SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN GUA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE

FORMACIN COMPLEMENTARIA VIRTUAL Cdigo: F00x-P00x-GFPI versin: 01

Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral Procedimiento Creacin y Adecuacin de Programas de

Formacin Virtual y a Distancia

Programa de Formacin: Organizacin Documental en el Entorno Laboral

Cdigo: 210602009 Versin: 1

Resultados de Aprendizaje: Ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema establecido por la organizacin, la normatividad vigente, normas y tcnicas de prevencin y conservacin documental y el sistema de gestin de la calidad.

Competencia: Organizar archivos de gestin de acuerdo con normatividad vigente y polticas institucionales.

Duracin de la gua (en horas): 10

Entendiendo que la realizacin de esta gua abarca un tiempo mnimo de diez (10) horas, en una semana de trabajo individual y colaborativo; se recomienda que se destinen dos (2) horas diarias para las actividades, y as obtener un desarrollo adecuado de la misma.

Estimado aprendiz. La Organizacin Documental, permite establecer el mtodo de control de documentos y conservacin de la informacin para una buena gestin de las entidades, por lo tanto en esta semana conocern el mecanismo en la cual estos deben ser cuidados segn la normatividad que soportan su preservacin. A continuacin usted encontrar descrita cada una de las actividades que conforman la gua de aprendizaje N 4, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el cuarto contenido de estudio: Inventario nico Documental y Conservacin de Documentos, dispuesto para la realizacin de esta gua.

Durante el desarrollo de la gua, usted contar con la orientacin necesaria para alcanzar el resultado de aprendizaje correspondiente.

Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta gua, resulta indispensable recordar el uso de fuentes bibliogrficas y webgrafas, en caso de que sea necesario. Evite usar contenidos, fragmentos de textos y parafraseos sin la correspondiente referencia y cita.

Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para un adecuado proceso y culminacin del programa de formacin.

2. INTRODUCCIN

GUA DE APRENDIZAJE N 4

1. IDENTIFICACIN DE LA GUA DE APRENDIZAJE

Gua de Aprendizaje

Bienvenido!

3.1. Actividades de Reflexin inicial

Descripcin:

Despus de haber repasado el cuarto contenido de estudio, es importante que usted indague y reflexione

acerca de algunos aspectos claves de las temticas planteadas.

Por lo anterior se sugiere que realice la siguiente lectura:

Acuerdo 042 de 2002 especficamente del artculo 7 / Disponible en el espacio - MATERIAL PARA

EL DESARROLLO DE LA GUA DE APRENDIZAJE 4 Actividad 4.

Teniendo en cuenta la lectura que realizo, se le invita a identificar una empresa en donde se aplique

correctamente el formato nico de inventario documental, (Puede seleccionar la empresa en la cual labora)

y adems reconociendo como relacionan la documentacin para un eficiente proceso de gestin

documental.

Recomendacin:

Tenga en cuenta el anlisis realizado, para el desarrollo de la actividad de transferencia del

conocimiento.

3. ESTRUCTURACIN DIDCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Gua de Aprendizaje

3.2. Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el

aprendizaje

Descripcin:

El Acuerdo 050 del 2000, establece que la Conservacin de Documentos en las empresas se puede radicar

a travs de mecanismos de prevencin de deterioro de la informacin documental, ya sea en entidades

pblicas o privadas.

Con el fin de brindar herramientas que le permitan entender de un mejor forma el proceso anterior, se

presenta la siguiente lectura :

Acuerdo 48 de 2000 / Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA

GUA DE APRENDIZAJE 4 Actividad 4.

Una vez entendido el proceso, realice un cuadro sinptico en la herramienta ofimtica de su preferencia,

en donde se evidencie los aspectos relevantes que deben tener en cuenta las empresas pblicas y

privadas en la conservacin y prevencin de los documentos en el manejo del archivo.

Recomendacin:

Tenga en cuenta el cuadro sinptico realizado, para el desarrollo de la actividad de evaluacin.

3.3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)

Descripcin:

Una vez comprendidos los procesos de conservacin y prevencin de los documentos, es importante que

ahora se indague frente a otro elemento esencial de la temtica, que es el Inventario nico Documental, a

travs de la siguiente actividad:

Lea el estudio de caso.

Caso N 2 EMPRESA PILOS S.A. UN INVENTARIO DE ARCHIVO

Daniel, es el responsable del almacn en la Empresa Pilos S.A., recibe una notificacin de su jefe

inmediato de manera improvista donde es notificado de un traslado a la oficina de Cartera, ya que la

funcionaria encargada presenta un accidente laboral y debe ausentarse por un periodo de 30 das. Por lo

tanto, en la notificacin se fundamenta la entrega de su puesto de trabajo al funcionario que lo

reemplazar, realizando el inventario del archivo. Daniel, debe de asumir el cargo nuevo de manera

inmediata y no logra realizar la entrega formal de su puesto por falta de tiempo. Este le solicita a su

compaero que reciba el cargo sin el inventario documental.

Segn el caso anterior, piense en una posible respuesta para los siguientes interrogantes:

Gua de Aprendizaje

1. Cmo debe de comenzar hacer el inventario documental?

2. Es correcto lo que le sucedi al nuevo funcionario del almacn? Justifique su respuesta.

3. Cules son las causas que se presentan por la carencia del inventario documental?

4. Arnulfo, encuentra en los fondos acumulados documentos electrnicos de archivo. Cmo debe ser

archivado esos documentos?

