FUNDACIÓN PARA LA EDUACIÓN Y EL … 2.12. Interpretación, aclaración y modificación de los...

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FUNDACIÓN PARA LA EDUACIÓN Y EL DESARROLLO SOCIAL - FES

CONVOCATORIA PÚBLICA No. 005 DEL 2014

TERMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATAR LOS SERVICIOS DE DISEÑO, ESTRUCTURACIÓN Y REALIZACIÓN DEL EVENTO DEMO DAY NACIONAL BAJO LOS LINEAMIENTOS Y REQUERIMIENTOS DEL MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES.

Bogotá D.C. septiembre de 2014

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TABLA DE CONTENIDO

1 CAPÍTULO 1 ............................................................................................................................. 6

1.1 Introducción ................................................................................................................... 6

1.2 Objeto de la convocatoria .............................................................................................. 8

1.3 Presupuesto. ................................................................................................................... 8

1.4 Interpretación y aceptación de los términos de referencia ........................................... 9

1.5 Participantes ................................................................................................................... 9

1.6 Régimen Aplicable ........................................................................................................ 10

1.7 Desembolsos ................................................................................................................ 10

2. CAPÍTULO 2 ............................................................................................................................... 11

2.1. Cronograma de la Convocatoria ................................................................................... 11

2.2. Sitio y plazo de presentación de las propuestas .......................................................... 11

2.3. Contenido de la propuesta: .......................................................................................... 12

2.4. Presentación a los proponentes que acrediten el capítulo 4 ....................................... 13

2.5. Prórroga de plazos ........................................................................................................ 13

2.6. Aclaración de las propuestas ........................................................................................ 13

2.7. Publicación de resultados de la evaluación .................................................................. 13

2.8. Observaciones a los resultados de la evaluación ......................................................... 13

2.9. Adjudicación ................................................................................................................. 13

2.10. Confidencialidad de la oferta ................................................................................... 14

2.11. Responsabilidad........................................................................................................ 14

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2.12. Interpretación, aclaración y modificación de los Términos de Referencia .............. 14

2.13. Término para la suscripción y legalización del contrato .......................................... 14

2.14. Condiciones económicas .......................................................................................... 15

3. CAPÍTULO 3 ........................................................................................................................... 16

3.1. Idioma ........................................................................................................................... 16

3.2. Sitio y plazo ................................................................................................................... 16

3.3. Sobres ........................................................................................................................... 16

3.4. Declaratoria de desierta ............................................................................................... 17

3.5. Conflicto de Intereses ................................................................................................... 17

3.6. Manifestaciones ........................................................................................................... 18

4. CAPÍTULO 4 ........................................................................................................................... 19

4.1. Carta de presentación. ................................................................................................. 19

4.2. Garantía de seriedad. ................................................................................................... 19

4.3. Certificado de existencia y representación legal. ......................................................... 20

4.4. Certificado de pago de aportes: ................................................................................... 20

4.5. Autorización para presentar propuesta y suscribir contrato ....................................... 21

4.6. Documento de identidad.............................................................................................. 21

4.7. Requisitos financieros: ................................................................................................. 21

4.8. Declaración de renta. ................................................................................................... 23

4.9. RUT ............................................................................................................................... 23

4.10. CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA .......................................................................... 23

5. CAPÍTULO 5 ........................................................................................................................... 26

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5.1. Objeto: .......................................................................................................................... 26

5.2. Brief .............................................................................................................................. 26

6. CAPÍTULO 6 ........................................................................................................................... 27

6.1. Apertura del Sobre 1: ................................................................................................... 27


6.2.1. Evaluación: ........................................................................................................... 28

6.2.1.1.1- Concepto, diseño e innovación: máximo 40 puntos ............................................ 28

6.2.1.1.2.- Estrategia para la atracción del público objetivo del evento: máximo 30 puntos

.............................................................................................................................................. 29

6.2.1.1.3. Coherencia del tipo de lugar propuesto con el concepto y el diseño ............. 29


6.4. Evaluación económica - calificación por puntaje precio .............................................. 29

6.5. Criterios de desempate ................................................................................................ 30

6.6. Causales de rechazo ..................................................................................................... 30

7. CAPÍTULO 7 ........................................................................................................................... 32

7.1. Celebración del contrato .............................................................................................. 32

7.2. Documentos del contrato............................................................................................. 32

7.3. Término de duración del contrato ............................................................................... 32

7.4. Cláusula de confidencialidad ........................................................................................ 33

7.5. Domicilio contractual ................................................................................................... 33

7.6. Valor del contrato ......................................................................................................... 33

7.7. Costos imputables al contrato...................................................................................... 33

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7.8. Vigencia del contrato ................................................................................................... 33

7.9. Desembolsos ................................................................................................................ 34

7.10. Garantías .................................................................................................................. 34

7.11. Relación del contratista con FES ..................................................................................... 35

7.12. Fuerza mayor ................................................................................................................... 35

7.13. Indemnidad .............................................................................................................. 35

7.14. Propiedad Intelectual ............................................................................................... 36

7.15. Supervisión del Contrato. ......................................................................................... 36

7.16. Solución de controversias ........................................................................................ 36

7.17. Perfeccionamiento y legalización ............................................................................. 36

8. ANEXO A ............................................................................................................................... 37

9. ANEXO B ............................................................................................................................... 40

10. ANEXO C…………………………………………………………………………………………………..…………………….44 11. ANEXO D………………………………………………………………………………………………………………………….45

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1 CAPÍTULO 1

INFORMACIÓN GENERAL PARA LOS PROPONENTES

1.1 Introducción

La FUNDACIÓN PARA LA EDUACIÓN Y EL DESARROLLO SOCIAL - FES, en adelante FES, es una organización no gubernamental sin ánimo de lucro, que trabaja en pro del desarrollo social y el mejoramiento de las condiciones de vida de los colombianos, mediante la investigación y la formulación e implementación de programas que aportan a la construcción de una Colombia más equitativa. Fundada en Cali pero con presencia a nivel nacional, FES completa 50 años de experiencia a través de los cuales ha trabajado en temas importantes en las áreas de: salud, educación, medio ambiente, desarrollo económico y cultura ciudadana en 590 municipios de Colombia, Guatemala, Panamá y Honduras en alianza con entidades públicas y privadas del orden nacional e internacional. En desarrollo de su objeto, FES ha suscrito convenios y contratos con varias entidades del sector público y privado, entre ellos con LA FIDUCIARIA BOGOTÁ actuando como vocera del Patrimonio Autónomo Fondo Nacional de Financiamiento para la Ciencia, la Tecnología y la Innovación Francisco José de Caldas, entidad con quien celebró el Contrato de Administración No. 0454 de 2013 con el objeto de efectuar la administración del proyecto denominado Iniciativa Vive Digital Regional, y establecer las obligaciones individuales y conjuntos que habrá de desarrollar FES, para asegurar la administración, ejecución e implementación del proyecto, con el propósito de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la Iniciativa Vive Digital Regional en el marco del Plan Operativo del Convenio Especial de Cooperación No 315/567 de 2013 celebrado entre FONTIC, COLCIENCIAS y FIDUBOGOTA S.A. El 30 de julio de 2009 se sancionó la Ley 1341 a través de la cual el Ministerio de Comunicaciones se convirtió en Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. La nueva Ley creó un marco normativo para el desarrollo del sector y promover el acceso y uso de las TIC a través de la masificación, el impulso a la libre competencia, el uso eficiente de la infraestructura y en especial fortalecer la protección de los derechos de los usuarios. En este sentido, y para dar respuesta a dicho marco normativo, nace en la actual presidencia el plan “Vive Digital”, el cual busca que el país dé un gran salto tecnológico

