LOS TRABAJADORES GASTAN LO QUE NO GANAN Kalecki y la economía americana en los años 2000
Gerencia y gestión de proyectos. Gestión de Proyectos - Estadísticas Los EE.UU. gastan US$2.3...
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Gerencia y gestión de proyectos
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Gestión de Proyectos - Estadísticas
• Los EE.UU. gastan US$2.3 trillones en proyectos cada año, un monto equivalente a una cuarta parte del PIB de la nación.
• El mundo en su totalidad gasta casi US$10 trillones de sus US$40.7 trillones del PIB en proyectos de todas las clases.
• Mas de dieciséis millones de personas consideran a la gestión de proyectos como su profesión; en promedio, un gerente de proyecto gana en EE.UU. más de $82,000 por año. *
*PMI, The PMI Project Management Fact Book, Second Edition, 2001
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Gestión de Proyectos - Estadísticas
• Más de medio millón de nuevos proyectos de tecnología informática (IT) fueron iniciados durante el 2001, a comparación de los 300.000 del año 2000. *
• Autores famosos y consultores están enfatizando la importancia de la gestión de proyectos. Tom Peters escribe en su libro, Reinventing Work: the Project 50: “Para triunfar hoy en día, usted debe dominar el arte de los proyectos!”
*The Standish Group, “CHAOS 2001: A Recipe for Success”
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Gestión de Proyectos - Motivación
• Los proyectos de TI tienen un historial terrible:– Un estudio del Standish Group realizado en 1995 (CHAOS) encontró
que solamente el 16.2 % de los proyectos de TI fueron exitosos y más del 31% se cancelaron antes de su terminación, costando más de US$81 billones, solamente en los EE.UU.
• La necesidad de proyectos de TI sigue creciendo:– En el año 2000, hubo 300,000 nuevos proyectos de TI– En el año 2001, se comenzaron más de 500,000 nuevos proyectos de
TI
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Gestión de Proyectos
Ventajas de utilizar una gestión de Proyectos Formal• Mejor control de los recursos financieros, físicos y humanos.• Mejores relaciones con el cliente• Tiempos más cortos de desarrollo• Costos más bajos• Mejor calidad y mayor confiabilidad• Altos márgenes de ganancia• Mejoramientos en la productividad• Mejor coordinación interna• Alta moral del trabajador
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Proyecto
“Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.”** Fundamento de la dirección de proyectos, PMBOK, tercera edición.
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Atributos de los proyectos
• Propósito único
• Requiere recursos, a menudo de varias áreas
• Debe tener un responsable primario y/o cliente
• Involucra incertidumbre
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Producto
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Operaciones
“Las operaciones son continuas y repetitivas.”** Fundamento de la dirección de proyectos, PMBOK, tercera edición.
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Ejemplos de proyectos de TI
• Desarrollar un nuevo Sistema de Información
• Modificar un Sistema de Información existente
• Adquirir un Sistema de Información
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Inicio de un proyecto
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Dirección de Proyectos
La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.
La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos:•Procesos de inicio•Procesos de Planificación•Procesos de Ejecución•Procesos de seguimiento y control•Procesos de cierre
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Dirección de Proyectos
Beneficios
• Características de la Metodología– Universal: aplica a cualquier tipo de proyecto
– Completa: cubre todos los aspectos de un proyecto
– Claridad conceptual: sencilla de entender y aplicar
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Dirección de Proyectos
Beneficios
• Desarrollo Profesional– Potenciar logro de objetivos personales
– Aumentar el protagonismo en la empresa
– Incrementar habilidades y conocimientos
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Dirección de ProyectosBeneficios
• Crecimiento del Negocio– Reducir costos
– Mejorar calidad (proceso y producto)
– Reducir plazos (en algunos casos mas ventas)
– Estimular el trabajo en equipo
– Mejorar intercambio de información y conocimientos
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Dirección de Proyectos
Beneficios
• Previsibilidad
• Reducción de costos
• Credibilidad
• Posicionamiento
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Dirección de Proyectos
La dirección de un proyecto incluye:
• Identificar los requisitos
• Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar
• Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes
• Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.
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Gestión de un proyecto
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Triple restricción de un proyecto
Fuente: PMBOK
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Dirección de Proyectos
Áreas de experiencia del equipo de dirección del proyecto. Fuente: PMBOK
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Estructura de la gestión de Proyectos
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Contexto dirección proyectosInteresados y Participantes
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Interesados en el proyecto
Interesados (Stakeholders) en el Proyecto• Los stakeholders son las personas involucradas en el
proyecto o que se ven afectadas por las actividades del mismo.
• Los stakeholders incluyen:– el responsable del proyecto y el equipo del proyecto– personal de apoyo– usuarios– proveedores– opositores al proyecto
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Director de Proyectos
Persona responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.
