Guía de Aprendizaje.

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA

INFORMÁTICA PARA OFICINAS

GUÍA DE APRENDIZAJE

PROGRAMA DE DESARROLLO EDUCATIVO

MMÓÓDDUULLOO:: SSOOFFTTWWAARREE PPAARRAA

OOFFIICCIINNAASS

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA LIC. RAÚL S. ALEMÁN SALAZAR DIRECTOR GENERAL ING. ANA LILIA MARTÍNEZ MUÑOZ DIRECTORA DE PLANEACIÓN ACADÉMICA Edición, agosto de 2012 Diseñado por: Lic. Ricardo López Navarro

Lic. Norma Vázquez Armas La presente edición es propiedad del Colegio de Bachilleres del Estado de Baja California, prohibida la reproducción total o parcial de esta obra. En la realización del presente material, participaron: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES EDUCATIVAS, Teresa López Pérez; COORDINACIÓN DE EDICIÓN, Roque Juan Soriano Moreno; EDICIÓN, Elvia Munguía Carrillo / Paola A. Macías García.

PRESENTACIÓN INSTITUCIONAL

Impartir educación de calidad del nivel medio superior, con un enfoque humanista, propedéutico y de capacitación para el trabajo, dentro de un ambiente que fomente los valores universales, la creatividad y la efectividad de las actividades académicas, deportivas, sociales y culturales; con el propósito de alcanzar la excelencia, la formación integral del educando y la consolidación de nuestra Institución como un sistema educativo de vanguardia, es nuestra Misión. Para lograrla son múltiples las acciones que día a día realiza el personal docente, administrativo y técnico del Colegio, quienes con el liderazgo y entrega de la Dirección General suman esfuerzos para mantener la calidad del servicio educativo que proporcionamos a los jóvenes de Baja California, mejorándola continuamente. Comprometidos así, conscientes de la dificultad que existe para que nuestros alumnos tengan acceso a una bibliografía suficiente y pertinente al entorno económico y social que viven y les rodea, es que la Institución, con el afán de que todos los jóvenes dispongan oportunamente de materiales didácticos y bibliográficos modernos y adecuados para el mejor desarrollo de los programas de las asignaturas del Plan de Estudios y con el apoyo otorgado por el Gobierno Federal a través de la Secretaría de Educación Pública y el Gobierno del Estado, ponemos a la disposición de los estudiantes, textos como el que presentamos en esta ocasión, aprovechando así, la experiencia de sus docentes para fortalecer el proceso enseñanza-aprendizaje y lograr el acceso a la excelencia educativa que pretendemos. Este material que desea fortalecer el componente de formación para el trabajo, tiene la intención de brindar elementos para la práctica enseñanza-aprendizaje y es producto de un gran esfuerzo institucional que conjuga la participación de los docentes en el diseño, del personal de la Dirección de Planeación Académica en la revisión técnica y edición, y de la Dirección Administrativa a través de la Unidad de Diseño Gráfico e Imprenta en su impresión, reproducción y distribución a todos los planteles.

Í N D I C E

INTRODUCCIÓN SUBMÓDULO 1: UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO ........................................................................ 1 SUBMÓDULO 2: UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DECÁLCULO ............. 71 SUBMÓDULO 3: UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN EN LA ELABORACIÓN DE BASES DE DATOS ................................................................... 147 BIBLIOGRAFÍA: ................................................................................ 227

Módulo

Introducción En la dinámica laboral actual se presenta una creciente automatización de los procesos

de la información, lo que genera la necesidad de desarrollar las competencias necesarias para resolver la problemática que este contexto demanda.

La capacitación en Informática para Oficinas te proporciona las herramientas necesarias para que adquieras conocimientos y desarrolles habilidades y destrezas, así como una actitud responsable que te permita incursionar en los sitios de inserción laboral en el ámbito de la Informática, de manera exitosa. Así mismo, podrás desarrollar competencias relacionadas, principalmente, con la participación en los procesos de comunicación en distintos contextos, la integración efectiva a los equipos de trabajo y la intervención consciente, desde tu comunidad en particular, en el país y el mundo en general, todo con apego al cuidado del medio ambiente.

La capacitación se inicia en el tercer semestre, con el módulo Software para Oficinas, que te permite adquirir las competencias para elaborar documentos de texto, hojas de cálculo y bases de datos, mediante el empleo de programas de cómputo.

En el módulo de cuarto semestre, Configuración y Mantenimiento de Computadoras, desarrollarás las competencias: Instalar y configurar componentes físicos y lógicos de una computadora, aplicar mantenimiento a los componentes lógicos y físicos de una computadora, instalar y configurar una red de área local para compartir recursos de hardware y software y administrar los recursos y detectar los problemas de una red de cómputo.

Con el módulo de quinto semestre, Creación y Edición de Objetos, desarrollarás las competencias: Utilizar software de aplicación para elaborar presentaciones electrónicas, para editar imágenes y para elaborar animaciones de objetos y videos.

Con el módulo denominado Páginas Web, que corresponde al sexto semestre, desarrollarás las competencias: Diseñar páginas Web en lenguaje HTML, utilizar software de

aplicación para el diseño de páginas Web, publicar páginas Web y establecer comunicación vía Internet.

Todas estas competencias te dan la posibilidad de que al egresar, te incorpores al mundo laboral o desarrolles procesos productivos independientes, de acuerdo con tus intereses profesionales o las necesidades en tu entorno social.

La capacitación se compone de cuatro módulos, el primer módulo consta de tres

submódulos, el segundo consta de cuatro submódulos, el tercero tres submódulos y el último consta de tres submódulos. Todos los módulos tienen una duración de 112 horas, dando un total de 448 horas para toda la capacitación de Informática para Oficinas.

El mapa de la capacitación está compuesto por módulos y submódulos, los cuales se

dividen de la siguiente manera:

3ER. SEMESTRE 4TO. SEMESTRE 5TO. SEMESTRE 6TO. SEMESTRE MÓDULOS

Software para oficinas

(112 hrs.)

Configuración y mantenimiento de

computadoras (112 hrs.)

Creación y edición de objetos (112 hrs.)

Páginas web (112 hrs.)

SUBMÓDULOS

Utilizar software de aplicación para

elaborar documentos de texto. (32 Hrs.)

Instalar y configurar componentes físicos

y lógicos de una computadora.

(40 Hrs.)


elaborar presentaciones

electrónicas. (24 Hrs.)

Diseño de páginas Web en HTML

(48 hrs.) Aplicar

mantenimiento a los componentes lógicos

y físicos de una computadora.

(40 Hrs.)


elaborar hojas de cálculo. (40 Hrs.)

Instalar y configurar una red de área local

para compartir recursos de hardware

y software. (16 Hrs.)

Utilizar software de aplicación para editar

imágenes. (40 Hrs.)

Utilizar software de aplicación para el diseño de páginas

Web. (48 Hrs.)


elaborar bases de datos.

(40 Hrs.)

Administrar los recursos y detectar

los problemas de una red de cómputo.

(16 Hrs.)


elaborar animaciones de objetos y videos.

(48 Hrs.)

Publicar páginas Web y establecer

comunicación vía Internet (16 Hrs.)

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Submódulo PROPÓSITO: Al término del módulo, el alumno será competente para adaptar las

características de la aplicación del procesador de textos a la forma de trabajo que se requiera y para implementar operaciones automatizadas en la elaboración de documentos de texto.

COMPETENCIAS: 1. Adaptar las características de la aplicación de la hoja de cálculo a la

forma de trabajo del usuario. 2. Implementar operaciones automatizadas en la elaboración de

documentos de texto.

CONTENIDOS:

1.1 Cambiar las opciones del procesador de textos. 1.2 Utilizar hipervínculos para trasladar el cursor al destino requerido cuando es

seleccionado. 1.3 Crear estilos que correspondan al formato requerido. 1.4 Generar documentos de correspondencia, conteniendo información de la fuente de datos

en los campos de combinación utilizados. 1.5 Diseñar documentos, utilizando las herramientas de plantillas. 1.6 Insertar referencias en los documentos. 1.7 Insertar comentarios en los documentos.

Utilizar Software de Aplicación para Elaborar Documentos de Texto

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ACTIVIDAD 1 Lee el texto “Introducción” para que posteriormente realices un resumen. INTRODUCCIÓN

Un procesador de textos (también conocido como procesador de palabras), es una aplicación en la que podemos crear escritos, modificarlos, guardarlos, recuperarlos e imprimirlos por medio de una computadora.

Tiene la capacidad de hacer con el texto escrito diferentes cosas, tales como modificar

el tipo y tamaño de letra, insertar objetos gráficos, así como corregir la ortografía e incluso la gramática de dicho texto, sin mencionar muchas de las capacidades que brindan los diferentes programas dedicados a esto.

Actualmente, existen diferentes procesadores de textos, algunos de ellos tenemos que

instalarlos en nuestro equipo, como Microsoft Office Word, OpenOffice Writer, Lotus Wordpro o Corel Word Perfect, otros los encontramos en línea, tal es el caso de Google Docs, Zoho Writer, ThinkFree, y otros más que podemos encontrar al navegar en Internet.

WORD 2007

Dada su popularidad y que a la fecha sigue siendo el procesador de textos más

utilizado, nos enfocaremos en el estudio de Microsoft Office Word en su versión 2007, misma que tiene muchas innovaciones con respecto a su antecesor, la versión 2003.

En los últimos meses, se ha estado dando la transición de la versión de Word 2003 a

Word 2007, la cual se está dando tanto en empresas como en instituciones educativas. Este cambio ha generado un cambio significativo que ha hecho que muchos se resistan a la actualización.

En realidad son pocas las diferencias:

Se sustituyen los menús y barras de herramientas por lo que conoceremos como Cinta.

El formato default tiene otro tipo de letra y los documentos se guardan en una nueva forma que no es compatible con versiones anteriores (.docx, mientras que las anteriores es .doc).


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Las pantallas que te mostraremos a continuación pueden no coincidir exactamente con las que verás en tu computadora, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, tal y como se verá más adelante.

Botón Office

Ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Word, abre el menú principal y contiene opciones que están disponibles con todas las pestañas de la cinta de opciones.

Cinta de opciones

Esta cinta, también llamada “banda”, agrupa las herramientas por tareas y muestra los comandos que se usan más a menudo.

Cuenta con tres elementos básicos:

Las pestañas o fichas. Son las que están visibles en la parte superior de la cinta. Se forman por diversos grupos.

Los grupos. Están en la parte baja de la cinta, cada grupo contiene una variedad de comandos.

Los comandos. Son los botones que forman a cada grupo. En cada grupo puedes observar una marca en la parte inferior derecha, donde al darle

clic se abrirá un cuadro de diálogo referente a los temas que hace referencia a cada grupo. Pestaña Inicio. Observa que contiene cinco secciones identificadas en la parte inferior:

Portapapeles, Fuente (tamaño de letra, tipo de letra, etc.), Párrafo (alineación de texto, separación entre líneas, sangría, etc.), Estilo y Edición (buscar texto, reemplazar, etc.). No como en anteriores versiones de Word donde cada parte de las recién nombradas, ocupaban una barra de herramientas aparte.

Observa que al presionar la marca inferior del grupo, aparece el cuadro de diálogo

similar al de versiones anteriores de Word.


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Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rápido para la tarea que se desea realizar. Una forma más fácil e intuitiva de utilizar las herramientas. Ya no existe el menú que al hacer clic, abre una lista de herramientas u opciones. Ahora todo está diseñado con iconos de acceso rápido.

La barra de herramientas de acceso rápido contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales, como Guardar, Deshacer, etc.

En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rápido y el botón Office, lo que antes era el menú Archivo, en esta nueva versión de Word, aparece como un botón redondo de color naranja con el logo de Office.


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Después de haber realizado la lectura, redacta tu resumen

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1.1 Cambiar las opciones del Procesador de Textos.

ACTIVIDAD 2

Ingresa a Word 2007, Abre la sección de “OPCIONES DE WORD” revisa el menú de opciones que te muestra y responde cada una de las preguntas que se te presentan.

Podemos personalizar la manera como trabajamos con Word, al entrar en las opciones de Word, que podrás encontrar al presionar el botón Office.

Te encontrarás con las ventanas correspondientes a lo siguiente: Más frecuentes. Cambia las opciones más populares de Word. Mostrar. Cambia el modo como se muestra el contenido del documento en la

pantalla y al imprimirlo. Revisión. Cambia el modo como Word corrige y aplica formato al texto. Guardar. Personaliza el respaldo de documentos. Avanzadas. Cambia las opciones avanzadas para trabajar con Word. Personalizar. Personaliza la barra de herramientas de acceso rápido y los métodos

abreviados de teclado. A continuación, una descripción de algunas de las opciones con las que cuenta Word,

tomando en cuenta el listado anterior.


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Más frecuentes

Cuando escribes en Word y seleccionas parte de una palabra o texto, aparece una minibarra con opciones de formato, aquí puedes decidir si aparece o no.

Para cuando trabajes con Macros, será necesario activar la ficha Programador. Es en esta sección donde lo podrás hacer.

En esta sección puedes hacer que cambie la apariencia de Word, modificando sus colores en Combinación de colores, está la típica combinación azul, o puedes elegir entre plata o negro.

Puedes cambiar la configuración del usuario así como el idioma de Word.

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Qué beneficios obtienes con realizar dichos cambios? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


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Cambiar el modo como se muestra el contenido del documento en la pantalla y al imprimirlo.

Mostrar

Puedes modificar las opciones de presentación de la página, como mostrar el espacio en blanco que se muestra en el diseño de impresión.

Puedes ver las tabulaciones, espacios, marcas de párrafo y otras marcas de formato en pantalla.

Puedes modificar lo que se imprimirá, como fondos, texto oculto, imágenes de fondo, etc.

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


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¿Qué beneficios obtienes con realizar dichos cambios? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Cambiar el modo como Word corrige y aplica formato al texto.

Revisión

Una de las características más utilizadas en los procesadores de textos es el corrector de ortografía, sin embargo; muchas veces nos confiamos en que no nos marca algunas palabras que están mal escritas porque Word las reconoce como correctas. Por ejemplo:

“La Revolución cambio al país”. Word no marcará la palabra “cambio” porque es una

palabra correctamente escrita en nuestro idioma, aunque en este caso debe llevar acento gráfico sobre la letra ´o´ para dar sentido a la frase: “La Revolución cambió al país”.


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En esta sección, puedes:

Cambiar las opciones de autocorrección

Hacer que Word no marque las palabras en mayúsculas

Omitir la ortografía en palabras que contengan números

Omitir las direcciones de Internet

Omitir las palabras repetidas

Cambiar otras opciones para ortografía y gramática

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Qué beneficios obtienes con realizar dichos cambios? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Personalizar la forma de guardar documentos.

Guardar


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Puedes guardar tus documentos en formato *.docx, o si lo requieres, guardarlos en formato *.doc para que los pueda leer cualquier computadora con versiones anteriores de MS Office Word.

Puedes cambiar la ubicación donde se guardan de forma predeterminada tus documentos.

Se puede cambiar también el tiempo de retardo para guardar información para autorecuperar información en caso de que sea necesario.


Personalizar las opciones avanzadas para trabajar con Word.

Avanzadas

Son muchas las opciones que podemos modificar en esta sección:

Las opciones de edición Al momento de cortar, copiar y pegar, podemos decidir si queremos mantener o no

el formato de origen Es aquí donde podemos decidir cuántos archivos queremos que “recuerde” Word


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Podemos hacer que aparezcan o no las barras de desplazamiento Hay opciones para cuando necesitamos imprimir


Personalizar la barra de herramientas de acceso y los métodos abreviados de teclado.

Personalizar


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En esta parte, podremos modificar el contenido de la barra de herramientas de acceso

rápido. Originalmente, Word contiene sólo los elementos para Guardar, Rehacer y Deshacer; pero hay algunas operaciones que realizamos con mayor frecuencia, por ejemplo: Vista preliminar e Impresión se tienen que añadir por separado.

Observa que en el listado de la izquierda están los comandos que puedes utilizar y a tu

derecha, los comandos actuales en la barra, puedes agregar o quitar según lo requieras. Puedes incluir separadores. Si no encuentras un comando, búscalo en Comandos disponibles, ahí se encuentran

agrupados. Puedes verificar y cambiar algunas combinaciones de teclas.



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ACTIVIDAD 3

Identifica en el siguiente diagrama, los elementos que componen la pantalla principal del Microsoft Word.

Coloca sobre cada una de las líneas en el diagrama de arriba, el número que le corresponda al elemento de la ventana, tomando en cuenta los datos que se presentan a continuación:

1.- Botón Office 7.- Botón maximizar o restaurar 2.- Regla 8.- Barra de herramientas de acceso rápido 3.- Barra de estado 9.- Zoom 4.- Botón minimizar 10.- Barra de título 5.- Cinta de opciones 11.- Botón cerrar 6.- Barra de desplazamiento 12.- Vistas de documento


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ACTIVIDAD 4

Elabora la siguiente práctica, apoyándote en esta guía de aprendizaje y tu profesor

1. Crea en tu memoria USB una carpeta con el nombre Software de aplicación. 2. Entra a Microsoft Word 2007. 3. Redacta 2 párrafos sobre el tema de tu elección. 4. Cambia márgenes a 2.5 izquierdo y derecho. 5. Cambia el color de fondo de pantalla a gris. 6. Agrega tus datos como usuario. 7. Verifica que el idioma del programa sea Español de México y de no ser así,

corrígelo. 8. Activa la opción para que aparezcan las páginas del documento de manera

continua. 9. Resalta el título del documento y activa la opción para que aparezca resaltado. 10. Escribe algunas direcciones de Internet o correo electrónico y desactiva la opción

para que no se pueda utilizar el vínculo. 11. Activa la opción para que aparezcan las marcas de párrafo, guiones y espacios. 12. Activa las opciones para que se corrija la ortografía. 13. Guarda el archivo en la carpeta Software de aplicación, creada en tu memoria

USB con el nombre OPCIONES POPULARES, en formato Word 2003. 14. Guarda nuevamente el archivo en tu memoria USB, en la misma carpeta que el

punto anterior con el nombre OPCIONES POPULARES 2, en formato Word 2007. 15. Explica brevemente, redactando en el cuaderno cuál es la finalidad de guardar el

archivo en un formato diferente.

Nota: Al momento de elegir el formato como se va a guardar el archivo, toma en cuenta que se deberá realizar desde las opciones de Word.

ACTIVIDAD 5

Realiza la práctica que se menciona a continuación, apoyándote en esta guía de aprendizaje y tu profesor

Retomando la práctica anterior, realiza los siguientes pasos:

1. Abrir el documento, trabajado anteriormente. 2. Agrega como encabezado el nombre y grupo del alumno. 3. Agrega como pie de página el número de página. 4. Copia y pega los párrafos anteriores en la parte inferior del documento. 5. Personaliza la barra de herramientas de acceso rápido, agregando cinco botones (los

más utilizados) y activa la opción de método abreviado.


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1.2 Utilizar hipervínculos para trasladar el cursor al destino requerido cuando es seleccionado.

ACTIVIDAD 6 Lee el texto “Hipervínculo” y posteriormente responde las preguntas que se te presentan

Hipervínculo

Un hipervínculo es un texto de color y subrayado en el que se hace clic para ir a una ubicación de un archivo, a otro archivo, o a una página HTML del World Wide Web o de una Intranet.

Insertar un hipervínculo que vaya a una ubicación en el documento actual

Para poder establecer un vínculo con un lugar del documento actual, se requiere la utilización de Marcadores.

¿Qué es un marcador? Un marcador es un elemento o una ubicación de un documento que se identifica y se le

asigna un nombre para futuras referencias. Los marcadores se utilizan para saltar rápidamente a una ubicación específica, en este caso, para que por medio de un hipervínculo podamos llegar a un punto específico de un documento sólo con presionar un botón del mouse.

¿Cómo se agrega un marcador? Para agregar un marcador, basta con seleccionar un elemento (el cual puede ser una

palabra o enunciado) o una ubicación (que puede ser el inicio de una página) y asignarle un nombre de marcador. Automáticamente, Word sabrá si seleccionó texto o sólo se posicionó en una ubicación.

1. Selecciona un elemento al que desees asignar un marcador o haz clic donde deseas insertar un marcador.

2. En la pestaña Insertar, busca el grupo Vínculos y haz clic en Marcador.


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3. En nombre del marcador: Escribe o selecciona un nombre.

4. Haz clic en agregar.

Nota: Los nombres de los marcadores deben comenzar por una letra y pueden incluir números; pero no espacios. No obstante, puedes utilizar el carácter de subrayado para separar palabras, por ejemplo: "Primer_título".

Mostrar los marcadores

Normalmente, los marcadores no son visibles en los documentos. No obstante, quizá desees mostrar los marcadores mientras trabajas en un documento. Word utiliza corchetes para representar marcadores alrededor de un elemento o un cursor en forma de I para representar un marcador en una ubicación. Los marcadores no se imprimen.

1. Al presionar el botón Office, entra a las Opciones de Word, y en la categoría Avanzadas, busca la sección Mostrar contenido de documento.

2. Activa la casilla de verificación Mostrar marcadores.


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Insertar hipervínculos

Ya sabemos cómo manejar Marcadores, ahora podemos continuar con hipervínculos.

1. En el documento actual, inserta un marcador en la ubicación a la que deseas ir o el número de marcadores que necesites.

2. Selecciona el texto o el objeto (puede ser una imagen) que deseas representar en el hipervínculo.

3. Haz clic en Hipervínculo del grupo Vínculos en la pestaña Insertar (en el mismo lugar de los Marcadores).

4. Abajo de Vincular a: haz clic en lugar de este documento. 5. En la lista, selecciona el marcador al que deseas vincular.

Nota: El texto que aparece en la parte superior, es el texto que se seleccionó para representar el hipervínculo. En caso de ser un objeto el seleccionado, no se apreciará ningún texto activo.

Insertar un hipervínculo que vaya a una ubicación específica en otro documento

1. Abre el archivo al que deseas ir e inserta un marcador.

2. Luego abre el archivo desde el que deseas establecer el vínculo y selecciona el texto o el objeto que quieres convertir en hipervínculo.

3. Abre el cuadro de diálogo Hipervínculo.

4. Abajo de Vincular a: haz clic en Archivo o página Web existente.

5. Busca y selecciona el documento con el que quieres establecer el vínculo.

6. Haz clic en Marcador... y selecciona el marcador que desees.


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Insertar un hipervínculo que vaya a una página Web

1. Selecciona el texto u objeto de dibujo que desees y abre el cuadro de diálogo Hipervínculo.

2. Haz clic en Archivo o página Web existente, abajo de Vincular a:

3. Selecciona el archivo al que deseas crearle el vínculo, o bien, puedes realizar cualquiera de las siguientes opciones:

Si conoces la dirección de una página Web existente, puedes escribirla directamente y Word creará automáticamente el vínculo (por ejemplo, al escribir http://www.cobachbc.edu.mx)

Puedes teclear la dirección de la página donde dice Escriba el nombre del archivo o de la página Web.

Si cuentas con conexión a Internet, puedes hacer clic en Página Web, cambiarte al navegador, abrir la página y regresar a Word.

Manipulación de hipervínculos

Se puede acceder a las opciones que tiene cada hipervínculo, posicionándote en él con el mouse, dando clic derecho aparecerá un cuadro de diálogo como el que se observa a la derecha. Para modificar el hipervínculo, sólo deberás seleccionar la opción Modificar hipervínculo… Es probable que no se quiera escribir la página de Internet, por lo que se puede sustituir por otro texto más corto o más entendible. En lugar de decir http://www.cobachbc.edu.mx puede decir Página del Colegio. Esto se puede hacer de la siguiente manera:


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1. Si ya tienes tu página escrita, entra a modificarla.

