Gestión y Gobierno de Portafolios
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
![Page 32: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/32.jpg)
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
![Page 37: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/37.jpg)
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
![Page 38: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/38.jpg)
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
![Page 39: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/39.jpg)
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
![Page 40: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/40.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
![Page 41: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/41.jpg)
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
![Page 43: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/43.jpg)
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
![Page 60: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/60.jpg)
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BALANCEAR PORTAFOLIO
![Page 61: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/61.jpg)
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
![Page 62: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/62.jpg)
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
![Page 64: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/64.jpg)
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
![Page 65: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/65.jpg)
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
![Page 80: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/80.jpg)
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
![Page 82: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/82.jpg)
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
![Page 93: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/93.jpg)
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
![Page 94: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/94.jpg)
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
![Page 95: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/95.jpg)
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
![Page 96: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/96.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
![Page 101: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/101.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
![Page 102: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/102.jpg)
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AUTORIZARCOMPONENTES
![Page 103: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/103.jpg)
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
![Page 106: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/106.jpg)
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
![Page 123: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/123.jpg)
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
![Page 124: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/124.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
![Page 125: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/125.jpg)
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
![Page 127: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/127.jpg)
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
![Page 128: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/128.jpg)
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
![Page 129: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/129.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
![Page 148: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/148.jpg)
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
![Page 149: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/149.jpg)
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
![Page 157: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/157.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
![Page 162: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/162.jpg)
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
![Page 166: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/166.jpg)
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
![Page 173: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/173.jpg)
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
![Page 174: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/174.jpg)
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
![Page 177: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/177.jpg)
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
![Page 181: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/181.jpg)
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
![Page 185: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/185.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
![Page 186: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/186.jpg)
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
![Page 188: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/188.jpg)
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
![Page 189: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/189.jpg)
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
![Page 190: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/190.jpg)
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
![Page 191: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/191.jpg)
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
![Page 192: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/192.jpg)
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
![Page 194: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/194.jpg)
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
![Page 205: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/205.jpg)
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
![Page 206: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/206.jpg)
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
![Page 207: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/207.jpg)
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
![Page 208: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/208.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
![Page 209: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/209.jpg)
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
![Page 213: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/213.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
![Page 214: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/214.jpg)
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AUTORIZARCOMPONENTES
![Page 215: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/215.jpg)
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
![Page 216: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/216.jpg)
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
![Page 217: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/217.jpg)
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
![Page 233: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/233.jpg)
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
![Page 235: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/235.jpg)
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
![Page 236: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/236.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
![Page 237: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/237.jpg)
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
![Page 239: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/239.jpg)
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
![Page 241: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/241.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
![Page 242: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/242.jpg)
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
![Page 245: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/245.jpg)
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
![Page 246: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/246.jpg)
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
![Page 247: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/247.jpg)
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
![Page 248: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/248.jpg)
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
![Page 256: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/256.jpg)
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BALANCEAR PORTAFOLIO
![Page 257: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/257.jpg)
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
![Page 258: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/258.jpg)
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
![Page 260: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/260.jpg)
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
![Page 261: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/261.jpg)
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
![Page 263: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/263.jpg)
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
![Page 265: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/265.jpg)
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
![Page 269: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/269.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
![Page 276: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/276.jpg)
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
![Page 278: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/278.jpg)
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
![Page 279: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/279.jpg)
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
![Page 289: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/289.jpg)
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
![Page 290: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/290.jpg)
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
![Page 291: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/291.jpg)
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
![Page 292: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/292.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
![Page 293: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/293.jpg)
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
![Page 297: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/297.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
![Page 298: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/298.jpg)
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AUTORIZARCOMPONENTES
![Page 299: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/299.jpg)
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
![Page 302: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/302.jpg)
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
![Page 303: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/303.jpg)
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
![Page 315: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/315.jpg)
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
![Page 317: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/317.jpg)
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
![Page 319: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/319.jpg)
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
![Page 320: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/320.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
![Page 321: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/321.jpg)
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
![Page 322: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/322.jpg)
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
![Page 323: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/323.jpg)
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
![Page 324: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/324.jpg)
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
