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Fundamentos de gestión de proyectosRocío Agudelo Ibáñez
Andrés González Rangel
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Objetivos 1. ¿Qué es un proyecto?
2. Ciclo de vida del proyecto
3. Gestión del alcance
4. Gestión del tiempo
5. Gestión de los costos
6. Gestión del los RRHH
7. Gestión de las comunicaciones
8. Gestión de los riesgos
Identificar fundamentos
de la dirección de
proyectos reconocido
como buenas prácticas.
Proporcionar y promover
un vocabulario común
para analizar, escribir y
aplicar conceptos de la
dirección de proyectos.
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El proyecto
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¿Qué es un proyecto?
• Todo proyecto crea un producto, servicio o resultado único.
• La temporalidad del proyecto y sus productos es diferente.
• El proyecto termina con el logro (o fracaso) de los objetivos, o desaparición de la necesidad que le dio origen.
“Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”
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¿Qué es un proyecto?
• Producto• Elemento final en sí
mismo
• Componente de otro
• Servicio
• Resultado(conocimiento, información, proceso)
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• Es el medio para cumplir con el Plan Estratégico de una
organización.
• Se formula como resultado de una o más de las siguientes
consideraciones estratégicas:
Demanda del mercado
Necesidad comercial
Solicitud de un cliente
Adelantos tecnológicos
Requisitos legales
¿Qué es un proyecto?
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Dirección de proyectos
Inicio
Planificación
Ejecución
Seguimiento y control
Cierre
Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las
actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
Procesos en la dirección de proyectos:
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Dirigir un proyecto implica:
Identificar requisitos
Abordar necesidades,
inquietudes y expectativas
de los interesados
Equilibrar restricciones
contrapuestas pero
relacionadas del proyecto:
Alcance
Calidad
Crono-grama
Presu-puesto
Recursos
Riesgos
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Director del proyecto
Persona asignada por la organización para alcanzar los objetivos
del proyecto.
Puede ser un director por proyecto o varios.
Debe tener las siguientes características:
Conocimientos
• Específicos en el área del proyecto
• Dirección de proyectos
Desempeño
• Aplicaciónexitosa de los conocimientos en dirección de proyectos.
Personalidad
• Actitud
• Liderazgo
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Ciclo de vida del proyecto
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Ciclo de vida de un proyecto
1. Inicio
2. Preparación
3. Ejecución
4. Cierre
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Ciclo de vida de un proyecto
Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, 5ª ed.
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Etapas de la gestión de proyectos
Un proyecto tiene que completar exitosamente cada fase antes de pasar a la siguiente
INICIO CIERRE
Implementación
Monitoreo y controlPlanificación
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Acta de constitución del proyecto
Se trata de un documento de inicio de la implementación de un proyecto en el cual,
entre otros, se definen:
Alcance, el tiempo y los costos a alto
nivel
Análisis de los interesados
Estructura de gobernabilidad
Equipo responsable del
proyecto.
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¿Qué contiene el acta de constitución del proyecto?
Racionalidad y propósito del proyecto
Objetivos del proyecto
Estrategia del proyecto
Estructura de gobernabilidad
Gerencia y equipo
Mecanismo de control de cambios y monitoreo
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Proceso de creación del acta de constitución del proyecto
Entradas
• Perfil del proyecto
• Matriz de resultados
• Documentos de aprobación del proyecto
• Matriz de interesados
Técnicas
• Desarrollo del acta
• Juicio de expertos
Salidas
• Acta de constitución del proyecto
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Gobernabilidad
• Estructura del proceso de toma de decisiones y de supervisión.
¿Qué es?
• Para establecer niveles claros de autoridad y de toma de decisiones.
¿Por qué es importante?
• Las personas, las políticas y los procesos que proporcionan el marco para tomar decisiones y adoptar medidas para optimizar la gestión del proyecto.
¿Quién representa la gobernabilidad?
• Alta dirección del proyecto debe definir la estructura de gobernabilidad por medio del Acta de constitución del proyecto.
¿Cómo se construye?
