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GESTION ADMINISTRATIVA ACTA DE REUNION COMITÉ

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0

ACTA DE REUNIÓN O COMITÉ No. 10

Hora:8:30 am Fecha: MAYO 29 de 2014

Lugar: Sede Regional Valle del Cauca

Dependencia que Convoca:

Grupo de Planeación y Sistemas

Proceso: Direccionamiento Estratégico, Gestión Financiero, Gestión Restablecimiento de Derechos, Gestión de Adopciones, Gestión de Responsabilidad Penal, Gestión para la Atención Integral a la Primera Infancia, Gestión para la Promoción y Prevención para la Protección Integral de la niñez y adolescencia, Gestión para la atención de las familias y comunidades

Objetivo: Revisar y analizar en Comité Ampliado las actividades de Supervisión de la Regional Valle, y sus unidades de servicio.

SUPERVISION. Aseguramiento Estándares de calidad 2PM-5:30 PM

DESARROLLO.

La Dra. María Ruth realiza la introducción en el tema de supervisión, (listas de chequeo y verificación de estándares) haciendo énfasis en el arduo trabajo que se ha realizado para obtener la distribución e identificación de cargas.

Informa que se realizara un piloto en alguna regional para definir el nuevo método de supervisión.

LISTAS DE CHEQUEO.

Realiza la presentación del informe de listas de chequeo, socializando que el objetivo de las listas de chequeo es abarcar las unidades de servicio que no se toman dentro de la verificación de estándares, o sea ampliar la muestra.

CONTEXTUALIZACION.

Se tuvieron dos criterios:



Cumplimiento por parte de los centros zonales en la meta de seguimiento y asesoría.

MODALIDAD PREVENCION

CUMPLIEMIENTO POR MODALIDAD Y POR CENTRO ZONAL.

Hcb FAMI.

CZ Sevilla, Sur Y Yumbo, no cumplieron las metas establecidas.

FCB FAMILIARES GRUPALES

Suroriental y sur no cumplieron

GENERACIAOENS CON BIENESTAR.

Tuluá, Sevilla, Cartago, no cumplieron con la meta-

MODALIDAD PROTECCION

SE Programaron 44 visitas y se realizaron 77.

En instituciones se han realizado 37 visitas de 101 programadas.

HOGARES SUSTITUTOS

Los Cz sur, nororiental no cumplieron la meta establecida.

SURORIENTAL.

HOGAR SUSTITUTO: 2 realizadas de 12 visitas programadas.

NORORIENTAL.

LADERA, S e realizan 4 visitas de 2 programadas se superó la meta.

SUR:

HCB: Cero visitas de 3 programadas.

Hcb-trad. Familiares. 11 de 15 programadas.

Generaciones con bienestar. 5 visitas de 4 realizadas.

JAMUNDI.

La modalidad de generaciones con bienestar, por el inicio de operación, no se cumplió con las listas de chequeo.

Buenaventura alcanzo la metas,

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO GENERAL POR CENTRO ZONAL.

EL Director solicita que se presenten los informes en un tiempo menor para analizar los datos y tomar decisiones.



HCB FAMI.

En Jamundí argumentan que los hogares están muy sueltos los hogares ( lo técnico) está muy suelto por parte de los operadores-

HCB FAMILIARES GRUPALES

El director confirma que observan los errores de manera reiterada durante las últimas vigencias-

Solicita se deben dejar las evidencias para tomar las decisiones respectivas para el proceso sancionatorio, en cuanto a los hogares que no cumplen con la parte contractual.

Y recuerda a las coordinadoras que la responsabilidad recae en el supervisor de contrato, por lo que se deben dejar las evidencias de las actividades realizadas- además que recomienda implementar estrategias para que los incumplimientos disminuyan.

Las tres visitas de verificación que se deben realizar para el seguimiento de un hallazgo, sobre el mismo incumplimiento son acumulativas, y se deben tomar las decisiones del caso.

GENERACIONES CON BIENESTAR.

UNIDADES DE SERVICIOS CON MAYOR AFECTACION.

Cabildo indígena embera chami., tuvo auditoria y no le fue bien.

Se debe tener en cuenta el enfoque diferencial que desde la sede nacional se está implementando.

RESULTADO DE VERIFICACION DE ESTANDARES 2013.