2. En la barra de texto: Escribe el texto que quieras que aparezca en vez de la página y da clic en Aceptar.

3. O bien, sobrescribiendo el texto del hipervínculo con el nuevo texto.

ACTIVIDAD 7

Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1.- ¿Qué entiendes por hipervínculo? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

2.- ¿Qué entiendes por marcador?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 3.- ¿En qué circunstancias utilizarías los marcadores en los documentos de Word? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________


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4.- ¿En qué circunstancias utilizarías los hipervínculos en los documentos de Word? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

5.- ¿Cuál es la diferencia entre un hipervínculo y un marcador?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

6. ¿Cuáles son los diferentes hipervínculos que puedes agregar en los documentos de Microsoft Word? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 8

Diseña el documento que se te pide a continuación, siguiendo las instrucciones que se te indican. Diseña un documento que sirva como catálogo musical donde establezcas los siguientes géneros musicales:

1. Balada 2. Pop 3. Rock 4. Ranchero 5. Reggaeton

En donde cada categoría te traslade por medio de un hipervínculo a una lista de 3 intérpretes correspondientes a su género, donde éste a su vez te proporcionará las alternativas para ver el video en Youtube y para enlazarte a un documento con la letra de la canción del video. Ejemplo:

Intérpretes 1. Cantante 1 Video Letra 2. Cantante 2 Video Letra 3. Cantante 3 Video Letra

Volver

Catálogo Musical 1. Balada 2. Pop 3. Rock 4. Ranchero 5. Reggaeton


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Verifica que los hipervínculos se trasladen correctamente a sus destinos, guarda el documento y espera a que el maestro lo revise. Nota: Durante la revisión, se te solicitará modificar un hipervínculo que consistirá en cambiar el video de un cantante, de preferencia de la misma canción. Finalmente, deberás eliminar alguno de tus hipervínculos que creaste.

1.3 Crear estilos que correspondan al formato requerido.

ACTIVIDAD 9

Realiza la lectura de “Estilos” y posteriormente responde las preguntas que se te presentan.

Estilos

Un estilo es un conjunto de formatos que están identificados por un nombre. La ventaja de utilizar estilos es que con un sólo clic se pueden aplicar varias características de formato al mismo tiempo.

Word 2007, cuenta con muchos estilos ya definidos de manera predeterminada, por ejemplo: el estilo Título 1 está compuesto por tamaño de letra de 16 puntos, fuente Arial, negrita y párrafo alineado a la izquierda.

Además, se pueden crear estilos personalizados con las características de formato que

necesitemos o deseemos. Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los títulos de nuestros

documentos, otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar algo importante del texto, etc. Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un diseño propio y nos permite trabajar más eficientemente.

Aplicar estilos

Para acceder a Estilos, podemos hacerlo desde la pestaña Inicio en el grupo de herramientas Estilo.

Desde allí, también se puede acceder al cuadro de diálogo Estilos, haciendo clic en el

botón que aparece en la esquina inferior derecha.


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En el grupo de herramientas, aparecen estilos

predeterminados que facilitan la tarea, simplemente selecciona el texto que deseas modificar y luego haz clic en el estilo deseado. Si haces clic en el botón , puedes ver la totalidad de estilos predefinidos.

Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento desde el cuadro de diálogo

Estilos, sólo tienes que seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos que se muestran en el panel Estilos.

Si haces clic en Borrar todo, el texto seleccionado volverá al estado original, es decir,

sin ningún tipo de formato. Si antes de aplicar un estilo no hemos seleccionado un texto, se aplicará el estilo al

texto que insertemos a partir de ese punto hasta que volvamos a cambiar el estilo. Los propios elementos de la lista muestran el estilo que representan, de esta forma se

puede ver el efecto que tiene el estilo que vamos a aplicar sobre el texto, para ello hacer clic en el cuadro de verificación Mostrar vista previa.

El botón Inspector de Estilos abre un cuadro de diálogo que permite observar el estilo aplicado, haciendo clic sobre cualquier parte del texto.


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Debajo puede observarse el botón Mostrar Formato .

En este panel se ven todos los elementos que componen el estilo, como el tipo de alineación, el tamaño de la fuente, etc. También podemos ver los atributos referentes al Párrafo, como la alineación, nivel de esquema, etc. Crear, modificar y borrar estilos Crear un estilo

Para crear un estilo de una manera fácil lo mejor es definir el estilo en una parte de nuestro documento. Para esto, debemos hacer clic en el botón Nuevo Estilo del panel Estilos, se abrirá el cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato, escribir el Nombre del nuevo estilo y pulsar Aceptar.

El cuadro de diálogo permite cambiar algunas de las

características del formato que tenemos definido hasta ese momento.


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En la imagen puedes observar que el estilo que vamos a definir tiene fuente Times New Roman, tamaño 12 y alineación a la izquierda. Si ahora quisiéramos añadir el estilo “negrita” no tendríamos más que hacer clic en el botón correspondiente.

Si prefieres crear un estilo desde la barra de formato es todavía más fácil, sólo tienes

que seleccionar el texto que contiene el formato y escribir el nombre del nuevo estilo en el cuadro de estilos y pulsar la tecla Enter.

Modificar un estilo Para modificar un estilo, debes ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que quieres

modificar, al hacer clic en el triángulo de la derecha se desplegará un menú con la opción Modificar estilo... Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar estilo que puedes ver en la imagen siguiente.

Aquí puedes modificar las características del formato que desees, para lo cual existen

unos botones con los elementos del formato más usuales, como son el tipo de fuente, el tamaño, negrita, cursiva, subrayado, color de fuente, alineación, interlineado, sangrías.


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Propiedades de los estilos Conocer estas opciones nos puede ayudar a sacar más provecho de los estilos:

Tipo de estilo:

Estilo basado en:

Estilo del párrafo siguiente:

Agregar a la lista de estilos rápidos

Actualizar automáticamente Tipo de estilo

El cuadro Tipo de estilo: admite cuatro valores: Párrafo, Carácter, Vinculado (párrafo y carácter), Tabla y Lista.

El tipo de estilo: Carácter afecta a caracteres y tiene definidas características como: el

tamaño de los caracteres, si están en cursiva, etc. Un estilo de tipo Carácter no puede contener características de formato párrafo, como la alineación, interlineado, etc. Por esto, esas características están deshabilitadas en el cuadro de diálogo. Cada tipo de estilo se distingue de los otros por un símbolo que aparece detrás de su nombre. El tipo carácter tiene como símbolo una "a" subrayada.

El tipo de estilo: Párrafo. Puede contener todas las características del estilo Carácter,

además, características del formato de párrafo, como interlineado, sangrías, etc. El tipo Párrafo tiene el siguiente símbolo que lo identifica: .

El tipo de estilo: Lista. Se aplica a las listas y puede contener características como el

cuadro "Iniciar en" donde se indica el número o letra en el que empezará la lista, fuente, estilo, sangrías, etc. El tipo Lista tiene como símbolo que lo identifica un icono en forma de lista.

El tipo de estilo: Tabla. Se aplica a las tablas y puede contener prácticamente todas

las características del estilo Carácter además, características de las tablas como: tipo de bordes, etc. El tipo Tabla tiene como símbolo que lo identifica un icono en forma de cuadrícula.

Estilo basado en: Al definir un estilo podemos utilizar otro estilo para basarnos en él.

De esta forma, el estilo tomará las características definidas para el estilo en el que nos basamos, más las nuevas que añadamos al definirlo. Esta posibilidad es muy útil ya que facilita definir varios estilos que se diferencian en pocos detalles, nos ahorramos definir muchas características. Según el tipo de estilo sea Párrafo, Carácter o Tabla aparecerán unos estilos u otros en el cuadro despegable "Estilo basado en".

Estilo del párrafo siguiente

Este cuadro sólo está disponible para el tipo de estilo Párrafo. Permite definir el estilo que tendrá el párrafo siguiente al estilo que estamos definiendo. Es decir, cuando estemos aplicando el estilo y pulsemos la tecla Enter dejará de aplicarse el estilo que hemos definido y


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se aplicará el que pongamos en "Estilo del párrafo siguiente". Esto se suele utilizar por ejemplo en los títulos en los que el párrafo siguiente será del estilo normal.

Agregar a la lista de estilos rápidos

Si no marcas esta casilla el nuevo estilo sólo estará disponible en el documento actual, si la marcas estará disponible en todos los documentos que utilicen la plantilla actual.

Si la plantilla actual es la plantilla Normal, el nuevo estilo estará disponible también en

los nuevos documentos que se creen. Ya que los documentos nuevos se crean utilizando la plantilla Normal. Los documentos que existían antes de agregar a la plantilla no tendrán accesible el nuevo estilo, sólo está accesible para los nuevos documentos. Si queremos que un documento tenga acceso a un estilo creado después debemos hacerlo con el Organizador. Actualizar automáticamente

Word vuelve a definir automáticamente el estilo cada vez que se modifique manualmente el estilo. Además aplica la modificación a todos los párrafos del documento actual que tengan ese estilo.

Borrar un estilo

Para borrar un estilo debes ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que quieres borrar, al seleccionar el triángulo que aparece en esa pantalla, se desplegará un menú con la opción Eliminar. Al eliminar un estilo, desaparecerá el formato correspondiente de los párrafos que tuvieran aplicado ese estilo.

ACTIVIDAD 10


1.- ¿Qué entiendes por estilo en el Procesador de Textos Microsoft Word? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

2.- ¿En qué circunstancias utilizarías los estilos en los documentos de Word? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________


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3.- ¿Cuándo crees que sería necesario crear tus propios estilos en Microsoft Word? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

4.- ¿Cuáles tipos de estilos puedes definir o crear en Microsoft Word?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 11

Realiza la siguiente práctica en la computadora, tomando en cuenta las instrucciones que se te indican y auxiliándote de la guía y del profesor. Captura el siguiente texto:

Procesador de textos Un procesador de textos es una aplicación informática que nos permite elaborar documentos de texto y aplicar diferentes formatos de una manera profesional y con calidad. Así mismo, nos brinda la posibilidad de insertar diferentes objetos como tablas, imágenes, gráficas, archivos, sonidos, etc. Utiliza los estilos predefinidos siguientes:

1. Al título del texto le aplicarás estilo título. 2. Al cuerpo del texto le aplicarás estilo énfasis.

Crea dos nuevos estilos personalizados:

1. Para el título, en donde la fuente sea de tipo Calibri, de color rojo y tamaño 18, alineación centrada, negrita, y método abreviado Ctrl+PT.

2. Para el párrafo con tipo de fuente Tempus Sans ITC, tamaño 14, color azul, con letra cursiva, alineación justificada y que responda al método abreviado con combinación de teclado Ctrl+PA.

Verifica que los estilos funcionen correctamente, guarda el documento y espera a que el maestro la revise. Nota: Durante la revisión, se te solicitará modificar o eliminar un estilo de los que creaste.


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1.4 Generar documentos de correspondencia, conteniendo información de la fuente

de datos en los campos de combinación utilizados.

ACTIVIDAD 12

Realiza la lectura “Combinar correspondencia”, y posteriormente responde las preguntas que te presentan.

Combinar correspondencia

Esta opción nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el

texto que se repetirá en todas las cartas y Word se encargará de generar los datos variables que cambian en cada carta, según la persona. De esta forma, podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.

La utilidad de combinar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones

como lo son la generación de etiquetas, la impresión de sobres para invitaciones, etc.

Conceptos previos

Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el

documento principal. Puede provenir de distintos programas, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso, podemos ver el origen de datos como una lista de registros

compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila (renglón) y un campo corresponde a una columna.

Por ejemplo, si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente y un campo será por ejemplo, el nombre del cliente, otro sería la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.


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Crear el documento principal

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.

Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia.

Allí haz clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Se abrirá la sección Combinar

correspondencia con el primer paso del asistente, el cual nos va preguntando y nosotros le contestamos, haciendo clic en la opción deseada.

Primero, tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc.).

Seleccionamos Cartas y hacemos clic en Siguiente, para que aparezca el segundo paso del asistente.

En el paso 2, definimos el documento inicial que es

el documento que contiene la parte fija, a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.


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Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente.

En el paso 3, seleccionamos el origen de datos (destinatarios).

Utilizar una lista existente. Aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.

Seleccionar de los contactos de Outlook. En lugar de Examinar... aparece la opción

Elegir la carpeta de contacto.

Escribir una lista nueva. Aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista (ésta es la que utilizaremos en este ejemplo).

Al hacer clic en la opción Crear..., se abre el cuadro de diálogo Nueva lista de

direcciones y aquí podremos comenzar a llenar nuestros registros. También podemos configurar las columnas e incluso, cambiarles de nombre.

Una vez modificada la lista de acuerdo a nuestras necesidades, se procede a guardarla.

Observa cómo cambiamos las columnas y el nombre de algunos campos. Para lograrlo,

puedes entrar a personalizar columnas, donde encontrarás una manera sencilla para modificar estos elementos.


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Damos clic en Aceptar y guardamos nuestra lista. Hacer clic en Aceptar para continuar con el paso 4 del asistente:

En este paso, redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta y añadimos los campos de combinación. Para ello, debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

Podemos insertar:

Un Bloque de direcciones...,

una Línea de saludo..., Franqueo electrónico... o Más elementos.... En la opción Más elementos... aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo

a insertar. Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente, para continuar

con el paso 5 del asistente. En este paso, examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos

del origen de datos. Podemos utilizar los botones y para pasar al destinatario anterior y siguiente

respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado.

Para finalizar, hacer clic en Siguiente.


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Para enviar las cartas a la impresora, hacer clic en

la opción Imprimir.... Si queremos guardar las cartas en un nuevo

documento, por ejemplo, para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado será un documento normal sin combinación.

Si no queremos realizar ninguna de las acciones

anteriores, cerramos el panel de tareas.

La pestaña Correspondencia

Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto; pero también podemos utilizar los botones de la pestaña Correspondencia.

Permite abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes.

Permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones, tal como vimos con el asistente.

Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos, tal como vimos con el asistente.

Permite insertar en la posición del cursor un campo del origen de datos.


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Permite resaltar los campos combinados si la opción está activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es más fácil localizarlos dentro del documento.

Asignar campos. Permite asignar campos. Esta opción la detallamos más adelante.

Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas. Esta opción está disponible con

un documento de tipo etiquetas.

En este menú podrás utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes destinatarios. También podrás buscarlo o comprobar algún tipo de error por tu parte en la creación de la carta.

Insertar campos de combinación

Para incluir un campo de combinación, hacer clic en el icono de la pestaña Correspondencia y se abrirá el cuadro Insertar campo de combinación con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botón Insertar. Podemos insertar así todos los campos que queramos.

El campo aparecerá en el documento principal entre y , esto nos indica que

ahí va un campo que será sustituido por un valor cuando se ejecute la acción de combinar. Ver datos combinados


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Si queremos ver el aspecto que tendrá el documento combinado, hacemos clic en este botón, el cual nos permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien, con los datos.

La imagen anterior muestra el documento combinado con los datos del primer registro

del origen de datos. Si estamos visualizando el documento de esta forma, a veces es un poco complicado localizar los campos que son del origen de datos, una manera fácil de solucionar

este problema es hacer clic sobre el icono , los campos del origen de datos aparecerán resaltados.

Desplazarse por los registros

El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar, se generarán tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados.

Permite ver los datos del primer registro del origen. Permite visualizar el registro anterior. Este cuadro permite saber qué registro se está visualizando así como, permite ir

directamente a un registro determinado, escribiendo el nº del registro. Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizará el documento con los datos del cuarto cliente.

Permite visualizar el registro siguiente. Permite visualizar el último registro.

Buscar un registro

Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede resultar largo y tedioso buscar

un registro concreto, pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento. En

estos casos, se utiliza el botón , el cual permite ir a un registro concreto, indicando el valor que buscamos y en qué campo lo tiene que buscar.


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Aparece el cuadro de diálogo Buscar entrada que vemos a continuación:

En Buscar: escribimos el dato que queremos encontrar.

En Buscar en: elegimos el campo del origen de datos donde tiene que buscar el valor. Si elegimos Todos los campos, buscará el dato en toda la lista.

Hacer clic en el botón buscar siguiente. Si no encuentra ningún registro de las

características buscadas, nos lo indica mediante un mensaje. La búsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese

momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio del origen.

Si encuentra un registro de las características buscadas, se posiciona en él y aparece

un cuadro de diálogo donde podemos seguir buscando otro registro con las mismas características, tal como se muestra en la imagen.

Destinatarios de combinar correspondencia

Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algún tipo de ordenación para que mis cartas salgan ordenadas por algún campo de combinación e incluso, podemos introducir condiciones de filtro para que sólo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de todos.

Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia donde podremos hacer todo esto.


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En el cuadro que se observa arriba, aparece una rejilla con los datos de los

destinatarios (los que se combinarán con el documento principal). Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generará una carta (o lo que se haya diseñado). La segunda columna contiene casillas de verificación que indican los destinatarios que se combinarán, normalmente estarán todas las casillas marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca en el documento combinado sólo tenemos que desmarcar la casilla. Si queremos modificar el valor de algún dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en la parte inferior y pulsamos Edición. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

Desde aquí podremos cambiar

los datos del destinatario o incluso añadir nuevos.

Si la lista es muy extensa con

el botón Buscando se abrirá el cuadro de diálogo Buscar entrada, donde podemos introducir un valor y un campo, y se posicionará en el primer destinatario que tenga el valor en ese campo.


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Filtrar destinatarios

Si se quiere filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de combinación (por ejemplo, queremos los clientes de Tijuana), primero tenemos que situarnos en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, clic en el icono

, a continuación hacemos clic en la flecha que está en el encabezado del campo Ciudad y se despliega una lista con varias opciones:

(Todos): se seleccionan todos los valores de población. (Espacios): se seleccionan todos los destinatarios que no

tienen población. (Sin espacios): se seleccionan todos los destinatarios que

tienen un valor en el campo población. Los valores que aparecen sin paréntesis son los distintos

valores que aparecen en la población del origen de datos (en este caso tenemos clientes de Mexicali y Tijuana). Si seleccionamos uno de estos valores, seleccionará del origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la población y los demás no se combinarán.

(Avanzado...): abre el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar que veremos a continuación:

En la pestaña Filtrar registros se pone la condición que deberán cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condición o varias. En la primera línea se va formando la primera condición.

En Campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condición. En Comparación: seleccionamos el tipo de comparación que vamos a utilizar. Los tipos

de operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc.).


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Vacío: indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan combinados los clientes que no tengan dirección, seleccionamos Campo: dirección y Comparación: No vacío, en Comparado con: no pondremos nada.

En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo, excepto cuando

la comparación es Vacío o No vacío. Por ejemplo, la condición formada en el cuadro anterior se leería: nombre igual a Juan,

de esta forma sólo aparecerían combinados los clientes de nombre Juan. Podemos utilizar varias condiciones, uniéndolas por el operador Y u O para formar

condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y dirección No vacío, sacaría los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo dirección.

Para quitar las condiciones hacemos clic en el botón Borrar todo.

Una vez formulada la condición, salimos haciendo clic en Aceptar.

Cuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color.

Ordenar destinatarios

Si queremos ordenar los destinatarios por algún campo de ordenación (por ejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea más fácil entregarlas a mis empleados), hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarán por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarán a ordenarse en orden inverso.

También podemos ordenar por varios campos, por ejemplo, queremos ordenar las

cartas por provincia y dentro de la misma provincia por población y dentro de la misma población por apellidos. En este caso, tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar.

Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos

ordenar, seleccionar de la lista que aparece la opción (avanzado...), aparecerá el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, a continuación hacer clic sobre la pestaña Ordenar registros.


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Sólo tenemos que seleccionar en Ordenar por: el campo por el cual queremos ordenar los registros y si queremos ordenación ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor).

Para ordenar por más campos, rellenar en Luego por:

Una vez formulada la condición, salimos haciendo clic en Aceptar.

Combinar al imprimir La opción Imprimir documentos… permite enviar a la impresora el resultado de la

combinación. Al hacer clic en él aparece el cuadro de diálogo que se observa a la derecha. Podemos imprimir todos los registros (todos los destinatarios después de aplicar los

filtros), el registro actual (el que se visualiza en es momento) o un grupo de registros (Desde: ...Hasta: ...).

En Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar, dejarlo en

blanco indica desde el primero. En hasta: se pone el número de orden del último registro a combinar, dejarlo en blanco

indica hasta el último. Por ejemplo, del segundo al

quinto (desde: 2 hasta: 5); a partir del segundo (desde: 2 hasta: en blanco); los tres primeros (desde: en blanco hasta: 3).

Al pulsar Aceptar se abrirá el

cuadro de diálogo Imprimir que ya conoces.


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Combinar en correo electrónico

La opción Enviar mensajes de correo electrónico permite enviar cada carta del resultado de la combinación en un correo electrónico.

Con la creciente y casi inevitable utilización del correo electrónico es evidente que esta

utilidad ahorra mucho trabajo. Al hacer clic en él aparece un cuadro de diálogo. En éste, además de indicar qué grupo de registros queremos enviar (como con la opción Combinar al imprimir) debemos completar los parámetros del mensaje a enviar.

En Para: Se selecciona de la lista despegable el campo que contiene la dirección de e-

mail del destinatario. En Asunto: Se escribe el texto que figurará en el asunto del mensaje. En Formato de correo: Se selecciona de la lista despegable el tipo de formato del

mensaje, puede ser Texto sin formato, HTML o datos adjuntos. Para poder disfrutar de esta utilidad se debe tener instalado un programa de correo

electrónico compatible con MAPI, por ejemplo, Microsoft Outlook 2007.

ACTIVIDAD 13


1.- ¿Qué entiendes por Combinar correspondencia en los documentos de Microsoft Word? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

2.- En la combinación de correspondencia, ¿a qué nos referimos cuando hablamos del Documento Principal? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 3.- En la combinación de correspondencia, ¿a qué nos referimos cuando hablamos del Origen de Datos? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________


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4.- ¿Qué representan los registros y los campos en el origen de los datos de la combinación de correspondencia?

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

5.- ¿Qué son los destinatarios en la Combinación de correspondencia en los documentos de Microsoft Word? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

6.- ¿En qué consiste el proceso de filtrar destinatarios en la combinación de correspondencia en Microsoft Word? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 7.- Describe brevemente el procedimiento para crear el documento principal de la combinación de correspondencia: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 14

Realiza el siguiente ejercicio de combinación de correspondencia, tomando como base la lectura de la guía, apoyándote con tu profesor y de ser necesario consultando en Internet.

Ejercicio: Origen de datos. Deberás generar el origen de los datos, con un mínimo de 5 registros, utilizando el comando “Correspondencia”, “Escribir nueva lista”. Asignar los campos necesarios para generar todos los formatos de correspondencia. Guardar con un nombre significativo. Carta personalizada. Elaborar un documento principal de tipo carta, para hacer invitaciones personalizadas.


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Guardar con un nombre significativo y verificar su funcionamiento. Sobre personalizado. Elaborar un documento principal tipo sobre, para que automáticamente ponga el nombre del destinatario del sobre. El remitente debe aparecer en todos los sobres. Asigna los campos de datos que son necesarios para que aparezcan en los datos de destinatario de un sobre. Guardar el documento con un nombre significativo y verificar su funcionamiento. Etiquetas postales. Elaborar un documento principal tipo etiqueta, para que automáticamente ponga los datos requeridos en la etiqueta. Asigna los campos de datos que son necesarios para que aparezcan en los datos en la etiqueta. Guardar el documento con un nombre significativo y verificar su funcionamiento.

1.5 Diseñar documentos, utilizando las herramientas de plantillas.

ACTIVIDAD 15 Realiza la lectura “Plantillas”, posteriormente responde a las preguntas que se te presentan.

PLANTILLAS

Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc., de todo el documento, así como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuración de números de página, cabeceras y pies de página. Una plantilla puede sernos útil cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento será siempre muy parecido, ya que tendrá títulos para identificar al autor, la dirección, el remitente, el asunto, etc.

Una plantilla es un documento de Word 2007 con la característica de que el tipo de

documento es plantilla de documento (.dotx). La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos. Un ejemplo de plantilla es Normal.dotx. Cada vez que abrimos un documento nuevo, está utilizando la plantilla Normal.dotx. Word 2007 asigna la plantilla Normal.dotx automáticamente al crear un nuevo documento. Esta plantilla es la que contiene la información del tipo de letra, estilo, tamaño, etc. que tienen por defecto los documentos nuevos.

