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GUÍA PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL

Bogotá D.C. Julio de 2018

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GUÍA PARA PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL

Código: G -TH -03 0303030033##

Versión 04

Proceso asociado: Talento Humano

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ------------------------------------------------------------------------------------------------ 3 2. ALCANCE ------------------------------------------------------------------------------------------------ 3

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES -------------------------------------------------------------------------- 3 4. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL – EDL -------------------------------------------------- 5

4.1. ¿QUÉ ES LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL – EDL?--------------------------------- 5

4.2. COMPONENTES DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL – EDL -------------------- 6 5. INSTRUMENTOS DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ---------------------------------------- 10 6. RESPONSABLES O INTERVINIENTES EN LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL ----- 12

6.1. EVALUADORES -------------------------------------------------------------------------------------- 12 6.2. EVALUADOS------------------------------------------------------------------------------------------ 14

7. CASOS Y PERÍODOS DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL – EDL ------------------- 15

7.1. EVALUACIONES DEFINITIVAS --------------------------------------------------------------------- 15

7.2. EVALUACIONES PARCIALES SEMESTRALES ---------------------------------------------------- 16 7.3. EVALUACIONES PARCIALES EVENTUALES ------------------------------------------------------ 17

8. PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL ------------------------ 18 8.1. CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS FUNCIONALES ------------------------------------------ 18

8.2. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES -------------------------------------------------------- 19

8.3. EVALUACIÓN DEL PERÍODO DE PRUEBA -------------------------------------------------------- 21

8.3.1. CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS ---------------------------------------------------------- 21 8.3.2. SEGUIMIENTO Y CONFORMACIÓN DEL PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS ------------------- 25

8.3.3. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS ----------------------------------- 27 8.3.4. EVALUACIÓN DEFINITIVA DEL PERIODO DE PRUEBA --------------------------------------- 27

8.4. EVALUACIÓN ANUAL U ORDINARIA --------------------------------------------------------------- 28

8.4.1. CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS ---------------------------------------------------------- 28

8.4.2. AJUSTES A LOS COMPROMISOS --------------------------------------------------------------- 30 8.4.3. SEGUIMIENTO Y CONFORMACIÓN DEL PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS ------------------- 31

8.4.4. EVALUACIÓN DEL PRIMER PERIODO ---------------------------------------------------------- 33

8.4.5. SEGUIMIENTO AL DESEMEPEÑO LABORAL EN EL SEGUNDO PERIODO Y REGISTRO DE EVIDENCIAS -------------------------------------------------------------------------------------------------- 34 8.4.6. EVALUACIÓN DEL SEGUNDO PERIODO ------------------------------------------------------- 34 8.4.7. CALIFICACIÓN DEFINITIVA DEL PERIODO EVALUADO -------------------------------------- 34

8.4.8. COMUNICACIÓN Y NOTIFICACIÓN DE LOS RESULTADOS ---------------------------------- 34 8.4.9. RECURSOS CONTRA LA CALIFICACIÓN DEFINITIVA ---------------------------------------- 35 9. USOS DEL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN ------------------------------------------------------ 35

10. DILIGENCIAMIENTO DE FORMATO DE CONCERTACIÓN Y EVALUACIÓN DE CPMPROMISOS FUNCIONALES Y COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES ------------------------ 36

11. MARCO LEGAL --------------------------------------------------------------------------------------- 44

12. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ---------------------------------------------------------------- 44

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1. OBJETIVO

Establecer las directrices y lineamientos para realizar la Evaluación del Desempeño Laboral (EDL) de acuerdo con las directrices establecidas en la Resolución 0010 de 2017.

2. ALCANCE

Aplica a todos los servidores de Carrera Administrativa, en Período de Prueba y Libre Nombramiento y Remoción que no ocupan empleos de gerencia pública y que presten sus servicios en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Calificación del Periodo de Prueba: Es aquella que resulta de evaluar el desempeño laboral del servidor vinculado mediante un proceso de selección realizado por la Comisión Nacional del Servicio Civil, al cumplir el término de duración del periodo de prueba (6 meses), el cual cuenta se cuenta a partir de la inducción en el puesto de trabajo. Comisión Evaluadora: Es aquella conformada mediante acto administrativo expedido por el nominador de la entidad o quien este delegue y estará integrada por un servidor público de carrera, en periodo de prueba o un servidor nombrado en provisionalidad y un servidor de Libre Nombramiento y Remoción. Competencias Comportamentales: Son las características relacionadas con las habilidades, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el servidor público, encaminadas al mejoramiento individual y requerido para el desempeño de sus funciones y reflejadas en los compromisos funcionales. Compromisos Funcionales: Son los productos, servicios o resultados susceptibles de ser medidos, cuantificados y verificados, que el evaluado deberá alcanzar en el período a evaluar, de conformidad con los plazos y condiciones establecidas. Evaluado: Son los Servidores Públicos que se encuentren vinculados a la Entidad a través de carrera administrativa, en período de prueba o libre nombramiento y remoción que no ocupan empleos de gerencia pública, quienes serán evaluados según lo establezca la normatividad vigente. Evaluación definitiva del Desempeño Laboral: La evaluación definitiva del desempeño de los servidores de carrera y de libre nombramiento y remoción que no ocupen cargos de gerencia pública, será el resultado de ponderar las evaluaciones semestrales y las evaluaciones parciales eventuales que se efectúen durante el periodo de evaluación.

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Se constituyen evaluaciones definitivas la evaluación del periodo de prueba y la evaluación extraordinaria. Evaluación de Gestión por Áreas, Dependencias o Procesos: Es aquella que realiza anualmente la Oficina de Control Interno, por medio de la cual verifica el cumplimiento de las metas institucionales por parte de las dependencias o procesos de la Entidad. Se define como fuente objetiva de información respecto al cumplimiento de las metas establecidas y es suministrada a los responsables de la evaluación por el Jefe de la Oficina de Control Interno, constituyéndose en parte de la evaluación definitiva del empleado. Evaluación no satisfactoria: Es aquella que no alcanza el mínimo establecido como satisfactorio dentro de la escala establecida para el Sector Presidencia (70%). Una vez en firme conlleva a la declaración de insubsistencia del empleado de carrera administrativa. Evaluador: Es el servidor público que teniendo personal a cargo debe cumplir con la responsabilidad de efectuar la evaluación del Desempeño Laboral de los servidores de carrera administrativa, en periodo de prueba o de libre nombramiento y remoción que no ocupen cargos de gerencia pública, de conformidad con las directrices establecidas en el Sistema de Evaluación del Desempeño del Sector Presidencia de la República. El evaluador deberá ostentar un grado igual o superior al evaluado, para habilitarse dentro del proceso. Evidencias: Son las pruebas que permiten establecer objetivamente el avance, cumplimiento o, incumplimiento de los compromisos concertados y que se han generado durante el periodo de evaluación, como producto o resultado del desempeño del servidor y que deben corresponder a los compromisos funcionales. Las evidencias incorporadas en el portafolio, le permitirán al evaluador verificar el porcentaje de avance de los compromisos concertados, con el fin que se pueda efectuar una evaluación objetiva y transparente. Estas pueden ser: Evidencias de desempeño: Son aquellas que brindan información sobre la forma como interviene el servidor sujeto de evaluación, en el proceso, que, cómo y cuándo lo realiza. Evidencias de Producto: Son aquellas que permiten establecer la calidad y cantidad del producto o servicio entregado de acuerdo a los criterios establecidos. Metas Institucionales: Son las establecidas por la Dirección de la Entidad de conformidad con el Plan Estratégico Sectorial, Plan Estratégico Institucional, Plan de Acción, Proyectos de Inversión y Plan Anual de Adquisiciones encaminados al cumplimiento de los objetivos institucionales. Metas con las cuales el servidor deberá comprometerse y realizar los aportes requeridos, para lograr su debido cumplimiento.

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Plan de Mejoramiento Individual: Son las acciones a las que se compromete el evaluado con el objetivo de mejorar el desempeño individual en relación con el cumplimiento de los compromisos funcionales y comportamentales. Se realiza entre el evaluador y evaluado para hacer observaciones de avance y dificultades que permitan mejorar:

El nivel de cumplimiento de los compromisos funcionales concertados o fijados al inicio del periodo.

