GF-P-07 Control Financiero y contable de los Créditos de la Banca Multilateral 4.0.pdf
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CONTROL FINANCIERO Y CONTABLE DE LOS
CRDITOS DE BANCA MULTILATERAL
PROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA, TECNOLGICA
Y FINANCIERA
SUBPROCESO: GESTIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL
DEL RECURSO FINANCIERO
Versin: 4.0
Fecha: 23/04/2015
Cdigo: GF-P-07
1. OBJETIVO:
Gestionar, controlar, hacer seguimiento a la ejecucin de los recursos otorgados por los
Organismos de Banca Multilateral y realizar el pago de los montos adeudados en desarrollo de los
compromisos financieros adquiridos que permitan conocer en forma oportuna y veraz el nivel de
ejecucin y el cumplimiento de las tareas encomendadas, mediante el registro de las operaciones
y su presentacin a travs de informes intermedios y emisin de estados financieros.
2. ALCANCE:
Inicia el procedimiento con la recepcin de los documentos establecidos como requisitos para
solicitar el trmite y termina con el pago y/ o amortizacin del anticipo (agentes cooperantes),
las legalizaciones de gastos ante el prestatario, la elaboracin de los informes financieros
requeridos por el mismo y el archivo de los documentos soportes.
Aplica para los programas financiados con recursos de la banca multilateral que son ejecutados
por el Ministerio de Vivienda Ciudad y Territorio; y para las cooperaciones internacionales a los
programas del MVCT.
3. PARTICIPAN:
Todos los funcionarios y contratistas del MVCT y FONVIVIENDA
Entidades Externas, (Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, Agentes Cooperantes y
Organismos de la Banca Multilateral).
4. DEFINICIONES:
Banca Multilateral: Entidades del orden internacional que financian el presupuesto nacional a
travs de crditos externos especficos (Banco Interamericano de Desarrollo, Banco Mundial).
Cooperacin internacional: Ayuda voluntaria de un pas, estado, gobierno local, ONG o una
entidad Internacional a una poblacin (beneficiaria) de otro. Esta poblacin puede recibir la
colaboracin directamente o bien a travs de su estado, gobierno local; entre otros.
Cuenta Especial: Cuenta corriente en el Banco de la Repblica para el manejo del crdito
externo.
Fuente Especfica: Son los recursos que tienen como origen crdito o donacin externa.
Fuente Ordinaria: Son los recursos que tienen como origen los ingresos corrientes de la
nacin.
Orden de Pago: Formato requerido para el trmite de las diferentes obligaciones, el cual sirve
para el control de las actividades realizadas por cada uno de los responsables del proceso de
pagos.
5. GLOSARIOS:
SIIF: Sistema Integrado de Informacin Financiera de la Nacin.
DTN: Direccin Nacional del Tesoro del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.
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6. NORMATIVA
Resolucin 355 de septiembre de 2007 Adopcin del Plan General de Contabilidad Pblica
PGCP.
Ley 1437 de Enero 18 del 2011, Cdigo de Procedimiento Administrativo.
Decreto 1510 de 2013
Ley 1150 de 2007 articulo 20
De carcter especfico:
Contrato de emprstito con la banca multilateral.
Manual Operativo de cada programa.
Manual de Desembolsos del Banco Mundial.
Instructivo de reportes financieros del Banco Mundial.
OP 273-2 Poltica de Gestin Financiera Para Proyectos financiados por el BID
OP 274-2 Gua de Operacin Financiera para Proyectos Financiados por el BID
Gua de Desembolsos del BID
Poltica de adquisiciones BID GN 2349-9 Y GN 2350-9
Gua operacional de adquisiciones OP 272-2
Trminos de referencia para la contratacin de la auditora
7. POLTICAS DE OPERACIN:
La responsabilidad frente al presente procedimiento aplica de acuerdo a la actividad propia del
funcionario o contratista del subgrupo de contabilidad.
Los beneficiarios del pago son responsables frente a las autoridades competentes en lo que se
refiere a sus obligaciones fiscales, contractuales y las dems que llegaren a presentarse.
La solicitud de pago debe contener los documentos seleccionados en la lista de chequeo GF-F-
05 Lista de chequeo para aplicar a las solicitudes de pago.
8. RIESGOS:
Prdida de documentos en el MVCT y en los agentes cooperantes.