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Matriz de resultados (MdR)
“Herramienta que permite desarrollar y presentar la correlación entre los objetivos del proyecto
y los indicadores de los resultados sectoriales alineados con las metas del mismo ”
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Indicadores SMART
Específicos (Specific).
Medible (Measurable).
Alcanzables (Achievable).
Realistas (Realistic).
Tiempo (Timely).
• ¿Qué es lo que vamos a lograr?
• ¿Quién o quiénes lo van a lograr?
• ¿Para cuándo debemos lograrlo?
• ¿Cómo sabemos si se logró?
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Matriz de interesados (Stakeholders)
Grupos o personas que se podrían ver impactados de manera positiva o negativa
por el proyecto o el resultado del proyecto.
• Dependiendo del tipo de proyecto, los interesados (stakeholders) pueden
variar tanto en número como en nivel de influencia e interés.
• La identificación de interesados (stakeholders) consiste en seleccionar a todas
las personas, los grupos o las entidades que serán impactados de alguna
manera por el proyecto o su resultado – Positiva y negativamente.
• Interesados pueden ser internos o externos.
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Matriz de identificación de interesados
Mantener satisfecho
Gestionar atentamente
MonitorearMantener informado
Bajo interés Alto interés
Ba
jo p
od
er
Alto
po
de
r
Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, 5ª ed.
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Gestión del alcance del proyectoESTRUCTURA DESGLOSADA DEL TRABAJO (EDT)
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Estructura Desglosada del Trabajo (EDT)
• Herramienta que consiste en la descomposición jerárquica
del trabajo para lograr los objetivos del proyecto y crear los
entregables requeridos.
• Herramienta de trabajo diaria.
• Organiza y define el alcance total del proyecto.
• Una EDT no tiene tiempos, costos ni recursos.
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Proceso para la creación de la EDT
Entradas
•Matriz de resultados.
•Documentos de aprobación del proyecto.
• Información Histórica.
Técnicas
•Descomposición del trabajo del proyecto.
Salidas
•Estructura Desglosada del Trabajo - EDT.
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“Una EDT debe ser lo suficientemente detallada como para poder asignar
fácilmente el trabajo a terceros y poder monitorear su estado de manera
adecuada. Para determinar si se ha logrado este nivel de claridad, las
variables de tiempo y costos deberían ser fácilmente identificables. Si esta
regla no se cumple, se debe subdividir aún más hasta que sea útil para
estimar tiempos y costos”.
BID - INDES
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Desglose de actividades del proyecto
Objetivo del proyecto
Impacto esperado de los componentes del
proyecto
Componentes
Conjunto de productos agrupados según su
naturaleza
Productos
Resultado agregado de los entregables del
proyecto.
Entregables
Servicios, bienes y trabajos que produce el
proyecto mediante la ejecución de los
paquetes de trabajo
Paquetes de
trabajo
Grupos de actividades o tareas que se realizan
para lograr los entregables del
proyecto; es el nivel más bajo de la EDT
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Objetivo del proyecto
Componente 1
Productos 1.1
Entregable 1.1.1
Paquete de trabajo 1.1.1.1
Productos 1.2
Entregable 1.2.1
Paquete de trabajo 1.2.1.1
Componente 2
Productos 1.1
Entregable 1.1.1
Paquete de trabajo 1.1.1.1
Productos 1.2
Entregable 1.2.1
Paquete de trabajo 1.2.1.1
Ejemplo de diagrama de ordenamiento jerárquico de la EDT
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Gestión del tiempoCRONOGRAMA DEL PROYECTO
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Cronograma
“Suma de los tiempos de las actividades de un proyecto.”
Herramienta que le permite al gerente hacer un seguimiento del avance del proyecto y poder
determinar acciones compensatorias si es que existen retrasos en las actividades
programadas.
El cronograma es una herramienta de uso continuo que debe ser consultada frecuentemente.