Para modificar la plantilla Normal.dotx, primero se debe abrir, hacer los cambios que se

deseen y posteriormente guardarla. Si por cualquier motivo hemos realizado demasiados cambios y no se recuerda cómo estaba en su estado original se puede volver a tener la plantilla original borrándola, es decir eliminar el archivo Normal.dotx del disco duro. La próxima vez que se abra Word con un documento nuevo se creará automáticamente.


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Word 2007 dispone de otras muchas plantillas para escribir cartas, faxes, informes, etc.,

las cuales aprenderán a utilizarlas y posteriormente, verán cómo poder modificarlas para adaptarlas a sus necesidades, también cómo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word.

Así mismo, se pueden crear plantillas basadas en formularios de introducción de datos

con controles más complejos que veremos en el tema Compartir documentos.

Utilización de las plantillas de Word

Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento nuevo desde el botón Office. Si se hace de la primera forma se abrirá el panel Nuevo documento que se puede ver en la siguiente imagen:

El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas más habituales

cuando está creando un nuevo documento, como abrir un documento nuevo en blanco o abrir un nuevo documento a partir de otro ya existente. También permite crear un documento nuevo a partir de una plantilla, que es lo que vamos a ver a continuación.

Como puedes ver en la imagen de arriba hay varias posibilidades a la hora de elegir una

plantilla:

Plantillas desde Microsoft Office Online, con esta opción accedemos al sitio Web de Microsoft donde hay varias plantillas que se pueden utilizar. Desde esta página Web se pueden descargar las plantillas que deseemos.

Plantillas instaladas, es la opción que permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro de la computadora.

La plantilla Destacado permite elegir entre las plantillas más usadas en la computadora. Mis plantillas, es donde aparecerán las plantillas que hayan creado.


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El cuadro de diálogo que se muestra en la pantalla siguiente, muestra las plantillas

disponibles sobre el tema Carta elegante. Hacer doble clic en la plantilla de su interés. Asegurarse que está marcado Documento en la parte inferior derecha del cuadro de

diálogo, puesto que ahora queremos crear un documento de Word, utilizando la plantilla y no deseamos modificar la plantilla.

Se verá un documento como el que se observa en la imagen de arriba, en el que se

tendrá que sustituir los nombres genéricos de la plantilla como: Dirección por lo que se desee, y escribir los datos adecuados en los lugares donde lo solicite.

CEI [Escriba su número de teléfono] [Escriba su dirección] [Escriba su dirección de correo electrónico] [Escriba su sitio Web] Objetivos [Escriba los objetivos] Formación académica [Escriba la fecha de finalización] | [Escriba el grado] [Escriba la lista de logros]

Experiencia [Escriba la fecha de inicio] - [Escriba la fecha de finalización] | [Escriba el cargo] [Escriba el nombre de la compañía] | [Dirección de la compañía] [Escriba las funciones]


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Cualificaciones [Escriba la lista de aptitudes] Así, conseguiremos escribir un documento con los datos que queramos. Ahora sólo nos

restaría guardarlo como haríamos con cualquier otro documento y la plantilla quedaría en su estado original. De esta forma, utilizando plantillas, podemos crear tantos documentos como se desee sin tener que preocuparse de mantener la plantilla inicial.

Modificar plantillas

Vamos a ver cómo se pueden modificar plantillas ya existentes, así podremos modificar tanto las plantillas proporcionadas por Word 2007 como las que creemos nosotros a partir de documentos Word 2007, como veremos en el punto siguiente. Para modificar una plantilla, primero hay que abrirla, para ello desde el botón Office elegir Nuevo y seleccionar Plantillas instaladas, de la misma forma que hemos visto en el punto anterior.

Se abrirá un cuadro de diálogo como el que se muestra a continuación: Seleccionar la categoría donde se encuentre la plantilla a modificar, por ejemplo, Fax

Profesional. Si no se dispone de esa plantilla, se puede utilizar otra parecida. Ahora, en la parte

inferior derecha, en la zona titulada Crear nuevo, hacer clic donde dice Plantilla, así una vez modificada la plantilla, la guardará como plantilla y no como documento Word.

Haremos clic en Crear y se abrirá la plantilla Fax profesional (tendrá el diseño que se

observó en el punto anterior). Sobre esa plantilla podremos hacer todas las modificaciones en el diseño que

queramos. Por ejemplo, sustituir Compañía por el nombre de nuestra organización, así ya no tendremos que introducir cada vez. También se puede cambiar el tamaño y el tipo de letra de "Fax", etc.

Al final, obtendremos nuestro propio diseño, como muestra esta imagen. Ahora sólo nos

queda guardar la plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar y nos aparecerá un cuadro de diálogo como el que vemos a continuación.


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Crear plantillas a partir de documentos Word 2007

Las plantillas y los documentos Word 2007 se diferencian esencialmente en que son distintos tipos de documentos. Por tanto, a partir de un documento Word 2007 podemos crear una plantilla simplemente cambiándole el tipo de documento.

Así pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word 2007 tendremos

que:

Diseñar el documento Word 2007

Modificar el documento Word 2007 para darle el aspecto de una plantilla. Aquí, podríamos incluir campos del estilo "Haga clic aquí..." , aunque no es necesario que una plantilla contenga estos campos. Por supuesto, también podemos partir de un nuevo documento en blanco para diseñar nuestra plantilla.

Guardar como plantilla

Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo de documento seleccionar Plantilla de documento. Como ya vimos en el punto anterior, automáticamente Word 2007 nos colocará en la carpeta Plantillas. Darle el nombre a la plantilla y hacer clic en Aceptar, a partir de ese momento podremos utilizar nuestra plantilla desde la carpeta General.

Si guardamos la plantilla en otra carpeta que no sea Plantillas, no veremos la nueva

plantilla junto con el resto de las plantillas al hacer clic en Plantillas generales.


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Elementos que se guardan en una plantilla

Como hemos ido viendo en esta unidad, en una plantilla se guarda un documento base con todas sus características de formato; pero hay otras cosas que también se guardan en la plantilla. Los estilos que se definan en una plantilla se guardarán con ella.

Si se modifican las barras de herramientas, añadiendo o quitando iconos, estas

modificaciones también se guardarán en la plantilla. Si se crean o modifican entradas de Autotexto también se almacenarán en la plantilla. Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word 2007. De ahí la potencia de las plantillas para trabajar de modo más eficiente con Word 2007. Temas

Un tema es el resultado de unificar todos los elementos utilizados en el documento con respecto al diseño y combinaciones de colores. Un tema simplifica la creación de documentos profesionales bien diseñados, para mostrarlos en Word 2007, en el correo electrónico o en la Web.

Cuando se aplica un tema a un documento, Word 2007 personaliza los siguientes

elementos: vínculos, colores o gráficos de fondo, estilos de cuerpo y estilos de título, listas, líneas horizontales, colores de hipervínculos y colores de los bordes de las tablas. Se personalizan las listas de uno y varios niveles.

Para cambiar rápidamente el aspecto de estos elementos, puede cambiar el tema. A diferencia de una plantilla, un tema no incluye elementos de Autotexto, barras de

herramientas personalizadas, macros, configuraciones de menú o teclas de método abreviado. También se pueden seleccionar opciones para aplicar colores más brillantes al texto y a

los gráficos, animar determinados gráficos del tema o aplicar un fondo a su documento. Para ver la animación de gráficos del tema, muestra la página Web en un explorador Web.

Para utilizar un tema en nuestro documento, debemos acceder a la pestaña Diseño de

Página y hacer clic sobre el botón Temas:


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A continuación, nos aparece una pantalla donde podemos escoger un tema de entre una lista bastante amplia. En muchas ocasiones puede que necesitemos otro tema diferente a lo que nos muestra la pantalla de predeterminados, para eso podemos hacer clic en Más temas en Office Online. Cuando tengamos seleccionado el tema que nos interesa pulsamos sobre él y ya podremos redactar el documento y utilizar los estilos, imágenes de fondo, etc. del tema.

ACTIVIDAD 16


1. ¿Qué entiendes por una plantilla? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ¿Qué es lo que se guarda en una plantilla?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


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3. ¿Cuál es la principal características de una plantilla? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 4. ¿Cuáles son las plantillas de las que dispone Word 2007? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. ¿Qué actividades puedes realizar con el panel nuevo? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. ¿Qué diferencia encuentras entre las plantillas instaladas y las plantillas desde Microsoft Office on line? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 7. ¿Qué diferencia encuentras entre las plantillas más destacadas y Mis Plantillas? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 8. Menciona los pasos que tienes que seguir para crear una plantilla: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 9. ¿Qué entiendes por tema? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


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10. ¿Qué diferencia encuentras entre un tema y un plantilla? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 11. ¿Qué elementos personalizan los temas? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 17

Realiza el siguiente ejercicio de plantillas, tomando como base la lectura de la guía, apoyándote con tu profesor y de ser necesario consultando en Internet.

Ejercicio 1: Elabora un folleto, haciendo uso de las plantillas predefinidas de Microsoft Word,

tomando en cuenta las siguientes instrucciones:

1. Elige la plantilla Folletos. 2. Reemplaza la información que no variará, como el nombre de la empresa. 3. Elige Guardar como en el menú Archivo. Seleccione Plantilla de documento en el

cuadro Guardar como tipo: (las extensiones de los nombres de archivo deben cambiar de .doc a .dot). Guarda el archivo con otro nombre para proteger el original.

4. Abre el documento que guardaste en el punto anterior, que seguramente estará en la pestaña General, o en los archivos guardados recientemente.

5. Ahora modifica la información por la que te indique tu maestro. 6. Grabar el documento pero ahora como un documento Word (.doc).

1.6 Insertar referencias en los documentos.

ACTIVIDAD 18

Realiza la lectura “Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, índices”, posteriormente responde a las preguntas que se te presentan.

Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, índices


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Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que está buscando. Word nombra estos conceptos de una manera y nosotros los conocemos de otra:

Tabla de contenido, es lo que nosotros conocemos como índice. Índice, es un índice alfabético.

Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando estamos trabajando con

documentos extensos (tal como esta guía). De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localización rápida de algún punto importante del documento.

Al crear los índices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar

todos los términos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos. Conceptos básicos

Índice: Un índice es una lista de palabras y el número de página donde se encuentra dicha palabra. El índice está ordenado alfabéticamente. Como ya dijimos, Word llama índice a lo que normalmente nosotros llamamos índice alfabético, por tal motivo, utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El índice se suele colocar al final de un libro para encontrar términos importantes de manera rápida y sencilla.

Tabla de contenido: Una tabla de contenido

es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los títulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el número de página y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber de qué temas trata el libro.

Insertar marcas de índice Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que

deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro índice. Podemos marcar las entradas del índice de dos formas: Automática y Manual:


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De forma automática

Para crear una entrada de marcas de índice automáticamente debemos crear un nuevo documento donde tendremos todas las marcas de índice.

El nuevo documento debe tener las siguientes características: Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice. En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que

queremos tener en el índice. Las frases o palabras de las entradas deberán ser exactas, por ejemplo si el título en el documento es "Capítulo 2. Tipos de vehículos", en la columna tendremos que escribir ese texto idénticamente, si escribiéramos "capitulo 2. Tipos de vehículos" no sería correcto ya que en la primera palabra de la entrada, la "c" está en minúscula y la "i" no está acentuada y por tanto, la tomaría como otra frase.

En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el índice.

También podemos definir subíndices en el índice, por ejemplo podemos querer tener dentro del Capítulo 2 una subentrada llamada "Vehículos de motor" entonces en la segunda columna pondremos "Capítulo 2. Tipos de vehículos: Vehículos de motor", los dos puntos ":" indican que es un subíndice de Capítulo 2.

Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el índice.

Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal. Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar el texto de uno a otro

podemos utilizar la opción de la pestaña Vista - Ver en paralelo.

Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del documento automáticamente.

Abrimos el documento a marcar. Vamos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice.

Aparece el diálogo de Índice.


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Hacemos clic en el botón Automarcar... Aparece un diálogo para seleccionar el archivo donde tenemos el listado.

Seleccionamos el archivo que hemos creado y pulsamos Abrir.

El cuadro de diálogo se cerrará y observaremos cómo Word ha incluido unas marcas en nuestro texto. Una vez que tenemos el texto marcado, sólo hace falte crear el índice.

De forma manual

Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos: Comenzando desde el principio del

documento, selecciona las frases o palabras que vayas a añadir al índice o sitúate en el punto donde vayas a insertar una marca.

Accede a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Marcar entrada o presiona la combinación de teclas Alt + Shift + X.

Aparece el diálogo Marcar entrada de índice, si habíamos seleccionado el texto, en el recuadro Entrada estará ya escrito ese texto, en caso contrario debemos introducir el texto ahora. Este recuadro Entrada es el que posteriormente aparecerá en el índice.

Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecerán debajo

de la entrada principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene términos estrechamente relacionados con ella que también aparecen en el documento.

Por defecto, el marcador se refiere a la página actual, podemos crear una referencia

cruzada o hacer referencia a un intervalo de páginas. – Podemos hacer que el número de página tenga el formato de negrita y cursiva. – Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado. – Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este diálogo. – Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o

palabra que deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al diálogo de Marcar entrada de índice, en el momento en que esté activo el diálogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y así con todas las marcas.

– Cuando terminemos presionamos sobre el botón Cerrar.

Insertar índice

Una vez que tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o automáticamente, podemos crear el índice. Para insertar el índice debemos colocarnos en el


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lugar donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento.

Accedemos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice,

aparecerá un cuadro de diálogo Índice como el que vemos en la siguiente imagen. Si tenemos subentradas podemos elegir en Tipo: Con sangría, si queremos que aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.

En Formatos: podemos seleccionar el estilo que tendrá el índice. Una vez definidas las opciones del cuadro de diálogo pulsamos Aceptar y se generará

el índice. Desde el diálogo de Índice podemos acceder a modificar el estilo del índice,

presionando sobre el botón Modificar nos aparece un diálogo como el que vemos en la imagen donde podemos modificar cada uno de los niveles (pueden ser hasta nueve). Podemos modificar el formato de cada uno de ellos, seleccionándolo y presionando sobre Modificar...

Tablas de contenido

Habíamos dicho al principio, que una tabla de contenidos está formada por los títulos de los apartados que aparecen en el documento. Al igual que ocurría con los índices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:

1. Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que deseamos que

aparezcan en la tabla de contenidos. 2. Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).


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Métodos para preparar una tabla de contenidos 1. Mediante los estilos de títulos predefinidos por Word.

Word dispone de estilos de títulos predefinidos que incluyen niveles de esquema. Si en nuestro documento utilizamos estos estilos de títulos, recuerda que hay desde Título 1 a Título 9, al crear la tabla de contenidos Word se fija en estos títulos y crea la TDC a partir de ellos.

2. Crear el documento en vista esquema.

Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles de esquema de los títulos del documento. De este modo Word aplicará automáticamente el estilo de título apropiado. Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaña Vista - Esquema.

3. Crear estilos de títulos personalizados.

Podemos crear estilos de títulos personalizados y posteriormente, hacer que Word los tenga en cuenta cuando generemos la TDC. Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado títulos personalizados, una vez que estemos en la pestaña Tabla de contenido, en el diálogo Tabla de contenido debemos pulsar sobre el botón Opciones... Nos aparece el diálogo, debemos seleccionar los estilos personalizados que hayamos creado y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo, si hemos creado los estilos Título 1, Título 2, etc. lo lógico es que le asignemos a Título 1 el Nivel de TDC 1, a Título 2 el Nivel de TDC 2 y así sucesivamente.

Generar la tabla de contenidos

Cuando tengamos preparado el documento

en niveles según hemos visto anteriormente y por tanto, ya estén definidos los elementos que formarán la tabla de contenido, sólo nos queda generar dicha tabla. Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos (normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al inicio del documento) e ir a la pestaña Referencias, desplegar el menú Tabla de contenido.

Word dispone de dos modelos de tablas

automáticas. Eligiendo uno de ellos, se generará una tabla de contenidos de forma instantánea, con el estilo que tiene predefinido.


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Eligiendo Tabla manual, se generará una tabla con datos de muestra que deberemos sustituir; pero aprovechando la estructura que nos ofrece. Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opción Insertar tabla de contenido..., donde aparecerá el cuadro de diálogo que se observa en la derecha.

En Formatos: podemos escoger

diversos estilos y en Vista preliminar podemos ir viendo la presentación que tendrá el estilo seleccionado. Además, podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar números de página, Alinear números de página a la derecha y si queremos sustituir los números de página

por hiperenlaces marcaremos la opción Usar hipervínculos en lugar de número de página.

Si pulsamos sobre el botón Opciones...

nos aparece un diálogo como el que vemos en la imagen donde podemos establecer la relación entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto son los que aparecen en la imagen; pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si queremos que nuestra TDC sólo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel 3 a los estilos Título 3, Titulo 4, etc.

Si hemos modificado los valores por

defecto y queremos dejarlo como estaba, podemos pulsar sobre Restablecer.

Para generar la tabla, sólo nos queda

pulsar en Aceptar.

Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el menú

Tabla de contenido. Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre lo indica, la tabla se eliminará; pero pulsando en Guardar selección en galería de tablas de contenido..., podremos guardar el estilo de nuestra tabla y se añadirá al desplegable para que podamos elegirla en ocasiones futuras.


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Actualizar la TDC

Una de las mayores ventajas de crear una TDC, es que podemos actualizarla automáticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento, añadiendo o eliminando títulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de mouse de una manera fácil y cómoda.

Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC: – Desde la pestaña Referencias disponemos del botón. – Haciendo clic con el botón derecho sobre la TDC disponemos de un menú

emergente, donde tenemos la opción Actualizar campos.

Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones, nos aparece el diálogo Actualizar la tabla de contenido que vemos en la imagen de la izquierda para seleccionar si deseamos actualizar sólo los números de página o toda la tabla.

Notas al pie y notas al final Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:

Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota. Accedemos a la pestaña Referencias.

Si seleccionamos la opción Insertar nota al pie

la nota se insertará automáticamente y no tendremos que realizar más acciones; pero si queremos configurar las notas deberemos abrir el cuadro de diálogo Notas al pie y notas al final, haciendo clic en la flecha al pie del grupo Notas al pie.

Aparece el diálogo que vemos en la imagen

anterior. Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.

Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir

entre:

– Incluir la nota al final de la página o Debajo de la selección.


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Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre:

– Incluir la nota al Final del documento o al Final de la sección.

Además, en el diálogo podemos seleccionar el formato del número que deseamos que se muestre como subíndice.

Podemos incluir una marca personal, pulsando en

Símbolo...

Se puede indicar a partir de qué número, letra, símbolo comienza la primera nota al pie. Seleccionar si la numeración es continua, si reinicia en cada nueva sección o si reinicia

en cada nueva página. Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de

formato a mitad del documento y aplicar los cambios después, seleccionando Aplicar cambios a Todo el documento.

Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada, si nos situamos con el mouse

encima aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el superíndice nos lleva a la nota al pie/nota al final referente al superíndice.

ACTIVIDAD 19


1.- Define índice: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.- Define tabla de contenido: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 3.- ¿Qué diferencia encuentras entre un índice y una tabla de contenido? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


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4. ¿Cuáles son las dos formas en que se pueden marcar las entradas del índice? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Menciona los pasos que tienes que seguir para insertar un índice: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 6.- ¿Cuáles son los métodos para preparar una tabla de contenido? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 7.- ¿Cuáles son las dos opciones posibles para actualizar una tabla de contenido? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 8.- ¿Qué entiendes por notas al pie y notas al final? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 9.- ¿Para qué crees que sirven las notas al pie? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


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ACTIVIDAD 20

Realiza el siguiente ejercicio, tomando como base la lectura de la guía, apoyándote con tu profesor y de ser necesario consultando en Internet.

Ejercicio: Utilizando un archivo que te proporcionará el profesor, realiza las siguientes actividades.

1. Entra a Microsoft Word 2007 y abre el archivo proporcionado por el profesor. 2. Revisa el archivo y determina los siguientes puntos:

a. Título b. Subtítulos c. Temas

3. Una vez determinados los puntos anteriores, aplica las marcas de nivel correspondientes y al inicio del documento genera la tabla de contenido.

4. Localiza las palabras claves o temas sobresalientes e inserta las marcas de índice, y al final del documento genera el índice en tres columnas.

5. Localiza en el documento las imágenes o gráficos e inserta el título de ilustración a cada una de ellas, y en la hoja siguiente del índice genera el índice de ilustraciones.

6. Localiza en el documento algún tema en específico, busca en Internet más información y en una cita, anota la página donde encontraste la información.


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1.7 Insertar comentarios en los documentos.

ACTIVIDAD 21

Realiza la lectura “Comentarios” y posteriormente resuelve las preguntas que se te presentan.

Comentarios

Los comentarios son una herramienta muy útil cuando compartes un documento con varias personas, si no deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres resaltar algún concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo vea el resto de personas que comparten el texto. Los comentarios se adjuntan al documento; pero no se imprimen, a no ser que lo indiquemos a la hora de imprimir.

Insertar un comentario

Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos: – Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario. – Acceder a la pestaña Revisar y hacer clic en el botón Nuevo

comentario.

Nos resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del documento unido con una línea discontinua de puntos hasta el texto. En ese globo es donde podemos introducir el texto del comentario.

Dependiendo de la vista en que estemos, se nos mostrará de una manera o de otra. Por

ejemplo, estando en vista Normal o Lectura nos aparece una sección lateral con el globo del comentario a la derecha del documento junto con una línea discontinua enlazada al texto comentado.

El comentario nos ofrece información del autor, por ejemplo, en la imagen que se observa a la izquierda de un comentario de ejemplo. Lo primero que indica es que es un comentario, entre corchetes escribe las iniciales del autor (D es la inicial del nombre de usuario) y el número de

comentarios que ha realizado este autor y enseguida se muestra el texto del comentario. En otras vistas, como Esquema o Borrador el texto aparece resaltado pero para poder

ver los comentarios deberemos abrir el Panel de Revisión. Para ello, deberemos desplegar la opción Panel de revisiones y escoger el lugar donde lo queremos mostrar, en la zona inferior de forma horizontal o a la izquierda del texto de forma vertical.

El mismo comentario visto desde el panel de revisiones se vería como podemos

observar en la siguiente imagen.


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Vemos que en el panel nos da algo más de información, por ejemplo, en el centro nos

muestra el nombre completo del autor y a la derecha muestra la fecha y hora de cuando introdujo el comentario y un renglón más abajo muestra el comentario.

Modificar el autor de los comentarios

Los comentarios aparecen con las iniciales del autor en el globo del comentario y en la vista del panel de revisiones aparece el nombre completo del autor. Normalmente al instalar Word o el paquete completo de Office introducimos nuestro nombre. Para modificar esa identidad debemos acceder a la pestaña Revisar y desplegar el menú Control de cambios, allí seleccionaremos Cambiar nombre de usuario.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo, que es el que vimos al principio del curso:

En el campo Nombre de usuario escribimos nuestro nombre o el nombre que

deseemos. En el campo Iniciales podemos escribir las iniciales de nuestro nombre. Para que los cambios tengan efecto debemos presionar el botón Aceptar. El próximo comentario que introduzcamos en el documento tendrá la identidad que hayamos puesto en este diálogo. Veamos el resto de botones de la barra de revisión que hacen referencia a comentarios.

Comentario anterior: Nos lleva al comentario que esté antes del punto donde nos encontremos. Comentario siguiente: Nos lleva al siguiente comentario del punto donde nos encontremos. Eliminar: Elimina el comentario seleccionado.


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Buscar un comentario

Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario de una persona en concreto, podemos buscarlo, accediendo al diálogo Ir a mediante la pestaña Inicio, desplegando el menú Buscar y seleccionando Ir a..., o presionando tanto Ctrl + I como F5.

Nos aparece el diálogo Buscar y reemplazar en la pestaña Ir a, seleccionamos de la

lista Comentario y en el cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor, con los botones Anterior y Siguiente del mismo diálogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.

Modificar la apariencia de los comentarios

Para modificar la apariencia de los comentarios debemos acceder por el botón y seleccionar Opciones... Aparece el diálogo Control de cambios, las modificaciones que podemos hacer sobre los comentarios está dividida en dos secciones:

En la sección de Marcas en la última opción podemos modificar el color de los

comentarios. Por defecto se asigna un color por autor, pero si deseamos ver todos los comentarios del mismo color podemos seleccionar un color fijo para todos los comentarios independientemente del autor.