![Page 325: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/325.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
![Page 342: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/342.jpg)
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
![Page 344: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/344.jpg)
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
![Page 345: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/345.jpg)
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
![Page 358: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/358.jpg)
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
![Page 362: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/362.jpg)
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
![Page 368: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/368.jpg)
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
![Page 370: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/370.jpg)
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
![Page 372: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/372.jpg)
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
![Page 373: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/373.jpg)
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
![Page 374: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/374.jpg)
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
![Page 375: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/375.jpg)
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
![Page 376: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/376.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
![Page 377: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/377.jpg)
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
![Page 379: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/379.jpg)
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
![Page 381: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/381.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
![Page 382: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/382.jpg)
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AUTORIZARCOMPONENTES
![Page 383: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/383.jpg)
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
![Page 384: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/384.jpg)
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
![Page 385: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/385.jpg)
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
![Page 386: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/386.jpg)
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
![Page 387: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/387.jpg)
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
![Page 388: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/388.jpg)
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
![Page 389: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/389.jpg)
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
![Page 390: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/390.jpg)
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
![Page 391: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/391.jpg)
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
![Page 401: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/401.jpg)
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
![Page 409: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/409.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
![Page 411: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/411.jpg)
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
![Page 426: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/426.jpg)
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
![Page 427: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/427.jpg)
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
![Page 429: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/429.jpg)
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
![Page 431: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/431.jpg)
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
![Page 432: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/432.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
![Page 433: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/433.jpg)
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
![Page 435: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/435.jpg)
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
![Page 437: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/437.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
![Page 442: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/442.jpg)
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
![Page 446: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/446.jpg)
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
![Page 447: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/447.jpg)
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
![Page 452: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/452.jpg)
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
![Page 454: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/454.jpg)
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
![Page 456: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/456.jpg)
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
![Page 457: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/457.jpg)
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
![Page 459: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/459.jpg)
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
![Page 470: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/470.jpg)
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
![Page 472: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/472.jpg)
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
![Page 473: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/473.jpg)
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
![Page 474: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/474.jpg)
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
![Page 475: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/475.jpg)
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
![Page 476: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/476.jpg)
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
![Page 485: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/485.jpg)
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
![Page 486: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/486.jpg)
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
![Page 487: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/487.jpg)
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
![Page 489: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/489.jpg)
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
![Page 493: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/493.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
![Page 494: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/494.jpg)
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AUTORIZARCOMPONENTES
![Page 495: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/495.jpg)
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
![Page 496: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/496.jpg)
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
![Page 498: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/498.jpg)
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
![Page 499: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/499.jpg)
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
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BALANCEAR PORTAFOLIO
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
![Page 511: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/511.jpg)
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
![Page 513: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/513.jpg)
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
![Page 515: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/515.jpg)
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
![Page 516: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/516.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
![Page 517: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/517.jpg)
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
![Page 518: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/518.jpg)
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
![Page 519: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/519.jpg)
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
![Page 520: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/520.jpg)
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
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AUTORIZARCOMPONENTES
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas
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Curso GOP050
Gestión de Portafolios
Gobierno de PortafolioSesión 3
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Gobierno de Portafolio
![Page 535: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/535.jpg)
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Temas a Tratar
6. Balancear Portafolio
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
8. Autorizar Componentes
9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio
![Page 536: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/536.jpg)
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BALANCEAR PORTAFOLIO
![Page 537: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/537.jpg)
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6. Balancear Portafolio
El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con
el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas
estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y
priorizados para la autorización.
2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en
los procesos de revisión.
3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o
cancelados, basados en los procesos de revisión.
![Page 538: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/538.jpg)
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6. Balancear Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis Costo - Beneficio
2. Análisis Cuantitativo
3. Análisis de Escenarios
4. Análisis de Probabilidad
5. Métodos Analíticos Gráficos
6. Juicio de Expertos
![Page 539: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/539.jpg)
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE
DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO
(MILES DE
DÓLARES)
% RIESGO
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONEN
TE (VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio
![Page 540: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/540.jpg)
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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES
(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE
DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES
PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO
![Page 541: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/541.jpg)
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6. Balancear Portafolio
NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE
CÓDIGO
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN
(MILES DE DÓLARES)
PRESUPUESTO
ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)
% RIESGO
UNIDAD DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO
PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio
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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS
UNIDADES DE NEGOCIO
COLOR RANGO DE RIESGO(%)
65-100%30-65%0-30%
REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A
LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL
TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA
COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS
COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.