Las actitudes o conductas que inciden en el desarrollo de las competencias comportamentales.

Superar las brechas presentadas entre el desempeño real y el desempeño esperado.

Contribuir al mejoramiento de la dependencia a la que pertenece el evaluado. Se realiza basado en el seguimiento y verificación de las evidencias, indagando las causas y planteando acciones de mejoramiento para corregir, prevenir y mejorar el desempeño. Portafolio de Evidencias: Es el expediente que contiene las pruebas que demuestran el cumplimiento o incumplimiento de los compromisos concertados para la Evaluación del Desempeño Laboral, cuyo propósito es establecer objetivamente el avance, cumplimiento o incumplimiento de los compromisos concertados y que se han generado durante el periodo de evaluación, como producto o resultado del desempeño del servidor público evaluado y que debe corresponder al cumplimiento de los compromisos funcionales, al servicio de los fines de las dependencias y la misión de la Entidad. Las pruebas podrán ser aportadas por el evaluador o el evaluado, deberán ser registradas en el formato establecido en el presente documento y se conservarán en el archivo de gestión de cada dependencia de acuerdo con las tablas de retención documental.

4. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL – EDL

4.1. ¿QUÉ ES LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL – EDL?

La Evaluación del Desempeño Laboral (EDL) es un proceso estratégico dentro de la gestión integral del talento humano, orientado al conocimiento objetivo de los logros, aportes, competencias, potencialidades, limitación y debilidades de los servidores públicos del sector Presidencia de la República, con el objeto de realizar las acciones que fueren necesarias para favorecer la efectividad organizacional y el desarrollo personal y profesional del servidor de carrera y de libre nombramiento y remoción, así como para determinar el ingreso, la permanencia y el retiro del servidor de carrera administrativa y en periodo de prueba. La Evaluación del Desempeño Laboral debe ser:

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a. Objetiva, imparcial y fundada en principios de equidad. b. Referida a hechos concretos relacionados con los resultados obtenidos y a condiciones

demostradas por el empleado durante el lapso que abarca la evaluación, apreciados dentro de las circunstancias en que desempeña sus funciones.

c. Desarrollada mediante una estrategia que permita la interacción entre evaluador y evaluado.

¿QUÉ EVALÚA?

4.2. COMPONENTES DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL – EDL

De conformidad con el artículo 2.2.1.2.3 del Decreto 1081 de 2015, la evaluación del desempeño laboral y la calificación de servicios del servidor de carrera administrativa son dos aspectos de un mismo proceso. La primera implica un juicio cualitativo para identificar fortalezas y limitaciones en el desempeño del cargo, con miras a decisiones de desarrollo de personal, mientras que la segunda se concreta en la asignación de un puntaje para la toma de decisiones de carácter administrativo. La Evaluación del Desempeño Laboral (EDL) de los servidores públicos de las entidades del sector Presidencia, contempla los siguientes componentes:

• Conocimientos

• DestrezasSABER

• Habilidades

• ExperienciaHACER

• Valores

• Rasgos de Personalidad

• ActitudesSER

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a. Metas institucionales b. Compromisos c. Seguimiento periódico d. Evidencias e. Portafolio de evidencias f. Planes de Mejoramiento Individual

4.2.1. METAS INSTITUCIONALES, POR ÁREAS O DEPENDENCIAS: Son las establecidas por la Dirección de la Entidad de conformidad con el Plan Estratégico Sectorial, Plan Estratégico Institucional, Plan de Acción, Proyectos de Inversión y Plan Anual de Adquisiciones encaminados al cumplimiento de los objetivos institucionales. Metas con las cuales el servidor deberá comprometerse y realizar los aportes requeridos, para lograr su debido cumplimiento.

4.2.2. COMPROMISOS: Son los acuerdos entre el Evaluador (Jefe Inmediato) y Evaluado (servidor público de carrera administrativa, en periodo de prueba o libre nombramiento y remoción que no ocupan empleos de gerencia pública) que deben establecerse y se refieren a la realización y entrega de productos y servicios, los resultados esperados y la forma como éstos deberán alcanzarse, definiéndose dos (2) tipos de compromisos:

El cumplimiento de las metas acordadas con cada evaluado, deberá

contribuir al logro de los Planes y Proyectos de la Dependencia.

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SEGUIMIENTO PERIÓDICO: consiste en la verificación que realiza el evaluador al nivel de avance de los compromisos funcionales y al desarrollo de las competencias comportamentales, de acuerdo con las siguientes directrices:

a. Se efectuará de manera trimestral.

b. Se deberá tener en cuenta el porcentaje de avance de las metas establecidas para el área, la dependencia o proceso respectivo, de acuerdo con el informe de la Oficina de Planeación o quien haga sus veces.

c. El evaluador deberá retroalimentar al evaluado respecto del avance de sus compromisos, de tal forma que oriente, estimule y apoye su desempeño, destacando los logros de los aportes y debilidades o incumplimiento en los compromisos funcionales y el nivel de desarrollo de las competencias comportamentales que se hayan identificado en el ejercicio de su empleo.

d. El evaluador verificará con el evaluado las evidencias allegadas que soportan el cumplimiento de

la evaluación del periodo, las cuales deberán ser incorporadas en el portafolio de evidencias. De igual manera, cuando se identifique que el puntaje obtenido de la evaluación parcial, extraordinaria o la semestral se encuentra por debajo del estándar mínimo establecido en el presente documento, es decir el 85%., se suscribirá el Plan de Mejoramiento Individual en el formato establecido por cada entidad del sector.

e. El resultado del seguimiento no genera calificación, sin embargo, es un aspecto fundamental que contribuye a fortalecer y potencializar las competencias del servidor y el cumplimiento de las metas institucionales.

FUNCIONALES

Son los productos, servicios o resultados susceptibles de ser medidos,

cuantificados y verificados, que el evaluado deberá alcanzar de

conformidad con los plazos y condiciones establecidas.

Este compromiso se establece a partir del Plan Estratégico Sectorial, Plan

Estratégico Institucional, Plan de Acción, Proyectos de Inversión y Plan Anual de Adquisiciones , Propósito del Empleo y

funciones asignadas.

COMPORTAMENTALES

Son los acuerdos concertadas por cada conducta entre evaluador y evaluado,

dirigidos al cumplimiento de la competencia seleccionada.

Estos acuerdos se establecen a partir de las competencias y sus conductas

asociadas.

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4.2.3. EVIDENCIAS: Son los documentos, registros y demás elementos que permiten establecer

objetivamente el avance o cumplimiento de los resultados frente a los compromisos fijados. Estas podrán ser: i) Evidencias de desempeño: describen la forma cómo interviene el evaluado en el proceso, cómo lo realiza y cómo lo ejecuta, ii) Evidencias de producto: hacen referencia a la calidad y cantidad de producto o servicio entregado y/o iii) Evidencias de conocimiento: corresponden a los conocimientos que requiere el evaluado para alcanzar los compromisos que se han establecido y que fundamentan la práctica en el ejercicio de sus actividades laborales.

4.2.4. PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS: Es una herramienta que permite relacionar las evidencias generadas por el evaluador, evaluado y/o terceros, cuyo objetivo es evidenciar el cumplimiento de los compromisos laborales y comportamentales definidos en la fijación de compromisos y para el cumplimiento de los factores de acceso al nivel sobresaliente. Las evidencias deben suministrarse oportunamente con el fin de realizar una evaluación objetiva y transparente.

LAS EVIDENCIAS QUE SE INTEGREN AL PORTAFOLIO DEBERÁN SER:

AUTÉNTICAS:Producidas por el

evaluado, evaluador o

terceros.

SUFICIENTES: Cumplir con los Criterios Fijados

ACTUALES: Deben

corresponder al compromiso y las

evidencias pactadas al inicio

del período.

VALIDAS:

Logros alcanzados hata el momento en que se efectúa

el acopio de evidencias.

PERTINENTES: Con los compromisos

establecidos o clarificar si las evidencias dan

cuenta de aportes adicionales o de

proyectos en los que participa el evaluado.

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Las evidencias incluidas en el Portafolio, al ser valoradas con los criterios previamente señalados, permitirán establecer si éstas: i) Son inferiores a lo esperado, ii) Se ajustan a lo esperado o, iii) Superan lo esperado.

