Foliacion diujana
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FOLIO: hoja
FOLIAR: acción de enumerar hojas
FOLIACIÓN: acto de enumerar los folios solo por sucara recta, operación incluida en los trabajos deordenación que consiste en numerarcorrelativamente todos los folios de cada unidaddocumental.
FOLIO RECTO: primera cara de un folio, cuyaenumeración se aplica solo a esta.
FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio, y a lacual no se le escribe numero.
PAGINA: cara de una hoja, lo escrito o impreso enuna cara.
PAGINAR: acción de numerar paginas
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La documentación que va a ser objeto de
foliación debe estar previamente debe estar
previamente clasificada. La de las oficinas
se encontrara relacionada en la tabla de
retención documental (TRD). En fondos
acumulados, tabla de valoración documental
(TVD) sea objeto de conservación en
archivo central o archivo histórico
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La documentación que va a ser objeto de
foliación debe estar previamente ordenada.
La documentación que va a ser objeto de
foliación debe estar depurada.
Se deben todas y cada una de las unidades
documentales de una serie.
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La foliación también debe efectuarse
utilizando lápiz de mina negra y blanda HB o
B otra alternativa es el uso del esfera de
tinta negra insoluble.
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No se debe foliar con lápiz de mina roja ya
que este color no es capturado , en la
mayoría de las cosas ,por las maquinas
reprográficas.
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Se debe enumerar de manera consecutiva ,
sin omitir ni repetir números.
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No sede foliar utililizando numeros con el
suplemento A,B,C, o bis.
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Se debe escribir el numero en la esquina
superior derecha de la cara recta del folio en
el mismo sentido del texto del documento.
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No se debe escribir con trazo fuerte porque
se puede causar daño irreversible al
soportar papel.
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No se debe foliar las pastas ni las hojas –
guarda en blanco.
Los planos , mapas , dibujos ,etc., que se
encuentren tendrán el numero de folio
consecutivo que les corresponde , aun
cuando este plegados.
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Los anexos impresos ( folletos, boletines ,
periódicos, revistas) que se encuentren se
numeraran como un solo folio. En el área de
notas del instrumento de control o de
consulta se debe dejar constancia de titulo,
año y numero total de paginas.
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Cuando se encuentran varios documentos de forma
pequeña adheridos a una hoja , a esta se escribe su
respectivo numero de folio , dejando en el área de notas
del instrumento de control o de consulta las caracterizas
del documento foliado.
Las fotografías cuando están sueltas se foliaran en la cara
vuelta , utilizando lápiz de mina negra y blanda , tipo HB o
B , correspondiendo un numero para cada una de ellas.
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Las radiografías , diapositivas , negativas o
documentos en soportes similares , deben
colocarse en un sobre antes de almacenar el
material para evitar marcas, dejando constancia
en el área de notas del instrumento de control o
de consulta del contenido del sobre: cantidad,
tamaño,color,titulo,asunto,fecha y otros datos
que se consideran pertinentes.
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En caso de unidades de conservación
( copiadores de correspondencia ,legajos, tomos ,libro de
contabilidad, etc.) que ya vienen empastados ,foliados
y/ o paginados de fabrica pueden aceptarse como
mecanismos de control sin necesidad de defoliar a
mano.de todos modos deben registrarse en el área de
notas del instrumento de control o de consulta , la
cantidad de folios o paginas que contienen.
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Para el caso de unidades documentales
que se generan foliadas por impresora , se
dejara esta foliación siempre y cuando en
una unidad de conservación no haya mas de
una , en caso contrario, cuando haya mas
de una, deberá defoliarse toda la unidad de
conservación
.
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Si existen errores en la foliación , esta seanulara con una línea oblicua , evitandotachones.
La foliación es una tarea previa a cualquierempaste , proceso de descripción o procesotécnico de reprografía (microfilmación odigitalización).
La documentación que ya se encuentrahaciendo parte del acervo documental enarchivos históricos cuyos folios estén sueltos yen blanco, se retiraran. Si por el contrario, seencuentran empastados o cocidos deberánfoliarse y se dejara la anotación respectiva enel área de nota del instrumento de control o deconsulta que tienen en esta condición.
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No se deben numerar los folios totalmenteen blanco ( cocidos o estampados) que seencuentren en tomos o legajos en archivosde gestión o archivos centrales, pero sidejar la constancia en el área de notas delinstrumento de control o de consulta.
No se debe foliar ni retirar los folios enblanco cuando estos cumplen una funciónde conservación como: aislamiento demanifestación de deterioro bilologico,deprotección de fotografias,dibujos, grabadosu otros o para evitar migración de tintas porcontacto.
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No se deben foliar documentos en soportes
distintos a papel ( casetes, discos
digitales,CD,disquetes, videos,etc ) pero sin
dejar constancia de su existencia y de la
unidad documetal ala que pertenecen, en el
área de notas del instrumento de control o de
consulta. Si se opta para separar este
material se hará el correspondiente cruce de
referencia.