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Guía para la Planeación y el Seguimiento
Estratégico
Proceso: Direccionamiento Estratégico
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
Tabla de Contenido
1. Introducción ........................................................................................................................................................4
2. Generalidades .....................................................................................................................................................5
2.1 Objetivos ........................................................................................................... 5
2.2 Términos y definiciones ......................................................................................... 6 3. Desarrollo......................................................................................................................................................... 12
3.1 Planeación estratégica institucional ........................................................................ 12
3.2 Roles y responsabilidades de la planeación estratégica institucional ................................ 13
3.3 Metodología para la formulación de la planeación estratégica ........................................ 15
3.3.1 Elaboración del contexto estratégico ....................................................................... 15
3.3.2 Elementos para la construcción de la planeación estratégica en la entidad ........................ 18
3.4 Indicadores estratégicos ...................................................................................... 18
3.4.1 Tipo de indicadores ............................................................................................ 18
3.4.2 Seguimiento a los indicadores ................................................................................ 19
3.5 Plan Estratégico ................................................................................................. 20
3.5.1 Seguimiento al plan estratégico ............................................................................. 21
3.5.2 Modificación al plan estratégico ............................................................................. 22
3.5.3 Evaluación del cumplimiento del plan estratégico ....................................................... 22
3.6 El Plan de acción Institucional ............................................................................... 23
3.6.1 Formulación del Plan de Acción Institucional ............................................................. 24
3.6.2 Divulgación del Plan de Acción Institucional .............................................................. 27
3.6.3 Seguimiento al Plan de Acción Institucional ............................................................... 27
3.7 Plan de acción - componente de gestión e inversión por entidad ..................................... 27
3.7.1 Componente de inversión ..................................................................................... 27
3.7.2 Componente de gestión ....................................................................................... 28
3.7.3 Componente de gestión e inversión......................................................................... 28
3.8 Plan anticorrupción y de atención al ciudadano - PAAC ................................................ 28
3.8.1 Formulación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano .................................... 29
3.8.2 Divulgación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano ...................................... 30
3.8.3 Seguimiento al plan anticorrupción y de atención al ciudadano ...................................... 30
3.9 Plan anual de adquisiciones - PAA ........................................................................... 30
3.9.1 Formulación del plan anual de adquisiciones ............................................................. 31
3.9.2 Divulgación del plan anual de adquisiciones - PAA ....................................................... 32
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3.9.3 Actualización y publicación del plan anual de adquisiciones - PAA ................................... 32
3.9.4 Seguimiento al plan anual de adquisiciones - PAA ....................................................... 32
3.10 Planes de acción integrados .................................................................................. 32
3.10.1 Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario .................................. 34
3.10.1.1 Plan estratégico de recursos humanos ............................................................... 34
3.10.1.2 Plan Institucional de Archivos–PINAR ................................................................. 35
3.10.1.3 Programa de Gestión Documental-PGD .............................................................. 35
3.10.2 Oficina de Sistemas ............................................................................................ 36
3.10.2.1 Plan Estratégico de Tecnología de Información y Comunicaciones – PETI ..................... 36
3.10.3 Oficina Asesora de Planeación ............................................................................... 36
3.10.3.1 Plan de Participación Ciudadana y Control Social ................................................. 36
3.10.4 Seguimiento a los Planes de acción integrados ........................................................... 36
3.11 Otros Planes y programas institucionales .................................................................. 38
3.11.1 Seguimiento a Otros Planes ................................................................................... 39
3.12 Consideraciones generales de los planes institucionales ............................................... 40
3.13 Proyectos de inversión ........................................................................................ 41
3.13.1 Formulación de Proyectos de inversión .................................................................... 41
3.13.1.1 Participación Ciudadana en la formulación de proyectos de inversión ........................ 43
3.13.1.2 Ciclo de Vida del Proyecto ............................................................................. 43
3.14 16.2 Presupuesto por Productos, Metas y Resultados - PMR (Producto – Meta – Resultado) ..... 46
3.15 16.3 Planeación Anual de los proyectos de Inversión ................... ¡Error! Marcador no definido.
3.16 16.4 Plan Operativo Anual de Inversiones ................................................................. 47
3.17 16.5 Seguimiento a los Proyectos de Inversión ........................... ¡Error! Marcador no definido.
3.18 16.6 Modificación en la formulación de los proyectos de inversión. ................................. 45 4. Normatividad ................................................................................................................................................... 56
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1. Introducción
PROGRAMAR EL PRESUPUESTO
FORMULAR LOS LINEAMIENTOS
PARA LA ADMINISTRACIÓN
DE RIESGOS.
