Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y...
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Gerencia de Administración y Apoyo LogísticoDepartamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia
INDUCCIÓN PARA ARCHIVISTAS
ARCHIVO GENERAL – EDO. CARABOBO
Gerencia de Administración y Apoyo LogísticoDepartamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia
Jefe de Archivo
Lic. Eliane Medina
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL, DIGITALIZACIÓN
Y CORRESPONDENCIA
Gerencia de Administración y Apoyo LogísticoDepartamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia
Bajo la supervisión de la Gerencia de Administración, El Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia, estableció un proceso de Inducción en materia de Archivos el cual será realizado en las instalaciones del Archivo General del Estado Carabobo, en pro de la consolidación y mejora de los procesos internos que den respuesta de manera efectiva y eficaz para el resguardo documental.
El personal remitido para la Inducción en el Archivo, contara con el apoyo teórico - practico para su completa formación a través de los Coordinadores y encargados de cada Coordinación (Transferencia Documental, logística, Digitalización y Proyectos). Adicionalmente se entregara el presente material que se encuentra estructurado de la siguiente manera:
Conceptualización en Materia de Archivos. Organigrama de Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia. Procedimientos, evaluación practica y cuestionarios por cada unidad conformada en el Archivo
General del Estado Carabobo.Sugerencias y Comentarios.Anexos
INTRODUCCION
Gerencia de Administración y Apoyo LogísticoDepartamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia
Conceptualidad
Archivos
Tipos
ExpedientesAdm. Fondos
Documentales
Mobiliarios
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Es la agrupación de documentos generados por una institución o persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones que constituyen la expresión del conjunto de actividades desarrolladas.
Conjunto de todos los documentos correspondientes a un asunto o negocio. Serie ordenada de actuaciones procesales administrativas o judiciales.
Conceptualidad
Fondo Documental:
Expediente:
Registro de la información recibida o generada por las distintas Dependencias de la Empresa, que poseen un valor administrativo, fiscal, legal, técnico, entre otros).
Documento:
Expedientes de Recursos Humanos Expedientes Legales Expedientes de Suscripción (Pólizas) Expedientes de Siniestros (Reclamos)
Tipos de Expedientes:
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Lugar donde se resguarda el fondo documental que es generado, recibido y procesado por una o varias áreas.
Colección de registros físicos o digitales, que se almacenan siguiendo una estructura bajo una determinada clasificación y ordenación.
Según su situación administrativaDescentralizadoCentralizado
Según su frecuencia de consultaActivo o de GestiónInactivosHistorico
Conceptualidad
Archivo:
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Unidad Administrativa donde se reúnen o se resguardan uno o más documentos de cualquier fecha o soporte, generados, transferidos y acumulados, como resultado del ejercicio de la función o actividad de una o varias dependencias que conforman la Empresa; organizados y conservados, respetando su orden y clasificación natural en un lugar que reúna las debidas condiciones y atendido por personal capacitado
Archivo Activo o de Gestión: Documentación recibida y producida por cada Dependencia, la cual se encuentra en trámite, sujeta a constante utilización y consulta, en el proceso de recepción, producción, distribución, identificación, clasificación y almacenamiento por los funcionarios responsables de su custodia.
Archivo Histórico:Documentación que debe conservarse permanentemente por su valor probatorio, histórico y cultural.
Conceptualidad
Archivo General:
Archivo Inactivo: Unidad donde se conservan los documentos físicos, según lo expresado en las diferentes leyes
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Pólizas que son emitidas por primera vez de un determinado cliente.
Documentación que fue cedida bajo carácter de préstamo a un usuario autorizado.
Conceptualidad
Nuevas Emisiones:
Devolución:
Documentación que ingresa por primera vez al Archivo.
Nuevos Ingresos:
Es una relación esquemática del contenido de una base de datos, o fondo documental, basado en una estructura de campos que mejora la velocidad de las operaciones, permitiendo un rápido acceso a los registros de una tabla.
Índice Documental:
Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el acceso a los documentos
Custodia:
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Es la suma de las actividades mediante las cuales los documentos producidos o recibidos por una Oficina, Agencia y/o Sucursal en cumplimiento de sus funciones, se organizan para ser trasladados al Archivo General, donde permanecerán según lo estipulado en la Ley de la Actividad Aseguradora.
