FONDO DE MODERNIZACIONLa autorización del pago a las CCAF utiliza como base la revisión de las...

FONDO DE MODERNIZACIÓN

DE LA GESTIÓN PÚBLICA

INFORME FINAL

PROPUESTA “MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN DE FISCALIZACIÓN DEL GASTO DE SUBSIDIO POR

INCAPACIDAD LABORAL CON HERRAMIENTAS DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS”

ELABORADA POR SUPERINTENDENCIA DE SEGURIDAD SOCIAL

INSTITUCIONES VINCULADAS A LA PROPUESTA: SUBSECRETARIA DE PREVISION SOCIAL

SUPERINTENDENCIA DE SEGURIDAD SOCIAL SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS

FONASA REGISTRO CIVIL

2009

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RESUMEN EJECUTIVO

1. Nombre de la Propuesta: “Mejoramiento de la Gestión de Fiscalización del gasto de Subsidio por Incapacidad Laboral con herramientas de Inteligencia de Negocios” 2. Institución(es) Ejecutora(s): SUPERINTENDENCIA DE SEGURIDAD SOCIAL (SUSESO) 3. Monto requerido para implementar la propuesta:

Usos de Recursos (Miles de $ 2009)

PRODUCTO/ETAPA Requerido 2010 2011 2012 y Siguientes Diseño Implementación Implementación En régimen

Sistema informático Automatizado/Repositorio Extendido de Información Personal 4.500 4.500 20.000 72.000 Bienes y Servicios 36.000 85.000 100.000

Activo no financiero

Tablero de Comandos/Web Service Personal 4.500 4.500 10.000 30.200 Bienes y Servicios 30.000 20.000 40.000


TOTAL 45.000 114.000 170.000 102.200

4. Descripción de él o los Procesos de Gestión que involucra la propuesta.

Proceso de fiscalización ejecutado por la SUSESO a los pagos del Subsidio por Incapacidad Laboral (SIL) realizados a trabajadores afiliados al Fondo Nacional de Salud (FONASA) por las Cajas de Compensación de Asignación Familiar (CCAF). Este proceso se implementa a través de tres etapas: a) Verificación de la información que mensualmente entregan las CCAF a

SUSESO con el movimiento de los ingresos y egresos asociados al Fondo SIL (nóminas e informe financiero)

b) Autorización del pago que FONASA realiza a las CCAF en caso de que éstas informen la existencia de un déficit, es decir, cuando el monto pagado por concepto de SIL supera a lo recaudado como cotizaciones de los beneficiarios. La autorización del pago a las CCAF utiliza como base la revisión de las nóminas recibidas y el Informe Financiero, respondiendo en 5 días a las Cajas sobre la conformidad o no conformidad del pago e informando a FONASA sobre el mismo.

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c) Fiscalización en terreno que considera, entre otros, la revisión de los pagos del SIL. Dicha fiscalización es realizada una vez al año por el Departamento de Inspección y considera la elección por conveniencia de una o dos Cajas para ser fiscalizadas en terreno. Consiste en revisar en detalle un conjunto de aproximadamente 80 casos de SIL, elegidos desde los registros que entrega la Caja a solicitud del Fiscalizador. La muestra se elige considerando rangos de edad del trabajador, monto del SIL pagado y total de días de licencia. Para cada caso se revisa en detalle la información registrada, los antecedentes, cálculos y procedimientos aplicados por la Caja para la tramitación de la licencia y determinación del subsidio. Al término de la fiscalización, se genera un informe con la nómina de los casos con error (pago exceso o defecto). Este informe es enviado por Oficio a la CCAF, y se le solicita a ésta que responda a todos los casos en un cierto plazo.

5. Problema Identificado a Resolver con la Propuesta de Mejoramiento de Gestión: Baja efectividad del proceso de fiscalización realizado por SUSESO para validar el gasto del Fondo para SIL que administran las CCAF. Se requiere de un mayor control de parte de SUSESO ya que los actuales procesos de verificación, autorización y revisión de pagos realizados por las CCAF no permiten garantizar que no se produzcan errores o fraudes. Lo anterior se debe a: • La escasez de datos propios (por parte de SUSESO) que permitan

contrastar/validar la información reportada por las CCAF, por lo que la autorización del pago es realizada utilizando sólo información reportada por las Cajas. SUSESO no dispone de una base de datos adecuada de revisiones y de sus resultados.

. • Baja cobertura del proceso de fiscalización en terreno, dado que sólo es

posible revisar aproximadamente el 0,01% de los SIL pagados por las Cajas en un año, lo cual no permite obtener conclusiones generales sobre errores en la operación de las Cajas o en las empresas respecto del SIL1

. El número de fiscalizadores y el número de fiscalizaciones es insuficiente para lograr una detección eficaz de errores y/o fraudes en el pago del SIL en las CCAF.

• Baja vinculación entre las autorizaciones de pagos y los casos fiscalizados, no disponiéndose de herramientas para el seguimiento de casos que presentan cálculos erróneos y/o que son eventualmente fraudulentos. La actual aplicación computacional no permite realizar esta vinculación lo que afecta la eficacia de las actividades de fiscalización en terreno. Con todo, la modalidad

1 La muestra no es representativa dado que no se selecciona de forma aleatoria, sino que de un grupo de pagos considerados sospechosos entre aquellos realizados por la Caja seleccionada para ser fiscalizada en terreno.

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de fiscalización de SUSESO se remite actualmente a un enfoque contable, con una orientación que no obedece a una revisión de datos y con un bajo porcentaje de horas destinadas a fiscalización en terreno de acuerdo a un estándar de fiscalización moderno.2

• Incentivos y herramientas inadecuadas e insuficientes para que las CCAF realicen un proceso efectivo de detección de errores y potenciales fraudes al momento del pago del SIL. Respecto de lo primero, es posible destacar que las CCAF sólo tienen la obligación de informar aquellos fraudes por montos superiores a UF 3.000, por lo cual en el resto de los casos la información no es derivada a la SUSESO. En cuanto a lo segundo, las aplicaciones computacionales disponibles actualmente para apoyar la operación del proceso de fiscalización son insuficientes para facilitar a los usuarios la realización de sus tareas, así como también lo son para realizar seguimiento de errores y de flujos de ingresos y egresos con sus correspondientes aprobaciones, rechazos y devoluciones.

Cabe señalar que el problema identificado de efectividad en el control podría ser una de las causas (hipótesis que no se pueda validar actualmente) del aumento sostenido del gasto público por pago de SIL a través de las CCAF3. Este gasto ha aumentado en 283% entre 1999 y 2008, cifra superior al aumento que registra durante el mismo periodo el pago de SIL a través de los Servicios de Salud (124%) y los pagos realizados por las ISAPRES (23%)4. Entre 2004 y 2008 se detectaron a través de las fiscalizaciones en terreno5

, pagos erróneos y/o fraudulentos por casi M$78.000.-, lo cual corresponde al 0,01% del total del monto pagado durante el periodo. Asimismo, los pagos que presentan errores y/o fraudes corresponden al 5% del total de pagos fiscalizados. Adicionalmente, las CCAF, durante el mismo periodo, detectaron fraudes por M$384.000.-, lo que equivale al 0,05% del total de pagos efectuados entre esos años.

6. Estrategia de Solución o Propuesta de Mejoramiento a. Objetivo general Mejorar la eficacia del proceso de revisión, autorización y fiscalización realizado por la SUSESO a los pagos del SIL que realizan las CCAF.

2 Por ejemplo, Supervisión basado en Riesgos, de carácter ex – ante. 3 Pueden existir otras causas que, junto a la existencia de errores y fraudes en el pago del SIL por parte de las CCAF, expliquen este aumento del gasto. Ejemplo de ellos es el perfil de los beneficiarios. 4 Fuente: Superintendencia de Seguridad Social, Documento “EVOLUCIÓN DEL GASTO EN SUBSIDIOS POR INCAPACIDAD LABORAL PAGADOS POR LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN DE ASIGNACIÓN FAMILIAR, AÑOS 1999- 2008” generado por el Departamento Actuarial de la Unidad de Control de Gestión. 5 Corresponde a la revisión de 80 pagos de SIL efectuados durante el periodo.

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b. Objetivos específicos 1. Aumentar la capacidad de la SUSESO para garantizar el correcto cálculo del

pago del SIL por parte de las CCAF, asegurando, además, el derecho del afiliado de percibir el subsidio.

2. Mejorar la cobertura del proceso de fiscalización que realiza la SUSESO, además de focalizar y alimentar la labor del equipo de fiscalizadores.

3. Disponer de un proceso adecuado de administración, seguimiento y control de los pagos solicitados y autorizados por las CCAF y generar una información histórica de mayor detalle y calidad de cada SIL autorizado y especialmente de aquellos cuestionados.

4. Poner a disposición de las CCAF una herramienta informática de apoyo para

que éstas puedan verificar los SIL antes de que sean pagados al beneficiario. c. Propuesta de solución La propuesta de solución consiste en la Implementación de herramientas de software (workflow y modelo de Inteligencia de Negocios) que permitan vincular las etapas del proceso de fiscalización, realizar seguimientos a casos sospechosos para focalizar la inspección en terreno y facilitar la detección temprana de errores y fraudes durante el pago del SIL en las CCAF.Específicamente, la solución contempla:

a) Diseño e implementación de una Base de Datos y un sistema informático automatizado de apoyo al proceso de Autorización: Esta base incluirá información de otras instituciones6

con las cuales se podrán contrastar las declaraciones enviadas por las Cajas. Lo anterior permitirá a la SUSESO realizar el proceso de verificación y validación de la información entregada por las CCAF, el cálculo de indicadores relevantes, el registro de los resultados y hacer seguimiento en aquellos casos que deban ser aclarados o corregidos, incluyendo en este seguimiento el correspondiente a la aprobación del pago solicitado.

b) Implementación de un Tablero de Comandos basado en herramientas de inteligencia artificial y de un servicio de consulta (Web Service) para las CCAF: El tablero recogerá los casos con errores, los tipificará por tipo de anomalía y expresará su nivel de ocurrencia, información que será clave para focalizar el proceso de fiscalización y mejorar la efectividad de la selección de casos. El servicio de consulta permitirá poner a disposición de las Cajas las validaciones que efectúa la herramienta de apoyo al proceso de Autorización, de forma que las Cajas podrán revisar los SIL

6 Fondo Nacional de Salud, Servicio de Impuestos Internos y Servicio de Registro Civil e Identificación. Para estructurar esta base se considerará el marco legal existente sobre el manejo de información y confidencialidad de los datos.

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antes de proceder a su pago. Este servicio ayudará a las Cajas a revisar los patrones que se aplicarán a cada SIL en el proceso de autorización que a fin de mes realizará la SUSESO, generando el incentivo a rechazar el pago si la probabilidad de rechazo por parte de la Superintendencia es alta.

d. Etapas y tiempos para la implementación de la propuesta de solución.

1 2 3 4 1 2 3 4

Diseño de la Solución informática

Implementación Base de Datos Extendida

Diseño del tablero de comandos y Web Service

Implementación del nuevo procedimiento y sistema informático del proceso de Autorización y WebService

Implementación del modelo de Inteligencia Artificial

Implementación Seguimiento Inicial y mejoras de Autorización y Fiscalización

Etapas / ComponenteTrimestres 2010 Trimestres 2011

Componente 1: Diseño e implementación de una Base de Datos y un sistema informático automatizado de apoyo al proceso de Autorización

Componente 2: Implementación de un Tablero de Comandos basado en herramientas de inteligencia artificial y de un servicio de consulta (Web Service) para las CCAF

7. Factores Críticos de Riesgo y de Éxito de la Implementación de la Propuesta. Externos e internos. • Disponibilidad oportuna de la información externa requerida para generar la Base de Datos extendida en cada mes de operación, y poder utilizarla adecuadamente en los procesos de autorización. Si los organismos vinculados al proyecto no entregan la información requerida para construir las bases de datos, el proyecto será profundamente afectado ya que los algoritmos de verificación no se podrían realizar. Factor de éxito serán las acciones de alianza que se han previsto con estas instituciones en los inicios del proyecto. • Si las Cajas de Compensación no se involucran con el nuevo proceso y sistema, es decir, no utilizan las herramientas de verificación previa al SIL que la SUSESO otorgará con el proyecto, puede ocasionar un aumento significativo en el rechazo de pagos a las Cajas, lo que gatillará reclamos de éstas. Posiblemente esto suceda al comienzo de la operación de los nuevos sistemas, para lo cual está previsto en el proyecto, como factor de éxito, la entrega de todo

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el soporte que soliciten las Cajas para el buen uso de la nueva herramienta. Adicionalmente, el diseño del proyecto considera que la entrega de esta herramienta será un incentivo para que las CCAF realicen eficientemente el proceso de fiscalización que les corresponde, ya que los pagos de SIL cuestionados no serán pagados por la SUSESO durante el proceso de compensación. Con el soporte entregado y la retención del pago para los casos de error, se asegura el éxito del proyecto, ya que el adecuado tratamiento de estos rechazos por parte de las Cajas es vital para conseguir una exitosa implementación y minimizar los efectos negativos que pudiesen generarse. • Otro factor de riesgo identificado es la capacidad del equipo interno de la SUSESO para definir las variables a considerar en el Tablero de Comandos y la información que éste proveerá, esto es, que permitan mejorar la eficiencia en el análisis de las autorizaciones de SIL y sus correspondientes pagos. Por lo tanto, para asegurar el éxito de esta tarea, el proyecto ha considerado el apoyo de un consultor experto para este tipo de actividades, quien entrenará al equipo de la SUSESO. • Factor de éxito del proyecto será la formación de un nuevo grupo de fiscalizadores con un perfil de análisis de procesos, los cuales deberán integrar en su operación el uso de la información que el proceso de Autorización generará así como de un potente uso del “Tablero de Comandos”, y definir, a partir de ésta información, aquellos indicadores que le permitirán mejorar la eficiencia de la fiscalización que se realiza, la identificación de patrones de error y el seguimiento de éstos. 8. Resultados y Metas Esperadas de la Implementación de la Propuesta. El principal resultado esperado de la implementación de la propuesta es el fortalecimiento de la capacidad fiscalizadora de SUSESO para garantizar la calidad del gasto público, específicamente aquel realizado por FONASA a las CCAF para financiar el SIL. La implementación de la solución descrita permitiría garantizar que los SIL están siendo correctamente calculados y correctamente pagados a los beneficiarios que corresponden por derecho. Lo anterior, dado que el proyecto considera la verificación del derecho del afiliado de percibir este subsidio y la verificación del cálculo correcto del SIL. Así, se provoca un efecto económico positivo al flujo de caja del Estado al administrar los pagos de SIL rechazados y realizarlos sólo en el momento en que se demuestre su rectitud. Por otra parte, los afiliados a FONASA que reciban el pago de SIL a través de las CCAF, recibirán un servicio de mejor calidad dado que el sistema propuesto significará disminuir errores en el pago del SIL permitiendo además que las Cajas disminuyan los trámites y requerimientos de información asociados

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a la verificación del pago, en virtud de que dicha consulta será realizada directamente a través del Web Service. 9. Otros Antecedentes a. Ganancias Inmediatas: La elaboración de la propuesta ha permitido establecer nuevas hipótesis referidas a la evolución del gasto en SIL y al mismo, clarificar el rol de la SUSESO en este proceso así como también valorar con mayor precisión las exigencias de fiscalización, el establecimiento de logros y metas asociados con la fiscalización del gasto por SIL. b. Acciones que pueden iniciar su desarrollo a la brevedad: Las siguientes acciones podrían iniciarse, dado que pueden ser realizadas por el personal interno de la Superintendencia: • Cálculo de indicadores estáticos y de validadores de información usando

reglas de negocios a partir de la información del SIL que envían las Cajas de Compensación.

• Determinación detallada de los requerimientos de información hacia entidades externas (SII, Registro Civil y FONASA), y tramitación de estos requerimientos.

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I. Índice

I. Índice ............................................................................................................. 1II. Antecedentes e Información General ............................................................. 4

1. Nombre del proyecto ................................................................................... 42. Responsable de la elaboración de la propuesta de mejoramiento de la gestión ............................................................................................................... 43. Instituciones públicas vinculadas con la propuesta de mejoramiento de la gestión ............................................................................................................... 4

III. Descripción de él o los procesos que requieren de perfeccionamiento ...... 51. Marco Normativo de los procesos de gestión sujetos de mejoramiento ...... 52. Localización en la estructura local del proceso ........................................... 93. Cuantificación y caracterización de recursos y capacidades institucionales asociadas al proceso de fiscalización del SIL. ................................................. 164. Flujograma actual del proceso asociado al mejoramiento de la gestión del proceso de fiscalización del SIL ...................................................................... 165. Caracterización de los clientes y usuarios de los bienes y servicios asociados al proyecto de mejoramiento de la gestión del proceso de fiscalización del SIL ......................................................................................... 17

IV. Principales aspectos Metodológicos utilizados ......................................... 181. Obtención de Información primaria ........................................................... 182. Información secundaria interna ................................................................. 193. Información secundaria externa ................................................................ 194. Análisis de información .............................................................................. 20

V. Diagnóstico del problema a resolver con la propuesta ................................. 201. Dimensionamiento del problema en el proceso actual de Autorización y Fiscalización del Gasto en SIL ........................................................................ 222. Identificación del Problema de Gestión ..................................................... 25

VI. Análisis de alternativas de solución .......................................................... 261. Contratación de un mayor número de fiscalizadores ................................ 262. Cambio Reglamentario .............................................................................. 273. Utilización de herramientas informáticas para el proceso de fiscalización 274. Presentación de la solución ....................................................................... 29

VII. Estrategia de solución propuesta ............................................................. 321. Propósitos y Objetivos específicos ............................................................ 322. Estrategia de Solución ............................................................................... 33

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3. Etapas, Tiempos y Plan de Actividades .................................................... 414. Recursos requeridos para la implementación del proyecto ....................... 425. Costos del proyecto ................................................................................... 44

VIII. Factores críticos de riesgo y de éxito de la implementación de la propuesta 44

1. Factores externos ...................................................................................... 442. Factores internos ....................................................................................... 45

IX. Resultados, metas esperadas .................................................................. 46X. Sistema de seguimiento y evaluación .......................................................... 47XI. Anexo 1: Glosario de Términos ................................................................ 48

1. Siglas y Abreviaciones .............................................................................. 482. Definiciones ............................................................................................... 48

XII. Anexo 2: Detalle de la Información recibida Mensualmente por parte de las CCAF 49

1. Antecedentes ............................................................................................ 492. Detalle del proceso de envío y recepción de archivos .............................. 493. Calendario del Proceso de envío y recepción de Archivos ........................ 494. Descripción general de los archivos enviados por las CCAF .................... 50

i. Información de Ingresos de las CCAF ................................................... 50ii. Información de Egresos de las CCAF .................................................... 51

XIII. Anexo 3: Manual de Auditoría del departamento de Fiscalización – SIL y CCAF 53XIV. Anexo 4: Procedimiento de Fiscalización de las CCAF ............................ 54XV. Anexo 5: Descripción general de los indicadores y cuadraturas que se encuentran en etapa de desarrollo e implementación sobre la información reportada por las CCAF a SUSESO .................................................................... 56

1. Antecedentes ............................................................................................ 562. Detalle del proceso de cálculo de Indicadores y Cuadraturas ................... 563. Bases de Datos Disponibles ...................................................................... 564. Informes de Cuadraturas ........................................................................... 57

a. Informe Financiero y Cuadros Números 1 y 2 .................................... 57b. Resumen de Cotizaciones .................................................................. 58c. Comisiones ......................................................................................... 58d. Información Estadística ....................................................................... 58e. Nóminas de casos de Excepción ........................................................ 58f. Indicadores Mensuales .......................................................................... 60

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g. Indicadores trimestrales ...................................................................... 61XVI. Anexo 6: Circular 2538 de la SUSESO “Instrucciones a las CCAF sobre la administración del régimen SIL” .......................................................................... 62

1. Normativa Aplicable ................................................................................... 62i. PAGO DE SUBSIDOS Y COTIZACIONES PREVISIONALES ............... 63ii. RENDICIÓN DEL MOVIMIENTO MENSUAL DEL FONDO PARA SUBSIDIOS POR INCAPACIDAD LABORAL .............................................. 70iii. REGISTRO Y COBRANZA DE LAS COTIZACIONES PREVISIONALES IMPAGAS ....................................................................... 80

2. PLAZOS Y VIGENCIA ............................................................................... 87XVII. Anexo 7: Circular 2390 de la SUSESO “Complemento de Instrucciones a las CCAF sobre la administración del régimen SIL” ............................................ 88

1. MODIFICACIONES ................................................................................... 882. VIGENCIA ................................................................................................. 92

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II. Antecedentes e Información General

1. Nombre del proyecto

“Mejoramiento de la Gestión de Fiscalización del gasto de Subsidio por Incapacidad Laboral con herramientas de Inteligencia de Negocios”

2. Responsable de la elaboración de la propuesta de mejoramiento de la gestión

Nombre institución proponente: SUPERINTENDENCIA DE SEGURIDAD SOCIAL (SUSESO) Ministerio al que pertenece: MINISTERIO DEL TRABAJO Y PREVISION SOCIAL Nombre representante legal (Jefe de Servicio): ALVARO ELIZALDE SOTO Nombre Contraparte o Responsable elaboración de la propuesta: EMILIO TORRES SANHUEZA

3. Instituciones públicas vinculadas con la propuesta de mejoramiento de la gestión

• SUBSECRETARIA DE PREVISION SOCIAL: apoyo normativo.

• SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS: apoya con información y datos sobre vigencia de las empresas.

• FONASA: aporta bases de datos. Es la institución directamente beneficiaria de este proyecto. Financia el subsidio por incapacidad laboral.

• REGISTRO CIVIL: apoya con verificación de identidades y existencia de los empleados.

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III. Descripción de él o los procesos que requieren de perfeccionamiento

1. Marco Normativo de los procesos de gestión sujetos de mejoramiento

Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 N°2 de la Ley N°18.833, las Cajas de Compensación de Asignación Familiar se encuentran facultadas para administrar el Régimen de Subsidios por Incapacidad Laboral (SIL)7, previa autorización del Ministerio del Trabajo y Previsión Social mediante decreto supremo. Por lo tanto, con cargo al Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral, constituido conforme al artículo 21 del DFL N°44, de 19788, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social y en virtud de lo dispuesto por el artículo 1° de la Ley N°18.418, las CCAF se encuentran facultadas para pagar los subsidios por incapacidad laboral de origen común9

, esto es, por enfermedad que no sea profesional o accidente que no sea del trabajo, y los subsidios maternales suplementarios que corresponden al descanso pre natal suplementario, prórroga del pre natal y descanso post natal prolongado, de todos sus trabajadores afiliados y adscritos al Fondo Nacional de Salud (FONASA) que presentan una licencia médica en la Caja para su tramitación.

• En el contexto antes señalado, las empresas afiliadas a una CCAF pagan el 7% de la cotización para salud calculada sobre las remuneraciones imponibles de sus trabajadores de la siguiente manera:

• En el caso de trabajadores afiliados a una ISAPRE, la empresa paga el 7%

de la remuneración imponible a la ISAPRE que corresponda.

Respecto de sus trabajadores afiliados al FONASA, la empresa paga a dicha institución el 6,4% de la remuneración imponible de cada uno de éstos a través del IPS. El 0,6% restante es pagado a la CCAF de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley N°18.833. Con este aporte las CCAF constituyen el Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral, cuyo objeto es financiar el pago de los SIL de acuerdo con las normas establecidas por el DFL Nº 44, de 1978,

7 Es un beneficio en dinero que se entrega por ley a un trabajador. Corresponde a una suma de dinero que se paga por el período en que un trabajador haya estado con licencia médica, y cuya finalidad es reemplazar la remuneración o renta que deja de percibir mientras está enfermo. El SIL cuenta con una cobertura del 100% de la remuneración imponible del trabajador y con un deducible de tres días, que desaparece cuando la licencia es de once días. Este beneficio se obtiene mediante la presentación de una licencia médica que acredite lo mencionado y la posterior aceptación de ésta por parte de la COMPIN que evalúe el caso, tratándose de afiliados al FONASA- 8 Rige tanto para los trabajadores dependientes del sector privado como para los trabajadores independientes que tengan el derecho a licencia médica descrito en la Ley Nº 18.469. 9 Existen 3 tipos de Licencias Médicas9 que dan derecho a subsidios o SIL: Licencias de origen laboral (causadas por enfermedad o accidente que se produce en el lugar del trabajo o en el trayecto a éste), Licencias Maternales (Pre-natal, Post-natal y ausencias debido a enfermedades graves del hijo menor de un año) y Licencias de origen común, (causadas por una enfermedad o accidente común, excluye los casos anteriores)

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del Ministerio del Trabajo y Previsión Social. En caso que el mencionado fondo sea insuficiente para cubrir los pagos de SIL, corresponderá a FONASA reembolsar a las CCAF los montos correspondientes a los déficits producidos por la administración del régimen de subsidios por incapacidad laboral, conforme a lo establecido en el artículo 14 del DL N°2.062, de 1977.

