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Gestion del tiempo_
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PROYECTATE
OCTUBRE 2011
COMPETENCIAS DE GESTION PERSONAL:
GESTION DEL TIEMPO
Contenidos..GESTIÓN DEL TIEMPO
1. EL TIEMPO COMO RECURSO
2. CAUSAS DE PERDIDAS DE TIEMPO
3. CONTROL DEL TIEMPO
4. FACTORES QUE INCIDEN EN LAS PERDIDAS DE TIEMPO
5. LO IMPORTANTE FRENTE A LO URGENTE
6. ¿COMO APROVECHAR MEJOR EL TIEMPO?
7. LAS LEYES DEL TIEMPO
• “Cuando tengas un minuto...”• “Un día que tengas tiempo...”• “Me falta tiempo...”• “Los días sólo tienen 24 horas...”• “Perder el tiempo...”• “Ganar tiempo...”• “No tengo tiempo...”• “Ir por delante de los demás...”• “No bajar el ritmo...”
...Siempre el tiempo...Siempre el tiempo
EL VALOR DEL TIEMPO
Actividad 1: Principales dificultades en la gestión del tiempo
• La sociedad actual está sufriendo una auténtica revolución referida al tiempo. A ello concurren factores como los avances de la informática y especialmente las telecomunicaciones
• Todo hoy en día avanza muy deprisa, tanto que parece que el tiempo es algo cada vez más escaso y que además tenemos comprimido. No podemos aumentar nuestro tiempo y es muy habitual oír a los profesionales quejarse de estar sobrecargados y no "tener tiempo para nada"
...Siempre el tiempo...Siempre el tiempo
EL VALOR DEL TIEMPO
• Las jornadas de trabajo se prolongan y, sin embargo, no por ello hacemos más o tenemos mejores resultados. Incluso aparece el "estrés" y perjudicamos otras facetas de nuestra vida como son nuestra familia y nuestro ocio
• Es decir, nuestro tiempo personal disminuye
...Siempre el tiempo...Siempre el tiempo
EL VALOR DEL TIEMPO
DESARROLLO PERSONAL
OCIO
CARRERA PROFESIONAL
SALUDDINERO
AMISTAD/ RELACIONES
FAMILIA
SOCIAL1º- Ordenar por orden de importancia
2º- Ordenar por dedicación en tiempo
3º- Ordenar por criterio debería
Actividad 2: Rueda de la vida
EL VALOR DEL TIEMPO
Visión “Macro”Visión “Macro”
poco realista- poco realista- insatisfactoriainsatisfactoria
Visión “Micro”Visión “Micro”
completa-completa-satisfactoriasatisfactoria
Rol social
Rol Profesio
nal
Rol Personal
Directivo
colaborador
compañero
Rol Íntimo Rol familiar
% d
e d
ed
icaci
ón
de m
i ti
em
po
CUALES SON LOS “QUÉS” DE MI TIEMPO?
Rol person
al
EL VALOR DEL TIEMPO
Frente a mi distribución de tiempo actual ¿cómo
quiero estar?
La respuesta es la clave para el equilibrio profesional-personal
supone la identificación de motivaciones principales
implica la aceptación-renuncia
Rol ProfesionalRol Profesional
Rol PersonalRol Personal
Rol-directivo
Rol-colaboradorRol-compañero
Rol Íntimo
Rol familiar
EL VALOR DEL TIEMPO
Sensación continua de falta de tiempo
Se trabaja por impulso y en lo que parece más urgente (apagafuegos)
No se sabe por donde empezar
Incumplimiento de plazos y compromisos
Tensión nerviosa Estrés Exceso de trabajo Presión del tiempo (el
tiempo determina la vida)
SINDROME DE SINDROME DE LA FALTA DE LA FALTA DE
TIEMPOTIEMPO
CUALES SON LOS LIMITADORES DE MI TIEMPO?
EL VALOR DEL TIEMPO
Dependen del comportamiento
Abarcar mucho
Falta de delegación
No saber decir “no”
Aplazamientos
Falta de concentración
...
Dependen del entorno Llamadas telefónicas
Atascos de tráfico
Visitas inesperadas
Entorno desordenado
Urgencias
. ..
Internos Externos
CUALES SON LOS LIMITADORES DE MI TIEMPO?
