Gestión Básica de Almacenamiento III

Por

CARLOS FELIPE VALENCIA ESPECIALISTAS EN

LOGSTICA INTEGRAL:

Cadena de Valor - Diplomado en Fortalecimiento Empresarial 2013

GESTIN BSICA DE

ALMACENAMIENTO III

CONTENIDO TEMTICO

Cadena de Valor - Diplomado Fortalecimiento Empresarial 2013

Planificacin de la Gestin de Almacenes.

Clculo de la capacidad requerida. Costos de un almacn.


CPSULAS DE MEJORAMIENTO

La complejidad no debe admirarse, debe evitarse.

Las grandes ideas se expresan en palabras simples, la falta de sencillez lo estropea todo.


PLANIFICACIN DE LA GESTIN DE ALMACENES.

Las decisiones que se adopten en la planificacin del almacn debern tender por fuerza a conseguir resultados eficientes y eficaces en el diseo y organizacin del almacn, en su gestin, monitoreo y control, tanto en el depsito temporal de los materiales o productos como en la circulacin, expedicin y despacho de los mismos.



En los almacenes como en toda actividad logstica, hemos de distinguir tres ciclos fundamentales:

A. Ciclo de planificacin estratgica.

B. Ciclo de planificacin tctica.

C. Ciclo de planificacin operacional.



La Planificacin estratgica, tiene como finalidad transformar las Previsiones de Venta a largo plazo, as como los Stocks Normativos previstos, en trminos de Unidades de manipulacin, y espacios requeridos, (volumen de almacenaje).

El objetivo de hacer un correcto dimensionamiento del almacn, as como una estimacin de los recursos necesarios (espacio, equipos, personas) para una manipulacin eficiente de los productos.



El punto clave, est en transformar las previsiones cuantitativas de venta y stocks, en trminos de unidades de manipulacin,( paquetes, bultos, pallets, contenedores, etc.), ya que estos son los conceptos que se manejan en Almacn.

Obviamente esto se efectuar, teniendo en cuenta los diferentes criterios de empaque y embalaje existentes, as como los estndares de almacenaje a emplear; por ejemplo pallets de 1,00 x 1.20 mts, con un contenido de 20 cajas de 10 unidades cada una.



La planificacin estratgica nos permitir comparar los recursos disponibles con los necesarios a largo plazo, estableciendo un plan de asignacin de recursos que puede ir desde la simple compra de nuevas estanteras, hasta el redimensionamiento o adquisicin de nuevos almacenes.



La planificacin estratgica en la Gestin de Almacenes, observa que es posible cambiar los trminos y utilizar los recursos del almacenamiento y el transporte como factores que incidan sobre la demanda y ofrezcan ventajas en tiempo y lugar, lo cual supone un mejor servicio al cliente.



La interrelacin que tiene el almacenamiento, dentro del sistema logstico, con la planificacin y la programacin de la produccin, as como con el transporte y, mas all del sistema logstico, con el rea de marketing y el rea financiera, se debe considerar en la planificacin de la gestin de almacenes.



La Planificacin tctica, tiene por finalidad, disponer de los recursos necesarios a medio/corto plazo; se materializa la adquisicin o sustitucin de equipos de manutencin y almacenaje, as como la contratacin o eventual reduccin del personal fijo de almacenamiento, planes de formacin, etc.



Especial importancia tiene en esta fase el desarrollo de tcnicas de racionalizacin y eficiencia de almacenes, adaptacin de flotas de transporte, as como el estudio de estndares de ejecucin (tiempos operativos de procesos), de acuerdo a las tecnologas empleadas o a introducir.



La Planificacin Operacional, tiene por misin conseguir un proceso eficiente y eficaz de los flujos de materiales; se ocupa de las operaciones diarias, de acuerdo a los programas de cargue y descargue previstos, y los estndares de ejecucin existentes, tomando medidas a corto plazo, horas extras, asignacin de recursos a trabajos especficos, turnos de trabajo, con el objeto de cumplir con los plazos previstos y servicios requeridos.



Un aspecto importante a considerar en esta planeacin es el equilibrio de las capacidades operativas de los diferentes centros de actividad del almacn tales como picking, preparacin de pedidos, expediciones, cargue y descargue de vehculos, etc, ya que un estrangulamiento en cualquiera de estos procesos retrasara la entrega del producto y el servicio establecido.