De acuerdo con lo establecido en las leyes N°16.395 y N°18.833, corresponde a la Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO) la regulación y fiscalización del Régimen de Subsidios por Incapacidad Laboral que administran las CCAF, dado que las éstas se encuentran sometidas a su supervigilancia. En el cumplimiento de dicho mandato, SUSESO imparte instrucciones sobre el régimen de SIL que administran las Cajas, con el objeto garantizar el correcto otorgamiento y cálculo de los SIL. Así, El año 2007, a través de la Circular N° 2.358, se refundieron y actualizaron las instrucciones existentes sobre la administración del régimen de subsidios por incapacidad laboral y la información financiera, estadística y de respaldo del gasto, que deben remitir mensualmente las CCAF a la SUSESO. (Ver detalle los anexos 6 y 7) La Subsecretaría de Salud y la Superintendencia de Seguridad Social, por el Oficio Circular conjunto Nº 3.783, de 1987, establecieron el proceso de tramitación que se debe seguir para la visación de las licencias médicas de trabajadores afiliados a una Caja de Compensación de Asignación Familiar. Dentro de las pautas establecidas, se expresó que dichas instituciones deben ceñirse estrictamente en materia de tramitación, al reglamento dispuesto por el D.S. Nº 3, de 1984. En virtud de su atribución fiscalizadora, corresponde a SUSESO la autorización el déficit que informan las CCAF para solicitar el correspondiente pago a FONASA, Por esta razón, SUSESO debe garantizar que tanto los ingresos como los egresos del Fondo que generaron dicho déficit hayan sido correctamente calculados y registrados por la respectiva Caja. Conforme a lo establecido en el DL N°2.062, de 1977, los déficit serán analizados por SUSESO y, siempre y cuando no existan reparos que formular, se requerirá a FONASA su reembolso. En caso de haber reparos a la información enviada, se notifica a la CCAF y se difiere la inclusión de ésta en el déficit informado a FONASA hasta que se hayan corregido las objeciones a satisfacción de SUSESO. Por la administración del régimen de subsidios por incapacidad laboral, las CCAF, conforme al artículo 28 de la Ley N°18.833, tienen derecho a percibir comisiones, las que corresponde ser calculadas por la SUSESO. Actualmente dichas comisiones se determinan de acuerdo con lo instruido mediante la Resolución Conjunta N°3, de 30 de enero de 1990, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social y sin número del Ministerio de Hacienda.

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Responsabilidades de las Cajas de Compensación en la tramitación de una Licencia Médica y determinación del SIL El trámite del pago del subsidio se inicia con la recepción por parte de la Caja de la licencia y los antecedentes10

requeridos para optar al SIL de parte de la empresa a la cual pertenece el trabajador afectado.

La Caja debe enviar la licencia médica a la COMPIN dentro del plazo de dos días hábiles siguientes a su recepción. El COMPIN es el encargado de evaluar la licencia desde el punto de vista médico, respondiendo a la Caja en 2 días con una resolución que informa la aprobación, rechazo o aprobación parcial (reducción) de la licencia desde el punto de vista clínico. La Caja debe informar al trabajador de la Resolución emitida por la COMPIN. Si se trata de un rechazo, el trabajador puede apelar a ésta dirigiendo su reclamo a la SUSESO, agregando los antecedentes que estime convenientes. En caso que su apelación sea aprobada, la SUSESO emitirá una resolución que anule el rechazo anterior de la COMPIN, generando las instrucciones necesarias para que se pague el correspondiente subsidio. Incluyendo la respuesta del COMPIN y la revisión de los antecedentes recibidos, la CCAF debe determinar si procede el pago del SIL11

. Cuando el SIL es aprobado, la CCAF paga al trabajador el valor correspondiente a éste. La CCAF es responsable de velar por el correcto cálculo y otorgamiento de los subsidios a que tienen derecho sus trabajadores afiliados pertenecientes al FONASA que han presentado una licencia médica y que ha sido aprobada por la respectiva COMPIN.

La figura N°1 muestra el flujo del proceso de tramitación realizado por las Cajas. (Si bien es un ejemplo particular, se puede asegurar que el flujo mostrado representa en gran medida la forma de operación de todas las Cajas). La normativa vigente, señala que las CCAF deben:

1) Recibir las Licencias médicas de los afiliados a FONASA y tramitarlas.

10 Certificado original de las cotizaciones para pensiones de los tres últimos meses calendario más próximos, anteriores al inicio de la respectiva licencia médica. O bien, las planillas de declaración y/o pago de cotizaciones efectuadas en el IPS o en la AFP que corresponda, de los tres últimos meses calendario más próximos, anteriores al inicio de la respectiva licencia médica. Además, se deben presentar las liquidaciones de remuneraciones del trabajador de los tres meses calendario más próximos, anteriores al inicio de la licencia médica y contrato de trabajo según corresponda. 11 Para tener derecho a los subsidios se requiere un mínimo de seis meses de afiliación y de tres meses de cotización dentro de los seis meses anteriores a la fecha inicial de la licencia médica correspondiente.

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2) Validar y Autorizar los SIL correspondientes, incluyendo en esto la recepción y validación de los antecedentes asociados.

3) Recaudar los ingresos correspondientes al Fondo SIL de parte de las

empresas afiliadas. 4) Pagar a los afiliados los valores de SIL autorizados

5) Informar a SUSESO en forma mensual de los SIL tramitados y autorizados,

con el detalle, formatos y plazos establecidos por ésta.

6) Informar a SUSESO de Fraudes detectados en el proceso de autorización, cuando éstos correspondan a montos superiores a 3.000 UF.

7) Mantener los respaldos de todos los antecedentes recibidos y de los SIL

autorizados por un plazo de 5 años.

8) Solicitar formalmente a SUSESO la autorización de los montos de devolución de los déficits ocasionados por concepto de SIL, que serán enterados por FONASA a las Cajas.

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Figura N°1 Diagrama de flujo del proceso de tramitación de licencias médicas en las CCAF

FUENTE: Elaboración Propia, de acuerdo a información obtenida de la Caja de Compensación Los Andes.

2. Localización en la estructura local del proceso

El proceso objeto de esta propuesta es el de la autorización y fiscalización de los déficits o superávits producidos entre los fondos recolectados por las Cajas de Compensación y el pago de los SIL que éstas realizan a sus afiliados.

Trabajador Empleador CCAF COMPIN SUSESO INICIO

Rechaza

Aprueba Modifica

Si

No

Si

No FIN

Licencia Médica (origen)

Aprueba, Modifica o Rechaza

Envío de Licencia a COMPIN

para autorización

Proceso de verificación de

remuneraciones y cálculo de

Subsidio - Pago

Licencia Médica (recepción)


Licencia Médica (recepción

Proceso de Evaluación

Médico


Ingresa Datos de

Remuneración y otros a la Licencia

Recepción del Subsidio

¿Tiene convenio de

Pago? Recepción del

Monto del Subsidio

Proceso de Vereficación de

Requisitos

Recepción Apelación por Licencia Médica

rechazada

Proceso de Análisis

Acoge o Rechaza

Apelación

Apela o no

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Este proceso se realiza en 3 etapas: 1. Revisión de las declaraciones de ingresos/gastos de parte de las Cajas 2. Autorización del Pago 3. Fiscalización en terreno Etapa 1: Revisión de las declaraciones de ingresos/gastos de parte de las Cajas

Las Cajas deben aunar la información del mes correspondiente a ingresos y gastos, y con ella preparar un conjunto de archivos planos que deben ser enviados a la SUSESO a través de su portal WEB, incluyendo la determinación de si se requiere pago de déficit o no. La información que entregan las Cajas está formalmente solicitada por Circular de la SUSESO y se detalla en el anexo 6. El detalle que estos archivos contiene corresponde a: • Ingresos, correspondientes al monto recaudado por el pago del 0,6% del

sueldo imponible de los trabajadores afiliados a FONASA, pertenecientes a empresas afiliadas a la CCAF

• Gastos, correspondientes al total de pagos realizados por concepto de SIL y sus correspondientes cotizaciones.

• Valor del déficit o superávit respecto de los Gastos e Ingresos. En caso de

déficit, la Caja solicita el pago de éste. • Nóminas con situaciones extraordinarias: los trabajadores que pertenecen a

una empresa que tiene un contrato con sus trabajadores y les paga el 100% de su remuneración cuando presentan licencia, cotizaciones de períodos anteriores, reembolso de subsidios y cotizaciones a municipalidades, corporaciones municipales y organismos administradores (Ley N°16.744) y otras.

Mediante un proceso de carga de los archivos, la Unidad de Informática de la SUSESO verifica la consistencia de la información de cada archivo y alimenta una Base de Datos con la información de todas las CCAF. La verificación consiste en revisar que las diferentes columnas de los archivos sean de acuerdo a lo convenido (nombre y formato de las columnas). Cualquier error dejará el estado del proceso indicando que hay errores y al mismo tiempo se carga un log con los errores detectados para los archivos que corresponda.

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Figura N°2 Diagrama proceso Etapa I

SUSESO – Unidad de Informática

Carga de archivos a la BD

Emisión de Informe financiero

[con errores]

[Archivos OK]

FUENTE: Elaboración Propia

Mediante el mismo portal las CCAF se enteran del estado de carga de sus archivos y reemplazan los que presentan errores. Cuando los archivos están correctos se procede a la emisión del Informe Financiero. Este informe tiene el mismo contenido que el documento (en papel) con que la CCAF cobra el déficit de SIL que debe autorizar la SUSESO. Las Cajas pueden reenviar sus archivos cuantas veces estimen conveniente (debido a corrección de potenciales errores) hasta el día 11 del mes siguiente al que se está reportando. A la fecha de preparación de este informe, y después de un proceso de depuración o marcha blanca realizado en conjunto con las CCAF, el proceso de verificación de los archivos recibidos no ha encontrado nuevos errores de formato o de descuadres en los archivos que las Cajas envían. Adicionalmente, se dispone de la definición de una serie de indicadores estáticos a obtener a partir de la información que cada Caja entrega. Estos indicadores buscan validar en mayor profundidad la cuadratura de la información entregada, así como determinar índices que pudiesen permitir direccionar la fiscalización hacia casos sospechosos o que puedan representar errores de cálculo o digitación. El detalle de las cuadraturas e indicadores que se han definido como relevantes para validar la información entregada por las Cajas se entrega en el anexo 5. Se hace notar que actualmente no existe un sistema que permita calcularlos, y sólo se dispone de su definición desde el punto de vista del requerimiento.

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Etapa 2: Autorización del pago del déficit a las Cajas El proceso de autorización del déficit a las CCAF es realizado por el Departamento Actuarial de la SUSESO, a través de la revisión de las nóminas recibidas de parte de las Cajas y el Informe Financiero emitido por la Unidad de Informática. La SUSESO tiene un plazo máximo de 5 días desde el día 11 de presentación de los archivos, para responder a las Cajas sobre la conformidad o no conformidad de este pago, esto es, sobre la autorización a FONASA del pago a la Caja de la diferencia entre los fondos pagados y los recaudados.

Figura N°3

Diagrama proceso Etapa II SUSESO

Departamento Actuarial

Autorizar pago déficit a CCAF

Informe Financiero disponible

Informa Autorizacióna FONASA

[aprueba] [rechaza]

Informa Rechazoa Caja


Las validaciones que se realizan son de consistencia y cuadratura de la información, es decir, sólo se realizan validaciones dentro de los informes entregados por las Cajas, y no se realizan validaciones con información proveniente de otras fuentes. Corresponde a la Unidad de Informática el procesamiento de los archivos recibidos desde las CCAF, la verificación y validación de su contenido, principalmente desde el punto de vista del formato, y de los grandes números, es decir, que los totales coincidan con la información de detalle entregada. Además de la consistencia de la información, se verifica que el Informe

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Financiero que emite el área informática, y que entrega el valor del déficit que la Caja cobra, sea igual en su contenido al entregado en papel por las Cajas a la SUSESO. La aprobación del déficit o superávit registrado por el Fondo SIL administrado por las Cajas es realizada por el Departamento Actuarial e informada a FONASA por parte del Superintendente de la SUSESO y en caso de haber reparos a la información enviada, se informa a la respectiva CCAF y se difiere la inclusión de ésta en el déficit informado a FONASA hasta que se hayan corregido las objeciones a satisfacción de la Superintendencia.

Etapa 3: Fiscalización en terreno de los SIL pagados por las Cajas de Compensación El proceso de fiscalización y control del gasto por concepto de SIL en el caso de los pagos efectuados por las Cajas de Compensación, corresponde a la Superintendencia de Seguridad Social. Para el cumplimiento de esta tarea la SUSESO realiza su labor a través de la coordinación de dos Departamentos: Departamento Actuarial y Departamento de Inspección, el primero en su rol normativo y de análisis y el segundo en su rol de fiscalizar en terreno el correcto pago del SIL en las Cajas.

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Figura N°4 Diagrama proceso Etapa III

SUSESODepartamento de Inspección

Seleccionar CCAF ypreparar Visita a terreno

Solicitar datos y seleccionar muestra

Fiscalizar Muestra

Generar Informe

Revisar respuesta Cajay tomar acciones


El Departamento de Inspección dentro de sus programas anuales de fiscalización destina en forma muy moderada recursos humanos para la revisión del Régimen de Subsidios por Incapacidad Laboral en las Cajas de Compensación. Este proceso de fiscalización (que incluye el caso del SIL como uno más de los aspectos a fiscalizar) se programa anualmente y se seleccionan 1 ó 2 CCAF para ser auditadas en el año. Esta auditoría cubre muchos aspectos, uno de ellos corresponde al SIL. El Departamento de Inspección dispone de un manual de auditoría y un programa para la revisión del SIL en las CCAF que se ha elaborado a partir del manual de auditoría (ver anexos 3 y 4). El proceso de fiscalización del SIL es el que se describe a continuación. Este proceso se hace en terreno y se realiza desde hace 5 años a la fecha. Una vez al año, el Departamento de Inspección elige al azar una o dos Cajas de Compensación para ser fiscalizadas. El proceso que se realiza considera visitas a las Cajas y las siguientes actividades:

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• Una vez constituidos los fiscalizadores en la CCAF, solicitan el detalle de los SIL pagados en ciertos meses (se solicita la información de 1 a 6 meses en total). • La información que se recibe de las Cajas se almacena en Excel. • De los registros recibidos, se selecciona (en Excel) una muestra de cerca de 80 casos12

. La muestra se elige considerando rangos de edad del trabajador, monto del SIL pagado, días de licencia (si son continuas).

• Se solicita a la Caja la información detallada (antecedentes recibidos) de cada uno de los casos seleccionados en la muestra. • Cada uno de los casos se revisa en detalle, incluyendo la consistencia con los antecedentes que la Caja recibió. Se validan:

• los valores registrados por la Caja respecto de los antecedentes

disponibles en papel, • los antecedentes propiamente tales, con el fin de verificar su validez, y

de aplicarlos a la determinación del subsidio (por ejemplo, cuando hay existencia de convenios).

• los cálculos realizados para determinar los montos de subsidio pagados.

• los procedimientos realizados por la Caja para la tramitación de la licencia y determinación del subsidio.

Al término del proceso de fiscalización (toma cerca de 1 mes), se genera un informe con la nómina de los casos con error (pago exceso o defecto). Este informe es enviado por Oficio a la CCAF, y se le solicita a ésta que responda a todos los casos en un cierto plazo. Si la respuesta de la Caja no satisface al Fiscalizador, se insistirá con aquellos casos que así lo ameriten, hasta que la respuesta les parezca satisfactoria. La Superintendencia tiene la facultad de pasar multas a las Cajas, en caso de encontrar anomalías reiteradas en el proceso de determinación del SIL, sin embargo hasta la fecha, no se ha aplicado esta facultad. Tanto los pagos indebidos como las recuperaciones de estos montos son contabilizados por las Cajas en informes complementarios al informe financiero del Fondo SIL.

12 La selección de los 80 casos corresponde a un periodo semestral y su estimación no obedece a criterios estadísticos por lo cual no es posible utilizar un factor de expansión para estimar su nivel de representatividad sobre el total de subsidios de incapacidad laboral en las CCAF. Los 80 casos seleccionados corresponden al total de fiscalizaciones que pueden realizar los fiscalizadores con las horas asignadas para ello.

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La SUSESO no tiene bases de datos de estas auditorías, sólo se guardan los antecedentes en carpetas físicas.

3. Cuantificación y caracterización de recursos y capacidades institucionales asociadas al proceso de fiscalización del SIL.

Los Departamentos Actuarial y de Inspección de la SUSESO no cuentan en la actualidad con personal exclusivamente dedicado a la autorización del déficit y fiscalización del gasto SIL. Los recursos humanos que participan en el proceso actual pertenecen a diferentes Departamentos, de acuerdo a lo siguiente: • Unidad de Informática: Un profesional del área destina en promedio 10 horas mensuales a esta actividad. • Departamento Actuarial: Tres profesionales del Departamento destinan en promedio 10 horas mensuales cada uno a esta actividad. En cualquier caso, ninguno de estos profesionales realiza su fiscalización “en terreno”. • El Departamento de Inspección destina en promedio dos profesionales, con aproximadamente 20 horas mensuales en total. Existen en este Departamento 4 profesionales preparados para la Fiscalización del SIL. Además de los recursos humanos involucrados, la SUSESO dispone de los siguientes sistemas para apoyar el proceso de fiscalización del pago por concepto de SIL a las CCAF: • Sistema de verificación y cuadratura de los informes recibidos por las CCAF: Permite, a través de un portal WEB, la recepción mensual para cada Caja, de archivos planos con información detallada relacionada con los ingresos y egresos del Fondo que administran las CCAF. Estos archivos fueron definidos por la SUSESO, de acuerdo a los requerimientos de validación del cálculo de los SIL. • Portal WEB para las CCAF, que permite el envío de archivos de parte de éstas, y la revisión del estado de aceptación de éstos.

4. Flujograma actual del proceso asociado al mejoramiento de la gestión del proceso de fiscalización del SIL

El proceso actual de autorización y fiscalización del gasto de SIL se representa en el siguiente diagrama:

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Figura N°5 Flujograma actual del proceso

SUSESODepartamento Actuarial

SUSESO – Departamento de Informática

Carga y verificación de archivos

a la BD

Emisión de Informe financiero

[con errores] [Archivos OK]

Autorizar pago déficit a CCAF

Informa Autorizacióna FONASA

[aprueba] [rechaza]

Informa Rechazoa Caja

SUSESODepartamento de Inspección

Seleccionar CCAF ypreparar Visita a terreno

La Caja debe corregir

Solicitar datos y seleccionar muestra

Fiscalizar Muestra

Generar Informe

Revisar respuesta Cajay tomar acciones


5. Caracterización de los clientes y usuarios de los bienes y servicios asociados al proyecto de mejoramiento de la gestión del proceso de fiscalización del SIL

Los Clientes y usuarios asociados al proyecto de mejoramiento son los siguientes: 1. Cajas de Compensación: A éstas les corresponde la administración del Fondo

SIL y la autorización ante los afiliados de los SIL solicitados. Participan en el proceso por medio de: • Autorizar SIL a solicitud de los afiliados mediante la recepción y

tramitación de Licencias Médicas. • Informar a la SUSESO de los SIL aprobados • Solicitar devoluciones por déficits en el Fondo SIL

2. Afiliados a FONASA: Participan en el proceso de forma indirecta solicitando la

devolución del SIL a las Cajas cuando presentan una Licencia Médica. 3. Empresas afiliadas a las Cajas de Compensación: Participan en el proceso de

forma indirecta pues: • Enteran en la Caja el 7% correspondiente a la cotización de Salud, que

incluye un monto para que la Caja lo adicione al Fondo SIL,

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• Presentan a las Cajas las Licencias Médicas de sus empleados.

4. Departamento de Inspección SUSESO: realiza la autorización y fiscalización de los pagos SIL, informando a FONASA y a las Cajas del estado de estos trámites.

5. Área de Informática de SUSESO: Recibe y valida los archivos procedentes de las Cajas de Compensación en forma mensual. Desarrolla y mantiene las aplicaciones para mejorar la recepción de estos antecedentes en el modelo de operación actual.

6. FONASA: Realiza los pagos a las Cajas de los déficit de SIL informados y aprobados por la SUSESO.

IV. Principales aspectos Metodológicos utilizados

Para presentar esta propuesta de mejoramiento, la SUSESO ha realizado las siguientes iniciativas para la elaboración del diagnóstico:

1. Obtención de Información primaria

Consulta directa y detallada a la Superintendencia de Salud respecto de la forma en que ésta ha abordado el tema de la fiscalización del SIL pagados por las ISAPREs. Se obtuvo información acerca del problema inicial, el proyecto realizado para mejorar su gestión, sus resultados, costos, tiempos de implementación, beneficios, etc. Consultas con dos de las principales Cajas de Compensación, De Los Andes y La Araucana, con el fin de conocer sus procedimientos y procesos internos en el pago del SIL a sus afiliados, cómo procesan esta información y la envían a la SUSESO. Ambas Cajas entregaron material digital sobre sus procesos y casos de fraudes en el pago del SIL. Consultas a una de las principales ISAPREs sobre sus procedimientos y procesos en el control de los pagos por Licencias Médicas a sus afiliados y del uso de redes neuronales en la detección de abusos en el cobro de licencias médicas. Para consultas, en calidad de opinión experta, sobre tipos de sistemas tecnológicos que permiten abordar procesos de fiscalización, se han realizado dos reuniones de trabajo con empresas especializadas. (INDRA y AS). En estas reuniones se ha recabado información sobre los requerimientos que se deben definir, fortalezas y debilidades de sistemas de apoyo a la fiscalización y

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autorización. Se consideraron experiencias en sistemas para el sistema financiero, el ámbito de las telecomunicaciones y también sobre el caso de la Superintendencia de Salud. Reuniones internas de la SUSESO, consultivas y especulativas sobre la forma de operación actual, debilidades y fortalezas de sus procedimientos de autorización y fiscalización, estructura de la organización, herramientas disponibles e información asociada al marco legal que regula su quehacer.

2. Información secundaria interna

Para estimar los montos de financiamiento que el Estado de Chile debe realizar por el pago del SIL se utilizó información del estudio de “Evolución del gasto en subsidios por incapacidad laboral pagados por las Cajas de Compensación de Asignación Familiar años 1999- 2008” realizado por la misma SUSESO. Análisis de la información enviada por las Cajas de Compensación en los últimos 12 meses, de acuerdo al protocolo de envío de archivos a la SUSESO para autorización y pago del SIL (el contenido de estos archivos se incluye en el anexo 2). Revisión de la normativa legal vigente y jurisprudencia de la Superintendencia de Seguridad Social relacionada con la fiscalización del pago por SIL. Análisis de los últimos informes de resultados de las Fiscalizaciones en terreno realizadas. Se hace notar que no se realizó un análisis estadístico o de proyección, dado que los informes, disponibles sólo como documentos, no relacionan la cantidad de casos ni los montos con los totales del periodo que se fiscalizó, ni están registrados en forma sistematizada, por lo cual no permiten proyectar ni estimar porcentajes de error o de montos autorizados indebidamente.

3. Información secundaria externa

Revisión de información disponible en: • www.supersalud.cl • www.isapre.cl, con Información estadística de las ISAPREs sobre el pago

del SIL. • www.fonasa.cl • La Ley N° 18.833, de 1989, y sus modificaciones, la última de ellas

formalizada en la Ley N° 20.233, del año 2007.

http://www.supersalud.cl/�

http://www.isapre.cl/�

http://www.fonasa.cl/�

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• La Ley N° 16.395 y sus modificaciones, que establece las responsabilidades y facultades de la Superintendencia de Seguridad Social, entre las cuales se lista la obligación de fiscalizar a las Cajas.

4. Análisis de información

Se aplicó análisis deductivo en función de la información disponible y su correlación con el objetivo y propósitos de la propuesta.

Se realizó un análisis estadístico simple de la información disponible de las últimas fiscalizaciones en terreno realizadas por la SUSESO y sus resultados en comparación con los valores totales de gasto en SIL autorizados por la Entidad. Se realizó un análisis de tipo Benchmarking para los sistemas de detección de fraudes implementados por las ISAPREs y por la Banca en Chile.

Basado en resultados (conclusiones) de los estudios primarios realizados, se proponen soluciones y se enuncia su propósito e impacto de resultados.

V. Diagnóstico del problema a resolver con la propuesta

Para realizar adecuadamente su función fiscalizadora, la SUSESO debe verificar y garantizar que el pago de los subsidios por incapacidad laboral que han efectuado las Cajas de Compensación esté bien calculado y de esta forma, asegurar que la autorización del déficit del Fondo SIL, la que implica traspasos de dinero desde FONASA a las Cajas, sea correcta. La Fiscalización que realiza la Superintendencia en esta materia conlleva:

• Verificación de la procedencia del pago y/o existencia del vínculo laboral,

esto es, las condiciones de afiliación del empleado y su relación con el empleador para confirmar si está sujeto al beneficio del SIL.

• Verificación del cálculo correcto del SIL o verificación del algoritmo de cálculo

y de los datos que utiliza, esto es, los montos involucrados, tales como el monto de la remuneración base, el número de días de licencia y la forma de cálculo.

Los actuales procesos, data y sistemas disponibles en la SUSESO son ineficaces para realizar la tarea de fiscalización del Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral que administran las Cajas. Esto se fundamenta en los siguientes hechos:

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• Hay una escasez de datos en la SUSESO para desarrollar la labor de fiscalización. La información con la que se cuenta es de naturaleza contable por lo cual ésta no se encuentra dispuesta para realizar de detección de errores y/o fraudes. Las validaciones que se realizan adolecen de cruces con bases de datos externas como la de FONASA, lo cual resulta imprescindible para efectos de validación. Esto es, las validaciones consideran sólo la información recibida desde las Cajas y no incluyen la comparación de estos datos con datos oficiales, disponibles en otras instituciones públicas y/o privadas. Esto implica que basta con que la información enviada por las Cajas sea consistente entre sí para que su pago sea aprobado, y no necesariamente que la información reportada sea corroborada con fuentes independientes o externas.

• La fiscalización de la SUSESO posee una baja cobertura. Con la actual

forma de fiscalizar solamente se ha cubierto el 0.01% de los casos. La selección de los casos no se realiza a partir de criterios estadísticos, por lo cual la muestra no es representativa. Sin perjuicio de lo anterior, es posible señalar que incluso con este proceso de fiscalización ha sido posible detectar un número de errores no despreciables en el proceso del pago del SIL que permiten rechazar la hipótesis que no se producen errores y/o fraudes en el pago SIL que pagan las Cajas. La detección de errores y/o fraudes por las mismas Cajas apoya esta idea.

