Gestión de la Calidad

Antecedentes

• El término productividad aparece en un artículo publicado por F. Quesnay (1694 - 1774), médico de la corte de Luis XV.

• En 1883 Littre definió a la productividad como la facultad de producir.

• En 1950, La organización para la Cooperación Económica Europea, la definió como el cociente que se obtiene al dividir la producción entre uno de los factores de producción. De esta forma es posible hablar de la productividad del capital, de los materiales, de la mano de obra, del equipo, etc.

Definiciones Básicas

•Contador: Una relación costo - beneficio

•Ingeniero: Máximo de producción con mínimo de recursos y desperdicio

•Administrador: Lograr el máximo beneficios de todos los recursos disponibles.

•Trabajador: Ganar más dinero por hora con el menor esfuerzo.

•Accionista: Lograr máximas utilidades.

•Productividad parcial (Pp): Es la razón entre la cantidad producida y un sólo tipo de insumo.

•Productividad Total (Pt): Es la razón entre la producción total y la suma de todos los factores de insumo.

Definiciones Básicas

• Desde el punto de vista Filosófico– Resultado natural del hombre que por convicción propia se esfuerza

por ser mejor cada día.• Desde el punto de vista Estático

– Es la relación entre la producción y los factores que intervienen en ella.• Desde el punto de vista Dinámico

– Es la actitud mental que busca mejorar la relación con métodos más efectivos.

• Desde el punto de vista de su Finalidad– Es el mejoramiento de dicha relación en beneficio de ; la empresa, el

personal y el cliente o usuario• En general

– Producir más y mejor con menos esfuerzo y optimizando los recursos

(Hacer bien lo deseable a partir de lo disponible)

Empleo equivocado del término Productividad

• Producción La actividad de producir bienes físicos y/o servicios.

• Productividad La utilización eficiente de los recursos, al producir bienes físicos y/o servicios.

• Eficacia Hacer las cosas que se deben hacer. (orientada al resultado)

• Eficiencia Implica hacer las cosas correctamente. (orientada al proceso o método)

Una empresa es Eficaz, Eficiente y Productiva cuando hace loque debe hacer, lo hace bien y aprovecha al máximo los

recursos de que dispone.

El modelo del Sistema de Producción

•Materiales•Mano de Obra•Maquinaria y Equipo•Energía•Capital

Proceso deConversión

•Bienes físicos•Servicios

INSUMOSProceso de

Adición de ValorPRODUCTOS

Modificación a Insumos y Procesos Evaluación

DESEMPEÑO

OBJETIVOS Sistema de control

Algunas formas de medición del producto

INSUMOSProceso de

Adición de ValorPRODUCTOS

BIENES FÍSICOS

•Unidades producidas y/o Unidades Vendidas

•Equivalente en H / H de las unidades producidasy/o vendidas

•Equivalente en Utilidad de las Unidades Vendidas

SERVICIOS

•Unidades Vendidas

•Cantidad de servicios portipo

•Equivalente en tiempo delos servicios prestados

•Equivalente en costo delos servicios prestados

PRODUCTOS

Medición de la Productividad

• MODELO KENDRICK - CREAMER– Índice de productividad total para un período

= (Producción del período en precios / insumos del período medidos en precios)

• MODELO DE CRAIG - HARRIS– Índice de productividad total

= (La producción total) / {(Factor de mano de obra) + (Factor de capital) + (Factor de refacciones compradas y materia prima) + (Factor de otros bienes y servicios)}

• MODELO APC (American Productivity Center)

Ventas Cant. producción x Precio de venta Producción Precios

– Utilidad = ----------- = --------------------------------------------- = ------------- x --------

Costos Cant. insumos x Costos unitarios Insumos Costos

= (Productividad) x (Factor de recuperación del precio)

Modelo de Productividad Total

• Se basa en una medida de “Productividad Total” y un conjunto de cinco medidas de “Productividad Parcial”

Producción Tangible Total

Productividad Total = ------------------------------------------

Insumos Tangibles Totales• Producción Tangible Total = Valor de las unidades terminadas

producidas + Valor de las unidades parciales producidas + dividendos de valores + interés de bonos + otros ingresos.

• Insumos Tangibles Totales = Valor de los insumos empleados (Humanos + materiales + capital + energía + otros gastos).

Producción Tangible para Manufactura

PRODUCCIÓN(Tangible)

UNIDADESTERMINADAS

UNIDADESPARCIALES

DIVIDENDOSDE VALORES

INTERÉSDE BONOS

OTROSINGRESOS

Para Venta

Para UsoInterno

Para Venta

Para UsoInterno

Producción Tangible para Servicios

PRODUCCIÓN(Tangible)

SERVICIOSPRESTADOS

SERVICIOSEN PROCESO

DIVIDENDOSDE VALORES

INTERÉSDE BONOS

OTROSINGRESOS

Vendidos

Para UsoInterno

Para Venta

Para UsoInterno

Insumos Tangibles

INSUMOS(Tangibles)

HUMANOS CAPITAL MATERIAL ENERGÍA OTROS

Trabajadores

Administradores

Profesionistas

Burócratas

Personal de oficina

Fijo:TerrenoPlantaMaquinariaEquipo

De trabajo:InventarioEfectivoCtas. Por cobrar

Materia Prima

Materiales Indirectos

Partes compradas

Combustóleo

Gas

Carbón

Agua

Electricidad

Viajes

Impuestos

Honorarios

Comercializa.