![Page 543: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/543.jpg)
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6. Balancear Portafolio
CATEGORÍAESTRATÉGICA
DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
% RIESGOPRIORI
DAD
RECOMENDACIÓN
CONSECUENCIA DE NO
ACEPTAR LARECOMENDACI
ÓN
COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE
CÓDIGO
CLASE(VER
CUADRONº1)
COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE
PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO
NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Recomendaciones de Balanceo del Portafolio
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:
CÓDIGO DE CATEGORÍA
NOMBRE DE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE
ESTADO (VER
CUADRO Nº2)
DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA
LA APROBACIÓN
NOMBRE DEL
COMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DE COMPONENT
E (VER CUADRO
Nº1)
6. Balancear Portafolio
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados
![Page 545: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/545.jpg)
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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer
las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar
problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la
capacidad de influir en las decisiones.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders
claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos
excluidos del portafolio.
2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que
puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.
3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,
identificando variaciones y acciones correctivas.
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones
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7. Comunicar Ajuste del Portafolio
NOMBRE DEL ROL
OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).
RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.
PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES
FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).
NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.
REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.
SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.
Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
![Page 549: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/549.jpg)
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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO
INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL
DEDETALLE
RESPONSABLEDE COMUNICAR
GRUPORECEPTOR
METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA
FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN
7. Comunicar Ajuste del Portafolio
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.
GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.
GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.
Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
![Page 550: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/550.jpg)
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AUTORIZARCOMPONENTES
![Page 551: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/551.jpg)
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8. Autorizar Componentes
El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos
necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los
componentes seleccionados, y comunicar formalmente las
decisiones de balance del portafolio.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y
cancelar a los componentes del portafolio.
2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes
seleccionados del portafolio.
3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes
desactivados y cancelados.
4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de
revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y
entregables requeridos) para cada componente seleccionado.
![Page 552: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/552.jpg)
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8. Autorizar Componentes
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios
2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios
3. Proceso de Autorización del Portafolio
![Page 553: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/553.jpg)
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8. Autorizar Componentes
NOMBRE DELA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR
(VERCUADRO
Nº2)
DECISIÓNTOMADA
ESTADOACTUAL
(VERCUADRO
Nº2)
PRÓXIMOS PASOS
RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO
Nº1)
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE
P= PROPUESTOS= SELECCIONADO
NS= NO SELECCIONADO
AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO
Directorio de Componentes Activos
![Page 554: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/554.jpg)
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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL
PORTAFOLIO
![Page 555: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/555.jpg)
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de
performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada
adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como
la utilización efectiva de los recursos.
PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de
propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.
2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y
rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del
portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.
3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y
restricciones de capacidad en la performance del portafolio.
4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes
específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.
5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.
6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea
necesario).
![Page 556: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/556.jpg)
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos
2. Sistemas de Reporte Financiero
3. Técnicas de Medición de Performance
4. Representaciones Gráficas
5. Recursos de Gestión de Portafolios
6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de
Portafolios
![Page 557: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/557.jpg)
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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio
NOMBREDE LA
CATEGORÍA
DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE
ESTADO ACTUALPRONÓSTICO
NOMBRE DELCOMPONENTE
CÓDIGO
CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO
Nº1)
% AVANCE
REAL
% AVANC
EPLANIFICAD
O
SV SPI CV CPI
PRESUPUESTO
ASIGNADOEAC
FECHAFIN.
PLANIFICADA
FECHAFIN.
PRONOSTICADA
CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE
PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS
Informe de Performance del Portafolio
![Page 558: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/558.jpg)
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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL
NEGOCIO
![Page 559: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/559.jpg)
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de
portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.
Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,
no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los
cambios significativos en el ambiente de negocios dan como
resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el
portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica
tendrá un impacto en la categorización o priorización de los
componentes y para ello será necesario el rebalanceo del
portafolio.
![Page 560: Gestión y Gobierno de Portafolios](https://reader033.fdocuments.mx/reader033/viewer/2022052622/558e87091a28abd5348b457d/html5/thumbnails/560.jpg)
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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:
1. Juicio de Expertos
2. Reponderación de Criterios
3. Representaciones Gráficas