• La fiscalización se realiza ex – post. Esto se refiere a que la fiscalización se

realiza con posterioridad al pago. La Caja ya ha pagado al beneficiario cuando se detecta un caso sospechoso de errores y/o fraudes, por lo cual, la fiscalización carece de “oportunidad”. Las herramientas informáticas disponibles actualmente en la SUSESO para la revisión de la información enviada por las Cajas sólo permiten el registro de la información de las Cajas y las validaciones de consistencia detalladas anteriormente. No incluyen facilidades asociadas a:

o Disponer y/o utilizar registro propio de los datos de validación que se

requieren o Aplicaciones que permitan acceder a éstos datos de validación en otras

instituciones, o Facilitar el seguimiento de los casos anómalos, con cálculos erróneos

y/o casos sospechosos, y que permitan apoyar el seguimiento de las acciones que emanarían de la detección temprana de errores, tales como, por ejemplo, suspensión del pago asociado, solicitud de aclaraciones y/o antecedentes adicionales, o iniciar la etapa de Fiscalización en terreno.

Adicionalmente, al considerar en marco en el cual se realiza el proceso, la SUSESO ha diagnosticado que:

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1. El Fondo contra el cual se financia el gasto en SIL ha sido, en los últimos 10 años, sistemáticamente deficitario, toda vez que los ingresos han sido menores al gasto total de SIL.

2. El aumento en el gasto ha crecido de mayor manera para los SIL

administrados por las Cajas, cuando se comparan con los gastos realizados a través de los Servicios de Salud y con aquellos realizados por las ISAPREs. Esto se ha informado en un estudio realizado por la SUSESO sobre el aumento del gasto en SIL en los últimos 10 años, en el que se aprecia un aumento creciente del gasto total, y un mayor aumento en los pagos que se realizan a través de las Cajas, el que llega al 283%.

3. La comisión que las Cajas reciben del Estado por la administración del

pago del SIL no incluye incentivos económicos adecuados, bajo un esquema costo–beneficio, para realizar una fiscalización efectiva.

4. Las obligaciones de las Cajas, respecto de la información que deben

entregar a la SUSESO sólo incluye, para el caso que éstas detecten situaciones de fraude, aquellos que registran montos superiores a UF 3.000.

1. Dimensionamiento del problema en el proceso actual de Autorización y Fiscalización del Gasto en SIL

El problema de eficacia detectado atañe a la falta de oportunidad, la baja cobertura, y el carácter contable de las fiscalizaciones realizadas por la SUSESO. A continuación se hará un dimensionamiento del problema sobre la base de estimaciones obtenidas a partir de datos levantados con el actual proceso de fiscalización, lo cual permite obtener una aproximación a la magnitud del problema y avanzar en la justificación de este proyecto. Se presentará la nómina de casos sospechosos o con problemas que han sido evacuados por el proceso de fiscalización de la SUSESO. a)

Casos sospechosos y/o fraudes detectados por SUSESO

Los siguientes casos fueron detectados por la SUSESO en las dos únicas fiscalizaciones documentadas vía oficios, efectuados en el año 2004 y subsiguientes en las Cajas De Los Andes y Los Héroes.

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Cuadro N°1 Casos sospechosos y/o fraudes detectados por SUSESO

Tipo de errores y/o fraudes detectados Monto Pago de licencias mal calculadas por la empresa en convenio que se le devolvió al empleado el 100% del sueldo y no correspondía. 4.457.128

Se pide revisar los casos de empresas en convenio desde febrero 2004 a enero 2005. 31.152.992

Cálculos erróneos en que se consideró la remuneración variable como Base y no corresponde (Bonos de Traslado y Consumo Alimenticio). 37.163

También tiene un caso en que se tomó mal el promedio de los sueldo de los últimos 3 meses y se pagó sobre 557.075 en vez de 810.175 que correspondía.

n/i

Caso de mal calculado el sueldo Base producto que la persona trabajo parcialmente el mes y se tomó mal la base de los 30 días. n/i

Días de licencias mal digitados, eran 15 y se digitó 16 n/i No existencia del respaldo de las colillas de liquidación de sueldos n/i Licencias enmendadas, lo que no está permitido n/i

Periodo de diagnóstico de la licencia no corresponde al mes pagado (error de digitación) n/i

Cheques caducados que no habían sido reembolsados a la SUSESO 21.294.904

Pago de licencias antiguas. Son licencias que se pagaron en el periodo revisado pero tienen fechas de licencias muy viejas. Se menciona un par del 2001 y 2002 pagadas el 2004

n/i

Misma empresa que en una Caja y otra aparecen con diferente representante legal n/i

Empresas no activas en SII n/i Cheques caducados 10.250.342 Licencias sin respaldo completo. Desorden en la documentación de respaldo n/i 69 beneficiarios no identificados o con RUT malo (inexistente) 109.523 SIL cobrados 2 veces 45.677 Cheques caducados 10.250.342 Errores por mala digitación n/i Cheques caducados con RUT no existente 137.798

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Base de cálculo mala al no descontar el impuesto único por 3 meses. n/i Agregar un Bono de colación que no corresponde n/i

Otro con pago de Bono de Incorporación erróneamente sumado en el cobro del SIL n/i

FUENTE: Informes de Fiscalización SIL años 2004 y subsiguientes

b)

Casos sospechosos y/o fraudes detectados por Cajas de Compensación

En el cuadro n° 2 es posible apreciar los tipos de fraudes y/o errores detectados por las Cajas de Compensación. Es necesario señalar que en el caso de las Cajas, éstas están obligadas a informar por oficio la existencia de fraudes por sobre las 3000 UF. El alto monto así como los deficientes incentivos a la fiscalización han resultado en un bajo nivel de detección de errores y/o fraudes. Al igual como se mencionó en el caso de la fiscalización de la SUSESO, la sola existencia de los siguientes fraudes permite establecer la existencia del problema. Los casos detectados por las Cajas, según sus propias declaraciones, fueron encontrados por casualidad y no por un proceso de fiscalización, ya que no lo tienen.

Cuadro N°2 Casos sospechosos y/o fraudes detectados por Cajas de Compensación

CAJA TIPO DE FRAUDE INVOLUCRADAS INVOLUCRADAS MONTO EN $ Gabriela Mistral Licencias Falsas 209

3

133.255.719

De los Andes Empresa Falsa 720

9

239.123.650

De los Andes Fraude interno

7 personas con licencia

3 funcionarios de la Caja

12.059.359

Total

384.438.728 FUENTE: Datos entregados por las Cajas Gabriela Mistral y Los Andes en

reuniones efectuadas con éstas.

c)

Estimación del número óptimo de fiscalizaciones del pago del SIL usando ratios comparables

A continuación se presenta una estimación a través de ratios comparables, del número óptimo de fiscalizadores para la SUSESO en el caso del subsidio SIL. El supuesto que se utiliza es el mismo que emplea la Superintendencia de Salud, dado que ella aparece como un buen ejemplo, justificado, básicamente en que esa Superintendencia readecuó recientemente sus procesos de fiscalización, adoptando un modelo de procesos basado en riesgos y que utiliza como soporte herramientas computacionales de vanguardia para focalizar su fiscalización.

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Cuadro N°3 Datos de Fiscalización de la Superintendencia de Salud

Dato Valor Número de Fiscalizadores Superintendencia de Salud 23 Número de fiscalizaciones SIL y licencias médicas 42 Número de casos detectados 10.648 Monto casos detectados $ 268.740.000 Número de Licencias Médicas 700.000

Fuente: Superintendencia de Salud

Cuadro N°4 Ratios Fiscalización para la Superintendencia de Salud

Ratio Valor Licencias Médicas por fiscalizador 30.435 Licencias Médicas promedio revisadas por fiscalización 16.667 Porcentaje de casos sospechosos sobre el total de licencias 1,5% Monto promedio caso sospechoso $ 25.239 Fiscalizaciones/Fiscalizadores 1,8

Fuente: Superintendencia de Salud Utilizando los ratios anteriores, es posible estimar que el número óptimo de fiscalizadores, dado el volumen de transacciones, corresponde a 59 profesionales y 108 fiscalizaciones anuales. Este óptimo está muy lejos de las actuales dos fiscalizadores que posee la SUSESO con dedicación no exclusiva a fiscalizar el pago del SIL en las Cajas de Compensación.

Cuadro N°5 Estimación del número óptimo de fiscalizadores y proyección de resultados

Variable Valor estimado Número de Fiscalizadores Óptimo (Benchmarking) 59

Número de fiscalizaciones SIL 108

Número de casos detectados 27.381

Monto casos detectados $ 691.045.714

Número de Licencias Médicas 1.800.000

Costo anual Equipo Fiscalizadores $ 1.038.742.857 FUENTE. Elaboración interna

2. Identificación del Problema de Gestión

De acuerdo al diagnóstico y dimensionamiento presentado, el problema de gestión identificado se puede declarar en lo siguiente enunciado:

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El actual proceso de fiscalización del gasto SIL realizado por la SUSESO es ineficaz puesto que no es capaz de asegurar que el pago que realizan las Cajas por concepto SIL se realiza en forma correcta.

El fundamento de este enunciado radica en:

• Hay una escasez de datos con los que cuenta la SUSESO para fiscalizar. No tiene datos propios, o aportados por entidades independientes que le permitan realizar las validaciones cruzadas que coteje los datos de las Cajas con datos de otras fuentes.

• La manera de fiscalizar y las aplicaciones disponibles con que se cuenta para apoyar la operación del proceso de fiscalización son deficitarias para (1) facilitar a los usuarios la realización de sus tareas, (2) realizar seguimiento de errores, (3) realizar seguimiento de los flujos de ingresos y egresos con sus correspondientes aprobaciones, rechazos y devoluciones, (3) aumentar la eficacia de las actividades de fiscalización en terreno. Con la metodología y tecnología actual de fiscalización en terreno, sólo se ha cubierto el 0.01% de los casos. Muestra que la hace poco representativa, dado que no se toman datos aleatorios de las Cajas.

• La modalidad de fiscalización actual adolece además de relacionar los casos sancionados como anómalos, con las autorizaciones de SIL correspondientes. Esto es, no se dispone de una base adecuada de revisiones de los casos y de sus resultados. No se relaciona el trabajo fiscalizador con la autorización del pago del déficit SIL.

• Los procesos que realizan las Cajas para el pago del SIL, no consideran un proceso de fiscalización.

VI. Análisis de alternativas de solución

1. Contratación de un mayor número de fiscalizadores

Dado que el número de licencias pagadas al año por concepto SIL en las CCAF supera el 1,5 millón actualmente, la realización de un número de fiscalizaciones que sea estadísticamente representativa requiere la contratación de un mayor número de fiscalizadores. Bajo el supuesto que se mantiene el actual sistema de información en el cual no es posible detectar familias de fraudes y/o errores se estima que para el volumen de casos mencionados se requeriría al menos 59 nuevos fiscalizadores. El costo de estos fiscalizadores, incluyendo la inversión requerida equivale a mil millones de pesos aproximadamente al año, a partir del

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uso de ratios comparables. Es necesario destacar que bajo este modelo, las fiscalizaciones solamente abarcarían el 30% del total de subsidios SIL pagados por las Cajas, lo cual puede considerarse una muestra representativa. La estimación anterior no considera la inversión en sistemas, puesto que los datos presentados por la Superintendencia de Salud, consideran que la fiscalización es guiada por sistemas de inteligencia artificial, por lo cual la fiscalización es focalizada en el caso de esta entidad reguladora. En esta caso, producto de los montos proyectados susceptibles de ser recuperados, esta alternativa no supera el análisis de costo – beneficio. Bajo este esquema, la fiscalización sigue siendo después de ocurrido el cambio.

2. Cambio Reglamentario

El principal problema detectado en el diagnóstico corresponde a la falta de incentivos que poseen las Cajas para controlar en forma eficiente el gasto SIL por una parte en la verificación del vínculo laboral del trabajador y la empresa afiliada y por otra parte, en la comprobación del algoritmo de cálculo del pago del Subsidio. Actualmente, las comisiones que reciben las Cajas no generan incentivos para que éstas desarrollen sistemas de control de errores y fraudes. Se estima en base a los mismos datos usados en la comparación con la Superintendencia de Salud, que la revisión en terreno del pago de los SIL podría aumentar el gasto en comisiones en aproximadamente 450 millones de pesos al año de cargo fiscal. Se propone un cambio reglamentario, basado en que la fiscalización en terreno de las Cajas para verificar el vínculo laboral se realice en casos excepcionales, indicados por la SUSESO, a partir de los outputs entregados por la solución propuesta, de manera similar al seguimiento de huella laboral que realiza la Inspección del Trabajo.

3. Utilización de herramientas informáticas para el proceso de fiscalización

Iniciativas Internas A la fecha, la principal iniciativa destinada a mejorar la capacidad de la SUSESO de garantizar el correcto pago del beneficio SIL por las Cajas de Compensación, corresponde a la definición de la información que las Cajas están obligadas a presentar a la SUSESO asociada a los ingresos y gastos mensuales y su detalle. Esta modalidad recién comenzó a operar hace 12 meses y se encuentra aún en etapa de análisis y desarrollo.

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Esta iniciativa ha permitido a la SUSESO:

• Comenzar a recibir información que antes no tenía, lo que le permite pensar en desarrollar sus bases de datos.

• Realizar cuadraturas de la información que recibe. • Elaborar informes en base a esta información. • Elaborar estadísticas.

En síntesis esta información mensual que recibe la SUSESO, le ha permitido por ahora, cuadrar las cifras que les son entregadas por las Cajas. Actualmente esta información es la única que dispone la SUSESO para iniciar una fiscalización de los pagos de SIL, y no cuenta con sistemas computacionales para hacer seguimiento de cada SIL y por Caja de Compensación. No obstante, la SUSESO podría comenzar a desarrollar desde ya, a partir la implementación de indicadores basados en reglas de negocios estáticos, la identificación de los casos sospechosos. Actualmente, la SUSESO no cuenta con capacidad para fiscalizar en terreno estos casos sospechosos.

Iniciativas Externas A continuación se describen algunas soluciones similares que han realizado organizaciones públicas y privadas. Superintendencia de Salud La Superintendencia de Salud en el año 2008, a través de su Departamento de Control y Fiscalización, construyó e implementó un sistema basado en Clementine de SPSS que llamó de “Evaluación de Riesgos” destinado a proteger los derechos de las personas. Entre los alcances de este proyecto están: • Recalcular masivamente las bonificaciones de planes en riesgo.

Seleccionando las prestaciones más relevantes para las personas por frecuencia, uso y costo.

• Recalcular en forma masiva las cotizaciones y estimar la probabilidad de error individual en las cuentas de Excesos y Excedentes.

• Caracterizar grupos de licencias médicas que poseen altos niveles de

rechazos o reducciones, determinando las variables que las hacen más vulnerables a un rechazo/reducción improcedente.

• Controlar el comportamiento de la ISAPREs, identificando y monitoreando indicadores financieros, que clasifican a las ISAPREs de acuerdo a su nivel de riesgo y consistencia en el tiempo.

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Este proyecto ha podido además demostrar que se puede agregar valor a la función fiscalizadora, posibilitando: • Ser más eficiente en las acciones dirigidas a recuperar beneficios que no

hayan sido otorgados a los usuarios del sistema.

• Efectuar controles de carácter masivo (total y parcial).

• Mejorar la selectividad de la fiscalización para elevar la efectividad, en base a criterios específicos que determinan un mayor riesgo de incumplimiento.

ISAPRES

Se revisó la utilización de una herramienta basada en redes neuronales13

para la detección de cobro abusivo de la licencia médica. Esta herramienta se incorpora en el proceso de autorización de las licencias a través de un servicio tipo outsourcing que recibe desde las ISAPRES las licencias ingresadas a tramitación de pago.

A este conjunto de licencias se le aplica un modelo de validación construido sobre la base de 48 variables obtenidas del análisis de una base de datos histórica de fraudes. Al procesar esta información el servicio le entrega al día siguiente al Departamento de Contraloría de la ISAPRE una nómina con los casos sospechosos y la probabilidad de abuso asociada. Estos casos son revisados manualmente uno a uno por personal de contraloría de la ISAPRE y se determina si son o no abusos para tomar las acciones que corresponda. El resultado del análisis retro-alimenta el modelo de redes neuronales y de esta manera se depura y afina para una mejor predicción en el futuro. Las dificultades más nombradas por los contralores de ISAPRES fueron: la falta de objetividad y de medios humanos y físicos por parte de las comisiones de medicina preventiva e invalidez (COMPIN), y un marco normativo legal deficiente, ya que no incluye incentivos económicos que colaboren para un correcto funcionamiento del sistema.

4. Presentación de la solución

De las dos alternativas identificadas, la alternativa propuesta como solución corresponde al uso de herramientas informáticas puesto que permite eficientar la capacidad de la SUSESO para garantizar el correcto pago del déficit producido por el pago del SIL considera dos grandes directrices: 13 Este servicio lo otorga la Empresa SONDA S.A. en las ISAPRES Consalud y Banmédica.

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• Rediseñar del proceso de fiscalización, generando la capacidad para la

SUSESO de revisar cada SIL, y de gestionar la autorización del pago de cada uno de ellos.

• Aumentar el poder de revisión de los SIL a través de modernas

herramientas de inteligencia de negocios que permitan detectar potenciales cobros abusivos del SIL.

La combinación de ambos elementos proveerá a la SUSESO de un mecanismo de apoyo, altamente automatizado para la gestión de fiscalización. Rediseño del proceso de fiscalización En la actualidad, tal como se presentó en el punto III.b el proceso de verificación que realiza la SUSESO, revisa la coherencia de la información que entregan las Cajas, en el cual, el detalle de la sumatoria del los SIL pagados debe coincidir con el informe resumen con el cual la Caja cobra el déficit. La propuesta considera hacer los siguientes cambios: Diseñar un proceso vía una herramienta de Workflow que permita administrar los casos en que la SUSESO cuestiona el pago del SIL a cada Caja. Este proceso se realizará en la revisión mensual de la SUSESO. El rediseño considera: 1. El proceso permitirá a los diferentes roles (de la Caja o de la SUSESO)

interactuar en el proceso de revisión de cada SIL lo cual terminará con la autorización o rechazo del SIL cuestionado.

2. El mismo proceso deberá mantener la información de los Saldos cobrados por la Caja a FONASA, autorizados, por autorizar, no autorizados de los SIL por Caja, de los saldos autorizados se deben además controlar los Saldos efectivamente cobrados por los beneficiarios (que el cheque haya sido cobrado por el beneficiario). Esto Saldos por Caja estarán detallados por periodos (mes) y por una tipificación de cada caso no autorizado de manera de ser mostrados en consultas y en un monitor que permita visualizar desde la información global hasta el detalle de cada SIL y de su proceso y resultado.

3. La información actual que registra la SUSESO es sólo de los SIL reportados por la Caja, el repositorio (base de datos) que esta propuesta considera, debe tener los SIL en los diferentes estados del proceso de aprobación del pago que corresponda tal como se señala en el punto anterior.

4. Se consideran mejoras al proceso actual de recolección de los archivos con que las Cajas reportan el pago del SIL mensual. Estas mejoras son: automatizar el proceso de verificación de formato de los archivos que se suben de manera que sea la misma Caja la que revise el formato de cada archivo sin la participación de nadie de la SUSESO como es hoy; y el manejo

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del estado de proceso de carga de los archivos con un control que permita tener un tracking de las subidas de cada uno de los archivos.

5. Para detectar los casos que van al proceso de “cuestionados” del punto 1, se utilizará dos fuentes de información, estas se detallan en el punto siguiente de Herramientas de inteligencia de negocio. Una de las herramientas considera un repositorio de las reglas que señalan claramente una infracción al modelo de otorgamiento del SIL y que estarán disponibles a través de un WebService para el uso de las Cajas (se detallan en el próximo punto. De esta manera se entrega a las Cajas algunos “warning” durante el proceso de pago de la licencia.

6. Se considera un sistema en el cual se pueda construir cualquier tipo de consulta sobre los datos que se administran, con lo cual también se tendrá disponible en el tiempo nueva estadística y análisis del gasto en SIL proveniente de las Cajas. Para apoyar esta labor se considera la contratación de un experto en Base de Datos.

7. Se considera formar un equipo de cuatro analistas fiscalizadores para que realicen la labor de fiscalización basada en la nueva información que se genere.

Aumentar el poder de revisión de los SIL a través de modernas herramientas de Inteligencia de negocios La SUSESO no tiene un apoyo sistémico que permita la detección de abusos en el cobro del SIL por lo tanto lo que se propone es crear un sistema que permita: 1. Formar un repositorio de reglas contra las cuales se revise cada SIL cobrado

a la SUSESO. Este repositorio será utilizado cada mes para autorizar o no el cobro del déficit. Las reglas que aquí se revisan podrán ir perfeccionándose en el tiempo o adicionándose nuevas reglas. Las reglas iniciales que se utilizarán son las del tipo que verifican que el cobro del SIL corresponde a un beneficiario correcto, o sea, el que cumple con los plazos y afiliaciones que le dan derecho al SIL. También serán reglas las del tipo que la empresa esté vigente, y que el afiliado no esté fallecido.

2. La aplicación de las reglas requiere de una Base de Datos extendida a la del SIL que actualmente tiene la SUSESO. Esta Base de Datos extendida se debe alimentar con la información necesaria para aplicar las reglas. Por ejemplo, el Registro Civil proporciona la información de las personas vivas y fallecidas, el SII proporciona la información de las empresas que están vigentes, FONASA entrega la información de los beneficiarios que cotizan en ella cada mes.

3. Implementar un servicio de redes neuronales que permita detectar uso abusivo del SIL. Este modelo es el que utilizan actualmente algunas ISAPRES para detectar abusos en la tramitación de una licencia médica. Este servicio proporcionará una lista de casos sospechosos de pago de SIL, los cuales deberán ser revisados por las Cajas. Aporta los siguientes beneficios:

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a. Permite manejar un gran número de variables para el análisis de posibles casos sospechosos.

b. Permite agregar/eliminar las variables que aparecen/desaparecen como significativas.

c. Permite aprender caso a caso sobre lo que es y no es un caso abusivo, de manera de ir perfeccionando en el tiempo la búsqueda de casos abusivos (aprende de la experiencia).

d. Existen empresas (ISAPRES) que han hecho el aprendizaje de configuración del sistema y por ende hay servicios disponibles en el mercado para decir que es viable el uso de este tipo de servicios en un breve plazo (6 meses).

Cuenta con un monitor visualizador de los casos que son declarados sospechosos de manera de apoyar la investigación que finalmente determina si cada caso es o no un abuso.

VII. Estrategia de solución propuesta

1. Propósitos y Objetivos específicos

Objetivo general Como conclusión resultante del diagnóstico es posible señalar que el proceso de fiscalización que realiza la SUSESO sobre el gasto en SIL que pagan las CCAF puede ser significativamente mejorado a partir de la implementación de una serie de herramientas informáticas entre las que se cuentan sistemas de control de gestión (workflow) y herramientas basadas en inteligencia artificial para detectar fraudes y errores en el proceso de verificación del vínculo laboral y en los inputs que alimentan a los algoritmos de cálculo. Las mencionadas herramientas posibilitarán la realización de un control caso a caso del gasto en SIL, mejorando el actual proceso de fiscalización. Por su parte, el nuevo esquema propuesto permitirá entregar valiosos inputs para las CCAF que podrán incorporar en sus procesos de pago de SIL. Objetivos específicos 1. Mejorar la capacidad de la SUSESO de garantizar el correcto pago del

beneficio SIL, asegurando el derecho del afiliado de percibir subsidio, y la verificación del correcto cálculo de cada SIL.

2. Focalizar y alimentar la labor de un equipo de fiscalizadores especialistas en el gasto SIL.

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3. Disponer de herramientas basadas en inteligencia artificial para mejorar la eficiencia del proceso de Fiscalización, el cual a partir de un proceso continuo de retro-alimentación, el sistema podrá enriquecerse en forma permanente.

4. Disponer de un proceso adecuado de administración, seguimiento y control de los pagos solicitados y autorizados por las CCAF.

5. Generar una información histórica de mayor detalle y calidad de cada SIL autorizado y especialmente de aquellos cuestionados.

2. Estrategia de Solución

La propuesta de mejoramiento considera el diseño de sistemas de información para hacer el seguimiento de los SIL autorizados a cada Caja; la configuración de herramientas de análisis (redes neuronales, tablero de mando), todo ello deberá ser parte de los futuros términos de referencia del proyecto. Un esquema con la propuesta de solución que incluye herramientas de software de vanguardia, se presenta en la siguiente ilustración:

Figura N°6 Diagrama Conceptual de la Propuesta de Solución

Estas herramientas son:

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1. Un repositorio extendido de información

(Base de Datos), que incluya información de otras instituciones con las cuales se podrán contrastar las declaraciones enviadas por las Cajas.

El Repositorio extendido de información corresponde a generar una nueva base de Datos de Validación con nueva información obtenida de FONASA, Registro Civil y SII:

• En el caso de FONASA, se considera la carga de una Base de Datos con

la debida validación de la información recibida, que incluya los datos detallados de las cotizaciones recibidas por mes para todos sus afiliados.

• En el caso del SII, se considera recibir mensualmente la información de las empresas vigentes.

• En el caso del Registro Civil se considera la utilización de la información que permita validar la vigencia de un RUT y de que la persona que lo tiene esté viva, para el caso de verificación de médicos y trabajadores.

Se considera la utilización de las Bases de Datos que provean estas Instituciones o un sistema de WebService que otorgue esta información. Esta información se cargará en una Base de Datos propia de SUSESO, debidamente indexada para que el proceso de autorización la pueda utilizar eficientemente. Se requerirá disponer de la información por períodos largos, es decir, no sólo del mes en curso, sino de los meses anteriores, dado que las validaciones requieren también datos de otros meses. Este proceso de carga debe registrar adecuadamente la fecha de disponibilidad de los datos en la Base, de forma de asegurar que al momento de ejecución de los procesos de validación la información externa está disponible y se ha cargado correctamente. A continuación se explica cómo se integra esta base de datos ampliada, a los procesos de autorización del pago y fiscalización de los SIL.