PORCENTAJE CUMPLIMIENTO POR CENTO ZONAL

CENTRO ZONAL % Posición

CARTAGO 98,52% 1

NORORIENTAL 98,50% 2

ROLDANILLO 97,74% 3

SEVILLA 97,33% 4

BUGA 97,20% 5

TULUÁ 96,91% 6

JAMUNDI 96,75% 7

LADERA 95,96% 8

PALMIRA 95,60% 9

BUENAVENTURA 95,23% 10

SURORIENTAL 95,21% 11

SUR 95,01% 12

CENTRO 94,56% 13

YUMBO 93,29% 14

EL CZ de mayor cumplimiento fue Cartago y el que menos fue Yumbo.

Variables con mayor incumplimiento proyecto 4.



SRI POR MODALIDAD

Modalidad Variables

HCB Familiares Inducción para los nuevos miembros de la entidad contratista- prevención de desastres—Valoraciones medica y odontológica- crecimiento y desarrollo-situaciones de riesgo y seguridad - Zona rios B/tura algunos HCB no cuentan con lavamanos ni sanitario

HI Seguridad en piscina-disponibilidadde espacios- accesibilidad

CDI Control de riesgos-condiciones físicas de los espacios

HCB grupales Dotación de cocina-dotación espacios institucionales

FAMI Complemento nutricional- carpetas de familias beneficiarias

RIESGOS IDENTIFICADOS.

Los mayores riesgos identificados en las visitas se resumen en :

ELECTRICOS: se refiere a los sistemas Eléctricos de las máquinas, los equipos que

conducen o generan energía dinámica o estática y que al “entrar en contacto con las personas” por deficiencias técnicas o humanas pueden provocar lesiones, según sea la intensidad.

Los enchufes no presentan protección generando la manipulación de estos por parte de los niños.

PUERTAS Y BARRERAS: No hay barrera de acceso a lugares con probabilidad de lesiones y accidentes tales como ingreso a cocina e ingreso al lavadero.

TECHOS Y VENTANAS: Vidrios rotos los cuales generan una probabilidad de riesgo alto para los niños los cuales pueden producir lesiones temporales o permanentes en los niños,

Techos deteriorados y puertas sin mantenimiento adecuado.

Presentan deterioro en los cilindros de gas el cual se utiliza para la preparación de los alimentos.



ALGUNAS CONCLUSIONES

PROYECTO 7

Hogar Sustituto

Variable No 47 Carpeta del hogar sustituto, debido a que en algunos hogares se observó que las capacitaciones estaban incompletas y algunos certificados médicos sin fecha vigente. Variable No 46 Dotación escolar, debido a que algunos beneficiarios no cuentan con los uniformes escolares completos y la Variable No. 53 Control de Riesgos Domésticos, porque en algunos hogares se identificaron mascotas sin el soporte de vacunación y además porque se encontraron puertas de baño que presentan oxido, astillas levantadas, albercas y escaleras sin protección y camarotes sin baranda.

Por lo tanto, se menciona que las entidades no están realizando seguimiento nutricional de acuerdo con el estándar de calidad, ya que de los 159 hogares sustitutos visitados en este periodo, 22 (13,84%) no presentan seguimiento nutricional para los beneficiarios, de los cuales 8 son administrados por la Entidad Instituto Tobías Emanuel, 6 son administrados por la Entidad Fundación Caicedo Gonzáles y 8 son administrados por la Entidad Consorcio Confuturo.



Por lo anterior y al hacer el contraste con las visitas a las entidades contratistas se evidencia que: en la entidad Fundación Caicedo Gonzáles, aunque no se ve afectada la Variable No 18 Seguimiento nutricional porque los beneficiarios seleccionados en la muestra cuentan con el seguimiento, en la planta de personal les hace falta dos profesionales en nutrición desde principios del mes de octubre. En la entidad Instituto Tobías Emanuel, los beneficiarios mayores de 5 años se valoran de forma semestral y el estándar de calidad refiere que debe ser trimestral, por lo que la entidad consulto al Centro zonal y este a su vez consulta a la Regional y sede nacional, sin embargo al día de la visita no se encontró aclaración formal por parte del ICBF a la entidad.

Así mismo, la Variable No 2 Afiliación efectiva al sistema general de seguridad social en salud, se ve afectada por situaciones administrativa como multiafiliaciones presentadas por gestiones de diferentes entes o traslados mal enfocados, lo que conlleva a la suspensión del servicio de atención efectiva a los beneficiarios.