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Director de Proyecto
Funciones• Preparar propuestas / planes de proyecto, negociaciones y contratos
• Construir una infraestructura de estándares, métodos, técnicas y herramientas para poder producir resultados de calidad con alta productividad
• Crear un conjunto de planes detallados y la línea de base del proyecto
• Seleccionar, liderar, apoyar y desarrollar el equipo del proyecto
• Prever el avance del proyecto y tomar acciones correctivas tempranas
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Director de ProyectoFunciones• Asegurar los entregables conforme a los estándares de calidad
contratados
• Administrar los cambios y asistir en la renegociación de contratos
• Mantener una buena relación de negocios con el cliente interno / externo
• Desarrollar la comunicación interna y externa
• Responder por las ganancias y pérdidas
• Administrar el día a día del proyecto
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Director de Proyecto
Habilidades• Habilidades de comunicación: escuchar, convencer• Habilidades de Organización: planeación, establecimiento de
metas, análisis• Habilidades para formación de equipos: empatía, motivación• Habilidades de liderazgo: servir de ejemplo, tener energía,
tener visión, delegar, ser positivo• Habilidades para hacerle frente a las cosas: flexibilidad,
creatividad, paciencia, persistencia• Habilidades Tecnológicas: experiencia, conocimiento del
proyecto
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Oficina de dirección de proyectos• La oficina de gestión de proyectos (PMO) es una unidad de la
organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo. La PMO también puede denominarse “oficina de gestión de programas”, “oficina del proyecto” u “oficina del programa”.
• En muchas organizaciones, esos proyectos están agrupados o relacionados de alguna forma, de acuerdo con la manera en que la PMO vaya a coordinar y dirigir esos proyectos.
• La PMO pone el énfasis en la planificación coordinada, la priorización y la ejecución de proyectos y subproyectos vinculados con los objetivos de negocio generales de la organización matriz o del cliente.
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Fases, procesos, áreas de conocimientos
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Metodología de PM
Propone•Analizar situación actual, madurez metodológica y objetivos en torno al Project Management•Definir los involucrados, roles y responsabilidades•Determinar los procesos necesarios a implementar•Ejecutar paso a paso los procesos determinados
Producto o servicioFinal
Leccionesaprendidas
Acta ConstituciónProyecto
Enunciado AlcancePreliminar
Plan de Gestión delProyecto
Productos oserviciosentregablesAprobados
Informes deRendimiento
Productos oserviciosentregables
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Procesos de dirección de proyectos
PRINCIPALES OBJETIVOS• Identificación
Conocer al Cliente (interno/externo). Relación. Saber qué necesita.Conocer la competencia y su oportunidad con el Cliente (externo)
• Evaluación¿La oportunidad es atractiva para la compañía? (externo)¿Es factible hacer lo que desea el Cliente? Análisis costo-beneficio.
• Analizar riesgos de negocio¿Cuáles son los riesgos del negocio / del cliente?
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Procesos de dirección de proyectos
PRINCIPALES OBJETIVOS• Elaboración de la propuesta
Detallar los aspectos del proyectos, técnicos y comerciales• Aprobación de la propuesta
Aprobar la propuesta internamente por los demás sectores y fijar la línea base del proyecto en tiempo, costo y alcance
• Negociación y firma contrato con clienteNegociar plazos finales, precio final y términos y condiciones con el Cliente
• Elaboración y aprobación del plan de negocios
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Procesos de dirección de proyectos
Principales objetivos• Autorización de un proyecto o una fase
Detallar y aprobar el Acta de Constitución de Proyecto• Nombramiento del director de proyecto• Lanzamiento de proyecto
Realizar reunión de lanzamiento con todas las áreas involucradas en el proyecto.Distribución del PGP y del Acta de Constitución de Proyecto entre los participantes.
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Procesos de dirección de proyectos
PRINCIPALES OBJETIVOS• Refinar el contenido técnico de la propuesta o del plan de negocios
Refinar Alcance, Tiempo, Costos, Riesgos y demás aspectos• Elaborar el plan de gestión de proyecto
Presentar el mismo como el primer entregable• Establecer una segunda línea base si es necesario / si se puede
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Procesos de dirección de proyectos
PRINCIPALES OBJETIVOS• Controlar las 5 áreas de conocimiento duras
Alcance, Tiempo, Costos, Riesgos y Calidad• Reportar el avance
Elaborar el Informe de Rendimiento y analizar el mismo• Actualizar el plan de gestión del proyecto• Desarrollar el equipo de trabajo• Tomar las acciones correctivas necesarias
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Procesos de dirección de proyectos
PRINCIPALES OBJETIVOS• Evaluar el proyecto
Desvíos de costos y cronograma¿Involucrados en el proyecto satisfechos?Lecciones aprendidas e implicancias para el futuro
• Cerrar el proyectoFormalizar todos los avances con la firma de aceptaciones
• Cerrar los subproyectos con los terceros• Reconocimiento y recompensas para el personal
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Grupos de procesos y sus relaciones
A mayor solapamiento, mayor riesgo!!
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Resumen del Grupo de Procesos dePlanificación