ProcesamientoInformación

Ejercicios

1) La empresa “UNA LLAMADA FELIZ, S.A. DE C.V.”, manufacturera de aparatos telefónicos, produce 150,000 aparatos al mes, para lo cual empleó 35 trabajadores operando una jornada diaria de 8 horas, durante 20 días. En forma adicional, se tuvo un costo total de $9,750,000.00 por concepto de mano de obra, materiales y gastos. Finalmente, la utilización de equipo y maquinaria fue de 54,000 horas. Calcular:

a) Productividad Total (Pt)

b) Productividad Parcial de Mano de Obra (Pp M.O.)

c) Productividad Parcial de Maquinaria y Equipo (Pp M.E.)

2) El supermercado “O.K. SMART, S.A. DE C.V.”, atiende 25,000 clientes por semana, para lo que emplea 24 cajeras, durante 7 días a una jornada de 8 horas diarias. Los costos totales por mano de obra, materiales y gastos, fueron de $150,000.00, Calcular:

a) Productividad Total (Pt)

b) Productividad Parcial de las Cajeras (PpM.O.)

Ejercicio

3) La empresa “VIAJES AL MÁS ALLÁ, S.A. DE C.V.”, reportó el trimestre pasado los siguientes resultados:

– Ingresos por Servicios Generales $3,000,000.00

– Mano de Obra (Nómina completa) $ 700,000.00

– Materiales y Combustibles $ 650,000.00

– Insumo de Capital $ 900,000.00

– Energía y Servicios $ 300,000.00

– Otros gastos $ 400,000.00

Calcular:

– Las Productividades Parciales

– La productividad Total

Factores que afectan la Productividad

• Inversión• Utilización de la capacidad• Investigación y Desarrollo• Normas Legales• La vida del sistema

productivo• La vida del equipo y

maquinaria

• Costo de la energía• Mezcla de la fuerza de trabajo• Ética Laboral• Temor por la pérdida del

empleo• Influencia Social• Administración

Síntomas de una baja Productividad

• AUSENTISMO

• RETARDOS

• DESCOMPOSTURAS

• BAJA PRODUCCIÓN

• RECLAMACIONES

• BAJA CALIDAD

• ACCIDENTES

• ROTACIÓN DE PERSONAL

• ÉTICA LABORAL

• RESISTENCIA AL CAMBIO

La Productividad y el Desarrollo Humano

• LA MORAL EN LA ORGANIZACIÓN:

– Según Milton L. Blum, es el sentimiento, por parte del empleado, de ser aceptado y pertenecer a un grupo de empleados, mediante la adhesión a metas comunes y confianza en la conveniencia de esas metas.

• PARA TENER UNA MORAL ALTA, EL EMPLEADO NECESITA:

– Convicción firme que le permita pensar que vale la pena vivir la vida.

– Tener amplios conocimientos sobre su trabajo.

– Saber que tiene el mismo valor que el resto del grupo.

– Estar dirigido y coordinado para alcanzar la meta común.

Factores que conducen a una Moral Alta

• Físicos• Satisfacción con la empresa• La posición en el grupo:

– Sentimiento de seguridad– Condiciones inmejorables de

trabajo– Comunicación con la Dirección– Amistad con los compañeros– Confianza con los superiores– Empresa se interesa por su

bienestar– Confianza en el juicio de la

Dirección• El sacrificio mutuo

• El supervisor inmediato:

– Supervisión más libre y general

– Autoridad y responsabilidad suficiente

– Conoce mejor su función directiva

– Más tiempo para planear y organizar

– Supervisión más general

– Los detalles se dejan al trabajador

– Actitud enfocada a los empleados

• Participación

• Progreso del grupo

• Tolerancia y libertad.

El personal Administrativo

• A este nivel sólo debe llegar personal cuidadosamente seleccionado:

– No tanto por sus conocimientos técnicos– Por su nivel intelectual, cultural, moral y sobre todo por sus

características de temperamento.• Es indispensable y urgente, contar con personas cuyo modo de

actuación haga ver a sus colaboradores inmediatos:– Que su labor es interesante– Que es significativa– Fomentar el deseo de progresar– Aumentar la Productividad por satisfacción personal– Fomentar el desarrollo del individuo

Hombre (Auto - realizado)

Necesidades higiénicas

• Salarios• Seguridad• Condiciones de trabajo• Políticas de R. Humanos

Necesidades motivadoras

• Realización• Reconocimiento• Desafío• Desarrollo profesional

Grid Administrativo de Blake

INT

ER

ES

ES

PO

R L

A G

EN

TE

INTERESES POR LA PRODUCTIVIDAD

1.9

1.1 9.1

5.5

9.9

Gestión de la Calidad

Características

Grupo de trabajo para la mejora de calidad, puede ser voluntario o asignado, sus miembros:

– Deberán abandonar diferencias las personales– Deberán crear lazos de unión– Deberán equilibrar los compromisos– Deberán aprender a mejorar la Calidad– Deberán desarrollar el equipo

Los equipos pueden estar:

CONSOLIDADOS• Capacidad de negociación y trato• Cordialidad es la base de

consolidación• Conocimiento claro de expectativas• Reconocimiento de opiniones• Evitan conflictos• Si ocurren, se resuelven entre todos• Desarrollo de habilidades• Apoyo efectivo en momentos críticos

NO CONSOLIDADOS•No se asimila el compromiso

•Hay lucha por el control del equipo

•Discusiones frecuentes

•Sensación de tiempo perdido

•No se aceptan opiniones

•Conflictos frecuentes

•No hay desarrollo de habilidades

•Ruptura

Las Tareas

OBVIAS

• Juntas de trabajo• Recolección de información• Análisis de datos• Planeación de mejoras• Ejecución de cambios• Elaboración de reportes

NO OBVIAS

• Ansiedad• Nerviosismo• Problemas de lealtad• Dudas respecto al éxito del

equipo• Conflictos por el control• Desconfianza

Interpersonal Underworld

• IDENTIDAD PERSONAL CON EL EQUIPO

• IDENTIDAD CON LOS DEMÁS MIEMBROS

• IDENTIDAD CON LA ORGANIZACIÓN

Interpersonal Underworld

• IDENTIDAD PERSONAL CON EL EQUIPO–INCLUSIÓN

•¿Me siento como parte del equipo?•¿Pertenezco al equipo?•¿Deseo pertenecer al equipo?•¿Qué puedo hacer para encajar en el equipo?