Conceptualidad
Destrucción:
Transferencia Documental:
Proceso de eliminación razonada y sistemática de la documentación inactiva, una vez culminado el tiempo de retención, de conformidad con lo establecido en la Tabla de Retención Documental.
Documentación que por su eventual o ningún uso debe ser conservada bajo los esquemas de la legislación vigente y las políticas establecidas por Seguros Horizonte, S.A.
Documentación Inactiva:
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Preparación de los documentos, realizando la extracción de grapas, clips y otros objetos que estén insertos en el documento físico.
Conceptualidad
Digitalización:
Desbroce:
Acción de convertir en digital información analógica. En otras palabras, es convertir cualquier señal de entrada continua (analógica) en una serie de valores numéricos. Los materiales que se convierten pueden adoptar varias formas: cartas, manuscritos, libros, fotografías, mapas, grabaciones sonoras, películas, efemérides, objetos tridimensionales, etc.
Es la relación ordenada de elementos pertenecientes al mismo conjunto, que por su número precisan de esa catalogación para facilitar su localización; por ejemplo, en un archivo o una biblioteca o sistema de digitalización.
Catalogación:
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RacksArchimovilEstantes Fijos Archivadores
Conceptualidad
Mobiliario
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Organigrama
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Roles de Cada Coordinación
• Área de Servicio• Área Técnica
Transferencia Documental
• Área de ServicioLogística
• Área de Servicio• Área TécnicaDigitalización
• Área de ServicioEnlace y Correspondencia
• Área TécnicaProyectos
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Archivo General - Edo. Carabobo
Manual de Archivo Central
Arreglo de Archivos Activos e Inactivos
Compromiso por parte de la sede
Transferencia del Material Documental
Respuestas inmediata en los procesos de busqueda
Responsabilidades
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Transferencia Documental
Logística
Digitalización
ProyectosArchivo General
Coordinaciones en Valencia
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Somos los encargados de realizar las transferencias documentales a nivel nacional con
destino al Archivo General, apoyando a su vez a las diferentes Sucursales, Agencias y
Oficinas en la elaboración del material documental a transferir bajo los lineamientos
establecidos por el Archivo General y cumpliendo con las normas de seguridad
expuesta por la LOPCYMAT.
Coordinación de Transferencia Documental
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Reembolsos
Vehículos
Suscripción
Pagos a Clínicas
Pólizas Anuladas
Siniestros
Área Técnica
Cierres de CajasCheques EnviadosCheques Recibidos
Facturas
Administración
Enviadas Recibidas
Correspondencias
Departamentos
OtrosManuales, Memos
Transferencia al Archivo General
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Numeración de las cajas:
Por cada año administrativo de cada departamento se llevará un único correlativo numérico, exceptuando las correspondencias, las cuales llevarán el correlativo numérico del Área Técnica.
Correlativo Numérico
Área TécnicaCorrespondencias Administración
Año Administrativo
Correlativo Numérico de las Cajas
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1.- Las cajas son solicitadas a la Coordinación de Suministros a
través de las notas de pedido bajo los procedimientos establecidos
por esa Coordinación (5 primeros días de cada mes)
2.- Etiquetas de Identificación de Cajas
UBICACIÓN DE LA ETIQUETA
Sellado de la Caja en la parte superior y posterior con cinta de embalaje
ETIQUETA DE LA CAJA
En ambos frontales anterior y posterior sujeta con cinta de embalaje
Procedimiento para la Elaboración de las Cajas
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3.- Cada caja llevará una relación interna del material documental que contiene:
UNA SOLA TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
No puede resguardarse en una misma caja documentación de suscripción, siniestro, administración u otra área
PÓLIZAS ANULADAS
Deberán especificar ramo y número de póliza
SINIESTROSDeberán especificar número de Cédula del afectado y su respectiva liquidación
Procedimiento para la Elaboración de las Cajas
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3.- Cada caja llevará una relación interna del material documental que contiene:
DOCUMENTACIONADMINISTRATIVA
Cada bibliorato posee un solo año y una sola tipología documental especificando en la relación la cantidad de Biblioratos y la denominación de cada carpeta
CORRESPONDENCIASSe deberá tener un orden por fecha de las correspondencias enviadas y recibidas
Procedimiento para la Elaboración de las Cajas
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1- Relación dentro de la caja detallada según su tipología y archivada en carpetas manilas
2- Caja sellada en ambos frontales con cinta de embalaje
3- La Etiqueta de la caja fijada con cinta de embalaje con el llenado de los campos completamente legibles
Procedimiento para la Elaboración de las Cajas
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Completamente Legible el nombre de la Sede en ambas etiquetas (Frontal y Posterior)
Área Técnica: Pagos a Clínicas, Reembolsos, Finiquitos, Expedientes Pagados, Expedientes Pagados, Automóvil, PersonasAdministración: Cheques, Caja , contabilidadOtros: Correspondencias Enviadas y Recibidas.