EL VALOR DEL TIEMPO
...Siempre el tiempo...Siempre el tiempo
EL VALOR DEL TIEMPO
• La incorrecta gestión del tiempo influye negativamente en nuestros resultados, objetivos, toma de decisiones, en definitiva en nuestra percepción de eficacia, tranquilidad, seguridad y a la postre felicidad
¿Qué podemos hacer para controlar nuestro tiempo y nuestras vidas?
En primer lugar debemos considerar el tiempo como un recurso y, por lo tanto, aprender a gestionarlo de forma adecuada
No se puede olvidar que el número de horas dedicadas a una tarea no es directamente proporcional a la calidad de la misma. De hecho, el dedicar muchas horas puede provocar fatiga y con ella aumentar la posibilidad de cometer errores
1 EL TIEMPO COMO RECURSO
CALIDAD DEL TRABAJO
VALORDELATAREA
VALORDELATAREA
Tiempo dedicado a la tareaTiempo dedicado a la tarea
Perfeccionismo
Chapuza
Eficacia
1 EL TIEMPO COMO RECURSO
La eficacia del uso del tiempo deberá medirse en términos de resultados obtenidos
EL RENDIMIENTO diario de una persona es ascendente desde las primeras horas del día hasta aproximadamente las 6 horas de trabajo continuado, en que comienza a descender. El punto de máximo rendimiento se encuentra entre las 4 y 6 horas
1 EL TIEMPO COMO RECURSO
¿Qué podemos hacer para controlar nuestro tiempo y nuestras vidas?
RENDIMIENTO DIARIO
Nº HORAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
RENDIMIENTO
1 EL TIEMPO COMO RECURSO
1 EL TIEMPO COMO RECURSO:
• El tiempo como recurso posee las siguientes CARACTERÍSTICAS:
Es INFLEXIBLE: “lo que se ha perdido no se puede recuperar jamás”
Es INVARIABLE: “no se puede alargar, estirar, comprarlo o detenerlo”
Es EQUITATIVO: “todo el mundo dispone de 24 horas al día para utilizarlo”
Es CONTROLABLE: “se puede gestionar y administrar para obtener la mayor utilidad del mismo”
2 CAUSAS DE PERDIDAS DE TIEMPO
• Uno de los primeros pasos que debemos dar para gestionar mejor nuestro tiempo es analizar ¿por qué no tenemos tiempo?
• A esta pregunta se suelen dar múltiples respuestas, curiosamente muchas veces referidas más a los demás que a nosotros mismos
• Por ejemplo, muchos directivos/as justifican su falta de tiempo por: tener que revisar el trabajo de miembros de su equipo, incompetencia de otros, errores cometidos por personas bajo su supervisión, interrupciones inesperadas, llamadas telefónicas…
2 CAUSAS DE PERDIDAS DE TIEMPO
¿gestionar nuestro tiempo o gestionar el tiempo de los demás?
• Según estas afirmaciones podría parecer que no tiene mucho sentido aprender a gestionar mejor nuestro tiempo, sino el de los demás. Sin embargo, hay causas que nos cuesta reconocer, pero que sí dependen de nosotros:
• Falta de organización de nuestro trabajo• Falta de puntualidad• Inseguridad• Aceptación de más trabajo del que podemos atender• No delegar en nuestros/as colaboradores/as
2 CAUSAS DE PERDIDAS DE TIEMPO
¿gestionar nuestro tiempo o gestionar el tiempo de los demás?