–INFLUENCIA, CONTROL Y CONFIANZA MUTUA•¿Quién llevará la voz de mando?•¿Quién tendrá mayor influencia?•¿Tendré influencia?, ¿Seré escuchado?•¿Estaré en condiciones de contribuir?

–SOLEDAD Y LEALTAD MUTUA•¿Me sentiré solo dentro del equipo?•¿Estaré en condiciones de desarrollar un espíritu de cooperación?

Interpersonal Underworld

• IDENTIDAD CON LOS DEMÁS MIEMBROS DEL EQUIPO

– ¿Qué relaciones caracterizarán al equipo?

– ¿Cómo podrán interactuar miembros de distintos rangos?

– ¿Seremos amistosos e informales o estrictamente el trato será de trabajo?

– ¿Seremos abiertos o reservados en lo que decimos?

– ¿Estaremos dispuestos a trabajar unidos o discutiremos todo el tiempo?

– ¿La gente me agrada o me desagrada?

– ¿Le agrado a la gente o le desagrado?

• IDENTIDAD CON LA ORGANIZACIÓN

– ¿La lealtad con el equipo entrará en conflicto con la de mis colegas de departamento?

– ¿La responsabilidad con el equipo entrará en conflicto con mis deberes diarios?

Etapas de Crecimiento del Equipo

• FORMING (DE FORMACIÓN)

• STORMING (DE TORMENTA)

• NORMING (DE NORMATIVA)

• PERFORMING (DE DESEMPEÑO)

Etapas de crecimiento

FORMING

• SENTIMIENTOS

– Excitación, anticipación y optimismo

– Orgullo por haber sido elegido

– Precaución en la unión del equipo

– Inquietud y ansiedad por el trabajo

• COMPORTAMIENTOS

– Intentan definir las tareas

– Intentan definir el comportamiento

– Toman decisiones sobre la información

– Altivismo, soberbia y discusiones

– Impaciencia para algunos

– Dificultad para identificar problemas

STORMING

• SENTIMIENTOS

– Resistencia al trabajo

– Hacer las cosas como de costumbre

– Agudizan los cambios de actitud

– Grandes dudas respecto al éxito

• COMPORTAMIENTOS

– Grandes discusiones

– Posiciones defensivas y de competencia

– Cuestionan el juicio del que los nombró

– Establecen metas irreales

– Hay quejas por trabajo excesivo

– Desunión, tensión y sienten fracaso

Etapas de crecimiento

NORMING

•SENTIMIENTOS

–Adquieren habilidad para expresarse

–Aceptación del compañerismo

–Recobran la fe en el éxito del proyecto

•COMPORTAMIENTOS

–Inicia la armonía

–Intentan resolver los conflictos

–Mayor amistad y camaradería

–Confianza de unos a otros

–Intercambian problemas personales

–Sentimiento de cohesión en el grupo

–Un espíritu común y las mismas metas

–Se establecen normas de operación

PERFORMING

•SENTIMIENTOS

– Interiorizan en lo personal

– Interiorizan en sus procesos de grupo

– Mayor entendimiento

– Hay más lazos de unión

– Satisfacción por el progreso

•COMPORTAMIENTOS

– Cambio positivo en las personas

– Enfoque constructivo

– Habilidad para resolver problemas

– Trabajan con los conflictos

– Relación más cercana en el equipo

– Logran resultados

Receta para un equipo exitoso

• INGREDIENTES

– Claridad en las metas

– Un buen plan de trabajo

– Roles claramente definidos

– Comunicación clara

– Conductas adecuadas

– Procedimientos definidos para la toma de decisiones

– Participación balanceada de todos los miembros

– Establecer normas de funcionamiento

– Conocer los procesos del grupo

– Utilización de herramientas científicas

Retroalimentación Constructiva

Lineamientos genéricos

• Reconocer la necesidad de aplicarla

• Positiva y negativa• Entender el contexto• Saber cuándo• Saber dónde • Saber cómo• Saber recibir

Lineamientos específicos

• Ser descriptivo

• No usar calificativos

• No exagerar

• No emitir juicios

• Hablar por uno mismo

• Plantear el tema como enunciado

• Limitarse a lo que se está seguro

• Apoyar a aceptar cumplidos

Una guía

EXPLICACIÓNPlantear el comportamiento sin emitir juicios, sin exagerar y sin calificativos. Sólo establecer el hecho de la forma más específica posible.

Decir cómo su comportamiento le afecta. Si es necesario se puede emplearmás de una palabra para describir el sentimiento que le afecta.

Se describe el porqué se siente afectado. Describa la conexión entre loshechos y el sentimiento que le provocó.

Permita a la otra persona responder (ESCUCHE ACTIVAMENTE)

Describa el cambio que desea que la otra persona considere.

Explique porqué piensa que el cambio puede aliviar la situación o resolverel problema.

Escuche la respuesta de la otra persona. Hay que estar preparado para discutir opiniones y comprometerse a una solución.

SECUENCIA

“Cuando tu…….”

“Me siento…….”

“Porque yo…..”

(Pausa para discusión)

“Me gustaría….”

“Porque…….”

¿Tu qué piensas?

Observaciones

•Lineamientos para actuar ante los problemas del grupo.

– Anticiparse y prevenir los problemas cuando sea posible.