De un sola tipología: Siniestros, Pólizas Anuladas, Pagos a Clínica, Cheques Entregados, Correspondencias Enviadas 2011, etc.
Numero de Caja según correlativo de la sede.
Las relaciones de las cajas No aplica para las sedes, únicamente para Torre America, Torre Credicard y Oficina Principal
Un solo año administrativo por caja referente al contenido documental.
Actualmente son 10 años según la nueva ley aseguradora. No aplica a nivel administrativo.
“SOLO PARA USO DEL ARCHIVO GENERAL”.
Etiqueta de Identificación de Cajas
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Sucursales, Agencias y Oficinas
Preparan el Material Documental según las normas del Manual de
Archivo
En caso de dudas consultar al personal de
Archivo
Emitir via correo solicitud de Retiro con dos semanas de anticipación, indicando cantidad y correlativo de
las cajas
Coordinación de Transferencia Documental
Reciben el correo y procede a programar
la fecha del retiro
Realizan los procedimientos para la
transferencia del material documental
Sedes Transferencia Documental
En presencia de un Gerente, Coordinador, Jefe Tecnico u Administrador se inicia el proceso de Retiro
Los Receptores realizan Auditoria del 10% de las cajas retiradas
De estar conformes Firman Acta de Retiro en señal de conformidad
De presentar irregularidades se solventa con la sede y se anexa carta explicativa
Procedimientos para las Transferencias Documentales
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Siempre y cuando el Fondo Documental a transferir por la sede cumpla con los lineamientos establecidos en el Manual del Archivo General, la sede podrá emitir vía correo la solicitud para la Transferencia, indicando cantidad de cajas , correlativo númerico y departamento al cual pertenecen.
La Coordinación de Transferencia Documental se encargará de coordinar la fecha del retiro según cronograma de programación en conjunto con la disponibilidad de las unidades de transporte del Dpto. de Servicios Generales, y dara respuesta a la solicitud indicando la fecha tentativa del retiro, en un plazo no mayor a 2 días hábiles.
Solicitud de La Transferencia
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Guías, Comprobantes o Cataportes del servicio de Mensajería
Fotocopias las cuales no poseen ningún efecto legal
Documentación que no debe ser enviada al Archivo
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Busquedas Infructuosas
Inestabilidad de las Cajas
Identificaciones Inconclusas
Consecuencias de No Cumplir con los Procedimientos
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Consecuencias de No Solicitar Oportunamente las Transferencias Documentales
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El incumplimiento de estos procesos acarrea retrasos en los tiempos de respuestas que afectan la continuidad de las operaciones que las sedes desarrollan para dar una atención oportuna a nuestros asegurados y proveedores de servicios.
Para garantizar un servicio documental óptimo que cumpla con las exigencias de nuestras diferentes sedes es necesario mancomunar esfuerzos, en el sentido de que se cumpla a cabalidad con el embalaje del fondo documental a transferir al Archivo General.
Cumplimiento de los Procedimientos
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Coordinación de Logística
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Se reciben Solicitudes de Expedientes provenientes de Diferentes Sucursales.
1 2Búsqueda de la UbicaciónDe las Solicitudes en el Fondo Documental
3Se entrega las Solicitudes con lasrespectivas ubicaciones a los Archivista, seguidamente proceden a La búsqueda de expedientes en Los Archivos
Al encontrar el expedientese debe colocar dentro de la cajael formato de Control Documental (Fuera) donde se especifica el nombre del solicitantey fecha de la solicitud entre otros.