Además de modificar el color en la sección Globos, podemos modificar el Ancho, el

Margen y cuando deseamos que aparezcan para las vistas Diseño de impresión y Web (Siempre, Nunca o Sólo para formato o comentario).


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También existe un recuadro de selección donde podemos marcarlo o no para que aparezca una línea discontinua de conexión al texto al que se refiere el globo.

Mostrar/ocultar comentarios

En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios según nos interese.

Desplegando el menú del botón Mostrar marcas de la pestaña Revisar, podemos marcar o desmarcar la opción que inserta Comentarios. El hacerlos visibles u ocultarlos es automático, si la opción está seleccionada los comentarios serán visibles de lo contrario no se verán.

Imprimir comentarios

Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar dónde deben imprimirse.

En el menú Control de cambios, podemos acceder a la opción Cambiar opciones de seguimiento, abrirá un cuadro de diálogo y en la última sección donde pone Globos existe la opción Orientación del papel donde podemos escoger entre las distintas opciones que vemos en la imagen.

Automático: Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el papel.

Conservar: Deja el documento conforme está y lo imprime según lo vemos.

Forzar horizontal: Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal para que quepan mejor los globos.

Además de esto, en el diálogo de Imprimir debemos tener la precaución de en la opción Imprimir tener seleccionada la opción Documento con marcas.


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ACTIVIDAD 22


1.- ¿Qué son los comentarios en los documentos de Microsoft Word? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

2.- ¿En qué momento es recomendable utilizar los comentarios en Microsoft Word? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 3.- Describe brevemente el procedimiento para insertar comentarios en Microsoft Word: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 23

Realiza el siguiente ejercicio, tomando como base la lectura de la guía, apoyándote con tu profesor y de ser necesario consultando en Internet.

Ejercicio: Haciendo uso del ejercicio de la actividad 20, complétalo, insertando por lo menos 5 comentarios en el documento. Agrega tu opinión personal con un comentario.


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Utilizar software de aplicación para elaborar documentos de texto.

UNIDAD 1 Utilizar software de aplicación para la

elaboración de documentos.

INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN I. INFORMACIÓN GENERAL PARA EL PROCESO DE EVALUACIÓN NOMBRE DEL EVALUADOR:

FECHA DE APLICACIÓN:

NOMBRE DEL CANDIDATO: IECL

Código Título

Perfil de la NTCL que se evalúa Unidad: Código Título

Nivel

Elementos: Referencia

Código

Título

Intento de evaluación Intento de evaluación Intento de evaluación 1 2 3

Domina el contenido No domina el contenido

Juicio de la Evaluación del Submódulo 1 Con letra Con número

Resultado de Aprendizaje Juicio de evaluación

Con letra Con número R.1.1 R.1.2 R.1.3 R.1.4 R.1.5 R.1.6 R.1.7

Utilizar software de aplicación para elaborar hojas de cálculo.

Utilizar software de aplicación para elaborar bases de datos


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Cambiar las opciones del procesador de textos. CONTENIDO SÍ NO N/A

1.- Cambia las opciones más frecuentes. 2.- Cambia el modo como se muestra el contenido del documento en la pantalla y

al imprimirlo.

3.- Cambia el modo como Word corrige y aplica formato al texto.

4.- Personaliza la forma de guardar documentos. 5.- Personaliza las opciones avanzadas para trabajar con Word. 6.-Personaliza la barra de herramientas de acceso y los métodos abreviados de

teclado.

Utilizar hipervínculos para trasladar el cursor al destino requerido cuando es seleccionado.

CONTENIDO SÍ NO N/A 1.- Establece marcadores. 2.- Crea hipervínculos dentro del mismo archivo. 3.- Crea hipervínculos a otros archivos. 4.- Crea hipervínculos a páginas Web. 5.- Modifica hipervínculos. 6.- Elimina hipervínculos. 7.- Confirma la ejecución de los hipervínculos.

Crear estilos que correspondan al formato requerido.

CONTENIDO SÍ NO N/A 1.- Utiliza estilos predefinidos por el procesador de palabras. 2.- Crea estilos personalizados para título. 3.- Asigna el estilo a una combinación de teclas. 4.- Crea estilos de párrafos personalizados. 5.- Asigna el estilo de párrafo a una combinación de teclas. 6.- Comprueba la aplicación de las opciones anteriores.

Generar documentos de correspondencia, conteniendo información de la fuente de datos en los campos de combinación utilizados.

CONTENIDO SÍ NO N/A 1.-Elabora un documento principal que contenga el texto y formato requerido, para

combinar la correspondencia.

2.- Crea cartas modelo para la combinación de correspondencia. 3.- Crea sobres para la combinación de correspondencia. 4.- Crea etiquetas para la combinación de correspondencia. 5.- Crea origen de datos. 6.-Combina el documento con el origen de datos (combina la correspondencia). 7.- Genera documentos de correspondencia. 8.- Imprime los documentos de correspondencia.

Diseñar documentos, utilizando las herramientas de plantillas.

CONTENIDO SÍ NO N/A 1.- Elige la plantilla a modificar. 2.- Reemplaza la información correspondiente. 3.- Aplica formato a la plantilla. 4.- Guarda el archivo modificado con un nombre nuevo.


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5.- Crea nueva plantilla de documento en el procesador de palabras. 6.- Guarda el documento como plantilla.

Insertar referencias en los documentos.

CONTENIDO SÍ NO N/A 1. Crea entradas de índice. 2. Genera índices para las entradas. 3. Muestra y oculta entradas de índices. 4. Genera tablas de contenidos. 5. Modifica las opciones de índice y tablas de contenido. 6. Da formato a los índices, utilizando los diferentes estilos de título. 7. Comprueba el funcionamiento de los índices y tablas de contenido. 8. Inserta notas al pie dentro de documentos del procesador de palabras. Insertar comentarios en los documentos.

CONTENIDO SÍ NO N/A 1.- Inserta comentarios en documentos de Word. 2.- Manipula las opciones para insertar comentarios.

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Submódulo PROPÓSITO: Al término del módulo, el alumno será competente para adaptar las

características de la aplicación de hoja de cálculo a la forma de trabajo del usuario y para implementar operaciones automatizadas en la elaboración de hojas de cálculo.

El presente submódulo tiene como objetivo prepararte para que apliques las características avanzadas de la hoja electrónica de cálculo así como automatizar operaciones. COMPETENCIAS: Adaptar las características de la aplicación de hoja de cálculo a la forma de trabajo del

usuario. Implementar operaciones automatizadas en la elaboración de hojas de cálculo.

Utilizar Software de Aplicación para Elaborar Hojas de Cálculo

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CONTENIDOS:

2.1 Modificar las opciones de Excel.

2.2 Utilizar fórmulas y funciones avanzadas en Excel.

2.3 Utilizar las herramientas para la edición de múltiples hojas.

2.4 Establecer los valores permitidos en las celdas de la hoja de cálculo.

2.5 Crear temas que correspondan al formato requerido.

2.6 Trabajar con listas de datos.

2.7 Filtrar el contenido de un rango de datos.

2.8 Elaborar gráficas mediante el uso de herramientas correspondientes.

ACTIVIDAD 1

En binas, lean las competencias que alcanzarán al término del submódulo, posteriormente respondan las preguntas y terminen comentando sus respuestas a través de una discusión guiada por el docente a la vez que atienden las explicaciones y ejemplos del mismo. 1.- ¿Qué competencia voy a desarrollar? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.- ¿Para qué me va a servir? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

3- ¿En qué momento creo que puedo aplicar la competencia? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________


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INTRODUCCIÓN ¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es una aplicación diseñada para manipular datos y números. Su desarrollo está basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver cálculos matemáticos en distintas disciplinas.

Con una hoja de cálculo podemos calcular, ordenar, combinar, separar, hacer

referencias, etc. Además, en la hoja de cálculo se pueden hacer cambios fácilmente a las características, ubicación, orientación, etc. de los datos que se están manipulando. Podemos también, representar la información en forma de gráficas.

Por tanto, la hoja de cálculo es una herramienta multiusos que sirve tanto para

actividades de oficina, que implican la organización de grandes cantidades de datos, como para niveles estratégicos y de toma de decisiones al crear representaciones gráficas de la información sintetizada.

Las compañías de software han creado muchas hojas de cálculo. Algunas de ellas

tienen mucho tiempo en el mercado, han estado presentes en los diversos sistemas operativos e incluso, existen hojas de cálculo disponibles en Internet:

Microsoft Excel: del paquete de oficina Microsoft Office. Calc: incluida en OpenOffice.org. IBM/Lotus 1-2-3: en el paquete Lotus SmartSuite. Corel Quattro Pro: en el paquete Word Perfect Office de Corel. KSpread: de KOffice, paquete gratuito de Linux. Numbers: en el paquete iWork de Apple Gnumeric: integrada en Gnome Office Google Docs& Spreadsheets: disponible en Internet.


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ACTIVIDAD 2

Realiza una búsqueda electrónica de los siguientes conceptos básicos de la hoja electrónica de cálculo.

1. ¿Cómo definirías una hoja de cálculo? ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________

2. Define los conceptos siguientes:

Celda:

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________

Celda Activa:

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________

Columna:

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________

Fila:

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________

Rango:

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________

Libro:

______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 3.- Menciona cuatro características de la hoja electrónica: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________

4. Menciona cuatro ventajas de la hoja electrónica: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________


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5. Define Excel 2007: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6- Menciona cuatro actividades que puedas hacer en Excel 2007: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7.- Expresa con tus propias palabras los beneficios del uso de la hoja electrónica de cálculo: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 3

Lee el texto “Escritorio de Excel”, posteriormente coloca el número que representa el elemento de la pantalla en el lugar que corresponda. Escritorio de Excel

Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial; puede no coincidir exactamente con la que ves en tu computadora, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, a continuación se describen cada uno de sus elementos fundamentales:

1. Área de Trabajo: Es la cuadrícula compuesta por filas y columnas 2. La barra de título: Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en

ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha

están los botones para minimizar , restaurar y cerrar .

3. La barra de acceso rápido: Contiene las operaciones más habituales de Excel como

Guardar , Deshacer o Rehacer . Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.

4. La Banda de Opciones: Contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido. Pulsando la tecla ALT, entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones, indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio. De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.


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5. El Botón Office: Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

6. La barra de fórmulas: Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente.

7. La barra de etiquetas: Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. 8. Las barras de desplazamiento: Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma

rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

9. Celda Activa: Cuando se selecciona una celda con el ratón, dicha celda se activa. En ella se puede introducir nuevos datos o editar los datos que contiene, por ejemplo se puede introducir: valores constantes, fórmulas y funciones. Los valores constantes pueden ser: textos, números, fechas, horas, porcentajes. La celda activa tiene un borde ancho que la rodea y se identifica por un recuadro en la hoja de cálculo.

10. Columnas: Las columnas están ordenadas de acuerdo al alfabeto. 11. Filas: Las filas se identifican por números. 12. Ayuda:Se encuentra en la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante. 13. Zoom: Se uutiliza para ajustar el tamaño de visualización de la hoja de trabajo. 14. Barra de Estado: Indica lo que está pasando en el programa. Por ejemplo: Si está

guardando un archivo, la barra de estado lo indica, llenando una línea de cuadros azules enseguida de la palabra listo. La barra de estado también te permite saber si las siguientes funciones del teclado se encuentran activas: BloqNum (NUM), BloqMayús (MAY) o Bloqdespl. (DESP).

15. Barra de referencia de la celda: Muestra el lugar en donde se encuentra ubicada la celda activa en ese momento.


77

2.1 Modificar las opciones de Excel.

ACTIVIDAD 4

Ingresa a Excel y revisa cada una de las opciones avanzadas, posteriormente contesta las preguntas que a continuación se te presentan: Para que puedas ingresar a las opciones avanzadas de Excel es necesario que realices lo siguiente:

1. Selecciona la barra de acceso

rápido, da clic en la flecha y selecciona la opción de más comandos

2. Te presenta la ventana en donde puedes modificar cada una de las opciones de Excel:


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Opciones más frecuentes:

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

¿En qué momento pudieras aplicar estas opciones? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


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Opciones relativas al cálculo de fórmulas: Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción: ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿En qué momento pudieras aplicar estas opciones? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


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Opciones para que Excel corrija y aplique el formato a su texto. Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción: ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿En qué momento pudieras aplicar estas opciones? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


81

Opción para guardan los libros. Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿En qué momento pudieras aplicar estas opciones? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


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Opciones avanzadas para trabajar con Excel. Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿En qué momento pudieras aplicar estas opciones? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


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Opción de Personalizar En esta opción vamos a personalizar la barra de acceso rápido, de tal forma que sólo coloques los botones que más utilizas.

Para modificar la barra realiza lo siguiente:

1.- En la opción de comandos disponibles: selecciona el menú de opciones que deseas personalizar.


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2.- En personalizar barra de herramientas de acceso rápido puedes seleccionar para todo los documentos. Esto es que la barra que modifiques estará disponible en todos los documentos que crees.

3.- Selecciona el botón que desees que aparezca en tu barra, después da clic en agregarpara pasarlo a la lista de botones o en su caso da clic en el botón de quitar si deseas eliminarlo de la lista que estás generando.

4.- Observa cómo los botones que seleccionaste aparecen en lista del lado derecho, si

ya terminaste de agregar los botones que necesitas, da clic en aceptar para que quede lista tu nueva barra de opciones.

Con estos botones puedes reorganizar los botones de la lista.


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Da clic en aceptar para que se instale la barra de herramientas en el escritorio de Excel.

Agrega más botones a la barra de acceso rápido y redacta tus comentarios sobre el proceso que seguiste.

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2.2 Utilizar fórmulas y funciones avanzadas en Excel.

ACTIVIDAD 5

Lee el texto “Fórmulas”, a la par que vas realizando el ejercicio que se te presenta a continuación: FÓRMULAS ¿Qué es una fórmula?

Una fórmula es una operación de cálculo, referencia, deducción o interpretación de las celdas de una hoja. El verdadero potencial de una hoja de cálculo es el manejo de las fórmulas. Aunque muchas de las operaciones que se hacen con las fórmulas se pueden hacer con una calculadora común, en una hoja de cálculo se tiene la ventaja que se dispone de todos los datos al mismo tiempo y que la operación se indica una sola vez, y después se indica que lo realice sobre los datos deseados. Creación de una fórmula

1. Ingresa a Excel 2. Captura la tabla siguiente y completa 10 filas de datos:

Una fórmula se captura en la misma forma como se captura cualquier otro tipo de información en una celda.

A B C D 1 PRODUCTO PRECIO CANTIDAD TOTAL 2 Teclados 9.00 5 3 Reguladores 19.50 3 4 Web cam 27.00 2

3. La columna de TOTAL es el resultado de la multiplicación de PRECIO por CANTIDAD. Por tanto, es aquí donde se puede crear una fórmula en lugar de hacer varias multiplicaciones.

Siempre para comenzar una fórmula, se debe hacer con el signo de igual (=), y con esto le indicamos a Excel que lo que viene a continuación es el contenido de la fórmula.

En la celda aparece el resultado de la operación que se indica en la fórmula. Sin embargo, sabemos que es una fórmula porque en la barra de fórmulas sigue apareciendo la fórmula tal y como se escribió.


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La fórmula que se escribió en la celda D2 (la primera), puede servir para los

siguientes renglones sin necesidad de volverla a escribir en uno de ellos. Tan sólo tiene que copiarse hacia abajo con el apuntador del mouse, y copiando rápidamente el contenido hacia abajo, o con el método de copiar celda y pegar.

Al copiar una fórmula automáticamente van a cambiar los renglones si se copia hacia arriba o hacia abajo y sus columnas, si se copia hacia la izquierda o derecha, por lo que en cada renglón o columna se tendría la fórmula correspondiente y sería equivalente a escribir la fórmula celda por celda, sólo que más rápido y más sencillo.

De esta forma, se realizó la operación deseada rápidamente y además se tienen

otras ventajas. La primera es que si se hacen cambios en las celdas de PRECIO o CANTIDAD, automáticamente la operación de la fórmula se actualiza.

La otra ventaja, es que las celdas que contienen fórmulas pueden ser usadas como referencias para más operaciones en fórmulas de otras celdas. Por ejemplo, si agregáramos una columna más de IVA 10% y SALDO, tendríamos lo siguiente:


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4. Agrega otras dos columnas con sus encabezados y datos correspondientes, como se indica a continuación:

5. Calcula el IVA 10% de la columna de TOTAL 6. Calcula el saldo sumando la columna de TOTAL con la columna de IVA 10% 7. Graba con el nombre de ACTIVIDAD5 8. Solicita al docente querevise tu actividad.

ACTIVIDAD 6

Lee el texto “Variables y Constantes”, a la par que vas realizando el ejercicio que se te presenta a continuación: VARIABLES Y CONSTANTES Celdas variables

Celda en la que se sustituye cada valor de entrada de una tabla de datos. Cualquier celda de una hoja de cálculo puede ser la celda de entrada. Aunque no es necesario que la celda de entrada sea parte de la tabla de datos, las fórmulas de las tablas de datos deben hacer referencia a la celda de entrada. Constantes

Valor que no ha sido calculado y que por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones o los valores resultantes de ellas, no son constantes.

Por ejemplo, la operación que se realiza para hacer una conversión cotidiana como

cambiar pesos por dólares, la cantidad de pesos que se quieran cambiar es lo que va a variar; pero el tipo de cambio es fijo (al menos por un día), por tanto, ésta es nuestra constante. Entonces podemos hacer lo siguiente:


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La celda A2 representa la celda variable, ya que la cantidad puede ser cualquier otra, mientras que nuestra constante se encuentra incluida en la fórmula y es el tipo de cambio representado con el número 12.3, este valor puede estar de manera independiente en una celda; sin embargo, estará representado de la misma manera en la fórmula. Prioridades de los operadores

Cuando se realizan varias operaciones, el orden en el que serán realizadas es: 1) Multiplicaciones y divisiones 2) Sumas y restas

Según el orden, las operaciones se van a agrupar con los paréntesis para obtener el resultado deseado. Por ejemplo:

Fórmula Resultado =2+4*5 22 =(2+4)*5 30 =5+6/4+3*2 12.5 =(5+6)/(4+3)*2 3.14285714 =((5+6)/(4+3))*2 3.14285714

Direccionamiento de celdas

Como se vio anteriormente en esta sección, al copiar una fórmula hacia la derecha o izquierda, cambian las columnas, y al copiar una fórmula hacia arriba o abajo, cambian las filas. Pero esto en ciertos casos puede ser una desventaja, porque es posible que deseemos tener algún dato constante y la referencia de su celda no debe cambiar. Una solución a esto podría ser que se hiciera una fórmula por cada celda, pero no es una solución eficiente, porque mientras más datos se tengan más larga será esta tarea.

Por ejemplo, en la siguiente tabla se desea calcular el cambio de pesos a dólares:

CONSTANTE (FÓRMULA)

Variable

Resultado de la fórmula


90

1. Ingresa a Excel

2. Captura la table siguiente:

3. Calcula la columna de PRECIO DLLS, dividiendo la columna PRECIO MN ENTRE EL

VALOR DEL DÓLAR.

4. Después copia el valor de la celda hacia

abajo, debe aparecerte como se muestra en la siguiente figura:

La fórmula que está en la celda D7 está correcta, lo único que debemos hacer es indicarle que no cambie su columna o renglón al momento de copiarse y la forma de hacerlo es anteponiendo el signo $ antes de la referencia de la celda.

La misma fórmula se puede editar con la

tecla <F2> y posteriormente se agrega el signo $ antes de la dirección C7. Posteriormente copia la fórmula y te dará el resultado correcto.

5. Ahora sí, al copiar la fórmula, el valor de C3

se mantendrá:

6. Graba con el nombre de ACTIVIDAD6 7. Solicita al docente que revise tu actividad.


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Podemos tener referencias absolutas cuando no va a cambiar ni la columna ni la fila (como $C$6), referencias relativas cuando va a cambiar la columna o la fila (como C6 o C6) y referencias mixtas cuando se combinan relativas con absolutas (como $C6*C$7).

Las referencias absolutas, relativas y mixtas ($), se pueden utilizar con cualquier tipo de

fórmulas. Esto nos puede ahorrar mucho trabajo y tiempo al momento de realizar operaciones con los datos.

ACTIVIDAD 7

Lee el texto “Funciones Predefinidas” posteriormente contesta las preguntas que se te presentan: Funciones predefinidas

Excel es una hoja de cálculo que nos permite poder realizar muchas operaciones de

forma sencilla, mediante la identificación de las celdas por filas y columnas. Una de las grandes herramientas que existen en Excel son las funciones. Estas funciones nos permiten realizar operaciones más complejas y de forma sencilla, tanto con valores numéricos o valores de texto.Todas las funciones tienen en común el nombre de la función, la cual la identifica con una serie de argumentos, todos ellos separados por puntos y comas, entreparéntesis. Veremos que puede haber alguna función que no tenga ningún tipo de argumento, pero siempre existirán los paréntesis después del nombre de la función.

Para poder trabajar con las funciones, es importante conocerlas todas por separado ya

que cada una de ellas nos ofrece un resultado diferente. Sabiendo lo que deseamos y conociendo las funciones, es más fácil poder encontrar la combinación de funciones con las que podemos encontrar el resultado deseado.

Excel organiza las funciones en distintos grupos para su mejor localización. En el botón

aparece un cuadro donde también podemos ver una explicación sobre la función que requerimos.

A continuación, se muestran algunas de ellas:

Funciones de fecha y hora: AÑO, DÍA, FECHA, HORA, HOY, MES, MINUTO.


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Funcionesdematemáticasy trigonometría: COS, EXP, GRADOS, LOG, PI, POTENCIA, RAÍZ, SENO.

Funcionesdeestadística: CONTAR, CONTAR.SI, FRECUENCIA, MAX, MIN, MODA,

PROMEDIO. Funcionesdetexto: CARACTER, CONCATENAR, MAYUSC, MINUSC, SUSTITUIR. Funcioneslógicas: FALSO, NO, O, SI, Y.

A lo largo de este tema, podremos ver el nombre de la función, una pequeña explicación

de para qué sirve, la explicación de la estructura con los argumentos (sintaxis) y para qué sirve cada una de ellas y un pequeño ejemplo de cómo utilizar esta función.

Tomemos en cuenta la siguiente hoja de Excel, la cual utilizaremos

en las siguientes funciones: Funciones estadísticas de uso común SUMA

Suma todos los números de un rango de celdas. SUMA(número1,número2, ...)

Número1, número2, ... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener.

Fórmula Descripción Resultado

=SUMA(3,2) Suma 3 y 2 5

=SUMA(A1:A3) Suma los tres primeros números 26

=SUMA(A3:A5,2) Suma los tres últimos números y 2 40

PROMEDIO

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos, los cuales pueden ser números, nombres, matrices o referencias que contengan números.


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PROMEDIO(número1,número2,…)

Número1, número2, ... son entre 1 y 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener.


=PROMEDIO(3,2,5,10) Promedio de 3, 2, 5 y 10. 5

=PROMEDIO(A2:A3) Promedio del segundo y tercer número. 8 =PROMEDIO(A2:A3,A5) Promedio del segundo, tercer y último número. 6 =PROMEDIO(A3:A5,10) Promedio de los tres últimos números y 10. 12 MAX

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. MAX(número1,número2, ...)

Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los cuales desea encontrar el valor máximo.

Fórmula Descripción Resultado =MAX(A1:A5) El mayor de los números de la tabla 27

=MAX(A1:A5,30) El mayor de los números de la tabla y 30 30

MIN

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. MIN(número1;número2; ...)

Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los que desea encontrar el valor mínimo.


=MIN(A1:A5) El menor de los números de la tabla 2

=MIN(A1:A5,0) El menor de los números de la tabla y 0 0 CONTAR

Cuenta el número de celdas que contienen números, además de los números dentro de la lista de argumentos. Utiliza CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un rango o de una matriz de números.


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CONTAR(ref1,ref2;...)

Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero sólo se cuentan los números.

