Instrumentos de recopilacin de informacin

I. Entrevistas

II. Cuestionarios

III. Encuestas

IV. Observacin

V. Inventarios

VI. Muestreo

VII. Experimentacin

Que es la entrevista?

R= Es una de las tcnicas ms utilizadas por los auditores, ya que atraves de esta obtienen informacin sobre lo que

auditara; adems, bien aplicada, les permite obtener guas que sern importantes para su trabajo. La entrevista

podra entenderse como la recopilacin de informacin que se realiza en forma directa, cara a cara y a travs de

algn medio de captura de datos.

Cul es el ciclo de la entrevista?

R= Est formado por 4 etapas:

1. Inicio: Aqu es donde se inicia la entrevista, atraves de una breve presentacin con la cual busca romper el

hielo y con una corta explicacin del objetivo de la entrevista

2. Apertura: Es la parte donde el auditor inicia formalmente su interrogatorio, con preguntas breves, simples

y de sondeo, sin profundizar en algn tema

3. Cima o climax: Aqu se obtiene la informacin medular para la investigacin, la cual se va propiciando

conforme el tema objeto de la entrevista adquiere mayor inters/

4. Cierre: Es la parte final de la entrevista, en donde el auditor proporciona una absoluta libertad al

entrevistado si puede o quiere agregar algo que le permita complementar los datos antes recopilados.

Tipos de entrevista:

Entrevistas libres: son las entrevistas en las que se sigue un guion bsico para obtener la informacin

requerida, pero la participacin es libre y sin ninguna atadura.

Entrevistas dirigidas: En estas entrevistas siempre se dirigen las opiniones del entrevistado, forzando sus

respuestas dentro de un parmetro o guion prestablecido.

Entrevistas de exploracin: son de carcter libre y pueden ser muy tiles para buscar algn punto de

partida para la evaluacin.

Entrevistas de comprobacin: estas se realizan para comprobar la veracidad de la informacin recopilada

durante la evaluacin y permiten corroborar o rectificar los datos.

Entrevistas de informacin: Con este tipo de entrevistas el auditor comenta cada una de las desviaciones

que reporta en su informe, y con ello obtiene informacin valiosa del entrevistado que le sirve para

rectificar o ratificar las situaciones.

Entrevistas informales: Estas son totalmente ajenas al ambiente de trabajo, casi personales y casi siempre

son conversaciones informales que se dan entre personas.

Tipos de preguntas para entrevistas:

Preguntas abiertas: Estas permiten que el entrevistado tenga la libertad absoluta para expresar su

opinin sin ningn lmite.

Preguntas cerradas: Estas centran las respuestas del auditado hacia el objeto de la entrevista

Preguntas de sondeo: Se utilizan para determinar el grado de cooperacin y participacin del auditado

durante la misma.

Preguntas de cierre: estas se hacen para terminar con el interrogatorio y como una forma de obtener

informacin adicional de ltimo momento.

Preguntas mixtas: Es la combinacin de dos o ms de los tipos de preguntas anteriores.

Formas de realizar una entrevista para una auditoria de sistemas:

Entrevistas tipo embudo: el auditor inicia con preguntas de carcter general, y conforme avanza la platica

va haiendo preguntas mas concretas (cerradas) enfocadas hacia el tema que le interesa.

Entrevistas tipo pirmide: Es a la inversa de la anterior, inician con preguntas cerradas y terminan con

preguntas generales (abiertas)

Entrevistas tipo diamante: El auditor inicia este tipo de entrevistas con preguntas cerradas, luego sigue

con preguntas mas abiertas, y para finalizar de nuevo con preguntas cerradas.

Entrevistas de tipo reloj de arena: El auditor inicia con preguntas abiertas, luego sigue con preguntas cerradas, y para finalizar de nuevo con preguntas abiertas.

Que son los cuestionarios?

R= Los cuestionarios son una de las formas de recopilacin de informacin de mayor utilidad. Es la

recopilacin de datos mediante preguntas impresas en cedulas o fichas, en las que el auditado responde

de acuerdo con su criterio.

Tipos de preguntas en un cuestionario:

Preguntas abiertas: Son las preguntas donde el encuestado es libre de responder de acuerdo

con su criterio.

Preguntas cerradas: Con este tipo de preguntas el encuestado tiene la oportunidad de elegir la

respuesta que sea acorde con su opinin de entre las opciones presentadas.