FORMULAR LOS INDICADORES
REFLEXIÓN INICIAL
DIAGNÓSTICO DE CAPACIDADES Y ENTORNO
FORMULAR LOS PLANES
DIMENSIÓN N° 2: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN
GESTIÓN PRESUPUESTAL Y EFICIENCIA DEL GASTO PÚBLICO
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
POLITICAS• Marco normativo• Planes de desarrollo• Presupuesto• Conpes• Políticas de gestión y desempeño• Posconflicto
Fuente: MIPG 2017
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2. Generalidades
2.1 Objetivos
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2.2 Términos y definiciones
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3. Desarrollo
3.1 Planeación estratégica institucional
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3.2 Roles y responsabilidades de la planeación estratégica institucional
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Gráfico 1. Las Líneas de Defensa en el Modelo Estándar de Control Interno
Fuente: Manual Operativo MIPG
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3.3 Metodología para la formulación de la planeación estratégica
3.3.1 Elaboración del contexto estratégico
Gráfico 2. Elaboración del contexto estratégico
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Gráfico 3. Marco de Referencia Direccionamiento Estratégico
Fuente: Manual Operativo MIPG
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3.3.2 Elementos para la construcción de la planeación estratégica en la entidad
Nota importante: Para la publicación y actualización de los planes elaborados en la Defensoría del Espacio Público, y por aplicación de la política de cero-papel, no se imprimen ninguno de los planes formulados en la entidad.
3.4 Indicadores estratégicos
3.4.1 Tipo de indicadores
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3.4.2 Seguimiento a los indicadores
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3.5 Plan Estratégico
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3.5.1 Seguimiento al plan estratégico
Expresión cuantificable y cualificable de lo
que queremos alcanzar.
• Debe usarse un verbo duro, es decir, un verbo en infinitivo que indique acción y que se pueda medir de alguna forma (cuantitativa o cualitativamente).
• Debe contener qué se quiere lograr, es decir, una descripción del logro.
• Debe ser compatible con el Plan Estratégico.
• Realista y alcanzable, aun así, debe responder a un reto importante.
• Cronológicamente limitadas.
• Realistas y relevantes.
• Específicas.
• Mensurables (medibles y cuantificables).
• Deben ser los medios o las formas que permitan lograr los
objetivos.
• Deben ser claras y comprensibles para todos.
• Deben considerar adecuadamente la capacidad y los recursos de la entidad.
• Deben poder ejecutarse en un tiempo razonable.
• Deben permitir a la administración el conocimiento oportuno de la información.
• Deben ser comprensible, tanto para quienes lo desarrollen como para quienes lo estudien o lo tomen como referencia.
• Su cálculo debe estar adecuadamente soportado y ser documentado para su seguimiento y trazabilidad.
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3.5.2 Modificación al plan estratégico
3.5.3 Evaluación del cumplimiento del plan estratégico
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3.6 El Plan de acción Institucional
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
3.6.1 Formulación del Plan de Acción Institucional
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
3.6.2 Divulgación del Plan de Acción Institucional
3.6.3 Seguimiento al Plan de Acción Institucional
3.7 Plan de acción - componente de gestión e inversión por entidad
3.7.1 Componente de inversión
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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3.7.2 Componente de gestión
3.7.3 Componente de gestión e inversión
3.8 Plan anticorrupción y de atención al ciudadano - PAAC
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
3.8.1 Formulación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano
1
2
3
4
5
6
COMPONENTES DEL PLANMapa de riesgos de corrupción Permite la identificación y valoración del impacto de cada uno de los riesgos, así como el reconocimiento de las acciones para controlarlos o mitigarlos.1Estrategia anti trámitesOrganiza y facil ita el acceso de la ciudadanía a las instituciones, a través de diversas acciones para simplificar los trámites. (ley 962 de 2005, decreto 019 de 2012).2Estrategia de rendición de cuentasCoordina las acciones institucionales en torno al proceso de rendición y petición de cuentas, integrando a la gestión administrativa elementos de información, diálogo e incentivos en la relación Estado/ciudadano (CONPES 3654 de 2010 y Manual único de rendición de cuentas ).
3
Iniciativas adicionales
Se refiere a las iniciativas particulares de la entidad que contribuyen a combatir y prevenir la corrupción.6Transparencia y el Acceso a la Información
Recoge los l ineamientos para la garantía del derecho fundamental de acceso a la información pública, según el cual toda persona puede acceder a la información pública en posesión o bajo el control de los sujetos obligados de la ley.