Tomemos en cuenta la siguiente tabla:


=CONTAR(A1:A6) Cuenta el número de celdas que contienen números en la lista. 2 (A2 y A4)

=CONTAR(A4:A6) Cuenta el número de celdas que contienen números en las tres últimas celdas de la lista. 1 (A4)

=CONTAR(A1:A6,2) Cuenta el número de celdas que contienen números en la lista, además del valor de 2. 3

Una vez estudiadas las funciones lógicas, podremos hacer uso de funciones

combinadas que se encuentran incluidas en Excel, como SUMAR.SI, CONTAR.SI, CONTARA,CONTAR.BLANCO, entre muchas más, las cuales son de mucha ayuda si las logramos utilizar adecuadamente.

Funciones lógicas

Son lasfunciones que nos permiten “preguntar” sobre el valor de otras y actuar según la respuesta obtenida. SI

La función SI nos permite realizar una pregunta lógica, la cual pueda tener dos posibles resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma según la respuesta obtenida. SI(prueba_lógica,valor_si_es_verdadero,valor_si_es_falso)

Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación. Lo que escribamos dentro del segundo y tercer argumento serán las acciones que se realizarán en caso de que la respuesta a la pregunta lógica sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros argumentos son los únicos obligatorios para esta función.


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Para realizar la pregunta lógica podremos utilizar los siguientes operadores de comparación:

= Igual a > Mayor que < Menor que

>= Igual o mayor que <= Igual o menor que <> Diferente de

Ejemplo:

En la celda A2 escribiremos la edad de una persona y en la celda B2 queremos que aparezca el texto "Mayor de edad", en el caso que la edad sea igual o superior a 18; en cambio, si la edad es menor de 18,

aparecerá el mensaje "Menor de edad". La función que deberíamos escribir sería:

=SI(A2>=18,"Mayor de edad","Menor de edad") Observemos que en el primer argumento preguntamos por mayor o igual que 18, si la

respuesta a la pregunta es Verdadera se realizará el segundo argumento: "Mayor de edad", en cambio si la respuesta es falsa, realizamos el tercer argumento: "Menor de edad". Otra forma de escribirlo sería:

=SI(A2<18,"Menor de edad","Mayor de edad")

Los argumentos de la función también pueden ser fórmulas o valores de celdas. Si te

fijas, el texto debe llevar comillas, por lo que si quieres mostrar una celda en blanco podemos poner =SI(A2<18,“Menor de edad”,“”).

Función Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si

uno o más argumentos son FALSO. Esta función suele utilizarse conjuntamente con la función SI. Y(valor_lógico1,valor_lógico2, ...)

Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Ejemplo:

En la celda A2, introduciremos la edad y en la B2 la estatura de una persona en metros. La edad debe ser mayor a 16 años y la estatura superior a 1.70, por lo que la función Y devolverá un FALSO en caso de que alguno de los datos no se cumpla y se escribiría de la siguiente forma en la celda C2:


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=Y(A2>16,B2>1.7)

Edad Estatura Valor de la función Y 17 1.80 VERDADERO 16 1.70 FALSO 15 1.90 FALSO

Podemos utilizar la función SI, aprovechando el resultado que nos arroja la función Y

para enviar un sencillo mensaje, como “Puede entrar” o “No puede entrar”. La función escrita en la celda C2, podría ser:

=SI(Y(A2>16,B2>1.7),"Puede pasar","No puede pasar")

Bien podría ser el proceso de selección para un equipo de básquetbol o voleibol.

Observemos que toda la función Y(...) se escribe dentro del primer argumento de la función SI.

También observemos la diferencia en los resultados si cambiamos los operadores, ya que si

en la estatura escribiéramos B2>=1.7, se aceptarían personas que midan 1.70, tal vez este último operador sería el más adecuado; pero eso va a depender de la finalidad de nuestra fórmula. Función O

Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSOS.Esta función también se suele utilizar conjuntamente con la función SI. Con ella también podremos realizar varias preguntas dentro del SI y la parte que está en el argumento reservado para cuando la pregunta es verdadera, sólo se realizará en el caso que cualquiera de las respuestas a las preguntas dentro de la función O sea verdadera.

O(valor_lógico1,valor_lógico2, ...)

Valor_lógico1,valor_lógico2,... son entre 1 y 30 condiciones que deseamos comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Ejemplo:

Utilizaremos el mismo ejemplo anterior pero dejaremos pasar a la persona que sea mayor de 16 años o mida más de 1.70. De esta manera con que se cumpla una de las dos condiciones, la función devolverá VERDADERO y enviará un FALSO sólo cuando las dos condiciones no se cumplan. Escribimos lo siguiente en C2:

=O(A2>16,B2>1.7)


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Edad Estatura Valor de la función O

17 1.80 VERDADERO 13 1.60 FALSO 15 1.90 VERDADERO 20 1.65 VERDADERO

Utilizando de igual manera la

función SI, podríamos escribir lo siguiente en la celda C2:

=SI(O(A2>16,B2>150),"Puede pasar","No puede pasar")

ACTIVIDAD 8


1. ¿Qué entiendes por una función? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ¿Qué diferencia existe entre una fórmula y una función?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 3. ¿Qué características tienen las celdas que cuenta la función CONTAR? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 4. ¿En qué momento aplicarías una función lógica? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


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5. Explica a qué se refieren los tres parámetros que contiene la función SI: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 6. ¿Cuál es la diferencia entre la función O y la función Y? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 7.- ¿Qué diferencia encuentra entre la función MAX y MIN? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 8 ¿Qué diferencia encuentras entre la función SUMA y la función PROMEDIO? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


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ACTIVIDAD 9

Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:

1. Captura los datos como se muestra en la imagen siguiente:

2. Calcula la columna de CAL. PARCIAL IIIcon la función SUMA, observa cómo se calcula

en la siguiente imagen:

3. Calcula la columna de PROMEDIO (parcial I, parcial II y Cál. parcial III) con la función que

le corresponde, observa cómo se calcula el promedio en la siguiente imagen:


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4. En la columna de ALERTA utiliza la función SI para indicar qué materia reprobaste o te felicite porque aprobó la materia. Observa la siguiente imagen:

Cuando presiones ACEPTAR te debe de quedar de la forma siguiente:


101

5. Por último calcula el promedio más alto que tuviste en el parcial Icon la función MAX y la

calificación más baja en el SEMESTRAL con la función MIN 6. Graba con el nombre de actividad9 7. Solicita al profesor que revise tu actividad.

ACTIVIDAD 10


En Matemáticas I, aprendiste a utilizar la fórmula general para la solución de ecuaciones de segundo grado.

Recuerda que el discriminante (b2 – 4ac) es lo que está

dentro de la raíz cuadrada, y nos puede proporcionar tres posibles valores:

Un valor mayor que cero indica que la ecuación tiene dos soluciones reales. Si el resultado es cero, tiene una solución. Si obtenemos un valor negativo, la ecuación no tiene solución en números reales (por la

raíz de un número negativo).

Elabora una hoja de cálculo donde mediante una fórmula envíes un mensaje que informe si el discriminante resultó negativo, pero si el valor de éste es mayor o igual que cero, calcular las soluciones de la ecuación de segundo grado con cuatro decimales. Es conveniente que sepas que Excel cuenta con la función =RAIZ(número), la cual obtiene la raíz de un número, en el parámetro número se le puede dar un valor numérico, fórmula o el valor de una celda. Este es un ejemplo de cómo puede quedar, pero podemos diseñarla a tu gusto y conveniencia.

aacbbx

2422


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Observa la ubicación de las variables a, b y c, están en B5, E5 y H5 respectivamente, entonces escribimos la fórmula para obtener el discriminante en C7: =(E5*E5)-(4*B5*H5) Lo que equivale a la fórmula b2 – 4ac Luego escribiremos una fórmula para emitir un mensaje en caso de tener un resultado positivo, uno negativo o cero, para lo que en I7 podemos escribir: =SI(C7=0,"T.C.P.",SI(C7>0,"Ecuación de segundo grado","No hay soluciones")) Si te fijas, hay una función SI dentro de otro SI, a esto se le conoce como funciones o ciclos anidados, es decir, una función dentro de otra. La función verifica que si el discriminante (C7) es cero, determina a un trinomio cuadrado perfecto, si no lo es, continúa la verificación preguntando si C7 es positivo, lo cual nos daría una ecuación con dos soluciones y por último, si no es ninguna de las dos, pues sólo queda que C7 sea negativo por lo que mandará el mensaje de que no hay soluciones. Por último, si quieres saber cuáles son las soluciones x1 y x2, puedes evaluarla con la fórmula general, aprovechando que ya tienes el valor del discriminante en C7. Escribe en D9 lo siguiente: =SI(C7>=0,(-E5+RAIZ(C7))/(2*B5),"Raíz negativa") Ahora en I9 escribe: =SI(C7>=0,(-E5-RAIZ(C7))/(2*B5),"Raíz negativa") Debes tener en cuenta la importancia de los paréntesis, -b se suma y resta con la raíz del discriminante y después se divide entre 2a, el uso de paréntesis es forzoso. Lo que la función hace es evaluar la fórmula general sólo para valores iguales o mayores que cero, pues de lo contrario, directamente envía el mensaje de que se trata de una raíz de un número negativo. Observa que la única diferencia en las dos fórmulas es el signo que antecede a RAIZ(C7), que es la raíz del discriminante. Graba con el nombre de actividad10 7. Solicita al profesor que revise tu actividad.


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ACTIVIDAD 11


Realiza una tabla de conversiones donde puedas convertir de pesos a dólares y dólares a pesos. En una celda capturarás el tipo de cambio, en otra la cantidad a convertir y una más para obtener tu resultado.

Graba con el nombre de actividad11 Solicita al profesor que revise tu actividad.

2.3 Utilizar las herramientas para la edición de múltiples hojas.

ACTIVIDAD 12

Lee el texto “Libros en Excel” posteriormente contesta las preguntas que se te presentan: Libros en Excel

Como ya sabemos, un libro de Microsoft Excel es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo.Hay que recordar que una hoja de cálculo es el documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos y consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro que puede utilizarse para organizar distintos tipos de información relacionada entre sí. Pueden introducirse y modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los datos de más de una hoja de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la misma hoja de cálculo con sus datos correspondientes.


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Pues bien, de lo que se trata ahora es de trabajar con las diferentes hojas con las que puede contar un libro. Primero que nada hay que saber en donde están ubicadas las etiquetas que identifican a cada una de las hojas.Excel comienza a trabajarun nuevo archivo, conteniendo tres hojas, como se puede ver en la parte inferior del siguiente gráfico.

Podemos notar cuál es la hoja activa sólo con ver la etiqueta, ya que el fondo cambia su color y el tipo de letra se muestra en negrita. Para pasar de una hoja a otra, solamente damos un clic en la hoja a la que queramos cambiar. Insertar una nueva hoja Para insertar una hoja: 1. Hacer clic en el botón secundario del mouse sobre la etiqueta de una hoja. 2. Seleccionar la opción Insertar del menú contextual. 3. Seleccionar el icono Hoja de cálculo.

O presionar el icono a la derecha de Hoja3 o la combinación Mayús+F11.

Hojas


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Para insertar varias hojas: 1. Mantener presionada la tecla MAYÚS (Shift) y, a continuación, seleccionar tantas

etiquetas de hoja de cálculo existentes como las que deseas agregar al libro con un clic del mouse. Por ejemplo, si deseamos agregar tres hojas, simplemente seleccionamos tres hojas.

2. Con el botón secundario del mouse, seleccionar la opción Insertar del menú contextual. 3. Seleccionar el icono Hoja de cálculo. NOTA: Las nuevas hojas se insertarán a la izquierda de la hoja activa. Eliminar hojas

Este proceso implica borrar hojas que puedan tener información y que ésta se pueda perder definitivamente, por lo que se debe tener cuidado al momento de realizar el proceso.

El procedimiento para eliminar hojas es muy parecido:

1. Seleccionar las hojas que deseemos eliminar. 2. En el menú Edición, haz clic en Eliminar hoja.

1. Seleccionar las hojas que queramos eliminar. 2. Con el botón secundario del mouse, seleccionar la opción Eliminar. Cambiar el nombre a una hoja

Para cambiar el nombre a una hoja sigue cualquiera de los siguientes pasos: 1. Seleccionar la hoja a la que deseemos cambiar de

nombre. 2. Con el botón secundario del mouse, seleccionar la

opción Cambiar nombre, en el menú contextual. 3. Escribir el nuevo nombre y presiona Enter.

O

1. Dar doble clic en la etiqueta de la hoja a la que

queramos renombrar. 2. Escribir el nuevo nombre y presionar Enter.

En ambos casos, podremos escribir el nuevo

nombre directamente en la pestaña de la hoja .


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Agregar color a etiquetas de hojas

Se puede cambiar la presentación de las etiquetas, distinguiéndolas por algún color.

1. Hacer clic en el botón secundario en la etiqueta

de hoja y a continuación, en Colordeetiqueta.

2. Elegir el color que se desee y hacer clic en Aceptar.

La hoja activa estará solamente subrayada por el color elegido, mientras que la en hoja inactiva, su fondo será del color seleccionado.

Establecer fondo a una hoja

Una hoja también puede tener una imagen de fondo, o un relleno sólido, para el caso de las hojas que contienen datos. Para establecer un fondo debemos realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar la hoja en la que quieras agregar una imagen de fondo o trama.

2. En la pestaña Diseño de página, presionar el botón Fondo

3. Seleccionar el archivo de gráficos que vamos a utilizar como trama de fondo. El gráfico se repetirá para rellenar una hoja.

Hoja Activa Hojas Inactivas


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Para eliminar el fondo, podremos hacer los pasos 1 y 2, sólo notarás que el

menú cambia, el lugar donde estaba Fondo…, ahora lo ocupa Eliminarfondo.

Mover o copiar hojas

De la misma manera que existen varias formas de insertar y eliminar hojas, existen diferentes maneras para mover y copiar hojas. Se puede mover una o más hojas en el mismo libro e incluso en diferentes libros.

Para mover o copiar hojas: 1. Abrir el libro que recibirá las hojas. 2. Cambiar al libro que contiene las hojas que deseamos

mover o copiar y, a continuación, seleccionamos las hojas.

3. En la pestaña de la hoja, hacer clic con el botón derecho del mouse y luego en Mover o copiar hoja.

4. En el cuadro Al libro, haz clic en el libro que recibirá las hojas. NOTA: Para mover o copiar las hojas seleccionadas en

un nuevo libro, hacer clic en nuevo libro. 5. En el cuadro Antes de la hoja, hacer clic en la

hoja delante de la que deseemos insertar las hojas copiadas o movidas.

6. Para copiar las hojas en vez de moverlas, activa la casilla de verificación Crear una copia.

La forma más fácil de mover hojas es dar clic y mantener presionado para arrastrar la hoja a la ubicación deseada. Algo muy importante que se debe tomar en cuenta es que si se mueve una hoja de cálculo,


108

las operaciones o gráficas que estén basados en datos de la misma se pueden volver imprecisos o erróneos, por lo que hay que tener cuidado con las hojas que se moverán o copiarán. Ocultar y mostrar hojas

Hay veces en que necesitamos ocultar alguna hoja, ya sea por seguridad o por simple requerimiento personal. Al ocultar una hoja, ésta simplemente no aparecerá donde están las etiquetas; sin embargo, sigue existiendo. Las opciones para realizarlo están en los mismos menús anteriores.

Para ocultar hojas:

1. Seleccionar la hoja u hojas que queramos ocultar. 2. En la pestaña de la hoja, hacer clic con el botón derecho

del mouse y da clic en Ocultar. Las etiquetas desaparecerán.

Para mostrar las hojas ocultas:

1. Hacer lo mismo, sólo que ahora da clic en Mostrar…

2. Aparecerá el cuadro Mostrar con las hojas que actualmente están ocultas, seleccionar las que quieras mostrar y dar clic en Aceptar.

Selección y edición de hojas

Al introducir o cambiar datos, los cambios afectan a todas las hojas seleccionadas. Estos cambios pueden sustituir los datos en la hoja activa y otras hojas seleccionadas. Es decir, lo que se vio anteriormente se puede aplicar no solamente a una hoja: sino a varias hojas al mismo tiempo. Para seleccionar: Se debe: Una sola hoja

Hacer clic en la etiqueta de la hoja.

Dos o más hojas adyacentes

Hacerclic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantener presionada la tecla MAYÚS (Shift) y hacer clic en la etiqueta de la última hoja.


109

Dos o más hojas NO adyacentes

Hacerclic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en las etiquetas de las demás hojas

Todas las hojas de un libro

Hacer clic con el botón secundario del mouse sobre cualquier etiqueta y elegir la opción“Seleccionar todas las hojas” en el menú contextual.

Al tener seleccionadas varias hojas, el formato se aplicará a todas por igual. Por

ejemplo, si estamos en la Hoja1, y seleccionamos enseguida la Hoja2 y la Hoja 3, lo que escribamos lo estaremos viendo en la Hoja1; sin embargo, lo que hagamos se estará aplicando simultáneamente en las otras dos hojas. Así mismo, los formatos de celdas, tipos de letras, fondos, etc., se estarán aplicando en las hojas seleccionadas.

ACTIVIDAD 13

Contesta correctamente las siguientes preguntas: 1. ¿Cuáles son las formas de seleccionar varias hojas en un libro?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ¿Cuál es el procedimiento para cambiar el color de fondo de una etiqueta?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. ¿Qué pasa si al seleccionar dos o más hojas, escribimos algo en una celda?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


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4. ¿Cómo le pones fondo a una hoja? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5.-¿Cómo eliminas una hoja?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6.- ¿Cómo mueves o copias el contenido de una hoja?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 14


1. Realiza una hoja de cálculo donde podamos cambiar automáticamente de hojas (haremos uso de hipervínculos, que se trataron en el primer módulo).

2. En la primer hoja, asígnale el nombre de INICIO e inserta cinco figuras geométricas (Triángulo, Cuadrado, Trapecio, Círculo, Pentágono regular).

3. Inserta igual número de hojas, una para cada figura. 4. Al hacer clic en la figura, nos debemos cambiar a la hoja correspondiente, usando

hipervínculos. En cada hoja escribe la fórmula para encontrar el área de la figura y agrega un botón que nos lleve al Inicio.

Variante: Puedes utilizar las formas de la ecuación de la recta olas cónicas y su ecuación característica (Vistos hasta el primer y segundo corte en Matemáticas III).


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Observa cómo nos cambiamos a la hoja correspondiente al círculo, en ella encontraremos la fórmula y el botón que nos llevará a la hoja Inicio.

5. Graba con el nombre de ACTIVIDAD 14 6. Solicita al profesor que revise tu actividad.


112

2.4 Establecer los valores permitidos en las celdas de la hoja de cálculo.

ACTIVIDAD 15

Lee el texto “Validación de datos” posteriormente contesta las preguntas que se te presentan: Validación de datos

Cuando se está utilizando un sistema de computadora es común que cuando algún proceso no está permitido se mande un mensaje de error o de advertencia. Por ejemplo, en una tienda, si se intenta vender un producto que se terminó en inventario, la computadora podría arrojar un mensaje que diga “No hay existencia del producto”. Otro ejemplo sería al intentar dar como fecha el 30 de febrero, que obviamente no existe, por tanto se puede enviar un mensaje de advertencia diciendo algo como “Fecha inválida”.

Excel cuenta con la validación de datos, que sirve para impedir al usuario el ingreso de datos que no estén permitidos en nuestra hoja de cálculo. ¿Qué pasaría si intentas pasar tus calificaciones a Excel? Si no realizas la validación, podrías ingresar calificaciones como un 11 ó un -3, pero si aprendes este tema, podremos restringir que la celda sólo reciba valores de 0 a 10. Esto no sólo es válido con números, podemos restringir el ingreso de texto, fechas, números o personalizar a tu conveniencia. Designar entradas de celda válidas 1. Seleccionar las celdas que desees validar. 2. En la pestaña Datos, haz clic en Validación

de datos…

3. Especifica el tipo de validación que

desees:

Podremos darnos cuenta que en el cuadro Permitir:podemos elegir entre diferentes opciones, Número entero, Decimal, Fecha, HorayLongituddetexto mostrarán las mismas opciones, mientras que laLista mostrará opciones un poco diferentes y Personalizada espera una validación para alguna fórmula en especial.


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En el caso de las primeras, se esperará primero alguna restricción que esté en el cuadro Datos, tal como se muestra en la figura de la derecha, y dependiendo de la restricción, serán los valores que se esperarán. Por ejemplo, si quiero permitir valores que estén en el rango de 6 a 10, pues en Datos se tiene que poner entre, luego, como valor mínimo se debe dar el 6 y el 10 como valor máximo. Si se quiere permitir un texto o número específico, en Datos se tendría que elegir iguala y en la única opción de valor, dar el dato deseado.

En el ejemplo podemos ver

que se está restringiendo a que sólo se acepten valores entre el cero y el diez.


114

Mensaje Entrante

En la misma pantalla podemos modificar el mensaje de entrada. Seleccionar la pestaña Mensaje de entrada y enseguida introduce los datos mostrados en el cuadro Título y Mensajedeentrada. Si dejas marcada la casilla de verificación Mostrar mensaje al seleccionar celda, el mensaje aparecerá al seleccionar las celdas validadas con el fin de dar aviso al usuario que las celdas permiten sólo algunos valores.

Si no quieres que aparezca este mensaje, simplemente desactiva la casilla de verificación. Mensaje de Error

Este es el mensaje predeterminado que Excel mostrará cuando se intente ingresar un dato que no esté permitido.

Sin embargo; la ventaja de esta característica es que podemos personalizar esta

ventana. Primero que nada hay que marcar las celdas que quieras validar.


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Enseguida, abre la ventana de Validación de datos, podremos ver que cuenta con un

cuadro donde se puede modificar el Título y el Mensaje de error: pero también tiene las opciones de Estilo, las cuales tienen sus propias características, aunque el mensaje sea exactamente el mismo: Grave

Los valores que se introduzcan NO se aceptarán hasta que se dé un valor permitido o cancelar el proceso.

Advertencia

En este caso, se advierte que los valores no son permitidos; pero si el usuario lo requiere lo podrá introducir contestando Sí.


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Información

Aquí solamente avisa, pero al igual que la advertencia, si se presiona Aceptar se está permitiendo el dato.

Formatos condicionales

Cuando preparamos una hoja de cálculo es común que sea necesario controlar los resultados de ciertas cifras, ya que estos han sido calculados. Por ejemplo, sería importante saber cuando la producción de manzanas disminuye de tal manera que no podemos surtir a nuestros clientes. Por esto, Excel nos permite asignar un formato condicional. Este formato considera el valor de la celda y asigna el formato en función de los resultados esperados. Para asignar un formato condicional seleccione de la pestaña Inicio, la opción Formato condicional.


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Verás varias opciones donde se condiciona el formato de la celda de acuerdo a determinado valor. Por ejemplo, si queremos que Excel nos avise con un color cuando nuestras ventas diarias no rebasen los 500 pesos, seleccionamos la opción Es menor que… Las cajas de diálogo cambiarán dependiendo de la opción que elijas.

Podemos ver a la derecha las opciones predeterminadas para que la celda tome cierto formato. Pero nosotros tenemos la opción para darle el formato que deseemos.

Para eso, en el botón Formato condicional, seleccionamos la opción Nueva regla.

Aparece un cuadro de diálogo donde están todas las

opciones donde, por ejemplo, si quieres resaltar tus buenas calificaciones que están entre 9 y 10, tienes que seleccionar Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan, Valor de la celda estará entre 9 y 10.


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Presionamos el botón Formato para darle a la celda el aspecto que queramos, para eso se abrirá el cuadro de diálogo siguiente:


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ACTIVIDAD 16

Contesta correctamente las siguientes preguntas: 1. ¿Para qué sirve la validación de datos?

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

2. Da un breve ejemplo en el que pudieras utilizar la validación de datos:

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

3. ¿Cuál es la diferencia entre el Mensaje de error y el Mensaje entrante? ______________________________________________________________________

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

4. Mencionalos estilos de error en la validación de datos:

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

5 ¿Para qué crees que sirve el formato condicional?:

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

ACTIVIDAD 17


Elabora tu boleta de calificaciones validando la información que ingreses, es decir, sólo números del cero al diez para el parcial I y II, enviarás un mensaje de error donde diga “Sólo calificaciones de 0 a 10”. Números del 0 al 5 para el parcial III y semestral, enviarás un mensaje de error donde diga: “Sólo calificaciones de 0 a 5”.