La Dra. Orfa Valencia, reitera la necesidad de la revisión e las condiciones de seguridad en las unidades de servicios y su registro



SITUACIONES DE REPORTE INMEDIATO 2013 VALLE

Las Situaciones de Reporte Inmediato son los casos que registran los profesionales de los equipos durante el desarrollo de las visitas de supervisión técnica, los cuáles, aunque no hacen parte del proceso de verificación de estándares, amenazan o vulneran los derechos de los niños, las niñas y los adolescentes o afectan la prestación del servicio.

Al 31 de diciembre , el estado de Reportes Inmediatos correspondientes a la vigencia 2013, es el siguiente:

SRI:

CAE SRPA 5

Casa hogar 2

CDI Institucional Unidad aplicativa 1

Centro de internamiento preventivo SRPA 6

Entidad contratista de hogar comunitario de bienestar - Grupal 2

Externado - Restablecimiento 11

Externado - SRPA 1

Hogares Sustitutos Unidad aplicativa 27

Internado - Atención especializada 8

Internado - Discapacidad 1

Internado - Madres gestantes 1

Internado diagnóstico y acogida - IAPAS 2



Intervención de apoyo - Restablecimiento 3

Semi internado - Conflicto con la ley 1

Semi internado - Restablecimiento 1

Unidad de servicio de hogar comunitario de bienestar - Empresariales 1

Unidad de servicio de hogar comunitario de bienestar - Familiares 82

Unidad de servicio de hogar infantil 8

Total general 163

Alimentos y/o medicamentos vencidos 30

Entrega de alimentos y/o medicamentos no autorizados 13

Explotación 1

Físico 3

Inconsistencias en documentos 23

Licencias - La población atendida supera la capacidad instalada establecida en la licencia de funcionamiento 4

No entrega de alimentos y/o medicamentos 4

No prestación del servicio 5

No tiene aviso o valla en parte visible del SPBF-ICBF 6

Psicológico 3

Riesgos ambientales o por condiciones de infraestructura 1

Riesgos para la salud física o psicológica 4

Situaciones relacionadas con el Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos 11

Sobrecupo 55

Se refiere aquellas visitas cuyos responsables no alcanzaron el 60%

Al 31 de diciembre , el estado Calificación inferior a 60% por responsables correspondientes a la vigencia 2013, es el siguiente:

CALIFICACION INFERIOR A 60%



Se refiere aquellas visitas cuyos responsables no alcanzaron el 60%

Al 31 de diciembre , el estado Calificación inferior a 60% por responsables correspondientes a la vigencia 2013, es el siguiente:



Se construyeron planes de asistencia Técnica para las modalidades de protección y modalidades del Grupo de Atención por ciclos de vida y nutrición

Igualmente del nivel Nacional se solicitó informar si los HCB grupales los que menor porcentaje de cumplimiento obtuvieron ya subsanaron la totalidad de los mismos.

CON CORTE AL 30 DE ABRIL.



El Director reitera la necesidad de que se deben hacer los seguimientos e informes de acuerdo al

estado de las visitas donde se evidencien anomalilas en las instalaciones, ya que si se evidencian

las anomalias e incumplimientos no se toman las decisiones, para procesos sancionatorios.



VARIABLES AFECTADAS



ENTIDAD FAMI.

ENTIDAD FAMILIAR.



ENTIDAD HI.



El Directro solicta que se analize el item de compra de alimentos ene le cz buenaventura, para conocer si es reiterativa la situacaion expuesta.

VISITAS REALIZADAS POR EL EQUIPO.

Modalidad No de visitas

Externado 1

Externado - Restablecimiento de derechos 10

Externado de restablecimiento de derechos 1

Externado Restablecimiento de Derechos 3

EXTERNADO-Restablecimiento de derecho 4

Internado-Restablecimiento de derecho 3



Internado-Restablecimiento de derechos 2

Intervencion de apoyo 1

Intervencion De Apoyo - Libertad Vigilada (en Sistema De Responsabilidad Penal). V2012 4

Intervencion De Apoyo - Reestablecimiento de derechos 1

Semi internado 1

Seminternado 2

Hogar sustituto 102

Total general 135

El Director sugiere que en cuanto a la trajeta profesional se debe tener cierta flexibilidad para que los profesionales saquen su trajeta, ya que no es un documento que se solicite de manera general.



La Dra. Leonor Estrada socializa que en las modalidades de externado se observa mucha

inejecucion por lo que se esta analizando la situaciaon, para presentar a la Direccion y concluir

con la toma de decisiones.



SRPA



El sentido de pertenencia, compromiso y calidez en el establecimiento del raport, incrementan las probabilidades del enganche terapéutico.

