representar el valor de los bonos emitidos y en circulación para financiar las operaciones del ente público, que no constituyen deuda pública de acuerdo con las normas vigentes.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

1. Origina duplicidad de funciones, procedimientos inadecuados y dificultad para determinar responsabilidades.

2. Puede aplicarse procedimientos inadecuados y normatividad obsoleta por desactualización de los manuales.

3. Utilización de fondos para fines diferentes a los destinados. 4. Se facilita la confusión, lo que puede permitir sustracciones o faltantes.Ocasiona costos o gastos

innecesarios en contra de los intereses del ente público 5. Se facilita el manejo indebido de los títulos emitidos por falta de revisión y control periódico. 6. Se presenta duplicidad de títulos y registros que origina alteraciones y fraudes. 7. La no oportuna aplicación del tipo de cambio, presenta Estados Contables no confiables. 8. Pérdida de control administrativo y posibilidad de fraude. 9. Se pierde el control para conocer los pasivos redimidos y los intereses pagados y pueden realizarse

dobles pagos. 10. Se pueden alterar los registros contables para encubrir faltantes por apropiaciones de los pagos, o

crear pasivos no autorizados o emitidos.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO 6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN

1. Existen Manuales de procedimientos que regulen las funciones de registro, manejo y cancelación de bonos y títulos emitidos por el ente público?

2. ¿El Manual de procedimientos es evaluado y actualizado periódicamente?

3. ¿Están claramente definidos los niveles de autorización para la expedición y control de firmas autorizadas?

4. ¿Está debidamente autorizada la anulación y cancelación física de títulos redimidos y los inutilizados por daño en su expedición?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO 5. ¿Se lleva un adecuado control de vencimiento 8. ¿Se encuentran debidamente protegidos y

163

de los bonos y títulos emitidos? 6. ¿Se efectúa periódicamente arqueos de títulos

en poder del ente público? 7. ¿Los títulos y bonos expedidos se controlan a

través de una numeración preimpresa y consecutiva?

custodiados los títulos en blanco pendientes de emitir?

6.5 RESPONSABILIDADES 9. Para las operaciones en moneda extranjera se

aplica correctamente el tipo de cambio? 10. ¿Se aplican correctamente las tasas de

captación reguladas por la Junta Directiva del Banco de la República y de acuerdo con los parámetros establecidos por la Superintendencia Financiera y el ente público?

Nota: El auditor en cada ente público según la naturaleza y de acuerdo a su criterio diseñará los cuestionamientos adicionales para complementar su estudio y evaluar el riesgo.

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo, los objetivos del programa y los pasos contenidos en él y asegurarse que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare planilla sumaria que muestre en detalle los saldos que conforman el grupo de esta cuenta a 31 de diciembre del año auditado y compárelos con los del periodo anterior, verificando los registros contables.

2. Prepare subcédulas que descompongan el grupo de cuentas por pagar, cotéjelas con las del periodo anterior y determine la variación relativa y absoluta.

3. Verifique que las notas a los Estados Contables revelen la información adicional necesaria y que correspondan a las explicaciones que las complementan.

4. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, con los demás estados contables básicos.

5. Examine los actos o normas legales y verifique la autorización y aprobación de endeudamiento, o emisión de bonos y verifique los registros contables.

6. En los contratos de emisión de obligaciones prepare un resumen de las cláusulas más significativas que indiquen: a. Valor nominal b. Tasas de interés, formas y fechas de pago. c. Fecha de vencimiento de la emisión d. Gravámenes e. Restricciones f. Nombre del fiduciario, sus funciones y responsabilidades. g. Base para cualquier emisión adicional.

7. Solicite una relación de los bonos por pagar y analice: Que los bonos emitidos y en circulación estén registrados en las cuentas del mayor y crúcelos con las autorizaciones.

8. Investigue el producto de los bonos emitidos; determine el ingreso del efectivo y revise los registros correspondientes.

9. Examine los retiros de bonos y compruebe con los bonos mutilados, el certificado o acta de incineración.

10. Verifique los intereses pagados y crúcelos con los libros auxiliares de control y el libro diario. 11. En caso que el ente público utilice un fiduciario, confirme directamente el importe de los bonos en

circulación y requiera lo siguiente: a. Verificación cláusulas contractuales. b. Descripción exacta de la emisión, fechas de vencimiento y tasa de interés. c. Bonos redimidos o adquiridos por el ente público durante el año. d. Importe en circulación a la fecha del balance contable.

12. Revise los pagos por concepto de intereses sobre bonos y verifique la obligación que generan dichos intereses.

164

13. Examine los egresos de fondos por tal concepto y revise la documentación soporte así como los cupones debidamente cancelados y las autorizaciones para el pago.

14. Concilie la cuenta bancaria a través de la cual se pagan dichos intereses. 15. Verifique la corrección de los cálculos hechos por el ente público para el pago de intereses. 16. Determine el saldo por intereses pendientes de pago a la fecha de cierre y compárelo con la cuenta

correspondiente del pasivo acumulado. 17. Verifique si existe un adecuado control de vencimiento de las obligaciones, que permita establecer su

óptimo manejo y la adecuada clasificación. 18. Revise selectivamente los títulos o bonos cancelados con el fin de establecer si se efectuó pagos

antes de su vencimiento y verifíquelos con las políticas de emisión. 19. Verifique que los títulos cancelados estén debidamente invalidados y coteje su registro contable. 20. Determine la existencia real del pasivo, que se encuentren bajo custodia o en fideicomiso. 21. Solicite a la parte administrativa la relación de bonos y demás títulos emitidos por clase, fecha de

emisión, valores y verifique: 22. Que su saldo corresponde con la cifra reflejada en el balance. 23. El documento que soporta el fideicomiso esté de acuerdo con las normas y reglamentaciones vigentes. 24. Si los ajustes de esta cuenta están autorizados por funcionario responsable y debidamente

soportados. 25. Realice los demás procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de este

grupo.

