Grupos Internos de Trabajo - Coordinaciones

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20136000093991 Al contestar por favor cite estos datos:

Radicado No.: 20136000093991

Fecha: 17/06/2013 05:46:15 p.m. Bogotá, D.C.,

Doctor: ISAURO CABRERA VEGA Jefe Control Interno Agencia Colombiana para la Reintegración Calle 12 C No. 7 – 19 Bogotá, D.C

REF: VARIOS- GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO. Deben estar conformados mediante acto administrativo? Mínimo cuántas personas deben conformar dicho grupo? Es viable crear grupos internos de trabajo con personal vinculado mediante contrato de prestación de servicios? Los funcionarios del nivel directivo y asesor pueden percibir prima de coordinación? Existe un límite de grupos internos de trabajo creados dentro de la misma entidad? Es posible que un jefe de área perciba prima de coordinación? Diferencia entre grupo interno de trabajo y área estructural RAD-2013-206-006477-2

Respetado Doctor Cabrera: En atención a su comunicación con número de radicado de la referencia, sobre la creación y demás requisitos para la conformación de los Grupos Internos de Trabajo, así como el reconocimiento por prima de coordinación, me permito informarle lo siguiente: La ley 489 de 1998 en la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, establece:

“ARTICULO 115. PLANTA GLOBAL Y GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO. El Gobierno Nacional aprobará las plantas de personal de los organismos y entidades de que trata la presente ley de manera global. En todo caso el director del organismo distribuirá los cargos de acuerdo con la estructura, las necesidades de la organización y sus planes y programas. Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo o entidad, su representante legal podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo. En el acto de creación de tales grupos se determinarán las tareas que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento”. (Negrilla y subrayado fuera del texto).

Por su parte, el Decreto 2489 de 2006, “Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos públicos de las instituciones pertenecientes a la Rama Ejecutiva y demás organismos y entidades públicas del orden nacional y se dictan otras disposiciones”, dispone:


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“ARTÍCULO 8°. GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO. Cuando de conformidad con el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los organismos y entidades a quienes se aplica el presente decreto creen grupos internos de trabajo, la integración de los mismos no podrá ser inferior a cuatro (4) empleados, destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creación, las cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente”.

En este mismo sentido el Decreto 1029 de 2013, en el artículo 15 hace alusión al reconocimiento económico, a que se hacen merecedores los funcionarios que figuren como coordinadores de los Grupos Internos de Trabajo:

“ARTÍCULO 15°. RECONOCIMIENTO POR COORDINACION. Los empleados de los Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Establecimientos Públicos, Corporaciones Autónomas Regionales y de Desarrollo Sostenible, las Empresas Sociales del Estado y las Unidades Administrativas Especiales que tengan planta global y que tengan a su cargo la coordinación o supervisión de grupos internos de trabajo, creados mediante resolución del jefe del organismo respectivo, percibirán mensualmente un veinte por ciento (20%) adicional al valor de la asignación básica mensual del empleo que estén desempeñando, durante el tiempo en que ejerzan tales funciones. Dicho valor no constituye factor salarial para ningún efecto legal. Para las entidades descentralizadas se deberá contar con la aprobación previa de la Junta o Consejo Directivo respectivo y la disponibilidad presupuestal correspondiente. Este reconocimiento se efectuará siempre y cuando el empleado no pertenezca a los niveles Directivo o Asesor.” Negrilla y subrayado fuera del texto).

De conformidad con las anteriores disposiciones, la existencia de los grupos internos de trabajo se origina en la necesidad de suplir dentro de la organización de las entidades niveles intermedios que faciliten la prestación del servicio de manera eficiente y eficaz en estructuras planas y flexibles a las que corresponden plantas globales, sin que necesariamente conlleven la existencia de un nivel jerárquico. En consecuencia, el Jefe de la entidad mediante la expedición de un acto administrativo, podrá crear y organizar Grupos Internos de Trabajo, y en el acto de creación deberá expresar en forma clara y completa las funciones, tareas y responsabilidades que en desarrollo de la misma le compete desarrollar al Coordinador del Grupo, así como aquellas que le correspondan a los empleados que integran el mismo, las cuales no tienen otra limitante que estar relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente. Al momento de conformar los grupos deberá tenerse en cuenta que su integración no podrá ser inferior a cuatro (4) empleados, destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creación, las cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente. La creación de estos Grupos Internos de Trabajo debe obedecer a la atención de las necesidades del servicio y el cumplimiento con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas de organismo o entidad.

De otra parte, el 20% correspondiente al porcentaje por coordinación se reconoce a los empleados públicos por el ejercicio de las funciones de coordinación o supervisión de grupos internos de trabajo, y se otorga adicional al valor de la asignación básica mensual del empleo que estén desempeñando, una vez cumplidas las exigencias legales para tener derecho al pretendido reconocimiento y siempre que el empleado no pertenezca a los niveles Directivo o Asesor.


