GESTIÓN DOCUMENTAL GO VERSIÓN 2 VIGENCIA … · 4-2.1 CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD ... Estado...

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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

GO VERSIÓN 2 VIGENCIA Página

CONVENCIONES: CT= Conservación total FIRMA RESPONSABLE: ___________________ ___________________ E= Eliminación Secretario General Jefe de Archivo M= Microfilmación S= Selección Junio de 2016

ENTIDAD PRODUCTORA: UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA OFICINA PRODUCTORA: AREA DE GESTION FINANCIERA, COD. 4-2 CODIGO

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Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION Disposición Final

PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

CT

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S

4-2.1 CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL solicitud

2 3 X

X

Acuerdo 036 de 2011 del Consejo Superior Universitario. Se administran y conservan en medio electrónico.

4-2.2 CUENTAS BANCARIAS Apertura de cuentas Registro de firmas Autorización de cambio de cuentas

3 7 X Se tuvo en cuenta La Resolución 356 (5 de septiembre de 2007) “Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública” y el Decreto 2649 de 1993, para la toma de decisión de la disposición final de estos documentos; se eliminan porque esta información queda consignada en los movimientos contables y estados financieros.

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PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

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4-2.3 ESTADOS FINANCIEROS Balance General Estado de Actividad Financiera Económica y Social Estado de Cambios en la Situación Financiera Estado de Cambios en el Capital de trabajo Estado de Flujo de Efectivo Estado de Cambios en el Patrimonio Notas a los Estados Financieros

3 7 X El régimen contable y el decreto 2649 de 1993, establece los estados financieros básicos posterior al análisis del marco normativo se decidió que son de conservación total, porque reflejan el movimiento contable durante el periodo fiscal, estos están en Backus de seguridad Institucional.

4-2.4 4-2.4.1 4-2.4.2

INFORMES Informe de Ejecución Presupuestal de Ingresos Informe de Ejecución Presupuestal de Gastos

2 3 X La Resolución No. 248 de 2007 indica la presentación de este informe, el cual es consolidado en la Contaduría General de la Republica, por esta razón se hace conservación total terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 del AGN, en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.

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PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

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4-2.4.3 Informes a Entes de Control Solicitud Oficios de respuesta Plan de mejoramiento Informes de avances

1 4 X X Ley 951 de 2005, estableció la obligación para que los servidores públicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal y metropolitano, en calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado al separarse de sus cargos, al finalizar la administración o al ser ratificados en el mismo al término del período, según el caso, presenten un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su

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PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

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competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total de la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa 003 de 2015 en el numeral 5 que habla de los criterios de valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase de documentos.

4-2.4.3 Informes Interinstitucionales Solicitud Oficios de respuesta Plan de mejoramiento

1 4 X X

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Informes de avances


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PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

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4-2.5 4-2.5.1 4-2.5.2 4-2.5.3 4-2.5.4

LIBROS DE PRESUPUESTO Libro Registro de Ingresos Libro Registro de Apropiaciones Libro Registro de Reservas Libro Registro de Cuentas por Pagar

2 8 X Según Ley 962 de 2005 Art. 28 Se eliminan porque esta información queda consignada en los Estados financieros

4-2.6 4-2.6.1

PLANES Plan Anual de Caja Resolución de PAC Resolución de adición presupuestal

2 8

X Seleccionar el 2% terminado el tiempo en el archivo central, de aquellos informes que por su impacto económico en circunstancias de mayor gasto o ingresos, se dejen para realizar

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comparativos y como evidencia de la historia institucional.


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PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

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4-2.6.2 Plan Financiero o Proyecto de Presupuesto Proyecto de presupuesto Informe de ejecución Evaluación del presupuesto

2 8 X Se tuvo en cuenta el Decreto 2649 de 1993 y se decidió Seleccionar el 2% cada 5 años, de aquellos informes que por su impacto económico en circunstancias de mayor gasto o ingresos, se dejen para realizar comparativos y como Evidencia de la historia institucional.

4-2.7 PRESUPUESTO ANUAL Plan financiero Modificaciones presupuestales

2 8 X Se tuvo en cuenta el Decreto 2649 de 1993 y se decidió hacer conservación total porque son documentos que adquieren valores secundarios. Terminado el tiempo

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de vigencia en el Archivo Central se transferirán al Archivo General de la nación según el decreto 1080 articulo 2.8.2.9.4

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Gestión

Archivo Central

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4-2.8 REGISTROS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL solicitud Certificado Reserva presupuestal

2 3 X Se tuvo en cuenta el Decreto 2649 de 1993, el Decreto 111 de 1996. Se eliminan terminado el tiempo en el Archivo Central, porque existe el original en las nóminas, contratos y/o convenios.

4-2.9 4-2.9.1

LIBROS DE TESORERIA Libro Auxiliar de Bancos


4-2.10 CUENTAS POR COBRAR Facturas Cuentas de cobro Lista de deudores


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PROCEDIMIENTO

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Gestión

Archivo Central

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4-2.11 COBRO PERSUASIVO 1 4 X

4-2.12

EXPEDIENTE DE CARTERA – PREGRADO Y POSTGRADO Titulo moroso Notificación al deudor del titulo Edicto Recurso de apelación, consignación o aprobación de estar al día Auto de archivo Solicitud de embargo Oficio a entes financieros para embargo de

3 7

X

Se hace eliminación de estos documentos por cuanto copia de estos procesos quedan archivados en los expedientes y/o contratos de las personas y/o Instituciones ejecutadas.

