Gestión de la Innovación

Fase 3: Desarrollo de los proyectos

Paso 4: Gestión de proyectos

Gestión d e p r o y e c t o sUn proyecto de innovación no puede ser gestionado de lamisma forma en la que se gestiona cualquier otraactividad, aunque se puedan utilizar herramientascomunes.

Los proyectos de innovación presentan característicasmuy particulares: falta de definición de algunos aspectos del desarrollo, existencia de incertidumbres en relación con los resultados objetivo, plazos de desarrollo superiores a los habitualmente existentes en proyectos convencionales, etc.

Por todo ello, es preciso establecer sistemas de gestión adaptados a las necesidades de este tipo de proyectos.

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OBJETIVO:

desarrollar sistemas para la planificación y control de la ejecución de proyectos de innovación.

Gestión d e p r o y e c t o sLa gestión de proyectos debe asegurar que el proyecto cumpla con los parámetros que se han definido en cuanto a

Aunque estas tres características pertinentes a cualquier proyecto, en el caso de los proyectos tecnológicos y de innovación existen ciertas especificidades a tener en cuenta.

Alcance Tiempo Costos

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En el caso de proyectos de innovación puede ser necesario incorporar fases de experimentación y generación de prototipos

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Se refiere a la definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución.

Esta fase de preparación es trascendental para la buena marcha del proyecto. De hecho, una gran parte del éxito o el fracaso del mismo radica precisamente en esta fase inicial, tanto de la definición del proyecto como de la planificación del mismo.

Sin embargo, esta fase tiende a menospreciarse por el ansia de comenzar a ver resultados lo antes posible.

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Todos los proyecto siempre implican 4 objetivos que van de la mano: el primero es el propio resultado que se pretende alcanzar dentro de unos niveles de calidad aceptable.

Sin embargo, esto no se puede conseguir a cualquier precio ni en cualquier plazo. Por lo tanto, los objetivos resultado, plazo y costo deben permanecer necesariamente relacionados.

El cuarto objetivo es la satisfacción del cliente, la cual no se puede dar por sentada sólo por haber cumplido con los 3 objetivos previos.

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• Al incorporar la experimentación y generación de prototipos pueden aumentar los costos del proyecto y también su duración. Sin embargo, por lo general esto siempre es más barato que lanzar al mercado proyectos que fracasen por no haber identificado sus problemas en las etapas tempranas.

• Muchas veces los proyectos de investigación en su etapa inicial no tienen bien definidos sus objetivos ni completa claridad de los resultados esperados. Esto se clarifica en etapas más avanzadas.

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• El tipo de organización influye no sólo en los proyectos que se van a realizar sino también en la forma en la que se realizan.

• Esto conforma el contexto del proyecto.

• El conocimiento del contexto del proyecto es un elemento fundamental para asegurar el cumplimiento de sus objetivos.

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En la etapa de PLANIFICACIÓN se deben estructurar las tareas que se han de llevar a cabo para que éste pueda conseguir los objetivos.

Contempla la definición de las propias tareas, la duración de las mismas y el orden de ejecución con el que deben de llevarse a cabo, además de los recursos que es necesario emplear.

Usando diferentes técnicas, es posible ordenar las actividades, identificar las relaciones temporales lógicas entre ellas y determinar la calendarizacióndel proyecto.

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A través de la planificación, se establecerán los instantes de inicio y final de cada actividad, identificando qué actividades presentan holguras en su ejecución y cuáles no (actividades críticas).

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Carta Gantt

PERT

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Otro de los aspectos clave es definir un plan de gestión de riesgos donde se indiquen los peligros que puedan afectar al proyecto y las medidas preventivas para evitarlos y/o minimizarlos.

Pese a su relevancia, muchas veces no se hace.

Muchas veces los proyectos de innovación son más riesgosos debido a que en las etapas de inicio no se tienen datos concretos respecto a los objetivos, alcances del proyecto y los recursos requeridos para su ejecución.

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A demás es importante señalar que los riesgos decarácter no son los únicos ni necesariamente los más importantes.

En el área de innovación hay que prestar especial atención a los aspectos relacionados con la comunicación, la diseminación y la explotación de los resultados del proyecto.

Gestión d e p r o y e c t o sEjecución: Realización de todas las tareas planificadas.

Sin embargo, aunque la planificación haya sido bien

realizada, siempre existe situaciones que pueden alterarlas.

• Los cambios en el proyecto.

• Los proveedores no cumplen.

• Las tareas tardan más de lo estimado.

• Aprobaciones importantes no llegan a tiempo.

• Las prioridades cambian.

• Problemas de calidad.

• Rediseños no previstos.

• Etc.

Gestión d e p r o y e c t o s• Control: comparar el avance real del proyecto

con lo que se había planificado, para llevar a cabo acciones correctivas si se requieren.

En concreto, la fase de control requiere:

1. Medir el avance real del proyecto: Se pueden utilizar algunas de las herramientas descritas en la planificación.

2. Corregir las desviaciones que hayan podido producirse. Siempre teniendo en cuenta los objetivos del proyecto.

Gestión d e p r o y e c t o sEn esta etapa, la ejecución del proyecto ya ha finalizado, se

ha desarrollado el producto o servicio definido en el inicio.

Sin embargo, para concluir el proyecto es necesario identificar los puntos que permitirán optimizar trabajos futuros.

En esta etapa todo el equipo involucrado en el proyecto debe analizar las lecciones aprendidas, con el fin de repasar los hitos más importantes del proyecto, los principales problemas encontrados, los riesgos planificados y los no considerados, etc.

Gestión d e p r o y e c t o sEste análisis se debe materializar en un Informe de finalización del proyecto que debiera incluir:- documentos descriptivos sobre la ejecución de todas las

actividades (con indicación de recursos, costes y tiempos consumidos, así como las modificaciones efectuadas al plan),

- un resumen de los problemas encontrados y las decisiones importantes tomadas a lo largo del proyecto,

- un análisis de las incidencias y no conformidades habidas a lo largo del proyecto, así como la experiencia general obtenida a lo largo de la ejecución en ámbitos como la metodología, la organización, los procedimientos, la planificación, etc.