Fundamentos de Atención y Administración de Quirófano

Módulo 4. Generalidades de Administración

Empresa u organización

Concepto

Una empresa u organización es un sistema técnico-social abierto, cuya función básica es la de crear bienes y/o servicios. Una empresa u organización está formada por un conjunto de personas que persiguen objetivos o metas comunes en un tiempo determinado y con recursos limitados. Dentro de este concepto se incluyen a las instituciones de sanitarias, ya que la tendencia mundial es considerarlas con criterio empresarial.

Las instituciones sanitarias necesitan la administración satisfactoria de los recursos, la información del empleo de los mismos y la información de los resultados obtenidos para poder ser eficaces y eficientes.

• eficacia: lograr el objetivo propuesto• eficiencia: lograr el objetivo propuesto con el mejor aprovechamiento de los

recursos disponibles.En la actualidad la buena administración no consiste únicamente en que todos los gastos estén plenamente justificados, sino además en poder comparar positivamente los rendimientos alcanzados con los centros similares del propio país, como también de otras zonas o países (“benchmarking” ó “aprender de los mejores”).

Toda empresa u organización tiene diversos componentes:• Visión (lo que se pretende ser a futuro y como lograrlo)• Misión (objetivo hoy, aquí y ahora) • Cultura: patrón general de conducta, creencias y valores que los miembros de la

organización comparten. • Estructura: muestra cómo se compone la organización. Incluye la estructura formal

(organigrama) y la estructura informal (interacción del recurso humano). • Estrategia: plan de acción que integra las principales metas y políticas de una

organización, con la secuencia coherente de acciones a realizar para adecuarse y aprovechar los cambios del entorno.

Estructura

Toda empresa u organización tiene una estructura informal y una estructura formal.

a.- La estructura informal se refiere a todo aquello que surge como producto de las relaciones interpersonales de sus miembros. Es espontánea y por ende no está preestablecida.b.- La estructura formal está establecida en un organigrama, donde figuran básicamente los distintos departamentos, áreas, jerarquías y dependencias de la empresa u organización. La estructura formal de una organización puede ser simple o compleja.

• Simple (fig.1): es aquella que posee una pequeña cumbre estratégica o dirección, una línea media (o nivel de supervisión) y una base o núcleo operativo (formada por los operarios).

• Compleja (fig.2): en esta, cada una de las áreas mencionadas anteriormente se amplían debido a la magnitud de la organización. Incluyen dos áreas adjuntas conocidas como tecnoestructura y staff de apoyo (que pueden o no formar parte del organigrama) que ofrecen asesoramiento o servicios que pueden ser requeridos por un determinado período de tiempo, pero no tienen poder de decisión.

¿Qué es la administración?

Es el proceso de planificar, organizar, coordinar, dirigir y controlar el trabajo de los miembros de una empresa u organización. Se dice que es un proceso porque existe una forma sistemática de hacer las cosas.

• Planificar : es prever; es pensar con antelación en las metas y sus acciones. Se definen los objetivos que debe alcanzar la institución y las distintas vías para lograrlo. Esto permite a) que la organización alcance su meta. b) que sus integrantes

Fig. 1.- ORGANIGRAMA. Estructura formal simple.

N ú c l e o O p e r a t i v o( E m p l e a d o s )

L í n e a M e d i a( J e f e d e S e r v i c i o )

N ú c l e o O p e r a t i v o( E m p l e a d o s )

L í n e a M e d i a( J e f e d e S e r v i c i o )

L í n e a m e d i a( J e f e d e D i v i s i ó n )

N ú c l e o O p e r a t i v o( E m p l e a d o s )

L í n e a M e d i a( J e f e d e S e r v i c i o )

N ú c l e o O p e r a t i v o( E m p l e a d o s )

L í n e a M e d i a( J e f e d e S e r v i c i o )

L í n e a M e d i a( J e f e d e D i v i s i ó n )

C u m b r e E s t r a t é g i c a( D i r e c t o r A s o c i a d o )

N ú c l e o O p e r a t i v o( E m p l e a d o s )

L í n e a M e d i a( J e f e d e S e r v i c i o )

N ú c l e o O p e r a t i v o( E m p l e a d o s )

L í n e a M e d i a( J e f e d e S e r v i c i o )

L í n e a M e d i a( J e f e d e D i v i s i ó n )

N ú c l e o O p e r a t i v o( E m p l e a d o s )

L í n e a M e d i a( J e f e d e S e r v i c i o

N ú c l e o O p e r a t i v o( E m p l e a d o s )

L í n e a M e d i a( J e f e d e S e r v i c i o )

L í n e a M e d i a( J e f e d e D i v i s i ó n )

C u m b r e E s t r a t é g i c a( D i r e c t o r A s o c i a d o )

C u m b r e E s t r a t é g i c a( D i r e c t o r G e n e r a l )

Fig. 2.- ORGANIGRAMA. Estructura formal compleja.

Cumbre Estratégica(Director)

Línea Media(Jefe de Servicio)

Núcleo Operativo(Empleados)

desempeñen actividades congruentes con los objetivos c) que éste desempeño pueda ser controlado con el fin de introducir las medidas correctivas pertinentes.