En definitiva, se trata de transformar el promedio diario previsto de una actividad (flujos de entrada y salida) en trminos de hora-hombre, hora-mquina, requeridos en cada una de las diferentes fases operativas de los referidos procesos, en relacin a las previsiones semanales de cada actividad.



Los instrumentos mas importantes para comprobar la calidad en la gestin de almacn se sustentan principalmente en tres conceptos:

- Indicadores de gestin, por ejemplo, % de pedidos servidos en el da, tiempos de servicios cumplidos, eficiencia y eficacia en el empleo de los recursos.

- Costos operativos reales en comparacin con costos estndar preestablecidos.

- Medidas de productividad empleadas.


CLCULO DE LA CAPACIDAD REQUERIDA

La capacidad de un almacn, se mide bsicamente en trminos del nmero de unidades fsicas de almacenamiento que es capaz de albergar dentro de sus instalaciones.

Las unidades de almacenamiento pueden ser:

- Un producto ( lavadoras, ejes, llantas, etc )

- Un conjunto de productos configurados en un solo paquete, (cajas de 12 uds, 24 uds)

- Un pallet que alberga varios productos o cajas.

- Contenedores.



Podemos decir entonces que la capacidad de un almacn puede determinarse en trminos de cifras definidas en 10.000 pallets, 3000 contenedores, 450 llantas, 1000 cajas de 12 uds, etc.

Podemos decir tambin que es la cifra mxima

de unidades de almacenamiento dentro de un Lay-out establecido y segn las tcnicas de almacenaje empleadas.



LA CAPACIDAD REQUERIDA A CONSEGUIR DE UN ALMACN se basar necesariamente en el stock normativo a albergar, en primer lugar tenemos que tener en cuenta el sistema de organizacin empleado:

- En un sistema de posicin fija la previsin de espacios estar basada en unos Stocks mximos.

- En un sistema de posicin aleatoria la previsin estar basada en un concepto de Stocks Promedios.



Si tenemos en cuenta, que el Stock Normativo esta compuesto por dos factores:

1- Lote promedio (stock base).

2- Stock de Seguridad.

Podemos decir que en un sistema de posicin fija, como quiera que tenemos que dimensionar al mximo el espacio, tomaremos como valor el Lote promedio de pedidos, ms el stock de seguridad.



Mientras que en un sistema de Posicin aleatoria tomamos solamente el Stock Normativo, o sea:

Pedido/2 + stock de seguridad.

* El ahorro de espacio se estima entre un 20 y 25%.

En la prctica el Pedido promedio, se calcula dividiendo la previsin anual de compras, a nivel de producto, entre la frecuencia de aprovisionamiento y el Stock de Seguridad, se estima en funcin del nmero de das de venta que representa.

Conviene destacar que la capacidad requerida no debiera exceder el 85-90% de la capacidad disponible del rea de Almacenaje.


COSTOS DE ALMACENAJE

Existen seis tipos de costos:

1 .Costos del espacio. 2 .Costos de las instalaciones. 3 .Costos de manipulacin. 4 .Costos de posesin de stocks. 5 .Costos de almacenamiento. 6 .Costos ocultos.


1. COSTOS DEL ESPACIO DE LAS INSTALACIONES

Alquileres.

Amortizaciones.

Impuestos.

Financiacin.

Seguros.

Mantenimiento y Reparacin.


1. COSTOS DEL ESPACIO

El costo del espacio depender de muchas variables, entre las principales encontramos:

1.1 Nmero de pedidos: Una misma demanda de productos puede atenderse haciendo pedido grandes o pequeos a los proveedores. Si se hacen muchos pedidos pequeos se ocupar menos espacio en el almacn que si se realizan pocos pedidos pero de un volumen mayor.


1. COSTOS DEL ESPACIO

1.2 Nmero de referencias en stock: Tener muchas referencias implica tener un stock mnimo de cada una de ellas.

1.3 Medios de manipulacin y almacenaje empleados: El hecho de emplear un medio u otro de manipulacin y almacenaje condiciona enormemente el espacio que requiere una misma mercanca.

1.4 Otros: Por ejemplo, el elegir una ubicacin u otra condiciona el precio por mts2 que tendremos que pagar, el riesgo de siniestros determinar el precio de la prima, etc.