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mediante la masificación de Internet y el desarrollo del ecosistema digital nacional. El ecosistema digital está conformado por cuatro piezas que interactúan unas con otras y las cuales, al ser impulsadas, generan un crecimiento de la industria TIC. Esas cuatro piezas son: Infraestructura, Servicios, Usuarios y Aplicaciones. Adicionalmente y en concordancia con el plan Vive Digital mencionado anteriormente, se viene consolidando al interior del Ministerio TIC, la Dirección de Promoción TIC, con la intensión de 1. Diseñar, formular e implementar las políticas de promoción de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las regiones de manera coordinada con las demás direcciones del Ministerio. 2. Acompañar a las entidades territoriales en la creación de una institucionalidad, con el fin de generar la institucionalidad, a nivel de las entidades territoriales, para la promoción, difusión y desarrollo de las políticas en materia de Tecnologías de la Información, a través de la implementación de dependencias TIC a nivel regional. 3. Actuar como enlace, entre el Ministerio y las entidades territoriales, con el fin de propiciar la implementación de planes y proyectos en materia de tecnología de la información y las comunicaciones, en las diferentes esferas de la Administración en las regiones. 4. Promover, con las entidades territoriales, la formulación de planes regionales de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones que promuevan el desarrollo económico y social de las mismas, alineado con el Plan Sectorial Nacional y el Plan Nacional de Desarrollo. 5. Gestionar y promover alianzas que permitan la cofinanciación de planes y proyectos entre el sector público nacional, departamental y municipal, sector privado y los recursos de regalías disponibles para cada región, como motores del desarrollo y promoción social. 6. Efectuar recomendaciones para el diseño, convocatoria y evaluación de planes destinados al desarrollo en materia de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las regiones, con el fin de desarrollar proyectos de impacto que contribuyan al cumplimiento de los objetivos del Plan Sectorial Nacional y el Plan Nacional de desarrollo y a la disminución de la pobreza. 7. Brindar asistencia técnica a las entidades territoriales con el fin de generar proyectos para el desarrollo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en los sectores económicos y productivos, motor de desarrollo en cada región. 8. Desarrollar e implementar un esquema de seguimiento y monitoreo de los indicadores y buenas prácticas de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las regiones colombianas como base para la actualización de políticas, planes y proyectos de Tecnología de la información y las Comunicaciones a nivel regional, para velar por el cumplimiento de los objetivos regionales en materia de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales del Ministerio. 9. Coordinar y administrar los procesos de seguimiento y evaluación técnica de los programas, planes y proyectos que se encuentren bajo la responsabilidad de la Dirección. Es así que, con el objeto de promover el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones como una herramienta para el fortalecimiento del ecosistema del emprendimiento TIC en Colombia con el fortalecimiento de capacidades en los emprendedores y la cultura del emprendimiento TIC en el desarrollo de aplicaciones

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móviles, software y contenidos digitales, el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones busca contratar la realización del evento denominado Demo Day Nacional en la ciudad de Bogotá D.C. El Demo Day Nacional, es un evento público con cobertura de prensa nacional pública y privada y asistencia de empresarios de los diferentes sectores de la economía colombiana, que facilita un escenario de encuentro entre éstos y los emprendimientos exitosos generando fortalecimiento y afianzamiento de las relaciones entre los diferentes actores del ecosistema TIC, el conocimiento y divulgación de los avances que se tienen en el campo de las aplicaciones web y móvil. El Demo Day Nacional brinda la mejor herramienta de visibilidad a los diferentes actores del ecosistema TIC, haciendo énfasis en los emprendimientos que han logrado cumplir las expectativas del acompañamiento dado desde el Ministerio - Plan Vive Digital y la Iniciativa Apps.co, los cuales con el desarrollo de prototipos de aplicaciones en ambiente web y móvil han brindado alguna solución a necesidades de la comunidad y la cobertura de servicios, entre otras El evento debe lograr que, a través de un diseño y realización innovadora e interactiva entre los emprendimientos, los empresarios invitados del sector privado, la academia y los ciudadanos en general, se apropien del concepto de emprendimiento TIC y el rol de éstas en la creación y desarrollo de aplicaciones y contenidos digitales que aporten el desarrollo económico y al cierre de brechas y superación de pobreza en el país. Este evento debe contar con ingredientes de tecnología innovadora. Debe generar una experiencia interactiva e innovadora, un espacio de exposición, transitable por el espectador y que éste pueda interactuar con ella. La instalación debe impactar al espectador y activar todos sus sentidos.

1.2 Objeto de la convocatoria

Contratar los servicios de diseño, estructuración y realización del evento Demo Day Nacional, bajo los lineamientos y requerimientos del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

1.3 Presupuesto.

El presupuesto máximo previsto para la presente convocatoria es de hasta TRESCIENTOS CINCUENTA MILLONES DE PESOS ($350.000.000) MONEDA CORRIENTE incluidos IVA y todos los impuestos que se llegasen a causar.

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LA FUNDACIÓN PARA LA EDUACIÓN Y EL DESARROLLO SOCIAL - FES - cuenta con los recursos para respaldar este proceso de contratación, en virtud del Contrato de Administración de Proyecto 0454 de 2013.

1.4 Interpretación y aceptación de los términos de referencia

Con la presentación de la propuesta, el proponente manifiesta que estudió los términos de referencia y todos los documentos que los integran, que los documentos presentados son para éste proceso, que obtuvo las aclaraciones que solicitó, que conoce y acepta la modalidad del contrato a suscribir, los costos del servicio y el tiempo de su ejecución, afirmaciones que se entenderán prestadas con la firma de la propuesta. De otra parte, las interpretaciones o deducciones que el proponente efectúe con relación a los términos de referencia, serán de su exclusiva responsabilidad. En consecuencia, FES no será responsable por descuidos, errores, omisiones, conjeturas, suposiciones, mala interpretación u otros hechos desfavorables en que incurra el proponente y que puedan incidir en la elaboración de su propuesta.

1.5 Participantes

1.5.1.- La presente convocatoria se encuentra dirigida a:

1.5.1.1.- Personas jurídicas nacionales, que acrediten una existencia no inferior a cinco (5) años que presenten propuesta a título individual y que dentro de su objeto social contemple la prestación de servicios descritos en la presente convocatoria.

1.5.1.2.- Personas jurídicas nacionales, que presenten propuesta bajo la modalidad de consorcio o unión temporal, para lo cual cada integrante deberá contemplar dentro de su objeto social la prestación de servicios de la presente convocatoria.

Los proponentes plurales indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de FES.

Las propuestas presentadas bajo la modalidad de Consorcio o Unión Temporal deberán sujetarse a las siguientes exigencias:

1) Acreditar la existencia del Consorcio o la Unión Temporal mediante la presentación del respectivo acuerdo asociativo.

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2) Acreditar una duración mínima de la Unión Temporal o del Consorcio, equivalente al plazo del contrato y un año más.

3) Acreditar que los miembros del Consorcio o de la Unión Temporal quedan obligados con el respectivo acuerdo asociativo a abstenerse de ceder su participación, salvo autorización previa y escrita de FES, siempre y cuando además, el cesionario satisfaga las condiciones de experiencia del cedente que fueron tomadas en consideración para la adjudicación del contrato.

1.6 Régimen Aplicable

1.6.1.- Ley 29 de 1990, modificada por la Ley 1286 de 2009, que especifica la obligación del Estado de fomentar la investigación científica y el desarrollo tecnológico “... para incorporar la ciencia y la tecnología a los planes y programas de desarrollo económico y social del país...”.

1.6.2.- Decreto Ley 393 del 26 de febrero de 1991, mediante el cual se “… apoya la creación, el fomento, el desarrollo y el financiamiento de empresas que incorporen innovaciones científicas o tecnológicas aplicables a la producción nacional, al manejo del medio ambiente o al aprovechamiento de los recursos naturales.”

1.6.3.- Decreto Ley 591 de 1991, mediante el cual se “regulan las modalidades específicas de contratos de fomento de actividades científicas y tecnológicas”

1.6.4.- En todo caso el régimen jurídico aplicable a la relación contractual que surja será el de las normas del derecho privado colombiano.

