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Funciones del Director General e importancia de la administración
Todas las empresas son dirigidas por un Director General, en ocasiones también nombrado Gerente
General. Esta persona está al frente y a la cabeza de la empresa, pues gobierna y toma las
decisiones más importantes dentro de ella.
De acuerdo con Robbins (2005), el Director General es la persona que define los objetivos que
necesita alcanzar una empresa y los medios que se requieren para lograrlo. Es decir, ¿qué se quiere
lograr? y ¿qué recursos son necesarios? En primer lugar debe mantener una comunicación
constante con el área de Dirección Administrativa, después debe indicar las tareas por realizar y
debe definir una estructura para la organización, motivar a las personas a dar su mejor esfuerzo,
mantener una comunicación constante y verificar que se cumpla con el desempeño esperado
Este puesto implica una gran responsabilidad. La siguiente tabla muestra que el Director General
debe asumir su responsabilidad al frente de la empresa, tanto al interior como al exterior.
Responsabilidades internas y externas del Director General
Internas
Accionistas Buscar que la empresa sea productiva y genere
utilidades.
Colaboradores
Cumplir con la Ley Federal del Trabajo, con Ley del
Seguro Social, hacer un pago justo por el trabajo y
proporcionar un lugar seguro y limpio para que los
empleados realicen su trabajo.
Externas
Gobierno y medio
ambiente
Cumplir las leyes, pagar los impuestos, realizar
operaciones licitas y proteger al medio ambiente.
Sociedad y clientes Produciendo bienes y servicios con calidad y
evitando cualquier actividad ilegal.
Tabla 1. Responsabilidades interna y externa del Director General
No es sencillo enlistar y enumerar las actividades de un director general, sin embargo, después de
grandes estudios, observaciones y análisis se determinaron diferentes enfoques para explicar el
trabajo que realizan. En esta ocasión explicaremos tres enfoques
1. Funciones administrativas
2. Rol del Gerente General
3. Habilidades administrativas
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Primer enfoque: funciones administrativas
A principios del siglo XX, un industrial francés llamado Henri Fayol afirmó que todos los
administradores realizan cinco funciones administrativas: planificar, organizar, dirigir, coordinar y
controlar. A continuación describiré en qué consiste administrar.
“Consiste en coordinar actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz
con otras personas y a través de ellas (Robbins, 2005, p.7).
“La eficiencia consiste en obtener los mayores resultados con la mínima inversión” (Robbins, 2005,
p. 7).
“La eficacia es hacer las cosas correctas” (Robbins, 2005, p. 8).
Observa la figura 1.
Figura 1. Necesidad universal de la administración (Robbins, 2005).
Las organizaciones que no tienen una administración funcional pierden clientes, en cambio, las que
están administradas de forma eficaz mantienen la lealtad de sus clientes. En otras palabras podemos
decir que administrar es el proceso de realizar eficazmente actividades, mediante la coordinación del
trabajo de un conjunto de personas para alcanzar los objetivos de la organización (Robbins, 2005).
Organizaciones de todos
los tamaños: pequeñas y
grandes
Todas las áreas de las
organizaciones:
Operación, Mercadotecnia,
Capital Humano,
Contabilidad, Sistemas de
Información, etc.
La administración se
necesita en…
Organizaciones de todo
tipo: lucrativas y no
lucrativas
Todos los niveles de las
organizaciones: abajo y
arriba
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Figura 2. Definición de administrar (Robbins, 2005).
Al definir administrar utilizamos la palabra proceso, “esto quiere decir que es una actividad
secuencial, múltiple, y no algo puntual o preciso” (Díez. Redondo, Barreiro y López, 2002, p. 43).
En la actualidad se reconocen cuatro funciones de la administración que conforman el proceso
administrativo:
1. Planear
2. Organizar
3. Dirigir
4. Controlar
Figura 3. Funciones de la Administración (Robbins, 2005 p. 9).
para alcanzar
Objetivo de
la
organización
de
realizar con un grupo de
Actividades Proceso Personas
eficazmente
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A continuación te explicaré a detalle las cuatro funciones o actividades de la administración.
1.- PLANEAR consiste en establecer una serie de pasos, los puedes agrupar de la siguiente manera.
Figura 4. Pasos de la planeación (Robbins, 2005).
2. ORGANIZAR implica un conjunto de actividades que sirven para identificar por orden de
importancia.
El director se encargará de dividir las diversas tareas que requiere la organización para que las
realicen distintas personas de acuerdo a sus capacidades. Es decir, tendrá que definir la estructura
organizacional también conocido como organigrama para determinar quién es responsable de cierta
tarea y quién reporta a quien.
A continuación te presento una definición de organigrama.
Es una representación gráfica de los diferentes niveles de la
empresa que muestra dependencia y señala los subalternos de
cada cargo, con sus relaciones directas e indirectas, si el cargo es
de línea, con sus funciones de autoridad y responsabilidad dados
por la organización (se acostumbra representar estos cargos con
líneas continuas) si es de staff, sus funciones son de consejo o
asesoría (se representan estos cargos con líneas punteadas) (Van
Den Berghe, 2010 p. 90).