5. INSTRUMENTOS DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Los instrumentos del Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral del Sector Presidencia son:

a. Los niveles de Cumplimiento b. Los porcentajes de cumplimiento c. Los niveles de Calificación

5.1. NIVELES DE CUMPLIMIENTO: De acuerdo a la calificación definitiva obtenida por el servidor

público, el cumplimiento en la evaluación del desempeño laboral corresponde a los siguientes niveles y porcentajes así:

5.2. NIVELES DE CUMPLIMIENTO: La calificación definitiva de los servidores sujetos de

evaluación del desempeño laboral, se obtiene de la sumatoria de los porcentajes obtenidos en los compromisos funcionales, la calificación del desarrollo de las competencias comportamentales y la evaluación de la gestión por áreas, dependencias o procesos efectuada por la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

Teniendo en cuenta lo anterior, se definen los siguientes porcentajes para la evaluación del desempeño así:

Nivel Sobresaliente: Del 95% a 100%

Nivel Alto: Del 85% al 94,9%

Nivel Satisfactorio: De 70% a 84,9%

Nivel No Satisfactorio: Menor del 70%

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PERIODO ANUAL

Compromisos funcionales 80%

Competencias Comportamentales 10%

Evaluación de la Gestión por Áreas, Dependencias o Procesos

10%

Total 100%

PERIODO DE PRUEBA Y EVALUACIÓN EXTRAORDINARIA

Compromisos funcionales 90%

Competencias Comportamentales 10%

Total 100%

5.3. NIVELES DE CALIFICACIÓN: Permiten ubicar cuantitativa y cualitativamente el resultado de la EDL de un servidor y está integrada por:

5.3.1. Compromisos Funcionales: Los compromisos funcionales serán calificados según su

cumplimento en un rango de uno a cien por ciento (1–100%), los cuales serán evaluados por semestres teniendo en cuenta los periodos señalados en el presente documento. Esta evaluación posteriormente será ponderada para hacerla corresponder con los pesos porcentuales establecidos.

5.3.2. Competencias comportamentales: El evaluador asignará el valor que le corresponda de acuerdo al nivel de desarrollo de las competencias, teniendo en cuenta el cumplimiento de los acuerdos comportamentales concertados , los cuales serán calificados de conformidad con los lineamientos establecidos en el presente documento y con base en la siguiente escala, teniendo en cuenta que:

Siempre: El servidor público cumplió en su totalidad, con el acuerdo comportamental pactado, de manera constante y demostrando con suficiencia el desarrollo de la conducta asociada.

Frecuentemente: El servidor público cumplió de manera recurrente el acuerdo comportamental pactado y demostró una capacidad laboral para atender los asuntos relacionados con la conducta asociada.

Ocasionalmente: El servidor público cumplió de manera parcial el acuerdo comportamental pactado y no demostró con suficiencia la capacidad laboral para atender los asuntos relacionados con la conducta asociada.

Nunca: El servidor público no cumplió el acuerdo comportamental pactado y no demostró el desarrollo de la conducta asociada.

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FRECUENCIA RANGO DE CALIFICACIÓN

Siempre 10

Frecuentemente 7

Ocasionalmente 4

Nunca 0

5.3.3. Evaluación de la gestión por áreas, dependencias o procesos por parte de la Oficina de Control Interno: Para otorgar la calificación de este componente a la evaluación del desempeño del servidor público, el evaluador deberá tener en cuenta el resultado de la evaluación a la gestión anual que realice la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces a la dependencia o proceso, la cual deberá ser entregada a más tardar el 30 de enero de cada año y aplicar la siguiente escala así:

Resultado de la Evaluación del área, de la dependencia o del proceso

Calificación Otorgada al Evaluado

Entre el 95% y el 100% 10

Entre el 90% y 94,9% 8

Entre el 85% y el 89,9% 5

Entre el 80% y el 84,9% 3

Menor del 80% 1

Teniendo en cuenta que el resultado de la evaluación efectuada por la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces corresponde a la gestión del área, de la dependencia o del proceso, esta no podrá ser modificada por el evaluador o evaluado. En el evento de detectar limitaciones de orden presupuestal o administrativo se deben describir los aspectos más relevantes que hayan afectado la ejecución de los planes institucionales en cada dependencia.

6. RESPONSABLES O INTERVINIENTES EN LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO LABORAL

6.1. EVALUADORES

Son los Jefes Inmediatos de Libre Nombramiento y Remoción, responsables de realizar la Evaluaciones de Desempeño Laboral de los servidores que se encuentren a su cargo, en los plazos establecidos.

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6.1.1. RESPONSABILIDADES DEL EVALUADOR: De acuerdo a la Resolución 0010 de 2017, son responsabilidades de los evaluadores:

DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO

DIRECTOR DE OPERACIONES

ALTOS CONSEJEROS PRESIDENCIALES

CONSEJEROS PRESIDENCIALES

SECRETARIOS DE LA PRESIDENCIA

DIRECTORES I y II

JEFES DE ÁREAS

JEFES DE ÁREAS

COORDINADORES

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6.2. EVALUADOS

Son los servidores que se encuentren vinculados a la Entidad, a través de Carrera Administrativa, Período de Prueba o Libre Nombramiento y Remoción que no ocupan empleos de gerencia pública, quienes serán evaluados según lo establezca la Normatividad vigente.

6.2.1. RESPONSABILIDADES DEL EVALUADO: Son responsabilidades de los evaluados, las contempladas en la Resolución 0010 de 2017.

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7. CASOS Y PERÍODOS DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL – EDL

7.1. EVALUACIONES DEFINITIVAS

Para el sistema de evaluación del desempeño laboral se realizarán las siguientes evaluaciones definitivas.

Evaluación del periodo de prueba: Esta evaluación tiene como objetivo evaluar las competencias

del servidor para desarrollar las labores del empleo por el que concursó y se realiza dentro de los 10 días hábiles siguientes a la finalización del periodo de prueba. Para el caso del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República la evaluación definitiva en periodo de prueba se realizará a más tardar dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la finalización del período de prueba.

Evaluación por el periodo ordinario: La evaluación por el periodo anual está comprendida entre

el 1 de febrero y el 31 de enero del siguiente año, e incluye la sumatoria de las dos (2) evaluaciones semestrales que deben realizarse. . La calificación definitiva deberá producirse dentro de los quince (15) días siguientes al vencimiento de dicho periodo. La evaluación definitiva corresponde a la sumatoria de la calificación de los compromisos funcionales, del desarrollo de las competencias comportamentales y de la evaluación de gestión por áreas, dependencias o procesos, según los siguientes pesos porcentuales:

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Compromisos funcionales 80% Competencias Comportamentales 10% Evaluación de Gestión por Áreas, Dependencias o Proceso 10% La consolidación de las evaluaciones definitivas para el período ordinario, se hará de la siguiente manera: Los evaluadores consolidarán el resultado de las evaluaciones parciales semestrales de los compromisos funcionales y de las competencias comportamentales, mediante el registro de los resultados de dichas evaluaciones en los formatos adoptados en el presente documento. El ingreso de los resultados de la evaluación por áreas, dependencias o procesos, solamente se realizará al finalizar el periodo ordinario. La evaluación definitiva correspondiente a la evaluación ordinaria y la del periodo de prueba, será notificada personalmente por el evaluador al evaluado, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha en que se produzca. Una vez realizada la evaluación y calificación del período correspondiente el servidor podrá acceder al nivel sobresaliente si su evaluación definitiva se encuentra ubicada en un rango igualo mayor a 95%, y de esta manera obtener el resultado definitivo de la Evaluación del Desempeño Laboral. Si como resultado de la evaluación definitiva la calificación se ubica en el nivel satisfactorio (mayor a 70% y menor a 84,9%), el servidor público deberá suscribir un plan de mejoramiento para iniciar el periodo de evaluación siguiente, es decir que el plan de mejoramiento se constituirá en insumo para la concertación de compromisos del siguiente periodo.

Evaluación extraordinaria: Se realizará cuando el Director del Departamento la ordene por

escrito, basado en información soportada sobre el presunto desempeño deficiente del servidor y solo se podrá realizar tres (3) meses después de elaborada la última evaluación definitiva (anual u ordinaria y de periodo de prueba).