Preguntas dicotmicas: Estas preguntas solo tienen dos posibles respuestas que por lo general

son opuestas entre si, por ejemplo:

( ) SI ( ) NO

( ) Masculino ( ) Femenino

Preguntas tricotmicas: Son aquellas que tienen tres opciones de respuesta.

Preguntas de opcin mltiple: Estas presentan varias respuestas de entre las que se puede

elegir solo una.

Preguntas de opcin de rasgos: Son las preguntas cuyas respuestas se encuentran

comprendidas en ciertos rangos o grupos.

Preguntas testigo: son las preguntas que se hacen para comprobar la veracidad de las

respuestas a otras preguntas hechas con anterioridad.

Ventajas de los cuestionarios:

Facilitan la recopilacin de informacin y no se necesitan muchas explicaciones ni una gran

preparacin para aplicarlos.

Permiten la rpida tabulacin e interpretacin de los datos, proporcionndoles la confiabilidad

requerida.

Son rpidos de aplicar y ayudan a captar mucha informacin en poco tiempo.

Desventajas de los cuestionarios:

Falta de profundidad en las respuestas y no se puede ir ms all del cuestionario.

Se necesita una buena eleccin del universo y de las muestras utilizadas.

Pueden provocar la obtencin de datos equivocados si se formulan deficientemente

Metodologa para utilizar eficientemente el cuestionario:

1. Determinar el objetivo del cuestionario

2. Elaborar un borrador del cuestionario

3. Aplicar una prueba piloto

4. Elaborar el cuestionario final

5. Determinar el universo y la muestra

6. Aplicar el cuestionario

7. Tabular la informacin del cuestionario y elaborar graficas

8. Interpretar los resultados

9. Elaborar las observaciones

Que son las encuestas?

R= Es la recopilacin de datos concretos sobre un tema especfico, mediante el uso de cuestionarios o

entrevistas diseados con preguntas precisas para obtener las opiniones de los encuestados. Las

encuestas constituyen otra de las tcnicas ms populares y de mayor uso en una auditoria de sistemas

computacionales.

Clasificacin de las encuestas por la forma de obtener informacin:

I. Encuestas escritas: En estas encuestas se recopila la informacin mediante algn tipo de

cuestionario que el encuestado responde directamente con su puo y letra.

II. Encuestas verbales: En estas encuestas el auditor plantea las preguntas directamente al

encuestado y obtiene sus respuestas de manera verbal, registrando sus opiniones y

comentarios a travs de algn medio magntico o tomando nota.

III. Encuestas mixtas: Son una combinacin de las dos tcnicas anteriores.

Clasificacin de la encuesta por la forma de realizarla:

-Encuestas dirigidas: Son las encuestas donde el auditor induce al encuestado para que centre sus

opiniones y comentarios hacia temas concretos sobre la evaluacin.

Clasificacin de la encuesta por la forma de preguntas:

Preguntas dicotmicas: Estas preguntas solo tienen dos posibles respuestas que por lo general

son opuestas entre si, por ejemplo:

( ) SI ( ) NO

( ) Masculino ( ) Femenino

Preguntas tricotmicas: Son aquellas que tienen tres opciones de respuesta.

Preguntas de opcin mltiple: Estas presentan varias respuestas de entre las que se puede

elegir solo una.

Preguntas de opcin de rasgos: Son las preguntas cuyas respuestas se encuentran

comprendidas en ciertos rangos o grupos.

Preguntas testigo: son las preguntas que se hacen para comprobar la veracidad de las

respuestas a otras preguntas hechas con anterioridad.

Clasificacin de las encuestas por el universo que abarcan: Es la clasificacin de las encuestas segn el

mtodo que se sigue para recopilar las opiniones.

Encuestas individuales: Son las entrevistas que hace el auditor de manera individual a cada uno de los

encuestados.

Encuestas de grupo: Estas se aplican a un mismo grupo de auditados, concentrando de manera

estadstica la informacin obtenida y registrndola en grupos.

Que es la observacin?

R= Es una de las tcnicas ms populares, de mayor impacto y ms utilizadas para examinar los

diferentes aspectos que repercuten en el funcionamiento del rea de informtica o del propio

sistema. La accin de observar es el hecho de examinar, analizar, advertir o estudiar algo.

Diversas tcnicas y mtodos de observacin:

Observacin directa: Es la inspeccin hecha directamente en el contexto donde se

presenta el hecho o fenmeno observado, afn de contemplar todos los aspectos

inherentes al comportamiento, conducta y caractersticas de ese ambiente.