2. COSTOS DE LAS INSTALACIONES

Costos de las instalaciones.

Son aquellos derivados de las instalaciones fijas, pueden denominarse inflexibles.

(El indicador de estos costos por unidad de actividad evidentemente disminuye cuando crecen las tareas desarrolladas en el almacn.)


Alquileres y Amortizaciones.

Financiacin.

Mantenimiento y Reparacin.



El costo de las instalaciones depende de:

2.1 Numero de referencias en stock.

2.2 Dimensiones y volumen de la mercanca: Las mercancas muy voluminosas requieren estanteras e instalaciones ms complejas.

2.3 Sistema de almacenaje: Hay sistemas de almacenaje que requieren una inversin superior a otros y por tanto, generan unos costos mayores.

Hay que pensar que aunque estos sistemas tengan un costo superior a las estanteras convencionales, ahorran costos de espacio al disminuir la superficie ocupada.

2.4 Operativa para la preparacin de pedidos: Si se realiza el picking en una zona a parte de la de almacenaje tendremos que invertir en estanteras especiales para est funcin.


3. COSTOS DE MANIPULACIN

En este concepto se incluyen los recursos empleados para manipular las mercancas en el almacn. Estos recursos sern tanto los tcnicos (carretillas, transpallets, rodillos, transelevadores, etc.) como humanos, e incluyen:

COSTOS DE MANIPULACIN

Personal Operativo ( sueldos, y salarios, seguridad social, vestuario, etc.

Reparaciones y Mantenimiento de equipos.

Financiacin y amortizaciones de equipos propios.

Alquileres de equipos de elevacin y traslado de mercancas..


3. COSTOS DE MANIPULACIN

Entre los factores que influyen en los costos de manipulacin, los mas importantes son:

3.1 Nmero de referencias: A mayor cantidad de stock, mayor nmero de

artculos que manipular. 3.2 Unidad de carga: La mercanca palletizada requiere menor nmero de

manipulaciones que si se emplean unidades menores, tales como cajas. Si adems los pallets salen completos, el costo de manipulacin es menor que si es preciso realizar picking.

3.3 Tipo de demanda: Si los clientes hacen pedidos en una frecuencia y tamaos regulares los medios sern utilizados mas eficientemente, sin existir periodos de infrautilizacin de recursos.

3.4 Automatizacin: La automatizacin de un almacn reduce los costos de personal, pero incrementa los costos financieros, de reparacin, amortizacin, alquileres, etc., de los equipos. La radiofrecuencia y otros sistemas de informacin reducen los recorridos necesarios y permiten mejorar la eficiencia en la utilizacin del personal y el equipo. Todos estos equipos aumentan la inversin requerida, y con ellos los costos asociados a esta inversin.


4. COSTOS DE POSESIN DEL STOCK

Por el hecho mismo de tener mercancas en el almacn las empresas incurren en dos tipos de costos:

4.1 Inversin inmovilizada: El tener stocks en el almacn supone que tenemos una inversin inmovilizada, y por tanto, suponen un costo financiero al igual que ocurre con el resto de las inversiones que realiza la empresa. Este costo se calcula aplicando al valor medio del inventario el costo de capital.


4. COSTOS DE POSESIN DEL STOCK

4.2 Seguro de las mercancas: Primas de seguros correspondientes a cubrir los riesgos de robos, incendios, etc., de los productos almacenados.

4.3 Costos de oportunidad: Es el costo de la mejor oportunidad desechada por poseer inventario en el almacn.


5. COSTOS DE ALMACENAMIENTO

Hacen referencia a los costos derivados de la correcta gestin de las existencias. Incluye:

COSTOS DEL ALMACENAMIENTO

Administracin de las entradas o almacenamiento.

Administracin de las salidas.

Control de inventarios.

Costos de limpieza, servicios pblicos, etc.

Costos de equipo informticos, programas, rfid, mobiliario, etc.


6. COSTOS OCULTOS

El hecho de tener existencias en el almacn genera otra serie de costos de muy difcil cuantificacin, pero de gran importancia:

COSTOS OCULTOS

Obsolescencia.

Deterioros.

Devoluciones.

Averas.

Agotados.

Robos - Hurtos.


G R A C I A S!

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