5.4.3.2.5 Pasivos Estimados

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Pasivo - Pasivos Estimados

- Provisión para Obligaciones Fiscales - Provisión para Contingencias - Provisión para Prestaciones Sociales - Provisión para Pensiones - Provisión para Bonos Pensionales - Pasivo Pensional Conmutado - Provisión Para Seguros y Reaseguros - Provisión Fondos de Garantías - Provisiones Diversas

2. OBJETIVOS

2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2 DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS Determinar que: 1. Los valores estimados por el ente público,

estén fundamentados legalmente, con el fin de cubrir obligaciones, costos y gastos futuros no determinados.

2. Las provisiones para contingencias (civiles, laborales, penales y administrativas), se registren de acuerdo a la autorización y estimación de la Oficina Jurídica.

3. El cálculo actuarial (base para la provisión de pensiones de jubilación) se encuentra actualizado de acuerdo con la normatividad vigente.

4. El cálculo de las provisiones se haya

Determinar que: 1. Las Provisiones se calcularon técnicamente y

registradas en el periodo correspondiente. (Exactitud y Totalidad)

2. Las provisiones registradas representen valores estimados por el ente público, para cubrir obligaciones, costos y gastos futuros no determinados y acreencias laborales no consolidadas. (Exactitud y Totalidad)

3. Las provisiones hayan sido reconocidas, clasificadas y valoradas de acuerdo al concepto que las originó. (Valuación, Presentación y Revelación)

4. Evaluar el Sistema de Control Interno.

165

realizado de acuerdo a un concepto técnico y su aplicación uniformemente.

5. Las provisiones estimadas han sido reconocidas, clasificadas y valoradas de acuerdo con el concepto que las originó.

3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA

Los pasivos estimados deben reconocerse, clasificarse y valorarse de acuerdo con el concepto que los origine y de acuerdo al Plan General de la Contabilidad Pública y Circulares Externas.

1. Para el cálculo de las provisiones, se deben utilizar métodos de reconocido valor técnico.

2. Se debe solicitar información periódica a la oficina jurídica del ente público sobre las posibles pérdidas por demandas.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL 1. La no contabilización de las provisiones en el periodo contable, puede ocasionar distorsión en el

resultado del ejercicio. 2. El no utilizar un cálculo apropiado de acuerdo a la normatividad vigente, al momento de contabilizar las

provisiones, puede presentar desfases, que afecten el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social.

3. El porcentaje del cálculo de las provisiones debe ajustarse a las normas generales. 4. La no revisión oportuna de los cálculos hechos para la provisión de las cesantías y los intereses a las

mismas, puede presentar inconsistencias en la presentación de los Estados Contables. 5. La no verificación oportuna del pasivo causado sobre cesantías que deben ser asumidas por otros

entes, puede causar al ente público gastos que no le corresponden. 6. El no registro de los Pasivos Estimados origina Estados Contables no confiables.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO 6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN

1. ¿Se elaboran oportunamente las provisiones?

2. ¿Las provisiones son calculadas técnicamente, para cada una de las cuentas que conforman el grupo de pasivos estimados?

3. ¿Están todas las provisiones debidamente autorizadas y aprobadas por funcionario competente?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO 4. Se concilian periódicamente las cuentas

de control del mayor con los registros auxiliares?

5. Para efectos de la provisión se calculan

10. Para determinar pertinencia

6.5 RESPONSABILIDADES

166

periódicamente: 6. ¿Cesantías? 7. ¿Intereses? 8. ¿Se comprueba que las cesantías que

son asumidas por otros entes públicos, se les haya causado el pasivo correspondiente ?

9. El valor presente de las futuras pensiones de jubilación, que el ente público deba pagar a los servidores que adquieran ese derecho, es registrado de conformidad con las normas legales y contables vigentes?

Nota: El auditor en cada ente público según la naturaleza y de acuerdo a su criterio diseñará los cuestionarios adicionales para complementar su estudio y evaluar el riesgo.

11. Para determinar pertinencia

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA 1. Prepare planilla sumaria que muestre el saldo de las cuentas que conforman este grupo, confróntelos

con los del periodo anterior y libros auxiliares. 2. Prepare subcédulas que descomponga el grupo de pasivos estimados, cotéjelos con los del periodo

anterior y determine la variación absoluta. 3. Verifique que las notas a los estados contables, revelen la información adicional necesaria y que

correspondan a las explicaciones que las complementan. 4. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad

Financiera, Económica, Social y Ambiental, con los demás estados contables básicos. 5. Analice los documentos que soportan cada uno de estos registros y verifique su autenticidad y

exactitud. 6. Una vez analizado los documentos efectúe cálculos y verifique la adecuada amortización de las

cuentas que conforman el grupo de pasivos estimados. 7. Solicite a la oficina jurídica relación de los procesos que cursan en contra del ente público y verifique

su registro. 8. Solicite el estudio del cálculo actuarial y verifique su registro. 9. Realice los demás procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de este

grupo.

5.4.3.2.6 Otros Pasivos

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Pasivo – Otros Pasivos

- Recaudo a Favor de Terceros - Ingresos Recibidos por Anticipado - Créditos Diferidos - Anticipos Impuestos

2. OBJETIVOS 2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS Determinar si: 1. En el grupo de otros pasivos están incluidas

todas las cuentas que no están en los demás grupos del pasivo.