– Pensar que cada problema es un problema del grupo.

– No reaccionar exageradamente ni dejar de actuar.

•Niveles de respuesta del Líder de Equipo

– No intervenir

– Intervenir lo mínimo posible

– De baja intervención

– De intervención media

– Da alta intervención

– De expulsión del grupo (Opción cero)

– ¿Qué es lo adecuado?......responda

Los 10 problemas más comunes

• POR TROPIEZOS• POR MIEMBROS DOMINANTES• POR MIEMBROS PARLANCHINES• POR MIEMBROS RENUENTES• POR ACEPTAR COMO HECHOS LAS OPINIONES• POR LAS PRISAS PARA CUMPLIR• POR ATRIBUCIONES FALSAS• POR COMENTARIOS FUERA DE LUGAR• POR DIVAGACIÓN• POR FORMACIÓN DE FEUDOS

Gestión de la Calidad

Definiciones• KAIZEN Mejoramiento Continuo• Ky´ zen Cambio + bueno =

Mejoramiento• Kaizen (New Shorter Oxford Dictionary)

– Continuous improvement of working practice, personal efficency, etc., as a business philosophy.

• Es el espíritu que nos impulsa para que:– Sin importar lo que se haga, se puede hacer

mejor.

Las 3 Reglas Básicas

• Housekeeping (Las 5´S)

• Estandarización (ISO 9000)

• Eliminación del “MUDA”(Desperdicio)

Conceptos Básicos

• Kaizen y la administración• Procesos contra resultados• Seguimiento de los ciclos PDCA/SDCA• Establecer la Calidad como lo primero• Hablar con datos (Evidencias)• El siguiente proceso es el cliente

Sistemas para el éxito de la estrategia Kaizen

• Total Quality Management (TQM)

• Just-in-Time System (JIT)

• Total Productive Maintenance (TPM)

• Quality Policy Deployment

• A Suggestion System

• Small-Group Activities

Total Quality Management (TQM/TQC)

•“T”-Total - Desde la dirección hasta empleados de piso-proveedores-revendedores.

•“Q”-Calidad-La prioridad, aunque existen dos metas comunes asociadas que son: “Costos” y “Despacho”, la combinación de las tres se conoce como función “QCD”

•“C”-Control-El proceso debe ser identificado, controlado y mejorado continuamente

•“M”-Management-La función principal es:

– Establecer un plan para verificar el proceso contra resultados, con la idea de mejorarlo, para lo que se debe cumplir con:

• Despliegue de la Política de Calidad

• Construir un Sistema de Aseguramiento de Calidad (ISO 9000)

• Lograr la estandarización

• Capacitación y entrenamiento

• Administración de costos

• Círculos de Calidad

Justo a Tiempo

•Eliminación de las actividades que no agregan valor. (Eliminación del MUDA o reingeniería de procesos)

•Fuerte orientación a la producción esbelta.

(Lean Manufacturing)

•Flexibilizar el sistema en función a los clientes

Mantenimiento Productivo Total (TPM)

• Mejorar los programas de mantenimiento.

• Mejorar la capacidad de respuesta del equipo.

• Se requiere autodisciplina.

• Las 5´S son el camino de entrada.

Despliegue de la Política de Calidad

• La alta dirección debe:

– Establecer objetivos claros

– Establecer rutas de acceso para el logro de los objetivos.

– Estrategias a largo plazo y anuales.

– Elaborar un plan para desarrollar dichas estrategias.

Sistema de Sugerencias

• Son válidas sin importar el tamaño y tipo de sugerencia• Pueden ser individuales o grupales• No se deben esperar grandes beneficios• Se deben esperar pocos beneficios, pero con gran frecuencia.• Las sugerencias se deberán discutir con los supervisores.• La primera regla es la Autodisciplina.

Actividades en grupos pequeños

• Se deberán enfocar a:

– Mejorar la Calidad– Reducir los Costos– Mejorar el Despacho– Mejorar la Seguridad– Mejorar la Productividad

“QCD”

El Gemba y la Dirección

• La Dirección debe:– Proveer soporte al GEMBA, ya que es el principal protagonista

– Administrar el GEMBA con políticas y recursos

– Aceptar la contabilidad enfocada a la función “QCD”

– Proveer un salón para el KAIZEN

– Establecer las metas para el GEMBA.

GEMBADirecciónExpectativas

del ClienteSatisfaccióndel Cliente

La Casa del GEMBA

AdministraciónRentable

Administraciónde Calidad

Administraciónde Costos

AdministraciónLogística

Operaciones de Trabajadores

Información Equipamiento Productos yMateriales

LAS 5´S (HOUSEKEEPING)ESTANDARIZACIÓN (ISO 9000)

ELIMINACIÓN DEL “MUDA”Teamwork Elevación de la Moral AutodisciplinaAdministración Visual Círculos de Calidad Sistema de Sugerencias

Construyendo la Casa del GEMBA

• El compromiso de la dirección. (Escrito)

• La dirección debe mostrar:

– Alta motivación

– Autodisciplina

– Mentalidad KAIZEN

• El personal se debe involucrar en:

– Teamwork

– Elevación de la moral

– Autodisciplina

– Círculos de calidad

– Administración visual

• Las 5´S son un buen principio

Construyendo la Casa del GEMBA

• La meta.-(Construir la casa del GEMBA a través de:)

– Un aprendizaje corporativo para desarrollar metas comunes y valores. Aquí la Mejora Continua es una forma de vida y la gente se enorgullece de:

• Su trabajo• Incrementar sus habilidades• Resolver problemas en el GEMBA• Ver su trabajo como una “Misión”• Tener un completo desarrollo y crecimiento.

