Gobierno electrónico Servicio orientado a ciudadanos
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Gobierno electrónico Servicio orientado a ciudadanos Road Show 2008
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Road Show 2008. Gobierno electrónico Servicio orientado a ciudadanos. Agenda. Quienes somos Expediente electrónico Procesos interinstitucionales – ventanilla única ¿Cómo podemos implementarlo? Diseño y puesta en marcha de un trámite Casos de éxito Preguntas y respuestas. ¿Te Subes?. - PowerPoint PPT Presentation
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Gobierno electrónicoServicio orientado a
ciudadanos
Road Show 2008
Agenda
• Quienes somos• Expediente electrónico• Procesos interinstitucionales – ventanilla
única• ¿Cómo podemos implementarlo?• Diseño y puesta en marcha de un trámite• Casos de éxito• Preguntas y respuestas
¿Te Subes?
“Y ese MIDES aluvional, hoy se está institucionalizando, ha llamado a
concursos, está incorporando gente, tenemos expediente electrónico.
¿Saben por qué tenemos expediente electrónico? Porque los expedientes
son gente, porque lo que hay en ese montón de papeles que uno acarrea
para un lado y otro, y que se pierde y no se sabe dónde está, es la vida de
la gente. Por lo tanto, el modernizar, el poner un Ministerio moderno, un
Ministerio que pueda realmente agilizar todo tipo de trámite y que sea
transparente para la población, que la población pueda mirar dónde están
esos expedientes y donde esta su trámite es una cosa fundamental, no un
chiche, no es ponernos a la moda. Es una necesidad imperiosa que, aún
en un Ministerio pequeñito como el nuestro, nos dimos cuenta que lo
precisábamos.”
Ministra de Desarrollo Social – MIDES – Marina Arismendi22/05/2008
Q-expeditive en MIDES – UY¿Te subis?
Trámites y Expedientes
• Un trámite es la ejecución de una serie de reglas y pasos preestablecidos
• Un expediente es el conjunto de documentos utilizados en un trámite o generados por el trámite– Componente Digital– Componente Físico (documentación física)
Términos
Actuaciones y Nodos
• Cada una de las actividades que los funcionarios de una dependencia realizan con un expediente como parte de un trámite
• Los nodos son las dependencias y oficinas que intervienen en un trámite. Un trámite sólo puede estar en un nodo en un determinado momento
Términos
Rutas
• Es la lista de nodos que en determinado orden recorre un expediente desde su inicio hasta su cierre– Rutas Predefinidas– Rutas Ad-hoc (se define en el momento por el
funcionario)– Mixtas
Términos
Ciudadano - AutoconsultaFu
ncio
nario
sAd
min
istr
ació
n y
Dis
eño
Actores del GobiernoElectrónico
Ruta de la Innovación para la Calidad de Servicios
Primera Ola:• Ventanillas Únicas• Servicios en la Web• Automatización de
tareas• Dificultades de
Integración• Enorme mejora a
nivel de las tareas
Segunda Ola:• Interoperabilidad• Descentralización• Automatización
de los Procesos• Mayor cercanía
con el requerimiento
• Consumo bajo demanda
Los estándares comienzan a
permitir escoger entre los
módulos que mejor satisfacen
la necesidad
Hasta hoy…
1998 - 2006 2007 +
Ciudadano - AutoconsultaFu
ncio
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sAd
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Dis
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Actores del GobiernoElectrónico
Módulos de la Solución
Procesos interinstitucionales
• Los Actores:– Ciudadano– Ministerio de Desarrollo Social– Ministerio del Interior
• El Trámite:– Solicitud ciudadana para recibir asistencia
social– Obtener y evaluar información del
ciudadano– Gestionar la asistenciaCaso de estudio
Obtiene información del ciudadano
Solicita Certificado de buena conducta
Valida la información
Ministerio de desarrollo Social
Ministerio del Interior
Evaluación por el instituto de la Mujer Evaluación Sicológica
Denuncia Penal
Administración y Gestión
Evidencia de maltratos
DEMO
Caso de estudio
Proyecto de Implementación
Road Show 2008
¿Cómo se lleva a cabo el Proyecto?• Disponer de una plataforma flexible y escalable• Diseñar y Sistematizar una nueva forma de Trabajo
– Mejora de la Gestión• Es un proyecto Organizacional
– Existen Factores no Tecnológicos que influyen superlativamente
• Roles:– La INSTITUCIÓN– La consultora
¿Te Subes?
