FUENTES DE INFORMACIÓN

Consiste en los medios utilizados para registrar la información que obtiene durante

el proceso de recolección de datos.

La recolección de datos es cualquier recurso de que se vale el Investigador para

acercarse a los fenómenos y extraer de ellos Información teniendo en cuenta:

Los archivos de la institución (Manuales de procedimientos, Reglamento interno Los archivos de la institución (Manuales de procedimientos, Reglamento interno de la empresa documentos, libros, etc.) de la empresa documentos, libros, etc.)

Los funcionarios o empleados (Información tomada por medio de técnicas deLos funcionarios o empleados (Información tomada por medio de técnicas de

recolección de datos)recolección de datos) Las áreas de trabajo de la empresa (de acuerdo a sus funciones que pueden ser Las áreas de trabajo de la empresa (de acuerdo a sus funciones que pueden ser

administrativas u operativas) administrativas u operativas)

Dentro de cada instrumento pueden distinguirse dos aspectos: LA FORMA: Técnicas que utilizamos para la tarea de aproximación a la

realidad (Observación, Entrevista, Encuesta, Cuestionario) EL CONTENIDO: Queda expresado en la especificación de los datos que

necesitamos conseguir.

Dentro de las técnicas o herramientas utilizadas para la recolección de

Información encontramos:

LA ENTREVISTA Se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Es una forma de conversación. Es la mejor forma para conocer las actividades de la empresa. Es la mejor fuente de información cualitativa pero suele ser una técnica muy costosa

Existen entrevistas: Estructuradas Utilizan preguntas estandarizadas

Pueden tener preguntas abiertas (que permitenal entrevistado dar cualquier respuesta que lesparezca apropiada) y preguntas cerradas (quepermiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que les parezca apropiada

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No estructuradas Requiere de menos tiempo de elaboración, porque no necesita tener por anticipado

laspalabras precisas de las preguntas

LAS ENCUESTAS: Es un método para obtener información de una muestra de individuos que se seleccionan científicamente de manera que cada persona en la población tenga una oportunidad medible de ser seleccionada. De esta manera los resultados pueden ser proyectados con seguridad de la muestra a la población mayor.

Los participantes individuales que realizan la encuesta no pueden ser identificados al reportar los hallazgos

Todos los resultados de la encuesta deben presentarse en resúmenes completamente anónimos, tal como tablas y gráficas estadísticas

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LOS CUESTIONARIOS: Es un método para obtener información clara y precisa, donde existe un formato estandarizado de preguntas y donde el informante reporta sus respuestas.

La elaboración de un cuestionario requiere un conocimiento previo del fenómeno que se va a investigar. La experiencia del investigador es imprescindible para la construcción de cuestionarios, que deben ser adoptados a las necesidades del investigador y a las características de la comunidad en la que se realiza la investigación

VENTAJA: Gran economía de tiempo y personal que implican que pueden ser enviados por correo o administrarse

directamente en grupos

DESVENTAJA: No permite conocer la reacción real del informante ante

cada pregunta y los malentendidos o confusiones pueden multiplicarse

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Existen cuestionarios:

son aquellos en los que se pregunta al sujeto algo y se le

deja en libertad de responder como quiera.ABIERTOS Es muy útil y proporciona mucha información, pero

requiere de más tiempo de parte del informante y es más

difícil de analizar.

Están estructurados de manera que solo se ofrecen CERRADOS determinadas formas de respuesta

Es más fácil de codificar y contestarFuerza a los individuos para que tomen una posición y forma de opinión sobre los aspectos importantes

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LA OBSERVACIÓN: Que consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo, como técnica de investigación la observación tiene amplia aceptación científica

Permite al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo

toma, donde se hace y por qué se hace.

Para llevar a cabo esta técnica se debe: 1. Determinar y definir aquella que va a observarse

2. Estimular el tiempo necesario de observación3. Obtener autorización de la gerencia para llevarla a cabo4. Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer

y las razones para ello

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Secuelas de la Información:

1. Documentar y organizar formalmente las notas, impresiones, etc2. Revisar los resultados y conclusiones junto con la persona

observada.

Los resultados de estas técnicas pueden ser de producto, servicio, Los resultados de estas técnicas pueden ser de producto, servicio, Información o combinación de los tres.Información o combinación de los tres.

Al examinar como los diferentes pasos de un proceso se relacionan Al examinar como los diferentes pasos de un proceso se relacionan entre síentre sí

se pueden descubrir problemas potenciales tales como cuellos de se pueden descubrir problemas potenciales tales como cuellos de botella en botella en

El sistema, pasos innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.El sistema, pasos innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.

A esta representación pictórica de los pasos en proceso es lo que se A esta representación pictórica de los pasos en proceso es lo que se Denomina DIAGRAMA DE FLUJODenomina DIAGRAMA DE FLUJO

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ARCHIVOS DE LA INSTITUCIÓN

Es de gran importancia en la organización de una empresa tener al día

una serie de documentos que enmarcan las actividades diarias de la

Compañía en sus procesos productivos.

Estos documentos tienen diferentes nombres e incluso algunos sonReunidos en uno solo. Tales documentos reúnen normas internas,procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de los que

todos losempleados deben tener conocimiento.

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Los principales objetivos de su elaboración son:

1. Comunicar la política de la calidad, los procedimientos y los requisitos de la organización

2. Entrenar y/o adiestrar a nuevos empleados3. Definir responsabilidades y autoridades4. Regular y estandarizar las actividades de la Empresa5. Facilitar la introducción de un mejor método dando datos

completos del método actual6. Ayuda a establecer mejores programas de operaciones y de

actividades7. Suministrar las bases documentales para las auditorias

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