Planear implica que el gerente y los directivos proyecten
de antemano sus metas y acciones. Para proyectar las
metas y acciones, hay que poseer un amplio conocimiento
de la organización, de las actividades que se realizan, de
la competencia, del mercado en general y del medio
socioeconómico actual y proyectado en el que opera o
planea realizar operaciones la compañía.
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De acuerdo con Gilli, Arostegui, Lesularuro y Schulman (2008), el organigrama representa la
estructura formal de la empresa, la división del trabajo, las posiciones que existen en la empresa,
cómo se agrupan y cómo fluye entre ellas la autoridad formal.
Para Gerald (1991), los organigramas son útiles en las empresas por las siguientes razones:
Comunican a personas ajenas a la empresa y al capital humano actual y nuevo que se va
incorporando a la empresa el puesto que ocupan dentro de ésta.
Reflejan relaciones formales de la compañía.
Muestran cuáles son los canales de comunicación.
Sirven como punto de arranque para realizar un cambio en la organización.
Es importante mencionar que una estructura organizacional u organigrama no es estático, tampoco
los puestos son fijos ya que, con los cambios que se viven en la actualidad, las empresas deben ser
dinámicas, flexibles y adaptarse a nuevas situaciones. Por ejemplo, pueden necesitar hacer
reestructuras internas, además las empresas al crecer requieren de más personal que cubra nuevos
puestos.
De acuerdo con Amauro (2008), existen diversos tipos de organigramas y éstos pueden ser
organizados según los siguientes criterios:
Personas
Funciones
Productos
Clientes
Área geográfica
Ejemplo de organigrama por funciones:
Este organigrama nos sirve para identificar las funciones o tareas se hacen dentro de la empresa.
Figura 5. Organigrama por funciones.
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Ejemplo de organigrama por área geográfica:
Figura 6. Organigrama por área geográfica.
Con base en Amauro (2008, p. 88), “la autoridad es el derecho legítimo que los jefes o gerentes
tienen de dirigir o gobernar el comportamiento de los integrantes de su equipo, llamados
subordinados, colaboradores o funcionarios”.
Las personas que se encuentran en la parte superior del organigrama tienen autoridad sobre las que
están en los niveles inferiores. Por ejemplo, en la figura que se muestra a continuación puedes
identificar que el Director Académico tiene una amplitud de control sobre 12 personas. También
puedes notar que cada maestro de cierta área tiene una amplitud de control sobre dos maestros de
apoyo. La amplitud de control es la cantidad de personas que están bajo la autoridad de un
superior.
Figura 7. Organigrama por áreas académicas.
Director Académico
Maestro de ciencias exactas
Maestro de ciencias sociales
Maestro del área de comunicación
Psicopedagogo
Maestro de apoyo
Maestro
de apoyo Maestro de apoyo
Maestro de apoyo
Maestro
de apoyo Maestro de apoyo
Tutor Tutor
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3. DIRIGIR
De acuerdo con Van Den Berghe (2010, p. 94) dirigir “es la forma como la gerencia y los
administradores lideran e influyen en sus subordinados, haciendo que se efectúen las tareas
asignadas dentro de la empresa.”
Para poder influir en las personas el director general debe esforzarse por comunicar claramente los
planes a todos sus colaboradores; además tiene que lograr motivarlos para que todas las personas
que integran la empresa cooperen y trabajen como un solo equipo. Adicionalmente debe proveer un
ambiente favorable dentro de la organización para que las personas puedan tener un mejor
desempeño y alcanzar una mayor productividad.
4. CONTROLAR
De acuerdo con Van Den Berghe (2010), esta función se debe realizar en todos los niveles de la
organización y sirve para asegurarse que la empresa ha trabajado conforme a los planes además
permite detectar las fallas para determinar las acciones correctivas adecuadas. Se lleva a cabo
observando y evaluando los resultados conforme los criterios establecidos con anterioridad.
Para que el gerente pueda dirigir mejor la organización…
debe
1. Conocer el mercado y el producto.
2. Identificar el tipo de competencia.
3. Formar o reformar la organización.
4. Evaluar y comprobar lo realizado con lo planeado.
5. Reaccionar rápidamente ante los hechos.
(Van Den Berghe, 2010 p. 96).
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La figura 8 muestra una clasificación de las habilidades y funciones gerenciales.
Habilidad Planeación Organización Dirección Control
Adquisición de poder
Saber escuchar
Elaborar presupuestos
Elegir estilo de liderazgo
*** ***
*** ***
*** ***
*** Preparación *** Formación de equipos eficaces
Delegación
Diseñar puestos motivadores
Cultivo de la confianza
Disciplina
Entrevistas
*** *** *** ***
*** *** ***
*** ***
*** *** Manejo de conflictos *** ***
Manejo de la resistencia al cambio *** *** ***
Tutelaje
Negociación
¿Cómo dar retroalimentación?
Interpretar la cultura organizacional
***
*** ***
*** *** Reconocimiento del entorno *** ***
Fijación de metas
Solución de problemas
Valoración de la diversidad
*** ***
*** *** *** ***
*** *** *** ***
Tabla 2. Habilidades y funciones gerenciales (Robbins, 2005, p. 13).