2. Las obligaciones adquiridas por el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras se

Determinar si: 5. Se han recaudado las regalías, impuestos,

sobretasa a la gasolina, venta efectuada por terceros y otros recaudos. (Totalidad y Exactitud)

6. Se han recibido anticipadamente dineros que

167

efectuaron de acuerdo con el cometido estatal. 3. Los Otros Pasivos están adecuadamente

presentados en el Estado de Balance General. 4. Existen garantías otorgadas, gravámenes o

restricciones y estas se presenten adecuadamente en los Estados Contables.

afectan varios períodos contables tales como: Intereses, comisiones, rendimientos, arrendamientos, honorarios, ventas, descuentos y derechos. (Presentación y Exactitud)

7. Hubo ingresos por corrección monetaria generada en ajustes por inflación, impuestos diferidos, e ingresos diferidos. (Exactitud y Totalidad)

8. Las cuentas mayores que se agrupan en otros pasivos correspondan efectivamente a obligaciones del ente público. (Presentación y Exactitud)

9. Se utilizó adecuadamente las tasas de interés pactadas. (Valuación y Exactitud)

10. Evaluar el Sistema de Control Interno. 3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA

Se deben aplicar las normas para las cuentas de otros pasivos, como el Plan General de Contabilidad Pública, circulares emitidas por el Contador General de la Nación, así como las demás que la rigen.

1. Las cuentas que se agrupan dentro de otros pasivos, deben constituir obligaciones para el ente público.

2. Las obligaciones de este grupo deben registrarse de acuerdo a lo establecido en el Plan General de la Contabilidad Pública y Circulares Externas.

3. Las obligaciones por recaudo de regalías deben pagarse a las empresas públicas o privadas de acuerdo a lo pactado.

4. Los ingresos recibidos por anticipado por concepto de interés, comisiones, rendimientos y arrendamientos deben registrarse en forma oportuna.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

1. El ente público puede incurrir en gastos adicionales por concepto de multas, intereses, etc, por no pago oportuno de las obligaciones.

2. Puede comprometer el patrimonio del ente público por endeudamientos inoficiosos o crear obligaciones ficticias para encubrir desfalcos.

3. Se dejan de detectar posibles irregularidades por la creación de pasivos inexistentes o por sustracción de documentos de las cuentas que se agrupan en otros pasivos.

4. Se pueden negociar y/o manipular indebidamente dichos valores lo que crea un pasivo no autorizado por el ente público.

5. Información escasa y desactualizada sobre las cuentas de pasivos. 6. Se puede incurrir en doble pago o pago de obligaciones inexisten

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO 6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN

1. Se cancelan oportunamente las obligaciones contraídas?

2. Existe prenumeración de los documentos que soportan las obligaciones?

3. Están todas las obligaciones del grupo de Otros Pasivos debidamente autorizadas por funcionario competente?

168

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

4. Se concilian periódicamente las cuentas de control del mayor con los registros auxiliares y estas con los documentos soportes?

5. Se verifica que los ingresos recibidos anticipadamente por el ente público corresponden a diferentes conceptos que afectan varios periodos contables ?

6. Existe un control de las operaciones recíprocas entre entes públicos y son eliminadas para efectos de consolidación ?

7. Se lleva un control sobre la participación patrimonial del sector público y se concilia periódicamente ?

8. Los documentos no firmados y autorizados se encuentran adecuadamente custodiados por los funcionarios debidamente asignados?

9. Los registros contables de otros pasivos se encuentran a cargo de un funcionario responsable ?

6.5 RESPONSABILIDADES 10. Son necesarias al menos dos firmas para prestar

validez a un documento de otros pasivos? 11. Existe segregación de funciones respecto al

registro y manejo de los documentos de las obligaciones ?

12. La Oficina de Control Interno verifica los registros contra los documentos físicos con respecto a las obligaciones ?

Nota: El auditor en cada ente público según la naturaleza y de acuerdo a su criterio diseñará los cuestionarios adicionales para complementar su estudio y evaluar el riesgo.

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA El auditor discutirá con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos en él y asegurarse que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare planilla sumaria que muestre el detalle de los saldos de las cuentas que se agrupan dentro de Otros Pasivos y confróntelos con los del periodo anterior y libros auxiliares.

2. Prepare subcédulas que descomponga el grupo de Otros Pasivos, cotéjelos con los del periodo anterior, crúcelos contra registros auxiliares y determine la variación absoluta y relativa.

3. Verifique y analice las notas a los Estados Contables y crúcelos contra registros contables. 4. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad

Financiera, Económica, Social y Ambiental con los demás Estados Contables Básicos. 5. Analice las cuentas de otros pasivos que sean más importantes y efectúe lo siguiente:

a. Examine las actas y normas legales y verifique la autorización y aprobación para contraer una obligación.

b. Tome selectivamente algunos saldos de las subcuentas y confróntelas con los documentos físicos. c. Realice cálculos con el fin de verificar la exactitud y la veracidad del saldo de las cuentas

reflejadas en los libros. d. Compruebe el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes para cada operación de

endeudamiento de acuerdo con las normas que regulan la concertación de las obligaciones. 6. Realice los demás procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de este

grupo.

169

5.4.3.3 Auditoría al Patrimonio 5.4.3.3.1 Hacienda Pública

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Patrimonio – Hacienda Pública

- Capital Fiscal - Resultado del Ejercicio - Resultado del Ejercicio de Entidades en Proceso de Liquidación - Superávit por Valorización - Superávit por el Método de Participación Patrimonial - Superávit por Donación - Patrimonio Público Incorporado - Provisiones, Agotamiento, Depreciaciones y Amortizaciones (DB) - Patrimonio de Entidades en Procesos Especiales

2. OBJETIVOS 2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS Determinar: 1. Si los conceptos y valores mostrados en el

Estado de Balance General en el Grupo de Hacienda Pública, se encuentran debidamente clasificados y contabilizados de acuerdo a principios y normas de contabilidad pública.