Construyendo la Casa del GEMBA

• Las Herramientas:

– !Sentido común, sentido común y más sentido común!

– Check-lists

– Preguntarse cinco veces ¿Por qué?

– Las 5´S

– Muda (Mura y Muri)

– Seguir el axioma: “No lo recibas, no lo proceses y mucho menos lo envíes”

– La fundamentación de valores humanos tales como:

• Respeto a la humanidad

• Compromiso en todo la que se hace

• Determinación

• Uso racional de los recursos

• Limpieza, etc.

Las 10 reglas para practicar el KAIZEN en el GEMBA

•Descartar la forma convencional y rígida de pensar.

•Pensar en cómo hacerlo y no en el porqué no puede ser hecho.

•No anteponer excusas. Empezar cuestionando las prácticas comunes.

•No buscar la perfección, hacerlo bien aunque sólo se logre el 50%.

•No gastar dinero para el KAIZEN.

•Corregir los errores de inmediato.

•La sabiduría se desplaza cuando se enfrenta al trabajo duro.

•Preguntarse cinco veces ¿Por qué? y encontrar las raíces de los problemas.

•Buscar la sabiduría de 10 personas más que el conocimiento de una.

•Recordar que las oportunidades del KAIZEN son infinitas.

Cómo administrar la función QCD en el GEMBA

• Para “Q” - CALIDAD

– Establecer estándares– Fomentar la autodisciplina de las 5´S– No pasar defectuosos al siguiente proceso– Los problemas se resuelven con (Gemba-Gembutsu)– Implantar los equipos de trabajo con el personal– Diseñar un sistema de CEP (Control Estadístico de

Proceso)

Cómo administrar la función QCD en el GEMBA

• Para “C Y D” - Costos y Despacho:– Las oportunidades para la reducción de costos deberán ser expresadas

en términos de la eliminación del MUDA.– La regla general para la reducción de costos será:

“El KAIZEN debe empezar en el GEMBA”– Para lograrlo se deberán ejecutar las siguientes actividades:

• MEJORAR LA CALIDAD• MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD• REDUCIR LOS INVENTARIOS• ACORTAR LAS LÍNEAS DE PRODUCCIÓN• REDUCIR LOS PAROS DE EQUIPO Y MAQUINARIA• REDUCIR EL ESPACIO• REDUCIR EL TIEMPO DE CICLO

La Administración Visual

• Involucra–Tableros del Gembutsu–Gráficos–Listas–Registros de desempeño–Listas de sugerencias–Figuras de producción–Estadísticas, etc.

Los 3 principios de la Administración Visual

• Los problemas deben mostrarse.

– Paros de línea o maquinaría y equipo

– Marcar deficiencias en equipos

• Estar en contacto con la realidad.

– Administrar las 5 M´s

• Manpower

• Maquinaria

• Materiales

• Métodos

• Mediciones

• Aclarar las metas para la mejora.

La Administración de las 5 M´s

• Manpower– ¿Cómo está la moral del trabajador?– ¿Cómo sabe de la habilidad del trabajador?– ¿Cómo sabe si el trabajador está haciendo su trabajo correctamente?

• Maquinaria– ¿Cómo sabe si están produciendo artículos de buena calidad?– ¿Cómo sabe si tiene el mantenimiento y lubricación adecuados?

• Materiales– ¿Cómo sabe si el flujo de materiales es adecuado?– ¿Están indicadas visualmente las direcciones de flujo?– ¿Existen alarmas sonoras, visuales, etc., para escasez o excesos?

• Métodos– ¿Cómo sabe si se hace bien el trabajo?– ¿Existen estándares?, ¿Están a la vista los estándares?

• Mediciones– ¿Cómo sabe si el proceso va bien?– ¿Cómo sabe si sus equipos están calibrados?

Gestión de la Calidad

Conceptualización• SEIRI• SEITON • SEISO • SEKETSU

• SHITSUKE

• CLASIFICACIÓN• ORGANIZACIÓN • LIMPIEZA• BIENESTAR

PERSONAL• DISCILPLINA

•Mantenga sólo lo necesario

•Manténgalo en orden

•Mantenga todo limpio

•Cuide su salud física y mental

•Mantenga un comportamiento confiable

La metodología de las 5 ´S implica el desarrollo de un conjunto de actividades encaminadas al logro de un ambiente de trabajo ordenado, limpio y confortable

5´s

Clasificación (SEIRI)

• Clasificar es separar u ordenar por clases, tipos, tamaños, categoría o frecuencia de uso.

• Eliminar lo que no sirve , lo innecesario y lo excesivo.• De escritorios, pasillos, oficinas, almacenes, etc.• Es indispensable que revise los objetos, mobiliario y

equipo que utiliza, los seleccione y clasifique.• ¿En su puesto de trabajo, cuántas cosas innecesarias

guarda?• ¿Y en su casa?

Recuerde que a veces se utiliza mal el espacio que puede ser vitalpara tener un ambiente más limpio y holgado de trabajo

Criterios para la selección y clasificación• TIEMPO

– Durabilidad

– Caducidad

– Por legislación, etc.

• ARTÍCULOS

– Deteriorados

– Poco funcionales

– Innecesarios

– Obsoletos

– Descompuestos, fraccionados o rotos

– Mohosos

– Peligrosos (tóxicos, contaminantes, etc.)