Los roles
• Diseñado desde la Institución– Capacitar a los Implantadores de la Institución– Relevamiento Integral de todas la áreas– Capacitar a los Usuarios Finales
• La Consultora– Provee la Herramienta, Metodología y Capacita– Asiste en la Gestión y Planificación
¿Te Subes?
Metodología
• Autonomía de la Institución para el mantenimiento del Sistema– Funcional – Operativo
• Grupo Implantador (multidisciplinario)– Relevar y Definir – Diseñar – Capacita a Usuarios Finales– Implanta el Expediente electrónico
¿Te Subes?
Fases
Capacitación
Relevamiento
Diseño y
construcción
Prototipeo
Pruebas y puesta
en producci
ón
Marketing interno – Difusión
¿Te Subes?
¿Qué esperar del proyecto de Expediente electrónico?
• Sistematización en la cultura organizacional • Provee un entorno controlado de trabajo para
múltiples usuarios• Trazabilidad de los tramites, tanto para el ciudadano
como para la organización• Notifica y Distribuye las tareas a las personas
involucradas• Simple generación de Informes y estadísticas
¿Te Subes?
¿Qué esperar del proyecto de Expediente electrónico?
• Flexible a la hora de Modificar Trámites y Procesos• Flexible a la hora de Diseñar Nuevos Trámites• Transparencia Transversal de la Información• Mejora Continua
¿Te Subes?
¿Qué Gano? ¿Qué me Evito?
Sistematizar y Estandarizar los Procesos
Inteligencia Organizacional
Alto Acoplamiento de lógica de procesos y personas.
Impacto frente cambios estructurales
Acceso Rápido a la Información para todos los Actores en forma Transparente
Perdidas de Tiempo
Trazabilidad de Trámites Desconocer el Estado en que se encuentra un trámite
Entorno Controlado y Seguro Disminuyo riesgos de pérdida o rotura accidental de Documentación Física
Introspección Organizacional y Mejora Continua
Ineficiencia e Ineficacia
Capacidad de Brindar Nuevos y Mejores Servicios al Ciudadano
Incapacidad de brindar nuevos servicios por saturación de tareas administrativas
¿Te Subes?
Demo
Casos de Éxito
Road Show 2008
Caso I
• Gobierno municipal de La Paz – Bolivia• Se implementó el sistema de Ventanilla Única para
todos los trámites– 170.000 trámites promedio al año – 700 trámites promedio al día – 17 puntos de atención– 3.000 personas promedio al día, atendidas en
“Ventanillas”– 70% de reducción en tiempos de espera, de 50 a 15 días– 50% de reducción en procedimientos, de 40 a 20 pasos– 50 % de requisitos innecesarios eliminados, de un
promedio de 20 a 9– 62% de reducción de visitas del ciudadano para
seguimiento de trámite, de 8 a 3
Caso II
• Gobierno Municipal de Santa Cruz de la Sierra – Bolivia• Se implementó el sistema de Ventanilla Única para
todos los trámites– 60 tipos de trámites– 400 trámites promedio al día – 7 puntos de atención – 57 trámites implantados– 200 usuarios activos (entre actuantes y visualizadores)
• Grupo Implementador:– OyM de la Institución– Funcionarios (multidisciplinario)– Consultora
Caso III
• Ministerio de desarrollo social – Uruguay• 2 tipos de trámites:
– Involucrando ciudadanos– Internos34 tipos de trámites en total
• Implementado en 4 meses y en cronograma!!!relevamiento-diseño-testing- capacitación y
puesta en producción• Grupo implementador: 8 del Mides y 4 de la
Consultora– El grupo implementador formo el Depto: OyM
del Mides
Preguntas