2. Que los valores de los aportes otorgados y desembolsados para la creación, funcionamiento y el desarrollo del ente público estén registrados en el Patrimonio.

3. Que el aumento neto del valor de los activos se haya efectuado mediante criterios y normas de reconocido valor técnico.

Determinar: 1. Si las transacciones que afectaron las

cuentas durante el período examinado, fueron adecuadamente autorizadas y registradas. (Exactitud, presentación y revelación)

2. Que las valorizaciones y desvalorizaciones de los activos, han sido determinadas de conformidad con las normas generales de contabilidad pública y debidamente contabilizados y presentados en el Estado de Balance General. (Presentación, revelación y totalidad)

3. Que las donaciones de fondos o bienes, se han contabilizado por su valor comercial. (Exactitud y revelación)

4. Si se hicieron los ajustes por inflación para incrementar el patrimonio de acuerdo con las normas que se expidan, siempre y cuando el ente público esté obligado a aplicarlos. (Exactitud y presentación)

3. FUENTES DE CRITERIO: 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA: Se deben aplicar las normas que rigen para la cuenta Hacienda Pública, tales como el Plan General de Contabilidad Pública, circulares externas emitidas por el Contador General de la Nación, así como las demás que la rigen.

1. La cuenta que hace parte del grupo Hacienda Pública- Capital Fiscal, debe ser la diferencia entre el activo y Pasivo y los aportes otorgados para la creación y desarrollo normal del ente público.

2. La cuenta del grupo de Hacienda Pública - Resultado del Ejercicio, debe contener los registros de las operaciones efectuadas durante la vigencia.

3. Las cuentas del Activo que se aumenten ya sea por avalúos o valores estimados, deben efectuarse con normas generales de contabilidad pública.

4. Que los fondos y bienes que sean donados,

170

deben registrarse por el valor comercial o por un método de reconocido valor técnico que se efectúe a los mismos.

5. Se deben efectuar como contrapartida de las cuentas, los ajustes por inflación efectuados a los valores contabilizados en los rubros del Estado de Balance General y del Estado de Actividad Financiera, Económica y Social.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL 1. Puede originarse operaciones improvisadas sin poder determinar responsabilidades. 2. La no actualización periódica, conlleva a la obsolescencia de la normatividad existente. 3. Se presenta concentración de funciones, lo que genera operaciones fraudulentas. 4. Pueden presentarse equivocaciones en los registros. 5. Manipulación del control en cada una de las cuentas del Patrimonio. 6. Posibilidad de alteración de los movimientos contables. 7. Se presenta detrimento del patrimonio del ente público. 8. Incumplimiento de las normas legales.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO 6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN

1. Se verifican las restricciones contenidas en las normas legales y reglamentos internos?

2. Están separadas las funciones de: a. Control ? b. Registro? c. Custodia de documentos?

3. Las transacciones relacionadas con el capital fiscal inicialmente establecido, así como los aumentos posteriores han sido autorizados por acuerdo de la Junta Directiva ?

4. Están debidamente registrados los excedentes y déficit como resultado del ejercicio.

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO 5. Se consolida y verifica periódicamente con

el libro mayor, las cuentas registradas en este grupo?

6. Se tienen controles adecuados para un buen manejo de grupo de cuentas de Hacienda Pública?

7. Preguntas adicionales ?

8. Dterminar pertinencia

6.5 RESPONSABILIDADES

9. Determinar pertinencia

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA El Auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pasos contenidos en él y debe asegurarse que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare una planilla sumaria con los saldos que aparecen en los estados contables del ejercicio en estudio y del anterior y crúcelos con los registro del mayor y balances y determine sus variaciones.

2. Analice la conformación de los saldos con base en los libros auxiliares y verifique que su total es igual al registrado en la planilla sumaria, a partir de ellas efectúe el desarrollo del programa.

3. Examine las actas de la junta directiva sobre la entrada y salida de fondos para respaldar los cambios en la estructura del capital y obtenga copias de los documentos pertinentes.

4. Prepare un análisis de las cuentas del superávit y coteje los saldos del Estado de Balance General con el del período anterior.

5. Examine los documentos soportes de los registros de cada clase de superávit y asegúrese de la

171

adecuada corrección de los asientos. 6. Determine si existen restricciones con relación al superávit como consecuencia de requisitos de

obligaciones y relacione los asientos que deban considerarse para revelarse en los estados contables.

7. Examine las actas de la junta directiva relacionada con decisiones patrimoniales y verifique que ha dado cumplimiento a ellas y que los registros contables son los adecuados.

8. Verifique el ingreso y contabilización de las donaciones y del superávit de cualquier índole y determine que no existan cargos o abonos inapropiados

9. Verifique que las notas a los estados contables revelen la información adicional necesaria, y que correspondan a las explicaciones que las complementan.

10. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del estado de actividad financiera, económica y social con los demás estados contables básicos.