7.2. EVALUACIONES PARCIALES SEMESTRALES

Las evaluaciones parciales semestrales permiten evidenciar el avance en el cumplimiento de los compromisos fijados al inicio del periodo y su sumatoria conforma la evaluación anual u ordinaria. El resultado generado durante cada semestre se obtiene de acuerdo con el porcentaje de avance fijado para los respectivos compromisos y proporcional con el tiempo establecido para su cumplimiento.

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Primera evaluación parcial: Corresponde al período comprendido entre el primero (1°) de febrero y el treinta y uno (31) de julio de cada año, calificación que debe ser realizada dentro de los 15 días hábiles siguientes al vencimiento del mencionado periodo.

Segunda evaluación parcial: Corresponde al período comprendido entre el primero (1°) de

agosto y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente, calificación que debe realizada dentro de los 15 días hábiles siguientes al vencimiento del mencionado periodo. Cuando el servidor público no haya servido la totalidad del año, se calificarán los servicios correspondientes al periodo laboral cuando este sea superior a treinta (30) días. Los periodos inferiores a este lapso serán calificados conjuntamente con el periodo siguiente.

7.3. EVALUACIONES PARCIALES EVENTUALES

Las evaluaciones parciales eventuales se realizan en los siguientes casos:

a) Por cambio del evaluador, quien debe realizar las evaluaciones antes de retirarse del empleo. b) Por cambio definitivo del empleo del evaluado (traslado). c) Cuando el empleado deba separarse temporalmente del ejercicio de las funciones del cargo por

más de treinta (30) días calendario. Los periodos inferiores a este lapso, serán calificados conjuntamente con el periodo siguiente.

d) Por el lapso comprendido entre la última evaluación si la hubiere y el final del período semestral a evaluar.

e) Por ajuste en los compromisos, de conformidad con lo establecido en el numeral 16.5 del presente documento.

Estas evaluaciones deberán realizarse dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha en que se produzca la situación que la origine, con excepción de la ocasionada por cambio de evaluador que deberá realizarse antes del retiro de este. En cada evaluación parcial eventual se debe registrar el porcentaje de avance en el cumplimiento de los compromisos, proporcional al tiempo de duración, que luego serán sumados en la evaluación parcial semestral o definitiva, cuando haya lugar a ello.

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8. PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL

Mediante Resolución No. 0010 del 6 de enero de 2017, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, estableció y adoptó el Sistema Propio de Evaluación del Desempeño Laboral para las entidades del Sector Presidencia, probado por la Comisión Nacional del Servicio Civil mediante Resolución No. CNSC – 20161010047335 del 23 de Diciembre de 2016. El proceso de Evaluación del Desempeño Laboral de los servidores públicos de las entidades que conforman el Sector Presidencia de la República se desarrollará siguiendo al metodología que se describe a continuación.

8.1. CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS FUNCIONALES

Para llevar a cabo la concertación de los compromisos funcionales, se deben realizar acuerdos sobre los productos o resultados finales esperados que debe entregar el servidor en el marco de sus funciones, los

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planes de desarrollo, planes institucionales, planes operativos o de acción anuales, planes por dependencia, objeto de la dependencia, propósito principal del empleo y demás herramientas con que cuente la entidad, los cuales deben establecerse mediante un proceso de construcción participativa. Los compromisos funcionales, deberán corresponder a acciones concretas que pueden ser medibles y observables. El número de compromisos deberá garantizar el cumplimiento del propósito y de los fines del empleo y evidenciar la participación del servidor en el logro de las metas institucionales o de la dependencia. Es importante que estos compromisos sean: realizables, medibles, cuantificables, verificables y ajustados al direccionamiento estratégico de la Entidad. Los compromisos funcionales deben ser ponderados teniendo en cuenta el impacto y relevancia de cada uno de ellos y la responsabilidad del servidor para desarrollarlos, esta ponderación debe hacerse en números exactos y su sumatoria debe ser equivalente al cien por ciento (100%) Los Compromisos funcionales se concertarán teniendo en cuenta los siguientes criterios:

El propósito principal y las funciones esenciales del empleo, definidas en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales vigente.

Identificar los productos, servicios o resultados esperados respecto a las metas establecidas para el área, la dependencia o el proceso, con base en los planes institucionales, teniendo en cuenta el marco de los contenidos funcionales que corresponden al empleo, definidos en los Manuales Específicos de Funciones y Competencias Laborales de la entidad.

Asignar a cada uno de los compromisos un peso porcentual de cumplimiento esperado, de acuerdo con la contribución del evaluado al desarrollo de las metas del área, la dependencia o del proceso, la responsabilidad, impacto y relevancia de cada una de ellas. La sumatoria de los porcentajes asignados a cada uno de los compromisos funcionales deberá corresponder al cien por ciento 100%

Definir un número de compromisos funcionales no mayor a cinco ni menor a tres (3).

8.2. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

Las competencias comportamentales se refieren a las actitudes, los valores, los intereses y las motivaciones de los servidores públicos, las cuales se constituyen en una característica intrínseca del individuo que se manifiesta en su desempeño particular en contextos determinados. De igual manera, estas involucran la interacción de disposiciones, conocimientos y habilidades, interiorizados en cada persona.

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Las competencias se expresan a través de comportamientos que se encuentran enmarcados en contextos particulares, forman parte de los compromisos que derivan del proyecto que va a realizar una persona y su relación con una comunidad específica (entorno social), respondiendo a las necesidades de los demás y de acuerdo con las metas, requerimientos y expectativas de la Entidad. Las competencias comportamentales pretenden propiciar ambientes que generen altos grados de bienestar en sus servidores, de tal manera que se genere la felicidad individual y grupal, a través de conductas que fortalezcan el desarrollo de competencias que le permitan a las personas asumir las metas laborales como propias y responder de manera proactiva, positiva, comprometida y responsable ante sus trabajos, de tal manera que se dé un mayor sentido de pertenencia incidiendo en un aumento de la productividad. Tomando este referente que genera cambios individuales basados en un individuo satisfecho, se propone efectuar un acercamiento de lo público a las estrategias que se han constituido como buenas prácticas laborales en el sector privado, con miras a generar servidores públicos satisfechos, felices, comprometidos, leales y éticos, entre otras competencias, con base en la generación de acciones que les permitan obtener en sus trabajos diferentes motivaciones que fortalezcan la realización individual y de su equipo de trabajo. Paralelamente y en consecuencia con las políticas y lineamientos de Estado, se quiere desarrollar acciones alineadas con los procesos de paz y reintegración, que conciban al ser humano al servicio de lo público, como personas moralmente integras, satisfechas consigo mismas y propiciadoras de espacios de conciliación, integración, participación e inclusión de sus compañeros de trabajo y la ciudadanía en general. Con base en lo anterior, proponemos que el Sector Presidencia de la República, sea pionero en forjar una evaluación de desempeño que enfoque a sus servidores como unos entes integrales, que adicional a desarrollar un empleo de manera ejemplar, fortalezcan a nivel psicosocial, las habilidades y destrezas que le permitan la auto realización y el apoyo a la realización del otro. Es por esto que incluimos dos (2) competencias que están dirigidas a ese fortalecimiento interno, que le ayude a ser feliz y a propiciarlo en el otro. Estas Competencias son: INTRAPERSONAL E INTERPERSONAL Y DEBEN SER DESARROLLADAS DE MANERA CONCERTADA con cada individuo, de tal forma que sean especificas a la necesidad a fortalecer como miembro de un equipo y como ente que se auto gestiona para crecer de manera integral. Las competencias comportamentales que serán calificadas a través de la evaluación del desempeño laboral, son aquellas contempladas en los Artículos 2.2.4.7 y subsiguientes del Decreto 1083 de 2015, en los cuales se definen las competencias comunes a todos los servidores públicos y las competencias por nivel jerárquico respectivamente, que han sido adoptadas en los manuales de funciones de las entidades del sector. Adicionalmente, en el marco del proceso sectorial de planeación estratégica del talento humano se formularon dos competencias comportamentales que son comunes a todos los servidores públicos vinculados a las entidades del sector presidencia a saber:

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COMPETENCIA DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA

CONDUCTAS ASOCIADAS

INTELIGENCIA INTRAPERSONAL

Comprende las necesidades y características propias, así como sus cualidades y defectos para orientar y controlar su conducta.