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Puedes utilizar el Ejercicio 1 realizado en Fórmulas y Funciones (Resultado 2.2). Realízalo de la siguiente forma:

Marca las celdas a las cuales le vas a validar los datos

Selecciona la opción VALIDACIÓN DE DATOS del menú DATOS

Selecciona la opción de validación de datos para que te muestre la ventana en la que tienes que llenar las opciones como se muestra en la imagen siguiente:

Da clic en aceptar para que se graben los cambios

Ahora puedes capturar los datos, si intentas meter valores fuera del rango que indicaste te mostrara el siguiente mensaje de error:


121

Graba con el nombre de ACTIVIDAD17 Solicita al profesor que revise tu actividad.

2.5 Crear temas que correspondan al formato requerido.

ACTIVIDAD 18

Lee el texto “Temas”, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan: Temas

Los temas son los que se muestran en la galería Temas. Aunque un tema puede ser un tipo de archivo independiente, cada documento que se cree en la Versión de Office 2007 tiene un tema incorporado (incluso los documentos nuevos en blanco tienen un tema aplicado). Los temas integrados no contienen texto ni datos, pero los colores del tema, las fuentes del tema o los efectos del tema se aplican a todas las partes del documento, incluido el texto y los datos.

En Excel 2007, en la ficha Diseño de página, en el grupo Temas, haz clic en Temas y podemos buscar más en Más temas en Microsoft Office Online. Colores del tema

Cambiar los colores del tema (colores del tema: conjunto de colores que se utiliza en un archivo. Los colores del tema, las fuentes del tema y los efectos del tema constituyen un tema) es el cambio más drástico que puede hacer en un documento de Office, salvo cambiar el tema. Con un solo clic puede cambiar la tonalidad de un documento de informal a formal, o viceversa, cambiando los colores del tema.


122

Los colores del tema tienen 12 zonas de color. Los cuatro primeros colores horizontales

son para el texto y los fondos. El texto que se crea con colores claros siempre será visible sobre colores oscuros, y el texto que se crea con colores oscuros siempre será visible sobre colores claros. Los seis colores siguientes son colores de énfasis que siempre son visibles sobre los cuatro colores de fondo posibles. Los dos últimos colores, que no se muestran en la imagen siguiente, están reservados para los hipervínculos visitados (hipervínculo visitado: hipervínculo de un destino que se ha visitado. Una vez que se visita un hipervínculo, cambia de color).

Los colores del tema admiten fondos oscuros y claros porque los libros Excel 2007 a

menudo son blancos. Hay reglas de visibilidad incorporadas en el tema para que pueda cambiar los colores en cualquier momento y el contenido siga siendo legible y tenga la apariencia adecuada.

Al hacer clic en Colores en el grupo Temas, los colores que aparecen junto al nombre

del tema representan los colores de énfasis e hipervínculo de ese tema. Si cambia cualquiera de estos colores para crear su propio conjunto de colores de tema, los colores que se ven en el botón Colores y junto al nombre Tema se actualizarán según corresponda.

Los colores del tema se muestran en todas las galerías de

colores junto con un conjunto de tonos y matices que se basa en dichos colores. Puede seleccionar colores de este juego ampliado para elegir opciones de formato y aplicarlas a partes concretas del contenido dentro del mismo tema. Al cambiar los colores del tema, también cambia la galería de colores y los colores aplicados a todo el contenido del documento que utiliza los colores del tema.

En la galería Colores del tema se muestran todos los conjuntos de colores de los temas integrados. Para crear sus propios colores del tema, en el grupo Temas, haga clic en Colores y luego en Crear nuevos colores del tema.

Estilos de celda de Excel

Un estilo de celda es un conjunto definido de características de formato, como fuentes (fuente: diseño gráfico aplicado a todos los números, símbolos y caracteres alfabéticos. También se denomina tipo de letra. Arial y Courier New son ejemplos de fuentes. Las fuentes suelen venir en diferentes tamaños, como 10 puntos, y varios estilos, como negrita), tamaños de fuente, formatos de número, bordes de celda y sombreado de celda. Para impedir que otras


123

personas realicen cambios en determinadas celdas, también puede utilizar un estilo de celda que bloquee las celdas. Office Excel 2007 tiene varios estilos de celda integrados que puede aplicar o modificar. También puede modificar o duplicar un estilo de celda para crear el suyo propio.

Los estilos de celda se basan en el tema (combinación de colores de temas, fuentes de

temas y efectos de temas). Se puede aplicar un tema a un archivo mediante una selección única de documento que se aplica a todo el libro. Cuando se cambia a otro tema de documento, los estilos de celda se actualizan para que coincidan con el nuevo tema.

ACTIVIDAD 19


1. ¿Qué son los temas? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

2. ¿Qué son los temas integrados?

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

3. ¿Qué representa los cuatro primeros colores horizontales del tema? ______________________________________________________________________

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

4. ¿Qué representan los seis colores siguientes?

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

5. ¿Los dos últimos colores qué representan?

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

6. ¿Qué es un estilo de celda? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________


124

ACTIVIDAD 20

Ingresa a Excel Abre la práctica de la boleta de calificación Aplícale un tema Grábala con el nombre de ACTIVIDAD20 Llama a tu profesor para que te revise.

2.6 Trabajar con listas de datos.

ACTIVIDAD 21

Lee el texto “Tablas de datos”, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan: Tablas de datos (listas de datos)

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos) y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.

Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

Ordenar la los registros. Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio. Utilizar fórmulas para la lista, añadiendo algún tipo de filtrado. Crear un resumen de los datos. Aplicar formatos a todos los datos.

Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el

término Listas de datos, incluso encontraremos, que en algunos cuadros de diálogo, se refiere a las tablas como listas.


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¿Cómo planear una lista?

Cuando planees una lista, considera la información que contendrá la lista y cómo trabajarás con la información hoy y en un futuro, antes de empezar a introducir información en la hoja de cálculo haz las siguientes consideraciones:

Identifica el propósito de la lista. Determina el tipo de información que debe contener la lista.

Planea la estructura de la lista. Determina los campos que conforman un registro.

Anota los nombres de los campos. Los nombres de los campos pueden tener hasta 255 caracteres de longitud. Los

nombres de campo aparecen en la primera fila de una lista.

Determina cualquier formato especial de número que requiera la lista. Casi todas las listas contienen texto y números. Se debe considerar que algunos

campos requieren prefijos o formato especial de números. Como Excel elimina cualquier cero al principio de un número, se debe introducir un apóstrofo (‘), como en el caso de tu matrícula de Cobach, por ejemplo, si escribes en Excel 00403343, se eliminarán los primeros ceros, por lo que hay que escribir ´00403343 para que se conserven.

Crear una tabla

Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista. SeleccionarTabla en la pestaña Insertar.

Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.


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Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.

Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado),

activaremos la casilla de verificación. La lista tiene encabezados.

Al final hacer clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

Modificar los datos de una tabla

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores en la tabla, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.

Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que esté

activa, y pulsar en el icono Formulario, el cual por default, no está en la cinta de opciones por lo que habrá que agregarla tal como lo vimos al inicio de este módulo.

Cuando esté listo, podremos ver este icono.


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Al crear el formulario, disponemos de los siguientes botones:

Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. Eliminar: Eliminar el registro que está activo. Restaurar: Deshace los cambios efectuados. Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda. Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro,

luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulación), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botón Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Enter.

Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará en

un registro vacío, sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Enter o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente.

Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos

insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar. Para buscar un registro y posicionarnos en él podemos utilizar los botones Buscar

anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto, introduciendo un criterio de búsqueda. Pulsamos en el botón Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de búsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios.

Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Luna en el campo Apellidos,

escribimos Luna en Apellidos y pulsamos el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de apellido Luna.


128

Modificar la estructura de la tabla

Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posición, así que sólo podremos aumentar y disminuir filas.

Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la

tabla desde su esquina inferior derecha.

Cuando necesitemos añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, sólo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la última celda y aparecerá una fila nueva.

Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, nos

posicionaremos en la primera celda que queremos desplazar y elegiremos la opción correspondiente desde el menú Insertar, en la pestaña de Inicio o en el menú contextual de la tabla.

Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas o Columnas de la tabla en el menú Eliminar, disponible en la pestaña de Inicio y en el menú contextual de la tabla.

Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla Delete, eliminamos los

datos seleccionados; pero no la estructura de la tabla.

Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos Delete. Si deseamos eliminar la estructura de la tabla; pero conservar los datos en la hoja, entonces pulsamos en la pestaña de Diseño de la tabla. Estilo de la tabla


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Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.

En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como

que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera o última columna.

Las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla. Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente y fondo, fondo

condicional, etc.,como a cualquier celda de la hoja de cálculo. En esta tabla, se ha cambiado el estilo y se han marcado las opciones Primera y Última

columna.

Ordenar una tabla de datos

A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.

Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer

apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos acceder a la pestaña Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar

sobre uno de los botones de la sección Ordenar y filtrar para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que aparece, pulsando la pestaña junto al encabezado de la columna.

Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por grupo más el primer apellido, en la pestaña Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar (pulsando Agregar nivel para añadir un campo), si ordenamos según el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar según), y Criterio de ordenación, donde elegimos si el orden es alfabético (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. En el cuadro podemos ver que la ordenación se hará del grupo con el número de menor número al mayor, una vez hecho esto, se ordenarán por apellido. Así tendremos todos los grupos ordenados y a su vez, cada grupo estará ordenado alfabéticamente.


130

Seleccionando un nivel y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o

disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente.

En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir

el cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la ordenación.

ACTIVIDAD 22


1. ¿Qué es una tabla? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

2. ¿Cuáles son los puntos que debes de considerar para planear una lista?

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

3. ¿Cuáles son los pasos que tienes que seguir para modificar una tabla? ______________________________________________________________________

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________


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4. ¿Qué es el estilo de la tabla? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

5 ¿Cómo puedes ordenar una tabla de datos?

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

6 ¿Cuáles son los pasos a seguir para crear una tabla?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

ACTIVIDAD 23

Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente: 1. Crea una lista con 5 campos (nombre, apellidos, edad, fecha de nacimiento, teléfono y

correo electrónico) 2. Captura 20 registros completos 3. Modifica los datos de la tabla (por lo menos 3 registros) 4. Ordena los datos de la tabla de acuerdo a la edad 5. Aplícale un estilo a la tabla 6. Graba con el nombre de Actividad23 7. Llama a tu profesor para que te revise.


132

2.7 Filtrar el contenido de un rango de datos.

ACTIVIDAD 24

Lee el texto “Filtros”, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan: Filtros

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango (la lista con la que estemos trabajando) y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta

temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e

imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo. Para tener una idea de qué campos son mayores que otros, tomando en cuenta que

hay diferentes tipos de datos como: texto, fecha, numérico, moneda, etc., veremos la siguiente tabla:

López es mayor que Chávez 6/5/2005 es mayor que 15 de diciembre, 2004

00405432 es mayor que 311264 $15,000 es mayor que $1,250

Ahora sí, tenemos la siguiente lista que ya tiene sus encabezados con los botones que

los caracterizan:


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Si presionas en la flecha de cualquiera de los campos, se desplegará el siguiente menú donde algunas de las opciones mostradas son:

Ordenar de menor a mayor. Ordena la lista de acuerdo al campo seleccionado en orden ascendente.

Ordenar de mayor a menor. Ordena la lista de acuerdo al campo seleccionado en orden descendente.

Ordenar por color. Filtros de número.

En la parte de abajo están seleccionados los valores de los registros, si queremos filtrar de acuerdo a un valor activamos o desactivamos la casilla. Si seleccionamos solamente el 6:

Por lo que mostrará sólo los registros cuya calificación sea 6.

Si seleccionamos Filtros de número al momento de desplegar la información en cualquiera de los campos, aparece una serie de opciones de donde elegiremos la que necesitemos. Diez mejores


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Personalizar

ACTIVIDAD 25


1. ¿Qué entiendes por filtros? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

2. ¿Qué son los rangos con filtros?

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

3. ¿Cuáles son los comandos para aplicar filtros? ______________________________________________________________________

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

ACTIVIDAD 26

Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente: 1.- Abre tu archivo ACTIVIDAD23, que hiciste en la actividad anterior. 2.- Aplica filtros solamente para tus amigos que van a cumplir años en el

presente mes. 3.- Graba con el nombre de ACTIVIDAD24 4.- Llama a tu profesor para que te revise.


135

2.8 Elaborar gráficas mediante el uso de herramientas correspondientes.

ACTIVIDAD 27

Lee el texto “Gráficos”, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan: Gráfico

Un gráfico es una representación de los datos de la hoja de cálculo. Excel ofrece 14 tipos de gráficos, en 88 formatos incorporados. Para crear un gráfico hay que basarse en la forma del rango de datos seleccionados y en los tipos de datos en la fila y columnas.

Un gráfico se puede crear directamente en una hoja de cálculo que se mostrará en

pantalla y se guardará como parte de la misma: a esto se le llama gráfico incrustado. O bien, se puede crear un gráfico como un documento separado en su propia ventana. Los gráficos se vinculan a los datos de la hoja de cálculo a partir de los que se generaron y se actualizarán cuando se actualiza la hoja de cálculo. Insertar un gráfico

Como ejemplo, tenemos la siguiente tabla donde se muestran los promedios de cada grupo durante el semestre:

La seleccionamos y en la pestaña Insertar encontraremos el siguiente grupo:


136

Podemos elegir cualquiera de los modelos, o presionar el botón de la esquina inferior para que se muestre el siguiente cuadro:

Seleccionaremos, sólo a manera de práctica, la gráfica de Columnas 2-D.

Aparece la siguiente gráfica y la cinta de opciones cambia:


137

Observemos que la gráfica tomó también los valores de los grupos, y lo que

necesitamos son sólo los promedios. En la tabla podemos ver que está remarcada, basta con elegir el rango y ajustarlo sólo a los promedios y quedará listo.


138

Para modificar el diseño de nuestro gráfico,

podemos ver el grupo Diseños de gráfico de la pestaña Diseño.

Títulos

En este cuadro están las opciones para agregarle un texto tanto al eje de categorías (X) y (Y), así como al título del gráfico, obviamente las categorías (X) se presentarán en forma horizontal en la parte inferior y superior (en caso de que exista segundo eje). El eje de categorías (Y) se mostrarán en forma vertical a la izquierda, y en caso de que tenga un segundo eje de valores, el texto aparecerá a la derecha.

Rótulos de datos

Cada punto representado en la gráfica, ya sea por una barra o una línea se basa en un dato que proviene de la hoja de cálculo, este valor recibe el nombre de Rótulo. Al seleccionar la pestaña Rótulo de datos las opciones que se ofrecen variarán de acuerdo a las casillas de verificación que se elijan.


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Clave de leyenda, lo que hará simplemente es mostrar la leyenda (vista en la figura anterior correspondiente al punto Leyenda) en los rótulos de la gráfica.

Leyenda

El cuadro que aparece abajo de la gráfica es precisamente la leyenda a la que nos referimos. Sencillamente si queremos mostrarla u ocultarla, activamos o desactivamos la casilla de verificación Mostrar leyenda. La ubicación se puede modificar sólo con un clic en cualquiera de las diferentes opciones que hay en esta columna. Eje

Las opciones en esta pestaña sirven para mostrar u ocultar tanto el eje principal como el secundario. Para hacerlo, sólo activa o desactiva las casillas de verificación correspondiente a los ejes. Líneas de división

Simplemente son líneas que se marcan en el gráfico para el eje de categorías (X) y (Y), en el eje principal y secundario.

Si activamos las casillas de verificación, irán apareciendo las líneas de división

correspondientes. Si seleccionamos la casilla Valor, la gráfica quedará, mostrando los valores de cada

dato de la siguiente manera.

Escala

Se refiere a la cantidad de divisiones que llevará la gráfica, así como las dimensiones de dichas divisiones, tal como lo haríamos al trazar una gráfica en matemáticas, donde nosotros podemos decidir la cantidad de divisiones, lo ancho, etc.

Aquí podremos modificar esos valores como se muestra en las siguientes imágenes.


140

ACTIVIDAD 28


1. ¿Qué es un gráfico? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

2. ¿En qué se tienen que basar para crear un gráfico? ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

3. ¿Qué es un gráfico incrustado? ______________________________________________________________________

______________________________________________________________________ 4. Menciona los pasos que tienes que seguir para crear un gráfico: ______________________________________________________________________

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

5.- ¿Qué representan las siguientes opciones en los gráficos de Excel?

Títulos: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Rótulos de datos:

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Leyenda: ______________________________________________________________________

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

Líneas de División: ______________________________________________________________________

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Escala:

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________


141

ACTIVIDAD 29


Si capturas y graficas lo anterior, probablemente tendrás este resultado. Modifica las opciones del gráfico para que la leyenda esté abajo, la escala debe ir de 0 a 150 con intervalos de 25 unidades, encima de cada columna debes mostrar la cantidad correspondiente en un tamaño de letra de 6, en negrita. Aparte, debemos quitar el fondo gris para que se aprecien los rótulos de datos.

El resultado debe ser algo como la siguiente gráfica:


142

ACTIVIDAD 30


Utilizando gráficos de dispersión XY, obtén las graficas de las funciones y=x, y=x2, y y=x3.

Utiliza el proceso para copiar celdas para variar los parámetros de la función y

observemos lo que pasa si la variable la multiplicas por un número o si le sumas o restas una cantidad. Por ejemplo y=2x2 -1, oy=x+3.

Podemos hacer algo parecido a esto:

110

9 78 9

10 2 10 59 8

10 710 2 10 4

9 4

10 5112

9 78 8

10 410 110 9

9 3 9 6 10 0

0

2 5

5 0

7 5

10 0

12 5

15 0

E mp le ad o 1 Em p lea do 2 Em p lea do 3 Em p lea do 4 Em p le ado 5

T r im es tre 1 T r im es tre 2 T r im e stre 3 T r ime s tre 4

Y =x 2

0.00

2.00

4.00

6.00

8.00

10.00

-4 -3 -2 -1 0 1 2 3 4


143

ACTIVIDAD 31


Traza la siguiente gráfica. Observemos y lee detenidamente la explicación que se encuentra bajo la imagen.

Donde las entradas de los valores de x varían, en este caso, de 0º a 360º. Los valores de y están dados por la función =SENO(número), la cual viene incluida en Excel, sólo que esta función evalúa radianes, por lo que una simple conversión que se vio en segundo semestre (Bloque VI) basta para obtener los resultados correctos =SENO(número*PI()/180), donde =PI() es el valor numérico de (3.14159…).


144



elaboración dedocumentos.




Código Título


Nivel


Código

Título



Juicio de la Evaluación del Submódulo 2 Con letra Con número


Con letra Con número R.2.1 R.2.2 R.2.3 R.2.4 R.2.5 R.2.6 R.2.7 R.2.8


Utilizar software de aplicación para elaborar bases de datos


145

Modificar las opciones de Excel.

CONTENIDO SÍ NO N/A 1.- Establece las opciones para personalizar la barra de herramientas de acceso y

los métodos abreviados del teclado.

2.- Manipula las opciones más populares de Excel (opciones principales para trabajar con Excel, opciones al crear nuevos libros y opciones para personalizar la copia de Microsoft office).

3.- Manipula las opciones relativas al cálculo de fórmulas, rendimiento y tratamiento de errores.

4.- Manipula y establece el modo en que Excel corrige y aplica el formato a su texto. 5.- Personaliza la forma como se guardan los libros de trabajo en Excel. 6.- Establece y modifica las opciones avanzadas para trabajar con Excel.

Utilizar fórmulas y funciones avanzadas en Excel.

CONTENIDO SÍ NO N/A 1.- Elabora fórmulas, utilizando variables y constantes. 2.- Elabora fórmulas, utilizando referencias relativas, absolutas y mixtas. 3.- Elabora fórmulas, utilizando referencias a otras hojas. 4.- Elabora fórmulas, utilizando referencias a otros libros. 5.- Utiliza funciones de fecha y hora. 6.- Utiliza funciones de matemáticas y trigonométricas. 7.- Utiliza funciones de estadística. 8.- Utiliza funciones de texto. 9.- Utiliza funciones lógicas.

Utilizar las herramientas para la edición de múltiples hojas.

CONTENIDO SÍ NO N/A 1.- Inserta una hoja nueva al libro de trabajo. 2.- Cambia de nombre a las etiquetas de las hojas. 3.- Agrega color a las etiquetas de las hojas. 4.- Establece fondo a las hojas del libro. 5.- Mueve una hoja de lugar. 6.- Copia hojas del libro de trabajo. 7.- Oculta hojas del libro de trabajo. 8.- Muestra las hojas ocultas del libro. 9.- Eliminas hojas del libro. 10.- Selecciona y editas hojas adyacentes del libro. 11.- Selecciona y edita hojas no adyacentes del libro. 12.- Selecciona y edita todo el libro.

Establecer los valores permitidos en las celdas de la hoja de cálculo.

CONTENIDO SÍ NO N/A 1.- Aplica las reglas de validación para la introducción de valores permitidos en las

celdas.

2.- Configura y establece mensajes entrantes en la validación. 3.- Configura y establece mensajes de error en la validación. 4.- Comprueba la aplicación de las reglas de validación.

Crear temas que correspondan al formato requerido

CONTENIDO SÍ NO N/A 1.- Crea temas en los libros de la hoja electrónica de cálculo.


146

2.- Aplica formato condicional para las celdas de acuerdo al valor dado. 3.- Comprueba la aplicación de las actividades anteriores.

Trabajar con listas de datos.

CONTENIDO SÍ NO N/A 1.- Crea listas de datos en los libros de la hoja de cálculo. 2.- Ordena listas de datos generadas en la hoja de cálculo. 3.- Realiza el llenado de series. 4.- Aplica subtotales a un lista o rango específico de celdas.

Filtrar el contenido de un rango de datos.

CONTENIDO SÍ NO N/A 1.- Utiliza el autofiltro para organizar una tabla de datos. 2.- Utiliza filtros avanzados para organizar un rango de datos. 3.- Ordena la información filtrada de acuerdo a los criterios establecidos. 4.- Elimina o borra filtros que ya no se ocupen.

Elaborar gráficas mediante el uso de herramientas correspondientes.

CONTENIDO SÍ NO N/A 1.- Crea gráficas para representar los datos de una hoja de cálculo. 2.- Selecciona el tipo adecuado de gráfica de acuerdo con los datos proporcionados. 3.- Asigna títulos a las gráficas. 4.- Establece el eje secundario de las gráficas. 5.- Configura las líneas de división de las gráficas. 6.- Agrega leyendas y rótulos a las gráficas. 7.- Modifica las escalas. 8.- Cambia el tipo de marco de las gráficas. 9.- Modifica el aspecto de la gráfica. 10.- Modifica el diseño de la gráfica. 11.- Cambia la ubicación de la gráfica.

147

Submódulo PROPÓSITO: Al término del módulo el alumno será competente para utilizar

software de aplicación en la elaboración de bases de datos. El presente submódulo tiene como objetivo prepararte para que aprendas a diseñar,

estructurar y crear una base de datos. Por lo que como proyecto elaborarás el diseño de una base de datos en Microsoft Access con las características siguientes:

→ En equipo de tres integrantes → Cada equipo seleccionará un tema diferente. (Biblioteca, Boutique,

Restaurant, Zapatería, Revistas, Control Escolar, Tarjetas de Crédito, Venta de Celulares, etc)

→ 3 tablas → Las tablas tienen que estar relacionadas por el campo principal. → 2 consultas con criterios diferentes → 3 formularios (uno por tabla) → 2 Informes (uno por consulta)

COMPETENCIAS: Utilizar software de aplicación en la elaboración de bases de datos

Utilizar Software de Aplicación en la Elaboración de Bases de Datos

148

ACTIVIDAD 1

En binas lee la competencia que alcanzarás al término del submódulo, posteriormente responde las preguntas y termina comentando tus respuestas a través de una discusión guiada por el docente a la vez que atiendes las explicaciones y ejemplos del mismo. 1.- ¿Qué competencia voy a desarrollar?