2. Un sistema informático automatizado de apoyo al proceso de

Autorización del pago del SIL, que permita, a partir de las declaraciones de las Cajas, realizar el proceso de verificación y validación de los SIL, incluyendo no sólo las validaciones actuales de consistencia y cuadratura, sino también validaciones contra el repositorio extendido anterior (punto 1). También se considera el cálculo de índices e indicadores relevantes, para descubrir casos de SIL con errores y el registro de los resultados de cada caso detectado con problemas. Lo más destacado del nuevo sistema es que se ha considerado construir la capacidad de hacer seguimiento caso a caso

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de los SIL con problemas y que deben ser aclarados o corregidos por las Cajas. El sistema incluye además el poder realizar el seguimiento de cada caso hasta su aprobación o rechazo del pago solicitado.

La automatización del proceso de Autorización recoge las necesidades del actual proceso de carga y verificación de archivos que envían las Cajas, y también del actual proceso de autorización del déficit del SIL. El sistema que se propone implementar deberá incluir:

• Mejorar la administración del proceso de carga de los archivos de parte de

las Cajas, de forma de incluir en forma automatizada la ejecución de las validaciones de forma y cuadratura que actualmente se realizan con la intervención de un operador. Esto permitirá informar en el momento, (on line) a cada Caja de la satisfactoria recepción de los mismos.

• Implementar mejoras en el algoritmo de verificación y validación mensual de las nóminas, esto es:

o implementar las verificaciones y validaciones anteriormente mencionadas para el cálculo de cada SIL, utilizando para ello la información de la Base de Datos extendida y/o consultas en línea a otras instituciones.

o Iniciar un proceso de tipo Workflow, asistido por el sistema, de

seguimiento de los casos con problemas que se descubran aplicando las validaciones anteriores y su proceso de aclaración y/o rechazo definitivo.

• Generar la explicación detallada por cada SIL correspondientes al cobro

del déficit autorizado y rechazado, para poder hacer el control adecuado de los flujos por concepto de gasto SIL.

• Generar informes de acuerdo a requerimientos del Departamento Actuarial.

• Permitir la realización de consultas en línea, de acuerdo a los requerimientos del Departamento Actuarial.

De acuerdo al aprendizaje que se obtenga de la ocurrencia de los casos de SIL detectados con problemas o anómalos, se irán incluyendo nuevos indicadores, variables y reglas de verificación, para enriquecer el algoritmo de revisión y análisis. A continuación se muestra el diagrama con una visión preliminar de lo que será el nuevo proceso de apoyo a la Autorización.

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Figura N°7 Diagrama del Nuevo Sistema automatizado de apoyo al proceso de Autorización

SUSESOCCAF

Proceso de cada SIL con problemas

Cargar y verificarFormato de archivos

[con fallas]

Revisar información contra BD extendida

[archivo OK]

Solicitar revisión

[por cada casocon problemas]

Corregir y/o entregar antecedentes

[lanza proceso derevisión]

Autorizar pago

[por cada casoOK]

Informar Autorización y Rechazos a FONASA

Recibir corrección de un caso

Analizar y resolver

[rechazado]

Mejora al procesoactual juntando la cargay la verificación de formato

[aprobado]


El proceso mensual se inicia con la carga de los SIL que hacen las Cajas y la verificación de los datos de los mismos y que justifican el déficit a cobrar. En el nuevo proceso, que se describe en el diagrama anterior, se muestra como las actividades de carga y la verificación quedan ahora juntas en una sola actividad. La actividad se repite hasta que el archivo no presente errores de formato. Cuando ya no hay errores de formato, la SUSESO procede a Revisar los SIL y contrastarlos con la BD extendida y la “Lista de verificaciones y validaciones” que la SUSESO ha alimentado y enriquecido en el tiempo. Esto arrojará dos situaciones: Casos de SIL con problemas y por lo tanto, no autorizados y enviados a cada una de las Cajas para su revisión (salen hacia la izquierda en el diagrama) y los que están OK y son autorizados. Esto alimentará el informe que mensualmente la SUSESO envía a FONASA donde autoriza los SIL que corresponde pagar.

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Por otra parte, de cada uno de los SIL rechazados (Ver recuadro en el diagrama, llamado “Proceso de cada SIL con problemas”) y que se solicita revisar, la CAJA podrá reportar una explicación/corrección y devolverá a la SUSESO dicha información justificando el pago SIL. La SUSESO con esta nueva información procede a Analizar y resolver dicho caso, que de ser aprobado incrementará el pago del SIL en el siguiente reporte mensual.

3. Un “Tablero de Comandos” basado en herramientas de inteligencia de

negocios

, configurado a partir de la información detallada resultante del nuevo proceso de Autorización y de un Sistema de Redes Neuronales que correlaciona datos y aprende en el tiempo de la nueva información que se le va proveyendo. Este sistema de redes neuronales recogerá los casos con errores, los tipificará por tipo de anomalía y expresará su nivel de ocurrencia, información que será clave para focalizar el proceso de fiscalización y mejorar la efectividad de la selección de casos.

Cada uno de estos casos del SIL sospechosos, será analizado por un Analista de Fiscalización que utilizará este tablero. Recogerá los casos sospechosos, los tipificará por tipo de anomalía y expresará su nivel de ocurrencia bajo un escenario de aprendizaje constante y por lo tanto, mejorará la calidad de la fiscalización. El análisis realizado por el Analista, generará un nuevo listado de casos sospechosos ya filtrados, que hemos llamado muestra, el que se enviará a cada CAJA, para su correspondiente aclaración. Se generará una información clave para focalizar el proceso de fiscalización que realizará el nuevo grupo de fiscalizadores, ya que mejorará la efectividad de la selección de casos a fiscalizar e identificará modelos de predicción de patrones de comportamiento. El tablero de comandos mencionado deberá ser amistoso con el usuario y permitirles hacer un drill down (ir de información general a una información de detalle) de la información que permita revisar cada caso y de todas las entidades participantes como: beneficiario, empleador, historial licencias, historial de empleador, etc.

Este modelo mejorará, de acuerdo al análisis que los Analistas fiscalizadores realicen y sus conclusiones, su capacidad de predicción en el tiempo, lo que ayudará a descubrir los casos sospechosos y de esta manera, focalizar los esfuerzos de fiscalización. Este Tablero de Comandos se compone de un conjunto de: • Una interfaz consolidada de consulta que permita a los fiscalizadores

revisar la información relevante del proceso de autorización y del proceso de redes neuronales de acuerdo a diferentes criterios, seleccionando la casuística de errores y de fraudes previamente detectados.

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• Entrega de Consultas e informes en línea, de acuerdo a criterios de selección definidos por los fiscalizadores.

• Entrega de índices y resúmenes consolidados de acuerdo a criterios definidos por los fiscalizadores.

• Seguimiento de casos rechazados y pendientes de aclarar por cada Caja. Por tipo de caso, por Caja, por antigüedad, por monto, etc.

• Historia de casos rechazados por Caja o por tipo de caso, por periodos.

La utilización de las herramientas de redes neuronales y tablero de comandos se ilustra en la siguiente figura que muestra el nuevo proceso de fiscalización.

Figura N°8 Diagrama del Nuevo proceso de Fiscalización

CCAF SUSESO

Proceso de cada SIL con problemas

Seleccionar casos a fiscalizar

Se utiliza redes neuronalesque entrega los casos conmayot probabilidad

Finalizar muestraSe emplea el "Tablero deComandos" para estaacitividad

Solicitar revisión

[por cada caso]

Corregir y/o entregar antecedentes

[lanza proceso derevisión]

Recibir corrección de un caso

Analizar y resolverInformar Autorización

y Rechazos a FONASA


El proceso se inicia con la lista de casos sospechosos que arroja la herramienta de redes neuronales. En la siguiente actividad, la SUSESO haciendo uso de la herramienta “Tablero de Comandos” afina la lista de casos sospechosos generando con ello la muestra a fiscalizar. Los SIL considerados en la muestra,

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son reportados a la Caja la cual inicia el mismo proceso de revisión casos a caso que se describió en el punto 2 en el “Nuevo sistema informático automatizado de apoyo al proceso de Autorización”. 4.

Un Servicio de consulta de procedencia del SIL disponible para las Cajas

Como una forma de incentivar a que las Cajas generen y/o mejoren sus procesos internos de determinación de SIL se proveerá a éstas de un servicio del tipo webservice, a través del cual éstas puedan verificar el derecho del afiliado de percibir subsidio, de acuerdo a la información disponible en SUSESO. Este servicio puede ser incorporado por las Cajas de dos maneras: 1) interviniendo su propio proceso de tramitación (diagrama presentado en el punto III.a) y dónde estimen conveniente utilizar esta consulta para validar el SIL previo a su pago; 2) Utilizando una página Web que dispondrá la SUSESO para ingresar los antecedentes del SIL y recibir como respuesta on line, las condiciones de aprobación o rechazo de dicho SIL.

Inicialmente se considera que este servicio para las CAJAS, verifique al menos los siguientes tipos de información básica:

Vigencia de la empresa (verifica que la empresa existe, utilizando la base extendida con los datos provistos por el SII)

Existencia del empleado (verifica si el trabajador está vivo, utilizando la información obtenida desde el Registro Civil)

Existencia del vínculo laboral entre el empleado y el empleador (verifica que la empresa haya y esté realizando las cotizaciones por el empleado correspondiente, a través de la información obtenida desde FONASA)

Afiliación a FONASA (verifica que el empleado cotice en FONASA utilizando la información de cotizaciones mensuales provista por FONASA).

Validación de Montos involucrados para el cálculo del pago del SIL (comprueba que los siguientes datos entregados por la Caja sean consistentes, es decir, estén dentro del marco de tolerancia aceptado, con los registrados en la base extendida: Remuneración neta declarada en FONASA y los días de licencia.

Estas validaciones y verificaciones serán las mismas que se encuentran definidas en la “Lista de verificaciones y validaciones” que utiliza el sistema informático automatizado de apoyo al proceso de Autorización detallado en el punto 2. Este servicio se ofrecerá solamente como una ayuda inicial a las Cajas, dado que no garantizará la aprobación posterior del SIL, sino que solamente permitirá a éstas reconocer si existen en el momento del pago del SIL, condiciones de rechazo o de advertencia. Este objetivo es muy relevante,

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dado que no es responsabilidad de la SUSESO la autorización del pago de los SIL por las Cajas, sino sólo su fiscalización.

Se considera en el sistema, el registrar las consultas que hagan las CAJAS a este servicio, así como sus resultados. Esto es una forma de mejorar la información disponible al momento de realizar el proceso mensual de autorización, pues entregará valiosa información respecto de si las Cajas han consultado previamente o no, y qué advertencias o errores se le han informado y si los consideraron en el pago del SIL.

5. De acuerdo con las metodologías vigentes, todo proyecto informático que considera la construcción de software debe incluir al menos las siguientes etapas:

Metodología de Etapas para abordar el proyecto global

• Visión. En esta etapa se establece y formaliza una declaración de lo que

es el proyecto desde la perspectiva del negocio, esto es de sus objetivos, motivaciones que establece las bases sobre las que se realizará el desarrollo. El presente documento corresponde al entregable de esta etapa, el Documento de Visión del proyecto.

• Planificación o Diseño. Considera el levantamiento y diseño de las aplicaciones que formalizan los requerimientos del sistema, detalla cuales son el conjunto de aplicaciones que se implementarán para satisfacer los requerimientos del sistema.

• Desarrollo o Implementación. En esta etapa se realiza la construcción y pruebas del producto.

• Calidad. Durante esta etapa se inician las pruebas de certificación de la aplicación en la cual se verifica que el producto desarrollado cumple con lo detallado en la Planificación.

• Instalación. Se instala el producto y se pone en producción. Cada uno de las etapas detalladas será desarrollado por la SUSESO, y responde al siguiente plan:

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Cuadro N°6 Etapas del Proyecto

Institución(es) (1)

Etapa Diseño

Etapa Implementación

Etapa Marcha Blanca

Etapa en régimen

Objetivo(s)

Levantamiento, diseño de Sistemas y de requerimiento para configurar Herramientas

Construcción de los sistemas

Sistema instalado operativo

Nuevo modelo de fiscalización

gasto SIL en normal

funcionamiento

Producto(s) y/o resultados

• Levantamiento de requerimientos • Documentos de diseño • Carta Gantt ajustada

• Sistemas desarrollados y Herramientas configuradas • Plan de pruebas

• Sistema operativo funcionando sin errores

Todas las funciones operando

Tiempo de duración 6 meses 9 meses 6 meses A partir del año

3

3. Etapas, Tiempos y Plan de Actividades

La implementación del proyecto considera las siguientes actividades y plazos:

Cuadro N°7 Planificación de Actividades y Plazos del proyecto de implementación

1 2 3 4 1 2 3 4

Diseño de la Solución informática

Implementación Base de Datos Extendida

Diseño del tablero de comandos y Web Service

Implementación del nuevo procedimiento y sistema informático del proceso de Autorización y WebService

Implementación del modelo de Inteligencia Artificial

Implementación Seguimiento Inicial y mejoras de Autorización y Fiscalización

Etapas / ComponenteTrimestres 2010 Trimestres 2011

Componente 1: Diseño e implementación de una Base de Datos y un sistema informático automatizado de apoyo al proceso de Autorización

Componente 2: Implementación de un Tablero de Comandos basado en herramientas de inteligencia artificial y de un servicio de consulta (Web Service) para las CCAF

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Tal como se presentó antes, este calendario considera etapas típicas de un proyecto de desarrollo. A la etapa de diseño se ha adicionado la preparación de las Bases, y el proceso de licitación, adjudicación, así como la formalización del contrato con la empresa que sea seleccionada para hacer el desarrollo y construir los sistemas. Para la etapa de levantamiento de requerimientos funcionales y no funcionales, se consideran 3 meses. Para el trabajo de diseño que se inicia en paralelo con el levantamiento se estiman 6 meses de duración. Adicionalmente se van haciendo las revisiones parciales del diseño y se ajusta la carta Gantt con el detalle del proyecto para las etapas siguientes. Todo esto en el plazo de 2 trimestres. En la etapa de implementación se considera el desarrollo del software y configuración de herramientas tanto para carga de los elementos de la Base de Datos extendida como de los procesos de revisión, también se incluye el desarrollo del nuevo proceso de fiscalización (Workflow) y de las consultas para las Cajas (webservice), así como la configuración e instalación del sistema de redes neuronales. En esta etapa se consideran 9 meses con trabajo en paralelo para los diferentes módulos. En esta etapa se debe preparar el plan de pruebas para la revisión que se hace en la siguiente etapa. La etapa de revisión, corrección y aprobación e instalación en producción del sistema se estima en 6 meses. Dentro de esta etapa se incluye además, la documentación de los sistemas, que debe entregar la empresa de desarrollo.

4. Recursos requeridos para la implementación del proyecto

Para la implementación de este proyecto se requieren elementos de hardware, software, comunicaciones y recursos humanos, de acuerdo a lo siguiente:

Cuadro N°8 Recursos requeridos para la implementación del proyecto

Elemento Descripción Hardware Se requiere de hardware para la operación de las nuevas aplicaciones

y sus componentes, a saber: • Procesos de carga de la BD extendida • Base de Datos extendida • Workflow de Autorización • Tablero de Comandos de Fiscalización • Servicio de Consulta para las CCAF

Software Básico y Aplicaciones

• Sistemas operativos • Plataforma de Desarrollo • Aplicación de tipo Workflow • Aplicación de redes neuronales • Motor de Base de Datos

Proyectos de Desarrollo

• Diseño, desarrollo e implementación de la nueva Aplicación WEB de recepción de archivos desde las Cajas

• Diseño, desarrollo e implementación del Workflow de

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autorización • Diseño, desarrollo e implementación del tablero de Comandos

para fiscalización • Diseño, desarrollo e implementación del servicio de consulta

para las CCAF Comunicaciones • Conexión a Internet de buena disponibilidad y ancho de banda

(de acuerdo a requerimientos de los procesos) Recursos Humanos • Para el control del proyecto de implementación

• Para la creación de la nueva unidad de fiscalización SIL dentro del Departamento Actuarial.

Cuadro N°9 Propuesta de Recursos Físicos asociados a la implementación de la

propuesta de mejoramiento Tipo de

Recursos Disponibilidad

actual en la institución(es)

Adicionales necesarios para logro de la etapa

Liberados producto de la

implementación de la propuesta

Personal (número de personas y H/H destinadas

Actualmente SUSESO destina 5 profesionales en total por mes, equivalentes a 600 HH al año y que corresponden a $ 10.000.000

• 4 profesionales fiscalizadores a tiempo completo • 1 profesional experto en Base

de Datos

Se liberan los 5 profesionales que actualmente aportan 600 HH al año a tiempo parcial, por los 4 adicionales a tiempo completo. Son $ 10.000.000

Bienes y Servicios

• HW y desarrollo de Sistemas: • HW, licencias de SW

básico $20.000.000 • Redes neuronales, config.

y licencias $ 140.000.000 • Nuevo proceso de

fiscalización, diseño y desarrollo, garantía $140.000.000

• En horas de contraparte experta de la SUSESO $ 11.600.000

Iniciativas de Inversión (Estudios Básico, Proyectos, etc.)

No se dispone

Otros

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5. Costos del proyecto

Cuadro N°10 Propuesta Uso de Recursos Financieros (miles de $ 2009)

PRODUCTO/ETAPA Requerido 2010 2011 2012 y Siguientes Diseño Implementación Implementación En régimen

Sistema informático Automatizado/Repositorio Extendido de Información Personal 4.500 4.500 20.000 72.000 Bienes y Servicios 36.000 85.000 100.000


Tablero de Comandos/Web Service Personal 4.500 4.500 10.000 30.200 Bienes y Servicios 30.000 20.000 40.000


TOTAL 45.000 114.000 170.000 102.200

Cuadro N°11

Usos de Recursos (Miles de $ 2009) Etapa Diseño Etapa

Implementación Etapa

Implementación En régimen (año 1 en

adelante)

Ítems Requerimiento 2010 Requerimiento 2010

Requerimiento 2011 Requerimiento 2012

Personal 9.000 9.000 30.000 102.200 Bienes y Servicios 66.000 105.000 140.000 Otros

TOTAL 75.000 114.000 170.000 102.200

VIII. Factores críticos de riesgo y de éxito de la implementación de la propuesta

Los riesgos a que se expone el proyecto y los factores críticos de éxito considerados son los siguientes:

1. Factores externos

• Disponibilidad oportuna de la información externa requerida para generar la Base de Datos extendida en cada mes de operación, y poder utilizarla adecuadamente en los procesos de autorización. Si los organismos vinculados al proyecto no entregan la información requerida para construir las bases de datos, el proyecto será profundamente afectado ya que los algoritmos de verificación no se podrían realizar. Factor de éxito serán las

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acciones de alianza que se han previsto con estas instituciones en los inicios del proyecto.

• Si las Cajas de Compensación no se involucran con el nuevo proceso y sistema, es decir, no utilizan las herramientas de verificación previa al SIL que la SUSESO otorgará con el proyecto, puede ocasionar un aumento significativo en el rechazo de pagos a las Cajas, lo que gatillará reclamos de éstas. Lo más posible es que esto suceda al comienzo de la operación de los nuevos sistemas y está previsto en el proyecto, como factor de éxito, el darles todo el soporte que soliciten las Cajas para el buen uso de la nueva herramienta. El diseño del proyecto considera además del soporte a las Cajas en el uso de las nuevas herramientas, los incentivos para que las CCAF realicen eficientemente el proceso de fiscalización que les corresponde. Este incentivo es parte del propio proceso ya que los pagos de SIL cuestionados no serán pagados por la SUSESO durante el proceso de compensación. Con el soporte y el incentivo descrito se asegura el éxito del proyecto ya que el adecuado tratamiento de estos rechazos por parte de las Cajas es vital para conseguir una exitosa implementación y minimizar los efectos negativos que pudiesen generarse.

2. Factores internos

• Factor de riesgo es la Capacidad del equipo interno de la SUSESO para definir las validaciones adecuadas que serán implementadas en el nuevo proceso de Autorización, esto es, que permitan garantizar, el correcto cálculo y pago del SIL. Por lo tanto para asegura el éxito de esta tarea, el proyecto ha considerado el apoyo de un consultor experto para este tipo de actividades, quien entrenará al equipo de la SUSESO.

• Factor de éxito del proyecto será la formación de un nuevo grupo de

fiscalizadores con un perfil de análisis de procesos, los cuales deberán integrar en su operación el uso de la información que el proceso de Autorización generará así como de un potente uso del “Tablero de Comandos”, y definir, a partir de ésta información, aquellos indicadores que le permitirán mejorar la eficiencia de la fiscalización que se realiza, la identificación de patrones de error y el seguimiento de éstos.

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IX. Resultados, metas esperadas

En base a las dimensiones de control relevantes (efectividad y economía) se estiman los impactos que pueden tener las soluciones propuestas en los ámbitos de proceso, producto y resultado.

• Efectividad

o Mayor cantidad de fiscalizaciones efectuadas. La solución propuesta implica la revisión de la totalidad de los casos. Anualmente, se revisarán aproximadamente 1,5 millones de licencias.

o Mayor focalización de la fiscalización en terreno de acuerdo a patrones de comportamiento según la información entregada por el modelo de redes neuronales. El nuevo equipo fiscalizador realizará un porcentaje de fiscalizaciones en terreno que permita asegurar representatividad estadística.

o CCAF pueden acceder a nueva información (a través de un Webservice de consulta) por lo cual reciben las advertencias (“warning”) y por lo tanto, mayor acceso a información para sus procesos de pagos de SIL.

• Economía

o Montos transferidos, desde FONASA a las CCAF por concepto de

diferencias entre gasto por concepto de pagos SIL e ingresos relacionados con el 0,6% de la cotización, se encuentran bien calculados.

o Se espera una posible reducción del Gasto en SIL, producto de una fiscalización más eficiente y eficaz.

o Además, el cambio del proceso de fiscalización irá inhibiendo la producción de casos anómalos de SIL, como ocurrió en el caso de las Isapres cuando instalaron sus sistemas de detección de fraudes, lo que resultó para ellas, en una disminución de la tasa de crecimiento de los SIL.

A continuación se muestran los indicadores para hacer seguimiento a los resultados esperados:

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Cuadro N°12 Indicadores de Seguimiento

Resultado

Variable clave identificada

Nombre del indicador

Dimensión y ámbito de medición

Fórmula del indicador Meta(s)

Período(s) de Medición

Mayor cantidad de fiscalizaciones vía herramientas informáticas

Volumen de operaciones

Índice fiscalización vía sistema

Efectividad /resultado

Nº pagos SIL/Total pagos comprobados

100%

Mensual

Mayor cantidad de fiscalizaciones en terreno

Cantidad de fiscalizaciones en terreno

Índice efectividad HH Fiscalización

Efectividad/ resultado

Nº Fiscalizaciones/ Total casos sospechosos según sistema

25% (año 1) 50% (año 2 y en adelante)

Mensual

Comprobación de transferencias desde FONASA a las CCAF por concepto SIL en monto

Gasto en SIL

Gasto anual por SIL

Economía/ proceso

Gasto SIL/ Gasto comprobado por SIL

Rango 100% - 110%

Mensual

CCAF con mayor información para realizar su función de verificación vinculo y pago de SIL

Información

Utilización warning

Efectividad/ proceso

Nº consultas CCAF /total SIL pagados

s/i

mensual

X. Sistema de seguimiento y evaluación

Considerando el actual sistema de Auditoría Interna que posee la Superintendencia de Seguridad Social para evaluar su gestión, se incorporarán los indicadores descritos anteriormente a la Matriz de Riesgos Interna que maneja la Unidad de Auditoría Interna de esta Superintendencia. Los indicadores antes descritos se incorporarán como un nuevo proceso del Departamento Actuarial, lo cual refleja, la importancia de este nuevo proyecto al vincularse con las metas institucionales. En la ejecución del proyecto se considera la participación de una oficina de PMO que mantenga estándares de buenas prácticas en el control de la gestión del proyecto. Para evaluar los resultados y hacer seguimiento a la iniciativa se generarán informes mensuales de:

• Fiscalizadores en terreno • Creación de un departamento de fiscalización del SIL • Estadísticas del Sistema

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XI. Anexo 1: Glosario de Términos

1. Siglas y Abreviaciones

Abreviación o Sigla Descripción AFP Administradora de Fondos de Pensiones Caja(s) Caja(s) de Compensación CCAF Cajas de Compensación COMPIN Comisión de Medicina Preventiva e Invalidez FONASA Fondo Nacional de Salud ftp File Transfer Protocol. Protocolo de transferencia de

archivos electrónicos. INP Instituto de Normalización Previsional ISAPRE Instituto de Salud Previsional SIL Subsidio de Incapacidad Laboral SUSESO Superintendencia de Seguridad Social

2. Definiciones

Abreviación o Sigla Descripción Licencia Médica Licencia Médica: es el derecho al reposo con fines

terapéuticos, el cual se certifica a través de un formulario que constituye un justificativo para ausentarse del trabajo de manera total o parcial según indique el profesional que la extiende (médico-cirujano, cirujano-dentista o matrona)

Subsidio de Incapacidad Laboral

Corresponde a una suma de dinero que se paga por el período en que un trabajador haya estado con licencia médica, y cuya finalidad es reemplazar la remuneración o renta que deja de percibir mientras está enfermo.

Servicios de Salud Los Servicios de Salud tienen a su cargo la articulación, gestión y desarrollo de la red asistencial correspondiente, para la ejecución de las acciones integradas de fomento, protección y recuperación de la salud y rehabilitación de las personas enfermas.