Realiza actividades que le permiten disfrutar y estar satisfecho con su trabajo.

Participa y disfruta de actividades institucionales que le permitan un crecimiento personal y laboral.

Antepone las actitudes positivas y optimistas frente a circunstancias adversas.

Propicia espacios laborales amables y agradables que promueven el trabajo en equipo.

Trabaja con motivación frente a responsabilidades adicionales que se deleguen o asignen.

Promueve y aplica los valores institucionales que inciden en la construcción de relaciones cordiales.

COMPETENCIA DEFINICIÓN DE LA COMPETENCIA

CONDUCTAS ASOCIADAS

INTELIGENCIA INTERPERSONAL

Contribuir al mejoramiento del clima laboral a través de relaciones respetuosas y cordiales con los compañeros de trabajo teniendo en cuenta sus diferentes estados de ánimo, temperamentos, motivaciones y habilidades.

Resalta y exalta los buenos resultados de sus compañeros de trabajo.

Motiva a sus compañeros frente a nuevas tareas o situaciones que sean problemáticas.

Propone acciones en beneficio de sus compañeros.

Mantiene buenas relaciones con sus compañeros.

Opina y propone ideas de manera cortes y respetuosa frente al trabajo en equipo.

Realiza discusiones moderadas en desacuerdos laborales.

Reconoce el esfuerzo de los compañeros de trabajo.

8.3. EVALUACIÓN DEL PERÍODO DE PRUEBA

8.3.1. CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS

Durante los primeros diez (10) días hábiles de iniciado el período de prueba los evaluadores deberán concertar con el evaluado los compromisos funcionales y dar a conocer las competencias comportamentales establecidas para el empleo respectivo en el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales vigente, o en su defecto las comunes y por nivel jerárquico definidas en el Decreto 1083 de 2015, así como las comunes para los servidores públicos vinculados en las entidades del sector Presidencia de la República, para el desempeño del empleo objeto de evaluación durante este periodo.

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A los servidores en periodo de prueba se les informará que la evaluación de gestión por áreas, dependencias o procesos no se tendrá en cuenta; por lo tanto, solo se evaluarán los compromisos funcionales con un peso porcentual del 90% y las competencias comportamentales con un peso porcentual del 10%.

a. CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS FUNCIONALES Son los acuerdos establecidos entre el evaluador y el evaluado relativos al desempeño, las actuaciones laborales y los logros requeridos para la realización y entrega de los productos o resultados finales esperados, en el tiempo que dure el período de prueba. Los compromisos funcionales, deben corresponder a acciones directas que pueden ser medidas y observables; en el período de prueba se deben fijan tres (3) compromisos que reúnan o representen las funciones del empleo, las competencias requeridas en el respectivo manual de funciones, que permitan evaluar el desempeño laboral del empleado durante el término que dure el período de prueba (6 meses). Los compromisos que se establezcan deberán ser:

Para la formulación de los compromisos funcionales en el período de prueba, se recomienda:

1. Concertar tres (3) compromisos funcionales, los cuales deben guardar relación únicamente con las funciones del empleo establecidas en la convocatoria en la que se ofertó el empleo y las metas del área, de la dependencia o del proceso.

2. Redactar los compromisos de acuerdo a la siguiente estructura:

Medibles Cumplibles Alcanzables

Cuantificables DemostrablesVerificables con los resultados

VERBO OBJETOCONDICIONES DE

RESULTADO

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Ejemplo:

LISTADO SUGERIDO DE VERBOS

ABSOLVER CALIFICAR CONTESTAR DOCUMENTAR INVESTIGAR REGISTRAR ACCESAR CAPACITAR CONTROLAR DOTAR JERARQUIZAR REGLAMENTAR ACREDITAR CARACTERIZAR CONVOCAR EDITAR MANTENER REGULAR ACTIVAR CATEGORIZAR COORDINAR EJECUTAR MODIFICAR REPRODUCIR ACTUALIZAR CELEBRAR CORRELACIONAR ELABORAR OPTIMIZAR SECCIONAR ADAPTAR CENSAR CORROBORAR ENTREGAR ORDENAR SELECCIONAR ADECUAR CERTIFICAR CONSTATAR ESTABLECER ORGANIZAR SISTEMATIZAR ADMINISTRAR CLASIFICAR COSTEAR ESTANDARIZAR PARAMETRIZAR VALIDAR ADQUIRIR CONCEPTUAR COTIZAR ESTRUCTURAR PLANEAR VERIFICAR ALQUILAR CONCERTAR CREAR EVALUAR PRESENTAR AMPLIAR CONCILIAR CUALIFICAR GERENCIAR PRESUPUESTAR

Acción concreta que se va a

desarrollar para la entrega del

producto, servicio o resultado sobre

el cual va a ser valorado su desempeño

Sobre lo cual recae la acción. Identifica

qué producto o servicio se entregará.

Enmarcado en las funciones

Factores de calidad,

oportunidad o requisito que

deben reunir los compromisos,

insumos, condiciones

VERBO OBJETOCONDICIONES DE

RESULTADO

Elaborar

el plan operativo del

Área de Talento Humano.

identificando las necesidades de los

servidores, las prioridades por dependencia, aplicando los protocolos e instrumentos

adoptados por la Entidad.

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ANALIZAR CONCRETAR CUANTIFICAR HACER PRODUCIR APLICAR CONDUCIR CUSTODIAR IDENTIFICAR PROGRAMAR APROBAR CONECTAR DESARROLLAR IMPLANTAR PROYECTAR APROPIAR CONFIGURAR DETECTAR IMPLEMENTAR PUBLICAR ARGUMENTAR CONFORMAR DIAGNOSTICAR INCORPORAR PUBLICITAR ARMONIZAR CONSTATAR DIGITALIZAR INCREMENTAR RECAUDAR ASEGURAR CONSTITUIR DISENAR INGRESAR RECEPCIONAR ATENDER CONSTRUIR DISTRIBUIR INSTITUCIONALIZAR RECOLECTAR AUDITAR CONTABILIZAR DIVULGAR INVENTARIAR RECOPILAR

b. EVIDENCIAS Las evidencias requeridas son las pruebas del desempeño del empleado en la realización de su trabajo, podrán ser aportadas por el evaluador, por el evaluado o por los participantes que se definan al momento de la fijación de los compromisos laborales. Las evidencias pueden ser de tres (3) tipos:

Se deben exigir tantas evidencias como sea necesarias para comprobar el desempeño a satisfacción del empleado, sin olvidar que una misma evidencia puede sustentar o ser aplicable a diferentes compromisos laborales. c. CONCERTACIÓN DE COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES Para concertar las competencias comportamentales se debe partir del análisis de los compromisos funcionales concertados y de las competencias definidas a continuación, las cuales se deberán seleccionar en común acuerdo entre el evaluado y el evaluador, de la siguiente manera:

De Desempeño

• Cómo lo hace y cómo participa en la solución del problema.

De Producto

• Resultado concreto.

• Calidad y Oportunidad.

De Conocimiento

• Qué sabe y cómo lo pone en práctica.

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Una (1) competencia común a todos los servidores (Decreto 1083 de 2015 o las señaladas en el Manual de Funciones y Competencias Laborales). Una (1) competencia del nivel jerárquico correspondiente (Decreto 1083 de 2015 o las señaladas en el Manual de Funciones y Competencias Laborales). Una (1) competencia sectorial. Una vez identificado este marco, se deben priorizar dos (2) conductas de las que se encuentran asociadas para cada competencia comportamental seleccionada, teniendo en cuanta cuales se consideran fundamentales para el cumplimiento de los compromisos funcionales; sobre las conductas priorizadas, se debe concertar entre el evaluado y el evaluador la manera puntual de demostrar el comportamiento en el contexto particular de las metas del dependencia en la entidad; la valoración de las competencias comportamentales se realizará a través de una escala de frecuencia, donde se asignará un puntaje determinado si la conducta acordada se presentó siempre, frecuentemente, ocasionalmente o nunca, según los términos acordados y de acuerdo con la siguiente tabla:

FRECUENCIA PUNTAJE

Siempre 10

Frecuentemente 7

Ocasionalmente 4

Nunca 0

El puntaje obtenido en cada acuerdo comportamental se promediara con el propósito de obtener el puntaje total de cada competencia concertada. De igual manera, una vez obtenido el puntaje de las tres competencias, estos resultados se promediarán para obtener el puntaje total de las competencias comportamentales. Estás deberán establecerse de manera simultánea a la concertación de compromisos funcionales dentro de los diez (10) días siguientes al inicio del período de prueba del servidor público, con un peso porcentual del 10% respecto de la evaluación definitiva. La evaluación de dichas competencias se realizará al finalizar el periodo de prueba, de conformidad con lo establecido en el presente documento.