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.- ¿Para qué me va a servir?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3- ¿En qué momento creo que puedo aplicar la competencia?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

CONTENIDO

3.1 Modificar las opciones de Access.

3.2 Crear base de datos para administrar información.

3.3 Editar y modificar bases de datos.

3.4 Diseñar formularios personalizados.

3.5 Realizar consultas a la información de las bases de datos. .

3.6 Diseñar informes personalizados.

3.7 Utilizar macros para la realización de acciones requeridas.

3.8 Importar y exportar datos.


149

ACTIVIDAD 2 Lee el texto “Introducción”, posteriormente contesta las preguntas que se encuentran al final de la lectura. INTRODUCCIÓN

UnaBase de Datos es un conjunto de información relacionada con un asunto,

tema o actividad específica. así, se pueden utilizar bases de datos para cosas tan

sencillascomomantenerunregistrodenuestracoleccióndediscosdemúsica,hastallevar toda

la gestión de una gran empresa u organización.

Microsoft Access esunpotentesistemadeadministracióndeBasesdeDatos

relacionales que no son otra cosa más quedocumentoscombinadosdondesedivide la

información por partes de objetos especializados.

Así por ejemplo, como elemento primario de información se encuentra

lasTABLAS, se crea una para cada tipo de datos de los que componen la Base de Datos.

Aunque las tablas se crean como elementos independientes, pueden crearse

RELACIONES entre distintas tablas para recuperar datos de todas ellas mediante una

consulta, formulario o informe.

LasCONSULTASseutilizanparalocalizaryrecuperar los datosespecíficosque cumple unas

determinados criterios especificados por el usuario. Las consultas permiten, además,

actualizar varios registros al mismo tiempo, así como realizar operaciones de muy

diversas índole con los datos almacenados en las tablas.

Porotrolado,losFORMULARIOSpermiten visualizar, introducirymodificarlos

datosdelastablasdeunaformamuysencillayamena. Alabrirunformulario,Access recupera

en él los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseño de ficha creado, bien

de forma automática por el Asistenteparaformularios,omanualmentedesdeel principio

por el propio usuario.

Los INFORMES se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir

los datos en la forma que resulte más apropiada para cada proyecto. Se pueden crear

informes que incorporen cálculos basadosen los datos de las tablas para mostrar

resultados totales o promedios, o bien para generar e imprimir catálogos, listas

de nombres y direcciones oetiquetas postales.

Todosloselementosanteriores(yalgunos más,como MacrosyMódulos)están

organizados en Access en la ventana Base de Datos.


150

En esta ventana existen etiquetas para seleccionar la página que corresponde a

cada una de las categorías de objetos que hemos descrito anteriormente.

/ Por ejemplo, podemos considerar a una biblioteca como una base de datos, pues todos los libros están ordenados para su fácil localización y consulta. De la misma forma trabaja una base de datos digital.

Los programas que manejan las bases de datos se les conocen como sistemas

gestores de bases de datos, los cuales crean bases de datos, almacenan información y permiten su posterior consulta.

¿Dónde se utilizan las bases de datos? Básicamente en cualquier lugar donde se

trabaje con una computadora. La agenda telefónica que tiene tu teléfono celular es una base de datos, tu boleta de calificaciones proviene de un manejador de bases de datos, el sistema de una compañía de vuelos tiene su base de datos en Internet en la que puedes apartar y pagar tu boleto de avión. En fin, las aplicaciones actuales son muchísimas.

De la misma manera que existen diversos programas para manejar procesadores de

textos y hojas de cálculo, las bases de datos no son la excepción. Sólo por mencionarlos, aquí te mostramos los nombres de algunos de ellos:


151

Oracle.

MySQL.

Foxpro.

Access.

Interbase.

Microsoft SQL Server.

Debido a que Access es el programa que viene en el paquete de Microsoft Office, es éste el que estudiaremos en este módulo.

Características de las bases de datos

Una base de datos se compone de tablas. No pueden existir dos tablas con el mismo nombre ni registro. Cada tabla es a su vez un conjunto de registros (filas y columnas). Existe una relación entre las tablas, se lleva a cabo por medio de la clave principal

o campo llave.

Ventajas de las bases de datos

Obtener más información: La base de datos facilita al usuario obtener más información debido a la facilidad que provee esta estructura para proveer datos a los usuarios (si se tiene el privilegio).

Compartir los Datos: Usuarios de distintas oficinas pueden compartir datos si están autorizados. Esto implica que si un dato cambia de contenido como por ejemplo la dirección de un cliente, todos los usuarios que pueden acceder ese dato, verán inmediatamente el cambio efectuado.

Se refuerza la estandarización: Debido a lo que se mencionó previamente, es más fácil estandarizar procesos, formas, nombres de datos, formas, etc.

Consistencia: Al controlarse la redundancia, cuando actualizas un dato, todos los usuarios autorizados de la Base de Datos pueden ver el cambio independientemente de que estén trabajando en distintos sistemas.

Integridad: La base de datos tiene la capacidad de validar ciertas condiciones cuando los usuarios introducen datos y rechazar entradas que no cumplan con esas condiciones.

Seguridad:La Base de Datos le provee mecanismos que le permiten crear niveles de seguridad para distintos tipos de Usuarios. En COBOL esta opción tendría que programarse.

Flexibilidad y rapidez al obtener datos - Aquí el usuario puede fácilmente obtener información de la Base de Datos con tan solo escribir unas breves oraciones


152

ACTIVIDAD 3


1. ¿Qué entiendes por una base de datos? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ¿En qué se puede aplicar una base de datos? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Menciona los elementos primarios de una base de datos: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. ¿Cómo se les conoce a los programas que manejan las bases de datos? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Menciona 3 características de las bases de datos: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Menciona 3 programas de bases de datos: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


153

7. Menciona 5 ventajas de utilizar las bases de datos: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 4

Lee el texto” ELEMENTOS BÁSICOS DE ACCESS 2007”, posteriormente realiza la actividad que se encuentra al final de la lectura.

ELEMENTOS BÁSICOS DE ACCESS 2007 Arrancar y cerrar Access 2007

La forma típica es dar doble clic en el icono de Access si éste se encuentra en el escritorio o en el menú Inicio si ya se había abierto recientemente.

Si no lo está, presionamos el botón Inicio, luego a Todos los

programas y buscamos la carpeta de Microsoft Office, una vez que entremos ahí, encontraremos el icono de Microsoft Access.

La pantalla inicial

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta:


154

Si damos un clic

en Base de datos en blanco, nos pedirá con anticipación el nombre de nuestra base de datos.

Observa que le pusimos como nombre Mi Base de Datos. Presionamos Crear y accedemos a la pantalla principal.

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual.

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.


155

La barra de acceso rápidocontiene las operaciones más habituales de Access como Guardar, Imprimiro Deshacer. . La Cinta de Opciones

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en

pestañas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido.

En algunos momentos, algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás

porque tienen un color atenuado. Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Panel de exploración:El Panel de Exploración es la herramienta de Access 2007 que nos permitirá acceder a los diferentes objetos almacenados en nuestra base de datos.

El Panel de Exploración puede contraerse para ocupar menos espacio haciendo clic en el

botón

Para volver a mostrar el panel bastará con volver a pulsar el botón (esta vez en el sentido

contrario ) o directamente sobre su nombre en la barra que se mostrará en el lateral izquierdo de la ventana.

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento. En el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del menú Archivo.


156

ACTIVIDAD 5

Coloca el número del nombre, dentro de cada recuadro según le corresponda

`

1. Barra de acceso rápido 2. Botón office 3. Cinta de opciones 4. Panel de exploración 5. Botones de comando 6. Cinta de opciones 7. Botones de control 8. Botones de visitas 9. Barra de estado 10. Barra de titulo


157

3.1 Modificar las opciones de Access

ACTIVIDAD 6

Ingresa a Access 2007, Abre la sección de “OPCIONES DE ACCESS” revisa el menú de opciones que te muestra y responde cada una de las preguntas que se te presentan.

Para que puedas ingresar a las opciones más frecuentes de Access es necesario

que sigas los pasos siguientes:

1.- Clic en la flecha de la barra de acceso rápido. . 2.- En la ventana que despliega selecciona más comandos para que ingreses a la ventana de opciones de Access.


158

Desde esta ventana puedes modificar todas las opciones de Access.


159

Opciones más Frecuentes

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿En qué momento pudieras aplicar estas opciones? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


160

Opciones para la base de datos actual



161

Opciones para la hoja de datos

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

¿En qué momento pudieras aplicar estas opciones?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


162

Opciones para diseñadores de objetos Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿En qué momento pudieras aplicar estas opciones? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


163

Opciones de revisión



164

Opciones avanzadas de Access Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿En qué momento pudieras aplicar estas opciones? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


165

Opción de Personalizar. En esta opción vamos a personalizar la banda de opciones, de tal forma que sólo coloques los botones que mas utilizas.


166

Para modificar la barra de herramientas sigue los pasos siguientes:

1.- En la opción de comandos disponibles:

selecciona el menú de opciones que deseas personalizar.

2.- En personalizar barra de

herramientas de acceso rápido puedes seleccionar para todo los documentos. Esto es que la barra que modifiques estará disponible en todos los documentos que crees.

3.- Selecciona el botón que desees que aparezca en tu barra,

después da clic en agregarpara pasarlo a la lista de botones o en su caso da clic en el botón de quitar si deseas eliminarlo de la lista que estas generando.


167

4.- Observa como los botones que seleccionaste aparecen en lista del lado derecho, si ya terminaste de agregar los botones que necesitas, da clic en aceptar para que quede lista tu nueva barra de opciones.

Con estos botones puedes reorganizar los botones de la lista.

`

Agrega más botones a la barra de acceso rápido y redacta tus comentarios sobre el proceso que seguiste.

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


168

3.2 Crear base de datos para administrar información.

Conceptos básicos de Access ACTIVIDAD 7

Mediante unabúsqueda enInternet, define los siguientes conceptos básicos de Microsoft Access:

Base de datos: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Access: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Tabla: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Campo: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Registro: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Campo llave: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Consultas: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


169

Formulario: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Informe: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 8 Para que puedas crear las tablas de tu base de datos es necesario que realices la lectura “Crear una tabla de datos”.

Crear una tabla de datos

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser clientes o pedidos.

Las tablas, al igual que en Excel, se forman de columnas y renglones. Las columnas reciben el nombre de Campos, por ejemplo, un campo puede ser el

Nombre, otro sería la Dirección, otro la Fecha de Nacimiento. Los renglones forman lo que se conoce como Registro, cada registro contiene los

campos agrupados para un mismo objeto de la tabla (cada cliente). Y al conjunto de registros con los que cuente nuestra tabla, a eso es a lo que ya le

podemos llamar Base de Datos. En una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de

CLIENTES podría ser: CAMPOS

REGISTROS

Código Nombre Dirección Fecha de Nac. 100 Daniel Ayala Av. Lomas del Río 10 deoctubre 200 Tomás Rentería Calle Independencia 29 de enero 300 Armando Rodríguez Av. Puente Chico 12 de agosto


170

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas. Existen diferentes formas de crear una tabla:

El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.

Vista diseño es el método que detallaremos en esta sección de la guía. Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una

tabla de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos. Clave principal

Toda tabla en nuestra base de datos debe contener una clave principal. En la imagen anterior puedes ver que por default viene nombrada como “Id” y está representada por una llave (tal vez porque clave y llave se escriben igual en inglés: “key”). Este campo es importante porque es como la tabla distinguirá todos los registros de la tabla, asegurándose de que no se repitan. Además, es indispensable para cuando se requieran enlazar dos tablas.

Si por algún motivo necesitamos cambiar el campo clave, basta

con que presionemos el botón Clave Principal ubicado en la pestaña Diseño en el Grupo Herramientas.

El campo clave nunca tendrá valores repetidos.

Rellenaremos la rejilla, definiendo

cada una de las columnas que compondrá la tabla, diseñaremos una donde se capturen las calificaciones de los alumnos de un grupo del COBACH.

Observa que el campo clave es la

matrícula, ya que en una misma institución, cada alumno tiene su propia matrícula y ésta no se repite. En COBACH, tu matrícula empieza con el año cuando ingresaste seguido de un número consecutivo formado de cinco dígitos. Por ejemplo, 009 12345. Entraste en 2009, y eres el alumno 12345 que se inscribió.

Cada campo debe tener un tipo de datos

correspondientes, los diferentes tipos de datos los puedes observar al presionar el triángulo en cada tipo de datos. Cada tipo de datos tiene sus propias características, por ejemplo, puedes definir si el formato de número va a tener varios decimales.


171

ACTIVIDAD 9 Ingresa a la ayuda de Access y llena la siguiente tabla descriptiva de los tipos de campos que puedes utilizar:

TIPO

CONTENIDOYUSO

TAMAÑO

Texto

Memo

Numérico

Fecha/Hora

Moneda

Autonumérico

Sí/No

ObjetoOle

Hipervínculo

Datos adjuntos


172

ACTIVIDAD 10


1. ¿Qué entiendes por una Tabla de datos? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ¿De qué están formadas las tablas en una base de datos? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. ¿Qué representan cada uno de los componentes de una tabla? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 4. ¿De qué están formadas las tablas en una base de datos? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 5. ¿Cuáles son las diferentes formas de crear una tabla? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. ¿Qué es la clave principal y que representa? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


173

ACTIVIDAD 11 Organízate en equipo de tres integrantes para qué empieces a realizar tu proyecto,selecciona el tipo de negocio para el que vas a crear tu base de datos (no tienen que repetirse). Cada integrante va a realizar una tabla con 7 campos y 20 registros para posteriormente establecer una relación entre ellas. Sigue los pasos que a continuación se te indican para crear la tabla.

Antes de empezar a crear tu tabla es recomendable que realices una lista de los campos

que vas a trabajar así como el tipo de campo de cada dato. Por ejemplo una base de datos para una video va a tener:

Una tabla para el registro de las películas. Otra tabla para las membrecías de los usuarios Una última tabla para llevar el control de los préstamos.

La tabla para el registro de películas va a tener los campos siguientes:

CAMPO TIPO

Película Texto

Actor principal Texto Género Texto Clasificación Texto Duración Numero Idioma Texto

Subtitulada Si/no Reseña Memo

En base al ejemplo anterior escribe en la tabla siguiente los campos que vas a utilizar en tu tabla.

CAMPO TIPO


174

Comencemos abriendo el programa Access:

1. Selecciona el menú inicio y la opción todos los programas 2. Ir a la carpeta Microsoft Office y selecciona Microsoft Access 3. Aparecerá la siguiente pantalla, presiona el botón Base de datos

en blanco

4. Enseguida, escribe el nombre de la base de datos y da clic en el botón Crear.

(Te sugiero que el nombre de la base de datos sea el nombre del producto que vas a trabajar.)

5. A continuación se activará la vista hoja de datos, a partir de esta vista se puede comenzar a capturar los campos de la tabla, pero se recomienda que se trabaje a partir de diseño de tabla. Para eso cierra esta ventana.


175

6. Para trabajar desde la ventana de diseño de tabla selecciona el menú crear y da clic en Diseño de Tabla

7. En la ventana siguiente Introduce los campos de tu tabla y selecciona el tipo de campo, en la columna de descripción puedes agregar un breve comentario sobre el tipo de dato que vas a introducir en ese campo, como se muestra en la ventana siguiente:


176

8. Para guardar tu tabla sólo da clic en el botón de guardar y escribe el nombre de tu tabla y presiona el botón aceptar. (Te sugiero que el nombre que asignes tenga relación con los datos que vas a registrar en la tabla.)

Después de grabar tu base de datos deberá de quedar de la siguiente forma: Puedes observar que en la barra de exploración aparece el nombre de la tabla que acabas de grabar.


177

9.- Después de crear de tu tabla, ya puedes ingresar los datos para conformar los registros. Para realizar este procedimiento selecciona la tabla y da doble clic sobre ella

Captura en cada campo los datos correspondientes según la indicación de tu maestro. HASTA ESTE PUNTO DEBES DE TENER TERMINADA LAS TRES TABLAS DE TU PROYECTO (una por integrante de equipo).

ACTIVIDAD 12 Almacena las tres tablas que hiciste en equipo (recuerda que fue una tabla diferente por cada integrante de equipo) en una sola memoria USB para que las puedas juntar todas en una base de datos. Para realizar este proceso es necesario que sigas los pasos que se te indican en el punto 3.8 importar y exportar datos que se encuentra más adelante. Conserva la base de datos con las tres tablas que acabas de generar porque continuaremos trabajando con ellas.


178

3.3 Editar y modificar bases de datos.

ACTIVIDAD 13

Lee el texto “Modificar tablas de datos”, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan.

Modificar tablas de datos

Modificar el diseño de una tabla

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) tendremos que realizar una modificación en su diseño.

Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera.

Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseño en el menú contextual:

Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada con anterioridad. Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a

modificar y realizar las sustituciones necesarias. Para añadir un nuevo campo:

Ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo,

Situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos posicionados.

Para eliminar un campo:

Posicionarse en el campo y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño. O bien


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Seleccionar toda la fila correspondiente al campo, haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo también desaparecerán.

Introducir y modificar datos en una tabla

Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:

Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración.

Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opción en el menú contextual.

Si estamos en la vista de Diseño de tabla, hacer clic sobre el botón Vistas de objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaña Inicio o diseño.

En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos:

– Cada fila nos sirve para introducir un registro.

– Escribir el valor del primer campo del registro.

– Pulsar Enter para ir al segundo campo del registro. Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar Enter

para introducir los datos del segundo registro. En el momento que cambiamos de registro, el registro que estábamos introduciendo

se almacenará, no es necesario guardar los registros de la tabla.

– Hacer clic sobre el botón Cerrar para terminar con dicha tabla.

– Si lo que queremos es borrar un registro entero: Seleccionar el registro a eliminar, haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del

registro. El registro quedará seleccionado. Pulsar la tecla DELETE del teclado o haz clic en el botón Eliminar que se encuentra

en el panel Registros de la pestaña Inicio.


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Si lo que queremos es modificar algún valor introducido, no tenemos más que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.

Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla,

tenemos que pasar a la Vista Diseño, haciendo clic sobre el botón de Vista de objeto de la pestaña Inicio.

Desplazarse dentro de una tabla Para desplazarse por los diferentes registros de una

tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:

La barra nos indica en qué registro estamos

situados y el número total de registros de la tabla.

El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual. Al final donde pone de 3 nos indica el número total de registros que en nuestro caso

es tres. Haciendo clic sobre los diferentes botones, realizaremos las operaciones indicadas a

continuación:

Para ir al primer registro de la tabla. Para ir al registro anterior en la tabla. Para ir al registro siguiente en la tabla. Para ir al último registro de la tabla. Para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla.

Podemos ir también directamente a un registro determinado de la siguiente forma:

– Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registro actual.

– Escribir el número del registro al cual queremos ir. Pulsar ENTER. También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros, pulsando las

teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.

Buscar y reemplazar datos

Muchas veces necesitaremos buscar algún registro, conociendo el valor de alguno de sus campos. Para poder realizar esta operación tenemos a nuestra disposición la herramienta Buscar de Access 2007. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos, a continuación posicionar el cursor en el campo donde


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queremos buscar y finalmente, hacer clic en el botón Buscar de la pestaña Inicio:

Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar siguiente: En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar. En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar.

Por defecto escoge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla.

En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:

Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en el campo.

Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porqué coincidir exactamente con él.

Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo. Después podemos indicarle Buscar:

Todos para buscar en todos los registros de la tabla.

Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos encontramos situados.

Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el último.

Si activamos la casilla Mayúsculas y minúsculas difiere a la hora de buscar entre

mayúsculas y minúsculas (si buscamos José no encontrará José). Hacemos clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda y se

posicionará en el primer registro que cumpla la condición de búsqueda. Si queremos seguir la búsqueda, hacer clic sobre el botón Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos.


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ACTIVIDAD 14

Menciona los pasos que tienes que seguir para realizar las siguientes actividades:

1. Modificar una tabla: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

2. Añadir un campo:

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

3. Eliminar un campo: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

4. Las 3 formas de introducir datos a una tabla:

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

5. Buscar y reemplazar datos en una tabla: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________


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ACTIVIDAD 15

Es importante que las tablas se encuentren relacionadas, por lo que es necesario que habrás tu base de datos y sigas los pasos que a continuación se describen para que puedas establecer la relación entre las 3 tablas.

1. Abre la base de datos. 2. Selecciona la pestaña de Herramientas de base de datos. 3. Selecciona el botón de Relaciones del grupo Mostrar u ocultar.

4.- En la ventana que a continuación te presenta deberás de seleccionar las

tablas que vas a relacionar(en este caso son las tres) después da clic en aceptar


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5.- Tus tablas deben de quedar agregadas de la siguiente forma:

6.- Enseguida da clic en el campo clave de la tabla principal y sin soltar el botón del mouse, arrástralo hasta el campo principal de la tabla secundaria. Al momento se soltar el botón del mouse aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relacionesque se observa abajo.

En el cuadro aparecerá el nombre de cada tabla y debajo de este el nombre del campo clave, los cuales deben de ser del mismo tipo. Activa la casilla Exigir integridad referencial.


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7.- Haz clic en el botón Crear. Se creará la relación y aparecerá en la ventana de relaciones.

8.- Una vez que relaciones las tablas, debes grabarlas y cierras la ventana desde el botón

cerrar que se encuentra al final de la banda de relaciones.

Continúa conservando en tu memoria USB tu base de datos ya que vamos a seguir

trabajando con ella.

3.4 Diseñarformulariospersonalizados.

ACTIVIDAD 16

Lee el texto “Los formularios” a la vez que vas creando los formularios de tu base de datos. Deberás de generar 3 formularios uno por cada tabla que tienes en tu base de datos, grábalos con el mismo nombre de las tablas.

Los formularios

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de

una tabla o consulta. En este apartado veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la edición de registros y cambiar su diseño.


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Las opciones que tenemos para crear un formulario las encontramos en la pestaña Crear.

A continuación se describen cada una de ellas:

Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades.

Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.

Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.

Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos dinámicos. Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario, utilizando el asistente.

Crear formularios

1. Abre tu base de datos en la que tienes almacenada

tus tres tablas para que puedas crear el formulario.


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2. Selecciona la base de datos a la que le vas a crear el formulario.

3. Da clic en Crear, enseguida en Formulario.

4. Automáticamente, se creara el formulario con todos los campos que integran la tabla.


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5. Además se activa la cinta de opciones Formato donde encontraras elementos para aplicar formato, Fuente, Formato, Líneas de división, controles como logotipo, titulo, fecha y hora, aspectos de líneas.

6. También puedes utilizar la galería

de Autoformato, la cual cuenta con combinaciones de colores de fondo y bordes, (aquí debes darle el formato que quieres que tenga tu pantalla cuando consultes tu tabla, utiliza tu creatividad).

7. Después de aplicar el diseño que desees selecciona el botón Ver del grupo Vistas

para que se genere el formulario, como lo muestra la imagen:


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8. Cuando termines de diseñar el formulario, grábalo, dando clic en el botón , de la Barra de herramientas de acceso rápido, si es la primera vez que la guardas deberás asignarle el nombre FORMULARIO (Y EL NOMBRE DE LA TABLA), por ejemplo: MEMBRESÍAS.

9. Puedes observar que en tu base de datos aparece tu formulario. Nota que el icono del formulario es diferente al de las tablas.

10. Este procedimiento lo debes hacer con todas las tablas que tengas en tu base de datos.

11. Cierras tu base de datos

Editar datos de un formulario

Para editar datos de una tabla, utilizando un formulario, debemos abrir el formulario,

posicionándonos en éste, en el Panel de Exploración, hacer clic derecho y seleccionar la opción en el menú contextual.

O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario. Aparecerán los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el

formulario (la vista Formulario). Podemos a continuación buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviéramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla, utilizando la barra de desplazamiento por los registros

que ya conocemos, lo único que cambia es el aspecto de la pantalla.


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ACTIVIDAD 17


1. ¿Qué entiendes por un formulario?

__________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

2. ¿Cuáles son las 4 formas de crear un formulario?