11. Realice los demás procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de este grupo.

5.4.3.3.2 Patrimonio Institucional

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Patrimonio – Patrimonio Institucional

- Aportes Sociales - Capital Suscrito y Pagado - Capital de Fondos Parafiscales - Capital Fiscal - Aporte en Especie - Prima en colocación de acciones, Cuotas o Partes de Interés social - Reservas - Dividendos y Participaciones Decretados en Especie - Excedentes Financieros Distribuidos (DB) - Resultado de Ejercicios Anteriores - Resultado del Ejercicio - Resultado del Ejercicio de Entidades en Proceso de Liquidación - Superávit por donaciones - Superávit por Formación de Intangibles - Superávit por Valorización - Superávit por el Método de Participación Patrimonial - Revalorización del Patrimonio - Patrimonio institucional Incorporado - Patrimonio de Entidades en Procesos Especiales - Recursos de Cofinanciación - Provisiones, Depreciaciones y Amortizaciones (DB)

2. OBJETIVOS 2.1. DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENT0 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

Determinar: 1. La conformación del Patrimonio Institucional dentro

de cada una de las cuentas que lo integran. 2. Que el proceso contable afecta este grupo,

contemple las Normas y Principios de Contabilidad Pública y demás normas legales del ente público.

3. Si las reservas que hacen parte del patrimonio, fueron creadas con base en parámetros legales o estatutarios.

Determinar: 1. La conformación del Patrimonio

Institucional, teniendo en cuenta los aportes en dinero y en especie, o en su defecto por incrementos patrimoniales que pueda suceder por procesos de capitalización de utilidades. (Exactitud, Totalidad y Revelación)

2. Que el efecto por el aumento neto de los

172

4. El efecto del resultado del ejercicio, presentado en los Estados Contables originados por el proceso de las operaciones realizadas por el ente público durante el período.

5. Que el registro de la cuenta revalorización del patrimonio se lleva de acuerdo al incremento patrimonial por concepto de la aplicación de los ajustes parciales por inflación y de acuerdo con las normas legales vigentes.

activos dentro del patrimonio institucional, se haya hecho teniendo en cuenta, avalúos o estimaciones basadas en criterios y normas de reconocido valor técnico. (Totalidad, Exactitud e Integridad)

3. Que las valorizaciones de los activos han sido determinadas de conformidad con las prescripciones legales, debidamente contabilizadas y presentadas en el balance. (Presentación y Revelación)

4. Que el registro del capital autorizado y pagado, se encuentre bien clasificado y representado en el Estado de Balance General. (Presentación y Revelación)

5. Que los dividendos y participaciones decretadas, correspondan al valor apropiado de las ganancias acumuladas mientras se hace la correspondiente emisión de las acciones, cuotas o partes de interés social. (Totalidad, Exactitud y Revelación)

6. Que el superávit por donación, corresponda al valor de los fondos, bienes o títulos recibidos en donación, así mismo que se hayan registrado con base en su valor comercial. (Presentación y revelación)

7. Que el ajuste parcial por inflación, se haya calculado con base en el PAAG correspondiente. (Revelación y exactitud).

3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA

Consultar PGCP, resoluciones, circulares y conceptos de la CGN.

Este grupo debe incluir los aportes en dinero o especie recibidos de personas naturales, entes públicos y/o privados y se deber verificar:

1. Que se registren los incrementos patrimoniales que suceden por procesos de capitalización de utilidades, resultados o reservas.

2. Que los criterios técnicos sobre Reservas, Superávit y Revalorización del patrimonio deben ser acordes con las normas vigentes aplicables a los entes públicos.

3. Que los aportes otorgados y desembolsados para su creación y desarrollo de los Establecimientos Públicos esté de acuerdo con las disposiciones legales.

4. Que el mayor valor cancelado sobre el valor nominal o sobre el costo de los aportes o acciones constituya una prima en colocación de acciones, lo que origina un incremento patrimonial.

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5. Que el valor apropiado de las ganancias para emisión de acciones, cuotas o aportes de interés social y traslados en las cuentas patrimoniales, hacen parte de los dividendos y participaciones decretadas en conformación del Patrimonio Institucional.

6. Que el capital pagado de los entes públicos debe reconocerse y registrarse en le momento de ser recibidos los aportes.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

1. Se facilitan operaciones fraudulentas por falta de autorizaciones. 2. El patrimonio Institucional del ente público se afecta por no contar con estudios técnicos y/o

incumplimiento de normas legales vigentes y estatutarias. 3. Se desconoce el número de acciones, cuotas o partes de interés social que posee cada persona

y se impide identificar en forma inmediata las que se encuentran en circulación. 4. Se presenta subestimación del patrimonio por la no aplicación oportuna de los ajustes parciales

por inflación. 5. Se afecta la presentación del patrimonio y los estados contables. 6. Se presenta sobrevaloración del Patrimonio.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO 6.1 GENERALIDADES 6.2 AUTORIZACIÓN

1. Los incrementos patrimoniales originados en los procesos de capitalización de utilidades están basados en normas especiales del ente público ?

2. El valor del capital autorizado, aportes otorgados y desembolsos en desarrollo del ente público, cumple con las disposiciones legales que regulan su creación ?

3. Las reservas constituidas por el ente público, son destinadas a satisfacer requerimientos legales o estatutarios para fines específicos y justificados?

4. El capital autorizado y los aumentos posteriores han sido aprobados por la Junta Directiva del ente público ?

5. Los incrementos por valorizaciones de las Inversiones, Propiedad Planta y Equipo, y otros activos están basados en criterios y normas, de reconocido valor técnico ?

6.3 REGISTRO Y CONTROL 6.4 CUSTODIA Y ACCESO

6. Tiene el ente público para cada clase de acciones, cuotas o partes de interés social un registro de beneficiarios y se consolida y verifica periódicamente con la cuenta control del libro mayor por un funcionario diferente al encargado de la custodia?

Determinar pertinencia

6.5 RESPONSABILIDADES

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7. Se han presentado ajustes y reclasificaciones a las cuentas de Patrimonio ?