• Organizar : es ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización. Aquí se incluye la selección y formación de empleados competentes.

• Coordinar : es integrar las actividades de los distintos sectores componentes de una organización con el fin de lograr las metas organizacionales.

• Dirigir : es aplicar la autoridad conferida a cada puesto de mando, siendo guía y motivador de los subordinados, con el fin de optimizar los procesos tendientes al logro del objetivo común.

• Controlar : es verificar que los resultados provenientes de la acción concuerden con el objetivo propuesto.

Partiendo de estos conceptos es fundamental hacer un análisis interno, lo que se conoce como matriz FODA:

• Fortalezas (de mi empresa). Indicador que facilita o contribuye al cumplimiento de objetivos

• Debilidades (de mi empresa). Indicador que limita o impide el cumplimiento de objetivos

• Oportunidades (del mercado o entorno)• Amenazas (del mercado o entorno).

El análisis FODA debe hacerse con cierta frecuencia pues las situaciones tienden a cambiar constantemente.

Ejemplo de un análisis FODA de una institución sanitaria:Fortalezas

Gran caudal de facturación Recurso humano capacitado Administración hospitalaria eficiente Buen equipamiento

Debilidades Personal no comprometido o inepto Equipamiento obsoleto Alto nivel de deudas Falta de personal

Oportunidades Ser el único sanatorio de la zona Cambios políticos, económicos y sociales favorables

Amenazas Competencia fuerte Innovaciones que amenazan dejarnos fuera del mercado Nuevas leyes que nos perjudican Cambios políticos, económicos y sociales desfavorables

F O D A

Mi empresa El mercado

¿Qué significa ser Jefe o Manager?

La palabra “manager” significa “persona que conduce, dirige o supervisa algo”. Ej.: director, jefe de división, jefe de sección, supervisor, etc. Todos ellos deben ser capaces de “administrar”, es decir planificar, organizar, coordinar, dirigir y controlar los procesos dentro del área a su cargo.

El manager o jefe debe tener aptitudes o habilidades de mando:• técnicas (conocimientos y destrezas en la aplicación de métodos inherentes a su

puesto, en base a experiencia, conocimientos, etc.)• interpersonales o humanísticas (capacidad para trabajar con otros, entenderlos y

motivarlos)• conceptuales (pericia en percibir el panorama general interno y externo)• de diseño (capacidad de deducir la resolución práctica de problemas)

Dentro de los roles, se pueden nombrar: recepción de visitantes; asistencia a actos sociales; revisión, análisis y transmisión de información; resolución de problemas; asignación de recursos.Por otra parte, el manager o jefe es líder, consejero, motivador, negociador, innovador. Tiene iniciativa y es emprendedor.La motivación es la energía que hace que las personas actúen de determinada manera. Una buena motivación aumenta la eficiencia y el rendimiento del personal.No sólo se debe esperar que las personas hagan cosas por lógica, razón o sentido común; también se deben tener en cuenta los aspectos importantes de las necesidades humanas, deseos y emociones. En 1970 Abraham Maslow teorizó sobre las necesidades del ser humano, creando una pirámide de base a vértice (fig. 3):

Fisiológicas

de Seguridad

Sociales

de Estima

de Autorrealización

Fig. 3.- Necesidades del ser humano. Pirámide de Maslow

• Fisiológicas: mantienen la vida (alimentación, vestido)• de Seguridad: todo aquello relacionado con la auto preservación.• Sociales: relacionadas con la afiliación, grupos de pertenencia.• de Estima: relacionadas con el reconocimiento, deseo de logro, rango social.• de Autorrealización: implica el deseo del individuo de alcanzar su máximo

potencial; son personas conscientes de sus fortalezas y debilidades.

El manager o jefe debe tener capacidad para delegar. Delegar es asignar a otra persona la autoridad formal (poder legítimo) con los recursos suficientes para realizar la tarea asignada. El que delega:

• debe tener disposición a ceder y confiar en los subordinados• permitir que los demás cometan errores y tener la capacidad de orientar y asesorar

para la resolución de los mismos• debe establecer y aplicar una adecuada retroalimentación.• debe ser un buen comunicador, con mensajes claros y puntuales acerca de lo que se

espera de la persona a quien se delega una tarea.• no deja de ser responsable por las decisiones que tome el subordinado.

Trabajo práctico n ° 4

Actividad INDIVIDUAL obligatoria

1) Teniendo en cuenta la estructura formal de una empresa u organización:

a) confeccione un organigrama de la Escuela de Instrumentación Quirúrgica a la

que usted pertenece, estableciendo quienes de los integrantes se ubicaría en

cada nivel.

b) ¿Considera que la estructura formal de la Escuela de Instrumentación

Quirúrgica es simple o compleja? ¿Por qué?

2) El análisis de una situación en base a la matriz FODA resulta muy útil para la toma

de decisiones. Confeccione una matriz FODA, teniendo en cuenta la posibilidad de

entrar a trabajar en el Hospital de Clínicas como instrumentadora.

Guarde la actividad hasta la clase de debate y puesta en común.