Observacin indirecta: Es la observacin del hecho, o fenmeno en estudio, pero sin

que el observador (auditor) entre en contacto directo con el aspecto observado. Lo

examina por comparaciones o referencias.

Observacin oculta: Es cuando el observador, por las necesidades propias de la

evaluacin, permanece oculto para observar el fenmeno que est auditando.

Observacin participativa: El auditor tiene la oportunidad de formar parte del

fenmeno observado como si fuera un integrante del mismo.

Que es la introspeccin?

R= Se entiende como el examen interno del comportamiento y actuacin del sujeto observado,

en una auditoria se entiende como la observacin interna del fenmeno.

Que es la extrospeccion?

R= En este tipo de observacin el observador (auditor) realiza la inspeccin desde un punto de

vista totalmente externo al fenmeno que est analizando. El propsito es comprender la

actuacin del fenmeno en relacin con otros fenmenos similares que le servirn de

parmetro para compararlo.

Que son los inventarios?

R= Esta forma de recopilacin de informacin consiste en hacer un recuento fsico de lo que se est

auditando, afn de saber la cantidad existente de algn producto en una fecha determinada y

compararla con la que debera haber segn los documentos en esa misma fecha.

Es la recopilacin de todos los bienes y materiales que posee una empresa a fin de comparar las

existencias reales con los registros contables.

Principales tipos de inventarios aplicables en el ambiente de sistemas computacionales:

o Inventario de software: El propsito de este inventario es evaluar la existencia del software, su

uso adecuado, su resguardo y aprovechamiento en el rea de sistemas, incluyendo las licencias

para su uso, registros y dems caractersticas.

o Inventario de hardware: El propsito es evaluar su uso adecuado, su resguardo, su

aprovechamiento y el estado en que estos se encuentran, incluyendo las instalaciones internas

y los componentes fsicos de los sistemas computacionales.

o Inventario de consumibles: Este inventario fsico de todos los materiales que se consumen en

el rea de sistemas, se utiliza para conocer, valorar y resguardar todos los materiales que

contribuyen al desarrollo de las actividades necesarias para el procesamiento de info. de la

empresa.

Materiales que deben ser inventariados:

-Disquetes, cintas electromagnticas, cdroms, material para impresoras laser, materiales

consumibles para oficina, tarjetas, procesadores, chips de memoria,etc.

o Inventario de documentos: Este inventario se realiza para buscar los elementos de apoyo

bibliogrfico que contribuyan al buen desempeo de las actividades y tareas que se realizan en

el rea de cmputo, su propsito es verificar la existencia de documentos que apoyen y avalen

la gestin administrativa de funcionarios.

o Inventario de inmuebles, instalaciones, mobiliario y equipos de sistemas: Este inventario es el

recuento de los activos de la empresa y de sus instalaciones, es decir, de sus bienes muebles,

inmuebles, conexiones elctricas, de comunicacin , de acceso al personal, del medio

ambiente, y dems aspectos relacionados con los edificios, oficinas, equipos y mobiliarios de la

empresa.

o Inventario del personal informtico: Este inventario es de suma importancia, ya que le

permitir valorar la importancia y utilidad del factor humano que contribuye al desarrollo de

los trabajos de sistemas de la empresa. Con este inventario adems, se pueden evaluar la

gestin administrativa del rea de sistemas.

o Inventario de bases de datos e informacin institucional Este inventario se realiza de acuerdo

con las caractersticas especficas de cada empresa y no tiene alguna clasificacin especial, es

decir se realiza de acuerdo con el tipo de informacin que se maneja en la empresa.

Que es el muestreo?

R= Una de las tcnicas que ms aportaciones hacen a la auditoria de sistemas computacionales

es el muestreo, El propsito es obtener la misma informacin o parecida a la que se obtendra

al revisar todo ese universo.

Que es la experimentacin?

R= Esta es una de la herramientas ms utilizadas en cualquier tipo de auditoria y una de las

que ms ayudan al auditor a recopilar la informacin que requiere para realizar una auditora

de sistemas

Es la observacin de un fenmeno en estudio, al cual se le van adaptando o modificando sus

variables conforme a un plan predeterminado, con el propsito de analizar sus posibles

cambios de conducta como respuesta a las modificaciones que sufre dentro de su propio

ambiente o en un ambiente ajeno.