8.3.2. SEGUIMIENTO Y CONFORMACIÓN DEL PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS

En esta fase el evaluador deberá hacer seguimiento al desempeño laboral del empleado cada dos (2) meses y acopiar las evidencias que permitan validar el cumplimiento de los compromisos laborales previamente establecidos con el evaluado, en términos de oportunidad, calidad, pertinencia, claridad, veracidad, suficiencia y actualización y de esto dejará registro. Esta fase comprende las siguientes actividades:

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a. REALIZAR EL SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO DEL EMPLEADO El seguimiento consiste en la verificación que realiza el evaluador del nivel de avance de los compromisos funcionales y el desarrollo de las competencias comportamentales, de acuerdo con las siguientes directrices:

a. Se efectuará cada dos meses.

b. El evaluador dará al evaluado información de retorno, que oriente, estimule y apoye su desempeño, destacando los avances, aportes y debilidades o incumplimiento en los compromisos funcionales y el nivel de desarrollo de las competencias comportamentales que se hayan concertado en el ejercicio de su empleo. Se deberá dejar evidencia del semiento realizado.

El seguimiento busca recopilar evidencias para:

b. CONFORMAR EL PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS El portafolio de evidencias es el medio físico o virtual de recolección y conservación de pruebas como documentos, datos o hechos, convenidos en la primera fase de este proceso de evaluación y que constatan el desarrollo y ejecución de los compromisos. Permite la búsqueda de alternativas para mejorar el desempeño del servidor (Evaluado), las prácticas laborales, los resultados en la prestación del servicio y el acceso al nivel sobresaliente. Antes de incluir cualquier prueba en el portafolio de evidencias, se debe verificar su autenticidad, suficiencia, actualidad y validez; de lo contrario, las pruebas no son procedentes y alterarían significativamente los resultados de la evaluación. Harán parte del portafolio, las evidencias que demuestren el desempeño del servidor a lo largo del período, haciendo la retroalimentación de los hallazgos, los cuales quedarán registrados en documento que forma parte integral de la evaluación.

Verificar AvancesIncorporar mejoras al

desempeño

Insumo para la formulación de Planes

de Mejoramiento

Valorar las circunstacias que

afectan el desempeño

Retroalimentar y reconocer el desempeño

Responsable de su Conformación: Evaluador y Evaluado

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8.3.3. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS

En esta fase se constatarán los resultados obtenidos por el evaluado de acuerdo con las evidencias de producto, desempeño o conocimiento y compresión.

8.3.4. EVALUACIÓN DEFINITIVA DEL PERIODO DE PRUEBA

Se realizará a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la finalización del período de prueba. Para el caso del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República la evaluación definitiva en periodo de prueba se realizará a más tardar dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la finalización del período de prueba. El evaluador previa verificación del cumplimiento de los compromisos funcionales y competencias comportamentales y teniendo como referencia el portafolio de evidencias y el seguimiento efectuado, asignará la calificación que corresponda conforme con las escalas establecidas en el presente documento. Para la evaluación en período de prueba se tendrá en cuenta la sumatoria de la calificación de los compromisos funcionales y el desarrollo de las competencias comportamentales, según los siguientes pesos porcentuales: Compromisos funcionales90% Competencias comportamentales 10% La evaluación final obtenida en el período de prueba es independiente de los resultados de las evaluaciones obtenidas con anterioridad o posterioridad a ésta; por lo tanto no hará parte de ningún otro tipo de evaluación. Una vez finalizado y aprobado el período de prueba, el lapso comprendido entre la fecha respectiva y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente, constituirá un período ordinario de evaluación del desempeño laboral, siempre y cuando sea superior a treinta (30) días continuos. La evaluación que se realice para dicho lapso se entenderá como definitiva. Si el lapso es igual o inferior a treinta (30) días continuos no se efectuará evaluación por este tiempo. NOTA: En el período de prueba no procede la evaluación extraordinaria. La sumatoria de las evaluaciones parciales eventuales, si las hubiere, constituyen la evaluación definitiva del periodo prueba.

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8.4. EVALUACIÓN ANUAL U ORDINARIA

8.4.1. CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS

Se deben fijar dentro de los primeros quince (15) días hábiles de cada periodo de evaluación (1° de febrero al 31 de enero de cada año). En esta fase se definen los compromisos y el cumplimiento de los mismos, las evidencias requeridas que darán cuenta los avances y las condiciones que deberán reunir los productos o resultados esperados. Los compromisos que se deben concertar son:

Compromisos Funcionales.

Compromisos Comportamentales a. CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS FUNCIONALES Para llevar a cabo la concertación de los compromisos funcionales, se deben realizar acuerdos sobre los productos o resultados finales esperados que debe entregar el servidor en el marco de sus funciones, los planes de desarrollo, planes institucionales, planes operativos o de acción anuales, planes por dependencia, objeto de la dependencia, propósito principal del empleo y demás herramientas con que cuente la entidad, los cuales deben establecerse mediante un proceso de construcción participativa. Los compromisos funcionales, deberán corresponder a acciones concretas que pueden ser medibles y observables. El número de compromisos deberá garantizar el cumplimiento del propósito y de los fines del empleo y evidenciar la participación del servidor en el logro de las metas institucionales o de la dependencia. Es importante que estos compromisos sean: realizables, medibles, cuantificables, verificables y ajustados al direccionamiento estratégico de la Entidad. Los compromisos funcionales deben ser ponderados teniendo en cuenta el impacto y relevancia de cada uno de ellos y la responsabilidad del servidor para desarrollarlos, esta ponderación debe hacerse en números exactos y su sumatoria debe ser equivalente al cien por ciento (100%) Los Compromisos funcionales se concertarán teniendo en cuenta los siguientes criterios:

El propósito principal y las funciones esenciales del empleo, definidas en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales vigente.

Identificar los productos, servicios o resultados esperados respecto a las metas establecidas para el área, la dependencia o el proceso, con base en los planes institucionales, teniendo en cuenta

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el marco de los contenidos funcionales que corresponden al empleo, definidos en los Manuales Específicos de Funciones y Competencias Laborales de la entidad.

Asignar a cada uno de los compromisos un peso porcentual de cumplimiento esperado, de acuerdo con la contribución del evaluado al desarrollo de las metas del área, la dependencia o del proceso, la responsabilidad, impacto y relevancia de cada una de ellas. La sumatoria de los porcentajes asignados a cada uno de los compromisos funcionales deberá corresponder al cien por ciento 100%

Definir un número de compromisos funcionales no mayor a cinco ni menor a tres (3). Los compromisos que se establezcan deberán ser:

b. METAS INSTITUCIONALES POR ÁREA O DEPENDENCIA Son las establecidas por la Dirección de la Entidad de conformidad con el Plan Estratégico Sectorial, Plan Estratégico Institucional, Plan de Acción, Proyectos de Inversión y Plan Anual de Adquisiciones encaminados al cumplimiento de los objetivos institucionales. Metas con las cuales el servidor deberá comprometerse y realizar los aportes requeridos, para lograr su debido cumplimiento. Ejemplo: COMPROMISO FUNCIONAL: Elaborar el plan estratégico del Área de Talento Humano del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, identificando las necesidades de los empleados, áreas de intervención y las prioridades por dependencia aplicando protocolos e instrumentos adoptados por la Entidad. META: Fortalecer el desarrollo del talento humano de la Entidad a través de programas y proyectos de bienestar y capacitación que contribuyan a mejorar el clima organizacional y afianzar la cultura en el marco de los valores y principios institucionales.

Realizables Medibles Cuantificables Verificables

Representar un reto para el evaluado

Ajustarse a la realidad

institucional

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c. COMPROMISOS COMPORTAMENTALES Para concertar las competencias comportamentales se debe partir del análisis de los compromisos funcionales concertados y de las competencias definidas a continuación, las cuales se deberán seleccionar en común acuerdo entre el evaluado y el evaluador, de la siguiente manera: Una (1) competencia común a todos los servidores (Decreto 1083 de 2015 o las señaladas en el Manual de Funciones y Competencias Laborales). Una (1) competencia del nivel jerárquico correspondiente (Decreto 1083 de 2015 o las señaladas en el Manual de Funciones y Competencias Laborales). Una (1) competencia sectorial. Una vez identificado este marco, se deben priorizar dos (2) conductas de las que se encuentran asociadas para cada competencia comportamental seleccionada, teniendo en cuanta cuales se consideran fundamentales para el cumplimiento de los compromisos funcionales; sobre las conductas priorizadas, se debe concertar entre el evaluado y el evaluador la manera puntual de demostrar el comportamiento en el contexto particular de las metas del dependencia en la entidad; la valoración de las competencias comportamentales se realizará a través de una escala de frecuencia, donde se asignará un puntaje determinado si la conducta acordada se presentó siempre, frecuentemente, ocasionalmente o nunca, según los términos acordados y de acuerdo con la siguiente tabla:

FRECUENCIA PUNTAJE

Siempre 10

Frecuentemente 7

Ocasionalmente 4

Nunca 0

El puntaje obtenido en cada acuerdo comportamental se promediara con el propósito de obtener el puntaje total de cada competencia concertada. De igual manera, una vez obtenido el puntaje de las tres competencias, estos resultados se promediarán para obtener el puntaje total de las competencias comportamentales.

8.4.2. AJUSTES A LOS COMPROMISOS

Los compromisos funcionales y competencias comportamentales podrán ajustarse o modificarse cuando se presenten, las siguientes situaciones:

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a. Si durante el periodo a evaluar se producen cambios en los planes, programas o proyectos que sirvieron de base para la concertación o cuando proceda la fijación de nuevos compromisos funcionales, lo cual deberá estar sustentado en decisiones del nivel directivo de la administración.

b. Si durante una separación del cargo del evaluado superior a treinta (30) días calendario se producen cambios sustanciales que afecten las condiciones pactadas en sus compromisos funcionales.

c. Cuando el servidor sea trasladado de área o dependencia o cuando sea encargado, por un término superior a treinta (30) días calendario, caso en el cual la nueva concertación o fijación se hará sobre el porcentaje faltante para cumplir el periodo de evaluación.

Nota: Tratándose de modificaciones a los compromisos funcionales, procederá la reclamación u objeción en los términos establecidos en el presente documento.

8.4.3. SEGUIMIENTO Y CONFORMACIÓN DEL PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS

El seguimiento consiste en la verificación que realiza el evaluador al nivel de avance de los compromisos funcionales y al desarrollo de las competencias comportamentales, de acuerdo con las siguientes directrices:

a. Se efectuará de manera trimestral.

b. Se deberá tener en cuenta el porcentaje de avance de las metas establecidas para el área, la dependencia o proceso respectivo, de acuerdo con el informe de la Oficina de Planeación o quien haga sus veces.

c. El evaluador deberá retroalimentar al evaluado respecto del avance de sus compromisos, de tal forma que oriente, estimule y apoye su desempeño, destacando los logros de los aportes y debilidades o incumplimiento en los compromisos funcionales y el nivel de desarrollo de las competencias comportamentales que se hayan identificado en el ejercicio de su empleo.

d. El evaluador verificará con el evaluado las evidencias allegadas que soportan el cumplimiento de

la evaluación del periodo, las cuales deberán ser incorporadas en el portafolio de evidencias. De igual manera, cuando se identifique que el puntaje obtenido de la evaluación parcial, extraordinaria o la semestral se encuentra por debajo del estándar mínimo establecido en el presente documento, es decir el 85%., se suscribirá el Plan de Mejoramiento Individual en el formato establecido por cada entidad del sector.

e. El resultado del seguimiento no genera calificación, sin embargo, es un aspecto fundamental que contribuye a fortalecer y potencializar las competencias del servidor y el cumplimiento de las metas institucionales.

a. REALIZAR EL SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO DEL EMPLEADO

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El seguimiento consiste en el acompañamiento y orientación constante que se debe ofrecer al empleado para su buen desempeño, verificando periódicamente los avances alcanzados, las causas de los incumplimientos y aplicando las medidas preventivas y correctivas o de mejoramiento, según sea el caso. El seguimiento busca recopilar evidencias para:

b. CONFORMAR EL PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS El portafolio de evidencias es el medio físico o virtual de recolección y conservación de pruebas como documentos, datos o hechos, convenidos en la primera fase de este proceso de evaluación y que constatan el desarrollo y ejecución de los compromisos. Esta disciplina, permite la búsqueda de alternativas para mejorar el desempeño del servidor (Evaluado), las prácticas laborales y los resultados en la prestación del servicio. Antes de incluir cualquier prueba en el portafolio de evidencias, se debe verificar su autenticidad, suficiencia, actualidad y validez; de lo contrario, las pruebas no son procedentes y alterarían significativamente los resultados de la evaluación. c. FIJACIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO Si al momento de realizar las evaluaciones del desempeño laboral de acuerdo con los criterios señalados en el presente documento, se identifica que la calificación se encuentra por debajo del 85%, el servidor público deberá suscribir un plan de mejoramiento individual, que estará sustentado en el seguimiento y verificación de las evidencias, en el cual se indaguen las causas y planteando acciones de mejoramiento, para corregir, prevenir y mejorar el desempeño, contribuyendo a la mejora continua de la Entidad. Corresponderá al evaluado aprobar dicho plan. Los planes de mejoramiento individual se elaboraran a través del instrumento o herramienta implementada por cada entidad del Sector.

Verificar AvancesIncorporar mejoras al

desempeño

Insumo para la formulación de Planes

de Mejoramiento

Valorar las circunstacias que

afectan el desempeño

Retroalimentar y reconocer el desempeño

Responsable de su Conformación: Evaluador y Evaluado

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8.4.4. EVALUACIÓN DEL PRIMER PERIODO

Esta fase corresponde a la evaluación que deberá efectuar el evaluador durante los primeros 15 días hábiles del mes de agosto de cada año, y en la cual se constatan y verifican el cumplimiento de metas y logros acordados en la concertación de compromisos. El evaluador comunicará al evaluado, el resultado de la evaluación correspondiente al primer semestre del año 1° de febrero al 31 de julio. Para valorar el grado de cumplimiento de los compromisos adquiridos, se procederá así:

Si no se cumplen las condiciones anteriores, la valoración asignada debe corresponder proporcionalmente al porcentaje de la meta alcanzada y al cumplimiento de los criterios fijados, de acuerdo con la importancia y el impacto que representen para el logro de las metas institucionales.

A

• De acuerdo con el porcentaje establecido, verifique si se obtuvo el resultado esperadoy en qué proporción, teniendo en cuenta la meta establecida.

B• Verifique si dicho resultado cumple con todos y cada uno de los criterios establecidos.

C

• Verifique que el portafolio de evidencias se encuentren las evidencias requeridas paraque comprueben el resultado anterior.

D

• Asigne los valores obtenidos por el empleado en cada compromiso funcional ycomportamental.

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8.4.5. SEGUIMIENTO AL DESEMEPEÑO LABORAL EN EL SEGUNDO PERIODO Y REGISTRO DE EVIDENCIAS

Se desarrolla durante el segundo semestre del periodo de evaluación, que comprende del (1°) de agosto al 31 de enero del año siguiente. En esta fase se debe realizar el seguimiento y acopio de las evidencias que resulten pertinentes al segundo periodo de evaluación. (Ver Numeral 8.4.3. SEGUIMIENTO Y CONFORMACIÓN DEL PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS).