8. Se registra el resultado del ejercicio de acuerdo a su naturaleza en la correspondiente cuenta ?

9. El registro de la cuenta revalorización del patrimonio se lleva de acuerdo al incremento patrimonial y por la aplicación de los ajustes parciales por inflación ?

10. El Superávit donado se registra por el valor de los fondos, bienes o títulos recibidos en dinero, especie y derechos ?

11. Las reservas constituidas por el ente público están fundamentadas en normas vigentes, estatutarias o por decisión de la Junta o Consejo Directivo ?

Determinar pertinencia

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

El auditor discutirá en detalle con el equipo de trabajo los objetivos del programa y los pagos contenidos en él, asegurándose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

1. Prepare una planilla sumaria que descomponga el grupo de Patrimonio Institucional por cada una de las cuentas que lo integran, e incluir saldos anteriores y actuales de acuerdo a los registros del ente público.

2. Selectivamente tome los movimientos de las cuentas y confronte las partidas registradas en los libros del Grupo de Patrimonio Institucional contra los documentos que lo soportan.

3. Realice seguimiento sobre las decisiones tomadas por la administración con respecto a las observaciones y recomendaciones de la auditoría anterior. Con base en los resultados seleccione una muestra de la cuenta en estudio y desarrolle los procedimientos.

4. Examine como está conformado el patrimonio institucional del ente público por el año auditado y analice su incremento respecto al periodo anterior.

5. Profundice el punto anterior mediante análisis efectuado a cada una de las cuentas que hacen parte de este grupo, con el fin de validar la propiedad que tiene el ente público sobre su valor relacionado en los estados contables.

6. Determine si el control establecido para las acciones y cuotas o partes de interés social, tienen la información necesaria para facilitar su identificación y sus beneficiarios.

7. Analice los registros por valorizaciones y verifique que los porcentajes aplicados a estos, estén basados en criterios y normas de reconocido valor técnico.

8. Verifique la base aplicada en el cálculo de los ajustes parciales por inflación que afecte la cuenta de Patrimonio Institucional.

9. Analice las diferencias establecidas en el proceso de conciliación de saldos por las transacciones efectuadas entre entes públicos, con el fin de verificar el movimiento débito en el patrimonio.

10. Verifique que las reservas patrimoniales se efectúan con base en parámetros legales o estatutarios. 11. Examine la documentación comprobatoria de todos los débitos y créditos a cada clase de superávit y

asegúrese de la corrección de los asientos. 12. Examine las actas de asamblea de accionistas para comprobar los dividendos decretados y

determine si han sido pagados o incluidos en el pasivo. 13. Determine si existen restricciones en relación con cualquier clase de superávit como consecuencia

de los requisitos de emisión de las obligaciones o bonos y relacione los asuntos que deban considerarse para revelarse en los estados contables.

14. Indague sobre las decisiones tomadas por la administración con respecto a las observaciones y recomendaciones de la visita anterior. Con base en los resultados seleccione una muestra de la cuenta en estudio y desarrolle los procedimientos que se describen. La muestra no deben incluir operaciones seleccionadas en otros programas.

15. Determine la razonabilidad de las variaciones del punto anterior.

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16. Examine las actas de la junta directiva o de socios y de la asamblea general y de accionistas, relacionadas con decisiones patrimoniales y verifique que se ha dado cumplimiento y que los registros contables son los adecuados.

17. Determine si a habido readquisición de acciones propias, verifique si el producto de las reservas y si la custodia y controles a que están sujetas son los más adecuados. De igual forma establezca que no se hallan pagado dividendos sobre estas acciones.

18. Determine si se ha producido cancelación de dividendos con acciones y su registro de contabilización son los adecuados.

19. Determine si el control establecido para las acciones y cuotas partes sociales tienen la información necesaria para facilitar su identificación y sus beneficiarios.

20. Solicite y presencie la práctica de arqueo a las acciones que no han sido suscritas o canceladas y detalle número, serie, valor unitario, característica de la acción, monto total, beneficiario y preferencias.

21. Verifique el ingreso y aplicación contable a los fondos provenientes por venta y prima en colación de acciones, etc.

22. Verifique el ingreso y contabilización de las donaciones, superávit de cualquier índole y determine que no existen cargos o abonos inapropiados.

23. Determine si la base tomada para reparticipación de dividendos o utilidades es la apropiada y está de conformidad con las disposiciones o decisiones tomadas.

24. Examine el procedimiento y documento fuente que ha originado la repartición de los dividendos o utilidades y que estas sean de conformidad con la legislación aplicable.

25. Verifique que las notas a los estados contables revelen la información adicional necesaria y que correspondan a las explicaciones que las complementan.

26. Analice, cruce y verifique la información del Estado de Balance General y del Estado de Actividad Financiera, Económica y Social con lo demás estados contables básicos.

27. Realice los demás procedimientos que crea necesarios con el fin de verificar la razonabilidad de este grupo.

28. Efectúe una revisión y seguimiento de las estipulaciones de las escrituras de constitución, de los estatutos y de los contratos de préstamos que restringen el pago de dividendos.

29. Realice una revisión y seguimiento a los registros de la cuenta Superávit por Valorización, los que representan valores acumulados que el ente público ha recibido de personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras por concepto de donaciones en dinero, bienes tangibles y títulos valores o por el aumento neto del valor que los activos determinados por estimaciones basadas en criterios y normas de reconocido valor técnico.