1.7 Desembolsos

FES efectuará el pago del valor total del contrato a través de dos (2) desembolsos, así: 1.- Un primer desembolso por el equivalente al 40% del valor del contrato, una vez perfeccionado y legalizado y a la entrega del plan de actividades a ejecutar debidamente aprobado por la supervisión del contrato. 2.- Un segundo y último desembolso por el 60% restante del valor del contrato, 5 días hábiles después de realizado el evento y previa entrega a satisfacción de la supervisión del contrato, de la base de datos (en forma magnética), del registro de participantes, de la grabación en formato exportable y del informe y registro fotográfico de la realización del evento.

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2. CAPÍTULO 2

ETAPAS DEL PROCESO

2.1. Cronograma de la Convocatoria

Ítem Actividad Fecha y

hora límites Remisiones

1

Publicación Términos de Referencia

30 de septiembre del 2014

www.fundacionfes.org.co

2 Presentación de propuestas

3 de octubre de 2014

FES, Carrera 22 No 40 – 94, Bogotá, D.C., hasta las 10:00 a.m.

3 Publicación resultados evaluación



4 Observaciones a los resultados de la evaluación


[email protected] , hasta las 14:00 horas.

5 Adjudicación 8 de octubre de 2014


6 Firma del contrato 8 de octubre de 2014

Oficinas FES, Carrera 22 No 40 – 94, Bogotá, D.C.

Nota: Todas las adendas, avisos y comunicaciones que envíe FES, con relación a los términos de referencia, pasarán a formar parte de los mismos. La consulta y la respuesta a las observaciones formuladas por los proponentes, no producirán efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de las propuestas. Los proponentes deberán examinar cuidadosamente la presente convocatoria, la cual hará parte integral del contrato que se pretende celebrar. Deberán seguir en la elaboración de la oferta la metodología aquí señalada, con el objeto de obtener claridad y ofrecimientos de la misma índole que permitan la selección del proveedor.

2.2. Sitio y plazo de presentación de las propuestas

Las propuestas deberán ser presentadas en la Oficina de FES, ubicada en la Carrera

http://www.fundacionfes.org.co/


mailto:[email protected]


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22 No 40 - 94, Bogotá D.C., máximo hasta las 10:00 a.m. hora colombiana, del 3 de octubre del 2014. Después de esta hora no se recibirán propuestas.

NOTA: No se admitirán propuestas enviadas por fax o por cualquier medio electrónico, ni entregadas en otros sitios o dependencias de la Fundación.

2.3. Contenido de la propuesta:

El proponente interesado deberá presentar su propuesta, junto con sus anexos, en original y una copia más impresa y en CD, en tres sobres sellados. 2.3.1.- Carta individual de presentación de la propuesta firmada por el representante legal, ver ANEXO A. Original y una copia impresa de la propuesta con los respectivos anexos, de la siguiente manera:

2.3.1.1.- Sobre 1: Documentos Generales

El proponente deberá entregar los documentos necesarios para acreditar el cumplimiento de los requisitos establecidos en los Capítulos 1 y 4 de los presentes términos de referencia, con sus anexos y soportes correspondientes.

2.3.1.2.- Sobre 2: Propuesta Técnica

El proponente deberá entregar los documentos necesarios para acreditar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Capítulo 5 de los presentes términos de referencia.

2.3.1.3.- Sobre 3: Propuesta Económica

Que contenga la propuesta económica, incluido IVA y demás impuestos que se puedan generar. Para la presentación de la propuesta económica se deberá diligenciar el formato establecido en el ANEXO B de los presentes términos de referencia. Inmediatamente finalizado el plazo señalado para la presentación de las propuestas se levantará un acta que contendrá una relación de las propuestas presentadas, indicando

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el nombre del proponente y el número de folios indicado en el exterior de cada sobre.

2.4. Presentación a los proponentes que acrediten el capítulo 4

Se publicará en la página www.fundacionfes.org el listado de oferentes que hayan calificado la totalidad del capítulo 4 para la presentación de las propuestas técnicas

2.5. Prórroga de plazos

Cuando FES lo estime conveniente podrá prorrogar los plazos previstos en el cronograma.

2.6. Aclaración de las propuestas

Una vez cerrada la convocatoria, FES, podrá solicitar las aclaraciones y explicaciones que estime pertinentes sobre los puntos dudosos o confusos de los documentos presentados en la propuesta, así como los que no hayan sido anexados y cuyo aporte pueda efectuarse por no estar contemplado como causal de rechazo de la propuesta, sin que por ello puedan los participantes adicionar, modificar, completar o mejorar su propuesta.

2.7. Publicación de resultados de la evaluación

Los resultados de la evaluación serán dados a conocer a los proponentes el 6 de octubre del 2014, a través de la página web de FES.

2.8. Observaciones a los resultados de la evaluación

Los participantes dispondrán hasta las 14:00 horas 7 de octubre de 2014, para presentar sus observaciones por escrito a los resultados de la evaluación, vía e-mail: [email protected]

2.9. Adjudicación

El contrato será adjudicado a la propuesta que resulte elegida el 8 de octubre de 2014.

http://www.fundacionfes.org/

mailto:[email protected]

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2.10. Confidencialidad de la oferta

El contenido de las propuestas será de carácter reservado en la medida que la ley lo determina.

2.11. Responsabilidad

FES no asume ninguna responsabilidad cuando las propuestas fuesen entregadas sin identificación del proponente. Serán de exclusiva responsabilidad del proponente tanto los errores u omisiones en que incurra al indicar los costos o valores unitarios y totales de su propuesta, por lo cual deberá asumir los mayores costos o pérdidas que se deriven de cualquier error u omisión que pudiese presentar, como los errores contenidos en los aspectos técnicos y jurídicos en que incurra en la propuesta.

2.12. Interpretación, aclaración y modificación de los Términos de Referencia

La información contenida en los términos de referencia sustituye totalmente cualquier información que por medio de cartas o cualquier otro sistema pudiesen haber suministrado FES o sus representantes con anterioridad a la fecha de cierre del proceso de contratación. Por consiguiente, todas las informaciones preliminares que en cualquier forma haya recibido el proponente, o cualquier otra persona o entidad interesada, quedan sin ningún valor y FES no se responsabilizará por la utilización que de las mismas haga el proponente o cualquier otra persona o entidad. Las interpretaciones o deducciones que el proponente haga de las estipulaciones de los términos de referencia, serán de su exclusiva responsabilidad. En caso que FES decida hacer modificaciones a estos términos de referencia, lo hará conocer a los interesados por medio de adendas, las cuales serán de obligatoria observancia tanto para la preparación como para la evaluación y análisis de las propuestas. Todas las adendas que sean enviadas por FES, deberán tenerse en cuenta por el proponente en su propuesta y forman parte de los términos de referencia.

2.13. Término para la suscripción y legalización del contrato

El proponente seleccionado mediante la presente convocatoria debe firmar el

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respectivo contrato en la Oficina de FES, en la fecha indicada en el cronograma. Una vez suscriba el contrato, dispondrá del término indicado en el mismo para la constitución y presentación de las garantías exigidas, si a ello hubiere lugar, documentos que deberá entregar en la Oficina de FES.

2.14. Condiciones económicas

2.15.1.- La propuesta económica debe expresarse en valores enteros de pesos colombianos (en caso contrario se aproximará al entero mayor) e incluir todos los precios asociados con cada una de las actividades a ejecutar que comprenden, entre otros, los gastos contingentes, honorarios, impuestos y demás expensas en que haya de incurrir el proponente. 2.15.2.- Las actividades y productos descritos en la propuesta técnica pero no costeados en la propuesta económica, se consideran incluidos en los precios de los bienes y servicios costeados.

Nota: Los gastos que no se encuentren precisados en la oferta serán asumidos por el proponente.