Proceso de creación del
cronograma no es lineal
Sujeto a cambios durante el desarrollo
del proceso de planificación del
proyecto
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Proceso para la creación del Cronograma
Entradas
• EDT
• Restricciones
• Dependencias externas
• Calendario de recursos
Técnicas
• Estimación de tiempos
• Secuencia de actividades
• Diagrama de red
• Ruta crítica
• Diagrama de Gantt
Salidas
• Cronograma del proyecto
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Diagrama de red
Fuente: Banco Interamericano de Desarrollo (BID) - Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y Social
(INDES) . Introducción a la gestión de proyectos e inicio del proyecto.
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Diagrama de ruta crítica
Ruta que va desde el inicio hasta el
final del proyecto y que toma más
tiempo en comparación con las
otras rutas.
Cualquier demora en alguna de las
actividades en esta ruta resultará en
un retraso del proyecto.
Fuente: Banco Interamericano de Desarrollo (BID) - Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y Social
(INDES) . Introducción a la gestión de proyectos e inicio del proyecto.
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Diagrama de Gantt
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Gestión de los costosCURVA DE USO DE LOS RECURSOS: CURVA S
GESTIÓN DE COMPRAS: MATRIZ DE ADQUISICIONES
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Curva de uso de recursos
Representación gráfica de los usos de recursos en función del tiempo. Normalmente, tiene
la forma de la letra S porque al principio del proyecto los gastos son bajos, luego se
incrementan y, después, se reducen a medida que el proyecto se termina.
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Proceso para la creación de la curva de recursos
Entradas
• EDT
• Cronograma
• Restricciones
• Información financiera
Técnicas
• Estimación de costos
• Análisis de presupuesto
Salidas
• Curva de uso de recursos
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Técnicas de
estimación
Uso de valores históricos de proyectos concluidos.
Usar tarifas de costos unitarios. (Cotizaciones)
Clasificación de
los costos
Según grado de uso: Costos fijos y variables.
Según su asignación: Costos directos e indirectos.
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Distribución de costos de un proyecto – Curva S
Determinación de costos
en función de las
unidades de tiempo.
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Matriz de adquisiciones
Guía para la gestión de la contratación de bienes o servicios a lo largo de la vida del
proyecto y, a la vez, es un insumo para desarrollar el plan de adquisiciones.
Identifica y define bienes y
servicios a adquirir
Tipos de contratos que
se utilizarán
Proceso de aprobación del
contrato
Criterios de decisión
Métodos de contratación y
plazos
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Proceso para la creación de la matriz de adquisiciones
Entradas
• EDT
• Cronograma
• Contrato
• Normas y regulaciones
• Condiciones del mercado
Técnicas
• Análisis de requerimientos
Salidas
• Matriz de adquisiciones
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Pasos para la creación de la matriz de adquisiciones
Crear una lista completa de los bienes y servicios que requiere el
proyecto.
Determinar el sistema de adquisición.
Asignar el porcentaje de la fuente de
financiamiento para la adquisición.
Calcular un presupuesto
estimado.
Fijar la fecha estimada de
publicación de la adquisición.
Pautar la fecha de firma del contrato.
Establecer la fecha estimada del término
del contrato.
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Fuente: Banco Interamericano de Desarrollo (BID) - Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y Social
(INDES) . Introducción a la gestión de proyectos e inicio del proyecto.
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Gestión de los recursos humanos
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Matriz de responsabilidades
Gestión de los recursos humanos (RRHH)→ Realizar todos los procesos necesarios
para asegurarse de que se hayan identificado y asignado los mejores recursos
humanos disponibles para lograr los objetivos del proyecto dentro de sus
respectivas restricciones de tiempo, alcance y costo.
Matriz de asignación de responsabilidades - MAR
Ilustra conexiones entre el trabajo que debe realizarse y los miembros del equipo del
proyecto y otros interesados
Identifica equipo de trabajo responsable de cada uno de los componentes de la EDT
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Proceso para la creación de la Matriz de asignación de responsabilidades
Entradas
• EDT
• Cronograma
• Riesgos
• Factores organizacionales
Técnicas
• Identificación de roles
• Análisis de funciones y competencias
Salidas
• Matriz de responsabilidades.
