FUNCIONES DEL SUPERVISOR PARA LA LIQUIDACIÓN DE

CONTRATOS

Camila Andrea Merchán Rincón Subdirección de Asuntos Legales –UAESP-

DEFINICIÓN

• El artículo 60 de la Ley 80 de 1993 dispone que los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación.

• En esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, de modo que en el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

DEFINICIÓN

• La liquidación del contrato corresponde a una etapa posterior a su terminación cuya finalidad es la de establecer el resultado final de la ejecución de las prestaciones a cargo de las partes y determinar el estado económico final de la relación negocial, definiendo en últimas, quién le debe a quién y cuánto.

DEFINICIÓN

• Es en ese momento cuando las partes se ponen de acuerdo respecto de sus mutuas reclamaciones derivadas de la ejecución contractual.

• Se deben incluir los arreglos, transacciones y conciliaciones a los que se lleguen.

DEFINICIÓN

• Debe ser suscrita en principio de común acuerdo, a través de sus representantes legales y sólo a falta de tal acuerdo, deberá proceder la entidad a liquidarlo en forma unilateral a través de un acto administrativo y si ésta no la hace, puede acudirse ante el juez del contrato, quien deberá definir las prestaciones mutuas entre los contratantes. (Sentencia del Consejo de Estado - Radicación número: 68001-23-15-000-1997-00942-01(16246) – C.P: HERNAN ANDRADE RINCON)

DEFINICIÓN

El Manual de Contratación de la Unidad

Administrativa Especial de Servicios Públicos, en el Anexo 1 “Instructivo de Supervisión” determinó que:

“(…) La supervisión se extenderá hasta el cumplimiento de los efectos de la liquidación del contrato (…)”.

MANUAL DE CONTRATACIÓN DE LA UAESP

VIGILAR Y EXIGIR

Al contratista la totalidad de los documentos necesarios para la liquidación del contrato, verificando que la garantía y sus amparos se encuentren vigentes, de acuerdo con lo previsto en el contrato. Para el efecto, el supervisor debe diligenciar el formato de Acta de Liquidación de Contrato GAL-MNC-FM-22.

REMITIR AL ARCHIVO

Todos los documentos que se generen durante la ejecución del contrato respectivo, tan pronto como sean elaborados, producidos o recibidos, verificando que los mismos se archiven en la carpeta contractual cumpliendo con los parámetros de organización y foliación establecidos por la ley general de archivo.

OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR

CLASES DE LIQUIDACIÓN

CARACTERÍSTICAS PLAZO

• Se hará de mutuo acuerdo entre las partes. • Previa notificación o convocatoria al contratista. •Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

1. Dentro del tiempo fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes.

2. Dentro del que acuerden las partes. 3. Dentro de los 2 MESES siguientes a la terminación del contrato: Normal, Unilateral por parte de la Unidad o Terminación anticipada por mutuo acuerdo. 4. Si no se efectuaron ninguna de las dos opciones 24 MESES MÁS.

LIQUIDACIÓN BILATERAL

CARACTERÍSTICAS PLAZO

• Procede una vez se agotó el trámite para la liquidación bilateral . • Facultad legal de la Entidad. •Mediante acto administrativo motivado – resolución.

1. dentro de los 2 MESES siguientes a los 4 MESES establecidos para la liquidación bilateral. 2. Si no se efectuaron ninguna de las dos opciones 24 MESES MÁS.

LIQUIDACIÓN UNILATERAL

Una vez cumplidos los 30 MESES que la ley concede para efectuar la liquidación (Bilateral o Unilateral) y ésta no se llevó a cabo, la Unidad perderá la competencia para liquidar.

Posible Investigación disciplinaria

Se procederá a poner en conocimiento del Grupo Formal de Trabajo de Control Disciplinario Interno.

CONSECUENCIAS DE NO LIQUIDAR CONTRATOS ADMINISTRATIVOS

• SOLICITUD: Por medio de memorando interno dirigido a la Subdirección de Asuntos Legales, suscrito por el supervisor del contrato.

• TÉRMINOS: 2 meses o Un año de antelación.

TRÁMITE INTERNO

• INFORME FINAL DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO SUSCRITO POR EL SUPERVISOR. Debe constituir un medio de verificación de la ejecución del objeto contractual, para determinar si el mismo se ejecutó cabalmente, de acuerdo con las obligaciones pactadas en el contrato.

• REPORTE DE LOS PAGOS EFECTUADOS DURANTE LA

EJECUCIÓN CONTRACTUAL (PREDIS): Expedido por la Subdirección Administrativa de la UAESP.

• PROYECTO ACTA DE LIQUIDACIÓN: Formato del S.I.G GAL-MNC-FM-22.

DOCUMENTOS ANEXOS

• SOLICITAR al contratista la entrega de todos los documentos

requeridos para la liquidación del contrato, en particular, la EXTENSIÓN DE LAS GARANTÍAS pactadas, de manera que cumplan con lo pactado en cuanto a valor y vigencia en la fecha de liquidación.

• ENTREGAR/EXIGIR los informes de empalme cuando haya

cambio de supervisor.

• VERIFICAR, antes de pasar la solicitud a la Subdirección de Asuntos Legales, que todos los documentos reposen en la carpeta contractual.

RECOMENDACIONES

• INFORMAR al Grupo Formal de Trabajo de Control Disciplinario Interno para que adelante la investigación correspondiente si se evidencia que la supervisión no se llevó correctamente y/o se presentaron deficiencias y/o incumplimientos parciales o totales en la ejecución del contrato.

• REQUERIR información sobre la ejecución cuando no repose en las carpetas. Sistemas de Información, requerimiento a los antiguos supervisores, citar a los contratistas, etc.

RECOMENDACIONES

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