El tiempo de vida útil de algunos elementos de la dotación básica y el uso inadecuado por parte de los adolescentes, acentúan el deterioro de los mismos.

Las adecuadas condiciones higiénico-sanitarias en los diversos espacios, minimiza factores de riesgo a nivel de contaminación ambiental.

La organización y cualificación de los registros de los profesionales en las historias integrales debe ser una constante que permita la visualización de los avances o retrocesos de los adolescentes en el proceso de atención

La vinculación de talento humano recién egresado oxigena el proceso de atención desde la academia y referentes teóricos, no obstante demanda acompañamiento seguimiento y capacitación en relación a la población atendida.

La implementación del nuevo modelo de atención e intervención terapéutica y marco normativo generan resistencias en los adolescentes, para el cumplimiento del proceso de atención.

El proceso de contención de la población, ajustes, encuadre y organización de la labor terapéutica, puede incidir en la variable tiempo frente al desarrollo y demanda de atención de la población vinculada.

Los factores de riesgo desde la perspectiva de consumo de SPA, armas de construcción artesanal y fabricación de caletas en diversos espacios de la institución por parte de los adolescentes, demandan y requieren fortalecimiento del proceso de intervención terapéutica y protocolos de seguridad.

Las tensiones internas y núcleos no resueltos de la problemáticas de base, de la población vinculada, facilitan la incubación de malestar y son proclives a generar detonantes de conductas y comportamientos indeseados.

Las condiciones de la dotación básica de algunos adolescentes, ameritan la reposición, bien sea por tiempo de vida útil o por mal uso de la población de estos elementos.

La existencia de productos y/o materia prima con fecha de vencimiento no vigente, incrementa los factores de riesgo, en el ámbito de salud, para la población vinculada

El déficit en el manejo del kardex en el área de alimentos e insumos para talleres, evidencia inadecuada rotación de los productos e incumplimiento en la provisión necesaria de la materia prima para la ejecución de los talleres de formación y capacitación laboral.

El volumen de población vinculada, supera la oferta de talleres y actividades de formación y capacitación laboral, haciendo que la frecuencia de asistencia de los adolescentes y jóvenes a estos espacios sea baja.

El acompañamiento del SENA en el proceso de capacitación laboral, garantiza la cualificación y certificación de las competencias adquiridas por los adolescentes en los diversos talleres que se desarrollan en la Institución (Buen Pastor).



SPA-CALLE.

Se sugiere para los dos contratos de Despertando Corazones realizar listas de chequeo que eviten la omisión de valoraciones.

En los dos contratos de despertando corazones realizar reposiciones más permanentes de la dotación básica toallas.

Seguir tramitando tarjeta profesional de la psicóloga contratada esto solo para el contrato de despertando corazones femenino.

Revisar y controlar la información que se registra en el plan de atención integral Realizar los informes a la fecha de egreso de cada niño que lo amerite donde se realice el análisis y registro de la información que integre y resuma, los resultados alcanzados al terminar el proceso de atención, con las respectivas recomendaciones para el mantenimiento de logros

Continuar los procesos de consecución de las tarjetas y/o registros de las profesionales en nutrición y demás personal que lo amerite.

Se orienta a replantear, organizar y efectuar acciones de impacto, seguimiento y gestión en los procesos y procedimientos de mejora para subsanar las variables en las que no se logra su total cumplimiento.

Los seguimientos realizados desde todas las áreas de atención deben tener firmas de quienes las realizan ya que aún se evidencian registros sin estas características.

Se recomienda la elaboración de los platines en los formatos de ICBF versión 06.

Realizar acciones de mantenimiento físico de infraestructura.

Se orienta a replantear y evaluar las estrategias de acogida las cuáles hayan tenido mayor impacto y reforzar sus debilidades para ir logrando subsanar las evasiones o deserciones.

Generar acciones que permitan la ejecución de lo programado del ETID en los estudios de caso.

Mantener controles en la entrega de alimentación y cumplimiento de la minuta.

Capacitar constantemente al personal en lineamientos, instrumentos y especificar tiempos en las entregas y diligenciamientos de los mismos. Se recomienda la elaboración de los platines en los formatos de ICBF versión 06.

Tener mayor cuidado con las fechas en la realización de los exámenes del personal manipulador de alimentos; los cuales tienen vigencia de un año y 6 meses respectivamente.



Las SRI Abiertas (44)estan dentro de los terminos.