• Según Willian Oncken, consultor norteamericano dedicado al estudio del tiempo de los directivos, desarrolló una teoría relacionada con la aceptación de cada vez más responsabilidades, asumiendo tareas que no nos corresponden. A esta teoría la llamó "Teoría de los Monos"
Según Oncken los problemas son como monos que, si no tenemos cuidado, acaban subiéndose a la espalda de los/as directivos/as
Actividad 3: Test como gestiono mi tiempo
3 CONTROL DEL TIEMPO
• Existen tres niveles de conciencia sobre nuestra actividad:
• Lo que creemos que deberíamos hacer• Lo que creemos que hacemos• Lo que realmente hacemos
• Existen barreras psicológicas que hacen que estas tres dimensiones no coincidan entre sí
Lo que debemos hacer, lo que creemos que hacemos y
lo que realmente hacemos
3 CONTROL DEL TIEMPO
• La solución está en conseguir que lo que deberíamos hacer coincide con lo que realmente hacemos
• Podemos disponer de una serie de herramientas que nos permitan analizar cómo utilizamos nuestro tiempo:
• Realizar un diario completo de nuestras actividades• Establecer prioridades• Adecuar el tiempo a los objetivos que queremos alcanzar
Lo que debemos hacer, lo que creemos que hacemos y
lo que realmente hacemos
3 CONTROL DEL TIEMPO
• Realizar un diario completo de nuestras actividades (recomendación)
• Consiste en realizar un seguimiento de todas y cada una de las actividades que llevamos a cabo durante un tiempo determinado. Por ejemplo: una semana o un mes
• Para ello, será útil diseñar un diario de actividades y en él:• Anotar todas las actividades que desarrollamos durante
el día sin excepción• Lo mejor anotar las actividades según se vayan
produciendo.• Describirlas con precisión• Al final del día, anotar los comentarios sobre las
actividades realizadas con una visión autocrítica para tener una visión de cómo ha transcurrido el día
3 CONTROL DEL TIEMPO
Establecer prioridades: prioridades A, B, C
Debemos tener en cuenta la repercusión que estas actividades pueden tener en los objetivos finales
Podemos clasificarlos en tres categorías:
Categoría A: Serían las más importantes. Suelen ser pocas, pero cualitativamente muy importantes
Categoría B: Actividades de importancia intermediaCategoría C: Son las que menos incidencia tienen en los
resultadosAdecuar el tiempo a los objetivosDebemos reflejar cada día los objetivos que queremos alcanzar y qué actividades haremos para conseguirlosActividad 4: La agenda fantasma
Cómo utilizar la agenda
Una agenda es un instrumento, no un fin en sí mismo
Cuanto más sencilla, más útil
No planificar más del 40% del tiempo
Utilizar una sola agenda, a ser posible portátil
Con una semana completa a la vista
Que indique fecha y hora
Evitar la dependencia o el olvido
AGENDA
2010
3 CONTROL DEL TIEMPO
4 FACTORES QUE INCIDEN EN LAS PÉRDIDAS DE TIEMPO
Visitas inoportunas Interrupciones Llamadas de Teléfono Reuniones
En conjunto, consisten en interrupciones que suponen un gasto de tiempo adicional y que, generalmente, no inciden favorablemente en nuestros resultados
Hay que aprender a controlar estas interrupciones
Actividad 5: Control de ladrones
VISITAS: Acostumbre a los visitantes a solicitar la entrevista
Establezca horas de incomunicación. Hágalas respetar
Fije un plan para la entrevista. coméntelo con su interlocutor y cíñase a él
Aprenda a decir NO
Póngase de acuerdo con un/a compañero/a en alguna clave de interrupción que le permita acortar la entrevista, o terminarla
Procure que se agrupen siempre varios asuntos para una entrevista
Trate de anticiparse a ciertas entrevistas yendo usted al despacho de los demás. Controlará mejor su tiempo
Control sobre los factores que roban el tiempo
4 FACTORES QUE INCIDEN EN LAS PÉRDIDAS DE TIEMPO
INTERRUPCIONES:Esta entrevista ¿Es realmente necesaria?.En muchos casos con una simple llamada es suficiente
Controle sus interrupciones, estableciendo citas previas. Las personas respetarán el tiempo de usted, si les demuestra que usted también lo hace
Programe reuniones periódicas fijas con sus colaboradores/as.
“Pasaba por aquí”, dice el/la compañero/a de trabajo.Dígales claramente que está muy ocupado. Sugiérales una mejor ocasión para la visita
!Escóndase!. Hay quien cae en la cuenta de que les viene muy bien comer más temprano, para trabajar un rato sin que nadie les moleste
¿En tu mesa o en la mía?. Cuando necesite algo de alguien, vaya a su mesa. Es así, usted, el que controla la visita. Ponga su mesa con orientación que no quede mirando a la cara de los que pasan por allí
Si recibe una visita inesperada, quédese de pie. No tenga una silla cerca de la mesa
4 FACTORES QUE INCIDEN EN LAS PÉRDIDAS DE TIEMPO
Control sobre los factores que roban el tiempo
LLAMADAS DE TELEFONO:Programe siempre sus llamadas de teléfono
Concentre sus llamadas en determinados momentos del día
Tenga a mano todos los documentos necesarios
Si la llamada es larga, dirija la conversación con dinamismo.