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3. CAPÍTULO 3

PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

3.1. Idioma

Las propuestas deben presentarse por escrito, en idioma español, debidamente legajadas y foliadas, junto con sus documentos anexos y en dos (2) CD, en formato PDF o Word. De igual manera, deben contener el índice correspondiente.

3.2. Sitio y plazo

Las propuestas deben ser presentadas en el sitio y plazo indicados en el Capítulo 2 de la presente convocatoria.

3.3. Sobres

La propuesta general, la propuesta técnica y la propuesta económica deberán presentarse en sobres separados, cerrados y marcados de la siguiente forma:

A FUNDACIÓN PARA LA EDUACIÓN Y EL DESARROLLO SOCIAL - FES CONVOCATORIA PÚBLICA No. 005 del 2014____

PARA CONTRATAR LOS SERVICIOS DE DISEÑO, ESTRUCTURACIÓN Y REALIZACIÓN DEL EVENTO DEMO DAY NACIONAL BAJO LOS LINEAMIENTOS Y REQUERIMIENTOS DEL MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. CONTIENE ORIGINAL (ó COPIAS) DE: (SOBRE 1: Propuesta General. SOBRE 2:

Propuesta Técnica, SOBRE 3: Propuesta Económica)

IDENTIFICACIÓN DEL PROPONENTE Nombre del Proponente: NIT: Dirección: Teléfonos: Correo Electrónico: Nombre contacto: Teléfonos: Número de folios:

DATOS DE LA PERSONA DE CONTACTO Nombre: Dirección: Teléfono: Móvil:

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Fax: Correo Electrónico:

3.3.1. En caso de discrepancia entre el original y la copia, se tendrá en cuenta la información contenida en el sobre marcado como original por parte del proponente. No se aceptarán propuestas cuyos documentos presenten tachaduras o enmendaduras, a menos que tengan la aclaración correspondiente. 3.3.2. No se aceptarán propuestas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre de la presente convocatoria. 3.3.3. En la propuesta deben indicarse los precios expresados en pesos colombianos, incluyendo todos los costos en que pueda incurrir el oferente durante toda la vigencia del contrato. 3.3.4. Los documentos anexos a la propuesta deben presentarse en español o debidamente traducidos.

3.4. Declaratoria de desierta

La presente convocatoria será declarada desierta, dentro del plazo establecido para la validez de las propuestas, bien sea porque no se recibió ninguna propuesta, o porque ninguna de las recibidas cumplió con los requisitos establecidos en los presentes términos de referencia.

3.5. Conflicto de Intereses

3.5.1.- Relaciones Conflictivas: Todos los proponentes tienen la obligación de revelar a FES, así como a las posibles entidades afectadas, cualquier situación actual o potencial de conflicto que pudiera afectar su capacidad para servir en beneficio del contratante, o que pudiera percibirse que tuviera ese efecto. El no revelar dichas situaciones puede conducir al rechazo de la propuesta o a la terminación del contrato. 3.5.2.- Fraude y Corrupción: FES exige a los participantes observar los más altos niveles éticos y denunciar todo acto sospechoso de fraude o corrupción del cual tengan conocimiento o sean informados, durante el proceso de selección o la ejecución del contrato. Los actos de fraude y corrupción están prohibidos. Fraude y corrupción comprenden actos de: 3.5.3.- Práctica corruptiva: consiste en ofrecer, dar, recibir o solicitar, directa o

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indirectamente, cualquier cosa de valor para influenciar las acciones de otra parte. 3.5.4.- Práctica fraudulenta: es cualquier acción u omisión, incluyendo la tergiversación de hechos y circunstancias que engañen o intenten engañar, a alguna parte para obtener un beneficio financiero o de otra naturaleza o para evadir una obligación. 3.5.5.- Práctica coercitiva: consiste en perjudicar o causar daño, o amenazar con perjudicar o causar daño, directa o indirectamente, a cualquier parte o a sus bienes para influenciar las acciones de una parte. 3.5.6.- Práctica colusoria: es un acuerdo entre dos o más partes realizado con la intención de alcanzar un propósito inapropiado, incluyendo influenciar en forma inapropiada las acciones de otra parte. Si se comprueba que se han cometido dichas actuaciones fraudulentas, FES dará aviso a las autoridades correspondientes, para que se inicien las investigaciones a que haya lugar.

NOTAS: 1.- Las definiciones transcritas corresponden a los tipos más comunes de fraude y corrupción, pero no son exhaustivas. 2.- FES adoptará medidas en caso de hechos o denuncias similares, relacionadas con supuestos actos de fraude y/o corrupción, aunque no estén especificados en la lista anterior.

3.6. Manifestaciones

Con la firma de la propuesta los participantes en el presente proceso manifiestan expresamente: 3.6.1.- Que han leído y entendido la prohibición sobre actos de fraude y corrupción dispuesta por FES y se obligan a observar las normas pertinentes; 3.6.2.- Que no han incurrido en ninguna infracción sobre fraude y corrupción descritos en este documento; 3.6.3.- Que no han tergiversado ni ocultado ningún hecho sustancial durante el proceso de selección. 3.6.4.- Que los documentos presentados corresponden a esta convocatoria.

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4. CAPÍTULO 4

DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA GENERAL

La presentación de los documentos e información aquí requerida implica para cada uno de los participantes u oferentes la aceptación de las condiciones y requisitos de la presente convocatoria.

4.1. Carta de presentación.

La propuesta deberá estar acompañada de carta de presentación firmada por el representante legal del proponente o por el apoderado constituido para el efecto, la cual deberá ser diligenciada según el formato del ANEXO A de estos términos de referencia. La propuesta, así como todos los demás documentos, deberán ser firmados por el representante legal del proponente o por quien esté debidamente autorizado para hacerlo a nombre del proponente, de conformidad con la ley. Si el representante legal que firma la propuesta requiere alguna habilitación especial, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo que de acuerdo con los estatutos esté autorizado para ello.

4.2. Garantía de seriedad.

Para garantizar la seriedad de la oferta, cada oferente debe constituir a favor de FES, NIT: 890303666-5, una garantía de seriedad de la oferta otorgada por un banco o compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, con domicilio y poder decisorio en la ciudad de Bogotá, D.C. por cualquiera de los métodos admitidos para este criterio de conformidad con las reglas establecidas por el Decreto 1510 de 2013 TITULO III GARANTIAS CAPITULO I GENERALIDADES. El valor de la garantía deberá ser por la suma equivalente al 10% del valor total del presupuesto, con una vigencia mínima de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha del cierre del proceso de selección; en todo caso el amparo de la garantía de seriedad de la oferta deberá extenderse hasta la aprobación de la garantía única de cumplimiento que ampare la actividad contractual, para lo cual, la FUNDACION PARA LA EDUCACION Y EL DESARROLLO SOCIAL - FES -, requerirá a los proponentes para que realicen la ampliación de los plazos de la vigencia, de ser el caso. La garantía deberá ser respaldada con las firmas del afianzado o tomador y de la compañía aseguradora o entidad bancaria y acompañarse del recibo de pago. Cuando la propuesta sea presentada en consorcio o unión temporal, la garantía deberá

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ser otorgada por todos los integrantes del proponente plural.

NOTA: La garantía deberá expedirse a favor de ENTIDADES PARTICULARES.

Mediante este amparo el proponente garantizará: Que mantendrá su propuesta sin modificaciones de ninguna clase durante su periodo de validez. La autenticidad y veracidad de la información suministrada y de la documentación aportada con la propuesta. Si el proponente no firmare el contrato o no presentare la documentación requerida para la iniciación y ejecución del mismo dentro del plazo fijado en éstos términos de referencia, FES hará efectiva la garantía de seriedad, pudiendo ejercer las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía.

NOTA: La no presentación de la garantía de seriedad en forma simultánea con la propuesta será causal de RECHAZO.

4.3. Certificado de existencia y representación legal.

Original del Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de la jurisdicción del proponente, con fecha de expedición no mayor de 30 días anterior a la fecha de cierre de la convocatoria.