5Medidas para mejorar la atención al ciudadano
Define herramientas para la formulación, ejecución y seguimiento de las actividades relacionadas con el servicio al ciudadano (artículo 76 de la ley 1474, Programa nacional de atención al ciudadano, decreto 2461 de 2012).
4
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
3.8.2 Divulgación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano
3.8.3 Seguimiento al plan anticorrupción y de atención al ciudadano
3.9 Plan anual de adquisiciones - PAA
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
3.9.1 Formulación del plan anual de adquisiciones
Nota 1: La versión preliminar del Plan Anual de Adquisiciones se elaborará en el último trimestre del año, periodo en el cual se tramite el presupuesto de la vigencia fiscal siguiente.
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
3.9.2 Divulgación del plan anual de adquisiciones - PAA
3.9.3 Actualización y publicación del plan anual de adquisiciones - PAA
3.9.4 Seguimiento al plan anual de adquisiciones - PAA
3.10 Planes de acción integrados
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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N° PLAN RESPONSABLE
•
•
•
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
3.10.1 Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario
3.10.1.1 Plan estratégico de recursos humanos
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
3.10.1.2 Plan Institucional de Archivos–PINAR
3.10.1.3 Programa de Gestión Documental-PGD
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
3.10.2 Oficina de Sistemas
3.10.2.1 Plan Estratégico de Tecnología de Información y Comunicaciones – PETI
3.10.3 Oficina Asesora de Planeación
3.10.3.1 Plan de Participación Ciudadana y Control Social
3.10.4 Seguimiento a los Planes de acción integrados
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
N° PLAN RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO
•
•
•
3.11 Otros Planes y programas institucionales
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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NOMBRE DEL PLAN O PROGRAMA
BREVE DESCRIPCIÓN PROCESO EN EL CUAL
TIENEN ORIGEN
3.11.1 Seguimiento a Otros Planes
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
3.12 Consideraciones generales de los planes institucionales
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
.
Nota importante: Para la publicación y actualización de los planes elaborados en la Defensoría del Espacio Público y por aplicación de la política de cero-papel, no se imprime ninguno de los planes formulados en la entidad.
3.13 Proyectos de inversión
3.13.1 Formulación de Proyectos de inversión
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
Diagrama 4. Esquema de Marco Lógico
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Código SG/MIPG Vigencia desde
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
3.13.1.1 Participación Ciudadana en la formulación de proyectos de inversión
3.13.1.2 Ciclo de Vida del Proyecto
Diagrama 5. Esquema genérico de ciclo de vida del Proyecto
3.13.2 Seguimiento a los Proyectos de Inversión
Última fase del proyecto, en la cual
se hace una valoración de este.
CIERRE
Se monitoriza y controla la correcta
ejecución del proyecto para garantizar el éxito del mismo.
SEGUIMIENTO
Tiene como objetivo estudiar todos
los aspectos referentes al mismo, como la viabilidad, alcance y el
equipo o áreas encargadas para
trabajar en él.
INICIO
Conjunto de acciones y actividades a
realizar basándose en los datos obtenidos y definidos en la fase
anterior; obteniendo así una hoja de
ruta clara y concisa.
PLANIFICACIÓN
Los planes definidos en la hoja de
ruta son llevados a cabo en el orden programado.
EJECUCIÓN
Ciclo de vida
de un proyecto
Cierre.
Iniciación.
Planificación.
Ejecución.
Seguimiento y control
Ciclo de vida de un proyecto
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
a.
b.
c.
3.13.2.1 Reporte Sistema de Seguimiento de Proyectos de Inversión – SPI
.
3.13.2.2 Reporte Sistema de Seguimiento al Plan de Desarrollo – SEGPLAN
.