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Formatos de la MAR
De tipo narrativo
• Descripción de responsabilidades, autoridad, competencias, relaciones de trabajo,
interacciones, duplicidades y otros.
Tipo diagrama
• Matriz RACI basada en cuatro variables importantes:
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Matriz RACI
Responsable de la ejecución (Responsible)
Aprueba (Accountable)
Consultado (Consulted)
Informado (Informed)
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Ejemplo de matriz RACI
Fuente: Banco Interamericano de Desarrollo (BID) - Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y Social
(INDES) . Introducción a la gestión de proyectos e inicio del proyecto.
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Gestión de las comunicacionesMATRIZ DE COMUNICACIONES
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Matriz de comunicaciones
OBJETIVO: Asegurarse de generar
información con la calidad y en
la cantidad adecuada, y que
llegue en el momento preciso a
los diferentes interesados.
¿Qué información?
¿Cuál es el canal de comunicación?
¿A quién se informará?
¿Cuándo se hará llegar esa información?
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Proceso para la creación de la Matriz de comunicaciones
Entradas
• Matriz de interesados.
• Cronograma.
• Factores organizacionales.
Técnicas
• Análisis de requisitos de comunicación.
Salidas
• Matriz de comunicaciones.
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Análisis de los requisitos de comunicaciones
Este análisis implica identificar las necesidades de información de todos los interesados.
PASOS
1. Gerente del proyecto se pone en contacto con los interesados
para reconocer requisitos de comunicación
2. Se listan los requisitos de cada interesado incluyendo los requisitos
de comunicación internos del proyecto, agrupados en:
Objetivo - ¿Qué comunicamos?
Usuario - ¿A quién se comunica?
Responsabilidad - ¿Quién lo comunica?
Tiempo - ¿Cuándo se comunica y con qué frecuencia?
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Gestión de los riesgosMATRIZ DE RIESGOS
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Matriz de riesgos - definiciones
•conjunto de procesos que permite entender y reconocer los escenarios de incertidumbre, valorar las consecuencias de tales escenarios y tomar acciones costo-efectivas en forma concertada para lidiar con los riesgos y hacer el seguimiento de tales acciones.
Gestión de riesgos
•El o los eventos previstos o imprevistos capaces de afectar el logro de los objetivos y los resultados esperados del proyecto. Suele expresarse en términos de las consecuencias de los hechos (impacto) y de la probabilidad de que estos se produzcan
Riesgo
•Parámetro que mide la posibilidad de que ocurra un riesgoProbabilidad
•Efecto negativo o positivo que un riesgo tiene sobre los objetivos del proyecto y se mide como un factor en función de su importancia en el proyecto.
•Costo, Tiempo, alcance, calidad.Impacto
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Riesgos del proyecto
Aquellos que están dentro del ámbito de influencia del gerente del proyecto
Cronograma Presupuesto o recursos
Calidad de los resultados
Alcance
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Proceso para la creación de la Matriz de riesgos
Entradas
•EDT
•Cronograma
•Presupuesto
•Matriz de interesados
• Información histórica
Técnicas
• Identificación y análisis y cuantificación de riesgos
• Identificación y clasificación de riesgos.
•Categorización de riesgos
Salidas
•Matriz de riesgos
•Planes de respuesta a los riesgos
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Análisis de riesgos
NIVEL VALOR SIGNIFICADO
Alto 6 a 9Gestionar: se requiere plan de respuesta.
Medio 3 a 5
Monitorear: se requiere que el proyecto
haga un seguimiento del riesgo para
analizar si la probabilidad o el impacto
han cambiado.
Bajo 1 y 2
Aceptar: es mejor aceptar el riesgo ya
que el impacto no es significativo y la
probabilidad de que suceda el evento es
baja.
Fuente: Banco Interamericano de Desarrollo (BID) - Instituto
Interamericano para el Desarrollo Económico y Social
(INDES) . Introducción a la gestión de proyectos e inicio del
proyecto.
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Estrategias para responder a riesgos
Negativos
• Evitar
• Transferir
• Mitigar
• Aceptar
Positivos
• Explotar
• Mejorar
• Compartir
• Apoyar