FUNCIONES DE EXCEL

• FUNCIÓN SUMA

La función SUMA: suma todos los números que se especifican como argumentos.

Cada argumento puede ser un rango, una referencia de celda, una matriz, una constante, o el resultado de otra función.

Por ejemplo, SUMA (A1:A5) suma todos los números que están contenidos en las celdas A1 hasta A5. Otro ejemplo, SUMA (A1; A3; A5) suma los números que están contenidos en las celdas A1, A3 y A5.

Sintaxis

La sintaxis de la función SUMA tiene los siguientes argumentos:

número1 Obligatorio. El primer argumento de número que desea sumar.

número2;... Opcional. De 2 a 255 argumentos numéricos que desea sumar.

Observaciones

Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se considerarán los números contenidos en la matriz o en la referencia.

Se omitirán las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenido en la matriz o en la referencia.

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números Excel muestra un error.

Ejemplos

Suma de un rango.

=SUMA (A1:A4)

En el ejemplo anterior se sumarán todos los números que se encuentren en el rango A1:A4, es decir A1+A2+A3+A4.

Resultado: A1+A2+A3+A4

Suma de celdas separadas

=SUMA(A1,B2,C3)

En el ejemplo anterior se sumarán los valores de las celdas A1,A2 y A3

Resultado: A1+B2+C3

Suma de varios rangos

=SUMA(A1:A3,B2:B4)

En el ejemplo anterior se sumarán las celdas del rango A1:A3 (A1,A2,A3) más las celdas del rango B2:B4 (B2,B3,B4)

Resultado: A1+A2+A3+B2+B3+B4

• FUNCIÓN PROMEDIO

La función PROMEDIO calcula la media aritmética, que consiste en dividir la suma de una serie de valores entre el número de valores que componen dicha serie.

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

Sintaxis

La sintaxis de la función PROMEDIO tiene los siguientes argumentos:

número1 Obligatorio. El primer número, referencia de celda o rango para el que desea el promedio.

número2 Opcional. Números, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea el promedio, hasta un máximo de 255.

Observaciones

Los argumentos pueden ser números o nombres, rangos o referencias de celda que contengan números.

Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos.

Si el argumento de un rango o celda de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero. (aunque éste se encuentre oculto)

Nota

La función PROMEDIO mide la tendencia central, que es la ubicación del centro de un grupo de números en una distribución estadística.

Sugerencia: Cuando esté calculando el promedio de celdas, tenga en cuenta la diferencia existente entre las celdas vacías y las que contienen el valor cero, especialmente si ha desactivado la casilla Mostrar un cero en celdas que tienen un valor cero en el cuadro de diálogo Opciones de Excel. Cuando esta opción está seleccionada, las celdas vacías no se tienen en cuenta, pero sí los valores cero.

• FUNCIÓN MÍNIMA

MIN: Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

La función MIN la podemos hallar dentro de las funciones Estadísticas.

Sintaxis

Número1, número2… son de 1 a 255 números de los que se desea encontrar el valor mínimo.

Observaciones

Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que contengan números.

Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos.

Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se utilizarán los números contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia.

Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores.

Ejemplo

En una tabla tenemos una serie de artículos de los cuales queremos solo obtener el valor mínimo del artículo, esto sería muy tedioso hacerlo de forma manual y más aún si son numerosos valores.

Con la función MIN simplificamos esta tarea y ahorramos tiempo para realizar otras tareas, veamos la solución de este ejemplo mediante la siguiente imagen:

Como se aprecia en la imagen el resultado para cada artículo es el valor mínimo de la fila seleccionada.

• FUNCIÓN MÁXIMA

MAX: Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

La función MAX la podemos hallar dentro de las funciones Estadísticas.

Sintaxis

Número1, número2… son de 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor máximo.

Observaciones

Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que contengan números.

Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos.

Si el argumento es una matriz o una referencia, sólo se utilizarán los números contenidos en la matriz o en la referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia.

Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números provocan errores.

Ejemplo

En una tabla tenemos una serie de artículos de los cuales queremos solo obtener el valor máximo del artículo, esto sería muy tedioso hacerlo de forma manual y más aún si son numerosos valores.

Con la función MAX simplificamos esta tarea y ahorramos tiempo para realizar otras tareas, veamos la solución de este ejemplo mediante la siguiente imagen:

Como se aprecia en la imagen el resultado para cada artículo es el valor máximo de la fila seleccionada.

• FUNCIÓN CONTAR

La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los números dentro de la lista de argumentos.

Se usa la función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de número de un rango o matriz de números.

Por ejemplo, puede escribir la siguiente fórmula para contar los números en el rango A1:A20:

=CONTAR (A1:A20)

En este ejemplo, si cinco de las celdas del rango contienen números, el resultado es 5.

Sintaxis

CONTAR (valor1; [valor2],...)

valor1 Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que desea contar números.

valor2,... Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que desea contar números.

Nota

Los argumentos pueden contener o hacer referencia a una variedad de diferentes tipos de datos, pero sólo se cuentan los números.

Observaciones

Se cuentan argumentos que son números, fechas o una representación de texto de los números (por ejemplo, un número entre comillas, como "1").

Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos.

No se cuentan los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números.

Si un argumento es una matriz o una referencia, sólo se considerarán los números de esa matriz o referencia. No se cuentan celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error de la matriz o de la referencia.

**Si desea contar valores lógicos, texto o valores de error, use la función CONTARA. Si desea contar sólo números que cumplan con determinados criterios, use la función CONTAR.SI o la función CONTAR.SI.CONJUNTO o CONTAR.BLANCO , etc…

Ejemplo

• Función SUMAR.SI

La función SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operación.

Sintaxis

SUMAR.SI (Rango, Criterio, Rango_suma)

La función SUMAR.SI tiene tres argumentos :

• Rango (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado. • Criterio (obligatorio): La condición que deben cumplir las celdas que serán

incluidas en la suma. • Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea

omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango.

El Criterio de la suma puede estar especificado como número, texto o expresión.

Si es un número hará que se sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho número.

Si el criterio es una expresión podremos especificar alguna condición de mayor o menor que.

Si es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una condición en cierta columna que contiene datos de tipo texto pero realizar la suma de otra columna que tiene valores numéricos.

Ejemplo

*Primer ejemplo: de una lista de valores aleatorios quiero sumar todas las celdas que contienen el número 5.

Recuerda que la función SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que contienen el número 5, de lo contrario el resultado habría sido 2. La función SUMAR.SI encuentra las celdas que tienen el número 5 y suma su valor.

*Segundo ejemplo: Ahora la condición es una expresión y sumaremos aquellas celdas que cumplan dicha condición.

*Tercer ejemplo: Ahora la condición es un texto y el tercer argumento de Rango_suma será un rango diferente al inicial.

En el siguiente ejemplo tengo una lista de vendedores y deseo conocer el total de ventas de un vendedor específico.

Para obtener el resultado colocaré el rango A2:A10 como el rango que debe ser igual al texto en la celda F1. El tercer argumento de la función contiene el rango C2:C20 el cual tiene los montos que deseo sumar.

La celda F2 que contiene la función SUMAR.SI muestra la suma de las ventas que pertenecen a Juan y excluye el resto de celdas.

Podríamos fácilmente modificar un poco esta fórmula para obtener las ventas de un mes específico, por ejemplo. Observa el resultado de esta adecuación en la celda F5: