GUÍA PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS - UNAM3.1 El contenido de los documentos debe ser claro y...

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

FACULTAD DE INGENIERÍA

FO-GC01

CONTROL DE EMISIÓN

Elaboró Revisó Autorizó

Nombre: Mtro. Salvador Díaz Díaz

Mtra. Catalina Ferat Toscano Ing. Beatriz Barrera H.

Mtro. Octavio Estrada Castillo y miembros del grupo de

trabajo 5.8

Mtro. José Gonzalo Guerrero Zepeda

Cargo: Profesor

Técnico Académico Técnico Académico

Secretario General de la Facultad de Ingeniería

Director de la Facultad de Ingeniería

Firma:

Fecha 17-sept-08

Código: GU-GC01 Versión: 00

Fecha de emisión: 17-sep-08

SECRETARÍA/DIVISIÓN: Programa 5. Planeación efectiva y gestión con transparencia

ÁREA/DEPARTAMENTO:

Proyecto 5.8 Sistema de Calidad

GUÍA PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS

PARA EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

FACULTAD DE INGENIERÍA

Guía para la elaboración de documentos

Código: GU-GC01

Versión: 00

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Sección ISO

Fecha de emisión 17-sep-08 Secretaría/División: Área/Departamento:

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CONTENIDO

CAPÍTULO TEMA PÁGINA 1 Objetivo 3 2 Alcance 3 3 Polít icas 3 4 Definiciones 3 5 Responsabil idad 4 6 Desarrollo 5 7 Control de cambios 11 8 Bibl iografía 11 9 Anexos 12


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1. OBJETIVO Definir los lineamientos generales para la elaboración, modificación y cancelación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la Facultad de Ingeniería (F.I.)

2. ALCANCE Este documento va dirigido a las instancias del SGC autorizadas para elaborar documentos internos.

Aplica a todos los documentos internos del SGC, tales como: manuales, procedimientos, procesos, planes, formatos, registros, guías, especificaciones, instructivos y lineamientos. Esta guía no aplica a los comunicados internos o externos.

3. POLITICAS

3.1 El contenido de los documentos debe ser claro y breve. 3.2 Los documentos normativos deberán incluir las políticas aplicables. 3.3 La actualización de los documentos debe estar orientada a simplificar el método de

trabajo que se relaciona con los procesos, tratando de ir eliminando tareas innecesarias, redundantes o que no generen valor.

3.4 Los documentos elaborados deben ser revisados y en su caso actualizados por lo menos cada dos años.

4. DEFINICIONES

4.1 Documento: información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón, o una combinación de éstos.

4.2 Documento normativo: el de carácter legal que señala una aplicación obligatoria.

4.3 Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan.

4.4 Sistema de Gestión de la calidad: es un conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan para establecer la política y los objetivos, para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.

4.5 Objetivo: es una declaración acerca de lo que quiere alcanzar o cumplir una persona o un grupo de ellas.

4.6 Alcance: es una declaración que define de que etapa a que etapa cubre un procedimiento.

4.7 Diagrama de flujo de proceso: es una descripción visual que muestra una secuencia de pasos que son realizados en un proceso.


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4.8 Manuales: Son los documentos que describen el contenido de un sistema o proceso, que pueden establecer responsabilidades directivas y lineamientos o políticas.

4.9 Procedimientos: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Y pueden estar documentados o no.

Nota: Describen las actividades que se requieren realizar para cumplir con las responsabilidades, en ellos se especifica QUÉ y CÓMO se hace y QUIÉNES son los responsables de la ejecución.

4.10 Procesos: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Nota: los elementos de entrada son generalmente resultados de otros procesos.

4.11 Planes: Son los documentos que especifican qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, producto, proceso o contrato específico.

4.12 Formato: Diseño en papel o en medios electrónicos para estandarizar la forma de presentar la información y realizar el llenado de los registros del SGC.

4.13 Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas.

4.14 Documento externo: es el que se emite fuera del SGC de la F.I., pero requiere de control como documento a usarse en el mismo.

4.15 Instrucción de trabajo: es un documento para describir el desempeño de todo trabajo que podría verse afectado adversamente por la falta de tales instrucciones.

5. RESPONSABILIDADES

Personal de la F.I. que elabore, revise y autorice los documentos conforme a la presente guía.


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6. DESARROLLO 6.1 Especificaciones generales

Los documentos requeridos para la implantación del SGC, tanto para su operación como para los procesos, deben contener información relevante y la necesaria. Cuando sea posible, deben de indicar la secuencia para realizar las actividades, destacando acciones de control o verificación. 6.1.1 Información de los documentos

Los documentos deben tener una carátula que contenga el control de emisión y la versión vigente; y antes de la bibliografía un inciso que contenga el control de cambios de acuerdo al formato del anexo 3; además del contenido mínimo que se señala más adelante. De acuerdo al documento de que se trate, será opcional incluir en la segunda página un contenido.

6.1.2 Título

Deberá indicarse en la parte superior del documento tal como se realizó en ésta guía e identificará claramente el procedimiento documentado.

6.1.3 Contenido (en su caso)

Indicar las secciones, subsecciones e incisos (máximo tres niveles) que contiene el documento, haciendo referencia a las páginas correspondientes.

6.1.4 Objetivos

Indicar la razón de ser del documento y lo que se pretende de él; en su caso, incluir objetivos generales y objetivos específicos.

6.1.5 Alcance

Indicar en forma breve los límites de aplicación del documento, en tiempo y espacio, y a quienes.

6.1.6 Políticas

Indicar las líneas rectoras que regulan los sistemas, procesos, proyectos, actividades y funciones del personal y de las áreas, asimismo definir responsabilidades las cuales deberán estar ordenadas y agrupadas de acuerdo al concepto que se este normando.


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6.1.7 Definiciones

Describir el significado de aquellos conceptos que tienen una importancia especial en el contexto particular del documento.

6.1.8 Responsabilidades

Describir en forma lógica y ordenada las responsabilidades del personal involucrado en las principales etapas o actividades que en los documentos se mencionan.

6.1.9 Desarrollo

Describir cada una de las actividades relacionadas con el documento, señalando al responsable de cumplirlas recursos requeridos, o formatos a utilizar, decisiones a tomar y revisión a efectuar, además de la redacción del desarrollo del documento puede utilizarse un diagrama de flujo.

6.1.10 Diagrama de Flujo

Para los documentos que refieren secuencias es recomendable incluir un diagrama de flujo a fin de representar en forma grafica las actividades de los mismos.

Se recomienda utilizar los símbolos internacionalmente reconocidos presentados en el anexo 2.

6.1.11 Registros

Los registros relacionados con las actividades descritas en el procedimiento documentado (sección 6.1) deberán definirse e identificarse en esta sección así como establecer el método para archivar y conservar dichos registros.

6.1.12 Bibliografía

Incluir la bibliografía utilizada en el desarrollo del documento.

6.1.13 Notas

Incluir las aclaraciones necesarias para un mejor entendimiento del documento.

6.1.14 Anexos

Incluir la información complementaria que ayude a una mejor comprensión y aplicación del documento, tales como: formatos, tablas, reglamentos, graficas, manuales, códigos, especificaciones, etc. Se deberá numerar las subsecciones que conforman el anexo e indicar su nombre y los anexos deben estar paginados, pueden ser en forma continua al documento


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o independiente al mismo, en cuyo caso se debe indicar el titulo del apartado y el número total de páginas.

6.1.15 Numeración

El contenido del documento se organiza dividiendo con números arábigos los temas y actividades en secciones, subsecciones, incisos y subincisos, alineados al margen izquierdo.

6.2 Control de Cambios

Se deberá registrar en el anexo 3, formato “Control de cambios”, el historial de modificaciones del documento.

Control de las versiones de los documentos

El control de versiones debe citarse en el encabezado y el contador de estas versiones debe ser coherente con el Control de Cambios del Documento (anexo 3)”. El control de cambios del documento asegura la trazabilidad de los movimientos hechos en el mismo.

6.3 Formatos para elaborar los Documentos

Todos los documentos del sistema de gestión de la calidad se construyen sobre éstos formatos.


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6.4 Especificaciones por tipo de documento

A. Manuales

Los manuales deben contener la siguiente información como mínimo:

• Título • Objetivo: define el propósito. • Contenido: explica cuál es el contenido del manual y su ubicación a lo largo de éste. • Desarrollo: corresponde a la descripción detallada de las políticas o temas por

aplicar, indicando propósito, políticas o lineamientos, responsabilidades y referencias documentales.

• Anexos: se podrán agregar en éste apartado documentos necesarios para entender las políticas o lineamientos, como diagramas, organigramas u otros.

B. Procedimientos

Los procedimientos deben contener, como mínimo, la siguiente información:

� Título � Objetivo: define el propósito del procedimiento.


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� Alcance: define los departamentos o áreas involucradas en su aplicación y las condiciones específicas en caso de requerirse (departamentos, infraestructura, personal o localidades involucrados).

� Glosario: describe el significado de los términos que resultan indispensables para entender el procedimiento.

� Desarrollo del Procedimiento: es la descripción detallada de las actividades por realizar, indicando el responsable, los documentos y registros de referencia. Puede ir acompañado de un diagrama de flujo o tablas.

� Referencias: listado de manuales, procedimientos, instrucciones, formatos y cualquier otro documento de apoyo requerido para la ejecución del procedimiento.

� Anexos: se podrá agregar en éste apartado diagramas, tablas, formatos, imágenes y ejemplos para el llenado de los registros, que sean necesarios para la correcta interpretación y aplicación de los procedimientos.

� Tiempo de retención: indica el periodo que deben conservarse en archivo los registros que se generen a partir del procedimiento.

Nota: Cuando en un procedimiento no aplique alguno de éstos apartados se debe así mencionar en el mismo.

C. Procesos

Los procesos deben contener la siguiente información como mínimo:

� Nombre del proceso. � Ubicación del proceso en el sistema de gestión de la calidad y sus interrelaciones con

otros procesos. � Diseño del proceso, definiendo sus objetivos, funciones, diagrama del proceso,

descripción de actividades, relaciones con otros procesos (indicando la secuencia e interrelación), roles y responsabilidades, procedimientos del proceso, políticas e indicadores.

D. Planes

Los planes deben contener la siguiente información como mínimo:

� Contribución del plan dentro de la estrategia general de la F.I. � Título del Plan � Objetivo del Plan � Indicadores de desempeño � Equipo o responsable asignado � Asignación de responsabilidades y secuencias de actividades (cronograma), así

como los recursos requeridos para el logro del plan.


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E. Formatos

Los formatos deben contener la siguiente información como mínimo:

• Título • Cuerpo del formato, donde éste solicita cierta información para su llenado posterior. • Código de referencia

F. Registros

Los registros deben siempre mostrar:

• Título • Deben incluir un número consecutivo y fecha, para efecto de su recopilación y

archivo. Debe especificar el nombre y firma de quien realiza el llenado y de la autoridad que tome las decisiones, cuando aplique.

G. Instrucciones de trabajo

• Aunque no se requiere una estructura o formato para las instrucciones de trabajo, estas deben cubrir el propósito y alcance del trabajo y los objetivos, y hacer referencia a los procedimientos documentados pertinentes.

Nota: La necesidad de tener instrucciones detalladas pueden omitirse, siempre y cuando el personal tenga la información necesaria para realizar su trabajo adecuadamente

6.5 Codificación de documentos del Sistema de gestión de calidad.

• La asignación de los códigos es responsabilidad del Representante de la Dirección • Los códigos de los documentos se colocan en el encabezado. • Los registros de calidad, portan el mismo código que el formato, ya que los formatos

llenos se constituyen en los registros de calidad. • Para codificar los documentos se deberá usar el siguiente criterio:

XX - YY ZZ

XX –

XX Tipo de documento

YY Procesos

ZZ Número consecutivo

Ejemplo: 01

Clave Tipo de documento


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YY

BC = Bitácora de cambios

CA = Catalogo

FO = Formato

GU = Guía

IN = Instructivo

MA = Manual

PR = Procedimiento

RE = Reglamento

PO = Políticas Internas

DP = Diseño de Proceso

PL = Planes

ES = Especificación

Clave Proceso

DO = Docencia

IN = Investigación

VI = Vinculación

DE = Difusión y Extensión

Procesos Complementarios

C = complementario + primera letra del proceso

Ejemplo: para el proceso de bibliotecas

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Documentos emitidos por el Grupo de Calidad

GC = Grupo de Calidad


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7. CONTROL DE CAMBIOS:

8. BIBLIOGRAFIA ISO 10013: 2001 Directrices para la documentación de Sistemas de Gestión de la Calidad.


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9. ANEXOS 9.1 Anexo 1 Control de documentos

Elaboró Revisó Autorizó

Nombre:

Cargo:

Firma:

Fecha

Código

Versión:

Fecha de emisión:


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9.2 Anexo 2 Simbología

Inicio o fin Paso, actividad o tarea

Punto de decisión o verificación

Datos Documento o registro que representa información documentada

Registro múltiple

Conector fuera de página Conector dentro de página, cola o punto de espera

Preparación

Base de datos

Archivo permanente Punto de almacenamiento

Subproceso

Líneas de flujo

Retraso


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Anexo 3 Control de Cambios

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