Esta es informacion de primera visista.el Director socializa que mediante memorando desde el

nivel nacionalse aborto la iniciativa de realizar licitacion publica para contratar, se hara ADICION

A LOS CONTRATOS ACTUALES. Se debe tener en cuenta las calificaciones que se tienen para

la contratacion, ya que hay diferentes operadores que no cumplen la parte contractual, por lo que

no podrian seguir contratando. Al no tener visita II para evaluar, por lo que esta visita I seria el

unico insumo para la evaluacion, se debe tener evaluacion interna y externa para tomar la

decision.

SRI -16/05/14



CARTAGO 1Riesgo inminente para los niños, niñas o adolescentes 1

Unidad de servicio de hogar comunitario de bienestar - familiares 1Cz Buenaventura 3

Condiciones administrativas 2Intervención de apoyo - SRPA 2

Manejo inadecuado de alimentos y/o medicamentos 1Hogares Sustitutos Unidad aplicativa 1

Cz Buga 2Condiciones administrativas 2

Externado - Restablecimiento 2Cz Cartago 3

Manejo inadecuado de alimentos y/o medicamentos 2Externado - Restablecimiento 1Hogares Sustitutos Unidad aplicativa 1

Manejo inadecuado de alimentos o medicamentos 1Unidad de Hogar Sustituto 1

Cz Sur (Valle) 5Condiciones administrativas 4

Externado - Restablecimiento 3Externado - Restablecimiento de derechos 1

Manejo inadecuado de alimentos y/o medicamentos 1Externado - Restablecimiento 1

PALMIRA 1Riesgo inminente para los niños, niñas o adolescentes 1

Entidad contratista de hogar infantil 1Total general 15



SITUACIONES DE REPORET INMEDIATO.

ModalidadEntidad

Contratista

Fecha de

ReporteDescripción del hallazgo

INTERNADOTALLER DEL

MAESTRO15/04/2014

Se encuentra el caso de la adulta Maria Fernanda

Valencia quien presenta diagnostico de síndrome de

down, déficit cognitivo severo y síndrome de lesch

Nyham asociado a discapacidad sensorial y trastorno

del lenguaje, inmovilizada de manos y cintura a una

silla en donde se evidencia que no se tiene control de

la inmovilización encontrándose durante el recorrido

con las manos edematizadas aumentadas a su

diagnostico de síndrome de Down, con marcas por

puntos de presión en las muñecas y con hematoma

por presión de inmovilizadores. Las auxiliares

encargadas de la supervisión de la adulta, no se

percatan de la situación solo hasta el momento que

se les informa. así mismo se encuentra el caso de Jose

Burbano y Berenice Chávez. la institución no presenta

protocolos de contención mecánica ni registros de

seguimiento para estos tres casos

El tema de la bienestarina con fecha expirada o a punto de vencer, se está trabajando y los centros zonales, están prestos a la revisión de las fechas de expira. Lo confirma la Dra. Orfa Valencia.

La Dra. Leonor Estrada, en el caso de las modalidades de DISCAPACIDAD, solicita que antes de entregar la licencia, se debe revisar bien el estado y capacidad instalada de los operadores.

Y que sugiere que pasada la ley de garantías, se contrate un Psiquiatra, para los casos



relacionados con su perfil y competencias.

Relacionado con el tema del registro fotográfico de la menor con contención mecánica, presentada por la Dra. María Ruth, la Dra. Solly sostiene que en jurídico no hay solicitud de procesos sancionatorios, y la Dra. Angelica Escobar Psicóloga del Grupo PROTECCION, argumenta que en las visitas, el equipo de Protección, ha observado en las visitas que la menor debido a que se auto agrede de manera permanente, tiene la contención mecánica de acuerdo a la norma.

El director reitera que lo importante es el acompañamiento a los operadores, de esta manera se fortalece la gestión y la operación.

La Dra. María Ruth hará llegar a los centros zonales el archivo con los detalles de las visitas., el cual servirá como material de consulta y base para toma de decisiones.

El Director, sostiene que preocupa que no se noten los avances en los temas de hallazgos e incumplimientos hallados por parte de la contraloría. Y reitera que es de gran magnitud la responsabilidad frente al ente de control, y que personalmente realizara visitas a los Centros Zonales, invita a que se tome con seriedad el tema de los incumplimientos.

Compromisos / tareas Responsables Fechas

Acompañamiento constante a los operadores para fortalecer su gestión y la del ICBF en la óptima prestación de los servicios.

PROCESOS INVOLUCRADOS

PERMANENTE.

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