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XII. Anexo 2: Detalle de la Información recibida Mensualmente por parte de las CCAF

1. Antecedentes

Este Anexo está preparado de acuerdo a la información que actualmente es reportada por las CCAF a la SUSESO. Esta información se envía en archivos planos en forma mensual, y está formalizada en el documento interno de la Superintendencia denominado “Formato Archivos Planos_SIL.doc”, documento desde el cual se ha generado el presente Anexo.

2. Detalle del proceso de envío y recepción de archivos

Los archivos son enviados a SUSESO en papel o por vía electrónica, a través de un portal WEB especialmente preparado para ello. Además, cada Caja envía una carta, a la que se le llama “Carátula”, en la que la Caja informa un resumen de la información de ingresos y gastos. Los archivos electrónicos requieren ser identificados con un nombre específico para ser recibidos por la SUSESO, el cual identifica la entidad declarante, el mes que se declara y el contenido del archivo. Los archivos son archivos planos, cuyo contenido está debidamente regulado, incluyendo en esto el formato de los datos y los códigos que se deben utilizar.

3. Calendario del Proceso de envío y recepción de Archivos

Actividad / Día 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Recepción de Archivos MagnéticosRevisión de Archivos Aceptación u Observaciones a los ArchivosReenvío de Archivos (Si corresponde)Cierre del Proceso Mensual

MES

CALENDARIO DE PROCESO

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4. Descripción general de los archivos enviados por las CCAF

i. Información de Ingresos de las CCAF

Número Archivo

Descripción

01 Detalle de ingresos por cotización 0,6% del periodo. Identifica por empresa, el número de planilla de declaración y la lista de trabajadores afiliados, su remuneración imponible y el monto del 0,6% declarado y pagado

02 Resumen de ingresos por cotización 0,6% del periodo. Detalla por empresa, los totales de trabajadores cotizantes del 0,6%, el monto total imponible, el monto total del 0,6% declarado y pagado, monto total SIL ingresado al Fondo, monto total del saldo por pagar de la CCAF al empleador, monto total del saldo por pagar de la empresa a la CCAF

03 Detalle de Ingresos por Cotización 0,6 de periodos anteriores Presenta el mismo detalle del archivo 01, pero para cotizaciones que corresponden a meses anteriores al que se está declarando.

04 Resumen de Ingresos por Cotización 0,6% de periodos anteriores. Presenta el mismo detalle del archivo 02, pero considerando sólo las cotizaciones que corresponden a meses anteriores al que se está declarando. Además informa los reajustes asociados, si está en cobranza judicial o no y el número de la planilla de la declaración original.

05 Ingresos por cotización 0,6% correspondientes a diferencias de cotizaciones de periodos anteriores. Detalla por empresa los ingresos por cotización 0,6% correspondientes a periodos anteriores, informando el periodo del que se trata, si está o no en cobranza judicial, el monto adeudado por pagar, el monto de los reajustes, el monto nominal ingresado al fondo y el monto de reajustes pagado

06 Ingresos por cotización 0,6% enteradas por entidades pagadoras de subsidios de origen laboral y común. Detalla por empresa y trabajador, los datos de las licencias que dan derecho a SIL, la entidad pagadora a la que le corresponde el pago, el monto imponible y el monto de la cotización del 0,6% para ese trabajador.

07 Detalle de Cotizaciones 0,6% (SIL) declaradas y no pagadas Informa por empresa y trabajador los montos imponibles y de la cotización del 0,6% declarado y no pagado.

08 Resumen de Cotizaciones 0,6% (SIL) declaradas y no pagadas. Informa por empresa su código COMPIN, y los siguientes totales por carátula y por nómina: el total de trabajadores declarado, el monto total imponible y el monto total del 0,6%. Además, el monto total del 0,6% SIL declarado al Fondo en el mes informado, el monto declarado del saldo por pagar al empleador por parte de la CCAF y el monto total del saldo por pagar al Fondo por parte del empleador.

09 Subsidios recuperados

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Lista los pagos indebidos, es decir, subsidios que han sido pagados por la Caja que no corresponden, detallando el mes en que se informó el beneficio originalmente, el beneficiario el monto asociado y el tipo de reintegro.

ii. Información de Egresos de las CCAF

Número Archivo

Descripción

10 Detalle del Gasto en subsidios y cotizaciones. Lista por trabajador/empresa el detalle de las licencias reportadas (número licencia, código de autorización del COMPIN, diagnóstico, fecha de inicio, fecha de término, si es continuación de licencia o no) y el detalle de la información asociada al pago (número de días de subsidio a pagar y pagados, número de días cotizados en el mes, a pagar y pagados), los montos de las cotizaciones de salud declaradas y pagadas para el trabajador, y el detalle del pago realizado por la CCAF al trabajador.

11 Detalle del gasto en subsidios y cotizaciones por reembolso ley 16.744. Se incluyen aquellos subsidios que fueron pagados por la Mutual, pero que ésta reclama porque no hay indicios de que sean accidentes laborales. Lista por trabajador/empresa el detalle de los permisos o licencias que requieren pago, sus montos, los montos asociados a las cotizaciones, incluyendo reajustes e intereses, y el detalle del pago realizado por la CCAF al trabajador.

12 Reembolso de subsidios y cotizaciones a municipalidades, corporaciones municipales, empleadores en convenio y organismos administradores de la ley 16.744.- Para empresas que tienen convenios especiales, tales como municipalidades y corporaciones, en los cuales el pago de la remuneración lo hace la empresa, y por tanto el subsidio debe ir al empleador y no al empleado. Detalla por trabajador/empresa los gastos asociados a pagos de subsidios y cotizaciones asociadas, intereses, reajustes y el detalle del pago realizado por la CCAF al trabajador.

13 Pago de cotizaciones previsionales (Pensión, Salud y otras) Detalla los pagos realizados por la CCAF a entidades de salud, pensión y otras, identificando los documentos y montos asociados.

14 Rendición de Documentos Emitidos Lista los documentos emitidos por la CCAF detallando el monto, el estado de pago de éste y la identificación del cobro de éste, si es que la hay.

15 Subsidios Revalidados Lista los documentos previamente emitidos y caducados (no cobrados), para los que se requiere la emisión de un nuevo documento que lo reemplace.

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16 Comisiones Detalla los totales de trabajadores cotizantes, subsidios iniciados, empresas afiliadas, trabajadores afiliados, el promedio de trabajadores afiliados por empresa, el factor de ponderación de acuerdo al número promedio de afiliados y el monto de la comisión que corresponde de acuerdo a los datos anteriores.

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XIII. Anexo 3: Manual de Auditoría del departamento de Fiscalización – SIL y CCAF

Normativa: D.F.L. Nº 44, de 1978 y Circulares vigentes.

- Solicitar en la Unidad de Subsidios los procedimientos existentes sobre tramitación de licencias y sus pagos.

- Constatar en la licencia médica, lo siguiente: Antecedentes completos del imponente, duración de la licencia, informe del empleador, identificación, afiliación previsional, informe de remuneraciones y/o subsidios, informe de licencias anteriores, firma del empleador.

- En la resolución del Servicio de Salud, a través de la COMPIN o Unidad de Licencias Médicas en hospitales dependientes, examinar la exactitud de las fechas de inicio y término, diagnóstico, número de días, derecho a pago el subsidio, firma del médico que autoriza, nombre, timbre y fecha de resolución.

- Revisar los cálculos, remuneraciones consideradas y la documentación de respaldo (liquidaciones de remuneraciones, contratos de trabajo, etc.).

- Evaluar los procedimientos contables existentes, control de cheques caducados y revalidados.

- Revisar información financiera remitida al Fondo Unico de Prestaciones Familiares y Subsidios de Cesantía, con los registros contables existentes en la institución pagadora de subsidios.

- Verificar que se encuentren al día, los pagos y vigencia de las pólizas de fidelidad funcionaria de los giradores autorizados por la Contraloría General de la República.

- Verificar que las cotizaciones previsionales sobre estos subsidios fueron enteradas.

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XIV. Anexo 4: Procedimiento de Fiscalización de las CCAF

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XV. Anexo 5: Descripción general de los indicadores y cuadraturas que se encuentran en etapa de desarrollo e implementación sobre la información reportada por las CCAF a SUSESO

1. Antecedentes

Este Anexo está preparado de acuerdo a la definición de validaciones, indicadores y cuadraturas que se encuentran en proceso de implementación para la verificación de la información financiera, estadística y de respaldo que mensualmente es reportada por las CCAF a la SUSESO sobre el Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral conforme a la normativa vigente. Los indicadores y cuadraturas que se detallan en este anexo se definen en el marco de las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Seguridad Social a las Cajas de Compensación de Asignación Familiar (CCAF) mediante Circular N°2.358, de 2007, y sus modificaciones, la que entró en vigencia a contar del 1° de octubre de 2007, y a partir de la cual se elaboró el Memorándum No 22, de fecha 03 de junio de 2008.

2. Detalle del proceso de cálculo de Indicadores y Cuadraturas

Los 16 archivos con información de ingresos y egresos asociados al fondo SIL enviados por las cajas a la SUSESO pueden llegar hasta el día 11 de cada mes. La SUSESO tiene como plazo máximo el día 15 para responder a FONASA sobre la certificación de los pagos a realizar a las CAJAS por concepto de las diferencias pagadas por éstas a los trabajadores con derecho a Subsidio. Esta certificación se realiza por medio de validar la cuadratura de la información reportada por las cajas. Las Cajas pueden enviar correcciones a los archivos objetados, ello antes de la aprobación o rechazo de los informes financieros que efectúa la SUSESO. Esta aprobación del movimiento mensual del Fondo SIL corresponde efectuarla al Subdepartamento Actuarial en el SUSESO.

3. Bases de Datos Disponibles

Las bases de datos que se encuentran disponibles desde enero de 2008, y que se utilizan actualmente en el desarrollo e implementación de indicadores y la

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generación de nóminas de casos de error. Estas se obtienen directamente de las CCAF. A continuación se listan aquellos archivos que se utilizan (enviados por las CCAF) Número Archivo

Descripción

01 Detalle de ingresos por cotización 0,6% del periodo. 02 Resumen de ingresos por cotización 0,6% del periodo. 03 Detalle de Ingresos por Cotización 0,6 de periodos anteriores 04 Resumen de Ingresos por Cotización 0,6% de periodos anteriores. 05 Ingresos por cotización 0,6% correspondientes a diferencias de cotizaciones de

periodos anteriores. 06 Ingresos por cotización 0,6% enteradas por entidades pagadoras de subsidios de

origen laboral y común. 07 Detalle de Cotizaciones 0,6% (SIL) declaradas y no pagadas 08 Resumen de Cotizaciones 0,6% (SIL) declaradas y no pagadas. 09 Subsidios recuperados 10 Detalle del Gasto en subsidios y cotizaciones. 11 Detalle del gasto en subsidios y cotizaciones por reembolso ley 16.744. 12 Reembolso de subsidios y cotizaciones a municipalidades, corporaciones

municipales, empleadores en convenio y organismos administradores de la ley 16.744.-

13 Pago de cotizaciones previsionales (Pensión, Salud y otras) 14 Rendición de Documentos Emitidos 15 Subsidios Revalidados 16 Comisiones

4. Informes de Cuadraturas

a. Informe Financiero y Cuadros Números 1 y 2

A partir de los archivos planos se obtiene:

• El informe financiero. • El cuadro Número 1, correspondiente a la información del gasto en

subsidios y cotizaciones distribuido por Servicio de Salud y • El cuadro número 2 correspondiente al gasto en comisiones prorrateado

por cada Servicio de Salud. Se requiere sumar y comparar la información proporcionada en el Informe Financiero con la contenida en los distintos archivos planos, verificando su cuadratura. Esta cuadratura debe estar disponible el día 12 del mes siguiente al que corresponde la información.

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b. Resumen de Cotizaciones

Sumar y cuadrar la información proporcionada en el Anexo N°3 Resumen de Cotizaciones Previsionales con la contenida en los archivos planos N°s. 10, 11 y 13, a fin de asegurar el correcto pago de las cotizaciones previsionales por aquellos trabajadores con derecho a subsidio. Esta cuadratura debe estar disponible el día 12 del mes siguiente al que corresponde la información.

c. Comisiones

Reconstituir los datos considerados en la base de cálculo de las comisiones, además, de sumar y cuadrar la información proporcionada en el Anexo N°4 Cálculo de las Comisiones con la contenida en el archivo plano N°16, a objeto de asegurar el correcto pago de las comisiones percibidas por la administración del régimen. Esta cuadratura debe estar disponible el día 12 del mes siguiente al que corresponde la información.

d. Información Estadística

Reconstituir, sumar y cuadrar la información proporcionada en los Cuadros N°s. 3, 4, 5, 6 y 7 del Anexo N°6 con la contenida en los distintos archivos planos, a objeto de respaldar la información estadística remitida. Esta cuadratura debe estar disponible el día 21 del mes siguiente al que corresponde la información.

e. Nóminas de casos de Excepción

VERIFICACIÓN DEL DERECHO A SUBSIDIO

Estas verificaciones y emisiones de nóminas de diferencias deben realizarse en forma mensual. Nombre Nómina Descripción 1. Nómina de trabajadores

que no han pagado la cotización del 0,6% en el mes anterior al inicio de la licencia médica.

Revisa por cada trabajador subsidiado (Archivos 10 y 11), que en el mes anterior al inicio de la licencia médica haya pagado su cotización 0,6%, es decir, se haya registrado un ingreso por este concepto (Archivo 1), remontándose a la primera licencia en el caso de haber continuidad. Si el trabajador hubiese recibido subsidio en el periodo, se verifica en el Archivo 6 el pago de cotizaciones para salud

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correspondiente a un 0,6%, remontándose a la primera licencia en el caso de haber continuidad.

2. Nómina de trabajadores que no han pagado la cotización del 0,6% en 3 de los meses anteriores al mes de inicio de la licencia médica.

Revisa por cada trabajador subsidiado (Archivos 10 y 11), si registra cotizaciones 0,6% en su calidad de trabajador (Archivo 1 y 3) en, a lo menos, 3 meses de los 6 meses anteriores al inicio de la licencia médica. Si en dicho período hubiese recibido subsidio se verifica en el Archivo 6 el pago de cotizaciones para salud correspondiente a un 0,6% en 3 meses de los últimos 6 meses anteriores al inicio de la licencia médica. Cabe indicar que debe remontarse a la primera licencia en el caso de haber continuidad.

VERIFICACIÓN DEL CORRECTO CÁLCULO Y OTORGAMIENTO

Las siguientes verificaciones y emisión de nóminas de diferencias se deben realizar en forma mensual. Nombre Nómina o Informe

Descripción

3. Nómina de casos de error en el cálculo del 0,6% de cotización.

Efectúa el cálculo del 0,6% por cada trabajador cotizante sobre el valor de la remuneración imponible declarada en el Archivo 1 para compararlo con la cotización del 0,6% informada en el mismo Archivo 1.

4. Nómina de casos de error en el cálculo del subsidio diario pagado

Verifica que el monto del subsidio diario pagado no sea mayor al promedio de las remuneraciones netas de los 3 últimos meses anteriores al inicio de la licencia médica. Por remuneración neta se entiende la remuneración imponible del Archivo 1 menos el 20% aprox., adicionando el impuesto en el caso de remuneraciones superiores a $280.000. Se aceptará un margen de error de un 10%. Verifica que los subsidios diarios pagados no sean inferiores al subsidio mínimo, correspondiente al 50% del valor del ingreso mínimo diario, el cual se modifica una vez al año.

5. Nómina de trabajadores que presentan distintas remuneraciones imponibles.

Verifica las remuneraciones imponibles por trabajador a partir del monto informado en el Archivo 10 correspondiente a la cotización del 7% (6,4% y 0,6%) para salud con la remuneración imponible informada en el Archivo 1 del mes anterior al inicio de la licencia médica y con las remuneraciones imponibles obtenidas de los archivos de FONASA con la cotización del 6,4%. Se acepta un margen de error de un 1%.

6. Nómina de casos de error en el cálculo del monto del subsidio pagado

Verifica que el monto del subsidio pagado al trabajador más la cotización del 0,6% para el seguro de cesantía sumen el monto del subsidio correspondiente (Archivos 10 y 11).

7. Nómina de cotizaciones fuera del rango COMPIN

Verifica que la relación entre cotizaciones pagadas dividido por subsidios pagados se encuentre en un rango entre el 20% y 30% medido por COMPIN o Sub COMPIN, CCAF y trabajador

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(Archivos 10 y 11).

8. Informe del porcentaje de trabajadores con subsidio por empresa

Número de trabajadores por empresa que se encuentran con licencia médica en un mes determinado (Archivos 10 y 11) en comparación con el número total de trabajadores FONASA por empresa que son susceptibles de estar con licencia médica (Archivo 1).

9. Nómina de trabajadores que se exceden en el total de subsidios pagados en el periodo.

Resumen de todos los subsidios que se le pagan a un mismo trabajador en un mes determinado cuya suma total no puede exceder de las 48 UF (Archivos 10 y 11).

10. Nómina de trabajadores que exceden los 30 días de subsidio en un mes

Resumen de todos los días de subsidios que se le pagan a un mismo trabajador en un mes determinado cuya suma total no debe superar los 30 días (Archivos 10 y 11).

11. Nómina de cheques incorrectamente revalidados.

Verifica que los cheques revalidados y caducados no hayan sido pagados con anterioridad. Verifica que todo cheque revalidado haya sido caducado con anterioridad. Verifica en todos los cheques revalidados el período de prescripción de 5 años a partir de la fecha de término de la respectiva licencia médica.

f. Indicadores Mensuales

Nombre indicador Descripción 12. Cada empresa puede

pertenecer sólo a una Caja

Verificar que el rut de una empresa no se encuentre en más de una CCAF (Archivos 10 y 11).

13. Demora en el pago del subsidio por parte de la Caja

Período de demora entre fecha de último día de la licencia médica y la fecha en que la CCAF paga el subsidio (Archivos 10 y 11).

14. Consulta de Detalle del gasto en subsidio

Esta consulta debe entregar:

• Nombre y Rut del trabajador (Archivos 10 y 11) • Actividad laboral trabajador (Archivos 10 y 11) • Tipo de licencia (Archivos 10 y 11) • Fecha de inicio licencia • Fecha de término licencia • Número de días autorizados (Archivos 10 y 11) • Número de días de subsidios pagados (Archivos 10 y 11) • Diagnóstico, código CIE 10 y glosa de éste (Archivos 10 y

11 y Archivo 24 del proyecto de fiscalización vía internet) • Monto del subsidio pagado (Archivos 10 y 11) • Monto de las cotizaciones pagadas para salud (Archivos

10 y 11) • Monto de las cotizaciones pagadas para pensión

(Archivos 10 y 11) • Monto pagado de otras cotizaciones (Archivos 10 y 11)

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• Nombre y Rut del médico (Archivo 24 del proyecto de fiscalización vía internet)

• Nombre y Rut del empleador (Archivos 10 y 11)

g. Indicadores trimestrales

Nombre indicador Descripción 15. Distribución de subsidios

por CCAF Distribución por CCAF de los subsidios pagados, de acuerdo al siguiente detalle:

• Por Diagnóstico, código CIE 10. • Por Sexo del beneficiario • Por Subsidios pagados por la COMPIN o sub COMPIN

que autorizó la licencia médica que dio origen al subsidio.

• Por actividad económica del empleador • Por edad de los beneficiarios • Por tramos de ingresos de los beneficiarios

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XVI. Anexo 6: Circular 2538 de la SUSESO “Instrucciones a las CCAF sobre la administración del régimen SIL”

CIRCULAR Nº 2358 SANTIAGO, 02/02/2007 REFUNDE Y ACTUALIZA INSTRUCCIONES A LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN DE ASIGNACIÓN FAMILIAR SOBRE LA ADMINISTRACIÓN DEL RÉGIMEN DE SUBSIDIOS POR INCAPACIDAD LABORAL La Superintendencia de Seguridad Social en uso de las atribuciones que le confiere su Ley Orgánica y la Ley Nº18.833, imparte las siguientes instrucciones a las Cajas de Compensación de Asignación Familiar, en adelante CCAF, relativas a la administración del Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral y la información financiera, estadística y de respaldo que mensualmente deberán remitir a este Organismo Fiscalizador.

1. Normativa Aplicable

Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 N°2 de la Ley N°18.833, las CCAF se encuentran facultadas para administrar el Régimen de Subsidios por Incapacidad Laboral, previa autorización del Ministerio del Trabajo y Previsión Social mediante decreto supremo. Por su parte, con cargo al Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral, constituido conforme al artículo 21 del DFL N°44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social y en virtud de lo dispuesto por el artículo 1° de la Ley N°18.418, las CCAF deben pagar los subsidios por incapacidad laboral de origen común, esto es, por enfermedad que no sea profesional o accidente que no sea del trabajo, y los subsidios maternales suplementarios que corresponden al descanso pre natal suplementario, prórroga del pre natal y descanso post natal prolongado. El artículo 27 de la Ley N°18.833 establece que las CCAF autorizadas para administrar el citado régimen, percibirán una cotización del 0,6% de las remuneraciones imponibles de los trabajadores no afiliados a una Institución de Salud Previsional (ISAPRE). Dicha cotización se destinará al financiamiento del régimen y para los efectos de los superávit o déficit que se produzcan se aplicará lo establecido en el artículo 14 del DL N°2.062, de 1977. El citado artículo establece que corresponde al Fondo Nacional de Salud (FONASA) reembolsar a las CCAF los déficit producidos por la administración del régimen de subsidios por incapacidad laboral.

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El artículo 28 de la Ley N°18.833 señala que las CCAF percibirán comisiones por las prestaciones que administren y que los montos de dichas comisiones serán calculados por esta Superintendencia, considerando el número de prestaciones pagadas, el de trabajadores afiliados y el promedio de trabajadores de las empresas afiliadas, debiendo considerar un mecanismo de incentivo para el control del gasto originado por las prestaciones que administren. Actualmente dichas comisiones se determinan de acuerdo con lo instruido mediante la Resolución Conjunta N°3, de 30 de enero de 1990, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social y sin número del Ministerio de Hacienda.

i. PAGO DE SUBSIDOS Y COTIZACIONES PREVISIONALES

PAGO DIRECTO DE SUBSIDIOS A LOS BENEFICIARIOS

Las CCAF podrán pagar a los beneficiarios los subsidios con un cheque nominativo entregado directamente a los beneficiarios o depositado en las cuentas bancarias de éstos, ya sea cuentas corrientes, cuentas a la vista o cuentas de ahorro. Para tales efectos, las CCAF deberán mantener los documentos respectivos que acrediten el retiro y cobro del cheque o el depósito del mismo en la cuenta bancaria del beneficiario. También las CCAF podrán pagar los subsidios mediante transferencias electrónicas, a través de abonos o depósitos electrónicos en las cuentas bancarias de los beneficiarios (cuentas corrientes, cuentas a la vista o cuentas de ahorro), efectuados directamente por la CCAF desde su cuenta corriente o a través de convenios de pago masivo que las CCAF puedan contratar con instituciones bancarias, ajustándose a las normas establecidas sobre la materia por la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras, para lo cual, deberán exigir y mantener el registro de la confirmación de la trasferencia electrónica efectuada exitosamente. Las CCAF también podrán efectuar giros en dinero efectivo emitidos a favor de los beneficiarios, a través de entidades que ofrezcan este servicio, debiendo exigir a la entidad prestadora del servicio los documentos que acrediten la recepción del dinero por parte del beneficiario. Finalmente, las CCAF podrán pagar los subsidios en dinero efectivo entregado directamente a los beneficiarios a través de sus cajas habilitadas para estos efectos en sus sucursales cuando el monto a pagar del subsidio no exceda de 1 Unidad de Fomento, para lo cual, deberán mantener los respectivos comprobantes de egreso que acrediten dicho pago en dinero efectivo y el registro de la recepción del subsidio por parte del beneficiario. Tratándose del pago del subsidio a través de depósitos en cuentas bancarias, ya sea directos o a través de transferencias electrónicas, las CCAF deberán solicitar a los beneficiarios al momento de presentar cada licencia médica, la correspondiente autorización por escrito y firmada, en la que se señale además de la identificación del beneficiario, el número de la cuenta bancaria, el tipo de cuenta y el banco al que corresponde. Las CCAF deberán emitir un documento, cuya copia deberá ser entregada al beneficiario o hecha llegar a éste a su domicilio, denominado “Liquidación de

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subsidios”, en el cual se consigne, a lo menos, la identificación del beneficiario, el número de la licencia médica, su fecha de emisión, la extensión de la misma, el número de días que se pagan y el detalle del cálculo y pago del subsidio y las cotizaciones correspondientes al mes que se informa.

REEMBOLSO A MUNICIPALIDADES, CORPORACIONES MUNICIPALES Y EMPLEADORES EN CONVENIO

El artículo único de la Ley N°19.117 dispone que los Servicios de Salud (hoy Secretarías Regionales Ministeriales (SEREMI) de Salud), las ISAPRE y las CCAF, deberán pagar a la respectiva Municipalidad o Corporación empleadora respecto de sus funcionarios regidos por la Ley Nº 18.883 o de los profesionales de la educación regidos por el artículo 38 del DFL N°1, de 1996, del Ministerio de Educación, acogidos a licencia médica por enfermedad, una suma equivalente al subsidio que le habría correspondido al trabajador conforme con las disposiciones del DFL Nº 44, de 1978, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social. Una norma en igual sentido se encuentra en el inciso cuarto del artículo 19 de la Ley N°19.378, sobre Atención Primaria de Salud Municipal. Lo anterior, por cuanto cabe recordar que de acuerdo con lo establecido por el artículo 110 de la Ley N°18.883, que contiene el Estatuto Administrativo para los Funcionarios Municipales, dicho personal durante los períodos en que se encuentren en goce de licencia médica, mantiene el derecho al pago de sus remuneraciones. Por su parte, el artículo 38 del citado DFL N°1, otorga idéntica franquicia a los profesionales de la educación del sector municipal que indica. Por otra parte, conforme a lo establecido en el artículo 24 de la Ley N°18.833 y en armonía con lo dispuesto en los artículos 155 del DFL N°1, de 2005, del Ministerio de Salud y 19 del DFL N°44, ya citado, las CCAF deberán reembolsar a aquellas entidades empleadoras afiliadas del sector privado que tengan un convenio con la CCAF para el pago directo de los subsidios por incapacidad laboral a sus trabajadores, por cuenta de ella, las sumas equivalentes al subsidio que les habría correspondido con motivo de los períodos de incapacidad laboral.