Como podrás notar, la habilidad de manejo de cambio, solución de problemas y valoración de la
diversidad son las que involucran más funciones del proceso de administración.
La importancia de la toma de decisiones
La esencia de las funciones del Director General es la toma de decisiones que beneficien en mayor
grado a la organización y busquen alcanzar su visión y objetivos. Observa la siguiente figura para
que te des una idea más clara de esta información.
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Figura 8. Toma de decisiones (Diez et al., 2002, p. 43).
La toma de decisiones en el día a día
La toma de decisiones casi nunca sigue el mismo camino. Al tomar decisiones se pueden presentar:
obstáculos, interrupciones, retrasos, urgencias e imprevistos. Es entonces cuando la creatividad del
director general se pone en acción para encontrar la solución más favorable para la empresa.
Segundo enfoque: rol del gerente general
Un segundo enfoque para entender el trabajo que realizan los gerentes generales es el resultado de
los estudios de Minztberg, quien realizó importantes observaciones del trabajo que realizan los
gerentes generales y como resultado identificó 10 roles o papeles principales que desempeñan los
gerentes y los agrupó en tres categorías.
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La siguiente tabla contiene información de los roles o funciones que desempeña el gerente general y
algunos ejemplos.
Roles
interpersonales
Representar la máxima autoridad de la empresa, pues es la conexión entre lo
que sucede fuera y dentro de la empresa.
Ejemplos:
Manejar las relaciones, acuerdos internos y externos.
Motivar y capacitar a todos sus colaboradores para que realicen su trabajo
de la mejor manera.
Roles
informativos
Son el conjunto de acciones para adquirir, guardar y comunicar información.
Ejemplos:
Estar siempre alerta ante los cambios económicos del país, del mundo, de
los cambios en la demanda y preferencias de los consumidores.
Transmitir una comunicación constante y clara a todas las áreas.
Roles de toma
de decisiones
Debe tomar decisiones sobre cuatro temas fundamentales:
1) emprender o no algo, 2) resolver conflictos,
3) distribuir recursos económicos y 4) negociar.
Ejemplos:
Decidir el rumbo de la empresa e introducir los cambios necesarios para
mantenerse competitiva.
Decidir si se deben introducir innovaciones o cambios en la forma de
trabajar de alguna área de la empresa.
Tabla 3. Roles del Gerente General según Mintzberg.
La diferencia entre un Director General y un Director Administrativo radica en que el primero no
puede dedicarse exclusivamente a realizar funciones administrativas ya que mantiene un contacto
continuo con el entorno externo de la empresa y está observando los cambios que se están
presentando afuera, es el representante de la empresa ante el exterior, por estas razones no se
encuentra presente el 100% del tiempo dentro de la empresa.
… identifica diez roles del gerente, agrupados en tres
tipos. Los roles interpersonales incluyen cabeza visible,
líder y enlace. Los roles informativos incluyen monitor,
difusor y portavoz. Por último los roles decisorios son
emprendedor, gestor de anomalías, asignador de recursos
y negociador (Mintzberg y Voyer, 1997 p. 30).)
Versión: Septiembre de 2012
Revisor: Blanca González
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El Director General es quien tiene la última palabra en todas las decisiones importantes de la
empresa en los casos en que suceden situaciones imprevistas en el entorno externo que afecten a la
empresa tanto de manera positiva como de forma negativa debe de tomar las medidas necesarias
para hacerles frente.
El Director General debe estar alerta de buscar nuevas oportunidades para la empresa en el entorno
global cambiante. Para poderlo comprender mejor imaginemos que el Director General es el piloto de
un avión y el Director Administrativo es el copiloto (Robbins, 2005).
Tercer enfoque: habilidades administrativas
Otra forma de comprender la complejidad del trabajo que realizan los directores generales es
conociendo las habilidades administrativas que ellos necesitan para desarrollar su trabajo. Estas
habilidades se agrupan en tres categorías y son el resultado de estudios realizado por Robert L. Katz.
Tipos de habilidades administrativas
Técnicas Ser competente y tener conocimientos sólidos en un campo especializado,
por ejemplo, en computación, finanzas o arquitectura.
De trato personal Capacidad de trabajar eficientemente dentro de un grupo de personas o de
manera individual.
Conceptuales Capacidad de pensar y reflexionar sobre situaciones complejas y abstractas.
Tabla 4. Tipos de habilidades administrativas (Robbins, p. 12).
El trabajo de un Director General es muy diverso y no termina a una hora fija, pues siempre se tiene
que relacionar y comunicar constantemente con las personas que integran la empresa y con lo que
sucede afuera de la empresa. Por lo tanto, es común que tenga que estar viajando y realizando
acuerdos, convenios y negociaciones externas.
Versión: Septiembre de 2012
Revisor: Blanca González
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Referencias
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Díez de Castro, J.; Redondo, C.; Barreiro, B. y López, M. (2002). Administración de
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=X&oi=book_result&ct=bookthumbnail&resnum=2&ved=0CDQQ6wEwA
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Editoriales.