CTP Santo Cristo de Esquipulas

Contabilidad y Finanzas

Contexto Empresarial

Función:

Correspondencia de Word

Estudiantes:

Mónica Rodríguez Fernández

Alexander Fernández Castro

Carlos a. Gómez rojas

Profesora:

Magdalena Delgado

Abril 2012

La combinación de correspondencia nos permite elaborar cartas , etiquetas postales, sobres,

directorios, distribuciones masivas de correos, invitaciones, etc… en una forma simple, rápida y

organizada.

Procedimiento

Primero creamos un documento que contenga una tabla, a cada columna le daremos un título.

Esta tabla se realizará de acuerdo a los campos que nuestras condiciones así lo requieran.

En este ejemplo vamos a crear nuestros propios certificados de contabilidad, los datos que

necesitamos son:

� Nombre y Apellidos

� Horas

� Folio

� Número de Título

Esta tabla no es necesario que lleve formato, pero podemos personalizarla un poco para mejorar

su presentación.

Nombre y Apellidos Horas Folio Número de Título

Juana de Arco 860 74 2367

Alexandra Jiménez 860 56 7865

Sofía Pérez 860 78 2376

Julia Mesén 860 90 1578

Guardamos la tabla de datos con el nombre de origen de datos.

Creamos un documento nuevo en el que haremos el formato del certificado.

Iniciamos la combinación de correspondencia y seleccionamos la opción Paso a paso por el

asistente para combinar correspondencia.

Seleccionamos el tipo de documento. Generalmente escogemos CARTAS. De click sobre

Siguiente…

Seleccionamos Utilizar el documento actual. Y luego damos click sobre siguiente paso

Seleccionamos los destinatarios y en esta sección marcamos sobre Utilizar una lista existente,

entonces procedemos a dar click sobre Examinar…. Posteriormente seleccionamos el documento

de datos de origen y le damos abrir….

Se abre el siguiente cuadro y le damos Aceptar…

Seleccionamos la opción Más elementos…

Y así iremos insertando cada uno de los campos que hacen falta en el certificado o documento

base… Por ejemplo observe en la siguiente figura que al insertar el elemento Nombre y apellidos

se escribe automáticamente <<Nombre_y_Apellidos>>

… Realizaremos los mismos pasos para cada uno de los elementos que deseamos insertar en el

certificado.

Así se ve el documento una vez que hemos insertado cada uno de los elementos necesarios para el

completar el certificado… ahora damos click sobre: Siguiente: Vista previa de las cartas….

Y como se ve en la siguiente imagen ya aparece el nombre del estudiante y los otros datos del

mismo en el certificado…

Si damos click sobre las flechas dobles de la sección Destinatarios y podremos visualizar cada uno

de los certificados personalizados para cada estudiante que estaba en la base de datos original.

Si damos click sobre Editar cartas individuales, se abrirá un

cuadro en el que seleccionaremos combinar todos los registros así se producirá un nuevo

documento llamado Cartas, donde encontraremos cada uno de los certificados por separado y

listo para su respectiva impresión.

Y así podremos ver cada uno de los certificados ya listos.

Nombre Puesto Empresa Mesa

Roberto Bolaños Gerente Embutidos El

Puerquito

Temerario

7

Miguel González Presidente Cachorros

Felices

4

Emilia López Gerente Yucas

Sancarleñas

3

Daniela Rodríguez Presidente Textiles Sólo

Bueno

1

Camila Fernández Secretaria Natillas

Alfaro

2

Ingrid Ramírez Gerente Carnes El

Chorizón

6

Pablo Salazar Vicepresidente El Molino

Azul

5

Estimado (a)

La Cámara de Comercio de Occidente se complace en invitarle a su cena de inauguración

de la conferencia internacional de comercio que se estará realizando en nuestras

instalaciones principales, el próximo sábado 30 de Febrero de 2020 a las 25 horas.

Asignamos para su deleite la mesa , favor confirmar con un mes de anticipación al correo

cacomoc@comex.com

Esperamos su presencia, no falte.

Cámara de Comercio de Occidente