5.4.4 Auditoria de Ingresos

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Ingresos

- Ingresos Fiscales - Venta de Bienes - Venta de Servicios - Transferencias - Otros Ingresos

2. OBJETIVOS Establezca los objetivos que persigue en la línea de auditoria de Ingresos, recuerde que estos están relacionados con lo que se pretende evaluar o buscar al realizar la auditoría, que puede estar relacionado con el comportamiento de los ingresos durante la vigencia; los reconocimientos, recaudos, participación de los ingresos con destinación específica frente al total de los ingresos, índices de evasión, reconocimientos y recaudos de la actual vigencia con relación a vigencias anteriores, soportes, clases de contribuyentes, faltantes, mecanismos de recaudo, cumplimiento y

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actualización de las normas, comportamiento del control interno, calidad de los registros, entre otros aspectos.

2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

Establezca las pruebas de cumplimiento, teniendo en cuenta que:

Son procedimientos de auditoría, cuyo objetivo principal es determinar y comprobar la efectividad del sistema del control interno que la entidad contable pública haya implementado, de tal manera que deben ser verificadas en el momento de de analizar las pruebas por lo tanto en el momento de analizar las pruebas, con el fin de establecer si los procedimientos son adecuados y aplicando de manera correcta..

Determine las pruebas sustantivas, bajo las siguientes consideraciones: Son pruebas que diseña el auditor con el objeto de conseguir evidencias referidas a la información financiera auditada. Están relacionadas con la integridad, la exactitud y la validez de la información financiera auditada. Los procedimientos sustantivos intentan dar validez y fiabilidad a toda la información que generan los estados contables y en concreto a la exactitud monetaria de las cantidades reflejadas en los estados financieros.

3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA

Establezca las normas, disposiciones, procesos, procedimientos, guías y buenas prácticas aplicables a los Ingresos. En especial tenga en cuenta el Plan General de Contabilidad Pública, resoluciones, circulares externas y conceptos, expedidos por la CGN.

Consulte las Guías de Auditoria expedidas para las Contralorías nacional y territoriales.

Estos criterios constituyen parámetros razonables frente a los cuales deben evaluarse la obtención de bienes y servicios, la prevención de riesgos de desviación de recursos, las prácticas administrativas, los sistemas de control e información y, los procesos y procedimientos operacionales observados.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

Determine los riesgos identificados en la evaluación de control interno, relacionados la auditoria a los ingresos.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO Tiene relación con la evaluación de los mecanismos de control inherentes a los Ingresos y la determinación de su efectividad.

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Establezca un conjunto de pasos secuenciales y lógicos para atender el cumplimiento de los objetivos propuestos en la evaluación de los Ingresos. Incluye la aplicación de técnicas de auditoría que le permiten al auditor fundamentar sus opiniones y conceptos. Las técnicas entre otras, pueden ser: Escrita, Verbal, Física, Ocular y Documental. 5.4.3.5 Auditoría de Gastos

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

Gastos

- De Administración - De Operación - Provisiones, depreciaciones y Amortizaciones

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- Transferencias - Gasto Público Social - Operaciones Interinstitucionales - Otros Gastos

2. OBJETIVOS Establezca los objetivos que persigue en la línea de auditoria de Gastos, recuerde que estos están relacionados con lo que se pretende evaluar o buscar al realizar la auditoría, que puede estar relacionado con el comportamiento de los gastos durante el periodo a auditar; los reconocimientos, pagos, participación de los renglones de gastos frente al total de los gastos, monto de gastos con relación a vigencias anteriores, soportes, clases de beneficiarios de pagos, pagos sin el lleno de requisitos legales, cumplimiento y actualización de las normas, comportamiento del control interno, calidad de los registros, entre otros aspectos.

2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2. DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

Establezca las pruebas de cumplimiento, teniendo en cuenta que:

Son procedimientos de auditoría, cuyo objetivo principal es determinar y comprobar la efectividad del sistema del control interno que la entidad contable pública haya implementado, de tal manera que deben ser verificadas en el momento de de analizar las pruebas por lo tanto en el momento de analizar las pruebas, con el fin de establecer si los procedimientos son adecuados y aplicando de manera correcta.

Determine las pruebas sustantivas, bajo las siguientes consideraciones: Son pruebas que diseña el auditor con el objeto de conseguir evidencias referidas a la información financiera auditada. Están relacionadas con la integridad, la exactitud y la validez de la información financiera auditada. Los procedimientos sustantivos intentan dar validez y fiabilidad a toda la información que generan los estados contables y en concreto a la exactitud monetaria de las cantidades reflejadas en los estados financieros.

3. FUENTES DE CRITERIO: 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA:

Establezca las normas, disposiciones, procesos, procedimientos, guías y buenas prácticas aplicables a los Ingresos. En especial tenga en cuenta el Plan General de Contabilidad Pública, resoluciones, circulares externas y conceptos, expedidos por la CGN. Consulte las Guías de Auditoria expedidas para las Contralorías nacional y territoriales

Determine los criterios que constituyen parámetros razonables frente a los cuales deben los reconocimientos, registros y pago de gastos, la prevención de riesgos de desviación de recursos, las prácticas administrativas, los sistemas de control e información y, los procesos y procedimientos operacionales observados.

5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

Determine los riesgos identificados en la evaluación de control interno, relacionados la auditoria a los gastos.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO Tiene relación con la evaluación de los mecanismos de control inherentes a los Ingresos y la determinación de su efectividad.

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7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Establezca un conjunto de pasos secuenciales y lógicos para atender el cumplimiento de los objetivos propuestos en la evaluación de los gastos. Incluye la aplicación de técnicas de auditoría que le permiten al auditor fundamentar sus opiniones y conceptos. Las técnicas entre otras, pueden ser: Escrita, Verbal, Física, Ocular y Documental.