Procedimiento para la Clasificación

Si se usa a cada momento

Si se usa todos los días

Si se usa todas las semanas

Ubíquelo en la oficina, sobre el banco de trabajo o cerca de las máquinasA) Identifique

B) Identifique

C) Identifique

Si se usa una vez al mes

Si se usa cada 3 semanas

Si se usa esporádicamente

Ubíquelo cerca del sitio de trabajo

Ubíquelo en el almacén o en un depósito

DescárteloLo que no es necesario

A nivel de empresa enforma sistemática

REORGANIZACIÓN TOTAL

REORGANIZACIÓN PARCIAL

INSPECCIÓN PERIÓDICA

DISCRIMINACIÓN DE:

Simultáneamente, en todas la oficinas y talleres, cada empleado lleva a cabo lareorganización

FUNCIONAL REPARABLEARTÍCULOS

VIEJOSSOBRANTES

ARREGLO INNECESARIO

SE ORGANIZA

SE DESECHA

Un día señalado con anticipación, sólo una oficina, el almacén o un área definida,desarrollan la reorganización. P. Ejem: Pasillos, corredores caminos, oficina segúnorganización, espacios comunes o serviciosarmarios, gavetas, estantes, etc.

Organización (SEITON)

• Es ordenar un conjunto de objetos, partes o elementos, dentro de un conjunto, en especial en una combinación que esté acorde con algún principio racional o cualquier arreglo metódico de partes.

• Es posible que en ciertas áreas existan estándares de organización como (Ordenar la herramientas, normas de archivo, instrucciones de ubicación, etc.), si no existen, es recomendable proponerlos.

– Ordenar por claves alfanuméricas o numéricas

– Por su utilización (por día, semana, mes, año, etc.)

– Por características (tamaño, color, funcionamiento, etc.)

– Por combinación de métodos:

• Primero por características y luego por clave

• Por utilización y luego por característica, etc.

Procedimiento para Organizar

Definir una nomenclatura paraclase de elementos

Decidir los sitiosde ubicación

(Cada cosa en su lugar)

Decidir como se va a guardar, tomando en cuenta:1)Fácil de guardar2)Fácil de identificar3)Fácil de sacar4)Fácil de reponer5)Fácil de volver a su lugar

Una recomendación importante al organizar es cumplir con el concepto de:“un elemento es lo mejor”.

Una herramienta, un formato, una hora, una máquina, un archivo, una hoja de papel, etc.

Si se establecen lugares de ubicación, cada usuario deberácolocar en su lugar el artículo que tomó al terminar de usarlo

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Limpieza (SEISO)

•Es el acto de quitar lo sucio.

•Mantener permanentemente condiciones adecuadas de aseo e higiene.

•Eliminar manchas, mugre, grasa, polvo, desperdicios, etc., de pasillos,talleres, oficinas, almacenes, escritorios, bancos de trabajo y demás elementos del lugar de trabajo.

•Lograr que los trabajadores apoyen a las tareas de mantenimiento específico de maquinaria, insumos, herramientas o instrumentos, con una programación acorde a las mayores exigencias de operación.

La limpieza general es responsabilidad de la empresa, perogran parte del éxito reposa en la actitud de los trabajadores

Procedimiento para Limpieza

Saque el polvo y suciedad de los sitios de trabajo; pisos, paredes,

techos, ventanas, cajones,estantes y maquinaria que se use en

las operaciones diarias

1)Limpiar lo que se va a utilizar antes de trabajar2)Antes de salir, dejar todo tan ordenado y limpiocomo se quiere encontrar al día siguiente3)Hacer de los puntos anteriores un hábito

Asee el sitio de trabajo y el equipodespués de usarlo

Limpie cualquier suciedad en lasherramientas, instrumentos o

aparatos, antes y después de su uso, y verifique su funcionalidad

Si durante el proceso de limpiezaencuentra cualquier desorden o

desarreglo anormal, o condicionesindeseables, identifique las causasprincipales y establezca acciones

preventivas para evitar la recurrencia.

Establezca su propio programa de limpieza, diario y periódico, con un cuadro de tareas para cada

lugar específico

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Bienestar Personal(SEIKETSU)

• Es el estado en que la persona puede desarrollar de manera fácil y cómoda todas sus funciones.

• Consiste en mantener la “limpieza mental” y física de cada trabajador.

• No requiere de un procedimiento especial, más bien es el resultado de aplicar adecuadamente las “eses” anteriores lo que conduce a gozar de un “ambiente saludable” y cómodo para quienes laboran en él.

• Se refiere tanto a la salud física como mental de cada trabajador, así como a las facilidades que se le brinden para desarrollar su trabajo de manera confortable.

• Sitios “malsanos” no contribuyen a la buena salud de los que laboran en él.

Aspectos Importantes para el Bienestar Personal

• En primer lugar, con aspectos orientados a las condiciones de los empleados:

– Recordar siempre la importancia de mantener mente sana y cuerpo sano.

– Insistir en la necesidad de vestir con ropa limpia y apropiada, y de cumplir con las normas de seguridad.

– Mantener excelentes condiciones de higiene en los servicios comunes.

• En segundo lugar, haciendo énfasis en las 5 ´S mediante la utilización de formas más avanzadas, como establecer procedimientos estándar de operación para planear la aplicación de las 5 ´S, bajo condiciones de plena conciencia en cada trabajador. Esta opción, sugiere:

Mecanismo para establecer procedimientos estándar para las 5 ´S

Identifique

Establezca

Determine

Si encuentra algoerróneo, determine:

Cuáles son?Por qué son?Dónde están?

Criterios de evaluación para:

FormatosInstructivosCheck-list

ResponsablesCausasSoluciones

Las áreas o puntos críticos o importantes relacionados con

las 5 ´S

Lo crítico, lo importante, lo inseguro o peligroso, lo pococonfiable y lo poco deseable

Cuándo se va a reportar?Quién va a verificar?Qué se va a verificar?Cómo se va a verificar?Qué instrumentos se usarán?

Cuándo se va a reportar?A quién se va a reportar?Cómo se va a reportar?