4.4. Certificado de pago de aportes:

Los proponentes deben presentar el certificado de aportes parafiscales de los seis (6) meses anteriores a la presentación de la propuesta expedido por el Representante Legal o el Revisor Fiscal, según sea el caso, documento en el que debe constar que se encuentra a paz y salvo por concepto de pago de aportes a salud, pensiones y parafiscales al SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar.

NOTA: Tanto el Certificado de Existencia y Representación como el certificado de Paz y Salvo por concepto de pagos al Sistema de Seguridad Social deben ser actualizados en el momento de firmar el contrato.

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4.5. Autorización para presentar propuesta y suscribir contrato

Cuando el representante legal del proponente se encuentre limitado para presentar propuesta o para contratar o comprometer a la empresa, deberá anexar la AUTORIZACIÓN del órgano correspondiente para presentar la propuesta y suscribir el contrato en el caso que le sea adjudicado.

4.6. Documento de identidad

A la propuesta se debe adjuntar la fotocopia del documento de identidad del representante legal o de su apoderado.

4.7. Requisitos financieros:

4.7.1. El proponente debe presentar de manera comparativa, el balance general y el estado de resultados de los últimos dos años, con sus respectivas notas, en pesos colombianos.

NOTA: Para los proponentes, se requiere el balance y estado de resultados certificado por el representante legal, por el contador público que los hubiera preparado y por el Revisor Fiscal, según sea el caso. De igual manera se requiere el dictamen de contador público independiente o revisor fiscal sobre los estados financieros de acuerdo con las normas de auditoría. En ambos casos, se deberá adjuntar la fotocopia de la tarjeta profesional del contador y del revisor fiscal que estén suscribiendo los estados financieros.

Con base en esta información se debe diligenciar el formato que se incluye en los presentes términos de referencia como Anexo C. El proponente debe demostrar un índice de liquidez mayor o igual a 1.0, un capital de trabajo igual o mayor al 20% del presupuesto de la presente convocatoria y un índice de endeudamiento inferior o igual al 70%. El índice de liquidez se obtiene al dividir el activo corriente por el pasivo corriente. El capital de trabajo se obtiene restando del total del activo corriente, el total del pasivo corriente. El índice de endeudamiento se obtiene al dividir el pasivo total por el activo total, de acuerdo con las siguientes fórmulas:

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4.7.1.1.- ÍNDICE DE LIQUIDEZ Se determina la liquidez, medida como activo corriente sobre pasivo corriente reflejado en el balance general con corte al último periodo fiscal, así:

IL = Activo Corriente / Pasivo Corriente

Para el caso de consorcios o uniones temporales, la liquidez se determina así:

IL= (AC1+AC2+AC3....) / (PC1+PC2+PC3.....)

Dónde:

AC: es igual a activo corriente de cada participante

PC: es igual a pasivo corriente de cada participante

Una vez aplicada la formula anterior, la cifra resultante deberá ser igual o superior a 1.0 veces. 4.7.1.2. NIVEL DE ENDEUDAMIENTO Se obtiene el porcentaje de endeudamiento, resultante de dividir el pasivo total (deudas) por el activo total (patrimonio bruto) que se reflejen en el balance general con corte al último periodo fiscal y el resultado se multiplica por 100.

(Total Deudas o Pasivo Total / Activo Total o Patrimonio Bruto) x 100

Para el caso de consorcios o uniones temporales, el endeudamiento se determina así:

NE = ( (PT1+PT2+PT3....) / (AT1+AT2+AT3.....) ) x 100

Dónde:

PT: es igual a pasivo total de cada participante

AT: es igual a activo total de cada participante.

Una vez aplicada la fórmula anterior, el porcentaje resultante deberá ser igual o inferior al setenta por ciento (70%). 4.7.1.3.- CAPITAL DE TRABAJO Se determina restando al activo corriente el pasivo corriente y el valor obtenido deberá ser igual o superior al 20% del valor de la presente convocatoria.

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Para el caso de consorcios o uniones temporales, el capital de trabajo se determina así:

KT= (AC1+AC2+AC3….) - (PC1+PC2+PC3….)

Dónde:

AC : es igual a activo corriente de cada participante

PC : es igual a pasivo corriente de cada participante

4.7.1.3.- RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO Deberá ser Mayor o igual al 1% Se determina dividiendo la utilidad operacional por el patrimonio. 4.7.1.4.- RENTABILIDAD DEL ACTIVO Deberá ser Mayor o igual al 0.5% Se determina dividiendo la utilidad operacional por el activo total. Los oferentes deben cumplir con los tres factores descritos con anterioridad. El incumplimiento de uno o más de ellos, será causal de RECHAZO DE LA PROPUESTA.

4.8. Declaración de renta.

El proponente debe presentar la declaración de renta, correspondiente a los últimos dos (2) años.

4.9. RUT

Los participantes deben presentar fotocopia del RUT actualizado a 2014.

4.10. CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA

El proponente o uno de los miembros del consorcio o unión temporal deberán acreditar experiencia debidamente soportada así: 4.10.1.- Cinco (5) certificados con características similares y objeto a las de esta convocatoria, las cuales deben haber sido expedidas por las personas naturales o

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jurídicas, con las cuales haya celebrado Contratos y Órdenes de Servicio, ejecutados durante los últimos 5 años y hasta la fecha de cierre de la Convocatoria. El Contrato debe haber sido suscrito máximo cinco años antes a la presentación de oferta. 4.10.1.- Requisitos de las certificaciones: Las certificaciones solicitadas deberán ser expedidas por el funcionario o autoridad competente de la respectiva entidad pública o privada y cumplir con los siguientes requisitos: 4.10.1.1.- Razón social de la empresa o entidad contratante, dirección y teléfono. 4.10.1.2.- Nombre del Contratista (Indicando cédula de ciudadanía o Nit). 4.10.1.3.- Objeto del contrato o descripción de las obligaciones, funciones o actividades relacionadas con el objeto. 4.10.1.4.- Tiempo de duración en meses con fechas de inicio y de terminación, de manera que se pueda establecer el tiempo de ejecución. 4.10.1.5.- Porcentaje de participación en el Consorcio o Unión Temporal, si la certificación se expide para un contrato ejecutado bajo alguna de estas figuras. 4.10.1.6.- Valor total ejecutado del contrato, expresado en pesos colombianos. El valor certificado en cada contrato deberá ser igual o superior al 10% del total del presupuesto oficial para el presente proceso y el valor total sumado de las certificaciones debe ser igual o superior al 50% del presupuesto oficial de la presente convocatoria. 4.10.1.7.- Niveles de cumplimiento satisfactorios 4.10.1.8.- Fecha, firma y cargo del funcionario que expide la certificación.

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NOTAS: 1.- Se acepta como equivalente de las certificaciones requeridas en el numeral 4.10.1., la copia de los contratos ejecutados, siempre que se acompañen con la respectiva acta de liquidación, o de recibo final y de ellos se extracte la información solicitada en los numerales 4.10.1.1. a 4.10.1.7. 2.- Cuando el proponente aporte certificaciones de contratos ejecutados en los cuales participó en unión temporal o consorcio, se le acreditará la experiencia de acuerdo con el porcentaje de participación del integrante en el respectivo Consorcio o Unión Temporal, según se indique en las mismas, o en el contrato ejecutado o en el documento de conformación de la forma asociativa. 3.- La experiencia exigida es requisito de cumplimiento, por lo tanto si el proponente no acredita esta experiencia será subsanable dentro de los tiempos establecidos para tal fin. Lo mismo aplica para las certificaciones tanto de la empresa proponente como de las personas que participarán en el proyecto; en caso de que no se acrediten los elementos descritos anteriormente se evaluará como NO CUMPLE. 4.- Se tendrán en cuenta para la evaluación aquellas certificaciones que reúnan la totalidad de los requisitos exigidos en los términos de referencia. No obstante lo anterior, FES podrá verificar la información contenida y podrá solicitar aclaraciones sobre los datos consignados en la propuesta.