Prdida de comunicacin electrnica con el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico
Error en la afectacin del Registro Presupuestal.
Error en la afectacin fuentes de financiacin.
Error en la afectacin del Crdito, (Contrato de Prstamo Banca Multilateral).
Acceso no autorizado al Sistema y/o Equipos de Cmputo.
Incumplimiento en las fechas de Pago.
Falta de recursos disponibles en las cuentas especiales.
Omisin en la aplicacin de los descuentos tributarios.
Ver mapa de riesgos
9. MEDIDAS DE CONTROL:
La lista de chequeo y orden de pago o transferencia, deben ser legibles, claras y sin tachones ni
enmendaduras.
Verificar que al radicar la solicitud de pago se entreguen los documentos soportes conforme a la
lista de chequeo formato GF-F-05 Lista de chequeo para aplicar a las solicitudes de pago.
Verificar que el cheque y transferencia electrnica por realizar correspondan al beneficiario,
monto y cuenta solicitada.
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Cumplir con las reglas de seguridad establecidas para el uso de las herramientas informticas
Software Financiero. (Ver manual de Tesorera)
Verificar que los datos registrados en el Software Financiero sean los correspondientes a los
documentos soportes y la orden de pago.
Verificar que los pagos afectados en la asignacin interna, correspondan al programa.
10. CONTENIDO:
DESCRIPCIN
RESPONSABL
E /PROCESO
PUNTO DE
CONTROL OBSERVACIONES
1
Revisa la informacin y
documentos entregados por
entes externos e internos,
verificando que se encuentren
dentro de los parmetros
establecidos en el contrato de
prstamo y/o convenio de
cooperacin.
Profesional
Contabilidad /
Subdireccin de
Finanzas y
Presupuesto.
Soportes entregados por los
administradores de recursos y encargos fiduciarios.
La informacin de los pagos realizados para su registro contable debe ser enviada
antes de los primeros 12 das del mes.
2
Revisa en la asignacin
interna del SIIF, asignada al
proyecto, los registros
automticos (pagos directos
realizados a travs de la
tesorera).
Profesional
Contabilidad /
Subdireccin de
Finanzas y
Presupuesto.
Plan de contratacin y/o adquisiciones del programa.
rdenes de pago emitidas por el MVCT.
3
Realiza los registros contables
en la asignacin interna del
programa en el sistema
financiero SIIF.
Profesional
Contabilidad /
Subdireccin de
Finanzas y
Presupuesto.
Soportes entregados por
los
Administradores de recursos y encargos fiduciarios.
4
Revisa auxiliares contables y
el Libro de Saldos y
Movimientos del programa,
emitido por la asignacin
interna del sistema financiero
SIIF
Profesional
Contabilidad /
Subdireccin de
Finanzas y
Presupuesto.
Informes emitidos
por Sistemas Financieros SIIF (asignacin interna)
5
Elabora solicitudes de
desembolso, teniendo en
cuenta la reglamentacin
expedida por los prestatarios
y tramita ante el Ministerio de
Hacienda y Crdito Pblico,
previa validacin y aprobacin
por parte de la OAP y del
Ordenador del Gasto
autorizado ante los
prestatarios.
Profesional
Contabilidad /
Subdireccin de
Finanzas y
Presupuesto.
Informes emitidos por el sistema financiero SIIF (asignacin interna).
6 Hace seguimiento a los
recursos desembolsados por el
Profesional
Contabilidad / Informes emitidos por el sistema
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DESCRIPCIN
RESPONSABL
E /PROCESO
PUNTO DE
CONTROL OBSERVACIONES
prestamista o cooperante a la
cuenta especial del Programa
u otro mecanismo cuando los
recursos se reciban sin
situacin de fondos y realiza la
conciliacin de la cuenta
especial.
Subdireccin de
Finanzas y
Presupuesto.
financiero SIIF reporte de
movimientos cuentas Bancarias, y Reporte de pagos Destinacin Especifica.
7
Hace seguimiento a los
recursos depositados a los
agentes cooperantes y
encargos fiduciarios para el
desarrollo del Programa y
realiza la conciliacin de estos
depsitos.