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Para que se cause el derecho a percibir el porcentaje por coordinación, necesariamente el funcionario debe estar ejecutando efectivamente dichas funciones y su reconocimiento procederá cuando se efectue la Resolución en la cual se especifique su nombre, el cargo del cual es titular y se le señalen las funciones de supervisión que se pretenden, puesto que el reconocimiento por coordinación, solo opera a partir de cuando se haya proferido el Acto Administrativo que establezca el grupo y se designe coordinador. En síntesis, las condiciones para el reconocimiento por coordinación, serán: a) Que la entidad u organismo tenga planta global; b) Que no exista el empleo de jefe de sección; c) Que el empleado ejerza funciones de coordinación y supervisión de grupos internos de

trabajo creados mediante resolución; d) Que el empleado sea designado como coordinador mediante Resolución; e) Que el empleado no pertenezca a los niveles Directivo o Asesor. De conformidad con lo anteriormente expuesto, me permito dar respuesta a sus inquietudes en los siguientes términos: 1. De conformidad con el artículo 115 de la ley 489 de 1998, los Grupos Internos de Trabajo

deben estar conformados mediante acto administrativo de creación, en el que se determine las tareas que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento.

2. La integración de los grupos internos de trabajo no puede ser inferior a cuatro (4)

empleados, destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creación, las cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente.

3. Al examinar el texto del artículo 115 de la ley 489 de 1998, se observa que frente a la

conformación de grupos internos de trabajo, se hace alusión a los empleos de la planta de personal y a los empleados titulares de dichos empleos en los organismos y entidades del Estado, por consiguiente, la conformación de los grupos internos de trabajo procede con empleados pertenecientes a la planta de personal de la respectiva entidad, razón por la cual en criterio de esta Dirección, los contratistas por no tener la calidad de empleados públicos no podrán integrar los grupos internos de trabajo.

4. Una de las condiciones señaladas en el Decreto 1029 de 2013 para el reconocimiento de la

prima de coordinación es que el empleado no pertenezca a los niveles Directivo o Asesor, en consecuencia los funcionarios que coordinen grupos de trabajo y cuyo empleo pertenezca a alguno de estos niveles, no será susceptible del derecho a dicho reconocimiento.

5. No existe disposición que condicione el reconocimiento de la prima por coordinación al tipo

de vinculación del empleado que ejerce la coordinación, en consecuencia un empleado del nivel profesional, bien sea de carrera administrativa, vinculado en nombramiento provisional


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u ordinario en un cargo de Libre nombramiento y remoción, tendrá derecho a percibir dicha remuneración, por cuanto su empleo no pertenece a los niveles asesor, ni directivo.

6. De conformidad con el artículo 115 de la ley 489 de 1998, el representante legal de cada

entidad puede crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo, sin que en ningún momento restrinja su creación a un mínimo o máximo de Grupos conformados, toda vez que su creación responde a las necesidades del servicio y al cumplimiento de los objetivos, políticas y programas del organismo o entidad.

7. Se entiende por estructura u organización interna la distribución de las diferentes unidades o

dependencias con sus correspondientes funciones generales, requeridas en una institución para cumplir con los objetivos, funciones, misión y visión, dentro del marco de la Constitución y la Ley.

En consecuencia, las áreas estructurales son dependencias que de manera permanente hacen parte de la entidad, en virtud de las cuales se reflejan los órganos de dirección y administración, los de asesoría y coordinación, y a las cuales se les establece claramente sus funciones específicas, las cuales deben estar acorde con las funciones generales, objetivos y procesos de la entidad. Ahora bien, dentro del acto administrativo que aprueba la estructura de la entidad, se puede otorgar facultad al jefe de la entidad para conformar mediante resolución, grupos internos de trabajo, los cuales pueden tener carácter permanente o transitorio, a efectos de racionalizar la labor de las dependencias o áreas estructurales y lograr el máximo aprovechamiento de los recursos humanos. En consecuencia, dentro de la planta de personal existirá un Jefe por cada dependencia, cargo que no podrá ser asimilado con el coordinador de un grupo interno de trabajo, en razón a sus funciones e integración dentro de la planta de personal de la entidad, en consecuencia, no será destinatario del reconocimiento de la prima de coordinación.

El anterior concepto se imparte en los términos del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo. Cordialmente, CLAUDIA PATRICIA HERNÁNDEZ LEÓN Directora Jurídica CPHL/JFCA/A.Osorio/GCJ-601/2013-206-006477-2 Código: F 003 G 001 PR GD V 2

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