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5. CAPÍTULO 5

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA PROPUESTA

5.1. Objeto:

Diseño, estructuración y realización del evento Demo Day Nacional, bajo los lineamientos y requerimientos del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

5.2. Brief

Con el fin de evaluar la idoneidad del proponente y sus conocimientos respecto al objeto de la contratación, se deben tener en cuenta todos y cada uno de los detalles establecidos en el ANEXO D Brief, el cual debe ser resuelto por el proponente y entregado dentro del contenido de la propuesta.

Nombre del evento: Demo Day Nacional

Resumen: Evento que se realiza en la ciudad de Bogotá D.C., en el cual se brinda visibilidad a los mejores emprendimientos del país de la fase de Ideación, Prototipaje y Validación de la Iniciativa Apps.co contemplando un espacio de showroom para la interacción entre empresarios-emprendimientos-público en general.

Fecha: 4 de noviembre 2014 (Posibilidad de cambio)

Duración del evento: 6:30 p.m. a 8:40 p.m.

Lugar: El proponente debe presentar el sitio en el que se realizará el evento y argumentar la idoneidad del lugar acorde con las especificaciones mínimas que se imparten el anexo D.

NOTA: El proponente deberá garantizar todos y cada uno de los permisos y trámites necesarios para la realización del evento.

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6. CAPÍTULO 6

REGLAS PARA LA EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y ADJUDICACIÓN DE LAS

PROPUESTAS Recibidas las propuestas, se procederá de la siguiente manera:

6.1. Apertura del Sobre 1:

6.1.1. Una vez abierto el Sobre 1, se verificará que el proponente cumpla y acredite correctamente todas las condiciones para participar y que haya entregado todos los documentos solicitados en la presente convocatoria. Para la revisión de las propuestas generales, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos: 6.1.1.1.- Si la propuesta contiene la totalidad de los documentos exigidos y están debidamente presentados, de acuerdo con lo establecido en los presentes términos de referencia. 6.1.1.2.- Estados Financieros: Si el proponente cumple con los requisitos establecidos en los presentes términos de referencia. 6.1.2.- El cumplimiento de estos requisitos será HABILITANTE para proceder a la evaluación de la propuesta técnica. 6.1.3.- En caso que los documentos de la propuesta general contengan errores que sean subsanables, FES podrá exigir al proponente su presentación, aclaración o corrección y éste deberá presentarlos dentro del término que fije FES. Si el proponente no responde a las solicitudes formuladas dentro del plazo fijado, será causal de RECHAZO DE LA PROPUESTA.

NOTA: Se evaluarán únicamente las propuestas que adjunten toda la documentación requerida en los presentes términos de referencia.


Para aquellas propuestas que hayan sido habilitadas, se abrirá el Sobre 2 que debe contener los documentos en los términos indicados en el Capítulo 5 de los presentes

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términos de referencia y deberá cumplir con todos y cada uno de los requerimientos técnicos exigidos.

NOTA: La falta de cualquier documento que deba ser incluido en el sobre 2 o la omisión de cualquier información será CAUSAL DE RECHAZO de la propuesta.

6.2.1. Evaluación:

Los criterios y el sistema de puntos que se aplicarán a la evaluación de las propuestas técnicas son los siguientes:

ÍTEM CRITERIO DESCRIPCIÓN DEL CRITERIO PUNTUACIÓN

TOTAL

1 Propuesta Técnica

Concepto, diseño e innovación 40

Estrategia para cumplir con el objeto del evento

30

Coherencia del tipo de lugar propuesto con el concepto y el diseño

20

2 Propuesta Económica

Se tendrán en cuenta la coherencia de los rubros presupuestales usados, consistencia entre las cifras y los entregables y el valor total de la propuesta de acuerdo con la disponibilidad presupuestal de la entidad contratante.

10

TOTAL 100

NOTA: Pasarán a evaluación de la propuesta económica, aquellas propuestas que obtengan 60 puntos o más en la propuesta técnica.

6.2.1.1.- Propuesta Técnica: En esta parte se evalúa el concepto, el diseño e innovación del proponente para la realización del evento.

6.2.1.1.1- Concepto, diseño e innovación: máximo 40 puntos

En este punto se evaluará la propuesta en cuanto al entendimiento a las necesidades del evento de acuerdo con el objetivo principal de Apps.co: “convertir ideas de

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negocios TIC en empresas exitosas y sostenibles”, el entendimiento del Brief y la investigación previa que sustenta la propuesta. Las instalaciones deben generar una experiencia interactiva e innovadora, un espacio de exposición, transitable por el espectador y que éste pueda interactuar con ella. La instalación debe impactar al espectador y activar todos sus sentidos.

6.2.1.1.2.- Estrategia para cumplir con el objeto del evento: máximo 30 puntos

En este punto se evaluará la estrategia propuesta para la realización del evento, el entendimiento a las necesidades del cliente frente a los dos tipos de público del mismo, la comprensión del Brief y el cómo se transmitirá el mensaje que pretende el evento al público objetivo.

6.2.1.1.3. Coherencia del tipo de lugar propuesto con el concepto y el diseño

En este punto se evaluará la congruencia entre el lugar propuesto para la realización del evento y el concepto, lo cual se resume en: el entendimiento del Brief, las necesidades del público asistente, el cubrimiento de las expectativas del evento, la facilidad de acceso al lugar y la coherencia con la filosofia central de la iniciativa Apps.co “convertir ideas de negocios TIC en empresas exitosas y sostenibles”. El evento debe lograr, a través de instalaciones y activaciones innovadoras e interactivas, que los asistentes conozcan y quieran hacer parte de la Iniciativa Apps.co y el rol de las TIC en la creación y desarrollo de aplicaciones y contenidos digitales que están aportando al cierre de brechas y superación de pobreza, al desarrollo de la economía y la generación de empleo en diferentes sectores del país. Las propuestas deben tener en cuenta que el emprendimiento es por naturaleza innovador y creativo y estos atributos se deben reflejar en las mismas.


Las propuestas que cumplan con todos y cada uno de los requisitos técnicos exigidos en el Capítulo 5, serán evaluadas económicamente.

6.4. Evaluación económica - calificación por puntaje precio

Si el valor de la propuesta económica de cualquier proponente excede la disponibilidad presupuestal será RECHAZADA. De la misma manera, la propuesta será RECHAZADA si es menor a DOSCIENTOS CINCUENTA MILLONES DE PESOS, incluido IVA y demás impuestos que se llegasen a causar.

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Se otorgará el máximo puntaje, es decir, 10 puntos a la propuesta que, cumpliendo con los requerimientos técnicos y de servicio ofrezca el menor precio. Sobre esta base se calificarán a las demás en forma proporcional, así:

Precio más bajo/Precio de cada Oferta Factor X 10- Puntaje obtenido para cada propuesta

Si sólo existe una propuesta hábil para ser evaluada económicamente, se dará por terminada la evaluación, procediendo a otorgarle el máximo puntaje.

6.5. Criterios de desempate

De aquellas propuestas que presenten un puntaje total idéntico, se elegirá la que haya obtenido el mayor puntaje en el numeral 6.2.1.1.1. Si se mantiene el empate, el proceso se adjudicará a aquel proponente que obtenga mejor puntuación 6.2.1.1.2. Si se mantiene el empate, el proceso se adjudicará a aquel proponente que obtenga mejor puntuación 6.2.1.1.3. Si persiste el empate, se efectuará la selección mediante sorteo, asignándole un número a cada proponente empatado. Dicho número será introducido dentro de un sobre cerrado y se procederá a escoger uno al azar, que corresponderá al de la propuesta ganadora.

6.6. Causales de rechazo

FES rechazará las propuestas que no cumplan con los requisitos exigidos en los presentes términos de referencia y sin perjuicio de los casos expresamente señalados en la presente convocatoria, en los siguientes eventos: 6.6.1. Cuando se encuentre que el proponente está incurso en alguna de las inhabilidades e incompatibilidades previstas en la Constitución o en la Ley. 6.6.2. Cuando la propuesta no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos en la presente convocatoria. 6.6.3. Cuando la propuesta no cumpla con las especificaciones técnicas del Capítulo 5 de la presente convocatoria. 6.6.4. Cuando la propuesta se presente después de la fecha y hora estipuladas en la

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convocatoria. 6.6.5. Cuando no se presente la garantía de seriedad de la oferta, o no se presente el certificado de modificación de la misma, pese al requerimiento de FES. 6.6.6. Cuando la carta de presentación de la propuesta sea firmada por persona diferente al representante legal o su apoderado debidamente constituido para el efecto o cuando siendo firmada por apoderado, éste no aporte el poder correspondiente. 6.6.7. Cuando se requiera al proponente para que aporte documentos o suministre información adicional y éste no los allegue dentro del término fijado, o cuando habiéndolos aportado, no estén acordes con lo solicitado.

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7. CAPÍTULO 7

CONTRATO

7.1. Celebración del contrato

El contrato correspondiente será firmado en la Oficina de FES, dentro del término estipulado en el cronograma de los presentes términos de referencia. Igualmente se aportarán los documentos requeridos en el contrato dentro del término que en el mismo se estipule. En todo caso, para la iniciación de la ejecución del contrato el proponente seleccionado deberá presentar en la Oficina de FES el contrato debidamente firmado y las garantías solicitadas junto con el recibo de pago de las mismas.

NOTA: La aprobación de la garantía no constituye requisito para el perfeccionamiento del contrato pero es condición para la iniciación de su ejecución.

7.2. Documentos del contrato

Hacen parte del contrato, a manera de anexo, los siguientes documentos: 7.2.1.- Los términos de referencia de la Convocatoria Pública No. 005 - 2014 y sus anexos. 7.2.2.- Las Adendas de los términos de referencia de la Convocatoria Pública No. 005 -2014, si las hubiere. 7.2.3.- El acta de Inicio 7.2.4.- La propuesta presentada en desarrollo de la presente convocatoria. 7.2.5.- Las actas de modificación bilateral al contrato, en el evento que se efectúen. 7.2.6.- La garantía única de acuerdo con los términos de referencia y aceptada por FES.

7.3. Término de duración del contrato

El término para ejecutar todas las actividades del contrato será de Veinte (20) días y en ningún caso podrá superar el término del Contrato 454 de 2013. Dicho término será contado a partir de la legalización del contrato.

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7.4. Cláusula de confidencialidad

El contratista reconoce que durante la ejecución del contrato tendrá acceso a información de carácter confidencial del Ministerio de TIC, de COLCIENCIAS y de FES por lo tanto, se obliga para con estas entidades a mantener la confidencialidad de la información que llegare a conocer. En virtud de esta cláusula, el contratista se comprometerá a garantizar, por todos los medios a su alcance, que tanto los integrantes de la propuesta, como los empleados y funcionarios a su servicio y las demás personas autorizadas, respetarán la obligación de secreto y confidencialidad sobre cualquier información recibida u obtenida en las investigaciones, estudios y análisis que se adelanten durante el tiempo que dura la ejecución del contrato y un año más. El contratista mantendrá y hará que sus empleados y todas aquellas personas que con su consentimiento hayan participado en la ejecución del contrato, mantengan la confidencialidad y no divulguen, vendan, concedan copias, transfieran o enajenen de cualquier modo la documentación o la información recogida durante el proceso de ejecución del contrato.

7.5. Domicilio contractual

El contrato se regirá por las normas del derecho privado colombiano, y para todos los efectos del contrato el domicilio será la ciudad de Bogotá D.C.

7.6. Valor del contrato

El valor del contrato será el indicado por el proponente que resulte seleccionado a través de la presente convocatoria.

7.7. Costos imputables al contrato

Todos los gastos que demande el contrato serán por cuenta del contratista, por lo cual FES no tendrá más obligación que la de pagar los precios convenidos. En consecuencia, todos los gastos como impuestos, tasas y contribuciones, valor de la póliza, salarios, prestaciones sociales y demás gastos que se ocasionen por la ejecución del contrato, correrán por cuenta del contratista, quien los asumirá en su totalidad, sin que tenga derecho a exigir compensación diferente al pago de los precios estipulados en el contrato.

7.8. Vigencia del contrato

La vigencia del contrato es por el término de ejecución y cuatro (4) meses más.

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7.9. Desembolsos

FES efectuará el pago del valor total del contrato a través de dos (2) desembolsos, así: 1.- Un primer desembolso por el equivalente al 40% del valor del contrato, una vez perfeccionado y legalizado y a la entrega del plan de actividades a ejecutar debidamente aprobado por la supervisión del contrato. 2.- Un segundo y último desembolso por el 60% restante del valor del contrato, 5 días hábiles después de realizado el evento y previa entrega a satisfacción de la supervisión del contrato, de la base de datos (en forma magnética), del registro de participantes, de la grabación en formato exportable y del informe y registro fotográfico de la realización del evento.

En casos excepcionales, previa solicitud del contratista, FES efectuará el desembolso mediante cheque. El desembolso se realizará máximo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de presentación de la factura o cuenta de cobro.

7.10. Garantías

El contratista deberá constituir dentro de los dos (2) días siguientes al perfeccionamiento del contrato, en atención a las obligaciones y cuantía del contrato, Garantía Única de Cumplimiento, en un banco o compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, con domicilio y poder decisorio en la ciudad de Bogotá, D.C., que ampare los siguientes riesgos, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 así: Cumplimiento del contrato: Por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución y seis (6) meses más, contados a partir del perfeccionamiento. Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales: Por una cuantía equivalente a quince por ciento (15%) del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución y tres (3) años más. Seguro de Responsabilidad civil extracontractual: El CONTRATISTA, deberá cubrir la Responsabilidad Civil Extracontractual que se pudiera llegar a atribuir a la FES con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones del CONTRATISTA o de los subcontratistas de este, por un valor asegurado equivalente a trescientos salarios mínimos legales mensuales vigentes (300 SMLMV). La vigencia de la garantía deberá ser por todo el plazo de ejecución del contrato Calidad del Servicio: Por una cuantía equivalente al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, con una duración de seis (6) meses contados a partir de la terminación del contrato.

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7.10.1.- En caso de adición, modificación o aclaración de alguna de las cláusulas del presente contrato, el contratista se obliga a dar aviso a la aseguradora, para lo de su cargo. 7.10.2.- El contratista deberá reponer la garantía antes mencionada, cuando en razón de las sanciones impuestas, o de otros hechos, se disminuyere o agotare, o cuando el valor de las misma se vea afectado por razón de siniestros durante el tiempo de ejecución del contrato, según sea el caso.

7.11. Relación del contratista con FES

Será obligación del contratista informar a FES el tipo de vinculación que tenga con el personal que emplee en la ejecución del contrato y dejar expresa constancia que dicho personal no adquiere por el contrato que se celebre vinculación laboral, administrativa, ni de ninguna índole con FES y por tanto serán de su cargo todas las obligaciones salariales y prestacionales que se originen.

7.12. Fuerza mayor

El contratista quedará exento de toda responsabilidad por dilación en el cumplimiento de las obligaciones contractuales, cuando dicha dilación ocurra por causa constitutiva de fuerza mayor, debidamente comprobada, por fuera del control del contratista y que no implique falta o negligencia de éste. Los inconvenientes de fuerza mayor deberán informarse a FES por el medio más rápido posible, dentro de las 72 horas siguientes al momento en que hayan comenzado. Dentro de los 10 días siguientes, el contratista suministrará a FES todos los detalles del hecho constitutivo de fuerza mayor y la documentación certificada que FES pueda requerir. Para efectos del contrato, solamente se considerarán como causas constitutivas de fuerza mayor, las que se califiquen como tales, de acuerdo con la legislación colombiana.