Profesional
Contabilidad /
Subdireccin de
Finanzas y
Presupuesto.
Informes emitidos por el sistema financiero SIIF (asignacin
interna) e informes emitidos
por los Administradores de recursos y encargos fiduciarios.
8
Da visto bueno confirmando
la disponibilidad de los
recursos en las cuentas del
programa para efectos del
pago o desembolso.
Profesional
Contabilidad /
Subdireccin de
Finanzas y
Presupuesto.
Informes emitidos
por el sistema financiero SIIF reporte de movimientos cuentas Bancarias.
En lo que se refiere al pago se aplica lo dispuesto en el procedimiento de Orden de
Pago y Giro.
9
Archiva la copia de los
documentos soportes
recibidos, comprobantes de
diario, desembolsos y
correspondencia.
Profesional
Contabilidad /
Subdireccin de
Finanzas y
Presupuesto.
Informes emitidos
por el sistema financiero SIIF (asignacin interna) e informes emitidos
por los administradores de recursos y encargos fiduciarios.
FIN
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ELABORACIN DE INFORMES FINANCIEROS
DESCRIPCIN
RESPONSABL
E /PROCESO
PUNTO DE
CONTROL OBSERVACIONES
1
Diligencia los formatos pre-
establecidos para el reporte
de los informes solicitados por
los Prestatarios y/o
Cooperantes con la
periodicidad establecida en el
contrato de emprstito o
convenio de cooperacin y/o
Manuales Operativos de los
mismos.
Profesional
Contabilidad /
Subdireccin de
Finanzas y
Presupuesto.
Informes
emitidos por los
sistemas
financieros SIIF
(asignacin
interna).
2
Remite los estados financieros
e informacin financiera
complementaria en original y
copia, a la OAP para revisin y
remisin a la Entidad
Prestataria, segn lo
establecido en el reglamento
operativo.
Subdirector de
Finanzas y
Presupuesto.
Profesional
asignado
Banca
Multilateral /
Oficina Asesora
de Planeacin
Los informes
financieros van
firmados por el
subdirector de
Finanzas y
Presupuesto y
por el Contador
del Prstamo.
Comunicacin
radicada de los
estados
financieros en la
entidad
prestataria o
cooperante
3
Saca las copias necesarias y
elabora memorando remisorio
a las dependencias del MVCT
que intervienen con el
programa.
Profesional
Contabilidad /
Subdireccin de
Finanzas y
Presupuesto.
Esto se hace con el fin de
que las dependencias que
intervienen en el
proyecto tengan
conocimiento en la
ejecucin del mismo y
cumplimiento de
clusulas contractuales.
4
Archiva la copia de los
documentos soportes
recibidos, estados contables e
informes financieros.
Profesional
Contabilidad /
Subdireccin de
Finanzas y
Presupuesto.
Informes
emitidos por el
sistema
financiero SIIF
(asignacin
interna) e
informes
emitidos por los
administradores
de recursos y
encargos
fiduciarios.
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11. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y REGISTROS
Ver Listado maestro de documentos internos
Ver Tabla de retencin documental
Ver Nomograma
12. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIN DEL
DOCUMENTO QUE
MODIFICA
VERSIN
ACTUAL DEL
DOCUMENTO
MOTIVO DE LA MODIFICACIN
30/09/2013 1.0 2.0 Actualizacin normativa.
01/08/2014 2.0 3.0
Actualizacin de: normativa, alcance,
definiciones, actividades y responsables de
ejecucin de las mismas.
Se incluye las actividades necesarias para
la informacin de estados financieros.
23/04/2015 3.0 4.0
Actualizacin de los documentos del
Sistema Integrado de Gestin de acuerdo
con las directrices de Presidencia de la
Repblica y el Manual de Identidad Visual
de entidades del gobierno.
13. FLUJOGRAMAS (OPCIONAL)
No aplica
Elabor: Stefanny Paola Melo
Diaz
Revis: Juan Carlos Cortes
Albadan
Aprob: Juan Carlos Cortes
Albadan
Cargo: Profesional
Especializado
Cargo: Subdirector de
Finanzas y Presupuesto
Cargo: Subdirector de
Finanzas y Presupuesto
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha: 23/04/2015
Fecha: 23/04/2015
Fecha: 23/04/2015