5.4.3.6 Auditoria a las Cuentas de Orden Deudoras

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS - Derechos Contingentes - Deudoras Fiscales - Deudoras de Control - Deudoras por el contrario (CR)

2. OBJETIVOS Establezca los objetivos que persigue en la línea de auditoria de Gastos, recuerde que estos están relacionados con lo que se pretende evaluar o buscar al realizar la auditoría, que puede estar relacionado con el comportamiento de los gastos durante el periodo a auditar; los reconocimientos, pagos, participación de los renglones de gastos frente al total de los gastos, monto de gastos con relación a vigencias anteriores, soportes, clases de beneficiarios de pagos, pagos sin el lleno de requisitos legales, cumplimiento y actualización de las normas, comportamiento del control interno, calidad de los registros, entre otros aspectos.

2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

Establezca las pruebas de cumplimiento, teniendo en cuenta que: Son procedimientos de auditoría, cuyo objetivo principal es determinar y comprobar la efectividad del sistema del control interno que la entidad contable pública haya implementado, de tal manera que deben ser verificadas en el momento de de analizar las pruebas por lo tanto en el momento de analizar las pruebas, con el fin de establecer si los procedimientos son adecuados y aplicando de manera correcta.

Determine las pruebas sustantivas, bajo las siguientes consideraciones: Son pruebas que diseña el auditor con el objeto de conseguir evidencias referidas a la información financiera auditada. Están relacionadas con la integridad, la exactitud y la validez de la información financiera auditada. Los procedimientos sustantivos intentan dar validez y fiabilidad a toda la información que generan los estados contables y en concreto a la exactitud monetaria de las cantidades reflejadas en los estados financieros.

3. FUENTES DE CRITERIO 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA:

Establezca las normas, disposiciones, procesos, procedimientos, guías y buenas prácticas aplicables a los Ingresos. En especial tenga en cuenta el Plan General de Contabilidad Pública, resoluciones, circulares externas y conceptos, expedidos por la CGN. Consulte las Guías de Auditoria expedidas para las Contralorías nacional y territoriales

Determine los criterios que constituyen parámetros razonables frente a los cuales deben los reconocimientos, registros y pago de gastos, la prevención de riesgos de desviación de recursos, las prácticas administrativas, los sistemas de control e información y, los procesos y procedimientos operacionales observados.

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5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

Determine los riesgos identificados en la evaluación de control interno, relacionados la auditoria a los gastos.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO Tiene relación con la evaluación de los mecanismos de control inherentes a la línea que se audita y la determinación de su efectividad.

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Consiste en establecer un conjunto de pasos secuenciales y lógicos para atender el cumplimiento de los objetivos propuestos en la evaluación de los gastos. Incluye la aplicación de técnicas de auditoría que le permiten al auditor fundamentar sus opiniones y conceptos. Las técnicas entre otras, pueden ser: Escrita, Verbal, Física, Ocular y Documental.

5.4.3.7 Auditoria a las Cuentas de Orden Acreedoras

1. DENOMINACIÓN LÍNEA DE AUDITORÍA

CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

- Responsabilidades Contingentes - Acreedoras Fiscales - Acreedoras de Control - Acreedoras por Contra (DB)

2. OBJETIVOS Establezca los objetivos que persigue en la línea de auditoria de las Cuentas de Orden Acreedoras, recuerde que estos están relacionados con lo que se pretende evaluar o buscar al realizar la auditoría.

2.1 DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 2.2.DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

Establezca las pruebas de cumplimiento, teniendo en cuenta que:

Son procedimientos de auditoría, cuyo objetivo principal es determinar y comprobar la efectividad del sistema del control interno que la entidad contable pública haya implementado, de tal manera que deben ser verificadas en el momento de de analizar las pruebas por lo tanto en el momento de analizar las pruebas, con el fin de establecer si los procedimientos son adecuados y aplicando de manera correcta.

Determine las pruebas sustantivas, bajo las siguientes consideraciones: Son pruebas que diseña el auditor con el objeto de conseguir evidencias referidas a la información financiera auditada. Están relacionadas con la integridad, la exactitud y la validez de la información financiera auditada. Los procedimientos sustantivos intentan dar validez y fiabilidad a toda la información que generan los estados contables y en concreto a la exactitud monetaria de las cantidades reflejadas en los estados financieros.

3. FUENTES DE CRITERIO: 4. CRITERIOS DE AUDITORÍA:

Establezca las normas, disposiciones, procesos, procedimientos, guías y buenas prácticas aplicables a los Ingresos. En especial tenga en cuenta el Plan General de Contabilidad Pública, resoluciones, circulares externas y conceptos, expedidos por la CGN. Consulte las Guías de Auditoria expedidas para las Contralorías nacional y territoriales

Determine los criterios que constituyen parámetros razonables frente a los cuales deben los reconocimientos, registros y pago de gastos, la prevención de riesgos de desviación de recursos, las prácticas administrativas, los sistemas de control e información y, los procesos y procedimientos operacionales observados.

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5. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CONTROL

Determine los riesgos identificados en la evaluación de control interno, relacionados la auditoria a los gastos.

6. EVALUACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL INTERNO Tiene relación con la evaluación de los mecanismos de control inherentes a la línea que se audita y la determinación de su efectividad.

7. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Consiste en establecer un conjunto de pasos secuenciales y lógicos para atender el cumplimiento de los objetivos propuestos en la evaluación de los gastos. Incluye la aplicación de técnicas de auditoría que le permiten al auditor fundamentar sus opiniones y conceptos. Las técnicas entre otras, pueden ser: Escrita, Verbal, Física, Ocular y Documental.

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