4
Solicitante
Fecha deEnvio
5
En muchas ocasiones no seEnvía el expediente por varios factores:-La liquidación no esta relacionada.-La relación no coincide con la caja.-La caja no se encuentra en losArchivos
Falta deDatos
Encomienda
Siniestros y Certificados MilitaresProcesos de la Coordinación de Logística
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6Una vez obtenido el FísicoSe le hace entrega de losExpedientes a la UnidadDe Digitalización.
7Culminado el Proceso deDigitalización, La Unidad de Logística recibe nuevamente Los Expedientes.
8Los expedientes los recibenLos Analistas y hacen elEstudio del mismo, para su fin.
Si la Sucursal solicitante, nossolicita el expediente (físico) se procede a llevar un control de de cada uno de losExpedientes enviados
9
Siniestros y Certificados MilitaresProcesos de la Coordinación de Logística
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10Una vez finalizado el proceso porlos Analistas, los ExpedientesSon nuevamente recibidos por laUnidad
11Se procede a colocar en el Control de envío, la Fecha en la cualdevolvieron el físico y laUbicación del mismo.
Columna
Altura
Rack
Fila
Los Archivistas, se dirigen a losRespectivos Racks, seguidamenteProceden a ubicar las cajas, paraFinalmente anexar elExpediente.
12
Siniestros y Certificados MilitaresProcesos de la Coordinación de Logística
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Unidad de Documentación
Documentación es la Unidad encargada del control y registro de los diferentes Fondos Documentales inactivos de las diferentes sedes, Oficina Principal y Archivo General.
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Retiros de Cajas (Transferencia Documental)
Registro Manual, Determinación y Colocación de la Numeración Definitiva, Ubicación en el Archivo (Logística)
Se Realiza un Cuadre Numérico en Cantidades y Contenidos de las Cajas antes de ser Registradas en el Índice General (Unidad de Documentación)
Registro en el Índice y Verificación del Lenguaje Controlado (Unidad de Documentación y Logística)
1
3
2
4
Procedimientos
Normativas
Enlaces o Filtros que existen entre las Coordinaciones
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SUCURSALES
OFICINAS DE ATENCION
AGENCIAS
2525
1414
1010
4949
SUCURSALES
OFICINAS DE ATENCION
AGENCIAS
2525
1414
1010
2424
55
88
37
76%En Archivo
Distribución de las Dependencias a Nivel Nacional
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Prov. Def. Fila Rack Alt Colm
1TORRE LA PRIMERA
GERENCIA DE VEHICULO
3435 27443 5 63 3 6
2TORRE LA PRIMERA
GERENCIA DE VEHICULO
3436 27444 5 63 3 6
3TORRE LA PRIMERA
GERENCIA DE VEHICULO
3437 27445 5 63 3 6
4TORRE LA PRIMERA
GERENCIA DE VEHICULO
3438 27446 5 63 3 6
5TORRE LA PRIMERA
GERENCIA DE VEHICULO
3439 27447 5 63 3 6
6TORRE LA PRIMERA
GERENCIA DE PERSONAS
3420 27448 5 63 3 6
7TORRE LA PRIMERA
GERENCIA DE PERSONAS
3421 27449 5 63 3 6
8TORRE LA PRIMERA
GERENCIA DE PERSONAS
COLECTIVO INACTIVO
SPC-350-B
27450 5 63 3 6
9TORRE LA PRIMERA
GERENCIA DE PERSONAS
COLECTIVO INACTIVO
SPC-351-B
27451 5 63 3 6
Verific
acio
n
N° CajaCaja N° Def
Archivo General
Ubicación
Retiro Realizado y Auditado por Leonado Bafundi el 17/09/2012
FIRMA DEL ARCHIVISTA ENCARGADO DEL REGISTRO
Fecha de Llegada:
Fecha de Carga en Indice:
No. SucursalArea u Otra Informacion de Interes
Contenido/RelaciónDepartamento
Observaciones:
Registro de Cajas Anexadas en el Galpón Valencia
Año
FIRMA DE LA ANALISTA DE LA UNIDAD DE DOCUMENTACION
Fecha de Entrega:
Fecha del Registro:
CIRCULARGGH/0018
La Gerencia de Gestión Humana, le recuerda a todo el personal de Seguros Horizonte S.A. Inversora Horizonte S.A., que el Lunes 31/10/2011es Feriado Bancario.