MONTO DEL REEMBOLSO

Serán objeto de reembolsos todos los subsidios por incapacidad laboral de origen común y los subsidios maternales suplementarios, cuyas licencias médicas a la fecha de la solicitud formal de reembolso, se encuentren debidamente autorizadas por la Comisión de Medicina Preventiva e Invalidez (COMPIN) o la Sub COMPIN cuando corresponda, o por la respectiva Unidad de Licencias Médicas. Cabe recordar que los subsidios por reposo pre y post natal y por enfermedad grave del hijo menor de un año, son financiados por el Fondo Único de Prestaciones Familiares y Subsidios de Cesantía, de acuerdo con lo establecido en la Ley N°18.418. Las CCAF deberán reembolsar a la respectiva Municipalidad o Corporación empleadora, el subsidio determinado conforme al artículo 8° del DFL N°44, de

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1978, y las cotizaciones de acuerdo con lo establecido en el artículo 22 del citado DFL N°44 y el artículo 17 del DL N °3.500, de 1980. Con respecto a los reembolsos que las CCAF deben efectuar a las entidades empleadoras del sector privado en convenio, conforme con lo señalado en los artículos 19 y 24 del DFL N°44, sólo deberán pagar a la entidad empleadora el monto correspondiente al subsidio, ya que durante los períodos en que los trabajadores devengan subsidios por incapacidad laboral, es el ente pagador del subsidio, en este caso la CCAF, la encargada de pagar las correspondientes cotizaciones previsionales. Cabe mencionar que los montos a reembolsar solicitados por las Municipalidades, Corporaciones Municipales y entidades empleadoras del sector privado en convenio, deberán ser determinados por las CCAF conforme a la normativa vigente.

PAGO DEL REEMBOLSO

Tratándose de los subsidios y cotizaciones a reembolsar a las Municipalidades o Corporación Municipales y entidades empleadoras del sector privado que tengan un convenio para el pago directo de dicho beneficio a sus trabajadores, las CCAF deberán efectuar el pago correspondiente dentro de los diez primeros días del mes siguiente a aquel en que se haya ingresado la presentación de cobro respectiva. Dicho en otros términos, para que discurra el plazo de pago antes indicado, necesariamente la entidad acreedora debe formular el cobro a través de una petición formal en tal sentido. Al respecto, cabe tener presente que las CCAF no deberán emitir cheques de reembolso ni efectuar pago alguno por este concepto, con anterioridad a la recepción de la solicitud de cobro respectiva y a la recepción de las licencias médicas autorizadas por la COMPIN correspondiente. Conforme a lo dispuesto en las normas que regulan la materia (reembolsos a las Municipalidades y Corporaciones Municipales por subsidios de docentes del Sector Municipal, artículo único de la Ley N°19.117, y del personal afecto al Estatuto de Atención Primaria de Salud Municipal, inciso cuarto, artículo 19 Ley N° 19.378), las cantidades que no se paguen oportunamente se reajustarán en el mismo porcentaje en que hubiere variado el índice de precios al consumidor, determinado por el Instituto Nacional de Estadísticas, entre el mes anterior a aquel en que debió efectuarse el pago y el precedente a aquel en que efectivamente se puso a disposición de la entidad, devengando, además, interés corriente para operaciones reajustables a que se refiere la Ley N°18.010. Este interés corriente deberá aplicarse sumando las tasas diarias entre la fecha en que debió haberse pagado el reembolso derivado de cada licencia y la fecha en que la CCAF paga efectivamente el reembolso solicitado. Estos montos por concepto de reajustes e intereses corrientes serán de cargo del Fondo Social de la respectiva CCAF que reembolsó extemporáneamente. Cabe señalar que las licencias médicas que se encuentren pendientes de resolución por parte de la COMPIN o Sub COMPIN a la fecha de la solicitud formal de reembolso, no devengarán reajustes e intereses corrientes.

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Las solicitudes de reembolsos efectuadas por las Municipalidades, Corporaciones Municipales o empleadores en convenio, que comprendan subsidios de uno o más trabajadores, por los que se emita un solo cheque por el conjunto de beneficios pagados, deberán ser presentadas, adjuntando una nómina de respaldo en que se identifique a cada beneficiario con su RUT, nombres y apellidos y se señalen los datos de la licencia médica de que se trata, los pagos parciales efectuados correspondientes a subsidios y cotizaciones en los casos que corresponda, a objeto que la CCAF pueda, por una parte, determinar los montos a reembolsar y, por la otra, remitir a esta Superintendencia dicha información, agregando el detalle del cheque extendido (el que debe ser nominativo y a nombre de la entidad solicitante) con que la CCAF pagó dicho reembolso. También las CCAF podrán transferir electrónicamente el pago de estos reembolsos, a través de abonos o depósitos electrónicos en las cuentas corrientes de las entidades, efectuados directamente por la CCAF desde su cuenta corriente o a través de convenios de pago masivo que las CCAF puedan contratar con instituciones bancarias, ajustándose a las normas establecidas sobre la materia por la Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras. Para tales efectos, las entidades deberán autorizar a la CCAF que los reembolsos se realicen a través de los depósitos en las cuentas corrientes, autorización que al menos, debe tener la identificación de la entidad empleadora, fecha de la autorización, el número de la cuenta corriente y el banco correspondiente. Dado que las entidades solicitarán reembolsos en forma habitual, las autorizaciones podrán ser permanentes, debiendo las CCAF conformar y mantener debidamente actualizada una base de datos con las autorizaciones de depósitos en cuentas corrientes. Adicionalmente a la nómina de respaldo, las Municipalidades, Corporaciones Municipales o empleadores en convenio, deberán adjuntar a la solicitud formal de reembolso copia de las planillas de cotizaciones, tanto las declaradas y pagadas como sólo las declaradas, cuando corresponda, y copias de las liquidaciones de remuneraciones, conforme a lo señalado en los puntos VI.3. y VI.6. de la presente Circular.

REEMBOLSO A ORGANISMOS ADMINISTRADORES DE LA LEY N°16.744

Conforme a la normativa vigente, los organismos administradores de la Ley N°16.744, pueden solicitar el reembolso a una CCAF por los montos pagados en subsidios y cotizaciones a trabajadores pertenecientes a FONASA y afiliados a una CCAF, por una parte, producto de la aplicación del artículo 77 bis de la Ley N°16.744 y, por la otra, por aquellos casos no regulados por dicho artículo 77 bis, pero originados en una contingencia que, en definitiva, es calificada como de origen común, esto es, por enfermedad que no sea profesional o accidente que no sea del trabajo. Respecto de ambas situaciones, esto es, para los reembolsos solicitados por los organismos administradores de la Ley N°16.744 por aplicación del artículo 77 bis y por aquellos casos no regulados por dicho artículo 77 bis, las CCAF deberán

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ajustarse a las instrucciones impartidas por esta Superintendencia en la Circular N°2.229, de 2005, y las que se impartan a futuro. PAGO DE COTIZACIONES PREVISIONALES POR SUBSIDIOS Es necesario tener presente que el texto vigente del artículo 22 del DFL N° 44, de 1978, y el del artículo 17 del DL N°3.500, de 1980, exigen cotizar durante los períodos de incapacidad laboral, lo que incluye los tres primeros días de licencia, aun cuando éstos constituyan un período de carencia del subsidio. Cabe señalar que el artículo 19 del DL N°3.500, dispone que las entidades pagadoras de subsidio deben declarar y pagar las cotizaciones dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al que se autorizó la licencia médica, o al día siguiente hábil, si el último es sábado, domingo o festivo. Como el subsidio por incapacidad laboral se devenga diariamente, la entidad pagadora deberá efectuar las cotizaciones dentro de los 10 primeros días del mes siguiente a cada período mensual de pago de subsidios, o al siguiente día hábil, en su caso. En lo que dice relación con el entero de las cotizaciones de los períodos de incapacidad laboral de trabajadores afiliados al Antiguo Sistema de Pensiones, las cotizaciones respectivas deben enterarse dentro de los 10 primeros días del mes siguiente a la fecha en que se devenga el subsidio, o al día siguiente hábil si dicho plazo venciere en día sábado, domingo o festivo. Por lo tanto, conforme a lo dispuesto en el artículo 22 del DFL N°44, durante los períodos de incapacidad laboral, las CCAF como entidades pagadoras de subsidios deben declarar y enterar las cotizaciones en las instituciones que correspondan, en conformidad con las normas contenidas en la Ley N°17.322. Las CCAF podrán pagar estas cotizaciones en las instituciones que correspondan con un cheque nominativo o bien, mediante transferencias electrónicas de fondos, a través de abonos o depósitos electrónicos en las cuentas corrientes de las entidades efectuados directamente por la CCAF desde su cuenta corriente. En relación con los cobros que haga el Instituto de Normalización Previsional (INP) a las CCAF por diferencias de tasas de cotizaciones por personas subsidiadas, producidas al haberse enterado éstas en una Administradora de Fondos de Pensiones (AFP) en lugar de una institución del Antiguo Sistema de Pensiones, por la información proporcionada por el empleador en el formulario de licencias médicas, cabe señalar que en tales casos la entidad pagadora del subsidio deberá regularizar la situación pagando la diferencia de cotización producida, por ser ella la entidad obligada a enterar dichas cotizaciones en el correspondiente organismo previsional conforme a lo establecido en el artículo 22 del DFL N°44, de 1978. Además, procede que en tal caso se reliquide el subsidio pagado al trabajador, solicitándole la devolución del beneficio pagado en exceso. Igual procedimiento deberá seguirse tratándose de diferencias de tasas de cotización producto de haber enterado las cotizaciones en una AFP diferente de la que correspondía o bien, por haber pagado en la misma AFP una tasa de cotización distinta de la vigente. Por otra parte, si las diferencias de tasas de cotización provienen de desafiliaciones del Nuevo Sistema de Pensiones, no procede cobrar dicha diferencia por los períodos en que el trabajador percibió subsidio por incapacidad

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laboral, ni a la institución pagadora del subsidio, ni al propio trabajador, por cuanto no existe norma que imponga dicha obligación a alguno de ellos. Las diferencias de tasas de cotización serán pagadas por la CCAF en términos nominales. Para incluir dentro del gasto del Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral las diferencias de tasas de cotizaciones a las que se ha hecho referencia en este punto, las CCAF deberán mantener como respaldo de dicho gasto los documentos que acrediten el pago de las primitivas cotizaciones, de las diferencias de tasas de cotizaciones y el detalle del cálculo de éstas. Asimismo, debe considerarse que las entidades pagadoras de subsidios por incapacidad laboral, en este caso las CCAF, deben, cuando corresponda, descontar de los subsidios, en este caso de los subsidios por enfermedad común, y enterar en la Sociedad Administradora del Seguro de Cesantía (AFC), la cotización para dicho Seguro que es de cargo del trabajador (0,6% de la última remuneración imponible para el Seguro de Cesantía, a que se refiere la Ley N°19.728, correspondiente al mes anterior a aquel en que se haya iniciado la licencia médica o en su defecto la estipulada en el respectivo contrato de trabajo). Esta obligación es independiente de la circunstancia de que el trabajador cobre o no el subsidio. Por ende, aun cuando para un trabajador haya prescrito su derecho a cobrar el subsidio por incapacidad laboral, una parte de ese subsidio, en su oportunidad y por mandato legal, fue descontado por la CCAF para efectuar el pago de la cotización para el seguro de cesantía que es de cargo del trabajador. Por lo tanto, la parte del subsidio que se descontó y destinó al pago de la cotización señalada, corresponde a un gasto en subsidio para la entidad pagadora, el cual procede ser cobrado al Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral.

PRESCRIPCIÓN DEL DERECHO A COBRO DE SUBSIDIOS

Cabe hacer presente que de acuerdo con lo establecido en el inciso segundo del artículo 155 del DFL N°1, de 2005, del Ministerio de Salud, el derecho de los trabajadores a impetrar el cobro del subsidio prescribe en seis meses contados desde el término de la respectiva licencia. Lo anterior implica que el trabajador tiene un plazo de seis meses para solicitar y cobrar el beneficio, entendiéndose por cobrar, ya sea el retiro en dinero en efectivo, el depósito electrónico o el retiro del cheque, que constituye una orden escrita de pago, dentro del plazo señalado. En el caso de las licencias sin solución de continuidad o sin interrupciones y por el mismo diagnóstico, este plazo debe contarse desde la fecha de término de la última de las licencias concedida. De acuerdo con lo dispuesto en el inciso tercero del citado artículo 155, el derecho de las Municipalidades, Corporaciones Municipales y entidades empleadoras del sector privado, a solicitar los pagos y devoluciones que deben efectuar las CCAF, prescribe en el mismo plazo de seis meses. Al respecto, el plazo señalado rige solamente para solicitar el reembolso a las citadas entidades, rigiendo el plazo de cinco años que establece el Código Civil para cobrar materialmente el reembolso del subsidio.

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En consecuencia, las CCAF no deben pagar subsidios o efectuar reembolsos de los mismos cuando el plazo para cobrarlo se encuentre vencido. Si de todas formas la CCAF efectúa el pago o reembolsa el subsidio, no podrá incluirlo como gasto en la información financiera por no ser de cargo del Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral.

RESGUARDO DE DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO

Las CCAF deberán mantener archivados por el período de al menos 5 años, contado desde la fecha de término de la respectiva licencia médica, los documentos que respalden el pago de subsidios de las licencias médicas de origen común y maternal suplementario, con sus respectivas autorizaciones, tales como: formulario de licencia médica, liquidaciones de remuneraciones, certificados de afiliación y/o cotización de las AFP, certificados médicos, contratos y/o finiquitos de trabajo, cartas a empleadores y constancias de la Inspección del Trabajo. Para tal efecto, deberá tenerse presente que las prórrogas de licencias médicas se consideran como una sola. Del mismo modo las CCAF deberán adoptar las medidas para el debido resguardo de las autorizaciones para el pago de los subsidios y de los reembolsos a Municipalidades, Corporaciones Municipales y entidades empleadoras del sector privado mediante transferencias electrónicas o depósitos en cuentas corrientes, a la vista o de ahorro, durante todo el período de vigencia y hasta 5 años después de expirada su vigencia. Sin embargo, esta Superintendencia, en virtud de las atribuciones que le otorga el artículo 2° del DL N° 2.412, de 1978, autoriza a las entidades pagadoras de subsidios a microfilmar o reproducir electromagnéticamente la documentación anteriormente señalada entregada a su custodia, y a destruir los originales una vez que hayan sido microfilmados o reproducidos, previa autorización del Secretario General de la respectiva Institución, o quien haga sus veces. Se deberá tener en especial consideración, que la presente autorización incluye la obligación de las instituciones que se acojan al procedimiento de eliminación de los aludidos documentos, de adoptar los resguardos necesarios para que los documentos microfilmados y digitalizados sean mantenidos en un lugar seguro, debidamente respaldados y resguardados de riesgos de incendio, inundación, robo o hurto, a fin de velar por la integridad y conservación de la información. En cuanto a las planillas de pago de cotizaciones previsionales, correspondientes a los períodos de incapacidad laboral, las CCAF deberán mantenerlas permanentemente; sólo podrán destruirlas después de 5 años si ellas son previamente microfilmadas, de acuerdo con el procedimiento señalado en este punto. Por otra parte, en cuanto a la recaudación de la cotización del 0,6%, cada CCAF deberá mantener por el lapso de 5 años las planillas de cotizaciones declaradas y pagadas por las entidades afiliadas a ellas ordenadas por período (mes al que corresponde), o en su defecto, cada CCAF podrá emplear un sistema diferente al propuesto, en la medida que éste asegure una respuesta oportuna a eventuales requerimientos de antecedentes físicos por parte de esta

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Superintendencia. Todo ello sin perjuicio de la autorización a microfilmar a que se ha hecho referencia.

ii. RENDICIÓN DEL MOVIMIENTO MENSUAL DEL FONDO PARA SUBSIDIOS POR INCAPACIDAD LABORAL

INFORME FINANCIERO

Las CCAF deberán remitir mensualmente a esta Superintendencia un Informe Financiero Mensual sobre el Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral que contenga los ingresos y gastos registrados en el mes que se informa, expresados en pesos, de acuerdo con el formulario que se acompaña a esta Circular en el Anexo N°1. A continuación se instruye respecto de la información que se solicita en el referido Informe.

a. 1.i Ingresos

En el ítem A. “Ingresos” se deben considerar los siguientes conceptos: Cotizaciones: Conforme a lo señalado en el artículo 27 de la Ley N°18.833, las CCAF perciben una cotización del 0,6% de las remuneraciones imponibles de sus trabajadores afiliados no adscritos a una ISAPRE, con el objeto de financiar el Régimen de Subsidios por Incapacidad Laboral. Por lo tanto, deberá incluirse en esta cuenta el monto de la cotización del 0,6% de la remuneración imponible de los afiliados a la CCAF pertenecientes a FONASA, que la CCAF haya recaudado en el mes al que corresponde la información por concepto de cotizaciones del mismo mes. Cabe señalar, en relación con las compensaciones de asignaciones familiares incluidas en las planillas de cotizaciones declaradas y pagadas por los empleadores, que el artículo 30 del DFL N°150, de 1981, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, estableció que los empleadores que paguen asignaciones familiares y maternales a sus trabajadores, deducirán el monto pagado por este concepto de las cotizaciones que deben enterar a las CCAF. Al respecto, la Caja deberá determinar el monto equivalente a la cotización del 0,6% declarada y pagada de sus trabajadores afectos, independiente de las compensaciones efectuadas por el empleador por concepto de asignaciones familiares y maternales. Las cantidades registradas en esta cuenta del Informe Financiero deben estar respaldadas por las nóminas que se solicitan en el Archivo Plano N°1 del Anexo N°2 de la presente Circular. Cotizaciones de períodos anteriores: En esta cuenta deberá incluirse el monto de la cotización del 0,6% recaudada que corresponde a cotizaciones atrasadas que fueron declaradas y no pagadas en su oportunidad, o no declaradas, y que ahora se están enterando en el mes

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que se informan, ya sea que se trate de cotizaciones atrasadas que se encuentren o no en cobranza judicial. Cabe señalar que en esta cuenta sólo deben imputarse los montos recaudados en términos nominales, puesto que sus respectivos reajustes legales, se imputan en la cuenta “Reajustes Ley 17.322”, que se menciona más adelante. Asimismo, en esta cuenta deberán incluirse los ingresos correspondientes a diferencias de cotizaciones del 0,6% recaudadas, provenientes de validaciones y cuadraturas efectuadas por la CCAF. Las cantidades registradas en esta cuenta del Informe Financiero deben estar respaldadas por las nóminas que se solicitan en el Archivo Plano N°2 del Anexo N°2 de la presente Circular. Reajustes Ley N°17.322: Se deberá incluir el monto de los reajustes percibidos por la CCAF en el mes que se informa, generados por atrasos en el pago de las cotizaciones de acuerdo a lo establecido en la Ley N° 17.322. Cabe señalar que conforme a lo dispuesto en el artículo 29 de la Ley N°18.833, las CCAF se encuentran facultadas para incorporar a su Fondo Social las multas e intereses penales que recauden en el proceso de cobranza de las cotizaciones del 0,6% atrasadas pagadas por los empleadores. Por lo tanto, dichos montos no corresponden ser reintegrados al Fondo SIL. Las cantidades registradas en esta cuenta del Informe Financiero deben estar respaldadas por las nóminas que se solicitan en el Archivo Plano N°2 del Anexo N°2 de la presente Circular. Cotizaciones de entidades pagadoras de subsidios: En esta cuenta deberá incluirse el monto de la cotización del 0,6% que la CCAF debe enterar en el Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral en su calidad de entidad pagadora de subsidios. Asimismo, se incluirá el monto de la recaudación de la cotización del 0,6% enterada en una CCAF por las instituciones pagadoras de subsidios de origen laboral (INP, Mutualidades de Empleadores de la Ley N°16.744, Secretarías Regionales Ministeriales (SEREMIS) de Salud y Administradores Delegados). Las cantidades registradas en esta cuenta del Informe Financiero deben estar respaldadas por las nóminas que se solicitan en el Archivo Plano N°3 del Anexo N°2 de la presente Circular. Reintegro por cobro indebido de subsidios: Se refiere a los montos de subsidios y cotizaciones que han sido indebidamente pagados, por lo que han debido ser reintegrados al Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral. Asimismo, se incluirán los montos de subsidios y cotizaciones previsionales que han sido recuperados de los beneficiarios declarados inválidos con efecto retroactivo y los ingresos provenientes de los reembolsos de subsidios y cotizaciones que efectúen los organismos administradores de la Ley N°16.744 por aplicación del artículo 77 bis de dicha Ley o que correspondan a casos no

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regulados por dicho artículo 77 bis y que se han originado en una contingencia que, en definitiva, es calificada como de origen común. También deberán incluirse en esta cuenta los montos que corresponda restituir al Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral en el mes que se informa, de acuerdo con las instrucciones impartidas por esta Superintendencia, como resultado de fiscalizaciones efectuadas. Las cantidades registradas en esta cuenta deberán estar respaldadas por las nóminas que se solicitan en el Archivo Plano N°5 del Anexo N°2 de la presente Circular.

a. 1.ii Egresos

En el ítem B. “Egresos” se deben considerar los siguientes conceptos: Subsidios por incapacidad laboral: Se deberá informar el gasto efectivo en subsidios, mostrando en forma separada el gasto correspondiente a los subsidios por enfermedad o accidente de origen común, de aquel correspondiente a los subsidios maternales suplementarios.

Se entenderá por gasto efectivo, el correspondiente a los subsidios anteriormente señalados, derivados de licencias médicas autorizadas por la COMPIN o Sub COMPIN, según corresponda, por los cuales se haya emitido el cheque con fecha de pago en el mes informado, aun cuando, encontrándose a disposición del beneficiario, éste no hubiese sido retirado de la CCAF. En todo caso, no podrán incluirse subsidios que correspondan a períodos posteriores al mes que se está informando. Asimismo, deberán incluirse los pagos de subsidios efectuados a través de transacciones electrónicas, ya sean abonos o depósitos electrónicos, giros en dinero y pagos efectuados en dinero efectivo que se realizaron durante el mes informado, los que deben estar respaldados con los respectivos números de las operaciones o comprobantes de egreso, según corresponda.