5. Cree usted conveniente recibir un archivo sin Inventario Documental? Justifique su respuesta.

6. Desde el punto de vista archivstico Cul es la importancia de la aplicacin del Inventario Documental?

Recomendacin:

Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la informacin

obtenida de la actividad, para el desarrollo de las actividades de evaluacin.

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento

Descripcin:

Participe en el Foro Temtico 4, dando su aporte de forma clara y argumentada frente a las siguientes

preguntas :

a. Cmo se gestiona el Inventario documental en la empresa que selecciono en la actividad de

reflexin?

b. En la empresa seleccionada, hacen uso de esta herramienta para la Organizacin documental?

Sustente su respuesta.

c. Cree usted que en la empresa, se est realizando una buena gestin documental en la calidad de

la informacin y acceso eficiente? Sustente su respuesta.

Nota:

Realice el aporte del foro y las opiniones frente al trabajo de sus compaeros, a travs del espacio

actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma Blackboard.

3.5. Actividades de evaluacin

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluacin Tcnicas e Instrumentos de

Evaluacin

De Conocimiento :

Inicialmente, usted deber

recopilar la informacin obtenida

de la actividad de apropiacin del

conocimiento y luego

complementarla con trminos o

conceptos que usted considere

pertinentes en la realizacin de la

misma, para hacerlo tenga en

Ordena y aplica los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema establecido por la organizacin, normas y tcnicas de preservacin y conservacin documental.

TCNICAS

S.S.= Simulacin de Situaciones

F.P. = Formulacin de Preguntas

M. = Mapas

Gua de Aprendizaje

cuenta elementos claves del

cuarto contenido de estudio.

De Desempeo:

Para desarrollar este tem de la

actividad de evaluacin, usted

deber elaborar un documento

preferiblemente en Word, donde

incluya el cuadro sinptico que

realizo en la actividad de

contextualizacin y adems

donde desarrolle las seis (6)

preguntas propuestas en la

actividad de apropiacin.

Recomendacin:

No olvide la importancia de citar

y referenciar cuando emplea

material de diferentes fuentes,

adems emplear normas bsicas

de redaccin de documentos.

(ICONTEC o APA).

De Producto:

Usted deber entregar el

documento a travs del espacio

dispuesto para ello en la

plataforma Blackboard,

denominado: ENVO DE LA

ACTIVIDAD 4 - DOCUMENTO.

INSTRUMENTOS

C.T.= Cuestionarios

M. V. = Matriz de Valoracin.

Plataforma Blackboard

Contenido 4: Inventario nico documental y conservacin de documentos.

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Gua de Aprendizaje

Disponible en el espacio : Material del Programa

Gua de aprendizaje RAP N 4.

Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUA DE APRENDIZAJE 4

Actividad 4.

Lectura sugerida - Acuerdo 42 de 2002.

Disponible en el espacio - MATERIAL PARA EL DESARROLLO DE LA GUA DE APRENDIZAJE 4

Actividad 4.

Directrices: Conjunto de normas o reglas generales para el desarrollo de alguna situacin o suceso.

Documentos Pblicos: Son los escritos que informan situaciones de carcter general o especficas y

cuenta con la posibilidad de ser consultado por cualquier persona.

Fuelle de Cartn: Son pliegues realizados lateralmente con hojas gruesas o cartn que sirve para

aumentar la capacidad o profundidad para guardar alguna cosa.

Gestin Pblica: Es el conglomerado de acciones por las cuales las entidades buscan alcanzar los logros

de sus fines, objetivos y metas, cumpliendo con los fines del Estado, segn los establecidos por las

polticas gubernamentales.

Legados: Son diferentes documentos de agrupacin de A Z.

Servidor pblico: Es la persona empleada por el estado que presta sus servicios a la comunidad en

general.

5. GLOSARIO DE TRMINOS

6. BIBLIOGRAFA/ WEB GRAFA

Gua de Aprendizaje

BIBLIOGRAFA

Ley General de Archivo. (2000, 14 de Julio) Congreso Nacional de la Repblica de Colombia, 2000,

14 de Julio.

WEB GRAFA

Archivo General de la Nacin (s.a.) Acuerdo 060 de 2001. http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2010, consultado el 20 de diciembre de 2013

Maomauro. (2006). Archivos documentales. Unidades de conservacin http://maomauro.blogdiario.com/, consultado el 21 de diciembre de 2013

Sanchez, Juan Nicolas. (Abril, 2013). Unidades de almacenamiento. http://www.archivobogota.gov.co/libreria/php/decide.php?patron=01.090608, consultado el 21 de diciembre de 2013

Archivo General de la Nacin (s.a.) Acuerdo 050 de 2000. http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2007, consultado el 22 de diciembre de 2013

Norma ISO 15489 de 2001. Gestin de documentos.

http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/viewFile/297/346, consultado el 22 de diciembre

de 2013

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Gua de Aprendizaje

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Sandra Milena Montoya Lpez

Eliana del Pilar Ospina

Expertas temticas Centro de Gestin Tecnolgica de Servicios

Diciembre 2013

Julin Andrs Mora Gmez

Lder de lnea de

produccin

Centro de la tecnologa del diseo y la productividad empresarial - Lnea de produccin - SENA Girardot

Marzo 2014

Yiced Pulido

Asesora pedaggica

Centro de la tecnologa del diseo y la productividad empresarial - Lnea de produccin - SENA Girardot

Marzo 2014

Luisa Fernanda B. Tllez

Andrea Del Pilar Rodrguez

Editoras de contenido

Centro de la tecnologa del diseo y la productividad empresarial - Lnea de produccin - SENA Girardot

Marzo 2014