Acostumbrar a sus interlocutores a que le llamen a horas determinadas
Si es posible delegar parte de las llamadas, para que nos sirva de filtro, dándole una lista “negra” de personas con las que no desea hablar
Tener a mano un instrumento que le permita hacer anotaciones por escrito, mientras habla por teléfono
Establezca períodos de incomunicación y haga que se respeten
4 FACTORES QUE INCIDEN EN LAS PÉRDIDAS DE TIEMPO
Control sobre los factores que roban el tiempo
No urgent
es
Urgentes
Importantes No importantes
5 LO IMPORTANTE FRENTE A LO URGENTE
Priorizar tareasPriorizar tareas
Actividad 6: Priorización de tareas
Cualquier tarea que realizamos tiene un grado de importancia y un grado de urgencia.
•Hacerlas cuanto antes
•Controlarlas a fondo si requieren la intervención de otros
•Prioridad absoluta sobre el resto
•Delegarlas si es posible
•Buscar caminos rápidos y sencillos para su ejecución
•Agruparlas al máximo en la distribución del tiempo.
•Se deben planificar para evitar que caigan en el olvido.
•Con el tiempo alcanzan el grado de crisis.
•Se pueden establecer fácilmente objetivos sobre ellas.
•¿Se pueden evitar?
•Delegación Automatización
•Ocupar vacíos de planificación
•Reconvertirlas (Cambios en el método de trabajo, formación de terceros...)
No urgent
es
Urgentes
Prioriz
ar Importantes No importantes
5 LO IMPORTANTE FRENTE A LO URGENTE
Priorizar tareasPriorizar tareas
5 LO IMPORTANTE FRENTE A LO URGENTE
Es importante aprender a distinguir entre lo que es realmente urgente y no se puede aplazar, de aquello que lo parece, pero que no lo es tanto o que incluso hay otras personas que pueden ocuparse de esa tarea
Una tarea urgente requiere un realización inmediata, pero a veces son poco importantes y en este sentido pueden ser delegadas
Debemos concentrar nuestro esfuerzo en aquellas tareas importantes, que son largas, complejas, no delegables y que son el núcleo de su actividad directamente relacionadas con la consecución de los objetivos
6 ¿CÓMO APROVECHAR MEJOR EL TIEMPO?
1.- Programar las actividades de cada día2.- Agrupar las acciones relacionadas entre sí3.- Evitar las interrupciones cuando estamos
realizando tareas importantes4.- Dedicar un tiempo para cada actividad5.- Ser flexible ante situaciones imprevistas6.- Dedicar un tiempo personal (para pensar)7.- Mantener a la vista el programa de
actividades
Ley de Parkinson
Todo trabajo se dilata indefinidamente para ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización
7 LAS LEYES DEL TIEMPO
Leyes de Murphy
Nada es tan sencillo como parece al principio
Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio
Si algo puede ir mal, irá mal
7 LAS LEYES DEL TIEMPO
Leyes de Acosta
El tiempo que requiere una tarea
crece cuando la interrumpimos y la
reanudamos
Para una tarea corta siempre hay un
minuto, para una larga nunca hay
tiempo
Lo perfecto rara vez resulta rentable
7 LAS LEYES DEL TIEMPO
Ley de Pareto
El 80% de la eficacia de una persona
proviene del 20% de las actividades
que hace
7 LAS LEYES DEL TIEMPO
PAUTAS DE ACCION
ACCION, ACCION, ACCION...ACCION, ACCION, ACCION...
Algunos consejos:Si quieres que algo ocurra: asígnales un tiempo
Evita la tentación de abordar antes lo que es corto y cómodo
Perder el tiempo es hacer cosas menos importantes de las que podrías hacer
Lo urgente nos lleva al estrés, lo importante a los objetivos
Busca la perfección en el conjunto, no en cada tarea
El estrés no lo causa el trabajo realizado, sino el pendiente
Concéntrate en asumirlo y en hacerlo
Un espacio ordenado ayuda a la concentración
Exte
rnos
¿Qué factores de mi entorno ¿Qué factores de mi entorno limitan mi tiempo?limitan mi tiempo?
PLAN DE ACCION PERSONAL
1.
2.
3.
4.
FactoresFactores Acciones de controlAcciones de control
1.1
1.2
2.1
2.2
3.1
3.24.1
4.2
Reflexión para la acción