8.4.6. EVALUACIÓN DEL SEGUNDO PERIODO

Esta fase corresponde a la evaluación que deberá efectuar el evaluador entre el primero (1°) de agosto al 31 de enero del año siguiente, y en la cual se constatan y verifican el cumplimiento de metas y logros acordados en la fijación de compromisos. Deberá surtirse de manera similar a la evaluación correspondiente al primer periodo (Ver Numeral 8.4.4. EVALUACIÓN DEL PRIMER PERIODO). En esta evaluación sólo deberán tenerse en cuenta las evidencias relacionadas con lo acontecido en el periodo respectivo.

8.4.7. CALIFICACIÓN DEFINITIVA DEL PERIODO EVALUADO

Corresponde a la sumatoria de los porcentajes de avance obtenidos durante las dos (2) evaluaciones semestrales o de las evaluaciones eventuales surtidas en el período de evaluación. La calificación de la evaluación del desempeño laboral se adopta de acuerdo a lo mencionado en el Numeral 5.1. Niveles de Cumplimiento, dependiendo del resultado se ubica en el nivel correspondiente.

8.4.8. COMUNICACIÓN Y NOTIFICACIÓN DE LOS RESULTADOS

El resultado de la evaluación será notificada por escrito al evaluado, dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha en que se produzcan por parte del evaluador. Si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo del término previsto anteriormente, el evaluador enviará por correo electrónico o certificado una copia de la misma a la dirección que repose en la Historia Laboral del servidor y dejará constancia de esta actuación, para este caso se entenderá que la notificación será en la fecha en la cual fue entregada. Las evaluaciones parciales y semestrales serán comunicadas por escrito al evaluado, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha en la que se produzcan.

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8.4.9. RECURSOS CONTRA LA CALIFICACIÓN DEFINITIVA

Contra la calificación definitiva expresa o presunta se podrá interponer el recurso de reposición ante el evaluador o la comisión evaluadora si es del caso, cuando considere que se produjo con violación de las normas legales o reglamentarias que la regulan. El recurso se presentara personalmente ante el evaluador por escrito y sustentado en la diligencia de notificación personal y/o dentro de los cinco (5) días siguientes a ella. Para el Departamento Administrativo de Presidencia de la República el recurso de reposición, se interpondrá, tramitará y resolverá conforme a lo dispuesto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. El recurso de apelación aplica únicamente para las entidades que se rigen por la Ley 909 de 2004 y se interpondrá ante el superior inmediato del evaluador en los mismos términos mencionados anteriormente, para el DAPRE este no aplica de conformidad con el Decreto Ley 780 de 2005. .

9. USOS DEL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN

El resultado de la evaluación del desempeño laboral deberá tenerse en cuenta, entre otros aspectos para:

a. Adquirir derechos de carrera o permanecer en ella. b. Otorgar incentivos. c. Planificar la capacitación y la formación. d. Encargo, comisiones para desempeñar cargos de Libre Nombramiento y Remoción.

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Versión 04


10. DILIGENCIAMIENTO DE FORMATO DE CONCERTACIÓN Y EVALUACIÓN DE CPMPROMISOS FUNCIONALES Y COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES

Diligencie completamente los datos correspondientes a la información general del evaluador y evaluado.

Tipo de evaluación y periodo de validez de los compromisos: En estas casillas se debe seleccionar la opción “Concertación de Compromisos”; ingrese si la evaluación es “Periodo de Prueba” o “Periodo Ordinario” y la fechas del periodo de evaluación, es decir del 1° de febrero al 31 de enero del siguiente año, o a partir de la fecha en que el funcionario tome posesión del empleo. Son periodos evaluables los que sean mayores o iguales a 30 días.

Propósito del empleo: Allí se ingresará la información conforme a lo establecido en el manual de funciones para el cargo.

Seleccione

Seleccione

Según corresponda

Ingrese la fecha del periodo de Evaluación

Registre el propósito principal del empleo información conforme a lo establecido en el manual de funciones para el cargo

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Versión 04


Compromisos Funcionales: Con base en la planeación de la dependencia, se deben concertar los compromisos funcionales específicos a cargo del funcionario como parte de los proyectos y actividades en los que tendrá participación, acorde con su perfil y funciones del cargo que ocupa. Es necesario que a cada compromiso, dependiendo de su complejidad y tiempo requerido, se le asigne un puntaje esperado el cual en conjunto con el de los demás compromisos, no deberá sobrepasar los 100 puntos.

Concertación de compromisos comportamentales: Seleccione una de las competencias Comunes a los Servidores Públicos de la lista desplegable, como se muestra en la imagen.

Seguidamente seleccione una de las conductas asociadas a la competencia escogida.

Seleccione

Seleccione

Seleccione

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Por cada Comportamiento Esperado se deben concertar dos (2) acuerdos comportamentales los cuales permitirán evidenciar el cumplimiento de la conducta seleccionada y deben estar directamente relacionados con los acuerdos funcionales, como se observa en la imagen.

Evaluaciones parciales semestrales o eventuales: La calificación de las evaluaciones parciales semestrales o eventuales se realizará en el mismo formato de Concertación y Evaluación de Compromisos Funcionales y Competencias Comportamentales. Abra el formato de concertación de compromisos y verifique que la información es la correcta. Grave un nuevo archivo Ej. “Evaluación Semestral Pedro Castro” como se muestra en la imagen.

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Versión 04


En el campo “Requiere Evaluar” escoja la opción “SI”

Seleccione en “Periodo a Evaluar”:

El semestre en el que se va a realizar la evaluación en Periodo Ordinario o Evaluación Final para Periodo de Prueba.

Escoja el Tipo de Evaluación a realizar. En este caso será Parcial Semestral o Eventual (aplica para primero y segundo semestre)

Selecciones

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Código: G -TH -03 0303030033##

Versión 04


Seleccione la fecha inicio y terminación del periodo a evaluar (semestre) como se observa en la imagen

De click en el botón “Diligenciar”.

Se desplegará la ventana para el registro correspondiente al compromiso seleccionado. De Click en la pestaña “Evaluación y Registro de Evidencias”. En el campo “Evidencia Aportada” ingrese el seguimiento del semestre con las evidencias aportadas. En “Observaciones”, se debe registrar en donde reposan las evidencias. Posteriormente de Click en “Calificación”

Seleccione

Seleccione

Seleccione

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Código: G -TH -03 0303030033##

Versión 04


En la ventana “Calificación” encontrará las siguientes opciones / acciones:

Digite el tipo de la evaluación. Ejemplo: “Evaluación Primer Semestre”. Posteriormente el número

de la evaluación según corresponda. El Puntaje Acordado muestra el valor concertado para el compromiso a evaluar durante toda la

vigencia. En este espacio aparece la cantidad de días del periodo a evaluar.

Posteriormente y teniendo en cuenta el avance de la gestión del compromiso funcional registre así:

Ingrese la calificación del compromiso para el semestre correspondiente (para este ejemplo corresponde una calificación de 13% siendo el 50% del periodo).

Es importante registrar cifras enteras, si la calificación le da con decimales, aproxime. Ej. 12,49 hacia abajo aproxime a 12; 12,5 en adelante aproxime a 13

De click en “Guardar”

Selecciones

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Código: G -TH -03 0303030033##

Versión 04


La evaluación de los compromisos funcionales quedará de la siguiente manera:

Registre el Tipo de Evaluación

Registre el valor de la calificación

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Código: G -TH -03 0303030033##

Versión 04


Para la calificación de las Competencias comportamentales (comunes a los Servidores Públicos, Sectoriales y Por Nivel Jerárquico), el evaluador asignará el valor que le corresponda de acuerdo al cumplimiento de los acuerdos comportamentales pactados, teniendo en cuenta la siguiente escala:

Nunca Ocasionalmente Frecuentemente Siempre

Para asignar la calificación, solamente de click en el botón que corresponda de acuerdo a lo demostrado por el servidor público.

En la parte inferior del formato encontrará la calificación obtenida para los compromisos comportamentales.

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Código: G -TH -03 0303030033##

Versión 04


Posteriormente, encontrará el resultado de la calificación tanto de los compromisos funcionales como de los comportamentales.

Finalmente diligencie la fecha de la evaluación, imprima el formato y firma el Evaluador y el Evaluado.

11. MARCO LEGAL

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.

12. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe del Área de Talento Humano

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