A manera de síntesis:

• Aseo y arreglo adecuados• Ropa limpia y propia para el trabajo• No abusar del alcohol, tabaco o

substancias similares• Alimentación balanceada• Posturas adecuadas en el trabajo• Descanso adecuado• Actitud positiva hacia el trabajo,

haciendo del desempeño laboral un medio de satisfacción personal

• Actitud equilibrada en relación con los problemas personales y de trabajo

• Visitar al médico cuando se requiera y de preferencia periódicamente como medida preventiva.

• Vida equilibrada con deportes, capacitación, recreación y todo aquello que apoye al bienestar personal

• Utilización del equipo de protección y seguridad, y cumplimiento de las normas.

“La empresa debe asegurar que las condiciones de trabajo para los empleados sean adecuadas y mantener los servicios comunes en condiciones que propicien un

ambiente sano”

Disciplina (SHITSUKE)

• Es el apego a un conjunto de leyes o reglamentos que rigen a la comunidad, a las empresas o a nuestra propia vida.

• Orden y control personal que se logra a través de un entrenamiento de las facultades mentales, físicas y morales.

• Su práctica desarrolla en la persona “disciplinada” un comportamiento “confiable”.

• En las 5 ´S, se refiere al hecho de que cada miembro de la empresa mantenga como hábito o costumbre normal, la puesta en práctica de los procedimientos correctos.

• En calidad el concepto de autodisciplina o autocontrol es fundamental.• En calidad, las mejoras pueden ser esporádicas, “flores de un solo día”,

“llamaradas de petate”; hoy lo hice bien, mañana lo olvido; hoy cumplí, mañana quien sabe.

La indisciplina implica no sólo el hecho de incumplir normas; significa además, faltade respeto por lo demás y un desconocimiento de las motivaciones humanas y de lo que significa en el ambiente social y empresarial la “confiabilidad” en la persona.

Un ambiente de calidad:

• No puede lograrse sin disciplina.

• Puede desarrollarse a partir de los siguientes aspectos:

– Comprender el concepto de “EMPATÍA”

• Capacidad de ponerse en el lugar del otro

• ¿Tengo que soportar el desaseo del otro?

• Puedo confiar en el comportamiento del otro?

– Aplicar el concepto de “Cliente interno”

• Entregar de manera esperada

– Desarrollar el compañerismo en el trabajo

• Enseñar

• Compartir

• Colaborar

– Ser, en términos generales, un ser humano integral

Procedimiento para promover la autodisciplina

Preparar materialdidáctico o eventos

de instrucción

Usar con todos los empleados la técnica“Aprender haciendo”

“Muéstrele como”“Déjelo hacer”

“Repita hasta que seforme el hábito”

Facilite las condicionespara que cada

empleado ponga en práctica lo aprendido

Enseñe fundamentalmente

con su ejemplo

Si no se actúacorrectamente, corrijaen el mismo puesto de

trabajo mientras explicaporqué no se hace así

Establecerprocedimientos que

deberán seguir

todos los empleados

RESUMEN

LAS 5 ´S Aspectos a Mejorar CONTROLES

MediciónEstablezca1) CLASIFICACIÓN

2) ORGANIZACIÓN

3) LIMPIEZA

4) BIENESTAR PERSONAL

5) DISCIPLINA

Establezca

Establezca

Establezca

medición

Medición

medición

medición

EstablezcaEstablezcaEstablezcaEstablezcaEstablezca

Procedimientos para la aplicación de las 5 ´S

• Concientización en cada empleado• Establecimiento de metas• Selección de acciones prioritarias

(proyectos)• Análisis de la situación actual (los hechos)• Desarrollo de acciones correctivas• Evaluación (Comparación con la situación

anterior)

Concientización

• El supervisor o encargado de los grupos deberá dirigir el proceso.• Realizar discusiones sobre el tema con la participación de todos.• Hacer énfasis de que el taller u oficina es una extensión de la casa.• Insistir que sólo se produce calidad en sitios limpios, ordenados y seguros.• Lograr con la observación física el convencimiento de mejorar el ambiente.• Insistir en cómo el orden y la limpieza están ligados a la seguridad

El objetivo es despertar la conciencia sobre la necesidad del cambio para que la gente se sienta comprometida con él.

Se sugiere :

Fijando las Metas

•¿Qué se hará?•¿Quién lo hará?•¿Cuándo se hará?•¿Cuál será la forma de hacerlo?•¿Cómo se hará?•¿Dónde se hará?

• Las metas deberán ser:– Producto del consenso– Factibles– Realizables a bajo costo– Observables– Medibles

El trabajo se deberá desarrollar en equipo

Desarrollo de acciones correctivas y preventivas

Criterios de prioridad

• Costos• Urgencia• Importancia• Áreas clave• Impacto externo• Impacto interno

Elaborar un Plan• Indicar metas• Indicar recursos• Indicar procesos• Indicar

responsables• Indicar fechas• Indicar mediciones

Análisis de la situación actual (los hechos)

Se deberá• Filmar• Fotografiar• Verificar con

check-list• Observar• Medir• Calificar

Analizar• ¿Qué se acumuló?• ¿Dónde apareció?• ¿Por qué sucedió?• ¿Cuándo sucedió?• ¿Cómo sucedió?• ¿Quién lo hizo?

Desarrollo de acciones correctivas y preventivas

• Discutir con los empleados involucrados, sobre el tipo de acciones correctivas y preventivas que puedan ser más efectivas.

• Decisión por consenso sobre la acción que se deberá realizar.• Aplicación práctica de las medidas acordadas, por parte de

cada uno de los involucrados en el plan.