Gracias por su atención.
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Producto Codigo Abreviatura
Todo R ies go TRTodo R ies go Indus trial 67 TR ITodo R ies go de C ons trucc ion 56 TR CIncendio C redito Hipotecario INC E (B IV)Incendio 40 INC ER obo 44 R O B OLucro C es ante de Incendio 41 LC INR es pons abilidad C ivil General 80 R C GAnimales F inos 79 AFHorires guardo 60 HR EVivienda en Guarnic ion INC GO bjetos Valios os 46 O B VR ies gos D ivers os 45 R DR otura de Maquinarias 42 R D ME quipo E lecctronicos 62 E Q E LAviac ion 32/ 72/ 82 AVID inero y Valores 47 D YVIncendio IP S F A pres tatario INC E (8583) IP S F AR es pons abilidad C ivil para Tener P orte de Arma 87 R C P AR es pons abilidad P atronal 84 R P ATTrans porte Maritimo Aereo 76 TR MAE mbarcac ion 73 E MBTrans porte Terres tre 75 TR ATF idelidad 90 F IDR ies gos E s pec iales R EE quipos C ontratis ta E D CNo E s pec ifica P roducto NE P
Incendio IP S F A pres tatario (C ampo Aleg re) INC I
Determ inac iones de los P roduc tos de P oliz as
GE
RE
NC
IA D
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ATR
IMO
NIA
LES
Producto Codigo Abreviatura
P romax 5 P ro - max5S ervic io F unerario Horis ervex - HO R S 1Vida Individual D egravamen Hipotecario VID HIndividual H.C .M.Horintegral HINTVida Individual VID AAcc identes P ers onales Individuales AP I
C omplementaria C O MP .
Horis alud HO R I
P romax 5 P ro - max5S ervic io F unerario Horis ervex - HO R S 1Vida Individual D egravamen Hipotecario VID HIndividual H.C .M.Horintegral HINT
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Gerencia dePersonas
Gerencia dePatrimoniales Pólizas
Gerencia dePersonas
Horisalud
Complementaria
Vida
CAMPO ALEGRE (PERSONA)
Gerencia dePatrimoniales
INCE IPSFA
RCG
INCE (BIV)
INCENDIO
ROBO
CAMPO ALEGRE (PATRIMONIALES)
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Horisalud
Complementaria
Vida Número de Póliza
Número de Cédula
Número de Póliza
Solicitudes de Pólizas
Número de Póliza
Tipo de Producto
Gerencia dePatrimoniales
Gerencia dePersonas
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Nuestra misión es facilitar la gestión digital de la información , almacenamiento y el manejo electrónico de archivos, a través de un sistema de base de datos, el cual permitirá a todos los usuarios de las diferentes dependencias, consultar los diferentes tipos de documentos que se encuentren en el Archivo Central, para así contribuir de manera más optima al logro del plan estratégico de Seguros Horizonte, C.A.
Consolidarnos como la unidad necesaria para agilizar los procesos de búsqueda de documentos, en el menor tiempo posible, acortando las distancias, fundamentado en una tecnología de ultima generación, contribuyendo de esta manera al crecimiento y fortalecimiento de Seguros Horizonte, C.A.
Coordinación de Digitalización
Misión
Visión
Gerencia de Administración y Apoyo LogísticoDepartamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia
Desbroce y Desglose
De Expedientes
Digitalizar Documento
Extraer Documento
Registro e Indexación de Imagen
Auditoria General
Armado de ExpedientesAuditoria Final.
Fondo de Documentación Tecnológica
Linea de Producción.
Procesos de la Coordinación de Digitalización
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Como Solicitar Expedientes al Archivo GeneralSe deben solicitar los expedientes a través del Aplicativo Alejandría.Desde la Intranet de Seguros Horizonte se tiene acceso al Aplicativo Alejandría.
1 2 3
4 5 6
Indicar los datos del expediente en el formulario.
7
En el campo Observaciones debe Iniciar: El número de caja donde se encuentra el
expediente. El nombre del Colectivo. Si la solicitud es Urgente. En caso de ser digitalizado indique si es
todo el expediente o algún documento en especifico.
8Presione sobre el botón Procesar para enviar la Solicitud.