7.13. Indemnidad

El contratista mantendrá indemne a FES, a sus funcionarios o agentes por todo reclamo, demanda, pleito, acción legal, cobranza o sentencia de cualquier género o naturaleza que se falle contra ellas por motivo de su propia negligencia, subcontratistas o empleados relacionados con el contrato.

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7.14. Propiedad Intelectual

Los documentos que se produzcan en desarrollo de cualquiera de las fases del proyecto, serán de propiedad del MINISTERIO TIC, de COLCIENCIAS y de FES, entidades que podrán individual o conjuntamente utilizarlos, divulgarlos y/o reproducirlos en la forma y para los fines que estime convenientes, salvo los derechos morales de autor, de conformidad con las normas vigentes sobre la materia.

7.15. Supervisión del Contrato.

El contrato estará bajo la Supervisión del Director de Promoción TIC del MINISTERIO DE TIC, o quien haga sus veces. Dicha supervisión comprende, entre otras, el recibo y la verificación de los servicios contratados. La revisión y el control del Contrato en los aspectos administrativos y financieros, entre otros, estará a cargo de la Directora Área de Educación de LA FUNDACIÓN PARA LA EDUACIÓN Y EL DESARROLLO SOCIAL - FES, o quien haga sus veces, de acuerdo con designación efectuada por el Representante Legal de FES.

7.16. Solución de controversias

Las partes convienen que en el evento en que surja alguna diferencia entre las mismas, por razón o con ocasión del contrato, en que deba acudirse a la justicia ordinaria, previamente recurrirán a un Centro de Conciliación, de acuerdo con las normas vigentes en la materia.

7.17. Perfeccionamiento y legalización

El contrato se perfeccionará con la suscripción del mismo por las partes y para su legalización se requiere la presentación de la póliza de garantía acompañada de su respectivo recibo de pago y la aprobación por parte de la Oficina de FES

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.

8. ANEXO A

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

[Lugar, fecha] Señores FUNDACIÓN PARA LA EDUACIÓN Y EL DESARROLLO SOCIAL - FES Carrera 22 No 40-94 Teléfonos (571) 5105904 Bogotá, D.C., Colombia Nombre del Proponente: _____________________ Dirección del Proponente: ____________________ Teléfono y fax del Proponente: ________________ E-mail del Proponente: ______________________ El suscrito ____________, en calidad de representante legal de __________________, presenta esta propuesta dentro de la Convocatoria 005-2014 cursada por FES para contratar los servicios de diseño, estructuración y realización del evento Demo Day Nacional bajo los lineamientos y requerimientos del ministerio de tecnologías de la información y las comunicaciones. En caso de resultar adjudicatario, nos comprometemos a suscribir el contrato correspondiente dentro de los términos previstos, a cumplir con las obligaciones derivadas del mismo de conformidad con la propuesta que presentamos y con los términos de referencia y a mantener todas las condiciones de nuestra oferta. Declaramos así mismo: Que el proponente (Indicación clara del proponente), está compuesto por las siguientes personas ______________ (en caso de Uniones Temporales o Consorcios) y que el nombre de su representante legal, dirección, teléfono y fax son los siguientes: ____________________ Que por el sólo hecho de firmar esta carta, dejamos constancia expresa del completo conocimiento de los términos de referencia, los anexos y adendas de la presente convocatoria pública. Por lo anterior, manifestamos nuestra aceptación y conformidad con los mismos. Que la propuesta que presentamos es irrevocable e incondicional, y obliga insubordinadamente al proponente.

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Que ni la empresa ni su representante legal se encuentran incursos en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad señalada por la Constitución y las leyes colombianas para contratar con el MINISTERIO TIC, COLCIENCIAS y FES. Manifestamos y declaramos que nuestra propuesta (Indicar SI o NO) contiene ningún tipo de información confidencial o privada de acuerdo con la ley colombiana, y, en consecuencia, consideramos que FES (Indicar SI o NO) se encuentra facultada para revelar dicha información sin reserva alguna, a partir de la fecha de apertura de las propuestas.

NOTA: Esta declaración puede ser suprimida y sustituida por una en la que se declare que la propuesta contiene información confidencial, en el caso de ser ello así, debiendo indicar de manera explícita los folios en los cuales obra tal información, y la justificación legal y técnica que ampara los documentos que sean citados con la confidencialidad invocada, mencionando las normas, disposiciones, decisiones de organismos competentes y actos administrativos que le confieran tal confidencialidad a los mismos.

Declaramos y aceptamos, explícitamente: Que asumimos la responsabilidad plena por los resultados y obligaciones del contrato ofrecido, según los términos que rigen el proceso de contratación de FES, y reconocemos que nos encontramos vinculados o comprometidos de manera ilimitada, incondicional, insubordinada y solidaria respecto de todas y cada una de las obligaciones o responsabilidades derivadas de la presentación de la propuesta, de la correspondiente adjudicación, y de la suscripción del contrato respectivo, conforme a las condiciones de responsabilidad previstas en la ley. Que los documentos aportados contienen información real, que son expedidos para la Convocatoria y que autorizamos su verificación en caso de ser requerido por FES. Que esta propuesta tiene el valor indicado en la propuesta económica y una vigencia de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha de su presentación, es decir, a partir de la fecha prevista en los términos de referencia para el cierre del presente proceso de oferta pública de contratación y apertura de las propuestas. Que aceptamos los términos del contrato y la forma de desembolso establecida en los términos de referencia del presente proceso y que en caso de resultar favorecidos en la adjudicación del contrato, los pagos que se pacten dentro del mismo, deberán consignarse en la cuenta No._________________ (Indicar clase de cuenta, número, banco, sucursal, ciudad, país y cualquier otro dato necesario). Que si nos adjudican el contrato, nos comprometemos a constituir las garantías

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requeridas dentro de los términos señalados para ello. Que la propuesta consta de _______ folios en el Sobre No. 1, ________ folios en el Sobre No. 2 y ______ folios en el Sobre No. 3, todos debidamente numerados. En total (folios Sobre 1 + folios Sobre 2 + folios Sobre 3) se presentan ________ folios. Atentamente, Firmas del Representante del proponente, con nombre y cargo.

NOTA: La suscripción de la presente carta de presentación no subsana ni reemplaza aspectos específicamente solicitados dentro de los términos de referencia sobre los que el proponente debe hacer manifestación expresa.

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9. ANEXO B

PRESENTACIÓN OFERTA ECONÓMICA

RUBROS VALOR

1. Registro

2. Lugar (Discriminar el valor del lugar, montaje y desmontaje)

3. Evento central ( Tarima, audo, video y mobiliarios para páneles y demás relacionados con el evento, estos deben ir discriminados)

4. DJ

5. Presentador

6. Presentador virtual

7. Showroom

8. Show circense

9. Otros costos y gastos (Detallar de qué se trata, cuándo y cómo se va a usar)

VALOR TOTAL

Representante Legal

Nombre:

Firma:____________________________

41

10. ANEXO C CAPACIDAD FINANCIERA

NOMBRE DEL PROPONENTE: _____________________________

INDICADOR FINANCIERO ACTIVO TOTAL PASIVO TOTAL

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO

INDICADOR FINANCIERO ACTIVO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE

CAPITAL DE TRABAJO

INDICADOR FINANCIERO ACTIVO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE

ÍNDICE DE LIQUIDEZ

INDICADOR FINANCIERO UTILIDAD

OPERACIONAL PATRIMONIO

INDICADOR FINANCIERO UTILIDAD

OPERACIONAL ACTIVO TOTAL

REPRESENTANTE

LEGAL CONTADOR

REVISOR FISCAL/AUDITOR INDEPENDIENTE

FIRMA

NOMBRE

IDENTIFICACIÓN

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