El gasto que se informe en esta cuenta “Subsidios por incapacidad laboral” deberá corresponder al que se obtenga del monto de los subsidios de cálculo, antes del descuento de la cotización para el Seguro de Cesantía, si la hubiere. Deberán incluirse los egresos efectuados tanto por concepto de pago directo a los beneficiarios, como por reembolsos a Municipalidades, Corporaciones Municipales o entidades empleadoras del sector privado en convenio. Asimismo, deberán incluirse los egresos por concepto de reembolsos de subsidios pagados a los organismos administradores de la Ley N°16.744, ya sea por aplicación del artículo 77 bis de dicha ley, o que correspondan a casos no regulados por dicho artículo 77 bis y que se han originado en una contingencia que, en definitiva, es calificada como de origen común, esto es, por enfermedad que no sea profesional o accidente que no sea del trabajo. Las CCAF deberán mantener como documentación de respaldo de estos reembolsos, la copia del Oficio emitido por esta Superintendencia, si hubiere pronunciamiento, en el caso de los subsidios en que se aplique el artículo 77 bis de la Ley N°16.744, o la copia de la autorización del pago del subsidio efectuada por la respectiva COMPIN, en los casos no regulados por dicho artículo 77 bis y

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que se han originado en una contingencia que, en definitiva, es calificada como de origen común. Las reliquidaciones por diferencias en el cálculo de los subsidios que deban informarse en esta cuenta “Subsidios por incapacidad laboral” corresponderán a las emitidas a pago en el mes que se informa. Asimismo, deberán incluirse en esta cuenta los montos que corresponda imputar al Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral en el mes que se informa, de acuerdo con las instrucciones impartidas por esta Superintendencia, como resultado de fiscalizaciones efectuadas. Las cantidades registradas en esta cuenta del Informe Financiero deben estar respaldadas por las nóminas que se solicitan en los Archivos Planos N°s. 6 y 7 del Anexo N°2 de la presente Circular. Descuento por beneficios no cobrados: En esta cuenta deberán informarse los beneficios que a la fecha del Informe Financiero no han sido cobrados y que, por lo tanto, deben ser reintegrados al Fondo. Por ello, deberán registrarse en esta cuenta sólo aquellos montos asociados a cheques que han sido anulados durante el mes que se informa, debido a que cumplieron en el mes el plazo de caducidad de 60 días de emitidos (o de 90 días en el caso de ser de otra plaza), sin haber sido retirados de la CCAF o, que habiendo sido retirados, no fueron cobrados por el beneficiario. También deberán ser devueltos al Fondo los montos asociados a cheques que han sido anulados por cualquier razón diferente de la caducidad en el mes que se informa y siempre y cuando hayan sido incluidos con anterioridad dentro de las sumas cobradas al Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral. En caso de pérdida del cheque, el beneficiario deberá dar aviso por escrito a la CCAF y practicar las diligencias que establece el artículo 29 de la ley sobre cuentas corrientes bancarias y cheques contenida en el DFL N°707, de 1982, del Ministerio de Justicia. Asimismo, la CCAF deberá dar aviso por escrito al Banco, quien suspenderá el pago del cheque por 10 días. Por su parte, el beneficiario deberá publicar el aviso del hecho en un diario de la localidad durante tres días y requerir a la CCAF la anulación del cheque extraviado y el otorgamiento de otro nuevo a su favor. Una vez cumplido lo anterior, la CCAF podrá, luego de transcurrido a lo menos una semana, reemplazar el documento perdido. Las cantidades registradas en esta cuenta deben estar respaldadas por las nóminas que se solicitan en el Archivo Plano N°9 del Anexo N°2 de la presente Circular. Subsidios revalidados: En esta cuenta deberán informarse los cheques emitidos en reemplazo de los cheques que han sido anulados. Si con posterioridad a la anulación de un cheque, ya sea por caducidad u otra razón, y la correspondiente restitución al Fondo, se presenta el beneficiario a cobrar su beneficio, la CCAF deberá extender nuevamente un cheque y cargarlo al gasto del mes en que se emitió, registrando en esta cuenta del Informe Financiero el monto correspondiente. Corresponderá que la CCAF extienda un nuevo cheque sólo si el beneficiario solicita por escrito una nueva emisión del documento de pago que caducó en su poder antes que venzan los plazos de prescripción correspondientes, esto es,

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antes de transcurridos 5 años. Tanto en este caso como en el que el cheque caducó en poder de la CCAF, el cheque anulado debe quedar como respaldo de la emisión del nuevo documento de pago. En el caso de cheques por reembolso a empleadores, corresponderá emitir el nuevo cheque si la solicitud por escrito de revalidación se recibe dentro del plazo de prescripción señalado en el punto II.5. de la presente Circular, esto es, 5 años contados desde el término de la licencia médica. Las cantidades registradas en esta cuenta deben estar respaldadas por las nóminas de respaldo que se solicitan en el Archivo Plano N°10 del Anexo N°2 de la presente Circular. Cotizaciones por subsidios: El gasto efectivo en cotizaciones previsionales, que corresponde a las cotizaciones que deben efectuar las CCAF durante los 10 primeros días del mes siguiente al del Informe Financiero por los subsidios pagados en el mes que se informa, deberá registrarse en las cuentas “Cotizaciones a fondos de pensiones”, “Cotizaciones de salud” y “Otras cotizaciones (desahucio e indemnización)” según sea el caso, mostrando en forma separada las cotizaciones asociadas a subsidios de origen común de aquellos subsidios maternales suplementarios. Cabe hacer presente que en esta cuenta las CCAF deberán registrar tanto las cotizaciones previsionales pagadas directamente por ellas, como aquellas rembolsadas a Municipalidades, Corporaciones Municipales y a organismos administradores de la Ley N°16.744. Es importante señalar que dado que las referidas cotizaciones tienen por finalidad mantener la continuidad previsional del beneficiario, la CCAF debe enterar las cotizaciones previsionales correspondientes aun cuando el subsidio no haya sido efectivamente cobrado por el trabajador. Por lo tanto, en el caso de anular un cheque, ya sea por caducidad u otra razón, que implique restituir al Fondo el valor del beneficio no cobrado, no deberán anularse las cotizaciones previsionales respectivas. Las reliquidaciones por diferencia en el cálculo de las cotizaciones que deban informarse en las cuentas “Cotizaciones a fondos de pensiones”, “Cotizaciones de salud” y “Otras cotizaciones”, corresponderán a las efectuadas en el mes que se informa. También deberán registrarse en la cuenta “Cotizaciones a fondos de pensiones” los montos pagados al INP por diferencias de tasas de cotización producidas al haberse enterado éstas en una AFP en lugar de una institución del Antiguo Sistema de Pensiones. Asimismo, deberán incluirse en esta cuenta los montos que corresponda imputar al Fondo para Subsidios pro Incapacidad Laboral en el mes que se informa, de acuerdo con las instrucciones impartidas por esta Superintendencia, como resultado de fiscalizaciones efectuadas. Las cantidades registradas en estas cuentas del Informe Financiero deben estar respaldadas por las nóminas solicitadas en los Archivos Planos N°s. 6, 7 y 8 del Anexo N°2, los resúmenes de cotizaciones y fotocopias de las carátulas que se solicitan en los puntos IV.4. y IV.5., respectivamente, de la presente Circular. Comisiones:

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Corresponderá al monto de la comisión que se paga mensualmente a las CCAF por la administración del Régimen de Subsidios por Incapacidad Laboral conforme a las instrucciones impartidas por Oficio Circular N°7.590, de 1990, de esta Superintendencia, mediante el cual se remitió la Resolución Conjunta N° 3 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social y sin número del Ministerio de Hacienda, de 30 de enero de 1990. Las cantidades registradas en esta cuenta del Informe Financiero deben estar respaldadas por las nóminas solicitadas en el Archivo Plano N°11 del Anexo N°2. y en el Anexo N°4 de la presente Circular. Otros Egresos: Se deberá informar cualquier otro egreso que provenga de partidas no incluidas en los grupos anteriores, como los montos pagados por concepto de intereses y variación de la U.F. en el caso de reembolsos a organismos administradores de la Ley N°16.744 por aplicación del artículo 77 bis de dicha Ley. Cabe señalar que las CCAF deberán mantener disponible para posibles fiscalizaciones la documentación de respaldo de estos reembolsos. Las cantidades registradas en esta cuenta deben estar respaldadas por la nómina que se solicita en el Archivo Plano N°12 de la presente Circular.

a. 1.iii Excedente o (Déficit)

En el ítem C.- “Excedente o (Déficit)”, se deberá anotar el excedente o déficit que se produzca de restar al total de ingresos el total de egresos de este Informe Financiero.

a. 1.iv REEMBOLSO DEL DÉFICIT MENSUAL

Cuando el gasto en que se haya incurrido en el mes que se informa exceda a los ingresos de la letra A.- “Ingresos” del Informe Financiero, la diferencia registrada será analizada por esta Superintendencia y una vez aprobada, esto es, siempre y cuando no existan reparos que formular, se requerirá al FONASA su reembolso. En caso de haber reparos a la información enviada, se informará a la CCAF y se diferirá la inclusión de ésta en el déficit informado a FONASA hasta que se hayan corregido las objeciones a satisfacción de esta Superintendencia. En virtud del artículo 14 del DL N°2.062, de 1977, corresponde al FONASA reembolsar a las CCAF los déficit producidos por la administración del régimen de subsidios por incapacidad laboral, entidad que se ha comprometido a cubrir dichos déficit dentro de los 2 días siguientes a la fecha de recepción del correspondiente Oficio emitido por esta Superintendencia.

a. 1.v DEVOLUCIÓN DEL SUPERÁVIT MENSUAL

Cuando los ingresos excedan el gasto incurrido en el mes que se informa, el superávit generado deberá ser depositado por la respectiva CCAF en la cuenta corriente bancaria habilitada por el FONASA a más tardar el día 10 del mes siguiente al cual se efectúa la rendición.

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INFORMACIÓN QUE RESPALDA EL INFORME FINANCIERO

Las CCAF deberán mantener un registro computacional que respalde cada una de las cuentas que forman parte del Informe Financiero mensual y que permita generar los archivos planos de respaldo de éstas. A continuación se detalla la información de respaldo que las CCAF deben remitir mensualmente a esta Superintendencia:

a. 1.vi NÓMINAS QUE RESPALDAN LA DECLARACIÓN Y PAGO DE LA COTIZACIÓN DEL 0,6%

Las CCAF deberán remitir mensualmente las nóminas de respaldo de los ingresos señalados en los números “1.- Cotizaciones”, “2.- Cotizaciones de períodos anteriores”, “3.- Reajustes Ley N°17.322” y “4.- Cotizaciones entidades pagadoras de subsidios” del ítem A. “Ingresos” del Informe Financiero. Por ello, estas nóminas de respaldo deberán comprender todos los montos efectivamente percibidos en el mes que se informa correspondientes a cotizaciones previsionales enteradas por las entidades empleadoras afiliadas a las CCAF, por la propia CCAF en su calidad de entidad pagadora de subsidios y por los organismos administradores del seguro de la Ley N°16.744. Por tanto, no deberán incluirse las cotizaciones declaradas y no pagadas. También deberán incluirse en las nóminas solicitadas los montos reintegrados al Fondo, provenientes de ajustes efectuados por los empleadores como resultado de la validación y cuadratura que corresponde efectuar a las CCAF por concepto de cotizaciones del 0,6% declarado y pagado por los empleadores por cada uno de sus trabajadores adherentes al FONASA. Dichas nóminas deberán ajustarse a los formatos de los Archivos Planos N°s. 1, 2 y 3 del Anexo N°2 de la presente Circular. Así, en el Archivo N°1, deberán registrarse las cotizaciones recaudadas correspondientes al mes que se informa; en el Archivo N°2, deberán registrarse las cotizaciones correspondientes a períodos anteriores, y en el Archivo N°3, las enteradas por las entidades pagadoras de subsidios de origen laboral. Las citadas nóminas deben presentarse totalizadas y coincidir con los montos consignados en las cuentas del respectivo Informe Financiero del Fondo de Subsidios por Incapacidad Laboral. Tratándose de entidades empleadoras afiliadas a las CCAF, la información deberá presentarse distribuida por Servicio de Salud conforme al domicilio de la empresa. Cabe agregar, que en el caso que una empresa efectúe el proceso de cotización mediante más de una planilla, deberá remitirse la información correspondiente a cada planilla en forma separada.

NÓMINA DE SUBSIDIOS RECUPERADOS

Las CCAF deberán remitir una nómina que respalde el monto consignado en la cuenta “5.- Reintegro por cobro indebido de subsidios” del ítem A. “Ingresos” del Informe Financiero. Dicha nómina deberá ajustarse al formato del Archivo Plano N°5 del Anexo N°2.

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a. 1.vii NÓMINAS QUE RESPALDAN EL GASTO EN SUBSIDIOS Y COTIZACIONES

Las nóminas de respaldo del gasto en subsidios y cotizaciones deberán ajustarse a los formatos de Archivos Planos N°s. 6, 7 y 8 del Anexo N°2, de la presente Circular. En el Archivo N°6 se deberán detallar todos los pagos efectuados con cheques, mediante depósitos electrónicos bancarios, giros electrónicos o en dinero efectivo, en el mes que se informa, correspondientes a los subsidios pagados y sus respectivas cotizaciones, derivados de licencias médicas autorizadas por la COMPIN o Sub COMPIN, distinguiendo si dichos subsidios han sido pagados a los beneficiarios directamente por la CCAF o corresponden a reembolsos efectuados por la CCAF a Municipalidades, Corporaciones Municipales, empleadores del sector privado que mantienen un convenio de pago con la CCAF u organismos administradores de la Ley N°16.744. Además, deberá distinguirse si se trata de un pago regular o de una revalidación o de un pago por diferencias de tasas de cotizaciones o una reliquidación. En cuanto a las distintas formas de pago que deben especificarse en este Archivo N°6, cabe indicar que cada pago de subsidios efectuado deberá ser identificado con un número de operación único con el objeto de permitir el seguimiento íntegro de la operación realizada para efectos de cualquier tipo de certificación posterior. Por lo tanto, las CCAF deberán registrar el número del cheque, en el caso que el pago sea realizado a través de este medio; en el caso de un abono o depósito electrónico en las cuentas bancarias de los beneficiarios efectuados directamente por la CCAF desde su cuenta corriente, se deberá indicar el respectivo número de la transacción; si se trata de un abono o depósito electrónico en las cuentas bancarias de los beneficiarios efectuado a través de un convenio de pago masivo que la CCAF contrató con una institución bancaria, se deberá registrar el número de folio de la nómina correspondiente, más un número correlativo por cada uno de los beneficiarios que integran tal nómina; en el caso de efectuarse un giro en dinero, se deberá registrar el correspondiente número de operación electrónica y, finalmente, si se trata de un pago en dinero efectivo, deberá registrarse en el campo correspondiente el respectivo número del comprobante de egreso. Las reliquidaciones de subsidios y cotizaciones, deberán consignarse en las nóminas tanto cuando impliquen un aumento en el gasto como una disminución. Cabe señalar que en el caso que estas reliquidaciones impliquen una devolución al Fondo, deberán consignarse en las nóminas con signo negativo con el objeto de reflejar el efecto de disminución en el gasto informado que producirán estas reliquidaciones favorables al Fondo. En el caso que dichas reliquidaciones impliquen una variación en el número de días, deberá informarse la diferencia entre el número de días informado en su oportunidad y el número correcto de días que se debió considerar. En las referidas nóminas deberán incluirse todas las personas a las que se les pagó subsidios en el mes que se informa y aquellas a las que no teniendo derecho a pago del subsidio por aplicación de las normas de carencia, sólo se les enteraron las cotizaciones correspondientes.

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Cabe hacer presente que en las referidas nóminas deberán listarse una a una las licencias que dieron origen a los subsidios y cotizaciones reembolsados a las Municipalidades y Corporaciones Municipales, a los empleadores del sector privado con convenio para el pago de subsidios y a los organismos administradores de la Ley N°16.744, por las cuales la CCAF ha emitido un cheque con fecha de pago en el mes informado o ha efectuado depósitos electrónicos en las cuentas bancarias de la entidad respectiva. En los casos que a alguna de estas entidades se le haya efectuado más de un reembolso en el mismo mes informado, ésta se deberá incluir tantas veces como reembolsos se le efectúen, señalándose en cada caso los datos de los beneficiarios incluidos en el respectivo reembolso. En el Archivo N°7, se deberá rendir cuenta de la transacción entre la CCAF y las entidades a las cuales se les reembolsó un único monto por un conjunto de beneficios pagados, como son las Municipalidades, Corporaciones Municipales, empresas en convenio y organismos administradores de la Ley N°16.744. En el Archivo N°8, se deberá rendir cuenta de la transacción efectuada entre la CCAF y las entidades donde se enteraron las cotizaciones previsionales pagadas por las Cajas correspondientes a pensión, salud y otras.

RESUMEN DE COTIZACIONES PREVISIONALES A LOS FONDOS DE PENSIONES, DE SALUD Y OTROS

Las CCAF deberán confeccionar mensualmente un resumen de las cotizaciones previsionales que han enterado en las diferentes entidades que administran los distintos regímenes previsionales (pensiones, salud y desahucio e indemnización). En este resumen se deberá informar también la cotización para el seguro de cesantía. Para tal efecto, deberán ajustarse al formato que se señala en el Anexo N°3 adjunto. En dicho formato se han separado las cotizaciones según el tipo de subsidios al que correspondan. De esta forma se deben indicar en la columna “Enfermedad Común” sólo las cotizaciones correspondientes a los subsidios por reposo por enfermedad de origen común y en la columna “Maternal Suplementario”, aquellas cotizaciones correspondientes a los subsidios maternales suplementarios. En consecuencia, la columna “Total” deberá corresponder para cada entidad previsional al total de cotizaciones enteradas por la CCAF en la entidad previsional de que se trate y deberán coincidir las cantidades con las que se registren en las planillas de declaración y pago de cotizaciones. Los subtotales de las cotizaciones de los subsidios por enfermedad de origen común y maternal suplementario, para los distintos fondos (pensiones, salud y otras) y el total de las cotizaciones previsionales de cargo del Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral, deben coincidir con las sumas de las correspondientes columnas de las nóminas de respaldo. Asimismo, dichas sumatorias deben coincidir exactamente con las cantidades indicadas en el Informe Financiero por los mismos conceptos.

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FOTOCOPIAS DE LAS CARÁTULAS DE LAS PLANILLAS DE PAGO DE COTIZACIONES

Las CCAF deben acompañar al Informe Financiero mensual fotocopias de las carátulas de las planillas de pago de cotizaciones previsionales correspondientes a las cotizaciones enteradas en las distintas entidades administradoras de regímenes previsionales, tales como, AFP (pensiones y seguro de cesantía), INP (pensiones, salud, desahucio e indemnizaciones) y CCAF (SIL) , con el correspondiente timbre de pagado. Si el pago se ha efectuado por medios electrónicos, se deberá acompañar la información equivalente que respalde el pago de las referidas cotizaciones previsionales, el cual deberá ser certificado por las empresas o entidades por medio de las cuales se efectuare el pago electrónico. Las carátulas o su equivalente electrónico constituyen el respaldo de lo informado en el Resumen de Cotizaciones, por lo tanto, el monto que se señale como pagado debe coincidir con la información del Cuadro Resumen de Cotizaciones Previsionales en la columna “Total”. Además, deberá consignarse en las carátulas, el monto pagado, el número del cheque, el nombre del banco y el timbre de PAGADO. Los montos totales consignados en las planillas de pago de cotizaciones indicadas o su equivalente electrónico, deberán coincidir con los montos pagados por cotizaciones informados en los archivos planos que respaldan el gasto en subsidios y cotizaciones.

NÓMINAS QUE RESPALDAN EL DESCUENTO DE LOS BENEFICIOS NO COBRADOS Y LOS SUBSIDIOS REVALIDADOS

Los beneficios no cobrados y los subsidios revalidados deberán estar respaldados por los Archivos Planos N°s. 9 y 10 del Anexo N°2, de la presente Circular. Las nóminas de respaldo deberán contener tanto el detalle de los beneficios cobrados o anulados por caducidad o por otros motivos y, por lo tanto, devueltos al Fondo en el mes que se informa, como el detalle de los nuevos cheques emitidos en el mes, en reemplazo de los documentos informados como anulados en el mismo mes o en meses anteriores. Cabe señalar que sólo los beneficios pagados con cheque pueden ser anulados por caducidad u otra causal y, por lo tanto, revalidados a través del mismo medio de pago, esto es, cheque. Si se solicita la revalidación de 2 cheques para un mismo beneficiario, se deben emitir nuevamente 2 documentos. Los beneficios pagados a través de depósitos electrónicos bancarios, giros electrónicos en dinero o con dinero efectivo no podrán anularse y, por lo tanto, ser susceptibles de revalidación en forma posterior. En relación con los cheques emitidos en reemplazo de cheques anulados, la información solicitada debe contemplar además del número del nuevo cheque y la fecha de emisión de éste, los datos del cheque original anulado.

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ANEXO Y NÓMINA DE RESPALDO DEL CÁLCULO DE LAS COMISIONES

El monto en comisiones consignado en el Informe Financiero en el número 7.- del ítem B. “Egresos”, deberá estar respaldado por el cálculo detallado en el Anexo N°4, conforme a las instrucciones impartidas mediante Oficio Circular N°7.590, de 1990, de esta Superintendencia, mediante el cual se remitió la Resolución Conjunta N° 3 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social y sin número del Ministerio de Hacienda, de 30 de enero de 1990. Asimismo, el monto final determinado en comisiones deberá estar respaldado por el Archivo Plano N°11 del Anexo N°2, de la presente Circular.

NÓMINA DE RESPALDO DE OTROS EGRESOS

En la oportunidad que corresponda informar Otros Egresos, el monto consignado en el número 8.- del ítem B. “Egresos” del Informe Financiero, deberá estar respaldado por el Archivo Plano N°12 del Anexo N°2 antes señalado.

TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN POR INTERNET

Las CCAF deberán remitir mensualmente los archivos planos solicitados en el Anexo N°2 a través del portal web de transmisión de archivos de esta Superintendencia de acuerdo a las instrucciones de acceso y uso señaladas en el Anexo N°5. Las CCAF serán responsables de verificar los resultados del envío y recepción de los archivos planos, los cuales serán procesados por esta Superintendencia en un plazo máximo de 24 horas siguientes al envío y cuyos resultados serán puestos a disposición de las CCAF en el cuadro de estados del portal web de este Organismo Fiscalizador.

iii. REGISTRO Y COBRANZA DE LAS COTIZACIONES PREVISIONALES IMPAGAS

REGISTRO DE COTIZACIONES DECLARADAS Y NO PAGADAS

De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley N°17.322 el empleador que descuente de las remuneraciones de sus trabajadores cualquier suma a título de imposición o aporte a favor de la CCAF está obligado a declarar y enterar estos descuentos y sus propias imposiciones y aportes dentro de los 10 primeros días del mes siguiente a aquel en que se devengaron las remuneraciones. Si el empleador no paga las cotizaciones correspondientes se mantiene su obligación de declararlas. Dicha declaración deberá ser efectuada dentro de los 10 primeros días del mes siguiente a aquel en que se devengaron las remuneraciones correspondientes, plazo que se prorrogará hasta el primer día hábil siguiente, si el plazo de 10 días expirase en día sábado, domingo o festivo. En la oportunidad que se presente el Informe Financiero con el movimiento del Fondo SIL correspondiente al mes que se informa, las CCAF deberán remitir

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mensualmente, a través del Archivo Plano N°4 del Anexo N°2 de la presente Circular, un detalle con la información proveniente de las planillas de declaración y no pago de la cotización del 0,6%, no sólo del mes que se informa, sino que también del stock acumulado a esa fecha.

a. 1.viii PROCEDIMIENTO DE COBRANZA

Las CCAF se encuentran obligadas, según lo dispuesto en el artículo 2° de la Ley N°17.322 y en el N°10 del artículo 53 de la Ley N°18.833, a seguir las acciones tendientes al cobro judicial de las cotizaciones adeudadas y sus reajustes e intereses. Conforme a lo anterior y previo a la cobranza judicial, las CCAF deberán iniciar el proceso de cobranza prejudicial a más tardar al mes siguiente a aquel en que el empleador debía enterar la cotización correspondiente. Para ello, las CCAF deberán confeccionar y mantener actualizado un listado con los empleadores morosos que mantienen cotizaciones del 0,6% impagas y determinar el monto a que asciende la deuda histórica, más reajustes, intereses y multas correspondientes, al cual deberá incorporarse toda la información respecto de las gestiones de cobranza que realice la CCAF y sus resultados. La cobranza judicial deberá iniciarse no más allá del sexto mes de morosidad. En todo caso, tratándose de deudas inferiores a 20 Unidades de Fomento, las CCAF sólo estarán obligadas a realizar cobranza extrajudicial. Cabe hacer presente que para efectos de determinar el monto de 20 Unidades de Fomento, las CCAF deberán tener en cuenta las deudas de crédito social y por cotización del 0,6% del Régimen de Salud. Por otra parte, cabe mencionar que conforme a las instrucciones impartidas por esta Superintendencia mediante Circular N°1.952, de 2001, las CCAF deberán informar trimestralmente a la Dirección del Trabajo las deudas previsionales vigentes de empleadores que tengan más de 4 meses de antigüedad, originadas por cotizaciones impagas del Régimen de Subsidios por Incapacidad Laboral.

MEDIDAS DE RESGUARDO QUE ASEGUREN EL CORRECTO OTORGAMIENTO Y CÁLCULO DE LOS SUBSIDIOS POR INCAPACIDAD LABORAL

Con el objeto de que las CCAF adopten las medidas necesarias que aseguren el correcto otorgamiento y cálculo de los subsidios por incapacidad laboral, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

a. 1.ix AFILIACION DE EMPRESAS

Las CCAF al afiliar una empresa, además de solicitar todos los antecedentes que acrediten la existencia legal de la empresa, deberán verificar su existencia física, a través de una visita al domicilio de ésta y constatar que se encuentre en funcionamiento, dejando la debida constancia de la diligencia efectuada.

a. 1.x VIGENCIA DE LAS EMPRESAS AFILIADAS

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Para asegurar que las empresas afiliadas al Sistema CCAF correspondan a empresas vigentes, esto es, que no hayan puesto fin a su giro comercial o industrial, las CCAF deberán, cada 2 años y durante el primer semestre, verificar la existencia de sus empresas afiliadas a fin de garantizar una base de datos depurada con empresas afiliadas que se mantienen vigentes, dejando la debida constancia que acredite posteriormente el trámite de verificación. Para ello, las CCAF deberán consultar a través del Servicio de Impuestos Internos (SII) la vigencia de sus empresas afiliadas. El primer proceso de verificación deberá realizarse el primer semestre del año 2007. Sin perjuicio de lo anterior, las CCAF deberán constatar mediante visitas a terreno la existencia efectiva de la empresa, en aquellos casos que se tengan antecedentes como para presumir alguna situación irregular. Para ello las CCAF deberán establecer un sistema de control que contenga indicadores que permitan detectar tales irregularidades, como por ejemplo, porcentajes de trabajadores de una misma empresa con licencia médica, saldos a favor empleadores superiores a determinados porcentajes, entre otros.

a. 1.xi VERIFICACIÓN DE AFILIACIÓN DE TRABAJADORES PERTENECIENTES A FONASA

Las CCAF deberán mantener actualizada la base de datos computacional de sus trabajadores afiliados que cotizan el 0,6% para el Régimen de Subsidios por Incapacidad Laboral en las Cajas, y que en consecuencia son afiliados de FONASA. Dicha base deberá contener las remuneraciones imponibles de cada trabajador y la cotización del 0,6%. La base de datos, además deberá ser actualizada mensualmente y capaz de almacenar información, a lo menos, de los últimos doce meses. Dicha base de datos computacional permitirá, por una parte, controlar que los subsidios por incapacidad laboral se otorguen sólo a trabajadores cotizantes del FONASA y que la remuneración que sirvió de base para la determinación de la cotización del 0,6% corresponda a la utilizada para la declaración y pago de cotizaciones para pensiones y, por la otra, cotejar las remuneraciones consignadas en dicha base de datos con las informadas en las licencias médicas y liquidaciones de remuneraciones requeridas al presentar a trámite las licencias médicas. Cabe agregar que si se detectan diferencias producto del control efectuado de acuerdo con las variables mencionadas precedentemente, para el cálculo del subsidio deberán utilizarse las remuneraciones de menor valor, excluidas las remuneraciones ocasionales o que correspondan a períodos de mayor extensión que un mes, debiendo las CCAF, en todo caso, comunicar tales diferencias al empleador o trabajador, según corresponda, o iniciar las acciones tendientes a regularizar el pago, pudiendo solicitar informe a la Dirección del Trabajo.

a. 1.xii VERIFICACIÓN DEL VÍNCULO LABORAL DEL TRABAJADOR AFILIADO Y DEL DERECHO A SUBSIDIO

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Con el objeto de verificar la dependencia o vínculo laboral entre el trabajador y su empleador y el cumplimiento de los requisitos para acceder al subsidio, las CCAF deberán solicitar al empleador o trabajador según se trate, que conjuntamente con la presentación de cada licencia médica, se adjunten los siguientes documentos: Un certificado original de las cotizaciones para pensiones de los tres últimos meses calendario más próximos anteriores al inicio de la respectiva licencia médica. O bien, las planillas de declaración y/o pago de cotizaciones efectuadas en el Instituto de Normalización Previsional o en la Administradora de Fondos de Pensiones que corresponda, de los tres últimos meses calendario más próximos anteriores al inicio de la respectiva licencia médica, en fotocopias simple.

a. 1.xiii VERIFICACIÓN EN CASO DE COTIZACIONES DECLARADAS Y NO PAGADAS

Las CCAF, para cada licencia médica presentada, que no sea prórroga de una anterior, deberán verificar mediante su base de datos si el empleador del trabajador registra cotizaciones para el régimen SIL (0,6%) declaradas y no pagadas, y en caso afirmativo, antes de cursar el pago del correspondiente subsidio por incapacidad laboral, deberán: - Verificar si el trabajador efectivamente trabajó en ese período; - Verificar si al trabajador se le pagaron remuneraciones por ese período; - Verificar si al trabajador se le efectuaron los descuentos previsionales correspondientes de sus remuneraciones imponibles en ese período. Las verificaciones anteriores deberán efectuarse a la brevedad, no pudiendo exceder el plazo de 30 días contado desde la presentación de la respectiva licencia médica con el objeto que, al cabo de dicho plazo, se determine la procedencia del pago de la licencia médica.

a. 1.xiv CÁLCULO DE SUBSIDIOS Y COTIZACIONES

A fin de asegurar el correcto cálculo de los subsidios por incapacidad laboral y de las cotizaciones correspondientes, las CCAF deberán requerir al empleador o trabajador según se trate, que conjuntamente con la presentación de cada licencia médica, se adjunten las liquidaciones de remuneraciones del trabajador de los tres meses calendario más próximos anteriores al inicio de la respectiva licencia médica en fotocopias simples. Se aclara que la exigencia de solicitar las liquidaciones de remuneraciones de los tres meses correspondientes a la base de cálculo del subsidio, es fundamental para determinar correctamente las remuneraciones imponibles y excluir de ellas las remuneraciones ocasionales o que correspondan a períodos de mayor extensión que un mes. En efecto, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10° del DFL N°44 de 1978, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, dichas remuneraciones no se deben considerar en la base de cálculo de un subsidio por incapacidad laboral, materia sobre la cual esta Superintendencia impartió instrucciones a través de la Circular N°1.651, de 1998.