.

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cuentas Oficio de notificación de embargo Orden de retención del bien Notificación del mandamiento de pago Exenciones


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Archivo de

Gestión

Archivo Central

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Orden de ejecución y remate de bienes Acta o documentos de ejecución de remate Avalúo del bien Notificación del avalúo Nota ejecutoria Oficio Remisorio de cobro Coactivo Auto avoca conocimiento Cobro persuasivo Mandamiento de pago Notificación mandamiento de pago Excepciones Resolución de las excepciones Estudio Remisión de la obligación Reporte de Morosidad a entidades de control

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Resolución seguir adelante con la ejecución Medidas cautelares Oficio Instrumentos públicos Oficio Entidad Financiera Oficio Entidad en que Laboral


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Gestión

Archivo Central

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Oficio de orden de Secuestro de bienes Liquidación del crédito, avaluó y costas procesales Oficio de Notificación personal Comunicación de objeciones a la liquidación Resolución que ordena remate de bienes Acta ejecución de remate Acta de entrega o adjudicación. Pago y liquidación de acreencias Acta de entrega de remanente Resolución de orden de pago de saldo Petición de acuerdo de pago Resolución de aceptación y liquidación de cuotas

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Fotocopia de Cedula de ciudadanía Recibos de pago del acuerdo pago Auto de archivo


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PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

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4-2.13 CAUSACIONES CUENTAS POR PAGAR Facturas Equivalente de factura Cuentas de cobro Pago de factura de servicios públicos Pago de aportes parafiscales

1 9 X X Se tuvo en cuenta el Decreto 2649 de 1993, se hace conservación total porque reflejan la ejecución del presupuesto de gastos en el periodo fiscal. Terminado el tiempo de vigencia en el Archivo Central se transferirán al Archivo General de la nación según el decreto 1080 de 2015, articulo 2.8.2.9.4

4-2.14 COMPROBANTES DE INGRESO CDT Factura Boletín diario

1 9 X X Se tuvo en cuenta el Decreto 2649 de 1993, se hace conservación total porque reflejan la ejecución del presupuesto de gastos en el

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Resolución Autos

periodo fiscal. Terminado el tiempo de vigencia en el Archivo Central se transferirán al Archivo General de la nación según el decreto 1080 de 2015, articulo 2.8.2.9.4


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PROCEDIMIENTO

Archivo de

Gestión

Archivo Central

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4-2.15 COMPROBANTES DE EGRESO Pago de servicios públicos Pago de aportes parafiscales Otros pagos

1 9 X X Se tuvo en cuenta el Decreto 2649 de 1993, se hace conservación total porque reflejan la ejecución del presupuesto de gastos en el periodo fiscal. terminado el tiempo de vigencia en el Archivo Central se transferirán al Archivo General de la nación según el decreto 1080, 2015, articulo 2.8.2.9.4

4-2.16 CONCILIACIONES BANCARIAS Formato de conciliación Extracto bancario Notas débito Notas crédito

3 7 X Se tuvo en cuenta La Resolución 356 (5 de septiembre de 2007) “Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública” y el Decreto 2649 de 1993, para la toma de decisión de la disposición final de estos

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documentos; se eliminan porque esta información queda consignada en los movimientos contables y estados financieros.


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PROCEDIMIENTO

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Gestión

Archivo Central

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4-2.17 4-2.17.1 4-2.17.2 4-2.17.3

LIBROS CONTABLES Libros Auxiliares de Bancos Libro Diario Libro Mayor y Balance

1 9 X Según Ley 962 de 2005 Art. 28 Cumplido el tiempo, se eliminan porque esta información queda consignada en los Estados financieros.

4-2.18 BALANCE DE COMPROBACION 1 9 X Según Ley 962 de 2005 Art. 28 Se eliminan porque esta información queda consignada en los Estados financieros.

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Archivo de

Gestión

Archivo Central

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4-2.19 NOTAS CONTABLES Depreciación propiedad planta y equipo Amortización software y licencias Provisión prestaciones sociales Ajustes Listados de cartera Nota contable Cuadro de control de diferidos

1 9 X X Se tuvo en cuenta el Decreto 2649 de 1993, se hace conservación total porque reflejan la ejecución del presupuesto de gastos en el periodo fiscal. Terminado el tiempo de vigencia en el Archivo Central se transferirán al Archivo General de la Nación según el decreto 1080 de 2015, articulo 2.8.2.9.4

4-2.20 4-2.20.1 4-2.20.2 4-2.20.3

DECLARACIONES TRIBUTARIAS Declaración de Retención en la fuente Declaración de Industria y Comercio Declaración de Ingresos y patrimonio

2 3 X Vencidas estas dentro de los términos estipulados en la normatividad vigente, (Decreto 2972 de 2013 y Acuerdo 214 de

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Información exógena

2014) y el estatuto 632 del Estatuto tributario. Se eliminan porque estos registros quedan consignados en los libros contables y estados financieros

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