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
3.13.3 Modificación en la formulación de los proyectos de inversión.
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
3.14 Presupuesto por Productos, Metas y Resultados - PMR
3.14.1 Seguimiento Presupuesto por Productos, Metas y Resultados - PMR
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
3.15 Plan Operativo Anual de Inversiones - POAI
3.16 Planeación del presupuesto
3.16.1 Anteproyecto de Presupuesto
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
3.16.1.1 Proyecto de Presupuesto
3.16.2 Seguimiento al Presupuesto de Inversión
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Guía para la Planeación y el Seguimiento Estratégico Proceso Direccionamiento Estratégico
3.17 Planeación del Sistema de Gestión
Sistema de
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
Sistema de
Responsabilidad Social
Sistema de
GESTIÓN DE CALIDAD
Sistema de
CONTROL INTERNO
Sistema de
GESTIÓN AMBIENTAL
Sistema interno de
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Sistema de
SEGURIDAD EN LA INFORMACIÓN
SIG
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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3.17.1 Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión - SIG
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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MATRIZ DE PRIORIZACIÓN A SISTEMAS DE GESTIÓN, PROGRAMAS Y PLANES QUE COMPONEN EL SIG
SIST
EMA
S D
E G
ESTI
ÓN
QU
E C
OM
PON
EN E
L SI
STEM
A IN
TEG
RA
DO
DE
GES
TIÓ
N -
SIG
SISTEMAS DE GESTIÓN
PONDERACIÓN VERTICAL/HORIZONTAL 01 02 03 04
CALIDAD 15% Planes / Programas Plan Operativo Anual
Plan de Acción Institucional
Ponderación horizontal 50% 50%
GESTIÓN AMBIENTAL 14% Planes / Programas
Plan Integral de gestión ambiental
Ponderación horizontal 100%
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 14%
Planes / Programas Programa de Seguridad y salud en el trabajo
Ponderación horizontal 100%
GESTIÓN DOCUMENTAL 14% Planes / Programas
Programa de Gestión documental
Ponderación horizontal 100%
RESPONSABILIDAD SOCIAL 14% Planes / Programas
Programa de Gestión de la integridad
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
Plan de participación ciudadana y control social
Plan de comunicaciones
Ponderación horizontal 25% 25% 25% 25%
CONTROL INTERNO 15% Planes / Programas
Programa de control (ciclos)
Plan y programas de auditorías
Ponderación horizontal 50% 50%
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN 14%
Planes / Programas Plan de seguridad de la información.
Ponderación horizontal 100%
PONDERACIÓN VERTICAL 100%
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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Porcentaje alcanzado de las
actividades programadas en el programa y/o plan, respetando el
tope máximo incluido en la matriz de priorización
+
Porcentaje alcanzado de las actividades programadas en el
programa y/o plan, respetando el tope máximo incluido en la matriz de
priorización
=
Porcentaje que será multiplicado por el peso porcentual asignado al sistema de gestión
ubicado en el mismo reglón de estos programadas en el programa y/o plan
3.18 Administración del riesgo y diseño de controles en el DADEP
3.18.1 Gestión del Riesgo
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Proceso: Direccionamiento Estratégico Procedimiento: Planeación y Gestión Institucional
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3.18.2 Identificación del riesgo
3.18.3 Análisis del riesgo
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3.18.4 Valoración del riesgo
3.18.5 Monitoreo y revisión
3.19 Reportes institucionales
3.19.1 Formulario único de reporte de avances de la gestión FURAG
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3.19.2 Informe de Gestión
3.19.3 Informe de Plan Estratégico
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3.19.4 Informe de Plan de Acción Institucional
3.19.5 Informe anual de la contraloría
4. Normatividad
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE MODIFICACIÓN
2 16/07/2014 Se ajusta toda la planificación (planeación estratégica, plan de acción, plan operativo), teniendo en cuenta lo establecidos en el decreto 2482 de 2012 y planes programas y proyectos.
3 01/07/2016 Se lleva a cabo un ajuste al desarrollo de la planeación teniendo en cuenta las nuevas herramientas a aplicar tanto para la planeación como para el seguimiento y control.
4 23/12/2017
Se actualiza la planeación y seguimiento de los proyectos de inversión y se incluye la planeación del plan de contratación. Ajuste del contenido del informe de gestión, informe de plan estratégico e informe de plan de acción.
5 31/12/2018 Se actualizó la metodología de seguimiento y actualización a los proyectos de inversión de la entidad.
6 25/01/2019 Se actualizan las actividades de creación, actualización Y publicación de planes y programas, en concordancia con la política de cero papel, implementada por la Entidad.
7 25/09/2019 Se actualizan el documento evidenciando de mejor manera la articulación de la planeación y el seguimiento estratégico con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.
8 29/12/2020
Se incluyen nuevos términos y definiciones. Se actualiza la formulación, seguimiento y modificación de los proyectos de inversión. Se elimina el Plan de Acción y Plan Operativo anual, se incluye el plan de acción institucional. Se ajustan las responsabilidades en lo relacionado con Anteproyecto de presupuesto.