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

3. Menciona los pasos que tienes que seguir para crear un formulario ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

4. Menciona los pasos que tienes que seguir para editar un formulario

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

5. ¿Para qué sirve la galería de autoformato?

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

6. Menciona los pasos que tienes que seguir para grabar el formulario ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________


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3.5 Realizar consultas a la información de las bases de datos.

ACTIVIDAD 18

Lee el texto “Consultas” a la vez que vas creando las consultas de tu base de datos. Deberás de generar 2 Consultas con criterios diferentes.

Consultas

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de

una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Crear una consulta

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

1. Abre tu base de datos.

2. Hacer clic en el botón Diseño de Consulta que se encuentra en la pestaña Crear:

3. Muestra la ventana en la que tienes que seleccionar las tablas que deseas consultar, ahora selecciona la tabla y da clic en aceptar


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4. Después de que agregues las tablas te debe aparecer la ventana siguiente

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde

aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior hay una cuadrícula donde definimos la consulta.

Cada columna de la cuadrícula corresponde a un campo. Basta con activar la casilla

para que se muestre en la consulta. Cada fila tiene un propósito:

Campo: Pondremos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado.

Tabla: Nombre de la tabla de la que obtenemos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas basadas en varias tablas.

Orden: Sirve para ordenar las filas del resultado.

Mostrar: Si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado.

Criterios: Sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Por tanto, está formado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores Y y O. En este ejemplo colocamos un “<6”, lo cual indica que queremos que se nos muestre a los alumnos que en la primera calificación obtuvieron menos de 6.


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5. Añadir campos

Para añadir campos a la cuadrícula podemos:

Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.

Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón del mouse arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo.

Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista, seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, así en la lista desplegable sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada.

También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vacía de la cuadrícula.

Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos').

Como puedes observar ya añadimos los campos de las tablas que queremos consulta.


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6. Guardar la consulta

Podemos Guardar la consulta:

Haciendo clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido, o bien

Seleccionando la opción Guardar del Botón de Office. Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecerá el cuadro de diálogo para darle un nombre.

Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A continuación

hacer clic sobre el botón Aceptar.

Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón cerrar.

Puedes observar que el icono de la consulta es diferente al de las tablas y formularios.


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7. Ejecutar la consulta

Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseño de consulta o bien desde el Panel de Exploración.

Desde el Panel de Exploración, haciendo doble clic sobre su

nombre. Desde la vista diseño de la Consulta, haciendo clic sobre el botón

Ejecutar de la pestaña Diseño: Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente

es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por tanto, si modificamos algún dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones). En nuestro ejemplo, nos mostró los alumnos que obtuvieron menos de 6.

Modificar el diseño de una consulta

Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta:

Situarse en el Panel de Exploración y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta.

En el menú contextual seleccionar Vista Diseño. Combinar tablas

Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unión de la misma forma que

relacionamos tablas en la ventana Relaciones, arrastrando el campo de unión de una de las tablas sobre el campo de unión de la otra tabla. De hecho, si añadimos a la zona de tablas relacionadas, éstas aparecerán automáticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseño de Consulta.


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También se combinan automáticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos tablas aunque no exista una relación definida entre ellas. En el ejemplo se enlazan las dos tablas con un campo llave.

Aparece el recuadro donde

podemos modificar las relaciones entre tablas.

Las tablas están enlazadas por medio del campo llave.


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Cuando dos o más tablas están combinadas en una consulta, para cada fila de una de las tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo de unión, con lo cual se emparejan sólo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta es más eficiente.

ACTIVIDAD 19


1. ¿Qué entiendes por una consulta?

__________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

2. Menciona los pasos que tienes que seguir para crear una consulta: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

3. ¿Para qué sirven los criterios al momento de crear una consulta?

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

4. ¿Cómo puedes añadir un campo?

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

5. Menciona los pasos que tienes que seguir para modificar una consulta: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


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3.6 Diseñar informes personalizados.

ACTIVIDAD 20

Lee el texto “Informes” a la vez que vas creando los Informes de tu base de datos. Deberás de generar 2 Informes uno por cada consulta que tienes en tu base de datos, grábalos con el mismo nombre de las consultas. INFORMES

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se puede modificar).

Existen diferentes formas de crear un informe, a continuación se describen cada una

de ellas: Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir

incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el asistente y después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un informe.

Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.

Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.

Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación. Crea un informa con el asistente para informes

1. Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botón Asistente para informes que puedes encontrar en el menú crear.


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2. Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana vamos a introducir los campos que queremos en el informe. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde se tomarán los datos del cuadro

Tablas/Consultas, éste será el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.

A continuación, seleccionamos los campos, haciendo clic sobre el campo para

seleccionarlo y clic sobre el botón o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de

la lista de campos seleccionados. Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o

deseleccionar todos los campos a la vez, haciendo clic sobre el botón .


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Ya que hayas seleccionado los campos que van a formar tu informe das clic en el

botón

3. En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo.


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Por ejemplo, al ser el informe un listado de calificaciones, podemos agrupar las calificaciones por grupos y hasta por plantel. Las combinaciones son de acuerdo a tus necesidades.

Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el

campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón (o directamente hacer doble clic sobre el campo).

Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente

al grupo para seleccionarlo y pulsar el botón . Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los

botones, la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.

Con el botón podemos refinar el agrupamiento.

4. En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenación. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente.


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5. Luego elegimos la distribución y podemos ver el aspecto que tendrá nuestro informe.

6. En la siguiente pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe:


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7. Aparece la última pantalla del Asistente para informes. En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título también será el nombre asignado al informe.

8. Por último haces clic en finalizar. Puedes observar en el panel de exploración que el informe tiene un icono diferente a las tablas, consultas y formularios,


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9. Por último tu informe queda de la siguiente forma:

Modificar el diseño del informe

Si seleccionamos esta opción aparecerá la ventana Diseño de informe donde podremos modificar el aspecto del informe.

La vista diseño de informe La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access

cómo debe presentar los datos del origen del informe. Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana Base de datos

con el informe seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón . Nos aparece la ventana diseño:


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El área de diseño consta normalmente de las siguientes secciones:

Encabezado del informe. En ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe.

Encabezado de página. Aquí ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada página.

Detalle. En ella aparecerán los registros del origen del informe, o varios registros o uno sólo por página según el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una página, debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro.

Pie de página. En ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada página.

Pie de informe. En ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe. Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de

página y encabezado o pie de página del informe que encontrarás en la pestaña Organizar:

Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.

Para abrirlas, sólo tenemos que volver a seleccionar la opción. Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las

distancias y los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño.

Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos en la sección Mostrar u ocultar

las opciones Regla y Cuadrícula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.

La pestaña Diseño de informe

Si has entrado en diseño de informe podrás ver la pestaña de Diseño que muestra las siguientes opciones:


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Esta barra es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.

El primer botón nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentación que muestra un híbrido entre la vista Informes y Diseño, y finalmente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla.

La Vista Preliminar nos permite ver cómo quedará la

impresión antes de mandar el informe a impresora. Haciendo clic en el botón Agregar campos existentes,

harás aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.

El botón permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos más

adelante. Todo informe tiene asociada una página de código en la que podemos programar ciertas acciones, utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa página de código, haciendo clic sobre el botón .

Con el botón hacemos aparecer y desaparecer el cuadro

Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.

La sección Controles y campos

Para definir qué información debe aparecer en el informe y con qué formato, se pueden utilizar los mismos controles que en los formularios aunque algunos son más apropiados para formularios como por ejemplo los botones de comando.

En la pestaña Diseño encontrarás los mismos controles que vimos en el tema

anterior: Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el

control, haciendo doble clic sobre él (aparecerá rodeado de una línea más oscura), a partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de este tipo sin


207

necesidad de hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botón .

El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:

Etiqueta : sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Título.

Para insertar un hipervínculo contamos con el botón . Grupo de opciones : Se utiliza para presentar un conjunto limitado de

alternativas. Se suele utilizar más en formularios, para más detalle repasar la unidad de formularios.

Botón de alternar : Se suele utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No, si el

campo contiene el valor Sí, el botón aparecerá presionado. Botón de opción : Se suele utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No.

Casilla de verificación : Se suele utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No. Cuadro de texto : Se utiliza mayoritariamente para presentar un dato

almacenado en un campo del origen del informe. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo. Los cuadros de texto también pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un cálculo. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que está asociado (cuando es un dependiente) o una fórmula de cálculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese cálculo, en este último caso hay que preceder la fórmula por el signo de igualdad (=).

Cuadro combinado , Cuadro de lista , Grupo de opciones , Botón de

comando y Control pestaña : Se suelen utilizar más en formularios, para más detalle repasar la unidad de formularios.

Control imagen : Para insertar imágenes en el informe, esta imagen no variará al

cambiar de registro. Marco de objeto independiente : Para insertar controles como un documento

Word, un gráfico, etc. Serán controles que no variarán al cambiar de registro. Marco de objeto dependiente : Para insertar una imagen u otro objeto que

cambia de un registro a otro.

Salto de página : Produce un cambio de página, aunque no se haya llegado al final de la página.


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También podemos agregar un subinforme ,el cual es un informe que se inserta en otro. El informe primario se denomina informe principal. Una combinación informe/subinforme se llama a menudo informe jerárquico, informe principal/detalle o informe principal/secundario. Funciona de forma idéntica a los subformularios que vimos en el tema anterior.

Línea : Para añadir una línea en el informe. Rectángulo : Para añadir un rectángulo al informe. Por último, podemos añadir más controles, más complejos con el botón . Puesto que el manejo de los controles en informes es idéntico al de los controles de

un formulario, si tienes alguna duda sobre cómo añadir un control, cómo moverlo de sitio, copiarlo, cambiar su tamaño, cómo ajustar el tamaño o la alineación de varios controles, repasa la unidad anterior.

Imprimir un informe

Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro de Access.

Imprimir directamente:

Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de Exploración para seleccionarlo. Despliega el Botón de Office y coloca el ratón sobre la flecha que aparece junto al comando Imprimir, en el desplegable que se abrirá selecciona Impresión Rápida.

Antes de mandar la primera impresión del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de diálogo Imprimir.


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Abrir el cuadro de diálogo Imprimir

Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo.Y seleccionando la opción Imprimir del Botón de Office, se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir en el que podrás cambiar algunos parámetros de impresión como te explicaremos a continuación:

Si tenemos varias impresoras conectadas a nuestra computadora, suele ocurrir cuando están instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la que queremos enviar la impresión.

En el recuadro Intervalo de impresión, podemos especificar si queremos imprimir

Todo el informe o bien sólo algunas páginas. Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de diálogo, podremos

activar la opción Registros seleccionados para imprimir únicamente esos registros. En el recuadro Copias, podemos especificar el número de copias a imprimir. Si la

opción Intercalar no está activada, imprime una copia entera y después otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada página juntas.

La opción Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresión a un

archivo del disco en vez de mandarlo a la impresora. Con el botón Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de la impresora,

esta ventana cambiará según el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de impresión por ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc.


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Con el botón Configurar... podemos configurar la página, cambiar los márgenes, impresión a varias columnas, etc.

Por último, pulsamos el botón Aceptar y se inicia la impresión. Si cerramos la

ventana sin aceptar no se imprime nada. Abrir el informe en vista previa:

Para comprobar que la impresión va a salir bien es conveniente abrir una vista previa del informe en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresión definitiva.

Para abrir la vista previa tienes dos opciones:

Con el objeto Informe seleccionado, desplegar el Botón de Office, colocar el mouse en la flecha al lado del comando Imprimir y seleccionar Vista previa en el menú desplegable.

También puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de Exploración y seleccionar la opción en el menú contextual.

O si aparece, elegir directamente Vista previa en el cuadro de Vistas.

La ventana Vista previa

En esta ventana vemos el informe tal como saldrá en la impresora. Para pasar por las distintas páginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra

de desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera página, a la página anterior, a una página concreta, a la página siguiente o a la última página.


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En la parte superior tenemos una nueva y única pestaña (la pestaña Vista preliminar) con iconos que nos ayudarán a ejecutar algunas acciones:

El botón reduce el tamaño del informe para poder ver dos páginas en una sola

pantalla, permite visualizar hasta seis páginas en la misma pantalla.

Envía el informe a un documento Word, desplegando el cuadro podemos elegir también enviarlo a una hoja de cálculo Excel por ejemplo.

Utiliza la opción PDF o XPS para guardar una copia del informe en formato PDF o

XPS. Cerrar Vista Previa cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora.

ACTIVIDAD 21


1. ¿Qué entiendes por un informe?

__________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

2. Menciona las 4 formas que existen para crear un informe:

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________


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3. ¿Para qué sirven la vista diseño de informe? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

4. Menciona 3 opciones con las que cuenta la pestaña diseño de informe

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

5. Menciona para qué sirve la sección controles y campos:

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 6. Menciona 5 opciones de la sección controles y campos:

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 7. Menciona los pasos que tienes que seguir para imprimir un informe:

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.7 Utilizar macros para la realización de acciones requeridas.


213

ACTIVIDAD 22

Lee el texto “Los Macros”, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan al final de la lectura. Las macros

Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas

como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc.

También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten

tareas automáticamente cada vez que se inicie la base de datos. Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base

de datos, se ejecutará automáticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese nombre, si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro.

Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar

procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos. La configuración por defecto de Access, nos impedirá ejecutar ciertas acciones de

macro si la base de datos no se encuentra en una ubicación de confianza, para evitar acciones malintencionadas.

Crear una Macro Para definir una macro, indicaremos una acción o conjunto de acciones que

automatizarán un proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizará automáticamente sin necesidad, en principio, de interacción por nuestra parte.

Por ejemplo, podríamos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario

haga clic en un botón, o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio de nuestros productos.

Crear una Macro es relativamente fácil, sólo tienes que hacer clic el botón Macro de

la pestaña Crear. Se abrirá la Vista de diseño de Macro. Esta ventana es muy parecida a la vista Diseño de tabla que ya conoces y tiene la

misma dinámica; pero ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que queremos que se ejecuten.


214

Como podrás observar, al principio consta de dos columnas: Acción, Argumentos y

Comentario. En la imagen puedes ver cómo en la columna Acción deberemos seleccionar una

acción de entre las existentes en el cuadro desplegable. En la columna Comentario podremos escribir una pequeña descripción opcional

sobre el por qué de la acción o un comentario sobre su efecto. Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda

aparecerán sus opciones y a la derecha una descripción breve de lo que hace la acción. Podemos añadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos

colocarlas una después de otra y en el orden que queremos que se ejecuten. Recuerda que deberás tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones,

pues es muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran un formulario. El formulario deberá estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el formulario, por lo que la acción de apertura debería ir antes de la de cierre.

En todo momento podrás utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas para insertar nuevas acciones entre dos existentes o eliminar una acción.

Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar

algunas de ellas y arrastrarlas con el mouse para colocarlas en otra posición.

Cuando la Macro está terminada, puede guardarse , ejecutarse y cerrarse. Más tarde, podremos llamarla desde un control Botón de comando, o ejecutarla directamente desde la ventana de la base de datos, haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic directamente sobre ella.


215

Acciones más utilizadas ACTIVIDAD 23

Acude a la ayuda de Access para que puedas investigar cada una de las acciones más utilizadas en macros y completa la siguiente tabla descriptiva:

ACCIÓN DESCRIPCIÓN

Abrir Consulta.

Abrir Formulario.

Abrir Informe.

Abrir Tabla.

Buscar Registro.

Buscar Siguiente.

Cancelar Evento

Cerrar.

Cuadro Msj.


216

Detener Macro.

Detener Todas Macros.

Ejecutar Comando.

Ir A Registro.

Maximizar.

Minimizar.

Salir.

ACTIVIDAD 24


1. ¿Qué entiendes por un macro?

__________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________


217

2. ¿Para qué sirven los macros? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Menciona los pasos que tienes que seguir para crear un macro:

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

4. Cuales con las actividades que puedes realizar al tener terminado un macro?

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.8 Importar y exporter datos.


218

ACTIVIDAD 25

Sigue los pasos que aquí se te indican para que puedas importar las tablas de tus compañeros de equipo a tu base de datos.

Importar datos

Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rápidamente.Para ello, sigue los siguientespasos:

1. Abre la base de datos a la que le quieres agregar algún objeto como tablas, informes, formularios o consultas.

2. Ahora selecciona la pestaña Datos externos, una vez allí seleccionar una opción de la sección Importar.

3. Aquí podemos seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos importar. Si quieres importar objetos de una base de datos a otra sólo tienes que hacer clic en el botón Access. Sin embargo; puedes importar tablas de Excel e incluso archivos de texto, como los de Word. Seleccionamos Access ya que vamos a importar una tabla de una base de datos.


219

4. se abrirá la siguiente ventana de diálogo:

Con el botón examinar buscamos el archivo que queremos importar. Si te fijas,

Access nos da dos opciones: Elegimos la primera y nos muestra la ventana siguiente:

Puedesobservar las tablas que existen en la bases de datos.

5. Aquí tienes que seleccionar la tabla que quieres importar a la base de datos que tienes abierta en este momento. Ya seleccionada la tabla que quieres importar das clic en aceptar.


220

Como puedes observar se importa la tabla de préstamos a la base de datos que está abierta.


221

Exportar datos El proceso es el mismo pero a la inversa. Es probable que alguna de tus tablas en

una base de datos la requieras guardar en Excel e inclusive, puedes exportarla a Word o a PDF. Tomemos el ejemplo de la tabla Direcciones:

En el grupo Exportar,

seleccionamos la opción Excel. Esto hará que la tabla de Access la convirtamos a una tabla de Excel.

Llegaremos al siguiente cuadro de diálogo donde le diremos dónde queremos

guardar, el nombre que asignaremos y el formato (Excel 2007 o anteriores). Incluso, podemos exportar con el formato original o al menos la mayor parte.


222

Es todo, sólo aparecerá una ventana de confirmación. El archivo ya está en formato de Excel, al buscarlo y abrirlo estará del siguiente

modo:

ACTIVIDAD 26


1. ¿Qué entiendes por importar datos?

__________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________


223

2. ¿Para qué sirve la opción de exportar datos en Access? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Menciona los pasos que tienes que seguir para importar un archivo:

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

4. Menciona los pasos que tienes que seguir para exportar un archivo: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 27

Imprime tu base de datos que desarrollaste en el transcurso de este módulo con las características siguientes: → En equipo de tres integrantes → Portada → 3 tablas → 3 formularios (uno por tabla) → 2 consultas con criterios diferentes → 2 Informes (uno por consulta) → Impreso → Engrapado.


224



elaboración dedocumentos.




Código Título


Nivel


Código

Título



Juicio de la Evaluación del Submódulo3 Con letra Con número


Con letra Con número R.3.1 R.3.2 R.3.3 R.3.4 R.3.5 R.3.6 R.3.7 R.3.8


Utilizar software de aplicación para elaborar bases de datos.


225

Modificar las opciones de Access.

CONTENIDO SÍ NO N/A 1.- Manipula las opciones más comunes de Access (opciones principales para

trabajar con Access, para crear bases de datos y para personalizar la copia de Microsoft Office).

2.- Manipula y establece las opciones de la base de datos actual. 3.-Manipula las opciones para personalizar la apariencia de las hojas de datos

(colores predeterminados, efectos de cuadrícula y celda y fuente predeterminada).

4.- Manipula las opciones para crear y modificar objetos de bases de datos en Access (diseño de la tabla y diseño de la consulta).

5.-Manipula las opciones para cambiar la forma en que Access corrige el contenido de las bases de datos (opciones de autocorrección y para corregir ortografía).

6.- Manipula las opciones avanzadas de personalización de Access (opciones de edición, mostrar, imprimir, general y avanzadas).

Crear base de datos para administrar información.

CONTENIDO SÍ NO N/A 1.- Crea una base de datos para administrar la información de un sistema. 2.- Diseña las tablas necesarias para administrar la información de la base de

datos.

3.- Define los campos necesarios para las tablas de la base de datos, especificando los tipos de datos y propiedades de los campos.

4.- Define los campos clave o llave de las tablas de la base datos.

Editar y modificar bases de datos.

CONTENIDO SÍ NO N/A 1.- Edita la base de datos para su modificación. 2.- Modifica el diseño y estructura de las tablas. 3.- Modifica las consultas realizadas. 4.- Modifica los formularios de la base de datos. 5.- Modifica los informes de la base de datos.

Diseñar formularios personalizados.

CONTENIDO SÍ NO N/A 1.- Diseña formularios personalizados para los elementos de la base de datos. 2.- Diseña formularios para la captura de datos de las tablas. 3.- Inserta imágenes o fotos en los formularios para la captura de datos de las

tablas.

4.- Diseña formularios para las consultas de la base de datos. 5.- Modifica y aplica formato a los formularios de la base de datos.

Diseñar informes personalizados.

CONTENIDO SÍ NO N/A 1.- Diseña informes personalizados para las tablas de la base de datos. 2.- Diseña informes personalizados paras las consultas de las bases de datos. 3.- Inserta imágenes o fotos a los informes de la base de datos. 4.- Modifica y aplica formato a los informes de la base de datos.


226

5.- Imprime los informes diseñados para la base de datos.

Realizar consultas a la información de las bases de datos.

CONTENIDO SÍ NO N/A 1.- Crea relaciones entre las tablas de la base de datos. 2.- Realiza consultas a la información de la base de datos. 3.- Diseña consultas de acción y de resumen. 4.- Diseña consultas de referencias cruzadas. 5.- Diseña consultas para formar expresiones. 6.- Diseña consultas para la combinación de tablas.

Utilizar macros para la realización de acciones requeridas.

CONTENIDO SÍ NO N/A 1.-Crea macros para la realización de acciones predefinidas por el administrador

de bases de datos.

2.- Comprueba la aplicación de las macros en la base de datos. 3.- Elimina las macros que no son necesarias o que ya no se utilicen.

Importar y exportar datos.

CONTENIDO SÍ NO N/A 1.- Importa datos a la base de datos desde archivos o bases de datos creados en

otra aplicación.

2.- Exporta datos de la base de datos hacia un archivo o base de datos de otra aplicación.


227

BIBLIOGRAFÍA

1.- ANDERSON, Virginia. Access 2007 Paso a Paso.

Editorial Mac Graw Hill

2.- HART-DAVIS, Guy. Excel 2007 Paso a Paso. Editorial McGraw Hill.

3.- HART-DAVIS, Guy. Word 2007 Paso a Paso. Editorial Mc Graw Hill.

4.- LEONHARD,Bott y Woody.La Biblia de Office 2007. Editorial Anaya multimedia


228

Baja California Camalú

Ciudad Morelos Ejido Nayarit

El Florido Ensenada

Estación Coahuila Extensión Mtro. Rubén Vizcaíno Valencia

Extensión Maneadero del Plantel Ensenada Extensión Primer Ayuntamiento

Extensión Tecate Guadalupe Victoria

La Mesa Mtro. José Vasconcelos Calderón

Mtro. Rubén Vizcaíno Valencia Mexicali

Miguel Hidalgo y Costilla Nueva Tijuana

Nuevo León Primer Ayuntamiento Playas de Rosarito

Profr. Arturo David Velázquez Rivera Rosarito

San Felipe San Quintín

Tecate Tijuana Siglo XXI

Valle de Guadalupe

El Hongo El Rosario

Punta Colonet Real del Castillo

San Vicente Trabajadores No. 1 Trabajadores No. 2 Trabajadores No. 3 Valle de la Trinidad Valle de las Palmas

PLANTELES

CENTROS EMSAD

ESTE MATERIAL FUE ELABORADO BAJO LA COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN DE LA DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN ACADÉMICA Y

REPRODUCIDO POR LA UNIDAD DE DISEÑO GRÁFICO E IMPRENTA DEL COLEGIO DE BACHILLERES DEL

ESTADO DE BAJA CALIFORNIA.

Blvd. Anáhuac 936, C. Cívico, Mexicali, B. C.

AGOSTO DE 2012 Esperamos recibir de los usuarios, en especial de los maestros y alumnos del Colegio, cualquier observación que a su juicio sea necesario hacernos llegar, más aún si se tratara de errores u omisiones. Dirigirse a la Dirección y domicilio arriba consignados.

Guía de Aprendizaje.

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