Existen dos tipos de soluciones:

Acción remedial inmediata.- Actúa sobre los efectos que “se ven”.Acción preventiva.- Busca evitar que el problema se repita y que en consecuencia actúa sobre las verdaderas causas de raíz.Procedimiento recomendado:

Evaluación

• Es conveniente hacer un seguimiento permanente y verificar los resultados obtenidos.

• A partir de la evaluación surgen nuevas propuestas para superar dificultades y realizar la mejora continua.

• Se pueden utilizar:– Listas de verificación (check-list)– Hacer observaciones– Entrevistas, etc.

Procedimiento Genérico

Una vez seleccionadael área de trabajo

•Filmar o fotografiar•Observar•Aplicar chek-list

Se deberá ordenarla información

Se deberá analizarla información

Identificar las causaspotenciales

Dar soluciones a bajocosto y con sentido

común

Hacer las pruebaspiloto de lassoluciones

Volver a mediry comparar

Implantar loscambios de manera

definitiva

Secuencia típica de Implantación

ETAPA 1

Bienestar Personal

A

Usar ropa limpia

Cuidar la Salud física y mental

Mantener un comportamiento confiable

Organizar los sitios de trabajo cómodos

Usar equipo de protección y seguridad

B

Secuencia típica (2)

A

C

B

A

CLASIFICACIÓN

Establecer criterios para identificar lo que sirve y lo que no

IDENTIFICAR LO QUE SIRVE DE LO QUE NO

ES ÚTIL

Si

DESCARTARNo

Secuencia típica (3)

A

LIMPIEZA

Eliminar suciedad,basura, polvo, etc.

Mantener condiciones limpias

C

ORGANIZACIÓN

Establecer un sistema para mantener a la mano sólo artículos necesarios

D

Secuencia típica (4)

D ETAPA 2

DISCIPLINA

Reconocer la necesidad de dar seguimientoa lo especificado

Procedimientos correctos, conforme a las especificaciones

Tener conciencia permanente de mejoramiento

Lista de verificación para las 5 ´S (Formato para oficina)

5´S No. ASPECTOS QUE VERIFICAR (Sugerencias) 0 1 2 3 4

1 Objetos dejados sin uso Existencia de materiales innecesarios

2 Pasillos y áreas de trabajo identificados Señales de identificación

3 Hallazgo frecuente de objetos personales Si existe aprobación para ello

4 Objetos innecesarios Artículos inservibles u obsoletos

5 Información oficial actualizada Si es actualizada por la Dirección

6 Lugares para papelería y archivo Se almacena en lugares apropiados

7 Cumplimiento de normas o procedimientos Existen normas

8 Se deja en cualquier parte lo que se usa Si se regreza a su lugar original

9 Archivos importantes clasificados Se puede encontrar lo que se busca en 10"

10 Orden en escritorios, sillas y repisas Que no haya objetos innecesarios

11 Ventilación adecuada

12 Suciedad y polvo en áreas de trabajo Parte posterior de los equipos

13 Suciedad en áreas públicas Parte posterior de los equipos

14 Suciedad en recepción o salones Debajo de mesas y escritorios

15 Control de botes de basura Observar los registros de verificación

16 Limpieza diaria encima de escritorios

17 Limpieza de máquinas en la mañana

18 Asinación de limpieza a los empleados Lista de asignación de tareas

19 Se vacían botes de basura antes de salir Lista de asignación de tareas

20 Limpieza diaria en la oficina

21 Uso permanente de uniformes

22 Puntualidad en las reuniones Si se cumple siempre

23 Se contesta el teléfono según las normas

24 Se limpia la oficina antes de salir

25 Se maneja infor. Conf. según lo establecido

Puntuación

SEIRI

SEITON

SEISO

SEIKETSU

SHITSUKE

E V A L U A C I Ó N

Lista de verificación para las 5 ´S (Formato para planta)

5´S No. ASPECTOS QUE VERIFICAR (Sugerencias) 0 1 2 3 4

1 Objetos sin uso Materiales o herramientas innecesarias

2 Pasillos y áreas de trabajo identificados Líneas de identificación

3 Hallazgo frecuente de objetos personales

4 Materiales o elementos en exceso Elementos inservibles, viejos u obsoletos

5 Estándares para colgaderas, perchas, etc. Regulaciones expedidas por la Dirección

6 Definición de almacén de partes, herr., etc.

7 Cumplimiento de lo especificado Si se almacena en áreas equivocadas

8 Se deja afuera lo que se usa en el trabajo Si se regresa a su lugar después de usarlo

9 Limpieza permanente del área de trabajo Se puede encontrar cualquier cosa en 3"

10 Orden en mesas de trabajo y estantes Inexistencia de objetos innecesarios

11 Suciedad en mesas de trabajo o herram. Ver bajo la mesa / escritorio

12 Suciedad en el área de trabajo Parte posterior del equipo

13 Suciedad en el equipo y maquinaria Parte posterior del equipo

14 Suciedad o manchas en líneas de identif.

15 Control adecuado del equipo Registros de control

16 Mugre, aceite o fugas de agua, etc.

17 Mantenimiento apropiado para equipo Bitácora de mantenimiento

18 Limpieza diaria del piso

19 Hay responsables definidos para el aseo Lista de asignación de tareas

20 Desocupación de los botes de basura

21 Uso permanente de uniformes

22 Uso adecuado del equipo de protección Si se usa siempre

23 Cumplimiento de normas Si están las normas a la vista

24 Limpieza diaria del lugar antes de salir

25 Buenas actitudes en el trabajo

Puntuación

SEIRI

SEITON

SEISO

SEIKETSU

SHITSUKE

E V A L U A C I Ó N

Gráfica de Radar

Área:___Fecha:___

00

00

0

20

20

2020

20

Clasificación

Disciplina

BienestarPersonalLimpieza

Organización