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Por ello, cuando la información de las liquidaciones de remuneraciones sea insuficiente para determinar la naturaleza de las remuneraciones del afiliado, las Cajas deberán requerir el contrato de trabajo de éste.

REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

La información estadística relativa a subsidios por enfermedad de origen común y los subsidios maternales suplementarios, originados en licencias médicas que inician su pago en el mes informado, se remitirá mensualmente a esta Superintendencia en los cuadros cuyos formatos se presentan en el Anexo N°6 de esta Circular. La información que se solicita en el citado Anexo N°6 es la siguiente:

a. 1.xv Cuadro N°1: Número y días de licencias médicas tramitadas según tipo y sexo del beneficiario

En este cuadro se indicará, según el tipo de licencia (por enfermedad de origen común o maternales suplementarias), el número de licencias tramitadas, es decir, el número de licencias que terminaron su trámite en el mes informado, ya sea que se hayan autorizado o rechazado; el número de licencias autorizadas sin modificación, entendiendo por tales aquellas en que la COMPIN o la Sub COMPIN, según corresponda, o la Unidad de Licencias Médicas aprueba el número de días de licencia otorgados por el profesional; el número de licencias autorizadas con modificación, entendiendo por tales aquellas en que la COMPIN o Sub COMPIN, según corresponda, haya modificado el número de días de licencia indicado por el profesional, y el número de licencias rechazadas, es decir, aquellas tramitadas que no fueron autorizadas. En este cuadro se deberá señalar además el número de días de licencia que corresponda al total de licencias tramitadas en el mes informado, el número de días autorizados, separados conforme correspondan a licencias autorizadas sin modificación o a licencias modificadas y el número de días de licencia rechazados, es decir, el número de días que correspondan a las licencias rechazadas y el número de días rechazados de las licencias modificadas.

a. 1.xvi Cuadros N°s. 2-A y 2-B: Número y días de licencias médicas tramitadas según tipo y COMPIN o Sub COMPIN

En los Cuadros N°2-A y 2-B deberá señalarse el número de licencias y el número de días de licencias, respectivamente, según se trate de subsidios por enfermedad de origen común o subsidios maternales suplementarios, conforme a los conceptos indicados en el Cuadro N°1 anterior, pero distribuidos según la COMPIN o la Sub COMPIN que tramitó las licencias médicas.

a. 1.xvii Cuadro N°3: Número y días de subsidios según tipo y distribuidos por región

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En este Cuadro se indicará, según la región y tipo de subsidio, el número de subsidios iniciados, el número de subsidios pagados, el número de personas subsidiadas y el número de días de subsidio pagados. La distribución por región deberá realizarse según la COMPIN o Sub COMPIN que autorizó la licencia médica. En las columnas correspondientes a “Número de subsidios iniciados”, se informarán todos los subsidios originados en una primera licencia médica que inician su pago en el mes informado, sin incluir los subsidios derivados de prórrogas de licencias. En las columnas correspondientes a “Número de subsidios pagados”, se informarán todos los subsidios pagados en el mes informado, originados en cualquier licencia médica autorizada, independientemente a que correspondan a prórrogas de licencias anteriores. En las columnas correspondientes a “Número de personas subsidiadas”, se informarán todas las personas a las que se les pago subsidios en el mes informado, independientemente que éstas hayan tenido más de un pago derivados de distintas licencias médicas. En las columnas correspondientes a “Número de días de subsidio pagados”, se informará el número total de días que efectivamente se pagaron en el mes informado, incluyendo los días que corresponden a subsidios que comenzaron a pagarse en meses anteriores y los que excedan el mes que se informa. Cabe destacar que cuando se hace referencia a días efectivamente pagados, no se deben considerar los días de carencia. Por su parte, el total de días informado en este cuadro deberá ser coincidente con el total de días informado en el listado de respaldo que se envía conjuntamente con la información financiera, contenida en el archivo plano N°6 del Anexo N°2.

a. 1.xviii Cuadro N°4: Número y días de subsidios según tipo y actividad económica

En este Cuadro se incluirá el número de subsidios iniciados, el número de subsidios pagados, el número de personas subsidiadas y el número de días de subsidios pagados informados en el Cuadro N°3, distribuidos según la actividad económica en que se desempeñe el beneficiario y el tipo de subsidio que se trate.

a. 1.xix Cuadro N°5: Gasto en subsidios y cotizaciones pagadas y comisiones, distribuido por región

En este Cuadro se deberá informar el gasto efectivo en subsidios por incapacidad laboral, entendiendo por gasto efectivo el que haya implicado la emisión de un cheque con fecha de pago en el mes informado, depósito electrónico bancario, giro en dinero o pago en efectivo, en el mes que se informa. Además, se deberán indicar las cotizaciones efectuadas por las CCAF durante los 10 primeros días del mes siguiente al del informe, por los subsidios pagados en el mes del informe y las comisiones que se pagan mensualmente a las CCAF por la administración del Régimen, distribuidos por región.

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Cabe señalar que los montos señalados en este Cuadro deben coincidir sólo con los subsidios y cotizaciones pagadas de forma regular durante el mes que se informa, esto es, aquellos pagados directamente y aquellos reembolsos efectuados a las Municipalidades, Corporaciones Municipales y Entidades empleadoras en convenio. Por lo tanto, dichos montos deben estar respaldados por la información contenida en los archivos planos N°s. 6, 7 y 8 del Anexo N°2.

a. 1.xx Cuadro N° 6: Número de trabajadores cotizantes para el Fondo de Subsidios por Incapacidad Laboral distribuidos por región

En este Cuadro se incluirá el número de trabajadores afiliados a FONASA que cotizaron en el mes que se informa en una CCAF el 0,6% de sus remuneraciones imponibles devengadas en el mes anterior o en cualquier otro mes precedente y que corresponde a una parte de su cotización para salud equivalente a un 7%, distribuidos por región, conforme a la COMPIN o Sub COMPIN que se encuentre más próxima al domicilio del empleador indicado en la planilla de declaración de la cotización del 0,6% correspondiente. Además, deberán incluirse en este cuadro los trabajadores cotizantes del Fondo para Subsidios por Incapacidad Laboral afiliados a FONASA subsidiados que no se encuentren en las planillas de declaración informadas por los empleadores, pero por los cuales las Entidades Pagadoras de Subsidios (CCAF, Mutuales, INP, Administradores Delegados y SEREMIS de Salud) si pagaron las cotizaciones correspondientes. Al respecto, las CCAF deberán revisar que no se dupliquen los trabajadores cotizantes informados en este Cuadro, ya que en algunos casos pueden ser informados tanto por el empleador como por la CCAF, si parte del mes que se informa trabajaron y la otra se encontraron con licencia médica. Cabe señalar, que tanto la distribución por región como el número total de trabajadores cotizantes debe coincidir con la información proporcionada en las nóminas que respaldan el ingreso percibido por concepto de cotizaciones 0,6%, remitido mensualmente a través de los archivos planos N°s. 1, 2, 3 y 4, del Anexo N°2 de la presente Circular.

a. 1.xxi Cuadro N°7: Número de trabajadores cotizantes para el Fondo de Subsidios por Incapacidad Laboral por sexo y actividad económica

Aquí se deberá informar el número total de trabajadores cotizantes indicado en el Cuadro N°6 anterior, distribuidos según el sexo y la actividad económica en que se desempeñe el beneficiario.

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2. PLAZOS Y VIGENCIA

PLAZOS

a. 1.xxii Información Financiera y sus respaldos Las CCAF deberán remitir a esta Superintendencia a más tardar el día 11 del mes siguiente al cual corresponde la información, el Informe Financiero y los archivos planos de respaldo solicitados en los puntos IV.1., IV.2., IV.3., IV.6., IV.7. y IV.8. de la presente Circular. Dicho plazo tiene por objeto que esta Superintendencia pueda analizarla y remitirla al FONASA a más tardar el día 15. En el caso en que el día 11 fuere sábado, domingo o festivo, el envío de la información correspondiente se efectuará el primer día hábil siguiente. Respecto de los antecedentes de respaldo solicitados en los puntos IV.4. y IV.5. de la presente Circular, deberán ser remitidos en la misma oportunidad que la Información Financiera.

a. 1.xxiii Información Estadística La información estadística relativa a las licencias médicas y subsidios por incapacidad laboral que se solicita en el Anexo N°6, deberá remitirse a esta Superintendencia a más tardar el día 20 del mes siguiente al cual corresponde la información.

VIGENCIA

Las presentes instrucciones comenzarán a regir a contar del 1° de abril de 2007. Esta circular refunde y actualiza las instrucciones referidas al Régimen de Subsidios por Incapacidad Laboral, reemplazando las circulares anteriores en cuanto se opongan a las nuevas instrucciones. Las CCAF deberán remitir los archivos planos solicitados en los puntos IV.1., IV.2., IV.3., IV.6., IV.7. y IV.8. de la presente Circular, a contar de la información del mes de abril de 2007, que debe enviarse a esta Superintendencia durante el mes de mayo del mismo año. Asimismo, las CCAF deberán seguir remitiendo la información que actualmente respalda el Informe Financiero correspondiente al movimiento de abril, mayo y junio de 2007, con el objeto de facilitar el trabajo de validación al inicio de la puesta en marcha de los archivos planos. Los nuevos formatos de información estadística que se adjuntan en el Anexo N°6, serán obligatorios para todas las CCAF a contar de la información del mes de abril de 2007, que debe enviarse a esta Superintendencia durante el mes de mayo del mismo año.

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XVII. Anexo 7: Circular 2390 de la SUSESO “Complemento de Instrucciones a las CCAF sobre la administración del régimen SIL”

CIRCULAR Nº 2390 SANTIAGO, 10/08/2007 MODIFICA Y COMPLEMENTA CIRCULAR N°2.358, DE 2007, SOBRE EL RÉGIMEN DE SUBSIDIOS POR INCAPACIDAD LABORAL ADMINISTRADO POR LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN DE ASIGNACIÓN FAMILIAR La Superintendencia de Seguridad Social en uso de las atribuciones que le confiere su Ley Orgánica y la Ley Nº 18.833, imparte las siguientes instrucciones a las Cajas de Compensación de Asignación Familiar, en adelante CCAF, las que tienen por finalidad modificar y complementar, en los aspectos que se indican, lo instruido en su Circular N°2.358, de 2007, relacionada con el Régimen de Subsidios por Incapacidad Laboral.

1. MODIFICACIONES

A.- En el Título II, número 1. “PAGO DIRECTO DE SUBSIDIOS A LOS BENEFICIARIOS”, modifícase lo siguiente: 1) Reemplázase el párrafo tercero por el siguiente: “Finalmente, las CCAF podrán pagar los subsidios en dinero efectivo entregado directamente a los beneficiarios a través de sus cajas habilitadas para estos efectos en sus sucursales, para lo cual, deberán mantener los respectivos comprobantes de egreso que acrediten dicho pago en dinero efectivo y el registro de la recepción del subsidio por parte del beneficiario.”. Reemplázase el párrafo quinto por los tres párrafos siguientes, que pasan a ser quinto, sexto y séptimo: “Las CCAF deberán velar por el correcto uso racional de las distintas modalidades de pago permitidas. Lo anterior, implica que las CCAF deberán establecer una política que regule la utilización de las diferentes modalidades de pago para los efectos de pagar los subsidios y sus correspondientes cotizaciones, velando porque dicha política se ajuste también a las necesidades y solicitudes manifestadas por los beneficiarios. De este modo, se deberá establecer un monto límite para pagar en dinero en efectivo. Asimismo, se deberán establecer las situaciones bajo las cuales corresponderá efectuar una transacción electrónica de fondos o un giro en dinero, especificando para esta última modalidad, el tipo de beneficiario para el cual será implementada, así como también las localidades apartadas del país que se quieren abarcar. Al respecto, las CCAF deberán mantener actualizado y a

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disposición de esta Superintendencia un registro de las políticas sobre los medios de pago que utilizarán y sus condiciones particulares. Las CCAF deberán emitir un documento, cuya copia deberá ser entregada al beneficiario, hecha llegar a éste a su domicilio, remitida mediante correo electrónico o quedar disponible para consulta en el portal web de la CCAF, denominado “Liquidación de subsidios”, en el cual se consigne, a lo menos, la identificación del beneficiario, el número de la licencia médica, su fecha de emisión, la extensión de la misma, el número de días que se pagan y el detalle del cálculo y pago del subsidio y de las cotizaciones correspondientes al mes que se informa.”. B.- En el Título III, número 1. “INFORME FINANCIERO”, letra a) Ingresos, modifícase lo siguiente: En el último párrafo del concepto “Cotizaciones”, reemplázase la expresión “Archivo Plano N°1” por “Archivos Planos N°s. 1 y 2”. En el último párrafo del concepto “Cotizaciones de períodos anteriores”, reemplázase la expresión “Archivo Plano N°2” por “Archivos Planos N°s. 3, 4 y 5”. En el último párrafo del concepto “Reajustes Ley N°17.322”, reemplázase la expresión “Archivo Plano N°2” por “Archivos Planos N°s. 4 y 5”. En el último párrafo del concepto “Cotizaciones de entidades pagadoras de subsidios”, reemplázase la expresión “Archivo Plano N°3” por “Archivo Plano N°6”. En el último párrafo del concepto “Reintegro por cobro indebido de subsidios”, reemplázase la expresión “Archivo Plano N°5” por “Archivo Plano N°8”. C.- En el Título III, número 1. “INFORME FINANCIERO”, letra b) Egresos, modifícase lo siguiente: En el último párrafo del concepto “Subsidios por incapacidad laboral”, reemplázase la expresión “Archivos Planos N°s. 6 y 7” por “Archivos Planos N°s. 9, 10 y 11”. En el último párrafo del concepto “Descuentos por beneficios no cobrados”, reemplázase la expresión “Archivo Plano N°9” por “Archivo Plano N°13”. En el último párrafo del concepto “Subsidios revalidados”, reemplázase la expresión “Archivo Plano N°10” por “Archivo Plano N°14”. En el último párrafo del concepto “Cotizaciones por subsidios”, reemplázase la expresión “Archivos Planos N°s. 6, 7 y 8” por “Archivos Planos N°s. 9, 10, 11 y 12”. En el último párrafo del concepto “Comisiones”, reemplázase la expresión “Archivo Plano N°11” por “Archivo Plano N°15”. Reemplázase el concepto “Otros egresos”, por el siguiente: “Se deberá informar cualquier otro egreso que provenga de partidas no incluidas en los grupos anteriores, como los montos pagados por concepto de intereses y variación de la U.F. en el caso de reembolsos a organismos administradores de la Ley N°16.744. Cabe señalar que las CCAF deberán mantener disponible para posibles fiscalizaciones la documentación de respaldo de estos reembolsos.

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Las cantidades registradas en esta cuenta deben estar respaldadas por la nómina que se solicita en el Archivo Plano N°10 del Anexo N°2 de la presente Circular.”. D.- En el Título IV. “INFORMACIÓN QUE RESPALDA EL INFORME FINANCIERO”, modifícase lo siguiente: En el número 1. “NÓMINAS QUE RESPALDAN LA DECLARACIÓN Y PAGO DE LA COTIZACIÓN DEL 0,6%”, reemplázanse los párrafos cuarto y quinto por los siguientes: “Dichas nóminas deberán ajustarse a los formatos de los Archivos Planos N°s. 1, 2, 3, 4, 5 y 6 del Anexo N°2 de la presente Circular. Así, en los Archivos N°1 y 2, deberán registrarse las cotizaciones recaudadas correspondientes al mes que se informa; en los Archivos N°3, 4 y 5, deberán registrarse las cotizaciones correspondientes a períodos anteriores, y en el Archivo N°6, las enteradas por las entidades pagadoras de subsidios de origen laboral. Las citadas nóminas deben presentarse totalizadas y coincidir con los montos consignados en las cuentas del respectivo Informe Financiero del Fondo de Subsidios por Incapacidad Laboral. Para tales efectos, las CCAF deberán velar porque al momento de la recaudación de las cotizaciones, coincidan las cifras consignadas en la carátula de las planillas de declaración y pago de cotizaciones con la información del detalle que contiene el anexo de trabajadores, la cual deberá presentarse totalizada. De lo contrario, las CCAF deberán rechazar dichas planillas hasta que el empleador entere debidamente la cotización del 0,6%.”. En el número 2. “NÓMINA DE SUBSIDIOS RECUPERADOS”, reemplázase la expresión “Archivo Plano N°5” por “Archivo Plano N°8”. En el número 3. “NÓMINAS QUE RESPALDAN EL GASTO EN SUBSIDIOS Y COTIZACIONES”, modifícase lo siguiente: Reemplázanse los párrafos primero y segundo por los siguientes: “Las nóminas de respaldo del gasto en subsidios y cotizaciones deberán ajustarse a los formatos de Archivos Planos N°s. 9, 10, 11 y 12 del Anexo N°2, de la presente Circular. En el Archivo N°9 se deberán detallar todos los pagos efectuados con cheques, mediante depósitos electrónicos bancarios, giros electrónicos o en dinero efectivo, en el mes que se informa, correspondientes a los subsidios pagados y sus respectivas cotizaciones, derivados de licencias médicas autorizadas por la COMPIN o Sub COMPIN, distinguiendo si dichos subsidios han sido pagados a los beneficiarios directamente por la CCAF o corresponden a reembolsos efectuados por la CCAF a Municipalidades, Corporaciones Municipales o empleadores del sector privado que mantienen un convenio de pago con la CCAF. Además, deberá distinguirse si se trata de un pago regular o de una revalidación o de un pago por diferencias de tasas de cotizaciones o una reliquidación. En el Archivo N°10 se deberán detallar todos los pagos efectuados a organismos administradores de la Ley N°16.744.”.

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En el párrafo tercero reemplázanse las expresiones “este Archivo N°6” y “se deberá registrar el número de folio de la nómina correspondiente, más un número correlativo por cada uno de los beneficiarios que integran tal nómina;” por “estos Archivos N°s. 9 y 10” y “se deberá registrar el número de folio de la nómina correspondiente, incluido el número de folio de las sub nóminas que la entidad bancaria pueda enviar a otros bancos;”. En el párrafo sexto agrégase después de la palabra “licencias” la expresión “o permisos”. En el párrafo octavo reemplázase la expresión “Archivo N°7” por “Archivo N°11”. En el párrafo noveno reemplázase la expresión “Archivo N°8” por “Archivo N°12”. En el número 6. “NÓMINAS QUE RESPALDAN EL DESCUENTO DE LOS BENEFICIOS NO COBRADOS Y LOS SUBSIDIOS REVALIDADOS”, modifícase lo siguiente: En el párrafo primero reemplázase la expresión “Archivos Planos N°s. 9 y 10” por “Archivos Planos N°s. 13 y 14”. En el párrafo tercero intercálese después de la frase “giros electrónicos en dinero o con dinero efectivo” y antes de la frase “no podrán anularse”, la expresión “informados al Fondo”. En el número 7. “ANEXO Y NÓMINA DE RESPALDO DEL CÁLCULO DE LAS COMISIONES”, reemplázase en el párrafo segundo la expresión “Archivo Plano N°11” por “Archivo Plano N°15”. Elimínase el número 8. “NÓMINA DE RESPALDO DE OTROS EGRESOS”, pasando el actual número 9. “TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN POR INTERNET” a ser número 8. Agrégase el siguiente número 9. “DICCIONARIO DE ARCHIVOS PLANOS”: “9. DICCIONARIO DE ARCHIVOS PLANOS Con el objeto de facilitar la comprensión de los conceptos involucrados en los distintos archivos planos solicitados en el Anexo N°2, se adjunta un diccionario contenido en el Anexo N°7 de la presente Circular.”. E.- En el Título V, número 1. “REGISTRO DE COTIZACIONES DECLARADAS Y NO PAGADAS”, reemplázase en el párrafo segundo la expresión “Archivo Plano N°4” por “Archivo Plano N°7”. F.- En el Título VI. “MEDIDAS DE RESGUARDO QUE ASEGUREN EL CORRECTO OTORGAMIENTO Y CÁLCULO DE LOS SUBSIDIOS POR INCAPACIDAD LABORAL”, modifícase lo siguiente: 1) En el número 2. “VIGENCIA DE LAS EMPRESAS AFILIADAS”, reemplázanse los párrafos primero y segundo por los siguientes: “Para asegurar que las empresas afiliadas al Sistema CCAF correspondan a empresas vigentes, esto es, que no hayan puesto fin a su giro comercial o industrial, las CCAF deberán remitir a esta Superintendencia en el mes de julio de cada año la base de datos con todas sus empresas afiliadas al 30 de junio del mismo año, a objeto de verificar la existencia y vigencia de ellas, a fin de garantizar una base de datos depurada y actualizada. Para el primer envío de dicha base de datos, esta Superintendencia instruirá oportunamente acerca de las especificaciones técnicas con que las CCAF deberán remitirla.”.

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2) En el número 4. “VERIFICACIÓN DEL VÍNCULO LABORAL DEL TRABAJADOR AFILIADO Y EL DERECHO A SUBSIDIO” reemplácense en las dos oportunidades que figura la expresión “...tres últimos meses calendario más próximos anteriores...” por “...dos meses calendario ante-precedentes...” y agrégase el siguiente párrafo cuarto: “Las CCAF podrán eximir al empleador o trabajador según se trate, de la presentación de estos documentos, cuando el empleador del trabajador que presenta licencia médica efectúa habitualmente la declaración y pago de las cotizaciones previsionales mediante cualquier sistema de recaudación electrónica.”. G.- En el Título VII. “REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA”, modifícase lo siguiente: En el último párrafo de la letra c) “Cuadro N°3: Número y días de subsidios según tipo y distribuidos por región”, reemplázase la expresión “archivo plano N°6” por “archivos planos N°s. 9 y 10”. En el último párrafo de la letra e) “Cuadro N°5: Gasto en subsidios y cotizaciones pagadas y comisiones, distribuido por región”, reemplázase la expresión “archivos planos N°s. 6, 7 y 8” por “archivos planos N°s. 9, 10, 11 y 12”. En el último párrafo de la letra f) “Cuadro N°6: Número de trabajadores cotizantes para el Fondo de Subsidios por Incapacidad Laboral distribuidos por región”, reemplázase la expresión “archivos planos N°s. 1, 2, 3 y 4” por “archivos planos N°s. 1, 2, 3, 4, 5 y 6”. H.- En el Título VIII, número 1. “PLAZOS”, letra a), reemplázase en el primer párrafo la expresión “IV.8.” por “V.1.”.

2. VIGENCIA

Las presentes instrucciones comenzarán a regir a contar del 1° de agosto de 2007. Las CCAF deberán remitir los archivos planos solicitados en el Anexo N°2 que se adjunta a la presente Circular, a contar de la información del mes de agosto de 2007, que debe enviarse a esta Superintendencia durante el mes de septiembre del mismo año. Asimismo, las CCAF deberán seguir remitiendo la información que actualmente respalda el Informe Financiero correspondiente al movimiento de agosto, septiembre y octubre de 2007, con el objeto de facilitar el trabajo de validación al inicio de la puesta en marcha de los archivos planos. Los nuevos formatos de información estadística que se solicitan en el Anexo N°6 de la Circular N°2.358, de 2007, de esta Superintendencia, serán obligatorios para todas las CCAF a contar de la información del mes de agosto de 2007, que debe enviarse a esta Superintendencia durante el mes de septiembre del mismo año.

FONDO DE MODERNIZACIONLa autorización del pago a las CCAF utiliza como base la revisión de las...

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